Lisa, directora de marketing de una agencia de tamaño medio, utilizaba una mezcla de hojas de cálculo, correos electrónicos y aplicaciones de chateo para gestionar sus campañas. ¿El resultado?
Plazos incumplidos, duplicación de trabajo e interminables preguntas sobre el estado de las cosas. Después de cambiar a Smartsheet, su equipo redujo las reuniones de estado en un 60% y entregó los proyectos un 40% más rápido.
Así es la cosa: Cómo utilizar Smartsheet para gestión de proyectos no tiene por qué ser ciencia espacial. En esta guía, le guiaremos a través de formas prácticas de utilizar Smartsheet.
Resumen de 60 segundos
Agilice sus proyectos con Smartsheet
- Utilice plantillas preconstruidas para la creación rápida de proyectos
- Acceda a una planificación de proyectos flexible con varias vistas (Gantt, Tablero, etc.)
- Automatice las tareas repetitivas y los flujos de trabajo
- Colabore en tiempo real con comentarios, etiquetas y discusiones de equipo
- Controle el tiempo y gestione los recursos de forma eficaz
- Utilice funciones de análisis para tomar decisiones basadas en datos
- Seguimiento de asignaciones y relaciones entre tareas
- Integración con herramientas como Zapier, Slack, etc
Uso de Smartsheet para la gestión de proyectos
Las mejores herramientas de gestión de proyectos hacen algo más que el seguimiento de tareas. Se adaptan a las necesidades únicas de tu proyecto, automatizan tareas, compatibilidad con el control de tiempo, permiten comunicación en equipo y proporcionar una notable elaboración de informes y análisis.
**Smartsheet fue diseñado inicialmente para imitar una hoja de cálculo, pero se ha convertido en una poderosa herramienta de gestión de proyectos con capacidades de automatización.
Aquí le mostramos cómo puede hacer que Smartsheet trabaje para usted.
Proporciona plantillas prediseñadas para la configuración de proyectos
Para aquellos que quieran saltarse la fase de configuración, utilice las plantillas prediseñadas de Smartsheet diseñadas para diversos proyectos, como campañas de marketing, proyectos de construcción, lanzamientos de productos y mucho más.
a través de Smartsheet Las plantillas proporcionan un punto de partida para la gestión de proyectos con todos los elementos esenciales del proyecto ya establecidos, lo que le permite ajustar los campos según sea necesario.
Además, puede utilizarlas para automatizar sus flujos de trabajo. Estas funciones te ayudan a ahorrar tiempo y a empezar a realizar tareas sin tener que pasar horas elaborando un plan de proyecto desde cero.
Permite planificar proyectos de forma flexible
Smartsheet proporciona un espacio de trabajo flexible que un gestor de proyectos puede adaptar a cualquier proyecto.
Con la vista de cuadrícula, la vista Gantt, la vista de tarjeta similar a un tablero Kanban y la vista de Calendario, Smartsheet le permite ver su proyecto desde diferentes perspectivas, lo que facilita la adaptación de su flujo de trabajo a medida que evoluciona su proyecto.
Como propietario o administrador de la hoja, puede crear un (diagrama de) Gantt en Smartsheet para gestionar las dependencias de las tareas y los cronogramas. También puede ajustar la vista del cronograma para que se adapte a sus planes de proyecto, ya sean trimestrales, mensuales, semanales o diarios.
el (diagrama de) Gantt, una popular herramienta de gestión de proyectos, se inventó hace más de 100 años y sigue siendo una de las formas más eficaces de hacer un seguimiento de los cronogramas.
Automatiza tareas repetitivas y flujos de trabajo
Al gestionar múltiples partes móviles de un proyecto, necesitas toda la ayuda posible para gestionar tareas, enviar recordatorios y actualizar estados automáticamente.
Smartsheet le ayuda a crear flujos de trabajo personalizados que se desencadenan en función de acciones específicas. Por ejemplo, enviar notificaciones cuando se completan las tareas o actualizar una hoja de proyecto cuando se acercan las fechas límite.
Estos automatismos facilitan la gestión de proyectos con una intervención manual mínima, lo que le permite centrarse en tareas de mayor nivel.
Garantiza la colaboración y la comunicación en tiempo real
Smartsheet elimina la necesidad de canales de comunicación separados al permitir que varios miembros del equipo comenten las tareas, añadan notas y etiqueten a otros directamente dentro de los proyectos.
a través de Smartsheet La columna de la lista de contactos en Smartsheet facilita la asignación y notificación de tareas individuales a miembros específicos del equipo, manteniendo todas las discusiones y decisiones relevantes en un solo lugar.
La integración de Smartsheet con herramientas como Slack garantiza que las actualizaciones del equipo y la comunicación del proyecto se mantengan en el mismo lugar.
Permite el control de tiempo y la gestión de recursos
¿Recuerdas a Sarah de marketing? Puedes evitar esos errores de comunicación y mejorar la eficacia mediante el control de tiempo-informes-de-control-de-tiempo/) para que los proyectos se ajusten al calendario. Smartsheet ofrece una función de gestión de recursos sección que le ayuda a hacer un seguimiento de la disponibilidad del equipo y a evitar el agotamiento.
a través de Smartsheet El registro de actividades anota las contribuciones de cada miembro del equipo, lo que facilita el seguimiento de la carga de trabajo y garantiza que las tareas se distribuyan de forma equilibrada.
La sección de gestión de recursos también ayuda a asignar tareas y equilibrar cargas de trabajo, garantizando que el potencial del equipo no se sobreutiliza ni se infrautiliza.
Permite la (elaboración de) informes exhaustivos y la toma de decisiones basada en datos
Las funciones de (elaboración de) informes y análisis de Smartsheet ayudan a los gestores de proyectos a obtener información sobre los proyectos y las decisiones basadas en datos realizar un seguimiento eficaz del progreso de los proyectos para tomar decisiones informadas y basadas en datos.
a través de Smartsheet Las herramientas de elaboración de informes de la plataforma le permiten extraer datos de varias hojas para realizar un seguimiento de métricas clave como las fechas de inicio y finalización, los índices de compleción de tareas, la utilización de recursos y los costes del proyecto para crear un informe completo del proyecto .
El sitio paneles de gestión de proyectos ofrecen una vista general, mientras que los informes detallados permiten profundizar en los detalles, lo que ayuda a mantenerse al tanto de la situación general y de todos los pormenores.
Hace posible la asignación de tareas y el seguimiento de relaciones
Uno de los elementos clave de Smartsheet es su estructura jerárquica. Puede crear filas principales y secundarias para organizar tareas individuales dentro de un proyecto más amplio.
La función de relaciones entre tareas ayuda a definir las dependencias, de modo que si una tarea se retrasa, las tareas relacionadas se actualizan automáticamente para reflejar el nuevo cronograma.
Esta estructura ayuda a dividir proyectos complejos en componentes manejables, lo que facilita a los gestores de proyectos la supervisión simultánea de distintas tareas.
Permite integraciones con otras herramientas
Puede utilizar Smartsheet para integrar sus herramientas existentes. ¿Necesita trabajar con Microsoft Excel? Puedes sincronizar datos fácilmente utilizando CData Connect Cloud o Zapier. Aunque no existe una integración directa con Hojas de cálculo de Google, Zapier cubre esa laguna de forma eficaz.
Si utilizas Microsoft Teams, la integración te permite enlazar tus hojas de proyecto con los canales de Teams, manteniendo a todo el mundo en la misma página sin cambiar de herramienta. Conexiones como DocuSign, Jira, Slack, Tableau y otras hacen de Smartsheet un comando central para todos los datos de tu proyecto.
Estas integraciones eliminan los silos de información, ayudando a los equipos a tomar mejores decisiones basadas en datos.
Desafíos y limitaciones de Smartsheet para la gestión de proyectos
Aunque Smartsheet es una herramienta poderosa y perfecta para muchos, viene con algunos desafíos que debe conocer.
Falta de funciones esenciales de colaboración y (elaboración de) informes
A pesar de que Smartsheet permite a su equipo trabajar juntos, se echa en falta algún músculo de colaboración crucial. Los gráficos de Gantt ayudan a seguir el progreso del proyecto, pero requieren una importante intervención manual.
Aunque puede crear informes de progreso estándar, los gestores de proyectos y equipos que busquen análisis especializados, como gráficos de velocidad o de desglose, tal vez deseen explorar herramientas complementarias.
Funciones limitadas de control de tiempo
Smartsheet es excelente a la hora de mostrar las fechas de inicio y finalización de los proyectos, pero cuando se trata de realizar un seguimiento de las horas reales dedicadas a cada tarea, la cosa se complica Ahí es donde las cosas se complican. Los gestores de proyectos pueden tener que recurrir a herramientas externas o métodos manuales para controlar con precisión el tiempo dedicado a las tareas.
Esta dependencia de aplicaciones de terceros añade complejidad al flujo de trabajo y puede dar lugar a incoherencias en la elaboración de informes de tiempo. Esto no es exactamente lo ideal cuando se trata de averiguar si se están utilizando los recursos y el tiempo de forma eficiente.
Precios elevados
Aquí está el trato con el impacto de la cartera de Smartsheet. No es un gratuito, herramienta de gestión de proyectos.
Los planes comienzan con $ 9 por usuario mensual para el Plan Pro para un equipo máximo de 10. El plan Business, por su parte, sube a 32 $ por usuario al mes. Coincidencia rápida: incluso la configuración más básica para empresas cuesta 96 $ al mes, ya que se necesitan al menos tres usuarios.
También hay un plan Enterprise para presupuestos personalizados. A medida que crezcan los miembros de tu equipo o necesites esas funciones extra para gestionar varios proyectos, puede que te encuentres haciendo interesantes cálculos de presupuesto.
Este modelo de precios puede resultar complicado para equipos pequeños u organizaciones con presupuestos limitados.
Automatización restringida de tareas
Aunque Smartsheet le ayuda a automatizar la gestión de proyectos para tareas repetitivas, las opciones de automatización del flujo de trabajo pueden dejarle con ganas de más.
Claro que puedes configurar flujos de trabajo básicos personalizados con plantillas prediseñadas, pero si gestionas proyectos y necesitas secuencias de automatización avanzadas, tendrás que hacer más trabajo manual del que te gustaría.
Para los equipos que deseen ahorrar tiempo en los flujos de trabajo, este límite podría significar la pérdida de una gran eficiencia.
Personalización mínima de las plantillas
Las plantillas plantillas de gestión de proyectos en Smartsheet son prácticas para diversas necesidades de proyectos, pero sus posibilidades de personalización son limitadas en comparación con otras herramientas de gestión de proyectos.
Los equipos con flujos de trabajo únicos deben adaptar sus procesos para que encajen en el marco de Smartsheet y no al revés. Aunque resulta eficaz para los escenarios de proyecto habituales, esta estandarización puede plantear problemas a los equipos que requieren estructuras de proyecto muy especializadas.
Desafíos de integración
La integración de Smartsheet es prometedora con Microsoft Teams y plataformas similares integradas, pero vienen con límites.
Aunque maneja con eficacia las herramientas empresariales comunes, los equipos que utilizan software especializado a menudo dependen de conectores de terceros como Zapier. Esto crea una capa adicional de complejidad cuando se intenta centralizar datos de diversas fuentes para tomar decisiones basadas en datos.
Dadas estas limitaciones, es natural preguntarse: "¿Existe algún límite? Smartsheet alternativa que ofrezca una solución global" Exploremos qué ClickUp -una plataforma todo en uno para la gestión de proyectos, gestión del conocimiento, chatear y funciones potenciadas por IA- ofrece.
Cómo utilizar ClickUp para la gestión de proyectos ClickUp para la gestión de proyectos está diseñado para acercar a los equipos mediante flujos de trabajo conectados, paneles en tiempo real y documentación exhaustiva.
Con ClickUp, los gestores de proyectos pueden acceder a funciones mejoradas de gestión de tareas, herramientas de colaboración y funciones basadas en IA que le ayudarán a simplificar los procesos.
Configuración rápida de proyectos
Si comparamos Smartsheet y ClickUp, ClickUp se lleva la palma en cuanto a límites de personalización.
Desde el momento en que se inicia un proyecto, se abre un abanico de posibilidades. Cree espacios personalizados, establezca jerarquías de proyectos y elija entre plantillas prediseñadas para empezar a trabajar.
Lo que hace que estas plantillas sean únicas es que son totalmente personalizables para adaptarse a sus necesidades en lugar de al revés.
Una de las funciones más destacadas de ClickUp son sus vistas de proyecto personalizables. Puede elegir entre más de 15 vistas, como vista Gantt, vista Lista, vista Tabla, vista Kanban, etc., para visualizar mejor su trabajo de la forma que mejor se adapte a su equipo.
Por ejemplo, la vista Vista del (diagrama de) Gantt permite correlacionar cronogramas y dependencias de forma visual, mientras que la vista Lista ofrece una forma sencilla de ver las tareas y sus estados de un vistazo.
Vea todos los cronogramas de sus proyectos a la vez con la vista Gantt de ClickUp
Además, Vista del panel de ClickUp integra todos sus elementos clave, métricas y KPI en un solo lugar, ofreciéndole una visión general de alto nivel de la salud de su proyecto.
Cree y colabore en proyectos en tiempo real con ClickUp Docs
Las funciones de toma de notas integradas en la plataforma y Documentos de ClickUp le permiten mantener toda la documentación del proyecto en un solo lugar, mientras que Metas de ClickUp le ayudan a realizar un seguimiento del progreso hacia objetivos más significativos. Es como tener una hoja de ruta del proyecto que muestra realmente hacia dónde se dirige.
**Lea también Cómo redactar la documentación de un proyecto: Ejemplos y plantillas
Gestión de tareas sin fisuras
A diferencia de las herramientas de gestión de tareas clickUp le permite crear entornos de tareas enriquecidos con estados, prioridades y dependencias personalizados.
¿Desea subtareas? ¿Múltiples personas asignadas? ¿Control de tiempo justo donde se realiza el trabajo? Terminada, terminada y ¡listo! Además, la creación de tareas mediante IA te ayuda a desglosar proyectos complejos de forma automática, evitándote esos momentos de "¿por dónde empiezo?
consejo profesional: Divide tu proyecto en tareas más pequeñas y manejables para facilitar el seguimiento del progreso y reducir el estrés.
Colaboraciones más inteligentes
Tu comunicación del proyecto en lugar de vivir en la bandeja de entrada del correo electrónico, las herramientas de colaboración de ClickUp llevan las conversaciones allí donde se desarrolla el trabajo.
¿Necesita una lluvia de ideas? Entra en Pizarras ClickUp tu lienzo virtual en tiempo real. ¿Desea documentar sus requisitos? Cree y comparta documentos con Click Up Docs sin salir de la plataforma.
Visualiza y aporta ideas en equipo con las Pizarras ClickUp
También puede utilizar Revisión de ClickUp para resaltar marcas, anotar PDF y mucho más.
Con Cerebro ClickUp incluso puede almacenar y recuperar información importante al instante. Es como tener la oficina virtual de tu equipo, completada con todas las herramientas que necesitas para trabajar con eficacia.
Resuma largos hilos de comentarios o documentos con ClickUp Brain
¿Lo mejor? Adapta su conocimiento aprendiendo de sus tareas, documentos y flujos de trabajo específicos de su equipo. Esto significa que su equipo recibe recomendaciones personalizadas basadas en IA y relevantes para sus metas. Todo lo que tiene que hacer es pedir lo que necesita
💡Pro Tip: Revisa el progreso del trabajo evaluando regularmente la colaboración de tu equipo. Fomenta la comunicación abierta para identificar y abordar los posibles problemas desde el principio.
Seguimiento eficaz de los proyectos
En lo que respecta al seguimiento del progreso, ClickUp no se limita a mostrarle lo básico. Le ofrece herramientas completas de seguimiento de proyectos y elaboración de informes.
El flujo de trabajo mejorado con automatización basada en IA mantiene las cosas en movimiento mediante la gestión automática de las tareas rutinarias, mientras que la elaboración de informes en tiempo real le permite detectar los cuellos de botella antes de que se conviertan en problemas.
Manténgase al día de todos sus proyectos con los paneles de ClickUp
A diferencia de Smartsheet, Paneles de ClickUp reúna todos sus proyectos, sus estados y todo lo que necesita saber sobre un proyecto en curso en un solo lugar. Con más de 50 widgets disponibles para crear su panel de control, el seguimiento del progreso de un proyecto es mucho más fácil.
Esto es lo que dice un usuario de ClickUp:
Con ClickUp, hemos ido un paso por delante y hemos creado paneles en los que nuestros clientes pueden acceder y supervisar el rendimiento, la ocupación y los proyectos en tiempo real. Esto permite a los clientes sentirse conectados con sus equipos, sobre todo teniendo en cuenta que están ubicados en distintos países, y a veces incluso en distintos continentes
Dayana Mileva, Directora de Cuentas de Pontica Solutions
Recibes constantemente informes en tiempo real sobre las tareas completadas por tu equipo en un día concreto, y Hitos de ClickUp va un paso más allá y te permite añadir hitos a tu viaje.
💡Consejo profesional: Celebre las pequeñas victorias a lo largo del camino: el reconocimiento de hitos puede motivar a los equipos y mantener alta la moral.
Potentes integraciones
Mientras que Smartsheet puede tenerle saltando entre diferentes herramientas, el ecosistema de integración de ClickUp le ofrece más de 1000 integraciones con herramientas como Google Drive, Microsoft Outlook y Slack.
Además, el trabajo manual se reduce significativamente con las integraciones de CRM, herramientas de gestión de proyectos y otras aplicaciones empresariales, eliminando errores y ofreciéndole una vista cristalina del rendimiento de su empresa.
ClickUp es claramente el mejor alternativa disponible para Smartsheet ¡!
¿Aún no quiere comprometerse con una herramienta?
Pruebe gratis, gratuito/a Plantilla ClickUp de gestión de proyectos .
Plantilla ClickUp para la gestión de proyectos
Funciones clave de esta plantilla:
- Configure proyectos en cuestión de minutos con vistas y flujos de trabajo predefinidos totalmente personalizables
- Seguimiento del progreso con actualizaciones de estado con un solo clic y paneles en tiempo real
- Los documentos y comentarios integrados garantizan que todo el equipo se mantenga en la misma página gracias a la comunicación en tiempo real
- Los paneles y las herramientas de seguimiento proporcionan actualizaciones instantáneas del progreso para una mejor toma de decisiones
- Se adapta fácilmente a medida que crece el equipo y aumenta la complejidad del proyecto
¿Preparado para hacer ClickUp en su camino hacia el intento correcto del proyecto?
Entonces, ¿cuál debe elegir cuando se trata de Smartsheet vs ClickUp ? La elección depende de las necesidades de su equipo.
Si valora la familiaridad de Smartsheet con las hojas de cálculo y su estructura sencilla, Smartsheet puede ser perfecta para usted. Sin embargo, si la flexibilidad, la colaboración y la eficiencia impulsada por la IA no son negociables, la versatilidad todo en uno de ClickUp es difícil de superar. Para equipos pequeños o proyectos complejos, la plataforma adaptable de ClickUp crece con usted.
Recuerde que la herramienta adecuada permite a su equipo hacer su mejor trabajo. Por lo tanto, explore, experimente y dote a su equipo de un flujo de trabajo eficaz hoy mismo. ¿Desea iniciar su viaje con ClickUp?
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