Las 10 mejores herramientas de colaboración en equipo con IA para usar en 2025

Algunos días, parece que lo único que hago en el trabajo es ponerme al día con las conversaciones (hilos de Slack, actualizaciones de productos, documentos internos y grabaciones de demostraciones con clientes), lo que me deja poco tiempo para centrarme en mis tareas y proyectos principales.

Según un artículo reciente de Harvard Business Review, no soy el único.

La mayoría de los equipos dedican más del 85 % de su tiempo semanal a colaborar con otros. Las organizaciones han comenzado a dar prioridad al «trabajo en equipo» frente al «trabajo profundo» para aumentar la conectividad y fomentar la comunicación entre equipos.

Aunque la colaboración en el trabajo es fantástica, no sirve de nada si te lleva la mayor parte del tiempo. Por eso me entusiasman tanto las herramientas de colaboración basadas en IA, especialmente útiles para resumir hilos de 100 mensajes en Slack y llamadas de demostración a clientes de una hora de duración.

¿Quieres descubrir cómo la IA puede ayudarte a llegar más rápido al meollo de las conversaciones? He analizado las principales herramientas de colaboración con IA para ver cómo pueden optimizar la colaboración y mejorar la concentración y la productividad.

¿Qué debes buscar en las herramientas de colaboración de equipo con IA?

He probado más de dos docenas de herramientas de gestión de documentos y de proyectos para comprobar cómo su entorno de trabajo de IA y sus funciones de colaboración pueden facilitar la comunicación. Además de sus herramientas colaborativas, también he analizado dos aspectos principales: el precio de su componente de inteligencia artificial y la facilidad de uso de la función.

Estos son algunos de los factores que he evaluado:

Las 10 mejores herramientas de colaboración con IA que puedes utilizar

Con las herramientas de IA adecuadas, puedes equilibrar el trabajo profundo y el trabajo en equipo sin sentirte agotado. Aquí tienes mi lista de las mejores plataformas de colaboración con IA que facilitan la comunicación en equipo.

ClickUp: la mejor herramienta de gestión de proyectos y tareas colaborativa basada en IA.

Empieza con ClickUp Brain.

ClickUp es la app, aplicación integral para el trabajo que combina gestión de proyectos, gestión del conocimiento y chatear, todo ello impulsado por /IA que te ayuda a trabajar de forma más rápida e inteligente.

Pero lo que realmente destaca de ClickUp es la forma en que ha integrado la IA a través de su motor de IA nativo, ClickUp Brain. Esto proporciona a los usuarios una experiencia de gestión del trabajo unificada en todas sus herramientas.

ClickUp Brain no solo consolida tus datos en chats, proyectos y documentos, sino que también proporciona a tus empleados un asistente personal de IA siempre disponible que se encarga del trabajo más tedioso.

Veamos cómo ClickUp Brain ayuda a los equipos a mantenerse organizados y en la misma página:

Con ClickUp Brain a tu lado, contarás con un potente asistente de proyectos basado en IA para aumentar tu productividad y garantizar el buen funcionamiento de tus proyectos. Para empezar, puedes optimizar tus operaciones de gestión de proyectos con IA, como la creación de proyectos, la generación de descripciones de tareas y la asignación de DRI.

También funciona como un ingenioso asistente de redacción y edición que te permite generar contenido desde cero y editar contenido existente. También puedes establecer una guía de estilo de marca para que coincida con la voz y el tono de tu marca. Pero aquí está el giro: ¡con múltiples LLM! Puedes trabajar con Gemini, Claude y más directamente desde la interfaz de Brain.

Por otra parte, si organizas muchas reuniones, la herramienta AI Notetaker de ClickUp te resultará muy útil. Genera una transcripción de todas tus reuniones e incluso extrae los elementos pendientes, lo que te garantiza que no te perderás nada importante.

No solo te ahorra [a ti y a tus compañeros de equipo] mucho tiempo, sino que disponer de una transcripción del texto también facilita la recuperación de información, algo que se pierde cuando solo se guardan las grabaciones de vídeo. También puedes estar al tanto de las conversaciones con resúmenes automáticos de tus chats directos.

Y cuando no tengas tiempo para responder a ese mensaje de última hora o te cueste trabajo recopilar los tediosos informes semanales, pide ayuda a los agentes del piloto automático de ClickUp. Solo tienes que configurar los flujos de trabajo de desencadenante y ellos harán el paso de todas las tareas administrativas por ti.

Las mejores funciones de ClickUp

ClickUp limitaciones

Precios de ClickUp

Valoraciones y reseñas de ClickUp

2. Trello: la mejor herramienta colaborativa de gestión de proyectos basada en Kanban.

Trello es uno de los varios productos de Atlassian vinculados a Atlassian Intelligence, presentado como un «compañero de IA» para ayudar a acelerar el trabajo. Aunque ofrece funciones como resumir tarjetas, desglosar tareas y generar ideas a partir de indicaciones, la funcionalidad parece bastante limitada, especialmente si se compara con lo que ofrecen otras herramientas de Atlassian.

Puedes marcar las respuestas inexactas o erróneas de la IA, pero eso no siempre se traduce en una experiencia notablemente mejor. Y lo que es más importante, las capacidades de IA de Trello se quedan cortas cuando se trata de dar compatibilidad con la automatización o a flujos de trabajo complejos, lo que hace que parezca más un complemento ligero que una mejora significativa para los usuarios avanzados.

Las mejores funciones de Trello

Límites de Trello

Precios de Trello

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3. Asana: la mejor para equipos pequeños que necesitan un asistente de IA inteligente.

Más allá de las funciones de IA, lo que más me llamó la atención fue la tesis de Asana sobre por qué está incorporando capacidades de IA en su producto: para la compatibilidad de macrogestión. Si formas parte de un equipo pequeño que compagina múltiples responsabilidades y valora la autonomía, las funciones de IA de Asana pueden resultarte útiles.

La IA de Asana puede automatizar tareas rutinarias como actualizaciones de estado, registros y otras tareas repetitivas. También puede generar un resumen del progreso de tu trabajo con detalles contextuales y compartirlo con los gerentes para mantenerlos informados.

Los equipos más grandes pueden encontrar valor en la función de «objetivos inteligentes», que ayuda a estandarizar el establecimiento de metas en diferentes funciones.

Asana utiliza un motor de IA propio junto con modelos de OpenAI y Anthropic. También indica qué motor impulsa cada función, lo que proporciona un grado de transparencia. Los usuarios tienen la opción de excluirse de los LLM de terceros y confiar únicamente en la IA nativa de Asana si lo prefieren.

Las mejores funciones de Asana

Límites de Asana

Precios de Asana

Valoraciones y reseñas de Asana

📮ClickUp Insight: Un trabajador del conocimiento típico tiene que conectarse con 6 personas de media para que su trabajo quede terminado.

Obtenga un informe gratis.

Esto significa ponerse en contacto a diario con seis conexiones (a internet) clave para recabar información esencial, acordar prioridades y hacer avanzar los proyectos. La dificultad es real: los seguimientos constantes, la confusión entre versiones y los agujeros negros de visibilidad merman la productividad del equipo.

Descargar el informe «El estado de la comunicación en el lugar de trabajo» de ClickUp para descubrir más información y qué puedes hacer para cerrar las brechas.

4. Airtable: la mejor para crear automatizaciones de flujos de trabajo basadas en IA.

Airtable es una plataforma de bajo código diseñada para crear automatizaciones de flujos de trabajo y mejorar la eficiencia operativa, pero la experiencia con sus funciones de IA puede parecer más prometedora que práctica.

Aunque Airtable AI ofrece herramientas para extraer información de bases de datos, ejecutar automatizaciones y resumir o traducir texto, los resultados no siempre son consistentes. Por ejemplo, utilizar la IA para detectar el sentimiento de las reseñas y avisar al equipo de CX parece útil en teoría, pero en la práctica a menudo requiere una limpieza o comprobación manual.

Como persona sin conocimientos técnicos, al principio aprecié la generación de fórmulas asistida por IA. Pero incluso entonces, conseguir que las cosas funcionaran como se esperaba a menudo implicaba prueba y error. La configuración sin código puede parecer accesible, pero no siempre ofrece una experiencia fluida o fiable.

Las mejores funciones de Airtable

Límites de Airtable

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Valoraciones y reseñas de Airtable

5. Miro: la mejor herramienta colaborativa de pizarra digital.

Con su lienzo infinito y sus innumerables plantillas, Miro se ha convertido en una popular herramienta de pizarra digital para equipos y particulares, y el reciente lanzamiento de Miro Assist solo mejora la experiencia.

Con Miro Assist, puedes crear mapas mentales basados en IA, visualizar mejor tu contenido y encontrar información rápidamente. Utilicé Miro Assist para generar automáticamente una presentación completa a partir de notas adhesivas, y fue una experiencia perfecta.

Además, me encanta que Miro te dé un control total sobre tus datos, permitiendo a los miembros del equipo darse de baja con un simple clic. Siguiendo sus «Principios de IA», han estado probando su motor de IA para detectar sesgos en el contenido generado y garantizar que Miro Assist sea ético.

Las mejores funciones de Miro

Límites de Miro

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6. Loom: la mejor para extraer información de vídeos.

Loom, recientemente adquirida por Atlassian, se ha convertido en la herramienta de vídeo asíncrono de facto para muchas empresas populares que requieren capacidades de colaboración visual. También es una de las pocas herramientas de vídeo que agiliza la comunicación con sólidas capacidades de IA.

Dos funciones que me encantan son la eliminación automática de muletillas y silencios y los mensajes que genera para acompañar los vídeos. Ambas son muy útiles, especialmente la primera, ya que soy conocido por usar muchas muletillas mientras mi boca se pone al día con mi cerebro.

Otra función que puede suponer un gran ahorro de tiempo tanto para los equipos de desarrollo como para los de CX es la función de flujo de trabajo de IA, que permite crear automáticamente un documento de texto o un informe de errores para cada vídeo y enviarlo a Jira.

Las mejores funciones de Loom

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7. Slack: las mejores funciones de búsqueda y resumen basadas en IA para equipos grandes.

Si a menudo te sientes abrumado por Slack (canales interminables, hilos ocultos, avisos constantes), Slack IA parece que podría ayudarte. Pero, en realidad, solo resuelve parte del problema.

La función de resumir te permite ponerte al día rápidamente con los mensajes, y aunque es útil después de un tiempo de ausencia, no siempre capta todo el contexto. Las respuestas rápidas son convenientes, pero parecen con límite en cuanto a matices, especialmente en discusiones rápidas o delicadas.

Slack IA es todavía relativamente nueva y, aunque algunos usuarios la han acogido con satisfacción, el precio del complemento de 10 dólares por usuario parece elevado, especialmente para los equipos más grandes, que son los que más necesitan estas funciones. Por ahora, el valor no justifica del todo el coste.

Las mejores funciones de Slack

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8. Todoist: ideal para autónomos que necesitan una aplicación sencilla para gestionar sus tareas.

Si eres como yo y prefieres una app de pendientes minimalista que priorice la experiencia general del usuario por encima de todo lo demás, Todoist está hecha para ti. Lo que más me gusta del asistente de IA de Todoist es lo fácil de usar y útil que es: sin trucos, solo un procesamiento del lenguaje natural limpio y eficiente.

Hace que el plan de tareas sea muy cómodo, desde sugerir qué tareas realizar a continuación hasta crear elementos de acción para cada tarea.

Las mejores funciones de Todoist

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Valoraciones y reseñas de Todoist

9. Confluence: ideal para corporaciones remotas que necesitan herramientas de colaboración asíncrona basadas en IA.

Confluence es una popular solución de gestión del conocimiento para organizaciones remotas, en particular para empresas de software que ya utilizan Jira como herramienta de colaboración y gestión de proyectos. Y como tiene residencia de datos en EE. UU., la UE, Australia y Alemania, las empresas remotas no tienen que preocuparse por el cumplimiento de la normativa sobre datos.

Confluence ya incluye bastantes funciones que facilitan la colaboración, como páginas, pizarras y espacios, que hacen que organizar [y acceder a] la información sea muy fácil. Pero la integración con Atlassian Intelligence lo mejora aún más.

Puedes utilizar Atlassian Intelligence en Confluence para escribir contenido, definir términos, resumir contenido e incluso crear flujos de trabajo «si/entonces», todo lo cual ayuda a agilizar el trabajo. Sin embargo, la función que más me ha gustado es «predicciones»: cada vez que buscas un documento, te muestra una lista de opciones específicas para ti.

Supongamos que eres un profesional del marketing y escribes «hoja de ruta». Atlassian Intelligence dará prioridad a los documentos en los que has realizado el trabajo anteriormente o a los que otros profesionales del marketing han visto, por encima de los que ha sido vista por un desarrollador.

Además, aunque Atlassian Intelligence utiliza OpenAI como motor GPT, ha restringido a este último el entrenamiento de su motor con los datos de los usuarios de Confluence, por lo que tus documentos están bien protegidos.

Las mejores funciones de Confluence

Límites de Confluence

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10. Notion: la mejor para la gestión colaborativa de bases de datos.

A la mayoría de la gente, incluyéndome a mí, le encanta lo personalizable que es Notion. Desde la creación de rastreadores de proyectos y bases de datos hasta wikis y planificadores de comidas, puedes utilizar Notion para organizar toda tu información. Por eso, me entusiasmaba especialmente probar sus capacidades de IA.

Notion AI, que utiliza LLM de OpenAI, te permite realizar la mayoría de las tareas básicas, como redactar contenido, resumir texto [y bases de datos] e incluso traducir contenido. Esto puede resultar muy útil si trabajas en una empresa asíncrona que documenta todos sus procesos.

La función que más utilizo es la de BÚSQUEDA, que me permite buscar información específica en mis bases de datos [y en las de mi equipo]. Reduce las idas y venidas y ahorra tiempo a todo el mundo.

Integrar esta función en Notion es muy conveniente para las personas que utilizan ChatGPT para investigar y ayuda a evitar los cambios de contexto.

Aunque a mí me gustó poder acceder a Notion IA con solo pulsar la barra espaciadora, vi algunos comentarios en Reddit en los que la gente lo encontraba frustrante. Esto es un buen recordatorio de que la experiencia del usuario puede ser subjetiva y que lo que funciona para una persona puede no ser ideal para todos.

Ahora, pasemos a los detalles: Notion te asegura que no entrena su IA con tus datos, pero hay una trampa. Al igual que muchos motores de IA, Notion AI tiende a inventarse cosas, especialmente con preguntas sobre eventos recientes [piensa en los últimos 6-12 meses]. Por lo tanto, aunque es una herramienta estupenda, asegúrate de verificar los datos que te proporciona.

Las mejores funciones de Notion

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Valoraciones y reseñas de Notion

Colabora mejor y aumenta la productividad de tu equipo con ClickUp.

Desde romper las barreras lingüísticas y resumir hilos de mensajes hasta ayudarte a redactar y perfeccionar tus comunicaciones, las herramientas colaborativas de IA pueden contribuir en gran medida a optimizar la comunicación del equipo. Esto es especialmente cierto si trabajas en proyectos complejos con varios equipos o formas parte de equipos globales distribuidos.

Si buscas una plataforma unificada para gestionar todos tus canales de comunicación y quieres que estén unificados con el mismo motor de IA para una comunicación fluida, ¿podemos sugerirte ClickUp?

ClickUp es una plataforma todo en uno que permite a equipos de todos los tamaños gestionar sus proyectos, documentos y comunicaciones internas desde un único lugar. Gracias a que estas funciones están estrechamente integradas con ClickUp Brain, la gestión del conocimiento es aún más fácil.

Regístrate gratis, gratuito/a, en ClickUp y descubre cómo puede mejorar la planificación de tus proyectos, el intercambio de conocimientos y los procesos generales de colaboración interna.