Estás compaginando reuniones consecutivas y una lista de tareas pendientes cada vez más larga. El tiempo apremia y necesitas facilitar la programación.
Así que recurres a un software de programación inteligente.
Las investigaciones sugieren que el 40 % de los directivos dedican más de 15 horas semanales a reuniones. Por lo tanto, optimizar el proceso de programación es esencial para garantizar que las reuniones sean eficientes y que usted aproveche ese tiempo de manera eficaz.
Huelga decir que el software de programación de citas es esencial para los profesionales que desean optimizar la gestión de su calendario.
En este artículo, compararemos dos populares aplicaciones de calendario: Microsoft Bookings y Calendly. También presentaremos una herramienta alternativa para programar citas con facilidad.
¿Qué es Microsoft Bookings?
Microsoft Bookings es una herramienta de programación de citas fácil de usar integrada en el ecosistema de Microsoft 365. Simplifica la reserva de citas y reuniones, lo que facilita a las empresas y equipos la gestión eficiente de sus calendarios de proyectos.
Funciones de Microsoft Bookings
Si ya utiliza herramientas de Microsoft Office como Outlook, Teams y OneDrive, Bookings se integra perfectamente con estas aplicaciones para mejorar su experiencia de programación. Veamos las funciones más destacadas que ofrece este calendario en línea:
Función n.º 1: recordatorios y seguimientos automáticos por correo electrónico
Microsoft Bookings simplifica la gestión de citas con recordatorios personalizados por correo electrónico. Puede programarlos para que se envíen entre 15 minutos y dos semanas antes de una cita, lo que garantiza una comunicación oportuna con los clientes.
Una vez configurado, Bookings envía automáticamente recordatorios, lo que ayuda a los clientes a mantenerse informados sobre sus próximas reservas.
Microsoft Bookings también ofrece seguimientos automáticos por correo electrónico. Puede diseñar estos correos electrónicos para solicitar comentarios después de una cita o enviar recordatorios a los clientes para que programen su próxima sesión.
Función n.º 2: reservas compartidas
La función de reservas compartidas de Microsoft Bookings permite a varios miembros del equipo gestionar citas dentro de un sistema unificado. Esta función es ideal para organizaciones en las que los roles de atención al cliente requieren flexibilidad en la programación.
Los equipos pueden coordinar fácilmente la disponibilidad a través de calendarios compartidos, lo que garantiza que los clientes reciban un servicio oportuno sin solapamientos en las agendas.
El sistema admite el seguimiento de la disponibilidad en tiempo real, lo que ayuda a evitar reservas duplicadas y mejora la experiencia del cliente.
Función n.º 3: ajuste del tiempo de espera
Algunas citas pueden requerir tiempo adicional para la preparación, la limpieza o los desplazamientos entre reuniones con clientes. Para adaptarse a esto, Microsoft Bookings ofrece una función de tiempo de reserva que le permite reservar tiempo antes, después o ambos antes de las citas.
Esto garantiza una transición fluida entre reuniones y evita retrasos innecesarios para los clientes. Los tiempos de espera se pueden configurar en la página de detalles del servicio en Bookings.
Precios de Microsoft Bookings
- Microsoft 365 Business Basic: 7,20 $/usuario al mes.
- Aplicaciones de Microsoft 365 para empresas: 9,90 $/usuario al mes.
- Microsoft 365 Business Standard: 15 $/usuario al mes
- Microsoft 365 Business Premium: 26,40 $ al mes por usuario.
Descargo de responsabilidad: tenga en cuenta que Microsoft Bookings solo está disponible como parte del paquete Microsoft 365, no como herramienta independiente. Por lo tanto, el precio es para el paquete. *
¿Qué es Calendly?
Calendly es una popular herramienta de programación conocida por sus funciones flexibles. La herramienta le permite decidir cuántas reuniones desea programar cada día y personalizar los tipos de reuniones que ofrece.
Tanto si es autónomo o propietario de una pequeña empresa que programa consultas, como si es reclutador y organiza entrevistas, o jefe de equipo y organiza eventos grupales, Calendly simplifica el proceso.
Es especialmente útil cuando se coordina un calendario de uso compartido entre varios participantes.
El proceso de programación de reuniones es intuitivo. Calendly le ayuda a configurar una página de reservas personalizada, sincronizándola con su calendario y detectando automáticamente su zona horaria. Una vez configurada, solo tiene que añadir sus franjas horarias disponibles y ya estará listo para compartir su enlace por correo electrónico o texto.
Los invitados pueden seleccionar el mejor momento para ellos, y Calendly confirma automáticamente la reunión y la añade al calendario de todos.
Funciones de Calendly
Estas son algunas de las funciones más populares de Calendly:
Función n.º 1: tipos de eventos personalizables
Calendly le permite crear diferentes tipos de eventos que se adapten a sus necesidades. El plan Free admite reuniones individuales, y los planes de pago desbloquean funciones adicionales como reuniones grupales, colectivas o por turnos.
También puede gestionar el número de reuniones reservadas diariamente y establecer intervalos entre sesiones para evitar reuniones consecutivas.
Función n.º 2: Notificaciones automáticas
Calendly envía una página de confirmación a usted y a su invitado cuando programan una reunión. También envía recordatorios automáticos por correo electrónico o texto antes de la reunión, lo que ayuda a reducir las ausencias.
Puede personalizar los recordatorios y enviar mensajes de seguimiento después de la reunión para ofrecer una experiencia personalizada.
Función n.º 3: formularios de enrutamiento que ahorran tiempo
Calendly ofrece formularios de enrutamiento personalizados que, basándose en las respuestas de los clientes, los dirigen al tipo de reunión adecuado o a la persona apropiada, minimizando la necesidad de intervención manual.
Característica n.º 4: sólidas funciones de seguridad
Calendly protege sus datos con seguridad de nivel empresarial, incluyendo alojamiento en la nube, cortafuegos y cifrado. Cumple con diversas normativas de privacidad, lo que garantiza la seguridad de su información.
Precios de Calendly
- Free
- Estándar: 12 $ al mes por asiento.
- Equipos: 20 $ al mes por asiento.
- Enterprise: desde 15 000 $ al año.
Microsoft Bookings frente a Calendly: comparación de funciones
Veamos una comparación detallada entre Calendly y Microsoft Bookings, centrándonos en las funciones clave, las capacidades y los precios:
| Función/Plan | Microsoft Bookings | Calendly |
| Tipos de programación | Citas en línea, basadas en servicios | Ilimitado 1-1 (gratis), múltiples tipos |
| Integración | Aplicaciones de Microsoft 365 | Más de 100 integraciones (Zoom, Stripe, etc.). |
| Gestión de usuarios | Hasta 300 usuarios | Funciones básicas y avanzadas |
| Acceso móvil | Aplicación móvil | Aplicación móvil y extensión para navegador de Internet |
| Funciones avanzadas | Seguridad avanzada, Teams | Elaboración de informes, automatización (Teams/Enterprise) |
| Disponibilidad de la versión de prueba | Prueba gratuita de un mes. | Plan básico gratuito, versión de prueba para premium. |
Ahora que sabemos cómo se comparan ambas herramientas, ¿cuál debería elegir para sus necesidades? Depende de lo que sea más importante para usted.
Función n.º 1: facilidad de uso
Microsoft Bookings se integra perfectamente con los productos de Microsoft 365, lo que ofrece una experiencia fluida a los usuarios que utilizan Outlook para gestionar su correo electrónico y su Calendario.
Sin embargo, la configuración puede resultar confusa y poco intuitiva para quienes no forman parte del ecosistema de Microsoft. Navegar por la plataforma también puede resultar complicado debido a su gran dependencia de los procesos específicos de Microsoft.
Calendly, por su parte, es conocido por su interfaz limpia y moderna y su proceso de configuración fácil de seguir. Su diseño intuitivo y sus ajustes personalizables garantizan una experiencia de usuario fluida, incluso para aquellos que no están profundamente integrados en un ecosistema específico.
La conexión de varios calendarios en diferentes plataformas, como Google, Microsoft y Apple, le da a Calendly una ventaja en cuanto a flexibilidad.
🏆 Ganador: Calendly destaca por su interfaz más intuitiva y su integración con calendarios multiplataforma, mientras que Microsoft Bookings es más adecuado para quienes ya utilizan Microsoft 365.
Función n.º 2: Capacidades de integración
Microsoft Bookings se integra a la perfección con el conjunto de herramientas de Microsoft, incluyendo Teams, Outlook y OneDrive, lo que lo hace ideal para empresas que ya utilizan Microsoft 365.
Sin embargo, su integración con aplicaciones de terceros es más limitada que la de otras herramientas.
Por su parte, Calendly ofrece más de 100 integraciones con otras herramientas de reuniones en línea, como Zoom, Google Calendar y muchas más, lo que lo convierte en una opción versátil para las empresas que utilizan herramientas distintas de Microsoft 365.
🏆 Ganador: A pesar del evidente mayor número de integraciones de Calendly, esto depende realmente de sus necesidades específicas. Si ya ha invertido en Microsoft 365, Bookings ofrece una experiencia optimizada. Sin embargo, las amplias integraciones de Calendly pueden adaptarse mejor a las empresas que utilizan una gama más amplia de herramientas.
Función n.º 3: Asequibilidad
En cuanto al precio, Microsoft Bookings destaca claramente por su asequibilidad. Con un precio inicial de solo 7,20 $ al mes por usuario para el ecosistema Microsoft 365, ofrece un excelente valor, ya que también se obtiene acceso al conjunto de aplicaciones como Teams, OneDrive, Outlook, Word, Excel y PowerPoint.
Calendly tiene un precio inicial de 12 $ al mes por usuario para los planes estándar y de 20 $ al mes por usuario para los planes de equipo. Aunque puede suponer una inversión mayor para equipos más grandes, ofrece una gran flexibilidad y facilidad de uso.
🏆 Ganador: Una vez más, esto depende totalmente de sus necesidades específicas.
Microsoft Bookings ofrece una opción más económica para las empresas que ya utilizan productos de Microsoft. Sin embargo, Calendly puede ser más adecuado para pequeñas empresas o startups que priorizan la facilidad de uso por encima de la integración en el ecosistema.
Microsoft Bookings frente a Calendly en Reddit
Recurrimos a Reddit para ver qué opinaba la gente sobre los dos productos y sus ofertas, y las opiniones estaban bastante divididas entre ambos bandos.
Por ejemplo, un usuario de Reddit escribió extensamente sobre su experiencia positiva con Calendly:
Sinceramente, creo que Calendly es uno de los mejores productos del mercado en la actualidad, si no el mejor. Mi organización tiene usuarios de pago, y aunque cuesta entre 10 y 15 dólares al mes, merece la pena por las automatizaciones del flujo de trabajo que se pueden añadir antes y después de la reunión (o no).
Sinceramente, creo que Calendly es uno de los mejores productos del mercado en la actualidad, si no el mejor. Mi organización tiene usuarios de pago, y aunque cuesta entre 10 y 15 dólares al mes, merece la pena por las automatizaciones del flujo de trabajo que se pueden añadir antes y después de la reunión (o no).
Sin embargo, otros usuarios de Reddit se mostraron a favor de Microsoft Bookings, y otro usuario comentó cómo la plataforma les había ayudado enormemente:
Hemos implementado con éxito Microsoft Bookings para programar entrevistas de trabajo, lo que ha optimizado el proceso en toda nuestra organización. Esta herramienta coordina sin esfuerzo la disponibilidad de todos los miembros del panel de entrevistas. Creamos nuevas instancias para cada ciclo de contratación. ¿El resultado? Una reducción significativa de los gastos administrativos, lo que mejora la eficiencia y simplifica la coordinación de nuestros calendarios de entrevistas. 👍🏼
Hemos implementado con éxito Microsoft Bookings para programar entrevistas de trabajo, lo que ha optimizado el proceso en toda nuestra organización. Esta herramienta coordina sin esfuerzo la disponibilidad de todos los miembros del panel de entrevistas. Creamos nuevas instancias para cada ciclo de contratación. ¿El resultado? Una reducción significativa de los gastos administrativos, lo que mejora la eficiencia y simplifica la coordinación de nuestros calendarios de entrevistas. 👍🏼
Aunque ambas herramientas tenían sus defensores, todos coincidían en que programar demasiadas reuniones, independientemente de la herramienta utilizada, siempre era terrible.
Sin embargo, para esos días en los que no puede evitar programar una reunión tras otra, es posible que ni Microsoft Bookings ni Calendly se adapten a sus necesidades. Pero no se preocupe, ¡también hay una solución para eso!
Conoce ClickUp: la mejor alternativa a Microsoft Bookings y Calendly.
Cuando se trata de programar citas, Microsoft Bookings y Calendly son opciones muy populares.
Sin embargo, si busca una herramienta de programación que haga algo más que gestionar citas, ClickUp podría ser la mejor opción.
ClickUp es una herramienta de gestión de proyectos que también se puede utilizar como software de programación de tareas. Permite a los equipos gestionar tareas, plazos y citas en un solo lugar.
Ya sea para gestionar reuniones con clientes, coordinarse con su equipo u organizar sus tareas personales, ClickUp ofrece una solución integral que es mejor que Microsoft Bookings y Calendly.
Aquí tienes algunas ventajas adicionales que hacen que ClickUp destaque sobre la competencia:
Ventaja n.º 1 de ClickUp: vista de calendario de Calendario
ClickUp Calendar View permite una integración perfecta con herramientas como Google Calendar o Microsoft Outlook. Es perfecto para aquellos que buscan una solución versátil para gestionar tareas, plazos y citas, todo en un solo lugar.
La vista de calendario de ClickUp ofrece un amplio intervalo de funciones, entre las que se incluyen:
- Vistas personalizadas: cambie entre vistas diarias, semanales, mensuales o personalizadas.
- Cronogramas de tareas: gestione y ajuste fácilmente las fases del proyecto con cronogramas de tareas.
- Programación sencilla: programación de tareas mediante arrastrar y soltar directamente en el Calendario.
- Uso compartido público: comparta su calendario públicamente para garantizar la transparencia y la comunicación.
- Sincronización con calendarios externos: integración con Google Calendar, Outlook y otros calendarios.
- Recordatorios de eventos: configura alertas personalizables para no perderte nunca plazos o reuniones importantes.
La función Vista de calendario de ClickUp ofrece una solución integral para los gestores de proyectos y los equipos que desean integrar su flujo de trabajo con sus calendarios. Esto significa que ClickUp proporciona una experiencia optimizada que combina la gestión de tareas y la planificación del calendario de una manera que ni Microsoft Bookings ni Calendly ofrecen.
Ventaja n.º 2 de ClickUp: ClickUp Reuniones
Con ClickUp Meetings, puede integrar las reuniones directamente en su flujo de trabajo con una solución flexible y multiplataforma que se integra con diversas herramientas, como Google Calendar, Outlook e incluso Microsoft Teams.
Con ClickUp Reuniones, puedes:
- Tome notas de las reuniones con edición de texto enriquecido.
- Gestiona agendas utilizando listas de control para organizarte.
- Establezca reuniones periódicas con la automatización de la programación.
- Asigne elementos y tareas a los miembros del equipo.
- Utilice comandos de barra inclinada para realizar la creación de tareas rápidamente.
- Asigne comentarios a los miembros del equipo para su seguimiento.
La función de reuniones de ClickUp incluso convierte automáticamente las discusiones de las reuniones en tareas. Después de una reunión, ClickUp crea tareas enlazadas, lo que facilita el seguimiento del progreso y la gestión de las responsabilidades sin tener que cambiar de plataforma.
Ventaja n.º 3 de ClickUp: gestión del tiempo
Las herramientas de gestión del tiempo de ClickUp te ayudan a realizar un seguimiento, gestionar y optimizar tu tiempo de forma eficaz. Puedes establecer duraciones estimadas, supervisar el progreso y recibir recordatorios de las próximas tareas.
Los equipos pueden beneficiarse de las previsiones de carga de trabajo y las alertas personalizables para gestionar los plazos y las prioridades de manera eficiente.
La función de gestión del tiempo de ClickUp es muy atractiva para las personas o equipos que buscan ser más productivos. A diferencia de Microsoft Bookings o Calendly, ClickUp integra la gestión del tiempo directamente con los calendarios de los proyectos y las asignaciones del equipo, lo que le ayuda a cumplir los plazos y completar las tareas a tiempo.
💡Consejo profesional: ¿Quieres ahorrar aún más tiempo? Utiliza plantillas de gestión del tiempo y planificadores diarios para empezar.
La plantilla de planificador de calendario de ClickUp
Además, la plantilla de planificador de calendario de ClickUp es perfecta para cualquiera que desee planificar su día fácilmente. Es totalmente personalizable, tanto si desea programar reuniones, establecer plazos o planificar eventos.
Con la plantilla, puede:
- Realice un seguimiento del progreso, visualice las tareas y configure su Calendario fácilmente con diferentes vistas.
- Organice eventos de forma eficaz ajustando estados personalizados para mantener informadas a las partes interesadas.
- Realice un seguimiento de las tareas y los detalles esenciales con los campos personalizados para obtener la máxima productividad.
- Aprovecha herramientas como el control de tiempo, las etiquetas y las advertencias de dependencia para perfeccionar aún más el seguimiento de eventos.
La posibilidad de crear un planificador personalizado es una ventaja significativa. Esta función le permite crear flujos de trabajo únicos específicos para sus proyectos. A diferencia de Microsoft Bookings o Calendly, con esta plantilla, ClickUp ofrece una personalización mucho más profunda, lo que lo hace ideal para equipos que buscan soluciones a medida.
Ventaja n.º 4 de ClickUp: programación con la integración de ClickUp + Calendly.
Con la integración de Calendly + ClickUp, puede correlacionar datos de Calendly con tareas de ClickUp, añadiendo automáticamente personas asignadas a las reuniones. Esta integración garantiza que las tareas se creen y actualicen en ClickUp cada vez que se programan nuevas reuniones en Calendly, lo que reduce el trabajo manual.
Al vincular las funciones de programación de Calendly con la potente gestión de tareas de ClickUp, las empresas pueden crear un flujo de trabajo fluido en el que las reuniones, las tareas y las responsabilidades del equipo estén sincronizadas.
Esta integración es una gran ventaja para los equipos que buscan eficiencia sin tener que cambiar entre diferentes herramientas.
Simplifique sus reuniones con ClickUp
Las aplicaciones de programación son hoy más importantes que nunca. El número cada vez mayor de reuniones que requieren nuestra atención hace que herramientas como Microsoft Bookings y Calendly sean esenciales.
Cada plataforma tiene sus ventajas y desventajas. Microsoft Bookings es ideal para equipos que invierten mucho en Microsoft 365, ya que ofrece una integración perfecta con Outlook, Teams y otras herramientas de Microsoft.
Calendly destaca por sus amplias opciones de integración y su facilidad de uso, lo que lo convierte en una opción ideal para equipos que utilizan diversas herramientas.
Sin embargo, si desea algo más que un software de programación de citas, ClickUp está a la altura del desafío. Combina potentes funciones de gestión de proyectos, seguimiento de tareas y colaboración en equipo con flujos de trabajo automatizados y gestión de tareas basada en inteligencia artificial.
ClickUp puede ser la aplicación de planificación diaria ideal, ya que le permite gestionar su calendario, sus reuniones y todo el flujo de proyectos en una sola plataforma.
¡Empiece a utilizar ClickUp hoy mismo y transforme la forma en que gestiona sus reuniones, proyectos y equipos!