Está trabajando en una presentación importante para un cliente y necesita imágenes de alta calidad de sus productos para que su presentación sea brillante.
Pero tu carpeta de imágenes está llena de archivos digitales aleatorios sin descripciones, categorías ni etiquetas. 😞
Es precisamente en estos casos cuando necesita un flujo de trabajo de gestión de activos digitales (DAM). Este le proporciona un proceso claro y estructurado para cargar, organizar y acceder a los activos digitales de forma eficiente.
En esta entrada del blog, analizaremos qué es un flujo de trabajo de gestión de activos digitales y cómo crear uno para su organización. ¡Empecemos!
¿Qué es un flujo de trabajo de gestión de activos digitales?
Un flujo de trabajo de gestión de activos digitales es una secuencia de pasos que mueve un activo a lo largo de su ciclo de vida, desde su concepción hasta su completación. Implica actividades de gestión de activos como la creación, categorización, organización, revisión, aprobación, almacenamiento, recuperación y distribución.
Piense en los flujos de trabajo de gestión de activos digitales como una lista de elementos para gestionar activos digitales. Describe una estructura para completar sus proyectos con éxito. He aquí un ejemplo:
Supongamos que su equipo de marketing necesita gráficos para una nueva campaña. Así es como podría ser su flujo de trabajo de gestión de activos digitales👇
- Creación de activos: los diseñadores gráficos crean imágenes para la campaña del producto.
- Carga: el equipo carga los archivos sin procesar en el sistema de gestión de activos digitales.
- Creación de metadatos: el equipo añade etiquetas y descripciones relevantes a las imágenes, como nombres de productos y campañas, y usos (redes sociales, impresión, etc.).
- Organización: los activos se clasifican según criterios predefinidos: campaña, línea de productos o tipo de contenido.
- Aprobación: el equipo de marketing revisa el contenido, realiza la edición y aprueba el diseño.
- Distribución: el equipo de diseño hace un uso compartido de los archivos finales con el equipo de marketing.
- Archivo: una vez finalizada la campaña, las imágenes se eliminan de las búsquedas activas y se archivan en la base de datos de marketing de la empresa.
¿Cuál es el objetivo de un flujo de trabajo DAM?
Los flujos de trabajo DAM facilitan la gestión de los activos digitales.
Estos definen responsabilidades y cronogramas claros para los gestores de activos, así como un proceso de recuperación rápido para los equipos relevantes que trabajan con los activos, como los de ventas o marketing. La gestión de activos digitales también mejora la comunicación entre los equipos y garantiza que todos los miembros del equipo que participan en un proyecto estén en sintonía.
A continuación, le indicamos algunas razones por las que es importante para su organización crear un flujo de trabajo de gestión de activos digitales.
Gestión estructurada de activos
Los flujos de trabajo de gestión de activos digitales proporcionan un proceso estructurado para gestionar los activos digitales de su empresa. Se centran en almacenar los activos y mantenerlos organizados para que sean fácilmente accesibles.
Acceso rápido
Un flujo de trabajo eficiente de gestión de activos digitales le ayuda a ubicar rápidamente el archivo correcto. En lugar de perder tiempo desplazándose por archivos aleatorios y sin etiquetar, puede navegar fácilmente por los archivos más recientes siguiendo cada fase del flujo de trabajo DAM.
Un DAM es un lugar de trabajo activo, lo que significa que, cuando los activos llegan allí, siempre podrás buscarlos, reutilizarlos y darles un nuevo uso.
Un DAM es un lugar de trabajo activo, lo que significa que, cuando los activos llegan allí, siempre podrás buscarlos, reutilizarlos y darles un nuevo uso.
Seguridad para los activos digitales
Los flujos de trabajo DAM incluyen controles de acceso granulares que le permiten establecer permisos para cada activo. Esto garantiza que solo los usuarios autorizados puedan acceder a los activos. Un flujo de trabajo de gestión de activos digitales también garantiza el cumplimiento de las leyes de seguridad y privacidad de datos, ya que los activos se realizan seguimientos y revisiones antes de su publicación. Además, puede realizar un seguimiento de cualquier edición o cambio en los archivos con el control de versiones.
Las 5 fases de un flujo de trabajo de gestión de activos digitales
Las fases de su flujo de trabajo DAM dependen del alcance y la complejidad del proyecto en cuestión. Por ejemplo, una campaña de marketing sobre accesibilidad puede tener fases de flujo de trabajo diferentes a las de la gestión de activos de marca.
Para una campaña de marketing de accesibilidad, el flujo de trabajo incluiría la creación de activos (añadir texto alternativo para imágenes y subtítulos para vídeos), el cumplimiento de las directrices de accesibilidad y la realización de pruebas de accesibilidad.
Por el contrario, el flujo de trabajo DAM para la gestión de activos de marca se centra en la creación sencilla de activos, la adición de metadatos para facilitar la búsqueda y la categorización, y el control de acceso.
5 fases comunes de la gestión de activos digitales
- Creación de activos: El primer paso es crear un activo. Esta fase implica la ideación, el borrador o la adquisición de activos como documentos, audio y vídeos. Por lo general, las marcas establecen directrices claras en esta fase para garantizar la coherencia en la creación de activos.
- Organización de activos: en esta fase, los activos existentes se clasifican por tipo, proyecto o departamento y se trasladan a las carpetas adecuadas dentro del sistema de gestión de activos digitales.
- Almacenamiento de activos: esta fase consiste en almacenar los activos de forma que sean fácilmente accesibles. Por ejemplo, el uso de etiquetas, descripciones y metadatos relevantes puede ser útil para filtrar u ordenar los activos.
- Distribución de activos: esta fase consiste en distribuir el activo a las partes interesadas pertinentes para su aprobación y uso en el proyecto.
- Archivo de activos: en esta fase, el activo se elimina del sistema activo. Una vez finalizado el ciclo de vida del activo digital, este debe archivarse para poder conservarlo y reutilizarlo, lo que hace que el flujo de trabajo DAM sea más eficiente.
Los tipos de flujos de trabajo DAM
A estas alturas, ya está claro cómo funciona un flujo de trabajo de gestión de activos digitales. Así pues, veamos los diferentes tipos de flujos de trabajo DAM. Puede seleccionar el tipo de flujo de trabajo en función de en qué esté trabajando, el tipo de activo y la fase del ciclo de vida en la que se encuentre.
Flujo de trabajo basado en proyectos
Los flujos de trabajo basados en proyectos son los más adecuados para la gestión de proyectos. Implican gestionar múltiples activos para un solo proyecto. Por ejemplo, utilizar un flujo de trabajo basado en proyectos para el lanzamiento de un producto le ayudará a gestionar múltiples activos, como imágenes del producto, vídeos de demostración, anuncios, imágenes de la página de destino y otros contenidos digitales.
Puede clasificar los activos según el tipo de proyecto, el nombre del cliente o palabras clave relacionadas con el proyecto.
💡Consejo profesional: La solución de gestión de proyectos de ClickUp puede ayudarte a mejorar los flujos de trabajo basados en proyectos. Puedes planificar tu proyecto, programar tareas, realizar el seguimiento de los cronogramas, gestionar activos y recursos, y mejorar la colaboración.
Flujo de trabajo colaborativo
Como su nombre indica, este flujo de trabajo DAM está pensado para proyectos que requieren la colaboración en equipo. Permite a los equipos trabajar en el mismo activo en tiempo real, comunicándose y modificando el activo.
Supongamos que está trabajando en la creación de un manual de marketing. Necesitará que los equipos de producto, marketing, ventas, éxito del cliente y creativo colaboren y aporten sus ideas. Esto requerirá flujos de trabajo colaborativos para que los equipos revisen y editen los activos.
En este flujo de trabajo:
- El equipo de producto subirá las especificaciones técnicas y las imágenes del producto.
- Los miembros del equipo de marketing añadirán directrices de marca, contenido de promoción y textos.
- El equipo de ventas puede aportar casos prácticos y presentaciones comerciales.
- El equipo de éxito del cliente comparte los comentarios de los clientes y las buenas prácticas.
💡Consejo profesional: Puedes utilizar ClickUp Docs para crear el manual perfecto mediante la lluvia de ideas, la colaboración con el equipo en tiempo real y la asignación de tareas.
Flujo de trabajo basado en activos
Los flujos de trabajo basados en activos se centran en las tareas relacionadas con la gestión de los activos: blogs, páginas de destino, vídeos y otros activos multimedia. Por ejemplo, supongamos que desea crear el lanzamiento de un nuevo producto. El flujo de trabajo puede incluir:
- Subir el vídeo de lanzamiento del producto al sistema DAM con el nombre del producto.
- Etiqueta el vídeo como «Vídeo de lanzamiento de producto» 2024 y clasifícalo como vídeo de marketing.
- El equipo de marketing aprobará el estilo de los activos, mientras que el equipo jurídico lo revisará para garantizar su conformidad.
Flujo de trabajo transaccional
Los flujos de trabajo transaccionales se utilizan para gestionar la venta de activos digitales. Por ejemplo, puede utilizar este flujo de trabajo para gestionar las licencias de fotos o pistas de música de archivo. Esto incluye el seguimiento de los derechos de uso y el mantenimiento del cumplimiento de los acuerdos de licencia.
Flujo de trabajo de aprobación
Los flujos de trabajo de aprobación, como su nombre indica, sirven para aprobar los activos antes de la distribución. Un uso habitual del flujo de trabajo de aprobación es el proceso de revisión de contenidos. Antes de publicar contenido digital (blog, publicación en redes sociales o imagen de campaña), el activo pasa por varias fases de revisión y controles de calidad para garantizar que se ajusta a las metas y directrices de la marca.
Flujo de trabajo de archivo
Este flujo de trabajo DAM conserva los activos cuando ya no se utilizan. Puede almacenar los activos en lugares adecuados donde sean fácilmente accesibles. También es esencial crear un proceso de recuperación para garantizar una recuperación fluida de los activos.
Por ejemplo, las empresas de sectores regulados, como la banca y la sanidad, pueden utilizar flujos de trabajo de archivo y software de gestión de documentos para almacenar registros de activos digitales.
Los componentes del flujo de trabajo DAM
Un flujo de trabajo de gestión de activos digitales mantiene los activos organizados, para que su equipo encuentre lo que necesita en el momento adecuado. Sin embargo, independientemente del tipo de flujo de trabajo que elija, los siguientes componentes son imprescindibles para crear un flujo de trabajo «DAM(N)-good». 😉
Biblioteca multimedia
Piense en una biblioteca multimedia como un almacén de datos, un repositorio central para almacenar activos. Almacene todos sus activos en la biblioteca multimedia, asegúrese de que estén organizados y mantenga los controles de acceso. Una vez que traslade sus activos a la biblioteca, podrá auditarla, actualizar los activos, eliminarlos y reorganizarlos según sea necesario.
Metadatos
La taxonomía y el etiquetado de metadatos de los activos son aspectos importantes de los flujos de trabajo DAM para aumentar la capacidad de búsqueda. La taxonomía es como clasificar tus archivos en carpetas con rótulos, mientras que el etiquetado de metadatos es como añadir notas adhesivas a esos archivos con detalles adicionales.
Un reto constante para nosotros es el etiquetado de los activos de imagen. Aunque el etiquetado automático funciona bien para el contenido de texto, los pies de foto y otros metadatos añadidos manualmente son importantes para los activos de imagen.
Un reto constante para nosotros es el etiquetado de los activos de imagen. Aunque el etiquetado automático funciona bien para el contenido de texto, los pies de foto y otros metadatos añadidos manualmente son importantes para los activos de imagen.
Aprobación de activos
Cree un proceso estándar de revisión y aprobación antes de la distribución de los activos digitales. Para realizar el seguimiento de la ubicación de sus activos en el proceso de aprobación, puede crear etiquetas como «en revisión», «pendiente de aprobación», «en espera» y «aprobado».
💡Consejo profesional: Los estados personalizados de ClickUp te permiten personalizar los estados en función del proyecto en el que estés trabajando. Por ejemplo, puedes utilizar estados como «en curso», «pendiente», «revisión», «en espera», etc. cuando trabajes con activos como imágenes o blogs.
Software DAM
Elige un software de gestión de activos digitales que se adapte a las necesidades específicas de tu marca. Busca una solución DAM con las siguientes funciones:
- Sirve como fuente única de información veraz para todos los activos digitales.
- Cuenta con funciones de etiquetado automático y estados personalizados.
- Ofrece seguimiento de activos y análisis de uso.
- Se integra con otras plataformas empresariales.
Control de acceso basado en roles
Este componente es fundamental para garantizar la seguridad de sus activos digitales. Limita el acceso y evita posibles violaciones de datos. Al implementar controles de acceso, comprenda los diferentes roles de su organización y sus requisitos. Además, revise y actualice el acceso periódicamente para mantener la seguridad y garantizar al mismo tiempo una fácil accesibilidad.
💡Consejo profesional: Utiliza la plantilla de matriz de control de acceso basado en roles de ClickUp para garantizar fácilmente un acceso adecuado. Asigna roles con niveles de permiso organizativos, controla las actividades de los usuarios y realiza un seguimiento de quién puede acceder a qué activos.
Desarrollo y mantenimiento de un flujo de trabajo DAM
Piense en la cocina de un restaurante, donde los chefs están ocupados preparando múltiples platos. 🍜
¿Qué ocurre si los ingredientes no están correctamente rotulados y organizados? Entregas retrasadas, sal en la crème brûlée, azúcar en los espaguetis y un sinfín de quejas de los clientes.
Del mismo modo, sin los flujos de trabajo DAM adecuados, puede acabar sumido en el caos: imágenes perdidas, más tiempo dedicado a búsquedas y retrasos en la entrega de proyectos.
Pasos clave para crear un sistema de flujo de trabajo DAM
Analicemos los pasos para crear un sistema sólido de flujo de trabajo para la gestión de activos digitales.
Paso 1: Evaluar los requisitos de los activos digitales
Comprenda el tipo de activos digitales que tiene: imágenes, vídeos, documentos y otros recursos multimedia. Priorice la gestión de los activos en función de su uso e importancia.
Paso 2: Identificar las necesidades
Colabora con otros miembros del equipo y obtén información sobre los procesos de gestión de activos existentes. Descubre la necesidad de crear un flujo de trabajo DAM, como mejorar la organización de los activos y el proceso de recuperación, mejorar la colaboración del equipo y garantizar un proceso de aprobación eficiente.
Paso 3: Establece metas
Determine las metas para crear un flujo de trabajo DAM. Podría ser acelerar la creación de contenido, reducir el tiempo de búsqueda o agilizar el proceso de revisión.
Puede utilizar ClickUp Goals para establecer metas con cronogramas claros. Le ayuda a realizar un seguimiento automático del progreso de las metas y a gestionar todas sus metas en una ubicación centralizada para una mayor eficiencia.
Paso 4: Crear un flujo de trabajo DAM
Cree un diseño de flujo de trabajo DAM y planifique su integración. Detalle las tareas específicas, las responsabilidades y los cronogramas para cada fase de implementación.
Puede crear fácilmente flujos de trabajo DAM utilizando ClickUp Whiteboards. Le permite dibujar diagramas de flujo de trabajo, crear flujos de procesos y correlacionar responsabilidades con las partes interesadas. Además, puede intercambiar ideas sobre procesos de flujo de trabajo eficaces con los miembros de su equipo y asignar tareas para mejorar la responsabilidad.
Paso 5: Consigue la herramienta adecuada
La decisión más importante es integrar una solución de flujo de trabajo de gestión de activos digitales que se adapte a sus necesidades. A la hora de sopesar las opciones, tenga en cuenta las necesidades de la empresa, la adaptabilidad, la escalabilidad, el precio y las capacidades de integración.
Puedes probar ClickUp para crear un flujo de trabajo de gestión de activos digitales. La solución ClickUp for Marketing proporciona una ubicación centralizada para todos tus procesos creativos. Puedes crear un espacio dedicado para almacenar todos los activos digitales en un solo lugar, ejecutar campañas y proyectos de contenido, y crear hojas de ruta y flujos de trabajo predefinidos.
Paso 6: Defina los roles y responsabilidades de las partes interesadas.
Realice menciones de las responsabilidades de las partes interesadas en cada fase del flujo de trabajo para garantizar la rendición de cuentas y el buen funcionamiento.
Por ejemplo, los creadores de contenido, como los diseñadores y los escritores, pueden hacerse propietarios de la fase de creación de activos. El director de marketing o el director de proyectos pueden dar la primera aprobación del activo, el director sénior puede realizar el uso compartido de sus comentarios y el coordinador de marketing puede encargarse de la distribución del contenido en las redes sociales y otras plataformas.
Paso 7: Utiliza herramientas de automatización
Automatice tareas repetitivas, como cambiar el estado de los activos de marca a medida que avanzan por el flujo de trabajo. Además, automatice procesos como la aprobación.
ClickUp ofrece más de 100 automatizaciones de flujos de trabajo personalizados. Puede utilizar ClickUp Automation para automatizar tareas rutinarias y procesos de aprobación. Por ejemplo, puede configurar la automatización del proceso de aprobación para que un activo pase automáticamente de la fase de «revisión» a la de «control de calidad» después de cumplir unas condiciones específicas.
Paso 8: Implementar el flujo de trabajo DAM
Implemente el flujo de trabajo y realice el seguimiento del uso. Obtenga información valiosa sobre lo que funciona y lo que no.
Paso 9: Realiza el trabajo en la mejora y la optimización
Realice un seguimiento del flujo de trabajo DAM, recopile comentarios y debátalos con equipos internos y externos para detectar posibles lagunas. Actúe en función de los comentarios y garantice la optimización continua del flujo de trabajo.
Una forma excelente de optimizar su flujo de trabajo DAM es utilizar los diagramas de Gantt de ClickUp. Estos le ayudan a realizar el seguimiento de las prioridades y las fechas límite para completar cada fase del flujo de trabajo y a gestionar los cuellos de botella para que todo siga avanzando.
Herramientas y funciones de flujo de trabajo para sistemas DAM
Sin las herramientas de flujo de trabajo adecuadas, es imposible mantener los flujos de trabajo DAM. Aquí es donde necesitas herramientas como ClickUp.
ClickUp es una plataforma integral de productividad, colaboración y gestión de flujos de trabajo que puede ayudarte a configurar y optimizar fácilmente los procesos de gestión de activos digitales. Veamos cómo ClickUp ayuda a gestionar el flujo de trabajo DAM.
Seguimiento del flujo de trabajo
ClickUp ofrece más de 15 vistas personalizables, como Tablero, Lista y Calendario, que le ayudan a realizar el seguimiento del flujo de trabajo de la mejor manera posible. Por ejemplo, la vista Tablero de ClickUp le ofrece una vista panorámica de todas las fases y tareas de su flujo de trabajo. Puede ver las tareas en columnas personalizadas, arrastrar y soltar activos a través de las fases del flujo de trabajo y realizar el seguimiento de ellos fácilmente.
Utilice plantillas de flujo de trabajo.
ClickUp también te facilita el trabajo con sus plantillas de flujo de trabajo personalizables y listas para usar. Por ejemplo, puedes utilizar la plantilla de flujo de procesos de ClickUp para visualizar tu flujo de trabajo de gestión de activos digitales de principio a fin. Además, puedes colaborar mejor, realizar el seguimiento del progreso para asegurarte de que todo va según lo previsto e identificar fácilmente los posibles obstáculos.
El rol de la gestión de proyectos en el mantenimiento de un flujo de trabajo DAM
La integración de la gestión de proyectos con las plataformas DAM optimiza sus flujos de trabajo.
Sean cuales sean sus metas (acceder fácilmente a los activos digitales, gestionar las fases del flujo de trabajo de forma eficiente o reducir el tiempo dedicado a tareas administrativas y repetitivas), la gestión de proyectos en DAM garantiza que todos estén en sintonía.
En un sentido más amplio, la gestión de proyectos en DAM puede:
- Proporcione una plataforma centralizada para que los equipos se comuniquen, compartan activos y realicen el seguimiento del progreso.
- Mantenga un enfoque estructurado y organizado para la gestión de activos.
- Mejore los flujos de trabajo añadiendo elementos como la automatización de tareas, el control de tiempo y la asignación de recursos.
- Realice un mejor seguimiento del ciclo de vida de los activos, asegurándose de que se gestionan, almacenan y mantienen adecuadamente, lo que reduce el riesgo de pérdida o daño.
¿Cuáles son las ventajas de un flujo de trabajo DAM?
Ahora que sabemos qué es un flujo de trabajo DAM y cómo crearlo, veamos cuáles son sus ventajas.
Aumenta la productividad
Los flujos de trabajo DAM definen procesos y pasos, eliminando los cuellos de botella. Por ejemplo, al definir el proceso de aprobación, los flujos de trabajo DAM eliminan las reuniones de revisión ad hoc que interrumpen los flujos de trabajo. Como resultado, se realizan más tareas en menos tiempo.
Mantiene la coherencia de la marca
Una imagen de marca sólida se consigue con coherencia, y los flujos de trabajo DAM garantizan que los activos cumplan con las directrices de la marca. Esto ayuda a mantener una imagen de marca coherente en todos los canales.
Aumenta el retorno de la inversión
Además de mejorar la productividad y el uso de los activos, los flujos de trabajo DAM también reducen los costes de licencia. Aumentan la visibilidad de los activos disponibles, el uso general de los activos, los activos reutilizables y los acuerdos de licencia, lo que ayuda a reducir los gastos innecesarios en activos y a asignar los recursos de forma eficaz.
¿Cuáles son los retos de un flujo de trabajo DAM?
Los flujos de trabajo DAM son beneficiosos, pero solo cuando se implementan y se siguen paso a paso. Aunque un flujo de trabajo de gestión de activos digitales es inmensamente beneficioso, es posible que se encuentre con los siguientes retos.
- Propiedad: los malentendidos sobre las tareas o responsabilidades pueden paralizar todo el flujo de trabajo. Por lo tanto, asegúrese de definir los roles y responsabilidades de las partes interesadas al inicio de la creación del flujo de trabajo.
- Flujo de trabajo aislado: si los equipos piensan que el flujo de trabajo es solo para marketing o gestión de productos, el flujo de trabajo quedará aislado. Para superar este reto, integra los flujos de trabajo DAM con otras herramientas como la gestión de proyectos, el software de lugar de trabajo digital, los sistemas de gestión de contenidos y mucho más.
- Dependencia excesiva de la automatización o los procesos manuales: la automatización es esencial en los flujos de trabajo DAM, pero la automatización excesiva conlleva retos imprevistos, como aprobaciones no deseadas. Por lo tanto, siga un enfoque equilibrado.
Redefina la gestión de activos con los flujos de trabajo DAM.
Los flujos de trabajo DAM definen el proceso paso a paso, desde la creación de activos hasta su distribución. Garantizan la coherencia, el control de las acciones, una mayor colaboración y el establecimiento de la propiedad.
Sin embargo, para obtener los mejores resultados, es necesario seguir correctamente los flujos de trabajo de DAM. Por lo tanto, asegúrese de que sus flujos de trabajo no funcionen de forma aislada, sino que abarquen múltiples herramientas y procesos. Integre los flujos de trabajo con una plataforma de productividad todo en uno como ClickUp.
ClickUp ofrece una gran variedad de herramientas y plantillas que pueden ayudarte a crear, realizar el uso compartido y gestionar activos digitales. Garantiza una colaboración fluida y facilita la implementación de flujos de trabajo DAM.
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