Estás trabajando en una presentación crítica para un cliente y necesitas imágenes de alta calidad de tus productos para hacer brillar tu discurso.
Pero tu carpeta de imágenes está llena de archivos digitales aleatorios sin descripciones, categorías ni etiquetas. 😞
Este es exactamente el momento en el que necesitas un flujo de trabajo de gestión de activos digitales (DAM). Proporciona un proceso claro y estructurado para cargar, organizar y acceder a los activos digitales de manera eficiente.
En esta entrada del blog, hablaremos sobre qué es un flujo de trabajo de gestión de activos digitales y cómo crear uno para tu organización. Pongámonos manos a la obra
¿Qué es el flujo de trabajo de gestión de activos digitales?
Un flujo de trabajo de gestión de activos digitales es una secuencia de pasos que mueven un activo a través de su ciclo de vida-desde su concepción hasta su completada. Implica actividades de gestión de activos tales como creación, categorización, organización, revisión, aprobación, almacenamiento, recuperación y distribución
Piense en los flujos de trabajo de la Gestión de Activos Digitales como una lista de elementos de acción para gestionar activos digitales. Esboza una estructura para completar tus proyectos con éxito. He aquí un ejemplo:
Supongamos que tu equipo de marketing necesita gráficos para una nueva campaña. Esto es lo que su flujo de trabajo de gestión de activos digitales puede parecer👇
- Creación de activos: Los diseñadores gráficos crean imágenes para la campaña del producto
- Subida: El equipo sube los archivos sin procesar al sistema de gestión de activos digitales
- Creación de metadatos: El equipo añade las etiquetas y descripciones pertinentes a las imágenes, como los nombres y usos del producto y la campaña (redes sociales, impresión, etc.)
- Organización: Los activos se clasifican en función de criterios predefinidos: campaña, línea de producto o tipo de contenido
- Aprobación: El equipo de marketing revisa el contenido, lo edita y aprueba el diseño
- Distribución: El equipo de diseño comparte los archivos finales con el equipo de marketing
- Archivo: Una vez finalizada la campaña, las imágenes se eliminan de las búsquedas activas y se archivan en la base de datos de marketing de la empresa
¿Cuál es la finalidad de un flujo de trabajo DAM?
Los flujos de trabajo DAM facilitan la gestión de los activos digitales.
Definen responsabilidades y cronogramas claros para los gestores de activos y un proceso de recuperación rápido para los equipos pertinentes, como los de ventas o marketing, que trabajan con activos. La gestión de activos digitales también mejora la comunicación entre los equipos y garantiza que todos los miembros del equipo que participan en un proyecto estén en la misma página.
He aquí algunas razones por las que crear un flujo de trabajo de gestión de activos digitales es importante para su organización.
Gestión de activos estructurada
Los flujos de trabajo de gestión de activos digitales proporcionan un proceso estructurado para gestionar los activos digitales de su empresa. Se centran en almacenar los activos y mantenerlos organizados para que sean fácilmente accesibles.
Acceso rápido
Un flujo de trabajo de gestión de activos digitales eficaz le ayuda a localizar rápidamente el archivo correcto. En lugar de perder el tiempo desplazándote por archivos aleatorios y sin etiquetar, puedes navegar fácilmente por los archivos más recientes siguiendo cada fase del flujo de trabajo DAM.
Un DAM es un lugar de trabajo activo, lo que significa que, cuando los activos van allí, siempre vas a ser capaz de buscar a través de ellos, reutilizarlos, reutilizarlos.
Elizabeth Keathley, Gestión de activos digitales: Arquitecturas de contenidos, gestión de proyectos y creación de orden a partir del caos mediático
Seguridad de los activos digitales
Los flujos de trabajo DAM incluyen controles de acceso a nivel granular que permiten ajustar los permisos para cada activo. Esto garantiza que sólo los usuarios autorizados puedan acceder a los activos. Un flujo de trabajo de gestión de activos digitales también garantiza el cumplimiento de las leyes de seguridad y privacidad de datos, ya que los activos son objeto de seguimiento y revisión antes de su publicación. Además, puedes hacer un seguimiento de cualquier edición o cambio en los archivos con el control de versiones.
Las 5 fases de un flujo de trabajo de gestión de activos digitales
Las fases de su flujo de trabajo DAM dependen del alcance y la complejidad del proyecto en cuestión. Por ejemplo, una campaña de marketing sobre accesibilidad podría tener diferentes fases de flujo de trabajo que gestión de activos de marca .
Para una campaña de marketing de accesibilidad, el flujo de trabajo incluiría la creación de activos (añadir texto alternativo a las imágenes y subtítulos a los vídeos), el cumplimiento de las directrices de accesibilidad y la realización de pruebas de accesibilidad.
Por el contrario, el flujo de trabajo DAM para la gestión de activos de marca se centra en la creación sencilla de activos, la adición de metadatos para facilitar la búsqueda y la categorización, y el control de acceso.
5 fases comunes de la gestión de activos digitales
- Creación de activos: El primer paso consiste en crear un activo. Esta fase implica la ideación, redacción o adquisición de activos como documentos, audio y vídeo. Por lo general, las marcas establecen directrices claras en esta fase para garantizar la coherencia en la creación de activos
- Organización de los activos: En esta fase, los activos existentes se clasifican por tipo, proyecto o departamento y se trasladan a las carpetas adecuadas dentro del sistema de gestión de activos digitales
- Almacenamiento de activos: Esta fase consiste en almacenar los activos de forma que sean fácilmente accesibles. Por ejemplo, el uso de etiquetas, descripciones y metadatos puede ser útil para filtrar o clasificar los activos
- Distribución de activos: Esta fase consiste en distribuir los activos a las partes interesadas para su aprobación y uso en el proyecto
- Archivo de activos: En esta fase, el activo se retira del sistema activo. Una vez finalizado el ciclo de vida del activo digital, éste debe archivarse para poder conservarlo y reutilizarlo, haciendo que el flujo de trabajo DAM sea más eficiente
Tipos de flujos de trabajo DAM
A estas alturas, está claro cómo funciona un flujo de trabajo de gestión de activos digitales. Por lo tanto, vamos a discutir los diferentes tipos de flujos de trabajo DAM. Puedes seleccionar el tipo de flujo de trabajo en función de lo que estés trabajando, el tipo de activo y la fase del ciclo de vida en la que te encuentres.
Flujo de trabajo basado en proyectos
Los flujos de trabajo basados en proyectos son los mejores para la gestión de proyectos. Implican la gestión de múltiples activos para un único proyecto. Por ejemplo, utilizar un flujo de trabajo basado en proyectos para el lanzamiento de un producto le ayudará a gestionar múltiples activos como imágenes de productos, vídeos de demostración, anuncios, imágenes de páginas de destino y otros contenidos digitales.
Puede clasificar los activos en función del tipo de proyecto, el nombre del cliente o palabras clave relacionadas con el proyecto.
Consejo profesional: Solución de gestión de proyectos de ClickUp puede ayudarle a mejorar los flujos de trabajo basados en proyectos. Puede planificar su proyecto, programar tareas, realizar el seguimiento de cronogramas, gestionar activos y recursos y mejorar la colaboración.
planifique y gestione proyectos, asigne tareas y realice un seguimiento del progreso con la solución de gestión de proyectos de ClickUp
Flujo de trabajo colaborativo
Como su nombre indica, este flujo de trabajo DAM es para proyectos que requieren colaboración en equipo . Permite a los equipos trabajar en el mismo activo en tiempo real, comunicándose y modificando el activo.
Digamos que estás trabajando en la creación de un libro de jugadas de marketing. Necesitará que los equipos de producto, marketing, ventas, éxito del cliente y creativo colaboren y añadan sus puntos de vista. Esto requerirá flujos de trabajo colaborativos para que los equipos revisen y editen los activos.
En este flujo de trabajo:
- El equipo de producto cargará las especificaciones técnicas y las imágenes del producto
- Los miembros de marketing añadirán directrices de marca, contenido promocional y textos
- El equipo de ventas puede contribuir con estudios de casos y presentaciones de ventas
- El equipo de éxito del cliente comparte los comentarios de los clientes y las buenas prácticas
Consejo profesional: Puede utilizar Documentos de ClickUp para crear el libro de jugadas perfecto aportando ideas, colaborando con el equipo en tiempo real y asignando tareas.
colabore en tiempo real y ejecute ideas con ClickUp Docs
Flujo de trabajo basado en activos
Los flujos de trabajo basados en activos se centran en las tareas relacionadas con la gestión de los activos: blogs, páginas de destino, vídeos y otros activos multimedia. Por ejemplo, desea crear un nuevo lanzamiento de producto. El flujo de trabajo puede incluir:
- Subir el vídeo de lanzamiento del producto al sistema DAM con el nombre del producto
- Etiquetar el vídeo como "Vídeo de lanzamiento del producto" 2024 y clasificarlo como vídeo de marketing
- El equipo de marketing aprobará el estilo de los activos, mientras que el equipo jurídico los revisará para comprobar su conformidad
Flujo de trabajo transaccional
Los flujos de trabajo transaccionales se utilizan para gestionar la venta de activos digitales. Por ejemplo, puede utilizar este flujo de trabajo para gestionar la concesión de licencias de fotos de archivo o pistas de música. Esto incluye el seguimiento de los derechos de uso y el mantenimiento del cumplimiento de los acuerdos de licencia.
Flujo de trabajo de aprobación
Los flujos de trabajo de aprobación, como suena, sirven para aprobar activos antes de su distribución. Un uso común del flujo de trabajo de aprobación es el proceso de revisión de contenidos. Antes de publicar un contenido digital (blog, post en redes sociales o imagen de campaña), el activo pasa por varias fases de revisión y comprobaciones de calidad para garantizar que se ajusta a las metas y directrices de la marca.
Flujo de trabajo de archivo
Este flujo de trabajo DAM conserva los activos cuando ya no están en uso. Puedes almacenar los activos en lugares apropiados donde sean fácilmente accesibles. También es esencial crear un proceso de recuperación para garantizar que los activos se recuperan sin problemas.
Por ejemplo, las empresas de sectores regulados como la banca y la sanidad podrían utilizar flujos de trabajo de archivo y gestión de documentos software para almacenar registros de activos digitales.
Los componentes del flujo de trabajo DAM
Un flujo de trabajo de gestión de activos digitales mantiene los activos organizados, para que su equipo encuentre lo que necesita en el momento adecuado. Sin embargo, independientemente del tipo de flujo de trabajo que elija, los siguientes componentes son imprescindibles para construir un flujo de trabajo 'DAM(N)-bueno' 😉
Mediateca
Piense en una biblioteca de medios como un almacén de datos -un repositorio central para almacenar activos. Almacene todos sus activos en la mediateca, asegúrese de que están organizados y mantenga los controles de acceso. Una vez que traslade sus activos a la biblioteca, podrá auditarla, realizar actualizaciones de activos, eliminarlos y reorganizarlos según sea necesario.
Metadatos
La taxonomía y el etiquetado de metadatos de activos son aspectos importantes de los flujos de trabajo DAM para aumentar la capacidad de búsqueda. La taxonomía es como clasificar tus archivos en carpetas etiquetadas, mientras que el etiquetado de metadatos es como añadir notas adhesivas a esos archivos con detalles adicionales.
Un reto constante para nosotros es etiquetar los activos de imagen. Mientras que el etiquetado automático funciona bien para el contenido de texto, los pies de foto y otros metadatos añadidos manualmente son importantes para los activos de imagen.
Heather Hedden, autora de El taxónomo accidental
Aprobación de activos
Crea un proceso estándar de revisión y aprobación antes de distribuir activos digitales. Para hacer un seguimiento de la situación de tus activos en el proceso de aprobación, puedes crear etiquetas como "en revisión", "pendiente de aprobación", "retenido" y "aprobado"
**Consejo profesional: Estados personalizados de ClickUp le permite personalizar los estados en función del proyecto en el que esté trabajando. Por ejemplo, puede utilizar estados como "en progreso", "pendiente", "revisión", "en espera", etc. cuando trabaje con activos como imágenes o blogs.
establezca estados personalizados para realizar un seguimiento de los activos a lo largo de su ciclo de vida con los estados personalizados de ClickUp
Software DAM
Elija un software de gestión de activos digitales que se reúna con las necesidades específicas de su marca. Busque una solución DAM con las siguientes funciones:
- Sirva como única fuente de verdad para todos los activos digitales
- Tiene funciones de etiquetado automático y estados personalizados
- Ofrece seguimiento de activos y análisis de uso
- Se integra con otras plataformas de empresa
Control de acceso basado en roles
Este componente es crucial para garantizar la seguridad de sus activos digitales. Limita el acceso y evita posibles violaciones de datos. Al implantar controles de acceso, comprenda los diferentes roles de su organización y sus requisitos. Además, revise y actualice el acceso con regularidad para mantener la seguridad al tiempo que garantiza una fácil accesibilidad.
**Consejo profesional: Utilice el Plantilla de matriz de control de acceso basado en roles de ClickUp para garantizar fácilmente el acceso adecuado. Asigne roles con niveles de permiso organizativos, controle las actividades de los usuarios y realice un seguimiento de quién puede acceder a qué activos.
Plantilla de matriz de control de acceso basado en roles de ClickUp
Desarrollo y mantenimiento de un flujo de trabajo DAM
Piense en la cocina de un restaurante donde los chefs están ocupados preparando múltiples platos. 🍜
¿Qué ocurre si los ingredientes no están debidamente rótulos y organizados? Retrasos en las entregas, sal en la crème brulé, azúcar en los espaguetis, ¡y un sinfín de quejas de los clientes!
Del mismo modo, sin flujos de trabajo DAM adecuados, puedes acabar en un caos: imágenes perdidas, más tiempo dedicado a las búsquedas y retrasos en las entregas de los proyectos.
Pasos clave para crear un sistema de flujo de trabajo DAM
Analicemos los pasos para crear un sólido sistema de flujo de trabajo de gestión de activos digitales.
Paso 1: Evaluar los requisitos de los activos digitales
Comprenda el tipo de activos digitales que tiene: imágenes, vídeos, documentos y otros recursos multimedia. Prioriza la gestión de los activos en función de su uso e importancia.
Paso 2: Identificar las necesidades
Colabore con otros miembros del equipo y obtenga información sobre los procesos de gestión de activos existentes. Averigüe la necesidad de crear un flujo de trabajo DAM, como mejorar la organización de los activos y el proceso de recuperación, mejorar la colaboración del equipo y garantizar un proceso de aprobación eficaz.
documente el alcance de su proyecto de flujo de trabajo DAM y esboce los objetivos utilizando_
/%img https://clickup.com/features/docs docsClickUp /%href/_
Paso 3: Ajuste de meta(s)
Determine las metas para crear un flujo de trabajo DAM. Podría ser acelerar la creación de contenidos, reducir el tiempo de búsqueda o acelerar el proceso de revisión.
Puede utilizar Metas de ClickUp para establecer metas con cronogramas claros. Ayuda a realizar un seguimiento automático del progreso de las metas y a gestionar todas sus metas en una ubicación central para una mayor eficacia.
metas de ClickUp para el ajuste y seguimiento de metas en la gestión de activos digitales
Paso 4: Crear un flujo de trabajo DAM
Crear un DAM
y plan para integrarlo. **Detallar tareas, responsabilidades y cronogramas específicos para cada fase de implantación
Puede crear fácilmente flujos de trabajo DAM utilizando ClickUp Pizarras. Le permite dibujar diagramas de flujo de trabajo construya flujos de procesos y correlacione las responsabilidades de las partes interesadas. Además, puede intercambiar ideas sobre procesos de flujo de trabajo eficaces con los miembros de su equipo y asignar elementos de acción para mejorar la rendición de cuentas.
planifique y personalice los flujos de trabajo de activos digitales con las pizarras ClickUp
Paso 5: Consiga la herramienta adecuada
La decisión más crucial es integrar una solución de flujo de trabajo de gestión de activos digitales que satisfaga sus necesidades. Al sopesar las opciones, tenga en cuenta las necesidades de la empresa, la adaptabilidad, la escalabilidad, el precio y las capacidades de integración.
Puede probar ClickUp para crear un flujo de trabajo de gestión de activos digitales. En ClickUp para marketing proporciona una ubicación centralizada para todos sus procesos creativos. Puede crear un espacio dedicado para almacenar todos los activos digitales en un solo lugar, ejecutar campañas y proyectos de contenido, y crear hojas de ruta y flujos de trabajo predefinidos.
utilice la solución de marketing de ClickUp para gestionar todos los activos digitales
Paso 6: Definir los roles y responsabilidades de las partes interesadas
Mencione las responsabilidades de las partes interesadas en cada fase del flujo de trabajo para garantizar la rendición de cuentas y la fluidez de las operaciones.
Por ejemplo, los creadores de contenidos, como diseñadores y redactores, pueden asumir la propiedad de la fase de creación del activo. El director de marketing o el director de proyectos pueden dar la primera aprobación al activo, el director general puede compartir sus comentarios y el coordinador de marketing puede encargarse de la distribución del contenido en las redes sociales y otras plataformas.
Paso 7: Utilizar herramientas de automatización
Automatice las tareas repetitivas, como cambiar el estado de los activos de la marca a medida que avanzan en el flujo de trabajo. Además, automatice procesos como la aprobación.
ClickUp ofrece más de 100 automatizaciones personalizadas del flujo de trabajo . Puede utilizar Automatización ClickUp para automatizar tareas rutinarias y procesos de aprobación. Por ejemplo, puede configurar la automatización del proceso de aprobación para que un activo pase automáticamente de la fase de "revisión" a la de "control de calidad" tras cumplir determinadas condiciones.
automatice flujos de trabajo y tareas repetitivas con ClickUp Automations_
Paso 8: Implementar el flujo de trabajo DAM
Implemente el flujo de trabajo y realice un seguimiento del uso. Obtenga información valiosa sobre lo que funciona y lo que no.
Paso 9: Trabajar en la mejora y la optimización
Realice un seguimiento del flujo de trabajo DAM, reciba comentarios y coméntelos con equipos internos y externos para detectar las lagunas. Actúe en función de los comentarios y garantice optimización del flujo de trabajo .
Una excelente manera de optimizar su flujo de trabajo DAM es utilizar ClickUp Gráficos de Gantt . Ayudan a seguir las prioridades y las fechas límite para completar cada fase del flujo de trabajo y a gestionar los cuellos de botella para que todo siga avanzando.
agilice los flujos de trabajo de DAM mediante diagramas de Gantt de ClickUp /%img/
Herramientas y funciones de flujo de trabajo para sistemas DAM
Sin las herramientas de flujo de trabajo adecuadas, es imposible mantener los flujos de trabajo DAM. Aquí es donde se necesitan herramientas como ClickUp.
ClickUp es una plataforma integral de productividad, colaboración y gestión de flujos de trabajo que puede ayudarle a ajustar y optimizar fácilmente los procesos de gestión de activos digitales. Veamos cómo ClickUp ayuda a gestionar el flujo de trabajo DAM.
Seguimiento del flujo de trabajo
ClickUp ofrece
/ref/ https://clickup.com/features/views más de 15 vistas personalizables /%href/
como Tablero, Lista y Calendario, que le ayudan a seguir el flujo de trabajo de la mejor manera posible. Por ejemplo, ClickUp vista Tablero le proporciona una vista de pájaro de todas las fases y tareas de su flujo de trabajo. Puede ver las tareas en columnas personalizadas, arrastrar y soltar activos a través de las fases del flujo de trabajo y hacer un seguimiento de ellos fácilmente.
visualice las fases y tareas del flujo de trabajo DAM con ClickUp Tablero View_
Utilice plantillas de flujo de trabajo
ClickUp también le facilita el trabajo con sus plantillas personalizables y listas para usar plantillas de flujo de trabajo . Por ejemplo, puede utilizar Plantilla de flujo de procesos de ClickUp para visualizar su flujo de trabajo de gestión de activos digitales de principio a fin. Además, podrá colaborar mejor, realizar un seguimiento del progreso para asegurarse de que todo va según lo planeado e identificar fácilmente posibles obstáculos.
Plantilla de flujo de procesos de ClickUp
El rol de la gestión de proyectos en el mantenimiento de un flujo de trabajo DAM
La integración de la gestión de proyectos con las plataformas DAM agiliza los flujos de trabajo.
Sean cuales sean sus metas -acceder fácilmente a los activos digitales, gestionar eficazmente las fases del flujo de trabajo o reducir el tiempo dedicado a tareas administrativas y repetitivas-, la gestión de proyectos en DAM garantiza que todo el mundo esté en la misma página.
En un sentido más amplio, la gestión de proyectos en DAM puede:
- Proporcionar una plataforma centralizada para que los equipos se comuniquen, compartan activos y realicen un seguimiento del progreso
- Mantener un enfoque estructurado y organizado para la gestión de activos
- Mejorar los flujos de trabajo añadiendo elementos como la automatización de tareas, el control de tiempo y la asignación de recursos
- Realizar un mejor seguimiento del ciclo de vida de los activos, garantizando que se gestionan, almacenan y mantienen adecuadamente, reduciendo el riesgo de pérdida o daño
¿Cuáles son las ventajas de un flujo de trabajo DAM?
Ahora que sabemos qué es un flujo de trabajo DAM y cómo crear uno, examinemos sus ventajas.
Aumenta la productividad
Los flujos de trabajo DAM definen procesos y pasos, eliminando los cuellos de botella. Por ejemplo, al definir el proceso de aprobación, los flujos de trabajo DAM eliminan las reuniones de revisión ad hoc que interrumpen los flujos de trabajo. Como resultado, se realizan más tareas en menos tiempo.
Mantiene la coherencia de la marca
Una imagen de marca sólida se basa en la coherencia, y los flujos de trabajo DAM garantizan que los activos cumplen las directrices de la marca. Esto ayuda a mantener una imagen de marca coherente en todos los canales.
**Aumenta el ROI
Además de mejorar la productividad y el uso de los activos, los flujos de trabajo DAM también reducen los costes de licencias. Aumentan la visibilidad de los activos disponibles, el uso general de los activos, los activos reutilizables y los acuerdos de licencia, lo que ayuda a reducir los gastos innecesarios en activos y a asignar los recursos de forma eficaz.
¿Cuáles son los retos de un flujo de trabajo DAM?
Los flujos de trabajo DAM son beneficiosos, pero sólo cuando se implementan y se siguen paso a paso. Si bien un flujo de trabajo de gestión de activos digitales es inmensamente beneficioso, puede encontrarse con los siguientes desafíos.
- Propiedad: Un malentendido en las tareas o responsabilidades puede paralizar todo el flujo de trabajo. Por lo tanto, asegúrese de definir los roles y responsabilidades de las partes interesadas al inicio de la creación del flujo de trabajo
- Flujo de trabajo silenciado: Si los equipos piensan que el flujo de trabajo es sólo para marketing o gestión de productos, el flujo de trabajo se aislará. Para superar este problema, integre los flujos de trabajo DAM con otras herramientas como la gestión de proyectos,software para el lugar de trabajo digitalsistemas de gestión de contenidos, etc
- Excesiva dependencia de la automatización o los procesos manuales: La automatización es esencial en los flujos de trabajo DAM, pero un exceso de automatización conlleva retos imprevistos, como aprobaciones no deseadas. Por tanto, siga un enfoque equilibrado
Redefina la gestión de activos con flujos de trabajo DAM
Los flujos de trabajo DAM definen el proceso paso a paso, desde la creación de activos hasta su distribución. Garantizan la coherencia, el control de las acciones, la mejora de la colaboración y el establecimiento de la propiedad.
Sin embargo, los flujos de trabajo DAM deben seguirse correctamente para obtener los mejores resultados. Por lo tanto, asegúrese de que sus flujos de trabajo no funcionen en silos, sino a través de múltiples herramientas y procesos. Integre los flujos de trabajo con una plataforma de productividad todo en uno como ClickUp.
ClickUp ofrece una plétora de herramientas y plantillas que pueden ayudarle a crear, compartir y gestionar activos digitales. Garantiza una colaboración fluida y facilita la implementación de flujos de trabajo DAM.
¿Más información? Inscríbase hoy mismo en ClickUp ¡!