El auge del teletrabajo y del empleo híbrido ha popularizado nuevas formas de trabajo. Una de ellas es el hot desking, una estrategia de espacio de trabajo dinámico que tiene el potencial de revolucionar la forma de utilizar tu oficina.
El "hot desking" permite a los empleados seleccionar su espacio de trabajo en función de sus necesidades diarias, lo que fomenta la flexibilidad y maximiza el espacio de oficina.
Con este sistema, las empresas reducen los costes operativos hasta un 30% y eliminan aproximadamente un 40 de espacio de escritorio no utilizado en un día cualquiera.
En este blog exploraremos el hot desking, su evolución y su implantación efectiva en tu lugar de trabajo para conseguir un entorno más colaborativo.
¿Qué es el hot desk y cómo funciona?
El "hot desking" es un sistema de trabajo flexible en el que ningún empleado tiene un escritorio asignado permanentemente. En su lugar, los entornos de trabajo están disponibles por orden de llegada o a través de un sistema de reservas.
Este planteamiento anima a los empleados a moverse por la oficina y trabajar desde distintas ubicaciones, lo que fomenta la colaboración y la eficiencia.
El "hot desking" es diferente en cada ajuste de oficina. En algunos entornos, los empleados se registran en un sistema cada mañana para reservar una mesa para el día. En otros, es más informal y los trabajadores eligen cualquier mesa disponible a su llegada.
Esta flexibilidad es especialmente beneficiosa en oficinas con modelos de trabajo híbridos en los que los empleados dividen su tiempo entre el trabajo desde casa y la oficina.
A menudo se considera que el "hot desking" es lo mismo que el "hoteling". Sin embargo, ambos son significativamente diferentes.
Hot desking vs. hoteling
El hot desk y el hoteling son modalidades de trabajo flexibles, pero difieren significativamente en la forma en que los empleados reservan y utilizan el espacio. Veamos sus diferencias:
| Hot Desking | Hoteling | Función |
|---|---|---|
| Asignación de escritorios | Por orden de llegada o reservas diarias informales. | Reservado con antelación a través de un sistema de reservas. |
| Flexibilidad | Alta, ya que los pupitres se eligen sobre la marcha. | Moderada, requiere planificación. |
| Utilización del espacio | Maximiza el uso del espacio llenando las mesas diariamente. | Gestiona eficientemente el espacio, pero hay posibilidades de que haya mesas desocupadas. |
| Tecnología | Mínima, a menudo sólo requiere un registro en los escritorios disponibles. | Requiere un sistema de reservas y a menudo un sistema de registro. |
| Adaptabilidad | Funciona mejor en entornos totalmente flexibles y dinámicos. | Mejor para entornos en los que los empleados necesitan servicios o ubicaciones específicas. |
Las ventajas del modelo Hot Desking
Los hot desks están transformando la dinámica tradicional de las oficinas, haciéndolas más fluidas y sensibles a las necesidades de una plantilla moderna. Descubramos las principales ventajas del hot desking:
Maximizar la utilización del espacio de oficina
La implantación del hot desking mejora la utilización de la oficina, convirtiendo lo que antes era espacio de escritorio ocioso en áreas de trabajo dinámicas. Este enfoque se adapta a las variaciones diarias de asistencia y garantiza que no se desaproveche ningún espacio. Resulta especialmente beneficioso en los modelos de trabajo híbridos, en los que no todos los empleados están en la oficina a diario.
Proporciona flexibilidad y mejora la autonomía
El hot desk aumenta la flexibilidad y potencia la autonomía de los empleados al permitirles elegir dónde trabajan en función de sus necesidades y preferencias diarias. Esta libertad aumenta la satisfacción y la moral en el trabajo, ya que los empleados se sienten seguros de poder gestionar su tiempo y su entorno de trabajo con eficacia.
Ahorro de costes
Para las empresas, el ahorro de costes que supone el hot desk es sustancial. Al reducir la necesidad de un número fijo de escritorios, usted recorta sus costes inmobiliarios y minimiza los gastos relacionados con el espacio de oficina no utilizado. Este uso eficiente de los recursos ahorra dinero y le permite invertir más en sus empleados y en otras áreas críticas de desarrollo.
Los retos del hot desk
Aunque el hot desking ofrece numerosas ventajas, también presenta retos que requieren una cuidadosa planificación gestión de procesos y la planificación estratégica.
Falta de espacio de trabajo personal
Uno de los principales inconvenientes del "hot desking" es la posible falta de un escritorio personal. Los empleados pueden sentirse intranquilos sin un lugar permanente que puedan llamar suyo, donde dejar sus objetos personales o ajustar fotos de sus seres queridos.
Dificultades para adaptarse a los asientos no asignados
La transición a un modelo de asientos no asignados puede ser difícil para los empleados acostumbrados a tener sus propios escritorios. La adaptación implica encontrar un nuevo lugar cada día y adaptarse a los diferentes vecinos de escritorio y a los distintos niveles de ruido.
Por ejemplo, alguien a quien le gusta un rincón tranquilo para concentrarse puede encontrarse en una zona bulliciosa y tener dificultades para concentrarse.
Sin unas directrices claras y una compatibilidad adecuada, la productividad disminuye y se produce insatisfacción.
Problemas de mantenimiento
Con el "hot desking", mantener los equipos y garantizar la limpieza resulta más complejo. Cuando varias personas utilizan el mismo espacio de trabajo en diferentes momentos, es fácil que los escritorios se desordenen y que se pierdan equipos.
La limpieza periódica y un sistema de entrada y salida de equipos son útiles en este caso, pero el sistema requiere una gestión diligente y la cooperación de todos los empleados.
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¿Es el Hot Desking adecuado para ti?
El hot desk prospera en una cultura que valora la flexibilidad, la innovación y la autonomía. La naturaleza de su Business y las tareas de sus empleados también juegan un rol crítico a la hora de determinar si el hot desking es adecuado.
He aquí una lista de control que le ayudará a decidir si este modelo flexible de hot desking se ajusta a las necesidades de su empresa y a las preferencias de sus empleados.
1. Evaluar la cultura de la empresa
- ¿Promueve la cultura de su empresa la flexibilidad y la innovación?
- ¿Sus empleados se adaptan a los cambios en su entorno de trabajo?
- ¿Existe una base sólida de confianza que permita a los empleados gestionar su tiempo y su espacio de forma eficaz?
2. Comprender las preferencias de los empleados
- ¿Ha encuestado a sus empleados para conocer sus vistas sobre los asientos flexibles?
- ¿La mayoría de sus empleados prefieren entornos de trabajo variados o valoran tener un espacio de trabajo personal y uniforme?
3. Examinar la naturaleza del trabajo
- ¿Cuál es la naturaleza de las tareas que realizan sus empleados? ¿Son colaborativas y requieren una interacción constante, o son más independientes?
- ¿Requiere el trabajo configuraciones técnicas específicas o equipos que puedan ser difíciles de trasladar o compartir a diario?
4. Evalúe los modelos de trabajo a distancia e híbridos
- ¿Opera con un modelo híbrido en el que los empleados dividen su tiempo entre el hogar y la oficina?
- ¿Con qué frecuencia trabajan los empleados a distancia, y cómo puede afectar esto a la necesidad de espacio de escritorio permanente?
5. Consideraciones sobre espacio y costes
- ¿Dispone de más espacio de escritorio del que utiliza habitualmente, lo que resulta en elevados costes de mantenimiento?
- ¿Podría su organización beneficiarse económicamente de la reducción del espacio de oficinas privadas?
7 buenas prácticas para configurar el Hot Desking
La implantación eficaz del hot desking requiere un plan estratégico y un profundo conocimiento de las necesidades de su plantilla. A continuación se exponen siete buenas prácticas para garantizar que la configuración del hot desk contribuya a la productividad y la colaboración:
1. Adopte soluciones de reserva inteligentes
Invertir en una solución fiable de solución de gestión de oficinas es crucial para gestionar eficazmente el "hot desking". Esta tecnología permite a los empleados reservar mesas con antelación, lo que reduce el estrés matutino y garantiza que todos dispongan de un espacio que se adapte a sus necesidades para el día.
Por ejemplo, una app móvil muestra los escritorios disponibles, su ubicación y las comodidades que ofrecen, haciendo que el proceso sea fluido e intuitivo.
2. Optimice la elección de mesas para sus empleados
Considere las funciones de escritorio adecuadas para los diferentes tipos de entornos de trabajo dentro de su oficina. Algunos empleados pueden necesitar monitores dobles, mientras que otros priorizan un escritorio de pie.
Ofrecer una variedad de configuraciones de escritorio en función de los requisitos de las tareas comunes o las preferencias personales aumenta la productividad y la comodidad. Esta cuidadosa distribución demuestra su confirmación de que atiende a las distintas necesidades.
3. Diseñar un plan de planta eficaz
Ajuste su plan de planta para maximizar la planificación de su espacio y las oportunidades de colaboración. Disponga los escritorios de modo que faciliten el acceso a recursos compartidos, como impresoras y salas de reuniones.
Considere la posibilidad de crear zonas, por ejemplo, una zona tranquila para el trabajo concentrado y una zona dinámica cerca de las pizarras colaborativas para ayudar a los empleados a elegir sus mesas en función de sus tareas diarias.
4. Fomente el entusiasmo en torno al concepto
Entusiasmar a los empleados con el concepto de hot desking puede facilitar la transición. Destaque las ventajas, como no sentarse todos los días en la misma mesa, tener la oportunidad de sentarse cerca de compañeros diferentes o la libertad de elegir el espacio de trabajo que mejor se adapte a su estado de ánimo o a su tarea.
Iniciativas como los "concursos del mejor escritorio" o los "viernes de funciones" también mantienen vivo este entusiasmo.
5. Establecer directrices claras
Cree una guía de buenas prácticas que responda a las preguntas más habituales y defina las expectativas. Esta guía podría incluir consejos sobre
/ref/ https://clickup.com/es-ES/blog/1862/organizacion-del-escritorio/ organización del escritorio /%href/
manejo del material de escritorio y etiqueta de almacenamiento de ruidos y elementos personales.
Unas directrices claras evitan malentendidos y garantizan el buen funcionamiento.
6. Mantener la limpieza
La limpieza periódica de los entornos de trabajo es especialmente importante en un entorno de escritorios compartidos. Implemente un protocolo de limpieza que desinfecte los escritorios entre usos y proporcione a los empleados suministros de limpieza accesibles para uso personal.
Una política de limpieza de los escritorios fomenta la salud y mejora el atractivo general de la experiencia del "hot desking".
7. Recoger opiniones para mejorar
Recopilar datos y opiniones de sus empleados le ayudará a perfeccionar la experiencia del hot desk. Utiliza encuestas o aplicaciones para recabar opiniones sobre lo que funciona y lo que no.
Estos datos le permiten realizar ajustes informados que mejoran la eficiencia del espacio de trabajo y la satisfacción de los empleados.
Hot Desking para diferentes modelos de trabajo
El hot desk es una solución versátil que se adapta bien a distintos entornos de trabajo, incluidos los modelos híbridos y las plantillas distribuidas o que trabajan primero a distancia. Veamos estos modelos en detalle:
Hot desking en un modelo de trabajo híbrido
En un entorno de trabajo híbrido, en el que los empleados dividen su tiempo entre el hogar y la oficina, el hot desking maximiza el espacio de oficina compartido y reduce los costes. Modelo de trabajo híbrido en el que los empleados dividen su tiempo entre el hogar y la oficina, el hot desking maximiza el espacio de oficina compartido y reduce los costes
Permite a los empleados que acuden en días distintos disponer de un espacio de trabajo profesional sin que la empresa tenga que mantener un escritorio exclusivo para cada empleado.
La implantación de un sistema de reservas garantiza que los empleados dispongan de un escritorio cuando lo necesiten y puedan elegir una ubicación que se adapte a sus tareas diarias. Tanto si necesitan un asiento en una esquina para concentrarse como un espacio de colaboración para proyectos en equipo, esta flexibilidad facilita la transición entre el hogar y la oficina.
Hot desking con personal remoto o distribuido
Para las empresas con una política de trabajo a distancia o una plantilla distribuida, el hot desking compatibiliza las visitas ocasionales a la oficina o los periodos de trabajo temporales cuando los trabajadores a distancia están en la ciudad.
Proporciona un punto de aterrizaje para estos empleados sin que la empresa invierta en un espacio permanente para cada persona.
En este contexto, el hot desk también incluye el ajuste de oficinas satélite en distintas ubicaciones donde los empleados pueden reservar una mesa cuando necesitan trabajar en un entorno más estructurado o reunirse con compañeros de equipo.
Este planteamiento ayuda a mantener un sentimiento de comunidad y conexión entre los empleados que trabajan desde casa, dándoles acceso a los recursos de la oficina cuando es necesario y priorizando al mismo tiempo la flexibilidad.
Consejo profesional: ¿Buscas transformar tu experiencia de trabajo desde casa? Echa un vistazo a lo esencial para trabajar desde casa para mejorar la función y la productividad.
Gestión eficaz del Hot Desking con ClickUp ClickUp clickUp /%href/, una herramienta de gestión de tareas todo en uno, ofrece una solución integral para gestionar eficazmente el hot desking en las organizaciones. Los gestores de oficinas pueden crear y supervisar un sistema dinámico de reserva de escritorios utilizando sus funciones avanzadas, como campos personalizados, automatización, paneles y diversas vistas.
ClickUp es perfecto para un ajuste de personal híbrido, ya que permite la colaboración en tiempo real con documentos y Pizarras . Con ClickUp Docs, las políticas y los detalles de los proyectos están siempre actualizados y accesibles para el personal remoto y de oficina.
ClickUp Pizarras facilita sesiones de brainstorming tan dinámicas en línea como en persona. A continuación le mostramos cómo ClickUp mejora su experiencia de hot desking de forma eficaz:
1. Simplifique la reserva de mesas
Personalice los atributos del mostrador, como la disponibilidad y las funciones del equipo, mediante los campos personalizados de ClickUp
En Campos personalizados de ClickUp y automatización, cree un sistema de reserva de escritorios sin fisuras. Configure tareas como escritorios y utilice Campos personalizados para detalles como ubicación, equipamiento y disponibilidad.
configure notificaciones automáticas de asignación de escritorios y confirmaciones de reservas con ClickUp Automation_
Configure Automatización ClickUp para actualizar el estado de los escritorios como reservados o disponibles, enviar recordatorios a los empleados sobre sus reservas e incluso reasignar escritorios cuando se producen cancelaciones. Este sistema simplifica el proceso de reserva y garantiza una utilización óptima de las mesas.
2. Optimizar el espacio
controle de un vistazo el uso y las tendencias del hot desk con los paneles en tiempo real de ClickUp_ Paneles de ClickUp proporciona información en tiempo real sobre el uso de los escritorios, destacando los patrones de uso y los posibles cuellos de botella.
programe y visualice los cronogramas de ocupación de los puestos de trabajo con el diagrama de Gantt de ClickUp
Configuración de vistas como ClickUp Gráficos de Gantt o Tablero visualiza la disponibilidad y ocupación de los escritorios a lo largo del tiempo. En general, esto facilita la gestión eficaz de los escritorios y los ajustes necesarios.
3. Fomentar la colaboración
cree y comparta políticas y preguntas frecuentes sobre el uso de escritorios de forma instantánea en todos los equipos con ClickUp Docs_
En Documentos de ClickUp con ClickUp Docs, su equipo redacta, edita y comparte políticas y documentos importantes de forma colaborativa y en tiempo real. Esta función es especialmente útil en una configuración híbrida en la que las políticas pueden evolucionar con frecuencia para adaptarse a nuevos retos y oportunidades.
apoye el trabajo en red con la colaboración virtual a través de las pizarras ClickUp Pizarras ClickUp fomentan la colaboración en tiempo real, garantizando que los miembros de equipos remotos y presenciales estén igualmente comprometidos e informados independientemente de dónde trabajen
4. Mejorar la comunicación
permite la comunicación en tiempo real sin preocuparse por la ubicación a través de ClickUp Chat_
Utilice Chat ClickUp para mantener una comunicación clara y constante entre los miembros de su equipo, independientemente de la mesa o ubicación desde la que trabajen.
Con mensajes en tiempo real, comentarios y @ menciones, todo el mundo se mantiene informado. También puede crear un canal de equipo en Teams para gestionar las consultas sobre hot desking, como cambios en la asignación de mesas o necesidades de colaboración.
5. Recopilación de opiniones mediante formularios
recopile opiniones sobre las experiencias de hot desking directamente a través de los formularios de ClickUp Formularios ClickUp recoge las opiniones de los empleados sobre la experiencia del hot desk. Utilice la automatización para enviar estas respuestas a una carpeta específica en la que podrá analizarlas para conocer el grado de satisfacción de los empleados y las áreas susceptibles de mejora.
Esta información es vital para ajustar las políticas y prácticas a las necesidades del equipo. Además, los comentarios recogidos pueden convertirse en tareas en ClickUp y asignarse a los propietarios correspondientes.
6. Ahorra tiempo de administración con plantillas
Plantilla de gestión de espacios de oficina ClickUp
Plantilla de gestión de espacios de oficina de ClickUp transforma la forma en que gestiona los escritorios de trabajo en caliente proporcionando un conjunto completo de herramientas para organizar y gestionar eficazmente sus oficinas privadas.
Esta plantilla está lista para usar y es totalmente personalizable, lo que facilita una gestión más eficaz del espacio de oficina.
Esta plantilla le permite:
- Planificar y visualizar dónde se sentará cada uno para maximizar la productividad y asegurarse de que no se desaprovecha ningún espacio
- Realizar un seguimiento de las salas de reuniones, las reservas de equipos y otros recursos en un lugar centralizado
- Crear tareas de mantenimiento, limpieza y actualización de los espacios de oficina, asegurándose de que todo está en las mejores condiciones para su uso
- Utilice diferentes vistas, como la de "Disponibilidad los jueves", para ver de un vistazo quién está en la oficina y dónde está sentado, lo que le ayudará a planificar y realizar los ajustes necesarios
Haga que el Hot Desking trabaje para usted con el software de reserva de Hot Desk adecuado
El Hot Desking ha transformado profundamente la dinámica de las oficinas al mejorar la utilización del espacio y fomentar la flexibilidad. Esto, a su vez, aumenta la autonomía de los empleados y reduce significativamente los costes. También es una excelente forma de gestionar trabajo desde casa y equipos híbridos.
Sin embargo, no está exento de desafíos. Superar con éxito estos obstáculos requiere una estrategia meditada y una retroalimentación continua.
ClickUp ofrece un software superior de reserva de escritorios para implantar y gestionar el hot desking de forma eficaz. Además, ClickUp es también una herramienta todo en uno que puede ayudarle a crear un entorno más dinámico y productivo gracias a sus capacidades de colaboración y comunicación.
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