El auge del empleo remoto e híbrido ha popularizado nuevas formas de trabajar. Una de ellas es el hot desking, una estrategia de entorno de trabajo dinámico que tiene el potencial de revolucionar la forma en que utiliza su oficina.
El hot desking permite a los empleados seleccionar su entorno de trabajo en función de sus necesidades diarias, lo que fomenta la flexibilidad y maximiza el espacio de la oficina.
Con este sistema, las empresas reducen los costes operativos hasta en un 30 % y eliminan alrededor del 40 % del espacio de escritorio sin utilizar en un día cualquiera.
En este blog, exploraremos el hot desking, su evolución y su implementación eficaz en su lugar de trabajo para lograr un entorno más colaborativo.
¿Qué es el hot desking y cómo funciona?
El hot desking es una disposición flexible del lugar de trabajo en la que ningún empleado tiene un escritorio asignado de forma permanente. En su lugar, los entornos de trabajo están disponibles por orden de llegada o mediante un sistema de reservas.
Este enfoque anima a los empleados a moverse por la oficina y realizar el trabajo desde diferentes ubicaciones, lo que fomenta la colaboración y la eficiencia.
El hot desking es diferente en cada oficina. En algunos entornos, los empleados pueden iniciar sesión en un sistema cada mañana para reservar un escritorio para ese día. En otros, es más informal, y los trabajadores eligen cualquier escritorio disponible al llegar.
Esta flexibilidad es especialmente beneficiosa en oficinas con modelos de trabajo híbridos, donde los empleados dividen su tiempo entre el trabajo desde casa y la oficina.
A menudo se considera que el hot desking es lo mismo que el hoteling. Sin embargo, ambos son muy diferentes.
Hot desking frente a hoteling
El hot desking y el hoteling son modalidades de trabajo flexibles, pero difieren significativamente en la forma en que los empleados reservan y utilizan el espacio. Veamos sus diferencias:
| Función | Escritorios compartidos | Hoteling |
|---|---|---|
| Escritorios | Por orden de llegada o reservas diarias informales. | Reservado con antelación a través de un sistema de reservas. |
| Flexibilidad | Alta, ya que los escritorios se eligen en el momento. | Moderado, requiere planificar. |
| Aprovechamiento del espacio | Maximiza el uso del espacio al ocupar los escritorios a diario. | Gestiona el espacio de manera eficiente, pero existe la posibilidad de que haya escritorios desocupados. |
| Tecnología | Lo mínimo suele ser solo registrarse en los escritorios disponibles. | Requiere un sistema de reservas y, a menudo, un sistema de registro. |
| Idoneidad | Funciona mejor en entornos totalmente flexibles y dinámicos. | Más adecuado para entornos en los que los empleados necesitan servicios o ubicaciones específicos. |
Las ventajas del modelo de escritorios compartidos
Los escritorios compartidos están transformando la dinámica tradicional de las oficinas, haciéndolas más fluidas y receptivas a las necesidades de la fuerza laboral moderna. Descubramos las principales ventajas de los escritorios compartidos:
Maximice el aprovechamiento del espacio de la oficina
La implementación del hot desking mejora la utilización de la oficina, convirtiendo lo que antes era espacio de escritorio inactivo en áreas de trabajo dinámicas. Este enfoque se adapta a las variaciones diarias de asistencia y garantiza que no se desperdicie ningún espacio. Esto es especialmente beneficioso en los modelos de trabajo híbridos, en los que no todos los empleados están en la oficina a diario.
Ofrezca flexibilidad y mejore la autonomía
El hot desking aumenta la flexibilidad y potencia la autonomía de los empleados al permitirles elegir dónde trabajar en función de sus necesidades y preferencias diarias. Esta libertad aumenta la satisfacción laboral y la moral, ya que los empleados sienten que se confía en ellos para gestionar su tiempo y su entorno de trabajo de forma eficaz.
Ahorre costes
Para las empresas, el ahorro de costes que supone el hot desking es considerable. Al reducir la necesidad de disponer de un número fijo de escritorios, se reducen los costes inmobiliarios y se minimizan los gastos relacionados con el espacio de oficina no utilizado. Este uso eficiente de los recursos ahorra dinero y permite invertir más en los empleados y en otras áreas críticas de desarrollo.
Los retos del hot desking
Si bien el hot desking ofrece numerosas ventajas, también presenta retos que requieren una gestión cuidadosa de los procesos y una planificación estratégica.
Falta de entorno de trabajo personal
Una de las principales desventajas del hot desking es la posible falta de un escritorio personal. Los empleados pueden sentirse incómodos sin un lugar permanente que puedan considerar suyo, donde puedan dejar sus pertenencias personales o colocar fotos de sus seres queridos.
Retos de la adaptación a los asientos no asignados
La transición a un modelo de asientos no asignados puede resultar difícil para los empleados acostumbrados a tener su propio escritorio. El ajuste implica encontrar un nuevo lugar cada día y adaptarse a diferentes compañeros de asiento y a distintos niveles de ruido.
Por ejemplo, alguien a quien le guste un rincón tranquilo para concentrarse profundamente podría encontrarse en una zona bulliciosa, luchando por concentrarse.
Sin unas directrices claras y un soporte adecuado, esto conduce a una disminución de la productividad y a la insatisfacción.
Problemas con el mantenimiento
Con el hot desking, el mantenimiento del equipo y la limpieza se vuelven más complejos. Cuando varias personas utilizan el mismo entorno de trabajo en diferentes momentos, es fácil que los escritorios se desordenen y que se pierdan equipos.
La limpieza regular y un sistema de registro de entrada y salida del equipo son útiles en este caso, pero el sistema requiere una gestión diligente y la cooperación de todos los empleados.
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¿Es el hot desking adecuado para usted?
El hot desking prospera en una cultura que valora la flexibilidad, la innovación y la autonomía. La naturaleza de su empresa y las tareas de sus empleados también desempeñan un rol fundamental a la hora de determinar si el hot desking es adecuado.
Aquí tiene una lista de control que le ayudará a decidir si este modelo flexible de escritorios compartidos se ajusta a las necesidades de su organización y a las preferencias de sus empleados.
1. Evalúe la cultura de la empresa
- ¿La cultura de su empresa fomenta la flexibilidad y la innovación?
- ¿Sus empleados se adaptan fácilmente a los cambios en su entorno de trabajo?
- ¿Existe una base sólida de confianza que permita a los empleados gestionar su tiempo y sus espacios de forma eficaz?
2. Comprenda las preferencias de los empleados
- ¿Ha realizado una encuesta entre sus empleados para conocer su vista sobre los puestos de trabajo flexibles?
- ¿La mayoría de sus empleados prefieren entornos de trabajo variados o valoran tener un espacio de trabajo personal y constante?
3. Examine la naturaleza del trabajo
- ¿Cuál es la naturaleza de las tareas que realizan sus empleados? ¿Son colaborativas, requieren una interacción constante o son más independientes?
- ¿El trabajo requiere configuraciones técnicas o equipos específicos que podrían ser difíciles de reubicar o tener un uso compartido diario?
4. Evalúe los modelos de teletrabajo e híbrido
- ¿Opera bajo un modelo híbrido en el que los empleados dividen su tiempo entre el hogar y la oficina?
- ¿Con qué frecuencia trabajan los empleados de forma remota y cómo podría afectar esto a la necesidad de disponer de un espacio de trabajo permanente?
5. Consideraciones sobre el espacio y los costes
- ¿Tiene más espacio de escritorio del que utiliza habitualmente, lo que resulta en altos costes de mantenimiento?
- ¿Podría su organización beneficiarse económicamente de la reducción del espacio de oficinas privadas?
7 buenas prácticas para implementar el hot desking
La implementación eficaz del hot desking requiere una planificación estratégica y un profundo conocimiento de las necesidades de su plantilla. A continuación le presentamos siete buenas prácticas para garantizar que su configuración de hot desking favorezca la productividad y la colaboración:
1. Adopte soluciones de reserva inteligentes
Invertir en una solución fiable de gestión de oficinas es fundamental para gestionar de forma eficiente el hot desking. Esta tecnología permite a los empleados reservar escritorios con antelación, lo que reduce el estrés matutino y garantiza que todos dispongan de un espacio que se adapte a sus necesidades diarias.
Por ejemplo, una app muestra los escritorios disponibles, su ubicación y los servicios que ofrecen, lo que hace que el proceso sea fluido e intuitivo.
2. Optimice las opciones de escritorios para sus empleados
Considere las funciones adecuadas de los escritorios para los diferentes tipos de entornos de trabajo dentro de su oficina. Algunos empleados pueden necesitar dos monitores, mientras que otros dan prioridad a un escritorio de pie.
Ofrecer una variedad de configuraciones de escritorios basadas en los requisitos de las tareas comunes o en las preferencias personales mejora la productividad y la comodidad. Esta asignación bien pensada demuestra su compromiso con la satisfacción de las diversas necesidades.
3. Diseñe un plan de planta eficaz
Configure su plano de planta para maximizar la planificación del espacio y las oportunidades de colaboración. Disponga los escritorios de manera que se facilite el acceso a los recursos compartidos, como impresoras y salas de reuniones.
Considere la posibilidad de crear zonas, por ejemplo, una zona tranquila para trabajar concentrado y una zona dinámica cerca de pizarras colaborativas para ayudar a los empleados a elegir sus escritorios en función de sus tareas diarias.
4. Fomente el entusiasmo en torno al concepto
Motivar a los empleados para que acepten el hot desking puede facilitar la transición. Destaque las ventajas, como no sentarse en el mismo escritorio todos los días, tener la oportunidad de sentarse cerca de diferentes compañeros o tener la libertad de elegir el entorno de trabajo que mejor se adapte a su estado de ánimo o a la tarea que deben realizar.
Iniciativas como los «concursos del mejor escritorio» o los «viernes especiales» también mantienen vivo este entusiasmo.
5. Establezca directrices claras
Cree una guía de buenas prácticas que aborde las preguntas más comunes y describa las expectativas. Esta guía puede incluir consejos sobre la organización del escritorio, el manejo del equipo de escritorio y las normas de etiqueta sobre el ruido y el almacenamiento de elementos personales.
Unas directrices claras evitan malentendidos y garantizan un funcionamiento fluido.
6. Mantenga la limpieza
La limpieza regular de los entornos de trabajo es especialmente importante en un entorno de escritorios compartidos. Implemente un protocolo de limpieza que desinfecte los escritorios entre usos y proporcione a los empleados productos de limpieza accesibles para su uso personal.
Una política de escritorios ordenados promueve la salud y mejora el atractivo general de la experiencia de los escritorios compartidos.
7. Recopile comentarios para mejorar
Recopilar datos y opiniones de sus empleados le ayudará a perfeccionar la experiencia del hot desking. Utilice encuestas o aplicaciones de comentarios para recopilar información sobre lo que funciona y lo que no.
Estos datos le permiten realizar ajustes informados que mejoran la eficiencia de los entornos de trabajo y la satisfacción de los empleados.
Hot desking para diferentes modelos de trabajo
El hot desking es una solución versátil que se adapta bien a diversos entornos de trabajo, incluidos los modelos híbridos y las plantillas distribuidas o que trabajan principalmente en teletrabajo. Veamos estos modelos en detalle:
El hot desking en un modelo de trabajo híbrido
En un entorno de trabajo híbrido, en el que los empleados dividen su tiempo entre el hogar y la oficina, el hot desking maximiza el espacio compartido de la oficina y reduce los costes.
Permite a los empleados que acuden en días diferentes disponer de un entorno de trabajo profesional sin que la empresa tenga que mantener un escritorio dedicado para cada empleado.
La implementación de un sistema de reservas garantiza que los empleados dispongan de un escritorio cuando lo necesiten y puedan elegir una ubicación que se adapte a sus tareas diarias. Tanto si necesitan un rincón para concentrarse como un espacio colaborativo para proyectos de equipo, esta flexibilidad facilita la transición entre el hogar y la oficina.
Escritorios compartidos con una plantilla distribuida o que trabaja principalmente a distancia
Para las empresas con una política de teletrabajo prioritario o una plantilla distribuida, el hot desking tiene compatibilidad con las visitas ocasionales a la oficina o los periodos de trabajo temporales cuando los teletrabajadores se encuentran en la ciudad.
Proporciona un lugar de trabajo para estos empleados sin que la empresa tenga que invertir en un espacio permanente para cada persona.
En este contexto, el hot desking también incluye la creación de oficinas satélite en diversas ubicaciones, donde los empleados pueden reservar un escritorio cuando necesitan trabajar en un entorno más estructurado o participar en reuniones con sus compañeros de equipo.
Este enfoque ayuda a mantener un sentido de comunidad y conexión entre los empleados que trabajan desde casa, dándoles acceso a los recursos de la oficina cuando es necesario, al tiempo que se prioriza la flexibilidad.
💡 Consejo profesional: ¿Quiere transformar su experiencia de trabajo desde casa? Eche un vistazo a los elementos esenciales para trabajar desde casa y mejorar la funcionalidad y la productividad.
Gestionar eficazmente el hot desking con ClickUp
ClickUp, una herramienta de gestión de tareas todo en uno, ofrece una solución integral para gestionar de forma eficiente el hot desking dentro de las organizaciones. Los responsables de oficina pueden crear y supervisar un sistema dinámico de reserva de escritorios utilizando sus funciones avanzadas, como campos personalizados, automatización, paneles y diversas vistas.
ClickUp es perfecto para un entorno de trabajo híbrido, ya que permite la colaboración en tiempo real con documentos y pizarras. Con ClickUp Docs, las políticas y los detalles de los proyectos están siempre actualizados y son accesibles tanto para el personal remoto como para el que trabaja en la oficina.
ClickUp Pizarras facilita sesiones de brainstorming tan dinámicas online como en persona. Así es como ClickUp mejora eficazmente su experiencia con los escritorios compartidos:
1. Simplifique la reserva de escritorios
Con los campos personalizados y la automatización de ClickUp, cree un sistema de reserva de escritorios sin fisuras. Configure tareas como escritorios y utilice campos personalizados para detalles como la ubicación, el equipo y la disponibilidad.
Configure la automatización de ClickUp para actualizar el estado de los escritorios como reservados o disponibles, enviar recordatorios a los empleados sobre sus reservas e incluso reasignar escritorios cuando se produzcan cancelaciones. Este sistema simplifica el proceso de reserva y garantiza la optimización del uso de los escritorios.
2. Optimice el espacio
ClickUp Dashboards proporciona información en tiempo real sobre el uso de los escritorios, destacando los patrones de uso y los posibles cuellos de botella.
La configuración de vistas como los gráficos de Gantt o los tableros de ClickUp permite visualizar la disponibilidad y la ocupación de los escritorios a lo largo del tiempo. En general, esto facilita la gestión eficaz de los escritorios y el ajuste según sea necesario.
3. Fomente la colaboración
Con ClickUp Docs, su equipo puede escribir, realizar ediciones y realizar el uso compartido de políticas y documentos importantes de forma colaborativa y en tiempo real. Esta función es especialmente útil en configuraciones híbridas, donde las políticas pueden evolucionar con frecuencia para adaptarse a nuevos retos y oportunidades.
Las pizarras blancas de ClickUp fomentan la colaboración en tiempo real, lo que garantiza que los miembros del equipo, tanto los que trabajan a distancia como los que lo hacen in situ, participen e informen por igual, independientemente del lugar en el que trabajen.
4. Mejore la comunicación
Utilice ClickUp Chat para mantener una comunicación clara y constante entre los miembros de su equipo, independientemente del escritorio o la ubicación desde la que trabajen.
Con mensajes en tiempo real, comentarios y menciones @, todo el mundo está al tanto de todo. También puede crear un canal de equipo en Chat para gestionar consultas sobre el sistema de escritorios compartidos, como cambios en la asignación de escritorios o necesidades de colaboración.
5. Recopile opiniones mediante formularios
ClickUp Forms recopila las opiniones de los empleados sobre la experiencia con el hot desking. Utilice la automatización para enviar estas respuestas a una carpeta específica donde pueda analizarlas para comprender la satisfacción de los empleados y las áreas que se pueden mejorar.
Esta información es fundamental para ajustar las políticas y prácticas a las necesidades de su equipo. Además, la información recopilada se puede convertir en tareas en ClickUp y asignarse a los propietarios pertinentes.
6. Ahorre tiempo para administradores con plantillas
La plantilla de gestión del espacio de oficina de ClickUp transforma la forma en que gestiona el hot desking, ya que proporciona un conjunto completo de herramientas para organizar y gestionar de manera eficiente sus oficinas privadas.
Esta plantilla está lista para usar y es totalmente personalizable, lo que facilita la gestión eficaz de su espacio de oficina.
Esta plantilla le permite:
- Planifique y visualice dónde se sentará cada persona para maximizar la productividad y garantizar que no se desperdicie espacio.
- Realice un seguimiento de las salas de reuniones, las reservas de equipos y otros recursos en un lugar centralizado.
- Cree tareas para el mantenimiento, la limpieza y las actualizaciones de los espacios de oficina, asegurándose de que todo esté en la mejor condición para su uso.
- Utilice diferentes vistas, como «Disponibilidad los jueves», para ver de un vistazo quién está en la oficina y dónde tiene su asiento, lo que le ayudará a planear y ajustar según sea necesario.
Aproveche al máximo el hot desking con el software adecuado para reservar escritorios compartidos
El hot desking ha transformado profundamente la dinámica de la oficina al mejorar la utilización del espacio y fomentar la flexibilidad. Esto, a su vez, aumenta la autonomía de los empleados y reduce significativamente los costes. También es una forma estupenda de gestionar equipos que trabajan desde casa y equipos híbridos.
Sin embargo, no está exento de retos. Superar con éxito estos obstáculos requiere una estrategia bien pensada y una retroalimentación continua.
ClickUp ofrece un software de reserva de escritorios de alta calidad para implementar y gestionar el hot desking de forma eficiente. Además, ClickUp es también una herramienta todo en uno que puede ayudarle a crear un entorno más dinámico y de alta productividad gracias a sus capacidades de colaboración y comunicación.
¡Empiece a transformar la gestión de su oficina con ClickUp y aproveche hoy mismo las ventajas de un sistema de escritorios compartidos fácil y eficiente! ¡Regístrese ahora gratis!