Es posible que tu equipo se haya reunido en torno a la mesa de reuniones para intercambiar ideas y planificar un proyecto. Pero a pesar de los esfuerzos de todos:
- Los plazos finales están desfasados,
- Los recursos son escasos, y
- ¿Los plazos? Poco realistas
Se trata de problemas demasiado comunes que surgen cuando los equipos no evalúan plenamente el nivel de esfuerzo (LOE) requerido para las tareas. El nivel de esfuerzo es un paso fundamental para garantizar la entrega correcta del proyecto.
Conseguir el LOE correcto implica algo más que lanzar estimaciones de duración estimadas. De hecho, requiere un análisis exhaustivo del trabajo real implicado.
Veamos algunos métodos clave, consejos y buenas prácticas para determinar el nivel de esfuerzo en la gestión de proyectos.
¿Qué es el nivel de esfuerzo en la gestión de proyectos?
El Nivel de Esfuerzo (LOE) en el término de gestión de proyectos es la cantidad estimada de tiempo y recursos que se dedican a completar tareas o actividades específicas dentro de un proyecto.
A diferencia del trabajo tradicional basado en tareas con un comienzo y un final claros, las tareas LOE suelen ser de naturaleza continua o de compatibilidad. Algunos ejemplos son la supervisión, el mantenimiento o el trabajo administrativo.
La LOE refleja el esfuerzo total y el tiempo necesario para finalizar una tarea. Incluye actividades de compatibilidad con el proyecto, como reuniones, documentación, cuenta del presupuesto del proyecto, comunicación y repetición de tareas.
Suele utilizarse para estimar el nivel de esfuerzo de tareas que no producen resultados directos pero que son esenciales para que el proyecto siga adelante.
¿En qué se diferencia la LOE de otras técnicas de estimación?
La LOE se distingue de otras técnicas tecnicas de estimacion de proyectos como la estimación descendente o ascendente.
Mientras que estos métodos hacen hincapié en la división de tareas en unidades mensurables con resultados preestablecidos, LOE es de naturaleza más continua. Se centra en tareas continuas que pueden repetirse o abarcar toda la duración del proyecto.
Por ejemplo, en la estimación ascendente, se puede calcular el tiempo necesario para diseñar un producto. Por el contrario, en la estimación del nivel de esfuerzo se mediría el tiempo continuo necesario para gestionar el proceso de diseño del producto, como las actualizaciones de estado, la coordinación del equipo o las iteraciones de diseño
He aquí tres componentes comunes incluidos en las estimaciones de la escala de nivel de esfuerzo:
- Tiempo: Las horas o días estimados necesarios para realizar la tarea en curso (como la elaboración de) informes, la gestión o la supervisión)
- Recursos: Las personas, tecnologías o equipos necesarios para terminar estas tareas en todo elcronograma del proyecto *Dependencia de las tareas: Cómo estas tareas en curso son compatibles con otras actividades o repercuten en ellas para que el flujo del proyecto sea más fluido
Por qué los gestores de proyectos deben centrarse en la LOE
Centrarse en la LOE le ayuda a obtener una imagen más clara y completa de la planificación de su proyecto. Contabilizar las tareas en curso, como la supervisión y la comunicación, mejora la asignación de recursos y verifica que cada aspecto del ciclo de vida del proyecto cuenta con la compatibilidad adecuada.
Esto también le permite ajustar cronogramas realistas, ya que tiene en cuenta el tiempo y el esfuerzo necesarios para actividades esenciales pero no realizables.
Además, facilita la comunicación con las partes interesadas, les da una idea clara de lo que realmente implica el proyecto y ajusta las expectativas a la realidad.
Si se descuida la LOE, se corre el riesgo de sobrecargar los recursos o retrasarse en el calendario. Peor aún, podría subestimar las necesidades del proyecto, lo que provocaría ineficiencias o retrasos que podrían haberse evitado.
**El esfuerzo discreto es una tarea mensurable con un principio y un final claros, como la redacción de un informe. Por el contrario, el LOE abarca actividades continuas, como programar reuniones y crear documentos, que no son tan fáciles de seguir, pero que mantienen las cosas en movimiento
Métodos de estimación de LOE
Dependiendo de la complejidad de la tarea y de los datos disponibles, puede utilizar varios métodos para estimar la LOE para el intento correcto del proyecto.
He aquí cuatro métodos clave, con sus puntos fuertes y sus límites.
1. Juicio de expertos
Esta técnica de estimación del esfuerzo es útil para tareas menos cuantificables, como la ayuda administrativa o la supervisión. Los expertos en la materia se basarán en experiencias pasadas para ofrecer una estimación realista de situaciones similares.
👍Pros: Rápido, se basa en una experiencia justificada y es eficaz para tareas únicas o complejas
contras: Subjetivo y puede ofrecer estimaciones inexactas cuando los expertos son parciales o carecen de detalles clave
🤔Cuándo utilizarlo: Con miembros experimentados de equipos de desarrollo o gestores de proyectos que hayan realizado tareas similares en el pasado
2. Estimación análoga
Se depende de datos históricos de proyectos similares para predecir la LOE de su proyecto actual. Comparando tareas de proyectos anteriores con alcances similares, puede hacer estimaciones informadas sobre el tiempo y los recursos necesarios para el nuevo.
👍Pros: Rápido, no requiere datos detallados, y adecuado para la planificación en fases tempranas
contras: Menos preciso, ya que depende de la exactitud y relevancia de los datos anteriores
🤔Cuándo utilizarlo: En situaciones en las que no se dispone de información detallada sobre la tarea, pero se tiene acceso a datos bastante similares de proyectos anteriores
3. Estimación paramétrica
Este método de estimación del esfuerzo calcula la LOE aplicando datos estadísticos a parámetros recopilados
Por ejemplo, si el mantenimiento de 10 servidores requiere 10 horas/semana, hacer lo mismo para 20 servidores probablemente requeriría 20 horas/semana. Es perfectamente adecuado para tareas con entradas y salidas claras y medibles.
👍Pros: Basado en datos, más preciso para tareas repetitivas y escalable
contras: Requiere datos detallados y fiables y no funciona bien con tareas muy variables
🤔Cuándo usar: En casos en los que las tareas son cuantificables y se dispone de métricas de datos históricos
4. Estimación de tres puntos
También llamada PERT (Program Evaluation Review Technique), la técnica de estimación LOE de tres puntos utiliza tres estimaciones diferentes -optimista, pesimista y más probable- para calcular una estimación media. Esto ayuda a abordar cualquier incertidumbre y variabilidad en la duración de la tarea.
ventajas: Tiene en cuenta la incertidumbre y ofrece estimaciones más equilibradas
contras: Requiere más esfuerzo e implica la consideración de múltiples escenarios
🤔Cuándo utilizarlo: Cuando se trata de una incertidumbre importante o cuando las tareas tienen resultados posibles variables
La aplicación de estos métodos de estimación de LOE resulta mucho más sencilla con herramientas de gestión de proyectos que pueden recopilar y analizar rápidamente sus datos. Además, dichas herramientas también:
- Mostrar datos de proyectos anteriores
- Organizar las aportaciones de los expertos
- Racionalizar su enfoque de la estimación de LOE
- Mejorar la precisión de las previsiones de LOE
**Lea también Cómo calcular la duración del ciclo para entregar los productos a tiempo
Cómo Calcular el Nivel de Effort
Calcular el LOE es más fácil de lo que parece.
Le guiaremos por los pasos clave y le explicaremos cómo Software de gestión de proyectos de ClickUp puede ayudar a que el proceso sea más fluido y preciso. Junto a esto, ofreceremos algunos ejemplos de esfuerzo LOE para una mejor comprensión.
Paso 1: Definir el alcance del trabajo
Empiece por definir claramente el alcance del trabajo y la intención del proyecto. A continuación, hágase una idea exhaustiva de las tareas y actividades que deben completarse en la fase de plan.
Desglosar las tareas de mayor envergadura en componentes más pequeños y manejables puede ayudarle a calcular mejor los recursos necesarios. Estructuras de desglose del trabajo (EDT) o listas de tareas pueden ser especialmente útiles para este fin.
ClickUp puede ayudarle proporcionándole herramientas para definir y gestionar eficazmente el alcance de su proyecto.
Con Espacios ClickUp puede organizar su proyecto en diferentes departamentos o equipos, creando una estructura clara para su trabajo.
Configure nuevos espacios ClickUp para definir y organizar el alcance de su proyecto
Las carpetas y Listas dentro de cada espacio le permiten detallar cada aspecto del proyecto para que todas las tareas queden contabilizadas.
Una vez que tenga claro el alcance del proyecto, Tareas de ClickUp entran en juego. Desglosa las tareas más grandes en subtareas, lo que facilita la gestión y la estimación del tiempo y los recursos necesarios para cada subtarea o componente.
Explore varios tipos de tareas de ClickUp para añadir a su entorno de trabajo
Además, Listas de tareas de ClickUp son muy útiles en este caso.
Permiten dividir directamente una tarea en una serie de pasos o subtareas. De este modo se describen claramente todas las acciones necesarias y se garantiza que no se pasa nada por alto.
Se puede hacer un seguimiento del progreso de cada elemento de la lista de control, lo que facilita la gestión de tareas complejas.
Detalle y realice el seguimiento de todos los pasos necesarios de una tarea mediante las listas de tareas de ClickUp
Paso 2: Estimar la duración de cada tarea
Una vez definido el alcance, tendrá que calcular el tiempo estimado de completada para cada tarea. Esto implica evaluar cuánto tiempo lleva cada actividad, incluyendo dependencias o posibles retrasos.
Considere la posibilidad de utilizar el juicio de expertos o una estimación paramétrica basada en la naturaleza de las tareas. Estimaciones de duración ClickUp simplifica este proceso.
Puede ajustar estimaciones para tareas individuales, lo que le ayuda a comprender cuánto tiempo se espera que lleve cada tarea específica y a tomar decisiones informadas sobre el calendario de su proyecto.
Calcule el tiempo exacto empleado en tareas comunes con las estimaciones de tiempo de ClickUp para mejorar la eficacia de su equipo
Para tareas con varias personas asignadas, puede asignar diferentes estimaciones de tiempo a cada persona. Este método proporciona informes más precisos sobre la carga de trabajo y la capacidad, en lugar de asignar la estimación completa a cada persona.
Además, ClickUp agrega estimaciones para subtareas y la tarea principal, de modo que puede ver rápidamente el tiempo total estimado para tareas grandes con numerosas subtareas.
**Lea también Cómo calcular eficazmente las horas de trabajo con herramientas modernas
Paso 3: Aplicar recursos
A continuación, empiece por estimar y asignar los recursos adecuados, como miembros del equipo, herramientas y equipo.
No olvide comprobar si cada miembro del equipo está disponible de acuerdo con las estimaciones de tiempo calculadas anteriormente. La asignación puntual de recursos garantiza que el tiempo estimado se ajuste a la capacidad real de su equipo.
Por ejemplo, tendrá que hacer ajustes si una tarea le va a llevar 10 horas, pero su equipo sólo dispone de 5 horas durante la semana.
Aquí es donde ClickUp Vista Carga de trabajo resulta muy útil. Le ofrece una imagen clara de la capacidad y la carga de trabajo de su equipo, todo en un solo lugar, para que pueda detectar fácilmente cualquier miembro del equipo con exceso de trabajo o lagunas en los recursos.
De este modo, puede ver quién está disponible y quién está sobrecargado para ajustar las asignaciones de tareas en consecuencia.
Vea de un vistazo la capacidad de su equipo según las estimaciones de tiempo con la vista Carga de trabajo de ClickUp
Paso 4: Seguimiento del tiempo real empleado
Una vez que el proyecto esté en marcha, podrá comprobar si sus cálculos de LOE son correctos.
Vigile de cerca el tiempo real empleado en cada tarea frente al tiempo estimado. Esto le permitirá comparar las estimaciones con el tiempo real empleado e identificar las áreas que necesitan ajustes para planificar el futuro. ClickUp Control de tiempo es perfecto para esto.
Le permite controlar el tiempo real dedicado a las tareas y compararlo con sus estimaciones originales. Si no pierdes de vista estos detalles, podrás detectar fácilmente los errores en tus estimaciones y hacer los ajustes necesarios.
Realice un seguimiento del tiempo dedicado a las tareas mediante el control del tiempo de ClickUp para comprobar cómo se ajustan sus estimaciones
El seguimiento del tiempo también proporciona una imagen más clara de su rendimiento gestión de proyectos y perfecciona su enfoque para obtener estimaciones más precisas en el futuro.
**Lea también 10 consejos para mejorar las habilidades de gestión del tiempo en el trabajo
Paso 5: Utilizar la matriz esfuerzo-impacto
En realidad, no todas las tareas tienen la misma importancia ni requieren el mismo nivel de esfuerzo. Puedes identificar la prioridad de cada tarea a través de una Matriz Esfuerzo-Impacto que categoriza las tareas en función de su impacto potencial y de los recursos que debes gastar
La plantilla de matriz de esfuerzo-impacto de ClickUp está diseñada para ayudarle a priorizar y gestionar las tareas en función del esfuerzo y el impacto.
Puede utilizar la plantilla Plantilla de matriz de esfuerzo-impacto de ClickUp para clasificar sus proyectos según la carga de trabajo prevista. Esta plantilla es ideal para evaluar y visualizar los esfuerzos previstos que impulsarán el intento correcto de un proyecto.
Además de mejorar su capacidad para establecer prioridades, esta plantilla:
- Proporciona información valiosa sobre los posibles retos y los aumentos de costes previstos
- Crea una matriz fácil de descifrar para correlacionar los beneficios de los distintos tipos de tareas
- Ofrece cinco atributos personalizados para agrupar tareas en función de su naturaleza
Paso 6: Adaptarse a los cambios en curso
Sus proyectos evolucionarán con frecuencia. Por lo tanto, los cálculos de LOE deben ser lo suficientemente flexibles como para adaptarse a los cambios en el alcance, la disponibilidad del equipo, o los cambios en el presupuesto fluctuante limitaciones temporales . Lo más probable es que tenga que reevaluar las duraciones estimadas o reasignar recursos a medida que su proyecto necesite un cambio. Paneles de ClickUp son increíblemente útiles para gestionar estos cambios. Proporcionan una visión general personalizable del estado de su proyecto para realizar un seguimiento del progreso en tiempo real y ajustar los planes según sea necesario.
**Con los cuadros de mando, puede visualizar métricas clave, como el tiempo empleado en comparación con el tiempo estimado, la asignación de recursos y el progreso de las tareas, todo en un solo lugar
Despliegue los cuadros de mando de ClickUp para adaptar sus cálculos de LOE a las necesidades cambiantes del proyecto
Además, los paneles de ClickUp le permiten ver los datos del proyecto en un periodo de tiempo determinado. Esto le ayuda a ver cómo afectan los cambios recientes a su proyecto y a realizar los ajustes oportunos en sus cálculos de LOE y en sus planes de recursos.
Paso 7: Supervisar y optimizar el progreso
Mantener el rumbo es difícil si no supervisa regularmente el progreso de las tareas y hace un seguimiento del esfuerzo real invertido.
De hecho, el seguimiento le permite compartir con las partes interesadas informes puntuales sobre el estado del proyecto o las respuestas del público
Aproveche la Plantilla de análisis de tiempo ClickUp para desglosar cómo utiliza su equipo las horas de trabajo.
Consejos y buenas prácticas para un cálculo eficaz del LOE
El cálculo correcto de la LOE puede marcar o romper el cronograma de su proyecto. Pero, ¿cómo asegurarse de dar en el clavo sin complicar demasiado las cosas?
Veamos algunos consejos sencillos y buenas prácticas que facilitarán el proceso y mantendrán todo en el buen camino. ✅
🎯 Involucre a su equipo desde el principio y con frecuencia
Un error que cometen muchos gestores de proyectos es intentar calcular el nivel de esfuerzo de forma aislada. El secreto para estimar el esfuerzo con precisión es el crowdsourcing. Nadie sabe cuánto tiempo lleva una tarea mejor que las personas responsables de ella.
Involucrar a su equipo, desde los desarrolladores hasta los diseñadores, aporta información valiosa que usted podría pasar por alto.
Por ejemplo, puedes suponer que redactar un informe presupuestario preciso lleva dos horas, pero tu equipo de contabilidad puede recordarte que extraer datos lleva una hora más.
Mantén abiertas estas vías de comunicación a lo largo de todo el proyecto para adaptarte rápidamente a los retrasos o cuellos de botella inesperados.
🎯 Plan para la Ley de Parkinson
La Ley de Parkinson dice, "El trabajo se expande para llenar el tiempo disponible para su completada."
Aunque pueda sonar pesimista, es un punto valioso a tener en cuenta a la hora de calcular la LOE.
Si damos a un equipo dos semanas para completar una tarea que en realidad lleva una, adivina qué: ¡seguro que lleva dos semanas!
Para mitigar la Ley de Parkinson, dé a su equipo un plazo ligeramente inferior a su zona de confort, pero incluya un margen en el plan del proyecto que tenga en cuenta los posibles retrasos.
La idea es darles un empujón hacia la eficiencia sin estresarles. Es un acto de equilibrio, pero esta estrategia proactiva evita que las tareas se alarguen.
No olvides tener en cuenta el "trabajo invisible "
El trabajo invisible incluye todas esas pequeñas tareas periódicas que hacen que tu proyecto siga adelante pero que no tienen necesariamente un resultado definido: cosas como reuniones, responder correos electrónicos o cambiar de una tarea a otra. Estas actividades pueden parecer menores, pero pueden consumir mucho tiempo si no se tienen en cuenta.
Para asegurarse de que está cubriendo todas sus bases, tenga en cuenta el trabajo invisible en su LOE rellenando las estimaciones de tiempo. Aunque los miembros del equipo sólo pasen una hora al día en reuniones o haciendo llamadas telefónicas, son cinco horas semanales de trabajo que hay que tener en cuenta.
Utilice funciones de seguimiento del tiempo, como las que ofrece ClickUp, para identificar cuánto tiempo se dedica a estas tareas más pequeñas y obtener una imagen más precisa de la carga de trabajo total.
🎯 Utilice datos históricos, pero no se convierta en un esclavo de ellos
Sin duda, los datos históricos son tus aliados a la hora de estimar la LOE: los proyectos anteriores pueden darte una cifra aproximada de cuánto tiempo pueden llevarte tareas similares.
Pero aquí está el truco: no te vuelvas demasiado dependiente de ellos.
El hecho de que la tarea A llevara 10 horas la última vez no significa que vuelva a llevarlas. Las variables cambian: las personas mejoran en lo que hacen, la tecnología mejora y a veces surgen nuevos obstáculos.
¿Cuál es el mejor enfoque? Utilizar los datos históricos como referencia, pero siempre teniendo en cuenta las particularidades del proyecto actual.
Analice las condiciones actuales para afinar sus estimaciones. ¿Hay nuevos miembros en el equipo del proyecto? ¿El alcance del proyecto es mayor que la última vez?
Aplicaciones prácticas de la estimación del nivel de riesgo
¿Quiere que la estimación del LOE sea algo más que teoría?
Explore estas aplicaciones prácticas para aprovechar LOE para una mejor planificación y ejecución de proyectos. 🗂️
1. Sprints de desarrollo de software
En el desarrollo ágil de software, los equipos trabajan en ciclos cortos e iterativos conocidos como sprints.
La estimación de LOE es crítica aquí para determinar cuánto tiempo y esfuerzo necesitan los desarrolladores, diseñadores y probadores para completar las funciones y correcciones de errores planificadas para el sprint.
Supongamos que se encarga a un equipo el desarrollo de una nueva función. En ese caso, LOE estima los esfuerzos continuos necesarios para las pruebas, revisiones de código, depuración y pruebas de calidad, tareas que pueden no tener un final fijo, pero que son esenciales para un ciclo de desarrollo sin problemas.
Calculando el LOE, los gestores de proyectos pueden asegurarse de que los recursos se asignan correctamente y de que el sprint sigue su curso.
👀 Bonificación: Sumérjase en adicional técnicas ágiles de estimación para una gestión de proyectos más inteligente.
2. Planificación de campañas de marketing
Al planificar una campaña de marketing, LOE calcula las tareas en curso, como la supervisión de las redes sociales, la optimización del rendimiento del proyecto publicitario o la coordinación con personas influyentes.
Por ejemplo, un gestor de proyectos de campaña puede utilizar LOE para determinar cuánto esfuerzo semanal se requiere para ajustar el gasto en publicidad, responder a las consultas de los clientes y relacionarse con la audiencia en diferentes plataformas.
Aunque los resultados del proyecto pueden incluir la creación de contenidos o el desarrollo de anuncios, la LOE garantiza que se tengan en cuenta tareas esenciales pero continuas, como la supervisión del rendimiento. Esto garantiza el intento correcto de la campaña a lo largo del tiempo.
3. Gestión de proyectos SAAS
En los productos SAAS, la estimación de la LOE ayuda a los gestores de proyectos a determinar el tiempo y los recursos necesarios para actividades continuas como las pruebas del producto, el mantenimiento del servidor y las comprobaciones de datos.
Por ejemplo, aunque el desarrollo de una función de un producto puede tener un cronograma claro, el esfuerzo necesario para tareas continuas como el seguimiento de datos o la gestión de consultas de clientes debe calcularse por separado.
LOE garantiza que a estas actividades se les asignen tiempo y recursos suficientes, evitando así retrasos o problemas de cumplimiento en el futuro.
4. **Iniciativas de investigación y desarrollo
En los proyectos de investigación y desarrollo (I+D), la LOE se aplica para estimar el esfuerzo continuo necesario para la experimentación, el análisis de datos y la elaboración de informes.
Digamos que un equipo que trabaja en una nueva investigación puede no tener un cronograma fijo de cuándo se producirán los avances.
Aun así, deben estimar el esfuerzo continuo necesario para realizar pruebas cuantitativas y cualitativas, analizar datos y documentar resultados. La LOE confirma que estas actividades continuas están bien compatibilizadas, incluso si los resultados son inciertos o el cronograma es flexible.
Mejore la estimación de LOE con ClickUp para una mejor gestión de proyectos
Las estimaciones de LOE son vitales en multitud de sectores. Realizan un seguimiento de las tareas en curso, que a menudo se pasan por alto y que son esenciales para mantener el rumbo de los proyectos. De este modo, puede garantizar que siempre se realiza el esfuerzo necesario.
La integración de la LOE en la fase de planificación del proyecto simplifica la asignación de recursos y la gestión de los cronogramas.
Considere la posibilidad de utilizar ClickUp para mantener controlado todo el tiempo dedicado a pequeñas y grandes tareas. ClickUp también autogenera informes en función de las métricas que introduzca y desee analizar. ¿A qué espera? Registrarse en ClickUp gratis/a hoy mismo.