Es posible que su equipo se haya reunido alrededor de la mesa de conferencias para intercambiar ideas y planear un proyecto. Pero, a pesar de los esfuerzos de todos:
- Los plazos finales no se cumplen.
- Los recursos son escasos y
- Los plazos son poco realistas (¡incluso ridículos!).
Estos son problemas muy comunes que surgen cuando los equipos no evalúan completamente el nivel de esfuerzo (LOE) requerido para las tareas. El nivel de esfuerzo es un paso fundamental para garantizar el éxito de la entrega del proyecto.
Calcular correctamente el LOE implica mucho más que simplemente descartar duraciones estimadas. De hecho, requiere un análisis exhaustivo del trabajo real que conlleva.
Analicemos algunos métodos clave, consejos y buenas prácticas para determinar el nivel de esfuerzo en la gestión de proyectos.
¿Qué es el nivel de esfuerzo en la gestión de proyectos?
El nivel de esfuerzo (LOE) es un término de gestión de proyectos que representa la cantidad estimada de tiempo y recursos que se necesitan para completar tareas o actividades específicas dentro de un proyecto.
A diferencia del trabajo tradicional basado en tareas con un inicio y un final claros, las tareas LOE suelen ser de naturaleza continua o de apoyo. Algunos ejemplos son la supervisión, el mantenimiento o el trabajo administrativo.
El LOE refleja el esfuerzo y el tiempo totales necesarios para completar una tarea. Esto incluye actividades de apoyo al proyecto, como reuniones, documentación, contabilidad del presupuesto del proyecto, comunicación y reelaboración.
Normalmente se utiliza para estimar el nivel de esfuerzo de las tareas que no producen resultados directamente, pero que son esenciales para que el proyecto siga avanzando.
¿En qué se diferencia el LOE de otras técnicas de estimación?
El LOE se diferencia de las técnicas de estimación de proyectos más habituales, como la estimación descendente o ascendente.
Mientras que esos métodos hacen hincapié en dividir las tareas en unidades medibles con resultados preestablecidos, el LOE es de naturaleza más continua. Se centra en tareas continuas que pueden ser periódicas o abarcar toda la duración del proyecto.
Por ejemplo, en la estimación ascendente, puede calcular el tiempo necesario para diseñar un producto. Por el contrario, las estimaciones del nivel de esfuerzo medirían el tiempo necesario para gestionar el proceso de diseño del producto, como las actualizaciones de estado, la coordinación del equipo o las iteraciones de diseño.
A continuación se presentan tres componentes comunes que se incluyen en las estimaciones de la escala de nivel de esfuerzo:
- Tiempo: Las horas o días estimados necesarios para realizar la tarea en curso (como la elaboración de informes, la gestión o la supervisión).
- Recursos: Las personas, tecnologías o equipos necesarios para completar estas tareas a lo largo del cronograma del proyecto.
- Dependencia de las tareas: cómo estas tareas en curso respaldan o afectan a otras actividades para que el proyecto tenga un flujo más fluido.
¿Por qué deben los gestores de proyectos centrarse en el LOE?
Centrarse en el LOE le ayuda a obtener una visión más clara y completa de la planificación de su proyecto. Tener en cuenta las tareas continuas, como la supervisión y la comunicación, mejora la asignación de recursos y garantiza que cada aspecto del ciclo de vida de su proyecto cuente con el soporte adecuado.
Esto también le permite establecer cronogramas realistas, ya que tiene en cuenta el tiempo y el esfuerzo necesarios para actividades esenciales pero no entregables.
Además, facilita la comunicación con las partes interesadas, ya que les permite comprender claramente en qué consiste realmente el proyecto y establecer expectativas más realistas.
Si descuida el LOE, corre el riesgo de sobrecargar los recursos o retrasarse en el calendario. Peor aún, podría subestimar las necesidades del proyecto, lo que daría lugar a ineficiencias o retrasos que podrían haberse evitado.
💡¿Sabías que...? El esfuerzo discreto es una tarea medible con un inicio y un final claros, como escribir un informe. Por el contrario, el LOE abarca actividades continuas, como programar reuniones y crear documentos, que no son tan fáciles de seguir, pero que mantienen las cosas en marcha.
Métodos para estimar el LOE
Dependiendo de la complejidad de la tarea y de los datos disponibles, puede utilizar varios métodos para estimar el LOE para el éxito del proyecto.
Aquí tienes cuatro claves, con sus ventajas y límites.
1. Opinión de expertos
Esta técnica de estimación del esfuerzo es útil para abordar tareas menos cuantificables, como la ayuda administrativa o la supervisión. Los expertos en el sector extraerán conclusiones de experiencias pasadas para ofrecer una estimación realista de situaciones similares.
👍 Ventajas: rápido, se basa en conocimientos especializados justificados y es eficaz para tareas únicas o complejas.
👎 Contras: Es subjetivo y puede ofrecer estimaciones inexactas cuando los expertos tienen sesgos o carecen de detalles clave.
🤔 Cuándo utilizarlo: Con miembros del equipo de desarrollo experimentados o gestores de proyectos que hayan realizado tareas similares en el pasado.
2. Estimación analógica
Para predecir el LOE de su proyecto actual, se basará en datos históricos de proyectos similares. Al comparar tareas de proyectos anteriores con alcances similares, podrá realizar estimaciones fundamentadas sobre el tiempo y los recursos necesarios para el nuevo proyecto.
👍 Ventajas: Rápido, no requiere datos detallados y es adecuado para la planificación en la fase inicial.
👎 Contras: Menos preciso, ya que tiene una dependencia de la exactitud y relevancia de los datos históricos.
🤔 Cuándo utilizarlo: En situaciones en las que no se dispone de información detallada sobre la tarea, pero se tiene acceso a datos bastante similares de proyectos anteriores.
3. Estimación paramétrica
Este método de estimación del esfuerzo calcula el LOE aplicando datos estadísticos a los parámetros recopilados.
Por ejemplo, si mantener 10 servidores requiere 10 horas a la semana, hacer lo mismo con 20 servidores probablemente requeriría 20 horas a la semana. Es ideal para tareas con entradas y salidas claras y medibles.
👍 Ventajas: Basado en datos, más preciso para tareas repetitivas y escalable.
👎 Contras: Requiere datos detallados y fiables y no funciona bien con tareas muy variables.
🤔 Cuándo utilizarlo: En casos en los que las tareas son cuantificables y se dispone de métricas de datos históricos.
4. Estimación de tres puntos
También conocida como PERT (técnica de revisión y evaluación de programas), la técnica de estimación LOE de tres puntos utiliza tres estimaciones diferentes (optimista, pesimista y más probable) para calcular una estimación media. Esto ayuda a abordar cualquier incertidumbre y variabilidad en la duración de las tareas.
👍 Ventajas: Tiene en cuenta la incertidumbre y ofrece estimaciones más equilibradas.
👎 Contras: Requiere más esfuerzo e implica considerar múltiples escenarios.
🤔 Cuándo utilizarlo: Cuando se enfrenta a una gran incertidumbre o cuando las tareas tienen resultados posibles variables.
La aplicación de estos métodos de estimación del LOE resulta mucho más sencilla con herramientas de gestión de proyectos que pueden recopilar y analizar rápidamente sus datos. Además, estas herramientas también:
- Mostrar datos de proyectos anteriores
- Organice las aportaciones de los expertos
- Optimice su enfoque para la estimación del LOE.
- Mejora la precisión de las previsiones de LOE.
¿Cómo calcular el nivel de esfuerzo?
Calcular el LOE es más fácil de lo que cree.
Le guiaremos a través de los pasos clave y le explicaremos cómo el software de gestión de proyectos ClickUp puede ayudarle a que el proceso sea más fluido y preciso. Además, le ofreceremos algunos ejemplos de esfuerzo LOE para que lo comprenda mejor.
Paso 1: Defina el alcance del trabajo
Comience por definir claramente el alcance del trabajo y la intención del proyecto. A continuación, obtenga una idea detallada de las tareas y actividades que deben completarse en la fase de planificación.
Desglosar las tareas más grandes en componentes más pequeños y manejables puede ayudarte a estimar mejor los recursos necesarios. Las estructuras de desglose del trabajo (WBS) o las listas de tareas pueden ser especialmente útiles para este fin.
ClickUp puede ayudarte proporcionándote herramientas para definir y gestionar el alcance de tu proyecto de forma eficaz.
Con ClickUp Spaces, puedes organizar tu proyecto en diferentes departamentos o equipos, creando una estructura clara para tu trabajo.
Las carpetas y listas dentro de cada espacio le permiten detallar todos los aspectos del proyecto para que todas las tareas queden registradas.
Una vez que tenga claro el alcance del proyecto, entra en juego ClickUp Tasks. Divide las tareas más grandes en subtareas, lo que facilita la gestión y la estimación del tiempo y los recursos necesarios para cada subtarea o componente.
Además, las listas de control de tareas de ClickUp son muy útiles en este sentido.
Le permiten dividir una tarea en una serie de pasos o subtareas directamente ejecutables. Esto describe claramente todas las acciones necesarias y garantiza que no se pase nada por alto.
Se puede realizar el seguimiento del progreso de cada elemento de la lista de control, lo que facilita la gestión de tareas complejas.
Paso 2: Calcule la duración estimada para cada tarea
Una vez definido el alcance, deberá calcular la duración estimada de cada tarea. Esto implica evaluar cuánto tiempo lleva cada actividad, incluidas las dependencias o los posibles retrasos.
Considere la posibilidad de utilizar el criterio de expertos o la estimación paramétrica en función de la naturaleza de las tareas.
ClickUp Duración estimada simplifica este proceso.
Puede ajustar estimaciones para tareas individuales, lo que le ayudará a comprender cuánto tiempo se espera que lleve cada tarea específica y a tomar decisiones informadas sobre el calendario de su proyecto.
Para las tareas con varias personas asignadas, puede asignar diferentes duraciones estimadas a cada persona. Este enfoque proporciona informes más precisos sobre la carga de trabajo y la capacidad, en lugar de asignar la duración estimada completa a cada individuo.
Además, ClickUp agrega estimaciones para las subtareas y la tarea principal, de modo que puedas ver rápidamente la duración estimada total para tareas grandes con numerosas subtareas.
Paso 3: Aplicar recursos
A continuación, comience por estimar y asignar los recursos adecuados, como los miembros del equipo, las herramientas y el equipo.
No olvide verificar si cada miembro del equipo está disponible según la duración estimada calculada anteriormente. Una asignación de recursos precisa garantiza que la duración estimada se ajuste a la capacidad real de su equipo.
Por ejemplo, tendrías que hacer ajustes si una tarea lleva 10 horas, pero tu equipo solo dispone de 5 horas durante la semana.
Aquí es donde ClickUp Vista Carga de trabajo resulta útil. Te ofrece una visión clara de la capacidad y la carga de trabajo de tu equipo en un solo lugar, para que puedas detectar fácilmente cualquier miembro del equipo con exceso de trabajo o carencias de recursos.
De esta manera, podrás ver quién está disponible y quién está sobrecargado para ajustar las asignaciones de tareas en consecuencia.
Paso 4: Realice el seguimiento del tiempo real dedicado
Una vez que el proyecto esté en marcha, verá señales que le indicarán si sus cálculos de LOE son precisos.
Presta mucha atención al tiempo real dedicado a cada tarea en comparación con la duración estimada. Esto te permitirá comparar las estimaciones con el tiempo real dedicado e identificar las áreas que necesitan ajustes para la planificación futura.
ClickUp Control de tiempo es perfecto para ello.
Le permite supervisar el tiempo real dedicado a las tareas y compararlo con sus estimaciones originales. Al prestar atención a estos detalles, podrá detectar fácilmente dónde pueden haber fallado sus estimaciones y realizar los ajustes necesarios.
El control de tiempo también proporciona una imagen más clara de la gestión del tiempo de su proyecto y perfecciona su enfoque para obtener estimaciones más precisas en el futuro.
Paso 5: Utilice la matriz de esfuerzo-impacto
De hecho, no todas las tareas tienen la misma prioridad ni requieren el mismo nivel de comodidad. Puede identificar la prioridad de cada tarea mediante una matriz de esfuerzo-impacto que clasifica las tareas en función de su impacto potencial y los recursos que debe invertir.
Puede utilizar la plantilla de matriz de esfuerzo-impacto de ClickUp para clasificar sus proyectos según la carga de trabajo prevista. Esta plantilla es ideal para evaluar y visualizar los esfuerzos previstos que impulsarán el éxito de un proyecto.
Además de mejorar su capacidad para establecer prioridades, esta plantilla:
- Proporciona información valiosa sobre los posibles retos y los aumentos de costes previstos.
- Crea una matriz fácil de descifrar para correlacionar los beneficios de los diferentes tipos de tareas.
- Ofrece cinco atributos personalizados para agrupar tareas según su naturaleza.
Paso 6: Adáptese a los cambios continuos
Sus proyectos evolucionarán con frecuencia. Por lo tanto, los cálculos del LOE deben ser lo suficientemente flexibles como para adaptarse a los cambios en el alcance, la disponibilidad del equipo o las fluctuaciones e es en las restricciones de tiempo. Es probable que tenga que reevaluar las duraciones estimadas o reasignar recursos a medida que su proyecto requiera cambios.
Los paneles de ClickUp son increíblemente útiles para gestionar estos cambios. Proporcionan una panorámica personalizable del estado de su proyecto para realizar el seguimiento del progreso en tiempo real y ajustar los planes según sea necesario.
Con los paneles, puede visualizar métricas clave, como el tiempo empleado frente a la duración estimada, la asignación de recursos y el progreso de las tareas, todo en un solo lugar.
Además, los paneles de ClickUp te permiten ver los datos del proyecto durante un periodo de tiempo específico. Esto te ayuda a ver cómo los cambios recientes afectan a tu proyecto y a realizar ajustes oportunos en tus cálculos de LOE y planes de recursos.
Paso 7: Supervisa y optimiza el progreso
Es difícil mantener el rumbo si no se supervisa regularmente el progreso de las tareas y se realiza un seguimiento del esfuerzo real dedicado.
De hecho, la supervisión le permite realizar el uso compartido de informes urgentes sobre el estado de los proyectos o las respuestas del público.
Aprovecha la plantilla de análisis de tiempo de ClickUp para desglosar cómo tu equipo está utilizando sus horas de trabajo.
Consejos y buenas prácticas para un cálculo eficaz del LOE
Calcular correctamente el LOE puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso del cronograma de tu proyecto. Pero, ¿cómo puedes asegurarte de dar en el blanco sin complicar demasiado las cosas?
Veamos algunos consejos sencillos y buenas prácticas que facilitarán el proceso y mantendrán todo bajo control.
🎯 Involucre a su equipo desde el principio y con frecuencia
Un error que cometen muchos gestores de proyectos es intentar calcular el nivel de esfuerzo de forma aislada. El secreto para realizar estimaciones precisas del esfuerzo es el crowdsourcing. Nadie sabe mejor cuánto tiempo lleva una tarea que las personas responsables de ella.
Involucrar a su equipo, desde desarrolladores hasta diseñadores, le aportará información valiosa que podría pasar por alto.
Por ejemplo, puede suponer que redactar un informe presupuestario preciso lleva dos horas, pero su equipo de contabilidad podría enviarle un recordatorio sobre la hora adicional que se necesita para extraer los datos.
Mantenga abiertas las líneas de comunicación como estas durante todo el proyecto para ajustarse rápidamente a retrasos o cuellos de botella inesperados.
🎯 Planifique teniendo en cuenta la ley de Parkinson
La ley de Parkinson dice: «El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para su realización».
Aunque pueda parecer pesimista, este es un punto importante a tener en cuenta al calcular el LOE.
Si le das a un equipo dos semanas para completar una tarea que realmente lleva una, adivina qué: ¡seguro que tardará dos semanas!
Para mitigar la ley de Parkinson, asigne a su equipo un plazo ligeramente más ajustado de lo que les resultaría cómodo, pero incluya un margen en su plan de proyecto que tenga en cuenta posibles retrasos.
La idea es empujarlos hacia la eficiencia sin estresarlos. Es un acto de equilibrio, pero esta estrategia proactiva evita que las tareas se prolonguen.
🎯 No olvide tener en cuenta el «trabajo invisible».
El trabajo invisible incluye todas aquellas pequeñas tareas periódicas que mantienen tu proyecto en marcha, pero que no tienen necesariamente un resultado definido, como reuniones, responder correos electrónicos o cambiar de una tarea a otra. Estas actividades pueden parecer insignificantes, pero pueden consumir mucho tiempo si no se tienen en cuenta.
Para asegurarte de que cubres todas las bases, ten en cuenta el trabajo invisible en tu LOE añadiendo un margen a la duración estimada. Aunque los miembros del equipo solo dediquen una hora al día a reuniones o llamadas telefónicas, eso supone cinco horas de trabajo a la semana que hay que tener en cuenta.
Utiliza funciones de control de tiempo, como las que ofrece ClickUp, para identificar cuánto tiempo se dedica a estas tareas más pequeñas y obtener una imagen más precisa de la carga de trabajo total.
🎯 Utilice datos históricos, pero no se aferre demasiado a ellos.
Por supuesto, los datos históricos son sus aliados a la hora de estimar el LOE: los proyectos anteriores pueden darle una idea aproximada del tiempo que pueden llevar tareas similares.
Pero aquí está el truco: no dependas excesivamente de ella.
El hecho de que la tarea A haya llevado 10 horas la última vez no significa que vaya a volver a ser así. Las variables cambian: las personas mejoran en lo que hacen, la tecnología avanza y, a veces, surgen nuevos obstáculos.
¿Cuál es el mejor enfoque? Utilice datos históricos como referencia, pero deje siempre margen para realizar ajustes en función de las características específicas de su proyecto actual.
Analice las condiciones actuales para refinar sus estimaciones. ¿Hay nuevos miembros en el equipo del proyecto? ¿El alcance del proyecto es mayor que la última vez?
Aplicaciones prácticas de la estimación del nivel de esfuerzo
¿Quiere que la estimación del LOE sea algo más que una simple teoría?
Explore estas aplicaciones prácticas para aprovechar el LOE y mejorar la planificación y ejecución de sus proyectos. 🗂️
1. Sprints de desarrollo de software
En el desarrollo ágil de software, los equipos trabajan en ciclos cortos e iterativos conocidos como Sprints.
La estimación del LOE es fundamental aquí para determinar cuánto tiempo y esfuerzo necesitan los desarrolladores, diseñadores y probadores para completar las funciones y correcciones de errores planificadas para el sprint.
Supongamos que un equipo tiene la tarea de desarrollar una nueva función. En ese caso, el LOE estima los esfuerzos continuos necesarios para las pruebas, las revisiones de código, la depuración y las pruebas de calidad, tareas que pueden no tener un final fijo, pero que son esenciales para un ciclo de desarrollo fluido.
Al calcular el LOE, los gestores de proyectos pueden asegurarse de que los recursos se asignan correctamente y de que el sprint sigue por buen camino.
👀 Bonus: Sumérgete en técnicas adicionales de estimación ágil para una gestión de proyectos más inteligente.
2. Planificación de campañas de marketing
Al planear una campaña de marketing, el LOE estima tareas continuas como la supervisión de las redes sociales, la optimización del rendimiento de los proyectos publicitarios o la coordinación con personas influyentes.
Por ejemplo, el gestor de proyectos de una campaña podría utilizar el LOE para determinar cuánto esfuerzo semanal se requiere para ajustar el gasto publicitario, responder a las consultas de los clientes e interactuar con la audiencia en diferentes plataformas.
Aunque los resultados del proyecto pueden incluir la creación de contenido o el desarrollo de anuncios, el LOE garantiza que se tengan en cuenta tareas esenciales pero continuas, como la supervisión del rendimiento. Esto garantiza el éxito de la campaña a lo largo del tiempo.
3. Gestión de proyectos SaaS
En los productos SaaS, la estimación del LOE ayuda a los gestores de proyectos a determinar el tiempo y los recursos necesarios para actividades continuas como las pruebas de productos, el mantenimiento de servidores y las comprobaciones de datos.
Por ejemplo, aunque el desarrollo de una función de un producto pueda tener un cronograma claro, el esfuerzo necesario para tareas continuas como el seguimiento de datos o la gestión de consultas de clientes debe calcularse por separado.
El LOE garantiza que se asignen suficientes recursos y tiempo a estas actividades, lo que evita retrasos o problemas de cumplimiento más adelante.
4. Iniciativas de investigación y desarrollo
En los proyectos de investigación y desarrollo (I+D), el LOE se aplica para estimar el esfuerzo continuo necesario para la experimentación, el análisis de datos y la elaboración de informes.
Supongamos que un equipo que trabaja en una nueva investigación puede no tener un cronograma fijo para saber cuándo se producirán los avances.
Aun así, deben estimar el esfuerzo continuo necesario para realizar pruebas cuantitativas y cualitativas, analizar datos y documentar resultados. El LOE confirma que estas actividades continuas cuentan con un buen respaldo, incluso si los resultados son inciertos o el cronograma es flexible.
Mejora la estimación del LOE con ClickUp para una mejor gestión de proyectos
Las estimaciones del LOE son fundamentales en multitud de sectores. Permiten realizar el seguimiento de las tareas en curso, a menudo pasadas por alto, que son esenciales para mantener los proyectos en marcha. De este modo, se garantiza que siempre se dedique el esfuerzo necesario.
Integrar el LOE en la fase de planificación de su proyecto simplifica enormemente la asignación de recursos y la gestión de cronogramas.
Considere la posibilidad de utilizar ClickUp para controlar todo el tiempo dedicado a tareas pequeñas y grandes. ClickUp también genera automáticamente informes basados en las métricas que usted introduce y desea analizar. ¿A qué espera?
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