Un coche medio tiene unas 30 000 piezas. Incluso una pluma estilográfica, aparentemente sencilla, tiene unas 25 piezas diferentes. Algunas de ellas pueden tardar unos minutos en fabricarse, mientras que otras tardan días.
En la fabricación, las organizaciones utilizan varias métricas para programar con precisión el ciclo de producción y obtener cada pieza justo a tiempo. Una de las métricas más importantes es la duración del ciclo.
Esta métrica, que se sabe que tiene su origen en la fabricación ajustada, se ha popularizado ahora en las industrias de productos y servicios. Veamos por qué y cómo puede utilizarla para mejorar la eficiencia de su producción.
¿Qué es la duración del ciclo?
La duración del ciclo se refiere a la duración real del recorrido de un elemento de trabajo desde el inicio del proceso de producción hasta su completación. Es importante señalar aquí que se trata de una medida del tiempo real basada en el rendimiento pasado, no en predicciones o previsiones para el futuro.
Veamos algunos ejemplos. Si fabrica bolígrafos, este es el tiempo que transcurre desde que introduce los gránulos de PPC en el molde de inyección hasta que ha completado el montaje de un solo bolígrafo.
Si estás haciendo pan, es el tiempo que transcurre desde que empiezas a amasar la masa hasta que sacas el pan del horno. Si estás fabricando camisetas, es el tiempo que transcurre desde que cortas la tela hasta que empaquetas el producto listo para su envío.
Si eso te recuerda otras métricas relacionadas con el tiempo, aquí tienes todo lo que necesitas saber sobre la duración del ciclo frente al plazo de entrega.
La duración del ciclo y el ciclo de vida del desarrollo de software
Aunque originalmente proviene del sector manufacturero, la duración del ciclo se ha convertido en una métrica fundamental para calcular la velocidad de desarrollo de software, la productividad de ingeniería y la eficiencia.
Pero primero, definámoslo. En el desarrollo de software, es el tiempo que transcurre desde que un equipo comienza a trabajar en una función hasta que se implementa en producción. Los equipos de proyecto utilizan la duración del ciclo de diversas maneras.
- Proyecciones de entrega: predice cuánto tiempo puede tardar en completarse una tarea o función.
- Planificación de sprints: programa las funciones/tareas de tal manera que funcionen bien dentro del sprint.
- Mejora continua: incorpore bucles de retroalimentación en el proceso de desarrollo para mejorar la calidad.
- Opiniones: La duración del ciclo ayuda a los gerentes a medir la productividad individual y del equipo.
Duración del ciclo en la gestión ágil de proyectos
El desarrollo ágil de software es similar a la fabricación ajustada, ya que se centra en la programación justo a tiempo, la optimización de procesos, la mejora continua y la eliminación del desperdicio.
Por lo tanto, en el desarrollo de software, la duración del ciclo es una métrica clave para calcular el plazo de entrega, mejorar la eficiencia y la velocidad de entrega. Es importante para respaldar el principio de desarrollo ágil de entregar software funcional con frecuencia.
Esto es especialmente aplicable en las pruebas de software, donde el seguimiento de la duración del ciclo puede desempeñar un rol fundamental en la velocidad de implementación.
El rol y las ventajas de la duración del ciclo
Al igual que el plazo de entrega, el tiempo TAKT, el rendimiento, etc., la duración del ciclo es una métrica relacionada con el tiempo y la velocidad que las organizaciones utilizan para diversos fines. A continuación, le mostramos cómo beneficia a su organización o proyecto en cada caso.
Cuanto menor sea la duración del ciclo, mayor será la eficiencia.
La reducción de la duración del ciclo tiene un impacto directo en la eficiencia del proceso. Cualquier aumento de la eficiencia permite al equipo atender más solicitudes de los clientes o resolver problemas más rápidamente, lo que se traduce en un ciclo de desarrollo más productivo.
Por ejemplo, un equipo que perfecciona sus fases de integración y prueba de código para reducir la duración del ciclo de dos semanas a una semana puede duplicar el número de funciones que ofrece en el mismo plazo.
Los ciclos más rápidos pueden conducir a una mayor calidad.
La gente suele pensar que el trabajo realizado rápidamente, lo que normalmente se considera precipitación o prisa, afecta a la calidad del resultado. En la gestión de proyectos Scrum, puede ocurrir lo contrario.
La duración del ciclo más corta fomenta pruebas e iteraciones más frecuentes, lo que da lugar a un software de mayor calidad. Los bucles de retroalimentación rápidos reducen la probabilidad de que se produzcan defectos importantes en la producción.
El cálculo de la duración del ciclo crea previsibilidad.
Cuando sabes cuánto tiempo lleva una tarea, puedes planificar mejor. Puedes realizar una previsión más precisa de los cronogramas de entrega y gestionar las expectativas con las partes interesadas.
Por ejemplo, si sabe que la duración del ciclo para entregar una nueva función es de tres semanas, puede programar los lanzamientos de forma fiable. Esta previsibilidad genera confianza en todas las partes interesadas.
Los cálculos de la duración del ciclo potencian la adaptabilidad.
Ser ágil requiere que seas receptivo a los cambios y satisfagas las demandas de los clientes. La duración del ciclo es un indicador directo de la rapidez con la que puedes responder. Con la evaluación comparativa del sector, puedes medir de forma razonable la ventaja competitiva de tu empresa con la duración del ciclo.
La duración del ciclo refleja los esfuerzos de mejora continua.
El seguimiento de la duración del ciclo fomenta una cultura de mejora continua dentro del equipo de desarrollo, lo que les ayuda a identificar de forma sistemática las ineficiencias y las áreas que se pueden mejorar.
Por ejemplo, un equipo puede descubrir que la revisión del código es un cuello de botella y adoptar la programación en pareja para solucionarlo, mejorando así su proceso general y reduciendo la duración del ciclo.
Ciclos más cortos = clientes satisfechos.
Todos los clientes están encantados cuando pueden obtener resultados más rápidamente. Por lo tanto, una duración del ciclo más corta mejora directamente la satisfacción del cliente.
Considere un escenario en el que un equipo de software reduce la duración del ciclo para las solicitudes de nuevas funciones de un mes a dos semanas. Los clientes se benefician de actualizaciones más rápidas, lo que puede tener un impacto directo en los resultados finales.
Todo lo anterior = equipos felices.
La duración del ciclo es un indicador fundamental del rendimiento individual y del equipo. Una duración del ciclo eficiente hace que los miembros del equipo se sientan realizados y valorados. Satisfacer las demandas de los clientes aumenta la moral del equipo.
La mejora continua acelera sus curvas de aprendizaje personales, lo que les da un sentido de orgullo por su trabajo. En general, las tendencias de la duración del ciclo a menudo pueden ser una medida del progreso de un equipo.
Ahora que conoce estas ventajas, ¿cómo puede aprovecharlas? Echemos un vistazo.
¿Cómo calcular la duración del ciclo?
La duración del ciclo es simplemente el tiempo que tardas en completar una tarea desde el momento en que la has comenzado. Por lo tanto, la fórmula para calcular la duración del ciclo es bastante sencilla.
Fórmula de la duración del ciclo para elementos de trabajo individuales
Duración del ciclo = hora de finalización – hora de inicio
La fórmula anterior se aplica mejor a tareas individuales. Desde amasar pan hasta programar una sola función. Si empezaste a las 12:30 y terminaste a las 23:00, la duración del ciclo de esa tarea es de dos horas.
Fórmula de la duración del ciclo para lotes
Sin embargo, en la mayoría de los casos, la duración del ciclo de una parte del proceso, como amasar la masa o codificar, por sí sola puede no ser lo más valioso. A un gestor de proyectos le resulta más útil conocer la duración del ciclo desde el desarrollo hasta la implementación.
Este conjunto de tareas se denomina lote y se mide como duración del ciclo del lote.
Duración del ciclo por lotes = Duración del ciclo neta/Número de unidades producidas
Aquí, la duración del ciclo neta es la suma de las duraciones del ciclo de todas las tareas del lote. Normalmente se mide en horas, días o semanas, dependiendo del alcance y la escala de los proyectos. En la fabricación, también se denomina tiempo de producción neto.
El número de unidades producidas es el recuento de todos los elementos de trabajo (por ejemplo, funciones, correcciones de errores, historias de usuarios) que fueron completados en ese periodo de tiempo.
Si le parece bastante sencillo, piénselo de nuevo. La duración del ciclo, especialmente la duración del ciclo por lotes, es un conjunto de múltiples partes móviles, cada una con sus propias complejidades. Un pequeño paso en falso puede sesgar los cálculos y crear diversos retos.
Consecuencias de calcular mal la duración del ciclo
Algunas de las consecuencias más comunes de calcular mal la duración del ciclo son:
Cronogramas de proyectos inexactos: sobreestimar la duración del ciclo puede dar lugar a un uso ineficiente de los recursos y a retrasos en la entrega, mientras que subestimarla conduce a plazos agresivos, situaciones estresantes, insatisfacción del equipo y disminución de la calidad.
Mala asignación de recursos: los equipos pueden asignar demasiados o muy pocos recursos basándose en la duración del ciclo mal calculada, lo que provoca cuellos de botella o deja recursos infrautilizados.
Insatisfacción del cliente: los clientes esperan la entrega puntual de los productos y las actualizaciones. Desde la perspectiva del cliente, la duración del ciclo mal calculada puede parecer sospechosa, lo que genera una pérdida de confianza, críticas negativas y, en última instancia, la pérdida del negocio.
Pérdidas financieras: subestimar la duración del ciclo puede provocar retrasos o sobrecostes. Sobreestimarla puede tener como resultado un desperdicio de recursos, gastos innecesarios y la pérdida de oportunidades de mercado.
Experiencia estresante: todas las partes interesadas, incluidos los clientes, socios y empleados, pueden enfrentarse a un estrés excesivo como resultado de expectativas poco realistas basadas en la duración del ciclo mal calculada. El riesgo de agotamiento también es elevado.
Esto puede acabar provocando desgaste, lo que conlleva gastos adicionales para contratar, incorporar y formar a nuevos talentos, por no hablar de la pérdida de conocimientos institucionales.
Ejemplos de cálculo de la duración del ciclo
Para asegurarte de que no calculas mal la duración del ciclo, debes comprender cómo hacerlo correctamente. A continuación, te mostramos algunos ejemplos reales de cálculo de la duración del ciclo utilizando la fórmula anterior.
Duración del ciclo de desarrollo de funciones de software
Un desarrollador de software dedica 3 horas a corregir un error. La duración del ciclo de corrección de errores que utiliza es su tiempo individual.
Como equipo, completan y lanzan ocho funciones en un mes con 22 días laborables. Su duración del ciclo es:
Duración del ciclo = 22 días/8 funciones = 2,75 días por función
Unidad de fabricación
Una planta de montaje de automóviles produce 300 coches al mes. Si el tiempo total de producción desde el inicio del montaje del primer coche hasta la finalización del coche número 300 es de 9000 horas:
Duración del ciclo = 9000 horas/300 coches = 30 horas por coche
Plataforma de comercio electrónico
Una plataforma de comercio electrónico procesa y envía 1000 pedidos en una semana, trabajando las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Entonces, la duración del ciclo es:
Duración del ciclo = 7 días x 24 horas/1000 pedidos = 0,168 horas por pedido, es decir, unos 10 minutos.
Ahora que ya sabe cómo calcular la duración del ciclo, le mostramos cómo puede utilizarla en la gestión diaria de proyectos.
Uso de la duración del ciclo para alcanzar y medir las metas y la entrega del proyecto
Medir, registrar y optimizar la duración del ciclo es uno de los aspectos más transformadores de cualquier gestión de proyectos. Como hemos visto anteriormente, puede afectar a diversas métricas, desde la moral del equipo hasta los resultados finales de los clientes.
Para asegurarte de realizar un seguimiento y mejorar la duración del ciclo de forma constante, empieza por utilizar un software de gestión de proyectos diseñado específicamente para ello, como ClickUp. Veamos cómo.
1. Mida la duración del ciclo
Antes que nada, establece sistemas para medir la duración del ciclo. Por lo general, esta información está disponible en las hojas de horas, sin embargo, la mayoría de los equipos de software terminan rellenando las hojas de horas de forma aleatoria.
Para realizar un seguimiento preciso de la duración del ciclo, prueba las funciones de control de tiempo de ClickUp, que permiten a cada miembro del equipo iniciar/detener un cronómetro o introducir el tiempo manualmente. Los equipos pueden realizar un seguimiento del tiempo de cada tarea/subtarea. ¿Qué más? Varios miembros del equipo pueden realizar un seguimiento del tiempo de la misma tarea.
2. Analiza la duración del ciclo
Una vez que registre el tiempo que lleva cada tarea, podrá empezar a analizar las tendencias. El panel de control de ClickUp es un lugar ideal para recopilar toda la información que necesita en un solo sitio.
Utiliza estos conocimientos del software de gestión de proyectos ágil de ClickUp para tomar decisiones estratégicas, como reasignar recursos o modificar flujos de trabajo, con el fin de optimizar la duración del ciclo y mejorar los resultados y el rendimiento de los proyectos.
3. Identifica los factores que reducen la productividad
El resultado del análisis de la duración del ciclo es identificar los factores que reducen la productividad. Algunos de los más comunes son los siguientes.
Cuellos de botella
El cuello de botella se produce cuando una fase concreta del proceso ralentiza el flujo de trabajo, lo que provoca retrasos y aumenta la duración del ciclo. Esto se puede evitar:
- Medición de la duración del ciclo para cada elemento de trabajo de su lote
- Evaluación de elementos que requieren un tiempo excesivo
- Implemente mejoras específicas para aliviar estos bloqueos, como la reasignación de recursos o la optimización del flujo de trabajo.
Tiempos de espera y retrasos
Supongamos que la duración del ciclo individual suma 20 horas; sin embargo, la duración del ciclo por lotes para el mismo proceso es de 80 horas. Esto significa que hay un tiempo de espera en algún punto.
Utiliza los gráficos de Gantt de ClickUp para ver las diferencias entre el final de un ciclo y el inicio del siguiente en el mismo lote. Comprende las ineficiencias para mejorar la programación de recursos en todas las tareas y proyectos.
Exceso de procesamiento
El exceso de procesamiento se produce cuando se dedica más trabajo a un producto o servicio del que requiere el cliente o del que es necesario para el proyecto. Esto puede dar lugar a una mala gestión de proyectos.
La mejor manera de evitar el exceso de procesamiento es comparar la duración del ciclo con otros proyectos o estándares del sector. Si tardas demasiado en entregar algo, analiza por qué.
Si no sabes por dónde empezar, prueba algunas plantillas de gestión del tiempo. Aplícalas en todos los proyectos para recopilar datos que te sirvan de referencia.
4. Mejora los procesos
Basándose en cálculos precisos y conocimientos, mejore sus procesos para reducir la duración del ciclo.
Automatiza los procesos que no es necesario completar manualmente. ClickUp Automations cuenta con más de 100 plantillas para todas las necesidades de gestión de proyectos.
Simplifica los traspasos con las tareas de ClickUp, subtareas y listas de control. Escribe historias de usuario completas en las descripciones de las tareas y utiliza las listas de control para los criterios de aceptación.
Optimice la documentación del producto con ClickUp Brain. Utilice la IA para ayudar a redactar la documentación o corregir, editar y resumir su trabajo.
Entregue los proyectos a tiempo siempre con ClickUp.
Tanto si eres un diseñador de interiores independiente como si eres responsable de la gestión de proyectos en una gran empresa de desarrollo de software, la duración del ciclo es tu principal medida de productividad y eficiencia.
Como fabricante o proveedor de servicios, le ayuda a comprender cuánto tiempo lleva una tarea. Como mínimo, puede utilizar la duración del ciclo para realizar la previsión de los cronogramas de entrega para sus clientes. Como máximo, puede realizar cálculos sencillos de rentabilidad para ver si su empresa puede sostenerse a este ritmo.
La duración del ciclo se puede utilizar para optimizar líneas de montaje complejas, satisfacer las necesidades de desarrollo personal, diseñar la estrategia de precios adecuada o mejorar la elaboración de presupuestos.
Incorporar la duración del ciclo a tus proyectos es una estrategia eficaz para aumentar la productividad y la eficiencia. Acelera los plazos de entrega y mejora la calidad general del resultado.
ClickUp hace que sea extraordinariamente sencillo incorporar cálculos de la duración del ciclo en los flujos de trabajo de tus proyectos. Compruébalo por ti mismo. ¡Prueba ClickUp hoy mismo gratis!
Preguntas frecuentes sobre la duración del ciclo
1. ¿Cuál es la fórmula para calcular la duración del ciclo?
La fórmula de la duración del ciclo para elementos de trabajo individuales es la siguiente:
Duración del ciclo = hora de finalización – hora de inicio
La fórmula de la duración del ciclo para los lotes, es decir, conjuntos de elementos de trabajo que completan una tarea o entrega, es la siguiente.
Duración del ciclo por lotes = Duración del ciclo neta/Número de unidades producidas
2. ¿Cómo calculo mi ciclo menstrual?
Identifica las fechas de inicio y finalización: determina la fecha de inicio del proyecto y la fecha de finalización prevista o real.
Calcula la duración: restando la fecha de inicio de la fecha de finalización.
Si estás planificando y no tienes una fecha de finalización, puedes estimar la duración basándote en proyectos similares anteriores.
Ciclo del periodo = Fecha de finalización del proyecto – Fecha de inicio del proyecto
3. ¿Cómo se calcula la duración del ciclo de una máquina?
- Identifica los puntos de inicio y finalización de la operación que estás midiendo.
- Mida el tiempo total de producción, incluyendo el tiempo real de procesamiento, el tiempo de carga y descarga, el tiempo de inspección y cualquier tiempo de inactividad entre operaciones.
- Cuente el número de unidades producidas.
- Calcule la duración del ciclo utilizando la fórmula: Duración del ciclo de la máquina = Tiempo total de producción / Número total de unidades producidas
Por ejemplo, si una máquina tardara 120 minutos en producir 60 unidades, la duración del ciclo de la máquina sería 120/60 = 2 minutos por unidad.
Esto significa que, de media, la máquina tarda 2 minutos en completar un ciclo de funcionamiento, produciendo una unidad.