Un coche medio tiene unas 30.000 piezas. Incluso una pluma estilográfica aparentemente sencilla tiene unas 25 piezas diferentes. Algunas de ellas pueden tardar minutos en fabricarse, mientras que otras tardan días.
En la fabricación, las organizaciones utilizan varias métricas para programar con precisión el ciclo de producción y obtener cada pieza justo a tiempo. Una de las métricas más importantes es la duración del ciclo.
Esta métrica, conocida por tener su origen en la fabricación ajustada, se ha popularizado ahora en las industrias de productos y servicios. Veamos por qué y cómo puede utilizarlos para mejorar la eficiencia de su producción.
¿Qué es la duración del ciclo?
La duración del ciclo se refiere a la duración real del recorrido de un elemento de trabajo desde el inicio del proceso de producción hasta su completada. Es importante señalar aquí que se trata de una medida del tiempo real basada en el rendimiento pasado, no en predicciones/previsiones para el futuro.
Veamos algunos ejemplos. Si fabrica bolígrafos, es el tiempo que transcurre desde que introduce los gránulos de PPC en el molde de inyección hasta que completa el montaje de un solo bolígrafo.
Si fabrica pan, es cuando empieza a amasar la masa y saca el pan del horno. Si hace camisetas, es el tiempo que transcurre entre el corte del material y el embalaje listo para enviar.
Si esto te recuerda otras métricas relacionadas con el tiempo, aquí tienes todo lo que necesitas saber sobre duración del ciclo vs. Plazo de entrega .
Duración del ciclo y ciclo de vida del desarrollo de software
Aunque originario de la fabricación, la duración del ciclo se ha convertido en una métrica crítica para calcular la velocidad de desarrollo del software, la productividad de ingeniería y la eficiencia.
Pero primero, definámoslo. En el desarrollo de software, es el tiempo que transcurre desde que un equipo empieza a trabajar en una función hasta que se pone en producción. Los equipos de proyecto utilizan la duración del ciclo de varias maneras.
- Proyecciones de entrega: Predecir cuánto tiempo puede tardar en completarse una tarea/función
- Planificación de sprints: Programar funciones/tareas de forma que funcionen bien dentro del sprint
- Mejora continua: Incorporar circuitos de retroalimentación en el proceso de desarrollo para mejorar la calidad
- Revisiones: La duración del ciclo ayuda a los gestores a medir la productividad individual y del equipo
Duración del ciclo en la gestión ágil de proyectos
El desarrollo ágil de software es similar a la fabricación ajustada, ya que se centra en la programación "justo a tiempo", la optimización de procesos, la mejora continua y la eliminación del despilfarro.
Por lo tanto, dentro del desarrollo de software, la duración del ciclo es una métrica clave para calcular el plazo de entrega, mejorar la eficiencia y la velocidad de entrega. Es importante para la compatibilidad con el principio de desarrollo ágil de entregar frecuentemente software que funcione.
Esto es especialmente aplicable en las pruebas de software, donde el seguimiento de la duración del ciclo puede desempeñar un rol agravante en su velocidad de despliegue.
El rol y los beneficios de la Duración del ciclo
Como plazo de entrega , tiempo TAKT, rendimiento, etc., la duración del ciclo es una métrica relacionada con el tiempo/velocidad que las organizaciones utilizan para diversos fines. He aquí cómo beneficia a su organización/proyecto en cada caso.
Menor duración del ciclo, mayor eficacia
La reducción de la duración del ciclo repercute directamente en la eficacia del proceso. Todo aumento de la eficacia permite al equipo atender más solicitudes de clientes o solucionar problemas con mayor rapidez, lo que se traduce en un ciclo de desarrollo más productivo.
Por ejemplo, un equipo que perfecciona sus fases de integración y prueba del código para reducir la duración del ciclo de dos semanas a una puede duplicar el número de funciones que entrega en el mismo plazo.
Ciclos más rápidos pueden conducir a una mayor calidad
La gente asume que el trabajo terminado con rapidez -típicamente visto como prisa o precipitación- afecta a la calidad del resultado. En scrum gestión de proyectos lo contrario puede ser cierto.
Las duraciones del ciclo más cortas fomentan pruebas e iteraciones más frecuentes, lo que conduce a un software de mayor calidad. Los bucles de retroalimentación rápida reducen la probabilidad de que lleguen a producción defectos importantes.
Calcular la duración del ciclo crea previsibilidad
Cuando se sabe cuánto tiempo lleva una tarea, se puede planificar mejor. Puede prever los cronogramas de entrega con mayor precisión y gestionar las expectativas con las partes interesadas.
Por ejemplo, si sabe que la duración media del ciclo de entrega de una nueva función es de tres semanas, puede programar las entregas de forma fiable. Esta previsibilidad genera confianza en todas las partes interesadas.
Los cálculos de la duración del ciclo potencian la adaptabilidad
Para ser ágil hay que responder a los cambios y a la demanda de los clientes. La duración del ciclo es un indicador directo de su capacidad de respuesta. Con la evaluación comparativa del sector, puede medir razonablemente la ventaja competitiva de su empresa con la duración del ciclo.
Duración del ciclo refleja los esfuerzos de mejora continua
La supervisión de la duración del ciclo fomenta una cultura de mejora continua dentro del equipo de desarrollo, ayudándoles a identificar sistemáticamente las ineficiencias y las áreas susceptibles de mejora.
Por ejemplo, un equipo puede descubrir que la revisión del código es un cuello de botella y adoptar la programación en parejas para solucionarlo, mejorando así su proceso general y reduciendo la duración del ciclo.
Ciclos más cortos = clientes satisfechos
Todos los clientes están encantados cuando pueden obtener resultados más rápidamente. Por eso, una menor duración del ciclo mejora directamente la satisfacción del cliente.
Imaginemos que un equipo de software reduce la duración del ciclo de solicitud de nuevas funciones de un mes a dos semanas. Los clientes se benefician de actualizaciones más rápidas, lo que puede repercutir directamente en los resultados.
Todo lo anterior = equipos felices
La duración del ciclo es un indicador crítico del rendimiento individual y del equipo. Una duración del ciclo eficiente hace que los miembros del equipo se sientan realizados y valorados. Satisfacer la demanda de los clientes levanta la moral del equipo.
La mejora continua acelera sus curvas personales de aprendizaje, lo que les hace sentirse orgullosos de su trabajo. En general, las tendencias de las duraciones del ciclo pueden ser a menudo una medida del progreso de un equipo.
Ahora que conoce estos beneficios, ¿cómo puede aprovecharlos? Veámoslo.
¿Cómo calcular la duración del ciclo?
Duración del ciclo es simplemente el tiempo que tarda en completar una tarea desde el momento en que la ha comenzado. Por lo tanto, la fórmula para la duración del ciclo es bastante sencilla.
Fórmula de duración del ciclo para elementos de trabajo individuales
Duración del ciclo = Hora de finalización - Hora de inicio
La fórmula anterior se aplica mejor a elementos de trabajo individuales. Desde amasar la masa para el pan hasta codificar una única función. Si empezó a las 12.30 y terminó a las 230, la duración del ciclo de esa tarea es de dos horas.
Fórmula de duración del ciclo para lotes
Sin embargo, en la mayoría de los casos, la duración del ciclo para una parte del proceso -como amasar la masa o codificar- por sí sola puede no ser lo más valioso. A un gestor de proyectos le conviene más conocer la duración del ciclo desde el desarrollo hasta la implantación.
Este conjunto de tareas se denomina lote y se mide como duración del ciclo del lote.
Duración del ciclo por lotes = Duración neta del ciclo/Número de unidades producidas
En este caso, la duración neta del ciclo es la suma de las duraciones de ciclo de todas las tareas del lote. Suele medirse en horas, días o semanas, en función del alcance y la escala de los proyectos. En la fabricación, también se denomina tiempo neto de producción.
El número de unidades producidas es el recuento de todos los elementos de trabajo (por ejemplo, funciones, corrección de errores, historias de usuario) que completaron en ese plazo.
Si esto parece muy sencillo, piénselo otra vez. La duración del ciclo, especialmente el tiempo de ciclo por lotes, es un conjunto de múltiples partes móviles, cada una con sus propias complejidades. Un pequeño paso en falso puede desvirtuar los cálculos y plantear diversos problemas.
Consecuencias de calcular mal la duración del ciclo
Algunas de las consecuencias más comunes de calcular mal la duración del ciclo son:
Cronogramas imprecisos del proyecto: La sobreestimación de la duración del ciclo puede dar lugar a un uso ineficaz de los recursos y a retrasos en la entrega, mientras que la subestimación conduce a plazos agresivos, situaciones de estrés, insatisfacción del equipo y disminución de la calidad.
Mala asignación de recursos: Los equipos pueden asignar demasiados o muy pocos recursos basándose en una duración del ciclo mal calculada, provocando cuellos de botella o dejando recursos infrautilizados.
Insatisfacción del cliente: Los clientes esperan una entrega puntual de los productos y actualizaciones. Desde la perspectiva del cliente, las duraciones del ciclo mal calculadas pueden parecer sospechosas, lo que genera una pérdida de confianza, críticas negativas y, en última instancia, la pérdida de la empresa.
Pérdidas financieras: Subestimar la duración del ciclo puede provocar retrasos o sobrecostes. La sobreestimación puede dar lugar a un despilfarro de recursos, gastos innecesarios y pérdida de oportunidades de mercado.
Experiencia estresante: Todas las partes interesadas, incluidos clientes, socios y empleados, pueden enfrentarse a un estrés excesivo derivado de unas expectativas poco realistas basadas en una duración del ciclo mal calculada. El riesgo de agotamiento también es alto.
A la larga, esto puede provocar bajas, con los consiguientes gastos adicionales para contratar, incorporar y formar a nuevos talentos, por no hablar de la pérdida de conocimientos institucionales.
Ejemplos de cálculo de la duración del ciclo
Para asegurarse de que no está calculando mal la duración del ciclo, tiene que saber cómo hacerlo correctamente. He aquí algunos ejemplos reales de cálculo de la duración del ciclo utilizando la fórmula anterior.
Tiempo del ciclo de desarrollo de una función de software
Un desarrollador de software tarda 3 horas en corregir un error. El tiempo medio empleado en todas sus correcciones de errores es su duración del ciclo individual de corrección de errores.
Como equipo, completáis y lanzáis ocho funciones en un mes con 22 días laborables. Su duración del ciclo es:
Duración del ciclo = 22 días/8 funciones = 2,75 días por función
Unidad de fabricación
Una planta de montaje de automóviles produce 300 coches en un mes. Si el tiempo total de producción desde que se empieza a montar el primer coche hasta que se completa el coche número 300 es de 9.000 horas:
Duración del ciclo = 9.000 horas/300 coches = 30 horas por coche
Plataforma de comercio electrónico
Una plataforma de comercio electrónico procesa y envía 1000 pedidos en una semana, trabajando 24×7. Entonces, la duración del ciclo es:
Duración del ciclo = 7 días x 24 horas/1000 pedidos = 0,168 horas por pedido, es decir, unos 10 minutos.
Ahora que ya sabe cómo calcular la duración del ciclo, a continuación le explicamos cómo puede utilizarla en su día a día de gestión de proyectos.
Uso de la duración del ciclo para alcanzar y medir las metas y la entrega de los proyectos
Medir, registrar y optimizar la duración del ciclo es uno de los aspectos más transformadores de cualquier gestión de proyectos. Como hemos visto anteriormente, puede afectar a varias métricas, desde la moral del equipo hasta el resultado final del cliente.
Para asegurarse de que realiza un seguimiento y mejora de la duración del ciclo de forma coherente, comience por utilizar un sistema diseñado a tal efecto software de gestión de proyectos como ClickUp. Veamos cómo.
1. Medir la duración del ciclo
Antes que nada, ajuste los sistemas para medir la duración del ciclo. Normalmente, esta información está disponible en las hojas de horas, sin embargo, la mayoría de los equipos de software rellenan las hojas de horas al azar al final.
Para hacer un seguimiento exacto de la duración del ciclo, pruebe lo siguiente Control de tiempo de ClickUp teams, que permiten a cada miembro del equipo iniciar/detener un cronómetro o introducir el tiempo manualmente. Los equipos pueden controlar el tiempo de cada tarea/subtarea. ¿Y qué más? Varios miembros del equipo también pueden realizar el seguimiento del tiempo de la misma tarea.
controlar el tiempo de forma eficaz con ClickUp
2. Analice la duración del ciclo
Una vez registrado el tiempo que tarda cada tarea, puede empezar a analizar las tendencias. En Panel de ClickUp es un lugar ideal para reunir toda la información que necesita en un solo sitio.
Mejore la planificación y el rendimiento de su equipo con ClickUp Sprint Dashboard, que incluye la velocidad del sprint, el burn up, el burn down, el lead time, la duración del ciclo y los gráficos de flujo acumulado
Utilice esta información de El software ágil de gestión de proyectos de ClickUp para fundamentar decisiones estratégicas, como la reasignación de recursos o la modificación de flujos de trabajo, con el fin de optimizar la duración del ciclo y mejorar resultados del proyecto y rendimiento.
3. Identificar los asesinos de la productividad
El resultado de su análisis de la duración del ciclo es identificar los asesinos de la productividad. Algunos de los más comunes son los siguientes.
Cuellos de botella
El cuello de botella se produce cuando una fase concreta del proceso ralentiza el flujo de trabajo, provocando retrasos y aumentando la duración del ciclo. Esto puede evitarse
- Midiendo la duración del ciclo de cada elemento de trabajo del lote
- Evaluando los elementos que requieren un tiempo excesivo
- Aplicando mejoras específicas para aliviar estos bloqueos, como la reasignación de recursos o la racionalización del flujo de trabajo
Tiempos de espera y retrasos
Supongamos que sus tiempos de ciclo individuales suman 20 horas; sin embargo, la duración del ciclo por lotes para el mismo proceso es de 80 horas. Esto significa que hay tiempo de espera en alguna parte.
Utilice ClickUp Gráficos de Gantt para ver los desfases entre el final de un ciclo y el inicio del siguiente en el mismo lote. Comprender las ineficiencias para mejorar programación de recursos entre tareas y proyectos.
Sobreprocesamiento
El exceso de trabajo se produce cuando se dedica a un producto o servicio más trabajo del que requiere el cliente o es necesario para el proyecto. Esto puede gestión del tiempo de proyectos .
La mejor manera de evitar el exceso de trabajo es comparar la duración del ciclo con la de otros proyectos/estándares del sector. Si tardas demasiado en entregar algo, analiza por qué.
Si no está seguro de por dónde empezar, pruebe con algunos de los siguientes métodos plantillas de gestión del tiempo . Aplícalas a todos los proyectos para recopilar datos que sirvan de referencia.
4. Mejorar los procesos
Basándose en cálculos y perspectivas precisas, mejore sus procesos para reducir la duración del ciclo.
Automatice los procesos que no necesitan ser completados manualmente. Automatizaciones ClickUp dispone de más de 100 plantillas para la gestión de proyectos.
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Simplifique las entregas con tareas de ClickUp, subtareas y listas de control. Escriba historias de usuario completas en las descripciones de tareas y utilice las listas de control para los criterios de aceptación.
Agilice la documentación del producto con ClickUp Brain. Utilice IA para ayudar a escribir documentación o corregir, editar y resumir su trabajo.
Entregue proyectos a tiempo siempre con ClickUp
Tanto si es un diseñador de interiores independiente como un gestor de proyectos en una gran organización de desarrollo de software, la duración del ciclo es su principal medida de productividad y eficiencia.
Como fabricante o proveedor de servicios, le ayuda a comprender cuánto tarda una tarea. Como mínimo, puede utilizar la duración del ciclo para prever los plazos de entrega a sus clientes. Como mucho, puede hacer cálculos sencillos de rentabilidad para ver si su empresa puede mantenerse a este ritmo.
La duración del ciclo puede servir para optimizar cadenas de montaje complejas, satisfacer necesidades de desarrollo personal, diseñar la estrategia de precios adecuada o mejorar la elaboración de presupuestos.
Incorporar la duración del ciclo a sus proyectos es una poderosa estrategia para desbloquear una mayor productividad y eficiencia. Acelera los plazos de entrega y mejora la calidad general del producto.
ClickUp hace que sea extraordinariamente sencillo incorporar los cálculos de la duración del ciclo a los flujos de trabajo de sus proyectos. Compruébelo usted mismo. Pruebe ClickUp hoy mismo de forma gratuita ¡!
Preguntas frecuentes sobre la duración del ciclo
1. ¿Cuál es la fórmula de la duración del ciclo?
La fórmula de la duración del ciclo para elementos de trabajo individuales es la siguiente:
Duración del ciclo = Tiempo de finalización - Tiempo de inicio
La fórmula de duración del ciclo para lotes, es decir, conjuntos de elementos de trabajo que completan una tarea/entrega es la siguiente.
Duración del ciclo por lotes = Duración neta del ciclo/Número de unidades producidas
2. ¿Cómo calculo el ciclo de mi periodo?
Identifique las fechas de inicio y finalización: Determine la fecha de inicio del proyecto y la fecha de finalización prevista o real.
Calcule la duración: Restando la fecha de inicio de la fecha de finalización.
Si está planificando y no tiene una fecha de finalización, puede estimar la duración basándose en proyectos anteriores similares.
Periodo ciclo = Fecha de finalización del proyecto - Fecha de inicio del proyecto
3. ¿Cómo se calcula la duración del ciclo de una máquina?
- Identifique los puntos inicial y final de la operación que está midiendo
- Mida el tiempo total de producción, incluido el tiempo de procesamiento real, el tiempo de carga y descarga, el tiempo de inspección y cualquier tiempo de inactividad entre operaciones
- Cuente el número de unidades producidas
- Calcule la duración del ciclo mediante la fórmula: Duración del ciclo de la máquina = Tiempo total de producción / Número total de unidades producidas
Por ejemplo, si una máquina tarda 120 minutos en producir 60 unidades, la duración del ciclo de la máquina sería 120/60 = 2 minutos por unidad.
Esto significa que, por término medio, la máquina tarda 2 minutos en completar un ciclo de funcionamiento, produciendo una unidad.