El nuevo miembro de su equipo, ansioso por demostrar su valía, se queda hasta tarde constantemente para terminar sus tareas. Sin embargo, cuando llega el día de pago, sus horas extras no se reflejan, lo que provoca una mezcla de frustración y confusión.
¿Le suena familiar?
Calcular con precisión las horas trabajadas no solo consiste en el seguimiento del tiempo, sino también en fomentar la confianza y garantizar que cada minuto de esfuerzo sea reconocido y recompensado.
Tanto si gestiona una pequeña empresa como una gran organización, es fundamental calcular correctamente las horas de los empleados.
En este blog, exploraremos cómo calcular las horas y garantizar una remuneración precisa, cubriendo varios métodos y herramientas de cálculo de horas de trabajo.
Comprender las horas de trabajo
Cuando hablamos de horas de trabajo, nos referimos al tiempo total que un empleado o contratista trabaja, o tiene previsto trabajar, dentro de un periodo específico, como un día, una semana o un mes.
Según la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) de EE. UU., esto incluye el tiempo real dedicado a actividades relacionadas con el trabajo por las que se debe pagar a los empleados.
Aunque no todas las organizaciones necesitan realizar el seguimiento de las horas (especialmente si no pagan por horas), las empresas que trabajan con autónomos, contratistas, trabajadores de la construcción o empleados a tiempo parcial deben ser diligentes con sus cálculos.
El control preciso del tiempo es fundamental para comprender la productividad de su equipo y la eficiencia de su empresa. Cuando tiene una idea clara de cómo se emplea el tiempo, puede evaluar mejor el rendimiento, identificar áreas de mejora y optimizar sus operaciones.
Pasos para calcular las horas trabajadas
Repasemos los pasos para calcular las horas trabajadas por los empleados de una manera sencilla y eficaz, para asegurarnos de que todo cuadra correctamente.
Paso 1: Indique con precisión las horas de inicio y finalización
Para realizar un seguimiento preciso del tiempo, comience por registrar las horas exactas de inicio y finalización de cada periodo de trabajo. Puede utilizar un reloj registrador, un software digital o incluso una tarjeta de control horario manual, lo que le resulte más conveniente.
La clave es asegurarse de que su método de seguimiento proporcione datos precisos y tenga en cuenta las horas extras o los descansos no remunerados según su contrato de trabajo.
Paso 2: Convierta los formatos de tiempo para mayor claridad
Para simplificar los cálculos, convierta las horas de inicio y finalización al formato militar o al formato de 24 horas. Esto significa que las 9:00 a. m. se convierten en 09:00 y las 5:00 p. m. se convierten en 17:00.
El formato de 24 horas elimina la confusión entre AM y PM, lo que facilita la resta sin errores. La conversión de las horas a este formato garantiza la claridad al restar las horas de inicio de las horas de finalización.
Paso 3: Reste la hora de inicio de la hora de finalización
Una vez convertidas las horas, reste la hora de inicio de la hora de finalización para calcular el total de horas de trabajo.
Si un empleado trabaja de 09:00 a 17:00, simplemente reste 09:00 de 17:00, lo que da como resultado 8 horas. Este paso le da el número total de horas trabajadas en un periodo determinado.
Paso 4: Tenga en cuenta los descansos
A continuación, reste los descansos no remunerados del total de horas de trabajo.
Por ejemplo, si el empleado se toma un descanso de 30 minutos para almorzar durante su turno de 8 horas, reste esos 30 minutos del total de horas trabajadas.
Por lo tanto, si el promedio de horas trabajadas en el cálculo inicial fuera de 8 horas, después de tener en cuenta el descanso de 30 minutos, el total ajustado sería de 7,5 horas.
Paso 5: Convierta el resultado final a formato decimal
Para facilitar los cálculos de nómina, convierta el total de horas trabajadas a formato decimal.
Por lo tanto, si un empleado realiza un trabajo de 7 horas y 30 minutos, esto debería convertirse a 7,5 horas.
Las horas decimales simplifican el cálculo de los salarios, especialmente cuando se trata de fracciones de hora.
Lea también: Cómo gestionar el tiempo con la técnica Pomodoro
Paso 6: Sume el total de horas del periodo de pago
Sume el total de horas de trabajo durante todo el periodo de pago.
Si un empleado trabajó 35 horas en la primera semana de trabajo, 37,5 horas en la segunda semana y 40 horas en la tercera semana, el total del mes es de 112,5 horas.
La suma de estas horas proporciona una vista global del total de horas trabajadas y es fundamental para realizar cálculos precisos de las nóminas.
Paso 7: Calcule el salario total
Para el último paso, simplemente multiplique el total de horas de trabajo por la tarifa salarial por hora para determinar el importe adeudado.
Si el salario de un empleado a tiempo completo es de 40 dólares por hora y ha trabajado 37,5 horas, el cálculo sería 40 dólares por 37,5, lo que equivale a 1500 dólares. Ese es el total que debe pagar por su trabajo.
¿Pero qué pasa con las horas extras?
El manejo de las horas extras requiere un cálculo cuidadoso.
Comience por identificar el número estándar de horas para el período de pago, por ejemplo, 40 horas por semana. Cualquier hora trabajada más allá de este límite se considera hora extra.
Por ejemplo, si un empleado trabaja 45 horas a la semana, 5 horas son horas extras. Calcule el pago de horas extras según la tarifa de horas extras de su empresa, que suele ser de tiempo y medio.
Las auditorías periódicas y las prácticas adecuadas de control del tiempo pueden ayudar a gestionar las horas extras de manera eficaz y garantizar que los empleados reciban el pago correcto.
Selección de las herramientas adecuadas para calcular las horas de trabajo
Calcular las horas y los minutos trabajados puede ser muy fácil con las herramientas adecuadas a su disposición. Tanto si gestiona un equipo pequeño como si dirige una gran organización, la herramienta adecuada puede ayudarle a agilizar el proceso y garantizar la precisión.
Analicemos las diversas herramientas disponibles, exploremos cómo funcionan y descubramos cuál podría ser la más adecuada para su organización.
Cálculo manual
El cálculo manual es la forma tradicional de llevar el seguimiento de las horas de trabajo.
Para sumar las horas de trabajo, necesitará un bolígrafo, papel o una calculadora básica. Anote las horas de inicio y finalización en su teléfono, reloj o reloj de pared, y haga los cálculos usted mismo al final del día.
Es sencilla y directa, pero requiere cierto esfuerzo para hacerlo bien.
Las ventajas
- Es sencilla y no requiere herramientas especiales.
- Rentable, especialmente para pequeñas empresas.
Las desventajas
- Lleva mucho tiempo y puede ser propenso a errores.
- Es fácil cometer errores al sumar horas, especialmente durante periodos prolongados.
- Es posible que se le exija estar físicamente presente en el lugar de trabajo.
Hojas de cálculo
Las hojas de cálculo ofrecen un paso adelante con respecto a los cálculos manuales, ya que permiten utilizar fórmulas para automatizar algunas de las operaciones matemáticas.
Herramientas como Microsoft Excel o Hojas de cálculo de Google le permiten realizar el seguimiento de las horas, calcular totales y generar informes básicos.
Las ventajas
- Ayuda a organizar y realizar la automatización de partes del proceso de cálculo.
- Reduce la posibilidad de errores.
- Herramientas como Excel o Sheets se pueden personalizar con fórmulas para realizar cálculos más rápidos y mejorar la visualización de los datos.
Las desventajas
- Puede resultar engorroso de gestionar y requiere actualizaciones periódicas.
- Puede volverse complejo a medida que aumentan los datos.
- Carece de seguimiento en tiempo real e integración con otros sistemas.
Plataformas como ClickUp proporcionan plantillas para facilitar este proceso.
La plantilla de hoja de horas de servicios de ClickUp simplifica el seguimiento del tiempo, los costes y los recursos. Realiza un seguimiento sin esfuerzo de las horas facturables y el uso de recursos en múltiples proyectos.
Le encantarán las herramientas visuales, como los gráficos y cuadros, que le proporcionan información en tiempo real sobre el progreso. Además, la integración con aplicaciones como Stripe y PayPal garantiza la sincronización de todas sus finanzas.
La plantilla incluye estados personalizados de ClickUp, como «Aprobado» y «Requiere atención», y ofrece 12 campos personalizados de ClickUp, como «Tarifa por hora» y «Horas de baja por enfermedad remuneradas», lo que permite un seguimiento exhaustivo.
La plantilla también permite generar facturas mediante automatización a partir de su hoja de horas, lo que le ahorrará tiempo y reducirá los errores.
👀 Bonus: Pruebe otras plantillas de hojas de horas de ClickUp para sacar el máximo partido a sus esfuerzos de gestión del tiempo.
Software de control de tiempo
Estas herramientas están diseñadas para ayudar a estructurar el proceso de registro y cálculo de las horas de trabajo.
Una aplicación de control de tiempo registra automáticamente las horas de inicio y finalización; algunas incluso ofrecen funciones como deducciones automáticas por descansos y cálculos de horas extras.
Las ventajas
- Proporciona un seguimiento automatizado de las horas de trabajo para reducir el riesgo de errores humanos.
- Incluye compatibilidad con hojas de horas automatizadas y elaboración de informes.
Las desventajas
- Puede resultar caro, especialmente para las pequeñas empresas.
- Puede que el equipo tenga que pasar por un proceso de aprendizaje.
Herramientas de gestión de proyectos
Estas herramientas ofrecen una forma completa de realizar el seguimiento de las horas de trabajo y gestionar tareas, proyectos y plazos en un solo lugar. La solución de gestión del tiempo de ClickUp es una de estas herramientas.
El control de tiempo de los proyectos de ClickUp es increíblemente versátil. Puede realizar el seguimiento del tiempo desde prácticamente cualquier dispositivo, ya sea un teléfono Android, un iPhone, un ordenador de escritorio o un portátil.
Realice el seguimiento del tiempo de todo su entorno de trabajo o céntrese en tareas específicas, y disfrute de la flexibilidad de pausar y reanudar el seguimiento con un cronómetro global.
Con esta función, puede:
- Desarrolle hojas de horas personalizables: Realice el seguimiento del tiempo por día, semana, mes o intervalos personalizados. Visualice los totales por fechas para obtener información valiosa sobre sus entradas de tiempo.
- Comprenda el tiempo registrado: analice cuánto tiempo llevan las tareas individuales o los grupos de tareas para cada miembro del equipo.
- Cree informes personalizables: Cree informes a partir de sus entradas de tiempo, incluyendo estimaciones y separando las horas facturables de las no facturables.
- Compare las duraciones estimadas: compruebe si su equipo va por buen camino comparando las duraciones estimadas con las duraciones reales registradas, lo que le ayudará a evaluar si está cumpliendo con su calendario.
💡Consejo profesional: Automatice los recordatorios de hojas de horas a intervalos regulares (diarios, semanales o quincenales) utilizando ClickUp Automatizaciones. Esto ayuda a garantizar que las entradas en las hojas de horas se realicen con prontitud y reduce el riesgo de que se olviden entradas.
Y aquí hay otra ventaja: si ya utiliza herramientas como Toggl, Everhour o Clockify, ClickUp se integra perfectamente con ellas, por lo que todos sus datos de tiempo se sincronizan a la perfección con su entorno de trabajo de ClickUp. ¡Esto hace que la gestión de su tiempo y sus proyectos sea aún más eficiente!
Las ventajas
- Combina el seguimiento de las horas trabajadas con la gestión de tareas y la elaboración de informes.
- Optimiza el flujo de trabajo y se integra perfectamente con otras funciones de gestión de proyectos.
- Mejora la productividad y ayuda a estimar con precisión el tiempo de finalización.
Las desventajas
- Puede resultar complejo realizar los ajustes y gestionarlos.
- Puede que la curva de aprendizaje sea más pronunciada para los usuarios que no estén familiarizados con ella.
Relojes registradores
Se trata de un método más tradicional para el seguimiento de las horas, pero sigue siendo muy utilizado. Los empleados fichan al entrar y al salir, y el reloj registra sus horas.
Este método es sencillo y puede resultar eficaz en entornos en los que los empleados trabajan in situ.
Las ventajas
- Sencilla y fácil de usar.
- Proporciona un registro claro de las horas trabajadas por semana.
Las desventajas
- Puede resultar complicado en un entorno de teletrabajo o flexible.
- Puede requerir mantenimiento y estar sujeto a manipulaciones físicas.
Sistemas biométricos
Estos sistemas utilizan huellas dactilares, reconocimiento facial u otros datos biométricos para realizar el seguimiento de las horas de trabajo.
Estos sistemas tienen una alta seguridad y reducen el riesgo de que se produzcan casos de «buddy punching» (cuando un empleado ficha por otro).
Las ventajas
- Altamente precisa y segura en términos de seguridad.
- Reduce la posibilidad de robo de tiempo y de que los compañeros firmen por otros.
Las desventajas
- La instalación y el mantenimiento pueden resultar costosos.
- Puede suscitar preocupaciones sobre la privacidad entre los empleados.
Sistemas de nóminas
El software de nóminas, como Paychex, Paycor, Jibble, etc., suele incluir el control de tiempo como parte de sus funciones.
Estos sistemas integran las horas de trabajo de los empleados con el procesamiento de nóminas, calculando automáticamente los salarios en función de las horas registradas y las tarifas aplicables.
Las ventajas
- El control de tiempo integrado simplifica la nómina.
- Garantiza el cumplimiento de la legislación laboral y reduce la carga de trabajo administrativa.
Las desventajas
- Puede resultar costoso, especialmente para las pequeñas empresas.
- Es posible que sea necesario recibir formación y realizar una configuración para poder utilizar todas las funciones al máximo.
Las ventajas del cálculo exacto del tiempo de trabajo en el empleo
Seamos realistas: llevar un control de las horas de trabajo no es solo una cuestión de números. Se trata de mantener a su equipo contento y en plena forma.
A continuación, le ofrecemos un desglose de todas las ventajas que el cálculo preciso del tiempo supone para sus empleados.
Empleados felices = Mejores resultados en el trabajo
Cuando los empleados ven que el seguimiento de sus horas se realiza con precisión, saben que su tiempo se valora. Esto aumenta su moral y motivación.
Además, los empleados felices también son más productivos. De hecho, las investigaciones sugieren que los empleados más felices son un 13 % más productivos.
Ahorro de tiempo y dinero
Los métodos tradicionales para el seguimiento del tiempo, como las hojas de horas en papel, son lentos y propensos a errores. Corregir los errores y gestionar estos registros puede llevar mucho tiempo.
Con las herramientas digitales de control de tiempo, puede reducir los errores y permitir que su equipo se centre en su trabajo real.
Evita el agotamiento de los empleados
Un buen control de tiempo ayuda a mantener las cargas de trabajo bajo control.
Al tener una visión clara de cómo se emplea el tiempo, podrá asignar mejor los recursos, establecer plazos realistas y asegurarse de que la carga de trabajo de todos sea justa.
Esto ayuda a prevenir el agotamiento y mantiene las expectativas bajo control, para que su equipo pueda seguir siendo productivo y evitar sentirse abrumado.
Realice un mejor seguimiento de las horas de trabajo con ClickUp.
Un control preciso del tiempo aumenta la eficiencia y la satisfacción en su organización. Con tantas herramientas disponibles, elegir la adecuada puede marcar una gran diferencia.
Las soluciones modernas como ClickUp pueden agilizar todo el proceso, facilitando el registro y el seguimiento de las horas de trabajo de los empleados con mayor precisión.
¡Pruebe ClickUp y compruebe cómo puede facilitarle la vida!