Su nuevo miembro del equipo, ansioso por demostrar su valía, se queda hasta tarde para terminar sus tareas. Sin embargo, cuando llega el día de pago, sus horas extraordinarias no se reflejan, lo que provoca una mezcla de frustración y confusión.
¿Le resulta familiar?
Calcular con precisión las horas trabajadas no es sólo cuestión de seguimiento, sino de fomentar la confianza y garantizar que cada minuto de esfuerzo se reconozca y recompense.
Tanto si gestiona una pequeña empresa como una gran organización, es esencial calcular bien las horas de los empleados.
En este blog, exploraremos cómo calcular las horas y asegurar una compensación precisa, cubriendo varios métodos y herramientas de cálculo de horas de trabajo.
Entender las horas de trabajo
Cuando hablamos de horas de trabajo, nos referimos al tiempo total que un empleado o contratista trabaja -o tiene programado trabajar- dentro de un periodo específico, como un día, una semana o un mes.
Según la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) de EE.UU el tiempo de trabajo, que incluye el tiempo real dedicado a actividades relacionadas con el trabajo por las que los empleados deben ser remunerados.
Aunque no todas las organizaciones necesitan hacer un seguimiento de las horas (especialmente si no pagan por horas), las empresas que trabajan con autónomos, contratistas, trabajadores de la construcción o empleados a tiempo parcial deben ser diligentes con sus cálculos.
Un control de tiempo preciso es crucial para conocer la productividad de su equipo y la eficiencia de su empresa. Cuando se tiene una idea clara de cómo se emplea el tiempo, se puede calibrar mejor el rendimiento, identificar áreas de mejora y racionalizar las operaciones.
**Lea también ¿Cuántas horas hay que trabajar a la semana para evitar el agotamiento?
Pasos para calcular las horas trabajadas
Recorramos los pasos para calcular las horas trabajadas de un empleado de una manera simple y efectiva para asegurar que todo sume correctamente.
Paso 1: Determinar las horas de inicio y fin
Para hacer un seguimiento preciso del tiempo, empiece por registrar las horas exactas de inicio y fin de cada periodo de trabajo. Puede utilizar un reloj de fichar, un programa informático digital o incluso un cronómetro manual, lo que más le convenga.
La clave está en asegurarse de que el método de seguimiento proporcione datos precisos y tenga en cuenta las horas extraordinarias o los descansos no remunerados en función de su contrato de trabajo.
Paso 2: Convertir los formatos de tiempo para mayor claridad
Para simplificar los cálculos, convierta las horas de inicio y fin a la hora militar o al formato de 24 horas. Esto significa que las 9:00 AM se convierten en 09:00, y las 17:00 PM en 17:00.
El formato de 24 horas elimina la confusión entre AM y PM, facilitando la resta sin errores. La conversión de las horas a este formato garantiza la claridad a la hora de restar las horas iniciales de las finales.
Paso 3: Restar la hora de inicio de la hora final
Con las horas convertidas, reste la hora de inicio de la hora final para calcular el total de horas trabajadas.
Si un empleado trabaja de 09:00 a 17:00, sólo tiene que restar 09:00 de 17:00, lo que da como resultado 8 horas. Este paso le da el número total de horas trabajadas en un periodo determinado.
Paso 4: Cuenta del tiempo de descanso
A continuación, reste las pausas no remuneradas del total de horas trabajadas.
Por ejemplo, si el empleado hace una pausa de 30 minutos para comer durante su turno de 8 horas, reste esos 30 minutos del total de horas trabajadas.
Así, si la media de horas trabajadas en el cálculo inicial era de 8 horas, después de contabilizar la pausa de 30 minutos, el total ajustado sería de 7,5 horas.
Paso 5: Convertir el resultado final a formato decimal
Para facilitar los cálculos de nómina, convierta el total de horas trabajadas a formato decimal.
Así, si un empleado trabaja 7 horas y 30 minutos, esto debería convertirse en 7,5 horas.
Las horas decimales simplifican el cálculo de los salarios, especialmente cuando se trata de fracciones de hora.
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Paso 6: Sumar el total de horas del periodo de pago
Sume el total de horas trabajadas durante todo el periodo de pago.
Si un empleado trabajó 35 horas en la primera semana de trabajo, 37,5 horas en la segunda semana y 40 horas en la tercera semana, el total del mes es de 112,5 horas.
La suma de estas horas proporciona una vista completa de la mano de obra total y es crucial para el cálculo exacto de las nóminas.
Paso 7: Calcular el salario total
Para el último paso, basta con multiplicar el total de horas trabajadas por la tarifa salarial por hora para determinar la cantidad adeudada.
Si su tarifa salarial para un empleado a tiempo completo es de 40 $ por hora y trabajaron 37,5 horas, usted haría las cuentas como 40 $ por 37,5, lo que equivale a 1.500 $. Ese es el total que tienes que pagar por su trabajo.
Pero, ¿qué pasa con las horas extras?
Manejar las horas extra requiere un cálculo cuidadoso.
Comience por identificar el número estándar de horas para el periodo de pago, como 40 horas por semana. Las horas trabajadas por encima de este número se consideran horas extraordinarias.
Por ejemplo, si un empleado trabaja 45 horas a la semana, 5 horas son horas extraordinarias. Calcule el pago de las horas extraordinarias en función de la tarifa de horas extraordinarias de su empresa, que suele fijarse en una hora y media.
Las auditorías periódicas y unas prácticas de control horario adecuadas pueden ayudar a gestionar las horas extraordinarias con eficacia y garantizar que los empleados cobren correctamente.
Selección de las herramientas adecuadas para calcular las horas trabajadas
Calcular las horas y minutos trabajados puede ser muy sencillo con las herramientas adecuadas a su disposición. Tanto si gestiona un equipo pequeño como si dirige una gran organización, la herramienta adecuada puede ayudarle a agilizar el proceso y garantizar la precisión.
Analicemos las distintas herramientas disponibles, veamos cómo funcionan y descubramos cuál es la que mejor se adapta a su organización.
Cálculo manual
El cálculo manual es la forma tradicional de llevar un seguimiento de las horas de trabajo.
Para sumar las horas trabajadas, necesitarás un bolígrafo, papel o una calculadora básica. Anota las horas de inicio y fin en tu teléfono, reloj o reloj de pared, y haz tú mismo las cuentas al final del día.
Es sencillo y directo, pero requiere cierto esfuerzo para hacerlo bien.
**Los pros
- Sencillo y no necesita herramientas especiales
- Rentable, especialmente para las pequeñas empresas
**Los contras
- Lleva mucho tiempo y puede dar lugar a errores
- Es fácil cometer errores al sumar las horas, sobre todo en periodos largos
- Puede requerir la presencia física en el lugar de trabajo
Hojas de cálculo
Las hojas de cálculo suponen un paso adelante con respecto a los cálculos manuales, ya que permiten utilizar fórmulas para automatizar algunas operaciones matemáticas.
Herramientas como Microsoft Excel o las Hojas de cálculo de Google permiten hacer un seguimiento de las horas, calcular totales y generar informes básicos.
**Las ventajas
- Ayuda a organizar y automatizar partes del proceso de cálculo
- Reduce la posibilidad de errores
- Herramientas como Excel u hojas de cálculo pueden personalizarse con fórmulas para realizar cálculos más rápidos y mejorar la visualización de los datos
**Los contras
- Puede ser engorroso de gestionar y necesita actualizaciones periódicas
- Puede volverse complejo a medida que aumentan los datos
- Carece de seguimiento en tiempo real y de integración con otros sistemas
Plataformas como ClickUp proporcionan plantillas para facilitar este proceso.
La plantilla de hoja de horas de servicios de ClickUp está diseñada para ayudarle a realizar el seguimiento y gestionar las horas de su equipo de servicios.
Plantilla de hoja de horas de servicios de ClickUp simplifica el seguimiento del tiempo, los costes y los recursos. Realiza un seguimiento sencillo de las horas facturables y del uso de recursos en varios proyectos.
Te encantarán las herramientas visuales, como los gráficos, que te ofrecen información en tiempo real sobre el progreso. Además, la integración con apps como Stripe y PayPal garantiza que todos tus datos financieros estén sincronizados.
La plantilla incluye Estados personalizados de ClickUp como Aprobado y Necesita atención y ofrece 12 Campos personalizados de ClickUp como la tarifa por hora y las horas de enfermedad pagadas, lo que permite un seguimiento exhaustivo.
La plantilla también permite la automatización de la generación de facturas basada en su hoja de horas, lo que ahorra tiempo y reduce los errores.
👀 Bonificación: Pruebe otras plantillas de hojas de horas de ClickUp para sacar el máximo partido a sus esfuerzos de gestión del tiempo.
Software de control de tiempo
Estas herramientas están diseñadas para ayudar a estructurar el proceso de registro y cálculo de las horas de trabajo.
Una app de control de tiempo registra automáticamente las horas de inicio y finalización; algunas incluso ofrecen funciones como deducciones automáticas de descansos y cálculos de horas extraordinarias.
**Las ventajas
- Proporciona un seguimiento automatizado de las horas de trabajo para reducir el riesgo de errores humanos
- Incluyecompatibilidad con hojas de horas automatizadas y elaboración de informes
**Los contras
- Puede resultar caro, especialmente para las pequeñas empresas
- Puede suponer una curva de aprendizaje para el equipo
**Lea también 10 Free Time Log Hojas de plantilla en Excel, Word y ClickUp
Herramientas de gestión de proyectos
Estas herramientas ofrecen una forma completa de realizar un seguimiento de las horas de trabajo y gestionar tareas, proyectos y plazos en un solo lugar. Solución de gestión del tiempo de ClickUp es una de estas herramientas.
utilice ClickUp's Project Time Tracking para realizar un seguimiento de las horas de trabajo de sus empleados con una interfaz de usuario limpia_ Control de tiempo de proyectos de ClickUp es increíblemente versátil. Puede realizar el seguimiento del tiempo desde prácticamente cualquier dispositivo, ya sea un teléfono Android, un iPhone, un ordenador de sobremesa o un portátil.
Controla el tiempo de todo tu entorno de trabajo o céntrate en tareas específicas, y tendrás la flexibilidad de pausar y reanudar el seguimiento con un cronómetro global.
Con esta función, puedes:
- Desarrollar hojas de horas personalizables: Realizar un seguimiento del tiempo por día, semana, mes o intervalos personalizados. Visualizar los totales por fechas para obtener información valiosa sobre sus entradas de tiempo
utilice el control de tiempo de proyectos de ClickUp para generar partes de horas que proporcionen información clara sobre las horas de trabajo de sus empleados, su rendimiento y mucho más_
- Comprenda el tiempo de seguimiento: Analice cuánto tiempo le lleva a cada miembro del equipo realizar tareas individuales o grupos de tareas
- Construir informes personalizables: Crear informes de sus entradas de tiempo, incluyendo las estimaciones y la separación de las horas facturables y no facturables
- Comparar las estimaciones de tiempo: Compruebe si su equipo está en el buen camino mediante la comparación de los tiempos estimados con los tiempos reales de seguimiento, lo que le ayuda a medir si está cumpliendo con su horario
💡Pro Tip: Automatización de recordatorios de hojas de horas a intervalos regulares (diarios, semanales o quincenales) mediante Automatizaciones de ClickUp . Esto ayuda a garantizar que las entradas en la hoja de horas se realicen puntualmente y reduce el riesgo de que se omitan entradas.
Y aquí hay otra ventaja: si ya está utilizando herramientas como Toggl, Everhour, o Clockify, ClickUp se integra sin problemas con ellos, por lo que todos sus datos de tiempo se sincroniza a la perfección en su entorno de trabajo ClickUp. Esto hace que la gestión de su tiempo y sus proyectos sea aún más eficiente
elimine la entrada manual de datos sincronizando proyectos y tareas mediante la integración Everhour de ClickUp
**Las ventajas
- Combina el seguimiento de las horas trabajadas con la gestión de tareas y la (elaboración de) informes
- Agiliza el flujo de trabajo y se integra bien con otras funciones de gestión de proyectos
- Aumenta la productividad y el rendimiento ayuda aestimar la duración de la completada con precisión
Los cons
- Su configuración y gestión pueden resultar complejas
- Puede tener una curva de aprendizaje más pronunciada para usuarios no familiarizados
**Lea también 11 Mejores Apps de Gestión del Tiempo en 2024 (Reseñas y Precios)
Relojes de tiempo
Estos son un método más tradicional de seguimiento de horas, pero siguen siendo ampliamente utilizados. Los empleados fichan a la entrada y a la salida, y el reloj registra sus horas.
Este método es sencillo y puede ser eficaz en entornos en los que los empleados trabajan in situ.
**Las ventajas
- Sencillo y fácil de usar
- Proporciona un registro claro de las horas trabajadas por semana
**Los contras
- Puede resultar engorroso en un entorno de trabajo flexible o a distancia
- Puede requerir mantenimiento y puede ser objeto de manipulación física
Sistemas biométricos
Estos sistemas utilizan huellas dactilares, reconocimiento facial u otros datos biométricos para el seguimiento de las horas de trabajo.
Estos sistemas son muy seguros y reducen el riesgo de que un empleado fiche por otro.
**Las ventajas
- Alta precisión y seguridad
- Reduce el potencial de robo de tiempo y de fichajes compartidos
**Los contras
- Su instalación y mantenimiento pueden resultar costosos
- Puede plantear problemas de privacidad a los empleados
Sistemas de nóminas
Los programas de nómina, como Paychex, Paycor, Jibble, etc., suelen incluir el control de tiempo como parte de sus funciones.
Estos sistemas integran las horas trabajadas del empleado con el procesamiento de la nómina, calculando automáticamente los salarios en función de las horas registradas y las tarifas aplicables.
**Las ventajas
- El control de tiempo integrado simplifica el cálculo de nóminas
- Garantiza el cumplimiento de la legislación laboral y reduce la carga de trabajo administrativo
**Los contras
- Puede ser costoso, especialmente para las pequeñas empresas
- Puede requerir formación y configuración para utilizar plenamente todas sus funciones
Las ventajas del cálculo de la hora exacta en el empleo
Seamos realistas: llevar las pestañas de las horas de trabajo no es sólo cuestión de hacer números. Se trata de mantener a su equipo feliz y en su mejor juego.
He aquí un desglose de todas las ventajas que el cálculo exacto del tiempo ofrece a sus empleados.
Empleados contentos = Mejores resultados en el trabajo
Cuando los empleados ven que sus horas están siendo seguidas con precisión, esto les dice que su tiempo es valorado. Esto aumenta su moral y motivación.
Y los empleados contentos también son más productivos. De hecho, las investigaciones sugieren que los empleados más felices son un 13% más productivos .
Ahorro de tiempo y dinero
Los métodos tradicionales de seguimiento del tiempo, como las hojas de horas en papel, son lentos y propensos a errores. Corregir errores y gestionar estos registros puede llevar mucho tiempo.
Con las herramientas digitales de seguimiento del tiempo, puede reducir los errores y dejar que su equipo se centre en su verdadero trabajo.
Previene el agotamiento de los empleados
Un buen control de tiempo ayuda a mantener las cargas de trabajo manejables.
Al tener una visión clara de cómo se gasta el tiempo, puede asignar mejor los recursos, establecer plazos realistas y asegurarse de que la carga de trabajo de todos es justa.
Esto ayuda a prevenir el agotamiento y a mantener las expectativas bajo control, de modo que el equipo pueda seguir siendo productivo y evitar sentirse abrumado.
Iidentifique capacidades y asigne recursos de forma eficiente para evitar la sobreutilización o infrautilización de recursos con la vista de Carga de trabajo de ClickUp
También lea: Cómo resolver los retos comunes de la gestión del tiempo
Mejora el seguimiento de las horas de trabajo con ClickUp
Un control de tiempo preciso aumenta la eficacia y la satisfacción en su organización. Con tantas herramientas disponibles, elegir la adecuada puede suponer una gran diferencia.
Soluciones modernas como ClickUp pueden agilizar todo el proceso, facilitando el registro y seguimiento de las horas de trabajo de los empleados con mayor precisión. Pruebe ClickUp y compruebe cómo puede hacerle la vida más fácil