Imagínese lo siguiente: Un empleado comparte un post aparentemente inofensivo sobre un día normal en su lugar de trabajo en su cuenta personal de las redes sociales, pero sin darse cuenta viola la confidencialidad de la empresa. La publicación se difunde rápidamente y se convierte en una crisis de relaciones públicas que podría haberse evitado fácilmente. Este escenario no es sólo un cuento con moraleja: puede convertirse en una realidad para usted.
Para evitar este tipo de problemas en las redes sociales (grandes o pequeños), necesitas una buena política al respecto. En esta entrada del blog, explicaremos cómo crear una política de redes sociales, ofreciendo pasos claros y ejemplos para crear directrices que se alineen con los valores de su empresa y garanticen que su equipo entiende los límites de la participación en línea.
¿Qué es una política de redes sociales?
Una política de redes sociales es un conjunto de directrices que describen las expectativas de su empresa en cuanto al comportamiento de los empleados en las plataformas de redes sociales. Proporciona un marco claro sobre cómo los empleados deben representar su marca en Internet, garantizando la coherencia y protegiendo la reputación de su empresa. Una política de medios sociales bien elaborada actúa como su manual del empleado sino para las redes sociales.
La política de redes sociales es como una hoja de ruta:
- Normas de uso de las cuentas oficiales de la empresa en las redes sociales
- Directrices para las cuentas personales de los empleados en las redes sociales que publiquen o comenten sobre la empresa
- Qué hacer y qué no hacer cuando se comparte información o contenidos relacionados con la empresa en las redes sociales
- Buenas prácticas para relacionarse con los clientes y el público en línea
- Medidas disciplinarias contra los empleados que infrinjan las directrices de la empresa sobre redes sociales
Una política de redes sociales actúa como una red de seguridad para la reputación online de tu marca. He aquí cómo:
- Mantiene la coherencia de la voz de tu marca en todas las plataformas
- Evita contratiempos embarazosos (y potencialmente costosos) en las redes sociales
- Da a su equipo la confianza necesaria para participar en Internet sin cuestionarse a sí mismos
- Proporciona un plan de acción para gestionar los comentarios negativos o las crisis de relaciones públicas
- Garantiza el cumplimiento de las normas del sector
Secciones que debe incluir su política de redes sociales
A política de empresa para los medios sociales contiene varios elementos, entre ellos normas objetivas y éticas. Estas son algunas de las secciones importantes que debe añadir a su política de medios sociales:
Propósito y alcance
El propósito y el alcance son el "por qué" y el "quién" de la política de medios sociales: por qué tiene estas directrices de medios sociales y quién debe seguirlas. Cuando todo el mundo está de acuerdo, es más fácil mantener la reputación de la marca en Internet.
Propiedad de la cuenta
Esta sección explica a quién pertenece qué cuando se trata de cuentas en redes sociales. Define roles claros para cada persona asociada con el manejo de la presencia de la empresa en los medios sociales. También destaca quién no está autorizado a utilizar las cuentas de redes sociales de la empresa. Naturalmente, esto genera responsabilidad.
Por ejemplo, el responsable de las redes sociales puede asegurarse de que todo el contenido de las cuentas de la empresa se ajusta a las normas de la empresa y es apropiado para el público objetivo. El responsable del soporte al cliente puede encargarse de todas las quejas y consultas de los clientes a través de las redes sociales, y el equipo informático puede supervisar las cuentas en las redes sociales para detectar cualquier actividad sospechosa.
Representación de la marca
Su marca tiene una personalidad propia, que consiste en un aspecto, una sensación y una voz distintivos, y esta parte de la política le ayuda a dar en el clavo cada vez que publique en las redes sociales. Es como una guía de estilo para las redes sociales. Tanto si publica en las cuentas oficiales de la empresa como si se limita a mencionarla en mensajes personales, estas directrices garantizan que todo sea coherente y profesional.
Aquí tienes algunos puntos que puedes incluir en esta sección:
- Asegúrate de que todo el contenido refleja la confirmación de la empresa con la diversidad, la igualdad y la inclusión
- Utilizar únicamente logotipos, combinaciones de colores, fuentes y otros recursos visuales aprobados al crear contenido para las redes sociales
- Centrarse en temas relacionados con el sector, los productos y los servicios de la empresa. Evite participar en debates o publicar contenidos no relacionados con la misión de la empresa
Confidencialidad y privacidad
Su política de redes sociales debe destacar los aspectos que los empleados deben mantener confidenciales. Esto ayuda a proteger la información sensible para que no se comparta inadvertidamente en línea. Esta sección es crucial para salvaguardar los datos propiedad de la organización, así como la privacidad de clientes y empleados, lo que a su vez genera confianza con las partes interesadas.
Puedes añadir las siguientes directrices para que los empleados garanticen la confidencialidad y privacidad en las redes sociales:
- No compartas en las redes sociales ninguna información confidencial o privada relacionada con secretos comerciales de la empresa, datos financieros, detalles de clientes, estrategias internas y planes de desarrollo de productos
- Evite hablar o compartir información relacionada con negociaciones en curso, asuntos legales, retos regulatorios o cualquier otro tema delicado que pueda afectar a la seguridad de la empresa
- No revele ninguna información relacionada con los clientes, incluidos sus nombres o comentarios, sin la autorización previa del cliente y de la empresa
Cumplimiento de leyes y normativas
Navegar por las redes sociales puede ser complicado cuando se trata de las distintas leyes de derechos de autor, pero esta sección está aquí para ayudarte. Tienes que asegurarte de que todo el mundo cumple las normas, ya sea sobre el uso legal de imágenes o sobre el cumplimiento de la normativa específica del sector. Al destacar lo que se debe y lo que no se debe hacer, puedes mantener las cosas dentro del Tablero y evitar dolores de cabeza legales en el futuro.
**Más información Free POE templates and how to write your own (en inglés)
¿Cómo crear una política de medios sociales eficaz?
Crear una política de medios sociales puede parecer un reto, pero con las herramientas adecuadas puede ser mucho más fácil. ClickUp clickUp, una plataforma de gestión de proyectos y documentos todo en uno, simplifica el proceso de creación y gestión de políticas de redes sociales al permitir una colaboración fluida y el uso de IA.
He aquí una guía paso a paso para crear una política eficaz de medios sociales, complementada por ClickUp:
1. Identifique el propósito de su política
Sin un propósito claro, su política de redes sociales puede carecer de dirección, lo que la hace menos eficaz. Para empezar, reúna a las principales partes interesadas (recursos humanos, jurídico, marketing e informática) para debatir por qué es necesaria la política de redes sociales y qué debe conseguir.
Pendiente: Cómo se termina
Durante la reunión, fomente un debate abierto sobre los objetivos de la política. He aquí algunos puntos que puede tener en cuenta:
- ¿Quiere proteger información sensible y confidencial?datos de la empresa y evitar riesgos de seguridad?
- ¿Es prioritaria la coherencia de la marca en todas las plataformas de medios sociales?
- ¿Desea asegurarse de que los empleados saben cómo comportarse en línea de una manera que refleje los valores de su empresa?
Si responde a estas preguntas, podrá determinar las metas específicas que debe abordar su política.
2. Definir el uso aceptable
Este paso consiste en establecer normas claras sobre cómo deben utilizar los empleados sus cuentas personales en las redes sociales durante las horas de trabajo y cuando representen a la empresa en Internet. Abarca qué plataformas están incluidas y qué contenido es apropiado.
Cómo está terminado:
- Plataformas: Identificar las plataformas de medios sociales relevantes como LinkedIn, Instagram, etc.
- Contenido: Especifica qué tipos de publicaciones e interacciones en redes sociales son aceptables
- Personal frente a profesional: Ofrecer orientación sobre la gestión de las cuentas personales, especialmente si hacen referencia a la empresa
- Horario de trabajo: Definir el uso aceptable de las redes sociales durante el horario de trabajo
Utilizar las Plantilla de manuales, políticas y procedimientos para empleados de ClickUp para definir directrices sobre el uso de los medios sociales por parte de los empleados.
Plantilla de manuales, políticas y procedimientos para empleados de ClickUp
Te ofrece una estructura organizada para colocar los distintos elementos de tu política de redes sociales, página por página. Por ejemplo, puedes crear páginas separadas como las siguientes:
- Introducción: Define el propósito y el alcance de la política. Explicar la importancia de un uso responsable de las redes sociales
- Directrices generales: Prohibir el uso indebido de los recursos de la empresa para actividades personales en las redes sociales. Establecer expectativas sobre la conducta adecuada de los empleados en las redes sociales (por ejemplo, lenguaje respetuoso, evitar el acoso o la discriminación). Abordar el uso de logotipos, marcas comerciales y propiedad intelectual de la empresa
- Representación de los empleados: Aclare si los empleados pueden representar a la empresa en las redes sociales. Proporcionar directrices sobre el uso de la marca o los logotipos de la empresa en los perfiles personales. Establecer procedimientos para obtener la aprobación de cuentas de redes sociales patrocinadas por la empresa
- Información confidencial: Prohibir el uso compartido de información confidencial o privada en las redes sociales. Señale las consecuencias de infringir esta política
- Acoso y discriminación: Refuerce el compromiso de la empresa con un lugar de trabajo libre de acoso. Prohibir contenidos discriminatorios u ofensivos en las redes sociales. Señale las consecuencias de infringir esta política
- Supervisión y cumplimiento: Explicar las prácticas de supervisión de la empresa (por ejemplo, supervisión de los dispositivos propiedad de la empresa). Explicar las consecuencias de infringir la política de redes sociales. Describir el proceso de apelación
Para cada página de la plantilla, puede asignar diferentes propietarios y colaboradores.
3. Incorporar consideraciones legales y éticas
No querrá que los empleados infrinjan las normas legales o éticas al interactuar a través de las cuentas oficiales de la empresa en las redes sociales, ya que esto podría meter a la empresa en problemas. Por eso es importante integrar las normas legales y éticas en la política de redes sociales de la empresa.
Consulta con un experto legal para asegurarte de que tus directrices se ajustan a las leyes relacionadas con la libertad de expresión, la privacidad y la propiedad intelectual. Incluya directrices claras sobre el tratamiento de la información confidencial y exponga las consecuencias de la difamación, el acoso o la discriminación en Internet.
4. Establezca directrices de contenido
El siguiente paso es establecer normas claras sobre el contenido que tu empresa comparte en las redes sociales. Se trata de definir qué tipo de publicaciones son apropiadas y asegurarse de que se ajustan a la identidad de la marca en cuanto a tono, voz y estilo.
Cómo está terminado:
- Ejemplos de contenido: Proporcione ejemplos específicos de contenido aceptable, como actualizaciones de productos o historias de éxito de clientes, y aclare lo que debe evitarse, como temas controvertidos o ajenos a la marca
- Proceso de aprobación: Implantar un proceso de aprobación de contenidos para las cuentas oficiales de la empresa que garantice la coherencia y la calidad
- Coherencia de la marca: Defina el tono, la voz y el estilo que se ajusten a su marca, ya sea profesional, amistoso o autoritario
En Documentos de ClickUp puedes crear, editar y compartir documentos en colaboración. Cuando se trata de establecer directrices de contenido para redactar una política de medios sociales, estas funciones lo convierten en una opción especialmente eficaz:
- Colaboración en tiempo real: Varios miembros del equipo pueden trabajar simultáneamente en el documento, lo que facilita la recopilación de información y garantiza que todos estén de acuerdo en la misma página
- Historial de versiones: Seguimiento de los cambios realizados en el documento y vuelta a versiones anteriores si es necesario
- Integración de tareas: Conexión de tareas relacionadas con la política (por ejemplo,manual del empleadosupervisión) directamente al documento para una mejor organización
- Comentarios y discusiones: Añada comentarios y discusiones a secciones específicas del documento, facilitando la comunicación abierta y la retroalimentación
- Uso compartido del documento: Comparta la política con las partes interesadas, tanto dentro como fuera de su organización
utilice ClickUp Docs para crear un documento especial para colaborar en la creación de su política de medios sociales_
También puede utilizar IA de documentación para acelerar el proceso. ClickUp Brain, el asistente de IA de ClickUp, ofrece un espacio de trabajo flexible y colaborativo para que equipos como el suyo generen, organicen y desarrollen ideas.
Utilice Cerebro ClickUp para aportar ideas para su política de medios sociales y colaborar en su redacción desde cero
Puedes introducir indicaciones en el asistente de IA y obtener respuestas para todo aquello en lo que necesites ayuda. Sin embargo, asegúrate de afinar los resultados antes de incluirlos en tu política. Incluso puedes utilizar ClickUp Brain para redactar una política de redes sociales desde cero.
5. Definir roles y responsabilidades
Es necesario determinar quién está a cargo de las políticas de medios sociales de la empresa. Asigne roles claros a los miembros de su equipo: sepa quién publica, quién responde a las preguntas y quién está pendiente de todo. Así evitarás confusiones y preservarás tu reputación en Internet.
Empiece por designar a personas o equipos específicos responsables de gestionar las cuentas de redes sociales de la empresa y crear contenidos. Identifique quién tiene autoridad para publicar en los canales oficiales para mantener la coherencia y el control sobre el mensaje de la marca.
También puede asignar roles para gestionar las consultas de los clientes y garantizar respuestas rápidas y precisas. Por último, defina cómo deben informar los empleados de los problemas o contenidos inapropiados que encuentren en Internet, incluido el proceso y a quién deben informar.
6. Describa el proceso de supervisión y cumplimiento
Este paso consiste en ajustar un sistema para vigilar la actividad en las redes sociales relacionada con tu empresa. Es crucial controlar cómo se representa su marca y asegurarse de que todo el mundo sigue las directrices establecidas.
Desarrolla un proceso para comprobar constantemente los canales de las redes sociales en busca de publicaciones, menciones e interacciones relacionadas con tu empresa. Para ello, puede designar a miembros del equipo o utilizar herramientas de seguimiento de la actividad de la marca. Con un proceso claro para abordar los problemas podrá corregir rápidamente cualquier problema, manteniendo la integridad de su presencia en línea y minimizando los riesgos potenciales. Plantilla de procesos y procedimientos de ClickUp puede ayudarle a detallar procesos y procedimientos incluido procesos de normalización para los miembros de la organización cuando utilicen los medios sociales. Puede ajustar personas asignadas, departamentos, y fases de documentación para cada elemento.
Plantilla de procesos y procedimientos de ClickUp
Esta plantilla le permite:
- Centralizar todos los procesos de las distintas tareas
- Establecer expectativas y responsabilidades claras para cada tarea
- Organizar los procedimientos visualmente con tarjetas Kanban
💡Consejo profesional: Utilice Software de gestión de marketing de ClickUp para supervisar todas las campañas de marketing en redes sociales y garantizar que los empleados cumplen las directrices.
7. Comunicar la política con eficacia
No basta con tener una política: hay que comunicarla con claridad y regularidad para asegurarse de que todo el mundo está de acuerdo. Haz que la política de medios sociales sea fácilmente accesible, ya sea a través de la intranet de la empresa, manuales del empleado o una plataforma en línea compartida.
Utilice canales de comunicación interna como boletines, reuniones de equipo o actualizaciones por correo electrónico para informar a sus empleados sobre la política, especialmente después de cualquier actualización o evento significativo. Considere la posibilidad de celebrar sesiones de formación para repasar la política y responder a cualquier pregunta, asegurándose de que se comprende y se aplica plenamente cumplimiento de las normas legales y éticas .
💡Consejo profesional: Utilice Plataforma de gestión de RRHH de ClickUp para crear un manual del empleado y ajustar procesos eficaces de comunicación con los empleados para compartir las políticas y los procedimientos de la empresa.
Ejemplos de políticas sobre redes sociales de las que aprender
Aquí tienes algunos ejemplos de políticas de redes sociales de empresas muy conocidas de las que puedes aprender e inspirarte para crear la tuya propia:
Coca-Cola
vía Coca Cola La política de Coca-Cola hace hincapié en la transparencia, la precisión y el respeto. Se anima a los empleados a revelar su relación con la empresa cuando participen en conversaciones en línea relacionadas con la marca.
Elementos clave:
- Sé transparente sobre tu conexión (a internet) con Coca-Cola
- Siga la página de la empresacódigo de conducta empresarial* Asegúrese de que sus mensajes son precisos y veraces
- Respete la confidencialidad y la información privada
- Use el sentido común y sea respetuoso en todas las comunicaciones
Intel
vía Intel Las directrices de Intel están diseñadas para capacitar a los empleados a participar en los medios sociales al tiempo que se protegen los intereses de la empresa y para fomentar el uso de estas plataformas como una fuerza para la bondad y la positividad.
Elementos clave:
- Revele su afiliación a Intel
- Asegúrese de que sus publicaciones sean respetuosas y honestas
- Mantener la confidencialidad de la información propiedad de Intel
- Evite conflictos de intereses
- Tenga en cuenta que sus publicaciones pueden tener un impacto a largo plazo en la reputación de la empresa
Best Buy
vía Mejor Compra La política de Best Buy es sencilla y ajusta claramente las expectativas de los empleados que participan en las plataformas sociales.
**Directrices clave
- Proteger la marca: No compartas información confidencial, como números financieros, comunicaciones internas sobre promociones, datos de clientes o cualquier cosa que pueda dañar la imagen de la empresa
- Respeta los derechos de autor y las marcas registradas: No publiques nada que pertenezca a otra persona, como música, publicaciones, logotipos y marcas comerciales, etc.
- Respeta a la audiencia: No utilices un lenguaje ofensivo ni compartas contenidos inapropiados
- Sea transparente: Revele su rol en Best Buy si habla de la empresa
- Sé responsable: Recuerda que tus publicaciones reflejan la imagen de Best Buy y pueden afectar a su marca
Dell
vía Dell La política de Dell está diseñada para garantizar que la actividad de los empleados en los medios sociales esté en consonancia con los valores y metas de la empresa.
Principios clave:
- Sea amable, diviértase y conéctese: Respete la diversidad y no apoye ni consienta la incitación al odio. No participe en intimidaciones, acosos o amenazas de violencia en las redes sociales
- Proteja la información: Proteja la información confidencial y de propiedad de Dell
- **Sea transparente y revele su relación con Dell cuando hable de temas relacionados con la empresa
- Siga la ley, siga el código de conducta: No viole las marcas comerciales, los derechos de autor ni los derechos de publicidad. Asegúrese de atribuir sus citas y obtener el consentimiento de quienes aparecen en los medios que comparte
- Sé responsable: Usa el sentido común y evita los contenidos inapropiados
Adobe
vía Adobe La política de Adobe anima a los empleados a compartir su entusiasmo por la empresa siendo conscientes de los riesgos potenciales.
Elementos clave:
- Revele su afiliación a Adobe
- Utilizar el sentido común y ser respetuoso
- Proteger la información confidencial y de propiedad
- Deje claro que sus opiniones son suyas
- Participe en conversaciones que aporten valor a la comunidad de Adobe
L'Oréal
vía
/ref/ https://www.loreal.com/en/articles/commitments/responsible-advertising/ L'Oréal /%href/
La política de publicidad y comunicaciones de marketing de L'Oréal se centra en la comunicación responsable para evitar engañar a los consumidores y publicar contenidos perjudiciales o discriminatorios.
Elementos clave:
- Todas las afirmaciones y declaraciones deben estar respaldadas por datos
- El contenido no debe criticar a un competidor o una categoría de productos
- Abstenerse de utilizar material protegido por derechos de autor en las redes sociales
- Los medios compartidos deben ser sinceros, veraces, no engañosos, y decentes
Nestlé
vía Nestlé La política de Nestlé en las redes sociales se centra en la promoción de contenidos limpios y originales sobre la marca en las redes sociales.
Directrices clave:
- Revelar la afiliación a Nestlé al publicar contenidos o comentar publicaciones
- No publicar contenidos calumniosos, difamatorios, intimidatorios, acosadores, amenazadores o abusivos
- No publicar contenidos engañosos
- No publicar contenido indecente, negativo o despectivo
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La creación de una sólida política de medios sociales de la empresa es clave para mantener su marca segura en su comunidad en línea y a su equipo capacitado, todo ello manteniendo una presencia en línea coherente y profesional. Con ClickUp, puede hacer que este proceso sea mucho más fácil.
Desde el intercambio de ideas sobre las directrices y responsabilidades hasta el despliegue de la política final, ClickUp le ofrece plantillas personalizables, una gestión de tareas fácil de usar y herramientas que facilitan la colaboración.
Tanto si está empezando desde cero como si sólo está retocando lo que ya tiene, ClickUp le ayuda a mantener el rumbo y a implicar a todo el mundo. ¿Por qué esperar? Empiece a crear su política de redes sociales suscribiéndose a ClickUp hoy mismo