Piensa en el último gran proyecto en el que trabajaste, quizá el lanzamiento de un nuevo producto o la ejecución de una campaña masiva para un cliente. Es probable que tuviera a alguien que dirigiera el barco, que mantuviera todo en seguimiento y se asegurara de que se cumplían los plazos.
Pero, ¿quién era exactamente esa persona y qué rol desempeñaba?
Es fácil confundir un gestor de programas con un gestor de proyectos, sobre todo cuando sus tareas se solapan. Pero en realidad se trata de dos roles diferentes con responsabilidades distintas.
En este artículo analizaremos la diferencia entre un gestor de programas y un gestor de proyectos. También analizaremos cómo contribuyen al intento correcto de una empresa y describiremos estrategias para destacar en ambos roles.
¿Qué es un director de programa?
Un gestor de programas supervisa y coordina múltiples proyectos relacionados (que conforman un programa) hasta su culminación, al tiempo que se asegura de que contribuyen a los objetivos más amplios de la empresa.
En otras palabras, los gestores de programas tienen una visión de conjunto y son responsables de las acciones y mejoras de toda la organización.
Un gestor de programas es como el arquitecto de una empresa. Elabora los planos, crea el diseño y es responsable de la ingeniería de un edificio, pero no pone los ladrillos.
Ámbitos clave de actuación
El objetivo clave de un gestor de programas es alinear varios proyectos con las metas de la empresa. Estos son los aspectos clave en los que se centran:
- Definir una visión estratégica: Los directores de programa establecen y empujan a sus equipos hacia metas que compatibilicen la visión y los objetivos de la organización
- Consecución de objetivos a largo plazo: Crean una hoja de ruta que describe cómo los múltiples proyectos del programa contribuirán colectivamente al progreso de las metas a largo plazo
- Priorización de objetivos estratégicos: Deciden qué proyectos iniciar, continuar o interrumpir en función de su valor estratégico y su impacto potencial en la empresa
- Facilitar la comunicación: Los directores de programa actúan de enlace entre los equipos de proyecto y los ejecutivos de la alta dirección, manteniendo a todos informados de los progresos y las actualizaciones
- Seguimiento y medición del rendimiento: Evalúan los resultados de los costes frente a los beneficios esperados para garantizar que el programa sigue su curso; están constantemente atentos a las áreas de mejora
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Habilidades requeridas
Los directores de programa requieren varias habilidades de alto nivel, incluyendo:
- Liderazgo eficaz: El liderazgo permite a los gestores de programas inspirar, motivar, delegar tareas, tomar decisiones y establecer relaciones sólidas con las partes interesadas
- Planificación estratégica: Un buen gestor de programas debe ser capaz de definir y cumplir objetivos estratégicos. Esto significa elaborar un plan, establecer prioridades, asignar recursos y supervisar el intento correcto para garantizar que los proyectos se completan a tiempo
- Gestión de riesgos: Un gestor de programas debe ser capaz de identificar, evaluar y mitigar fácilmente los problemas potenciales que puedan afectar al programa
¿Qué es un gestor de proyectos?
Un gestor de proyectos se ocupa de uno de los muchos proyectos que componen un programa. Normalmente, se trata de un proyecto de menor envergadura, con recursos y presupuesto limitados y un principio y un final claros.
**El trabajo de un gestor de proyectos consiste en gestionar un proyecto dentro del plazo, el presupuesto y los recursos asignados al proyecto, teniendo en cuenta al mismo tiempo las directrices generales del programa
Siguiendo con la analogía de la construcción, un gestor de proyectos es el supervisor o contratista responsable de de construir una habitación del edificio, asegurándose de que todo el cableado, la fontanería y los toques finales se terminan en el plazo previsto y dentro del presupuesto.
Sus responsabilidades se limitan a esa habitación. No tienen que preocuparse de si la habitación encaja con la estética general de la casa ni de si está en la ubicación adecuada.
Áreas clave de atención
El gestor de proyectos se centra en aspectos muy concretos, relacionados con resultados específicos. Implica:
- Ejecución táctica de proyectos: El gestor de proyectos supervisa las actividades tácticas cotidianas relacionadas con el proyecto, como planificar, organizar, coordinar actividades, supervisar el progreso y resolver problemas
- Ajuste de las metas del proyecto a corto plazo: Su atención se limita a completar el proyecto y a las metas de calidad del proyecto. A veces, un gestor de proyectos tiene que ajustar los calendarios, hacer frente a los retrasos o reorganizar a los miembros del equipo para hacer frente a nuevos retos
- Definir los resultados y garantizar la calidad: Los gestores de proyectos se centran en correlacionar el alcance de un proyecto, ajustar las normas de calidad y esbozar los pasos para completarlo. Por eso son la persona a la que acudir para cualquier pregunta relacionada con el proyecto
Habilidades requeridas
Las competencias básicas necesarias para el rol de un gestor de proyectos son:
- Gestión de tareas: Un gestor de proyectos debe saber qué tareas priorizar, cuáles impulsar y cuáles supervisar de cerca
- Programación y gestión del tiempo: Los gestores de proyectos trabajan para establecer plazos realistas para cada tarea y hito, y luego los supervisan hasta completarlos. Para ello es necesario saber adaptarse a las nuevas necesidades, gestionar el tiempo con eficacia y mantener la disciplina
- Asignación de recursos: El gestor de proyectos debe ser capaz de gestionar y asignar cuidadosamente todos los recursos necesarios para el proyecto, incluidos el personal, el presupuesto y los materiales. También debe saber cómo obtener resultados con recursos limitados y gestionar los gastos
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Gestor de programas vs. Gestor de proyectos: Diferencias clave
Es fácil confundir a los gestores de programas con los gestores de proyectos, pero como ya hemos dejado claro, sus roles son muy diferentes. Echemos un vistazo más de cerca a lo que hace que cada uno sea único.
| Gestor de programas | Gestor de proyectos | Aspecto | Gestor de programas | Gestor de proyectos | Gestión de proyectos | ||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Ámbito de trabajo | Se centra en la consecución de metas estratégicas más amplias y en la gestión de múltiples proyectos interconectados a la vez. También se aseguran de que la ejecución del programa global se ajuste a los objetivos más amplios de la organización. | Gestiona un proyecto específico y su ejecución dentro del programa más amplio. El ámbito de trabajo de un gestor de proyectos gira en torno al cronograma y los resultados del proyecto | |||||||||||||||||||
| Objetivos | Define y gestiona objetivos a largo plazo y orienta múltiples proyectos. Los objetivos se centran en metas más amplias para toda la organización | Establece objetivos tácticos a corto plazo y específicos para cada proyecto. Las metas generales son más limitadas y se refieren a un proyecto individual | |||||||||||||||||||
| Gestión de las partes interesadas | Se conecta directamente con las partes interesadas de alto nivel para alinear el programa con sus intereses. Son responsables de gestionar las comunicaciones con las partes interesadas en múltiples proyectos | Interactúan con las partes interesadas específicas de un proyecto para garantizar una ejecución fluida del mismo. Se centran más en la comunicación directa y la retroalimentación | |||||||||||||||||||
| Estratégico frente a táctico | Se centra en la alineación estratégica y la obtención de beneficios para centrarse en la planificación a largo plazo y la integración del proyecto | Opera en el nivel táctico, concentrándose principalmente en las operaciones cotidianas, como las tareas inmediatas y los entregables | Gestión de recursos | Supervisa las comunicaciones con las partes interesadas de múltiples proyectos | |||||||||||||||||
| Gestión de recursos | Supervisa la utilización de recursos en varios proyectos a la vez para garantizar una distribución óptima y una ejecución sin fisuras | Gestiona los recursos de un único proyecto para garantizar que se utilizan de forma eficiente para completar el proyecto | Gestión de recursos | Gestión de recursos | Gestión de recursos | Gestión de recursos | Gestión de recursos | Gestión de recursos | Gestión de recursos | Gestión de recursos | Gestión de recursos de un único proyecto para garantizar que se utilizan de forma eficiente para completar el proyecto | Gestión de recursos | Gestión de recursos | Gestión de recursos | Gestión de recursos | Gestión de recursos | Gestión de recursos | Gestión de recursos | Gestión de recursos | Gestión de recursos | Supervisa la utilización de recursos en varios proyectos a la vez para garantizar una distribución óptima y una ejecución sin fisuras |
Similitudes entre los gestores de programas y de proyectos
Aunque los gestores de programas y de proyectos tienen roles distintos, comparten algunos puntos en común. Veamos qué tienen en común los gestores de programas y de proyectos:
Competencias básicas
Ambos roles requieren una sólida de la gestión de proyectos metodologías, como el ciclo de vida del proyecto y las métricas de rendimiento.
Por ejemplo, tanto los gestores de programas como los de proyectos deben conocer bien enfoques como el de cascada y el ágil para adaptarse a la evolución de los requisitos y garantizar resultados correctos. Además, necesitan grandes dotes de comunicación con las partes interesadas, gestión de riesgos y asignación de recursos para sacar adelante proyectos y programas.
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Liderazgo
Los gestores de programas y proyectos son, en última instancia, líderes, independientemente de si dirigen uno o varios proyectos. Como resultado, ambos roles requieren fuertes habilidades de liderazgo y gestión de personas para impulsar el rendimiento y el intento correcto.
Piénselo de este modo: un director de programa motiva a los equipos para que alcancen metas estratégicas, mientras que un director de proyecto dirige sprints diarios.
Comunicación
La comunicación eficaz con las partes interesadas clave es esencial para los roles de gestor de programas y de proyectos. Esto implica interacciones dentro del equipo y con partes interesadas externas.
Por ejemplo, un gestor de programas proporciona información actualizada a los ejecutivos y recopila informes de los gestores de proyectos, mientras que un gestor de proyectos organiza reuniones de equipo para debatir el estado del proyecto y abordar los retos.
Resolución de problemas
Todos los directivos se enfrentan a problemas. Estos problemas pueden ir desde una compatibilidad insuficiente del personal o retrasos en el aprovisionamiento de materiales hasta atascos en la aprobación. Los gestores de programas y proyectos deben poseer una gran capacidad de resolución de problemas para hacer frente a los retos que se plantean en su ámbito de actuación.
Por ejemplo, un director de programa resuelve conflictos de recursos en varios proyectos de desarrollo de software, mientras que un director de proyecto se ocupa de los retrasos en la entrega de software ajustando cronogramas y reasignando recursos.
Herramientas para facilitar la gestión de programas y proyectos
Tanto si es gestor de programas como de proyectos, la gestión manual de cualquier empresa compleja puede suponer todo un reto. También puede dar lugar a una serie de resultados evitables: detalles perdidos, hitos sobrepasados en el progreso del proyecto y obstáculos en la comunicación son algunos de ellos. ¡Una forma de superar estos riesgos es utilizar ClickUp! ClickUp para la gestión de proyectos **es una solución todo en uno diseñada para gestionar a la perfección todos los aspectos de sus proyectos y programas. Tanto si necesita comunicarse con los miembros de su equipo, delegar tareas, realizar un seguimiento del progreso, estimar el tiempo o garantizar la alineación con las metas de su empresa, ClickUp es su solución
Sus sólidas funciones de gestión de proyectos le permiten gestionar y seguir múltiples proyectos simultáneamente, por lo que es perfecto para gestores de proyectos y programas.
Veamos las principales funciones y plantillas de ClickUp para gestión eficaz de programas y gestión de proyectos.
Gestionar y asignar tareas
Con Tareas de ClickUp con ClickUp Tasks, los gestores de proyectos y programas pueden crear y asignar tareas con descripciones detalladas, plazos y prioridades. Esto aclara lo que hay que hacer y cuándo, garantizando que todos los miembros del equipo se mantengan alineados y centrados.
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La plataforma le permite configurar Dependencias de la tarea de ClickUp y Hitos de ClickUp , asegurándose de que todos los miembros del equipo saben a qué tareas deben dar prioridad y cuándo deben realizarlas.
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Visualice los cronogramas de los proyectos
¿Necesita una rápida visión general del progreso de su proyecto? Diagrama de Gantt de ClickUp es perfecto para ello. Le ofrece una instantánea visual de todo, desde las fechas de inicio y finalización de las tareas hasta las dependencias y los plazos.
De este modo, planificar y ejecutar tu proyecto será coser y cantar.
Por ejemplo, un gestor de proyectos puede ver fácilmente cómo la finalización de una tarea repercute en el inicio de otra, lo que le ayuda a programar y gestionar el tiempo de forma más eficaz.
Visualice el progreso de las tareas y las fechas de inicio y finalización con los gráficos de ClickUp Gantt
Pero eso no es todo.
Los gráficos de Gantt también permiten realizar un seguimiento del progreso de las tareas en tiempo real, lo que ayuda a los gestores de proyectos y programas a supervisar si las tareas se ajustan al calendario o se retrasan. También proporcionan una vista holística del proyecto, ayudando al equipo interno a coordinarse de forma más eficaz y a gestionar cualquier retraso en la ejecución del proyecto.
Otra función destacada de los (diagramas de) Gantt es que ayudan a planificar y asignar recursos. Al visualizar la carga de trabajo y la disponibilidad de cada miembro del equipo, puede asegurarse de que todo el mundo trabaja de forma eficaz y de que los recursos se destinan a donde más se necesitan.
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Gestión de recursos
Tanto los gestores de programas como los de proyectos siempre van contrarreloj. ClickUp Control de tiempo del proyecto le permite registrar con precisión el tiempo dedicado a tareas y proyectos individuales, lo que le permite construir una imagen más amplia de la productividad en el lugar de trabajo.
Por ejemplo, un gestor de proyectos puede revisar los registros de tiempo para evaluar si una tarea específica llevó más tiempo del previsto, lo que ayuda a afinar las estimaciones y el plan futuros.
Realice el seguimiento del tiempo empleado en diversas tareas y establezca estimaciones para futuros proyectos con el Control de tiempo de proyectos de ClickUp
Si cobra a sus clientes por horas, el control de tiempo facilita el registro detallado del tiempo empleado en las tareas de cada cliente.
Buscaba una plataforma de gestión de proyectos y encontré la mejor. De inmediato, sentí que ClickUp podía resolver todos nuestros problemas y crear soluciones innovadoras que nos beneficiarían de maneras que ni siquiera había imaginado.
Dayana Mileva, Directora de cuentas, Pontica Solutions
Ajuste y seguimiento de metas
El aspecto más importante de la gestión de proyectos y programas es el ajuste de metas alcanzables para todos los implicados. Metas de ClickUp es una solución sencilla pero muy eficaz para el ajuste, seguimiento y consecución de los objetivos y metas de su equipo.
Le permite dividir varios proyectos en objetivos más pequeños y rastreables, lo que facilita el seguimiento del progreso sin interrupciones.
Establezca metas rastreables y medibles en tiempo real con Metas ClickUp
Puede ver fácilmente la contribución de cada miembro del equipo a la consecución de metas, lo que les ayuda a mantenerse centrados, responsables y motivados. Esta visibilidad también le permite identificar y resolver cualquier retraso o cuello de botella a medida que surgen.
Además, puede realizar un seguimiento del rendimiento de las metas a lo largo de todo el proyecto y, una vez terminado, evaluar qué ha funcionado y qué no, lo que proporciona información valiosa para futuros proyectos.
Supervisar varios proyectos simultáneamente
Si usted es un gestor de programas que lucha por mantenerse al día con varios proyectos simultáneamente, Carteras ClickUp es para usted. Le permite crear una vista centralizada de todos los proyectos de un programa, lo que permite a los gestores de programas capturar el estado, el progreso y la salud general de cada proyecto de un vistazo.
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Además, las carteras le permiten realizar un seguimiento de las métricas clave del proyecto, como los plazos, los presupuestos y la utilización de recursos. También son una buena forma de analizar la disponibilidad y asignación de recursos para distintos proyectos.
Cree paneles personalizados para supervisar el rendimiento
Con Paneles de ClickUp con los cuadros de mando de ClickUp, puede crear vistas personalizadas que resalten los datos del proyecto o programa que más le interesan. Puede elegir entre una serie de widgets -como gráficos, diagramas y tablas- para obtener una representación visual de las métricas más importantes.
Visualice el rendimiento de los programas y alinéelo con las metas estratégicas gracias a los cuadros de mando de ClickUp
Los paneles también proporcionan actualizaciones en tiempo real sobre el rendimiento del programa, lo que le permite supervisar las actividades en curso e identificar rápidamente las desviaciones del plan. También puede acceder fácilmente a análisis y (elaboración de) informes.
Aproveche al máximo las plantillas prediseñadas
Si le preocupa que la organización y el seguimiento de varios proyectos con las funciones de ClickUp puedan llevarle mucho tiempo y esfuerzo, también tenemos eso cubierto. Las plantillas de ClickUp le ayudarán a empezar de forma rápida y sencilla con el mínimo esfuerzo.
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En Plantilla de gestión del programa ClickUp está diseñada para ayudarle a gestionar múltiples proyectos dentro de un programa. Ofrece un marco estructurado para la gestión de tareas de proyectos, el seguimiento del progreso y la alineación de todo con sus metas estratégicas, todo ello con campos predefinidos que puede rellenar fácilmente.
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Con esta plantilla, usted puede:
- Acceder a una vista general de todos los proyectos de un programa desde un único panel
- Visualizar los cronogramas de los programas y dependencias con una vista de (diagrama de) Gantt
- Ajuste y seguimiento de metas dentro del programa para mantener la concentración y alcanzar los objetivos
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Mientras que los gestores de programas tienen una visión más amplia y tratan de coordinar diferentes proyectos simultáneamente, un gestor de proyectos es responsable de un conjunto más específico de objetivos y actividades.
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