La gestión de proyectos es una tarea compleja que requiere destrezas, una comprensión de las entregables y la gestión de personas. Si la gestión de proyectos puede compararse con un barco que navega en aguas turbulentas, el gestor de proyectos es el capitán del barco.
Los gestores de proyectos tienen que sortear las expectativas de los clientes, gestionar los recursos y cumplir los plazos. Los gestores de proyectos trazan el curso del proyecto, anticipan y gestionan las crisis, afrontan las complejidades e instruyen y motivan al equipo para que el proyecto siga adelante.
En resumen, un día en la vida de un gestor de proyectos es una aventura apasionante. Siga leyendo si tiene curiosidad por saber qué hacen los jefes de proyecto, cómo es un día cualquiera en sus vidas y a qué retos se enfrentan cada día.
También compartiremos algunos consejos y trucos prácticos para gestores de proyectos y una lista de herramientas útiles para garantizar que su expedición mantenga el rumbo y alcance sus objetivos
¿Qué es un gestor de proyectos?
Un gestor de proyectos es un profesional responsable de planificar, ejecutar, gestionar y cerrar proyectos. Como tal, un gestor de proyectos desempeña un papel fundamental a lo largo del ciclo de vida del proyecto, en concreto a la hora de garantizar que el proyecto no se desvíe de su alcance, presupuesto y calendario.
Funciones y responsabilidades de un gestor de proyectos
Las funciones y responsabilidades de un gestor de proyectos pueden variar en función de la naturaleza del proyecto, el sector, la estructura organizativa y otras variables similares. Dicho esto, participan predominantemente en:
Planificación del proyecto
Desarrollar un plan plan del proyecto que describe el propuestas elabore un plan de proyecto que incluya tareas, subtareas, plazos y recursos. Consultar con las principales partes interesadas para ultimar los detalles y documentarlos en un plan de proyecto exhaustivo que incluya el alcance, los objetivos, el presupuesto y los entregables
Dirección de equipo
Formar un equipo para el proyecto. Asignar los jefes de equipo y delegarles el trabajo y las responsabilidades. Además, abordar las preocupaciones más amplias a nivel de proyecto y mantener al equipo motivado para alcanzar los objetivos empresariales
Comunicación
Garantizar una comunicación fluida y eficaz entre los miembros del equipo, los patrocinadores del proyecto y otras partes interesadas. Compartir actualizaciones periódicas sobre el estado del proyecto, el progreso, los hitos y los contratiempos
Gestión de riesgos
Identificar posibles riesgos o problemas y desarrollar estrategias de mitigación de riesgos para abordarlos o superarlos; anticiparse a los cambios y aplicar un plan de gestión de cambios fluido para garantizar que no causen interrupciones
Gestión presupuestaria
Elaborar un presupuesto del proyecto con márgenes y amortiguadores adecuados; ajustar los recursos al presupuesto asignado y controlar los gastos para evitar gastos excesivos o despilfarros
Aseguramiento de la calidad
Determinar parámetros de rendimiento o formular directrices para normalizar la calidad de los servicios resultados del proyecto llevar a cabo controles rutinarios y periódicos de evaluación de la calidad para garantizar que los resultados del proyecto se ajustan a los parámetros establecidos y acordados
Gestión de plazos
Elaborar un calendario del proyecto a nivel de proyecto y de tarea; identificar las dependencias y las ruta crítica para eliminar los retrasos evitables. Mantener este calendario y orquestar las actividades para garantizar que todas las tareas se completen a tiempo
Gestione y organice proyectos, y programe tareas a través de la flexible vista Calendario para mantener a los equipos sincronizados
Participación de las partes interesadas
Identificar y relacionarse con las principales partes interesadas internas y externas; abordar cualquier preocupación o satisfacer las peticiones razonables de las partes interesadas para mejorar los niveles de satisfacción
Resolución de problemas
Resolver los problemas que puedan surgir durante el ciclo de vida del proyecto; adoptar una mentalidad innovadora y de resolución de problemas para identificar estrategias que puedan aumentar el valor del proyecto
Pruebas y evaluación
Probar el proyecto para verificar si cumple las normas o especificaciones prescritas; colmar las lagunas, si las hubiera
Documentación
Documentar cada fase del desarrollo del proyecto proceso, de principio a fin; compartir dichos archivos, documentos, listas de control informe de progreso diario, notas de la reunión, etc., con las partes interesadas; prepare un estudio de caso detallado de los aspectos más destacados y las lecciones aprendidas al cierre del proyecto
Cierre y entrega
Garantizar un cierre del proyecto sin contratiempos. Esto incluye el traspaso o la transferencia de conocimientos durante la entrega del proyecto al propietario
Un día en la vida de un director de proyecto
Dado que las funciones y responsabilidades de un gestor de proyectos varían de una organización a otra, las actividades cotidianas difieren considerablemente de un gestor de proyectos a otro.
Por ejemplo, un día en la vida de un gestor de proyectos que trabaja a distancia será muy diferente del de un gestor que trabaja en una oficina.
Del mismo modo, un gestor de proyectos informáticos en el sector del desarrollo de software seguirá diferentes principios de gestión de proyectos que uno que trabaje en la industria manufacturera. No hay dos días iguales para un gestor de proyectos.
Un día en la vida de un gestor de proyectos durante la fase de planificación diferirá significativamente de su vida diaria durante la garantía de calidad. La primera implicará la creación de equipos, la toma de decisiones estratégicas y la coordinación, mientras que la segunda puede implicar meticulosas pruebas de rendimiento y la evaluación de los resultados del proyecto.
Con estos antecedentes, he aquí un resumen de un día típico en la vida de un gestor de proyectos:
Rutina matutina
Las mañanas se dedican principalmente a ponerse al día o a poner al día a los demás
La primera parte de un día en la vida de un gestor de proyectos gira principalmente en torno a establecer una agenda para las actividades del día, organizar las tareas o actividades, informar al equipo y ponerse al día con las comunicaciones relacionadas con el proyecto.
Como tal, su rutina matutina comprenderá:
- Revisar todos los mensajes y correos electrónicos que haya recibido fuera del horario laboral. Leer dichas comunicaciones y actuar en consecuencia: enviar respuestas, añadirlas a la agenda del día, reenviarlas a los jefes de equipo o a la alta dirección, etc., y priorizar las derivadasacciones derivadas en función del impacto y la urgencia
- Revisar la agenda del día anterior, la pendencia y las escaladas. Utilizar dichas aportaciones para preparar o recalibrar la agenda del día. La hoja de ruta diaria para los miembros del equipo contiene una lista cronológica de actividades, resultados previstos o hitos, etc
- Llevar a cabo reuniones de control del equipo, reuniones de sincronización y reuniones diarias de informe de progreso para hacerse una idea de los progresos realizados, los obstáculos y los objetivos realizables en la práctica. También puede implicar algunas actividades de creación de equipo si hay lagunas en la cohesión del equipo
- Preparar una estrategia para el día o la semana y obtener la aprobación de los líderes o miembros del equipo. Comunicar toda esta información a las partes implicadas para que todo el mundo esté de acuerdo nada más empezar el día
Este momento del día está dedicado a la planificación, la organización y la comunicación. Sin embargo, dado que por la mañana es cuando uno está más enérgico y concentrado, considere la posibilidad de programar el trabajo en profundidad durante esta sesión.
Tareas del mediodía
la rutina de la tarde gira en torno al funcionamiento autónomo y la extinción de incendios_
A medida que el día se acerca al mediodía, el frenesí de actividades se apaga poco a poco. Eso no quiere decir que todo caiga en una calma vespertina. Esta meseta simplemente coincide con la transición del papel del director de proyecto a uno de gestión en el que supervisa u orquesta todas las actividades.
Esto es lo que ocurre:
- Gestiona la ejecución de las tareas, ofrece orientación y dirección cuando es necesario y participa en las actividades del equipo.
- Asegurarse de que las tareas avanzan según la hoja de ruta propuesta para el día; realizar revisiones de estado y llevar a cabo cualquier intervención yasignación de recursos para apoyar a los equipos.
- Asistir a reuniones con miembros del equipo, jefes de equipo, patrocinadores del proyecto, propietarios del proyecto, proveedores u otras partes interesadas; comunicar decisiones clave o comentarios a los equipos o personas interesados
- Ajustar la lista de tareas, los objetivos o los hitos en función del estado de la tarea, el progreso, el cambio de prioridad o cualquier otro cambio; actualizar la documentación, como el diagrama desplegable, cartera de proyectoso el diagrama de Gantt, en función de los cambios o la evolución
Mientras tanto, no olvides almorzar y tomarte un descanso para reponer fuerzas. Utiliza este tiempo para fortalecer tu bienestar mental y físico.
Rutina vespertina
La noche se reserva para la reflexión y la revisión
La rutina vespertina es más bien una recapitulación de las actividades del día. Es el momento de contemplar en silencio y reflexionar sobre los puntos fuertes, los puntos débiles, las oportunidades, los retrasos y el potencial no realizado.
En esta fase, principalmente:
- Informar del estado del proyecto a la alta dirección y a las partes interesadas externas. También recopilará opiniones, transmitirá actualizaciones y confirmará decisiones, es decir, todas las actividades de divulgación.
- Revisar los progresos realizados en la jornada y comparar los logros con los objetivos fijados, tomando nota de los retos experimentados y las soluciones desplegadas.
- Tomar nota de las carencias del día y trasladarlas al día siguiente; perfilar estas tareas; idear soluciones estratégicas para colmar las lagunas; y asignarles prioridades
- Si es necesario, prepare la documentación o los informes de final de jornada y compártalos con los participantes
- Redacte un plan para el día siguiente y compártalo con los equipos
Empieza a concluir gradualmente las actividades laborales para poder desconectarte y mantener un equilibrio saludable entre trabajo y vida privada. Desconéctese del correo electrónico del trabajo y de otros canales de comunicación y céntrese en su desarrollo personal o profesional.
Aunque hemos intentado abarcar todas las actividades críticas de un día en la vida de un gestor de proyectos, tenga en cuenta que este calendario es meramente indicativo y no está grabado en piedra. Como ya hemos mencionado, el calendario está sujeto al estado del proyecto, a los requisitos del sector y a las preferencias personales. Por tanto, mantén la flexibilidad para convertirte en un gran gestor de proyectos.
Desafíos comunes de ser un gestor de proyectos
Aunque el puesto de gestor de proyectos es dinámico y emocionante, conlleva su buena dosis de desafíos. He aquí un rápido resumen de algunos de los retos más comunes que se interponen en el camino de una gestión eficaz de proyectos:
Desviación del alcance
El desvío del alcance es la ampliación no mitigada, no regulada y no autorizada del alcance de un proyecto. Puede deberse a un cambio repentino en los requisitos del proyecto, a limitaciones presupuestarias o a un ajuste de los plazos. En cualquier caso, la gestión de la ampliación del alcance es uno de los retos más difíciles para un gestor de proyectos y, sin embargo, es uno de los más inevitables, dado que entre el 33 y el 37% de los proyectos experimentan fluencia del alcance
Limitaciones de recursos
La falta o limitación de recursos como tiempo, presupuesto o miembros del equipo (talento) puede suponer un grave obstáculo para satisfacer las exigencias del proyecto según el calendario deseado
Gestión de las expectativas del cliente
Además de las limitaciones de recursos, los gestores de proyectos deben sopesarlas con las expectativas del cliente. Deben ser lo bastante flexibles para adaptarse a las peticiones de cambio razonables, pero no demasiado, no sea que se conviertan en una expansión del alcance
Gestión del tiempo
Los jefes de proyecto tienen que desempeñar un doble papel: deben ser influyentes gestores de personas y hábiles gestores del tiempo. Sin embargo, la gestión de los recursos humanos frente a los plazos y calendarios de proyectos puede ser difícil, especialmente cuando surgen dependencias o problemas imprevistos
Comunicación constante
Como ya puede resultar evidente, la gestión de proyectos es un trabajo de mucho tacto. Implica una comunicación constante con las partes interesadas internas y externas, y casi siempre hay que estar en un estado siempre activo. Cualquier fallo en la comunicación puede tener consecuencias catastróficas
Burnout
Tener que implantar una metodologías de mejora de procesos la gestión de proyectos, el mantenimiento de las comunicaciones, la garantía del cumplimiento de la normativa y la legislación, el mantenimiento de la colaboración y el préstamo de la dirección pueden pasar factura a cualquiera, incluso a los mejores gestores de proyectos, provocando su agotamiento
Falta de autoridad
Aunque un gestor de proyectos está al mando de todos los asuntos, es posible que los miembros del equipo no lo consideren realmente una autoridad debido a una visión estrecha de las cosas. Esta resistencia puede dificultarles el ejercicio del control, la influencia y el liderazgo sobre los miembros del equipo
Herramientas y tecnologías
Adoptar el derecho software de gestión de proyectos y promoverlo en toda la organización puede resultar difícil. Por un lado, hay varias opciones disponibles en el mercado, y comprometerse con una puede ser difícil. Al mismo tiempo, la postimplementación implica una amplia formación e incorporación a la plataforma, por no mencionar el tiempo de inactividad asociado durante la curva de aprendizaje
ventajas
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Algunos Consejos para Sobrevivir el Día a Día como Gestor de Proyectos
una planificación inteligente puede hacer que cada día sea más productivo
Sobrevivir y prosperar como gestor de proyectos implica una planificación eficaz, una comunicación intencionada y una agilidad dinámica. Aparte de la rutina consejos de gestión de proyectos para directivos hemos recopilado algunos consejos diarios para una gestión de proyectos organizada:
- Comience el día con un plan claro en mente y prioridades establecidas. Cuanto más agudo sea, más productivo será su día, ya que se centrará en lo que realmente importa o requiere atención inmediata
- Mantén un margen de tiempo suficiente durante el día para acomodar cualquier cambio basado en prioridades cambiantes o nueva información
- Practica técnicas como el bloqueo del tiempo, especialmente cuando realices trabajo en profundidad, de modo que puedas ceñirte a las franjas horarias prescritas para obtener la máxima productividad
- Complemente su habilidades de gestión de tareas con una comunicación clara, abierta y bidireccional para implicar activamente a los miembros de tu equipo y a las partes interesadas durante todo el ciclo de vida del proyecto
- Siga trucos como la regla de los dos minutos para evitar la dilación y abordar los problemas con prontitud, incluso antes de que se conviertan en problemas potenciales o escaladas
- Delegue tareas y responsabilidades en función de las habilidades, el talento, las capacidades y la carga de trabajo de los miembros del equipo. Concédales el poder y la autoridad necesarios para asumir la responsabilidad de su tarea
- Utilice plantillas para las distintas fases de la gestión de proyectos, desde plantillas de inicio de proyecto hasta plantillas de gestión del cambio, para gestionar eficazmente estos retos
- Tómate descansos ocasionales a lo largo del día. Utiliza este tiempo para recargarte, alejándote de tu escritorio y practicando la atención plena, la meditación o incluso haciendo ejercicio ligero
- Dé prioridad al cuidado personal para gestionar el estrés. Duerma lo suficiente, no se salte las comidas y mantenga unos límites saludables para equilibrar su vida personal y profesional
- No dude en celebrar los hitos, por pequeños que sean. Reconocer los esfuerzos y logros de su equipo mantiene alta la moral y ayuda a los miembros del equipo a visualizar sus contribuciones
- Obtén feedback al final del día de tu equipo y de las partes interesadas para reforzar la alineación entre vuestros objetivos y acciones. También desarrolla una mentalidad de aprendizaje y perfeccionamiento continuos
Herramientas y técnicas utilizadas por los jefes de proyecto para las tareas diarias
Dada la diversidad de responsabilidades, los gestores de proyectos pueden emplear una serie de herramientas para realizar una amplia gama de tareas. Estas herramientas y plataformas incluyen
Rastreador de tareas
Elaborar una hoja de ruta para el desarrollo de un proyecto, rellenar una lista de tareas, asignar tareas y marcar el progreso de las mismas. Mantener un registro del tiempo dedicado a una tarea para una gestión eficaz del tiempo y una asignación eficiente de los recursos
Gestión del calendario
Para planificar las rutinas diarias hora a hora, seguidas de un calendario para la semana, el mes o el año. Ofrece una visión de alto nivel de los plazos y ayuda a gestionarlos
Herramientas de comunicación
Para comunicarse con las partes interesadas internas y externas. Dicha comunicación debe producirse de forma sincrónica y asincrónica
Plataforma de colaboración e intercambio de documentos
Las plataformas de intercambio de documentos, preferiblemente basadas en la nube, facilitan la colaboración y el intercambio de archivos entre los miembros del equipo
Controles de proyectos
Para obtener una visión única de todo el proyecto y las métricas subyacentes. Estos cuadros de mando deben presentar visualmente los datos como tableros Kanban o diagramas de Gantt y actualizarse en tiempo real
Herramientas de control de cambios
Para realizar un seguimiento de todas las solicitudes de cambio y formalizar el proceso de revisión y aprobación de dichas solicitudes
Encuestas y feedback
Recoger las opiniones de los miembros del equipo y otras partes interesadas
Un buen gestor de proyectos utilizará una serie de herramientas de este tipo para agilizar la gestión del proyecto. Sin embargo, un gestor de proyectos excepcional descartará estos sistemas dispares y optará por un software de gestión de proyectos que englobe todo lo anterior y más.
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Facilitar la gestión de proyectos: Un día a la vez
Los gestores de proyectos de éxito no nacen. Son el resultado de una planificación diligente seguida de una ejecución escrupulosa.
Puedes conseguir la mayoría de los resultados siguiendo un horario organizado y estructurado para tus actividades diarias. Un día en la vida de un gestor de proyectos de éxito debe empezar por ponerse al día con todos los correos electrónicos y mensajes, planificar las tareas y entregables diarios y ponerse al día con su equipo.
A continuación, permíteles trabajar de forma autónoma y colabora cuando te necesiten. Mientras permanece disponible y accesible en un segundo plano para prestar apoyo y asistencia, orqueste todas las actividades principales.
Documente los resultados, avances y conclusiones de la jornada a medida que ésta termina. Colabora, comunica y controla cuando sea necesario.
Naturalmente, nada de esto sería posible sin el conjunto de herramientas adecuado. En lugar de optar por un buffet de herramientas y tecnologías, que resultan ineficaces y caras, considere la posibilidad de consolidarlo todo.
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