La gestión de proyectos es una tarea compleja que requiere habilidades, comprensión de resultados complejos y gestión de personas. Si la gestión de proyectos se puede comparar con un barco navegando en aguas turbulentas, entonces un gestor de proyectos es el capitán del barco.
Los gestores de proyectos deben gestionar las expectativas de los clientes al tiempo que administran los recursos y cumplen los plazos. Los gestores de proyectos trazan el rumbo del proyecto, anticipan y gestionan las crisis, se ocupan de las complejidades e instruyen y motivan al equipo para que el proyecto siga adelante.
En resumen, un día en la vida de un gestor de proyectos es toda una aventura emocionante. Así que sigue leyendo si tienes curiosidad por obtener más información sobre lo que hacen los gestores de proyectos, un día típico en sus vidas y los retos a los que se enfrentan a diario.
También compartiremos algunos consejos y trucos prácticos para gestores de proyectos, así como una lista de herramientas útiles para garantizar que su expedición siga su curso y alcance sus objetivos.
¿Qué es un gestor de proyectos?
Un gestor de proyectos es un profesional responsable de planificar, ejecutar, gestionar y cerrar proyectos. Como tal, desempeña un rol fundamental a lo largo del ciclo de vida del proyecto, concretamente a la hora de garantizar que este no se desvíe de su alcance, presupuesto y cronograma.
Roles y responsabilidades de un gestor de proyectos de gestión de proyectos
Los roles y responsabilidades de un gestor de proyectos pueden variar en función de la naturaleza del proyecto, el sector, la estructura organizativa y otras variables similares. Dicho esto, se dedican principalmente a:
Planificación de proyectos
Desarrolle un plan de proyecto completo que describa las propuestas, tareas, subtareas, cronogramas y recursos. Consulte con las partes interesadas clave para finalizar los detalles y documentarlos en un plan de proyecto completo que incluya el alcance, los objetivos, el presupuesto y los resultados esperados.
Liderazgo de equipos
Reúna un equipo para llevar a cabo el proyecto. Asigne líderes de equipo y delégueles tareas y responsabilidades. Además, aborde cuestiones más generales relacionadas con el proyecto y mantenga al equipo motivado para alcanzar las metas empresariales.
Comunicación
Garantice una comunicación fluida y eficaz entre los miembros del equipo, los patrocinadores del proyecto y otras partes interesadas. Comparta actualizaciones periódicas sobre el estado del proyecto, el progreso, los hitos y los contratiempos.
Gestión de riesgos
Identifique los posibles riesgos o problemas y desarrolle estrategias de mitigación de riesgos para abordarlos o superarlos; anticipe los cambios e implemente un plan de gestión del cambio fluido para garantizar que no cause ninguna interrupción.
Gestión presupuestaria
Elabore un presupuesto detallado para el proyecto con márgenes y reservas adecuados; adapte los recursos al presupuesto asignado y supervise los gastos para evitar excesos o derroches.
Garantía de calidad
Identifique métricas de rendimiento o formule directrices para estandarizar la calidad de los resultados del proyecto; realice controles de evaluación de calidad rutinarios y periódicos para garantizar que los resultados del proyecto se ajustan a los parámetros establecidos y acordados.
Gestión de cronogramas
Desarrolle un calendario del proyecto a nivel de proyecto y de tareas; identifique las dependencias y la ruta crítica para eliminar retrasos evitables. Mantenga este calendario y coordine las actividades para garantizar que todas las tareas se completen a tiempo.
Participación de las partes interesadas
Identifique y colabore con las partes interesadas clave internas y externas; aborde cualquier inquietud o atienda las solicitudes razonables de las partes interesadas para mejorar los niveles de satisfacción.
Resolución de problemas
Resuelva los problemas que puedan surgir durante el ciclo de vida del proyecto; adopte una mentalidad innovadora y orientada a la resolución de problemas para identificar estrategias que puedan mejorar el valor del proyecto.
Pruebas y evaluación
Pruebe el proyecto para verificar si cumple con los estándares o especificaciones prescritos; cierre las brechas, si las hay.
Documentación
Documente todas las fases del proceso de desarrollo del proyecto, de principio a fin; realice el uso compartido de los archivos, documentos, listas de control, notas de las reuniones diarias sobre el progreso, etc., con las partes interesadas; prepare un estudio de caso detallado con los aspectos clave y las lecciones aprendidas al cierre del proyecto.
Cierre y traspaso
Asegúrate de que el cierre del proyecto se haga sin problemas. Esto incluye cualquier traspaso o transferencia de conocimientos al entregar el proyecto al propietario.
Un día en la vida de un gestor de proyectos
Dado que los roles y responsabilidades de un gestor de proyectos varían de una organización a otra, las actividades diarias difieren significativamente de un gestor de proyectos a otro.
Por ejemplo, un día en la vida de un gestor de proyectos que trabaja a distancia será muy diferente al de un gestor que trabaja en una oficina.
Del mismo modo, un gestor de proyectos de TI en el sector del desarrollo de software seguirá unos principios de gestión de proyectos diferentes a los de uno que trabaje en la industria manufacturera. No hay dos días iguales en la vida de un gestor de proyectos.
Un día en la vida de un gestor de proyectos durante la fase de planificación será muy diferente de su día a día durante la fase de control de calidad. La primera implicará la creación de equipos, la toma de decisiones estratégicas y la coordinación, mientras que la segunda puede implicar pruebas de rendimiento meticulosas y la evaluación de los resultados del proyecto.
Con estos antecedentes, aquí tienes una panorámica de un día típico en la vida de un gestor de proyectos:
Rutina matutina
La primera parte del día de un gestor de proyectos se centra principalmente en establecer la agenda de actividades del día, organizar las tareas o actividades, informar al equipo y ponerse al día con las comunicaciones relacionadas con el proyecto.
Por lo tanto, su rutina matutina consistirá en:
- Revisar todos los mensajes y correos electrónicos que haya recibido fuera del horario laboral. Leer dichas comunicaciones y actuar en consecuencia: enviar respuestas, añadirlas a la agenda del día, reenviarlas a los jefes de equipo o a la alta dirección, etc., y priorizar los elementos derivados en función de su impacto y urgencia.
- Revisar la agenda del día anterior, las tareas pendientes y las escaladas. Utilizar esa información para preparar o recalibrar la agenda del día. La hoja de ruta diaria para los miembros del equipo contiene una lista cronológica de actividades, resultados esperados o hitos, y mucho más.
- Realizar reuniones de control del equipo, reuniones de sincronización y reuniones diarias para informar sobre el progreso, con el fin de hacerse una idea de los avances, los obstáculos y las metas que se pueden alcanzar de forma práctica. También puede implicar algunas actividades de formación de equipos si hay lagunas en la cohesión del equipo.
- Preparar una estrategia para el día o la semana y obtener la aceptación de los líderes o miembros del equipo. Comunicar toda esta información a las partes involucradas para que todos estén en sintonía desde el comienzo del día.
Esta parte del día se dedica a la planificación, la organización y la comunicación. Sin embargo, dado que por la mañana es cuando uno tiene más energía y concentración, considere programar el trabajo más intenso durante esta sesión.
Tareas del mediodía
A medida que el día avanza hacia el mediodía, el frenesí de actividades va disminuyendo poco a poco. Eso no quiere decir que todo se calme por la tarde. Este estancamiento coincide simplemente con la transición del rol del gestor de proyectos a uno más directivo, en el que supervisa u organiza todas las actividades.
Esto es lo que ocurre:
- Gestiona la implementación de tareas, ofrece orientación y dirección cuando sea necesario y participa en las actividades del equipo.
- Asegúrate de que las tareas avanzan según la hoja de ruta propuesta para el día; realiza revisiones del estado y lleva a cabo cualquier intervención y asignación de recursos para apoyar a los equipos de soporte.
- Asistir a reuniones con miembros del equipo, jefes de equipo, patrocinadores del proyecto, propietarios del proyecto, proveedores u otras partes interesadas; comunicar decisiones clave o comentarios a los equipos o personas implicadas.
- Ajustar la lista de tareas, las metas o los hitos en función del estado de la tarea, el progreso, los cambios en las prioridades o cualquier otro cambio; actualizar la documentación, como el gráfico de burndown, la cartera de proyectos o el diagrama de Gantt, según los cambios o avances.
Mientras lo hace, no olvide almorzar y tomarse un descanso para recargar energías. Aproveche este tiempo para fortalecer su bienestar físico y mental.
Rutina nocturna
La rutina vespertina es más bien un resumen de las actividades del día. Es el momento de reflexionar tranquilamente y meditar sobre los puntos fuertes, los puntos débiles, las oportunidades, los obstáculos y el potencial no realizado.
En esta fase, principalmente:
- Informar sobre el estado del proyecto a la alta dirección y a las partes interesadas externas. Además de recopilar comentarios, transmitir novedades y confirmar decisiones, es decir, todas las actividades de divulgación.
- Revise el progreso realizado durante el día y compare los logros con los objetivos establecidos, tomando nota de los retos experimentados y las soluciones implementadas.
- Anote las deficiencias del día y llévelas al día siguiente; describa estas tareas; elabore estrategias para solucionar las deficiencias y asígneles prioridades.
- Si es necesario, prepare cualquier documentación o informe al final del día y asegúrese de que los participantes puedan acceder a ellos y utilizarlos.
- Elabore un plan para el día siguiente y compártalo con los equipos.
Empiece a concluir gradualmente las actividades laborales para poder desconectarse y mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal. Cierre la sesión de su correo electrónico del trabajo y otros canales de comunicación y concéntrese en su desarrollo personal o profesional.
Aunque hemos intentado cubrir todas las actividades fundamentales de un día en la vida de un gestor de proyectos, tenga en cuenta que este horario es meramente indicativo y no es inamovible. Como se ha mencionado, el horario está sujeto al estado del proyecto, los requisitos del sector y las preferencias personales. Por lo tanto, mantenga la flexibilidad para convertirse en un gran gestor de proyectos.
Retos comunes de ser gestor de proyectos
Aunque la posición de gestor de proyectos es dinámica y emocionante, también conlleva una serie de retos. A continuación, se ofrece una breve panorámica de algunos de los retos más comunes que se interponen en el camino de la gestión de proyectos eficaz:
Desviación del alcance
La desviación del alcance es la ampliación incontrolada, no regulada y no autorizada del alcance de un proyecto. Puede ser resultado de un cambio repentino en los requisitos del proyecto, de limitaciones presupuestarias o de un ajuste en los cronogramas. En cualquier caso, gestionar la desviación del alcance es uno de los retos más difíciles para un gestor de proyectos y, sin embargo, es uno de los más inevitables, ya que entre el 33 % y el 37 % de los proyectos experimentan desviaciones del alcance.
Limitaciones de recursos
La falta o las limitaciones de recursos como el tiempo, el presupuesto o los miembros del equipo (talento) pueden suponer un grave obstáculo para cumplir con las exigencias del proyecto según el calendario deseado.
Gestionar las expectativas de los clientes
Además de las limitaciones de recursos, los gestores de proyectos también deben equilibrar estas con las expectativas de los clientes. Deben ser lo suficientemente flexibles como para adaptarse a las solicitudes de cambio razonables, pero no demasiado flexibles para que no se produzca una desviación del alcance.
Gestión del tiempo
Los gestores de proyectos deben desempeñar un doble rol: deben ser gestores de personas influyentes y gestores de tiempo competentes. Sin embargo, gestionar los recursos humanos en función de los plazos y los calendarios de los proyectos puede resultar difícil, especialmente cuando surgen dependencias o problemas imprevistos.
Comunicación constante
Como ya habrá quedado claro, la gestión de proyectos es un trabajo que requiere mucho contacto humano. Implica una comunicación constante con las partes interesadas internas y externas, y casi siempre hay que estar disponible. Cualquier fallo en la comunicación puede tener consecuencias catastróficas.
Agotamiento
Tener que implementar metodologías de mejora continua de procesos, mantener la comunicación, garantizar el cumplimiento normativo y legal, mantener la colaboración y marcar el rumbo puede pasar factura a cualquiera, incluso a los mejores gestores de proyectos, provocándoles agotamiento.
Falta de autoridad
Aunque un gestor de proyectos está al mando de todos los asuntos, es posible que los miembros del equipo no lo vean realmente como una autoridad debido a una vista limitada de las cosas. Esa resistencia puede dificultarles ejercer control, influencia y liderazgo sobre los miembros del equipo.
Herramientas y tecnologías
Adoptar el software de gestión de proyectos adecuado y promoverlo en toda la organización puede resultar difícil. Por un lado, hay varias opciones disponibles en el mercado y comprometerse con una puede ser complicado. Al mismo tiempo, la fase posterior a la implementación implica una amplia formación y familiarización con la plataforma, por no mencionar el tiempo de inactividad asociado durante la curva de aprendizaje.
Bonus: ¡Ejemplos de currículums de jefes de gestión de proyectos!
Algunos consejos para sobrevivir al día a día como gestor de proyectos
Para sobrevivir y prosperar como gestor de proyectos es necesario planificar de forma eficaz, comunicarse de forma intencionada y ser ágil y dinámico. Además de los consejos habituales para gestores de proyectos, hemos recopilado algunos consejos diarios para una gestión de proyectos organizada:
- Comience el día con un plan claro en mente y unas prioridades establecidas. Cuanto más preciso sea al hacerlo, más productiva será su jornada, ya que se centrará en lo que realmente importa o requiere atención inmediata.
- Mantenga un margen adecuado para el día a fin de adaptarse a cualquier cambio basado en prioridades cambiantes o nueva información.
- Practique técnicas como el bloqueo de tiempo, especialmente cuando realice trabajos que requieran mucha concentración, para poder cumplir con los plazos establecidos y lograr la máxima productividad.
- Complemente sus habilidades de gestión de tareas con una comunicación clara, abierta y bidireccional para involucrar activamente a los miembros de su equipo y a las partes interesadas a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
- Siga trucos como la regla de los dos minutos para evitar la procrastinación y abordar los problemas de forma temprana, incluso antes de que se conviertan en posibles problemas o escaladas.
- Delega tareas y responsabilidades según las habilidades, el talento, las capacidades y la carga de trabajo de los miembros del equipo. Otórgales el poder y la autoridad para que se hagan responsables de sus tareas.
- Utilice plantillas para las diferentes fases de la gestión de proyectos, desde plantillas para el inicio de proyectos hasta plantillas para la gestión del cambio, con el fin de gestionar eficazmente dichos retos.
- Tómese descansos ocasionales a lo largo del día. Aproveche este tiempo para recargar energías alejándose de su escritorio y practicando mindfulness, meditación o incluso ejercicio ligero.
- Prioriza el cuidado personal para gestionar el estrés. Duerme lo suficiente, no te saltes las comidas y mantén límites saludables para equilibrar tu vida personal y profesional.
- No dude en celebrar los hitos, por pequeños que sean. Reconocer los esfuerzos y los logros de su equipo mantiene la moral alta y ayuda a los miembros del equipo a visualizar sus contribuciones.
- Obtenga comentarios al final del día de su equipo y las partes interesadas para reforzar la alineación entre sus metas y acciones. También desarrolla una mentalidad de aprendizaje y perfeccionamiento continuos.
Herramientas y técnicas utilizadas por los gestores de proyectos para las tareas diarias
Dada la diversidad de responsabilidades, los gestores de proyectos pueden emplear una serie de herramientas para realizar una amplia gama de tareas. Estas herramientas y plataformas incluyen
Seguimiento de tareas
Para desarrollar una hoja de ruta para el desarrollo del proyecto, rellene una lista de tareas, asigne tareas y marque el progreso en ellas. Mantenga un registro del tiempo dedicado a cada tarea para una gestión eficaz del tiempo y una asignación eficiente de los recursos.
Gestión del calendario
Planificar las rutinas diarias hora por hora, seguidas de un calendario semanal, mensual o anual. Ofrece una vista general de los plazos y ayuda a gestionarlos.
Herramientas de comunicación
Para interactuar con las partes interesadas internas y externas. Dicha comunicación debe producirse de forma sincrónica y asincrónica.
Plataforma de colaboración y uso compartido de documentos
Las plataformas para el uso compartido de documentos, preferiblemente basadas en la nube, facilitan la colaboración fluida y el uso compartido de archivos entre los miembros del equipo.
Paneles de control de proyectos
Para obtener una vista global del proyecto y las métricas subyacentes. Estos paneles deben presentar los datos de forma visual, como tableros Kanban o diagramas de Gantt, y actualizarse en tiempo real.
Herramientas de control de cambios
Para realizar el seguimiento de todas las solicitudes de cambio y formalizar el proceso de revisión y aprobación de dichas solicitudes.
Encuestas y comentarios
Para recopilar comentarios de los miembros del equipo y otras partes interesadas clave.
Un buen gestor de proyectos utilizará una variedad de herramientas de este tipo para optimizar la gestión de proyectos. Sin embargo, un gestor de proyectos excepcional descartará esos sistemas dispares y optará por un software de gestión de proyectos que englobe todo lo anterior y mucho más.
Aquí es donde presentamos ClickUp para la gestión de proyectos.
ClickUp es la plataforma definitiva de gestión de proyectos y productividad desarrollada para gestores de proyectos.
Las funciones de ClickUp que la convierten en la única aplicación que puede sustituir a todas las demás:
Paneles
Paneles completos e interactivos que presentan datos relacionados con el proyecto en diferentes vistas. Obtenga acceso rápido a toda su información crítica.
ClickUp AI
Delega la generación de contenido al potente ClickUp AI, que puede hacer de todo, desde crear planes de proyecto hasta redactar informes detallados.
Sprints
Realice reuniones diarias con su equipo de proyecto con solo unos clics.
Documentos
Para el uso compartido de todos tus archivos y documentos relacionados con proyectos en una plataforma centralizada.
Control de tiempo
Aprovecha cada segundo con la función de control de tiempo de ClickUp.
Chatear
Comunicación en tiempo real con su equipo y otras partes interesadas.
Pizarras
Para intercambiar ideas, realizar análisis colaborativos o tomar decisiones estratégicas con su equipo.
Plantillas
Plantillas completas de gestión de proyectos que le garantizan que no tendrá que empezar desde cero.
Integraciones
¿Quiere integrar ClickUp en su infraestructura tecnológica actual? No se preocupe, ClickUp ofrece integración nativa con todas las aplicaciones empresariales y de productividad.
Todo esto y mucho más. ¡Conviértete en un profesional de la gestión de proyectos con ClickUp!
Facilitar la gestión de proyectos: un día tras otro
Los gestores de proyectos exitosos no nacen así. Son el resultado de una planificación diligente seguida de una implementación escrupulosa.
Puede lograr la mayoría de los resultados siguiendo un calendario organizado y estructurado para sus actividades diarias. Un día en la vida de un gestor de proyectos exitoso debe comenzar poniéndose al día con todos los correos electrónicos y mensajes, planificando las tareas y entregas diarias, y poniéndose al día con su equipo.
A continuación, déjeles trabajar de forma autónoma y colabore cuando sea necesario. Mientras permanece disponible y accesible en segundo plano para ofrecer soporte y asistencia, coordine todas las actividades principales.
Documente los resultados, el progreso y los hallazgos de su día al final de la jornada. Colabore, comuníquese y controle cuando sea necesario.
Por supuesto, nada de esto sería posible sin las herramientas adecuadas. En lugar de optar por un abanico de herramientas y tecnologías, que son ineficaces y caras, considere la posibilidad de consolidarlo todo.
Una potente herramienta de gestión de proyectos como ClickUp puede marcar todas las casillas y satisfacer todas las necesidades de su empresa.
Concierte una demostración con nosotros para obtener más información.