¿Alguna vez te has sentido abrumado por una avalancha de tareas y responsabilidades al intentar compaginar el trabajo, la familia y todo lo demás que te depara la vida? Nos pasa a todos. Pero hay una solución: el sistema Getting Things Done (GTD). 🛟
El sistema GTD, creado por el gurú de la productividad David Allen, se centra en reducir el estrés y la incertidumbre que conlleva la interminable avalancha de tareas. Ofrece un enfoque estructurado para la gestión de tareas, lo que te permite mejorar la productividad y la gestión del tiempo, optimizar tus flujos de trabajo y convertir los pensamientos dispersos en planes viables.
En esta guía completa, desglosaremos los principios sencillos pero poderosos de GTD para que puedas conquistar tu lista de tareas pendientes y tomar el control de tu tiempo y tu vida. También te mostraremos cómo implementar los fundamentos de GTD utilizando ClickUp, una plataforma líder en productividad y gestión de proyectos.
Sistema GTD: los orígenes
Los orígenes del sistema GTD se remontan a principios de la década de 1980, cuando David Allen, ahora un destacado consultor de productividad, comenzó a enseñar a organizaciones y particulares cómo mejorar la eficiencia y reducir el estrés.
Allen descubrió que muchas personas no podían hacer frente al entorno laboral moderno, caracterizado por interrupciones constantes, cargas de trabajo cada vez mayores y prioridades cambiantes. Se dio cuenta de que la creciente complejidad y el volumen de información en la vida personal y profesional de las personas estaban afectando a su bienestar físico y mental. Los efectos más notables que Allen observó fueron:
- Estrés y agobio: a las personas les resultaba cada vez más difícil realizar el seguimiento de sus tareas, compromisos e ideas, lo que les provocaba ansiedad y reducía su productividad.
- Problemas con la priorización: las exigencias contrapuestas y las prioridades cambiantes dificultaban a las personas decidir en qué centrarse a continuación.
- Falta de claridad: Las técnicas y herramientas tradicionales de organización y gestión del tiempo, como las múltiples listas de tareas pendientes y las notas adhesivas, a menudo creaban confusión e ineficiencia.
Para resolver la dificultad de gestionar una vida ajetreada en un mundo cada vez más complejo, Allen desarrolló un enfoque innovador para la gestión de la vida laboral y personal: el sistema GTD. Presentado por primera vez en 2001, este modelo hace hincapié en registrar todas las tareas e ideas, organizar las tareas en categorías manejables, actualizar periódicamente las listas de tareas y tomar medidas basadas en las prioridades.
Basada en la autodisciplina, la metodología GTD te permite aligerar tu carga y evitar el arrepentimiento de no haber terminado las cosas, lo que te llevará a una mayor productividad y satisfacción. Profundicemos en sus principios fundamentales.
Lectura adicional: ¿Te cuesta ser disciplinado? Echa un vistazo a algunos ejemplos y consejos que pueden ayudarte a crear mejores hábitos.
¿Qué es el sistema Getting Things Done (GTD)?
El sistema GTD es un método práctico para abordar tareas y responsabilidades con eficiencia y facilidad. Se trata de un enfoque estructurado para la gestión de tareas que alivia la carga mental del seguimiento de tus listas de tareas personales y profesionales.
Este sistema de productividad se basa en el principio de sacar las tareas de la mente y trasladarlas a un sistema externo. Esto libera recursos cognitivos, lo que te permite concentrarte en la tarea que tienes entre manos en lugar de preocuparte por lo que vendrá después.
El flujo de trabajo GTD consta de cinco pasos clave. A continuación, se ofrece una breve panorámica de cada uno de ellos:
- Empieza por capturar todas las tareas e ideas que te vengan a la mente. Puede ser cualquier cosa, desde una reunión de empresa hasta una lista de la compra. Capturarlas externamente, por ejemplo, en una herramienta digital, un software de gestión de tareas o un cuaderno, garantiza que nada se te escape 🗒️.
- Aclara las tareas, desglosándolas en pasos factibles cuando sea necesario. Por ejemplo, si eres gestor de proyectos, es posible que quieras decidir qué hay que hacer para avanzar en cada entrega.
- Organiza las tareas asignándoles rótulos y etiquetas o clasificándolas en proyectos. Esto te ayudará a gestionar tu carga de trabajo y priorizar tareas de forma eficaz.
- Comprométete con tus tareas, centrándote en una sola tarea cada vez. Esto no solo mejora tu productividad, sino que también garantiza la calidad de tu trabajo.
- Por último, reflexionar implica revisar periódicamente tu lista de tareas y proyectos para garantizar que el sistema funcione correctamente. Esto te permite estar al día con tus compromisos, reevaluar tus prioridades y realizar los ajustes necesarios.
Lectura recomendada: Getting Things Done, de David Allen.
Para comprender mejor el sistema GTD, el influyente libro sobre productividad de David Allen, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity (Organízate con eficacia: el arte de la productividad sin estrés), es un recurso imprescindible. Se trata de la guía definitiva sobre el método GTD, repleta de ideas y consejos prácticos del propio creador. Está diseñado para ayudarte a navegar por las complejidades de la vida laboral moderna, proporcionando estrategias para gestionar tus tareas y compromisos de manera eficiente.
Allen profundiza en los aspectos psicológicos de la productividad y explica por qué las listas de tareas pendientes y las técnicas tradicionales de gestión del tiempo suelen quedarse cortas. Su enfoque se centra en liberar la mente, lo que te permite mantenerte concentrado en la tarea que tienes entre manos y ser más creativo. El estilo de redacción es coloquial y atractivo, lo que hace que los conceptos complejos resulten accesibles.
Sin embargo, no te dejes intimidar por la complejidad inicial del sistema GTD. El libro desglosa el proceso en partes manejables y te guía a través de cada paso con consejos prácticos y explicaciones claras. Es un recurso al que puedes recurrir una y otra vez para descubrir nuevas ideas que te ayudarán a alcanzar tus metas de productividad.
Bonus: Las mentes curiosas pueden explorar otros libros sobre la concentración aquí.
Los 5 pasos del sistema GTD
En Getting Things Done, David Allen comparte la sabiduría de Mark Twain: El secreto para avanzar es empezar. El secreto para empezar es dividir tus tareas complejas y abrumadoras en tareas pequeñas y manejables, y luego comenzar con la primera.
Esta filosofía sustenta la esencia del sistema GTD y sus cinco pasos clave. Examinemos cada uno de ellos más detenidamente.
Paso 1: Capturar
Cada vez que se te ocurra algo, ya sea una tarea del trabajo, un evento, una idea o una recomendación de un libro, el primer paso del sistema GTD te indica que lo captures . Esto significa almacenar la información rápidamente en un sistema externo, que Allen denomina la bandeja de entrada. 📥
La bandeja de entrada puede ser cualquier repositorio físico o digital de entradas, siempre y cuando no guardes la información en tu cerebro (en palabras de Allen, «tu cabeza es una oficina pésima»). Esto garantiza que todo esté perfectamente documentado, que nada se pierda en el trasiego y que las ideas nunca se escapen.
Como dice David Allen: «Tu mente está para tener ideas, no para retenerlas». Por lo tanto, anota todo lo que te pase por la cabeza, desde tareas hasta ideas, en un sistema fiable, ya sea un bolígrafo y papel tradicionales o una aplicación digital GTD. Y no te preocupes si tus notas son desestructuradas y caóticas: las ordenarás en el siguiente paso.
Allen recomienda empezar por capturar los pensamientos haciendo lo que él llama «barrido mental de bucles abiertos». Esto significa buscar activamente en tu mente ideas que puedan requerir acción en algún momento en el futuro, incluso si no estás pensando activamente en ellas.
¿Cuál es la meta de capturar pensamientos? Liberar espacio mental para poder concentrarse en el trabajo, documentando todo lo que te llama la atención en el momento en que surge. Según Allen: «El gran secreto de las metas y las visiones no es el futuro que describen, sino el cambio en el presente que generan».
Paso 2: Aclarar
Una vez que hayas anotado todo, el siguiente paso de GTD es aclararlo. Esto significa revisar cada elemento de la bandeja de entrada que creaste en el paso anterior y darle sentido y estructura.
Lo más importante es que debes decidir si los elementos son accionables.
Si el elemento es factible, puedes considerarlo una tarea y determinar el siguiente paso para avanzar: así es como se hace:
- La tarea se completa en menos de dos minutos: Hazla ahora mismo.
- La tarea se puede delegar: Asignarla a otra persona.
- La tarea debe realizarse, pero no inmediatamente: Establece una fecha límite.
- La tarea implica más de un paso: Crea un proyecto para ello.
Por otro lado, si el elemento no es procesable, puedes optar por descartarlo, incubarlo para una posible acción futura o archivarlo como referencia. 🗑️
Este proceso de clarificación te ayuda a ordenar el desorden, identificar las tareas que realmente importan y descartar aquellas que no merecen tu tiempo.
Paso 3: Organizar
La organización suele realizarse simultáneamente con la clarificación, y se trata de allanar el camino para la ejecución real de las tareas capturadas y clarificadas en los dos pasos anteriores. Cuanto mejor organices tus tareas, más fácil te resultará llevar a cabo el siguiente paso (Comprometerse).
Allen aconseja organizar tus tareas en varias categorías jerárquicas, como áreas de interés, proyectos y listas de acciones. Puedes clasificar tus tareas según las distintas etiquetas y etiquetas que les atribuyas. Puedes agrupar las tareas según su fecha límite, urgencia, prioridad o incluso la cantidad de tiempo que requiere cada una. Se trata de crear un sistema que funcione para ti.
La constancia es fundamental en este paso. Sigue el método de organización que hayas elegido y verás que las tareas te resultarán más manejables. Empezarás a ver progreso y sentirás una sensación de logro.
Recuerda las palabras de Allen: «Puedes hacer cualquier cosa, pero no todo».
Paso 4: Comprométete
Comprometerse significa hacer el trabajo. Ya has sentado unas bases sólidas, así que es hora de confiar en el sistema y pasar a la acción. El objetivo de los pasos anteriores era dar una respuesta coherente a la pregunta: ¿Qué hacer a continuación?
Ten en cuenta tu contexto, el tiempo disponible, tu nivel de energía y la prioridad de las tareas. No te lances directamente a la tarea más atractiva. Sé estratégico, sigue tu sistema y deja que te guíe.
Como dijo Allen: «Cuando se hayan tomado los pasos adecuados, se habrá creado una situación que se ajustará lo suficiente a tu idea inicial del resultado como para que puedas darlo por terminado».
Paso 5: Revisar
La fase de revisión del sistema GTD es tu defensa estratégica contra el caos, ya que garantiza que nada se te escape. Este paso requiere que revises regularmente tu lista de tareas, clasificándolas y reorganizándolas según sea necesario, para mantener tu sistema actualizado. 🌸
Es tu oportunidad para asegurarte de que todo está en su sitio y de que te estás centrando en lo que realmente es importante. Es posible que descubras que algunas tareas ya no son relevantes, mientras que otras se han vuelto urgentes de repente. Este es también el momento de reevaluar tus metas y alinear tus tareas con tus prioridades.
El sistema GTD implica dos tipos de revisiones:
- Revisiones diarias: son comprobaciones rápidas que se realizan cada día, ya sea al principio o al final. Echa un vistazo a tu Calendario y a la lista de acciones pendientes para ver qué hay que hacer ese día.
- Revisiones semanales: esta es la columna vertebral de GTD y es innegociable. Dedique entre una y dos horas cada fin de semana a despejar su mente y asegurarse de que ha capturado y aclarado todas las tareas e ideas entrantes. Revise sus proyectos, planes de proyectos activos, lista de próximas acciones, lista de espera y lista de algún día/quizás.
David Allen considera que la revisión semanal es un «factor crítico de éxito», ya que reconsiderar regularmente tu sistema te garantiza que no solo estás ocupado, sino que te centras en las tareas adecuadas.
Usos populares del sistema GTD
Poco después de que Allen presentara el sistema GTD en 2001, se convirtió en uno de los métodos de productividad más populares y comentados, especialmente entre el creciente grupo de profesionales de la tecnología y el conocimiento en los Estados Unidos.
Las ideas de Allen aparecieron y se debatieron constantemente en las principales revistas de la década de 2000 y principios de la de 2010. En un artículo de 2005, Wired se refirió al sistema GTD como el «nuevo culto de la era de la información», mientras que la revista Time lo calificó en 2007 como «el libro de autoayuda empresarial más influyente» de su época.
Además, hubo numerosas menciones del sistema GTD en blogs populares de Internet de la época, como Lifehacker y el ya desaparecido The Simple Dollar. También lo promocionaban personalidades públicas como el locutor de radio Howard Stern y el bloguero y podcaster Merlin Mann. Mientras tanto, numerosas empresas multinacionales, como General Mills, y sus directores generales han implementado sus principios en sus operaciones.
Aunque el sistema GTD no es tan popular como lo era hace dos décadas e incluso ha recibido críticas, su simplicidad y versatilidad siguen haciéndolo un método de gestión del tiempo y las tareas muy popular entre profesionales, estudiantes y padres que se quedan en casa.
Consejo adicional: ¡Empieza a implementar los pasos del sistema GTD con estas plantillas de flujo de trabajo gratuitas!
Ejemplo del sistema Getting Things Done
Imaginemos que eres un director de marketing que supervisa una ambiciosa campaña de marketing. Así es como podrías aplicar el sistema GTD para mejorar la gestión del tiempo y la productividad, dominar tus tareas y completar el proyecto con éxito:
- Captura las tareas, ideas y responsabilidades relacionadas con la campaña. Pueden ser ideas interesantes para publicaciones en redes sociales, impresiones de la última reunión con un cliente o un correo electrónico importante. En cualquier caso, traslada estos elementos de tu cabeza a una bandeja de entrada externa.
- Aclara cada elemento de la bandeja de entrada decidiendo si es factible o no. Si lo es, determina los siguientes pasos. Por ejemplo, responder a un correo electrónico suele llevar menos de dos minutos y debe ser terminado de inmediato. Mientras tanto, puedes decidir programar o delegar tareas como «Crear imágenes para publicaciones en redes sociales», que son importantes pero no tienen que ser completadas de inmediato.
- Organiza las tareas en diferentes categorías de contextos. Por ejemplo, «Crear imágenes para publicaciones en redes sociales» podría incluirse en «Creación de contenido», mientras que «Coordinar con el equipo de diseño» se incluiría en «Colaboración en equipo». » Una categoría especial de tareas podrían ser las llamadas tareas puntuales. Tardan más de dos minutos, pero no constituyen un proyecto completo ni requieren múltiples pasos, como aprobar un elemento visual para las redes sociales.
- Realiza las tareas que has aclarado y organizado, siguiendo el plan de productividad que has desarrollado utilizando el método GTD.
- Revisa periódicamente tu lista de tareas para ajustar las prioridades y asegurarte de que vas por el buen camino.
Retos del uso del sistema Getting Things Done
Aunque el sistema GTD puede mejorar significativamente la productividad profesional y personal, no está exento de retos que quizá tengas que afrontar. Algunos de los más notables son:
- Configuración inicial: configurar el sistema GTD requiere tiempo y esfuerzo, así como un periodo de adaptación a los nuevos flujos de trabajo y hábitos.
- Constancia: aplicar el sistema es un proceso continuo que requiere disciplina y dedicación, lo que puede resultar imposible en periodos de mucho trabajo o en situaciones de emergencia.
- Complejidad: es posible que te sientas abrumado por el volumen de tareas que debes registrar, procesar y organizar.
- Falta de flexibilidad: GTD es un marco predeterminado, por lo que puede resultar demasiado limitante y no siempre adaptarse a cambios repentinos o tareas inesperadas.
- Cambio de contexto : Un sistema GTD requiere agrupar las tareas según el contexto, como la ubicación o las herramientas necesarias. Por lo tanto, cambiar constantemente entre diferentes tipos de tareas y las herramientas necesarias para gestionarlas puede distraer y disminuir la productividad.
Afortunadamente, existen otros métodos de productividad y gestión de tareas que puedes utilizar como alternativas o como herramientas complementarias al sistema GTD. Entre ellos destacan:
- La matriz de Eisenhower: a diferencia del sistema GTD, este método clasifica las tareas en función de su urgencia e importancia. Se trata de una herramienta visual que divide las tareas en cuatro cuadrantes.
- Técnica Pomodoro: consiste en dividir el trabajo en intervalos llamados Pomodoros, que suelen durar 25 minutos y están separados por breves descansos.
- Kanban: te permite visualizar las tareas como tarjetas en un tablero, donde las diferentes columnas representan las diferentes fases de las tareas, como Pendiente, En curso y Terminada. Solo tienes que mover las tarjetas a diferentes columnas para cambiar el estado de las tareas.
¿Y si te dijéramos que puedes seguir utilizando el sistema GTD sin tener que conformarte con sus límites ni recurrir a alternativas? ¡Buenas noticias! No hay que renunciar a nada con ClickUp, una plataforma de productividad todo en uno que te permite utilizar cualquier método que desees para gestionar tus tareas y tu tiempo como un profesional.
Cómo implementar el sistema GTD con ClickUp
Con más de 1000 plantillas listas para usar, diversas herramientas de colaboración y gestión del tiempo, y más de 15 vistas personalizables para mantenerte al día con tus tareas y proyectos, ClickUp te proporciona todo lo que necesitas para alcanzar una productividad sin precedentes. 💪
Si eres nuevo en el sistema GTD y necesitas un atajo para configurarlo todo, te encantarán las plantillas GTD de ClickUp. Proporcionan un marco prefabricado para capturar, procesar y completar tus tareas. Estas son nuestras mejores opciones:
Veamos cómo puedes utilizar ClickUp para implementar eficazmente cada uno de los cinco pasos del sistema GTD: 👇
Paso 1: Captúralo todo
No te estreses por organizar o detallar todo; el primer paso es sacar tus pensamientos de tu cabeza y colocarlos en una ubicación centralizada y de fácil acceso.
ClickUp te permite capturar pensamientos e ideas sin esfuerzo con su función Bloc de notas. Es perfecta para anotar recordatorios rápidos, notas de reuniones o cualquier otra cosa que se te ocurra. Solo tienes que hacer clic en el icono del Bloc de notas en la parte inferior derecha de la pantalla y ya estás listo. Cada nota tiene su propio título y fecha, e incluso puedes ampliarla o añadirle cosas más adelante.
Si quieres llevar tus notas al siguiente nivel, utiliza ClickUp Docs. Es el editor de texto y el sistema de gestión de documentos de la plataforma que te permite crear, editar y colaborar en documentos en tiempo real.
Al añadir enlaces, imágenes, marcadores y tablas a los documentos, puedes añadir más profundidad y contexto a tus ideas para capturar mejor esos bucles abiertos que hicimos mención anteriormente. También puedes crear subpáginas anidadas, vincular documentos entre sí y crear categorías para facilitar el acceso y la búsqueda.
Paso 2: Aclara las cosas
Una vez que hayas capturado y almacenado de forma ordenada tus ideas, pensamientos, imágenes y enlaces en tu Bloc de notas y Documentos, es hora de decidir qué hacer con ellos. Si determinas que un elemento concreto es procesable, crea una tarea para él utilizando tareas de ClickUp, la todopoderosa suite de gestión de tareas de la plataforma.
Dentro de cada tarea de ClickUp, puedes describir lo que es pendiente, dividir la tarea en subtareas más pequeñas, asignar comentarios para ti o tu equipo con información adicional, o añadir recordatorios.
Esta función te permite aclarar cada tarea hasta el más mínimo detalle añadiendo imágenes, enlaces o documentos completos como material de referencia. También puedes adjuntar listas de control y listas de tareas pendientes, y establecer fechas límite para las tareas más complejas que no puedas terminar de inmediato.
ClickUp también te permite añadir niveles de prioridad a tus tareas para determinar rápidamente el orden de ejecución, lo cual es un componente esencial del sistema GTD. Hay cuatro niveles: Urgente, Alto, Normal y Bajo, cada uno marcado con un indicador de prioridad codificado por colores para facilitar su identificación.
Paso 3: Organízate
Ahora que has añadido tantos detalles como te ha sido posible a tus tareas, es hora de organizarlas y agruparlas según los criterios previamente definidos, como la complejidad, el contexto, el nivel de esfuerzo, la prioridad y otros.
Si necesitas criterios adicionales para filtrar y ordenar tareas, puedes etiquetarlas con Etiquetas de tareas o crear Campos personalizados para añadir un nivel adicional de organización. Al crear relaciones y dependencias, puedes saltar rápidamente entre tareas relacionadas y establecer un orden claro de ejecución.
Con la función Jerarquía de ClickUp, puedes adoptar plenamente el método GTD organizando tus tareas para perfeccionarlas y llevarlas a cabo. Te permite ordenar tareas con atributos compartidos en listas, mientras que varias listas relacionadas pueden formar una carpeta. Puedes agrupar varias carpetas en un espacio, que es la unidad organizativa más amplia dentro de un entorno de trabajo de ClickUp.
ClickUp tiene otra función única para agrupar y realizar un seguimiento de tareas relacionadas: ClickUp Metas. Úsala para establecer objetivos medibles y con plazos concretos para completar tus proyectos y objetivos a largo plazo, y supervisa tu progreso hacia ellos con el seguimiento automático del progreso. También puedes crear carpetas separadas para metas personales y de equipo importantes.
Paso 4: Comprométete y ponte manos a la obra
El paso «Engage» es donde te arremangas y abordas tus tareas de frente. Con la mente despejada y todo organizado, lo único pendiente es, bueno, terminar las cosas.
ClickUp puede ayudarte con este paso del sistema GTD gracias a sus funciones de colaboración en tiempo real y gestión del tiempo, que agilizan los flujos de trabajo y aumentan la productividad. Estas son nuestras favoritas:
- Pizarras: estos lienzos infinitos son excelentes para la lluvia de ideas y la ideación colaborativa. Puedes pasar de las ideas a la acción en cuestión de segundos convirtiendo los objetos de las pizarras en tareas.
- Mapas mentales: utilízalos para establecer conexiones entre ideas y tareas y facilitar así la planificación y la ejecución.
- Control de tiempo para proyectos: registra el tiempo que dedicas a las tareas, establece la duración estimada y añade notas desde cualquier dispositivo.
- Vista de chat : la herramienta de comunicación nativa de ClickUp te permite compartir actualizaciones y colaborar a la perfección con tu equipo en tiempo real.
Paso 5: Revisa el proceso
Comprobar el progreso y el estado es fundamental para que tu sistema GTD funcione. Revisar y actualizar periódicamente tu lista de tareas te garantiza que vas por el buen camino. Te permite responder a cambios repentinos, identificar áreas de mejora y reflexionar sobre tu trabajo.
Las vistas personalizables de ClickUp te permiten visualizar y supervisar tus tareas y proyectos desde todos los ángulos posibles para que puedas controlar tu progreso. Las siguientes vistas te resultarán muy útiles en el contexto del sistema GTD:
- Vista Tablero: un tablero estilo Kanban que te ofrece una panorámica completa de todas tus tareas y su estado.
- Vista Carga de trabajo: ilustra la cantidad de trabajo por miembro del equipo durante un período específico.
- Vista Gantt: visualiza y planifica el progreso del proyecto, gestiona los recursos e identifica los hitos y los obstáculos.
- Vista de cronograma: permite programar y visualizar tareas en una vista lineal.
- Vista de calendario: te permite gestionar cronogramas, programar tareas y revisar rápidamente los detalles del trabajo.
ClickUp: la solución definitiva para dominar GTD.
Aunque el método GTD es excelente para despejar la mente y estructurar las tareas, no añade horas mágicamente a tu día. Si estás sobrecargado de tareas, es imprescindible que gestiones tu tiempo de forma eficaz.
Como destaca David Allen, ahora es el momento oportuno para tomar el control de lo que podemos, con las personas adecuadas y en el momento adecuado.
Con las versátiles funciones y plantillas de ClickUp, implementar el sistema GTD es más fácil que nunca. ¡Regístrate hoy mismo gratis para tomar el control de tu tiempo y hacer las cosas con facilidad! 👏