Cómo elaborar y gestionar hipótesis precisas para proyectos [Guía completa con más de 30 ejemplos]

En nuestra vida cotidiana hacemos suposiciones o conjeturas; por ejemplo, usted supone que su coche funcionará por la mañana y le llevará al trabajo a tiempo. O que su teléfono no dejará de funcionar mientras intenta obtener la ubicación de una dirección con Google Maps.

Ahora imagine que hace estas suposiciones como gestor de proyectos: de repente, hay mucho más en juego. Con la meta de entregar un proyecto a tiempo, tiene muchas suposiciones, como la disponibilidad de recursos o la aprobación oportuna del presupuesto solicitado, que debe tener en cuenta al elaborar el plan del proyecto.

Como puede suponer, gestionar las hipótesis de un proyecto es complicado. No se puede confiar en conjeturas, ya que unas hipótesis erróneas pueden descarrilar la ejecución del proyecto, especialmente si no se dispone de planes de respaldo y no se está preparado para gestionar los riesgos asociados.

En este artículo, analizaremos cómo identificar y gestionar las hipótesis de los proyectos para estimar con mayor precisión los resultados de la gestión de proyectos. Aprenderemos sobre:

Comprender las hipótesis de los proyectos

Las hipótesis de proyecto son factores, eventos y circunstancias que los gestores de proyectos y sus equipos asumen como ciertos, aunque no haya pruebas empíricas que los respalden.

Todos los gestores de proyectos se basan en ciertas hipótesis durante todo el ciclo de vida del proyecto. Desde el proceso de planificación del proyecto hasta su desarrollo y entrega, un conjunto adecuado de hipótesis les ayuda a visualizar el éxito del proyecto y a evitar obstáculos como:

A pesar del aspecto «sin pruebas», la mayoría de las hipótesis de los proyectos se basan en tendencias de datos y experiencias pasadas, o son conjeturas fundamentadas. Parecen de sentido común, hasta que dejan de serlo y se convierten en un riesgo para el proyecto. 🥲

Por qué cada hipótesis de proyecto puede suponer un riesgo potencial y cómo hacer frente a la incertidumbre.

Las hipótesis se denominan así porque se basan en incógnitas e incertidumbres.

Por lo tanto, siempre existe un nexo entre las hipótesis y los riesgos. Hay muchos factores que pueden salir mal, invalidar sus hipótesis y hacer tambalear la gestión de proyectos. Por eso es necesario contar con un plan de acción que le ayude a tener en cuenta los posibles riesgos a los que puede enfrentarse si sus hipótesis se desbaratan.

Los gestores de gestión de proyectos exitosos suelen hacer frente a estas incertidumbres mediante:

Consejo profesional: al identificar las hipótesis clave, siempre es aconsejable que el gestor del proyecto anote los riesgos potenciales al lado. Una forma rápida de hacerlo es mediante la plantilla de pizarra de evaluación de riesgos de ClickUp, que incluye un mapa codificado por colores para ayudarle al seguimiento de la probabilidad y la gravedad de todos los riesgos del proyecto.

Los riesgos relacionados con supuestos poco fiables del proyecto suelen acabar en la esquina superior derecha del mapa y requieren una supervisión constante.

6 tipos comunes de supuestos de proyectos

Podemos dividir las hipótesis de proyecto en diferentes categorías en función de su enfoque. Aunque la categorización depende de usted, aquí tiene los seis tipos más comunes con ejemplos:

1. Supuestos de proyectos relacionados con las operaciones

Todos los gestores de proyectos conocen los riesgos inherentes a las operaciones diarias, como el alcance excesivo, las averías de los equipos, los conflictos entre los miembros del equipo o la falta de comunicación con las partes interesadas del proyecto.

A continuación, le presentamos una serie de hipótesis de proyectos relacionadas con operaciones de amplio alcance que puede tener en cuenta:

Muchas de las hipótesis implícitas pueden suponer responsabilidades potenciales y provocar retrasos e incluso el fracaso del proyecto, por lo que es importante ser prudente con las estimaciones. Por ejemplo, en lugar de suponer una disponibilidad del equipo del 100 %, es más prudente estimar una disponibilidad del 80 % para tener en cuenta las bajas por enfermedad y las vacaciones.

2. Supuestos medioambientales de los proyectos

Las hipótesis medioambientales de un proyecto, también denominadas hipótesis de ubicación, se centran en factores medioambientales sobre los que no tiene control. Veamos a continuación algunos ejemplos de hipótesis de proyecto relacionadas con escenarios medioambientales:

Consejo: Utilice la plantilla de plan de contingencia de ClickUp para idear soluciones alternativas en caso de que las hipótesis ambientales fallen.

3. Supuestos de proyectos basados en el tiempo

Las hipótesis de proyecto basadas en el tiempo o la programación se centran en la duración del proyecto, con el objetivo de predecir cuánto durará cada actividad y tarea. Se utilizan para crear un cronograma de proyecto realista al que ceñirse. ⌛

Algunos ejemplos de supuestos comunes en proyectos en este espacio:

4. Supuestos del proyecto relacionados con los recursos

Estas hipótesis se refieren a la disponibilidad y la gestión de todos los recursos necesarios para llevar a cabo los proyectos, desde los materiales y la tecnología hasta el capital humano.

Eche un vistazo a algunos ejemplos de supuestos de recursos:

Planifique estas hipótesis durante el proceso de planificación del proyecto; es posible que necesite la aprobación de las partes interesadas clave en determinadas áreas (como la elaboración del presupuesto).

5. Supuestos financieros del proyecto

A algunos equipos les gusta registrar las hipótesis financieras por separado para obtener estimaciones de costes del proyecto más detalladas; la idea es reservar dinero para cada fase, tarea o hito del proyecto.

A continuación se muestran algunos ejemplos de supuestos presupuestarios:

6. Supuestos sobre el alcance del proyecto

El alcance de un proyecto describe las metas de entrega, los requisitos y las tareas que debe completar para obtener un resultado final establecido; las exigencias adicionales hacen que su plan de proyecto original resulte inútil. En esencia, todo el alcance de su proyecto es una hipótesis.

A continuación se muestran algunos ejemplos de supuestos de proyectos en términos de alcance:

Bonificación: Utilice la plantilla de alcance del proyecto ClickUp o la plantilla de carta del proyecto ClickUp para organizar todos los datos relacionados con el alcance, incluidas las dependencias, los calendarios y los cronogramas del proyecto. Ambas plantillas son colaborativas, lo que permite a los miembros del equipo contribuir y realizar cambios en tiempo real en el alcance para mejorar la transparencia.

¿Cómo se relacionan las hipótesis, las dependencias y los riesgos de los proyectos?

Sabemos que las hipótesis, las dependencias y los riesgos de un proyecto dictan el curso del mismo y ayudan a gestionar los flujos de trabajo de manera eficiente, pero ¿cómo se influyen estos conceptos entre sí? Vamos a descubrirlo.

Tanto las hipótesis como las dependencias del proyecto pueden generar riesgos, pero de diferentes maneras. Como hemos comentado anteriormente, toda hipótesis tiene un potencial de riesgo, ya que siempre existe la posibilidad de que no sea válida. En la mayoría de los casos, las hipótesis se aplican a la totalidad de los proyectos. Por ejemplo, usted supone que los miembros de su equipo de proyecto alcanzarán los hitos sin retrasos, pero la probabilidad de que no lo hagan es un riesgo.

Las dependencias, por otro lado, denotan el riesgo relacionado con dos o más actividades interconectadas. Supongamos que para que un proyecto pase a la fase de lanzamiento, primero requiere la aprobación final de las partes interesadas clave, que los gestores de proyectos asumen que obtendrán a tiempo.

En este caso, la tarea de aprobación es una «dependencia», ya que su retraso puede posponer todo el cronograma de lanzamiento del proyecto, lo que supone un riesgo bastante importante.

Supuestos, riesgos y limitaciones de los proyectos: una comparación

Las hipótesis, los riesgos y las limitaciones de los proyectos son conceptos que se solapan, así que vamos a aclararlos un poco. 🔦

Centrémonos en los riesgos y las limitaciones de forma individual para poder compararlos.

Supuestos frente a riesgos del proyecto

Tanto las hipótesis como los riesgos se anotan antes de que comience un proyecto. La diferencia aquí es que usted quiere que sus hipótesis se cumplan para que el proyecto sea un éxito en todos los aspectos. Sin embargo, ocurre lo contrario con los riesgos del proyecto: si se materializan, pondrán en peligro su proyecto, por lo que necesita un plan de gestión de riesgos para reducir la probabilidad de que se produzca cada uno de los riesgos documentados.

Supuestos frente a limitaciones del proyecto

Las restricciones de los proyectos son limitaciones preexistentes que debe tener en cuenta al formular hipótesis sobre los proyectos. A diferencia de las hipótesis, que pueden ser ciertas o no, las restricciones son seguras. Según el Project Management Institute, hay seis tipos de restricciones en los proyectos:

Las hipótesis y las limitaciones se identifican en una fase temprana, durante la fase de inicio. Cada hipótesis del proyecto le ayuda a planificar y marcar el rumbo a seguir, mientras que las limitaciones del proyecto son como límites que le mantienen en el carril correcto.

Las 3 mejores estrategias para gestionar las hipótesis de los proyectos

Aquí tienes tres consejos y estrategias aprobados por expertos que te ayudarán a gestionar las hipótesis del proyecto a lo largo de todo su ciclo de vida. 🌻

1. Aproveche las herramientas de gestión de proyectos y tareas de calidad.

Si quieres gestionar las hipótesis como un profesional, necesitas utilizar una herramienta que te ayude a visualizar los flujos de trabajo para detectar riesgos, tener una vista global del presupuesto y los recursos humanos de tu proyecto y realizar ajustes sobre la marcha.

Si le parece imposible encontrar todas estas opciones en una sola herramienta, es solo porque aún no ha visto lo que ClickUp puede hacer.

ClickUp es una de las herramientas de gestión de proyectos mejor valoradas del mercado, ya que ofrece opciones que le ayudan a centrarse en los detalles de los microproyectos, así como a no perder de vista el panorama general. 😍

Comience su proyecto de la manera correcta con la suite de gestión de proyectos ClickUp.

Todo lo que necesita para identificar las hipótesis de los proyectos y gestionarlas está disponible en el paquete de funciones de gestión de proyectos de ClickUp.

Comencemos con ClickUp Docs: esta opción de gestión del conocimiento puede ayudarle a crear, editar, realizar el uso compartido y almacenar toda la documentación relacionada con el proyecto, desde el plan y los estatutos del proyecto hasta los procedimientos operativos estándar (POE). También es una excelente opción si necesita documentar las hipótesis, los riesgos y sus desviaciones en un solo lugar.

Encontrará ClickUp Brain, un potente asistente de escritura con IA, dentro de ClickUp Docs. Con él, puede hacer lluvias de ideas, escribir textos o resumirlos para ahorrar tiempo y aumentar la productividad.

ClickUp Brain tiene una práctica función llamada Herramientas de IA, que le permite utilizar más de 100 indicaciones basadas en investigaciones para una variedad de tareas en equipos multifuncionales. Por ejemplo, si elige la opción Equipo del proyecto, verá indicaciones personalizables como Crear documento de alcance y Crear un plan de gestión de proyectos, que le ayudarán a definir las hipótesis de su proyecto.

Además, si desea que usted y las partes interesadas tengan claridad sobre las hipótesis y los plazos del proyecto, utilice las vistas de ClickUp. Dispondrá de más de 15 opciones para observar los proyectos desde diferentes perspectivas, identificar hipótesis estables o falsas y realizar la ubicación de dependencias y riesgos de forma proactiva.

Utilice la vista Lista para organizar los flujos de trabajo o la vista Tablero para ordenar las tareas según su nivel de finalización. Aproveche las vistas avanzadas, como la vista Carga de trabajo, para gestionar la carga de trabajo de su equipo, o la vista Diagrama de Gantt, para realizar un seguimiento de las restricciones y dependencias del proyecto en un cronograma ajustable y con función de arrastrar y soltar.

¿Necesita discutir los riesgos con los equipos más rápidamente? Utilice la vista Chat para comunicarse con su equipo sin salir de ClickUp, minimizando la necesidad de largas reuniones y cambios de contexto.

2. Mantenga un registro de supuestos

Piense en un registro de supuestos como el diario de un gestor de proyectos: aquí es donde anotará todos los supuestos que haga desde la fase de planificación del proyecto hasta su ejecución.

Tener todas las hipótesis del proyecto en un solo lugar le ayudará a realizar el seguimiento de ellas, supervisar su validez y realizar cambios cuando sea necesario.

Utilice las plantillas de ClickUp para mantener registros de supuestos de forma diligente.

ClickUp ofrece más de 1000 plantillas para diversos fines, incluido el mantenimiento de registros de supuestos. Estas plantillas incluyen secciones predefinidas y sirven como atajo para obtener documentación de calidad.

Si desea gestionar las hipótesis de los proyectos, le recomendamos que consulte las plantillas de evaluación de riesgos y evaluación de proyectos de ClickUp.

Por ejemplo, la plantilla de matriz de decisión de la tabla de supuestos de ClickUp es perfecta para organizar registros de supuestos de proyectos basados en factores de riesgo e incertidumbre.

Puede utilizar los Campos personalizados de la plantilla para especificar sus supuestos, añadir atributos a cada uno de ellos y explicar su impacto en sus criterios de toma de decisiones. Su función de actualización en tiempo real permite mantener informados a los interesados de todos los cambios que realice.

Una vez que haya terminado con las hipótesis, utilice la plantilla de planificación de proyectos de ClickUp para desglosar su proyecto, organizar las tareas y los recursos, y realizar el seguimiento del progreso para asegurarse de que sus hipótesis son correctas.

3. Supervise constantemente sus supuestos

No basta con documentar las hipótesis. A medida que avance el proyecto, algunas de sus hipótesis se confirmarán, mientras que otras pueden resultar inválidas. Esto significa que su plan de proyecto puede cambiar y que deberá pensar con rapidez para ajustar los flujos de trabajo del equipo.

Por eso, como gestor de proyectos, debe realizar un seguimiento constante de su lista de supuestos del proyecto y estar atento a cualquier evento inesperado. Esto le ayudará a detectar los cambios más pequeños y a ajustar el rumbo en consecuencia.

Uso de ClickUp para supervisar y gestionar las hipótesis

ClickUp ofrece una gama de soluciones para identificar las hipótesis de proyecto que resultan ser falsas. Por ejemplo, puede configurar ClickUp Automatizaciones para que le envíe una alerta cuando se produzcan cambios en hipótesis y restricciones críticas.

Supongamos que su hipótesis es que una determinada tarea requiere 50 horas: puede configurar una sencilla automatización para que le envíe una notificación si el control de tiempo en la tarea supera las 50 horas.

Además, visualice las métricas del proyecto y realice análisis de supuestos con los paneles de control de ClickUp . Elija entre más de 50 tarjetas para personalizar su panel de control y presentar los datos numéricos o visuales específicos que le interesen. Visualizar los supuestos de proyectos anteriores puede ayudarle a planear proyectos futuros y minimizar las desviaciones.

Superar los retos de las hipótesis de los proyectos

Coordinar las hipótesis de un proyecto no es tarea fácil: hay un número de retos que podrían ralentizarle y afectar al éxito de su proyecto.

Estos son algunos retos comunes y formas de superarlos:

Incertidumbre

Este es el principal problema de mantener las hipótesis de los proyectos: no se puede saber si se cumplirán o no. Por desgracia, no hay forma de vencer la incertidumbre, que es inherente a todas las hipótesis de los proyectos.

Sin embargo, puede gestionar mejor las incertidumbres comunicando su impacto a sus equipos y partes interesadas, documentando cada decisión tomada y cada medida adoptada, y supervisando cuidadosamente el cronograma del proyecto.

Flujos de comunicación deficientes

La falta de comunicación entre los miembros del equipo puede dar lugar a malentendidos y retrasos en el proyecto. Para evitarlo, debe asegurarse de que su personal no tenga miedo de expresar sus opiniones y preocupaciones, especialmente en lo que respecta a aspectos como la gestión de recursos y los plazos de entrega. Si trabaja a distancia, utilice herramientas como ClickUp, que permiten una comunicación transparente y en tiempo real sin necesidad de reuniones tensas y excesivamente formales.

Bonificación: utilice las pizarras de ClickUp para intercambiar ideas sobre la gestión de recursos con equipos multifuncionales en tiempo real. Estos lienzos digitales le permiten dibujar, escribir texto, añadir y conectar figuras y crear tareas en un entorno más relajado que favorece la comunicación.

Falta de voluntad para cambiar y adaptarse

Tanto los gestores de proyectos como las partes interesadas deben ser flexibles y estar dispuestos a realizar cambios sobre la marcha para adaptarse a las nuevas hipótesis. La falta de voluntad para hacerlo por cualquiera de las dos partes puede afectar a los resultados del proyecto.

Al gestionar las hipótesis en la gestión de proyectos, asegúrese de que todos los involucrados comprendan las consecuencias de no adaptarse a los cambios. Mantenga reuniones periódicas con las partes interesadas, manténgalas informadas y explique el razonamiento detrás de cada acción y decisión.

Gestión de las hipótesis de los proyectos con ClickUp.

Coordinar las hipótesis de los proyectos es uno de los pilares de una gestión de proyectos exitosa. Sin hipótesis, no se pueden estimar los resultados de los proyectos ni determinar las metas de forma realista.

Como herramienta gratuita de gestión de proyectos, ClickUp ofrece todo lo que necesitas para llevar un registro de los supuestos del proyecto, colaborar con los equipos y las partes interesadas, e identificar las dependencias, las limitaciones y los riesgos sin fricciones.

Regístrese hoy mismo en ClickUp y compruebe cómo esta solución le ayuda a pasar de las hipótesis al éxito. 🦋