ClickUp frente a Notion: ¿qué herramienta de gestión de proyectos es mejor?

Ahora puedes gestionar proyectos, redactar documentos, buscar información de la empresa, automatizar flujos de trabajo y utilizar la IA tanto en ClickUp como en Notion. Esto hace que la antigua dicotomía entre «herramienta de gestión de proyectos» y «aplicación de documentos» haya quedado obsoleta.

A primera vista, ambas plataformas se parecen mucho. La diferencia radica en dónde sitúa cada una su punto fuerte.

ClickUp parte de la ejecución del trabajo. Las tareas, los responsables, las dependencias, los cronogramas, la carga de trabajo, la generación de informes, la comunicación, la IA, la automatización y la documentación se articulan en torno al trabajo que se está realizando. Notion parte de páginas y bases de datos. Los equipos pueden dar forma a esos elementos básicos para convertirlos en wikis, herramientas de seguimiento de proyectos, flujos de trabajo, paneles y sistemas basados en IA.

Ninguno de los dos enfoques convierte automáticamente a una de ellas en la mejor herramienta. La mejor opción depende del grado de estructura que desees tener desde el principio, de cuánto quieras crear tú mismo y de por dónde sueles empezar a realizar tu trabajo.

❗️Olvídate de las funciones. ¿Qué te ahorrarías realmente?

Una sola plataforma frente a Notion + una herramienta de gestión de proyectos + control de tiempo + pizarras + chat. Las cuentas están claras. 👇🏼

ClickUp frente a Notion: resumen rápido

¿Qué es ClickUp?

ClickUp es una plataforma de gestión del trabajo que reduce la dispersión de tareas al reunirlas, junto con los documentos y la comunicación del equipo, en un único lugar. Además, la IA automatiza las tareas rutinarias, destaca la información relevante y mantiene los proyectos en marcha sin necesidad de una coordinación manual constante.

En esencia, ClickUp está diseñado para la ejecución de proyectos. Funciones como los diagramas de Gantt, la planificación de sprints, el control de tiempo y las vistas de carga de trabajo están listas para usar, por lo que los equipos no tienen que crear un sistema de gestión de proyectos desde cero.

Funciones de ClickUp

Nos centraremos en tres áreas fundamentales: gestión de proyectos, IA nativa y agentes, y herramientas de colaboración.

Función n.º 1: Gestión de proyectos

Cada trabajo en ClickUp comienza como una tarea de ClickUp. Una tarea puede incluir el resumen, la persona asignada, las fechas de inicio y fecha límite, las subtareas, los comentarios, los archivos, la duración estimada y el tiempo registrado. Las dependencias muestran qué tareas están a la espera de otras, mientras que las relaciones conectan tareas que van juntas, como una entrada de blog y su solicitud de diseño, incluso cuando se encuentran en listas diferentes. Con los campos personalizados, puedes añadir los detalles que generan dependencia en tu flujo de trabajo, desde el tipo de campaña y el presupuesto hasta el nivel de cliente o los puntos de sprint.

Las vistas de ClickUp permiten a cada equipo visualizar el trabajo según sus necesidades. La vista Lista está diseñada para la gestión detallada de tareas, la vista Tablero convierte los estados en un flujo de trabajo de arrastrar y soltar, y la vista Calendario muestra los plazos en un calendario. Para proyectos más grandes, la vista Gantt representa las fechas y las dependencias, mientras que las vistas Equipo y Carga de trabajo muestran a los responsables cómo se distribuye el trabajo entre los miembros del equipo. Puedes filtrar, agrupar, ordenar y guardar cualquier vista para consultarla más adelante.

Los paneles de control de ClickUp integran los informes en el mismo espacio. Los equipos los crean a partir de tarjetas que muestran el estado de los proyectos, el avance de las tareas, el seguimiento del tiempo, los Sprints y la Carga de trabajo. Cuando una cifra no cuadra, puedes profundizar en las tareas que hay detrás. Un panel de control también puede ubicarse directamente dentro del espacio, la carpeta o la lista sobre la que informa, manteniendo las cifras junto al trabajo al que se refieren.

Función n.º 2: IA nativa y contextual, y agentes

Brain² trabaja a partir del contexto que ya tienes en tu entorno de trabajo de ClickUp. Puede responder a preguntas sobre tu trabajo, resumir proyectos, investigar temas, analizar datos, redactar contenidos y crear tareas o documentos. Se basa en los proyectos, las conversaciones y los documentos que ya tienes en ClickUp.

Los «artifacts» convierten ese contexto en un trabajo terminado. Brain² puede crear presentaciones de diapositivas, paneles interactivos, informes, páginas de destino, prototipos, calculadoras y miniaplicaciones a partir de una indicación, de archivos subidos o de datos en tiempo real del entorno de trabajo. Cada «artifact» queda guardado, por lo que puedes volver a él y perfeccionarlo más adelante.

ClickUp Enterprise Search amplía ese contexto a herramientas conectadas como Google Drive, Slack, GitHub, Jira, Gmail, SharePoint y muchas más. Brain² también te permite cambiar entre modelos como ChatGPT, Claude y Gemini, y tu contexto de ClickUp se mantiene intacto.

Las habilidades de IA de ClickUp funcionan como guías reutilizables para tareas recurrentes. Solo tienes que guardar una vez los pasos, el contexto, el tono y el formato. A continuación, Brain² o un «Superagente» pueden reutilizarlos. Los «Superagentes» de ClickUp pueden entonces llevar a cabo ese trabajo. Le proporcionas al agente instrucciones, herramientas, conocimientos, memoria y desencadenantes. Después, puedes asignarle trabajo, hacer una mención con @, enviarle un mensaje directo o ejecutarlo según una programación.

Función n.º 3: Herramientas de colaboración

ClickUp Docs ofrece a los equipos un espacio compartido para resúmenes, planes, procedimientos operativos estándar (POE) y wikis. Los usuarios pueden editar conjuntamente, comentar, realizar menciones a compañeros de equipo y vincular documentos a tareas. De este modo, las decisiones y los requisitos permanecen vinculados al proyecto al que afectan.

Para las conversaciones diarias, ClickUp Chat reúne los canales y los mensajes directos en un mismo entorno de trabajo. Los equipos pueden enlazar el trabajo con la conversación, pedirle a Brain² que resuma un hilo de conversación muy activo y convertir un mensaje en una tarea. Las funciones SyncUps de ClickUp añaden voz, vídeo y uso compartido de pantalla dentro de Chat, y las llamadas grabadas se guardan como «Clips».

Los «Clips» de ClickUp permiten realizar actualizaciones asíncronas. Graba tu pantalla y tu voz para explicar un diseño, describir un error o dar tu opinión. A continuación, adjunta la grabación a una tarea o compártela. Los espectadores pueden comentar en momentos concretos de la grabación. Las pizarras de ClickUp ofrecen a los equipos un lienzo compartido para la lluvia de ideas, los diagramas y la planificación. Puedes añadir tareas y documentos a la pizarra y editarlos allí mismo. Cuando una idea esté lista, convierte una nota adhesiva, una figura o un bloque de texto en una tarea.

Precios de ClickUp

Valoraciones de ClickUp

Esto es lo que dice un usuario de G2:

ClickUp me ayuda a optimizar la gestión de proyectos diaria al reunir tareas, documentación, comunicación y flujos de trabajo en un solo lugar. Utilizo habitualmente sus vistas de tareas personalizables, estados, automatizaciones, integraciones y paneles para organizar el trabajo y realizar un seguimiento del progreso. Las integraciones reducen la necesidad de cambiar entre diferentes herramientas, mientras que las funciones de IA de ClickUp resultan útiles para resumir información, generar contenido y agilizar las tareas rutinarias. En general, hace que la colaboración sea más estructurada y ofrece una mejor visibilidad del trabajo en curso.

¿Qué es Notion?

Notion es un espacio de trabajo conectado basado en páginas y bases de datos. Una página puede contener texto, tablas, imágenes, código, elementos incrustados y vistas en tiempo real de bases de datos, y las páginas pueden anidarse entre sí o enlazarse unas con otras. Los equipos utilizan estos elementos para crear wikis, sistemas de seguimiento de proyectos, CRM y sistemas de gestión de solicitudes con sus propios flujos de trabajo de automatización.

El atractivo radica en hasta qué punto puede crecer una sola página. Un equipo puede empezar con una única página de notas de reuniones y convertirla en un completo sistema interno en cuestión de unos meses. La contrapartida es la propiedad: alguien tiene que diseñar las bases de datos, las relaciones y las vistas, y luego mantenerlas en orden a medida que el equipo crece.

Funciones de Notion

Nos centraremos en tres áreas principales: documentos y gestión de proyectos, bases de datos y automatización de flujos de trabajo, e IA nativa y agentes.

Función n.º 1: Documentos, wikis y gestión de proyectos

Los documentos son uno de los puntos fuertes de Notion. Las páginas utilizan un editor basado en bloques, por lo que el texto, las tablas, las imágenes, el código, las notas al margen y las vistas de bases de datos pueden coexistir en un mismo documento. Los equipos editan juntos, dejan comentarios en línea, realizan menciones a compañeros y organizan las páginas en wikis compartidos y Teamspaces.

Notion Projects utiliza el mismo sistema basado en páginas. Cada proyecto o tarea es una entrada de la base de datos con su propia persona asignada, estado, fechas, subelementos y dependencias. Dado que cada entrada es también una página, puede contener el resumen de la tarea, notas de investigación y documentos relacionados.

Las vistas de la base de datos permiten a los equipos visualizar ese trabajo en forma de tabla, lista, tablero, calendario, cronograma, gráfico o panel. Cada vista puede mostrar la misma información subyacente con sus propios filtros, ordenaciones, agrupaciones y diseño.

Para los equipos de desarrollo de software, Notion también cuenta con sprints nativos. Una vez configurada como base de datos de tareas, los equipos pueden crear ciclos de sprints, planificar el trabajo pendiente, realizar el seguimiento de los sprints y decidir cómo gestionar las tareas pendientes al finalizar el sprint. La base de datos de sprints que la acompaña también incluye una vista de cronograma para ver el trabajo a lo largo de los distintos ciclos.

Función n.º 2: Bases de datos, formularios y automatización de flujos de trabajo

Las bases de datos de Notion convierten las páginas en sistemas estructurados. Puedes añadir propiedades, conectar bases de datos relacionadas mediante relaciones y resúmenes, y crear vistas independientes para proyectos, calendarios de contenido, CRM o colas de solicitudes. Un responsable y un colaborador pueden consultar los mismos datos a través de vistas diferentes.

Los formularios de Notion envían las respuestas directamente a una base de datos. A continuación, las automatizaciones de la base de datos actúan en consecuencia: una nueva entrada, un cambio en las propiedades o una programación recurrente pueden asignar un propietario, actualizar propiedades o crear una página enlazada.

Función n.º 3: IA nativa y agentes

Notion Agent trabaja desde tu entorno de trabajo y las aplicaciones conectadas para completar tareas de varios pasos. Puede buscar información, crear y editar páginas, y crear o modificar bases de datos y vistas. Pídele que convierta las notas de la reunión de la semana pasada en entradas de tu base de datos de «Proyectos», y creará las tareas con sus propietarios y fechas.

Los «Custom Agents» van un paso más allá. Se ejecutan según horarios o desencadenantes y se encargan de las tareas recurrentes en todo tu entorno de trabajo y en las herramientas conectadas. Por ejemplo, un «Custom Agent» podría consultar cada mañana una base de datos de errores, etiquetar los nuevos informes por área de producto y publicar un resumen para el equipo. Los «Custom Agents» funcionan con créditos de Notion, que son un complemento de los planes Business y Enterprise.

En los planes Business y Enterprise, Notion Enterprise Search amplía el contexto a todo tu entorno de trabajo y a las herramientas conectadas, como Slack, Google Drive, Jira y Microsoft Teams. Estos planes también incluyen AI Meeting Notes, que transcribe y resume las llamadas en páginas. Notion Skills permite a los equipos guardar instrucciones para tareas recurrentes y compartirlas en todo el entorno de trabajo para que las utilicen los agentes.

Precios de Notion

Valoraciones de Notion

Esto es lo que dice un usuario de G2:

Como diseñador de UI/UX, Notion es mi entorno de trabajo principal para la documentación de diseño y la estrategia de contenidos. Su sistema basado en bloques facilita la estructuración de las especificaciones de diseño, la investigación de usuarios y los flujos de wireframes de una forma fluida e intuitiva. La posibilidad de alternar entre tableros Kanban para los sprints de diseño y vistas de calendario para la planificación de contenidos me ayuda a mantenerlo todo organizado. La jerarquía visual clara, junto con las bases de datos flexibles, también facilita la gestión de sistemas de diseño, traspasos a clientes y wikis de equipo, todo en un mismo lugar.

ClickUp frente a Notion: comparación de funciones

Ahora que ya hemos visto cómo funciona cada herramienta por separado, veamos cómo se comparan sus funciones una al lado de la otra.

A menudo se suelen agrupar Notion y ClickUp porque resuelven muchos de los mismos problemas. Las diferencias se hacen más evidentes cuando se analiza cómo gestiona cada una el trabajo en sí.

Función n.º 1: Gestión de tareas

ClickUp destaca en la gestión de tareas porque incluye control de tiempo, vistas de la carga de trabajo, sprints y diagramas de Gantt. Notion gestiona las dependencias, los sprints y los cronogramas a través de bases de datos, y tu equipo se encarga de crear y mantener el resto.

ClickUp

ClickUp incluye diagramas de Gantt, sprints, estados personalizados, dependencias y control de tiempo nativo desde el primer día. Las vistas de «Carga de trabajo» y «Equipo» muestran quién tiene capacidad disponible, y las más de 15 vistas permiten a cada equipo ver las mismas tareas a su manera. Para agencias y equipos de servicios, el tiempo registrado aparece en la propia tarea, por lo que las horas facturables y el estado del proyecto se mantienen en un solo lugar.

Notion

Notion gestiona las tareas mediante bases de datos, con subelementos, dependencias que pueden ajustar automáticamente las fechas, grupos de estados personalizados y una vista de cronograma para la planificación al estilo Gantt. No incluye un sistema nativo de seguimiento del tiempo ni una vista Carga de trabajo. Los equipos realizan el seguimiento de las horas mediante integraciones o fórmulas y comprueban la capacidad con cronogramas o tableros agrupados por la persona asignada.

Función n.º 2: Documentación y toma de notas

Notion destaca en materia de documentación, ya que su editor de bloques y los enlaces entre páginas facilitan la creación y la navegación por wikis de gran tamaño. ClickUp Docs es la mejor opción cuando un documento debe convertirse en un trabajo asignado.

ClickUp

ClickUp Docs se integra en el flujo de trabajo de tu proyecto. Puedes crear documentos con formato, realizar la edición conjunta en tiempo real y vincular Docs directamente a tareas y proyectos. Mientras redactas un resumen del proyecto, puedes convertir el texto seleccionado en una tarea o en un comentario asignado a un compañero de equipo sin salir del documento.

Notion

El lienzo en blanco de Notion y la facilidad para crear enlaces internos la convierten en una herramienta más intuitiva para trabajos con gran cantidad de texto. El sistema basado en bloques de esta aplicación para tomar notas la hace muy flexible a la hora de crear bases de conocimientos complejas, wikis y documentación interconectada.

Función n.º 3: Capacidades de IA

ClickUp gana por un estrecho margen en cuanto a IA, ya que Brain² y los Super Agents actúan sobre las tareas, los calendarios y los datos de los proyectos. La IA de Notion es la mejor opción cuando el trabajo se desarrolla principalmente en páginas y bases de datos.

ClickUp

La IA de ClickUp toma la delantera cuando se trata de la ejecución. Brain² puede detectar una tarea bloqueada en un sprint, sugerir quién podría encargarse de ella en función de la disponibilidad del equipo y reasignarla. Los «Superagentes» pueden hacerse cargo de las tareas, y las automatizaciones pueden activarlos cuando una tarea cambia de estado. Cada ejecución se registra con su desencadenante, su estado y las acciones que ha realizado el agente. Brain² funciona dentro de los límites de tu plan, mientras que cada ejecución de un «Superagente» consume créditos de IA.

Notion

La IA completa de Notion está disponible a partir del plan Business, por 24 dólares al mes por usuario, mientras que los planes Free y Plus ofrecen un número limitado de respuestas de IA. Los agentes personalizados funcionan con créditos de Notion, a 10 dólares por cada 1.000 créditos al mes. Ambos funcionan mejor dentro de páginas y bases de datos, donde redactan documentos, reestructuran bases de datos y rellenan campos.

En ese espacio, la IA de Notion gestiona bien el trabajo diario, incluyendo ayuda con la redacción, resúmenes y notas de reuniones. Puede hacer referencia a otras páginas de tu entorno de trabajo y ayudarte con las traducciones. Sin embargo, su alcance es limitado cuando el trabajo va más allá de las páginas y las bases de datos, lo que te lleva a plantearte alternativas a Notion.

Función n.º 4: Colaboración

ClickUp destaca en colaboración porque el chat, los SyncUps, los Clips y las pizarras se encuentran en el mismo entorno de trabajo que las tareas. Notion es más eficaz para el trabajo asíncrono, basado en páginas, en documentos compartidos.

ClickUp

ClickUp reúne el chat, las llamadas y los seguimientos en el mismo lugar que las tareas. Cada «Espacio», «Carpeta» o «Lista» puede tener su propio «Canal», y un «SyncUp» se inicia directamente desde la vista del proyecto. Todas las conversaciones aparecen junto al trabajo al que se refieren. Los comentarios asignados aparecen en la barra lateral de la página de inicio, junto con el resto de tu trabajo. La contrapartida es la adopción: que la herramienta dé sus frutos depende de que todo el equipo traslade sus conversaciones a ClickUp.

Notion

Notion se centra más en la colaboración asíncrona basada en páginas. Los equipos pueden editar juntos la misma página en tiempo real, dejar comentarios en el propio texto o a nivel de página, realizar menciones a compañeros de equipo con @ y realizar el seguimiento de los cambios a medida que se producen. Los «Teamspaces» y los permisos granulares de las páginas ayudan a organizar el conocimiento compartido entre grupos.

Función n.º 5: Facilidad de uso

Notion gana en cuanto a la puesta en marcha, ya que una página o plantilla funciona al instante. ClickUp requiere más configuración inicial, pero luego exige menos trabajo de personalización.

ClickUp

ClickUp te ofrece una configuración completa del proyecto desde el primer día: una jerarquía de Espacios, carpetas y listas, más de 15 vistas, Campos personalizados y Automatizaciones. Es mucho que aprender en las primeras semanas, sobre todo para los compañeros de equipo que solo necesitan actualizar sus propias tareas. ClickUp permite a los administradores desactivar las funciones que el equipo no utiliza, y las plantillas proporcionan a los nuevos Espacios una estructura ya preparada. El esfuerzo de configuración se realiza al principio y va disminuyendo a medida que el equipo crece.

Notion

Notion resulta familiar desde el primer momento: una página en blanco funciona igual que un documento, y una plantilla te permite crear un seguimiento de proyectos con un solo clic. El esfuerzo adicional llega más tarde. Crear un seguimiento sólido con relaciones, resúmenes y fórmulas requiere un diseño bien pensado. Y sin un propietario claro del entorno de trabajo, puede resultar más difícil orientarse a medida que se acumulan las páginas.

ClickUp frente a Notion en Reddit

Los usuarios de Reddit que han utilizado ambas herramientas describen la diferencia no tanto como una competición de funciones, sino más bien como una cuestión de dónde se desarrolla el trabajo.

Un usuario de Reddit que estaba trasladando la gestión de proyectos de Notion y Obsidian a ClickUp describió claramente esta división. Tenía previsto conservar Notion como base de conocimientos y para el almacenamiento a largo plazo, pero quería utilizar ClickUp como sistema específico para la ejecución y la gestión de tareas.

He empezado a trasladar mi flujo de trabajo de gestión de proyectos a ClickUp.

Mi contexto:

Antecedentes: Utilizo principalmente Notion y Obsidian como base de conocimientos y para el almacenamiento a largo plazo. Las mantengo con ese fin. La carencia: Necesitaba una herramienta específica para la ejecución y la gestión de tareas. Por qué ClickUp: Intenté usar Asana y Jira, pero nunca conseguí seguir utilizándolas. ClickUp es la primera que me ha convencido: la interfaz de usuario y la experiencia de usuario son intuitivas, y el equilibrio entre estructura y estética se adapta perfectamente a mi forma de pensar.

Otro usuario veterano de Notion hizo una distinción similar tras pasarse a ClickUp. Prefería ClickUp para la gestión de tareas, pero seguía echando de menos la organización de la documentación de Notion.

Fui un usuario acérrimo de Notion durante años. Me pasé a ClickUp hace unos dos años porque su gestión de tareas es MUCHO mejor. Dicho esto, por mucho que haya intentado que me gusten los documentos, echo de menos a Notion por parte de esa organización.

ClickUp frente a Notion: ¿cuál deberías elegir?

Elige ClickUp si tu equipo gestiona proyectos con plazos, propietarios, capacidad y elaboración de informes, y quieres que esos controles estén listos desde el primer día. Elige Notion si tu trabajo parte de documentos, wikis y bases de datos personalizadas que prefieres diseñar tú mismo.

La pregunta clave es: ¿dónde empieza tu trabajo?

Si empieza como una tarea con fecha límite, ClickUp mantiene el resumen, la conversación, el tiempo registrado y el panel asociados a ella. Si empieza como una página, Notion te ofrece más libertad para darle forma. Los equipos que necesiten ambas cosas pueden gestionar la ejecución en ClickUp y mantener una wiki de Notion ya existente conectada a través de la integración.

Preguntas frecuentes sobre ClickUp y Notion

¿Puedo migrar de Notion a ClickUp?

Sí. ClickUp cuenta con un importador específico para Notion disponible en todos los planes. Primero debes exportar tu entorno de trabajo de Notion o las páginas seleccionadas en formato HTML y, a continuación, importar ese archivo a ClickUp. Las bases de datos, los campos, los documentos, los usuarios y gran parte de la estructura subyacente se pueden transferir, pero la migración no es una correspondencia exacta. El historial de las páginas, los adjuntos y los comentarios dentro de los elementos de la base de datos no se transfieren, y parte del formato de Notion se importa como texto sin formato.

¿Puedo utilizar ClickUp y Notion a la vez?

Sí. No tienes por qué migrar de inmediato ni elegir solo una. La integración de ClickUp con Notion está disponible en todos los planes y te permite buscar en páginas y bases de datos de Notion conectadas, obtener una vista previa de los enlaces de Notion y acceder al contenido enlazado de Notion desde las tareas de ClickUp. Esto puede funcionar bien si tu equipo mantiene una base de conocimientos ya existente en Notion mientras gestiona los proyectos en ClickUp.

¿Funcionan ClickUp y Notion sin conexión?

Ambas ofrecen compatibilidad sin conexión, pero lo gestionan de forma diferente. ClickUp te permite crear tareas sin conexión y ver las tareas y notas que hayas abierto anteriormente, tanto en la web como en el escritorio y el móvil, aunque no podrás editarlas hasta que vuelvas a conectarte. Los nuevos elementos se sincronizan cuando vuelves a estar conectado. Notion permite a los usuarios de escritorio y móvil descargar páginas para utilizarlas sin conexión, y luego verlas y editarlas sin necesidad de conexión. Los planes de pago pueden descargar automáticamente las páginas visitadas recientemente y las marcadas como favoritas. Algunos bloques que dependen de la conexión a internet, como la IA, los formularios y los contenidos incrustados, no están disponibles sin conexión.

¿Puedo invitar a clientes o colaboradores a ClickUp y Notion?

Sí. Ambas tienen compatibilidad con el acceso de invitados sin conceder a un colaborador externo acceso completo al entorno de trabajo. En ClickUp, puedes restringir el acceso de los invitados a ubicaciones compartidas específicas y concederles permisos de vista, comentario, edición o edición completa en los planes de pago. Por el contrario, en Notion se invita a los invitados a páginas individuales en lugar de a todo el entorno de trabajo. Puedes concederles acceso de vista, comentario o edición.