La proliferación del trabajo es el asesino silencioso de la productividad, la innovación y la moral en el lugar de trabajo actual, y a menudo tiene su origen en herramientas y procesos desconectados. Lo he vivido, lo he superado y, lo que es más importante, he aprendido a combatirlo. En este artículo, quiero compartir mi experiencia con la proliferación del trabajo, los costes ocultos que he descubierto y por qué creo que el futuro del trabajo depende de entornos de trabajo unificados y de una /IA que realmente funcione para las personas.
¿Qué es la proliferación del trabajo? Mi vista personal*
Cuando empecé a dirigir equipos de marketing B2B y desarrollo de equipos de ventas, pensaba que el mayor reto era simplemente gestionar los costes, asegurándome de que no gastáramos demasiado en herramientas. Pero con el paso de los años, me di cuenta de que el verdadero problema era mucho más profundo y sutil.
Lo que realmente tenía que afrontar era la proliferación del trabajo, algo que ahora defino como la fragmentación del trabajo en demasiadas herramientas, sistemas y procesos desconectados entre sí. Es cuando tus Teams cambian de plataforma, pierden el contexto y dedican más tiempo a ponerse al día entre ellos que a realizar el trabajo terminado.
El impacto en la productividad fue innegable. Teams ralentizaron su ritmo, duplicaron esfuerzos y dedicaron más tiempo a coordinarse que a ejecutar tareas. La información estaba dispersa, la colaboración se fragmentó y los proyectos perdieron impulso antes incluso de ponerse en marcha.
Las cuatro caras de la dispersión
1. Expansión de aplicaciones
*Aquí es donde todo comenzó para mí. Recuerdo que al incorporarme a un nuevo rol descubrí que nuestro equipo utilizaba docenas de herramientas diferentes, muchas de las cuales hacían lo mismo o, lo que es peor, no hacían nada en absoluto. Estábamos pagando por software que no utilizábamos, y el director financiero estaba (con razón) frustrado. Pero el coste no era solo económico. La falta de integración provocaba un trabajo fragmentado y una pérdida de coordinación, signos clásicos de la proliferación del trabajo.
2. Expansión del contexto
*Esto es lo que más me impactó como líder. Intentaba tener una idea clara de en qué estaban trabajando mis Teams, pero me di cuenta de que la información estaba dispersa entre documentos de Google, Slack, hilos de correo electrónico y herramientas de gestión de proyectos. No había una única fuente de información veraz. Constantemente estaba «uniendo» una narrativa, como resultado de herramientas fragmentadas que carecían de convergencia por diseño. Perdí visibilidad y mis Teams perdieron el contexto necesario para hacer su mejor trabajo.
3. Expansión de los procesos
*He visto cómo esto puede afectar incluso a los mejores equipos. Cuando cada grupo utiliza sus propias herramientas y flujos de trabajo, no existe un proceso unificado. He observado cómo los Teams intentan «encajar» sus procesos, solo para terminar con ineficiencias, confusión y oportunidades de colaboración perdidas. Es un ejemplo perfecto de lo que provoca la dispersión del trabajo: herramientas aisladas, equipos descoordinados y decisiones apresuradas.
4. Expansión de /IA
Este es el reto más reciente y de más rápido crecimiento. En la prisa por adoptar la IA, he visto cómo algunas organizaciones (incluida la mía) acumulan un mosaico de herramientas de IA que resuelven pequeños problemas, pero que no tienen conexión (a internet) con el panorama general. Estas herramientas se convierten rápidamente en productos que no se utilizan, al igual que las herramientas SaaS que las precedieron. Peor aún, cuando la IA no se integra en el contexto real, produce malos resultados y erosiona la confianza, un coste oculto que la mayoría de los Teams no reconocen hasta que la adopción disminuye.
Los costes ocultos: lo que la mayoría de los líderes pasan por alto
Solía pensar que el principal coste de la dispersión era un elemento en el presupuesto. Pero los costes reales están ocultos, como el iceberg bajo el agua.
Moral e innovación
Cuando las personas carecen de contexto, se sienten aisladas y desconectadas. He visto a los mejores empleados esforzarse al máximo para obtener la información necesaria, haciendo ajustes en las reuniones adicionales, persiguiendo a sus compañeros y recopilando información. Pero no todo el mundo puede hacerlo, y es agotador incluso para aquellos que pueden.
Si damos a todos la oportunidad de comprender lo que está sucediendo, la moral y la innovación aumentarán. De lo contrario, estaremos limitando el potencial de todos.
Si damos a todos la oportunidad de comprender lo que está sucediendo, la moral y la innovación aumentarán. De lo contrario, estaremos limitando el potencial de todos.
*la productividad se agota
Una estadística que me llama la atención: el trabajador del conocimiento medio hace 'toggle' entre 'app , aplicación' y sitios web casi 1200 veces al día, y dedica más de cuatro horas a la semana solo a reorientarse. Lo he visto de primera mano: gente copiando y pegando, duplicando el trabajo y perdiendo horas cada semana por «doble trabajo», una especie de desajuste espacial digital entre la información y la ejecución. No solo es ineficiente, sino que también es desmoralizador.
/IA sin contexto es inútil*
He visto fracasar muchos proyectos de IA por falta de contexto, especialmente en empresas tecnológicas que evolucionan rápidamente y cuyos Teams dependen de la precisión y la claridad. Si tu IA no conoce las directrices de tu marca, la metodología del equipo de ventas o los matices de tu empresa, solo generará ruido. Y una vez que la gente pierde la confianza en la IA, su adopción se desploma.
Cómo estoy resolviendo la dispersión en ClickUp
convergencia: el poder de un entorno de trabajo unificado*
Para mí, el gran descubrimiento fue darme cuenta de que la «convergencia» —reunir apps, aplicación, procesos, personas, conocimientos e IA en un solo lugar— lo cambia todo. En ClickUp, estamos creando un entorno de trabajo en el que no se pierde el contexto, se correlacionan los procesos y la IA está verdaderamente integrada.
La proliferación del trabajo suele comenzar con notas dispersas e ideas a medio recordar que nunca llegan a incorporarse al sistema de registro. Por eso utilizamos funciones como Talk to Text en ClickUp Brain Max, que salva esa brecha capturando los pensamientos en el momento en que surgen y convirtiéndolos directamente en tareas, documentos o recordatorios, sin necesidad de escribir ni buscar el contexto, solo una captura de conocimientos fluida que mantiene el trabajo en marcha.
Con Brain integrado de forma nativa, no solo veo cómo converge mi trabajo, sino que veo cómo se entrelaza la inteligencia en él. ¿Necesitas redactar un resumen, resumir un documento o automatizar un flujo de trabajo? Todo ello se hace dentro del mismo sistema en el que se desarrolla el trabajo.
anécdota personal: El tomador de notas con IA*
Una de las herramientas más transformadoras para mí ha sido el ClickUp AI Notetaker. No puedo asistir a todas las reuniones, pero con el ClickUp AI Notetaker, no tengo por qué hacerlo. Captura la discusión, resume los puntos clave y ofrece un uso compartido de contexto con todos los que lo necesitan. Recuerdo que me perdí una reunión importante sobre un producto y, como muchos, al adaptarme al teletrabajo, simplemente revisé el resumen generado por la IA en lugar de buscar notas o un resumen. Al instante me puse al día y pude tomar decisiones sin demora.
*documentar y compartir conocimientos mediante el uso compartido
He aprendido por las malas que el contexto más valioso suele estar atrapado en la mente de las personas. Animo a mis Teams, y a mí mismo, a dedicar 20 minutos a escribir las cosas. No es fácil, pero es esencial. Cuando documentamos nuestros aprendizajes, procesos y conocimientos, creamos un repositorio compartido que beneficia a todos.
Lecciones de liderazgo: lo que les digo a todos los ejecutivos
1. Correlaciona un mapa de tus procesos
No se puede automatizar lo que no se ha correlacionado. Tómese el tiempo necesario para documentar cómo se termina el trabajo y, a continuación, busque formas de optimizarlo y automatizarlo.
2. Priorizar el contexto
Facilita a las personas (y a la /IA) el acceso a la información que necesitan. Centraliza el conocimiento, estandariza la documentación y rompe los silos.
3. Integrar la IA de forma inteligente
No persigas objetos brillantes. Invierte en IA que esté profundamente integrada con tus flujos de trabajo y tu contexto, no solo en otra solución puntual.
Además, para sacar el máximo partido a la IA, es importante elegir herramientas que se adapten a las necesidades y los flujos de trabajo de tu equipo. Con ClickUp Brain, puedes cambiar entre grandes modelos de lenguaje (LLM) para personalizar tu experiencia con la IA. Esta flexibilidad garantiza que la IA que utilizas no sea solo una solución genérica, sino una que se adapta a tu contexto y metas únicas.
4. Liderar el cambio cultural
La transformación no es solo técnica, sino también cultural. Modele los comportamientos que desea ver: transparencia, documentación y voluntad de cambio.
el futuro del trabajo: mi visión*
Creo que el futuro pertenece a las organizaciones que pueden resolver la dispersión, no solo recortando costes, sino creando culturas de claridad, colaboración y mejora continua. Los agentes de IA integrados, los entornos de trabajo unificados y un enfoque implacable en el contexto liberarán a las personas para que puedan dar lo mejor de sí mismas y realizar su trabajo más creativo. Este es el poder de un entorno de trabajo de IA convergente: no solo agrupar herramientas, sino reconstruir el trabajo en sí mismo en torno a una única plataforma inteligente.
La visión es sencilla: Free a las personas de las tareas repetitivas, empoderarlas con contexto y permitirles centrarse en lo que realmente importa. Así es como mantendremos nuestra competitividad en un mundo que cambia rápidamente.
La visión es sencilla: hacer que las personas sean gratuitas de las tareas repetitivas, empoderarlas con contexto y permitirles centrarse en lo que realmente importa. Así es como mantendremos nuestra competitividad en un mundo que cambia rápidamente.
La proliferación del trabajo no se resuelve por sí sola. Ralentiza a tus Teams, forma una nube en tu estrategia y cuesta más de lo que puedes hacer seguimiento. Es hora de liderar con claridad: empieza por probar lo que hemos creado para combatirlo.
La proliferación del trabajo no se resuelve por sí sola. Ralentiza a tus equipos, forma una nube en tu estrategia y cuesta más de lo que puedes controlar. Es hora de liderar con claridad: empieza por probar lo que hemos creado para combatirlo.