Las tareas repetitivas son la pesadilla de cualquier trabajador. Son una parte esencial de la gestión de datos y de la administración de la oficina, pero requieren mucho tiempo y suelen ser aburridas. Y lo peor de todo es que, si no se presta atención, pueden dar lugar a errores que provocan un efecto dominó en otros procesos empresariales.
Antes no había forma de evitar estos procesos manuales, pero la tecnología ha evolucionado y ahora disponemos de más opciones. Aquí es donde entra en juego el software de automatización de ofimática.
Descubramos juntos las herramientas de automatización de ofimática y cómo pueden optimizar tus flujos de trabajo. A continuación, conoce de primera mano algunos de los mejores programas de automatización de ofimática disponibles en la actualidad para que puedas elegir el más adecuado y que tu empresa siga prosperando.
¿Qué es el software de automatización de ofimática?
El software de ofimática se encarga de las tareas administrativas repetitivas sin requerir apenas intervención humana, si es que la requiere. Esto os permite a ti y a tu equipo centraros en tareas más estratégicas o que requieran específicamente un toque humano.
El software de ofimática está diseñado para gestionar procesos automatizados mediante una serie de desencadenantes. Estos activan acciones específicas, por ejemplo, para generar una actualización de estado, modificar una fecha límite o enviar un correo electrónico o una notificación de recordatorio.
Los distintos tipos de herramientas de automatización de ofimática tienen una amplia variedad de aplicaciones. Por ejemplo:
- Tareas de atención al público, como el control de accesos, la gestión de las relaciones con los clientes (CRM) y las funciones de atención al cliente.
- Automatización de las tareas administrativas, que abarca procesos como la gestión de instalaciones, la gestión de inventario, la facturación y la nómina.
- Funciones de RR. HH., como el seguimiento de candidatos, la incorporación de nuevos empleados y la formación
Entre las numerosas ventajas de la tecnología de automatización de ofimática se incluyen la mejora de la eficiencia de los procesos y de la productividad gracias a:
- Mayor precisión gracias a la reducción de los errores humanos
- Optimización de los flujos de trabajo para que todos tus procesos funcionen como un reloj
- Menos tiempo perdido: las máquinas no se toman pausas para comer ni pierden la concentración.
- Reduzca los costes operativos y el resultado será un aumento de sus beneficios.
- Mayor satisfacción tanto de los empleados como de los clientes
Y eso es solo el principio.
¿Qué debe buscar en un software de automatización de ofimática?
Al implementar un software de automatización de ofimática, es probable que tengas que llevar a cabo una reingeniería de los procesos empresariales. Para minimizar esto, elige el sistema de automatización de ofimática que mejor se adapte a tus necesidades.
Por ejemplo, ¿cuál de estas opciones necesitas?
- Software de mapeo de procesos para planificar tus procesos empresariales
- Un sistema de gestión de datos que simplifica las entradas de datos y el intercambio de datos
- Software de gestión de flujos de trabajo para optimizar los procesos de tu oficina y reducir los cuellos de botella
- Software de gestión de tareas para mantener a los miembros de tu equipo bien orientados y facilitar la gestión de proyectos
- Herramientas que te ayudan a delegar el trabajo y a seguir de cerca el progreso, sin caer en la microgestión.
- Canales de comunicación que ayudan a tu equipo a colaborar y compartir información
- Software de automatización de marketing para guiar a los clientes a lo largo de tu embudo de ventas
- Implementación con poco código, por lo que no necesitas un equipo de TI para empezar.
- Almacenamiento seguro de datos para que toda la información de tus clientes y de tu empresa esté protegida.
- La elaboración de informes detallados que te indican qué funciona y qué no.
La mejor solución de software de ofimática te ofrecerá la combinación adecuada de herramientas. Seguirás teniendo que realizar análisis periódicos de los flujos de trabajo para comprobar que todas tus operaciones administrativas van por buen camino, pero si partes de una base sólida y de automatización, ya vas un paso por delante.
Los 10 mejores programas de automatización de ofimática que puedes utilizar
Ahora que ya sabes lo que se puede conseguir con una solución de automatización de flujos de trabajo, prepárate para descubrir algunas de las mejores opciones disponibles en la actualidad.
1. ClickUp
ClickUp es una herramienta de gestión de proyectos «todo en uno» que te ayuda a controlar todos los aspectos de tu empresa. Con un enfoque claro en la mejora de la eficiencia y la productividad, este software de ofimática está diseñado para optimizar tu flujo de trabajo de todas las formas posibles.
Elige entre más de 100 automatizaciones predefinidas de ClickUp —o personalízalas— para gestionar las tareas rutinarias de la oficina. Por ejemplo, crea rápidamente nuevas tareas y asígnalas automáticamente a los miembros adecuados del equipo, con comentarios adjuntos.
Las tareas periódicas se repetirán automáticamente, sin que tengas que hacer nada más. También puedes configurar desencadenantes o condiciones para poner en marcha acciones, como cambiar estados, fechas límite o prioridades, o reasignar tareas según sea necesario.
Aprovecha la amplia gama de plantillas disponibles para cada necesidad empresarial, desde la plantilla de gestión de espacios de oficina de ClickUp hasta la plantilla de incorporación de empleados de ClickUp o la plantilla de servicio de asistencia técnica de ClickUp.
Mantén el control sobre todo gracias a los paneles de ClickUp. Puedes personalizarlos para que te muestren las métricas en tiempo real y la información detallada que necesitas para tomar buenas decisiones.
Las mejores funciones de ClickUp:
- Empieza ya mismo con esta solución de automatización de ofimática sin código
- Utiliza los mapas mentales de ClickUp o la pizarra de ClickUp para diseñar tus flujos de trabajo antes de realizar la automatización.
- Automatiza las notificaciones de recordatorio para que todo el mundo sepa qué hacer y cuándo.
- Aprovecha las herramientas de IA integradas en ClickUp AI para simplificar procesos como redactar y realizar la edición de textos, resumir las notas de las reuniones y dar formato al contenido por ti.
- Reúne todo en un único flujo de trabajo compartido mediante integraciones con numerosas aplicaciones de terceros, como Outlook, Trello, Slack, Zoom, Microsoft Teams, HubSpot y muchas más.
- Utiliza las herramientas integradas de mejora de procesos, como la documentación de procesos, los flujos de trabajo visuales y los informes detallados, para ajustar continuamente cada elemento de tu empresa.
Limitaciones de ClickUp:
- Aunque ClickUp es muy fácil de usar para los usuarios, ofrece tantas opciones que puede llevar algún tiempo familiarizarse con todas ellas.
- La aplicación móvil aún no está a la altura de la versión de escritorio, pero va por buen camino.
Precios de ClickUp:
Valoraciones y opiniones sobre ClickUp:
- G2: 4,7/5 (más de 8.900 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (más de 3.800 opiniones)
2. BetterCloud
BetterCloud es un software de ofimática sin código que gestiona entornos en línea y los protege frente a vulnerabilidades de seguridad. Está diseñado para mejorar la productividad y la eficiencia de los equipos de TI, utilizando la automatización para optimizar las operaciones diarias.
Utiliza los flujos de trabajo preconfigurados para automatizar tareas típicas de TI, como la incorporación de usuarios y la gestión de licencias. Esto ahorra tiempo y mejora la precisión, ya que se reduce la intervención manual. ✅
Las herramientas de evaluación y elaboración de informes ofrecen información sobre cómo se utiliza la plataforma basada en la nube y señalan posibles amenazas de seguridad para que se tomen las medidas oportunas.
Las mejores funciones de BetterCloud:
- Ahorra dinero consolidando automáticamente redundancias como el exceso de licencias.
- Automatiza los procesos del ciclo de vida de los usuarios mediante la incorporación y la baja en los momentos adecuados.
- Mantén la seguridad de los datos de la empresa y cumple con la normativa gracias a las funciones de análisis automático de archivos, copias de seguridad y recuperación.
- Intégralo con más de 70 aplicaciones SaaS, como Google Workspace, Salesforce, Asana y ClickUp.
Limitaciones de BetterCloud:
- Hay una curva de aprendizaje inicial para familiarizarse con la plataforma BetterCloud.
- Algunos usuarios consideran que los flujos de trabajo podrían personalizarse más según sus necesidades específicas.
Precios de BetterCloud:
- Ponte en contacto con nosotros para conocer los precios
Valoraciones y opiniones sobre BetterCloud:
- G2: 4,4/5 (más de 340 opiniones)
- Capterra: 4/5 (27 opiniones)
3. Workable
Workable es una herramienta de ofimática dirigida a los responsables de selección de personal. Realiza la automatización del proceso de búsqueda de nuevos miembros del equipo, su incorporación y su gestión posterior, lo que permite ahorrar tiempo y reducir costes.
Utiliza las herramientas de «arrastrar y soltar» de Workable para crear rápidamente una página de empleo que atraiga a candidatos de alta calidad. A continuación, utiliza las plantillas de descripciones de puestos ya preparadas para redactar las descripciones de los puestos. Las herramientas de IA amplían tu lista de candidatos buscando en Internet a candidatos pasivos que puedan estar interesados en nuevos puestos, así como a candidatos que hayan enviado su solicitud anteriormente.
Automatiza la programación de entrevistas y, a continuación, evalúa a los candidatos recabando las opiniones del equipo de selección a través de la plataforma, lo que facilitará la identificación de la persona adecuada para el puesto.
Las mejores funciones de Workable:
- Publica ofertas de empleo de forma rápida y sencilla en más de 200 sitios web, además de en tus redes sociales.
- Recopila perfiles y datos de contacto de los candidatos a través de redes sociales como LinkedIn y Twitter.
- Rellena automáticamente los perfiles de los candidatos mediante el análisis de currículos.
- Utiliza pruebas de evaluación automatizadas para comprobar que los candidatos reúnen los requisitos para el rol.
- Haz que los nuevos empleados firmen los documentos electrónicamente y, a continuación, guárdalos de forma segura en el sistema.
Límites de Workable:
- Tendrás que pagar un suplemento por funciones premium como evaluaciones, envío de textos a través de la plataforma y entrevistas por vídeo.
- A veces, los datos de los candidatos no se combinan correctamente desde otras aplicaciones y hay que introducirlos manualmente.
Precios asequibles:
- Paquete Starter: 149 $ al mes para hasta 50 empleados
- Plan Standard: Desde 299 $ al mes para un máximo de 20 empleados
- Premier: Desde 599 $ al mes para hasta 20 empleados
Valoraciones y reseñas de Workable:
- G2: 4,6/5 (más de 400 opiniones)
- Capterra: 4,4/5 (más de 430 opiniones)
4. Brevo
Este software de ofimática es una plataforma CRM que simplifica el ciclo de ventas y ayuda a guiar a los clientes a lo largo de tu proceso de ventas. Elige entre la plataforma de marketing, la plataforma de ventas, la herramienta de correo electrónico transaccional y la herramienta de conversaciones, o llévatelas todas juntas en BrevoPlus.
Configura mensajes automáticos que se envíen en el momento adecuado. Por ejemplo, un correo electrónico de bienvenida al registrarse, un recordatorio cuando un cliente haya abandonado su carrito o un mensaje para saber cómo está cuando lleves un tiempo sin saber de él.
Automatiza la segmentación para identificar los intereses, el comportamiento y otras características de los clientes, de modo que puedas personalizar el contenido y establecer mejores relaciones. A continuación, utiliza el historial de compras de los clientes para recomendarles ventas cruzadas y ventas de mayor valor y así aumentar tus beneficios.
Las mejores funciones de Brevo:
- Organiza campañas de marketing por correo electrónico, SMS, WhatsApp o chat
- Envía hasta 300 correos electrónicos al día con el plan Free.
- Si no quieres suscribirte a un plan mensual, compra créditos prepagados para enviar correos electrónicos, SMS y mensajes de WhatsApp a través del plan de pago por uso.
- Utiliza la puntuación de clientes potenciales para identificar a los mejores y así poder centrarte en cerrar la venta.
- Intégralo con más de 150 herramientas digitales como Salesforce, Zendesk, Zapier, Shopify y WooCommerce.
Limitaciones de Brevo:
- Brevo es una buena opción para el marketing por correo electrónico y los Mensajes, pero no ofrece marketing a través de las redes sociales.
- Las plantillas integradas son algo limitadas y algunas no son tan atractivas como podrían ser.
Precios de Brevo:
- Gratis: Gratis, gratuito/a
- Paquete Starter: Desde 25 $ al mes por cada bandeja de entrada con uso compartido
- Empresas: A partir de 65 $ al mes por bandeja de entrada con uso compartido
- BrevoPlus: Ponte en contacto con nosotros para conocer los precios
Valoraciones y opiniones sobre Brevo:
- G2: 4,5/5 (más de 600 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 1.700 opiniones)
5. Xero
Xero es un software de contabilidad que te ayuda a gestionar todo, desde la creación automática de facturas y la liquidación de gastos hasta el pago de facturas, la gestión de tu flujo de caja y la elaboración de informes. Se sincroniza con tu banco, por lo que toda tu información financiera queda conciliada y es fácilmente accesible de un solo vistazo.
El software de seguimiento de proyectos te ayuda a saber exactamente en qué punto del proceso te encuentras, desde la elaboración del presupuesto hasta el cobro. También puedes pagar a tu equipo, guardar los registros de pagos y generar informes de nóminas.
Esta herramienta de automatización de ofimática está diseñada principalmente para particulares y pequeñas empresas, aunque también ofrece un paquete premium para empresas más grandes.
Las mejores funciones de Xero:
- Acepta los pagos de tus clientes con tarjeta de débito o de crédito, directamente desde su factura.
- Importa de forma segura las transacciones diarias de tu cuenta bancaria al sistema Xero.
- Utiliza la aplicación Xero basada en la nube para consultar tus números, incluso cuando estés fuera de la oficina.
- Invita a tu equipo financiero (o a un amigo que te eche una mano y sepa de finanzas) a colaborar contigo en tiempo real mientras trabajas en tus cuentas.
Limitaciones de Xero:
- Es posible que a las pequeñas empresas incluso el paquete Xero Starter les resulte un poco caro para su presupuesto.
- Al estar basado en la nube, necesitas una conexión a internet fiable para acceder a él, lo que podría suponer un problema para las empresas situadas en ubicaciones más remotas.
Precios de Xero:
- Paquete Starter: 25 $ al mes
- Plan estándar: 40 $ al mes
- Premium: 54 $ al mes
Valoraciones y opiniones sobre Xero:
- G2: 4,3/5 (más de 580 opiniones)
- Capterra: 4,4/5 (más de 2.700 opiniones)
6. e-Procure
e-Procure está diseñado para optimizar y automatizar las compras y ventas de las empresas B2B. Basado en una red segura de blockchain, este software de ofimática conecta a compradores y proveedores de todo el mundo y les ayuda a hacer negocios.
Los vendedores pueden crear un catálogo inteligente de productos o servicios en el sistema, o bien generar y enviar presupuestos, ofertas o propuestas. Los compradores pueden encontrar nuevos proveedores a nivel mundial y gestionar posteriormente el proceso de adquisición a través de la plataforma. Una vez cerrado el acuerdo, el proceso de pago es seguro y está estrictamente controlado.
Las mejores funciones de e-Procure:
- Comunícate a través de la plataforma, negocia y gestiona contratos, y realiza o recibe pagos.
- Organiza o participa en subastas electrónicas en directo en la plataforma e-Procure
- Genera informes para analizar y obtener información detallada sobre tus ventas B2B.
- Contrata a expertos de confianza en diferentes ámbitos empresariales y de compras cuando necesites asesoramiento.
Limitaciones de e-Procure:
- Procesar todos los pasos de una transacción y gestionar las distintas aprobaciones necesarias puede llevar bastante tiempo.
- La empresa aún no cuenta con suficientes valoraciones para evaluar su eficacia.
Precios de e-Procure:
- Free
Valoraciones y opiniones sobre e-Procure:
- G2: 4,8/5 (2 opiniones)
- Capterra: 5/5 (1 valoración)
7. Coupa
Esta herramienta de automatización de ofimática te ayuda a gestionar los gastos de tu empresa, ahorrar dinero y reducir riesgos. Su meta es hacer que las organizaciones medianas y grandes sean más sostenibles y rentables, de modo que estén bien posicionadas para crecer.
Coupa colabora con diversos socios seleccionados para ofrecer a sus clientes servicios que optimizan el gasto empresarial; por ejemplo, soluciones tecnológicas, sistemas de pago o servicios de consultoría de gestión.
Las mejores funciones de Coupa:
- Integra tu sistema de planificación de recursos empresariales con Coupa para automatizar los procesos manuales y mejorar tu control financiero.
- Haz que tus proveedores utilicen facturas electrónicas, para luego pagarlas automáticamente y contabilizarlas en la cuenta de gastos correspondiente, reduciendo así el tiempo dedicado al procesamiento de facturas.
- Elimina los pagos de facturas duplicadas o fraudulentas con Spend Guard
- Optimice sus compras y realice un seguimiento en tiempo real para aprovechar al máximo su presupuesto preaprobado.
Limitaciones de Coupa:
- Las integraciones no siempre se desarrollan con la fluidez que deberían, y resolver cualquier problema puede llevar un tiempo.
- Algunos usuarios, especialmente las pequeñas empresas, consideran que los precios de Coupa son un poco elevados para su presupuesto.
Precios de Coupa:
- Ponte en contacto con nosotros para conocer los precios
Valoraciones y opiniones sobre Coupa:
- G2: 4,2/5 (más de 350 opiniones)
- Capterra: 4,2/5 (más de 80 opiniones)
8. UiPath
UiPath utiliza la automatización robótica de procesos y la inteligencia artificial para automatizar procesos y ofrecerte información detallada sobre todas las áreas de tu empresa.
Crea aplicaciones con poco código o automatizaciones simplemente grabando tus acciones en pantalla y reproduciéndolas después. Utiliza robots para extraer datos de todo tipo de documentos y procesarlos, de modo que solo tengas que validarlos o gestionar las excepciones, lo que te permitirá ahorrar tiempo y dinero y reducir los errores.
Consulta todo en un solo lugar para poder supervisarlo y gestionarlo, y así mejorar los procesos cuando sea necesario.
Las mejores funciones de UiPath:
- Aprovecha más de 25 modelos de aprendizaje automático preconfigurados para diferentes casos de uso.
- Enseña a tus robots a avisarte a través del Centro de acciones cuando necesiten intervención humana.
- Utiliza UiPath con tus documentos y hojas de cálculo de Microsoft Office, Gmail y el Administrador de archivos.
- Integra el software con SAP y Citrix para aumentar la productividad en toda tu empresa.
Limitaciones de UiPath:
- A algunos usuarios les gustaría disponer de más opciones de integración con aplicaciones de terceros para este software de ofimática.
- La automatización basada en imágenes podría mejorarse un poco.
Precios de UiPath:
- Gratis: Gratis
- Ventaja: A partir de 420 $ al mes
- Enterprise: Ponte en contacto con nosotros para conocer los precios
Valoraciones y opiniones sobre UiPath:
- G2: 4,6/5 (18 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 700 opiniones)
9. Envoy
Envoy es una solución para el entorno de trabajo que ayuda a optimizar los entornos de trabajo híbridos y a gestionar a los visitantes.
Esta herramienta de ofimática permite a los empleados híbridos reservar el puesto de trabajo que deseen en función del tipo de trabajo que tengan planificado realizar ese día, dependiendo de si su meta principal es concentrarse o colaborar. También pueden reservar salas de reuniones y recibir un recordatorio antes de que comience la reunión.
Seleccione a los visitantes antes de que lleguen y, a continuación, haga que se registren digitalmente, aceptando en el proceso cualquier acuerdo de confidencialidad o renuncia. El sistema imprime una insignia de visitante y se notifica automáticamente a los empleados anfitriones para que puedan acompañar a sus invitados.
Las mejores funciones de Envoy:
- Gestiona las reservas de puestos de trabajo y salas para tu plantilla, lo que te permitirá tener una vista clara del uso del espacio.
- Establece criterios de entrada para proteger a tu personal y tu capital intelectual.
- Realiza un seguimiento del correo y las entregas con un registro claro y una distribución con seguridad.
- Averigua quién se encuentra en el edificio en cualquier momento gracias a análisis e elaboración de informes detallados.
Limitaciones de Envoy:
- Es posible que algunos visitantes no se sientan cómodos con el proceso de registro digital.
- Lo ideal es invertir en un dispositivo como un iPad para la recepción; un smartphone resulta un poco pequeño.
Precios de Envoy:
- Plan Estándar: 3 $ al mes por usuario
- Premium: 5 $ al mes por usuario
Valoraciones y opiniones sobre Envoy:
- G2: 4,6/5 (más de 490 opiniones)
- Capterra: 4,8/5 (más de 400 opiniones)
10. Zapier
Zapier es muy conocido por automatizar las conexiones con aplicaciones de terceros y optimizar los flujos de trabajo.
Automatiza las tareas manuales repetitivas enlazando dos o más aplicaciones y especificando los desencadenantes y las acciones consiguientes; por ejemplo, actualizar los datos de contacto de un cliente en tu CRM cuando rellene un formulario de modificación de datos o enviar un correo electrónico de bienvenida cuando se registre en tu página web.
Ocúpate de las tareas administrativas rutinarias de los proyectos y envía actualizaciones sobre las tareas y los proyectos. Colabora entre equipos —por ejemplo, entre el equipo de ventas y marketing, o entre tu servicio de asistencia y el departamento de TI— mediante traspasos automatizados. Y luego adapta todo a medida que tu empresa crezca.
Las mejores funciones de Zapier:
- Utiliza la herramienta de arrastrar y soltar para crear tu flujo de trabajo automatizado
- Elige entre miles de servicios web para enlazar los que necesites en diferentes plataformas.
- Almacena tus datos en tablas diseñadas para la automatización y consolida las actualizaciones procedentes de cualquiera de las aplicaciones conectadas.
- Fomenta la colaboración y controla quién tiene acceso a qué gracias a una amplia variedad de opciones de uso compartido y autorización.
Límites de Zapier:
- Si surgen problemas con las aplicaciones de terceros que estás conectando, es posible que el sistema deje de funcionar temporalmente.
- La versión gratuita tiene un límite de 100 tareas al mes con automatizaciones de un solo paso, lo que puede no ser suficiente para empresas más grandes.
Precios de Zapier:
- Gratis: Gratis, gratuito/a
- Paquete Starter: 19,99 $ al mes por usuario
- Professional: 49 $ al mes por usuario
- Equipo: 69 $ al mes para un número ilimitado de usuarios
- Empresa: Ponte en contacto con nosotros para conocer los precios
Valoraciones y opiniones sobre Zapier:
- G2: 4,5/5 (más de 1.100 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (más de 2.700 opiniones)
Ahorra tiempo y dinero con el mejor software de automatización de ofimática
Las herramientas de automatización se encargan de las tareas repetitivas que consumen mucho tiempo, agilizando tus flujos de trabajo y liberándote para que puedas dedicarte a tareas más importantes. Minimizan los errores humanos, mejoran la eficiencia y la productividad, y contribuyen a la satisfacción tanto de tus clientes como de tu personal, lo que, en conjunto, mejora tus resultados.
El mejor software de ofimática para tu empresa te ofrecerá las herramientas que necesitas para conectar los distintos procesos específicos de tu empresa. Además, te proporcionará información útil que te ayudará a realizar los ajustes necesarios.
Aunque hay muchas soluciones de automatización de ofimática disponibles, una de las mejores es ClickUp. ClickUp es una herramienta integral que te ayuda a gestionar mejor todos los aspectos de tu empresa, simplificando y optimizando todos tus procesos de oficina. ✨
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