Las tareas repetitivas son la pesadilla de todos los trabajadores. Son una parte esencial de la gestión de datos y de la oficina, pero requieren mucho tiempo y suelen ser aburridas. Lo peor de todo es que, si no se presta atención, pueden dar lugar a errores que provoquen un efecto dominó en otros procesos empresariales.
Antes no había forma de escapar de estos procesos manuales, pero la tecnología ha evolucionado y ahora tenemos más opciones. Descubra el software de automatización de oficinas.
Exploremos las herramientas de automatización de oficinas y cómo pueden optimizar sus flujos de trabajo. A continuación, descubra algunos de los mejores programas de automatización de oficinas disponibles en la actualidad para que pueda elegir el más adecuado y mantener el éxito de su empresa.
¿Qué es el software de automatización de oficinas?
El software de automatización de oficinas se encarga de las tareas administrativas repetitivas, sin requerir mucha intervención humana, si es que requiere alguna. Esto le permite a usted y a su equipo centrarse en tareas más estratégicas o que requieren específicamente un toque humano.
El software de automatización de oficinas está diseñado para gestionar procesos automatizados a través de una serie de desencadenantes. Estos ponen en marcha acciones específicas, por ejemplo, generar una actualización de estado, cambiar una fecha límite o enviar un correo electrónico o una notificación de recordatorio.
Los diferentes tipos de herramientas de automatización de oficinas tienen una amplia variedad de aplicaciones. Por ejemplo:
- Tareas de atención al público como control de acceso, gestión de relaciones con los clientes (CRM) y funciones de servicio de atención al cliente.
- Automatización de tareas administrativas, procesos de soporte como la gestión de instalaciones, la gestión de inventarios, la facturación y la nómina.
- Funciones de RR. HH., como el seguimiento de candidatos, la incorporación y la formación.
Entre las numerosas ventajas de la tecnología de automatización de oficinas se incluyen la mejora de la eficiencia de los procesos y la productividad a través de:
- Mayor precisión gracias a la reducción de los errores humanos.
- Optimización del flujo de trabajo para que todos sus procesos funcionen como un reloj.
- Menos tiempo perdido: las máquinas no se toman descansos para comer ni pierden la concentración.
- Reduzca los costes operativos y obtenga un resultado positivo.
- Mayor satisfacción de los empleados y de los clientes.
Y eso es solo el principio.
¿Qué debe buscar en un software de automatización de oficinas?
Cuando implemente un software de automatización de oficinas, probablemente tendrá que reestructurar algunos procesos empresariales. Para minimizar esto, elija el sistema de automatización de oficinas que mejor se adapte a sus necesidades.
Por ejemplo, ¿cuáles de estos necesita?
- Software de mapeo de procesos para planificar sus procesos empresariales.
- Un sistema de gestión de datos que simplifica las entradas de datos y el intercambio de datos.
- Software de gestión del flujo de trabajo para optimizar los flujos de trabajo de su oficina y reducir los cuellos de botella.
- Software de gestión de tareas para mantener a los miembros de su equipo al día y facilitar la gestión de proyectos.
- Herramientas que le ayudan a delegar el trabajo y a supervisar de cerca el progreso, sin necesidad de microgestionar.
- Canales de comunicación que ayudan a su equipo a colaborar y compartir información.
- Software de automatización de marketing para mantener a los clientes avanzando por su embudo de ventas.
- Implementación con poco código, por lo que no necesita un equipo de TI para empezar.
- Almacenamiento seguro de datos para que toda la información de sus clientes y de su empresa esté protegida.
- La elaboración de informes detallados que le indican qué funciona y qué no.
La mejor solución de software de automatización de oficinas le ofrecerá la combinación adecuada de herramientas. Seguirá siendo necesario realizar análisis periódicos del flujo de trabajo para comprobar que todas las operaciones de la oficina van por buen camino, pero si parte de una base sólida y automatizada, ya tendrá una ventaja.
Los 10 mejores programas de automatización de ofimática que puedes utilizar
Ahora que ya sabe lo que es posible con una solución de automatización del flujo de trabajo, prepárese para descubrir algunas de las mejores opciones disponibles en la actualidad.
1. ClickUp
ClickUp es una herramienta de gestión de proyectos todo en uno que le ayuda a controlar todos los aspectos de su empresa. Con un fuerte enfoque en la mejora de la eficiencia y la productividad, este software de automatización de oficinas está diseñado para optimizar su flujo de trabajo de todas las formas posibles.
Elija entre más de 100 automatizaciones ClickUp predefinidas, o personalícelas, para gestionar las tareas rutinarias de la oficina. Por ejemplo, cree rápidamente nuevas tareas y asígnelas automáticamente a los miembros adecuados del equipo, con comentarios adjuntos.
Las tareas periódicas se repetirán automáticamente, sin que usted tenga que hacer nada más. También puede configurar desencadenantes o condiciones para poner en marcha acciones, como cambiar estados, fechas límite o prioridades, o reasignar tareas según sea necesario.
Aproveche el amplio intervalo de plantillas disponibles para cada necesidad empresarial, desde la plantilla de gestión del espacio de oficina de ClickUp hasta la plantilla de incorporación de empleados de ClickUp o la plantilla de servicio de asistencia técnica de ClickUp.
No pierda de vista absolutamente todo con los paneles de ClickUp. Puede personalizarlos para que le muestren las métricas en tiempo real y la información detallada que necesita para tomar buenas decisiones.
Las mejores funciones de ClickUp:
- Empiece ahora mismo con esta solución de automatización de oficinas sin código.
- Utilice ClickUp Mindmaps o ClickUp Pizarra para diseñar sus flujos de trabajo antes de realizar su automatización.
- Automatice las notificaciones de recordatorio para que todos sepan qué hacer y cuándo hacerlo.
- Aproveche las herramientas de ClickUp AI para simplificar procesos como la redacción y edición de textos, el resumen de notas de reuniones y el formato de contenidos.
- Reúna todo en un único flujo de trabajo compartido mediante integraciones con una gran variedad de aplicaciones de terceros, como Outlook, Trello, Slack, Zoom, Microsoft Teams, HubSpot y muchas más.
- Utilice herramientas integradas de mejora de procesos, como documentación de procesos, flujos de trabajo visuales e informes detallados, para ajustar continuamente todos los elementos de su empresa.
Limitaciones de ClickUp:
- Aunque ClickUp es extremadamente fácil de usar para los usuarios, hay tantas opciones que puede llevar algún tiempo familiarizarse con todas ellas.
- La aplicación móvil aún no está a la altura de la versión de escritorio, pero se está acercando.
Precios de ClickUp:
- Free Forever
- Ilimitado: 7 $ al mes por usuario.
- Empresas: 12 $ al mes por usuario.
- Enterprise: Póngase en contacto con nosotros para conocer los precios.
- ClickUp AI está disponible para su compra en todos los planes de pago a un precio de 7 $ al mes por miembro del entorno de trabajo e invitado interno.
Valoraciones y opiniones sobre ClickUp:
- G2: 4,7/5 (más de 8900 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (más de 3800 opiniones)
2. BetterCloud
BetterCloud es un software de automatización de oficinas sin código que gestiona entornos en línea y los protege de vulnerabilidades de seguridad. Está diseñado para mejorar la productividad y la eficiencia de los equipos de TI, utilizando la automatización para optimizar las operaciones diarias.
Utilice los flujos de trabajo preconfigurados para automatizar tareas típicas de TI, como la incorporación de usuarios y la gestión de licencias. Esto ahorra tiempo y mejora la precisión, ya que hay menos intervención manual. ✅
Las herramientas de evaluación y elaboración de informes ofrecen información sobre cómo se utiliza la plataforma basada en la nube y señalan posibles amenazas de seguridad para que se tomen medidas adicionales.
Las mejores funciones de BetterCloud:
- Ahorre dinero consolidando automáticamente las redundancias, como el exceso de licencias.
- Automatice los procesos del ciclo de vida de los usuarios mediante la incorporación y la salida en los momentos adecuados.
- Mantenga la seguridad de los datos de la empresa y la conformidad con las normas gracias a las funciones automáticas de análisis, copia de seguridad y recuperación de archivos.
- Integre más de 70 aplicaciones SaaS, como Google Workspace, Salesforce, Asana y ClickUp.
Limitaciones de BetterCloud:
- Hay una curva de aprendizaje inicial para familiarizarse con la plataforma BetterCloud.
- Algunos usuarios consideran que los flujos de trabajo podrían personalizarse más según sus necesidades específicas.
Precios de BetterCloud:
- Póngase en contacto con nosotros para conocer los precios.
Valoraciones y reseñas de BetterCloud:
- G2: 4,4/5 (más de 340 opiniones)
- Capterra: 4/5 (27 opiniones)
3. Workable
Workable es una herramienta de automatización de oficinas dirigida a los reclutadores. Automatiza el proceso de búsqueda de nuevos miembros, su incorporación y su gestión, lo que ahorra tiempo y reduce costes.
Utilice las herramientas de arrastrar y soltar de Workable para crear rápidamente una página de empleo que atraiga a candidatos de alta calidad. A continuación, utilice las plantillas de descripción de puestos predefinidas para crear descripciones de funciones. Las herramientas de IA crean su lista de candidatos buscando en Internet candidatos pasivos que puedan estar interesados en nuevos puestos, así como candidatos que hayan presentado su solicitud anteriormente.
Automatice la programación de entrevistas y evalúe a los candidatos recopilando comentarios del equipo de contratación a través de la plataforma, lo que facilita la selección de la persona adecuada para el puesto.
Las mejores funciones de Workable:
- Publique ofertas de empleo de forma rápida y sencilla en más de 200 sitios web, además de en sus canales de redes sociales.
- Recopile perfiles y datos de contacto de los candidatos en redes sociales como LinkedIn y Twitter.
- Rellene automáticamente los perfiles de los candidatos mediante el análisis de currículums.
- Utilice pruebas de evaluación automatizadas para comprobar que los candidatos están cualificados para el rol.
- Haga que los nuevos empleados firmen los documentos electrónicamente y, a continuación, guárdelos de forma segura en el sistema.
Limitaciones viables:
- Tendrá que pagar un suplemento por funciones premium como evaluaciones, envío de textos a través de la plataforma y entrevistas en vídeo.
- A veces, los datos de los candidatos no se combinan perfectamente desde otras aplicaciones y es necesario introducirlos manualmente.
Precios asequibles:
- Starter: 149 $ al mes para hasta 50 empleados.
- Estándar: desde 299 $ al mes para un máximo de 20 empleados.
- Premier: desde 599 $ al mes para un máximo de 20 empleados.
Valoraciones y reseñas de Workable:
- G2: 4,6/5 (más de 400 opiniones)
- Capterra: 4,4/5 (más de 430 opiniones)
4. Brevo
Este software de automatización de oficinas es una plataforma CRM que simplifica el ciclo de ventas y ayuda a mover a los clientes a través de su canal. Elija entre la plataforma de marketing, la plataforma de ventas, la herramienta de correo electrónico transaccional y la herramienta de conversaciones, o consíguelas todas juntas en BrevoPlus.
Configure mensajes automáticos que se envíen en el momento adecuado. Por ejemplo, un correo electrónico de bienvenida al registrarse, un recordatorio cuando un cliente ha abandonado su carrito o un mensaje de seguimiento cuando hace tiempo que no lo ve.
Automatice la segmentación para identificar los intereses, el comportamiento y otras cualidades de los clientes, de modo que pueda personalizar el contenido y establecer mejores relaciones. A continuación, utilice el historial de compras de los clientes para recomendar ventas cruzadas y ventas adicionales que le permitan aumentar sus beneficios.
Las mejores funciones de Brevo:
- Configure campañas de marketing por correo electrónico, SMS, WhatsApp o chat.
- Envíe hasta 300 correos electrónicos al día con el plan Free.
- Si no desea suscribirse a un plan mensual, compre créditos prepagados para enviar correos electrónicos, SMS y mensajes de WhatsApp a través del plan de pago por uso.
- Utilice la puntuación de clientes potenciales para identificar a los mejores y poder centrarse en cerrar la venta.
- Integre más de 150 herramientas digitales, como Salesforce, Zendesk, Zapier, Shopify y WooCommerce.
Limitaciones de Brevo:
- Brevo es bueno para el marketing por correo electrónico y los mensajes, pero no ofrece marketing a través de las redes sociales.
- Las plantillas integradas son algo limitadas y algunas no son tan atractivas como podrían ser.
Precios de Brevo:
- Gratis: Gratis
- Starter: A partir de 25 $ al mes por bandeja de entrada con uso compartido.
- Empresa: desde 65 $ al mes por bandeja de entrada con uso compartido.
- BrevoPlus: Póngase en contacto con nosotros para conocer los precios.
Valoraciones y reseñas de Brevo:
- G2: 4,5/5 (más de 600 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 1700 opiniones)
5. Xero
Xero es un software de contabilidad que le ayuda a gestionar todo, desde la creación automática de facturas y la reclamación de gastos hasta el pago de facturas, la gestión de su flujo de caja y la elaboración de informes. Se sincroniza con su banco, por lo que toda su información financiera se concilia y es fácilmente accesible de un vistazo.
El software de seguimiento de proyectos le ayuda a ver exactamente en qué punto se encuentra un proyecto, desde la cotización hasta el cobro. También puede pagar a su equipo, almacenar registros de pagos y generar informes de nóminas.
Esta herramienta de automatización de oficinas está diseñada principalmente para particulares y pequeñas empresas, pero ofrece un paquete premium para empresas más grandes.
Las mejores funciones de Xero:
- Acepte pagos de sus clientes con tarjeta de débito o de crédito, directamente desde su factura.
- Importe de forma segura las transacciones diarias de su cuenta bancaria a su sistema Xero.
- Utilice la aplicación Xero basada en la nube para comprobar sus números, incluso cuando esté fuera de la oficina.
- Invite a su equipo financiero (o a un amigo que sepa de finanzas) a colaborar con usted en tiempo real cuando trabaje en sus cuentas.
Limitaciones de Xero:
- Las pequeñas empresas pueden considerar que incluso el paquete Xero Starter es un poco caro para su presupuesto.
- Al estar basado en la nube, necesita una conexión a internet fiable para acceder a él, lo que podría suponer un problema para las empresas situadas en ubicaciones más remotas.
Precios de Xero:
- Starter: 25 $ al mes
- Estándar: 40 $ al mes
- Premium: 54 $ al mes
Valoraciones y opiniones sobre Xero:
- G2: 4,3/5 (más de 580 opiniones)
- Capterra: 4,4/5 (más de 2700 opiniones)
6. Adquisición electrónica
e-Procure está diseñado para optimizar y automatizar las compras y ventas de las empresas B2B. Basado en una red blockchain segura, este software de automatización de oficinas conecta a compradores y proveedores de todo el mundo y les ayuda a hacer negocios.
Los vendedores pueden crear un catálogo inteligente de productos o servicios en el sistema, o generar y enviar presupuestos, ofertas o propuestas. Los compradores pueden encontrar nuevos proveedores a nivel mundial y luego gestionar el proceso de adquisición a través de la plataforma. Cuando se cierra el trato, el proceso de pago es seguro y está estrictamente controlado.
Las mejores funciones de e-Procure:
- Comuníquese a través de la plataforma, negocie y gestione contratos, y pague o cobre.
- Realice o participe en subastas electrónicas en directo en la plataforma e-Procure.
- Genere informes para analizar y obtener información sobre sus ventas B2B.
- Contrate a expertos de confianza en diferentes categorías de empresas y adquisiciones cuando necesite asesoramiento.
Limitaciones del e-Procure:
- Puede llevar algún tiempo procesar todos los pasos de una transacción y gestionar las distintas aprobaciones necesarias.
- La empresa aún no tiene suficientes valoraciones para juzgar su eficacia.
Precios de e-Procure:
- Free
Valoraciones y reseñas de e-Procure:
- G2: 4,8/5 (2 opiniones)
- Capterra: 5/5 (1 reseña)
7. Coupa
Esta herramienta de automatización de oficinas le ayuda a gestionar los gastos de su empresa, ahorrar dinero y reducir riesgos. Su meta es hacer que las organizaciones medianas y grandes sean más sostenibles y rentables, de modo que estén bien posicionadas para crecer.
Coupa colabora con varios socios acreditados para ofrecer a sus clientes servicios que optimizan el gasto de la empresa, como soluciones tecnológicas, sistemas de pago o servicios de consultoría de gestión.
Las mejores funciones de Coupa:
- Integre la planificación de recursos empresariales con Coupa para realizar la automatización de los procesos manuales y mejorar el control financiero.
- Consiga que sus proveedores utilicen facturas electrónicas, pague automáticamente y facture a la cuenta de gastos correcta, reduciendo así el tiempo dedicado al procesamiento de facturas.
- Elimine los pagos duplicados o fraudulentos de facturas con Spend Guard.
- Optimice sus compras y realice un seguimiento en tiempo real para aumentar su gasto preaprobado.
Limitaciones de Coupa:
- Las integraciones no siempre se realizan con la fluidez que deberían, y cualquier problema puede tardar un tiempo en resolverse.
- Algunos usuarios, especialmente las pequeñas empresas, consideran que los precios de Coupa son un poco elevados para su presupuesto.
Precios de Coupa:
- Póngase en contacto con nosotros para conocer los precios.
Valoraciones y reseñas de Coupa:
- G2: 4,2/5 (más de 350 opiniones)
- Capterra: 4,2/5 (más de 80 opiniones)
8. UiPath
UiPath utiliza la automatización robótica de procesos y la inteligencia artificial para automatizar procesos y ofrecerle información detallada sobre todas las áreas de su empresa.
Cree aplicaciones con poco código o automatizaciones simplemente grabando sus acciones en la pantalla y reproduciéndolas después. Utilice robots para extraer datos de todo tipo de documentos y procesarlos, de modo que solo tenga que validarlos o gestionar las excepciones, lo que le permitirá ahorrar tiempo y dinero y reducir los errores.
Vea todo en un solo lugar para poder supervisarlo y gestionarlo, y luego mejorar los procesos cuando sea necesario.
Las mejores funciones de UiPath:
- Aproveche más de 25 modelos de aprendizaje automático predefinidos para diferentes casos de uso.
- Entrene a sus robots para que le notifiquen a través del Centro de acciones cuando necesiten intervención humana.
- Utilice UiPath con sus documentos y hojas de cálculo de Microsoft Office, Gmail y el Administrador de archivos.
- Integre SAP y Citrix para aumentar la productividad en toda su empresa.
Limitaciones de UiPath:
- Algunos usuarios desearían que este software de ofimática ofreciera más opciones de integración con productos de terceros.
- La automatización basada en imágenes podría mejorarse.
Precios de UiPath:
- Gratis: Gratis, gratuito/a
- Ventaja: desde 420 $ al mes.
- Enterprise: Póngase en contacto con nosotros para conocer los precios.
Valoraciones y opiniones sobre UiPath:
- G2: 4,6/5 (18 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 700 opiniones)
9. Envoy
Envoy es una solución para el entorno de trabajo que ayuda a optimizar los entornos de trabajo híbridos y a gestionar las visitas.
Esta herramienta de automatización de oficinas permite a los empleados híbridos reservar el escritorio que desean para el tipo de trabajo que planean realizar ese día, dependiendo de si su meta principal es concentrarse o colaborar. También pueden reservar salas de reuniones y recibir un recordatorio antes de que comience la reunión.
Seleccione a los visitantes antes de que lleguen y pídales que se registren digitalmente, aceptando cualquier acuerdo de confidencialidad o renuncia durante el proceso. El sistema imprime una insignia de visitante y se notifica automáticamente a los empleados anfitriones para que puedan acompañar a sus invitados.
Las mejores funciones de Envoy:
- Gestión de reservas de escritorios y salas para su plantilla, lo que le proporcionará una vista clara del uso del espacio.
- Ajuste los criterios de entrada para proteger a su personal y su capital intelectual.
- Realice un seguimiento del correo y las entregas con un registro claro y una distribución segura de seguridad.
- Averigüe quién se encuentra en el edificio en cualquier momento con análisis e elaboración de informes detallados.
Limitaciones de Envoy:
- Es posible que algunos visitantes no se sientan cómodos con el proceso de registro digital.
- Lo ideal es invertir en un dispositivo como un iPad para la recepción, ya que un smartphone es demasiado pequeño.
Precios de Envoy:
- Estándar: 3 $ al mes por usuario.
- Premium: 5 $ al mes por usuario.
Valoraciones y opiniones sobre Envoy:
- G2: 4,6/5 (más de 490 opiniones)
- Capterra: 4,8/5 (más de 400 opiniones)
10. Zapier
Zapier es muy conocido por automatizar las conexiones con aplicaciones de terceros y optimizar los flujos de trabajo.
Automatice las tareas manuales repetitivas enlazando dos o más aplicaciones y especificando los desencadenantes y las acciones consiguientes, por ejemplo, actualizar los datos de contacto de un cliente en su CRM cuando rellena un formulario de cambio de datos o enviar un correo electrónico de bienvenida cuando se registra en su sitio web.
Ocúpese de las tareas administrativas rutinarias de los proyectos y envíe actualizaciones sobre las tareas y los proyectos. Colabore entre equipos, por ejemplo, entre el equipo de ventas y marketing, o entre el servicio de asistencia técnica y el departamento de TI, con traspasos automatizados. Y luego amplíe todo a medida que crezca su empresa.
Las mejores funciones de Zapier:
- Utilice la herramienta de arrastrar y soltar para crear su flujo de trabajo automatizado.
- Elija entre miles de servicios web para enlazar los que necesite en diferentes plataformas.
- Almacene sus datos en tablas diseñadas para la automatización y consolide las actualizaciones de cualquiera de las aplicaciones conectadas.
- Fomente la colaboración y controle quién tiene acceso a qué con una variedad de opciones de uso compartido y autorización.
Límites de Zapier:
- Si hay problemas con las aplicaciones de terceros que está conectando, el sistema puede dejar de funcionar temporalmente.
- La versión gratuita tiene un límite de 100 tareas al mes con automatizaciones de un solo paso, lo que puede no ser suficiente para empresas más grandes.
Precios de Zapier:
- Gratis: Gratis
- Starter: 19,99 $ al mes por usuario.
- Profesional: 49 $ al mes por usuario
- Equipo: 69 $ al mes para un número ilimitado de usuarios.
- Empresa: Póngase en contacto para conocer los precios.
Valoraciones y opiniones sobre Zapier:
- G2: 4,5/5 (más de 1100 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (más de 2700 opiniones)
Ahorre tiempo y dinero con el mejor software de automatización de ofimática.
Las herramientas de automatización de oficinas gestionan por usted las tareas repetitivas que consumen mucho tiempo, agilizando sus flujos de trabajo y liberándole para que pueda dedicarse a tareas más importantes. Minimizan los errores humanos, mejoran la eficiencia y la productividad, y contribuyen a la satisfacción tanto de sus clientes como de su personal, lo que en conjunto mejora sus resultados.
El mejor software de automatización de oficinas para su empresa le ofrecerá las herramientas que necesita para conectar los puntos entre los procesos específicos de su empresa. También le proporcionará información que le ayudará a realizar los ajustes necesarios.
Aunque hay muchas soluciones de automatización de oficinas disponibles, una de las mejores es ClickUp. ClickUp es una solución integral que le ayuda a gestionar mejor todos los aspectos de su empresa, simplificando y optimizando todos los procesos de su oficina. ✨
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