Las tareas repetitivas son la pesadilla de cualquier trabajador. Son una parte esencial de la gestión de datos y la administración de oficinas, pero consumen mucho tiempo y a menudo son aburridas. Lo peor de todo es que, si no se presta atención, pueden dar lugar a errores que provoquen un efecto dominó en otros procesos de la empresa. 👀
Antes no había forma de evitar estos procesos manuales, pero la tecnología ha evolucionado y ahora tenemos más opciones. La oficina software de automatización .
Exploremos las herramientas de automatización de oficinas y cómo pueden agilizar sus flujos de trabajo. A continuación, conozca algunos de los mejores programas de automatización de oficinas disponibles en la actualidad para que pueda elegir el más adecuado para que su empresa siga prosperando.
¿Qué es el software de automatización de oficinas?
El software de automatización de oficinas se encarga de las tareas administrativas repetitivas, sin necesidad de intervención humana. Esto le deja a usted y a su equipo libres para centrarse en tareas que son más estratégicas o que requieren específicamente un toque humano.
El software de automatización de oficinas está diseñado para gestionar procesos automatizados mediante una serie de desencadenantes. Éstos ponen en marcha acciones específicas, por ejemplo, para generar una actualización de estado, cambiar una fecha límite o enviar una notificación por correo electrónico o recordatorio. 📤
Los distintos tipos de herramientas de automatización ofimática tienen una gran variedad de aplicaciones. Por ejemplo:
- Front-office, tareas como el control de acceso, la gestión de las relaciones con los clientes (CRM) y las funciones del servicio de asistencia al cliente
- Automatización de back-office, compatibilidad con procesos como gestión de instalaciones, gestión de inventario, facturación y nóminas
- Funciones de recursos humanos, como seguimiento de candidatos, incorporación y formación
Algunas de las muchas ventajas de la tecnología de automatización de oficinas son la mejora de eficiencia de los procesos y productividad gracias a
- Mayor precisión gracias a la reducción de los errores humanos
- Optimización del flujo de trabajo para que todos sus procesos funcionen como un reloj
- Menos pérdidas de tiempo: las máquinas no se toman descansos para comer ni pierden la concentración
- Menores costes operativos, lo que resulta en mayores beneficios
- Mejora de la satisfacción de los empleados y de los clientes
Y eso sólo para empezar. 🤩
¿Qué debe buscar en un software de automatización de oficinas?
Cuando implantes un software de automatización de oficinas, probablemente tendrás que hacer algunos reingeniería de procesos de empresa . Para minimizarlo, elija el sistema de automatización de oficinas que más se ajuste a sus necesidades.
Por ejemplo, ¿cuál de estos necesita?
- Software correlacionador de procesos para planificar los procesos de su empresa
- Un sistema de gestión de datos que simplificala entrada de datos y el intercambio de datos
- /ref/ https://clickup.com/es-ES/blog/10498/software-de-flujo-de-trabajo/ Software de gestión del flujo de trabajo /%href/ para optimizar los flujos de trabajo de su oficina y reducir los cuellos de botella
- Software de gestión de tareas para mantener el seguimiento de los miembros de su equipo y facilitar la gestión de proyectos
- Herramientas que le ayudandelegar trabajo y vigilar de cerca el progreso, sin microgestión
- Canales de comunicación que ayudan a su equipo a colaborar y compartir información
- Software de automatización de marketing para mantener a los clientes en movimiento a través de su embudo de ventas
- Implementación de bajo código, por lo que no necesita un equipo de TI para empezar
- Almacenamiento de datos seguro para proteger toda la información de sus clientes y de su empresa
- Elaboración de informes que le indican lo que funciona y lo que no
La mejor solución de software de automatización de oficinas le ofrecerá la combinación adecuada de herramientas. Aun así, tendrá que llevar a cabo análisis del flujo de trabajo para comprobar que todas las operaciones de tu oficina van por buen camino, pero si partes de una base sólida y automatizada, ya vas un paso por delante. 💪
Los 10 mejores software de automatización de oficinas para usar en 2024
Ahora que ya sabes lo que es posible con un automatización del flujo de trabajo prepárese para conocer algunas de las mejores opciones disponibles en la actualidad.
1. ClickUp 
Utilice recetas de automatización predefinidas o personalícelas en función de sus necesidades, para que su equipo pueda centrarse en lo que más importa
ClickUp es un todo-en-uno herramienta de gestión de proyectos que le ayuda a controlar todos los aspectos de su empresa. Con un fuerte enfoque en la mejora de la eficiencia y la productividad, este software de automatización de oficina está diseñado para agilizar su flujo de trabajo de tantas maneras como sea posible. 🙌
Elija entre más de 100 funciones preconfiguradas Automatizaciones ClickUp -o personalizarlas- para gestionar las tareas rutinarias de la oficina. Por ejemplo, cree rápidamente nuevas tareas y asígnelas automáticamente a los miembros adecuados del equipo, con comentarios adjuntos.
Las tareas periódicas se repetirán automáticamente, sin que usted tenga que hacer nada. O configure desencadenantes o condiciones para poner en marcha acciones, como cambiar estados, fechas límite o prioridades, o reasignar tareas según sea necesario.
Vea las más de 15 vistas de ClickUp para personalizar su flujo de trabajo según sus necesidades
Aproveche el amplio intervalo de plantillas disponibles para cada necesidad de la empresa, desde las Plantilla ClickUp de gestión de espacios de oficina a la Plantilla de incorporación de empleados ClickUp o la plantilla Plantilla del servicio de asistencia ClickUp .
Controle absolutamente todo con Paneles de ClickUp . Puede personalizarlos para que le muestren las métricas en tiempo real y la información detallada que necesita para tomar decisiones acertadas. 📊
Las mejores funciones de ClickUp:
- Empieza de inmediato con esta solución de automatización de oficina sin código
- UtiliceMapas mentales ClickUp o un archivo /ref/ https://clickup.com/features/whiteboards Pizarra ClickUp /%href/ para diseñar sus flujos de trabajo antes de automatizarlos
- Automatice las notificaciones recordatorias para que todos sepan qué hacer y cuándo
- Aproveche la funciónHerramientas de IA ClickUp AI para simplificar procesos como la redacción y edición de textos, resumir notas de reuniones y dar formato al contenido
- Todo en un flujo de trabajo compartido a través de integraciones con una serie de aplicaciones de terceros, incluyendo Outlook, Trello, Slack, Zoom, Microsoft Teams, HubSpot, y muchos más
- Utiliceherramientas de mejora de procesoscomodocumentación de procesosflujos de trabajo visuales e informes detallados para ajustar continuamente todos los elementos de su empresa
límites de ClickUp:
- Aunque ClickUp es muy fácil de usar, hay tantas opciones que puede llevar algún tiempo comprenderlas todas
- La app para móviles no está a la altura de la versión de escritorio, pero se está acercando
Precios de ClickUp:
- Free Forever (Gratis para siempre)
- Unlimited: $7/mes por usuario
- Business: 12 $/mes por usuario
- Empresa: Contactar para precios
- ClickUp AI está disponible para su compra en todos los planes de pago al precio de 5 $ por miembro de ClickUp e invitado interno al mes
Valoraciones y reseñas de ClickUp:
- G2: 4,7/5 (8.900+ opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (3.800+ opiniones)
2. BetterCloud
vía BetterCloud BetterCloud es un software de automatización ofimática sin código que gestiona los entornos en línea y los protege de las vulnerabilidades de seguridad. Está diseñado para mejorar la productividad y la eficiencia de los equipos de TI, utilizando la automatización para agilizar las operaciones diarias.
Utilice los flujos de trabajo preconfigurados para automatizar tareas típicas de TI, como la incorporación de usuarios y la gestión de licencias. Esto ahorra tiempo y mejora la precisión, ya que hay menos intervención manual. ✅
La evaluación y herramientas de (elaboración de) informes ofrecen información sobre cómo se utiliza la plataforma basada en la nube y señalan posibles amenazas a la seguridad para que se tomen medidas.
Las mejores funciones de BetterCloud:
- Ahorrar dinero consolidando automáticamente redundancias como el exceso de licencias
- Automatización de los procesos del ciclo de vida de los usuarios mediante la incorporación y la baja en los momentos adecuados
- Mantenga los datos de la empresa seguros y en conformidad con las normativas gracias a las funciones automáticas de análisis de archivos, copias de seguridad y recuperación
- Integración con más de 70 aplicaciones SaaS, como Google Workspace, Salesforce, Asana y ClickUp
Límites de BetterCloud:
- Hay una curva de aprendizaje inicial para ponerse al día en la plataforma BetterCloud
- Algunos usuarios consideran que los flujos de trabajo podrían ser más personalizables según sus necesidades específicas
Precios de BetterCloud:
- Contacto para precios
Valoraciones y reseñas de BetterCloud:
- G2: 4.4/5 (340+ opiniones)
- Capterra: 4/5 (27 opiniones)
3. Trabajable
vía Trabajable Workable es una herramienta de automatización de oficinas dirigida a los reclutadores. Automatiza el proceso de búsqueda de nuevos miembros del personal, su incorporación y posterior gestión, ahorrando tiempo y reduciendo costes.
Utilice las herramientas de arrastrar y soltar de Workable para crear rápidamente una página de empleo que atraiga a candidatos de alta calidad. A continuación, utilice las plantillas de descripción de puestos predefinidas para crear descripciones de roles. Las herramientas de IA construyen su lista de solicitantes buscando en línea candidatos pasivos que puedan estar interesados en nuevos roles, así como candidatos que hayan aplicado previamente.
Automatiza la programación de entrevistas y, a continuación, evalúa a los candidatos recopilando comentarios del equipo de contratación a través de la plataforma, lo que facilita la detección de la persona adecuada para el puesto. 🥇
Las mejores funciones de Workable:
- Publica rápida y fácilmente ofertas de empleo en más de 200 sitios, además de tus canales de redes sociales
- Recopila perfiles y datos de contacto de candidatos de redes sociales como LinkedIn y Twitter
- Rellene automáticamente los perfiles de los candidatos mediante el análisis sintáctico de currículos
- Utilice pruebas de evaluación automatizadas para comprobar que los candidatos están cualificados para el rol
- Consiga que los nuevos empleados firmen electrónicamente los documentos y guárdelos de forma segura en el sistema
Límites factibles:
- Hay que pagar más por funciones premium como las evaluaciones, los mensajes de texto a través de la plataforma y las entrevistas en vídeo
- A veces, los datos de los candidatos no se combinan perfectamente con los de otras aplicaciones y hay que introducirlos manualmente
Precios razonables:
- Starter: $ 149 / mes para hasta 50 empleados
- Estándar: A partir de 299 $/mes para hasta 20 empleados
- Premier: A partir de 599 $/mes hasta 20 empleados
Valoraciones y reseñas de Workable:
- G2: 4,6/5 (más de 400 opiniones)
- Capterra: 4.4/5 (430+ opiniones)
4. Brevo
vía Brevo Este software de automatización de oficinas es una plataforma CRM que simplifica el ciclo de ventas y ayuda a mover a los clientes a través de su pipeline. Elija entre la plataforma de marketing, la plataforma de ventas, la herramienta de correo electrónico transaccional y la herramienta de conversaciones, o consígalas todas juntas en BrevoPlus.
Mensajes automatizados que se envían en el momento adecuado. Por ejemplo, un correo electrónico de bienvenida al registrarse, un recordatorio cuando un cliente ha abandonado su cesta o un registro cuando hace tiempo que no lo ve.
Automatice la segmentación para identificar los intereses, el comportamiento y otras cualidades del cliente, de modo que pueda personalizar el contenido y establecer mejores relaciones. A continuación, utilice el historial de compras de un cliente para recomendar ventas cruzadas y ventas adicionales para aumentar sus beneficios. 💰
Brevo mejores funciones:
- Configura campañas de marketing por correo electrónico, SMS, WhatsApp o chat
- Envía hasta 300 correos electrónicos al día con el plan gratuito/a
- Si no quieres contratar un plan mensual, compra créditos de prepago para enviar correos electrónicos, SMS y mensajes de WhatsApp a través del plan de pago por uso
- Utiliza la puntuación de clientes potenciales para identificar a tus mejores clientes potenciales y centrarte en cerrar esa venta
- Intégralo con más de 150 herramientas digitales como Salesforce, Zendesk, Zapier, Shopify y WooCommerce
Límites de Brevo:
- Brevo es bueno para el marketing por correo electrónico y mensajes, pero no ofrece marketing a través de las redes sociales
- Las plantillas incorporadas son algo limitadas, y algunas no son tan atractivas como podrían serlo
Precios de Brevo:
- Free: Gratis/a
- Para principiantes: A partir de 25 $/mes por bandeja de entrada compartida
- Business: Desde 65 $/mes por bandeja de entrada compartida
- BrevoPlus: Contactar para precios
Valoraciones y reseñas de Brevo:
- G2: 4.5/5 (600+ opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 1.700 opiniones)
5. Xero
vía Xero Xero es un software de contabilidad que le ayuda a gestionar todo, desde la creación automática de facturas y la reclamación de gastos hasta el pago de facturas, la gestión de su flujo de caja y la elaboración de informes. Se sincroniza con su banco, por lo que toda su información financiera se concilia y es fácilmente accesible de un vistazo.
El software de seguimiento de proyectos le ayuda a ver exactamente en qué punto de un trabajo se encuentra, desde el presupuesto hasta el cobro. También puede pagar a su equipo, almacenar registros de pago y ejecutar informes de nómina. 💸
Esta herramienta de automatización de oficinas está diseñada principalmente para particulares y pequeñas empresas, pero ofrece un paquete premium para empresas más grandes.
Las mejores funciones de Xero:
- Acepta pagos de tus clientes con tarjeta de débito o crédito, directamente desde su factura
- Importe de forma segura las transacciones diarias de su cuenta bancaria a su sistema Xero
- Utilice la app, basada en la nube, de Xero para consultar sus números, incluso cuando esté de viaje
- Invite a su equipo financiero (o a un amigo útil y experto en finanzas) a colaborar con usted en tiempo real cuando trabaje en sus cuentas
Límites de Xero:
- Las pequeñas empresas pueden encontrar que incluso el paquete Xero Starter es un poco caro para su presupuesto
- Al estar basado en la nube, se necesita una conexión (a internet) fiable para acceder a él, lo que podría ser un problema para las empresas en ubicaciones más remotas
Precios de Xero:
- Inicial: $25/mes
- Estándar: $40/mes
- Premium: $54/mes
Valoraciones y reseñas de Xero:
- G2: 4.3/5 (580+ opiniones)
- Capterra: 4,4/5 (2.700+ opiniones)
6. e-Procure
vía e-Procure e-Procure está diseñado para agilizar y automatizar la compra y venta para empresas B2B. Construido sobre una red segura de blockchain, este software de automatización de oficinas conecta a compradores y proveedores de todo el mundo y les ayuda a hacer negocios.
Los vendedores pueden crear un catálogo inteligente de productos o servicios en el sistema, o generar y enviar presupuestos, ofertas o propuestas. Los compradores pueden encontrar nuevos proveedores a nivel mundial y luego gestionar la proceso de adquisición a través de la plataforma. Una vez cerrado el trato, el proceso de pago es seguro y está estrictamente controlado. 💳
Las mejores funciones de e-Procure:
- Comunicarse a través de la plataforma, negociar y gestionar contratos, y pagar o cobrar
- Realice o participe en subastas electrónicas en directo en la plataforma e-Procure
- Genere informes para analizar y conocer mejor sus equipos de ventas B2B
- Contrate a expertos de confianza en diferentes categorías de empresa y contratación cuando necesite asesoramiento
límites de e-Procure:
- Puede llevar algún tiempo procesar todos los pasos de una transacción y navegar por las distintas aprobaciones necesarias
- La empresa aún no tiene suficientes valoraciones para juzgar su eficacia
Precios de e-Procure:
- Free
Valoraciones y reseñas de e-Procure:
- G2: 4,8/5 (2 reseñas)
- Capterra: 5/5 (1 opinión)
7. Coupa
vía Coupa Esta herramienta de automatización de oficinas le ayuda a gestionar los gastos de su empresa, ahorrar dinero y reducir riesgos. Su meta es hacer que las organizaciones medianas y grandes sean más sostenibles y rentables, de modo que estén bien posicionadas para crecer.
Coupa trabaja con varios socios examinados para ofrecer a sus clientes servicios que optimicen el gasto de la empresa; por ejemplo, soluciones tecnológicas, sistemas de pago o servicios de consultoría de gestión. 🤝
Las mejores funciones de Coupa:
- Integre su planificación de recursos empresariales con Coupa para automatizar los procesos manuales y mejorar su control financiero
- Consigue que tus proveedores utilicen facturas electrónicas, luego págales automáticamente y factura a la cuenta de gastos correcta, reduciendo el tiempo dedicado al procesamiento de facturas
- Elimine los pagos de facturas duplicadas o fraudulentas con Spend Guard
- Agilice sus compras y realice un seguimiento en tiempo real para impulsar sus gastos preaprobados
límites de Coupa:
- Las integraciones no siempre van todo lo bien que deberían, y cualquier problema puede tardar en solucionarse
- Algunos usuarios, especialmente las pequeñas empresas, consideran que el precio de Coupa es un poco elevado para su presupuesto
Precios de Coupa:
- Contacto para precios
Valoraciones y reseñas de Coupa:
- G2: 4,2/5 (más de 350 opiniones)
- Capterra: 4.2/5 (80+ opiniones)
8. UiPath
vía UiPath UiPath utiliza la automatización robótica de procesos y la inteligencia artificial para automatizar los procesos y ofrecerle información sobre todas las áreas de su empresa.
Construya apps de bajo código o cree automatizaciones simplemente grabando sus acciones en la pantalla y reproduciéndolas después. Utilice robots para extraer datos de documentos de todo tipo y procesarlos a continuación, de forma que solo tenga que validarlos o ocuparse de las excepciones, ahorrando tiempo y dinero y reduciendo los errores.
Visualice todo en un solo lugar para poder supervisarlo y gestionarlo, y mejore los procesos cuando sea necesario.
Las mejores funciones de UiPath:
- Aproveche los más de 25 modelos de aprendizaje automático preconstruidos para diferentes casos de uso
- Entrene a sus robots para que le notifiquen a través del Action Center cuando necesiten intervención humana 🤖
- Utilice UiPath con sus documentos y hojas de cálculo de Microsoft Office, Gmail y File Manager
- Intégrese con SAP y Citrix para una mayor productividad en toda su empresa
Límites de UiPath:
- A algunos usuarios les gustaría ver más opciones de integración de terceros para este software de automatización de oficinas
- La automatización basada en imágenes podría mejorarse
Precios de UiPath:
- Free: Gratis/a
- Profesional: A partir de $420/mes
- Enterprise: Consultar precios
Valoraciones y reseñas de UiPath:
- G2: 4.6/5 (18 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 700 opiniones)
9. Enviado
vía Enviado Envoy es una solución para el lugar de trabajo que ayuda a optimizar los espacios de trabajo híbridos y a gestionar las visitas.
Esta herramienta de automatización de oficinas permite a los empleados híbridos reservar el escritorio que deseen para el tipo de trabajo que planean hacer ese día, dependiendo de si su meta principal es concentrarse o colaborar. También pueden reservar salas de reuniones y recibir un recordatorio antes de que empiece una reunión.
Identifique a los visitantes antes de que lleguen y pídales que firmen digitalmente, aceptando en el proceso cualquier acuerdo de confidencialidad o exención de responsabilidad. El sistema imprime una insignia de visitante y se notifica automáticamente a los empleados anfitriones para que puedan acompañar a sus invitados. 🙋♀️
Las mejores funciones de Envoy:
- Gestione las reservas de escritorios y salas para sus empleados, ofreciéndole una vista clara del uso del espacio
- Ajuste los criterios de entrada para mantener a salvo a su personal y su capital intelectual
- Realice un seguimiento del correo y las entregas con un registro claro y una distribución segura
- Averigüe quién está en el edificio en cualquier momento con análisis y elaboración de informes detallados
Límites de Envoy:
- Puede que algunos visitantes no se sientan cómodos con el proceso de registro digital
- Lo ideal es invertir en un dispositivo como un iPad para la recepción: un smartphone es demasiado pequeño
Precios de Envoy:
- Estándar: 3 $/mes por usuario
- Premium: 5 $/mes por usuario
Valoraciones y reseñas de Envoy:
- G2: 4.6/5 (490+ opiniones)
- Capterra: 4.8/5 (400+ opiniones)
10. Zapier
vía Zapier Zapier es muy conocido por automatizar las conexiones (a internet) con apps de terceros y agilizar los flujos de trabajo.
Automatiza tareas manuales repetitivas enlazando dos o más apps y especificando desencadenantes y las acciones consiguientes, por ejemplo, actualizar los datos de contacto de un cliente en tu CRM cuando rellena un formulario de cambio de datos o enviar un correo electrónico de bienvenida cuando se registra en tu web. 📨
Ocúpese de las tareas administrativas rutinarias de los proyectos y envíe actualizaciones de tareas y proyectos. Colabore entre equipos (por ejemplo, entre ventas y marketing, o entre el servicio de asistencia técnica y el departamento de TI) con transferencias automatizadas. Y luego amplíelo todo a medida que crezca su empresa.
Las mejores funciones de Zapier:
- Utilice la herramienta de arrastrar y soltar para crear su flujo de trabajo de automatización
- Elige entre miles de servicios web para enlazar los que necesites en diferentes plataformas
- Almacena tus datos en tablas creadas para la automatización y consolida las actualizaciones desde cualquiera de las apps conectadas
- Fomente la colaboración y controle quién tiene acceso a qué con una variedad de opciones de uso compartido y autorización
Limitaciones de Zapier:
- Si hay problemas con las apps de terceros que estás conectando, el sistema puede caerse temporalmente
- La versión gratuita te limita a solo 100 tareas al mes con automatizaciones de un solo paso, lo que puede no ser suficiente para empresas más grandes
Precios de Zapier:
- Gratis: Gratuito/a
- Inicial: 19,99 $/mes por usuario
- Profesional: 49 $/mes por usuario
- Equipo: $69/mes por usuarios ilimitados
- Empresa: Contactar para precios
Valoraciones y reseñas de Zapier:
- G2: 4.5/5 (1,100+ opiniones)
- Capterra: 4.7/5 (2,700+ opiniones)
Ahorre tiempo y dinero con el mejor software de automatización de oficinas
Las herramientas de automatización de oficinas gestionan por usted las tareas repetitivas que le consumen mucho tiempo, agilizando sus flujos de trabajo y liberándole para tareas más importantes. Minimizan los errores humanos, mejoran la eficiencia y la productividad, y contribuyen a que tanto sus clientes como su personal estén satisfechos, todo lo cual mejora sus resultados finales
El mejor software de automatización de oficinas para su empresa le ofrecerá las herramientas que necesita para conectar los puntos entre los procesos específicos de su empresa. También le proporcionará información para ayudarle a realizar los ajustes necesarios.
Aunque hay muchas soluciones de automatización de oficinas disponibles, una de las mejores es ClickUp. ClickUp es una ventanilla única que te ayuda a gestionar mejor todos los aspectos de tu empresa, simplificando y agilizando todos los procesos de tu oficina. ✨ Regístrate gratis, gratuito/a en ClickUp ¡hoy mismo!