Wenn es darum geht, Ihre Mitarbeiter für ihre harte Arbeit zu bezahlen, ist ein gut organisierter Prozess entscheidend. Sie möchten sichergehen, dass Sie ihnen die richtige Stundenzahl vergüten und dass Sie den Überblick über die Zahlungshistorie Ihres Unternehmens behalten.
Zwar können Sie dies sicherlich auch manuell mit einem Taschenrechner erledigen, doch gibt es schnellere und bessere Möglichkeiten, diese Aufgabe zu erledigen. Das Zusammenrechnen der Arbeitsstunden für jeden einzelnen Mitarbeiter in einem größeren Geschäft ist einfach keine sinnvolle Nutzung Ihrer Zeit. Hier kommen Lohnabrechnungsvorlagen ins Spiel.
Die Verwendung einer Lohnabrechnungsvorlage gewährleistet Genauigkeit, liefert wertvolle historische Daten zu Zahlungen und vereinfacht die Verwaltung Ihres Budgets. Und das Beste daran: Die Zeit, die Sie bei der manuellen Lohnabrechnung sparen, können Sie besser dafür nutzen, Ihre Ziele zu erreichen und Ihr Geschäft auszubauen.
In diesem Artikel erfahren Sie Weitere Informationen darüber, was eine Lohnabrechnungsvorlage ist und wie Sie eine Vorlage auswählen, die zu Ihrem Geschäft passt. Wir stellen Ihnen 10 kostenlose Lohnabrechnungsvorlagen von ClickUp und Excel vor, die Sie noch heute ausprobieren können, um Ihre Lohnabrechnung effizienter zu gestalten.
Was ist eine Lohnabrechnungsvorlage?
Eine Lohnabrechnungsvorlage ist ein tool, das die Stundensätze und Steuersätze im jeweiligen Bundesland und Land jedes Mitarbeiters erfasst und dokumentiert. Außerdem berücksichtigt sie Abzüge, sodass Sie Ihre Mitarbeiter korrekt bezahlen können. Es gibt wöchentliche, monatliche und jährliche Lohnabrechnungsvorlagen, die es einfach machen, Zahlungen für verschiedene Vertragsarten zu versenden.
Lohnabrechnungsvorlagen enthalten in der Regel grundlegende Mitarbeiterdaten wie Name, geleistete Arbeitsstunden, fällige Vergütung und Angaben zum Steuerwohnsitz. Diese wesentlichen Informationen werden automatisch von Woche zu Woche oder von Monat zu Monat übernommen, sodass Sie einen fortlaufenden Plan für Zahlungen erstellen können.
Die meisten Vorlagen enthalten außerdem Abschnitte für bezahlten Urlaub (PTO), Krankentage und Überstunden. Diese zusätzlichen Kategorien helfen Ihnen bei der Nachverfolgung Ihrer Mitarbeiter und bei der Gestaltung Ihres Lohnabrechnungsprozesses.
Im Grunde sind Vorlagen für die Lohnabrechnung eine hervorragende Option für Eigentümer von Unternehmen, die nicht viel Geld für die Auslagerung von Aufgaben des Projektmanagements oder der Buchhaltung ausgeben möchten. Mit Vorlagen für die Lohnabrechnung behalten Sie die Kontrolle über Ihre Budgets, vermeiden Fehlberechnungen und stellen sicher, dass Zahlungen pünktlich erfolgen – und das alles bei gleichzeitiger Kostenersparnis.
Risiken bei der Lohnabrechnung beginnen bereits vor dem Zahltag
Wenn Genehmigungen, Aufzeichnungen und Nachverfolgungen über verschiedene Tabellen und E-Mails verteilt sind, kann ein übersehener Schritt schnell zu einem Problem bei der Gehaltsabrechnung führen. Holen Sie sich 10 HR-Workflow-Agenten, die speziell dafür entwickelt wurden, den Verwaltungsaufwand rund um Gehaltsabrechnung, Anträge und Berichterstellung zu reduzieren.
Was macht eine gute Vorlage für die Lohn- und Gehaltsabrechnung aus?
Sind Sie bereit, die perfekte Lohnabrechnungsvorlage für Ihr Unternehmen zu finden? Bevor wir uns einige der Vorlagen ansehen, die wir regelmäßig verwenden, sollten Sie wissen, worauf Sie bei der Auswahl achten sollten.
Eine gute Vorlage für die Lohnabrechnung sollte Folgendes enthalten:
- Auswertung von Mustern und Trends: Eine gute Vorlage ermöglicht die Nachverfolgung der Berichte zur Anwesenheit, der Spesenabrechnungen und der Lohnlisten. Anhand dieser Daten können Sie Muster und Verhaltensweisen Ihrer Mitarbeiter im gesamten Geschäft erkennen.
- Netto- und Brutto-: Jede gute Lohnabrechnungsvorlage enthält Angaben zum Brutto- und Nettogehalt, einschließlich Leistungen wie Krankenversicherungszuschüsse und Prämien sowie etwaige Wohn- und Fahrtkostenzuschüsse.
- Automatisierung: Vorlagen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung sollen Ihnen das Leben erleichtern. Wählen Sie eine Vorlage, die wiederholende Aufgaben der Lohn- und Gehaltsabrechnung automatisiert und diese den richtigen Mitgliedern des Teams zuweist.
- Features für die Zusammenarbeit: Sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf der Lohn- und Gehaltsabrechnung zwischen der Buchhaltung und der Personalabteilung (HR) – mit einer Vorlage, die die Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglicht.
- Anpassungsmöglichkeiten: Jedes Geschäft hat individuelle Anforderungen, und manche müssen möglicherweise gesetzliche Vorschriften einhalten. Wählen Sie eine benutzerdefinierte Vorlage, um die Unterlagen und Systeme zu erstellen, die Sie für die korrekte Bezahlung Ihrer Mitarbeiter benötigen.
Da Sie nun wissen, worauf Sie bei einer Lohnabrechnungsvorlage achten sollten, ist es an der Zeit, Ihre Optionen abzuwägen und die beste Lösung für Ihr Geschäft auszuwählen.
10 kostenlose Vorlagen für die Lohnabrechnung
Hier haben wir eine Liste mit 10 kostenlosen Vorlagen für die Lohnabrechnung zusammengestellt, mit denen Sie den Prozess optimieren können. Ganz gleich, ob Sie ein kleines Geschäft mit wenigen Mitarbeitern oder ein großes Unternehmen mit mehreren Abteilungen führen – es gibt eine Lösung, die Ihre Lohnabrechnung vereinfacht. ✨
1. ClickUp-Vorlage für den Lohn- und Gehaltsbericht
Vermeiden Sie Rechenfehler und optimieren Sie Ihre Workflows für Zahlungen mit der Vorlage für Gehaltsabrechnungen von ClickUp. Das tool erleichtert das Erfassen und Speichern von Mitarbeiterdaten wie Name, ID, Rolle und grundlegende Kontaktdaten.
Die Vorlage für die Lohn- und Gehaltsabrechnung enthält außerdem Felder für die Abteilung des Mitarbeiters, Urlaubsguthaben und Steuerabzüge.
Passen Sie die Vorlage an den gewünschten Abrechnungszeitraum an, ganz gleich, ob Sie wöchentlich, vierzehntägig, monatlich oder jährlich zahlen. Führen Sie Stunden-, Monats- oder Jahresgehälter sowie Überstundensätze auf.
Eine der besten Funktionen dieser ClickUp-Vorlage ist die integrierte Zeiterfassung. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter die Zeit erfassen, die sie während ihrer Arbeitszeit für verschiedene Aufgaben aufwenden. Diese Informationen werden dann automatisch in Ihren Lohn- und Gehaltsbericht übernommen, um die Zahlung zu beschleunigen.
2. ClickUp-Vorlage für Dienstleistungs-Timesheets
Die Nachverfolgung von Arbeitszeiten und die Erstellung von Prozessen für Zahlungen können komplex sein, insbesondere wenn Sie Mitarbeiter auf der Grundlage der von ihnen erbrachten Leistungen bezahlen müssen. Hier kommt die ClickUp-Vorlage für Dienstleistungs-Timesheets ins Spiel.
Nutzen Sie dieses Timesheet zur Nachverfolgung der abrechnungsfähigen Stunden und Leistungen eines Mitarbeiters. Das erleichtert die Erstellung eines Zahlungsplans und bündelt alle wichtigen Informationen zur Zahlung an einem Ort.
📮ClickUp Insight: 92 % der Wissensarbeiter nutzen personalisierte Zeitmanagementstrategien. Die meisten tools für den Workflow bieten jedoch noch keine robusten integrierten Features für Zeitmanagement oder Priorisierung, was eine effektive Priorisierung erschweren kann. Die KI-gestützten Features von ClickUp zur Terminplanung und Zeiterfassung können Ihnen helfen, dieses Rätselraten in datengestützte Entscheidungen umzuwandeln. Das Tool kann sogar optimale Konzentrationsfenster für Aufgaben vorschlagen. Erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Zeitmanagementsystem, das sich an Ihre tatsächliche Arbeitsweise anpasst!
Erstellen Sie zunächst eine Tabelle und achten Sie darauf, Spalten für die Daten, die Start- und Endzeiten, die Art der erbrachten Leistungen, den Namen des Mitarbeiters und die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden einzufügen. Tragen Sie die Daten ein, sobald der Mitarbeiter seine Leistungen erbringt, und berechnen Sie die Gesamtstundenzahl, um das Entgelt wöchentlich oder monatlich zu ermitteln.
Die Vorlage bietet zudem Einblicke in Ihre projektbezogenen Ausgaben. Nutzen Sie diese Informationen, um Ihre Ressourcenzuweisung zu optimieren und Budgeterwartungen zu steuern. Wechseln Sie in die Board-Ansicht, um sich eine Übersicht über alle erbrachten Leistungen und getätigten Zahlungen zu verschaffen – gefiltert nach Projektart oder Mitarbeiter.
3. ClickUp-Vorlage für einen Plan zum Lohn- und Gehaltsmanagement eines Projekts
Vermeiden Sie Fehler, reduzieren Sie den Zeitaufwand für Verwaltungsaufgaben und beschleunigen Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung mit der Vorlage „Payroll Project Plan“ von ClickUp. Diese Vorlage eignet sich besonders für größere Unternehmen oder kleine Betriebe mit komplexeren Anforderungen an die Lohn- und Gehaltsabrechnung.
Die Vorlage dient als Plan für alle Ihre Abrechnungsvorgänge. Erstellen Sie zunächst mithilfe der Vorlage für das Abrechnungsbudget ein Projektleitbild und dokumentieren Sie die Ergebnisse und Ressourcen, die Sie für die Abrechnung der Mitarbeiter benötigen.
Identifizieren Sie anschließend die Mitglieder des Teams, die eine aktive Rolle bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung spielen, und erstellen Sie automatisch Aufgaben für sie. Dabei kann es sich um einmalige Aufgaben handeln, wie beispielsweise die Erstellung von Abrechnungsabläufen und Unterlagen für Freiberufler.
Außerdem gibt es Optionen für wiederholende Aufgaben und Erinnerungen für Standard-Zahlungsvorgänge wie die monatliche Gehaltsabrechnung.
4. ClickUp-Vorlage für einen Plan zur Einführung der Lohn- und Gehaltsabrechnung
Wenn Sie noch kein Lohnabrechnungssystem haben, brauchen Sie eines. Die Vorlage „Plan für die Einführung der Lohnabrechnung“ von ClickUp macht eine komplexe und zeitaufwändige Aufgabe einfacher als je zuvor. Sie erstellt einen Fahrplan für alle Ihre Lohnabrechnungsprozesse und gewährleistet dabei Genauigkeit, Compliance und Sicherheit.
Nutzen Sie die Vorlage, um Ihr Lohnabrechnungssystem einzurichten, die Einarbeitung neuer Mitarbeiter zu optimieren und die Dateneingabe für alle Aufgaben zur Zahlung zu überwachen. Beginnen Sie damit, sich zu informieren, welche Art von Lohnabrechnungssystem oder Personalsoftware Sie für die Abwicklung der Mitarbeiterbezüge benötigen.
Nutzen Sie die Vorlage anschließend, um die Verantwortlichen in Ihren Abteilungen Buchhaltung, Personalwesen und IT zu ermitteln, die eine Rolle bei der Zahlung spielen. Wählen Sie dann einen Lohnabrechnungsdienstleister oder eine Lohnabrechnungssoftware aus. Legen Sie eine Zeitleiste und Budgetvoranschläge für die Inbetriebnahme des Systems fest.
Bereiten Sie schließlich die Unterlagen für jeden Schritt vor, darunter Timesheets der Mitarbeiter, Gehaltsabrechnungen und Vorlagen für das Lohnbuch. Nutzen Sie ClickUp Docs, um diese Dokumente zu speichern, und erstellen Sie Aufgaben für die Mitarbeiter zum Ausfüllen ihrer Timesheets sowie für die Mitarbeiter der Buchhaltung zur Bearbeitung der Zahlungen.
5. ClickUp-Vorlage für einen Lohn- und Gehaltsübersichtsbericht
Mit der Vorlage für den Lohn- und Gehaltsübersichtsbericht von ClickUp können Sie alle Lohndaten und Lohnkosten an einem praktischen Speicherort erfassen. Sehen Sie sich schnell die Zahlungen seit Jahresbeginn an, überprüfen Sie das Guthaben an bezahlten Urlaubstagen und fügen Sie Notizen zu besonderen Umständen oder früheren Problemen bei den Zahlungen hinzu.
Nutzen Sie die HR-Vorlage, um Gehaltsdaten zu dokumentieren, darunter die Kontaktdaten der Mitarbeiter und deren Gehälter. Halten Sie fest, wie oft Sie den Mitarbeiter bezahlen – sei es monatlich bei Stundenlohnempfängern oder alle zwei Wochen bei Festangestellten. Tragen Sie die Angaben zu Gehaltsabzügen ein, einschließlich Sozialversicherungsbeiträgen und Einkommensteuerabzügen.
All diese Informationen sind entscheidend, um Ihr Budget für die Lohn- und Gehaltsabrechnung einzuhalten. Diese Vorlage bietet detaillierte Einblicke darüber, wer wie viel erhält, und führt die Nachverfolgung der Zahlungen für beispielsweise Urlaubstage und Krankentage durch, sodass Sie die volle Kontrolle über die Lohn- und Gehaltsabrechnung haben.
Außerdem handelt es sich dabei um wichtige Informationen, falls es jemals zu rechtlichen Problemen bezüglich Arbeitszeiten oder Löhnen kommen sollte.
6. ClickUp-Vorlage für den Verlauf der Zahlungen
Egal, ob Sie ein kleines Unternehmen führen oder in einem größeren Unternehmen die Nachverfolgung der Ausgaben übernehmen müssen – die Vorlage „Zahlungsverlauf“ von ClickUp vereinfacht die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Nutzen Sie sie, um alle von Ihrem Unternehmen getätigten Zahlungen zu erfassen, ganz gleich, ob es sich um die Auszahlung von Gehältern an Festangestellte oder um die Bezahlung von Freiberuflern für die Arbeit an bestimmten Projekten handelt.
Verwenden Sie die Ansicht „Kundentabelle“, um alle Mitarbeiter und die Gesamtzahlungssumme aufzulisten. Sie können außerdem die Zahlungsart angeben und eine Kopie der Zahlungsrechnung hochladen.
Wechseln Sie zur Ansicht „Alle Posten“, um eine Liste aller von Ihnen getätigten Zahlungen anzuzeigen. Filtern Sie nach Mitarbeitern, um sofort einen Überblick über deren Zahlungshistorie zu erhalten, oder grenzen Sie die Anzeige nach Abteilungen ein, um Einblicke in die Budgetplanung zu gewinnen.
Erstellen Sie Formeln, um Lohnsteuern oder Vergütungssätze schnell auf der Grundlage wöchentlicher, monatlicher oder stündlicher Parameter zu berechnen. Verwenden Sie das Formular „Zahlungsbeleg“, um neue Zahlungsdatensätze sofort zur Liste hinzuzufügen. Geben Sie das Formular an Auftragnehmer und Freiberufler frei, damit diese ihre Zahlungsanforderungen automatisch in die Warteschlange einfügen können.
7. ClickUp-Vorlage für eine einfache Vereinbarung zur Zahlung
Die Vorlage „Einfache Zahlungsvereinbarung“ von ClickUp ist eine einfache Möglichkeit, Bedingungen und Erwartungen für die Lohnabrechnung im Unternehmen festzulegen. Sie eignet sich auch für Unternehmen, die im Rahmen von Auftragnehmermanagementsystemen Kreditbedingungen bei der Zusammenarbeit mit Freiberuflern festhalten müssen.
Diese Vorlage zeichnet sich durch ein übersichtliches Layout mit Standardformulierungen für Zahlungsvereinbarungen aus. Tragen Sie die grundlegenden Informationen wie Daten, Namen und Zahlungsbeträge ein. Geben Sie den Zahlungsplan an und erstellen Sie eine Liste mit etwaigen Bedingungen für den Fall einer Nichtzahlung.
8. ClickUp-Vorlage für Zahlungsformulare
Mit der Zahlungsformular-Vorlage von ClickUp lässt sich die Nachverfolgung von Rechnungen und Zahlungen an Mitarbeiter oder Kunden ganz einfach durchführen. Um sie im Rahmen Ihres Lohnabrechnungsprozesses zu nutzen, erstellen Sie zunächst mithilfe der Vorlage ein Zahlungsformular. Tragen Sie die Angaben zum Namen des Mitarbeiters, zu den Kontaktdaten und zur Zahlungsart ein.
Richten Sie Automatisierungen so ein, dass ein fertiggestelltes Formular einen Auslöser für eine neue Aufgabe zur Abwicklung der Zahlung auslöst. Passen Sie die Automatisierungen an Ihre geschäftlichen Anforderungen an und weisen Sie die Aufgaben den richtigen Abteilungen zu.
Wechseln Sie anschließend zur Ansicht „Zahlungsübersicht“, um eine Liste aller aktuellen und vergangenen Zahlungsbelege anzuzeigen. Verwenden Sie Filter, um die Ansicht nach Zahlungsart, Mitarbeiter oder Preis zu eingrenzen. Laden Sie Belege hoch, um alle relevanten Informationen ganz einfach in einem übersichtlichen Dashboard zur Nachverfolgung zu nutzen.
Nutzen Sie die Board-Ansicht, um sich eine umfassende Übersicht über alle Zahlungen in Bearbeitung, neue Aufträge und fertiggestellte Zahlungen zu verschaffen. Öffnen Sie eine Aufgabenkarte, um detailliertere Informationen zu der jeweiligen Zahlung zu erhalten.
Wussten Sie schon, dass Sie mit ClickUp auch die Arbeitszeit erfassen können, indem Sie benutzerdefinierte Timesheets für Ihr Team erstellen? In diesem kurzen Video erfahren Sie, wie Sie das Beste daraus machen können!
9. Excel-Vorlage für Timesheets zur Lohnabrechnung
Timesheet-Vorlagen sind eine hervorragende Möglichkeit, den Zeitaufwand eines Mitarbeiters für die Erfüllung seiner beruflichen Aufgaben zu erfassen. Die Excel-Vorlage „Timesheet für die Lohnabrechnung“ aus Microsoft 365 ist eine benutzerfreundliche Tabelle, die für die Verwendung in Microsoft Excel konzipiert ist.
Weisen Sie jedem Mitarbeiter ein Timesheet zu und lassen Sie ihn dort täglich die Ankunfts- und Abmeldezeiten eintragen. Achten Sie darauf, dass die Mittagspausen dokumentiert werden. Geben Sie Formeln in den Mini-Lohnrechner ein, damit dieser automatisch die Gesamtzahl der pro Woche geleisteten Arbeitsstunden berechnet.
Fügen Sie in die Excel-Vorlage für die Lohnabrechnung Abschnitte für die Vergütung und etwaige Abzüge ein. Verwenden Sie die Vorlage für die Lohnabrechnung, um wöchentliche, zweiwöchentliche oder monatliche Zahlungen an jeden Mitarbeiter zu generieren.
Diese Vorlage eignet sich am besten für kleine Unternehmen oder Firmen, die mit Auftragnehmern und Freiberuflern zusammenarbeiten. Da es sich lediglich um ein Timesheet handelt und nicht um Teil eines größeren Tools für Projektmanagement, ist sie für Unternehmen mit zahlreichen Abteilungen und vielen festangestellten Mitarbeitern möglicherweise zu einfach.
10. Excel-Vorlage für die monatliche Mitarbeiterabrechnung von Vertex42
Wenn Sie einen Buchhalter oder einen Online-Lohnabrechnungsdienst nutzen, aber dennoch interne Unterlagen wie ein Lohnregister für Mitarbeiter benötigen, verwenden Sie die Excel-Vorlage für die Mitarbeiterlohnabrechnung von Vertex42. Die Excel-Vorlage für die monatliche Lohnabrechnung richtet sich an Kleinunternehmer, die lediglich den Überblick über die Lohninformationen behalten müssen und die Zahlungen nicht selbst vornehmen müssen.
Verwenden Sie die Registerkarte „Mitarbeiterdaten“, um den Namen des Mitarbeiters, seine Kontaktdaten, das Einstellungsdatum, Gehaltsangaben und Zulagen zu erfassen. Tragen Sie auf der Registerkarte „Lohnliste“ die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden, die Zahlungstermine und die Steuerdaten ein.
Schließen Sie die Vorlage für die Lohn- und Gehaltsabrechnung ab, um eine besser sortierbare Aufschlüsselung Ihres Budgets zu erhalten.
Bonus: Google Docs-Vorlagen für die Budgetplanung!
Vereinfachen Sie die Lohnabrechnung und schaffen Sie effiziente Prozesse
Ganz gleich, ob Sie ein großes Unternehmen mit Dutzenden von Mitarbeitern leiten oder ein kleines Unternehmen mit einer Mischung aus Auftragnehmern, Freiberuflern und Festangestellten führen – Sie benötigen einen optimierten Lohnabrechnungsprozess. Nutzen Sie diese Lohnabrechnungsvorlagen, um ein Lohnabrechnungssystem zu erstellen, das benutzerdefiniert auf Ihr Geschäft zugeschnitten ist.
Laden Sie ClickUp noch heute herunter, um reibungslosere und effizientere Prozesse zu nutzen. Von einfachen Formularen für Freiberufler bis hin zu komplexeren Systemen zur Erfassung aller Gehaltszahlungen – hier finden Sie alles, was Ihr Geschäft voranbringt.