Befassen wir uns mit der Frage, die sich die meisten Führungskräfte kleiner und mittlerer Unternehmen stellen: Kann man KI tatsächlich ohne Entwickler, Datenwissenschaftler oder IT-Abteilung einsetzen?
Die einfache Antwort? Ja. Und zwar nicht „theoretisch, irgendwann“, sondern heute.
Für KMU* bedeutet die Einführung von KI nicht mehr:
- Benutzerdefinierte Integrationen
- Teure Berater
- Technisches Fachwissen, über das sie nicht verfügen
Sie können mit No-Code-KI beginnen, die direkt in die Tools integriert ist, die Ihr Team bereits verwendet. Projektmanagement-Tools. Dokumente. Teamkommunikation. Und wenn KI direkt in diese Workflows integriert ist, ist die Einführung kein technisches Projekt mehr, sondern eine geschäftliche Entscheidung.
Dieser Leitfaden zeigt Ihnen genau, wie nicht-technische KMUs dies heute tun – wie Sie KI-fähige Workflows identifizieren, die richtigen Tools auswählen, KI-Wildwuchs vermeiden und echte Ergebnisse erzielen, ohne eine einzige Zeile Code zu schreiben.
Die Realität der KI-Einführung für kleine Geschäfte
Die meisten Führungskräfte in KMU sind sich zweier Tatsachen gleichzeitig bewusst:
1️⃣ KI könnte Ihr Geschäft wettbewerbsfähiger machen2️⃣ Sie haben keine Entwickler, Datenwissenschaftler oder ein großes IT-Team
Diese Spannung ist real und stellt eines der größten Hindernisse für die Einführung von KI in nicht-technischen Unternehmen dar. Aus diesem Grund haben sich viele KMUs bisher zurückgehalten ... bis jetzt.
Die Einführung von KI nimmt bei KMUs zu.
Die Daten erzählen die Geschichte einer schnellen und realen Veränderung:
- In den USA investieren mittlerweile 57 % der KMU in KI-Technologie, ein dramatischer Anstieg gegenüber 36 % im Jahr 2023, und 30 % der Mitarbeiter nutzen täglich KI-Tools. Dies ist ein Beweis dafür, dass KI sich vom Experiment zur alltäglichen Arbeit entwickelt hat.
- Weltweit nutzen oder prüfen etwa 76 % der KMU aktiv KI-Tools, wobei die Nachfrage insbesondere für Anwendungsfälle im Vertrieb und in der Prognose besonders hoch ist.
- In Indien geben bis zu 78 % der KMUs an, dass sie mit KI experimentieren oder diese einsetzen, häufig für Chatbots, Marketingoptimierung und die Erstellung von Inhalten. Die meisten dieser Geschäfte geben an, dass dies ihren Umsatz steigert.
Dennoch gibt es eine Nuance, die es zu erwähnen gilt: Viele KMUs glauben an das Potenzial von KI, haben jedoch Schwierigkeiten mit der Implementierung. Umfragen zeigen, dass es Vertrauenslücken in Bezug auf Fähigkeiten und Schulungen gibt, und einige Unternehmen sind sich unsicher, wie sie einen messbaren Wert erkennen können.
Warum haben KMUs immer noch Schwierigkeiten mit der Implementierung von KI?
Das liegt daran, dass manchmal gerade die Tools, die KI nützlich machen sollen, mehr Chaos verursachen können, wenn sie verstreut und nicht miteinander verbunden sind. Wenn Teams mit einem Dutzend separater KI-Apps jonglieren, von denen jede ihre eigenen Anmeldedaten und ihren eigenen Kontext hat, entsteht eine Dreifaltigkeit, die kein Geschäft will:
- KI-Wildwuchs : Zu viele unterschiedliche KI-Tools, die Ihre tatsächliche Arbeit nicht verstehen, erhöhen die KI-Kosten und machen eine gute Governance unmöglich.
- Kontextzerstreuung: Wenn das Wissen, das Ihre Mitarbeiter benötigen, um ihre Aufgaben zu erledigen, an mehreren Orten gleichzeitig gespeichert ist: in Dokumenten, auf Whiteboards, in Chat-Unterhaltungen, in E-Mails usw.
- Work Sprawl : Die Fragmentierung von Arbeitsaktivitäten über mehrere unverbundene Tools, Plattformen und Systeme hinweg, die nicht miteinander kommunizieren und einen ständigen Wechsel zwischen verschiedenen Apps erfordern.
Deshalb sehen viele KMU, die KI einsetzen, nicht sofort die erwarteten Auswirkungen. Das liegt nicht an der KI selbst, sondern daran, dass der entsprechende Workflow-Kontext fehlt.
Was ist also die Lösung?
Die Lösung ist ein konvergenter KI-Workspace – eine einzige Plattform, die Ihre Projekte, Dokumente, Unterhaltungen und KI zusammenführt. In diesem einheitlichen Workspace befinden sich Ihre gesamte Arbeit und Ihre gesamte KI an einem Ort, sodass die KI den vollständigen Kontext hat, um Ihnen bestmöglich zu helfen.
Eine einfache Möglichkeit, einen konvergenten KI-Workspace zu visualisieren:
Und wie baut man einen solchen Workspace auf? Am einfachsten geht das mit ClickUp!
📮 ClickUp Insight: Unsere Umfrage zum Reifegrad der KI zeigt, dass 60 % der Manager und Mitwirkenden noch immer keinen Zugang zu KI am Arbeitsplatz haben. Und da mehr als die Hälfte von ihnen in kleinen Unternehmen ohne KI-Experten arbeitet, sind sie weitgehend auf sich allein gestellt.
Wenn wichtige Rollen wie diese nicht in der Lage sind, effektiv auf KI zuzugreifen und sie zu nutzen, kommt sie einfach nicht zum Einsatz. Der Workflow kann verwirrend, chaotisch oder zu schwierig sein, um ihn in die täglichen Aufgaben zu integrieren.
ClickUp Brain beseitigt diese Hindernisse, indem es KI auf Enterprise-Niveau direkt in den Workspace integriert, auf den sich Teams bereits verlassen. Keine Setup-Prozesse, kein Tool-Wechsel, keine Spezialisten erforderlich – nur ein leicht zugängliches, hochkontextuelles KI-Tool, das jeder von Anfang an sicher verwenden kann.
Mit Tools wie ClickUp wird KI in die Tools eingebettet, die Teams bereits verwenden – vom Verfassen von Inhalten über das Projektmanagement bis hin zum Meeting-Management. Das bedeutet, dass auch technisch weniger versierte Benutzer KI einsetzen können, ohne auf Code oder ein Technikteam angewiesen zu sein.
Sehen Sie sich dieses Video an, um zu erfahren, wie Sie eine unkontrollierte Ausbreitung von KI vermeiden und KI für Ihr Team nutzbar machen können! 👇🏽
Warum „No-Code-KI” tatsächlich wichtig ist
No-Code-KI bedeutet einfach KI, die Sie ohne Programmierkenntnisse nutzen können.
Anstelle von Modellen, APIs und Skripten interagieren Sie mit KI über:
- Eingabeaufforderungen in natürlicher Sprache
- Visuelle Schnittstellen
- Vorkonfigurierte Features in Ihren bestehenden tools
Für KMUs ist dies aus einem Grund wichtig: Einschränkungen.
- Sie haben kein Budget für lange Zyklen der Entwicklung
- Sie haben kein technisches Team, das auf „Phase zwei“ wartet.
- Und Sie haben definitiv keine Zeit, sechs Monate lang zu experimentieren, bevor Sie einen Wert sehen.
Durch diese Umstellung wird die Einführung von KI zu einer Entscheidung über den Workflow und nicht zu einem technischen Projekt.
No-Code-KI reduziert die Entwicklungszeit, minimiert Kostenbarrieren und ermöglicht es „Citizen Developern” aus verschiedenen Abteilungen, KI zu entwickeln und in ihrer täglichen Arbeit einzusetzen.
Ihr Betriebsleiter kann einen Prozess automatisieren oder Ihr Marketingkoordinator kann einen Kampagnenentwurf erstellen, ohne ein Ticket bei der IT-Abteilung einreichen zu müssen. Sie sind in der Lage, ihre Probleme selbst zu lösen.
🎥 Sehen Sie sich an, wie ClickUp die KI-gesteuerte Kampagnenumsetzung für Marketer unterstützt:
Vorkonfigurierte vs. benutzerdefinierte KI (wann Sie welche benötigen)
Sie stecken in einer „Analyseparalyse“ fest und überlegen, ob Sie ein einfaches, handelsübliches KI-Tool verwenden oder in eine komplexe, benutzerdefinierte Lösung investieren sollen?
Die Entscheidung ist einfach:
- Vorkonfigurierte KI: Kann sofort in Ihrer vorhandenen Software verwendet werden. Sie eignet sich perfekt für gängige Aufgaben wie Schreibunterstützung, Automatisierung von Aufgaben und das Zusammenfassen von Dokumenten.
- Benutzerdefinierte KI: Erfordert Entwickler, die eine Lösung für die einzigartige Geschäftslogik Ihres Unternehmens erstellen. Dies ist nur für hochspezialisierte Anforderungen erforderlich.
| KI-Typ | Am besten geeignet für | Beispiele |
|---|---|---|
| Vorkonfigurierte KI | E-Mails schreiben, Berichte erstellen und Zusammenfassungen der Meetings verfassen | E-Mails schreiben, Berichte erstellen und Zusammenfassungen der Meetings erstellen |
| Benutzerdefinierte KI | Proprietäre Algorithmen, branchenspezifische Compliance, einzigartige Datenverarbeitung | Benutzerdefinierte Preismodelle, spezialisierte Dokumentenklassifizierung |
Für nicht-technische KMUs deckt vorgefertigte KI über 95 % der wertvollen Anwendungsfälle ab. Sie können sofort von den Vorteilen der KI profitieren und gleichzeitig die Kosten, die Komplexität und die Verzögerungen eines benutzerdefinierten Projekts vermeiden.
📮ClickUp Insight: 88 % der Befragten unserer Umfrage nutzen KI-Tools täglich für persönliche Aufgaben, 55 % sogar mehrmals täglich. Wie sieht es mit KI am Arbeitsplatz aus? Mit einer zentralisierten KI, die alle Aspekte Ihres Projektmanagements, Wissensmanagements und Ihrer Zusammenarbeit unterstützt, können Sie jede Woche bis zu 3+ Stunden sparen, die Sie sonst mit der Suche nach Informationen verbringen würden, genau wie 60,2 % der ClickUp-Benutzer!
So finden Sie heraus, wo KI in Ihrem Geschäft eingesetzt werden kann
Wenn Ihr Team mehr Zeit mit der Organisation der Arbeit als mit der eigentlichen Arbeit verbringt, kann KI Abhilfe schaffen.
Um die richtigen Möglichkeiten zu finden, fragen Sie nicht zuerst: „Was kann KI erledigen?“, sondern: „Wo verliert mein Team am meisten Zeit?“
Führen Sie eine einfache Workflow-Prüfung durch. Bitten Sie Ihr Team, die manuellen, sich wiederholenden oder fehleranfälligen Aufgaben zu identifizieren, die es täglich oder wöchentlich ausführt. Achten Sie auf Informationsengpässe, wie z. B. Zeitaufwand für die Suche nach Dateien, Warten auf Statusaktualisierungen oder erneutes Erklären des Kontexts gegenüber Kollegen.
Zu den gängigen KI-fähigen Aufgaben für KMUs gehören:
- Entwerfen von E-Mails und Dokumenten im ersten Durchgang
- Zusammenfassung langer Meetings in stichpunktartigen Aktionselementen
- Manuelles Aktualisieren des Projekt-Status an mehreren Stellen
- Erstellen von wöchentlichen oder monatlichen Berichten
- Beantwortung derselben wiederkehrenden Fragen von Clients oder Team-Mitgliedern
💡 Profi-Tipp: Verwandeln Sie abstraktes Interesse in einen konkreten Aktionsplan, durch die Nachverfolgung von KI-Möglichkeiten in einer einfachen ClickUp-Liste. Stellen Sie sich diese Liste als eine gemeinsame, strukturierte Liste zum Erledigen von Aufgaben vor, die Ihr gesamtes Team einsehen und aktualisieren kann. Erstellen Sie eine Zeile pro Aufgabe und fügen Sie dann Spalten für Angaben wie wie oft diese Aufgabe anfällt, wie viel Zeit sie heute in Anspruch nimmt und wie mühsam sie ist hinzu. So lassen sich schnell Muster erkennen, anhand derer sich leicht feststellen lässt, welche Workflows sich am besten für einen ersten Versuch mit KI eignen.
KI-Anwendungsfälle für nicht-technische Teams
Nachdem Sie nun festgestellt haben, wo Ihr Team Zeit verliert, schauen wir uns an, wie Sie diese Zeit durch den Einsatz von KI zurückgewinnen können!
Projektmanagement und Automatisierung von Aufgaben
Für die meisten kleinen Teams ist Projektmanagement keine glamouröse Führungsaufgabe, sondern viel Arbeit, die als Fortschritt getarnt ist. Projektmanager verbringen oft ihre Tage damit, manuell Unteraufgaben zu erstellen, Mitarbeiter um Status-Updates zu bitten und Aufgaben neu zuzuweisen. Dadurch bleibt keine Zeit für strategische Planung, was dazu führt, dass Projekte hinter dem Zeitplan zurückbleiben und Ihre wertvollsten Teammitglieder frustriert sind.
👀 Wussten Sie schon? Laut einer aktuellen Studie unter 2.000 Büroangestellten in Großbritannien verbringen Mitarbeiter durchschnittlich fünf Stunden und 42 Minuten pro Woche mit routinemäßigen Verwaltungsaufgaben wie dem Verfassen von E-Mails, der Erstellung von Berichten, der Analyse von Daten und der manuellen Eingabe von Einträgen. All diese Arbeiten könnten durch Automatisierung automatisiert werden.
Basierend auf dem durchschnittlichen Gehalt in britischen Büros von ~56.000 £ entspricht dieser Zeitverlust rund 387 Millionen £ an Verlusten bei der Produktivität pro Arbeitstag und mehr als 100 Milliarden £ jährlich in britischen Unternehmen.
Die Frage ist also nicht, ob Projektteams die Automatisierung durchführen sollten, sondern wie Teams ohne technische Ressourcen dies tatsächlich umsetzen können.
Betrachten Sie Automatisierung nicht als „ein weiteres tool, das wir hinzufügen“, sondern als Intelligenz, die den Arbeitsaufwand reduziert, damit sich die Mitarbeiter auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren können.
Eliminieren Sie unnötige Arbeit mit ClickUp Automatisierungen.
Mit ClickUp Automations können Teams einfache Regeln ohne Programmieraufwand definieren, um sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren, bevor jemand darüber nachdenken muss. Beispiel:
- Wenn der Status einer Aufgabe auf „In Überprüfung“ wechselt, weisen Sie sie automatisch dem dafür vorgesehenen Prüfer zu.
- Wenn das Fälligkeitsdatum näher rückt, veröffentlichen Sie eine Erinnerung im Thread der Aufgaben.
- Wenn sich die Kennzeichnung der Priorität ändert, benachrichtigen Sie sofort die richtigen Personen.
Diese Automatisierungen bestehen aus Auslösern (z. B. einer Änderung des Status) und Aktionen (z. B. dem Hinzufügen eines Kommentars) und sparen Ihrem Team Zeit und Aufwand, sodass es sich auf das Wesentliche konzentrieren kann.
Nutzen Sie KI, die Ihre Arbeit versteht, nicht nur Ihre Worte.
Während herkömmliche KI-Assistenten auf eingefügte Schnipsel und wiederholte Eingabeaufforderungen angewiesen sind, bietet Ihnen ClickUp Brain den vollständigen Kontext. Es ist in Ihren Aufgaben, Dokumenten, Chats und Workflows in ClickUp integriert und sieht den Fortschritt, den Sie bereits erzielt haben.
Anstatt eine generische KI zu bitten, eine Projektbeschreibung umzuschreiben, können Sie @erwähnen ClickUp Brain direkt in einem Aufgabenkommentar oder einer Chat-Nachricht und etwas sagen wie:
„Brain, erstelle Aufgaben und Unteraufgaben aus dieser Projektbeschreibung und weise die Eigentümer entsprechend des Workloads zu.“
„Brain, erstelle Aufgaben und Unteraufgaben aus dieser Projektbeschreibung und weise die Eigentümer entsprechend des Workload zu.“
Brain interpretiert den Kontext dieses Kommentars (das Projekt, vorhandene Aufgaben, Rollen, Fristen) und generiert strukturierte, umsetzbare Unteraufgaben innerhalb Ihres Workspace. Kein Exportieren, kein Kopieren, kein Umformatieren erforderlich.
Dadurch werden Ihre Projektmanager von Prüfern der Aufgaben zu strategischen Führungskräften im Projektmanagement. 🛠️
Verwalten Sie Workflows durchgängig mit Super Agents.
ClickUp Super Agents gehen noch einen Schritt weiter und agieren wie dynamische Teamkollegen, die in Ihrem Workflow eingebunden sind. Im Gegensatz zu eigenständigen Bot-Assistenten sind Super Agents in ClickUp umgebungsabhängig: Sie überwachen Ihren Workspace auf Änderungen und werden als Auslöser aktiviert, wenn bestimmte Bedingungen oder Aktualisierungen erfüllt sind. Sie können ihnen Aufgaben zuweisen und sie Teile eines Prozesses von Anfang bis Ende autonom ausführen lassen.
Stellen Sie sich einen Super-Agenten vor, der:
- Liest eingehende Anfragen
- Klassifiziert und priorisiert sie
- Erstellt die richtigen Aufgaben
- Weist sie basierend auf Workload und Fachwissen zu
- Aktualisiert Stakeholder automatisch
Nein, das ist keine Hypothese. Teams wie Ihres setzen tatsächlich auf solche Anwendungsfälle, um menschliche Kapazitäten für strategische Arbeiten freizusetzen.
🤝 Kundenbericht: ClickUp X Bell Direct
😓 Das Problem: „Arbeit über Arbeit” blockierte die tatsächliche Produktivität
Das Betriebsteam von Bell Direct war überlastet. Jeden Tag bearbeiteten sie über 800 Clients-E-Mails, die alle manuell gelesen, sortiert, kategorisiert und an die richtige Person weitergeleitet werden mussten. Diese Situation beeinträchtigte die Effizienz, Sichtbarkeit und Servicequalität des Teams, obwohl das Unternehmen für seine Clients hervorragende Ergebnisse erzielte.
✅ Die Lösung: Ein einheitlicher Workspace + KI-Agenten, die wie Teamkollegen arbeiten
Anstatt ein weiteres isoliertes Tool hinzuzufügen, entschied sich Bell Direct für ClickUp als zentrale Command-Center. Das Unternehmen konsolidierte alles – von Aufgaben und Dokumenten bis hin zu Prozessen und Wissen – in einem Workspace, in dem die KI über den vollständigen Kontext verfügte.
Anstatt sich auf generische Bots oder Vorlagen zu verlassen, setzten sie einen Super-Agenten ein, den sie „Delegator“ nannten.
Es handelt sich um einen autonomen Teamkollegen, der darauf trainiert ist, eingehende Arbeiten zu sortieren:
- Es liest jede E-Mail, die im gemeinsamen Posteingang eingeht.
- Es klassifiziert Dringlichkeit, Clients und Thema mithilfe von KI-gestützten benutzerdefinierten Feldern.
- Es priorisiert jede Aufgabe und leitet sie in Echtzeit an die richtige Person weiter.
- All dies ist ohne manuelle Eingriffe durch menschliche Bediener zu erledigen.
😄 Die Auswirkungen: Messbare operative Gewinne
- 20 % Steigerung der betrieblichen Effizienz, was bedeutet, dass mit denselben Ressourcen mehr Arbeit schneller erledigt werden kann.
- Kapazitäten im Umfang von 2 Vollzeitmitarbeitern werden frei und stehen nun für hochwertige strategische Aufgaben zur Verfügung.
- Über 800 Clients-E-Mails pro Tag werden in Echtzeit sortiert. Die Servicequalität wurde verbessert und die Kundenzufriedenheit stieg.
Der Super Agent leitet die Arbeit nun so weiter, wie es ein Mensch tun würde, jedoch mit der Geschwindigkeit und dem Umfang einer Maschine.
„Jeder kann mit KI-Agenten beginnen – Sie benötigen keine Entwicklungserfahrung. ClickUp hat es so einfach gemacht, Agenten einzurichten und KI schrittweise in unser Betriebsmodell einzuführen. “
„Jeder kann mit KI-Agenten beginnen – Sie benötigen keine Entwicklungserfahrung. ClickUp hat es so einfach gemacht, Agenten einzurichten und KI schrittweise in unser Betriebsmodell einzuführen. “
Das ist die eigentliche Chance der Einführung von KI ohne technische Kenntnisse: KI ist dann nicht etwas Neues, das man lernen muss, sondern ein weiteres Mitglied des Teams, auf das man sich verlassen kann.
Dokumentenerstellung und Wissensmanagement
Wenn es einen stillen Killer der Produktivität in KMUs gibt, dann ist es das Neuerfinden des Rades. Teams erstellen immer wieder Dokumente neu, stellen aus dem Gedächtnis Präsentationen zusammen oder verbringen Tage mit der Nachverfolgung einer Datei, von der sie wissen, dass sie irgendwo existiert.
🧠 Nicht ganz so lustige Tatsache: Wir haben herausgefunden, dass jeder fünfte Berufstätige täglich mehr als drei Stunden damit verbringt, nach Dateien, Nachrichten oder zusätzlichen Informationen zu seinen Aufgaben zu suchen.
Wenn Ihr Wissen an einem Ort gespeichert ist, Ihre Aufgaben an einem anderen und Ihre Meeting-Notizen an einem dritten, können generative KI-Tools Ihren geschäftlichen Kontext nicht von sich aus verstehen.
Sie können Texte schreiben, aber sie können keine Fragen beantworten wie:
„Was ist die neueste Version des Client-Onboarding-Leitfadens, den Jane im letzten Quartal geschrieben hat?“
„Was ist die neueste Version des Client-Onboarding-Leitfadens, den Jane im letzten Quartal geschrieben hat?“
…nicht ohne Kopieren, Einfügen und Exportieren.
Um dieses Problem zu lösen:
Zentralisieren Sie Ihr Wissen in ClickUp-Dokumenten.
Beginnen Sie mit ClickUp Docs als zentralem Workspace für Wissen Ihres Teams. Repositorys, SOPs, Vorschläge, Tagesordnungen für Meetings, Wikis und vieles mehr befinden sich hier und sind mit den daraus resultierenden Arbeitsabläufen verknüpft.
Innerhalb eines Dokuments können Sie:
- Kollegen für Feedback taggen
- Verwandeln Sie Text in zuweisbare Aufgaben
- Status der Aufgabe und Widgets einbetten
- Aktualisieren Sie den Fortschritt des Projekts, ohne Ihren Schreibtisch zu verlassen.
Dokumente sind keine isolierten Seiten. Sie sind mit Ihrer Arbeit verbunden!
Jetzt kommt ClickUp Brain ins Spiel: KI, die tatsächlich den Kontext Ihres Arbeitsbereichs versteht. Anstatt generischen Text zu generieren, schreibt und verfeinert Brain Inhalte auf der Grundlage Ihrer bestehenden Aufgaben, Prioritäten und Ihrer Arbeitshistorie. Entwerfen Sie eine SOP, erstellen Sie eine Tagesordnung für ein Meeting oder überarbeiten Sie einen Bericht – alles in einer vernetzten Umgebung.
Das allein reduziert schon Reibungsverluste. Der eigentliche Multiplikator ist jedoch, wie Sie Informationen finden.
💡 Profi-Tipp: Sie lieben die Idee von zentralisiertem Wissen, aber hassen es, Dokumentationen zu erstellen?
Schreibbarrieren verlangsamen das Denken. Anstatt mit dem Tippen aufzuhören, könnten Sie Ihre Dokumente laut vorlesen und die KI würde den Text polieren, strukturieren und an die richtige Stelle setzen. Mit ClickUp Talk to Text, das Ihre Sprache transkribiert, erstellen Sie und Ihr Team vollständige Dokumente viermal schneller als jemals zuvor von Hand!
Machen Sie Ihr Wissen durchsuchbar
Stellen Sie sich vor, Sie fragen eine KI-Suchmaschine nach Wissen über das Unternehmen und diese kennt Ihr Unternehmen wirklich. Das ist die Enterprise-Suchmaschine von ClickUp. Sie ist mit Ihrem gesamten Workspace und den verknüpften Apps verbunden. Anstatt Stichwörter in eine isolierte Suchleiste einzugeben und durch Dutzende irrelevante Treffer zu scrollen, erhalten Sie hochrelevante Antworten aus:
- Dokumente
- Aufgaben
- Kommentare
- Anhänge
- Dateien aus verbundenen Apps wie Google Drive, OneDrive, Slack, Confluence oder GitHub
Die Enterprise-Suche funktioniert wie Google – mit dem Unterschied, dass sie den Kontext und die Relevanz im Geschäft tatsächlich versteht und die Antworten in Sekundenschnelle eingrenzt. Das erspart Teams stundenlange, vergebliche Suche nach dem richtigen Kontext und hilft neuen Mitarbeitern, sich schneller einzuarbeiten, da die Antworten wirklich selbstständig abrufbar sind.
💡 Profi-Tipp: Möchten Sie gleichzeitig im Internet und im Wissen Ihrer Firma suchen? Probieren Sie ClickUp Brain MAX, Ihre Desktop-KI-Super-App. Durchsuchen Sie alle Ihre verbundenen Tools und Apps mit einer einzigen Abfrage. Fragen Sie Ihre KI alles, von „Was steht im aktuellen Budgetdokument?“ bis „Rufen Sie die wichtigsten Metriken aus den Plänen für dieses Quartal ab. “
📚 Lesen Sie auch: Strategien für das Wissensmanagement
Teamkommunikation und Zusammenfassungen der Meetings
Meetings sollen eigentlich für eine einheitliche Ausrichtung sorgen. In Wirklichkeit verursachen sie jedoch oft mehr Arbeit. Jemand versucht hastig, Notizen zu machen, Aktionspunkte gehen in Chat-Threads unter, und wer das Meeting verpasst hat, kann nur raten, was eigentlich wichtig war.
Beenden Sie diesen Zyklus mit dem ClickUp AI Notetaker. Er kann automatisch an Ihren virtuellen Meetings teilnehmen, die Unterhaltungen aufzeichnen und transkribieren und anschließend prägnante Zusammenfassungen der Meetings erstellen. Er identifiziert sogar Aktionspunkte, die Sie mit einem einzigen Klick in ClickUp-Aufgaben umwandeln können. Anstatt nach dem Anruf Notizen neu zu schreiben, verlassen Sie das Meeting mit bereits erstellten Aufgaben an dem Ort, an dem Ihr Team die Arbeit verwaltet.
Wenn Meeting-Notizen zusammen mit den Projekten und Aufgaben gespeichert werden, auf die sie sich beziehen, geht der Kontext nicht verloren und die Verantwortlichkeiten bleiben klar.
No-Code-KI-Tools, die auch nicht-technische Teams verwenden können
Der Markt ist mit KI-Tools überflutet. Und wenn Sie Schwierigkeiten haben, den Unterschied zwischen einem Schreibassistenten, einer Plattform für Automatisierung und einer All-in-One-Lösung zu verstehen, sind Sie nicht allein.
Aufgrund dieser Verwirrung setzen viele KMUs ein Dutzend verschiedener eigenständiger Tools ein, die nicht miteinander kommunizieren, was zu einem Albtraum der KI-Ausbreitung führt. Ihr Team kopiert und fügt Informationen zwischen den Apps ein, was den Zweck der KI-Nutzung zur Effizienzsteigerung völlig zunichte macht, insbesondere wenn Sie bereits täglich durchschnittlich 11 Apps jonglieren.
Hier finden Sie einen Überblick über die Situation:
- All-in-One-Arbeitsplattformen mit integrierter KI: Diese Tools, wie beispielsweise ClickUp, kombinieren Projektmanagement, Dokumente und Kommunikation mit nativen KI-Features. Dies ist das effizienteste Modell.
- Eigenständige KI-Schreibassistenten: Diese eignen sich hervorragend für die Erstellung von Inhalten, sind jedoch nicht mit Ihrer Arbeit verbunden und erfordern manuelles Kopieren und Einfügen.
- KI-Tools für Meetings: Diese bieten Transkriptionen und Zusammenfassungen, sind jedoch nur begrenzt einsetzbar, wenn sie keine direkte Verbindung zu Ihrem Aufgabenmanagementsystem haben.
- Automatisierungsplattformen: Diese können verschiedene Apps miteinander verbinden, erfordern jedoch ein technisches Setup und bieten keine intelligente, kontextbezogene Unterstützung durch integrierte KI.
Standalone-Tools mögen für einen einzelnen Zweck attraktiv erscheinen, aber auf lange Sicht erhöhen sie die Komplexität und die Kosten. Eine in eine einheitliche Plattform integrierte KI reduziert die Anzahl Ihrer Tools und erhöht gleichzeitig deren Leistungsfähigkeit. Das ist der Wert eines Converged AI Workspace – einer KI, die projekt-, dokument- und meetingübergreifend mit vollständigem Kontext arbeitet und dadurch intelligenter und hilfreicher ist.
📮 ClickUp Insight: Kann Ihr KI-Assistent oder Copilot Probleme proaktiv melden? Nur 9 % der Teilnehmer unserer Umfrage zur KI-Reife geben an, dass ihre KI Probleme selbstständig antizipieren und lösen kann. Das liegt daran, dass die meisten KI-Tools in isolierten Apps arbeiten und keine Sichtbarkeit auf Abhängigkeiten oder Blockaden haben.
Wenn ein KI-System die Verbindungen zwischen Workflows nicht visualisieren kann, kann es Risiken nicht frühzeitig erkennen und Teams nicht dabei helfen, immer einen Schritt voraus zu sein.
ClickUp Brain arbeitet in einem konvergenten KI-Workspace, in dem Abhängigkeiten, Fristen und Projektfortschritte miteinander verknüpft sind. Es kann Sie darüber informieren, was in dem Meeting der letzten Woche besprochen wurde, welche Aufgaben derzeit verzögert sind, und Ihnen sogar dabei helfen, Ihren Wochenplan auf der Grundlage der festgelegten Prioritäten anzupassen.
So beginnen Sie mit dem Einsatz von KI in Ihrem Geschäft
Sie haben die Möglichkeiten gesehen. Hier finden Sie nun einen praktischen Leitfaden in vier Schritten, mit dem Sie auch ohne technisches Team loslegen können.
Schritt 1: Identifizieren Sie sich wiederholende Aufgaben, die Ihrem Team Zeit rauben.
Überprüfen Sie die zuvor durchgeführte Prüfung noch einmal. Lassen Sie jedes Teammitglied die drei Aufgaben auflisten, die in der vergangenen Woche am meisten Zeit gekostet haben. Suchen Sie nach Mustern. Einige Teammitglieder verbringen möglicherweise viel Zeit mit Status-Meetings, der Erstellung manueller Berichte, der Formatierung von Dokumenten oder der Suche nach Informationen.
Erstellen Sie eine Liste mit KI-Möglichkeiten, indem Sie diese Aufgaben in einer einfachen ClickUp-Liste erfassen. Denken Sie daran, dass die besten Kandidaten für KI oft die langweiligsten und mühsamsten Aufgaben sind, nicht die komplexesten.
Schritt 2: Wählen Sie einen Anwendungsfall mit großer Wirkung für einen Pilotversuch aus.
Widerstehen Sie der Versuchung, Ihr gesamtes Unternehmen auf einmal umzustellen. Dies ist der wichtigste Grund, warum Initiativen zur Einführung von KI scheitern. Wählen Sie stattdessen ein kleines Projekt.
Ihr Pilotprojekt sollte für einen Workflow geeignet sein, der:
- Häufig: Eine Aufgabe, die täglich oder wöchentlich anfällt.
- Zeitaufwändig: Etwas, das derzeit einen erheblichen manuellen Aufwand erfordert.
- Messbar: Ein Prozess mit klaren Metriken für den Erfolg, wie z. B. Zeitersparnis oder Reduzierung von Fehlern.
- Unterstützt: Ein Workflow, an dem ein Mitglied des Teams beteiligt ist, das sich begeistert für das neue Tool einsetzt.
Gute Beispiele hierfür sind die Erstellung wöchentlicher Statusberichte, die Zusammenfassung von Meeting-Notizen oder die Erstellung erster Entwürfe für Marketinginhalte.
Schritt 3: Wählen Sie ein tool, das sich in Ihren bestehenden Workflow integrieren lässt.
Das beste KI-Tool ist eines, das Ihr Team tatsächlich nutzen wird, weil es sich nahtlos in die aktuellen Prozesse einfügt. Eine weitere eigenständige App bedeutet mehr Kontextwechsel. Das ist ein Rezept für eine gescheiterte Einführung.
Das Setup sollte minimal sein und die KI sollte Ihren spezifischen Arbeitskontext verstehen. Aus diesem Grund ist ein Converged AI Workspace die ideale Lösung – die KI ist direkt in Ihr Projektmanagement, Ihre Dokumente und Ihre Kommunikation integriert und nicht nachträglich hinzugefügt.
💡 Profi-Tipp: Wenn Sie neue tools in Ihre bestehenden Workflows integrieren, sollten Sie die Verwendung einer Software-IntegrationsVorlage in Betracht ziehen, um den Prozess systematisch zu verwalten.
Schritt 4: Messen Sie die Ergebnisse und bauen Sie darauf auf
Bevor Sie Ihr Pilotprojekt starten, definieren Sie, wie Erfolg aussieht. Dies könnte sein
- Zeitersparnis pro Aufgabe
- Mehr fertiggestellte Projekte pro Woche oder
- Reduzierung von Fehlern
Führen Sie das Pilotprojekt zwei bis vier Wochen lang durch, damit das Team Zeit hat, sich neue Gewohnheiten anzueignen.
Verfolgen Sie diese Metriken zur Produktivität in Echtzeit mit ClickUp-Dashboards. Dashboards erstellen eine übersichtliche visuelle Darstellung der Arbeit Ihres Teams. Sie wandeln Daten aus Ihren Aufgaben in leicht verständliche Diagramme und KI-Zusammenfassungen um. So können Sie die Auswirkungen der KI-Einführung sehen und Argumente für die Ausweitung der Nutzung auf andere Bereiche des Geschäfts sammeln.
Teamschulung für die Einführung von KI (es ist einfacher, als Sie denken)
Es ist ganz normal, dass man zögert, bevor man ein weiteres tool einführt. Wird das Team es tatsächlich nutzen? Wird dies zu wochenlangen Schulungen führen, für die Sie keine Zeit haben? Für viele Führungskräfte ist nicht die KI selbst das Problem, sondern das damit verbundene Änderungsmanagement.
Die Realität ist viel einfacher. Wenn Ihr Team weiß, wie man sucht, klickt und schreibt, verfügt es bereits über die Fähigkeiten, die es für den effektiven Einsatz von /AI benötigt.
Hier ist ein einfacher Schulungsansatz für KMUs:
- Konzentrieren Sie sich auf einen Anwendungsfall: Versuchen Sie nicht, alles auf einmal zu vermitteln. Zeigen Sie dem Team zunächst, wie KI ein bestimmtes, lästiges Problem lösen kann.
- Zeigen statt erzählen: Demonstrieren Sie die KI in Aktion. Eine fünfminütige Demo ist effektiver als ein 50-seitiges Handbuch, und mit ClickUp Clips können Sie im Handumdrehen eine Bildschirmfreigabe-Anleitung aufzeichnen!
- Ermutigen Sie zum Experimentieren: KI wird mit der Praxis immer besser. Ermutigen Sie Ihr Team, seine Eingabeaufforderungen zu verfeinern und freizugeben, was funktioniert.
- Erstellen Sie eine Prompt-Bibliothek: Speichern Sie Beispiele für effektive Prompts, die das gesamte Team nutzen und zu denen es beitragen kann, in einem gemeinsamen ClickUp-Dokument.
Einige Mitglieder des Teams sind vielleicht skeptisch. Bringen Sie sie mit einem Early Adopter zusammen, konzentrieren Sie sich auf die zeitsparenden Vorteile und lassen Sie die Ergebnisse für sich sprechen. Die meisten Teams erreichen innerhalb eines Tages die Produktivität und innerhalb einer Woche die Kompetenz im Umgang mit integrierter KI.
📮ClickUp Insight: Die Hälfte unserer Befragten hat Schwierigkeiten mit der Einführung von KI; 23 % wissen einfach nicht, wo sie anfangen sollen, während 27 % mehr Schulungen benötigen, um fortgeschrittene Funktionen nutzen zu können. ClickUp löst dieses Problem mit einer vertrauten Chat-Oberfläche, die sich wie eine SMS anfühlt. Teams können direkt mit einfachen Fragen und Anfragen loslegen und dann im Laufe der Zeit ganz natürlich leistungsstärkere Funktionen der Automatisierung und Workflows entdecken, ohne die abschreckende Lernkurve, die so viele Menschen zurückhält.
Häufige Fehler bei der Einführung von KI, die es zu vermeiden gilt (Überdenken, Unterauslastung)
Um sicherzustellen, dass Ihre KI-Einführung zum Erfolg führt, lernen Sie aus diesen häufigen Fehlern, die KMUs machen.
- Fehler: Auf den perfekten Anwendungsfall warten Das Problem: Teams verzögern die Einführung auf unbestimmte Zeit, weil sie nach der idealen KI-Anwendung suchen Die Lösung: Beginnen Sie mit einer beliebigen sich wiederholenden Aufgabe. Durch Ausprobieren lernen Sie mehr als durch Diskussionen.
- Das Problem: Teams verzögern die Einführung auf unbestimmte Zeit, weil sie nach der idealen KI-Anwendung suchen.
- Die Lösung: Beginnen Sie mit einer beliebigen sich wiederholenden Aufgabe. Durch Ausprobieren lernen Sie Weitere Informationen erhalten, anstatt durch Diskussionen.
- Fehler: Einführung zu vieler KI-Tools auf einmal Das Problem: Dies führt zu einer unübersichtlichen Vielzahl von KI-Tools, die isol iert voneinander arbeiten. Die Lösung: Entscheiden Sie sich für eine einheitliche Plattform mit integrierter KI, anstatt eine Sammlung von Einzellösungen zusammenzustellen.
- Das Problem: Dies führt zu einer unübersichtlichen Vielzahl von KI-Tools, die isoliert voneinander arbeiten.
- Die Lösung: Entscheiden Sie sich für eine einheitliche Plattform mit integrierter KI, anstatt zu versuchen, eine Reihe von Einzellösungen zusammenzustellen.
- Fehler: Erwarten, dass KI ohne Kontext funktioniert Das Problem: Generische KI-Tools kennen weder Ihr Geschäft noch Ihre Projekte oder die Terminologie Ihres Teams Die Lösung: Verwenden Sie eine kontextbezogene KI, die mit Ihren tatsächlichen Arbeitsdaten verbunden ist, damit sie relevante und hilfreiche Unterstützung bieten kann
- Das Problem: Generische KI-Tools kennen weder Ihr Geschäft noch Ihre Projekte oder die Terminologie Ihres Teams.
- Die Lösung: Verwenden Sie eine kontextbezogene KI, die mit Ihren tatsächlichen Arbeitsdaten verbunden ist, damit sie relevante und hilfreiche Unterstützung bieten kann.
- Fehler: Keine Iteration bei Eingabeaufforderungen Das Problem: Der erste Versuch führt selten zu einem perfekten Ergebnis, und Teams geben zu schnell auf Die Lösung: Behandeln Sie die KI wie ein neues Mitglied des Teams. Geben Sie Feedback und verfeinern Sie Ihre Anweisungen im Laufe der Zeit.
- Das Problem: Der erste Versuch führt selten zu einem perfekten Ergebnis, und Teams geben zu schnell auf.
- Die Lösung: Behandeln Sie die KI wie ein neues Mitglied des Teams. Geben Sie Feedback und verfeinern Sie Ihre Anweisungen im Laufe der Zeit.
- Fehler: Überspringen des Messschritts Das Problem: Ohne Metriken können Sie den Wert des Tools nicht nachweisen oder eine Ausweitung seiner Nutzung rechtfertigen. Die Lösung: Legen Sie Ihre Erfolgskriterien im Voraus fest und führen Sie die Nachverfolgung der Metriken konsequent durch.
- Das Problem: Ohne Metriken können Sie den Wert des Tools nicht nachweisen oder eine Ausweitung seiner Nutzung rechtfertigen.
- Die Lösung: Legen Sie Ihre Kriterien für den Erfolg im Voraus fest und führen Sie eine konsequente Nachverfolgung durch.
- Das Problem: Teams verzögern die Einführung auf unbestimmte Zeit, weil sie nach der idealen KI-Anwendung suchen.
- Die Lösung: Beginnen Sie mit einer beliebigen sich wiederholenden Aufgabe. Sie können durch das Erledigen mehr lernen als durch Diskussionen.
- Das Problem: Dies führt zu einer unübersichtlichen Vielzahl von KI-Tools, die isoliert voneinander arbeiten.
- Die Lösung: Entscheiden Sie sich für eine einheitliche Plattform mit integrierter KI, anstatt zu versuchen, eine Reihe von Einzellösungen zusammenzustellen.
- Das Problem: Generische KI-Tools kennen weder Ihr Geschäft noch Ihre Projekte oder die Terminologie Ihres Teams.
- Die Lösung: Verwenden Sie eine kontextbezogene KI, die mit Ihren tatsächlichen Arbeitsdaten verbunden ist, damit sie relevante und hilfreiche Unterstützung bieten kann.
- Das Problem: Der erste Versuch führt selten zu einem perfekten Ergebnis, und Teams geben zu schnell auf.
- Die Lösung: Behandeln Sie die KI wie ein neues Team-Mitglied. Geben Sie Feedback und verfeinern Sie Ihre Anweisungen im Laufe der Zeit.
- Das Problem: Ohne Metriken können Sie den Wert des Tools nicht nachweisen oder eine Ausweitung seiner Nutzung rechtfertigen.
- Die Lösung: Legen Sie Ihre Kriterien für den Erfolg im Voraus fest und führen Sie eine konsequente Nachverfolgung durch.
Wie ClickUp die Einführung von KI für jedes Team vereinfacht
KMUs benötigen KI, die ohne technisches Team funktioniert, sich nahtlos in bestehende Workflows einfügt und nicht zu einer unübersichtlichen Vielzahl von Tools führt. Die eigentliche Herausforderung besteht darin, eine Lösung zu finden, die sowohl leistungsstark als auch benutzerfreundlich ist. Ohne die richtige Plattform müssen Teams oft mit unzusammenhängenden Tools jonglieren, mit KI arbeiten, der der Kontext fehlt, und lassen so viel Potenzial ungenutzt.
ClickUp löst dieses Problem mit einem konvergenten KI-Workspace. Dieser vereint Projektmanagement, Dokumente und Teamkommunikation auf einer einzigen Plattform mit integrierten KI-Features.
Mit ClickUp Brain können Sie Fragen in natürlicher Sprache stellen und erhalten Antworten aus Ihrem gesamten Workspace, einschließlich Projekten, Dokumenten, Kommentaren und Chats. Es hilft Ihnen dabei, Inhalte zu generieren, Arbeiten zusammenzufassen und Aktionspunkte zu identifizieren, ohne dass Sie zwischen verschiedenen Tools wechseln müssen. Für mehr Flexibilität bietet Ihnen Brain MAX Zugriff auf mehrere führende KI-Modelle, sodass Sie für jede Aufgabe das richtige auswählen können.
Da alles an einem Ort gespeichert ist, hat die KI den vollständigen Überblick über Ihre Arbeit – und Ihr Team muss nur ein einziges tool erlernen. Teams, die jetzt einen einheitlichen Ansatz verfolgen, können schneller vorankommen und mehr leisten, während andere weiterhin in manuellen Workflows stecken bleiben. 🤩
Sind Sie bereit zu sehen, wie KI ohne technisches Setup für Ihr Team arbeiten kann? Probieren Sie ClickUp noch heute aus!
Häufig gestellte Fragen (FAQs)
No-Code-KI bedeutet, dass Ihr Team künstliche Intelligenz über einfache Schnittstellen nutzen kann – beispielsweise durch Eingabe von Fragen in einfacher Sprache oder durch Klicken auf Schaltflächen –, ohne dass Programmierkenntnisse erforderlich sind.
Zwar bieten viele moderne KI-Tools Integrationsmöglichkeiten, doch die nahtloseste Erfahrung bietet eine Plattform mit integrierter KI, bei der die KI bereits Zugriff auf Ihre Arbeit hat, ohne dass weiteres Setup erforderlich ist.
Die meisten Teams stellen bereits in der ersten Woche nach der Einführung integrierter KI für Aufgaben wie das Verfassen oder Zusammenfassen von Texten Zeitersparnisse fest, wobei sich in der Regel innerhalb des ersten Monats deutlichere Steigerungen der Produktivität zeigen.
Integrierte KI hat direkten Zugriff auf Ihre Projekte und Dokumente und bietet Ihnen kontextbezogene Hilfe, während Sie bei eigenständigen KI-Tools Informationen kopieren und einfügen müssen, was zusätzlichen Aufwand bedeutet und wertvollen Kontext verloren geht.