Kreativagenturen haben einen schlechten Ruf. Sowohl als Anbieter als auch als Arbeitgeber.
Kunden beschweren sich, dass Agenturen zu viel versprechen, um mehr Aufträge zu erhalten, und später zu wenig liefern. Teammitglieder haben Schwierigkeiten, unter ständigem Druck qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten.
Einige der größten Namen – Hub, Wieden+Kennedy, Ogilvy – beweisen jedoch, dass brillante kreative Arbeit möglich ist. Ihr Geheimnis? Eine enge, reibungslose Verknüpfung zwischen Projektmanagement und kreativer Umsetzung.
In diesem Blog zeigen wir, wie Agenturen Projektmanagement- und Kreativ-Tools integrieren können, um ihre täglichen Abläufe zu optimieren.
⭐ Vorgestellte Vorlage
Suchen Sie nach einer übersichtlicheren, schnelleren und einfacheren Möglichkeit für die Nachverfolgung aller Clients und ihrer Kampagnen gleichzeitig?
Mit der ClickUp-Vorlage für Marketingagenturen können Sie genau das erledigen. Kategorisieren Sie Ihre Kampagnen für eine schnelle Navigation, fügen Sie benutzerdefinierte Felder hinzu, um jede Kampagne zu definieren, und führen Sie die Nachverfolgung des Fortschritts in Echtzeit durch, ohne zwischen Registerkarten wechseln zu müssen.
Die Herausforderung der Integration für Agenturen
Projektmanagement und kreative Prozesse sind voneinander abhängig. Dennoch haben die meisten Agenturen Schwierigkeiten, sie aufeinander abzustimmen. Hier sind zwei Gründe dafür:
1. Sie arbeiten mit isolierten tools
Ihr Kreativteam nutzt mehrere spezialisierte Tools, um seine Arbeit zu erledigen:
- Designer: Verwenden Sie Figma, Adobe Creative Cloud und Canva, um visuelle Assets zu erstellen.
- Autoren: Entwerfen Sie Texte mit Google Docs, Notion, Jasper KI, Grammarly usw.
- Video-Editors: Arbeiten Sie mit Adobe Premiere Pro oder After Effects, um Motion Graphics zu bearbeiten.
Hinzu kommt, dass Account- und Projektmanager (PMs) zwischen Redaktionskalendern (Tabellen), E-Mail-Threads, Slack-Nachrichten usw. hin- und herwechseln.
Jeder arbeitet mit seinen eigenen tools, ohne zusammenzuarbeiten. Das Projekt wird in alle Richtungen gedehnt.
📌 Beispiel: Stellen Sie sich vor, Ihr Client hinterlässt einen Kommentar zu einem bestimmten Frame in Figma. Da der Projektmanager nur Tabellenkalkulationen und E-Mail-Threads verwendet, sieht er dieses Feedback nie.
2. Kreativität verläuft selten geradlinig
Der kreative Prozess ist dynamisch, iterativ und komplex. Ein Asset durchläuft mehrere Feedbackrunden, während ein anderes sofort genehmigt wird.
Beim Projektmanagement hingegen dreht sich alles um Struktur. Es lebt von klaren Zeitleisten und Vorhersehbarkeit.
Wenn Agenturen versuchen, beides zu integrieren, gefährden sie letztendlich das eine oder das andere. Entweder verliert man die kreative Flexibilität, die die Arbeit tatsächlich gut macht, oder man zerstört die Planungsstruktur, die den Betrieb am Laufen hält.
📌 Beispiel: Der Projektmanager weist dem Autor einen Blogbeitrag zu und erwartet, dass dieser innerhalb einer Woche fertiggestellt, durch die Bearbeitung bearbeitet und zur Veröffentlichung bereit ist. Der Kundenbetreuer fordert den Client auf, sich den Termin im Kalender zu notieren.
Der Autor hält seine persönliche Deadline ein, aber dann setzt der kreative Prozess ein. Der Editor möchte einen anderen Aufhänger, der Ton muss überarbeitet werden, und plötzlich dauert die einwöchige Aufgabe schon 10 Tage.
Jetzt ist das Projekt in Verzug und Sie wirken auf den Client unprofessionell.
🧠 Wissenswertes: Yoshiro Nakamatsu, der Erfinder der Diskette (und von über 3.000 weiteren Patenten), hatte einen kreativen Prozess, bei dem er tief unter Wasser tauchte und dort blieb, bis sein Gehirn keinen Sauerstoff mehr bekam. Er behauptete, seine besten Ideen kämen ihm Sekunden vor dem Tod. Diese schrieb er dann auf einen speziellen wasserfesten Notepad, den er eigens für diesen Zweck erfunden hatte.
Warum Integration für Agenturen wichtig ist
Sie schaffen ein gemeinsames System, das sowohl Ihr Kreativ- als auch Ihr Projekt-Team nutzt.
Projektmanager erhalten in Echtzeit Sichtbarkeit auf die kreativen Workflows. Sie können proaktiv planen, anpassen und Termine kommunizieren (und müssen nicht warten, bis der Client nach einem Update fragt).
Kreative Teams verschwenden keine Zeit mehr mit Verwaltungsaufgaben und genießen geschützte Kreativzeiten. Diese Integration führt zu:
- Schnellere Lieferung: Stellen Sie sich ein KI-Projektmanagement-Tool vor, das den Designer automatisch benachrichtigt, sobald der Texter den Text fertiggestellt hat. Niemand muss auf Updates warten, und Projekte kommen ohne unnötige Verzögerungen voran.
- Teamübergreifende Zusammenarbeit: Ein gemeinsamer Kontext ist der Dreh- und Angelpunkt für erfolgreiches Projektmanagement in Kreativagenturen. Alle sehen gleichzeitig das gleiche Kundenfeedback, es gibt keine Unklarheiten über den Status des Projekts und beide Teams sind gleichermaßen über die sich ändernden Kundenerwartungen informiert.
- Weniger „Hoppla“-Momente: Wenn Projektmanagement und kreative Arbeit an einem Ort stattfinden, vermeidet Ihr Team Unfälle wie das Freigeben der falschen Dateiversion, fehlende Feedback-Kommentare und das Arbeiten mit alten Kreativ-Briefings.
- Höhere Teamproduktivität: Traditionelles Projektmanagement schränkt den Spielraum für kreative Entfaltung und Produktion ein. Teammitglieder verwalten Versionen manuell, leiten Aktualisierungen weiter und holen Feedback ein. Ein integrierter Ansatz beseitigt solche Unterbrechungen, sodass sie produktiv und stressfrei arbeiten können.
- Zufriedene Clients: Reibungslose Übergaben, schnellere Bearbeitungszeiten und weniger Fehler führen zu einer besseren Kundenerfahrung. Sie halten Termine ein. Sie liefern gleichbleibende Qualität. Clients vertrauen Ihnen mehr, was zu Folgeaufträgen und Weiterempfehlungen führt.
📮 ClickUp Insight: Der durchschnittliche Berufstätige verbringt täglich mehr als 30 Minuten mit der Suche nach Informationen zur Arbeit – das sind über 120 Stunden pro Jahr, die durch das Durchsuchen von E-Mails, Slack-Threads und verstreuten Dateien verloren gehen.
Ein intelligenter KI-Assistent, der in Ihren Workspace eingebettet ist, kann das ändern.
Entdecken Sie ClickUp Brain. Es liefert sofortige Einblicke und Antworten, indem es innerhalb von Sekunden die richtigen Dokumente, Unterhaltungen und Details zu Aufgaben anzeigt – so können Sie mit der Suche aufhören und mit der Arbeit beginnen.
💫 Echte Ergebnisse: Teams wie QubicaAMF haben durch die Abschaffung veralteter Wissensmanagementprozesse mit ClickUp mehr als 5 Stunden pro Woche eingespart – das sind über 250 Stunden pro Person und Jahr. Stellen Sie sich vor, was Ihr Team mit einer zusätzlichen Woche Produktivität pro Quartal alles schaffen könnte!
📚 Weiterlesen: Marketing-Führung: So bauen Sie Ihr Marketing-Team aus
Wie sieht die Integration zwischen Projektmanagement und Kreativ-Tools aus?
Im Folgenden finden Sie einige Beispiele, die zeigen, wie integriertes kreatives Projektmanagement aussieht:
Beispiel 1: Intelligentere Ressourcenzuweisung
Vorher: Wenn ein neues Projekt hereinkommt, kontaktiert der Projektmanager manuell alle Mitglieder des Kreativteams, um sich über ihre Kapazitäten zu informieren. Während sie den Plan für die Zuweisung erstellen, schlägt ein Editor eine größere Überarbeitung für zwei Autoren vor.
Der Projektmanager hat keine Ahnung davon und weist diesen Autoren neue Arbeiten zu, wodurch er sie unwissentlich überlastet.
Nachher: Das kreative Projektmanagement-Tool zeigt die Live-Verfügbarkeit jedes Kreativprofis an. Wenn ein Editor eine Überarbeitung zuweist, wird der Zeitplan des Autors automatisch aktualisiert. Der Projektmanager sieht, dass der Autor beschäftigt ist, und weist die neue Aufgabe jemand anderem zu.
📚 Weiterlesen: Die besten Softwaretools für die strategische Planung
Beispiel 2: Sauberere Client-Feedback-Schleifen
Vorher: Der Client überprüft eine Datei und sendet eine E-Mail an den Kundenbetreuer. Der Kundenbetreuer informiert den Projektmanager, der die Datei an den Designer weiterleitet. Da so viele Personen an der Übermittlung beteiligt sind, erhält der Designer oft verwirrende oder unvollständige Rückmeldungen.
Nachher: Alle Aufgaben im Projektmanagement-Tool sind mit kreativen Dateien verknüpft. Der Client hinterlässt sein Feedback direkt auf dem Asset oder im Kommentarbereich der Aufgabe. Alle sehen sofort genau dasselbe Feedback, ohne dass Nachrichten weitergeleitet werden müssen.
Beispiel 3: Automatisierte Verwaltung und Abruf von Assets
Vorher: Team-Mitglieder verschwenden Stunden damit, Google Drive-Ordner, E-Mails und interne Chats zu durchsuchen, um die richtigen Assets zu finden. Sie fragen sich ständig gegenseitig, ob es sich um die neueste oder die alte Version handelt.
Nachher: Kreative Assets werden mit Aufgaben im PM-Tool verknüpft. Sobald sie als „genehmigt” markiert sind, verschiebt das PM-System die Datei automatisch in den richtigen Ordner in Ihrer Digital Asset Library. Wenn jemand das Asset benötigt, sucht er einfach nach dem Aussehen des Assets, dem darin enthaltenen Text oder dem Projekt, zu dem es gehört, und das PM-Tool ruft es schnell für Sie ab.
👀 Wussten Sie schon: In der legendären Agentur Doyle Dane Bernbach (DDB) in den 1960er Jahren veränderte Bill Bernbach das Agenturleben grundlegend. Er war der erste, der einen Art Director und einen Texter in einem Raum zusammenbrachte. Zuvor schrieben die Texter die Texte und „schickten sie“ wie am Fließband an die Grafikabteilung weiter.
Schritt für Schritt: Wie Agenturen Projektmanagement und Kreativ-Tools integrieren können
Sehen wir uns an, wie Agenturen ein einheitliches System aufbauen können, das Projektmanagement und kreative Arbeit miteinander verbindet.
Wir werden auch einen Blick darauf werfen, wie die Creative Agency Software von ClickUp diese Integration vereinfacht, zusammen mit der Software für Projektmanagement von ClickUp.
1. Zentralisieren Sie die Planung der Kampagnen
Beginnen Sie damit, alle Ihre bestehenden Kampagnen in einem einzigen hub zusammenzuführen.
Wenn Sie mehrere Kampagnen für verschiedene Clients verwalten, organisieren Sie diese in Clients-Ordnern für eine bessere Nachverfolgung.
Als Nächstes standardisieren Sie das grundlegende Layout für alle Kampagnen. Es muss Folgendes enthalten:
- Kampagnenziele + Zielgruppe + KPIs
- Schlüssel-Ergebnisse
- Verschiedene Kampagnenphasen gemäß der Marketing-Roadmap
- Zeitleisten für Projekte, Meilensteine und Fristen
- Veröffentlichungspläne
- Rollen und Verantwortlichkeiten aller Mitglieder des Marketingteams
- Formulare für kreative Anfragen
- Markenidentität und andere client-spezifische Richtlinien
Sie möchten diese Struktur nicht von Grund auf neu entwerfen? ClickUp bietet zahlreiche vorgefertigte Vorlagen, die Agenturen in wenigen Minuten benutzerdefiniert anpassen können, um das Management von Marketingkampagnen zu zentralisieren.
Hier sind unsere beiden wichtigsten Empfehlungen:
Die ClickUp-Vorlage für Marketingagenturen
Leiten Sie eine mittelgroße bis große Agentur, die mehr als 10 Clients betreut?
Die Marketingagentur-Vorlage von ClickUp bietet ein fertiges Betriebssystem, mit dem Sie mehrere Clients, Kampagnen und interne Teams in einer einzigen zentralen Ansicht verwalten können.
Wichtigste Features:
- Verwenden Sie benutzerdefinierte Status zur Nachverfolgung von Kampagnen auf einen Blick und zur Überprüfung des Fortschritts.
- Erhalten Sie sechs benutzerdefinierte Felder, wie Konto, Größe des Vertrags usw., um die wichtigsten Attribute jeder Kampagne zu definieren.
- Visualisieren Sie Ihre Kampagne mithilfe verschiedener benutzerdefinierter Ansichten wie Vertragszeitleiste, Vertragsliste, Vertragsfortschritt und mehr.
- Nutzen Sie das integrierte System für das Projektmanagement, um Aufgaben zuzuweisen, Abhängigkeiten hinzuzufügen, Status zu ändern, die Zeiterfassung durchzuführen usw.
Bevor Sie sich versehen, haben Sie alle Ihre Kampagnen übersichtlich und mit minimalem Aufwand geplant.
Die ClickUp-Vorlage für das Management von Marketingkampagnen
Planen, verfolgen und messen Sie einzelne Kampagnen in Echtzeit mit der ClickUp-Vorlage für das Kampagnenmanagement.
Erstellen Sie verschiedene Phasen für jede Kampagne, fügen Sie Aufgaben hinzu, legen Sie Fälligkeitsdaten fest, definieren Sie Rollen und weisen Sie Arbeit zu, ohne Ihren Kampagnen-Tracker zu verlassen.
Wichtigste Features:
- Erhalten Sie 11 benutzerdefinierte Attribute wie „Endgültiger Inhalt“, „Zugewiesenes Team“, „Genehmigung“ usw., um Aufgaben in jeder Phase der Kampagne zu definieren.
- Benutzerdefinierte Status-Einstellungen für Aufgaben, um den Fortschritt jederzeit zu überwachen
- Visualisieren Sie Ihre Kampagne mit sieben verschiedenen Ansichten, darunter Budget-Tracker, Social-Media-Team-Tracker, Marketing-Phasentabelle und mehr.
Mit dieser Vorlage können Sie den gesamten Lebenszyklus des Projekts schnell in einem strukturierten Board zusammenfassen.
💡 Profi-Tipp: Benötigen Sie ein All-in-One-Tool, um sowohl Kundenkampagnen als auch Aktionen zu verwalten? Probieren Sie die ClickUp-Vorlage für Kampagnen- und Werbemanagement aus. Sie zentralisiert die Erfassung von Anfragen, die Planung, die Produktion und die Nachverfolgung von Markteinführungen, um Agenturen bei der Verwaltung von Kampagnen und Aktionen in jeder Phase zu unterstützen.
2. Schaffen Sie Verbindungen zwischen Aufgaben und kreativen Assets
Erstellen Sie anschließend Aufgaben für jede Kampagne und verknüpfen Sie kreative Assets direkt mit diesen.
📌 Beispiel: Wenn ein Designer an einer Anzeige arbeitet, sollte der Link zur Figma-Datei oder zum Photoshop-Cloud-Dokument in der Karte mit Aufgaben enthalten sein.
Organisieren Sie diese Assets in Ihrem Digital Asset Management-Tool so, dass sie die Projektstruktur widerspiegeln. Wenn eine Aufgabe also Teil der „Q1 Social Campaign“ ist, sollte das dazugehörige Creative Asset dem Ordner „Q1 Social Campaign“ hinzugefügt werden.
Standardisieren Sie die Namenskonventionen für Ihre kreativen Assets. Auf diese Weise weiß jeder auf einen Blick, welche Version eines Assets die aktuellste ist.
Wie ClickUp dabei hilft
Mit ClickUp Aufgaben ist es ganz einfach, Hunderte von Kampagnen-Elementen gleichzeitig zu verwalten, ohne Ihre kreativen Ressourcen aus den Augen zu verlieren.
Erstellen Sie eine Aufgabe in ClickUp und fügen Sie die erforderlichen Details hinzu, darunter Aufgabenbeschreibung, Mitarbeiter, Startdatum und Fälligkeitsdatum, Prioritäten, QA-Checklisten usw. Laden Sie Bilder, Dokumente, Videos und andere Dateien direkt als Anhänge zu dieser Aufgabe hoch, um alle zugehörigen Assets an einem Ort zu speichern.
So führen Sie die Nachverfolgung Ihrer Marketingaufgaben bei der Arbeit durch:
Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie diese Assets innerhalb einer Aufgabe übersichtlich organisieren. Erstellen Sie beispielsweise ein benutzerdefiniertes Feld wie „Canva-Link“, in das der Designer den Link einfügt, während der Autor das Blog-Dokument in das Feld „Blog-Entwurf“ hochlädt.
🚀 Vorteil von ClickUp: Kreativteams versinken in verstreuten Assets – Dateien, die über Drive, Figma, E-Mails und Chat-Threads verteilt sind. Die Mitarbeiter verbringen mehr Zeit mit der Suche nach Informationen als mit der eigentlichen Gestaltung und Umsetzung von Kampagnen.
ClickUp BrainGPT sitzt an der Spitze dieses Chaos und fungiert als Verständnisebene für Ihre Arbeit. Es liest Ihre Aufgaben, Ordner, Spaces und externen Tools, um innerhalb von Sekunden die richtige Datei oder Information zu finden.
Hier ein kleiner Einblick in ClickUp Brain:
- Versteht die „Bedeutung” Ihrer Abfrage: Nutzt kontextbezogene KI, um Dateien basierend auf dem Kontext und der Absicht Ihrer Abfrage zu finden, nicht nur anhand der Schlüsselwörter. Suchen Sie beispielsweise nach „blaues Hero-Banner für die Seite von XYZ”, anstatt den genauen Dateinamen einzugeben.
- Bleibt mit Ihrem Workspace auf dem Laufenden: Bleibt mit Live-Updates zu Ihren Aufgaben, Dokumenten, Kommentaren und Anhängen synchronisiert und liefert Antworten basierend auf dem aktuellen Stand Ihrer Arbeit.
- Suche nach Dateien/Informationen: ClickUp Enterprise Search ähnelt Google, ist jedoch für Ihren ClickUp-Workspace konzipiert. Suchen Sie mithilfe von Eingaben in natürlicher Sprache in Aufgaben, Dokumenten, Kommentaren, Dateien, Kampagnen und sogar verbundenen Tools.
3. Optimieren Sie Feedback und Freigaben
Ermutigen Sie Genehmiger und Clients, direkt Feedback zum Asset zu geben. Beispielsweise bei einem Video kommentieren Sie den Zeitstempel. Bei einem Design heften Sie eine Notiz an das jeweilige Element.
Am wichtigsten ist es, alle Diskussionen über eine Überarbeitung innerhalb der Aufgabe selbst zu führen. So entsteht eine klare Historie, warum Änderungen vorgenommen wurden. Ebenso wichtig ist es, Genehmiger zu definieren. Legen Sie eine klare Reihenfolge fest, wer unterschreiben muss, um unübersichtliches Feedback zu vermeiden.
Stellen Sie schließlich sicher, dass auch die Genehmiger ein festes Zeitfenster für die Überprüfung der Kreativkonzepte und die Rückmeldung haben. So verhindern Sie, dass Projekte ins Stocken geraten.
Wie ClickUp dabei hilft
Das Prüfung-Feature von ClickUp optimiert den Feedback-Prozess durch Anmerkungen zu Assets und Tools für das Aufgabenmanagement.
Prüfer können auf eine beliebige Stelle eines hochgeladenen Bildes, Videos oder PDF-Dokuments klicken, um ihre Vorschläge hinzuzufügen. Sie können Text-Notizen einfügen, Formen zeichnen und Bereiche markieren, um Probleme präzise zu erklären.
🚀 Vorteil von ClickUp: Verwenden Sie ClickUp Docs, um alle Rückmeldungen inline und innerhalb des Dokuments selbst nachverfolgbar zu halten.
Editors können Text markieren, Kommentare mit @mentions hinzufügen und Autoren Aufgaben zuweisen, die diese lösen müssen. In der Seitenleiste werden Threads und der Status (offen/gelöst) für das gesamte Dokument angezeigt.
Dies eignet sich gut für kreative Briefings, Entwürfe oder Moodboards, die als Text gespeichert sind.
4. Automatisieren Sie wiederholende Workflows
Nichts bremst die Dynamik Ihrer Agentur schneller als manuelle Workflows.
Kreative Projektmanager verbringen ihren Tag damit, Details aus Briefings in Aufgaben umzuwandeln, Last-Minute-Anfragen von Clients weiterzuleiten und Updates zu verfolgen. Gleichzeitig wird vom Kreativteam erwartet, dass es seine Arbeit unterbricht, um über jeden noch so kleinen Fortschritt zu berichten. Zudem erfolgt die Berichterstellung.
Automatisierungen übernehmen die Hintergrundarbeit, sodass sich beide Seiten auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können, anstatt Daten zu verschieben.
Nachfolgend finden Sie einige Beispiele für grundlegende Automatisierungen:
- Status-Auslöser: Wenn ein Autor einen Entwurf in den Status „Erledigt“ versetzt, erhält der Editor sofort eine Benachrichtigung.
- Aufgabenerstellung: Erstellen Sie automatisch Aufgaben aus neu hinzugefügten Briefings in der Plattform des Projektmanagements.
- Erinnerungen: Automatisieren Sie Erinnerungen für bevorstehende oder überfällige Termine.
- Kundenkommunikation: Erstellen Sie jeden Freitag Berichte über den Fortschritt des Projekts und senden Sie diese per E-Mail an den Client.
Wie ClickUp dabei hilft
Mit ClickUp Automatisierungen lassen sich wiederholende Workflows im Handumdrehen automatisieren. Über eine einfache Drag-and-Drop-Oberfläche können Sie Auslöser, Bedingungen und Aktionen für die Automatisierung festlegen.
Als Beispiel: Wenn sich der Status einer Aufgabe in „Zur Überprüfung bereit“ ändert, weisen Sie diese automatisch dem Kundenbetreuer zu, fügen Sie bestimmte Prüfer hinzu, aktualisieren Sie die Frist um +1 Tag und benachrichtigen Sie alle Beteiligten.
Darüber hinaus fungieren die Super Agents von ClickUp als Vollzeitassistenten, die Ihre Workflows überwachen, Entscheidungen treffen und Maßnahmen selbstständig umsetzen.
Wenn beispielsweise jemand Feedback zu einer Aufgabe hinterlässt, scannt der KI-Agent Kommentare und Inline-Anmerkungen, um Aktionspunkte für den Eigentümer der Aufgabe zu erstellen. Sehen Sie sich dieses Video an, um weitere Informationen über die Erstellung von KI-Agenten zu erhalten 👇
5. Führen Sie die Nachverfolgung der Leistung Ihrer Agentur in Echtzeit durch
Sie haben Ihre Tools für das Projektmanagement mit Ihrer Kreativsoftware integriert. Aber woher wissen Sie, ob dieses Setup tatsächlich die Rentabilität Ihres Projekts steigert? Durch Echtzeit-Nachverfolgung der Leistung!
Messen Sie zunächst, wie lange es vor und nach der Integration dauert, bis eine Aufgabe vom Briefing zur Freigabe gelangt. Wenn Sie herausfinden, wo die Arbeit ins Stocken gerät, können Sie die Effizienz Ihres Projektmanagements in Ihrer Kreativagentur verbessern.
Aber Achtung: Diese Nachverfolgung ist nur dann effektiv, wenn sie nicht isoliert erfolgt. Wenn Sie die kreative Leistung in einem tool und das Projektmanagement in einem anderen verfolgen, geht der Sinn der Integration verloren.
Wie ClickUp dabei hilft
ClickUp Dashboards beziehen Live-Einblicke direkt aus Ihren Aufgaben, Projekten, Kundenportalen und verbundenen Tools, sodass Sie alles an einem Ort verfolgen können.
Sie können kunden- oder kampagnenspezifische Dashboards erstellen und diese mit relevanten Widget-Karten benutzerdefiniert anpassen. Fügen Sie beispielsweise Burnup-Diagramme hinzu, wenn Sie die im Laufe der Zeit abgeschlossenen Aufgaben im Vergleich zum Gesamtumfang messen möchten.
Diese Dashboards können in ein Master-Dashboard eingespeist werden, das auf einen Blick wichtige Erkenntnisse liefert, wie z. B. Teamleistung, gesamte Arbeit der Clients, Finanzmanagement usw.
🚀 Vorteil von ClickUp: Kombinieren Sie Ihre ClickUp-Dashboards mit KI-Karten. Diese dynamischen Widgets analysieren Ihre Aufgabendaten und liefern Zusammenfassungen oder Empfehlungen in natürlicher Sprache direkt auf Ihrem Dashboard.
Als Beispiel: Statt auf rohe Zahlen wie „12 überfällige Aufgaben” zu starren, sagt Ihnen die KI-Karte: „Marketing hat 8 überfällige Kreativaufgaben – 2 davon Sarah zuweisen (20 % Kapazität) oder die Frist auf Freitag verschieben?”
👀 Wussten Sie schon: Im Wellingtone State of Projektmanagement Report wurde festgestellt, dass 50 % der Projektmanager einen erheblichen Teil ihrer Zeit – oft einen ganzen Tag oder mehr pro Monat – damit verbringen, Berichte manuell zu tippen, anstatt ihre Teams tatsächlich zu leiten.
Anwendungsfälle aus der Praxis
Hier sind einige Anwendungsbeispiele aus der Praxis, bei denen Agenturen ihre Tools für Projektmanagement und Kreativarbeit integriert haben, um ihre Abläufe zu optimieren:
1. Neue Reichweite
Herausforderung: New Reach Marketing wuchs schnell, führte seine Kampagnen jedoch über verstreute Tools, Tabellenkalkulationen und Slack-Threads durch. Das Team hatte Schwierigkeiten, die Erwartungen der Clients über mehrere Projekte hinweg zu erfüllen und seine Agentur zu skalieren.
Lösung: Sie haben ClickUp als All-in-One-Lösung für das Projektmanagement und das Kundenmanagement eingeführt. Standardisierte Workflows ersetzten Ad-hoc-Tabellen, während Dashboards die Workload und den Zustand der Clients in Echtzeit anzeigten. Die Arbeit wurde vorhersehbarer, besser nachverfolgbar und leichter zu delegieren.
Ergebnisse:
- Skalierung auf rund 800.000 US-Dollar ARR bei gleichbleibender Servicequalität
- Geringere Abhängigkeit vom Gründer bei der Nachverfolgung der täglichen Aufgaben
2. Apotheken-Mentor
Herausforderung: Das kleine Kundenteam von Pharmacy Mentor verwaltete 200 Kunden mit einer Vielzahl unterschiedlicher Apps, darunter Google Workspace, E-Mail und Docs. Dies führte zu Chaos: eine Vielzahl unterschiedlicher Tools, ständiger Kontextwechsel, doppelte Arbeit, keine Echtzeit-Transparenz der Projekte und schlechte interne Zielverfolgung.
Lösung: Im Gegensatz zum traditionellen Projektmanagement bot ClickUp Pharmacy Mentor ein konsolidiertes Toolset für das Projektmanagement, die Zusammenarbeit mit Clients und Live-Analysen. Es ersetzte das Problem mit den Ordnern durch strukturierte Aufgaben, vereinfachte Formulare für die Kundenaufnahme und eine zentralisierte Nachverfolgung der Projekte.
Ergebnisse:
- 20 % weniger Überarbeitungen bei Client-Projekten
- 100 % reibungslose interne Kommunikation ohne Barrieren der Zeitzonen
- Doppelt so produktive Teams nach dem Ersatz täglicher Account-Meetings durch gemeinsame Sichtbarkeit des Projekts
⚡Vorlagenarchiv: Kostenlose Vorlagen für das Projektmanagement
Häufige Hindernisse für Agenturen
Hier sind einige häufige Herausforderungen, denen Agenturen bei der Verwaltung kreativer Projekte gegenüberstehen:
| Häufige Fallstricke | Warum das so ist |
| Kontextwechsel zwischen Tools | Separate Tools für Projektmanagement und kreative Arbeit verschwenden Zeit, da Teams ständig zwischen Apps hin- und herspringen und dabei den Fokus verlieren. |
| Verstreute Feedback-Schleifen | Kommentare kommen per E-Mail, Chatten oder Dokumenten ohne klare Verbindung zu den Assets, was zu endlosen Hin- und Her-Diskussionen führt. |
| Scope Creep | Da die Designarbeit und das Projekt-Board nicht synchronisiert sind, mangelt es Agenturen an Sichtbarkeit und sie stimmen in letzter Minute zusätzlichen Arbeiten zu. |
| Gefährdete kreative Freiheit | Starre Prozesse, enge Fristen oder übermäßige Genehmigungen ersticken die Ideen von Designern und zwingen sie dazu, sichere Entscheidungen zu treffen, anstatt mutige Arbeiten zu entwickeln. |
👀 Wussten Sie schon: Laut einer Studie der Harvard Business Review gelten nur 35 % aller Projekte aller Branchen als wirklich erfolgreich. Das bedeutet, dass fast zwei Drittel aller professionellen Projekte ihre ursprünglichen Ziele nicht erreichen, ihr Budget überschreiten oder ihre Fristen nicht einhalten.
Die Zukunft der Integration von Kreativität und Projektmanagement
Künstliche Intelligenz entwickelt sich ständig weiter. Für Agenturen bedeutet dies, dass kreatives Projektmanagement von Grund auf intelligenter, schneller und effizienter wird.
Hier sind einige Trends, die wir erwarten können:
- Autonome Versionierung: Asset-Management-Tools verwenden Kontextanalysen, um Dateien ohne menschliches Zutun zu verwalten und zu organisieren. Das System archiviert beispielsweise automatisch Entwürfe und behält nur die für den Client bereitstehenden Versionen im Vordergrund.
- Vorausschauende Ressourcenausgleichung: Zukünftige Systeme werden über die Anzeige der Teamverfügbarkeit hinausgehen und Engpässe vorhersagen sowie Korrekturmaßnahmen vorschlagen. Beispielsweise empfiehlt die Software, eine Frist zu verschieben oder eine Aufgabe neu zuzuweisen, bevor das Mitglied des Teams merkt, dass es überlastet ist.
Der auffälligste Unterschied liegt jedoch in der sich wandelnden Rolle des Projektmanagers im Bereich des Projektmanagements.
Zukünftige Projektmanager werden Moderatoren sein. Da KI die Routinearbeit übernimmt, können sich Projektmanager auf die Projektstrategie, die kreative Vision, die Kommunikation mit Clients und die Teamkoordination konzentrieren.
Meistern Sie kreatives Projektmanagement mit ClickUp
Eine profitable Agentur zu führen ist eine Kunst. Sie müssen ständig zwischen kreativer Qualität, strengen Terminen und knappen Budgets abwägen.
Wir behaupten nicht, dass ein schlanker Tech-Stack mit nur wenigen tools die Lösung ist. Das wäre für jede Agentur höchst unrealistisch.
Eine vollständige Automatisierung der Integration über alle Ihre Systeme hinweg ist jedoch ein Muss.
ClickUp schließt die Lücke zwischen hochrangiger Projektplanung, täglicher kreativer Produktion und langfristiger kreativer Exzellenz.
Agenturen können mit Tasks und Prüfung kreative Zyklen optimieren, Workflows automatisieren, Echtzeit-Erkenntnisse freigeben und kontextbezogene KI (ClickUp BrainGPT) für maximale Effizienz einbinden.
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Häufig gestellte Fragen (FAQs)
Durch die Integration von Projektmanagement- und Kreativ-Tools beseitigen Sie Reibungsverluste zwischen Planung und Ausführung. Projektmanager erhalten Echtzeit-Sichtbarkeit in den kreativen Prozess, ohne das Team ständig nach Updates fragen zu müssen. Kreative können sich ganz auf ihre Arbeit konzentrieren, da sie den Fortschritt nicht mehr manuell protokollieren oder nach Assets suchen müssen. Das reduziert kostspielige Fehler, beschleunigt die Lieferzeiten, verbessert die Qualität der kreativen Ergebnisse und sorgt für zufriedene Clients.
ClickUp fungiert als zentrale Drehscheibe, die sich über native Integrationen und APIs direkt mit Ihrem Kreativ-Stack verbindet. Damit können Sie Live-Designdateien einbetten, Cloud-Speicher synchronisieren und Aufgabenaktualisierungen basierend auf Dateiaktivitäten automatisieren. So bleiben Ihre Kommunikation, Dateien und Zeitleisten an einem Ort und Ihre Daten sind teamübergreifend konsistent.
Ja, ClickUp bietet eine Vielzahl vorgefertigter Vorlagen, die speziell für Kreativagenturen und Design-Teams entwickelt wurden. Beginnen Sie mit der ClickUp-Vorlage für Marketingagenturen, um Ihren übergeordneten Plan für alle Clients und deren Kampagnen zu erstellen. Als Nächstes detaillieren Sie jede Kampagne mithilfe der ClickUp-Vorlage für das Marketingkampagnenmanagement. Verwenden Sie diese als Grundlage und passen Sie sie an die Anforderungen Ihrer Agentur an.
Kunden benötigen kein kostenpflichtiges ClickUp-Konto, um Arbeiten zu überprüfen oder Feedback zu geben. Mit den Features für die öffentliche Freigabe können Sie Live-Links zu Ihren Projekt-Boards oder bestimmten Dokumenten versenden. Darüber hinaus ermöglicht die Funktion für die Prüfung, dass Kunden über einen einfachen Gastzugangs-Link Kommentare direkt auf Bildern oder Videos hinterlassen können. So bleibt der Feedback-Kreislauf schnell und zentralisiert.
Agenturen können ClickUp-Dashboards nutzen, um die Gesamtleistung in Echtzeit zu überwachen. Mit visuellen Widgets, die sich im Laufe der Arbeit automatisch aktualisieren, können Sie abrechnungsfähige Stunden, Projektbudgets und Teamkapazitäten verfolgen. Durch die direkte Verknüpfung der Zeiterfassung mit den Aufgaben können Sie genau sehen, wo Ressourcen eingesetzt werden.