Zur Mitte des Quartals stimmten die Zahlen nicht mehr überein. Das Budget sagte das eine, die Tabelle etwas anderes und das Finanzteam hatte eine dritte Version. Niemand lag falsch, aber niemand hatte auch den vollständigen Überblick.
Wenn Sie schon einmal mit verstreuten Kostendaten oder späten Budgetüberraschungen in einer späteren Projektphase zu tun hatten, wissen Sie, wie schnell sich die Dinge ohne das richtige Setup zuspitzen können. Die Lösung? Tools, die entwickelt wurden, um die Kosten im Verlauf des Projekts zu verfolgen.
Hier sind die besten Softwaretools für die Projektkostennachverfolgung, die Klarheit in Budgets und Prognosen bringen. Legen wir los! 💰
Die besten Programme für die Nachverfolgung der Projektkosten im Überblick
Bevor Sie sich näher damit befassen, finden Sie hier einen kurzen Überblick über die besten Programme für das Projektmanagement zur Nachverfolgung der Kosten. 💸
| Tool | Am besten geeignet für | Beste Features | Preise* |
| ClickUp | Zentralisierte Nachverfolgung der Kosten innerhalb von Live-Projekt-Workflows für Einzelpersonen, mittelständische Unternehmen und große Unternehmen | Nachverfolgung der Kosten auf Aufgabenebene mit benutzerdefinierten Feldern, Analyse von Budget und Ist-Werten in Dashboards, automatisierte Kostenwarnungen, Zeiterfassung, KI und Automatisierung | Free Forever; Benutzerdefinierte Anpassung für Unternehmen verfügbar |
| Produktiv | Nachverfolgung der Rentabilität für Agenturen vom Angebot bis zur Rechnung für mittelständische Teams und wachsende Agenturen | Echtzeit-Budget- und Rentabilitätsnachverfolgung, benutzerdefinierte Abrechnungssätze, detaillierte Berichterstellung, KI-Unterstützung | Kostenlose Testversion verfügbar; Pläne ab 11 $/Monat |
| Screendragon | Kampagnenkostenmanagement in kreativen Marketing-Workflows für Marketingabteilungen und interne Kreativ-Teams | Mehrkanal-Nachverfolgung der Ausgaben, ROI-basierte Berichterstellung, automatisierte Budgetgenehmigungen, KI-Unterstützung | Benutzerdefinierte Preisgestaltung |
| Wrike | Komplexe abteilungsübergreifende Kostenüberwachung für Projektteams und Berater in Unternehmen | Vorlagen für Projektbudgets, Automatisierung der Zeiterfassung, Berichterstellung auf Phasenebene, KI-Unterstützung | Free-Plan verfügbar; kostenpflichtige Pläne beginnen bei 10 $/Monat pro Benutzer. |
| Smartsheet | Tabellenkalkulationsbasierte Budgetierung mit Echtzeit-Zusammenarbeit für kleine Teams und finanzorientierte Benutzer | Ausgabenbenachrichtigungen, Rollup-Berichte, Prüfpfade, kollaborative Kostenplanungsblätter, KI-Unterstützung | Free-Plan verfügbar; kostenpflichtige Pläne beginnen bei 12 $/Monat pro Benutzer. |
| Toggl Track | Einfache zeitbasierte Budgetierung mit unkompliziertem Setup für Freiberufler und schlanke Projekt-Teams | Zeiterfassung für Projekte mit Budgetwarnungen, Berichte zur Produktivität | Free-Plan verfügbar (bis zu 5 Benutzer); kostenpflichtige Pläne beginnen bei 10 $/Monat pro Benutzer. |
| Harvest | Zeiterfassung direkt mit Rechnungsstellung und Umsatz für Berater und Kundendienstteams verknüpft | Zeiterfassung, Rentabilitätsberichte nach Client/Projekt, Burn-Rate-Prognosen | Free-Plan verfügbar; kostenpflichtige Pläne beginnen bei 13,75 $/Monat pro Benutzer. |
| Hubstaff | Zeit- und Kostenmanagement sowie Überwachung für verteilte Teams und Remote-First-Unternehmen | Nachverfolgung der Mitarbeiterproduktivität, projektbasierte Kostenverfolgung, Integration der Lohnabrechnung | Kostenlose Testversion verfügbar; Pläne ab 7 $/Monat pro Benutzer |
| Sage Intacct | Integration der Kostennachverfolgung für Finanzteams in großen Unternehmen | Mit dem Hauptbuch verknüpfte Projektbudgets, Ausgabensteuerung in Echtzeit, mehrdimensionale Rentabilitätsberichterstellung, KI-Unterstützung | Benutzerdefinierte Preisgestaltung |
| Procore | Umfassende Kostenkontrolle für große Bauunternehmen und Generalunternehmer bei Projekten | Bauspezifische Kostencodes, Synchronisierung zwischen Außendienst und Finanzabteilung, Automatisierung der Verwaltung von Änderungsaufträgen, detaillierte Berichterstellung, KI-Unterstützung | Benutzerdefinierte Preisgestaltung |
Wie wählt man eine Software für die Nachverfolgung der Projektkosten aus?
Bei der Auswahl einer Software für die Projektkostennachverfolgung sollten Sie Features priorisieren, die das Finanzmanagement optimieren und den Projekterfolg unterstützen. Berücksichtigen Sie diese Features bei der Auswahl Ihrer bevorzugten Kostenmanagement-Tools:
- Budgetverwaltung in Echtzeit: Überwachen Sie Ausgaben sofort anhand von Budgets, um den Überblick über die Kosten zu behalten.
- Detaillierte Berichte und Analysen: Gewinnen Sie Einblicke in Kostentrends und Abweichungen mit zuverlässigen Berichten zur Zeiterfassung.
- Nahtlose Integrationen: Stellen Sie eine Verbindung zu Buchhaltungssoftware oder ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) her, um die manuelle Dateneingabe zu reduzieren.
- Starke Sicherheitsfeatures: Schützen Sie Ihre Projektkostendaten mit Verschlüsselung und rollenbasierten Zugriffskontrollen.
- Skalierbarkeit: Passen Sie sich mühelos an wachsende Anforderungen an Projekte oder Organisationen an.
- Mobiler Zugriff: Ermöglichen Sie Remote- und Deskless-Mitgliedern der Teams Updates von unterwegs und erleichtern Sie so die nahtlose Durchführung des Projekts.
- Automatische Benachrichtigungen: Erhalten Sie Benachrichtigungen bei Budgetüberschreitungen, um Überraschungen während des Projektlebenszyklus zu vermeiden.
- Support für mehrere Währungen: Erleichtern Sie globale Projekte mit verschiedenen Währungsoptionen für ein effektives Projektmanagement.
💡 Profi-Tipp: Verwenden Sie ein „Ausgaben-Shadow“-Protokoll zur Nachverfolgung informeller Kosten wie Team-Mittagessen oder Ad-hoc-Tools, damit Sie sehen können, wie sich diese kleinen Ausgaben summieren, und eine Obergrenze festlegen können.
📊 Budgetfehler: Das Olympiastadion in Montreal war ursprünglich mit 134 Millionen CAD veranschlagt, kostete aber letztendlich über 1,6 Milliarden CAD. Mangelhafte Finanzkontrolle und politische Einmischung führten zu einer 30-jährigen Schuldenlast.
Die beste Software für Projektbudgetierung und Nachverfolgung der Kosten
Hier finden Sie eine Übersicht über einige der besten Programme für die Nachverfolgung der Projektkosten, die für echte Team-Workflows entwickelt wurden. 📑
1. ClickUp (am besten geeignet für die zentralisierte Nachverfolgung der Kosten innerhalb von Projekt-Workflows)
Die isolierte Nachverfolgung von Projektkosten führt oft zu Verzögerungen, Mehrausgaben oder versäumten Genehmigungen. Teams wechseln zwischen Tabellenkalkulationen, E-Mail-Ketten und Apps für die Zeiterfassung – von denen keine mit der tatsächlichen Arbeit in Verbindung steht.
ClickUp vereint Alles an einem Ort, sodass die Nachverfolgung der Kosten Teil des Projekts wird und nicht nachträglich hinzugefügt werden muss.
💵 Integrieren Sie finanzielle Details in Aufgaben
Mit ClickUp Aufgaben lassen sich finanzielle Aktualisierungen auf Aufgabenebene ganz einfach verfolgen.
Nehmen wir an, eine Eventagentur koordiniert eine große Konferenz. Jede Aufgabe – Buchung des Veranstaltungsortes, Koordination der Referenten, Lieferantenmanagement – kann Notizen, Lieferantenrechnungen und Statusaktualisierungen in Echtzeit umfassen. Finanz- und Projektteams können sich gegenseitig markieren, Kommentare hinterlassen und Zahlungen ohne Umschalten bestätigen.
Fügen Sie in ClickUp benutzerdefinierte Felder hinzu, um Aufgaben in Budget-Tracker zu verwandeln, indem Sie Angaben wie „Geschätzte Kosten“, „Tatsächliche Kosten“ und „Kostenart“ hinzufügen.
💵 Verfolgen Sie Zeitaufwand und Ergebnisse während Ihrer Arbeit
ClickUp Project Zeiterfassung berücksichtigt auch die Arbeitskosten. Mitglieder des Teams erfassen die Stunden pro Aufgabe, und Projektmanager sehen die Daten in Echtzeit, sodass Zeitleisten angepasst oder Überschreitungen markiert werden können.
Teams können Projektdaten über ClickUp-Dashboards anzeigen und aus einer Auswahl von über 50 Widgets auswählen, um diese benutzerdefiniert anzupassen.
Ein Produktteam, das beispielsweise die Einführung eines wichtigen Features verwaltet, könnte ein Dashboard erstellen, das die pro Teammitglied protokollierten Stunden, das Budget im Vergleich zu den Ist-Werten pro Sprint und die Kostenaufschlüsselung nach Aufgabentyp anzeigt. So erhalten alle, vom Projektleiter bis zur Geschäftsleitung, eine gemeinsame Ansicht des finanziellen Fortschritts, ohne dass zusätzliche Berichte erstellt werden müssen.
💵 Sparen Sie Zeit mit Vorlagen
Die ClickUp-Vorlage zur Projektkostenanalyse bietet Teams eine vorgefertigte Struktur für die Schätzung und Nachverfolgung von Budgets über Meilensteine hinweg. Sie ist besonders nützlich für Teams, die Projekte mit festem Umfang oder förderungsbasierter Finanzierung durchführen, die eine genaue Abweichungsverfolgung erfordern.
Gleichzeitig sorgt die Vorlage für das Projektmanagement der Kosten von ClickUp für mehr Übersicht. Eine Digitalagentur, die mehrere Clients betreut, kann damit wiederkehrende Budgetüberprüfungen zuweisen, Clients freigeben und die Kostenleistung über mehrere Lieferungen hinweg vergleichen.
Die Vorlage sorgt für Sichtbarkeit und Organisation, selbst wenn mehrere Teams beteiligt sind.
Die besten Features von ClickUp
- Standardisieren Sie die Kostenerfassung: Sammeln Sie Budgetanträge mit ClickUp-Formularen, um die Übermittlungen aller Anbieter und Teams zu standardisieren.
- Zentralisieren Sie Ihre Finanzdokumente: Dokumentieren Sie Budgetgenehmigungsprozesse in ClickUp Docs, um Finanzrichtlinien zugänglich und auf dem neuesten Stand zu halten.
- Erhalten Sie sofortige Einblicke in Ihr Budget: Verwenden Sie ClickUp Brain, um Projektbudgets, Ausgabenaufstellungen oder ausstehende Genehmigungen anzuzeigen, ohne sich durch Aufgaben wühlen zu müssen.
- Verfolgen Sie wiederkehrende Ausgaben: Richten Sie wiederholende Aufgaben in ClickUp ein, um monatliche Budgetüberprüfungen oder wiederholende Zahlungen an Lieferanten zu planen.
- Kostenwarnungen automatisieren: Erstellen Sie ClickUp-Automatisierungen als Auslöser, um Warnungen auszulösen, wenn eine Aufgabe die geschätzten Kosten überschreitet oder eine neue Ausgabe hinzukommt.
Limitierungen von ClickUp
- Während Aufgaben über das Mobiltelefon aktualisiert werden können, ist die Eingabe oder Überprüfung detaillierter Kostendaten auf kleineren Bildschirmen nicht so reibungslos und effizient.
Preise für ClickUp
Bewertungen und Rezensionen zu ClickUp
- G2: 4,7/5 (über 10.400 Bewertungen)
- Capterra: 4,6/5 (über 4.470 Bewertungen)
Was sagen echte Benutzer über ClickUp?
Diese G2-Bewertung sagt wirklich alles über ClickUp als Software für die Nachverfolgung der Projektkosten:
Die Funktionen von ClickUp im Bereich Projektmanagement und Programmmanagement sind wirklich außergewöhnlich und setzen neue Maßstäbe auf dem Markt. Die Software bietet eine leistungsstarke Suite von Tools, die nicht nur eine effiziente Nachverfolgung von Aufgaben ermöglichen, sondern auch eine umfassende Verwaltung verschiedener Projekte und Programme. […] Darüber hinaus optimiert die umfangreiche Auswahl an gut gestalteten Vorlagen von ClickUp das Projekt-Setup und steigert so die Produktivität und Effizienz der Projektplanung erheblich.
Die Funktionen von ClickUp im Bereich Projektmanagement und Programmmanagement sind wirklich außergewöhnlich und setzen neue Maßstäbe auf dem Markt. Die Software bietet eine leistungsstarke Suite von Tools, die nicht nur eine effiziente Nachverfolgung von Aufgaben ermöglichen, sondern auch eine umfassende Verwaltung verschiedener Projekte und Programme. […] Darüber hinaus optimiert die umfangreiche Auswahl an gut gestalteten Vorlagen von ClickUp das Projekt-Setup und steigert so die Produktivität und Effizienz der Projektplanung erheblich.
📮 ClickUp Insight: 16 % der Manager haben Schwierigkeiten, Updates aus mehreren tools in einer einheitlichen Ansicht zu integrieren. Wenn Updates verstreut sind, verbringen Sie am Ende mehr Zeit damit, Informationen zusammenzufügen, und weniger Zeit mit der Leitung.
Das Ergebnis? Unnötiger Verwaltungsaufwand, verpasste Erkenntnisse und Fehlausrichtungen. Mit dem All-in-One-Workspace von ClickUp können Manager Aufgaben, Dokumente und Aktualisierungen zentralisieren, wodurch sich der Arbeitsaufwand reduziert und die wichtigsten Erkenntnisse genau dann sichtbar werden, wenn sie benötigt werden.
💫 Echte Ergebnisse: Bringen Sie 200 Fachleute in einem ClickUp-Workspace zusammen und nutzen Sie anpassbare Vorlagen und Zeiterfassung, um den Aufwand zu reduzieren und die Lieferzeiten an mehreren Standorten zu verbessern.
2. Produktiv (am besten geeignet für Kreativagenturen, die die Nachverfolgung ihrer Rentabilität durchführen)
Kreativagenturen haben oft Schwierigkeiten herauszufinden, welche Projekte tatsächlich Geld einbringen. Productive löst dieses Problem durch eine Echtzeit-RentabilitätsNachverfolgung, die Ihnen für jedes einzelne Projekt die finanzielle Situation Ihrer Agentur aufzeigt.
Die Plattform stellt die Zeiterfassung direkt mit den Budgets in Verbindung, sodass Sie die Gewinnmargen im Laufe der Arbeit überwachen können. Was dieses Tool von generischem Projektmanagement unterscheidet, ist sein tiefes Verständnis für Agentur-Workflows, vom Onboarding des Clients bis zur endgültigen Abrechnung.
Die besten Features für mehr Produktivität
- Verfolgen Sie abrechnungsfähige Stunden in Echtzeit anhand von Projektbudgets und erhalten Sie sofortige Benachrichtigungen, wenn Sie sich Ausgabenlimits oder Rentabilitätsschwellen nähern.
- Erstellen Sie umfassende Finanzberichte, die die Kosten nach verschiedenen Projektphasen, Teammitgliedern und Kundensegmenten aufschlüsseln.
- Füllen Sie Ausgabenformulare automatisch aus, erstellen Sie Berichte und fassen Sie Aufgabenaktivitäten mit Productive KI zusammen.
- Erstellen Sie benutzerdefinierte Abrechnungssätze für verschiedene Teammitglieder, Projektarten und Kundenstufen.
- Überwachen Sie die Team-Kapazität und Ressourcenauslastung über mehrere Projekte hinweg, um Überlastungen zu vermeiden.
Produktivitäts-Limite
- Das Integrations-Ökosystem ist im Vergleich zu Wettbewerbern auf Enterprise-Ebene wie ClickUp kleiner.
- Die Einrichtung benutzerdefinierter Berichte erfordert technisches Wissen, was für kleinere Teams ohne dedizierten IT-Support eine Herausforderung darstellen kann.
Produktive Preisgestaltung
- Kostenlose Testversion
- Unverzichtbar: 11 $/Monat
- Professional: 28 $/Monat
- Ultimate: 39 $/Monat
Produktive Bewertungen und Rezensionen
- G2: 4,7/5 (über 60 Bewertungen)
- Capterra: 4,6/5 (über 95 Bewertungen)
Was sagen echte Benutzer über Productive?
Hier ist die Meinung eines G2-Rezensenten zu den Tools für das Projektmanagement von Productive:
Für uns als Agentur ist es besonders hilfreich, dass wir eine Sichtbarkeit über alle Vorgänge im Geschäft haben. Von der ersten Angebotserstellung/Budgetierung über die gesamte Dauer eines Projekts bis hin zur Rechnungsstellung – dank der engen Integration relevanter Daten sind Fehler weitaus weniger wahrscheinlich. Es ist wirklich nützlich, alle unsere Ressourcen und deren Auslastung (habe ich schon erwähnt, dass man für fast alles einen Bericht erstellen kann?) in einem einzigen Dashboard zu sehen.
Für uns als Agentur ist es besonders hilfreich, dass wir eine Sichtbarkeit über alle Vorgänge im Geschäft haben. Von der ersten Angebotserstellung/Budgetierung über die gesamte Dauer eines Projekts bis hin zur Rechnungsstellung – dank der engen Integration relevanter Daten sind Fehler weitaus weniger wahrscheinlich. Es ist wirklich nützlich, alle unsere Ressourcen und deren Auslastung (habe ich schon erwähnt, dass man für fast alles einen Bericht erstellen kann?) in einem einzigen Dashboard zu sehen.
📚 Lesen Sie auch: Die besten Alternativen zu Productive.io für Produktivität
3. Screendragon (Am besten geeignet für Marketingteams, die Kampagnenbudgets verwalten)
Haben Sie schon einmal versucht, eine komplexe Marketingkampagne zu verwalten und dabei die Nachverfolgung jeder ausgegebenen Dollar zu gewährleisten? Screendragon löst dieses Problem durch eine speziell für Marketing-Teams entwickelte Workflow-Automatisierung. Das Programm wickelt nahtlos kreative Genehmigungsprozesse ab, die normalerweise zu Engpässen bei der Kampagnenumsetzung führen.
Teams können Automatisierungen einrichten, die Projekte vorantreiben und gleichzeitig vollständige Sichtbarkeit über das Budget gewährleisten. Auf diese Weise können Sie genau sehen, wie viel jede Phase der Kampagnenentwicklung kostet, und entsprechend optimieren.
Die besten Features von Screendragon
- Führen Sie die Nachverfolgung von Kampagnenausgaben über mehrere Kanäle, Anbieter und Medientypen durch in einem einheitlichen Dashboard.
- Richten Sie benutzerdefinierte Budgetkategorien ein, die perfekt auf die Strukturen Ihrer Marketingkampagnen abgestimmt sind.
- Erstellen Sie detaillierte ROI-Berichte, die Kampagnenausgaben mit Metriken verknüpfen, damit Sie erkennen können, welche Investitionen die höchsten Renditen erzielen.
- Nutzen Sie /AI-Unterstützung, um operative und ressourcenbezogene Erkenntnisse zu gewinnen, markengerechte Inhalte zu erstellen und agentenbasierte Workflows aufzubauen.
- Verschaffen Sie sich einen vollständigen Überblick über die Ressourcenkapazität für ein effektives Ressourcenmanagement.
Limit von Screendragon
- Das Interface-Design wirkt im Vergleich zu neueren Tools für das Marketing-Projektmanagement veraltet.
- Anpassungen und erweiterte Features erfordern oft die Unterstützung des Support-Teams von Screendragon, was die Implementierung verlangsamen kann.
Preise für Screendragon
- Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Bewertungen und Rezensionen zu Screendragon
- G2: 4,7/5 (über 100 Bewertungen)
- Capterra: 4,7/5 (über 30 Bewertungen)
💡 Profi-Tipp: Erstellen Sie eine Metrik für die „Ausgabengeschwindigkeit“, um zu messen, wie schnell jedes Team sein Budget aufbraucht. Dies eignet sich hervorragend, um Ineffizienzen aufzudecken, wie z. B. ein Team, das die Stunden von Auftragnehmern übermäßig nutzt.
4. Wrike (Am besten geeignet für komplexe Projekte, die eine detaillierte Überwachung erfordern)
Komplexe Projekte können schnell außer Kontrolle geraten, insbesondere wenn mehrere Abteilungen an den Ergebnissen zusammenarbeiten müssen. Wrike löst dieses Problem durch anpassbare Workflows, die sich an praktisch jede Projektstruktur anpassen lassen und gleichzeitig eine detaillierte Nachverfolgung der Kosten ermöglichen.
Teams schätzen insbesondere die Fähigkeit der Plattform, die Komplexität auf Ebene des Unternehmens zu bewältigen, ohne dabei die Sichtbarkeit hinsichtlich Projektkosten und Ressourcennutzung zu beeinträchtigen.
Die besten Features von Wrike
- Erstellen Sie detaillierte Vorlagen für das Projektbudget mit vordefinierten Kategorien, Genehmigungsprozessen und Parametern für die Nachverfolgung der Kosten.
- Mit dem Budgetierungsfeature können Sie die Finanzen für alle Projekte an einem Ort in Echtzeit schätzen, zuweisen und verfolgen.
- Erstellen Sie umfassende Berichte, die die Rentabilität von Projekten in verschiedenen Dimensionen analysieren.
- Richten Sie eine automatisierte Zeiterfassung und Spesen-Berichterstellung ein, die sich direkt in die Projektbudgets integrieren lässt.
- Erhalten Sie schnelle Antworten auf Abfragen zum Projekt und erstellen Sie Projekt-Updates mit Wrike KI.
Limitierungen von Wrike
- Es fehlen integrierte Funktionen für das Freigeben des Bildschirms, Messaging oder Video-Konferenzen, sodass für die Zusammenarbeit in Echtzeit auf externe tools zurückgegriffen werden muss.
- Benutzer berichten von langen Ladezeiten oder Störungen, z. B. dass Seiten nach einer Pause nicht geladen werden können.
- Fortgeschrittenes Finanzmanagement, wie Rechnungsstellung oder Nachverfolgung von Spesen, erfordert oft die Integration mit anderer Software.
Preise für Wrike
- Free
- Team: 10 $/Monat pro Benutzer (jährliche Abrechnung)
- Geschäft: 25 $/Monat pro Benutzer (jährliche Abrechnung)
- Unternehmen: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
- Pinnacle: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Bewertungen und Rezensionen zu Wrike
- G2: 4,2/5 (über 4.400 Bewertungen)
- Capterra: 4,4/5 (über 2.810 Bewertungen)
📊 Budgetfehler: Der Flughafen Berlin Brandenburg sollte 2011 mit einem Budget von 2,5 Milliarden Euro eröffnet werden. Nach einem Kostenanstieg auf 7 Milliarden Euro wurde er schließlich 2020 eröffnet. Untersuchungen ergaben eine schlechte Kostenkontrolle im Projektmanagement und einen Mangel an zentraler Nachverfolgung.
📚 Lesen Sie auch: Wir haben die besten Alternativen und Konkurrenten zu Wrike getestet
5. Smartsheet (Am besten geeignet für Liebhaber von Tabellenkalkulationen, die Projektfinanzen verwalten)
Wenn Ihr Team Spreadsheets liebt, aber anspruchsvollere Funktionen für die Nachverfolgung von Projekten benötigt, ist Smartsheet die perfekte Lösung. Es kombiniert die vertraute Grid-Oberfläche, mit der jeder umgehen kann, mit leistungsstarken Features für das Projektmanagement, die Kosten effektiv verfolgen.
Teams können komplexe Projektbudgets mithilfe von Tabellenkalkulationsformeln erstellen und gleichzeitig auf erweiterte Features wie automatisierte Workflows und Zusammenarbeit in Echtzeit zugreifen.
Sie können damit die Nachverfolgung von Ausgaben durchführen, Ressourcenkosten überwachen und Roll-up-Berichte erstellen, die Finanzdaten aus mehreren Projekten zusammenfassen.
Die besten Features von Smartsheet
- Erstellen Sie Finanzberichte auf Führungsebene, die wie herkömmliche Tabellenkalkulationen aussehen und sich auch so anfühlen, aber Daten aus der Live-Nachverfolgung von Projekten beziehen.
- Nutzen Sie KI, um Ihre Tabellen zu analysieren, Erkenntnisse zu gewinnen und Trends bei den Ausgaben für Projekte vorherzusagen.
- Weisen Sie Ressourcen zu, führen Sie die Nachverfolgung ihrer Auslastung durch und berechnen Sie die Arbeitskosten auf der Grundlage der zugewiesenen Aufgaben und Stundensätze.
- Richten Sie bedingte Formatierungen und automatische Warnmeldungen ein, die Budgetabweichungen, Überschreitungen und Probleme bei der Ressourcenzuweisung hervorheben.
- Arbeiten Sie gemeinsam an Projektbudgets und Finanzplanungen mithilfe von gemeinsamen Tabellen, in die mehrere Teammitglieder Daten eingeben können, während vollständige Prüfpfade beibehalten werden.
Einschränkungen von Smartsheet
- Änderungen werden nicht immer in Echtzeit aktualisiert, und es gibt keine automatische Speicherung.
- Berichte sind auf 500 Zeilen pro Seite begrenzt, und die Navigation in umfangreichen Berichten kann mühsam sein.
- Einige Benutzer berichten von unzureichenden Features für die Sicherheit, wie unklaren Speicherorten für Daten oder dem Fehlen einer „Super-Administrator”-Rolle für den vollständigen Zugriff auf Tabellen.
Preise für Smartsheet
- Kostenlose Testversion
- Pro: 12 $/Monat pro Benutzer
- Geschäft: 24 $/Monat pro Benutzer
- Enterprise: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
- Erweitertes Arbeitsmanagement: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Bewertungen und Rezensionen zu Smartsheet
- G2: 4,4/5 (über 19.680 Bewertungen)
- Capterra: 4,5/5 (über 3.450 Bewertungen)
Was sagen echte Benutzer über Smartsheet?
Hier finden Sie eine Bewertung dieser Software für die Nachverfolgung der Projektkosten aus erster Hand aus einer G2-Rezension:
Mir gefällt, dass Smartsheet vielseitig einsetzbar ist und für viele verschiedene Anwendungen genutzt werden kann. Manchmal verwende ich es einfach als eine erweiterte und interaktive Version von Excel, manchmal nutze ich seine Dashboard- und Funktionen der Automatisierung, um sehr leistungsstarke Tools zu erstellen, die die Arbeit erheblich erleichtern und besser organisieren.
Mir gefällt, dass Smartsheet vielseitig einsetzbar ist und für viele verschiedene Anwendungen genutzt werden kann. Manchmal verwende ich es einfach als eine erweiterte und interaktive Version von Excel, manchmal nutze ich seine Dashboard- und Automatisierungsfunktionen, um sehr leistungsstarke Tools zu erstellen, die die Arbeit erheblich erleichtern und besser organisieren.
📚 Lesen Sie auch: Die besten Alternativen zu Smartsheet
6. Toggl Track (am besten geeignet für die einfache Zeiterfassung über Projekte hinweg)
Manchmal muss man einfach nur wissen, wohin die eigene Zeit fließt, ohne sich mit komplizierten Aufgaben des Projektmanagements herumschlagen zu müssen. Toggl Track bietet genau das durch eine kinderleichte Zeiterfassung, die auf jedem Gerät und jeder Plattform funktioniert.
Dieses Tool ist so konzipiert, dass es Ihnen nicht im Weg steht – starten Sie einen Timer, weisen Sie ihn einem Projekt zu und stoppen Sie ihn, wenn Sie erledigt haben. Keine komplizierten Workflows oder Pflichtfelder, die Ihre eigentliche Arbeit verlangsamen. Teams schätzen es, dass die detaillierten Berichte Muster in der Zeitnutzung aufzeigen, die sich direkt auf die Rentabilität des Projekts auswirken.
Die besten Features von Toggl Track
- Richten Sie Projektbudgets auf der Grundlage von Zeitschätzungen ein und erhalten Sie Benachrichtigungen, wenn die erfasste Zeit die zugewiesenen Stunden erreicht oder überschreitet.
- Führen Sie die Nachverfolgung Ihrer Zeit offline durch und führen Sie die Synchronisierung automatisch durch, sobald Sie wieder online sind, damit Sie keine abrechnungsfähigen Stunden verlieren.
- Analysieren Sie die Muster der Produktivität Ihres Teams anhand von Berichten zur Berichterstellung, die Spitzenleistungszeiten, Projekteffizienzraten und individuelle Muster der Mitwirkung aufzeigen.
Einschränkungen von Toggl Track
- Die Teammanagement-Features sind im Vergleich zu vollständigen Projektmanagement-Plattformen eher einfach gehalten.
- Es fehlen native Features für Rechnungsstellung und Pausenerfassung, GPS-Nachverfolgung, Lohnabrechnung oder Terminplanung.
- Die Bearbeitung von Zeiteinträgen kann mühsam und fehleranfällig sein.
- Sie können Timer nicht pausieren, sondern müssen sie stoppen und neu starten, was zu fragmentierten Einträgen führt (z. B. mehrere 5-Sekunden-Sitzungen).
Preise für Toggl Track für Nachverfolgung
- Kostenlos (für bis zu fünf Benutzer)
- Starter: 10 $/Monat pro Benutzer
- Premium: 20 $/Monat pro Benutzer
- Unternehmen: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Toggl Track Bewertungen und Rezensionen
- G2: 4,6/5 (über 1.570 Bewertungen)
- Capterra: 4,7/5 (über 2.575 Bewertungen)
Was sagen echte Benutzer über Toggl Track?
Diese Capterra-Bewertung bringt einen interessanten Aspekt zur Sprache:
Toggl Track ist sehr benutzerfreundlich. Die Navigation ist einfach. Mir gefällt, wie einfach es ist, ein vorheriges Projekt fortzusetzen oder ein neues hinzuzufügen. Die Farbcodierung hilft mir auch dabei, die Bereiche aufzuschlüsseln, in denen ich die meiste Zeit verbringe. Außerdem finde ich die Registerkarte „Berichte” sehr gut – es ist schön zu sehen, wie viele Stunden ich gearbeitet habe und wie viel Prozent meiner Zeit ich für jedes Projekt aufgewendet habe.
Toggl Track ist sehr benutzerfreundlich. Die Navigation ist einfach. Mir gefällt, wie einfach es ist, ein vorheriges Projekt fortzusetzen oder ein neues hinzuzufügen. Die Farbcodierung hilft mir auch dabei, die Bereiche aufzuschlüsseln, in denen ich die meiste Zeit verbringe. Außerdem finde ich die Registerkarte „Berichte” sehr gut – es ist schön zu sehen, wie viele Stunden ich gearbeitet habe und wie viel Prozent meiner Zeit ich für jedes Projekt aufgewendet habe.
📚 Lesen Sie auch: Die besten Toggl-Alternativen für die Zeiterfassung
🔍 Wussten Sie schon? Nur 41 % der Unternehmen liefern Projekte meist oder immer innerhalb des Budgets. Dies verdeutlicht eine erhebliche Lücke, die durch Nachverfolgung geschlossen werden kann.
7. Harvest (Am besten geeignet für integrierte Zeiterfassung und Rechnungsstellung)
Projektmanager, die eine nahtlose Integration zwischen Kostenverfolgung und Kundenabrechnung benötigen, schätzen Harvest besonders. Die Projektbudget-Software stellt eine Verbindung zwischen der Zeiterfassung und den Rechnungsstellungsprozessen her und stellt so sicher, dass alle abrechnungsfähigen Stunden erfasst und effizient in Umsatz umgewandelt werden.
Finanzteams schätzen es, dass Harvest sowohl die interne Nachverfolgung der Kosten als auch die externe Kundenabrechnung in einem System abwickelt und so den Abgleich zwischen verschiedenen Plattformen reduziert. Die detaillierten Berichte zeigen, welche Projekte und Clients die höchsten Margen erzielen.
Die besten Features von Harvest
- Richten Sie automatische Erinnerungen zur Zeiterfassung und wöchentliche Zusammenfassungen ein, die Ihnen helfen, konsistente Tracking-Gewohnheiten beizubehalten.
- Analysieren Sie Ihre Geschäftsleistung anhand umfassender Berichte, die zeigen, welche Clients, Projekte und Arbeitstypen die höchste Rentabilität erzielen.
- Erstellen Sie genaue Projektprognosen auf der Grundlage der aktuellen Burn Rates und der verbleibenden Budgetzuweisungen, um die endgültige Rentabilität des Projekts vorherzusagen.
- Erstellen Sie automatisch Rechnungen aus Daten der Zeiterfassung und der Ausgaben und senden Sie diese direkt von der Plattform aus an Ihre Clients.
Einschränkungen von Harvest
- Es fehlen integrierte Features für die Lohnabrechnung oder Automatisierungen der Umsatzsteuerberechnung, sodass manuelle Arbeit oder Integrationen von Drittanbietern erforderlich sind.
- Keine zentrale Plattform für Benachrichtigungen zu Aktualisierungen wie die Übermittlung von Timesheets oder Rechnungserinnerungen
- Die Filteroptionen für Aufgaben oder Einträge sind sehr einfach, was die Analyse bestimmter Kategorien oder Gruppen innerhalb von Berichten erschwert.
Preise von Harvest
- Free
- Pro: 13,75 $/Monat pro Benutzer
- Premium: 17,50 $/Monat pro Benutzer
Bewertungen und Rezensionen sammeln
- G2: 4,3/5 (über 815 Bewertungen)
- Capterra: 4,6/5 (über 630 Bewertungen)
📚 Lesen Sie auch: Vergleich zwischen Harvest und Toggl (Features, Preise)
📊 Budget-Fehler: Anfang der 2000er Jahre stieg das Budget für ein Projekt der britischen Regierung zur Modernisierung der Gesundheitsakten von 2 Milliarden Pfund auf 12 Milliarden Pfund, bevor es schließlich eingestellt wurde.
8. Hubstaff (Am besten geeignet für Remote-Teams, die eine detaillierte Aktivitätsüberwachung benötigen)
Führungskräfte im operativen Bereich, die Teams mit Verteilung leiten, benötigen detaillierte Einblicke in die Arbeitszeit von Remote-Mitarbeitern und deren Auswirkungen auf die Projektkosten. Hubstaff bietet diese Sichtbarkeit durch umfassende Aktivitätsüberwachung.
Sie sorgt für Transparenz, ohne zu aufdringlich zu sein – Teammitglieder können ihre eigenen Muster der Produktivität einsehen, während Manager die nötige Sichtbarkeit für eine genaue Kalkulation des Projekts erhalten. Die detaillierte Berichterstellung hilft dabei, zu erkennen, welche Muster der Remote-Arbeit zu einer möglichst effizienten Projektabwicklung führen.
Die besten Features von Hubstaff
- Überwachen Sie die Produktivität Ihres Teams durch automatische Screenshot-Erfassung und Nachverfolgung der Anwendungsnutzung.
- Verfolgen Sie die Projektkosten in Echtzeit, während Ihre Teammitglieder arbeiten, mit automatischer Berechnung der Arbeitskosten auf Basis individueller Stundensätze und des tatsächlichen Zeitaufwands.
- Legen Sie wöchentliche Budgets oder feste Kostenlimits für Projekte und Teammitglieder fest, um überhöhte Ausgaben zu vermeiden.
- Richten Sie eine automatisierte Lohnabrechnung auf Basis der erfassten Stunden und der Projektaufgaben ein und optimieren Sie so Ihre Prozesse der Zahlung.
- Sehen Sie sich detaillierte Berichte zu Projektkosten, Ausgaben der Teammitglieder und zum Budgetverlauf an.
Einschränkungen von Hubstaff
- Features zur Mitarbeiterüberwachung können als Eingriff in die Privatsphäre empfunden werden und die Moral des Teams beeinträchtigen, wenn sie nicht sorgfältig implementiert werden. Außerdem sind sie für die Nachverfolgung kreativer oder strategischer Arbeit ungeeignet.
- Datenschutzbedenken können die Einführung in Unternehmen mit strengen Datenschutzanforderungen limitieren.
- Seine Stärke liegt vor allem im Management der Arbeitskosten; für Materialkosten oder andere nicht arbeitsbezogene Kosten des Projekts ist es weniger gut geeignet.
Preise von Hubstaff
- Kostenlose Testversion
- Starter: 7 $/Monat pro Benutzer (mindestens zwei Plätze)
- Wachstum: 9 $/Monat pro Benutzer (mindestens zwei Plätze)
- Team: 12 $/Monat pro Benutzer (mindestens zwei Plätze)
- Unternehmen: 25 $/Monat pro Benutzer
Hubstaff-Bewertungen und Rezensionen
- G2: 4,2/5 (über 1.440 Bewertungen)
- Capterra: 4,6/5 (über 1.570 Bewertungen)
Was sagen echte Benutzer über Hubstaff?
Eine G2-Bewertung drückt es so aus:
Hubstaff bietet eine nahtlose Möglichkeit zur Zeiterfassung und Überwachung der Produktivität des Teams. Die Möglichkeit, regelmäßig Screenshots zu machen, das Aktivitätsniveau zu verfolgen und die Software in Projektmanagement-Tools wie Trello und Asana zu integrieren, macht sie für Remote-Teams äußerst wertvoll. […] Manchmal kann die Nachverfolgung der Aktivitätslevel als zu aufdringlich empfunden werden, insbesondere bei häufigen Screenshots. Die mobile App neigt auch dazu, gelegentlich zu verzögern oder abzustürzen, was die Produktivität unterwegs beeinträchtigen kann.
Hubstaff bietet eine nahtlose Möglichkeit zur Zeiterfassung und zur Überwachung der Produktivität des Teams. Die Möglichkeit, regelmäßig Screenshots zu machen, das Aktivitätsniveau zu verfolgen und die Software in Projektmanagement-Tools wie Trello und Asana zu integrieren, macht sie für Remote-Teams äußerst wertvoll. […] Manchmal kann die Nachverfolgung der Aktivitätslevel als zu aufdringlich empfunden werden, insbesondere bei häufigen Screenshots. Die mobile App neigt auch dazu, gelegentlich zu verzögern oder abzustürzen, was die Produktivität unterwegs beeinträchtigen kann.
📚 Lesen Sie auch: Die besten Alternativen und Konkurrenten zu Hubstaff
9. Sage Intacct (Am besten geeignet für die Integration in das Finanzmanagement von Unternehmen)
Unternehmen benötigen eine Nachverfolgung der Projektkosten, die sich nahtlos in bestehende Finanzsysteme und Strukturen für die Berichterstellung integrieren lässt. Sage Intacct bietet dies durch umfassende Funktionen für das Finanzmanagement.
Das Programm zeichnet sich durch seine Projektbuchhaltung aus, mit der Sie Kosten, Abrechnungen und Einnahmen für jedes Projekt mit hoher Präzision nachverfolgen und verwalten können. Sie können direkte und indirekte Kosten zuordnen, komplexe Abrechnungspläne verwalten und Einnahmen gemäß den Rechnungslegungsstandards erfassen.
Finanzteams erhalten endlich genaue Daten zur Projektrentabilität, die ohne manuelle Datenbearbeitung direkt in die Unternehmensabschlüsse und die Berichterstellung an die Geschäftsleitung einfließen können.
Die besten Features von Sage Intacct
- Erstellen Sie komplexe Projektbudgets, die mit Hauptbuchkonten verbunden sind und Finanzberichte automatisch aktualisieren.
- Kennzeichnen Sie Transaktionen mit Projekt, Abteilung, Standort und anderen Dimensionen für eine detaillierte Finanzanalyse und Berichterstellung.
- Richten Sie automatisierte Finanzkontrollen ein, die Genehmigungen für alle Projektkosten erfordern, die vorab festgelegte Schwellenwerte überschreiten.
- Verfolgen Sie Projektkosten und führen Sie gleichzeitig vollständige Prüfpfade, die den Anforderungen der Unternehmensführung und den Standards der Finanzberichterstellung entsprechen.
- Verbessern Sie die Datenqualität und implementieren Sie Automatisierungen für komplexe FinanzWorkflows mit integrierter KI.
Einschränkungen von Sage Intacct
- Die Komplexität der Implementierung erfordert erhebliche IT-Ressourcen und finanzielles Fachwissen, um sie ordnungsgemäß zu konfigurieren.
- Die Preise sind deutlich höher als bei einfacheren Tools für Projektmanagement, was sie für kleinere Unternehmen unpraktisch macht.
- Überflüssig für Unternehmen, die keine umfassende Integration des Finanzmanagements neben der Nachverfolgung von Projekten benötigen.
- Aufgrund der GAAP-Konformität sind die Konfigurationen nach der Implementierung starr und erfordern für Änderungen die Unterstützung durch Entwickler oder Wiederverkäufer.
Preise für Sage Intacct
- Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Bewertungen und Rezensionen zu Sage Intacct
- G2: 4,3/5 (über 3.730 Bewertungen)
- Capterra: 4,3/5 (über 525 Bewertungen)
💡 Profi-Tipp: Führen Sie einen schnellen Ausgaben-Veto-Prozess ein, bei dem alle nicht kritischen Ausgaben, die einen festgelegten Schwellenwert überschreiten, einer zweiten Genehmigung bedürfen, um Impulskäufe zu verhindern. Sie können in ClickUp einen KI-Agenten erstellen, der diesen Vorgang für Sie automatisiert.
📊 Budgetfehler: Das Hochgeschwindigkeitsbahnprojekt in Kalifornien wurde 2008 auf 33 Milliarden Dollar veranschlagt. Bis 2023 beliefen sich die geschätzten Kosten auf 128 Milliarden Dollar, ohne dass ein klarer Termin zum Abschließen des Projekts in Sicht war. Dies wurde vor allem auf eine inkonsistente Kostenüberwachung und Änderungen des Projektumfangs zurückgeführt.
10. Procore (Am besten geeignet für das Kostenmanagement von Bauprojekten im Bereich des Projektmanagements)
Das Bauwesen bringt einzigartige Herausforderungen im Bereich des Projektmanagements der Kosten mit sich, die mit generischen Tools einfach nicht effektiv bewältigt werden können. Procore erfüllt diese spezifischen Anforderungen durch speziell entwickelte Features für das Finanzmanagement von Bauprojekten.
Es versteht, wie Baukosten fließen, und bietet Sichtbarkeit in jeder Phase, von der Vorentwicklung bis zum Abschluss. Teams können die Kosten für Arbeitskräfte, Materialien, Ausrüstung und Subunternehmer nachverfolgen und dabei die Grundsätze der Bauabrechnung und die Pflichten der Berichterstellung einhalten.
Die besten Features von Procore
- Verwalten Sie Änderungsaufträge und Budgetänderungen durch automatisierte Workflows zur Genehmigung, die vollständige Prüfpfade aufrechterhalten.
- Greifen Sie auf Budgets, Verträge, Änderungsaufträge, Bestellungen und Rechnungen in einem einzigen vernetzten System mit integrierter KI-Unterstützung zu.
- Erstellen Sie detaillierte Kostenberichte, in denen die Kosten des Projekts nach Gewerken, Phasen, Codes und anderen baubezogenen Kategorien aufgeschlüsselt sind.
- Verbinden Sie den Außendienst direkt mit der Nachverfolgung der Finanzen über mobile Apps, mit denen Ihre Mitarbeiter Zeit, Material und Gerätenutzung direkt von der Baustelle aus protokollieren können.
Limitierungen von Procore
- Das tool für Ausschreibungen vor Baubeginn wird wegen seiner Ineffizienz und Problematik kritisiert, darunter schlechte Benutzerfreundlichkeit und mangelnde zeitnahe Updates seitens des Entwicklungsteams.
- Die Implementierung erfordert einen erheblichen Zeitaufwand für das Setup von Kostencodes, Workflows zur Genehmigung und die Integration in bestehende Buchhaltungssysteme.
- Einige Benutzer empfinden den Kundensupport als unzureichend, mit langsamen Reaktionszeiten, einem Mangel an engagierten Kundenbetreuern oder ungelösten Problemen.
Preise von Procore
- Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Procore-Bewertungen und Rezensionen
- G2: 4,6/5 (über 3.450 Bewertungen)
- Capterra: 4,5/5 (über 2.770 Bewertungen)
Was sagen echte Benutzer über Procore?
Eine Bewertung von Capterra fasste es so zusammen:
Procore ist eine gut organisierte, effiziente Plattform mit allen Funktionen, die Sie jemals benötigen könnten, um große Industrieprojekte bis hin zu einfachen Wohnbauprojekten durchzuführen.
Procore ist eine gut organisierte, effiziente Plattform mit allen Funktionen, die Sie jemals benötigen könnten, um große Industrieprojekte bis hin zu einfachen Wohnbauprojekten durchzuführen.
💡 Profi-Tipp: Um die Reduzierung der Softwarekosten zu vereinfachen, sollten Sie die Kosten für Feature Creep separat verfolgen. Versuchen Sie, alle Add-On-Anfragen gegenüber dem ursprünglichen Umfang zu protokollieren, damit Sie diese verhandeln oder zurückstellen können, um das Budget einzuhalten.
Verschaffen Sie sich in ClickUp einen Überblick über die Gesamtkosten
Die Nachverfolgung des Budgets erfolgt oft isoliert. Teams aktualisieren Tabellenkalkulationen, Zahlen werden weitergegeben, und die Sichtbarkeit des Projekts leidet darunter.
ClickUp schließt diese Lücke. Diese Software für die Nachverfolgung von Projektkosten hilft Teams dabei, Projektbudgets zu überwachen, ohne dabei den Schwung bei Aufgaben oder Zeitleisten zu verlieren.
Mit Aufgabenmanagement, Berichten, Dokumenten und Kommunikation auf einer einzigen vernetzten Plattform bleibt die Verbindung zwischen Budgets und der Arbeit bestehen. So fallen Entscheidungen schneller und Projekte bleiben auf Kurs.
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