Public Relations sind schnelllebig. In einem Moment präsentieren Sie eine geplante Produkteinführung, im nächsten müssen Sie schnell auf eine aktuelle Meldung reagieren.
Wenn Sie sich jedoch immer noch auf verstreute Dokumente und Last-Minute-Planungen verlassen, verpassen Sie wichtige Termine und Medienmöglichkeiten, die schon vor Wochen hätten geplant werden müssen.
Hier hilft ein PR-Kalender.
Produktvorstellungen, Finanzierungsnachrichten, Aktionstage, saisonale Kampagnen, Neukundengewinne – sie alle konkurrieren um Space. Ohne einen zentralen Kalender könnten Sie den Vortrag Ihres CEO vergessen oder den perfekten Zeitpunkt für die Präsentation der KI-Trends verpassen.
Dieser Leitfaden hilft Ihnen dabei. Wir zeigen Ihnen, wie Sie einen PR-Kalender planen, der Ihnen hilft, organisiert zu bleiben, wichtige Termine einzuhalten und Ihre Medienberichterstattung konsistent zu gestalten.
Los geht's! 🚀
Was ist ein PR-Kalender?
Ein PR-Kalender (Public Relations-Kalender) ist ein Planungskalender, in dem wichtige PR-Aktivitäten, Kampagnen, Ereignisse und Medienmöglichkeiten für einen bestimmten Zeitraum, in der Regel monatlich, vierteljährlich oder jährlich, auf einer Karte dargestellt werden.
Wenn beispielsweise im Juli eine wichtige Fachmesse stattfindet, tragen Sie diese in Ihren PR-Kalender ein und planen Sie im Voraus Pressemitteilungen, Medienarbeit oder Social-Media-Beiträge dazu.
Das Ziel ist es, Ihren PR-Aufwand konsistent und zielgerichtet zu gestalten, damit Sie nicht nach wochenlangem Schweigen in den Medien überstürzt etwas veröffentlichen müssen.
Vorteile der Verwendung eines PR-Kalenders
So steigert ein PR-Kalender den Wert Ihrer PR-Aufwendungen:
- Medien-White-Spaces erkennen: Ein PR-Kalender hilft Ihnen, ruhigere Monate im Medienzyklus zu identifizieren, sodass Sie Ihre Geschichten dann präsentieren können, wenn die Aufmerksamkeit hoch und die Konkurrenz gering ist
- Verstärken Sie die Wirkung Ihrer Kampagnen: Sie können PR-Momente für Blog-Inhalte, E-Mail-Updates, Social-Media-Beiträge und interne Kommunikationsmaßnahmen wiederverwenden und so den ROI über alle Kanäle hinweg maximieren
- Sichern Sie sich frühzeitig Zugang zu Führungskräften: Durch die Sichtbarkeit anstehender Kampagnen ist es einfacher, im Voraus Zeit für Zitate, Interviews und Genehmigungen mit den Stakeholdern zu blocken
- Seien Sie immer bereit für aktuelle Themen: Durch die Nachverfolgung saisonaler Ereignisse und redaktioneller Themen kann Ihr Team Erkenntnisse, Daten oder Standpunkte vorbereiten, um relevante Geschichten sofort aufzugreifen, sobald sie bekannt werden
- Halten Sie lange Medien-Deadlines ein: Fachpublikationen und Zeitschriften schließen ihre redaktionellen Kalender oft Monate im Voraus. Ein klares PR-Ziel stellt sicher, dass Sie rechtzeitig pitchen
- Interne Workloads ausgleichen: Durch die frühzeitige Planung von Kampagnen können PR-, Content- und Design-Teams besser planen und Produktionsengpässe in letzter Minute vermeiden
💡 Profi-Tipp: Verwandeln Sie große PR-Ideen in umsetzbare Aufgaben. Verwenden Sie ClickUp-Aufgaben und geschachtelte Unteraufgaben, um jeden Schritt einer Kampagne zu planen – Entwurf, Überprüfung, Angebotsfreigabe, Medienkontakte – und weisen Sie jedem Schritt einen Eigentümer und ein Fälligkeitsdatum zu.
Schlüsselkomponenten eines PR-Kalenders
Wie ein Redaktions- oder Marketingkalender ist auch ein PR-Kalender nur so gut wie die Informationen, die Sie darin eintragen. Hier sind die Schlüsselelemente, die ihn zu einem erfolgreichen Arbeitsinstrument machen:
- Ziele und Vorgaben: Jedes Element in Ihrem PR-Kalender sollte mit einem klaren Ziel verbunden sein, z. B. Steigerung der Markenbekanntheit, Aufbau einer Vordenkerrolle oder Bekanntgabe wichtiger Unternehmensnachrichten
- Schlüsselbotschaften oder Themen: Formulieren Sie die Hauptbotschaft, die jede Aktivität vermitteln soll. Bei einer Produkteinführung könnte dies beispielsweise lauten: „Produkt X löst Problem Y.“ Bei einer Sensibilisierungskampagne könnte es „Unser Commitment für Datensicherheit“ sein
- Einzelziel und Kanäle: Sie müssen wissen, an wen Sie sich wenden und wo Ihre Botschaft ankommt, damit sie dort ankommt, wo sie wichtig ist. Ist sie für Fachjournalisten, Kunden oder Ihr internes Team bestimmt? Wird sie als Pressemitteilung, LinkedIn-Beitrag oder Medienpitch veröffentlicht?
- Beschreibung des Inhalts oder der Aktivität: Zeigt genau, was erledigt wurde und wie. Beispiel: „Pressemitteilung: Start des Projekts Atlas über PR Newswire, vorgestellt bei den 10 wichtigsten Tech-Medien“
- Termine und Fristen: Dazu gehören das Datum der Hauptvorstellung oder des Ereignisses sowie wichtige Fristen wie Fälligkeitsdaten für Entwürfe, Überprüfungszyklen oder Vorbereitungsmeetings
- Eigentümer/verantwortliches Team: Wer ist für die Erledigung der Aufgabe zuständig? Das kann eine Person sein, mehrere Teammitglieder mit klaren Rollen oder sogar ein externer Partner
Erstellen eines umfassenden PR-Kalenders
Die Erstellung eines PR-Kalenders mag wie eine große Aufgabe erscheinen, aber wir können sie in überschaubare Schritte unterteilen.
Schritt 1: Brainstorming, Recherche und Sammeln von Ideen für Inhalte
Dies ist der Ausgangspunkt, an dem Sie herausfinden, was Sie sagen möchten, warum es wichtig ist und wann Sie es sagen sollten. Das Ziel? Ein solider Vorrat an aktuellen, berichtenswerten Ideen, die zu Ihren Geschäftszielen passen und die Aufmerksamkeit Ihres Publikums auf sich ziehen.
🧠 Brainstorming
Dies ist der kreative Freiraum, in dem Sie und Ihr Team alle möglichen Ideen und Termine in die Tabelle einbringen können.
🛠️ Was soll man brainstormen?
- Meilensteine des Unternehmens: Produkteinführungen, Feature-Updates, Finanzierungsnachrichten, Rebranding, Filialeröffnungen, Einstellungsankündigungen, Jubiläen usw
- Branchenereignisse und -saisonen: Messen, Konferenzen, Quartalsberichte, saisonale Marketingmöglichkeiten (z. B. Black Friday, Budget Season, SaaStr), Awareness-Monate (wie Cybersecurity Awareness Month, Weltumwelttag, Weltmeertag oder Weltblutspendetag)
- Feiertage und Gedenktage: Sommerbankfeiertage, traditionelle Feiertage (Heiligabend oder Thanksgiving) und „nationale oder internationale Tage“ wie der Welt-Emoji-Tag, der Nationale Pizzatag, der Internationale Männertag, der Welt-Schokoladentag oder der Welt-Vegetariertag
- Wiederkehrende Kampagnen: Wenn Sie Jahresberichte, CSR-Initiativen oder Trendprognosen erstellen, listen Sie diese frühzeitig auf, um Zeitleisten festzulegen
💡 Profi-Tipp: Verwenden Sie ClickUp-Formulare, um Ideen für PR-Inhalte von Teammitgliedern oder externen Partnern an einem übersichtlichen Ort zu sammeln – ohne langwierigen E-Mail-Verkehr oder unübersichtliche Tabellen
🔍 Recherche
Sobald Sie eine grobe Liste mit Ideen erstellt haben, validieren und ergänzen Sie diese durch strategische Recherchen.
🛠️ Schlüsselbereiche der Recherche:
- Überprüfung von Ereignissen: Bestätigen Sie Termine für wichtige Konferenzen, Aktionswochen, Feiertage und die Veröffentlichung von Berichten
- Wettbewerbsanalyse: Welche Kampagnen haben Wettbewerber im letzten Jahr durchgeführt? Welche Medien haben darüber berichtet? Wie können Sie sich differenzieren oder Ihre Geschichten besser timen?
- Einblicke in Ihre Zielgruppe: Nutzen Sie Tools wie SparkToro oder Reddit, um zu erfahren, worüber Ihre Zielgruppe spricht. Sehen Sie sich an, mit welchen Inhalten sie sich beschäftigt – Fallstudien, Statistiken, Meinungen von Führungskräften usw
- Medienrelevanz: Scannen Sie aktuelle Artikel in Ihren Einzelzielpublikationen. Welche Arten von Pressemitteilungen, Artikeln oder Kommentaren werden aufgegriffen?
💡 Profi-Tipp: Erstellen Sie in ClickUp eine Mediendatenbank mit benutzerdefinierten Feldern für den Namen des Medienkanals, den Ansprechpartner, das Datum der letzten Kontaktaufnahme und den Status der Antwort – ganz ohne separates CRM
📋 Sammeln Sie Ideen für Inhalte
Jetzt haben Sie mehr Ideen, als Sie realistisch umsetzen können. Es ist also an der Zeit, diese zu gruppieren, mit Tags zu versehen und zu strukturieren.
🛠️ Tipps zur Organisation:
- Nach Quartal sortieren: Wann ist der beste Zeitpunkt für die einzelnen Kampagnen? Ideen mit den Tags Q1–Q4 versehen
- Themen zuweisen: Gruppieren Sie Ideen unter Überschriften wie „Produkt“, „Kultur“, „Führung“, „Saisonales“ oder „Kundenberichte“
- Inhalt für Backup markieren: Identifizieren Sie einige zeitlose Ideen, die Sie einsetzen können, wenn eine wichtige Initiative verzögert oder abgesagt wird
- Kontext hinzufügen: Notieren Sie, woher jede Idee stammt (z. B. Teamleiter, Inspiration durch Wettbewerber, Kundenstory) und welches Format sie haben könnte (Pressemitteilung, Pitch, Byline, Ereignis usw.).
Schritt 2: Wenden Sie sich an Stakeholder, um vielfältige Inhalte zu erhalten
PR funktioniert nicht isoliert. Einige Ihrer besten Story-Ideen werden aus anderen Teams kommen. Beziehen Sie daher wichtige Stakeholder im gesamten Unternehmen (und manchmal auch darüber hinaus) mit ein – das ist ein einfacher, aber wirkungsvoller Schritt im Stakeholder-Management.
Hier sind die Stakeholder, mit denen Sie in Verbindung stehen sollten:
| Stakeholder | Warum sie wichtig sind | Beispiele für PR-Möglichkeiten |
| Marketing-Team | Sie führen Kampagnen durch, die PR unterstützen oder verstärken kann | Webinare, E-Books, Forschungsberichte, Influencer-Kampagnen, Anzeigenschaltungen |
| Produktteam / F&E | Sie wissen, welche Produkte oder Features wann auf den Markt kommen | Produkt-/Feature-Veröffentlichungen, Innovations-Updates, Ankündigungen zu Beta-Programmen |
| Vertrieb / Kundenerfolg | Sie enthalten Kundenberichte und Einblicke in die Branche | Kundenfallstudien, wichtige Client-Erfolge, Partnerschaften, Auszeichnungen, Messen |
| Führungskräfte / Unternehmensleitung | Sie fördern die Vordenkerrolle und unternehmensweite Ankündigungen | Vorträge, Artikel zu Thought Leadership, Fundraising, CSR-Initiativen, Investorenkommunikation |
| HR / Interne Kommunikation | Sie kümmern sich um interne Ereignisse und Neuigkeiten zur Personalbeschaffung, die sich auf das Employer Branding auswirken | Auszeichnungen für beste Arbeitgeber, Geschichten über unsere Unternehmenskultur, DEI-Initiativen, wichtige Neueinstellungen |
| Externe Partner | Sie bieten Möglichkeiten für Co-Marketing und gemeinsame PR-Aktivitäten | Gemeinsame Ankündigungen, Branchenberichte, freigegebene Ereignisse, Medienkontakte über Agenturen |
💡 Profi-Tipp: Geben Sie ClickUp-Dokumente mit Berechtigungen zum Anzeigen/Bearbeiten extern frei, um Stakeholder oder Agenturen in Pressemitteilungen einzubeziehen. Verwenden Sie Genehmigungen, um Nachrichten mit einem Klick fertigzustellen.
Schritt 3: Legen Sie die Häufigkeit, den Zeitplan und den Stil Ihrer Inhalte fest
Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Ideen in einer praktikablen Zeitleiste für das kommende Jahr zu organisieren. Folgendes müssen Sie entscheiden:
Häufigkeit der Inhalte
Bevor Sie Termine festlegen, entscheiden Sie, wie oft Ihre Marke im Rampenlicht stehen soll. Die Häufigkeit sollte sich nach folgenden Faktoren richten:
- Ziele: Wenn Sie Autorität aufbauen möchten, brauchen Sie eine konsistente Vordenkerrolle. Wenn es um Produktbekanntheit geht, könnte Ihr Kalender sich um Produkteinführungen drehen
- Ressourcen: Seien Sie realistisch, was die Kapazitäten Ihres Teams angeht. Es ist besser, einen Monat lang eine großartige Geschichte zu veröffentlichen als fünf hastig zusammengeschusterte
- Kanäle: Die Häufigkeit der Veröffentlichungen variiert je nach Medium – Medienbeiträge können häufiger erscheinen als Blogbeiträge oder Interviews mit Führungskräften
🛠️ Einige schnelle Tipps:
- Fangen Sie klein an. Planen Sie 1–2 größere Projekte pro Monat und steigern Sie dann das Volumen
- Verwenden Sie ein Inhaltsthema pro Monat oder Quartal, um Ideen zu sammeln (z. B. „Innovation im 1. Quartal“, „Kundengewinne im 2. Quartal“)
- Wechseln Sie zwischen aufwendigen Aufgaben (wie Pressemitteilungen) und weniger aufwendigen Aufgaben (wie Social-Media-Zusammenfassungen oder Zitaten)
Planen Sie (zuerst die wichtigsten Punkte, dann füllen Sie die Lücken)
Ziehen Sie anschließend diese Ideen per Drag & Drop in Ihren Kalender. Durch die Planung vermeiden Sie doppelte Ankündigungen und verpasste Medienzyklen.
🛠️ Tipps für eine erfolgreiche PR-Planung:
- Beginnen Sie mit den Schlüsselmomenten: Planen Sie zuerst Produktvorstellungen, Branchenereignisse, saisonale Kampagnen und Aktionstage
- Füllen Sie die Lücken: Nutzen Sie ruhigere Wochen für Evergreen-Storys, Kundenerfolge oder kleinere Kampagnen wie schnelle PR-Erfolge oder Thought-Leadership-Schnipsel
- Pufferwochen einplanen: Planen Sie in jedem Quartal Zeit für „unvorhergesehene Ereignisse“ ein, um kurzfristige Ankündigungen, reaktive PR oder plötzliche Medienanfragen zu bewältigen
- Termine zuweisen: Nicht jede Idee braucht ein festes Datum, aber „noch zu bestimmen“ ist der Punkt, an dem gute Pläne scheitern. Selbst ein grober Platzhalter wie „erste Aprilwoche“ gibt Ihrem Team etwas, worum es planen kann
- Verteilen Sie die Arbeit: Packen Sie nicht alles in einen Monat. Verteilen Sie die Inhalte über den Kalender, um Burnout zu vermeiden
Stil und Kanal für Inhalte
Geben Sie schließlich jedem Eintrag im Kalender einen realen Kontext, denn eine „Pressemitteilung im März” reicht nicht aus, um Dinge voranzubringen.
Fragen Sie sich für jedes Element:
- Welches Format? Handelt es sich um eine Pressemitteilung, einen Blogbeitrag, eine Podcast-Episode, einen Medienpitch oder eine Berichterstattung in den sozialen Medien?
- Welcher Ton passt am besten? Ist die Botschaft formell und datengestützt? Oder ist sie eher locker und storyorientiert?
- Wo wird er veröffentlicht oder beworben? Wird er in Ihrem Blog erscheinen? Als Pitch an Tech-Medien verschickt werden? Auf LinkedIn oder per E-Mail beworben werden?
So können Autoren, Designer und Stakeholder von Anfang an aufeinander abgestimmt arbeiten, ohne dass es zu Unstimmigkeiten hinsichtlich des Tons oder versäumten Verteilungskanälen kommt.
Wenn Sie den Kalender ausgefüllt haben, treten Sie einen Schritt zurück und überprüfen Sie: Unterstützt er Ihre wichtigsten Geschäftsziele? Gibt es eine gute Mischung aus Formaten? Sind die Zeitleisten realistisch? Teilen Sie dann den Entwurf mit Ihrem Team und den Stakeholdern.
Weiterlesen: Kreative Strategien für das Markenmanagement zur Maximierung des Potenzials Ihrer Marke
Tool zur Planung eines PR-Kalenders
Die Verwendung einer Tabelle für Ihren PR-Kalender funktioniert (zunächst).
Aber mit dem Wachstum Ihrer Kampagnen wachsen auch die beweglichen Teile. Sie verfolgen Termine, koordinieren verschiedene Abteilungen und verwalten Inhalte über mehrere Kanäle hinweg. Aktualisierungen gehen verloren, und plötzlich sind Sie nicht mehr sicher, wer was wann zu erledigen hat.
Hier kann ein spezielles Tool für das PR-Kampagnenmanagement alles optimieren – von der Planung über die Zusammenarbeit bis hin zur Nachverfolgung der Ergebnisse.
An dieser Stelle benötigen Sie ClickUp für Marketing-Teams. Es vereint Ihren gesamten PR-Kalender, Ihre Kampagnen und den Aufwand Ihres Teams in einem verbundenen, einfach zu verwaltenden Space.
So kann Ihnen diese Software für das PR-Aufgabenmanagement helfen:
1. Planen Sie im ClickUp-Kalender
Der ClickUp-Kalender bietet Ihnen eine zentrale Ansicht Ihres gesamten PR-Zeitplans über Wochen, Monate oder das ganze Jahr hinweg. Mit einfacher Drag-and-Drop-Funktion können Sie Produktvorstellungen, Pressemitteilungen, Medienarbeit und Kampagnen zu Ereignissen visuell auf einer Karte darstellen.
Was macht ihn noch besser? Dieses KI-gestützte Tool hebt die Terminplanung auf die nächste Stufe, indem es:
- Automatisches Blockieren von Fokuszeiten für Aufgaben wie Schreiben, Überprüfen oder Medienvorbereitung. Wenn Sie beispielsweise am Freitag eine Pressemitteilung veröffentlichen müssen, können Sie für Dienstag und Mittwoch jeweils einen zweistündigen Block zum Schreiben erstellen
- Terminverschiebungen bei Änderungen der Prioritäten. Wenn Ihr Produktteam also die Einführung eines Features um eine Woche verschiebt, werden alle damit verbundenen PR-Aufgaben (wie die Überprüfung der Pressemitteilung, die Medienkontakte und die Planung der Social-Media-Beiträge) automatisch verschoben, ohne dass Sie die Zeitleisten manuell anpassen müssen
- Verwandeln Sie Diskussionspunkte aus Meetings, wie „Presseliste für das Ereignis bis zum 5. März fertigstellen“ oder „Q2-Bericht an Finanzmedien senden“, in geplante Aufgaben und sorgen Sie so für die Synchronisierung Ihres Kalenders (und Ihres Teams)
- Verwalten Sie wiederkehrende PR-Aufgaben wie „Monatlicher Medienbericht“, „Wöchentlicher Medienüberblick“ oder „Zweiwöchentliche Pitch-Nachfassaktionen“ mit Leichtigkeit.
- Kalender überlagern, indem Sie verschiedene Zeitpläne (z. B. Produktvorstellungskalender, Marketingkampagnenkalender, PR-Kalender) übereinanderlegen, um Konflikte zu erkennen oder Synergien zu identifizieren.
Das Beste daran? Der ClickUp-Kalender arbeitet mit ClickUp Brain zusammen, um Ihnen Zeit zu sparen. Das bedeutet, dass Sie nicht mehr durch Aufgaben, Chats oder Dokumente stöbern müssen, um herauszufinden, was als Nächstes ansteht. Fragen Sie einfach: „Was ist heute meine oberste Priorität?“ oder „Wann ist der Termin für die Überprüfung der Pressemitteilung?“ und Sie erhalten sofort die Antwort.
📮ClickUp Insight: 18 % der Befragten unserer Umfrage möchten KI nutzen, um ihr Leben mithilfe von Kalendern, Aufgaben und Erinnerungen zu organisieren. Weitere 15 % möchten, dass KI Routineaufgaben und Verwaltungsarbeiten übernimmt.
Dazu muss eine KI in der Lage sein, die Prioritäten der einzelnen Aufgaben in einem Workflow zu verstehen, die erforderlichen Schritte zur Erstellung oder Anpassung von Aufgaben auszuführen und automatisierte Workflows einzurichten.
Die meisten Tools haben einen oder zwei dieser Schritte ausgearbeitet. ClickUp hat jedoch Nutzern dabei geholfen, bis zu 5+ Apps mithilfe unserer Plattform zu konsolidieren! Erleben Sie KI-gestützte Terminplanung, bei der Aufgaben und Meetings ganz einfach anhand ihrer Priorität in freie Slots in Ihrem Kalender eingeordnet werden können. Sie können auch benutzerdefinierte Automatisierungsregeln über ClickUp Brain einrichten, um Routineaufgaben zu erledigen. Verabschieden Sie sich von viel Arbeit!
2. Brainstorming mit Whiteboards
ClickUp Whiteboards bieten Ihrem Team einen visuellen Space, um Kampagnenideen, Aktionstage, Produktankündigungen und Medienmöglichkeiten an einem Ort zu kartieren.
Sie können Inhaltsblöcke nach Monat, Kanal (Medien, Blog, soziale Medien) oder Typ (Ereignis, Produkt, Vordenkerrolle) anordnen. Noch besser: Sie können Formen, Beschreibungen oder Farbcodes verwenden, um wichtige Momente hervorzuheben.
- Gruppieren Sie Kampagnen nach Themen, z. B. produktorientiert, Sichtbarkeit der Führungskräfte oder Markenaufbau, um Lücken in der Kommunikation zu identifizieren
- Ziehen Sie Blöcke mit Inhalten per Drag & Drop über Zeitleisten, um saisonale Muster zu visualisieren und zu vermeiden, dass mehrere Kampagnen im selben Fenster überlappen
- Verknüpfen Sie Aufgaben oder Dokumente direkt aus dem Whiteboard, damit Ihr Team ohne Wechsel zwischen verschiedenen Tools vom Brainstorming zur Umsetzung übergehen kann
- Laden Sie funktionsübergreifende Mitarbeiter (Marketing, Führungskräfte, Produktentwicklung) ein, sich frühzeitig einzubringen und Prioritäten abzustimmen, bevor die Zeitleisten festgelegt werden
- Entwickeln Sie Karten für Medienpräsentationen: Erstellen Sie eine visuelle Strategie für verschiedene Story-Ansätze und wählen Sie für jeden Ansatz einzelne Journalisten oder Medien aus.
- Entwerfen Sie Pläne für die Krisenkommunikation: Nutzen Sie den flexiblen Space, um potenzielle Krisenszenarien zu brainstormen und Response-Flows und Verantwortlichkeiten auf einer Karte festzuhalten.
- *erstellen Sie Stakeholder-Karten: Visualisieren Sie die internen und externen Schlüsselakteure einer Kampagne und planen Sie maßgeschneiderte Kommunikationsstrategien.
Medien-Insights sofort erfassen
Lassen Sie ClickUp AI Notetaker jedes Detail während Medieninterviews und PR-Team-Meetings festhalten. Es transkribiert automatisch Unterhaltungen, hebt wichtige Elemente hervor und erstellt direkt aus Ihren Diskussionen Folgeaufgaben.
Wenn ein Journalist einen bestimmten Aspekt erwähnt, für den er sich interessiert, oder Ihr Team einen aktuellen Aufhänger findet, gehen Ihnen diese Erkenntnisse nie wieder verloren – sie werden gespeichert, organisiert und können jederzeit in Ihren PR-Kalender übernommen werden.
3. Speichern Sie Recherchen und Ideen für Inhalte in Dokumenten
Sobald Sie Ihre Kampagnenideen visualisiert haben, besteht der nächste Schritt darin, das Chaos in eine Struktur zu bringen. Und wie könnte man das besser tun als mit ClickUp-Dokumenten?
Erstellen Sie ein Dokument für jeden Monat, jede Kampagne oder jedes Thema, z. B. „Produktvorstellung im 2. Quartal“ oder „Sensibilisierungskampagne im Oktober“. Darin können Sie Entwürfe für Mitteilungen, Pressemitteilungen, relevante Nachrichtenartikel, Medienziele, saisonale Aufhänger und Ergebnisse vergangener Kampagnen speichern.
*erstellen Sie ein zentrales PR-Handbuch: Verwenden Sie Dokumente, um ein lebendiges Repository für Markenbotschaften, wichtige Gesprächspunkte, Standardtexte und Krisenkommunikationsprotokolle zu erstellen und zu pflegen, um teamweite Konsistenz zu gewährleisten.
*erstellen Sie Analyseberichte nach der Kampagne: Strukturieren Sie detaillierte Kampagnenberichte in Dokumenten, betten Sie Diagramme ein, verknüpfen Sie sie mit Dashboards oder fügen Sie Leistungsdaten als Anhänge hinzu, um PR-Ergebnisse effektiv freizugeben.
Profitieren Sie vom Versionsverlauf: Verfolgen Sie alle Änderungen an Pressemitteilungen, Messaging-Dokumenten oder Strategie-Dokumenten, sodass Sie bei Bedarf zu früheren Versionen zurückkehren können.
Nutzen Sie relationale Verknüpfungen: Verbinden Sie Dokumente direkt mit bestimmten Aufgaben, Kampagnen, Listen oder Kalenderereignissen. Verknüpfen Sie beispielsweise das Dokument „Pressemitteilung zum Ereignis im 3. Quartal“ mit der Kampagnenaufgabe „Branchenereignis im 3. Quartal“, um sofortigen Kontextzugriff zu erhalten.
💡 Profi-Tipp: Verwenden Sie ClickUp Brain, um grobe Notizen in ausgefeilte PR-Inhalte zu verwandeln.
Sie können Brain bitten, eine kurze Übersicht über Ihre Kampagne für die Produkteinführung im zweiten Quartal zu erstellen, basierend auf Notizen und Nachrichten, die in Ihrem Dokument gespeichert sind. Oder fügen Sie einen Artikel oder einen Trendbericht ein und bitten Sie Brain, Ihnen Story-Ansätze oder Ideen für Überschriften vorzuschlagen, die auf Ihre Marke zugeschnitten sind.
4. Setzen Sie sich mit ClickUp Goals PR-Ziele und erreichen Sie sie
Demonstrieren Sie die wahre Wirkung Ihrer PR-Aufwände. Mit ClickUp Goals können Sie:
- Klare Ziele definieren: Legen Sie konkrete, messbare Einzelziele für Ihre Kampagnen fest, z. B. „20+ Medienplatzierungen für den Launch im 3. Quartal erreichen“ oder „Positive Erwähnungen der Marke um 15 % steigern“
- Aufteilung in Einzelziele: Teilen Sie Ihre Hauptziele in kleinere, überschaubare „Einzelziele” auf, die numerisch, monetär oder sogar aufgabenbasiert sein können (z. B. „5 Interviews sichern”, „3 Artikel mit Namensnennung veröffentlichen”)
- Fortschritte visuell verfolgen: Überwachen Sie in Echtzeit, wie Ihr Aufwand zu den Gesamtzielen beiträgt, sodass Sie den PR-ROI einfach berichten und das Team motiviert halten können
- Link zur Arbeit: Verbinden Sie Ziele und Einzelziele direkt mit den Aufgaben und Listen, in denen die Arbeit erledigt wird, und stellen Sie so sicher, dass die täglichen Aktivitäten mit den strategischen Ergebnissen übereinstimmen
5. Optimieren Sie Workflows mit ClickUp-Automatisierungen
Mit ClickUp-Automatisierungen können Sie jeden Schritt Ihres PR-Workflows miteinander verbinden. Hier sind einige Beispiele, wie Sie Ihren PR-Kalender automatisieren können, um die besten Ergebnisse für Ihre Kampagnen zu erzielen:
| Auslöser | Automatisierung |
| Eine neue Kampagnenaufgabe wird erstellt (z. B. „Produkteinführung“) | Weisen Sie Aufgaben automatisch den relevanten Abteilungen und Teams zu |
| Der Status der Aufgabe ändert sich zu „Genehmigt“ | Erstellen Sie eine Folgeaufgabe mit dem Namen „An Medien verteilen“ und weisen Sie diese dem PR-Manager zu |
| Fälligkeitsdatum der Aufgabe wird aktualisiert | Verschieben Sie automatisch alle Fälligkeitsdaten der zugehörigen Unteraufgaben entsprechend |
| Eine Unteraufgabe (z. B. „Entwurf für Blogbeitrag“) ist als abgeschlossen markiert | Einen Kommentar wie „Inhalt fertig – weiter zum visuellen Design“ posten |
| Wiederholende Aufgaben (z. B. monatliche PR-Zusammenfassung) werden erstellt | Automatische Zuweisung an PR-Verantwortliche und Festlegen von Unteraufgaben mit Fristen für das Verfassen, Bearbeiten und Überprüfen |
6. Verbinden Sie Ihr Ökosystem mit ClickUp-Integrationen
ClickUp vereint zwar viele Tools, lässt sich aber auch gut mit anderen kombinieren. Verbessern Sie Ihre PR-Aktivitäten, indem Sie ClickUp mit folgenden Tools integrieren:
- Tools zur Medienbeobachtung (z. B. Meltwater, Brandwatch über Zapier/API): Automatisieren Sie die Erstellung von Aufgaben in ClickUp, wenn neue relevante Erwähnungen oder Benachrichtigungen in den Medien identifiziert werden
- Quellenrecherche-Dienste (z. B. HARO, Qwoted, SourceBottle): Optimieren Sie Ihre Suche nach Medienmöglichkeiten. Indem Sie tägliche Zusammenfassungen von Diensten wie HARO an eine spezielle ClickUp-E-Mail-Adresse weiterleiten (mit E-Mail in ClickUp oder einem Tool wie Zapier), können Sie automatisch Aufgaben für jede Abfrage erstellen. Verfeinern Sie dies weiter, indem Sie Automatisierungstools verwenden, um E-Mails nach Schlüsselwörtern zu durchsuchen, die für Ihre Clients oder Ihre Branche relevant sind, und diese dann dem richtigen Teammitglied für die Präsentation zuweisen
- Tools für das Social-Media-Management (z. B. Hootsuite, Buffer): Koordinieren Sie die Verbreitung von PR-Erfolgen in den sozialen Medien, indem Sie Aufgaben verknüpfen und Updates freigeben
- Cloud-Speicher (Google Drive, Dropbox, OneDrive): Fügen Sie Medienkits, Bilder, Videos und andere wichtige PR-Assets, die in Ihrer bevorzugten Cloud-Lösung gespeichert sind, ganz einfach als Anhänge hinzu und greifen Sie darauf zu
Die zentrale Informationsquelle für Ihr PR-Team!
Vereinheitlichen Sie Markenrichtlinien, Krisenpläne, Kampagnenwissen und Medienerkenntnisse. Finden Sie mit ClickUp Knowledge Management sofort die richtigen Informationen, wenden Sie sie konsistent an und entwickeln Sie Narrative strategisch weiter.
Für intelligentere PR: alles Wissen, brillant organisiert, an einem Ort.
7. Sparen Sie Zeit mit Vorlagen für PR-Kalender
Wenn das alles großartig klingt, Sie aber nicht sicher sind, wo Sie mit Ihrer PR-Planung beginnen sollen, bietet ClickUp vorgefertigte Vorlagen für Pressemitteilungen, die Ihnen eine fertige Struktur für die einfache Planung, Erstellung und Verteilung von Ankündigungen bieten. Sie können auch PR-Zeitplanvorlagen verwenden, um Kampagnen, Fristen und Medienarbeit in einer übersichtlichen Zeitleiste zu planen.
Die ClickUp-Vorlage für PR-Kampagnen wurde entwickelt, um die schnelllebige, funktionsübergreifende Natur der Öffentlichkeitsarbeit zu unterstützen. Sie hilft Ihnen bei der Planung Ihrer Kampagne, der Umsetzung und der Nachverfolgung der Ergebnisse – alles in einem anpassbaren Workspace.
Die Vorlage bietet:
- Benutzerdefinierte Status wie „Entwurf“, „Zur Überprüfung bereit“ und „Veröffentlicht“ zur Nachverfolgung der Phasen einer PR-Kampagne
- Auf PR-Anforderungen zugeschnittene Ansichten, z. B. Listenansicht für die Verwaltung von Inhalts-Workflows, Board-Ansicht für Brainstorming und Kalender- oder Gantt-Ansicht für die Darstellung von Zeitleisten und die Vermeidung von Kampagnenüberschneidungen
- Benutzerdefinierte Felder zum Organisieren von Kampagnen nach wichtigen PR-Kriterien, wie z. B. Vertriebskanal (Pressemitteilung, soziale Medien, Newsletter), Art der Medienliste (Technik, Lifestyle, regional) oder Priorität der Kampagne (hohe Sichtbarkeit vs. Markenbekanntheit)
💡 Profi-Tipp: Erstellen Sie benutzerdefinierte PR-Dashboards, in denen Sie Kampagnenmetriken, Medienplatzierungen und anstehende Termine auf einen Blick sehen. Überwachen Sie KPIs, verfolgen Sie das Engagement von Journalisten und geben Sie Fortschritte an Stakeholder weiter – dank fokussierter, datengestützter Ansichten, die mühsame Berichterstellung überflüssig machen.
Wenn Sie jedoch mehrere Kampagnen gleichzeitig verwalten und einen besseren Überblick benötigen, um alles von Anfang bis Ende zu organisieren, sollten Sie eine Vorlage für die PR-Planung verwenden.
Die ClickUp-Vorlage für die Planung von Öffentlichkeitsarbeiten ist Ihr All-in-One-Command-Center für die Durchführung intelligenter, optimierter PR-Kampagnen. Mit dieser Vorlage können Sie klare Ziele für jede Kampagne festlegen, Aufgaben und Zeitleisten organisieren und mit Teamkollegen und Stakeholdern ohne Verwirrung zusammenarbeiten.
Darüber hinaus erhalten Sie 14 verschiedene Ansichten, um Ihren PR-Plan aus jedem möglichen Blickwinkel zu betrachten:
- Neue Listenansicht: Sehen Sie alle neuen, noch nicht zugewiesenen PR-Aufgaben, um mit der Planung Ihrer Kampagne zu beginnen
- Listenansicht „In Bearbeitung“: Sehen Sie schnell, woran gerade gearbeitet wird und von wem
- Für die Listenansicht: Verfolgen Sie Aufgaben, die bereit oder fast bereit für die Veröffentlichung sind
- Board-Ansicht: Verschieben Sie Aufgaben visuell zwischen Phasen wie „Entwurf“ und „Veröffentlicht“
- Chat-Ansicht: Besprechen Sie Aufgaben und Updates oder sammeln Sie Ideen direkt mit Ihrem Team
Herausforderungen bei der Verwaltung von PR-Kalendern meistern
Selbst der beste PR-Kalender kann aus der Bahn geraten. Hier finden Sie einen kurzen Leitfaden zu häufigen Fallstricken und wie Sie diese vermeiden können.
1. Überlastung des Kalenders (und des Teams)
Es passiert schnell, dass man übermotiviert ist und seinen Kalender mit ehrgeizigen PR-Aktivitäten überfüllt. Ein überfüllter Kalender kann jedoch zu Burnout und schlampiger Ausführung führen.
Um dies zu verhindern:
✅ Seien Sie realistisch, was Ihr Team leisten kann, ohne sich zu überarbeiten. Achten Sie auch auf Warnsignale wie häufige Überstunden oder ausgelassene Planungssitzungen
✅ Setzen Sie konsequent Prioritäten. Konzentrieren Sie sich auf Kampagnen, die Sie unbedingt gewinnen müssen, und verschieben oder streichen Sie Kampagnen mit geringer Wirkung
✅ Passen Sie Ihren Kalender an die Kapazitäten Ihres Teams und an Änderungen in Echtzeit an
💡 Profi-Tipp: Mit der Workload-Ansicht von ClickUp sehen Sie, wer überlastet ist und wer Kapazitäten hat – so können Sie die Eigentümerschaft für Pressemitteilungen oder die Vorbereitung von Ereignissen fair zuweisen, ohne das Team zu überlasten.
2. Nicht flexibel genug
Wenn Sie Ihren Kalender als in Stein gemeißelt betrachten, kann dies nach hinten losgehen. In der PR können unerwartete Nachrichten Ihre Inhalte irrelevant machen, wenn Sie sich nicht schnell anpassen.
Um dies zu verhindern:
✅ Planen Sie Pufferzeiten für unvorhergesehene Gelegenheiten oder aktuelle Nachrichten ein
✅ Halten Sie Inhalte für Backups bereit, falls etwas schiefgeht (z. B. einen Blogbeitrag, wenn ein Ereignis abgesagt wird)
✅ Überprüfen Sie Ihren Kalender regelmäßig – wöchentliche Check-ins eignen sich gut, um ihn an neue Entwicklungen anzupassen
3. Den Kalender auf dem neuesten Stand halten
Manche Teams erstellen einen großartigen jährlichen PR-Kalender, halten ihn aber nicht auf dem neuesten Stand. Verpasste Check-ins und veraltete Infos machen ihn unzuverlässig, und schon bald nutzt ihn niemand mehr.
Um dies zu verhindern:
✅ Weisen Sie einen Eigentümer für den Kalender zu (in der Regel den PR-Manager), der ihn aktualisiert und die Beiträge des Teams sammelt
✅ Legen Sie eine wöchentliche Routine fest, um anstehende Elemente zu überprüfen, fertiggestellte Aufgaben zu markieren und bei Bedarf neu zu planen
✅ Schulen Sie alle Mitarbeiter darin, ihre Aufgaben, Statusänderungen, Terminverschiebungen usw. zu aktualisieren.
💡 Profi-Tipp: Automatisieren Sie sich wiederholende PR-Aufgaben wie das Versenden von Erinnerungen, das Aktualisieren des Status von Kampagnen oder das Benachrichtigen von Teammitgliedern, wenn eine Pressemitteilung zur Überprüfung bereit ist.
Erstellen Sie mit ClickUp einen PR-Kalender, der wirklich funktioniert
Die Erstellung und Verwaltung eines PR-Kalenders mag zunächst nach viel Arbeit klingen, aber der Aufwand lohnt sich. Mit einem klaren Fahrplan bleibt Ihr Team auf Kurs, Termine werden eingehalten und Ihre Geschichten erreichen jedes Mal die richtige Zielgruppe.
Und mit ClickUp wird der gesamte Prozess einfacher, schneller und kollaborativer. Vom visuellen Brainstorming mit Whiteboards über die Organisation von Inhaltsideen in Dokumenten bis hin zur Planung von Kampagnen mit dem KI-gestützten Kalender und der Automatisierung sich wiederholender Aufgaben – ClickUp vereint alle Teile Ihres PR-Workflows in einer leistungsstarken Plattform.
Sind Sie bereit, Ihren PR-Kalender zu optimieren?
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