Die Öffentlichkeitsarbeit ist schnelllebig. In einem Moment präsentieren Sie einen Plan für eine Produkteinführung, im nächsten müssen Sie schnell auf eine aktuelle Meldung reagieren.
Wenn Sie sich jedoch immer noch auf verstreute Dokumente und Last-Minute-Planungen verlassen, verpassen Sie wichtige Termine und Medienauftritte, die schon vor Wochen hätten geplant werden müssen.
Hier hilft ein PR-Kalender.
Produkteinführungen, Finanzierungsnachrichten, Aktionstage, saisonale Kampagnen, Neukundengewinne – sie alle konkurrieren um Platz. Ohne einen zentralen Kalender könnten Sie den Vortrag Ihres CEO vergessen oder den perfekten Zeitpunkt für die Präsentation der KI-Trends verpassen.
Dieser Leitfaden hilft Ihnen dabei. Wir zeigen Ihnen, wie Sie einen PR-Kalender planen, der Ihnen hilft, organisiert zu bleiben, Schlüsseltermine einzuhalten und Ihre Medienberichterstattung konsistent zu gestalten.
Los geht's! 🚀
Was ist ein PR-Kalender?
Ein PR-Kalender (Public Relations-Kalender) ist ein Planungskalender, in dem wichtige PR-Aktivitäten, Kampagnen, Ereignisse und Medienauftritte für einen bestimmten Zeitraum, in der Regel monatlich, vierteljährlich oder jährlich, festgehalten werden.
Als Beispiel: Wenn im Juli eine wichtige Fachmesse stattfindet, tragen Sie diese in Ihren PR-Kalender ein und planen Sie im Voraus Pressemitteilungen, Medienarbeit oder Social-Media-Beiträge dazu.
Das Ziel ist es, Ihren PR-Aufwand konsistent und zielgerichtet zu gestalten, damit Sie nicht nach wochenlangem Schweigen in den Medien überstürzt etwas veröffentlichen müssen.
Vorteile der Verwendung eines PR-Kalenders
So steigert ein PR-Kalender den Wert Ihres PR-Aufwands:
- Medien-Lücken erkennen: Ein PR-Kalender hilft Ihnen dabei, ruhigere Monate im Medien-Zyklus zu identifizieren, sodass Sie Ihre Geschichten dann präsentieren können, wenn die Aufmerksamkeit hoch und die Konkurrenz gering ist.
- Verstärken Sie die Wirkung Ihrer Kampagne: So können Sie PR-Momente für Blog-Inhalte, E-Mail-Updates, Social-Media-Beiträge und interne Enablement-Maßnahmen wiederverwenden und so den ROI über alle Kanäle hinweg maximieren.
- Sichern Sie sich frühzeitig Zugang zur Geschäftsleitung: Mit Sichtbarkeit auf anstehende Kampagnen ist es einfacher, im Voraus Termine mit Stakeholdern für Zitate, Interviews und Genehmigungen zu vereinbaren.
- Seien Sie immer bereit für Trendthemen: Durch die Nachverfolgung von saisonalen Ereignissen und redaktionellen Themen kann Ihr Team Erkenntnisse, Daten oder Standpunkte vorbereiten, um bei aktuellen Ereignissen sofort reagieren zu können.
- Halten Sie die langen Vorlaufzeiten der Medien ein: Fachpublikationen und Zeitschriften schließen ihre Redaktionskalender oft schon Monate im Voraus. Ein klares PR-Ziel sorgt dafür, dass Sie rechtzeitig Ihre Ideen einreichen können.
- Interne Workloads ausgleichen: Durch die frühzeitige Planung von Kampagnen können PR-, Content- und Design-Teams besser planen und Produktionsengpässe in letzter Minute vermeiden.
💡 Profi-Tipp: Setzen Sie große PR-Ideen in umsetzbare Aufgaben um. Verwenden Sie ClickUp Aufgaben und geschachtelte Unteraufgaben, um jeden Schritt einer Kampagne zu planen – Entwurf, Überprüfung, Genehmigung von Zitaten, Medienarbeit – und weisen Sie jedem Schritt einen Eigentümer und ein Fälligkeitsdatum zu.
Wichtige Bestandteile eines PR-Kalenders
Wie ein Redaktions- oder Marketingkalender ist auch ein PR-Kalender nur so gut wie die Informationen, die Sie darin eintragen. Hier sind die wichtigsten Elemente, die ihn erfolgreich machen:
- Ziele und Vorgaben: Jedes Element in Ihrem PR-Kalender sollte mit einem klaren Ziel verbunden sein, z. B. Steigerung der Markenbekanntheit, Aufbau von Vordenkerrolle oder Bekanntgabe wichtiger Unternehmensnachrichten.
- Kernbotschaften oder Themen: Formulieren Sie die Hauptbotschaft, die jede Aktivität vermitteln soll. Bei einer Produkteinführung könnte dies beispielsweise lauten: „Produkt X löst Problem Y“. Bei einer Sensibilisierungskampagne könnte es „Unser Engagement für Datensicherheit“ sein.
- Zielgruppe und Kanäle: Wissen Sie, an wen Sie sich wenden und wo Ihre Botschaft ankommt, damit sie dort landet, wo sie wichtig ist. Ist sie für Tech-Journalisten, Kunden oder Ihr internes Team gedacht? Wird sie als Pressemitteilung, LinkedIn-Beitrag oder Medienpitch veröffentlicht?
- Beschreibung des Inhalts oder der Aktivität: Er zeigt genau, was erledigt wird und wie. Zum Beispiel: „Pressemitteilung: Start des Projekts Atlas über PR Newswire, vorgestellt bei den 10 führenden Tech-Medien“.
- Termine und Fristen: Dazu gehören das Datum der Hauptvorstellung oder des Ereignisses sowie Schlüssel-Fristen wie Fälligkeitsdaten für Entwürfe, Zyklen der Überprüfungen oder Meetings zur Vorbereitung.
- Eigentümer/verantwortliches Team: Wer ist für die Erledigung der Aufgabe zuständig? Das kann eine Person sein, mehrere Teammitglieder mit klaren Rollen oder sogar ein externer Partner.
Erstellen eines umfassenden PR-Kalenders
Die Erstellung eines PR-Kalenders mag wie eine große Aufgabe erscheinen, aber wir können sie in überschaubare Schritte unterteilen.
Schritt 1: Brainstorming, Recherche und Sammeln von Ideen für Inhalte
Dies ist der Ausgangspunkt, an dem Sie herausfinden, was Sie sagen möchten, warum es wichtig ist und wann Sie es sagen möchten. Das Ziel? Ein solider Vorrat an aktuellen, berichtenswerten Ideen, die mit Ihren Geschäftszielen in Verbindung stehen und die Aufmerksamkeit Ihres Publikums auf sich ziehen.
🧠 Brainstorming
Dies ist die kreative Freistunde, in der Sie und Ihr Team alle möglichen Ideen und Termine auf den Tisch legen.
🛠️ Was sollte man brainstormen?
- Meilensteine des Unternehmens: Produkteinführungen, Feature-Updates, Finanzierungsnachrichten, Rebranding, Ladeneröffnungen, Stellenausschreibungen, Jubiläen usw.
- Branchenereignisse und Saisonzeiten: Messen, Konferenzen, Quartalsberichte, saisonale Marketingmöglichkeiten (z. B. Black Friday, Budget Season, SaaStr), Awareness-Monate (wie Cybersecurity Awareness Month, Weltumwelttag, Weltmeertag oder Weltblutspendetag)
- Feiertage und Gedenktage: Sommerfeiertage, traditionelle Feiertage (Heiligabend oder Thanksgiving) und „nationale oder internationale Tage” wie der Welt-Emoji-Tag, der Nationale Pizza-Tag, der Internationale Männertag, der Welt-Schokoladentag oder der Welt-Vegetariertag.
- Wiederkehrende Kampagnen: Wenn Sie Jahresberichte, CSR-Initiativen oder Trendprognosen durchführen, erstellen Sie eine Liste dieser Aktivitäten frühzeitig, um Zeitleisten festzulegen.
💡 Profi-Tipp: Verwenden Sie ClickUp Formulare, um Ideen für PR-Inhalte von Mitgliedern des Teams oder externen Partnern an einem übersichtlichen Ort zu sammeln – keine langwierigen E-Mails oder unübersichtlichen Tabellen mehr.
🔍 Recherche
Sobald Sie eine grobe Liste mit Ideen haben, validieren und ergänzen Sie diese durch strategische Recherchen.
🛠️ Schlüssel-Forschungsbereiche:
- Überprüfung von Ereignissen: Bestätigen Sie Termine für wichtige Konferenzen, Aktionswochen, Feiertage und Veröffentlichungen von Berichten.
- Wettbewerbsanalyse: Welche Kampagnen haben Wettbewerber im letzten Jahr durchgeführt? Welche Medien haben darüber berichtet? Wie können Sie sich besser differenzieren oder Ihre Geschichten besser zeitlich abstimmen?
- Einblicke in Ihre Zielgruppe: Nutzen Sie Tools wie SparkToro oder Reddit, um zu sehen, worüber Ihre Zielgruppe spricht. Schauen Sie sich die Art der Inhalte an, mit denen sie sich beschäftigt – Fallstudien, Statistiken, Standpunkte von Führungskräften usw.
- Medienrelevanz: Sehen Sie sich aktuelle Artikel in Ihren Zielpublikationen an. Welche Arten von Pressemitteilungen, Autorenbeiträgen oder Kommentaren werden dort aufgegriffen?
💡 Profi-Tipp: Erstellen Sie in ClickUp eine Mediendatenbank mit benutzerdefinierten Feldern für den Namen des Medienkanals, den Ansprechpartner, das Datum der letzten Kontaktaufnahme und den Status der Antwort – ganz ohne separates CRM.
📋 Sammeln Sie Ideen für Inhalte
Jetzt haben Sie mehr Ideen, als Sie realistisch umsetzen können. Es ist also an der Zeit, diese zu gruppieren, zu taggen und zu strukturieren.
🛠️ Tipps zur Organisation:
- Nach Quartal sortieren: Wann ist jede Kampagne am sinnvollsten? Taggen Sie Ideen als Q1–Q4.
- Themen zuweisen: Gruppieren Sie Ideen unter Begriffen wie Produkt, Kultur, Führung, Saison oder Kundenberichte.
- Sichern Sie sich Backups von Inhalten: Identifizieren Sie einige zeitlose Ideen, die Sie einsetzen können, wenn eine wichtige Initiative verzögert oder abgesagt wird.
- Kontext hinzufügen: Notieren Sie, woher jede Idee stammt (z. B. Teamleiter, Inspiration durch Wettbewerber, Kundenbericht) und in welchem Format sie umgesetzt werden könnte (Pressemitteilung, Pitch, Byline, Ereignis usw.).
Schritt 2: Wenden Sie sich an Stakeholder, um vielfältige Inhalte zu erhalten
PR funktioniert nicht isoliert. Einige Ihrer besten Story-Ideen werden von anderen Teams kommen. Beziehen Sie daher wichtige Stakeholder im gesamten Unternehmen (und manchmal auch darüber hinaus) mit ein – das ist eine einfache, aber wirkungsvolle Maßnahme zum Stakeholder-Management.
Hier sind die Stakeholder, mit denen Sie eine Verbindung herstellen sollten:
| Stakeholder | Warum sie wichtig sind | Beispiele für PR-Möglichkeiten |
| Marketing-Team | Sie führen Kampagnen durch, die durch PR unterstützt oder verstärkt werden können. | Webinare, E-Books, Forschungsberichte, Influencer-Kampagnen, Werbekampagnen |
| Produktteam / F&E | Sie wissen, welche Produkte oder Features wann auf den Markt kommen. | Produkt-/Feature-Veröffentlichungen, Innovations-Updates, Ankündigungen von Beta-Programmen |
| Vertrieb / Kundenerfolg | Sie bieten Kundenberichte und Einblicke in die Branche. | Kundenfallstudien, wichtige Kundengewinne, Partnerschaften, Auszeichnungen, Messen |
| Führungskräfte / Unternehmensleitung | Sie fördern die Vordenkerrolle und unternehmensweite Ankündigungen. | Vorträge, Thought-Leadership-Artikel, Fundraising, CSR-Initiativen, Investorenkommunikation |
| HR / Interne Kommunikation | Sie kümmern sich um interne Ereignisse und Neuigkeiten zur Personalbeschaffung, die sich auf das Employer Branding auswirken. | Auszeichnungen für die besten Arbeitgeber, Kulturberichte, DEI-Initiativen, wichtige Neueinstellungen |
| Externe Partner | Sie bieten Möglichkeiten für gemeinsames Marketing und gemeinsame PR-Aktivitäten. | Gemeinsame Ankündigungen, Branchenberichte, gemeinsame Ereignisse, Medienarbeit über Agenturen |
💡 Profi-Tipp: Freigeben Sie ClickUp-Dokumente extern mit Berechtigungen für Anzeige und Bearbeitung, um Feedback von Stakeholdern oder Agenturen zu Pressemitteilungen zu erhalten. Verwenden Sie Approvals, um Nachrichten mit einem Klick zu finalisieren.
Schritt 3: Legen Sie die Häufigkeit, den Zeitplan und den Stil Ihrer Inhalte fest
Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Ideen in einer umsetzbaren Zeitleiste für das kommende Jahr zu organisieren. Folgendes müssen Sie entscheiden:
Häufigkeit der Inhalte
Bevor Sie Termine festlegen, entscheiden Sie, wie oft Ihre Marke im Rampenlicht stehen soll. Die Häufigkeit sollte sich nach folgenden Faktoren richten:
- Ziele: Wenn Sie Autorität aufbauen möchten, brauchen Sie eine konsistente Vordenkerrolle. Wenn es um Produktbekanntheit geht, könnte sich Ihr Kalender auf Produkteinführungen konzentrieren.
- Ressourcen: Seien Sie realistisch, was die Kapazitäten Ihres Teams angeht. Es ist besser, einen Monat lang eine großartige Geschichte zu veröffentlichen als fünf hastig zusammengestellte.
- Kanäle: Die Häufigkeit der Veröffentlichungen variiert je nach Medium – Medienbeiträge können häufiger erscheinen als Blogbeiträge oder Interviews mit Führungskräften.
🛠️ Einige kurze Tipps:
- Fangen Sie klein an. Planen Sie 1–2 größere Projekte pro Monat und steigern Sie dann das Volumen.
- Verwenden Sie ein monatliches oder vierteljährliches Inhaltsthema als Leitfaden für Ideen (z. B. „Innovation im 1. Quartal“, „Kundenerfolge im 2. Quartal“).
- Wechseln Sie zwischen Beiträgen mit hohem Aufwand (wie Pressemitteilungen) und Beiträgen mit weniger Aufwand (wie Social-Media-Zusammenfassungen oder Zitaten).
Planen Sie (zuerst die wichtigsten Punkte, dann füllen Sie die Lücken)
Ziehen Sie anschließend diese Ideen per Drag & Drop in Ihren Kalender. Durch die Planung vermeiden Sie Doppelbuchungen von Ankündigungen und verpasste Medienzyklen.
🛠️ Tipps für eine erfolgreiche PR-Planung:
- Beginnen Sie mit den wichtigsten Terminen: Planen Sie zuerst Produkteinführungen, Branchen-Ereignisse, saisonale Kampagnen und Aktionstage.
- Füllen Sie die Lücken: Nutzen Sie ruhigere Wochen für Evergreen-Geschichten, Kundenerfolge oder leicht umsetzbare Kampagnen wie schnelle PR-Erfolge oder Thought-Leadership-Schnipsel.
- Pufferwoche einplanen: Bauen Sie in jedem Quartal „Just-in-case“-Slots ein, um kurzfristige Ankündigungen, reaktive PR oder plötzliche Medienauftritte zu bewältigen.
- Termine festlegen: Nicht jede Idee erfordert einen festen Termin, aber „TBD” (zu übersetzen mit „noch zu bestimmen”) ist der Punkt, an dem gute Pläne scheitern. Selbst ein grober Platzhalter wie „erste Aprilwoche” gibt Ihrem Team eine Grundlage für die Planung.
- Verteilen Sie die Arbeit: Packen Sie nicht Alles in einen Monat. Verteilen Sie die Inhalte über den gesamten Kalender, um Burnout zu vermeiden.
Inhaltsstil und Kanal
Geben Sie schließlich jedem Eintrag im Kalender einen realen Kontext, denn eine „Pressemitteilung im März” reicht nicht aus, um Dinge voranzubringen.
Fragen Sie sich bei jedem Element:
- Welches Format soll es haben? Handelt es sich um eine Pressemitteilung, einen Blogbeitrag, eine Podcast-Episode, einen Medienbeitrag oder eine Berichterstattung in den sozialen Medien?
- Welcher Ton passt am besten? Ist die Botschaft formell und datengestützt? Oder ist sie eher locker und storyorientiert?
- Wo wird er veröffentlicht oder beworben? Wird er in Ihrem Blog erscheinen? Wird er als Pitch an Tech-Medien verschickt? Wird er auf LinkedIn oder per E-Mail als Aktion beworben?
Dies hilft Autoren, Designern und Stakeholdern, sich von Anfang an abzustimmen, ohne dass es zu Hin und Her über den Tonfall oder verpasste Kanäle der Verteilung kommt.
Wenn Sie den Kalender ausgefüllt haben, treten Sie einen Schritt zurück und überprüfen Sie: Unterstützt er Ihre wichtigsten Geschäftsziele? Ist die Mischung der Formate ausgewogen? Sind die Zeitleisten realistisch? Freigeben Sie dann den Entwurf für Ihr Team und die Stakeholder.
Weiterlesen: Kreative Strategien für das Markenmanagement, um das Potenzial Ihrer Marke zu maximieren
PR-Kalender-Planungstool
Die Verwendung einer Tabellenkalkulation für Ihren PR-Kalender funktioniert (zunächst).
Aber mit dem Wachstum Ihrer Kampagnen wachsen auch die beweglichen Teile. Es erfolgt die Nachverfolgung von Terminen, es erfolgt die Koordination mit verschiedenen Abteilungen und es erfolgt die Verwaltung von Inhalten über mehrere Kanäle hinweg. Aktualisierungen gehen verloren, und plötzlich sind Sie sich nicht mehr sicher, wer was wann macht.
Hier kann ein spezielles tool für das PR-Kampagnenmanagement Alles optimieren – von der Planung über die Zusammenarbeit bis hin zur Nachverfolgung der Ergebnisse.
An dieser Stelle benötigen Sie ClickUp für Marketingteams. Damit vereinen Sie Ihren gesamten PR-Kalender, Ihre Kampagnen und den Aufwand Ihres Teams in einem einzigen, vernetzten und einfach zu verwaltenden Space.
So kann Ihnen diese PR -Aufgabenmanagement-Software helfen:
1. Planen Sie im ClickUp-Kalender
Der ClickUp-Kalender bietet Ihnen eine zentrale Ansicht Ihres gesamten PR-Zeitplans für Wochen, Monate oder das ganze Jahr. Mit einfachen Drag-and-Drop-Funktionen können Sie Produktvorstellungen, Pressemitteilungen, Medienarbeit und Ereignisse visuell darstellen.
Was macht ihn noch besser? Dieses KI-gestützte Tool hebt die Terminplanung auf die nächste Stufe, indem es:
- Automatisches Blockieren von Fokuszeiten für Aufgaben wie Schreiben, Überprüfen oder Medienvorbereitung. Beispiel: Wenn Sie am Freitag eine Veröffentlichung haben, können Sie für Dienstag und Mittwoch jeweils 2 Stunden Schreibzeit blockieren.
- Verschieben Sie Termine, wenn sich Prioritäten ändern. Wenn Ihr Produktteam also die Einführung eines Features um eine Woche verschiebt, werden automatisch alle damit verbundenen PR-Aufgaben (wie die Überprüfung von Pressemitteilungen, Medienkontakte und die Planung von Social-Media-Beiträgen) verschoben, ohne dass Sie die Zeitleisten manuell anpassen müssen.
- Verwandeln Sie Diskussionspunkte aus Meetings wie „Presseliste für das Ereignis bis zum 5. März fertigstellen“ oder „Q2-Bericht für Finanzmedien vorstellen“ in geplante Aufgaben, um die Synchronisierung Ihres Kalenders (und Ihres Teams) zu gewährleisten.
- Verwalten Sie wiederkehrende PR-Aufgaben wie „Monatlicher Medienbericht“, „Wöchentlicher Berichterstattungs-Scan“ oder „Zweiwöchentliche Pitch-Nachfassaktionen“ mit Leichtigkeit.
- Kalender überlagern Sie verschiedene Zeitpläne (z. B. Produktlaunch-Kalender, Marketingkampagnen-Kalender, PR-Kalender), um Konflikte zu erkennen oder Synergieeffekte zu identifizieren.
Das Beste daran? Der ClickUp-Kalender arbeitet mit ClickUp Brain zusammen, um Ihnen Zeit zu sparen. Das bedeutet, dass Sie nicht mehr Aufgaben, Chats oder Dokumente durchsuchen müssen, um herauszufinden, was als Nächstes ansteht. Fragen Sie einfach: „Was ist heute meine oberste Priorität?“ oder „Wann findet die Besprechung zur Überprüfung der Pressemitteilung statt?“ und Sie erhalten sofort die Antwort.
📮ClickUp Insight: 18 % unserer Umfrageteilnehmer möchten KI nutzen, um ihr Leben mithilfe von Kalendern, Aufgaben und Erinnerungen zu organisieren. Weitere 15 % möchten, dass KI Routineaufgaben und Verwaltungsarbeiten übernimmt.
Zu erledigen ist es erforderlich, dass eine KI in der Lage ist, die Prioritäten für jede Aufgabe in einem Workflow zu verstehen, die notwendigen Schritte zum Erstellen oder Anpassen von Aufgaben auszuführen und automatisierte Workflows einzurichten.
Die meisten Tools haben einen oder zwei dieser Schritte bereits umgesetzt. ClickUp hat jedoch Nutzern dabei geholfen, bis zu 5+ Apps mithilfe unserer Plattform zu konsolidieren! Erleben Sie KI-gestützte Terminplanung, bei der Aufgaben und Meetings ganz einfach anhand ihrer Priorität in freien Zeitfenstern in Ihrem Kalender zugewiesen werden können. Sie können auch benutzerdefinierte Automatisierungsregeln über ClickUp Brain einrichten, um Routineaufgaben zu erledigen. Verabschieden Sie sich von zeitraubender Arbeit!
2. Brainstorming mit Whiteboards
ClickUp Whiteboards bieten Ihrem Team einen visuellen Raum, um Kampagnenideen, Aktionstage, Produktankündigungen und Medienauftritte an einem Ort zu planen.
Sie können Inhaltsblöcke nach Monat, Kanal (Medien, Blog, soziale Medien) oder Typ (Ereignis, Produkt, Vordenkerrolle) anordnen. Noch besser: Sie können Formen, Beschreibungen oder Farben verwenden, um besonders wichtige Momente hervorzuheben.
- Gruppieren Sie Kampagnen nach Themen, z. B. produktorientiert, Sichtbarkeit der Führungskräfte oder Markenaufbau, um Lücken in der Kommunikation zu identifizieren.
- Ziehen Sie Blöcke mit Inhalt per Drag & Drop über Zeitleisten, um saisonale Schwankungen zu visualisieren und zu vermeiden, dass mehrere Kampagnen in denselben Zeitraum fallen.
- Verknüpfen Sie Aufgaben oder Dokumente direkt vom Whiteboard aus, damit Ihr Team ohne Toolwechsel vom Brainstorming zur Umsetzung übergehen kann.
- Laden Sie funktionsübergreifende Mitarbeiter (Marketing, Führungskräfte, Produktentwicklung) ein, sich frühzeitig einzubringen und sich auf Prioritäten zu einigen, bevor die Zeitleisten festgelegt werden.
- Entwickeln Sie Medien-Pitching-Karten: Erstellen Sie visuelle Strategien für verschiedene Story-Ansätze und wählen Sie für jeden Ansatz geeignete Journalisten oder Medien aus.
- Entwerfen Sie Krisenkommunikationspläne: Nutzen Sie den flexiblen Raum, um mögliche Krisenszenarien zu brainstormen und Reaktionsabläufe und Verantwortlichkeiten zu planen.
- Erstellen Sie Stakeholder-Karten: Visualisieren Sie wichtige interne und externe Stakeholder für eine Kampagne und planen Sie maßgeschneiderte Kommunikationsstrategien.
Medien-Insights sofort erfassen
Lassen Sie ClickUp AI Notetaker jedes Detail während Medieninterviews und PR-Team-Meetings festhalten. Es transkribiert automatisch Unterhaltungen, hebt wichtige Aktionspunkte hervor und erstellt direkt aus Ihren Diskussionen Folgeaufgaben.
Wenn ein Journalist einen bestimmten Aspekt erwähnt, der ihn interessiert, oder Ihr Team einen aktuellen Aufhänger findet, gehen Ihnen diese Erkenntnisse nie wieder verloren – sie werden alle gespeichert, organisiert und können in Ihren PR-Kalender aufgenommen werden.
3. Speichern Sie Recherchen und Ideen für Inhalte in Dokumenten
Sobald Sie Ihre Kampagnenideen visualisiert haben, besteht der nächste Schritt darin, das Chaos in Struktur zu verwandeln. Und wie könnte man das besser tun als mit ClickUp Docs?
Erstellen Sie ein Dokument für jeden Monat, jede Kampagne oder jedes Thema, z. B. „Produkteinführung im 2. Quartal“ oder „Aufklärungskampagne im Oktober“. Darin können Sie Entwürfe für Mitteilungen, Entwürfe für Pressemitteilungen, relevante Nachrichtenartikel, Medienziele, saisonale Aufhänger und Ergebnisse vergangener Kampagnen speichern.
Erstellen Sie ein zentrales PR-Handbuch: Verwenden Sie Docs, um ein lebendiges Repository für Markenbotschaften, wichtige Gesprächspunkte, Standardtexte und Krisenkommunikationsprotokolle zu erstellen und zu pflegen, um die Konsistenz im gesamten Team sicherzustellen.
Erstellen Sie Analyseberichte nach der Kampagne: Strukturieren Sie detaillierte Kampagnenberichte in Dokumenten, binden Sie Diagramme ein, verknüpfen Sie mit Dashboards oder fügen Sie Leistungsdaten als Anhang hinzu, um PR-Ergebnisse effektiv freizugeben.
Profitieren Sie von der Versionshistorie: Verfolgen Sie alle Änderungen an Pressemitteilungen, Messaging-Dokumenten oder Strategiedokumenten, sodass Sie bei Bedarf zu früheren Versionen zurückkehren können.
Nutzen Sie relationale Verknüpfungen: Verbinden Sie Dokumente direkt mit bestimmten Aufgaben, Kampagnen, Listen oder Kalenderereignissen. Verknüpfen Sie beispielsweise das Dokument „Pressemitteilung zum Q3-Event“ mit der Kampagnenaufgabe „Q3-Branchenevent“, um sofortigen kontextbezogenen Zugriff zu erhalten.
💡 Profi-Tipp: Verwenden Sie ClickUp Brain, um grobe Notizen in ausgefeilte PR-Inhalte zu verwandeln.
Sie können ihn bitten, eine kurze Kampagnenübersicht für Ihre Produkteinführung im zweiten Quartal zu erstellen, basierend auf den Notizen und Nachrichten, die in Ihrem Dokument gespeichert sind. Oder fügen Sie einen Artikel oder Trendbericht ein und bitten Sie Brain, Ihnen Story-Ansätze oder Ideen für Überschriften vorzuschlagen, die auf Ihre Marke zugeschnitten sind.
4. Setzen Sie sich PR-Ziele und erreichen Sie diese mit ClickUp Goals
Demonstrieren Sie die tatsächliche Wirkung des Aufwands für Ihre PR-Maßnahmen. Mit ClickUp Goals können Sie:
- Definieren Sie klare Ziele: Setzen Sie sich konkrete, messbare Einzelziele für Ihre Kampagnen, z. B. „20+ Medienplatzierungen für den Start im 3. Quartal erreichen“ oder „Positive Erwähnungen der Marke um 15 % steigern“.
- Aufteilung in Einzelziele: Teilen Sie Ihre Hauptziele in kleinere, überschaubare „Einzelziele” auf, die numerisch, monetär oder sogar aufgabenbasiert sein können (z. B. „5 Interviews sichern”, „3 Artikel mit Namensnennung veröffentlichen”).
- Verfolgen Sie den Fortschritt visuell: Beobachten Sie in Echtzeit, wie Ihr Aufwand zu den Gesamtzielen beiträgt, sodass Sie den PR-ROI leicht für die Berichterstellung dokumentieren und das Team motiviert halten können.
- Verbindung zur Arbeit: Verbinden Sie Ziele und Einzelziele direkt mit den Aufgaben und Listen, an denen gearbeitet wird, um sicherzustellen, dass die täglichen Aktivitäten mit den strategischen Ergebnissen übereinstimmen.
5. Optimieren Sie Workflows mit ClickUp Automatisierungen
Mit ClickUp Automatisierungen können Sie jeden Schritt Ihres PR-Workflows miteinander verbinden. Hier sind einige Beispiele, wie Sie Ihren PR-Kalender automatisieren können, um die besten Kampagnenergebnisse zu erzielen:
| Auslöser | Automatisierungsmaßnahme |
| Eine neue Kampagnenaufgabe wird erstellt (z. B. „Produkteinführung“). | Weisen Sie Aufgaben automatisch den entsprechenden Abteilungen und Teams zu. |
| Der Status der Aufgabe ändert sich zu „Genehmigt“. | Erstellen Sie eine Folgeaufgabe mit dem Namen „Verteilung an Medien“ und weisen Sie diese dem PR-Manager zu. |
| Das Fälligkeitsdatum für die Aufgabe wird aktualisiert. | Verschieben Sie automatisch alle zugehörigen Unteraufgaben entsprechend ihrer Fälligkeitsdaten. |
| Eine Unteraufgabe (z. B. „Entwurf für Blogbeitrag“) wird als fertiggestellt markiert. | Veröffentlichen Sie einen Kommentar wie „Inhalt fertig – weiter zum visuellen Design“. |
| Wiederholende Aufgabe (z. B. monatliche PR-Zusammenfassung) wird erstellt | Weisen Sie Aufgaben automatisch dem PR-Verantwortlichen zu und stellen Sie Unteraufgaben mit Fristen für das Verfassen, die Bearbeitung und das Überprüfen ein. |
6. Schaffen Sie eine Verbindung zwischen Ihrem Ökosystem und ClickUp-Integrationen
ClickUp vereint zwar viele tools, lässt sich aber auch gut mit anderen kombinieren. Verbessern Sie Ihre PR-Aktivitäten, indem Sie ClickUp mit folgenden tools integrieren:
- Medienbeobachtungstools (z. B. Meltwater, Brandwatch über Zapier/API): Automatisieren Sie die Erstellung von Aufgaben in ClickUp, wenn neue relevante Medienerwähnungen oder Benachrichtigungen identifiziert werden.
- Quellenanforderungsdienste (z. B. HARO, Qwoted, SourceBottle): Optimieren Sie Ihre Suche nach Medienmöglichkeiten. Indem Sie tägliche Zusammenfassungen von Diensten wie HARO an eine spezielle ClickUp-E-Mail-Adresse weiterleiten (mithilfe von E-Mail in ClickUp oder einem Tool wie Zapier), können Sie automatisch Aufgaben für jede Abfrage erstellen. Verfeinern Sie dies weiter, indem Sie Automatisierungstools verwenden, um E-Mails nach für Ihre Clients oder Ihre Branche relevanten Schlüsselwörtern zu durchsuchen und sie dann dem richtigen Mitglied des Teams für die Präsentation zuzuweisen.
- Social-Media-Management-Tools (z. B. Hootsuite, Buffer): Koordinieren Sie die Verbreitung von PR-Erfolgen in den sozialen Medien, indem Sie Aufgaben verknüpfen und Updates freigeben.
- Cloud-Speicher (Google Drive, Dropbox, OneDrive): Fügen Sie ganz einfach Medienkits, Bilder, Videos und andere wichtige PR-Assets hinzu, die in Ihrer bevorzugten Cloud-Lösung gespeichert sind, und greifen Sie darauf zu.
Die einzige Informationsquelle für Ihr PR-Team!
Vereinheitlichen Sie Markenrichtlinien, Krisenpläne, Kampagnenwissen und Medienerkenntnisse. Finden Sie mit ClickUp Knowledge Management sofort passende Narrative, wenden Sie diese konsistent an und entwickeln Sie sie strategisch weiter.
Für intelligentere PR: alles Wissen, brillant organisiert, in einem Space.
7. Sparen Sie Zeit mit PR-Kalender-Vorlagen
Wenn Ihnen das alles gut gefällt, Sie aber nicht wissen, wo Sie mit Ihrer PR-Planung beginnen sollen, bietet ClickUp vorgefertigte Pressemitteilungsvorlagen, die Ihnen eine fertige Struktur zur einfachen Planung, Erstellung und Verteilung von Ankündigungen bieten. Sie können auch PR-Zeitplanvorlagen verwenden, um Kampagnen, Fristen und Medienarbeit in einer übersichtlichen Zeitleiste zu planen.
Die ClickUp-Vorlage für PR-Kampagnen wurde entwickelt, um die schnelllebige, funktionsübergreifende Natur der Öffentlichkeitsarbeit zu unterstützen. Sie hilft Ihnen bei der Kampagnenplanung, der Einführung und der Nachverfolgung – alles in einem anpassbaren Workspace.
Die Vorlage bietet:
- Benutzerdefinierte Status wie „Entwurf“, „Zur Überprüfung bereit“ und „Veröffentlicht“, zur Nachverfolgung der Phasen Ihrer PR-Kampagne.
- Auf PR-Anforderungen zugeschnittene Ansichten, wie z. B. die Listenansicht für die Verwaltung von Content-Workflows, die Board-Ansicht für Brainstorming und die Kalender- oder Gantt-Ansicht für die Darstellung von Zeitleisten und die Vermeidung von Überschneidungen bei Kampagnen.
- Benutzerdefinierte Felder zum Organisieren von Kampagnen nach wichtigen PR-Kriterien, wie z. B. Vertriebskanal (Pressemitteilung, soziale Medien, Newsletter), Art der Medienliste (Technik, Lifestyle, regional) oder Priorität der Kampagne (hohe Sichtbarkeit vs. Markenbekanntheit)
💡 Profi-Tipp: Erstellen Sie benutzerdefinierte PR-Dashboards, auf denen Metriken für Kampagnen, Medienplatzierungen und anstehende Termine auf einen Blick angezeigt werden. Überwachen Sie KPIs, verfolgen Sie das Engagement von Journalisten und geben Sie den Fortschritt an die Stakeholder weiter durch fokussierte, datengestützte Ansichten, die aufwändige Tätigkeiten im Bereich der Berichterstellung überflüssig machen.
Wenn Sie jedoch mehrere Kampagnen gleichzeitig verwalten und einen besseren Überblick benötigen, um alles von Anfang bis Ende zu organisieren, sollten Sie eine Vorlage für die PR-Planung verwenden.
Die ClickUp-Vorlage für die PR-Planung ist Ihre zentrale Anlaufstelle für die Durchführung intelligenter, optimierter PR-Kampagnen. Mit dieser Vorlage können Sie klare Ziele für jede Kampagne festlegen, Aufgaben und Zeitleisten organisieren und mit Teamkollegen und Stakeholdern zusammenarbeiten, ohne dass es zu Verwirrung kommt.
Darüber hinaus erhalten Sie 14 verschiedene Ansichten, um Ihren PR-Plan aus jedem möglichen Blickwinkel zu betrachten:
- Neue Listenansicht: Sehen Sie alle neuen, noch nicht zugewiesenen PR-Aufgaben, um mit der Planung Ihrer Kampagne zu beginnen.
- Listenansicht der laufenden Projekte: Sehen Sie auf einen Blick, woran gerade gearbeitet wird und wer dafür zuständig ist.
- Für die Listenansicht der Veröffentlichung: Verfolgen Sie Aufgaben, die bereit oder fast bereit für die Veröffentlichung sind.
- Board-Ansicht: Verschieben Sie Aufgaben visuell zwischen verschiedenen Phasen, z. B. von „Entwurf“ zu „Veröffentlicht“.
- Chat-Ansicht: Besprechen Sie Aufgaben und Updates oder sammeln Sie Ideen direkt mit Ihrem Team.
Herausforderungen bei der Verwaltung von PR-Kalendern meistern
Selbst der beste PR-Kalender kann aus der Bahn geraten. Hier finden Sie einen kurzen Leitfaden zu häufigen Fallstricken und wie Sie diese vermeiden können.
1. Überlastung des Kalenders (und des Teams)
Es ist leicht, sich zu viel vorzunehmen und Ihren Kalender mit einem ambitionierten LineUp an PR-Aktivitäten zu füllen. Ein überfüllter Kalender kann jedoch zu Burnout und schlampiger Ausführung führen.
Um dies zu verhindern:
✅ Seien Sie realistisch, was Ihr Team leisten kann, ohne auszubrennen. Achten Sie auch auf Warnsignale wie häufige Überstunden oder ausgelassene Sitzungen zur Planung.
✅ Setzen Sie konsequent Prioritäten. Konzentrieren Sie sich auf Kampagnen, die Sie unbedingt gewinnen müssen, und verschieben oder streichen Sie Kampagnen mit geringer Wirkung.
✅ Passen Sie Ihren Kalender an die Kapazitäten Ihrer Teams und an Änderungen in Echtzeit an.
💡 Profi-Tipp: Mit der Workload-Ansicht von ClickUp können Sie sehen, wer überlastet ist und wer Kapazitäten frei hat – so können Sie die Eigentümerschaft für Pressemitteilungen oder die Vorbereitung von Ereignissen fair verteilen, ohne das Team zu überlasten.
2. Nicht genug Flexibilität
Wenn Sie Ihren Kalender als in Stein gemeißelt betrachten, kann dies nach hinten losgehen. In der PR können unerwartete Nachrichten Ihre Inhalte irrelevant machen, wenn Sie sich nicht schnell anpassen.
Um dies zu verhindern:
✅ Planen Sie Pufferzeit für ungeplante Gelegenheiten oder aktuelle Nachrichten ein.
✅ Halten Sie Backup-Inhalte bereit, falls etwas ausfällt (z. B. einen Blogbeitrag, wenn ein Ereignis abgesagt wird).
✅ Überprüfen Sie Ihren Kalender regelmäßig – wöchentliche Check-ins eignen sich gut, um ihn an neue Entwicklungen anzupassen.
3. Halten Sie den Kalender auf dem neuesten Stand
Manche Teams erstellen einen großartigen jährlichen PR-Kalender, halten ihn aber nicht auf dem neuesten Stand. Verpasste Check-ins und veraltete Info machen ihn unzuverlässig, und schon bald nutzt ihn niemand mehr.
Um dies zu verhindern:
✅ Bestimmen Sie einen Kalender-Eigentümer (in der Regel den PR-Manager), der ihn auf dem neuesten Stand hält und die Beiträge der Teams sammelt.
✅ Legen Sie eine wöchentliche Routine fest, um anstehende Elemente zu überprüfen, Aufgaben, die abgeschlossen wurden, zu markieren und bei Bedarf neu zu planen.
✅ Schulen Sie alle Mitarbeiter darin, ihre Aufgaben, Änderungen am Status, Terminverschiebungen usw. zu aktualisieren.
💡 Profi-Tipp: Automatisieren Sie wiederholende PR-Aufgaben wie das Versenden von Erinnerungen, das Aktualisieren des Status der Kampagne oder das Benachrichtigen der Mitglieder des Teams, wenn eine Pressemitteilung zur Überprüfung bereit ist.
Erstellen Sie mit ClickUp einen PR-Kalender, der wirklich funktioniert.
Das Erstellen und Verwalten eines PR-Kalenders mag zunächst nach viel Arbeit klingen, aber der Aufwand lohnt sich. Mit einem klaren Fahrplan bleibt Ihr Team auf Kurs, Termine werden eingehalten und Ihre Geschichten erreichen jedes Mal die richtige Zielgruppe.
Und mit ClickUp wird der gesamte Prozess einfacher, schneller und kooperativer. Von visuellem Brainstorming mit Whiteboards über die Organisation von Inhaltsideen in Dokumenten bis hin zur Planung von Kampagnen mit dem KI-gestützten Kalender und der Automatisierung wiederholender Aufgaben – ClickUp vereint alle Teile Ihres PR-Workflows in einer leistungsstarken Plattform.
Sind Sie bereit, Ihren PR-Kalender zu optimieren?
Melden Sie sich noch heute bei ClickUp an! 🙌