HR-Teams erledigen alles – Einstellungen, Gehaltsabrechnung, Leistungsbeurteilungen –, aber ohne die richtigen Tools werden selbst grundlegende Aufgaben zu endlosen To-dos. Manuelle Nachverfolgung von Abwesenheiten? Papierkram? Dafür hat niemand Zeit. ⏳
Die richtigen Features einer HR-Management-Software vereinfachen Abläufe, reduzieren Arbeitsaufwand und helfen Teams, sich auf die Unterstützung der Mitarbeiter und die Verbesserung der Produktivität zu konzentrieren.
In diesem Blogbeitrag werden die wichtigsten Features von HR-Software vorgestellt, die Personalprozesse einfacher, schneller und weniger frustrierend machen. Außerdem sehen wir uns an, wie ClickUp die Leistungsfähigkeit von Unternehmen verbessert. Los geht's! 🧐
Was ist HR-Management-Software?
HR-Management-Software ist eine digitale Lösung, die Unternehmen bei der Bewältigung wichtiger Aufgaben im Personalwesen unterstützt. Sie automatisiert die Personalbeschaffung, die Gehaltsabrechnung, die Anwesenheitserfassung und das Leistungsmanagement, reduziert den manuellen Aufwand und minimiert Fehler.
Diese Software zentralisiert Mitarbeiterdaten und erleichtert so die Speicherung, den Zugriff und die Verwaltung wichtiger Unterlagen. Ein strukturiertes System gewährleistet die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Anforderungen und verbessert gleichzeitig die allgemeine Genauigkeit der HR-Prozesse.
🔍 Wussten Sie schon? Der weltweite Markt für HR-Software wird zwischen 2024 und 2030 voraussichtlich mit einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate (CAGR) von 12,2 % wachsen, angetrieben durch die zunehmende Einführung von Cloud-basierten Lösungen.
Die wichtigsten Vorteile von HR-Management-Software
Die Verwaltung von HR-Aufgaben kann schnell überwältigend werden. Wir erklären Ihnen, wie HR-Management-Software alles überschaubarer und effizienter macht. 💪🏼
- Optimierte administrative Aufgaben: Automatisiert die Gehaltsabrechnung, die Nachverfolgung von Urlaubstagen und Leistungsbeurteilungen, sodass sich HR-Teams auf die Mitarbeiterbindung, -motivation und -entwicklung konzentrieren können
- Verbessertes Personalmanagement: Zentralisiert Mitarbeiterdaten für schnellen Zugriff und unterstützt HR-Teams bei der Überwachung der Anwesenheit, Nachverfolgung von Arbeitszeiten und effizienten Verwaltung der Compliance
- Reduzierte Workload: Schließt die Lücke zwischen unterbesetzten Teams und 57 % der HR-Fachleute, die über ihre Limits hinaus arbeiten, indem administrative Aufgaben automatisiert werden und Teams sich auf strategische Initiativen konzentrieren können
- Nahtloser Self-Service für Mitarbeiter: Ermöglicht es Mitarbeitern, ihre persönlichen Daten zu aktualisieren, Urlaub zu beantragen und selbstständig auf Mitarbeitervergünstigungen zuzugreifen, wodurch der Verwaltungsaufwand reduziert wird
- Verbesserte Compliance und Sicherheit: Automatisiert die Aufbewahrung von Unterlagen, um die Einhaltung von Arbeitsgesetzen und Unternehmensrichtlinien zu gewährleisten, während ein sicherer Speicher die Daten Ihrer Mitarbeiter schützt und Compliance-Risiken reduziert
🧠 Wissenswertes: Die erste formelle Personalabteilung wurde 1901 nach einem großen Streik bei der National Cash Register Company gegründet. Sie konzentrierte sich auf Beschwerden der Arbeitnehmer, Sicherheit und Schulungen.
Wesentliche Features einer HR-Management-Software
Wenn es um HR- und Mitarbeiterverwaltungssoftware geht, sind bestimmte Features unverzichtbar. Erfahren Sie, worauf Sie achten müssen, damit die Anforderungen Ihres Teams erfüllt werden. 👇
1. Verwaltung der Mitarbeiterdatenbank
Eine zentralisierte Mitarbeiterdatenbank speichert alles an einem Ort – persönliche Daten, Rollen, Gehälter, Leistungsaufzeichnungen – was auch immer Sie benötigen. HR-Teams können mithilfe von erweiterten Such- und Filterfunktionen schnell genaue und aktuelle Profile erstellen, ohne endlose Tabellen durchsuchen zu müssen.
Nicht jeder benötigt Zugriff auf sensible Daten, und rollenbasierte Kontrollen stellen sicher, dass nur autorisierte Mitarbeiter wichtige Datensätze anzeigen oder bearbeiten können. Auch die Compliance wird verbessert, da Verträge, Zertifizierungen und Arbeitsverläufe gut dokumentiert und sicher aufbewahrt werden.
Dank Cloud-Speicher können HR-Experten jederzeit und von überall auf Daten zugreifen. Ja, das bedeutet, dass Sie nie wieder nach Dateien suchen müssen. 😉
Mit der Tabellenansicht in ClickUp können Sie alles organisieren – Rollen, Abteilungen, Startdaten, Gehaltsstufen – mithilfe von benutzerdefinierten Feldern, die zu Ihrem Setup passen. Fügen Sie Tags hinzu, um Personen nach Speicherort oder Beschäftigungsart zu gruppieren, und speichern Sie Dokumente wie Verträge in jeder Zeile.
Auch der Datenschutz ist gewährleistet: Dank rollenbasierter Berechtigungen bleiben sensible Daten nur für die richtigen Personen sichtbar.
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2. Lohnabrechnung und Steuerkonformität
Die manuelle Gehaltsabrechnung ist mühsam – Fehlberechnungen, Fehler bei der Steuer und versäumte Abzüge führen zu ernsthaften Problemen. HR-Management-Software nimmt Ihnen den Stress bei der Gehaltsabrechnung und berechnet Löhne, Boni und Abzüge automatisch gemäß den Unternehmensrichtlinien und Steuervorschriften.
Steuergesetze ändern sich ständig, und es kann schwierig sein, den Überblick zu behalten.
Integrierte Compliance-Tools passen die Gehaltsstrukturen automatisch an und helfen Unternehmen so, Vorschriften einzuhalten und Strafen zu vermeiden. Die nahtlose Integration in Buchhaltungssysteme vereinfacht die Finanzberichterstellung, während Mitarbeiter über Self-Service-Portale sofortigen Zugriff auf Gehaltsabrechnungen und Steuerdokumente erhalten. Pünktliche und genaue Gehaltszahlungen sorgen dafür, dass alles ohne Verzögerungen oder Engpässe läuft.
Sie können in ClickUp wiederkehrende Aufgaben erstellen, um alles von der monatlichen Gehaltsabrechnung bis hin zu vierteljährlichen Steuererklärungen zu erledigen. Fügen Sie Unteraufgaben für Boni, Abzüge oder Steueraktualisierungen hinzu. Verwenden Sie dann die Kalenderansicht von ClickUp, um alle anstehenden Gehaltszahlungstermine und Compliance-Fristen auf einen Blick zu sehen.
So erhalten Sie Erinnerungen vor Fälligkeitsdaten und Ihr Gehaltskalender bleibt an einem Ort sichtbar.
3. Rekrutierung und Nachverfolgung von Bewerbern
Ohne das richtige System kann die Personalbeschaffung zu einem logistischen Albtraum werden. Das Sortieren endloser Lebensläufe, die Nachverfolgung von Bewerbungen und die Koordination von Vorstellungsgesprächen nehmen wertvolle Zeit in Anspruch und verlangsamen alles. Ein Bewerberverwaltungssystem (ATS) vereinfacht den Prozess, indem es Stellenanzeigen, Bewerbungen und Bewerberprofile übersichtlich organisiert.
KI-gestütztes Screening gleicht Kandidaten in Sekundenschnelle mit den Anforderungen der Stelle ab und hilft HR-Teams dabei, schneller die besten Talente in die engere Auswahl zu nehmen.
Sobald die richtigen Bewerber in der Pipeline sind, entfällt dank automatisierter Terminplanung für Vorstellungsgespräche das mühsame Hin- und Her-Schicken von E-Mails, sodass die Koordination zum Kinderspiel wird. Anpassbare Workflows führen Personalvermittler durch jede Phase des Einstellungsprozesses, von der ersten Vorauswahl bis zum endgültigen Angebot, sodass nichts übersehen wird.
Auch die Zusammenarbeit wird einfacher: Personalverantwortliche können Feedback in Echtzeit freigeben, sodass Entscheidungen ohne unnötige Verzögerungen getroffen werden können.
🎥 Die Personalbeschaffung wird intelligenter – entdecken Sie, wie KI die Rekrutierung verändert und Ihnen hilft, schneller die richtigen Kandidaten zu finden.
Mit der Listenansicht in ClickUp sehen Sie alle Bewerber und deren Status im Einstellungsprozess auf einen Blick. Die Automatisierung übernimmt die Weiterleitung der Kandidaten durch die verschiedenen Phasen und versendet Erinnerungen, sodass Sie sich auf die Suche nach dem richtigen Kandidaten konzentrieren können, anstatt Aufgaben zu verwalten.
Darüber hinaus erfasst und fasst der ClickUp AI Notetaker Unterhaltungen in Vorstellungsgesprächen automatisch zusammen, sodass Feedback leichter überprüft werden kann und alle auf dem gleichen Stand sind.
🔍 Wussten Sie schon? Google hat einmal eine bizarre Einstellungsmethode verwendet: Das Unternehmen platzierte mathematische Gleichungen auf Plakatwänden. Nur diejenigen, die sie richtig lösen konnten, durften zur nächsten Phase des Einstellungsprozesses übergehen. Dieser Ansatz half dem Unternehmen, die besten Problemlöser zu gewinnen.
4. Anwesenheits- und Urlaubsverwaltung
Die manuelle Nachverfolgung von Anwesenheiten ist mühsam und birgt viel zu viel Raum für Fehler.
HRMS-Software erfasst Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden automatisch über biometrische Scanner oder digitale Check-ins. So werden genaue Aufzeichnungen gewährleistet, ohne dass mühsam Timesheets zusammengetragen werden müssen.
Auch Urlaubsanträge lassen sich einfacher verwalten. Mitarbeiter können Anträge in Sekundenschnelle einreichen, und Manager können sie sofort genehmigen oder ablehnen. Das System aktualisiert die Urlaubsguthaben automatisch, sodass alles mit den Unternehmensrichtlinien und Arbeitsgesetzen übereinstimmt. Dank Echtzeit-Nachverfolgung können HR-Teams Fehlzeiten frühzeitig erkennen, wodurch die Verwaltung der Workloads vereinfacht und Störungen vermieden werden.
Da die Gehaltsabrechnung nahtlos mit den Anwesenheitsdaten synchronisiert wird, bleiben Gehaltsabrechnungen ohne zusätzliche manuelle Anpassungen korrekt.
Mit der Vorlage für Anwesenheitslisten von ClickUp können Sie Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden ganz einfach an einem Ort protokollieren und erhalten so zuverlässige Daten ohne den üblichen Papierkram. Wenn es um Urlaub geht, können Mitarbeiter mit der Vorlage für Urlaubsanträge von ClickUp schnell Urlaubsanträge einreichen, während Manager diese ohne Verzögerungen genehmigen oder ablehnen können.
Beide Vorlagen aktualisieren automatisch die Datensätze, sodass die Urlaubsstände dank Echtzeit-Einblicken zur Verfügbarkeit der Teams immer korrekt sind.
5. Leistungsmanagement und Beurteilungen
Leistungsmanagement sollte ein Fahrplan für Wachstum sein, nicht nur eine Routineaufgabe. HR-Management-Software erleichtert dies, indem sie Managern hilft, klare Ziele zu setzen, Fortschritte zu verfolgen und kontinuierliches Feedback zu geben, das die Entwicklung unterstützt.
Automatisierte Leistungsbeurteilungen entlasten die Zyklen der Mitarbeiterbewertung, indem sie Erkenntnisse von Mitarbeitern, Kollegen und Vorgesetzten sammeln, um umfassende Bewertungen zu erstellen. Anpassbare Vorlagen stellen sicher, dass die Beurteilungen mit den Unternehmenszielen übereinstimmen und die Bewertungen strukturiert und transparent bleiben. Echtzeit-Analysen machen es einfach, Leistungsträger zu erkennen und Bereiche zu identifizieren, in denen Mitarbeiter Unterstützung benötigen.
Bessere Einblicke führen zu besseren Entwicklungsplänen, höherem Engagement und motivierteren Mitarbeitern.
Die Festlegung klarer, erreichbarer Ziele hilft Mitarbeitern, auf Kurs zu bleiben, und Managern, genau zu wissen, wo sie ihre Unterstützung konzentrieren müssen. Mit ClickUp Goals kann jeder den Fortschritt auf einen Blick sehen, wodurch Check-ins und Reviews sinnvoller werden. So bleibt das Wachstum sichtbar und kontinuierlich, anstatt auf ein einmal im Jahr stattfindendes Leistungsmeeting zu warten.
6. Selbstbedienungsportal für Mitarbeiter
Niemand möchte die Personalabteilung wegen allem per E-Mail kontaktieren – um den Urlaubsstand zu überprüfen, persönliche Daten zu aktualisieren oder einen alten Lohnzettel herauszusuchen. Ein Self-Service-Portal gibt den Mitarbeitern die Kontrolle und ermöglicht ihnen, diese Aufgaben selbstständig zu erledigen. Sie müssen Urlaub beantragen? Das ist mit wenigen Klicks erledigt. Sie möchten die Anwesenheitsliste einsehen oder eine Leistungsbewertung überprüfen? Das ist ganz einfach. Es gibt keine Wartezeiten und kein Hin und Her.
HR-Teams werden von Routinefragen entlastet und haben mehr Zeit für wichtigere Prioritäten. Ein sicheres Anmeldesystem schützt sensible Daten, während der mobile Zugriff bedeutet, dass Mitarbeiter alles von überall aus verwalten können.
Ein Self-Service-Portal verbessert außerdem die Mitarbeiterzufriedenheit, da HR-Funktionen direkt gesteuert werden können.
Mit der ClickUp-Vorlage für eine Wissensdatenbank können Sie einen zentralen Ort für alles schaffen, von Urlaubsrichtlinien bis hin zu Gehaltsdetails. Das ist einfach für die Mitarbeiter und verhindert, dass Sie in Routineanfragen versinken.
🧠 Wissenswertes: Der Begriff „Human Resources” wurde erstmals 1893 in einem Buch des amerikanischen Ökonomen John R. Commons verwendet.
7. Compliance und Dokumentenmanagement
Arbeitsgesetze, Unternehmensrichtlinien und Branchenvorschriften können Sie nicht ignorieren, aber alles manuell im Blick zu behalten, ist ein Albtraum. Das Verlegen eines wichtigen Dokuments oder das Versäumen einer Verlängerungsfrist kann zu unnötigem Stress und größeren Problemen führen.
Mit HR-Management-Software behalten Sie den Überblick über Compliance-Anforderungen, ohne in Papierkram zu versinken.
Alles – Verträge, Zertifizierungen, Richtlinien und Auditberichte – wird sicher an einem Ort gespeichert, sodass nichts verloren geht. Automatisierte Benachrichtigungen informieren HR-Teams über anstehende Verlängerungen, Audits oder Richtlinienaktualisierungen, sodass Last-Minute-Hektik der Vergangenheit angehört. Digitale Signaturen beschleunigen Genehmigungen und verschlüsselte Speicher sorgen dafür, dass sensible Informationen sicher verwahrt bleiben.
ClickUp hilft Ihnen dabei, Compliance-Dokumente übersichtlich zu organisieren und zugänglich zu machen, ohne dass dabei das übliche Durcheinander entsteht. Sie können den Docs Hub nutzen, um Verträge und Richtlinien zu zentralisieren und sie dann direkt mit Aufgaben für Verlängerungen, Audits oder Genehmigungen verknüpfen. Rollenbasierte Berechtigungen schützen sensible Dateien, sodass nur die richtigen Personen sie anzeigen oder bearbeiten können. Und da sich alles an einem Ort befindet – an Workflows angehängt und in Echtzeit aktualisiert – verlieren Sie nie den Überblick darüber, was überprüft, unterschrieben oder eingereicht werden muss.
8. Nachverfolgung von Schulungen und Weiterbildungen
Die manuelle Nachverfolgung von Schulungen ist chaotisch und ineffizient. Kurse gehen verloren, Zertifizierungen laufen ab und die Hälfte des Teams vergisst, wofür es sich angemeldet hat. HR-Management-Software beseitigt dieses Chaos, indem sie alles an einem Ort zusammenführt – Schulungsprogramme, Zertifizierungen und Tools zum Kompetenzaufbau.
Mitarbeiter finden, was sie brauchen, melden sich für Workshops an und absolvieren obligatorische Schulungen, ohne die Personalabteilung nach Updates fragen zu müssen.
HR-Teams müssen nicht mehr Spreadsheets durchforsten, um zu sehen, wer was lernt – Berichte zeigen Fortschritte, heben Lücken hervor und halten alles am Laufen. Lernpfade stellen sicher, dass Mitarbeiter Schulungen erhalten, die für ihre Rolle tatsächlich relevant sind, und nicht nur eine weitere Box, die abgehakt werden muss. Da alles mit dem Leistungsmanagement verknüpft ist, lässt sich leichter erkennen, wer Weiterbildungen benötigt, bevor es zu einem Problem wird.
Den Überblick darüber zu behalten, wer welche Schulungen fertiggestellt hat, kann schnell unübersichtlich werden. Aufgaben-Checklisten in ClickUp unterteilen Kurse in überschaubare Schritte, die Mitarbeiter nach und nach abhaken können. Manager erhalten in Echtzeit Einblick in den Fortschritt, sodass Zertifizierungen leichter auf dem neuesten Stand gehalten und Schulungen effektiv gestaltet werden können.
9. Tools für Mitarbeiterengagement und Feedback
Ein unmotiviertes Team ist ein langsames Team.
Wenn sich Mitarbeiter nicht gehört, nicht wertgeschätzt oder nicht informiert fühlen, sinkt die Produktivität. HR-Management-Software hilft Unternehmen dabei, das Engagement ihrer Mitarbeiter mit integrierten Tools wie Umfragen, Feedback-Formularen und Anerkennungsprogrammen zu überwachen.
Anonyme Umfragen ermöglichen es HR-Teams, Probleme zu erkennen, bevor sie zu größeren Problemen werden. Mit Tools für sofortiges Feedback können Mitarbeiter Bedenken oder Vorschläge freigeben, ohne auf das nächste große Meeting warten zu müssen. Anerkennungsprogramme, insbesondere solche mit spielerischen Elementen, machen es einfach, Top-Performer zu feiern und die Motivation hoch zu halten.
Engagement-Analysen helfen der Personalabteilung außerdem dabei, Trends zu erkennen und sinnvolle Initiativen zur Verbesserung der Arbeitszufriedenheit umzusetzen.
Erstellen Sie ClickUp-Formulare, um anonyme Umfragen oder Pulse-Checks durchzuführen. Die Antworten landen direkt in Ihrem Workspace und können sofort überprüft und weiterverfolgt werden. Wenn es Zeit ist, Maßnahmen zu ergreifen, können Sie mit den zugewiesenen Kommentaren in ClickUp die richtigen Personen mit Tags versehen, damit nichts untergeht oder vergessen wird. Auf diese Weise fühlen sich die Mitarbeiter gehört und die HR-Teams können schneller reagieren.
🔍 Wussten Sie schon? Der Casual Friday begann in den 1960er Jahren in Hawaii als „Aloha Friday”, um Hawaiihemden am Arbeitsplatz zu promoten. Der Trend verbreitete sich später weltweit und wurde zu einer gängigen Tradition am Arbeitsplatz.
10. HR-Analysen und Berichterstellung
Gute Entscheidungen basieren auf guten Daten. HR-Teams benötigen mehr als nur Tabellenkalkulationen, um immer einen Schritt voraus zu sein. HR-Analysesoftware liefert Einblicke in Mitarbeitertrends, Fluktuationsraten, den Erfolg von Einstellungen und die Gesamtleistung und hilft Unternehmen so, fundierte Entscheidungen zu treffen.
Anpassbare Berichte zeigen Muster in Bezug auf Mitarbeiterbindung, Produktivität und Qualifikationslücken auf und erleichtern so die Planung des zukünftigen Personalbedarfs. Automatisierte Tools zur Datenvisualisierung zerlegen komplexe Zahlen in übersichtliche, leicht lesbare Formate, sodass Stakeholder sich nicht durch Rohdaten wühlen müssen. Predictive Analytics hilft dabei, Risiken wie steigende Fluktuation oder Qualifikationsengpässe zu erkennen, bevor sie zu erheblichen Problemen werden.
Gute Entscheidungen brauchen klare Daten, keine Vermutungen. Die Zeiterfassung in ClickUp erfasst Arbeitsstunden und den Aufwand für Projekte ohne zusätzlichen Aufwand. Dashboards kombinieren diese Daten mit Umsatz- und Leistungsmetriken, sodass HR-Teams Trends frühzeitig erkennen und besser planen können.
So wählen Sie die richtige HR-Management-Software aus
Die Wahl der richtigen HR-Management-Software ist eine wichtige Entscheidung, muss aber nicht stressig sein. Sehen wir uns die Schlüssel-Faktoren an, die Ihnen helfen können, die richtige Wahl für Ihr Team zu treffen. 💻
Geschäftliche Anforderungen bewerten
Wenn Sie die Anforderungen Ihres Unternehmens kennen, können Sie die Auswahl an Softwareoptionen eingrenzen.
Sie sollten aktuelle HR-Herausforderungen wie ineffiziente Gehaltsabrechnung, Compliance-Risiken oder hohe administrative Workloads bewerten. Durch die Identifizierung der unverzichtbaren Features stellen Sie sicher, dass die Software die kritischen Schwachstellen behebt. Es ist auch wichtig, zukünftiges Wachstum und Skalierbarkeit zu berücksichtigen, um einen Systemwechsel bei sich ändernden Anforderungen zu vermeiden.
Vergleichen Sie Features und Funktionen
Nicht alle HR-Management-Software bietet die gleichen Funktionen. Ein Vergleich der Kernfunktionen wie Automatisierung der Gehaltsabrechnung, Tools für die Personalbeschaffung und Leistungsmanagement hilft Ihnen dabei, die beste Lösung zu finden.
Priorisieren Sie Lösungen, die sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren lassen und einen reibungslosen Datenfluss zwischen den Abteilungen gewährleisten.
Bewerten Sie die Benutzererfahrung
Eine intuitive Benutzeroberfläche reduziert die Einarbeitungszeit für Sie und Ihr Team. Software, die Workflows vereinfacht und manuelle Dateneingaben minimiert, verbessert die Effizienz. Testen Sie Demos, fordern Sie kostenlose Testversionen an und holen Sie Feedback von potenziellen Benutzern ein, bevor Sie sich entscheiden.
Berücksichtigen Sie Skalierbarkeit und benutzerdefinierte Anpassungen
Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens werden auch die HR-Prozesse komplexer. Skalierbare Software passt sich Ihren sich ändernden Anforderungen an, ohne dass häufige Upgrades erforderlich sind. Mit benutzerdefinierten Anpassungsoptionen können Sie Features, Workflows und Berichte an Ihre individuellen betrieblichen Anforderungen anpassen.
Preise und Support prüfen
Das Budget ist ein wichtiger Faktor bei der Auswahl einer Software.
Sie sollten die Preismodelle vergleichen, einschließlich Abonnementgebühren, Implementierungskosten und versteckte Kosten. Übersehen Sie auch nicht den Kundensupport – ein guter Support erleichtert die Einarbeitung und hilft bei der schnellen Lösung von Problemen, was für den langfristigen Erfolg entscheidend ist.
📮ClickUp Insight: Montagsblues? Der Montag ist offenbar das schwächste Glied in der Kette der wöchentlichen Produktivität (kein Wortspiel beabsichtigt): 35 % der Arbeitnehmer geben ihn als ihren unproduktivsten Tag an. Dieser Einbruch lässt sich auf die Zeit und Energie zurückführen, die am Montagmorgen für die Suche nach Updates und wöchentlichen Prioritäten aufgewendet wird.
Eine All-in-One-App für die Arbeit wie ClickUp kann Ihnen dabei helfen. Die integrierte KI-Assistentin ClickUp Brain beispielsweise informiert Sie innerhalb von Sekunden über alle wichtigen Updates und Prioritäten. Und mit der vernetzten Suche von ClickUp können Sie alles, was Sie für Ihre Arbeit benötigen, einschließlich integrierter Apps, finden. Mit dem Wissensmanagement von ClickUp ist es ganz einfach, eine gemeinsame Referenz für Ihr Unternehmen aufzubauen! 💁
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So verwenden Sie ClickUp für das HR-Management
ClickUp, die App für alles im Arbeitsleben, vereint Projektmanagement, Wissensmanagement und Chat in einer KI-gestützten Plattform, die Teams dabei hilft, schneller und smarter zu arbeiten.
Die ClickUp HR-Projektmanagement-Software zentralisiert HR-Abläufe, optimiert die Personalbeschaffung, die Einarbeitung und die Richtlinienverwaltung – und sorgt gleichzeitig für eine nahtlose Kommunikation und Zusammenarbeit.
So können HR-Teams ClickUp nutzen, um organisiert und effizient zu bleiben. 🗂️
Speichern und verwalten Sie HR-Dokumente an einem Ort
HR-Teams müssen einen ständigen Flow an Dokumenten bewältigen, von Unternehmensrichtlinien bis hin zu Mitarbeiterhandbüchern. Alles zu organisieren kann eine Herausforderung sein, insbesondere wenn häufig Aktualisierungen vorgenommen werden müssen.
ClickUp Docs bietet einen zentralen Space zum Erstellen, Bearbeiten und Speichern von HR-Dokumenten. Teams können in Echtzeit zusammenarbeiten, Kommentare hinzufügen und relevante Aufgaben mit jedem Dokument verknüpfen.
Ein HR-Manager, der beispielsweise ein neues Onboarding-Programm einführt, kann ein Dokument erstellen, das die Unternehmensrichtlinien, Sozialleistungen und eine Vorstellung der Teams enthält.
Neue Mitarbeiter können jederzeit darauf zugreifen, und Aktualisierungen werden sofort synchronisiert, sodass alle auf dem gleichen Stand sind.
ClickUp Brain, der KI-gestützte Wissensassistent, geht noch einen Schritt weiter.
Die Software kann Richtlinien sofort zusammenfassen, Einarbeitungsleitfäden erstellen und Fragen von Mitarbeitern auf der Grundlage vorhandener Dokumentationen beantworten.
Anstatt mehrere Dateien zu durchsuchen, können HR-Teams ClickUp Brain nach bestimmten Informationen – wie Urlaubsrichtlinien oder Details zu Sozialleistungen – fragen und erhalten sofort eine Antwort.
Vereinfachen Sie die Datenerfassung für HR-Prozesse
Das Sammeln von Mitarbeiterinformationen, Bewerbungen oder Feedback erfordert oft mehrere Tools und E-Mails. Ein strukturierterer Ansatz spart Zeit und reduziert Fehler.
Mit ClickUp Formularen können HR-Teams benutzerdefinierte Formulare erstellen, die Antworten automatisch in umsetzbare Aufgaben umwandeln.
Mit Formularen können Sie Bewerberdaten erfassen, Urlaubsanträge stellen oder Mitarbeiterfeedback einholen – alles innerhalb von ClickUp.
Ein Personalvermittler kann beispielsweise ein Bewerbungsformular mit Feldern für Kontaktdaten, Lebensläufe und Anschreiben entwerfen. Wenn ein Bewerber es einreicht, erscheint eine neue Aufgabe in ClickUp, wodurch ein reibungsloser Ablauf des Einstellungsprozesses gewährleistet ist.
🔍 Wussten Sie schon? HR hat eine Rolle in der Weltraumforschung gespielt. Die NASA hat Richtlinien zur Förderung des Wohlbefindens von Astronauten, darunter Konfliktlösungstrainings, Bewertungen der Teamdynamik und sogar psychologische Unterstützung bei langen Missionen.
Verfolgen Sie wichtige HR-Metriken in Echtzeit
Die Überwachung des Fortschritts bei der Einstellung, der Mitarbeiterzufriedenheit und der Einhaltung von Fristen erfordert eine klare Sichtbarkeit.
Die Dashboards von ClickUp bieten Echtzeit-Einblicke in HR-Metriken. Teams können Karten für den Fortschritt der Personalbeschaffung, die Abschlussquoten von Schulungen oder die Zufriedenheitswerte der Mitarbeiter erstellen.
Ein Personalleiter kann beispielsweise ein Dashboard einrichten, das offene Positionen, die Zeit bis zur Einstellung und die Leistung neuer Mitarbeiter nachverfolgt. Dies erleichtert die Erkennung von Trends, die Optimierung von Prozessen und die Berichterstellung für Führungskräfte.
Synchronisierung von Unterhaltungen und Arbeit
HR-Teams sind auf ständige Kommunikation angewiesen, sei es zur Koordination mit Personalvermittlern, zur Klärung von Mitarbeiterfragen oder zur Verwaltung von Richtlinienaktualisierungen. Wenn Unterhaltungen in einem separaten Tool stattfinden, geht der Kontext verloren, was zu unnötigen Nachfassaktionen und Verzögerungen führt.
ClickUp Chat beseitigt diese Probleme, indem es die Kommunikation direkt in den Arbeitsbereich bringt. Chats finden live in Listen, Ordnern und Spaces statt, sodass HR-Teams Kandidaten besprechen, Richtlinien finalisieren und Mitarbeiteranfragen bearbeiten können – alles ohne zu wechseln.
Wichtige Nachrichten können in ClickUp-Aufgaben umgewandelt, mit Dokumenten verknüpft oder als Follow-ups zugewiesen werden, sodass keine Anfrage übersehen wird.
Beispielsweise können Personalvermittler und Einstellungsmanager während eines Einstellungszyklus über einen Kandidaten in der Liste der Bewerber chatten. Wenn eine Entscheidung getroffen wurde, kann ein Personalvermittler die Nachricht in eine Aufgabe für die nächsten Schritte umwandeln, z. B. die Planung eines Vorstellungsgesprächs oder das Versenden eines Angebots.
KI-gestützte Features erstellen Zusammenfassungen und heben zu erledigende Elemente hervor, sodass alle auf dem Laufenden bleiben.
Vorlagen für den schnellen Start Ihrer HR-Prozesse
ClickUp bietet auch kostenlose HR-spezifische Vorlagen zur Standardisierung von Prozessen und zur Verbesserung der Effizienz. Sehen wir uns einige davon an. 👇
1. Vorlage für einen Aktionsplan zur Personalbeschaffung von ClickUp
Die Vorlage „ClickUp-Aktionsplan für die Personalbeschaffung” vereinfacht die Einstellung neuer Mitarbeiter, indem sie Ihnen einen klaren, organisierten Ansatz für die Suche, Bewertung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter bietet. Sie hilft Ihnen, proaktiv zu bleiben, Ressourcen effizient zuzuweisen und alle Phasen des Einstellungsprozesses an einem Ort zu verwalten.
Diese Vorlage zeichnet sich durch vorkonfigurierte Ansichten aus, die jeweils für einen Schlüsselbereich der Personalbeschaffung konzipiert sind:
- Nicht geeignet: Behalten Sie abgelehnte Kandidaten im Blick und speichern Sie vielversprechende Profile für zukünftige Rollen
- Liste für die Personalbeschaffung: Überwachen Sie alle Bewerber und deren Fortschritte im Einstellungsprozess
- Nach Rollen: Verschaffen Sie sich einen umfassenden Überblick über alle offenen Positionen und Rekrutierungsbedürfnisse
- Bewerbungsformular: Vereinfachen Sie den Bewerbungsprozess und sammeln Sie Bewerberdaten an einem Ort
2. ClickUp HR SOP-Vorlage
Die ClickUp HR SOP-Vorlage bietet eine strukturierte Möglichkeit zum Erstellen, Nachverfolgen und Verwalten von HR-Prozessen. Sie hilft HR-Teams dabei:
- Sorgen Sie für Konsistenz in allen HR-Prozessen
- Reduzieren Sie die Einarbeitungszeit für neue Mitarbeiter
- Bieten Sie einen klaren Fahrplan für die Bearbeitung von Problemen im Zusammenhang mit Mitarbeitern
- Verbessern Sie die Compliance und Genauigkeit Ihrer HR-Abläufe
Die Verwendung der Vorlage ist ganz einfach. Beginnen Sie mit der Definition der Ziele Ihrer SOP und führen Sie anschließend eine Lückenanalyse durch, um Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Bevor Sie die SOP entwerfen, entwickeln Sie einen Plan, in dem Sie die wichtigsten Aufgaben, Zeitleisten und Verantwortlichkeiten festhalten.
Geben Sie sie nach Fertigstellung an das HR-Team weiter, um eine einheitliche Vorgehensweise sicherzustellen. Überprüfen und optimieren Sie die SOP regelmäßig, damit sie praxisnah und relevant bleibt.
🔍 Wussten Sie schon? Die Idee des Wochenendes als arbeitsfreie Zeit hat sich erst zu Beginn des 20. Jahrhunderts durchgesetzt. Davor arbeiteten viele Arbeitnehmer sechs Tage die Woche, wobei der Sonntag der einzige freie Tag war. Das zweitägige Wochenende verbreitete sich, nachdem Arbeiterbewegungen eine bessere Work-Life-Balance gefordert hatten.
Häufige Herausforderungen und wie HR-Management-Software dabei hilft
Die Personalarbeit bringt eine Reihe von Herausforderungen mit sich, aber mit der richtigen Software lassen sich viele Dinge reibungsloser gestalten. Hier sind einige der häufigsten Probleme von HR-Teams und wie die richtigen Tools helfen können. 🚧
Zu viel Verwaltungsaufwand, zu wenig Strategie
HR-Teams sind oft mit sich wiederholenden Aufgaben wie der Gehaltsabrechnung, Urlaubsgenehmigungen und der Aktualisierung von Mitarbeiterdaten beschäftigt. Dadurch bleibt wenig Zeit für wichtigere Prioritäten wie Mitarbeiterentwicklung, Teambildung und strategische Planung.
🛠️ Fix: Die Automatisierung übernimmt die Gehaltsabrechnung, die Nachverfolgung der Anwesenheit und die Aufzeichnungen, sodass sich die Teams auf langfristige Ziele und die Personalplanung konzentrieren können, anstatt sich um die tägliche Arbeit der Administratoren zu kümmern.
Die Verwaltung von Remote- und Hybrid-Teams ist chaotisch
Remote- und hybride Arbeitsmodelle stellen neue Herausforderungen an die Anwesenheitserfassung, die Zusammenarbeit im Team und das Leistungsmanagement der Mitarbeiter. Ohne die richtigen Tools wird es schwierig, alle auf dem gleichen Stand zu halten.
🛠️ Fix: Cloud-basierte HR-Software ermöglicht Remote-Teams den Zugriff auf HR-Funktionen von überall aus und gewährleistet so eine nahtlose Nachverfolgung der Anwesenheit, virtuelles Onboarding und kontinuierliche Kommunikation.
Die Verwaltung von Sozialleistungen ist verwirrend
Mitarbeiter haben Schwierigkeiten, ihre Sozialleistungen zu verstehen und zu verwalten, was zu Frustration und versäumten Anmeldefristen führt. HR-Teams stehen ebenfalls vor Herausforderungen bei der Nachverfolgung von Leistungsansprüchen und der Einhaltung von Vorschriften.
🛠️ Fix: Ein Self-Service-Portal für Sozialleistungen erleichtert es Mitarbeitern, Pläne zu überprüfen, Präferenzen zu aktualisieren und Berechtigungen nachzuverfolgen, während HR-Teams automatisierte Nachverfolgung von Anmeldungen und Compliance-Benachrichtigungen erhalten.
Zu viele isolierte HR-Tools
Der Umgang mit verschiedenen Plattformen für Gehaltsabrechnung, Leistungsmanagement, Personalbeschaffung und Compliance führt zu Ineffizienzen und Datensilos, wodurch HR-Prozesse schwieriger zu verwalten sind.
🛠️ Fix: Ein einheitliches HR-Managementsystem verbindet alle HR-Funktionen an einem Ort, sodass mehrere Tools überflüssig werden und ein reibungsloser Datenfluss über alle Prozesse hinweg gewährleistet ist.
Verwaltung von Remote- und hybriden HR-Workflows mit ClickUp
Moderne HR-Teams unterstützen Mitarbeiter im Büro, Remote-Mitarbeiter und hybride Mitarbeiter und koordinieren verteilte Belegschaften über Zeitzonen hinweg. Ohne die richtigen Tools kann die Verwaltung schnell unübersichtlich werden.
ClickUp unterstützt verteiltes HR-Management durch folgende Funktionen:
- Asynchrone Zusammenarbeit: Mit ClickUp-Dokumenten, -Aufgaben und -Whiteboards können Teams an denselben HR-Workflows arbeiten, ohne gleichzeitig online zu sein
- Echtzeit-Chat + Kontext: Unterhaltungen finden dort statt, wo die Arbeit erledigt wird, sodass Mitglieder von Remote-Teams keine wichtigen Updates oder Entscheidungen verpassen
- Zeitzonenabhängige Planung: Planen Sie Vorstellungsgespräche, Onboarding-Ereignisse und Schulungssitzungen mit der Kalender-Ansicht und Erinnerungen, die über alle Speicherorte hinweg aufeinander abgestimmt sind
- Einheitliche Dashboards: Verschaffen Sie sich einen Überblick über Leistung, Feedback, Onboarding-Phasen und Einstellungsprozesse – unabhängig davon, wo Ihr Team sitzt
- Onboarding von überall: Verwenden Sie Vorlagen und ClickUp-Formulare, um Checklisten für neue Mitarbeiter, die Dokumentenerfassung und Einführungsleitfäden zu automatisieren
💡 Profi-Tipp: Sie möchten Remote-Teams einarbeiten? Kombinieren Sie ClickUp-Dokumente + Erinnerungen + Dashboards, um vom ersten Tag an einen nahtlosen virtuellen Onboarding-Prozess zu schaffen.
ClickUp und HR: Ein perfektes Paar für mehr Effizienz
Verwalten Sie Urlaubsanträge über endlose E-Mail-Ketten? Aktualisieren Sie Mitarbeiterdaten manuell? Jagen Sie Genehmigungen hinterher? Das ist der schnellste Weg in die Ineffizienz.
Ein robustes HR-Managementsystem wie ClickUp verwandelt diese Herausforderungen in optimierte Workflows. Es zentralisiert alles auf einer intuitiven Plattform, von der Nachverfolgung von Bewerbern und Leistungsbeurteilungen bis hin zum Compliance-Management und dem Self-Service für Mitarbeiter.
Die KI-gestützten Erkenntnisse von ClickUp Brain unterstützen eine intelligentere Entscheidungsfindung, während automatisierte Workflows den Verwaltungsaufwand reduzieren und Dashboards in Echtzeit vollständige Sichtbarkeit in den HR-Abläufen bieten.
Letztendlich sollte es in der Personalarbeit darum gehen, Mitarbeiter zu stärken und den Erfolg des Unternehmens voranzutreiben, statt sich in Papierkram zu verlieren. ClickUp macht das möglich. Melden Sie sich noch heute kostenlos an! ✅