بالنسبة لبعض الفرق، ليست مرحلة التنفيذ هي التي تشكل المشكلة، بل مرحلة التخطيط هي التي قد تكون صعبة للغاية. غالبًا ما يكون التفكير في المهام وتحديد أي منها يجب إنجازه هو الخطوة الأكثر صعوبة في أي مسعى، سواء كان شخصيًا أو مهنيًا.
لحسن الحظ، هناك الحل الأمثل لمشاكل التخطيط التي تواجهك: قوالب Getting Things Done (GTD)! استخدمها لتجعل إدارة المهام أمراً سهلاً للغاية وتركز على ما يهم في نهاية المطاف — العمل.
لمساعدتك في العثور على أداة تخطيط المهام الأنسب لك، قمنا بإعداد قائمة بأفضل 10 قوالب GTD مجانية. سنستكشف إمكانياتها ونوضح لك كيفية الاستفادة القصوى من كل منها.
ما هو نموذج GTD؟
Getting Things Done (GTD) هي منهجية لإدارة المهام طورها ديفيد ألين، خبير الإنتاجية الشهير. الغرض من GTD هو مساعدة الناس على التغلب على القلق المرتبط بالمهام وتحقيق أهدافهم من خلال خمس خطوات بسيطة:
- تسجيل المهام في مكان واحد
- توضيح المهام وتحديد ما إذا كانت قابلة للتنفيذ أم يمكن تأجيلها
- التنظيم حسب الفئات
- التفكير والمراجعة والتحديث
- المشاركة والإنجاز
يعد "أداة التجميع" جزءًا لا يتجزأ من نظام GTD، أي نموذج يربط كل العناصر معًا. قوالب GTD هي أطر عمل معدة مسبقًا تتيح لك جمع المهام وتنظيمها و تحديد أولوياتها مع تتبع التقدم المحرز في كل خطوة.
مع قوالب GTD، يمكنك التخطيط والعمل بكفاءة أكبر. بوجود خطة عمل واضحة أمامك، يصعب عليك تجاهل المهام المهمة أو المواعيد النهائية. إن معرفة ما عليك القيام به تتيح لك التركيز على تحقيق أفضل النتائج، سواء كان ذلك من أجل النمو الشخصي أو المهني.
ما الذي يجعل قالب GTD جيدًا؟
يتميز نموذج "إنجاز المهام" المناسب بالخصائص التالية:
- الوظائف: يدعم عملية GTD بالكامل — بدءًا من تسجيل المهام وحتى تتبع التقدم المحرز
- البساطة: يتميز بتصميم أنيق ومرتب وسهل الاستخدام للمراجعة الأسبوعية
- المرونة: تتيح لك توسيع نطاق القالب وتكييفه مع مختلف السيناريوهات
- إمكانية الوصول: تتيح الوصول من أجهزة متعددة، مما يسمح لك بالتحرير أثناء التنقل
- التكامل: يتكامل بسلاسة مع أدوات الإنتاجية الأخرى التي تستخدمها
أفضل 10 قوالب GTD للإنتاجية الشخصية
لا تقضي وقتًا في التفكير في المهام أكثر من الوقت الذي تقضيه في تنفيذها. استخدم أحد هذه القوالب العشرة الرائعة لـ GTD ووفر على نفسك العناء!
سواء كنت من ممارسي GTD المخضرمين أو مبتدئًا في هذه الطريقة، فإن هذه القوالب تضفي إحساسًا بالوضوح والتحكم على سير عملك اليومي. كما أنها مجانية الاستخدام!
1. قالب ClickUp لإنجاز المهام
لو كانت القوالب بمثابة مبانٍ، لكان قالب ClickUp Getting Things Done هذا بمثابة ناطحة سحاب! فهو يأتي مع العديد من المستويات من الميزات والعناصر المخصصة، مما يتيح لك إدارة جميع المشاريع والمهام التي تواجهك في الحياة.
قد يبدو الأمر مربكًا في البداية، لكن القالب يوفر وثيقة إرشادية لتسهيل التنقل. وينطبق الأمر نفسه على معظم القوالب الأخرى في هذه القائمة!
باعتبارها قالبًا على مستوى المجلد، فإنها تحتوي على العديد من القوائم وطرق العرض. ابدأ بتسجيل ووصف جميع مهامك في قائمة "البريد الوارد". يمكنك بعد ذلك تقدير مدة كل مهمة، وتقييمها من 1 إلى 5 بناءً على مستوى الجهد المطلوب، وتحديد ما إذا كانت قابلة للتنفيذ، وفقًا لتعليمات ألين، مبتكر منهجية GTD.
الخطوة التالية هي تنظيم المهام في فئات مناسبة. يمكنك تحديد سياقها باستخدام علامات مثل "العمل" أو "المنزل" أو فئة مخصصة. يمكنك أيضًا فرزها في قوائم أخرى، منها:
- مجدولة: تحتوي على عرض التقويم لمهامك المحددة زمنياً
- قائمة المشاريع: تساعدك على تقسيم المشاريع وتحديد أولوياتها، أي المهام المعقدة
- مرجع: يشير إلى المواد التي قد تكون مفيدة للمهام المستقبلية
يحتوي النموذج على أربعة خيارات للتشغيل التلقائي لتوفير وقتك، مثل نقل المهام من "البريد الوارد" إلى قوائم "المجدولة" بمجرد تغيير تواريخ استحقاقها. وأفضل ما في الأمر هو أنه يمكنك دائمًا تخصيصها لتناسب سير عمل GTD المفضل لديك!
2. قالب لوحة "إنجاز المهام" في ClickUp
قالب لوحة Getting Things Done من ClickUp يجعل التزاماتك اليومية أقل إرهاقًا من خلال عرضها بطريقة بسيطة وجذابة.
إنه قالب سهل الاستخدام للمبتدئين، على مستوى القوائم، مع وضعين للعرض. الأول هو لوحة Kanban تعرض المهام على شكل بطاقات. وبفضل الصور والعلامات الملونة، يضيف لمسة منعشة إلى عملية قد تكون روتينية لولا ذلك.
تحتوي طريقة العرض الأخرى على نفس المعلومات، ولكنها معروضة بتنسيق قائمة المهام التقليدية.
يعد استخدام القالب تجربة إنتاجية خالية من التوتر. سواء في عرض القائمة أو اللوحة، أضف مهام جديدة وقدم المعلومات ذات الصلة بها، مثل:
- تقديرات الوقت
- علامات الفئات لمختلف جوانب الحياة، مثل العمل والمنزل واللياقة البدنية
- علامات السياق، مثل "شخصي" و"الكمبيوتر" و"المكالمات" و"الأعمال الورقية"
- تصنيفات الطاقة
- تصنيفات الأولوية
بشكل افتراضي، يتم تجميع المهام حسب الحالة. لتحديث حالة المهمة، اسحبها وأسقطها في حقل المجموعة المخصص. يمكنك أيضًا تخصيص معايير التجميع والفرز بالإضافة إلى أي عنصر آخر في القالب.
3. قالب إطار عمل "إنجاز المهام" (GTD) من ClickUp
سواء كنت خبيرًا في GTD أو مبتدئًا، فإن قالب ClickUp Getting Things Done Framework هذا هو تذكرتك من الدرجة الأولى إلى مدينة الإنتاجية!
يقدم العديد من الوظائف، لكنه لا يزال سهل الاستخدام وبديهي. إنه قالب على مستوى المجلد يحتوي على أربع قوائم:
- الأفكار: مكان يمكنك فيه تخزين المهام المحتملة والمهملة وترك مراجع لها لاستخدامها لاحقًا
- المهام: قائمة مهام مع مستويات إلحاح وتبعيات محددة
- التقويم: قائمة بالمهام المجدولة وعرض تفاعلي للتقويم يضم الأنشطة
- المشاريع: قائمة بالمهام متعددة الخطوات القادمة
على مستوى المجلد، يمكنك العثور على عرض قائمة المهام الرئيسية، الذي يحتوي على جميع المهام من الأسبوع السابق وغيرها، بغض النظر عن القائمة التي تنتمي إليها.
يتضمن القالب أيضًا مخططًا بيانيًا لـ GTD في عرض Whiteboard. يساعدك هذا المخطط المفيد على فهم عملية GTD بأكملها كما تحدث في ClickUp. وهو يتألف من سلسلة من الإجراءات والأسئلة التي يمكنك طرحها على نفسك لتقرر ما يجب فعله مع كل مهمة تقع على عاتقك. لا تتردد في تخصيصه ليتناسب مع سير عملك الخاص.
4. نموذج ClickUp البسيط لإدارة المهام
أحيانًا، يكون الحل الأبسط هو الأكثر فعالية. يجسد قالب ClickUp لإدارة المهام البسيطة هذه الفلسفة من خلال تصميمه البسيط وقدراته القوية.
يمكنك الاختيار بين عرضين يحتويان على نفس المعلومات: عرض القائمة أو عرض اللوحة. إذا كنت معتادًا على جداول البيانات، فقد تجد عرض القائمة أكثر عملية، بينما يفضل الأشخاص ذوو النزعة البصرية عادةً عرض اللوحة.
مهما كان وضعك، استخدم القالب لتجميع جميع مهامك والمعلومات المصاحبة لها. قم بتوزيع المهام، وحدد الجداول الزمنية، وقم بترتيب الأولويات من خلال تعيين علامات الإلحاح.
تمنحك بساطة هذا النموذج أيضًا حرية تخصيصه. أضف قوائم أو طرق عرض جديدة وقم بتكييف النموذج مع سياقات مختلفة. على سبيل المثال، يمكنك تبادل الأفكار باستخدام عرض الخريطة الذهنية أو السبورة البيضاء أو حتى تضمين ملفات Google Docs وتحريرها على المنصة.
5. قالب المهام المطلوبة في ClickUp
على الرغم من أن نموذج "Work To Do" من ClickUp لا يتبع منهجية GTD بالكامل، إلا أنه لا يزال قادرًا على زيادة إنتاجيتك. فهو يوفر نظامًا ديناميكيًا وقابلًا للتخصيص لإدارة المهام يناسب أي فريق أو شركة.
يتألف هذا النموذج على مستوى القائمة من ثلاث طرق عرض:
- قائمة المهام
- التقويم الأسبوعي
- التقويم الشهري
في عرض القائمة، ستجد قائمة شاملة بجميع الأنشطة. وهي منظمة في مجموعات يومية وأسبوعية وشهرية، تشير إلى الإطار الزمني المخصص للإنجاز. يمكنك تقديم مزيد من المعلومات في الحقول الموجودة على اليمين، مثل الحالة وتاريخ الاستحقاق والأولوية. في حقل نوع المهمة، حدد القسم المسؤول عن المهمة، مثل التسويق أو تكنولوجيا المعلومات.
في طرق عرض التقويم، يمكنك سحب المهام لجدولتها أو إعادة جدولتها. إذا كان لديك بالفعل تطبيق تقويم مفضل، فيمكنك مزامنته للحصول على سير عمل أكثر سلاسة.
على الرغم من أن هذه القوالب مخصصة للأعمال، إلا أنه يمكنك تكييفها بسهولة للاستخدام الشخصي. ما عليك سوى استبدال فئات أنواع المهام بفئاتك الخاصة، وستكون جاهزًا للبدء!
📮ClickUp Insight: يستخدم 12% فقط من المشاركين في استطلاعنا ميزات الذكاء الاصطناعي المدمجة في حزم الإنتاجية. يشير هذا المعدل المنخفض إلى أن التطبيقات الحالية قد تفتقر إلى التكامل السلس والسياقي الذي من شأنه أن يدفع المستخدمين إلى الانتقال من منصات المحادثة المستقلة المفضلة لديهم.
على سبيل المثال، هل يمكن للذكاء الاصطناعي تنفيذ سير عمل آلي بناءً على موجه نص عادي من المستخدم؟ ClickUp Brain يستطيع ذلك ! الذكاء الاصطناعي مدمج بعمق في كل جانب من جوانب ClickUp، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر تلخيص سلاسل المحادثات، وصياغة النصوص أو صقلها، واستخراج المعلومات من مساحة العمل، وإنشاء الصور، والمزيد! انضم إلى 40% من عملاء ClickUp الذين استبدلوا 3 تطبيقات أو أكثر بتطبيقنا الشامل للعمل!
6. قالب قائمة المهام في تقويم ClickUp
يجمع قالب قائمة المهام في تقويم ClickUp بين تنظيم المهام وإدارة الوقت بسلاسة. إنه أداة GTD لا غنى عنها لأي شخص يعاني من صعوبة في الالتزام بالمواعيد النهائية ويسعى إلى تحسين تخطيطه. ⏰
كما يتضح من عرض قائمة الجداول الزمنية، تم تصميم القالب خصيصًا للمديرين، لتمكينهم من تنظيم عمل موظفيهم. ومع ذلك، يمكنك تكييف القالب للاستخدام الشخصي عن طريق استبدال الأسماء بالأنشطة وإجراء بعض التعديلات الأخرى.
بالإضافة إلى طرق العرض التقليدية "القائمة" و"التقويم"، يأتي القالب مزودًا بطريقة عرض "نموذج طلب اجتماع". قم بتخصيصه وأرسله إلى الآخرين، سواء كانوا زملاء عمل أو أصدقاء. سيقوم ClickUp تلقائيًا بإنشاء مهمة باستخدام المعلومات المقدمة، مما يوفر الوقت والجهد.
إذا كنت تخطط لاستخدام القالب في العمل، فستستمتع بوجود ميزة تتبع الوقت المدمجة. يمكنك العثور على هذه الخيار بالنقر فوق مهمة وفتح " علبة المهام". في العلبة، يمكنك أيضًا إضافة التبعيات والمهام الفرعية والتعليقات.
7. قالب ClickUp للأعمال اليومية
أداة أخرى يمكنك استخدامها لتتبع المهام اليومية هي قالب ClickUp Daily Things To Do. قد يكون بسيطًا، لكنه يؤدي مهمته بشكل ممتاز. فهو يساعدك على متابعة المهام اليومية، ويضمن ألا يفوتك أي شيء.
إذا لم تكن قد استخدمت أي أداة لإدارة المهام من قبل، فسيكون هذا النموذج نقطة انطلاق ممتازة.
إنه قالب على مستوى المهام يكشف عن جميع وظائفه بمجرد فتح علبة المهام. ويأتي مع ثلاث فئات لقوائم المراجعة — الشخصية، والعمل، والمدرسة. وكالعادة، يمكنك تخصيصها بالإضافة إلى جميع العناصر الأخرى تقريبًا.
استخدم النموذج عن طريق إدراج جميع المهام في فئات قوائم المراجعة الخاصة بها. قم بتقييم حجم العمل اليومي عن طريق تحديد مستوى صعوبته من القائمة المنسدلة، أو أضف ملفات وتعليقات لتقديم معلومات إضافية. يمكنك أيضًا تتبع الوقت للحصول على فكرة عن مقدار الجهد الذي تتطلبه مهام معينة. هل لديك أفكار حول موضوع معين؟ سجلها في التعليقات.
عند إنجاز المهام، ضع علامة في المربعات المخصصة لها. سيتم تحديث شريط التقدم تلقائيًا بناءً على عدد المهام اليومية المنجزة. يمكنك مراجعة جميع التغييرات في السجل الموجود على الجانب الأيمن من قائمة المهام.
8. نموذج خطة العمل اليومية من ClickUp
هل لديك حدث مهم قادم؟ استخدم قالب خطة العمل اليومية من ClickUp لتنظيم وإدارة جميع المهام المتعلقة به. إنها أداة إدارة مشاريع متعددة الاستخدامات تساعدك على متابعة جميع مهامك.
يأتي هذا النموذج على مستوى القائمة بثلاثة عروض مخصصة:
- خطوات العمل: عرض قائمة يحتوي على جميع خطوات المشروع والمعلومات المصاحبة، مثل القسم المكلف، ومواعيد الاستحقاق، والأولوية، ومدى التعقيد
- الأهداف: عرض لوحة المهام والمهام الفرعية، مرتبة حسب القسم
- الخط الزمني: عرض خط زمني أفقي يعرض تسلسل الإجراءات لكل قسم، وفقًا لتواريخ الاستحقاق والتبعيات والمعلومات الأخرى الواردة في عرض القائمة
بفضل الطبيعة المرنة لـ ClickUp، يمكنك تكييف القالب ليتناسب مع جميع أنواع الأحداث والمشاريع.
9. نموذج قائمة المهام في Excel من Vertex42
إذا كان Excel هو أداة العمل المفضلة لديك، فستستمتع باستخدام قالب قائمة المهام في Excel من Vertex42. فهو يتيح لك تجميع المهام اليومية وتقييمها وتتبع تقدمها، بأسلوب جداول البيانات!
ابدأ بإدراج جميع مهامك أو مشاريعك في العمود الأول. في الأعمدة التالية، يمكنك تحديد تواريخ الاستحقاق، وتحديث الحالة، وتحديد الأولوية، وإضافة ملاحظات. يمكنك أيضًا تقييم المهام بناءً على نموذج PICK:
- ممكن: سهل، قيمة منخفضة
- التنفيذ: سهل، ذو قيمة عالية
- التحدي: صعب، ذو قيمة عالية
- تخلص: صعب، ذو قيمة منخفضة
في علامة التبويب "القائمة"، يمكنك تخصيص الفئات المنسدلة لأعمدة "الاختيار" و"الحالة" و"الأولوية".
ما يميز هذا النموذج هو قواعد التنسيق الشرطي المحددة مسبقًا. على سبيل المثال، بمجرد تغيير حالة المهمة إلى "مكتملة"، ستتحول جميع المعلومات إلى اللون الرمادي، مما يجعلها أقل بروزًا بين المهام النشطة.
10. نموذج Google Sheets الأساسي لإنجاز المهام من Template.net
على الرغم من اسمه، فإن قالب Google Sheets Basic Getting Things Done من Template.net بعيد كل البعد عن كونه بسيطًا! فهو يحتوي على كل ما تحتاجه لتنفيذ استراتيجية GTD الخاصة بك وتخطيط مشاريعك بشكل مثالي.
يحتوي النموذج على العديد من علامات التبويب. العلامة الرئيسية هي "الملخص"، والتي توفر لك نظرة عامة على أهم المعلومات والتقدم المحرز بشكل عام. يمكنك استخدام علامات التبويب الأخرى لفئات مهام GTD المختلفة، مثل:
- البريد الوارد
- قائمة الانتظار
- قائمة المشاريع
- قائمة "يومًا ما/ربما"
تتميز كل علامة تبويب بتصميم فريد يتناسب مع فئة المهمة. على سبيل المثال، تحتوي علامة تبويب "البريد الوارد" على أعمدة مختلفة مخصصة لتقييم المهام، وهو أمر بالغ الأهمية في مرحلة الفرز المبكرة.
باعتباره مستندًا في Google Sheets، يحفظ هذا النموذج تقدمك تلقائيًا في السحابة ويتيح لك التعاون في الوقت الفعلي مع زملائك في الفريق أو أصدقائك.
أفضل 10 قوالب GTD: نظرة عامة
سنستعرض بإيجاز مزايا كل نموذج في الجدول التالي:
| قالب | الغرض منها |
| قالب ClickUp لإنجاز المهام | قالب GTD كلاسيكي مليء بالميزات وخيارات الأتمتة |
| قالب لوحة "إنجاز المهام" في ClickUp | قالب GTD أبسط مع عرض لوحة مهام جذاب بصريًا |
| قالب إطار عمل "إنجاز المهام" (GTD) من ClickUp | قالب يحتوي على جميع عناصر GTD التي تحتاجها، بما في ذلك مخطط انسيابي يشرح العملية |
| قالب ClickUp لإدارة المهام البسيطة | أداة تخطيط أساسية تمنحك حرية كبيرة في التخصيص |
| قالب المهام المطلوبة في ClickUp | قالب تخطيط موجه للأعمال مع عرضين للتقويم |
| قالب قائمة المهام في تقويم ClickUp | قالب مثالي لإدارة الوقت، مزود بنموذج طلب اجتماع |
| قالب ClickUp للأعمال اليومية | قالب قائم على قائمة مراجعة للتخطيط اليومي وتتبع التقدم |
| قالب خطة العمل اليومية من ClickUp | قالب تخطيط مشاريع GTD متعدد الاستخدامات يساعدك على تتبع وإدارة جميع الخطوات |
| قالب قائمة المهام في Excel من Vertex42 | قالب تخطيط يتيح لك تحديد المهام وتقييمها استنادًا إلى نموذج PICK |
| قالب Google Sheets الأساسي لإنجاز المهام من Template.net | قالب GTD شامل يحتوي على علامات تبويب متنوعة، بما في ذلك ملخص التقدم |
عزز إنتاجيتك باستخدام قوالب GTD و ClickUp
ليس من السهل أن تكون منتجًا، خاصة في عالم اليوم المليء بالمشتتات.
بمساعدة قوالب GTD، يمكنك تنظيم مهامك بشكل أفضل والتركيز بشكل أكبر على أهدافك. فهي تمكّنك من الحفاظ على التزامك بأهدافك، والحفاظ على الانضباط الذاتي، وتحقيق نجاح أكبر في مساعيك الشخصية والمهنية.