إنه صباح يوم الاثنين، وصندوق بريدك الإلكتروني مليء بالفعل. يبدأ ثلاثة موظفين جدد العمل اليوم، ولم يقم قسم تكنولوجيا المعلومات بإعداد حساباتهم، ولم يتم إرسال رسائل البريد الإلكتروني الترحيبية، وسأل أحدهم للتو عن قائمة مهام التهيئة... مرة أخرى.
إذا كنت تعمل في مجال الموارد البشرية، فأنت تعرف هذا الفوضى جيدًا.
يجب أن يكون التعيين أمرًا مثيرًا، سواء بالنسبة للشركة أو الموظف الجديد. ولكن عندما يكون فريقك غارقًا في المهام المتكررة، تتأثر التجربة سلبًا. الخبر السار؟ لم تعد مضطرًا للقيام بكل ذلك يدويًا. وهنا يأتي دور الذكاء الاصطناعي في الموارد البشرية.
في هذا المنشور، سنوضح لك كيفية أتمتة عمليات الموارد البشرية باستخدام الذكاء الاصطناعي لخلق تجارب انضمام أسرع وأكثر ذكاءً، دون فقدان اللمسة الإنسانية.
لماذا يجب أتمتة عمليات الموارد البشرية باستخدام الذكاء الاصطناعي؟
وفقًا لمعهد IBM لقيمة الأعمال، يعتقد 87٪ من القادة الذين شملهم الاستطلاع أن الذكاء الاصطناعي من المرجح أن يعزز أدوارهم بدلاً من أن يحل محلهم. تقف الموارد البشرية على أعتاب هذا التحول، وتخطو نحو إمكانيات أكبر وأكثر تأثيرًا.
إليك الأسباب التي تجعلك بحاجة إلى استخدام الذكاء الاصطناعي في الموارد البشرية:
- زيادة الكفاءة: لم يدخل أحد مجال الموارد البشرية لأنه يحب متابعة سياسات الإجازات المدفوعة. أتمتة هذه المهام الإدارية تعني تقليل إدخال البيانات يدويًا وتقليل الأخطاء.
- اتخذ قرارات أكثر ذكاءً: تساعد تحليلات الأداء المدعومة بالذكاء الاصطناعي قسم الموارد البشرية في تحديد الموظفين ذوي الإمكانات العالية من خلال تتبع تقدم التدريب والتغذية الراجعة والأداء.
- دعم الاحتفاظ بالموظفين (وفريقك الخاص): يمنحك الذكاء الاصطناعي في الموارد البشرية الوقت للقيام بالأعمال التي تحدث فرقًا، مثل استراتيجيات الاحتفاظ بالموظفين وخلق بيئة عمل داعمة تحافظ على تفاعل الموظفين وولائهم.
- تعزيز رضا الموظفين: توفر أدوات أتمتة الموارد البشرية الدعم على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع، بما في ذلك الإجابة على الأسئلة المتعلقة بالسياسات وتوجيه الموظفين خلال عملية التعيين. تعني الاستجابات الأسرع والمساعدة الشخصية عملية توظيف مبسطة وموظفين أكثر سعادة يشعرون بالدعم منذ اليوم الأول.
- التزام باللوائح: يمكنك البقاء على اطلاع على اللوائح ودقة السجلات والامتثال دون الحاجة إلى المزيد من الأعمال الإدارية. بالإضافة إلى ذلك، يتنبأ النظام باتجاهات القوى العاملة ويحث الموارد البشرية على التكيف مع الاتجاهات الصحيحة للحصول على ميزة تنافسية.
📚 اقرأ المزيد: أفضل برامج الموارد البشرية لفرق العمل، مجربة ومختبرة
👀 هل تعلم؟ وفقًا لشركة McKinsey & Company، تحقق الشركات التي تتفوق في إدارة المواهب إيرادات أعلى بنسبة 300٪ لكل موظف مقارنة بالمتوسط. ومع ذلك، لا تزال العديد من فرق الموارد البشرية تقضي ساعات في البحث عن النماذج وإدارة بيانات الرواتب.
عمليات الموارد البشرية الرئيسية التي يمكن أتمتتها باستخدام الذكاء الاصطناعي
عند تحديد عملية الموارد البشرية التي تستحق الأتمتة، ابحث عن العقبات التي تؤخر النتائج باستمرار.
سواء كان ذلك في جدولة المقابلات أو التحقق من الامتثال، غالبًا ما تكون أكبر العوائق في سير عمل الموارد البشرية هي أسهل المهام التي يمكن للذكاء الاصطناعي إنجازها. وتشمل هذه العوائق ما يلي:
1. التوظيف وفرز السير الذاتية
يعد تحليل مئات السير الذاتية يدويًا أحد أكبر العقبات التي تواجه وظائف الموارد البشرية. باستخدام الذكاء الاصطناعي، يمكنك مسح الطلبات واستخراج المهارات وتصنيف المرشحين وفقًا لوصف الوظيفة.
باستخدام ClickUp Brain، يمكنك عرض معلومات المرشحين والتعليقات وحتى ملاحظات المقابلات بسرعة من مساحة العمل الخاصة بك وتطبيقات الموارد البشرية الأخرى المتصلة.
إليك كيفية استخدام Brain للتحضير للمقابلات.
2. جدولة المقابلات
كم عدد رسائل البريد الإلكتروني اللازمة لحجز مقابلة واحدة؟ عدد كبير جدًا. يقوم مساعدو الجدولة المدعومون بالذكاء الاصطناعي بفحص التقويمات واقتراح المواعيد وإرسال التذكيرات وحتى التعامل مع عمليات إعادة الجدولة في اللحظة الأخيرة، مما يمنح مديري التوظيف مزيدًا من الوقت للتركيز على تجربة الموظفين.
💡 نصيحة احترافية: بدلاً من استخدام أدوات متعددة، استخدم تقويم ClickUp المدعوم بالذكاء الاصطناعي لتجميع كل شيء في مكان واحد. فهو ينظم المقابلات ومراحل التوظيف وأحداث الفريق وطلبات الإجازة في جدول زمني موحد. يمكنك تمييز أنواع الأحداث بالألوان، والسحب والإفلات لإعادة الجدولة، وحتى السماح للذكاء الاصطناعي بتحديد الأوقات تلقائيًا للأولويات الرئيسية بناءً على بيانات المهام والأهداف.
3. وثائق التهيئة
إن البحث عن بطاقات الهوية والنماذج الضريبية والعقود هو عمل متكرر ويحتاج إلى الكثير من الامتثال.
باستخدام بوابات الخدمة الذاتية للموظفين، يمكن للموظفين الجدد تحميل المستندات التي يتم التحقق منها تلقائيًا وتخزينها بأمان ووضع علامات عليها في حالة وجود أخطاء. كلما كانت العملية أكثر سلاسة، كان الانطباع الأول أفضل، وكانت قاعدة مشاركة الموظفين أقوى.
⚡ نصيحة احترافية: إذا كنت تواجه صعوبة في عملية التعيين، يمكن أن يساعدك نموذج قائمة مراجعة التعيين من ClickUp. يتم تسجيل كل شيء بدءًا من تسجيل تفاصيل الموظفين وحتى إرسال استبيان ما بعد التعيين، وتعيين المهام، وتتبعها في مكان واحد.
4. إدارة بيانات الموظفين
غالبًا ما تتأخر قواعد بيانات الموارد البشرية عند قيام الموظفين بتحديث عناوينهم أو بياناتهم المصرفية أو جهات الاتصال الخاصة بهم.
تقوم أنظمة الذكاء الاصطناعي بمزامنة التحديثات من النماذج المدعومة بالذكاء الاصطناعي مباشرة إلى منصات الموارد البشرية الأساسية، مما يقلل من الأخطاء ويضمن دقة السجلات. وهذا يعني أن قادة الموارد البشرية يمكنهم الاعتماد على بيانات نظيفة للتحليلات التنبؤية التي تدعم التخطيط طويل الأجل.
🎥 شاهد هذا الفيديو حول كيفية استخدام الذكاء الاصطناعي بذكاء في التوظيف:
👀 نصيحة مفيدة: تؤدي تفاصيل الموظفين القديمة إلى أخطاء خفية تؤثر على كشوف المرتبات والامتثال والتقارير. استخدم قوالب الموارد البشرية المجانية لتركيز معلومات الموظفين والحفاظ على اتساق السجلات.
5. مسارات التدريب والتعلم
باستخدام أدوات الذكاء الاصطناعي، يمكنك تحليل دور الموظف وخبرته وأدائه لتوصية مسارات تعليمية مخصصة. من خلال تخصيص التطوير، يمكن لفرق الموارد البشرية لديك تحسين مشاركة الموظفين وكذلك إدارة الأداء.
👀 هل تعلم؟ تعهدت شركة Unilever، من خلال برنامج Compass، بتزويد كل موظف بمهارات مناسبة للمستقبل. تظهر أبحاثهم أن الموظفين الذين شاركوا في هذه الورشات زادوا إنتاجيتهم الإجمالية بنسبة 41٪.
6. إدارة الرواتب والمزايا
تعمل منصات الذكاء الاصطناعي على أتمتة حسابات الرواتب والتعويضات وإنشاء كشوف الرواتب، مع تبسيط عملية التسجيل في المزايا من خلال فحوصات الأهلية الموجهة.
📮 ClickUp Insight: يعتقد 32% من الموظفين أن الأتمتة ستوفر بضع دقائق فقط في كل مرة، ولكن 19% يقولون إنها يمكن أن توفر 3-5 ساعات في الأسبوع. والحقيقة هي أن حتى أصغر توفير للوقت يتراكم على المدى الطويل.
على سبيل المثال، توفير 5 دقائق فقط يوميًا في المهام المتكررة يمكن أن يوفر أكثر من 20 ساعة كل ثلاثة أشهر، وهو وقت يمكن توجيهه نحو أعمال أكثر قيمة واستراتيجية.
مع ClickUp، تستغرق أتمتة المهام الصغيرة — مثل تعيين تواريخ الاستحقاق أو وضع علامات على زملاء الفريق — أقل من دقيقة. لديك وكلاء ذكاء اصطناعي مدمجون لإعداد الملخصات والتقارير تلقائيًا، بينما يتولى الوكلاء المخصصون سير العمل المحدد. استرجع وقتك!
💫 نتائج حقيقية: خفضت STANLEY Security الوقت المستغرق في إعداد التقارير بنسبة 50٪ أو أكثر باستخدام أدوات إعداد التقارير القابلة للتخصيص من ClickUp، مما أدى إلى تحرير فرق العمل لديها للتركيز بشكل أقل على التنسيق والتركيز بشكل أكبر على التنبؤ.
7. تقييمات الأداء
غالبًا ما تتعطل المراجعات لأن المديرين يتعاملون مع الكثير من البيانات. يمكن للذكاء الاصطناعي أن يتدخل ويجمع المقاييس، ويجمع التقييمات الشاملة، ويُنشئ ملخصات، مما يجعل إدارة الأداء أكثر اتساقًا وشفافية وقائمة على البيانات.
وبهذه الطريقة، يحصل الموظفون على تقييمات أكثر عدلاً، بينما تحصل الموارد البشرية على رؤى للتحليلات التنبؤية المستقبلية.
⚡ نصيحة احترافية: تركز لوحات معلومات ClickUp على تحليلات الموارد البشرية الرئيسية — من أداء الموظفين ومشاركتهم إلى اتجاهات معدل دوران الموظفين — كل ذلك في عرض واحد قابل للتخصيص. بفضل الرؤى المدعومة بالذكاء الاصطناعي، يمكن لفرق الموارد البشرية تتبع الأنماط، واكتشاف العلامات التحذيرية، واتخاذ قرارات مستندة إلى البيانات بشكل أسرع من أي وقت مضى.
8. دعم الموظفين ومكتب مساعدة الموارد البشرية
تتعامل روبوتات الدردشة المدعومة بالذكاء الاصطناعي والمزودة بمع الجة اللغة الطبيعية مع الأسئلة الشائعة على الفور، وترفع المشكلات المعقدة، وتسجل الموضوعات المتكررة.
باستخدام ClickUp Knowledge Management، يمكنك إنشاء قاعدة معرفية مركزية للموارد البشرية حيث يمكن للموظفين الوصول بسهولة إلى السياسات وتفاصيل المزايا وأدلة التهيئة بشكل مستقل.
يمكنك أيضًا إعداد وكلاء ClickUp المسبقين للتشغيل التلقائي أو إنشاء وكلاء مخصصين لحل الاستفسارات المتعلقة بالموارد البشرية.
على سبيل المثال، يتلقى قناة فريق الموارد البشرية الكثير من الأسئلة. يرغب مدير شركاء الموارد البشرية في استخدام الذكاء الاصطناعي للإجابة على بعض هذه الأسئلة وتوفير وقت فريقه. يقومون بإنشاء وكيل تلقائي مخصص في القناة، مع توجيهه بالإجابة على الأسئلة فقط إذا كانت الإجابة موجودة في المعرفة التي يمكنه الوصول إليها. يحددون أن الوكيل التلقائي يجب أن يرد فقط عندما تحتوي رسالة المستخدم على مثال واضح ومباشر. حتى أنهم يعطون الوكيل التلقائي أمثلة على الأسئلة.
9. إدارة الخروج
إنهاء الخدمة لا يقل أهمية عن التعيين، ولكن غالبًا ما يفتقر إلى عملية مطبقة.
يعمل الذكاء الاصطناعي على أتمتة قوائم مراجعة التخليص، وتعطيل النظام، واستطلاعات الرأي عند المغادرة. من خلال تحليل بيانات الاستطلاع باستخدام التحليلات التنبؤية، يمكنك اكتشاف أنماط الاستنزاف وتعزيز استراتيجيات الاحتفاظ بالموظفين، مع ضمان الامتثال في كل خطوة.
📚 اقرأ المزيد: أفضل الأسئلة التي يمكن طرحها في مقابلة الخروج
👀 هل تعلم؟ مع ظهور الذكاء الاصطناعي من الجيل الثاني، قفزت إمكانات أتمتة مهام مثل تطبيق الخبرة وإدارة الأفراد إلى ما يقرب من 60٪. هذه المجالات كانت تعتبر في السابق بشرية للغاية بحيث لا يمكن أتمتتها.
كيفية أتمتة عمليات الموارد البشرية باستخدام الذكاء الاصطناعي
هل سئمت من التنقل بين الأدوات لمجرد إدارة عملية واحدة من عمليات الموارد البشرية؟
يجمع ClickUp جميع تطبيقات العمل والبيانات والمحادثات والأتمتة وسير العمل في أول مساحة عمل متقاربة مدعومة بالذكاء الاصطناعي في العالم. لم تعد بحاجة إلى التنقل بين التطبيقات ووثائق إجراءات التشغيل القياسية والمحادثات والبريد الإلكتروني للحصول على الموافقات. هذا النوع من التشتت في العمل ينتهي الآن لأن ClickUp يوفر لك مساحة عمل واحدة هي كل ما تحتاجه لتوظيف وإدارة ودعم قوة عاملة مزدهرة.
يمكن لفريق الموارد البشرية لديك التركيز على الأشخاص، وليس على الأعمال الورقية، لأنهم يتمتعون بسياق كامل ومكان واحد للعمل معًا، سواء كانوا أشخاصًا أو وكلاء.
تخيل ما يلي: تقوم بإنشاء وكيل لإدارة الأداء باستخدام ClickUp Agents. يقوم الوكيل بإرسال إشعار إلى المديرين عند اقتراب موسم مراجعة الأداء، ويوجههم خلال عملية ملء البيانات، ويجيب على الأسئلة بشكل طبيعي من إجراءات التشغيل القياسية الحالية، ويجدول التذكيرات والملخصات والمزيد، ثم ينقل النتائج إلى رئيس قسم الموارد البشرية.
وهذا مجرد غيض من فيض.
لمساعدتك، لدينا دليل تفصيلي لأتمتة عمليات الموارد البشرية مع رؤى قابلة للتنفيذ.
الخطوة رقم 1: تحديد وتخطيط العمليات المناسبة لأتمتتها
ركز على مهام الموارد البشرية المتكررة والقائمة على القواعد والكبيرة الحجم. فكر في: كشوف المرتبات، وإدارة الإجازات، وفرز المرشحين، وقوائم مراجعة التعيين، وتقارير الامتثال.
قبل توصيل الذكاء الاصطناعي، قم بتصور عملياتك الحالية باستخدام مخططات انسيابية أو ألواح بيضاء. هذا يسلط الضوء على الاختناقات وأوجه القصور التي يمكن للأتمتة القضاء عليها.
بدلاً من ملء جدران غرفة الاجتماعات بالملاحظات اللاصقة، استخدم لوحات ClickUp البيضاء لتخطيط عمليات الموارد البشرية رقميًا.
باستخدام السبورات البيضاء كلوحات افتراضية، يتعاون فريقك بأكمله في الوقت الفعلي. سواء كنت تعمل عن بُعد أو في الموقع لتخطيط الموارد البشرية، قم برسم مخطط لسير عملية التوظيف الحالية. وهذا يعني أنه يمكنك رسم خريطة من "قبول المرشح للعرض" وحتى "استلام الكمبيوتر المحمول والراتب الأول".
وعندما تكتشف وجود عقبة في عملية التحقق من الخلفية، قم بتحويلها إلى مهمة ClickUp مباشرة من السبورة البيضاء. إذا كنت لا تعرف من أين تبدأ، يمكنك استخدام نموذج ClickUp HR SOP المدمج في السبورات البيضاء.
يغطي هذا الإطار دورة حياة الموظف بالكامل من خلال تنسيقه المرئي. يمكنك تنظيم عمليات الموارد البشرية في مراحل متميزة، بما في ذلك تحديد ملامح الوظيفة ونشر الوظيفة والتوظيف. يتم تحديد كل منها بخطوات ومشاركين ومدخلات ومخرجات.
👀 هل تعلم: على مدى ثلاث سنوات، حققت المؤسسات التي تستخدم ClickUp عائدًا على الاستثمار (ROI) يقدر بـ 384٪، وفقًا لـ Forrester Research. حققت هذه المؤسسات إيرادات إضافية تبلغ حوالي 3.9 مليون دولار أمريكي من خلال المشاريع التي تم تمكينها أو تحسينها بواسطة ClickUp.
الخطوة رقم 2: تحديد الأهداف
حدد أهدافًا ذكية (محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة ومحددة زمنيًا). فيما يلي بعض الأمثلة على النتائج التي يمكنك السعي لتحقيقها:
- زيادة تفاعل المرشحين بنسبة 30٪ خلال الربع القادم من خلال التواصل الآلي ونقاط الاتصال المخصصة
- قلل الاستفسارات اليدوية المتعلقة بالموارد البشرية بنسبة 40٪ في الأشهر الستة المقبلة من خلال تنفيذ بوابات الخدمة الذاتية ودعم الدردشة بالذكاء الاصطناعي.
- اختصر متوسط وقت التوظيف بنسبة 25٪ خلال الـ 90 يومًا القادمة من خلال عمليات الفرز والجدولة وردود الفعل الآلية.
هنا تكمن المشكلة في معظم مشاريع أتمتة الموارد البشرية: تتحمس الفرق للتكنولوجيا ولكنها تنسى قياس ما هو مهم. لا تكن مثل هذه الفرق!
📮 ClickUp Insight: يعتمد ما يقرب من 88٪ من المشاركين في استطلاعنا الآن على أدوات الذكاء الاصطناعي لتبسيط المهام الشخصية وتسريعها. هل تريد تحقيق نفس الفوائد في العمل؟
ClickUp هنا لمساعدتك! يمكن أن يساعدك ClickUp Brain على تحسين الإنتاجية بنسبة 30٪ من خلال تقليل عدد الاجتماعات، وتوفير ملخصات سريعة مولدة بالذكاء الاصطناعي، ومهام مؤتمتة.
📚 اقرأ المزيد: تحسين عمليات الموارد البشرية باستخدام الاستراتيجيات والأمثلة
الخطوة رقم 3: اختر أدوات الذكاء الاصطناعي المناسبة
من بين جميع الأدوات المتاحة في السوق، كيف تحدد الأداة المناسبة لإنجاز المهمة؟
فيما يلي بعض الاعتبارات المهمة التي يجب مراعاتها:
- التكامل أولاً: يجب أن يتصل الذكاء الاصطناعي الخاص بك بأنظمة معلومات الموارد البشرية (HRIS) وأدوات الرواتب (payroll) وأنظمة تتبع المتقدمين (ATS) وأدوات التعاون الحالية. إذا لم يتمكن من التواصل مع أنظمتك الحالية، فسوف تقضي وقتًا أطول في إصلاح صوامع البيانات بدلاً من توفير الوقت.
- معالجة اللغة الطبيعية (NLP): مفيدة في تحليل السير الذاتية وبرامج الدردشة الآلية وتحليل المشاعر. باستخدام NLP، يمكن للذكاء الاصطناعي قراءة السير الذاتية مثل مسؤول التوظيف، والإجابة على الأسئلة الشائعة للموظفين بطريقة حوارية، وحتى مسح استطلاعات الرأي للوقوف على اتجاهات المشاركة.
- قابلية التوسع: ابدأ على نطاق صغير، ولكن تأكد من أن الأداة تنمو مع احتياجاتك — بدءًا من أتمتة المهام الروتينية مثل سير عمل التوظيف وحتى إدارة الأداء على مستوى المؤسسة.
- سهولة الاستخدام: إذا لم يتمكن مديرو الموارد البشرية من استخدامه دون دعم من قسم تكنولوجيا المعلومات، فسيكون اعتماده بطيئًا. ابحث عن واجهات سهلة الاستخدام، مع الحد الأدنى من منحنيات التعلم.
مثال عملي: لنفترض أن هدفك هو "تقليل متوسط وقت التوظيف بنسبة 25% خلال الـ 90 يومًا القادمة من خلال أتمتة عمليات الفرز والجدولة وعمليات التغذية الراجعة"، فيجب أن تبحث عن:
- أداة توظيف تعتمد على الذكاء الاصطناعي مع NLP تقوم بفحص السير الذاتية في دقائق
- مساعد جدولة يعمل بالذكاء الاصطناعي يحل مشكلة الفوضى في التقويم
- تُظهر لوحة التحليلات التنبؤية الأماكن التي توجد بها عقبات مسبقًا (تأخير المقابلات، وتأخر تقديم العروض).
مساعدك في مجال الذكاء الاصطناعي لعمليات سير العمل في الموارد البشرية
بدلاً من إضافة أداة مستقلة أخرى إلى مجموعة أدوات الموارد البشرية الخاصة بك، يدمج ClickUp Brain الذكاء الاصطناعي مباشرة في سير العمل الذي تديره بالفعل داخل ClickUp. فكر في الأمر على أنه مساعد ذكاء اصطناعي متصل يعمل عبر المهام والمستندات والأهداف واللوحات البيضاء.
فيما يلي الطرق المختلفة التي يمكن لفريق الموارد البشرية لديك استخدام Brain بها:
⭐ أجب على الأسئلة على الفور: اسأل Brain، "ما هو وضع عملية تأهيل سارة؟" أو "ما هي المرشحين الذين لا تزال عمليات التحقق من خلفياتهم قيد الانتظار؟" وسيقوم باستخراج الإجابة مباشرة من مساحة عملك.
⭐ تلخيص وثائق الموارد البشرية في ثوانٍ: قد تربك كتيبات الموظفين الطويلة أو تحديثات السياسات أو كتيبات التدريب الموظفين الجدد. يقوم Brain بتلخيصها في ملخصات سهلة الفهم حتى يتفاعل الموظفون مع المواد.
⭐ حوّل المحادثات إلى أفعال: بعد مقابلة استجواب أو مكالمة توظيف، يمكن لـ Brain إنشاء مهام تلقائيًا — مثل "جدولة جلسة تدريب" أو "إرسال طلب معدات تكنولوجيا المعلومات" — مما يوفر عليك عناء القيام بمهمة إضافية.
⭐ حافظ على مركزية المعرفة: سواء كانت إجراءات التشغيل القياسية أو سير عمل الامتثال أو أدلة إدارة الأداء، يضمن Brain أن يكون لديك مصدر واحد ومحدث دائمًا للمعلومات بدلاً من الملفات المتفرقة.
🌟 مكافأة: ClickUp Brain MAX يرتقي بكل ما تحصل عليه مع ClickUp Brain إلى المستوى التالي. ربما تكون قد استخدمت ChatGPT للكتابة، وClaude للتحليل، وأدوات أخرى تعتمد على الذكاء الاصطناعي لمهام مختلفة. Brain MAX يجمع كل هذه الأدوات معًا.
إنه يفهم نظام الموارد البشرية بأكمله، مثل مسار التوظيف وبيانات الموظفين وعلاقات الفريق. يمكنك ببساطة أن تطلب منه "إنشاء خطة تأهيل لموظف تسويق جديد"، وستحصل على خطة مخصصة لعملياتك الفعلية.
هذا ليس كل شيء. يمكنك أيضًا استخدام ClickUp Brain MAX من أجل:
- ابحث على الفور في ClickUp وGoogle Drive وGitHub وOneDrive وSharePoint وجميع تطبيقاتك المتصلة + الويب للعثور على الملفات والمستندات والمرفقات
- استخدم ميزة " تحويل الكلام إلى نص " لطرح الأسئلة وإملاء النصوص وإصدار الأوامر بصوتك دون استخدام يديك وأينما كنت.
تخلص من انتشار أدوات الذكاء الاصطناعي باستخدام ClickUp Brain MAX، واستخدم صوتك لإنجاز العمل وإنشاء المستندات وتعيين المهام لأعضاء الفريق والمزيد.
الخطوة رقم 4: قم بتوحيد بياناتك وتنظيفها
حتى الذكاء الاصطناعي الأكثر ذكاءً لن يحقق نتائج إذا كانت بيانات الموارد البشرية لديك غير منظمة. تؤدي السجلات المكررة للموظفين ومعلومات الرواتب القديمة والتنسيقات غير المتسقة إلى حدوث أخطاء وتعطيل سير عمل الأتمتة بالكامل.
قبل طرح الذكاء الاصطناعي، خذ الوقت الكافي لتوحيد بياناتك وتنظيفها حتى تتحدث أنظمتك نفس اللغة.
لماذا هذا مهم؟
- لأن الذكاء الاصطناعي لا يمكنه تحديد أي سجل موظف هو الصحيح عندما يوجد سجلان بوظائف مختلفة
- بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن تتسبب السجلات غير الدقيقة في حدوث أخطاء في التقارير، والتي قد يصعب تصحيحها أثناء عمليات التدقيق.
- علاوة على ذلك، تعتمد الأتمتة على محفزات متسقة — إذا كان حقل "القسم" الخاص بك أحيانًا "المبيعات" وأحيانًا "فريق المبيعات"، فستفشل سير العمل.
ولكن مع ClickUp لفرق الموارد البشرية، يصبح تنظيف البيانات مركزيًا وموحدًا.
وإليك كيفية القيام بذلك:
حقول مخصصة لضمان الدقة
قم بتسجيل تفاصيل الموظفين، مثل القسم أو الدور أو المدير أو الموقع، باستخدام القوائم المنسدلة والخيارات المحددة مسبقًا في الحقول المخصصة. هذا يزيل التخمين ويمنع التباينات المتعددة لكل من هذه المحفزات.
التبعيات لفرض النظام
في عمليات مثل التعيين، تعتمد بعض الخطوات على إتمام خطوات أخرى. على سبيل المثال، التحقق من الهوية قبل إصدار المعدات. تضمن التبعيات في ClickUp تدفق البيانات بالترتيب الصحيح، بحيث لا يفوتك أي شيء وتتم الأتمتة في الوقت المناسب.
أتمتة لضمان اتساق البيانات
تتيح أتمتة ClickUp لفرق الموارد البشرية إنشاء سير عمل يعمل تلقائيًا. وهي مصممة بثلاثة عناصر:
- المحفزات: الحدث الذي يبدأ الأتمتة، مثل "نقل المهمة إلى التهيئة" أو "تحديث الحقل المخصص"
- الشروط: القواعد التي تحدد متى يجب تشغيل الأتمتة، مثل "فقط إذا كانت موافقة المدير فارغة"
- الإجراءات: ما يحدث بعد ذلك، مثل تعيين مهمة أو نشر تعليق أو تحديث حالة
على سبيل المثال، عند إضافة سيرة ذاتية جديدة إلى نظامك، استخدم الذكاء الاصطناعي لأتمتة إنشاء المهام للمرشحين. كما سيقوم بتعيينها إلى مسؤول التوظيف لديك مع تعيين الحالة إلى "المراجعة الأولية".
لقد وفرت لنا المنصة مكانًا واحدًا لزيادة كفاءة العمليات. يتكون فريق ClickUp من أعضاء رائعين دائمًا على استعداد لتلقي الملاحظات ويعملون بجد لتنفيذ التغييرات بناءً على تلك الملاحظات. إنه نظام دعم لم أر له مثيلاً من قبل. يمكن لجميع الفرق الاستفادة من الأتمتة، وقد وفرت ClickUp ذلك في كل سيناريو واجهته، ولكن الميزة الكبرى لـ ClickUp هي تبسيط العمليات والأدوات في منطقة عمل واحدة.
لقد وفرت لنا المنصة مكانًا واحدًا لزيادة كفاءة العمليات. يتكون فريق ClickUp من أعضاء رائعين دائمًا على استعداد لتلقي الملاحظات ويعملون بجد لتنفيذ التغييرات بناءً على تلك الملاحظات. إنه نظام دعم لم أر مثله من قبل. يمكن لجميع الفرق الاستفادة من الأتمتة، وقد وفرت ClickUp ذلك في كل سيناريو واجهته، ولكن الميزة الكبرى لـ ClickUp هي تبسيط العمليات والأدوات في منطقة عمل واحدة.
الخطوة رقم 5: تجربة وتدريب وإدارة التغيير
ابدأ بتجربة صغيرة. اختر عملية واحدة، مثل جدولة المقابلات أو الأسئلة الشائعة حول السياسات، لتجربة هذه التجربة. اجمع التعليقات من مسؤولي التوظيف والمديرين والموظفين، ثم حسّن سير العمل قبل طرحه على مستوى المؤسسة.
وهذا يساعد أيضًا في بناء ثقة مؤسستك في مجال الموارد البشرية في تطبيق الأتمتة.
في هذه المرحلة، استخدم ClickUp Docs لإنشاء أدلة تفصيلية، وأسئلة وأجوبة، ومواد تأهيل لفريق الموارد البشرية لديك. أثناء تحسين البرنامج التجريبي، يمكنك تحديث الوثائق في الوقت الفعلي حتى يظل الجميع على اطلاع. تعمل الوثائق أيضًا كسجل دائم لـ "ما نجح" و"ما لم ينجح"، مما يسهل التوسع لاحقًا.
حتى مع وجود برنامج تجريبي جيد التصميم، قد يظل فريق الموارد البشرية لديك غارقًا في الاستفسارات المتكررة. بدلاً من إضافة المزيد من الجهد اليدوي، هذه هي المرحلة المثالية لاختبار وكلاء الطيار الآلي من ClickUp الذين يستجيبون ويتصرفون ويتعلمون جنبًا إلى جنب مع فريقك.
مثال عملي: أنت تجرب الأتمتة في الأسئلة الشائعة حول السياسات.
يكتب مسؤول التوظيف: "ما هي فترة الاختبار للموظفين الجدد؟" يتعرف وكيل Autopilot على الاستفسار، ويتحقق من وثيقة السياسة الخاصة بك، ويجيب بالبند المحدد. إذا كانت الوثيقة قديمة أو غير واضحة، فستعرف ذلك على الفور، مما يمنحك ملاحظات لتحسين كل من الأتمتة والوثائق الخاصة بك.
سيوجهك هذا الفيديو خلال إعداد أول وكيل Autopilot Agent على ClickUp:
الخطوة رقم 6. قم بتدريب فريق الموارد البشرية لديك ورفع مستوى مهاراته
لا تعمل الأتمتة إلا بقدر كفاءة الأشخاص الذين يقفون وراءها. أنت تريد أن تظهر الذكاء الاصطناعي كعامل معزز للإنتاجية، وليس كصندوق أسود. بالنظر إلى أن 65٪ من فرق الموارد البشرية والقادة يستخدمون بالفعل الذكاء الاصطناعي التوليدي في بعض المجالات.
الأساسيات المهمة التي يجب تسليط الضوء عليها عند إدخال أتمتة الذكاء الاصطناعي لوظيفة الموارد البشرية:
- ركز على المهارات البشرية، وليس فقط على التكنولوجيا. يتولى الذكاء الاصطناعي التعرف على الأنماط والمهام المتكررة، ولكن الموارد البشرية لا تزال تمتلك التعاطف والحكم وحل النزاعات. إن تحسين المهارات في الذكاء العاطفي وإدارة التغيير لا يقل أهمية عن تعلم أدوات جديدة.
- علّم التفسير، لا الثقة العمياء. قد يصنف الذكاء الاصطناعي أحد المرشحين على أنه "ذو إمكانات عالية" أو يتنبأ بخطر الاستنزاف، ولكن يجب على الموارد البشرية التحقق من السياق. يجب أن يركز التدريب على كيفية طرح الأسئلة وتفسير نتائج الذكاء الاصطناعي والتصرف بناءً عليها بشكل مسؤول.
- أنشئ أبطال الذكاء الاصطناعي داخل قسم الموارد البشرية. حدد عددًا قليلاً من المستخدمين الأوائل الذين يمكنهم تجربة الأدوات وتوثيق أفضل الممارسات وتدريب الآخرين. غالبًا ما يكون التعلم بقيادة الأقران أكثر فعالية من التعليمات الصادرة من الإدارة العليا.
- اربط التدريب بتأثيره على الأعمال. اجعل القيمة ملموسة. لا تعتبره "تعلم أداة". صوره على أنه وسيلة لتسريع عملية التوظيف، وتوفير تجارب أكثر سلاسة للموظفين، وزيادة معدل الاحتفاظ بهم.
💡 نصيحة احترافية: استخدم ClickUp Clips لإنشاء تسجيلات شاشة سريعة توضح بالضبط كيفية عمل الأتمتة الجديدة. يمكنك تسجيل مقاطع مدتها دقيقتان توضح "معالجة طلبات الإجازة باستخدام الذكاء الاصطناعي". شارك هذه الدروس التعليمية الموجزة مباشرة في وثائق التدريب الخاصة بك.
الخطوة 7: المراقبة والتحسين المستمر
أتمتة الموارد البشرية ليست عملية "تضبطها وتنساها". حتى أكثر سير العمل ذكاءً يمكن أن ينحرف عن مساره إذا لم يتم مراقبته واختباره وتحسينه بمرور الوقت. تتطور السياسات، وتتغير قواعد الامتثال، وتتغير توقعات الموظفين. يجب أن تواكب الأتمتة كل هذه التغييرات.
كيف يمكنك القيام بذلك؟
- التدقيق الفصلي: راجع عمليات الأتمتة للتأكد من أن المحفزات والشروط والإجراءات لا تزال صالحة.
- تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية: قم بمواءمة المراقبة مع أهداف SMART الخاصة بك — وقت التوظيف، دقة البيانات، رضا الموظفين، إلخ.
- جمع التعليقات: استخدم نماذج ClickUp لجمع تعليقات من مسؤولي التوظيف والمديرين والموظفين حول ما ينجح (وما لا ينجح).
- التحسين المستمر: تؤدي التعديلات الصغيرة مثل تحديث نموذج أو تشديد مشغل أو مراجعة الأسئلة الشائعة إلى زيادة كفاءة النظام.
باستخدام لوحات معلومات ClickUp، يمكنك تتبع أداء عمليات الأتمتة في الوقت الفعلي. اعرف ما إذا كان وقت التوظيف في انخفاض، وما إذا كانت أهداف دقة البيانات قد تم تحقيقها، أو ما إذا كانت تذاكر دعم الموظفين في انخفاض.
مثال عملي: هدفك هو تقليل الاستفسارات اليدوية المتعلقة بالموارد البشرية بنسبة 40٪. يمكن أن تظهر لوحة معلومات ClickUp ما إذا كان حجم تذاكر الدعم الفني آخذًا في الانخفاض، بينما تلتقط النماذج التعليقات على الأسئلة التي لم يتم الرد عليها. يمنحك هذا معًا الأرقام والسياق لتحسين الأتمتة بشكل أكبر.
أفضل أدوات الذكاء الاصطناعي لأتمتة الموارد البشرية
لقد قمت بتخطيط عملياتك ووضع أهدافك؛ والآن، دعنا نناقش بعض أدوات الذكاء الاصطناعي للموارد البشرية التي يمكنها التعامل مع المهام المتكررة بينما تركز أنت على الجانب الإنساني للموارد البشرية.
| اسم الأداة | الوظيفة الأساسية | نقاط القوة | حالة الاستخدام |
| ClickUp | إدارة العمل وأتمتة الموارد البشرية في نظام واحد شامل | يجمع مهام الموارد البشرية في منصة واحدة، ويجمع بين الذكاء الاصطناعي (ClickUp Brain) والأتمتة ولوحات المعلومات في الوقت الفعلي والمستندات المدمجة في مصدر واحد موثوق. | فرق الموارد البشرية التي ترغب في تبسيط عمليات التوظيف والتأهيل ومراجعة الأداء والامتثال في مساحة عمل تعاونية واحدة |
| المضاعف | الرواتب العالمية وصاحب العمل المسجل (EOR) | امتثال عالمي قوي في أكثر من 150 دولة، وكشوف رواتب متعددة العملات، ودعم المقاولين | الشركات التي توظف أو تدير موظفين ومقاولين دوليين مع الالتزام بالقوانين المحلية |
| Leena AI | روبوت الدردشة الخاص بالموارد البشرية والخدمة الذاتية للموظفين | الذكاء الاصطناعي التخاطبي للأسئلة الشائعة حول السياسات واستفسارات الموارد البشرية، وتحليل المشاعر، والتكامل مع منصات HRIS | الشركات التي تسعى إلى تقديم دعم للموارد البشرية على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع وتحرير مديري الموارد البشرية من الاستفسارات ذات القيمة المنخفضة |
| ClearCompany | إدارة الأداء ودورة حياة المواهب | أدوات قوية لمواءمة الأهداف، وتحليلات قوية، وتخطيط التعاقب الوظيفي، وإدارة متكاملة للمواهب على مدار دورة حياة الموظف | المؤسسات التي تحتاج إلى إدارة أداء منظمة وتطوير المواهب على المدى الطويل |
| Moveworks | أتمتة الموارد البشرية التخاطبية | روبوت دردشة على مستوى المؤسسات مع توجيه سير العمل، ودمج طلبات الموارد البشرية وتكنولوجيا المعلومات، وأتمتة حل التذاكر على نطاق واسع. | فرق الموارد البشرية/تكنولوجيا المعلومات في المؤسسات التي تبحث عن منصة محادثة واحدة لدعم الموظفين وإدارة سير العمل |
| Deel | التوظيف والرواتب على مستوى عالمي | يبسط التوظيف عبر الحدود، ويؤتمت الامتثال والإقرارات الضريبية، ويسرع عملية التعيين للمقاولين والموظفين بدوام كامل. | الفرق التي تعمل عن بُعد وتحتاج إلى توظيف عالمي موثوق به ونظام رواتب متوافق |
كيف نراجع البرامج في ClickUp
يتبع فريق التحرير لدينا عملية شفافة ومدعومة بالبحوث ومحايدة تجاه الموردين، لذا يمكنك الوثوق في أن توصياتنا تستند إلى القيمة الحقيقية للمنتج.
فيما يلي ملخص مفصل لكيفية مراجعة البرامج في ClickUp.
الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها عند إدخال أتمتة الموارد البشرية
لا تهدف الأتمتة في الموارد البشرية إلى استبدال الأشخاص، بل إلى التخلص من المهام المتكررة التي تمنع فرق الموارد البشرية من أداء عملهم على أكمل وجه.
فيما يلي التحديات الشائعة في مجال الموارد البشرية التي يجب أن تنتبه لها:
1. التغاضي عن التغيير الثقافي
سبب حدوث ذلك: تقود تكنولوجيا المعلومات مشاريع الأتمتة دون مشاركة نشطة من قسم الموارد البشرية، مما يعرض دوره الاستراتيجي للخطر.
✅ الحل: تواصل "السبب" بوضوح — كيف يحرر الأتمتة قسم الموارد البشرية للتركيز على الثقافة والمشاركة والاحتفاظ بالموظفين. اربط ذلك بإنجازات صغيرة وواضحة (مثل جدولة المقابلات بشكل أسرع) لبناء الثقة والزخم في جميع أنحاء المؤسسة.
2. تجاهل مخاطر الأمن السيبراني
سبب حدوث ذلك: يفترض قادة الموارد البشرية أن الأمن السيبراني هو مسؤولية قسم تكنولوجيا المعلومات، متجاهلين حقيقة أن بيانات الموارد البشرية — كرواتب الموظفين والعقود وتقييمات الأداء — هي من بين أكثر البيانات حساسية في المؤسسة.
✅ الحل: اطلب تشفير جميع سجلات الموظفين، واستخدم ضوابط وصول صارمة قائمة على الأدوار، وقم بإجراء عمليات تدقيق أمنية منتظمة.
📌 يوفر ClickUp ضوابط قوية للأذونات ومسارات تدقيق بحيث لا يمكن إلا للمستخدمين المصرح لهم عرض المعلومات الحساسة المتعلقة بالموارد البشرية.
3. إهمال خصوصية الموظفين
سبب حدوث ذلك: في خضم الاندفاع نحو الأتمتة، تقوم فرق الموارد البشرية أحيانًا بنشر الذكاء الاصطناعي الذي يراقب الاتصالات أو يتتبع الإنتاجية أو يعالج البيانات الحساسة. وهذا يؤدي إلى عدم الثقة، دون توضيح ذلك بوضوح للموظفين.
✅ الحل: توضيح البيانات التي يتم جمعها وكيفية استخدامها والضمانات التي تحمي معلومات الموظفين.
📌 يساعد ClickUp في حماية الخصوصية من خلال إعدادات أذونات دقيقة وعروض خاصة وسجلات تدقيق، مما يضمن أن الموظفين يعرفون أن بياناتهم الشخصية محمية ولا يمكن الوصول إليها إلا من قبل الأشخاص المناسبين.
4. التقليل من شأن وقت التنفيذ
سبب حدوث ذلك: تذكر أن أدوات الأتمتة ليست جاهزة للاستخدام فورًا. إذا قللت من تقدير الوقت اللازم لتنظيف البيانات واختبار سير العمل وتدريب المستخدمين وإدارة التغيير، فسيؤدي ذلك إلى طرح سريع للمنتج وإحباط الفرق.
✅ الحل: حدد جداول زمنية واقعية من خلال البدء بتجربة تجريبية وتطبيق الأتمتة تدريجيًا. خصص وقتًا للاختبار والتغذية الراجعة والتكرار في خطتك.
استعن بـ ClickUp لأتمتة سير عمل الموارد البشرية لديك
أنظمة الذكاء الاصطناعي جاهزة لتولي المهام اليدوية، إذا كنت مستعدًا لتسليمها لها.
الأدوات المناسبة تجعل عملية التوظيف سلسة وأقل إجهادًا لقسم الموارد البشرية.
تقدم ClickUp، التطبيق الشامل للعمل، مجموعة واسعة من الميزات لمساعدتك في كل خطوة.
مع ClickUp Brain وBrain MAX وAutopilot Agents، تحصل على مساحة عمل شاملة حيث تعمل كل عمليات الموارد البشرية بسلاسة. بالإضافة إلى ذلك، تغطي Docs وWhiteboards وGoals جميع الجوانب الأخرى لسير عمل الموارد البشرية لديك.
هل أنت مستعد لأتمتة عمليات الموارد البشرية لديك؟ سجل في ClickUp مجانًا اليوم.