10 برامج ذكية لإدارة العملاء الدائمين للفوترة في عام 2025

اسأل أي وكالة أو مستشار، وسيخبرك أن اكتساب عملاء جدد يكلف أكثر بكثير من الاحتفاظ بالعملاء الحاليين. إذا كان فريقك لا يدير أعمال العملاء الجارية بنشاط أو يركز على رضا العملاء، فسوف يظهر ذلك في النهاية - خاصة في تدفقك النقدي. يؤثر هذا النقص في الهيكلية على رضا العملاء وفي النهاية على إيراداتك.

في الواقع، قد يكلف اكتساب عميل جديد ما بين خمسة إلى سبعة أضعاف تكلفة الاحتفاظ بعميل حالي. ​

لتحسين اتفاقيات التوكيل وإدارة التوكيلات بكفاءة للوكالات الإبداعية، إليك قائمة مجمعة بأفضل برامج إدارة التوكيل لمساعدتك في التعامل مع أعمال العملاء المتكررة والحفاظ على علاقات طويلة الأمد مع العملاء.

أفضل 10 أدوات لإدارة الأتعاب في لمحة

فيما يلي مقارنة سريعة بين أفضل برامج إدارة الأتعاب لمساعدتك في اختيار البرنامج المناسب بناءً على الميزات الرئيسية والميزات الإضافية والأسعار وتقييمات المستخدمين.

ما الذي يجب أن تبحث عنه في برنامج إدارة الأتعاب لتعزيز العلاقات مع العملاء؟

يمكن أن يساعدك اختيار برنامج إدارة التوكيلات المناسب في بناء علاقات طويلة الأمد مع العملاء وإنشاء سير عمل سلس.

أكبر صعوبة عند التعامل مع العملاء الدائمين هي أن جميع المعلومات موضوعة في جداول بيانات، مما يجعل من الصعب اتخاذ قرارات مستنيرة. لذا، من الأفضل البحث عن ميزات تبسط عملية إعداد فواتير الأتعاب، وتحسن إدارة التدفق النقدي، وتقلل المهام الإدارية المرتبطة بالعمل المستمر للعملاء.

إليك ما يجب إعطاؤه الأولوية لوضع استراتيجيات ناجحة للاحتفاظ بالعملاء:

✅ تتبع ميزانيات الأتعاب، راقب استخدام الأتعاب، وأنشئ هيكل دفع مع ضبط تنبيهات للساعات غير المستخدمة أو الحدود التي تقترب من الانتهاء✅ ادمج تتبع الوقت مع الفوترة لإنشاء فواتير تلقائيًا للمهام المكتملة✅ أتمتة عملية الفوترة مع دعم نماذج مختلفة من الخدمات الاحتياطية، بما في ذلك الخدمات الاحتياطية ذات السعر الثابت أو الدائمة✅ الوصول إلى رؤى في الوقت الفعلي من خلال لوحات المعلومات التي تعرض الاستخدام والأداء وبيانات العملاء✅ تقديم بوابة موجهة للعملاء لتحسين الشفافية وتعزيز رضا العملاء

أفضل 10 برامج لإدارة الأتعاب

تتكامل أفضل حلول إدارة الأتعاب مع أدوات إدارة المشاريع الخاصة بك، وتقوم بأتمتة تتبع الوقت، وتوفر رؤى في الوقت الفعلي حول استخدام الأتعاب.

إليك 10 أدوات توفر كل ذلك وأكثر.

1. ClickUp (الأفضل لإدارة التوكيلات بكفاءة وسير عمل الفريق بسلاسة)

يعد دمج برنامج إدارة الأتعاب مع نظام إدارة المشاريع أمرًا بالغ الأهمية. ومع ذلك، لا تزال العديد من الوكالات تواجه ثغرات عندما تكون المعلومات الأساسية موزعة على أدوات مختلفة.

يعمل ClickUp على سد هذه الفجوة من خلال تحويل مساحة عمل إدارة المشاريع الخاصة بك إلى مركز إدارة عقود خدمات متكامل الوظائف ضمن منصة واحدة. وإليك كيفية تضافر جميع الميزات معًا.

قم بمواءمة فريقك مع ClickUp Docs

يجب أن تعكس كل فترة احتفاظ بالعميل الخدمات المحدثة والنتائج المتوقعة والأسعار وشروط الاحتفاظ بالعميل لضمان التوافق بين فريقك والعميل. يجعل ClickUp Docs من السهل إنشاء اتفاقيات الاحتفاظ بالعميل ومراجعتها ومشاركتها من مساحة العمل الخاصة بك.

يمكنك ربط كل مستند بالمهام والجداول الزمنية ذات الصلة من أجل تعاون غني بالسياق.

قم بتوحيد عملياتك باستخدام قوالب ClickUp

بمجرد إنشاء نموذج التوكيل الخاص بك، يمكنك إنشاء قوالب ClickUp للتأهيل أو حزم الخدمات أو خطط المشاريع. تعمل هذه الطريقة على توحيد سير العمل بين العملاء وتقليل الجهد اليدوي وتساعد فريقك على التركيز على التنفيذ بدلاً من الإعداد.

💡 نصيحة احترافية: إذا كنت ترغب في ضمان الحماية القانونية للمستشارين والعملاء، فإن نموذج اتفاقية الاستشارات من ClickUp هو الخيار الأمثل.

احصل على نموذج مجاني

يعمل هذا النموذج الاستشاري على توحيد الشروط المتعلقة بالنطاق والمدفوعات والمسؤوليات، مما يساعد على تقليل سوء الفهم ووضع الأساس لعلاقة سلسة ومهنية.

تتبع مدخلات فريقك باستخدام ClickUp Time Tracking

بعد وضع سير العمل الخاص بك، حان الوقت لمراقبة الساعات التي تقضيها في العمل المستمر للعملاء. تسجل ميزة تتبع الوقت في ClickUp الساعات مباشرةً ضمن المهام، مما يساعدك على إنشاء فواتير تلقائيًا تعكس الجهد الفعلي.

هذه الخطوة مهمة للغاية لضمان أن يدفع العملاء مقابل الأعمال المنجزة، وألا تضيع أي ساعات غير مستخدمة.

تجنب الإرهاق مع ClickUp Views

ستحتاج إلى إعادة توزيع الوقت المتبقي أو النطاق الترددي مع تطور العقود أو انتهائها. تتيح لك ميزة Workload and Box View من ClickUp إعادة توازن وقت فريقك، وتجنب الفجوات في الإنتاجية والحفاظ على كفاءة موظفي مشاريع الاحتفاظ.

قسّم المهام وشارك التعليقات باستخدام ClickUp Tasks والتعاون المباشر

بمجرد بدء مشاريعك، استخدم ClickUp Tasks لتقسيم كل مخرجات المشروع، وتعيين التبعيات، وتحديد أولويات العمل خلال فترة التعاقد. نظرًا لأن كل مهمة مرتبطة بوثائقك وجداولك الزمنية وسجلات الوقت، فإن فريقك يعرف دائمًا ما هي الخطوة التالية.

مع مواءمة الموارد والمهام الجارية، ستحتاج إلى ضمان بقاء الجميع على اتصال.

سواء كان ذلك فريقك الداخلي أو العاملون المستقلون أو العملاء، فإن أدوات التعاون في ClickUp —التحرير المباشر والتعليقات على المهام والتحديثات في الوقت الفعلي— تدعم التواصل المستمر عبر جميع الأعمال الجارية.

احصل على تقدم شامل للمشروع بفضل لوحات معلومات ClickUp

أخيرًا، مع تقدم العمل، تصبح الرؤية أمرًا ضروريًا. توفر لوحات معلومات ClickUp رؤى في الوقت الفعلي حول استخدام التوكيلات والنتائج المتوقعة والوقت المتتبع وتحديثات الحالة - مما يساعدك على إظهار القيمة وتحسين رضا العملاء.

يعد ClickUp للمستقلين طريقة أخرى مفيدة لتنظيم مشاريع العملاء وإدارة المخرجات الجارية والحفاظ على التحكم في سير عمل المستقلين. من نماذج الاستقبال إلى تتبع الوقت والأتمتة، يمكن للمستقلين تبسيط كل جزء من عمل العملاء دون الحاجة إلى التبديل بين الأدوات.

أفضل ميزات ClickUp

قيود ClickUp

أسعار ClickUp

تقييمات ومراجعات ClickUp

ماذا يقول المستخدمون عن ClickUp؟

يقول أحد مستخدمي G2:

ClickUp هو حل مخصص لمجموعة متنوعة من المشكلات التي تحتاج شركتي إلى حلها. نحن قادرون على تتبع المشاريع بطريقة فعالة وتعاونية تحافظ على تنظيم الجميع وتوافقهم، مع الاحتفاظ بالمعلومات المهمة التي قد يحتاج أي من مستخدمينا إلى الوصول إليها لإكمال مهمة ما.

2. Accelo (الأفضل لأتمتة دورة حياة العملية الكاملة من عرض الأسعار إلى تحصيل الأموال)

أحد أكبر التحديات في إدارة الأتعاب هو توحيد كل مرحلة من مراحل دورة حياة العميل - الأدوات المتفرقة لتقديم عروض الأسعار، وتتبع المشاريع غير المتصل، وتأخير الفواتير، وجداول البيانات الفوضوية لاستخدام الأتعاب.

هذا التجزؤ يضيع الوقت ويزيد من الأخطاء ويجعل من الصعب تقديم قيمة ثابتة لعملاء التوكيل.

يحل Accelo هذه المشكلات من خلال منصة حقيقية للتسعير إلى الدفع تركز كل شيء - من العروض الأولية واتفاقيات الاحتفاظ إلى تنفيذ المهام وتتبع الوقت والفوترة.

صُمم Accelo خصيصًا كبرنامج استشاري لشركات الخدمات، ويجمع بين العمليات والتسليم والشؤون المالية حتى يتمكن فريقك من إدارة أعمال العملاء الجارية في مكان واحد.

أفضل ميزات Accelo

قيود Accelo

أسعار Accelo

تقييمات ومراجعات Accelo

ماذا يقول المستخدمون عن Accelo؟

يقول أحد مستخدمي Capterra:

Accelo رائع لأنه يتيح لنا تنظيم جميع معلومات عملائنا في مكان واحد، بما في ذلك الملاحظات والفواتير والمدفوعات والمهام المفتوحة.

3. Scoro (الأفضل للرؤية المالية في مشاريع التوكيل)

أحد أصعب الجوانب بالنسبة للوكالات التي تتعامل مع اتفاقيات التوكيل ليس تتبع الوقت، بل تتبع الأموال.

وهنا تكمن ميزة Scoro: يدمج هذا البرنامج إدارة المشاريع والرقابة المالية في نظام واحد، مما يمنح المستخدمين رؤية كاملة للإيرادات والتكاليف والوقت المستغرق قبل إصدار الفاتورة.

بدلاً من التلاعب بجداول البيانات والأدوات، يساعدك Scoro في إنشاء عروض الأسعار وتعيين المهام وتتبع الوقت وإنشاء الفواتير - كل ذلك مع مقارنة الميزانيات المخططة بالفعل في الوقت الفعلي.

أفضل ميزات Scoro

قيود Scoro

أسعار Scoro

تقييمات ومراجعات Scoro

ماذا يقول المستخدمون عن Scoro؟

يقول أحد مستخدمي G2:

أنا أقدر وظيفة عرض الأسعار في Scoro لأنها تسهل إنشاء عروض أسعار موحدة لعملائنا. تعزز طريقة القوالب كفاءتنا من خلال السماح لنا بالحصول بسرعة وسهولة على تصميمات مشاريع معدة مسبقًا.

4. Paymo (الأفضل لربط تتبع الوقت بفواتير الأتعاب بشكل سلس)

غالبًا ما تعني إدارة مشاريع التوكيلات مواجهة سير عمل مجزأ، خاصةً عندما يتم التعامل مع تتبع الوقت والفوترة في أدوات منفصلة.

يؤدي هذا الانفصال إلى عدم دقة الفوترة، وفقدان ساعات العمل، وتأخير التدفق النقدي. يتميز Paymo بدمج تتبع الوقت وتنفيذ المهام وفوترة الأتعاب في واجهة واحدة واضحة.

على عكس معظم برامج إدارة الأتعاب، يتصل المؤقت المدمج في Paymo مباشرةً بالفواتير، مما يتيح لك تتبع الوقت وتعيين الأسعار القابلة للفوترة وإنشاء فواتير متكررة تلقائيًا دون الحاجة إلى التبديل بين المنصات.

أفضل ميزات Paymo

قيود Paymo

أسعار Paymo

تقييمات ومراجعات Paymo

ماذا يقول المستخدمون عن Paymo؟

يقول أحد مستخدمي Capterra:

من السهل تتبع الوقت وعرض التقويم على جداول الدوام لتصور يومك. من السهل إنشاء مشروع، ومن الرائع رؤية خيارات عرض مختلفة مثل الجدول أو مخطط جانت، اعتمادًا على الطريقة التي تريد بها تصور المشروع.

5. FunctionFox (الأفضل للفرق الإبداعية التي تدير عقود الخدمات بإنفاق عام محدود)

يعالج FunctionFox التحديات الشائعة المتعلقة بالاحتفاظ بالعملاء من خلال تقديم نظام مبسط مصمم خصيصًا للمهنيين المبدعين الذين يحتاجون إلى الوضوح في تتبع الوقت والميزانية وتحديثات المشاريع.

سواء كنت تتعامل مع حزم خدمات ذات رسوم ثابتة أو فواتير رسوم احتفاظ شهرية، توفر المنصة تتبعًا تفصيليًا لاستخدام الاحتفاظ.

يأتي FunctionFox مزودًا أيضًا بجداول زمنية مدمجة وتذكيرات تلقائية لمساعدتك على البقاء في صدارة فترة الاحتفاظ بالعملاء ومنع إهدار الساعات غير المستخدمة.

أفضل ميزات FunctionFox

قيود FunctionFox

أسعار FunctionFox

تقييمات ومراجعات FunctionFox

ماذا يقول المستخدمون عن FunctionFox؟

يقول أحد مستخدمي G2:

أعجبتني حقًا النظرة العامة على الجدول الزمني. تمكنت من معرفة حجم العمل المخصص لكل موظف من موظفيّ كل يوم من خلال الإشارات المرئية. وقد مكنني ذلك من معرفة الأماكن التي قد تحدث فيها اختناقات أو تأخيرات.

6. خطة Toggl (الأفضل للفرق الصغيرة التي تحتاج إلى تخطيط مرئي بسيط ووضوح في الجدول الزمني)

عندما تتعامل الفرق الصغيرة مع مهام متداخلة، يحدث السيناريو التالي بشكل شائع: قد تعرف ما يجب القيام به، ولكن لا تعرف متى، ومن سيقوم به، أو كيف سيؤثر ذلك على بقية الفريق.

تم تصميم Toggl Plan لحل هذه المشكلة بالذات من خلال توفير أداة تخطيط عمل جذابة بصريًا تعطي الأولوية للجداول الزمنية والتوافر وملكية المهام.

على عكس برامج إدارة الأتعاب التقليدية أو أدوات تتبع المهام، يبسط Toggl Plan التنسيق مع الجداول الزمنية للفريق وعروض التوافر والجداول الزمنية التي تعمل بالسحب والإفلات.

أفضل ميزات خطة Toggl

قيود خطة Toggl

أسعار خطة Toggl

تقييمات ومراجعات خطة Toggl

ماذا يقول المستخدمون عن Toggl Plan؟

يقول أحد مستخدمي Capterra:

أستخدم Toggl track بشكل متقطع منذ عدة سنوات، ولكن هذا العام، مع التحول إلى المزيد من المدفوعات على أساس ساعات العمل، أقوم بتتبع كل وقتي. تساعدني التقارير حقًا على فهم طريقة عملي والقدرة على تخطيط عبء العمل والوقت بشكل أفضل قليلاً.

7. Hubstaff (الأفضل للفرق المكتبية التي تحتاج إلى تتبع الوقت ومراقبة الإنتاجية)

عندما تطول مدة المشاريع أو تنخفض إنتاجية الفريق، نادرًا ما يكون ذلك بسبب نقص الجهد، بل عادةً ما يكون بسبب نقص الرؤية.

إليك كيف يحل Hubstaff هذه المشكلة: صُممت هذه الأداة للفرق التي تعمل من المكتب أو عن بُعد، وهي تجمع بين تتبع الوقت ومراقبة النشاط وميزانية المشروع لتمنح المديرين رؤية واضحة حول من يعمل ومتى وكيف يعمل بفعالية.

يسهل Hubstaff إصدار الفواتير بدقة والموافقة على جداول الدوام وتشغيل كشوف المرتبات من خلال عمليات تكامل مثل Gusto أو QuickBooks.

أفضل ميزات Hubstaff

قيود Hubstaff

أسعار Hubstaff

تقييمات ومراجعات Hubstaff

ماذا يقول المستخدمون عن Hubstaff

يقول أحد مستخدمي G2:

تتبع الوقت مع إثبات العمل. يمكنك تتبع الساعات باستخدام لقطات شاشة اختيارية ومستويات النشاط واستخدام التطبيقات/عناوين URL. إنه مثالي للفرق البعيدة أو العاملين المستقلين الذين يحتاجون إلى الشفافية.

8. Wrike (الأفضل للفرق التي تحتاج إلى ضوابط أمان للمشاريع والإدارة على مستوى المؤسسات)

إذا سبق لك إدارة مشروع كبير يتضمن العديد من الأجزاء المتحركة، فأنت تعلم مدى السرعة التي يمكن أن تتفاقم بها الأمور — التحديثات الفائتة، والمسؤوليات غير الواضحة، والكثير من الأدوات في المزيج.

وفقًا لـ Gartner، ربما يكون هذا هو السبب في أن الشركات تعتبر حوالي 80٪ من مشاريع تكنولوجيا المعلومات فاشلة.

يساعد Wrike في تنظيم الفوضى. ستقدر الفرق التي تحتاج إلى إشراف قوي، مثل أقسام التسويق وفرق العمليات أو تلك العاملة في الصناعات الخاضعة للتنظيم، عناصر التحكم الإدارية وميزات الأمان.

أفضل ميزات Wrike

قيود Wrike

أسعار Wrike

تقييمات وريك ومراجعاته

ماذا يقول المستخدمون عن Wrike؟

يقول أحد مستخدمي Capterra:

لقد مكننا Wrike من إنشاء مصدر مركزي للمعلومات وزيادة الشفافية في محفظة مشاريعنا. أدت الأتمتة إلى القضاء على الأنشطة اليدوية، كما أن القدرة على التكامل مع منصات أخرى تعزز الكفاءة.

9. Zoho Projects (الأفضل للفرق الصغيرة التي تحتاج إلى تتبع المهام والميزانية بأسعار معقولة)

معظم مديري المشاريع عالقون في حلقة مفرغة من الملاحظات اللاصقة وجداول البيانات و"اجتماع سريع آخر حول حالة العمل".

على الرغم من كل هذا، قد يبدو Zoho Projects تغييرًا منعشًا.

صُمم هذا البرنامج ببساطة، ويحتوي على أساسيات مثل تبعيات المهام وتتبع الوقت وعروض المشروع المرئية - دون الحاجة إلى تعلم معقد.

ما الذي يميزه؟ إنه مناسب للميزانية (4 دولارات فقط لكل مستخدم)، وسهل التعلم، ويحتوي حتى على مساعد ذكاء اصطناعي مدمج باسم Zia لمساعدتك في إدارة المواعيد النهائية واستخلاص الرؤى.

بالإضافة إلى ذلك، يتكامل البرنامج بسلاسة إذا كان فريقك يستخدم بالفعل أدوات Zoho أخرى، مثل CRM أو Books.

أفضل ميزات Zoho Projects

قيود Zoho Projects

أسعار Zoho Projects

تقييمات ومراجعات Zoho Projects

ماذا يقول المستخدمون عن Zoho Projects؟

يقول أحد مستخدمي G2:

يحتوي Zoho One على جميع أنواع الوحدات التي قد تحتاجها شركة صغيرة. من إدارة المشاريع إلى الموارد البشرية إلى CRM إلى تسجيل الدخول عبر الإنترنت إلى البريد الإلكتروني والتقويم والاستطلاعات والمزيد. مثالي لنظام شامل. نستخدمه يوميًا لفريقنا بأكمله.

10. Proposify (الأفضل لفرق المبيعات التي تحتاج إلى عروض مصقولة وقابلة للتتبع)

إذا سبق لك أن سارعت إلى إعداد عرض في اللحظة الأخيرة في Google Docs وتساءلت عما إذا كان العميل قد فتحه أم لا، فقد يكون Proposify مفيدًا لك.

تم تصميم هذا البرنامج لفرق المبيعات الحديثة التي ترغب في إنشاء عروض أنيقة ومميزة للعلامة التجارية تثير الإعجاب، وتتبع كل تفاعل حتى الثانية.

بالإضافة إلى ذلك، يوفر Proposify رؤية واضحة للعالم المعقد لمتابعة العروض. ستعرف من فتحها، وفي أي قسم توقفوا، ومتى وقعوا.

أفضل ميزات Proposify

قيود Proposify

أسعار Proposify

تقييمات ومراجعات Proposify

ماذا يقول المستخدمون عن Proposify؟

يقول أحد مستخدمي G2:

لقد استخدمت كل أداة ووظيفة في Proposify ولم أواجه أي مشكلة في جعله يقوم بما أحتاجه. الإحصائيات والمقاييس التي يمكننا الوصول إليها مفيدة بشكل خاص لفريقي - فقد تضاعفت مبيعاتنا منذ بدء استخدام Proposify.

أدوات مفيدة إضافية

فيما يلي ثلاث أدوات إضافية تستخدمها الوكالات والمستشارون لأعمال العملاء الجارية:

احتفظ بالعملاء بسهولة مع ClickUp

ربما يمكنك الآن أن تدرك أن إدارة التوكيلات هي العمود الفقري للعلاقات المستدامة مع العملاء والإيرادات المتوقعة، خاصة عند التعامل مع عميل متكرر.

ClickUp يساعدك على تحقيق ذلك.

من صياغة الاتفاقيات وتحديثها باستخدام ClickUp Docs إلى تتبع الساعات القابلة للفوترة وتصور الاستخدام باستخدام Dashboards، يتم حساب كل جزء من دورة حياة التوكيل - بسلاسة، في مكان واحد.

ولا يقتصر الأمر على الاحتفاظ بالعملاء فقط. كما قالت شيخا تشاتورفيدي، محللة الأعمال في Cedcoss Technologies Private Limited، في تقييمها:

نحتفظ بجميع مشكلات العمل في مكان واحد ويمكننا التركيز على كل مشكلة في وقت واحد من خلال ClickUp. كما يساعدنا ذلك في إدارة مهامنا وتتبع الوقت المستثمر في مهام معينة.

ابدأ في إدارة التوكيلات بطريقة أكثر ذكاءً - اشترك في ClickUp اليوم.

الأسئلة الشائعة

إنها أداة تساعد الوكالات والاستشاريين ومقدمي الخدمات على إدارة العلاقات المستمرة مع العملاء من خلال تتبع الميزانيات وأتمتة الفواتير وضمان دقة فوترة الأعمال المتكررة.

المستشارون ووكالات التسويق وشركات المحاماة والاستوديوهات الإبداعية والمستقلون الذين يعملون مع عقود مستمرة مع العملاء.

يضمن التوكيل للعميل حق الوصول إلى الاستشاريين ووكالات التسويق وشركات المحاماة والاستوديوهات الإبداعية والمستقلين الذين يعملون بموجب عقود مستمرة مع العملاء.