بحلول الوقت الذي تنتهي فيه من جدولة عمليات التحقق الأسبوعية يدويًا، وتجميع تقرير الحالة من مصادر مختلفة، وكتابة رسائل البريد الإلكتروني المتكررة للمتابعة، يكون نصف يوم عملك قد انتهى.
حسنًا، تعلم كيفية أتمتة الأعمال المكتبية باستخدام الذكاء الاصطناعي يساعدك على تجنب كل هذا وأكثر، مما يحسن إنتاجية وكفاءة مكان العمل.
في هذا المنشور على المدونة، سوف نستكشف كيف تقلل الأتمتة من العمل اليدوي ولماذا تستحق منصات مثل ClickUp الاهتمام إذا كنت ترغب في إنجاز المزيد من العمل. والحصول على مزيد من المساحة للتنفس. في نفس الوقت!🧰
ما هي أتمتة الأعمال المكتبية؟
تتضمن أتمتة الأعمال المكتبية دمج الأدوات الرقمية والأنظمة والبرامج لتبسيط المهام الإدارية اليومية، بما في ذلك إدخال البيانات يدويًا وإدارة المستندات والاتصالات والجدولة.
إليك كيف يساعد الذكاء الاصطناعي في مكان العمل على تعزيز الأتمتة في المكتب:
- يلغي المهام اليدوية المتكررة التي تبطئ الإنتاجية
- يعزز الدقة عن طريق تقليل الأخطاء البشرية في العمليات الروتينية
- تبسيط التعاون من خلال مشاركة المستندات وتحديث المهام في الوقت الفعلي
- يحسن عملية اتخاذ القرار من خلال الوصول الأسرع إلى المعلومات المنظمة والمحدثة
- يقلل من التكاليف التشغيلية، ويقلل من الوقت المستغرق في المهام منخفضة القيمة
- يعزز رضا الموظفين من خلال تحرير الفرق للتركيز على العمل الإبداعي والاستراتيجي
- تعزيز أمن البيانات من خلال إدارة المستندات الرقمية الخاضعة للرقابة
📌 مثال: يستخدم فريق التسويق ClickUp لإدارة عملية إنشاء المحتوى. بدلاً من تخصيص المهام يدويًا ومتابعة المواعيد النهائية، يقومون بإعداد قواعد أتمتة داخل الأداة. عندما تنتقل المهمة إلى مرحلة "قيد المراجعة"، تقوم المنصة تلقائيًا بتخصيصها للمحرر وإضافة تاريخ استحقاق وإرسال تذكير إليه.
📮 ClickUp Insight: 45٪ من العاملين فكروا في استخدام الأتمتة، لكنهم لم يخطوا هذه الخطوة. هناك عوامل مثل الوقت المحدود، وعدم اليقين بشأن أفضل الأدوات، والخيارات المربكة التي يمكن أن تمنع الناس من اتخاذ الخطوة الأولى نحو الأتمتة. ⚒️بفضل وكلاء الذكاء الاصطناعي سهلي الإنشاء والأوامر القائمة على اللغة الطبيعية، يجعل ClickUp من السهل البدء في استخدام الأتمتة. من التعيين التلقائي للمهام إلى ملخصات المشاريع التي يتم إنشاؤها بواسطة الذكاء الاصطناعي، يمكنك الاستفادة من الأتمتة القوية وحتى إنشاء وكلاء ذكاء اصطناعي مخصصين في دقائق، دون الحاجة إلى التعلم. 💫 نتائج حقيقية: قامت QubicaAMF بتقليل وقت إعداد التقارير بنسبة 40٪ باستخدام لوحات المعلومات الديناميكية والرسوم البيانية الآلية من ClickUp، مما حوّل ساعات من العمل اليدوي إلى رؤى في الوقت الفعلي.
أهم المهام المكتبية التي يمكنك أتمتتها باستخدام الذكاء الاصطناعي
يعمل الذكاء الاصطناعي على تغيير طريقة إنجاز الأعمال المكتبية، حيث يتولى المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً حتى تتمكن من التركيز على الأهداف ذات التأثير الأكبر.
إليك مقطع فيديو قصير حول كيفية استخدام الذكاء الاصطناعي لأتمتة المهام وزيادة الإنتاجية.
وبالنسبة لأولئك الذين يفضلون التعمق في التفاصيل، تابعوا القراءة!
1. إدارة البريد الإلكتروني
يعمل الذكاء الاصطناعي في إدارة البريد الإلكتروني على تصفية بريدك الوارد وترتيبه حسب الأولوية بناءً على أنماط السلوك وسمعة المرسل ومدى إلحاح المحتوى. يمكنه صياغة الردود وتلخيص سلاسل الرسائل الطويلة واقتراح الردود التي تتوافق مع أسلوبك المفضل مع الحفاظ على السياق كما هو.
✅ جرب هذا: درب مساعد البريد الإلكتروني الذكي الخاص بك عن طريق تصنيف رسائل البريد الإلكتروني بانتظام على أنها "عاجلة" أو "لوقت لاحق" أو "غير مهمة". يؤدي هذا السلوك إلى إنشاء حلقة تعلم، مما يمكّن النظام من فهم ما يهمك وتعديل مرشحاته.
يعد ClickUp Brain MAX Chrome Extension سلاحك السري لترويض صندوق البريد الإلكتروني الفوضوي. عندما تتعامل مع سلاسل رسائل بريد إلكتروني طويلة ومتبادلة (من النوع الذي يضغط فيه خمسة أشخاص على "الرد على الجميع")، فإنه يتدخل لتلخيص المحادثة مباشرة داخل نافذة المتصفح.
وإذا كنت تستخدم البريد الإلكتروني بالفعل في مساحة عمل ClickUp الخاصة بك، فيمكنك أن تطلب من ClickUp Brain، مساعد الذكاء الاصطناعي المدمج والمتوافق مع السياق، أن يفعل الشيء نفسه. دون الحاجة إلى مغادرة ClickUp!
وداعًا لتبديل السياق.
تقوم أداة الذكاء الاصطناعي بقراءة السياق الكامل وتوفر لك:
- ملخص واضح ومركّز على الإجراءات لما تمت مناقشته
- الخطوات التالية المقترحة و/أو بنود العمل
- مسودة رد تعكس نبرة صوتك وتدفع المحادثة إلى الأمام
📌 مثال على المطالبة: لخص سلسلة رسائل البريد الإلكتروني هذه وصغ ردًا تطلب فيه الموافقة النهائية على خطة الحملة الجديدة.
2. جدولة التقويم
يقوم الذكاء الاصطناعي بتحليل توفر وقتك وتفضيلاتك في الاجتماعات وساعات تركيزك لاقتراح الأوقات المثلى للاجتماعات. يمكنك استخدام الذكاء الاصطناعي في مهام الحياة اليومية مثل إرسال الدعوات تلقائيًا وإعادة جدولة التضاربات ومراعاة المناطق الزمنية والأولويات بين أعضاء الفريق.
لنفترض أنك فتحت مساحة عمل ClickUp الخاصة بك وأدركت أن أسبوعك مزدحم: مواعيد نهائية للمحتوى، اجتماعات قصيرة، وجلسة استراتيجية تتأجل باستمرار. أمر مرهق، أليس كذلك؟
بدلاً من لعب لعبة Tetris على التقويم، انتقل إلى ClickUp Calendar.
بفضل المزامنة الكاملة مع تقويم Google، فإنه يعرف بالفعل ما لديك من مهام. يقوم ClickUp Brain بمسح الأحداث الحالية وقائمة المهام وحتى تفضيلات "عدم الإزعاج" والعمل المكثف كل يوم خميس بعد الظهر.
لنفترض أن لديك خمس مهام مصنفة على أنها "ذات أولوية عالية" ولكن وقتك محدود هذا الأسبوع. يمكنك توجيه ClickUp Brain بما يلي: أعد تنظيم مهامي الخمس ذات الأولوية العالية بناءً على الوقت المتاح لدي هذا الأسبوع، واحجز وقتًا لإنجازها دون تداخل مع الاجتماعات. وسيقوم بإعادة التوازن بين كل شيء في ثوانٍ.
✅ جرب هذا: احمِ وقت تركيزك عن طريق تعيين معلمات مثل "لا اجتماعات قبل الساعة 10 صباحًا" أو "اجتماعان فقط في اليوم". يمكن للذكاء الاصطناعي بعد ذلك حجز وقت تلقائيًا للعمل المكثف وتغيير مواعيد الاجتماعات الأقل أهمية حوله.
3. ملاحظات الاجتماعات والملخصات
يمكنك استخدام الذكاء الاصطناعي لتسجيل ملاحظات الاجتماعات، وتدوين المحادثات في الوقت الفعلي، واستخراج بنود العمل، وتلخيص القرارات، وتنظيم الملاحظات ضمن فئات محددة مسبقًا، مثل "نقاط المناقشة" أو "الخطوات التالية".
✅ جرب هذا: استخدم إشارات لفظية متسقة مثل "لنقرر بشأن..." أو "الإجراء التالي هو..." أثناء الاجتماعات. تساعد هذه الإشارات الذكاء الاصطناعي على التعرف على القرارات والمهام من أجل وضع علامات تلقائية أو إنشاء متابعة.
لقد مررنا جميعًا بهذه التجربة. تنتهي الاجتماعات، وفجأة يسود الصمت.
يوفر لك AI Notetaker من ClickUp الوقت دون الحاجة إلى الضغط على زر "تسجيل" أو الكتابة السريعة للملاحظات.
إليك كيف يساعدك ذلك أثناء الاجتماع:
- ينسخ المحادثة بأكملها في الوقت الفعلي
- يسحب بنود العمل والقرارات الرئيسية أثناء حديثك
- ينظم كل شيء في نصوص واضحة وقابلة للبحث داخل ClickUp Docs
- يساعد في تخصيص المهام والمتابعات داخل مساحة العمل الخاصة بك
يمكنك أيضًا أن تطلب من ClickUp Brain تلخيص هذه المناقشات، وجلب القرارات والتحديثات الرئيسية باستخدام أوامر اللغة الطبيعية، وإنشاء متابعات من نصوصك.
📖 اقرأ أيضًا: قوالب جداول مجانية في Excel و Sheets و ClickUp
4. إدخال البيانات وأتمتة جداول البيانات
لا أحد يستمتع بإدخال البيانات يدويًا؛ فهي عملية تستغرق وقتًا طويلاً، وعرضة للأخطاء، وعادة ما تكون أول ما يتم إهماله. يمكن للذكاء الاصطناعي ملء حقول البيانات تلقائيًا، واكتشاف التناقضات، وتنظيف الإدخالات المكررة، وحتى إنشاء صيغ أو ملخصات بناءً على تعليمات اللغة الطبيعية.
على سبيل المثال، أنت تدير عملية داخلية للإبلاغ عن الأخطاء. لا داعي لإرسال رسائل خاصة أو ملء جداول بيانات عشوائية. يمكنك ببساطة إنشاء نموذج ClickUp.
قم بتضمين قوائم منسدلة لمستوى الخطورة، وتحميل ملفات لالتقاط الشاشة، وحقول مخفية للاستخدام الداخلي (مثل الفريق الذي يتم توجيهه إليه). عندما يرسل شخص ما النموذج، يقوم ClickUp تلقائيًا بإنشاء مهمة، ويقوم الذكاء الاصطناعي بالتعبئة التلقائية بتعيينها إلى المطور المناسب ووضع علامة عليها بمستوى الأولوية المناسب.
🎥 شاهد كيف يعمل الملء التلقائي بالذكاء الاصطناعي — يعرض هذا الفيديو كيفية عمل ميزتي التعيين والترتيب حسب الأولوية بالذكاء الاصطناعي:
بمجرد وصول البيانات، يوفر لك ClickUp Table View طريقة واضحة على غرار جداول البيانات لإدارة كل شيء. تظهر كل مهمة من النموذج كصف، ويصبح كل حقل عمودًا يحتوي على الحالة والعلامات والمقدم والمواعيد النهائية. يمكنك تحرير الصفوف بشكل مجمّع وتطبيق عوامل تصفية الأولوية وتجميع الأخطاء حسب الحالة أو المالك.
والآن يأتي الجزء الممتع: رؤية الصورة الكاملة دون الحاجة إلى البحث في الصفوف.
أنشئ لوحة معلومات ClickUp تستمد المعلومات من قائمة المهام الخاصة بك. أضف بطاقات مثل "المهام حسب الحالة" أو "الأخطاء المفتوحة حسب الفريق" أو "متوسط وقت الحل".
اضبط لوحة التحكم الخاصة بك على التحديث التلقائي حتى ترى دائمًا البيانات في الوقت الفعلي، وهو أمر رائع للتحقق الأسبوعي أو المشاركة مع القيادة. يمكنك حتى تحويل البيانات إلى لوحة تحكم مواجهة للعملاء، تعرض فقط المعلومات المفلترة.
يشرح لك هذا الفيديو العملية خطوة بخطوة!
🧠 حقيقة ممتعة: حصل إدوين ج. سيبلز على براءة اختراع خزانة الملفات في عام 1898. قبل ذلك، كانت معظم سجلات المكاتب تُخزن في صناديق مكدسة أو مغلفات أو كتب مجلدة. غيرت الملفات الرأسية طريقة تنظيم المعلومات في المكاتب وأدت إلى ظهور البيروقراطية التي تعتمد على الأوراق في القرن العشرين.
5. تحديثات المهام والمشاريع
يتتبع الذكاء الاصطناعي نشاط المهام، ويكتشف التغييرات في الحالة أو مدى إلحاحها، ويقوم بتحديث الجداول الزمنية للمشاريع وفقًا لذلك. يمكنه اقتراح إعادة التخصيص، والإبلاغ عن العقبات، وإنشاء ملخصات يومية أو تحديثات سريعة.
مع ClickUp Automations، تعمل مشاريعك بشكل عملي من تلقاء نفسها. من تغيير الجداول الزمنية إلى إخطار الأشخاص المناسبين، تضمن هذه الأداة إجراء التحديثات قبل أن تضطر إلى طلبها.
تعمل الأتمتة وفقًا لقاعدة بسيطة: "عندما يحدث هذا، افعل ذلك". يمكنك إعداد محفزات مثل:
- تتغير حالة المهمة إلى "قيد التقدم" → قم بتعيينها إلى رئيس الفريق
- الأولوية المحددة بـ "عاجل" → نقل إلى أعلى القائمة + إخطار المدير
- تم الانتهاء من المهمة الفرعية → يتم تحديث شريط التقدم تلقائيًا
على سبيل المثال، عندما ينتقل إصلاح الخلل إلى "المراجعة"، يقوم ClickUp بتعيينه تلقائيًا إلى QA ويرسل إشعارًا إلى المراجع. بالإضافة إلى ذلك، يقوم ClickUp Brain بتمييز العقبات ويقترح تغييرات للحفاظ على الجدول الزمني على المسار الصحيح.
📌 مثال على المطالبة: "ما المهام التي تتأخر باستمرار؟" أو "ما الذي يسبب الاختناقات في هذا السباق؟"
💡 نصيحة احترافية: بمجرد أن تتولى عمليات الأتمتة الخطوات المتوقعة، ارتقِ بمستواك باستخدام ClickUp Super Agents. استخدمها عندما يحتاج سير العمل إلى تقدير، وليس مجرد قواعد.
📌 على سبيل المثال، بدلاً من تشغيل مهمة واحدة، يمكن لـ Super Agent القيام بما يلي:
- اقرأ طلبًا واردًا
- صنف أولوياتها بذكاء
- إنشاء مجموعة المهام المناسبة تلقائيًا
- قم بتعيينها بناءً على حجم العمل الحالي لفريقك، و
- إخطار أصحاب المصلحة
هذا هو الفرق بين أتمتة الخطوات وأتمتة الملكية.
6. التوثيق الداخلي
يمكن للذكاء الاصطناعي إنشاء مسودات أولية للوثائق الداخلية، وتبسيط النصوص المعقدة، وتنظيم المحتوى حسب العناوين، وتحديد المعلومات القديمة أو المتضاربة في الوثائق الحالية.
إن إنشاء المستندات الداخلية ليس مهمة فردية. ClickUp Docs يجعلها تعاونية وتفاعلية وممتعة. إذا كنت تقوم بصياغة إجراءات التشغيل القياسية أو سياسات الشركة أو جداول أعمال الاجتماعات أو أدلة التوجيه، فإن Docs يساعدك على إنشاء مستندات حية وديناميكية، يتم تحريرها بشكل مشترك من قبل فريقك داخل سير عملك.
إليك ما يمكنك القيام به باستخدام Docs في ClickUp:
- استخدم أوامر slash لإضافة رؤوس وعناوين وقوائم مراجعة وتضمينات وغير ذلك بسرعة.
- شاهد زملاء الفريق وهم يقومون بالتحرير المباشر، وأضف تعليقات باستخدام @mentions، وحافظ على سياق المحادثات.
- قم بتضمين روابط المهام، وتعيين عناصر قائمة المراجعة مع تواريخ الاستحقاق، وعرض لوحات المعلومات أو التقويمات داخل مستندك.
- قم بتخزين المستندات كقوالب موجهة للذكاء الاصطناعي حسب المساحة أو المجلد أو القائمة، واعثر على ما تحتاجه على الفور باستخدام Docs Hub.
بمجرد فتح المستند، يساعدك كاتب الذكاء الاصطناعي في ClickUp Brain على كتابة المحتوى وإعادة كتابته ومراجعته. يقوم بصياغة النسخ الأولى من مطالبات بسيطة، وإعادة كتابة الأقسام المربكة، وتنظيم المعلومات تحت عناوين ذكية.
📌 مثال على المطالبة: قم بإنشاء إجراء تشغيلي قياسي لتسجيل العملاء يتضمن خمس خطوات ومواعيد نهائية وأدوار المالكين. يمكنك أيضًا تمييز فقرة غير منظمة والمطالبة بما يلي: اجعلها أكثر إيجازًا من أجل قاعدة المعرفة الداخلية.
🧠 حقيقة ممتعة: أحدثت الآلات الكاتبة ثورة في الأعمال المكتبية في أواخر القرن التاسع عشر، ولكن النماذج الأولى كانت صاخبة للغاية لدرجة أن الشركات بدأت في تصميم غرف للكتابة — غرف مليئة بالكتبة — خصيصًا لإبعاد الضوضاء عن المديرين التنفيذيين.
اليوم، لديك أدوات الذكاء الاصطناعي لتحويل الكلام إلى نص يمكنها الكتابة الصوتية نيابة عنك! لا حاجة إلى النقر على المفاتيح، فقط صوتك الذي يتم تحويله إلى نص. إحدى هذه الأدوات، Talk to Text من ClickUp، تساعدك على إملاء الملاحظات والمستندات والمهام بسرعة أكبر بأربع مرات من الكتابة!
كيف تبدأ في أتمتة أعمالك المكتبية باستخدام الذكاء الاصطناعي (خطوة بخطوة)
أنت الآن مستعد لتوفير الوقت وتقليل الأعمال الروتينية والتوقف أخيرًا عن القيام بنفس العشرة أشياء كل يوم. ولكن، كيف يمكنك أتمتة أعمالك المكتبية باستخدام الذكاء الاصطناعي؟
إليك دليل تفصيلي لتنفيذ أتمتة سير عمل الذكاء الاصطناعي. 👇
الخطوة رقم 1: حدد المكاسب السهلة
لنبدأ بالأساسيات. عليك أن تحدد: ما الذي يمكن أتمتته؟
انظر حولك في يوم عملك. هل هناك مهام تشعر بأنها مكررة كلما قمت بها؟
فيما يلي بعض الأمثلة:
- إدخال نفس النوع من البيانات في نفس النوع من الأصول
- سحب التقارير من نفس المصادر
- جدولة الاجتماعات
- فرز البريد الإلكتروني أو الرد عليه
إذا كانت الإجابة نعم، فهذه أمور ثمينة لأتمتة مهام الذكاء الاصطناعي. القاعدة العامة؟ ابدأ بالأمور المتكررة والقائمة على القواعد وذات المخاطر المنخفضة. اترك اتخاذ القرارات المعقدة للبشر.
🔍 هل تعلم؟ أول بريد إلكتروني تم إرساله على الإطلاق كان في عام 1971 من قبل راي توملينسون، الذي كان يعمل مهندسًا في شركة بولت، وهي شركة كمبيوتر.
الخطوة رقم 2: حدد الخطوات اللازمة لتنفيذ العملية
قبل استخدام الروبوتات، من المفيد معرفة ما الذي تريد أتمتته. قم بتدوين ما يلي:
- مكان بدء المهمة أو سير العمل، مثل عند وصول فاتورة
- ما يحدث في الوسط، مثل وضع العلامات والموافقات والتسجيل
- أين ينتهي الأمر، مثل تخزين النسخة المدفوعة في مجلد الشؤون المالية
هذا يجعل من السهل معرفة المجالات التي يمكن أن يساعد فيها الذكاء الاصطناعي وتلك التي لا يمكنه المساعدة فيها. وأثناء قيامك بذلك، اسأل نفسك: ما هو الهدف؟ توفير الوقت؟ تقليل الأخطاء؟ معرفة السبب يساعدك على قياس النتائج لاحقًا.
🚀 ميزة ClickUp: تعد لوحات ClickUp البيضاء رائعة لتبادل الأفكار حول سير العمل بشكل فردي. يمكنك إضافة جداول وملاحظات لاصقة وعناصر مرئية مختلفة لتدوين المشكلات التي يمكن أتمتتها. بعد ذلك، تتحول هذه الملاحظات مباشرة إلى مهام أو مستندات، مما يمنحك الوضوح الذي تحتاجه قبل الأتمتة.
الخطوة رقم 3: اختر أدوات أتمتة الذكاء الاصطناعي المناسبة
الآن، الجزء الممتع: اختيار مجموعة التقنيات الخاصة بك. إذا كنت جديدًا في مجال الأتمتة، فستحتاج إلى أدوات تتميز بما يلي:
- بدون برمجة أو برمجة قليلة، لذا لا تحتاج إلى قسم تكنولوجيا المعلومات لإعدادها.
- متوافق مع الأدوات الحالية التي تستخدمها مثل Gmail أو Excel أو أي برنامج آخر تستخدمه بالفعل.
- مضمنة في سير العمل اليومي، بحيث يظهر الذكاء الاصطناعي في مكان العمل الفعلي — وليس في تطبيق آخر للتحقق منه.
هذا هو المكان الذي يخطئ فيه العديد من الفرق. فهم يضيفون أدوات ذكاء اصطناعي مستقلة للكتابة أو الاجتماعات أو الأتمتة، فقط لخلق المزيد من التبديل بين السياقات والمزيد من الأماكن التي يمكن أن يضيع فيها العمل. وهذا يؤدي إلى توسع مكلف في الذكاء الاصطناعي.
النهج الأفضل هو التوحيد حول مساحة عمل ذكاء اصطناعي متقاربة — منصة واحدة تجمع بين المشاريع والوثائق والاتصالات والأتمتة، ويتمتع الذكاء الاصطناعي فيها برؤية كاملة لما يعمل عليه فريقك. منصة مثل ClickUp!
لأن الذكاء الاصطناعي عندما يفهم مهامك ومواعيدك النهائية ومحادثاتك، يمكنه القيام بأكثر من مجرد إنشاء نصوص أو الإجابة على الأسئلة. يمكنه بالفعل دفع العمل إلى الأمام.
📮 ClickUp Insight: هل يمكن لمساعد الذكاء الاصطناعي أو Copilot الخاص بك الإبلاغ عن المشكلات بشكل استباقي؟ قال 9% فقط من المشاركين في استطلاعنا حول نضج الذكاء الاصطناعي أن الذكاء الاصطناعي الخاص بهم يمكنه توقع المشكلات وحلها بشكل مستقل. وذلك لأن معظم أدوات الذكاء الاصطناعي تعمل ضمن تطبيقات منفصلة ولا تتمتع بأي رؤية للتبعيات أو العوائق. عندما لا يستطيع نظام الذكاء الاصطناعي تصور الروابط بين سير العمل، فإنه لا يستطيع اكتشاف المخاطر مبكرًا أو مساعدة الفرق على البقاء في الصدارة. يعمل ClickUp Brain ضمن مساحة عمل الذكاء الاصطناعي المتقاربة حيث ترتبط التبعيات والمواعيد النهائية وتقدم المشروع ببعضها البعض. يمكنه إطلاعك على ما تمت مناقشته في اجتماع الأسبوع الماضي، والمهام التي تأخرت، وحتى مساعدتك في تعديل جدولك الأسبوعي بناءً على الأولويات المحددة.
الخطوة رقم 4: اختبر أول عملية أتمتة لك
لا تحتاج إلى إعادة هيكلة سير العمل بالكامل لتحقيق النتائج. إليك أتمتة مصغرة يمكنك تجربتها هذا الأسبوع:
- قم بإعداد ClickUp Automations لمراقبة صندوق الوارد الخاص بك بحثًا عن رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على كلمة "فاتورة" في العنوان.
- اجعله ينقلها تلقائيًا إلى مجلد أو ضع علامة عليها في مدير المهام الخاص بك
قم بتشغيله لبضعة أيام لترى ما إذا كان يعمل كما هو متوقع. قم بإجراء تعديلات إذا لزم الأمر.
🔍 هل تعلم؟ قبل وقت طويل من ظهور تطبيقات التقويم مثل Google Calendar أو Outlook، كان المهنيون يعتمدون بشكل كبير على المخططات الورقية ومخططات المكتب لإدارة المواعيد والمواعيد النهائية والمهام.
كانت منتجات مثل Day-Timer ودفاتر المواعيد المماثلة أدوات قياسية لجدولة الأعمال المكتبية، لدرجة أن برامج إدارة المعلومات الشخصية المبكرة مثل Borland Sidekick (الثمانينيات) صُممت لتحل محل التقويمات والمفكرات الورقية من خلال توفير دفتر مواعيد رقمي إلى جانب الملاحظات والتذكيرات.
الخطوة رقم 5: درب فريقك
الآن بعد أن قمت ببناء نظام، حان الوقت لإدخال الأشخاص فيه:
- قدم لأعضاء الفريق عرضًا توضيحيًا سريعًا وسلط الضوء على الوقت الذي تم توفيره.
- شارك أوراق المراجعة أو مقاطع الفيديو التوضيحية القصيرة للأسئلة الشائعة
- طمئن الموظفين بأن الذكاء الاصطناعي ليس هنا ليأخذ وظائفهم، بل لمساعدتهم على التخلص من المهام المملة.
🚀 ميزة ClickUp: سجل مقطع ClickUp لشرح إعدادات الذكاء الاصطناعي لديك، وسيقوم ClickUp Brain تلقائيًا بنسخه وتلخيصه. لذلك، حتى إذا انضم شخص ما لاحقًا أو نسي التفاصيل، يمكنه ببساطة البحث والحصول على ما يحتاج إليه.
الخطوة رقم 6: استمر في البناء
فيما يلي بعض الحيل المتعلقة بالذكاء الاصطناعي لاستخدام نظام الأتمتة الجديد بفعالية:
- قم بقياس الوقت الموفر والأخطاء التي تم تجنبها وكيف يؤثر ذلك على الفريق.
- قم بتحسينها بناءً على التعليقات؛ ربما تحتاج إحدى القواعد إلى تعديل، أو تحتاج إلى إضافة خطوة جديدة.
- استفد من نجاحك بمجرد أن يتأقلم فريقك مع ذلك؛ أتمتة دعوات التقويم والتقارير وردود العملاء، وما إلى ذلك.
الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها
في كثير من الأحيان، تسارع الفرق إلى اعتماد الأتمتة دون تحديد العمليات أو تحديد الملكية أو التحقق من صحة النتائج. تأتي الفائدة الحقيقية للذكاء الاصطناعي من كيفية تنفيذه، وليس فقط من ما تقوم بأتمتته.
فيما يلي بعض الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها والحلول المناسبة لها:
- أتمتة عملية معطلة: قم بمراجعة العملية يدويًا قبل تطبيق الذكاء الاصطناعي. استخدم إطار عمل مثل SIPOC (الموردون، المدخلات، العملية، المخرجات، العملاء) لتصور كل خطوة، وتحديد الاختناقات، والقضاء على التكرار.
- تحديد محفزات وشروط غامضة: حدد القواعد بوضوح دائمًا؛ استخدم منطق "إذا-إذن" لضمان سلوك أتمتة متسق.
- التعامل مع مخرجات الذكاء الاصطناعي على أنها نهائية: استخدم طريقة R-A-R؛ دع الذكاء الاصطناعي ينشئ المسودة الأولية، ثم قم بتقييمها للتأكد من دقتها، ثم صقلها من حيث النبرة والسياق.
- تجنب ملكية الأتمتة: عيّن مسؤول أتمتة، وهو شخص مسؤول عن مراقبة سير العمل ومراجعة المخرجات واكتشاف الأخطاء في وقت مبكر قبل أن تتفاقم.
- أتمتة سير العمل الروتيني بشكل مفرط: قم بإنشاء مسارات استثنائية أو تجاوزات يدوية. تجنب أتمتة المهام المتكررة التي تتطلب تقديرًا بشريًا أو تتغير بشكل متكرر بناءً على السياق.
- تجاهل حلقات التغذية الراجعة: قم بتمكين حقول التغذية الراجعة، مثل "هل كان هذا مفيدًا؟" أو "تحرير مقترح". يتيح ذلك للذكاء الاصطناعي التعلم والتحسين، وصقل المخرجات المستقبلية بناءً على الاستخدام في العالم الحقيقي.
📮 ClickUp Insight: يقول 21٪ من الأشخاص أن أكثر من 80٪ من يوم عملهم يقضونه في مهام متكررة ورتيبة. ويقول 20٪ آخرون أن المهام المتكررة تستهلك ما لا يقل عن 40٪ من يومهم.
هذا يمثل ما يقرب من نصف أسبوع العمل (41٪) المخصص لمهام لا تتطلب الكثير من التفكير الاستراتيجي أو الإبداع (مثل رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة 👀).
تساعد وكالات ClickUp AI في التخلص من هذه المهام الروتينية. فكر في إنشاء المهام والتذكيرات والتحديثات وملاحظات الاجتماعات وصياغة رسائل البريد الإلكتروني وحتى إنشاء سير عمل شامل! كل ذلك (وأكثر) يمكن أتمتته في لمح البصر باستخدام ClickUp، تطبيقك الشامل للعمل.
💫 نتائج حقيقية: توفر Lulu Press ساعة واحدة يوميًا لكل موظف باستخدام ClickUp Automations، مما أدى إلى زيادة كفاءة العمل بنسبة 12٪.
اجعل ClickUp شريكك في أتمتة الذكاء الاصطناعي
يخفف الذكاء الاصطناعي عبئًا كبيرًا عن كاهلك. ومع ذلك، يجب أن تكون الأتمتة جزءًا من مساحة عملك، وليس أدوات متفرقة.
ClickUp، أول مساحة عمل متكاملة للذكاء الاصطناعي في العالم، هي الأداة المثالية التي توفر لك كل ما تحتاجه في مساحة عمل واحدة. مع ClickUp Brain الذي يساعدك على كتابة النصوص وتلخيصها وتنسيقها أثناء القيام بالمهام الروتينية، تحصل على مساعد ذكاء اصطناعي يفكر نيابة عنك.
اقترن ذلك بإدارة المشاريع والأتمتة والوكلاء من ClickUp، ولن تضطر بعد ذلك إلى ربط الأدوات معًا، بل ستدير عملك على نظام ذكي يتكيف مع حجم فريقك.
سجل في ClickUp مجانًا اليوم وجربه بنفسك! ✅