اليوم، أصبحت الاجتماعات الافتراضية شائعة ومقبولة بقدر ما كان العمل من المكتب خمسة أيام في الأسبوع قبل عقد من الزمن.
مع وجود 28% من الموظفين الذين يعملون من المنزل على الأقل لبعض الوقت، أصبح العمل عن بُعد جزءًا لا يتجزأ من الحياة العملية. ويصاحب ذلك عقد الاجتماعات عبر الإنترنت والتداخل الغريب بين الأسلوب الرسمي وغير الرسمي، وهو ما يواجه صعوبة في التعامل معه الكثيرون.
ولكن هذا النوع من التواصل يستلزم وجود مدونة سلوك افتراضية. كيف يمكنك ضمان أن يشعر كل المشاركين في المكالمة بأنهم مسموعون ومتفاعلون وقادرون على المشاركة في محادثات ذات مغزى؟
تساعد آداب الاجتماعات الافتراضية الفرق على تعزيز الإنتاجية، وإظهار أفضل ما لديها، وبناء علاقات مهنية.
تابع القراءة بينما نستكشف القواعد الأساسية لآداب الاجتماعات الحديثة، بما في ذلك ماهية آداب الاجتماعات الافتراضية وفوائدها، بالإضافة إلى عشر قواعد أساسية لأي بيئة مهنية عبر الإنترنت.
ما هي آداب الاجتماعات الافتراضية؟
تحدد آداب الاجتماعات الافتراضية المعايير التي يجب على الفرق والقادة الالتزام بها في سلوكهم ومعاملتهم للآخرين خلال الاجتماعات عبر الإنترنت. اعتبرها بمثابة مجموعة موحدة من الإرشادات للحفاظ على الاحترافية على جميع الأصعدة. 🫱🏼🫲🏾
يُتوقع منك اتباع آداب الاجتماعات عبر الإنترنت الجيدة عند التواصل مع الأقسام الأخرى عبر مكالمة فيديو، أو قيادة اجتماعات بدء المشاريع، أو تبادل الأفكار مع فريقك. ترتبط آداب الاجتماعات عن بُعد في أي مؤسسة بقيمها الأساسية وفلسفاتها وأهدافها. 🎯
في حين أن بعض الجوانب قد تكون خاصة بكل مؤسسة، إلا أن هناك بعض القواعد العامة للاجتماعات الافتراضية التي يمكن أن تساعدك في ترك انطباع إيجابي ودائم لدى كل من تقابله. ⬇️
ضع في اعتبارك أن الاحترام المتبادل وآداب العمل العامة ليست بالأمر الجديد! ولكن هناك بعض الاختلافات الرئيسية بين الاجتماعات الافتراضية والاجتماعات الشخصية التي يجب أن تأخذها في الاعتبار من أجل الحفاظ على سير العمل، والالتزام بالمواعيد، والبقاء على اطلاع.
10 قواعد لآداب الاجتماعات الافتراضية
حتى لو كنت تشعر أنك تتقيد عمومًا بآداب الاجتماعات الافتراضية، فإن التفاصيل الصغيرة هي التي تصنع الفارق. ولهذا السبب قمنا بتجميع قواعد آداب الاجتماعات الافتراضية هذه لتناسب أي بيئة عمل عبر الإنترنت.
شاركها مع فريقك حتى تتمكنوا جميعًا من رفع مستوى اجتماعاتكم عبر الإنترنت معًا.
بالإضافة إلى ذلك، تنتظرك الكثير من الموارد والقوالب والنصائح لتقديم المزيد من الدعم لك أثناء إتقانك لهذه المهارة الجديدة. 😎
1. تعرف على منصة الاجتماعات التي تستخدمها
أولاً، من المهم أن تتعرف على برنامج مؤتمرات الفيديو الذي تستخدمه لعقد الاجتماعات الافتراضية.
إذا كنت تستضيف الاجتماع، فاحرص على التعرف مسبقًا على منصة الاجتماعات الافتراضية التي ستستخدمها حتى تشعر بالثقة في استخدام البرنامج. إذا كنت تستخدم أداة غير مألوفة لدى المشاركين، فكن مستعدًا للإجابة على الأسئلة بسرعة ومساعدتهم على التركيز على الاجتماع من خلال عدم الاضطرار إلى التركيز على الجانب التقني.
وبما أننا نتحدث عن هذا الموضوع... إذا كنت تختار منصة للاجتماعات، فاختر واحدة من المرجح أن يكون الناس قد استخدموها من قبل أو سيتبنونها بسرعة. يمكن أن تكون هذه أدوات مؤتمرات الفيديو مثل Zoom أو Microsoft Teams أو Google Meet أو منصة متكاملة مثل ClickUp تجمع بين الدردشة وإدارة العمل وإدارة المشاريع.
💡نصيحة للمحترفين: ابدأ اجتماع Zoom من داخل مهمة ClickUp باستخدام تكامل ClickUp مع Zoom. قم بإدارة المناقشات دون الحاجة إلى الخروج من مساحة العمل الخاصة بك، بينما يقوم ClickUp تلقائيًا بإخطار جميع المشاركين للانضمام في أسرع وقت ممكن.
تأكد من أن المنصة تدعم إمكانية إنشاء غرف جانبية، أو مشاركة الشاشات، أو التعاون على مورد مشترك إذا كان اجتماعك يتطلب ذلك.
يعد استخدام برامج إدارة الاجتماعات الديناميكية مثل ClickUp طريقة رائعة لضمان تجربة سلسة ومثمرة في كل مرة.
2. احضر مستعدًا بجدول أعمال الاجتماع
لا يمكننا التأكيد على ذلك بما فيه الكفاية — استعد، استعد، استعد!
ضع خطة للاجتماع قبل بدايته، وقم بإعداد جدول أعمال لإعطاء مناقشتك اتجاهًا واضحًا من البداية إلى النهاية. لعقد اجتماعات فريق افتراضية على أعلى مستوى، شارك جدول أعمال الاجتماع مع المشاركين قبل وقت كافٍ من انعقاده حتى يتسنى لهم الوقت للاطلاع عليه، ومعرفة ما يمكن توقعه، وإضافة أي شيء ضروري.
إذا كانت هناك أي مواد يحتاج المشاركون إلى قراءتها أو الرد عليها مسبقًا للمشاركة في المناقشة، فقم بمشاركتها أيضًا. تعامل مع جدول أعمال اجتماعك عبر الإنترنت كأنه مجموعة من التوجيهات، وامنح المشاركين الوقت والموارد الكافية للاستعداد.
أفضل طريقة للتحضير لاجتماع افتراضي هي استخدام نموذج جدول أعمال قابل للتخصيص يغطي جميع احتياجاتك. تحتوي مكتبة النماذج الواسعة في ClickUp على موارد مجانية لكل حالة استخدام — بما في ذلك هذه الحالة!
استفد من نموذج اجتماع جميع الموظفين من ClickUp أو نموذج تقرير اللجنة لتوضيح الأهداف بوضوح.
يعزز كلا النموذجين الشفافية بين أعضاء فريقك أو مؤسستك ويحفزهم على التركيز على الأهداف الرئيسية للاجتماع.
3. احترموا وقت بعضكم البعض
أولاً وقبل كل شيء، كن دقيقاً في المواعيد. ⏱
بصفتك مضيف الاجتماع، فإن ترك فريقك أو عملائك المحتملين ينتظرون لا يعد من آداب الاجتماعات الافتراضية الجيدة أبدًا.
لكن القاعدة نفسها تنطبق على المشاركين في الاجتماع — لا تجعل المضيف ينتظر! من المرجح أن يكون المضيف أحد زملائك في الفريق، أو عضوًا من قسم آخر، أو مديرًا. ربما تعمل معهم يوميًا أو حتى تربطك بهم علاقة صداقة. عاملهم بالاحترام الذي نستحقه جميعًا من خلال الحضور جاهزًا لبدء الاجتماع في الوقت المحدد.
إذا كنت من الأشخاص الذين يواجهون أحيانًا صعوبة في إدارة الوقت يوميًا، فاستخدم ClickUp لتعيين تذكير! سوف يشكرك مستقبلك على هذا التنبيه. 🙌🏼
بالإضافة إلى ذلك، نحن جميعًا لدينا جداول أعمال مزدحمة، ولكن الموارد مثل نموذج جدول الفريق التفاعلي هذا من ClickUp ستضمن أن يكون كل عضو على علم بموعد الاجتماعات المتوقعة في الأسابيع القادمة ومحتواها.
📮ClickUp Insight: تُظهر بيانات استطلاعنا حول فعالية الاجتماعات أن 25% من الاجتماعات تضم 8 مشاركين أو أكثر في المتوسط. كما وجدنا أن متوسط مدة الاجتماع تبلغ حوالي 51 دقيقة. يمكن أن تؤدي هذه الاجتماعات الكبيرة إلى قضاء ما لا يقل عن 6 إلى 8 ساعات من وقت الاجتماعات الجماعية أسبوعيًا على مستوى المؤسسة. ماذا لو كان بإمكانك تقليل هذا الوقت؟ ClickUp يغير طريقة تواصل الفرق! بدلاً من الاجتماعات المطولة، تعاون مباشرةً ضمن المهام باستخدام التعليقات والمرفقات والملاحظات الصوتية ومقاطع الفيديو والمزيد — في مكان واحد. 💫 نتائج حقيقية: وفرت فرق STANLEY Security العالمية بالفعل أكثر من 8 ساعات أسبوعياً في الاجتماعات والتحديثات باستخدام تطبيقنا الشامل للعمل!
4. ارتدِ ملابس تليق بالنجاح
سواء في المكتب أو عبر الإنترنت، فإن ارتداء الملابس المناسبة أمر بالغ الأهمية. تنص قواعد السلوك السليمة على أن ترتدي في مؤتمرك عبر الفيديو ما كنت سترتديه في بيئة عمل وجهًا لوجه.
لكن الخبر السار هو أن هناك بعض المرونة في الاجتماعات الافتراضية لأن الشاشة تظهر الجزء العلوي من الجسم فقط — مما يعني أنه يمكنك ارتداء حذاء Uggs!
لا يقتصر الأمر على المظهر الأنيق فحسب، بل يجب أن تتناسب ملابسك للاجتماعات الافتراضية مع طابع الاجتماع نفسه. تجنب المجوهرات التي تشتت الانتباه، والأنماط التي لا تظهر جيدًا على الفيديو، أو القمصان ذات الرسومات التي قد لا يفهمها الآخرون.
5. تجنب عوامل التشتيت
حافظ على تركيزك على الاجتماع الجاري، وتجنب الرغبة في القيام بمهام متعددة. قبل الاجتماع، تذكر ما يلي:
- ضع هاتفك جانباً
- أغلق التلفزيون أو الموسيقى
- كتم صوت أي إشعارات
- أغلق علامات التبويب الزائدة
ورجاءً، حباً في كل ما هو جيد ومثمر، لا تأكل أثناء المكالمة.
هل تريد مشاركة شاشتك؟ تأكد من محتوياتها قبل مشاركتها. فتح 1000 علامة تبويب لا يعطي انطباعًا جيدًا. ورغم أن هذه ليست المرة الأولى التي يشارك فيها شخص ما عن غير قصد معلومات حساسة عن الشركة أو محادثة خاصة على Slack أو قائمة تشغيله على Spotify، إلا أنك لا تريد أن يحدث ذلك لك.
اقرأ أيضًا: كيفية التواصل وتبادل الأفكار مع أعضاء الفريق
تعد الخلفيات الفوضوية أحد العوامل الشائعة التي تشتت الانتباه خلال الاجتماعات الافتراضية. إذا كنت في مقهى، أو مع أطفالك طوال اليوم، أو تشارك مكتبًا مع شريكك، فاختر خلفية بديلة أو استخدم تأثير التمويه للحفاظ على تركيزك وتركيز جميع المشاركين الآخرين في الجلسة.
ابحث عن مكان نظيف وبسيط ومحايد. بعد ذلك، يمكنك التركيز على إيجاد المكان في منزلك الذي يتمتع بأفضل إضاءة بدلاً من الجدار الأكثر جمالاً.
لكن لا داعي للبحث في الإنترنت عن إحدى هذه الخلفيات المثالية!
انقر على الصور أدناه لحفظ هذه الخلفيات المجانية وتجنب تشتيت الانتباه بسبب مرور أشخاص آخرين خلفك أثناء عرضك التقديمي المهم. 📩
6. اعرف متى تتحدث ومتى تستمع
الاستماع الفعال يمنح كل فرد فرصة للتحدث ويُظهر اهتمامك بما يقوله.
يجب على مضيف الاجتماع والمشاركين إيجاد التوازن بين التحدث والاستماع وطرح الأسئلة لفهم الآخرين — وليس لإحباطهم. سيساعد الانفتاح الذهني والتواصل المفتوح جميع المشاركين على الاستفادة بشكل أكبر من المحادثة!
فيما يلي بعض النصائح الإضافية حول آداب الاجتماعات الافتراضية المتعلقة بالتحدث أثناء المكالمات:
- تحدث بثقة، ولكن اجعل كلامك موجزًا
- تجنب تكرار كلامك أو الإصرار على وجهة نظرك بشكل مفرط
- أبقِ الميكروفون في وضع كتم الصوت ما لم تكن تتحدث
- احتفظ بأسئلتك حتى نهاية المناقشة ما لم يطلب منك المضيف طرحها
هناك مشكلة أخرى واجهناها جميعًا خلال الاجتماعات الافتراضية، وهي تأخر الصوت المزعج. 🙄
مهما كانت قوة شبكة الواي فاي لديك، فإن الاتصال لا يزال ينقطع أحيانًا أثناء الاجتماعات عبر الإنترنت! لتجنب التحدث فوق صوت شخص آخر أو تعطيل سير المحادثة، استخدم ميزة رفع اليد على منصتك، إن أمكن، أو عبر عن رغبتك في التحدث في الدردشة. 🙋🏼♀️
7. قلل من تدوين الملاحظات إلى الحد الأدنى
على الرغم من أن نواياك حسنة، تجنب تدوين ملاحظات مفصلة عن الاجتماع ما لم يُطلب منك ذلك. بدلاً من ذلك، ركز على النقاط الرئيسية للمحادثة وراجع محضر الاجتماع لاحقًا إذا كانت هناك أي ثغرات واضحة في ملاحظاتك.
تتمثل إحدى المزايا الرئيسية للاجتماعات الافتراضية في القدرة على تسجيل الاجتماع بالكامل أو إنشاء ملخص للاجتماع. اعتمد على هذه الميزات لجعل الاجتماع نفسه قويًا قدر الإمكان — فالتوقفات المتكررة في المحادثة تعطل تدفق المعلومات، وتبطئ جدول أعمالك، وتضيع وقتًا ثمينًا.
بصفتك منظم الاجتماع، عيّن أحد أعضاء فريقك لتدوين محضر الاجتماع وأخبر المشاركين أنه سيتم توزيعه فور انتهاء الاجتماع. هذا يساعدك أنت والمشاركين على البقاء منتبهين ويجنبك تكرار ما قلت!
💡نصيحة للمحترفين: باستخدام ClickUp Docs، يمكن للمشاركين تدوين الملاحظات بشكل تعاوني وتحويلها إلى إجراءات بنقرة واحدة بفضل ميزة إنشاء المهام المدمجة.
تلخص محاضر الاجتماعات الإطار العام والنقاط الرئيسية المستخلصة من الاجتماعات المهمة. يتم مشاركتها مع جميع المعنيين وتبقي تقدمك في صدارة اهتماماتك لتنفيذ المتابعات والإجراءات المطلوبة بشكل أسرع.
تجعل الموارد مثل نموذج محضر اجتماع مجلس الإدارة ونموذج محضر الاجتماع من ClickUp هذه العملية أكثر تنظيماً وكفاءةً بفضل الصفحات القابلة للتخصيص والمُعدة مسبقاً لإدارة الفرق والملاحظات والتفاصيل في مستند ClickUp Doc تعاوني!
هل تريد معرفة المزيد عن كيفية تحسين محاضر الاجتماعات لإنتاجيتك؟ اطلع على هذا الدليل الإرشادي ل كتابة محاضر اجتماعات فعالة في كل مرة!
💡نصيحة للمحترفين: وفر وقتك الثمين بعد الاجتماع باستخدام ClickUp Brain لتلخيص ملاحظات الاجتماع وإنشاء المهام والمهام الفرعية في ClickUp. إذا كنت قد سجلت الاجتماع، فيمكن لـ Brain أيضًا نسخ التسجيل وترجمته لك!
8. اجتماع طويل؟ حدد فترات راحة
إذا كنت تعلم أن الاجتماع سيكون طويلاً، فحدد استراحة قصيرة في جدول الأعمال.
امنح نفسك وزملائك لحظة للابتعاد عن الشاشة، وتناول وجبة خفيفة، أو القيام ببعض تمارين الإطالة. لن يعيق ذلك المحادثة، بل سيحسنها بشكل كبير! ستساعد الاستراحات القصيرة الجميع على البقاء في حالة مزاجية جيدة دون الشعور بالتعب أو الصداع.
لا داعي لأن يكون الأمر طويلاً، فقط اضبط المؤقت في ClickUp لمدة خمس دقائق وافتح زجاجة المياه الغازية لأنك تستحق ذلك.
وإذا لم يذكر الاجتماع الذي تحضره ما إذا كانت ستُتاح فترات راحة أم لا، فاكتب عبارة "سأعود بعد قليل!" في الدردشة إذا كنت بحاجة إلى استراحة، الأمر بهذه البساطة. 💬
9. اترك مساحة للأسئلة
أدرج جزء الأسئلة والأجوبة في جدول أعمال اجتماعك حتى يتوفر لزملائك الوقت الكافي للتحضير الذهني للأسئلة، أو التعبير عن آرائهم، أو تقديم اقتراحات.
إذا أخذت كل قواعد آداب الاجتماعات الافتراضية هذه على محمل الجد، فمن المحتمل أنك انتهيت للتو من محادثة مهمة وجذابة — توقع أن يكون لدى الناس ما يقولونه عنها. 🙂
💡نصيحة من الخبراء: شجع المشاركين في الاجتماع على طرح الأسئلة أو تقديم الأفكار أو التعليقات حتى بعد انتهاء الاجتماع.
10. ألقِ كلمة ختامية
اختتم اجتماعك الافتراضي بشكل إيجابي من خلال تخصيص بضع دقائق لإغلاقه بشكل صحيح.
قبل أن ينهي زملاؤك الاجتماع، استعرض بإيجاز الخطوات التالية المباشرة، وكيف ومتى ستقوم بالمتابعة، وأي مخرجات متوقعة، والجدول الزمني للمراحل القادمة.
💡نصيحة للمحترفين: يمكن لـ ClickUp مساعدتك في تفويض بنود العمل من المستندات واللوحات البيضاء والتعليقات وغيرها، حتى تتمكن من البدء في هذه المهام دون أي تأخير! حوّل النصوص وتسجيلات الشاشة والعناصر إلى مهام مرتبطة مباشرة بسير عملك لزيادة الكفاءة والحفاظ على زخم الاجتماع.
ثم — والأهم من ذلك — اشكر فريقك على وقتهم! لقد قمتم جميعًا بعمل رائع اليوم. 👏
لماذا تعتبر آداب الاجتماعات الافتراضية مهمة؟
تضفي آداب الاجتماعات الافتراضية طابعًا احترافيًا على الاجتماعات عن بُعد وتعزز علاقات العمل القوية. فيما يلي بعض الأسباب التي تجعل اتباع قواعد الاجتماعات الافتراضية أمرًا ضروريًا:
- إن اتباع آداب السلوك المناسبة يُظهر الاحترافية، مما يساعد على بناء الثقة والمصداقية بين الزملاء والعملاء أو أصحاب المصلحة
- إن تكريس الوقت والتفكير والجهد للاجتماع قبل انعقاده يظهر لفريقك وقادتك وعملائك المحتملين أنك تحترمهم. بالإضافة إلى ذلك، فإنه يضمن سير اجتماعاتك بسلاسة من خلال إعداد المحادثة وتوجيهها
- غالبًا ما تضم الاجتماعات الافتراضية مشاركين من مواقع ومناطق زمنية مختلفة. إن اتباع آداب السلوك المناسبة، مثل الوصول في الوقت المحدد، وكتم الصوت عند عدم التحدث، والالتزام بموضوع النقاش، يقلل من عوامل التشتيت ويحافظ على تركيز الاجتماع وكفاءته.
- إن الالتزام بالممارسات الجيدة للاجتماعات الافتراضية — مثل إتاحة الفرصة للآخرين للتحدث، وتجنب المقاطعة، ومراعاة الحساسيات الثقافية — يعزز بيئة من الاحترام المتبادل والتعاون
- تضمن قواعد السلوك السليمة، مثل استخدام صوت وفيديو واضحين، والحفاظ على التواصل البصري (عبر الكاميرا)، والمشاركة بنشاط، فعالية التواصل وقدرة الجميع على المتابعة دون أي ارتباك
- يساعد التنظيم وتجنب القيام بمهام متعددة واحترام جداول أعمال الاجتماعات المشاركين على الحفاظ على تركيزهم. وهذا يقلل من الإحباط والتوتر، خاصة في الاجتماعات المتتالية
بدون قواعد المشاركة هذه، من السهل أن تضيع دقائق ثمينة أو حتى ساعات من أسبوعك في اجتماع "كان من الممكن أن يكون رسالة بريد إلكتروني". وبقدر ما هو لطيف أن نرى أعضاء فريقنا على الشاشة، هناك طرق أكثر فاعلية لنا جميعًا لقضاء وقتنا. ⏳
تتيح آداب الاجتماعات الافتراضية المدروسة متسعًا من الوقت للاستماع والتفكير والرد على بعضنا البعض. وهذا لا يقتصر على بناء الثقة بين الحاضرين فحسب، بل يهيئ الجميع للنجاح من خلال إطلاعهم على ما يمكنهم توقعه منك، وما تتوقعه منهم في المقابل.
الأسئلة الشائعة والنصائح حول آداب الاجتماعات الافتراضية
ما هي الأمور التي يجب فعلها وتلك التي يجب تجنبها في الاجتماعات الافتراضية؟
غالبًا ما تختلف توقعات المشاركة في الاجتماعات الافتراضية عن تلك الخاصة بالاجتماعات الشخصية. لضمان بقاء الجميع على المسار الصحيح والمساهمة في المحادثة، إليك بعض إرشادات آداب السلوك التي يجب اتباعها:
ما يجب فعله
- التزم بالمواعيد. تسجيل الدخول إلى الاجتماع الافتراضي قبل بضع دقائق من موعده يتيح لك إجراء أي إعدادات تقنية ضرورية.
- حافظ على تركيزك. انتبه للمتحدث كما لو كنت في اجتماع وجهًا لوجه.
- قم بكتم الصوت عندما لا تتحدث. فهذا يساعد على تقليل أي ضوضاء في الخلفية.
- استخدم الفيديو كلما أمكن ذلك. فهو يساعد على خلق تفاعل أكثر شخصية.
- احرص على التواجد في غرفة هادئة ومضاءة جيدًا. تساعد البيئة الواضحة والخالية من عوامل التشتيت الجميع على الحفاظ على تركيزهم.
- استعد مسبقًا. إذا كنت ستقدم عرضًا، فتأكد من أن جميع المواد جاهزة قبل بدء الاجتماع.
الأمور التي يجب تجنبها
- لا تقم بأداء مهام متعددة. فهذا أمر غير لائق وقد يؤدي إلى تفويت معلومات مهمة.
- لا تقاطع. اسمح للآخرين بإكمال أفكارهم قبل أن تبدأ في التحدث.
- لا تأكل أثناء الاجتماع. فقد يكون ذلك مصدر تشتيت للانتباه وغير مهني.
- لا تنسَ التحقق من أجهزتك. تأكد مسبقًا من أن اتصالك بالإنترنت والميكروفون والكاميرا تعمل بشكل صحيح.
- لا تغادر فجأة. إذا كنت بحاجة إلى مغادرة الاجتماع مبكرًا، فأبلغ المضيف مسبقًا.
كيف تجري لقاءً وتحيةً افتراضيةً؟
تعد اللقاءات الافتراضية طريقة رائعة لتكوين علاقات جيدة مع زملائك، حتى عند العمل عن بُعد. إليك بعض النصائح لإجراء لقاءات افتراضية ناجحة:
- رحب بالناس بشكل فردي. ابدأ كل محادثة بتقديم نفسك وسؤال الطرف الآخر عن أحواله
- اجعلها قصيرة وموجزة. حاول أن تبقي المحادثة مركزة وتجنب الانحراف عن الموضوع.
- كن مستمعًا نشطًا. استمع بعناية وانتبه لتعليقات الطرف الآخر
- تأكد من معرفتك بكيفية استخدام التكنولوجيا حتى يتمكن الجميع من التواصل في الوقت الفعلي دون انقطاع أو صعوبات تقنية
- انتبه إلى لغة الجسد. على الرغم من أنك لا ترى سوى وجوه المشاركين، إلا أن لغة الجسد لا تزال مهمة. حافظ على وضعية جيدة وكن واعياً لتعبيرات وجهك
- اختتم المحادثة بأدب بشكر الطرف الآخر على وقته والتعبير عن رغبتك في التواصل معه مرة أخرى في المستقبل
كيف تتبع آداب الاجتماعات الافتراضية بشكل جيد كمشارك؟
يلعب المشاركون في الاجتماع دورًا مهمًا في ضمان نجاح الاجتماعات الافتراضية. فيما يلي بعض النصائح حول آداب مؤتمرات الفيديو الجيدة للمشاركين:
- كن مستعدًا. اقرأ أي مواد تم إرسالها قبل الاجتماع وتأكد من أن تكون مستعدًا بأسئلة أو تعليقات
- شارك في المناقشة. لا تخف من التعبير عن رأيك ومشاركة أفكارك حول الموضوع قيد المناقشة
- حافظ على تركيزك. تجنب القيام بمهام متعددة، لأن ذلك قد يشتت انتباه جميع المشاركين
- تحلى بالاحترام. استمع باهتمام وكن مهذبًا مع المشاركين الآخرين في المناقشة
- شارك شاشتك. إذا كانت لديك مواد تحتاج إلى مشاركتها، فتأكد من مشاركة شاشتك مع الجميع حتى يتمكنوا من متابعة ما يعرض
- استخدم التكنولوجيا بشكل مناسب. تأكد من أن جميع المشاركين يعرفون كيفية استخدام التكنولوجيا قبل بدء الاجتماع
- ركز على الموضوع، ولا تتردد في إعادة المحادثة إلى مسارها الصحيح إذا بدأت تبتعد كثيرًا عن الموضوع قيد المناقشة.
👀هل تريد المزيد من النصائح المفيدة لعقد اجتماعات فعالة؟ اقرأ ما يلي:
اجعل اجتماعاتك الافتراضية مثمرة مع ClickUp
بغض النظر عن مدى رسمية اجتماعاتك أو تكرارها، فإن قواعد آداب الاجتماعات الافتراضية التي شاركناها ستضمن لك إيصال الرسالة الصحيحة. سيظهر جهدك للجميع، وسواء كنت ضيفًا أو مضيفًا، فإن الوقت الذي تكرسه سيُقدَّر ويُرد عليك بعشرة أضعاف!
كل ذلك بمجرد إبداء الاحترام لزملائك. 💜
اعتمد على موارد ClickUp المتوفرة في هذا المدونة لتعزيز إنتاجيتك الإجمالية ووضع معايير آداب الاجتماعات الافتراضية التي يجب عليك أنت وفريقك الالتزام بها في كل مرة. إذا كنت ترغب في جعل اجتماعاتك أكثر إنتاجية، فإن ClickUp يوفر لك:
- لوحات ClickUp البيضاء لتبادل الأفكار افتراضيًا وتبادل الأفكار المشتركة أثناء اجتماعك عبر الإنترنت
- تقويم في ClickUp يمكنك دمجه مع تقويم Google لإدارة اجتماعاتك من مكان واحد
- ClickUp Chat الذي يجمع بين المكالمات الصوتية والمرئية والدردشة الجماعية والرسائل الفورية والمزيد
- التكامل مع جميع تطبيقات العمل اليومية الخاصة بك
- ClickUp Clips لتسجيل الشاشة ومشاركة التسجيلات
تمنحك خطة ClickUp المجانية إلى الأبد إمكانية الوصول إلى جميع القوالب المرتبطة أعلاه، والعديد من ميزات إدارة الاجتماعات التعاونية، وأكثر من 1000 تكامل، وغير ذلك الكثير! كل ذلك مجانًا. 💸
سجل واشترك في ClickUp اليوم لتجربته في اجتماعاتك الافتراضية!