لا يطلب العملاء الكثير؛ فهم يحتاجون فقط إلى الوضوح والتحديثات وسهولة الوصول إلى المعلومات وطريقة للوصول إليك عند الحاجة. لكن هذه الاحتياجات البسيطة غالبًا ما تتحول إلى رسائل بريد إلكتروني مستمرة، وملفات مبعثرة، واجتماعات الحالة التي تدور في دوائر، مما يؤدي إلى الإحباط من كلا الطرفين.
تعمل بوابة العميل المنظمة جيدًا على جعل كل شيء مركزيًا بحيث يعرف العملاء دائمًا إلى أين يذهبون للحصول على التحديثات والمستندات والتواصل.
في منشور المدونة هذا، سنستكشف كيفية إنشاء بوابة عميل في ClickUp، تطبيق كل شيء للعمل! ملاحظة: سنلقي نظرة على بعض القوالب الجاهزة للاستخدام لتبدأ العمل في أسرع وقت. 💁
⏰ ملخص 60 ثانية
اتبع هذه الخطوات لإنشاء بوابات العملاء باستخدام ClickUp:
الخطوة رقم 1: قم بإعداد مساحة مخصصة للعميل رقميًا
الخطوة رقم 2: مركزية معلومات العميل مع مستندات ClickUp
الخطوة رقم 3: تنظيم مهام العميل ومشاريعه
الخطوة رقم 4: تحسين التواصل مع العملاء باستخدام ClickUp Chat
الخطوة رقم 5: أنشئ لوحة تحكم للعميل لدراسة البيانات في الوقت الفعلي باستخدام ClickUp Dashboards
الخطوة رقم 6: قم بأتمتة مهام سير العمل المتكررة باستخدام أتمتة ClickUp
الخطوة رقم 7: قم بدمج التطبيقات الخارجية للحصول على وظائف أفضل مع تكاملات ClickUp
ما هي بوابة العميل؟ ما هي بوابة العميل؟
بوابة العميل هي مساحة مركزية آمنة حيث يمكن للمؤسسات والعملاء التعاون والوصول إلى المستندات وتتبع تقدم المشروع والتواصل بفعالية.
بوابات العميل المنظمة تجنب رسائل البريد الإلكتروني المبعثرة وتمنع سوء التواصل، كما أن ClickUp يجعل من السهل إعداد بوابات تناسب سير عملك.
لا مزيد من القلق بشأن وصول المعلومات الحساسة إلى الأيدي الخطأ. فمع الأذونات القابلة للتخصيص في ClickUp، يمكنك تحديد ما يراه العملاء ويصلون إليه بدقة، مما يحافظ على شفافية الأمور دون الإفراط في المشاركة.
من تتبع المهام إلى التحديثات التلقائية، توفر المنصة خيارات قابلة للتخصيص لإدارة العديد من العملاء.
💡 نصيحة احترافية: يمكن أن يمثل تنفيذ بوابة العميل تحديات مثل انخفاض اعتماد العميل. للتغلب على ذلك، قم بتوصيل مزايا البوابة، وقدم حوافز للمتبنين الأوائل، ووفر تدريبًا شاملاً لضمان راحة العملاء وتفاعلهم مع النظام الجديد.
من الذي يستخدم بوابة العميل؟
تستخدم كيانات مثل الوكالات والاستشاريين والمستشارين والمستقلين وشركات المحاماة ومقدمي الخدمات المالية بوابات العملاء لمشاركة المعلومات دون الاعتماد على رسائل البريد الإلكتروني التي لا تنتهي.
إليك بعض المهن التي تستخدم مثل هذه البوابات لتحسين إدارة مشاريع العملاء: ⚒️
- وكالات التسويق والوكالات الإبداعية: شارك تحديثات المشروع وأصول التصميم وملاحظات العملاء في مساحة واحدة منظمة
- الاستشاريون والمدربون: زوِّد العملاء بخطط منظمة وتتبع التقدم المحرز وسهولة الوصول إلى الموارد
- المتخصصون القانونيون والماليون: شارك المستندات الحساسة وملفات القضايا والتقارير المالية بشكل آمن مع ضمان الامتثال
- فرق دعم العملاء: قدم للعملاء مركز خدمة ذاتية للأسئلة الشائعة والتذاكر والتواصل في الوقت الفعلي
- شركات تكنولوجيا المعلومات وشركات البرمجيات كخدمة: تبسيط عملية تأهيل العملاء وطلبات الميزات والدعم المستمر من خلال بوابة واحدة
- شركات الإنشاءات والعقارات: زوِّد العملاء بتحديثات العقار والعقود والجداول الزمنية للمشروع في بيئة منظمة
كيفية إنشاء بوابة عملاء في ClickUp
قد يبدو إعداد بوابة العميل باستخدام ClickUp CRM أمرًا معقدًا، ولكنه في الواقع أمر بسيط ومباشر. سواء أكنت بحاجة إلى مساحة بسيطة لمشاركة الملفات أو مركز تفاعلي بالكامل مع المهام والتحديثات والأتمتة، تتيح لك المنصة إنشاء بوابة إلكترونية تناسبك وتناسب عملاءك.
إليك دليل تفصيلي خطوة بخطوة لإنشاء بوابة فعالة. 👀
الخطوة رقم 1: قم بإعداد مساحة مخصصة للعملاء في ClickUp
قم بإنشاء مساحة عمل مخصصة مساحة عمل ClickUp للحفاظ على جميع المعلومات المتعلقة بالعميل منظمة ويمكن الوصول إليها.
سجّل الدخول إلى ClickUp وأنشئ مساحة عمل جديدة بعنوان "نموذج بوابة العميل" مع مجلد لكل عميل داخل مساحة العمل الحالية.
يمكنك بعد ذلك استيراد معلومات العميل أو المشاريع إلى ClickUp في بضع خطوات بسيطة.
تأكد من تعيين البيانات إلى حقول مخصصة محددة داخل ClickUp حتى تظهر معلومات المشروع منسقة بدقة وجاهزة للعمل.
بمجرد أن تصبح بيانات المشروع جاهزة في ClickUp، يمكنك أنت أو عملاؤك استخدام طرق العرض المخصصة، مثل طريقة عرض القائمة، للمساعدة في جعل المعلومات قابلة للفحص.
من ناحية أخرى، تتيح لك حالات ClickUp المخصصة وضع علامة على دورة حياة مشروع العميل، مثل "معلق" و "قيد التقدم" و "مراجعة" و "مكتمل". ضع في اعتبارك تعيين الأذونات من البداية للتحكم في ما يمكن للعملاء عرضه وتعديله. يضمن ذلك وصولهم إلى المهام والمستندات ذات الصلة فقط.
🤝 تذكير ودي: قم بتطبيق المصادقة الثنائية (2FA) وتسجيل الدخول الأحادي (SSO) لضمان الوصول الآمن إلى المعلومات الحساسة. هذا يبني الثقة مع العملاء فيما يتعلق بحماية البيانات.
الخطوة رقم 2: جعل وثائق العميل مركزية
تحتاج كل بوابة عميل إلى قاعدة معرفية منظمة حيث يمكن للعملاء الوصول إلى الموارد الأساسية مثل الإرشادات والتقارير. أضف عرض المستندات في الأعلى، بجانب النظرة العامة، وخزّن جميع المستندات الأساسية هناك.
ما عليك سوى استخدام أوامر القطع داخل طريقة عرض المستند لإنشاء أو تضمين الوثائق باستخدام مستندات ClickUp Docs. فهو يعمل كمركز تفاعلي لتخزين عقود العملاء والمقترحات والأسئلة الشائعة والسياسات في مكان واحد. ويمكنك أيضًا إنشاء خرائط طريق للمشروع أو أدلة إرشادية للإعداد لسهولة الرجوع إليها.
من تضمين محتوى الوسائط المتعددة والروابط مع خيارات التنسيق الغنية إلى إضافة المهام الخاصة بالمشروع ذات الصلة، تعمل المستندات على جعل قاعدة بياناتك مركزية. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك استخدام علاقات المستندات لربط المستندات المتعلقة بالعميل عبر المهام والمشاريع للتنقل السريع.
الخطوة رقم 3: تنظيم مهام العميل ومشاريعه
يمكن أن تصبح إدارة عمل العميل فوضوية بسرعة - مشاريع مختلفة وأولويات متغيرة وقائمة لا تنتهي من المهام. قم بإنشاء مهام ClickUp Tasks لإنشاء هيكل مرن لـ تنظيم المهام والمشاريع والمهام الداخلية.
أنشئ مهام محددة لمشاريع العملاء المختلفة مع علامات الأولوية والمكلفين وأوصاف المهام لتخصيص الموارد بسهولة. تحتوي كل مهمة أيضًا على مهام فرعية وقوائم مراجعة لمساعدتك في تقسيمها إلى خطوات قابلة للتنفيذ.
على سبيل المثال، يمكن للوكالة الرقمية إعداد قوائم مهام مثل "تطوير الموقع الإلكتروني" مع مهام فرعية مثل "الموافقة على التصميم" و"تحميل المحتوى" و"الاختبار النهائي". يمكنك أيضًا تمكين تبعيات المهام للتنفيذ المتسلسل. وهذا يوفر عليك ساعات من التأخير والاختناقات التي يمكن تجنبها في سير عمل المشروع.
💡 نصيحة احترافية: قم بدمج ألوان العلامة التجارية لشركتك داخل بوابة العميل للحصول على هوية متماسكة للعلامة التجارية. بالإضافة إلى ذلك، استخدم تباينًا عاليًا بين ألوان النص والخلفية لتعزيز سهولة القراءة. يمكنك استخدام ألوان هادئة مثل الأزرق أو الأخضر للخلفيات لخلق شعور بالثقة والاحترافية.
الخطوة رقم 4: تحسين التواصل مع العملاء
البوابة الرائعة تجعل التواصل سهلاً. ادمج دردشة ClickUp، المتوفرة على الشريط الجانبي الأيسر، للحفاظ على تدفق المحادثات دون أن تضيع في سلاسل رسائل البريد الإلكتروني التي لا تنتهي.
أنشئ قنوات مخصصة للمشاريع، وأسقط التحديثات السريعة، وأجرِ مناقشات في الوقت الفعلي، واستخدم التعليقات المترابطة لإبقاء كل شيء مرتبطاً بالمهام الصحيحة. مع الإشعارات المدمجة، لن يفوت أحد أي شيء. إنه بسيط وسلس وأقل فوضى.
إليك بعض الطرق الأخرى التي يمكنك من خلالها استخدام ClickUp Chat:
- حوِّل الرسائل إلى مهام قابلة للتنفيذ باستخدام التفاصيل التي ينشئها الذكاء الاصطناعي لضمان المساءلة
- اربط المهام ذات الصلة أو مستندات ClickUp أو غيرها من الموارد لسهولة الوصول إليها
- استخدم المنشورات لمشاركة الإعلانات والمراحل المهمة
- ابدأ SyncUps مباشرةً من الدردشة لعقد اجتماعات سلسة مع العملاء
📖 اقرأ أيضًا: أفضل برامج إدارة علاقات العملاء B2B لفرق المبيعات
هل تريد التعاون بشكل أفضل مع عملائك؟ استخدم ClickUp Whiteboards! انظر كيف. 👇🏼
💡 نصيحة احترافية: قم بإضافة طريقة عرض نموذج ClickUp إلى بوابة العميل الخاصة بك لجعل عمليات استلام المشروع أكثر تنظيماً وسهولة في التتبع.
الخطوة رقم 5: إنشاء لوحة تحكم للعميل لدراسة البيانات في الوقت الفعلي
يحب العملاء الوضوح.
إن منحهم إمكانية الوصول إلى لوحة تحكم مخصصة للعميل يعني أنه يمكنهم التحقق من المقاييس الرئيسية في أي وقت - لا انتظار، ولا رسائل بريد إلكتروني ذهابًا وإيابًا، فقط المعلومات المطلوبة.
تمنح لوحات معلومات ClickUp Dashboards عملاءك مقعدًا في الصف الأمامي لمشاريعهم. أنشئ واجهة مخصصة مع الرسوم البيانية والمقاييس عند الطلب للسماح لهم بالتحقق من التحديثات عند الحاجة. اختر من بين أكثر من 50 أداة مخصصة لعرض النسب المئوية لإنجاز المشروع وتقارير التقدم عن المهام النشطة أو المواعيد النهائية.
هل تريد أن تجعلها تبدو أكثر تخصيصًا؟ أضف شعارهم، وعدِّل الألوان، ورتِّب البطاقات بطريقة تناسبهم. يمكنك أيضًا إضافة بطاقات تتبع الوقت لتسجيل الساعات المدفوعة ومشاركة الجداول الزمنية مع العملاء بدقة.
على سبيل المثال، يمكن لشركة استشارية إعداد لوحة تحكم تعرض مراحل المشروع وفواتير العميل وتحليلات المشاركة في مكان واحد.
🤝 تذكير ودي: استخدم الصور أو الأيقونات ذات الصلة لتوجيه المستخدمين عبر البوابة، مما يجعل برنامج إدارة مشروع بوابة العميل الخاص بك جذابًا وعمليًا بصريًا.
الخطوة رقم 6: أتمتة مهام سير العمل المتكررة باستخدام أتمتة ClickUp
فكر في كل الوقت (والمال) المهدر في تكرار نفس المهام مرارًا وتكرارًا في تعيين العمل وإرسال التذكيرات وملاحقة الفواتير. إنها تتراكم بسرعة. مع وجود سير العمل الصحيح، يمكنك أتمتة كل ذلك.
تتيح لك أتمتة ClickUp Automations أتمتة مهام سير العمل الخاصة بك، وإعداد المشغلات والإجراءات وإدارة المهام المتكررة مثل تأهيل العميل والمتابعة وإرسال تحديثات المشروع.
على سبيل المثال، يمكنك أتمتة عملية تأهيل العميل بالكامل. عندما تتم إضافة عميل جديد إلى مساحة العمل، ستقوم ClickUp تلقائيًا بإنشاء قائمة "تأهيل العميل" وتعيين المهام إلى أخصائي التأهيل وتعيين تواريخ الاستحقاق وتغيير حالات المهام.
لقد تعرفت على ClickUp عندما كنت أبحث عن بوابة عملاء؛ ولم أكن أعلم أنها ستصبح مكتبنا الافتراضي لأنها يمكن أن تفعل أكثر من ذلك بكثير. لقد استبدلتُ العديد من البرامج الأخرى وتكاليفها، كما أنه قابل للتخصيص لكل نوع من أنواع عمليات فرقنا. أنا أستخدمه على الصعيدين الشخصي والمهني، وأساعد الآخرين في الأمر نفسه. ClickUp مدى الحياة!
لقد تعرفت على ClickUp عندما كنت أبحث عن بوابة عملاء؛ ولم أكن أعلم أنها ستصبح مكتبنا الافتراضي لأنها يمكن أن تفعل أكثر من ذلك بكثير. لقد استبدلتُ العديد من البرامج الأخرى وتكاليفها، كما أنه قابل للتخصيص لكل نوع من أنواع عمليات فرقنا. أنا أستخدمه على الصعيدين الشخصي والمهني، وأساعد الآخرين في الأمر نفسه. ClickUp مدى الحياة!
الخطوة رقم 7: دمج التطبيقات الخارجية للحصول على وظائف أفضل
تتيح لك عمليات التكامل مع الجهات الخارجية في ClickUp ربط بوابة العميل الخاصة بك بالأدوات شائعة الاستخدام للحصول على تجربة أكثر سلاسة. يتيح لك ذلك مزامنة البرامج المفضلة لعملائك مع التأكيد على اهتمامك بتفضيلاتهم.
يمكنك استخدام تكاملات ClickUp للتكامل مع أدوات أخرى مثل:
- Google Drive وDropbox: قم بتمكين مشاركة الملفات بشكل آمن وخالٍ من المتاعب على مستوى المؤسسة باستخدام مجلدات Google Drive المشتركة
- مايكروسوفت تيمز: قم بإخطار العملاء بتحديثات المشروع في منصة التواصل المفضلة لديهم
- أدوات إدارة علاقات العملاء (HubSpot، Salesforce، إلخ): مزامنة تفاصيل العميل لإدارة علاقات العملاء بشكل شامل
- تقويم جوجل: مزامنة المواعيد النهائية مع تقويم جوجل للجدولة التلقائية
على سبيل المثال، يمكن لشركة قانونية دمج Google Drive لتخزين عقود ومحادثات العملاء، وربطها تلقائيًا بالمهام المقابلة في ClickUp.
📮ClickUp Insight: 92% من العاملين يستخدمون طرقًا غير متسقة لتتبع عناصر الإجراءات، مما يؤدي إلى عدم اتخاذ القرارات وتأخر التنفيذ.
سواء كنت ترسل ملاحظات المتابعة أو تستخدم جداول البيانات، فإن العملية غالباً ما تكون مبعثرة وغير فعالة. يضمن حل إدارة المهام من ClickUp تحويل المحادثات إلى مهام بسلاسة - حتى يتمكن فريقك من العمل بسرعة والبقاء متناسقاً.
قوالب بوابة العميل في ClickUp
تعمل قوالب بوابة العميل في ClickUp على تبسيط التواصل مع العملاء وإدارة المشروع. توفر هذه القوالب، القابلة للتخصيص وسهلة الاستخدام، مساحة مركزية للعملاء للوصول إلى تفاصيل المشروع والجداول الزمنية والمهام.
دعنا نلقي نظرة على بعض ما يمكنك استخدامه. 📝
1. قالب البدء السريع لخدمات العملاء في ClickUp
يقوم قالب خدمات العملاء في ClickUp Quick Start بتعميم عمليات إدارة العملاء بفعالية. يتيح لك نهجه الشامل لإدارة حساب العميل تحديد نطاق الطلبات وتتبع تقدم المشروع بسلاسة.
يتضمن القالب مثالاً على مشروع، مما يوفر مرجعًا عمليًا لمساعدتك على تصور كيفية تطبيق كل ميزة في مواقف الحياة الواقعية بسرعة.
بالإضافة إلى أن ويكي الفريق يعزز المشاركة السلسة للمعرفة. يركز هذا القالب سهل الاستخدام على العناصر الرئيسية التي تحقق نتائج رائعة ومثالية لتحسين خدمات العملاء دون عناء الإعدادات المعقدة.
2. قالب ClickUp CRM
يعزز قالب إدارة علاقات العملاء في ClickUp CRM إدارة علاقات العملاء، ويوفر طريقة منظمة لإدارة العملاء المحتملين ورعاية العلاقات مع العملاء.
سواء كنت شركة ناشئة أو شركة قائمة، يوفر هذا النموذج طريقة منظمة ومرنة في نفس الوقت لتتبع تفاعلات العملاء، وتقدم المبيعات، والتسليمات المكتملة، والمتابعة دون عناء جداول البيانات المبعثرة أو الأدوات غير المتصلة.
نظّم قوائم العملاء المحتملين والحاليين و راقب مسارات إطلاق حملتك من خلال طرق عرض مرنة للمخططات. يتيح لك قالب CRM أيضًا تتبع علاقات العملاء من خلال مقاييس مثل درجات الرضا والعقود المجددة والاستفسارات التي تم حلها.
3. قالب تعاون نجاح العميل في ClickUp لنجاح العميل
نموذج تعاون نجاح العميل في ClickUp يتتبع رحلتك بدءًا من وضع الأفكار، والتنفيذ، ومراجعات الأداء، وصولاً إلى تدابير الاحتفاظ بالعملاء.
يمكنك إضافة بطاقات ومهام فرعية ضمن المهام لتدوين الملاحظات في مراحل مختلفة من التعاون، مثل أثناء الإعداد، وعمليات التحقق الشهرية، وتوقيع العقود بعد توقيعها، وغير ذلك.
مراقبة نسب اكتساب العملاء وتجديدهم وإبلاغ فرقك بمجالات التحسين عند التعامل مع عملاء محددين. يمكنك أيضًا إضافة نماذج لجمع بيانات العميل خلال مراحل المشروع المختلفة وإنشاء أدلة لفهم المشروع بشكل أفضل.
⚙️ مكافأة: الوصول إلى قوالب إضافية لإدارة العملاء للحصول على السبق في إنشاء بوابة عملاء مليئة بالميزات.
أفضل الممارسات لإدارة بوابات العملاء
إلى جانب التحسين المستمر، تتضمن بوابة العميل الفعالة استراتيجيات إدارة العملاء الرقمية والتخصيص غير المحدود.
فيما يلي بعض أفضل الممارسات لإنشاء بوابة عملاء فعالة:
- تخصيص البوابة لتلبية احتياجات العميل: قم بتخصيص لوحات المعلومات وطرق عرض المهام والأذونات لتتماشى مع تفضيلات العميل ومتطلبات الصناعة لتحسين المشاركة وسهولة الاستخدام
- أتمتة التفاعلات الروتينية مع العملاء: استخدم أتمتة ClickUp لإرسال تحديثات الحالة وتعيين المهام وتشغيل التذكيرات، مما يوفر الوقت ويضمن الاستجابة في الوقت المناسب
- مراقبة أداء البوابة والتفاعل: تتبع نشاط العميل ومعدلات إنجاز المهام والتعليقات باستخدام لوحات معلومات ClickUp لتحديد الانتكاسات المحتملة وتحسين الكفاءة
- تأمين الوصول الآمن والأذونات المستندة إلى الأدوار: قم بتعيين أذونات مخصصة للتحكم في رؤية البيانات، ومنح العملاء حق الوصول إلى الملفات والمشاريع والاتصالات ذات الصلة فقط
- حافظ على تحديثات ومراجعات منتظمة: قم بجدولة عمليات التدقيق المتكررة لتحسين سير العمل وتحديث الموارد وتحسين ميزات البوابة بناءً على ملاحظات المستخدمين
- تبسيط التواصل باستخدام ClickUp Chat: اجعل المناقشات مركزية من خلال وضع علامات على العملاء في تعليقات المهام واستخدام الدردشة في الوقت الفعلي، مما يقلل من الحاجة إلى رسائل البريد الإلكتروني المبعثرة
⚙️ مكافأة: اكتشف بعض الأسرار المجربة والمختبرة لتتبع العملاء دون عناء.
افتح بوابة النجاح مع ClickUp
تعمل بوابة العميل المصممة بشكل جيد على تعزيز الشفافية ومشاركة العملاء بشكل أفضل. وتوفر أدوات مثل ClickUp، تطبيق كل شيء للعمل، المرونة المطلقة لإنشاء مركز مركزي مخصص وعالي الأداء للعديد من العملاء.
تضمن لك ميزاته، مثل ClickUp Docs لإدارة المعرفة، ولوحات المعلومات المخصصة لمراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية، والدردشة للتواصل الداخلي والخارجي، بقاء كل شيء على المسار الصحيح.
يمكنك أيضًا الحصول على قوالب معدة مسبقًا للحفاظ على علاقات العملاء بسهولة.
اشترك في ClickUp مجانًا اليوم. ✅