قد يغيب عن أذهاننا إعداد بريد إلكتروني خارج المكتب (OOO) بينما نترقب بفارغ الصبر عطلتنا أو إجازتنا القادمة. ومع ذلك، فإن تخطي هذه الخطوة قد يؤدي إلى إضعاف ثقتك مع عملائك أو زملائك دون قصد.

يشير الرد السريع، حتى في غيابك، إلى الاحترافية والموثوقية. إن صياغة الرسالة المثالية خارج المكتب هي أكثر من مجرد مجاملة؛ إنها عنصر حاسم في آداب العمل. فهو يطمئن عملاءك وشركاءك بأن احتياجاتهم معترف بها، حتى عندما تكون في فترة إعادة الشحن.

هذه المقالة هي دليلك المفضل لصياغة رسالة بريد إلكتروني خارج المكتب، والتي تعبر بفعالية عن عدم تواجدك مع الحفاظ على صورتك المهنية. سوف نشارك أيضًا بعض الأمثلة على الرسائل خارج المكتب التي يمكنك استخدامها كمصدر إلهام لهذا الجزء الأساسي من التواصل في مكان العمل .

دعنا نستكشف كيف تترك انطباعًا لا تشوبه شائبة برسالتك خارج المكتب!

مكافأة:_ قم بتنزيل 250 رسالة خارج المكتب كمستند للوصول السريع!

تحميل هذا المستند

تحميل هذا المستند

## فهم رسالة البريد الإلكتروني للمكتب المجيب الآلي

تقوم رسائل البريد الإلكتروني للرد التلقائي بإبلاغ المرسلين بغيابك، مما يضمن التواصل المستمر حتى عندما لا تكون متاحًا لإرسال رد فوري. تتضمن العناصر الأساسية لرسالة البريد الإلكتروني الاحترافية للرد التلقائي للمكتب ما يلي:

• إعلان واضح عن الغياب: يجب أن تبدأ رسالتك ببيان مباشر يشير إلى أنك خارج المكتب، سواء كان ذلك في عطلة، أو رحلة عمل، أو إجازة مرضية، أو إجازة أمومة، وما إلى ذلك.
• تاريخ عودتك: اذكر التاريخ المحدد الذي ستعود فيه ويمكنك الرد على رسائل البريد الإلكتروني. فهذا يحدد التوقعات بشأن الموعد المتوقع للمتابعة.
• جهات اتصال بديلة: بالنسبة للمسائل العاجلة التي تحتاج إلى اهتمام فوري، قدم تفاصيل الاتصال بزميل أو عضو في الفريق يمكنه المساعدة. قم بتضمين عنوان بريده الإلكتروني ورقم هاتف العمل في الاتصال خارج المكتب.
• ملاحظة الوصول المحدود: إذا كنت تتوقع أن يكون لديك وصول محدود إلى الإنترنت أو الهاتف المحمول، أدرج هذه المعلومات لإدارة التوقعات حول مدى تواجدك.
• نبرة مهنية وتوقيع مهني: حتى الرسائل المضحكة خارج المكتب يجب أن تحافظ على نبرة مهنية مهنية وتنتهي بتوقيع مهذب يمكن أن ينشر بعض البهجة في العطلة أو ينقل تمنيات طيبة.

نصيحة: بما أنك ستستخدم على الأرجح رسالة واحدة عامة خارج المكتب لجميع رسائل البريد الإلكتروني، سواء من الأصدقاء أو جهات الاتصال في العمل، فمن الأفضل أن تحقق التوازن الصحيح في اللهجة. كن واضحًا بشأن تواجدك وبمن تتصل في غيابك، ولكن حافظ على خصوصية التفاصيل الشخصية.

## 100 مثال لرسالة خارج المكتب

إليك 100 مثال لرسائل خارج المكتب تناسب جميع سيناريوهات الغياب المحتملة، بدءاً من الإجازات القصيرة الأمد إلى الإجازات الطويلة.

قبل أن نبدأ: تذكر أن كل رسالة تستفيد من البدء بعبارات التحية الشائعة مثل "مرحباً" أو "أتمنى أن تكون بخير" أو "شكراً لتواصلك معنا" تضيف هذه العبارات العامة نبرة مهذبة ومهنية إلى رسالتك.

يجب أن تتضمن كل رسالة أيضًا جهة اتصال للطوارئ في حالة اتصال شخص ما بك لأمر طارئ. يمكن أن تبدو هكذا

للأمور الطارئة، يُرجى الاتصال بـ [اسم جهة الاتصال] على [عنوان البريد الإلكتروني لجهة الاتصال] أو [الرقم].

أو

للحصول على مساعدة فورية، يرجى إرسال بريد إلكتروني إلى [عنوان البريد الإلكتروني للاتصال] أو الاتصال ب [الرقم].

لنلقِ نظرة على بعض أمثلة الرسائل خارج المكتب الآن:

1. أمثلة على الرسائل المهنية العامة خارج المكتب

1. أشكرك على رسالتك الإلكترونية. أنا حاليًا خارج المكتب مع وجود إنترنت محدود وسأعود في [تاريخ ].
2. أنا خارج المكتب حتى [التاريخ]. لأي شيء طارئ، يرجى إرسال بريد إلكتروني إلى البريد الإلكتروني أو الاتصال بـ[الرقم]. شكرًا لكم!

2. إجازة قصيرة الأجل (مثالية للغياب القصير)

1. أشكرك على بريدك الإلكتروني. أنا خارج المكتب اليوم مع وصول محدود للبريد الإلكتروني. سأرد عليك عند عودتي في [تاريخ ].
2. مرحبًا! أنا حاليًا خارج المكتب في إجازة قصيرة لكنني سأعود في [التاريخ]. أتطلع إلى اللحاق بالركب قريبًا!
3. أنا خارج المكتب حتى [التاريخ]. شكرًا لك، وسأعاود الاتصال بك في أقرب وقت ممكن.
4. OOO حتى [التاريخ].
5. أشكرك على تواصلك معي. أنا خارج المكتب في إجازة قصيرة وسأعود في [التاريخ]. للاستفسارات العامة، يرجى الاتصال بـ [البريد الإلكتروني/ رقم الهاتف للاستفسار العام].
6. مرحبًا بكم! أنا في استراحة سريعة ولن أتحقق من رسائل البريد الإلكتروني حتى [التاريخ]. سأعاود الاتصال بك في أقرب وقت ممكن بعد عودتي
7. شكراً على رسالتك. فريقنا حاليًا خارج المكتب وسيعود في [التاريخ]. نقدر صبركم، وسنتواصل معكم قريبًا.
8. شكراً لتواصلك معنا! أنا حاليًا خارج المكتب، أعمل على مشروع، وسأعود في [Date]. أتطلع إلى التواصل قريبًا.
9. شكرًا لك على بريدك الإلكتروني. أنا حاليًا بعيدًا عن [العمل/المدرسة/الجامعة/الجامعة] وسأعود في [التاريخ]. خلال هذه الفترة، سيكون لدي وصول متقطع إلى البريد الإلكتروني.
10. خارج المكتب حتى [التاريخ]. سأرد على بريدك الإلكتروني بمجرد عودتي.

3. فترة الإجازة الممتدة (الإجازات الطويلة أو الإجازات الطويلة)

1. مرحبًا! أنا حاليًا في فترة إجازة، أستمتع بتجارب وإلهامات جديدة. سأعود ومستعد لمواجهة تحديات جديدة في [Date]. نخبكم!
2. شكرًا لك على رسالتك الإلكترونية. أنا خارج المكتب في فترة إجازة ممتدة حتى [التاريخ]. يُرجى توجيه استفساراتك إلى [شخص الاتصال البديل أو القسم ] للأمور العاجلة.
3. مرحبًا بكم! أنا في مغامرة طال انتظارها لاستكشاف [مكان أو نشاط]، ولن أكون متاحًا حتى [التاريخ]. أتطلع إلى اللحاق بالركب عند عودتي!
4. أنا حاليًا خارج المكتب في إجازة ممتدة ولن أعود حتى [التاريخ]. خلال هذه الفترة، سيكون لدي وصول محدود إلى البريد الإلكتروني.
5. تحياتي! أنا آخذ بعض الوقت لأستعيد نشاطي وأركز على النمو الشخصي، وسأكون بعيدًا حتى [تاريخ ]. رسالتك مهمة بالنسبة لي، وسأرد عليها في أقرب وقت ممكن عند عودتي.

4. حضور المؤتمر

1. مرحبًا! أنا أحضر حاليًا [اسم المؤتمر] لأقدم لفريقنا أحدث [اتجاهات الصناعة/التكنولوجيا] الرؤى. سأكون خارج المكتب من [تاريخ البدء ] إلى [تاريخ الانتهاء ]، مع إمكانية الوصول المتقطع إلى البريد الإلكتروني. سأعاود الاتصال بك في أقرب وقت ممكن بعد [تاريخ الانتهاء].
2. أشكرك على رسالتك. أنا أحضر [اسم المؤتمر ] وسأكون خارج المكتب حتى [تاريخ [تاريخ الانتهاء].
3. مرحباً! أنا حاليًا في [اسم المؤتمر]، أتعلم عن [الموضوع]. سوف أعود ومليء بالأفكار في [تاريخ [التاريخ].
4. أنا بعيدًا عن حضور [اسم المؤتمر] من [تاريخ البدء] إلى [تاريخ الانتهاء] وسيكون لديّ اتصال محدود بالإنترنت. بالنسبة للأمور العاجلة، سيتولى [جهة اتصال بديلة] مسؤولياتي.
5. مرحبًا بكم! أنا في إجازة للتعلم والتواصل في [اسم المؤتمر]، وسأعود للعمل في [تاريخ الانتهاء]. سأقوم بالرد بمجرد عودتي، ولكن إذا طرأ أمر طارئ، يُرجى الاتصال بـ [جهة اتصال بديلة]. شكرًا لتفهمكم!

5. موسم الأعياد (عطلة خارج المكتب)

1. أنا حاليًا خارج المكتب للاحتفال مع العائلة والأصدقاء وسأعود في [تاريخ ]. إذا كانت مشكلتك عاجلة، يرجى الاتصال بـ [جهة اتصال بديلة]. أتمنى لكم موسم أعياد سعيد!
2. تحيات الموسم! أنا بعيد عن المكتب حتى [التاريخ] لموسم الأعياد. أتمنى أن تكون أعيادكم سعيدة ومشرقة!
3. شكرًا لك على بريدك الإلكتروني. أنا في الخارج للاحتفال بموسم الأعياد وسأعود في [تاريخ العودة]. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة عاجلة، فإن [جهة اتصال بديلة] ستجدونني في خدمتكم. عطلة سعيدة!
4. مرحبًا! آخذ حاليًا بعض الوقت للاستمتاع بموسم الأعياد وسأعود في [تاريخ العودة]. أتمنى لكم موسم أعياد رائع!
5. أنا خارج المكتب للاستمتاع ببهجة العطلة حتى [تاريخ العودة]. أتمنى أن تكون عطلتكم مليئة بالبهجة والضحك!
6. شكرًا لك على رسالتك. أنا خارج المكتب لقضاء موسم الأعياد حتى [تاريخ العودة]. استمتعوا ببهجة العطلة!

6. الغياب الطارئ

1. أشكرك على تواصلك معي. أنا خارج المكتب بشكل غير متوقع بسبب حالة طارئة شخصية طارئة وسيكون لديّ اتصال محدود بالإنترنت للبريد الإلكتروني.
2. أتعامل حاليًا مع حالة طارئة ولن أكون في المكتب حتى إشعار آخر. شكراً لتفهمك.
3. بسبب ظروف غير متوقعة، أنا خارج المكتب. أخطط للعودة بحلول [تاريخ العودة المبدئي]، ولكن يُرجى الاتصال بـ [جهة اتصال بديلة] للأمور الطارئة.
4. مرحبًا، أنا أتعامل حاليًا مع مسألة شخصية ولدي اتصال محدود بالإنترنت. أقدر تفهمكم.
5. نظرًا لحالة طارئة، لن أكون متاحًا حتى إشعار آخر. تفهمكم خلال هذا الوقت محل تقدير كبير.

7. إجازة الأمومة/الأبوة

1. أنا في إجازة أمومة/أبوة حتى [تاريخ ]. أتطلع إلى إعادة التواصل عند عودتي.
2. أشكرك على رسالتك الإلكترونية. أنا حاليًا في إجازة والدية وسأعود إلى المكتب في حوالي [تاريخ مبدئي].
3. مرحباً! أنا في إجازة الأمومة/الأبوة وأخطط للعودة بحلول [التاريخ ]. في غضون ذلك، يمكنك الاتصال ب [جهة اتصال بديلة] على [تفاصيل الاتصال]. شكرًا لكم
4. شكرًا لتواصلك معي. أنا في إجازة والدية حتى [التاريخ] ولن أتحقق من البريد الإلكتروني بانتظام. للمسائل العاجلة، يرجى التواصل مع [جهة اتصال بديلة] على [البريد الإلكتروني أو الهاتف]

8. إجازة مرضية

1. أنا حاليًا في إجازة مرضية ولا يمكنني الوصول إلى البريد الإلكتروني حتى [تاريخ ]. أقدر تفهمكم.
2. أنا خارج المكتب لأسباب طبية وأخطط للعودة في حوالي [تاريخ مبدئي]. يرجى توجيه الاستفسارات العاجلة إلى [جهة اتصال بديلة]. نقدر صبركم.
3. أنا خارج المكتب لأسباب صحية ولن أتفقد البريد الإلكتروني بانتظام. أشكركم على تفهمكم.
4. أنا في إجازة مرضية وسأعود إلى المكتب بحلول [تاريخ العودة].
5. أنا في إجازة مرضية مع إنترنت محدود حتى [تاريخ العودة]. شكرًا لتفهمك.
6. أشكرك على تواصلك معي. أنا في إجازة مرضية وأتوقع العودة في [تاريخ العودة]. تفهمكم محل تقدير كبير.

9. التدريب أو التطوير المهني

1. أحضر حاليًا دورة تطوير مهني وسأعود إلى المكتب في [تاريخ ].
2. أشكرك على بريدك الإلكتروني. أنا خارج للتدريب وسيكون لدي إنترنت محدود حتى [التاريخ].
3. أنا في الخارج لتعزيز مهاراتي في ورشة عمل تدريبية حتى [تاريخ الانتهاء]. أتطلع إلى التواصل بعد عودتي!
4. أنا خارج المكتب لحضور دورة تدريبية وسأعود في [تاريخ [التاريخ]. للأمور الفورية، [جهة اتصال بديلة] متاحة لدعمكم.
5. شكرًا لك على رسالتك. أنا خارج المكتب للتطوير المهني وسيكون لدي وصول محدود حتى [التاريخ].

10. تعديلات العمل عن بُعد

1. أقوم حاليًا بالتكيف مع إعداد جديد للعمل عن بُعد وقد تواجه تأخيرات في الاستجابة. أقدر صبركم.
2. بسبب تعديلات العمل عن بُعد، قد أتأخر في الرد على رسائل البريد الإلكتروني. أقدر تفهمكم.
3. أنا أنتقل الآن إلى بيئة عمل مختلفة عن بُعد، لذا قد ترى بعض التأخير في الرد. أقدر مرونتك.
4. أشكرك على بريدك الإلكتروني. قد يتأثر وقت استجابتي أثناء تأقلمي مع إعدادات العمل عن بُعد الجديدة.
5. أنا أقوم بتغيير بيئة العمل عن بُعد، مما قد يؤخر ردودي على البريد الإلكتروني.

11. رسائل الخدمة الآلية

1. شكراً لتواصلك معنا! يقوم فريقنا حالياً بمساعدة عملاء آخرين، لكن رسالتك مهمة. وقت الانتظار المتوقع هو [وقت الانتظار].
2. مرحباً! لقد اتصلت بنا خارج ساعات العمل المعتادة. نحن متاحون [ساعات العمل]. يُرجى ترك رسالتك، وسنعاود الاتصال بك بمجرد عودتنا إلى المكتب!
3. أقدر صبركم! جميع ممثلينا يقومون حالياً بمساعدة عملاء آخرين. وقت الانتظار المتوقع هو [وقت الانتظار].
4. شكراً لتواصلك معنا! نحن نعاني من زيادة في حجم الطلبات عن المعتاد ولكننا نريد تلبية طلبك في أقرب وقت ممكن. توقع الرد خلال [وقت الاستجابة].
5. تم استلام رسالتك! نحن نعمل على ذلك، وسوف تتلقى رداً منا في غضون [وقت الاستجابة]. إذا كانت هذه المسألة تتطلب مزيدًا من الاهتمام الفوري، يُرجى الاتصال بخط الدعم العاجل على [رقم الهاتف].

12. رسائل إبداعية وممتعة

1. أقوم حاليًا باختبار قوتي الخارقة المتمثلة في التواجد في مكانين في وقت واحد. مفسد: الأمر لا يسير على ما يرام. سأعود [Date].
2. شكراً على بريدك الإلكتروني! أنا في الخارج أبحث عن مدينة أتلانتس المفقودة وسأعود بمجرد أن أجدها (أو بحلول [التاريخ]، أيهما يأتي أولاً).
3. مرحبًا! أدرس حاليًا في مدرسة هوجورتس للسحر والشعوذة. ستوصل بومي رسالتك بمجرد عودتي في [التاريخ]. للأمور المتعلقة بالسحر، اتصل بـ [جهة اتصال بديلة].
4. اعتبارًا من الآن، أنا في الخارج أقاتل التنانين وأقوم بتأمين المملكة. عودتي متوقعة في [التاريخ]. إذا احتجتم للمساعدة في غيابي، سأكون في خدمتكم.
5. أنا حاليًا في مهمة سرية مع 007. سأعود بمجرد أن ننقذ العالم (مرة أخرى) أو بحلول [تاريخ] - أيهما أقرب. إذا كنت بحاجة إلى دعم، فإن [جهة اتصال بديلة] هو وكيلك.

13. رسائل خاصة بالصناعة

1. قانونية: شكراً على رسالتك. أنا حاليًا في المحكمة ولن أتمكن من الوصول إلى بريدي الإلكتروني. للمسائل القانونية العاجلة، يرجى الاتصال بـ [جهة اتصال بديلة].
2. أكاديمي تحياتي! أنا منغمس في البحث وإرشاد الطلاب حتى [تاريخ [تاريخ ]. يُرجى الاتصال بـ [سكرتير القسم] أو [جهة اتصال بديلة] للاستفسارات الأكاديمية الفورية.
3. الرعاية الصحية: أنا حاليًا في جولات وسوف أعود [الوقت]. للاستفسارات الطبية، يرجى الاتصال بـ [جهة اتصال طبية بديلة] أو زيارة قسم الطوارئ للحصول على الرعاية العاجلة.
4. التقنية: أقوم حاليًا بتصحيح أخطاء المستقبل وسأكون غير متصل بالإنترنت حتى [التاريخ]. للدعم التقني الفوري، يرجى التصعيد إلى [البريد الإلكتروني للدعم التقني].
5. عقارات: أنا في الخارج لاستكشاف منازل الأحلام للعملاء وسيكون لدي وصول محدود للبريد الإلكتروني حتى [التاريخ/الوقت]. بالنسبة للمسائل العقارية العاجلة، [جهة اتصال بديلة] هو عنوانك المفضل.

14. الردود بعد ساعات العمل

1. شكراً لتواصلك معنا! مكتبنا مغلق حالياً. نحن مفتوحون [ساعات العمل ]. سأتأكد من الرد عليك عندما أعود.
2. مرحبًا! لقد وصلت إلينا بعد ساعات العمل. نحن نقدر رسالتك وسنقوم بالرد عليك خلال ساعات العمل القادمة [ساعات العمل].
3. مكتبنا مغلق حاليًا، لكن رسالتك مهمة بالنسبة لنا. سنعود إلى العمل [يوم العمل التالي] وسنقوم بالرد على الفور.
4. شكراً على رسالتك! نحن خارج المكتب في الوقت الحالي ولكننا سنعود [ساعات العمل]. ستكون رسالتك على رأس قائمتنا.
5. لقد وصلت إلينا بعد ساعات العمل! كن مطمئناً، سنقوم بالرد على رسالتك في الصباح الباكر عندما نعود إلى المكتب [يوم العمل التالي].

15. الغياب الخاص بالمشروع

1. أشكرك على بريدك الإلكتروني. أعمل حاليًا في مشروع بموعد نهائي ضيق وسيكون لديّ وصول محدود للبريد الإلكتروني/الهاتف حتى [تاريخ انتهاء المشروع].
2. أنا غارق في خنادق مشروع كبير وسأعاود الظهور في [تاريخ انتهاء المشروع].
3. مرحبًا! أنا خارج في مهمة مشروع وسيكون لديّ اتصال متقطع بالبريد الإلكتروني حتى [تاريخ انتهاء المشروع].
4. أنا مشغول حاليًا في مشروع مهم وسأكون أقل استجابة حتى [التاريخ].
5. أنا في وضع المشروع وأركز على التسليم حتى [التاريخ]. للأمور العاجلة، يرجى الاتصال بـ [جهة اتصال بديلة].

16. رسائل البريد الإلكتروني الأخرى الخاصة بالسيناريو

I. استراحات العافية

1. أشكركم على تواصلكم معي. أنا حاليًا في استراحة استجمام لإعادة شحن طاقاتي وسأعود إلى المكتب في [تاريخ ]. أقدر تفهمك.

ثانيًا. العمل التطوعي والخير الاجتماعي

1. مرحبًا! أنا حاليًا خارج المكتب، أتطوع مع [منظمة/مشروع] لإحداث فرق في مجتمعنا. سأعود في [التاريخ].
2. أنا خارج المكتب، أشارك في فعالية خيرية لدعم [قضية]. سأعود وأستجيب بحلول [التاريخ].

ثالثًا. تعديلات نمط العمل الموسمي

1. شكرًا على رسالتك! يرجى ملاحظة أن مكتبنا في ساعات العمل الصيفية وسأتحقق من رسائل البريد الإلكتروني بشكل أقل. سأتأكد من الرد بحلول [تاريخ التحقق التالي].
2. خلال موسم العطلات، يعمل مكتبنا وفق جدول زمني معدل. سأكون متاحًا لساعات محدودة حتى [تاريخ العودة].

رابعًا. العمل في الخارج أو السفر

1. أنا أعمل حاليًا عن بُعد من [Location]، وقد تجدون تأخيرًا في الردود بسبب اختلافات التوقيت. سأبذل قصارى جهدي للرد على الفور.
2. مرحبًا! أنا أستكشف [الموقع] أثناء العمل عن بُعد حتى [تاريخ العودة]، مما قد يؤثر على وقت استجابتي.

V. خلوات خالية من التكنولوجيا

1. أنا في خلوة خالية من التكنولوجيا الرقمية حتى [تاريخ العودة] ولن أدخل إلى البريد الإلكتروني. للأمور الطارئة، يرجى الاتصال بـ [جهة اتصال بديلة].
2. أشكرك على رسالتك. أنا أخضع لخلوة خالية من التكنولوجيا لتجديد شبابي وسأكون غير متصل بالإنترنت تمامًا حتى [تاريخ العودة].

السادس. إجازة الفجيعة

1. أنا حاليًا بعيد عن المكتب في إجازة حداد وسأعود بحلول [تاريخ العودة]. للأمور الطارئة، يرجى الاتصال بـ [جهة اتصال بديلة].
2. شكرًا لك على بريدك الإلكتروني. أنا في إجازة فجيعة وسيكون لدي وصول محدود إلى بريدي الإلكتروني حتى عودتي. للحصول على مساعدة عاجلة، يرجى التواصل مع [جهة اتصال بديلة] على [تفاصيل الاتصال]

سابعًا. الفترات الانتقالية

1. مع انتقالي إلى دور جديد داخل مؤسستنا، قد يكون وقت استجابتي أبطأ من المعتاد. سأكون متاحًا بالكامل مرة أخرى بحلول [تاريخ العودة].

## الرسائل الإبداعية مقابل الرسائل المهنية خارج المكتب

الرسائل خارج المكتب (OOO) هي جسر تواصل بالغ الأهمية أثناء غيابك. اعتمادًا على ثقافة مكان عملك والجمهور المستهدف، يمكن أن تتراوح رسالة OOO المثالية من المهنية البحتة إلى الإبداعية والمرحة.

مثال على رسالة مهنية خارج المكتب

تكون الرسائل المهنية خارج المكتب واضحة ومباشرة، وتوفر المعلومات الأساسية دون زخرفة إضافية:

• "شكرًا لك على رسالتك الإلكترونية. أنا حاليًا خارج المكتب وليس لدي اتصال بالإنترنت، لكنني سأعود في [تاريخ العودة]."
• "أنا خارج المكتب حتى [تاريخ العودة]. يُرجى إرسال بريد إلكتروني إلى [البريد الإلكتروني للاتصال] أو الاتصال ب [الرقم] للحصول على مساعدة فورية. رسالتك مهمة بالنسبة لي، وسأرد عليك في أقرب وقت ممكن عند عودتي."

مثال لرسالة طريفة أو إبداعية خارج المكتب

يمكن أن تجعل لمسة من الفكاهة رسائلك خارج المكتب لا تنسى وتعكس شخصيتك، خاصة في الصناعات أو ثقافات الشركات الأقل رسمية:

1. أنا حالياً خارج المكتب في مغامرة فضائية بين المجرات. الوقت المقدر لعودتي إلى الأرض هو [تاريخ العودة].
2. أنا أسعى للعثور على الكأس المقدسة للقهوة حتى [تاريخ العودة]. للأمور العاجلة حقًا (أو توصيات القهوة الممتازة)، يرجى التواصل مع [جهة اتصال بديلة].

## رسائل خارج المكتب في منصات البريد الإلكتروني المختلفة

تقدم منصات البريد الإلكتروني المختلفة وظائف مختلفة لإعداد البريد الإلكتروني خارج المكتب، مما يسمح للمستخدمين بتخصيص إشعارات الغياب بشكل فعال.

إعداد رسائل خارج المكتب في Microsoft Outlook

via

_/مرجع/ _https://itd.sog.unc.edu/knowledge-base/article/setting-email-automatic-replies-out-office-message UNC /%href/ مايكروسوفت أوتلوك واجهة سهلة الاستخدام لإعداد الرد التلقائي:

• انتقل إلى علامة التبويب 'ملف' وحدد 'الردود التلقائية (خارج المكتب)'
• اختر 'إرسال الردود التلقائية' وحدد النطاق الزمني إذا رغبت في ذلك
• أدخل رسالتك خارج المكتب في مربع النص المتوفر. يمكنك تعيين رسائل مختلفة لداخل وخارج مؤسستك
• انقر فوق "موافق" لتفعيل ردك خارج المكتب

تضمن هذه الميزة إبلاغ أي شخص يرسل لك رسالة إلكترونية أثناء غيابك تلقائياً بعدم تواجدك وتزويده بتفاصيل الاتصال البديلة إذا لزم الأمر.

مقارنة وظائف الرسائل خارج المكتب في منصات البريد الإلكتروني المختلفة

• Gmail: يقدم إعدادًا بديهيًا للرد على رسائل البريد الإلكتروني خارج المكتب عبر الإعدادات، مما يسمح لك بتحديد المدة وتخصيص الرسائل لجميع رسائل البريد الإلكتروني الواردة

via دعم جوجل

• مايكروسوفت أوتلوك: كما ذكرنا، يمكن لمستخدمي Outlook تحديد رسائل مختلفة لجهات الاتصال الداخلية والخارجية في العمل، مما يوفر مرونة في التواصل. يمكنك أيضًا إعداد الرسالة من تطبيق Outlook
• أبل ميل: يستخدم قواعد لإعداد الردود التلقائية، مما يوفر إعدادًا يدويًا أكثر مقارنةً بالمنصات الأخرى
• Yahoo Mail: يسمح للمستخدمين بتفعيل الردود في العطلات بإعداد بسيط، على غرار Gmail، ولكن مع خيارات تخصيص أقل

## نصائح إضافية لكتابة رسائل خارج المكتب

تُعد صياغة رسالة فعالة خارج المكتب أمراً أساسياً للحفاظ على الاحترافية والوضوح عندما لا تكون متاحاً. يمكنك استخدام العديد من أدوات الكتابة بالذكاء الاصطناعي أو أدوات كتابة البريد الإلكتروني مع ذكاء اصطناعي متكامل لمساعدتك في صياغة الرسالة المثالية.

إليك بعض النصائح حول كتابة رسالة OOO رائعة والأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها. سنوضح لك أيضًا كيف يمكن ل ClickUp تبسيط هذه العملية لك.

نصائح لكتابة رسائل احترافية خارج المكتب

• حدد الغرض من غيابك: كن واضحًا بشأن سبب غيابك. هل هو لقضاء إجازة أو رحلة عمل أو يوم شخصي؟ هذا يساعد على تحديد التوقعات الصحيحة
• حدد المدة: اذكر تواريخ غيابك. إن معرفة تاريخ العودة الدقيق أو التقريبي يمكن أن يساعد في إدارة توقعات المراسلين
• قدم جهة اتصال بديلة: اذكر اسم ووظيفة ومعلومات الاتصال الخاصة بزميل يمكن أن يساعدك في غيابك. يضمن ذلك استمرارية التواصل
• حافظ على المهنية والإيجابية : حافظ على النبرة المهنية مع التحلي بالكياسة والإيجابية. اشكر مراسليك على تفهمهم
• المراجعة قبل الإرسال: راجعها قبل الإرسال: راجعها مرة أخرى للتأكد من الأخطاء المطبعية والتواريخ الصحيحة ووضوح رسالتك. الرسالة المكتوبة بشكل جيد خارج المكتب تعكس احترافيتك المهنية

الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها أثناء كتابة الرسائل خارج المكتب

• المعلومات الغامضة: تجنب الغموض بشأن تواجدك وتاريخ عودتك. التفاصيل المحددة تساعد في إدارة الردود والتوقعات
• التفاصيل الشخصية المفرطة: حافظ على مهنية الرسالة من خلال عدم مشاركة الكثير عن أنشطتك الشخصية أو تفاصيل موقعك إلا إذا كانت ثقافة الشركة مريحة حيث يتم تقدير مثل هذه التفاصيل
• نسيان ضبط أو تحديث رسالتك: تأكد من تفعيل رسالتك خارج المكتب قبل مغادرتك وتحديثها أو إلغاء تفعيلها عند عودتك
• إهمال توفير جهات اتصال بديلة: عدم ذكر جهة اتصال بديلة يترك المرسل دون خيارات للمساعدة العاجلة
• الإفراط في النص: اجعل رسالتك موجزة. قد لا تتم قراءة الرسالة المطولة بالكامل، مما يؤدي إلى عدم قراءة المعلومات المهمة

_ اقرأ أيضًا:

/مرجع/ https://clickup.com/blog/best-email-alternatives//** أفضل البدائل للبريد الإلكتروني //%href/

استخدام النقر فوق لتحسين رسائلك خارج المكتب

ClickUp عبارة عن منصة إنتاجية شاملة مصممة لدمج أدوات مكان العمل في تطبيق واحد. من خلال دمج المهام والمستندات والبريد الإلكتروني والدردشة والذكاء الاصطناعي، فإن ClickUp أداة إدارة المشاريع تسمح للفرق بالتنسيق والتواصل بسلاسة أثناء الغياب.

يمكن للمستخدمين أتمتة رسائلهم خارج المكتب مباشرةً داخل ClickUp، مما يضمن إبلاغ الزملاء والعملاء وإعادة توجيههم بشكل مناسب.

إليك بعض الطرق التي يمكنك من خلالها استخدام ClickUp لإعداد رسائل خارج المكتب بكفاءة:

استخدمنا ClickUp Brain لكتابة نموذج لرسالة خارج المكتب من أجلنا

• ClickUp Brain : قم بأتمتة العملية وإضفاء الطابع الشخصي عليها، مما يضمن أن تظل اتصالات عملك مهنية وغنية بالمعلومات حتى في غيابك. يمكن أن يساعدك برنامج ClickUp's AI Writer for Work في إنشاء رسالة خارج المكتب بسرعة تناسب ديناميكيات عملك وفريقك
• ClickUp Docs : قم بصياغة رسائل OOO الخاصة بك وقم بتعيينالتذكيرات في ClickUp لوقت تفعيلها. يضمن لك ذلك عدم نسيان ضبط المجيب الآلي للبريد الإلكتروني قبل المغادرة

استخدام مستندات ClickUp لتحرير رسالة OOO

• انقر فوق البريد الإلكتروني : إرسال واستقبال وإدارة رسائل البريد الإلكتروني مباشرةً داخل المنصة. يسمح ذلك بالانتقال السلس بين إدارة المهام والتواصل عبر البريد الإلكتروني. تتكامل ClickUp مع منصات البريد الإلكتروني الرائدة مثل Gmail و Outlook وغيرها من أجلإدارة مبسطة للبريد الإلكتروني

إرسال واستقبال رسائل البريد الإلكتروني من واجهة واحدة موحدة دون مغادرة ClickUp

• أتمتة ClickUp : قم بإعداد الأتمتة في ClickUp لإرسال رد خارج المكتب تلقائيًا على البريد الإلكتروني الوارد أثناء غيابك. يمكن أن يكون هذا مفيدًا بشكل خاص لحملات البريد الإلكتروني أو إذا كنت تتلقى عددًا كبيرًا من رسائل البريد الإلكتروني.

إنشاء أتمتة مخصصة لإرسال رسائل OOO تلقائيًا إلى أي شخص يتواصل معك خلال تلك الفترة

## أحكم تواجدك الافتراضي: إتقان فن المراسلة خارج المكتب باستخدام ClickUp

يمكن للنهج الصحيح أن يؤثر بشكل كبير على كيفية النظر إلى غيابك. وسواء كنت تغيب لفترة قصيرة أو إجازة طويلة، فإن النصائح والأمثلة المقدمة هنا ستضمن لك التواصل في مكان العمل تظل تعكس صورتك المهنية.

بالنسبة لأولئك الذين يتطلعون إلى تحسين رسائلهم خارج المكتب أو استكشاف استراتيجيات متقدمة لإدارة البريد الإلكتروني، يوفر ClickUp منصة قوية لتركيز وتبسيط و أتمتة سير عمل بريدك الإلكتروني. سواء كان الأمر يتعلق بصياغة رسالتك التالية خارج المكتب في ClickUp Docs، أو إعداد التذكيرات، أو إدارة اتصالات البريد الإلكتروني مباشرةً داخل ClickUp، لديك أداة شاملة تحت تصرفك لتعزيز إنتاجيتك والحفاظ على الاحترافية، حتى عندما تكون خارج المكتب.

اغتنم هذه الفرصة لاستكشاف ميزات ClickUp ودمجها في استراتيجية التواصل الخاصة بك . ابدأ اليوم بالتسجيل

الأسئلة المتداولة (FAQ)

1. ما هي رسالة الرد التلقائي الجيدة؟

توازن رسالة الرد التلقائي المقنعة بين الاحترافية واللمسة الشخصية، مما يضمن الاستمرارية في التواصل في مكان العمل. فهي تنص بوضوح على مدة غيابك، وتشير إلى محدودية الوصول إلى الإنترنت، وتوفر جهة اتصال بديلة للأمور العاجلة.

على سبيل المثال، "شكرًا لك على رسالتك الإلكترونية. أنا حاليًا في الخارج مع وصول محدود إلى صندوق الوارد الخاص بي وسأعود في [تاريخ ]. للمساعدة الفورية، اتصل ب [الاسم] على [معلومات الاتصال]. أقدر تفهمك." تدعم هذه الرسالة أهداف التواصل الخاصة بك مع احترام معايير التواصل التعاوني.

2. ما الذي تكتبه في رسالة الرد التلقائي؟

في رسالة الرد التلقائي الخاصة بك، قم بتضمين العناصر الأساسية: سبب غيابك (إذا كان ذلك مناسبًا)، والفترة التي تغيبها، وإشعار الوصول المحدود، والاتصال البديل للاستفسارات العاجلة. إن تضمين مصطلحات مثل "الوصول المحدود" يوصل بمهارة حالتك، بما يتماشى مع أفضل ممارسات أدوات إدارة البريد الوارد.

قد تكون الرسالة المتوازنة كالتالي: "مرحباً! أنا خارج المكتب حتى [التاريخ ]، مع التركيز على [السبب، إن أمكن]. للمسائل العاجلة، [جهة اتصال بديلة]. شكرًا لك على سعة صدرك." هذا يضمن التواصل السلس بين الفريق ويحترم سير العمل.

**3. ما هو السطر الجيد للموضوع خارج المكتب؟

يكون سطر الموضوع الفعال خارج المكتب موجزًا وغنيًا بالمعلومات، حيث يُعلم المرسل مباشرةً بعدم تواجدك خارج المكتب. وهو يعمل كاستراتيجية اتصال استباقية، على غرار استخدام أفضل بدائل البريد الإلكتروني لإدارة التوقعات.

سطر موضوع مثل "خارج المكتب: [اسمك] إرجاع [التاريخ]" أو "OOO [تاريخ انتهاء العمل] [اسمك]" واضح ومباشر، مما يسمح للمستلمين بفهم مدى تواجدك بسرعة دون فتح الرسالة. يعزز هذا النهج تواصل الفريق بشكل واضح ويدعم أهداف الاتصال الشاملة الخاصة بك، مما يضمن إبلاغ أصحاب المصلحة ويمكنهم تعديل توقعاتهم وفقًا لذلك.