كيفية الاتصال في حالة المرض برسالة نصية (+ أمثلة)

هل تتذكر الفيلم الكوميدي 1986 Ferris Bueller's Day Off؟

كان لدى فيريس خطة رئيسية لتزييف يوم إجازة مرضية من المدرسة والاستمتاع بحريته. وفي حين أن تصرفاته الغريبة كانت مضحكة، إلا أن معظمنا قد لا يملك رفاهية أو (عدم وجود) بوصلة أخلاقية للقيام بحيلة كهذه.

ولكن في الأيام التي تستيقظ فيها وأنت تشعر بالتعب، فإن الضغط على نفسك ليس الخيار الأفضل. إن الاعتذار عن العمل بسبب المرض أمر ضروري للحفاظ على الصدق والمهنية في تواصل الفريق والالتزام بسياسة الشركة

سواء كنت تكافح الإنفلونزا، أو تواجه حالة عائلية طارئة، أو تحتاج ببساطة إلى يوم للصحة النفسية، ستساعدك هذه المقالة على صياغة كيفية إرسال رسائل نصية عن كيفية الاتصال في رسائل نصية مرضية من خلال أمثلة ونماذج مختلفة.

يمكن لتعديلات بسيطة أن تحوّل عبارة "أنا خارج العمل اليوم" الغامضة إلى عبارة واضحة "أنا مريض وأحرص على تغطية مهامي"، مما يحافظ على سمعتك في العمل - دون الحاجة إلى تخطيط!

أفضل الممارسات لإرسال نص يوم مرضي ## أفضل الممارسات لإرسال نص يوم مرضي

التواصل هو العملة عند العمل مع فريق العمل. ولكن لماذا تعتبر المراسلة النصية أفضل من الاتصال في حالة المرض؟ ببساطة، الرسائل النصية مريحة لكل من المرسل والمستقبل.

يمكن لرئيسك أو مديرك قراءة الرسالة في الوقت الذي يناسبه، مما يجنبه مقاطعة سير عمله. بالإضافة إلى ذلك، وخلافاً للمكالمات الهاتفية، توفر الرسائل النصية سجلاً مكتوباً لتواصلك، مما يقلل من فرصة سوء الفهم.

👀 هل تعلم؟

ذكرت دراسة لمكتب إحصاءات العمل الأمريكي أن 63% من العاملين في الولايات المتحدة الأمريكية يحصلون في المتوسط على ثمانية أيام مرضية مدفوعة الأجر في السنة بعد سنة واحدة من العمل.

إن الرسائل التجارية تعكس مهنيتك واحترامك ونزاهتك في مكان العمل. A رسالة مكتوبة بشكل جيد خارج المكتب تضمن الوضوح وتقلل من التعطيل لفريقك.

وعلى العكس من ذلك، يمكن أن تؤدي الرسالة المرضية سيئة الصياغة إلى حدوث ارتباك وتعطيل التوازن بين العمل والحياة عن طريق توتر العلاقات، أو حتى انتهاك سياسات الشركة التي توفر إجازات مرضية مدفوعة الأجر بمتطلبات محددة.

اقرأ أيضًا: استعد ساعات عملك: أفضل 10 أدوات لإدارة صندوق الوارد لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة إليك بعض أفضل الممارسات التي يمكن أن تساعدك على تجنب أي تعقيدات غير ضرورية.

اجعلها مختصرة وواضحة

هل أنت من الأشخاص الذين يشعرون بالذنب لأخذ إجازات مرضية؟ على الرغم من أنه لا ينبغي لك ذلك، فقد يؤدي ذلك إلى الإفراط في شرح حالتك.

عند إبلاغ مديرك، تجنب الإفراط في المشاركة أو التفسيرات المطولة. اجعل الأمر مقتصراً على الأساسيات:

• خاطب مديرك بشكل رسمي
• اذكر سبب غيابك
• حدد خطتك لإدارة المهام
• تحديث لتوافرك للأيام التالية أو القادمة

لا يحتاج مديرك إلى وصف طويل لأعراضك. اجعلها موجزة لتظهر احترامك لوقته واحترافيتك من جانبك.

📌مثال:

_"صباح الخير يا جون. أنا مريض اليوم ولن أتمكن من الحضور إلى العمل. لقد أبلغت الفريق بغيابي وسأطلعكم هذا المساء على مدى تواجدي في الغد. شكراً لك."

أبلغ في أقرب وقت ممكن

يقدّر العديد من أصحاب العمل إخطارك بأكبر قدر ممكن عند غيابك عن العمل. فهذا يمنحهم الوقت لتعديل الجداول الزمنية أو العثور على تغطية.

لذا، إذا كنت تشعر بأن حكة الحلق تأتي على قدم وساق بعد تركك للعمل، فإن إرسال إشعار اليوم فكرة جيدة بدلاً من إعطاء إشعار قصير غداً.

كلما أبلغت عن عدم قدرتك على الحضور إلى العمل في وقت مبكر، كان ذلك أفضل لجميع المعنيين. الأمر كله يتعلق بتقليل التعطيل إلى الحد الأدنى وضمان استمرار سير العمل بسلاسة.

📌مثال:

_"مساء الخير يا جون. لقد غادرت العمل وأنا أشعر بتوعك اليوم وأريد أن أتصل بك لأخذ إجازة مرضية ليوم غد. لقد أبلغت الفريق وأردت إعلامك على الفور حتى تتمكن من اتخاذ الترتيبات اللازمة لغيابي. سأبقيك على اطلاع غداً. شكراً لك."

قدم المعلومات اللازمة

اعتمادًا على سياسة الشركة، قد تحتاج إلى تضمين تفاصيل مثل مذكرة الطبيب أو متى تتوقع العودة. من الأفضل مناقشة هذه المتطلبات مع مديرك مسبقاً.

تذكر أنك لست ملزمًا بمشاركة أي تفاصيل شخصية - فقط ما يكفي لشرح سبب عدم قدرتك على العمل والمدة التي قد تغيبها.

📌مثال:

"مرحباً جون. أعاني من أعراض الإنفلونزا ويجب أن آخذ إجازة مرضية لمدة ثلاثة أيام. سأقوم بإبلاغ الفريق وتقديم مذكرة الطبيب إذا لزم الأمر. يرجى إعلامي إذا كان هناك أي شيء آخر تحتاجه. شكرًا لتفهمك."

قوالب وأمثلة لنصوص اليوم المرضي

الرسالة النصية الاحترافية مهمة، ولكن هل يعني ذلك أن تجلس لصياغة الرسالة المثالية مع وجود مقياس حرارة في فمك؟ بالطبع لا!

استخدم هذه النماذج القابلة للتخصيص قوالب التواصل لصياغة الرسائل المناسبة لمديرك أو رئيسك في العمل مباشرةً.

نص اليوم المرضي الأساسي

تعتبر رسالة اليوم المرضي الأساسية مثالية للمرض المفاجئ قصير الأجل. فهي مباشرة وتوفر المعلومات الضرورية دون الإفراط في التفاصيل.

قالب:

"صباح الخير، [اسم المدير]. أشعر بتوعك وأحتاج إلى أخذ إجازة مرضية. لقد تواصلت مع [اسم الزميل] ليحل محلي. سأخبرك في وقت لاحق اليوم ما إذا كان بإمكاني العودة إلى العمل غدًا. أشكركم على تفهمكم."

مثال على الإجازة المرضية الممتدة

إذا كنت بحاجة إلى عدة أيام إجازة، مثل إجازة النقاهة أو الجراحة، فأبلغ عن مدة إجازتك المتوقعة وترتيبات عملك. كونك صريحًا بشأن غيابك المتوقع سيساعد رئيسك في العمل على إدارة الموارد بفعالية.

نموذج إجازة مرضية ممتدة:

"مرحبًا، [اسم المدير]. لقد تم تشخيص إصابتي بـ [مرض] وأحتاج إلى الراحة من [تاريخ البدء] إلى [تاريخ الانتهاء]. وقد وافق [اسم الزميل [اسم الزميل ] على التكرم بالتغطية عني. يرجى إعلامي إذا كنت بحاجة إلى أي وثائق أو تفاصيل أخرى لتسهيل عملية التسليم. شكرًا لك."

نموذج إجازة التعافي من الجراحة:

"مرحبًا، [اسم المدير]. سأخضع لعملية جراحية وسأحتاج إلى وقت للتعافي. وقد أوصاني طبيبي بالراحة من [تاريخ البدء ] إلى [تاريخ الانتهاء ]، وخلال هذه الفترة سأكون في إجازة. ومع ذلك، سوف أطلعكم على آخر المستجدات بشأن تعافيي والتأكد من تغطية جميع أعمالي قبل المغادرة. يرجى إعلامي إذا كنت بحاجة إلى مذكرة الطبيب أو مزيد من التفاصيل. أشكركم على دعمكم."

حالات الطوارئ العائلية

في بعض الأحيان، لا تتعلق الحالات الطارئة بصحتك بل بأفراد عائلتك. في هذه الحالات، يجب أن تكون بنفس القدر من الوضوح والاحترام.

أخبر رئيسك في العمل أنك تتعامل مع موقف طارئ، ولكن تجنب التفاصيل الشخصية غير الضرورية.

نموذج إجازة مرضية لأحد أفراد الأسرة:

"مرحبًا، [اسم المدير]. أحتاج إلى أخذ إجازة اليوم لرعاية فرد مريض من العائلة. سوف أتأكد من تغطية مهامي وإبلاغك إذا كانت هناك حاجة إلى وقت إضافي. أشكركم على تفهمكم."

قالب إجازة الطفل المريض:

"صباح الخير، [اسم المدير]. طفلي مريض، ويجب أن أبقى في المنزل لرعايته. في هذه الأثناء، تفضل [اسم الزميل] بالموافقة على تولي جميع مهامي الرئيسية. سأقدم تحديثات بحلول نهاية اليوم فيما يتعلق بتوافري غدًا. أقدر لكم مراعاتكم خلال هذا الوقت."

قالب إجازة الفجيعة:

إن فقدان شخص عزيز ليس بالأمر السهل أبدًا، وتتيح لك إجازة الفجيعة الحزن وإدارة المسؤوليات دون ضغوط العمل الإضافية.

قم بإخطار رئيسك في العمل مباشرةً وقدم التفاصيل اللازمة مع الحفاظ على الرسالة مختصرة ومحترمة.

"مرحباً، [اسم المدير]. لقد فقدت مؤخرًا أحد أفراد عائلتي المقربين، وسأحتاج إلى أخذ إجازة حداد لبضعة أيام لأكون مع عائلتي. سأتغيب عن العمل ابتداءً من [تاريخ البدء] وسأعود في [تاريخ العودة]. أشكركم على تفهمكم."

نموذج الإجازة العائلية الطارئة:

"مرحبًا، [اسم المدير]. أنا أتعامل مع حالة عائلية طارئة تتطلب انتباهي الفوري. لقد أبلغت الفريق بغيابي، وسوف يتكرم [اسم الزميل] بتغطية غيابي اليوم. سأعود إلى العمل غدًا. أشكركم على صبركم."

يوم الصحة النفسية

الإرهاق في مكان العمل ليس مزحة. في الواقع ذكرت أن 52% من العاملين يعانون من الإرهاق حيث ذكر 67% منهم أن الأمر ازداد سوءًا بعد جائحة كوفيد-19.

لقد أصبح التوازن بين العمل والحياة الشخصية أكثر أهمية من أي وقت مضى، وأصبح أخذ يوم إجازة من أجل الصحة النفسية لا يقل أهمية عن الإجازة من أجل خلق بيئة عمل إيجابية .

قالب:

"مرحبًا، [اسم المدير]. أشعر بالإرهاق الذهني اليوم وأعتقد أنه من الأفضل لصحتي أن آخذ يوم راحة نفسية. أخطط للراحة واستعادة نشاطي وسأعود إلى العمل غدًا. لقد أبلغت فريق العمل، وقد وافقوا على تغطية غيابي. أشكركم على تفهمكم."

إبلاغ الزملاء

إذا كان غيابك يؤثر على تعاون الفريق، تأكد من إبلاغ زملائك في الفريق بوضوح و على الفور عبر الرسائل حول التقدم المحرز في مهامك وملكيتها.

يمكن أن يقلل التواصل الواضح من الاضطرابات، خاصة في بيئات العمل سريعة الإيقاع. وتوافر برامج التواصل الجماعي جعل من الأسهل بكثير إبقاء فريقك على اطلاع دائم.

نموذج إبلاغ الزملاء:

"مرحبًا أيها الفريق! أنا مريض اليوم وآخذ إجازة مرضية. لقد قمتُ بتحديث [مهام محددة] على لوحة ClickUp، بما في ذلك المواعيد النهائية وعلامات الأولوية والملاحظات الخاصة بمهام محددة. أعلمني إذا كان هناك أي شيء يحتاج إلى توضيح. شكرًا لك على مواصلة العمل في المشروع!"

قالب تغطية الزملاء المحددين:

"مرحبًا، [اسم الزميل]. لدي حالة عائلية طارئة ولن أتمكن من الحضور إلى العمل اليوم. هل يمكنك تغطية [مهمة محددة] من أجلي؟ لقد قمت بمشاركة جميع التفاصيل في [الأداة] تحت قسم [اسم المهمة/المشروع]. أعلمني إذا كنت بحاجة إلى مزيد من المعلومات. أقدر مساعدتك!"

ما يجب تجنبه عند إرسال الرسائل النصية أثناء المرض

يجب أن تكون رسالة الإجازة المرضية النصية مهنية ومحترمة. إليك بعض الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها حتى تتمكن من الحفاظ على هذه المعايير.

استخدام لغة غير رسمية

حافظ دائمًا على نبرة مهنية في تواصلك، حتى عندما لا تكون على ما يرام. استخدم التحية المناسبة، والجمل الكاملة، والخاتمة المناسبة بدلاً من رسائل مثل: "أنت، أنا مريض. لن أكون موجودًا. السلام عليكم!"

استخدم أحد النماذج أعلاه أو جرّب أدوات كتابة الذكاء الاصطناعي لصياغة رسالة مهنية. وهذا يظهر احترامك للعلاقات في مكان العمل ويحافظ على صورتك المهنية.

أن تكون مطولاً

اجعل رسالتك واضحة وفي صلب الموضوع. ركز على المعلومات الأساسية - سبب غيابك ومدته وخطط تغطية العمل.

تجنب التفاصيل غير الضرورية التي لا تساهم في فهم مكان العمل لحالتك.

عدم اتباع بروتوكول الشركة

إذا كانت شركتك تتطلب وثائق أو فترات إشعار محددة، فاذكرها في رسالتك. فهذا يُظهر وعيك بسياسات الشركة واحترامك لها.

عدم تحديد ملكية المهمة

أبلغ كيف سيتعامل فريقك/زملاؤك مع مسؤولياتك أثناء غيابك. اذكر من سيغطي مهام أو مشاريع محددة، وتأكد من أن جميع المعلومات الضرورية متاحة لفريقك.

رسائل غير واضحة

تجنّب إرباك مديرك برسائل غامضة مثل "قد لا أتمكن من العمل اليوم" بدلاً من ذلك، كن صريحاً بشأن موقفك.

يمكن أن يؤدي الغموض إلى سوء فهم، مما يؤثر على سير العمل ويخلق ضغوطًا غير ضرورية لمديرك وفريقك.

بدلاً من تأخير التوضيح حتى اللحظة الأخيرة، أرسل رسالة مرضية في وقت قريب حتى يتسنى لفريقك الوقت لتغطية غيابك.

الإفراط في المشاركة

ليس من الضروري تقديم تفاصيل طبية حميمة. التزم بالمعلومات الأساسية التي تساعد فريقك على التخطيط وفقاً لذلك في حالة المرض غير المتوقع. إن الإفراط في المشاركة لا ينتهك خصوصيتك فحسب، بل يمكن أن يجعل الآخرين غير مرتاحين.

⚠️ إليك مثال على ما لا يجب فعله:

"مرحبًا يا [اسم المدير]، لقد مررت بليلة عصيبة بسبب مشاكل في المعدة وكنت في الحمام منذ الساعة الثانية صباحًا. لا يمكنني الحضور اليوم." من الأفضل ترك هذا المستوى من التفاصيل.

من المحتمل أن يجعل ذلك مديرك غير مرتاح دون أن يساعده ذلك في معرفة تفاصيل مدة إجازتك وكيفية إدارة عملك في غيابك.

💡 نصيحة احترافية: تشمل الاستثناءات من مشاركة التفاصيل الطبية لإجازتك المرضية التفاصيل و/أو الوثائق المطلوبة بموجب قانون الإجازة العائلية والطبية لعام 1993.

استخدام ClickUp لكتابة رسائل الإجازة المرضية ولمشاركة تحديثات الفريق

ليس من الضروري أن يكون التواصل مع فريقك أمراً مرهقاً عندما تشعر بالمرض. إن استخدام أداة تواصل في مكان العمل يمكن أن تحدث فرقاً كبيراً.

كأداة لإدارة المشاريع والتعاون, ClickUp يوفر العديد من الميزات التي تبسّط إدارة غيابك، مما يضمن التواصل الواضح والحد الأدنى من التعطيل لسير العمل.

ClickUp Chat لإرسال الرسائل

الاستخدام انقر فوق الدردشة لإرسال رسالة إجازة مرضية مباشرةً إلى فريقك (عبر دردشة جماعية) أو مديرك (عبر رسالة خاصة).

اجعل جميع اتصالات فريقك في مكان عملك مع ClickUp Chat

عند مشاركة التحديث في مجموعة أو قناة فريق، يمكنك أيضًا تثبيت إشعار الغياب بحيث يكون مرئيًا للجميع في المجموعة.

نظرًا لأن ClickUp Chat يجمع رسائلك وعملك معًا، فمن الأسهل أيضًا مشاركة المهام التي تعمل عليها واقتراح تسليم المهام العاجلة - دون التنقل عبر تطبيقات مراسلة الأعمال . لا تحتاج إلى نسخ ولصق السياق بالكامل؛ ما عليك سوى تحديث الدردشة المرتبطة بالمهمة ذات الصلة بالتفاصيل الضرورية.

لا تنسَ استخدام @الإشارات للإشارة إلى زملاء محددين لاتخاذ إجراء (خاصةً أولئك الذين قد يغطون عنك) وضمان عدم وقوع أي شيء في الثغرات.

الجزء الأفضل؟ تضمن لك واجهة ClickUp Chat البديهية عدم فقدان رسالتك في سلاسل رسائل البريد الإلكتروني أو المنصات الأخرى.

💡 نصيحة احترافية: أنشئ قالب رد محفوظ لإشعارات المرضى في الدردشة حتى تتمكن من إعادة استخدامه عند الحاجة.

انقر فوق الدماغ لصياغة رسالة يوم مرضي

إذا كنت غير متأكد من كيفية صياغة رسالتك, انقر فوق الدماغ يقدم قوالب وأفكارًا.

استخدم الذكاء الاصطناعي لتوفير وقتك وكتابة الرسالة المثالية مع ClickUp Brain

قم بصياغة رسائل إجازة مرضية احترافية وموجزة وخصصها لتناسب حالتك. ما عليك سوى إدخال التفاصيل الخاصة بك، وسيقترح عليك الذكاء الاصطناعي رسالة مصقولة تغطي جميع الأساسيات - إجازة مرضية قصيرة أو إجازة ممتدة أو حالة طارئة عائلية.

يوفر لك ذلك الوقت ويضمن لك أن تكون رسالتك مناسبة حتى عندما لا تكون في أفضل حالاتك.

الأتمتة للتحديثات

هل أنت ذاهب في إجازة طويلة؟ أبقِ فريقك على اطلاع دائم بالمهام مع إمكانيات الأتمتة في ClickUp.

اعمل بشكل أكثر ذكاءً وأتمتة اتصالاتك مع أتمتة ClickUp Automations أتمتة ClickUp Automations تتيح لك إرسال الرسائل التلقائية وجدولتها أو تعيين المهام أو تحديث حالات المشروع أو إخطار زملائك في الفريق بغيابك تلقائيًا.

يمكنك تعيين قاعدة أتمتة لإخطار مديرك عندما تقوم بتحديث حالة المهمة إلى "قيد الانتظار" أو "قيد التنفيذ" يمكنك إضافة تعليقات للسياق وحتى إرفاق الملفات.

بهذه الطريقة، يعرف فريقك بالضبط أين تقف المشاريع وما الذي يحتاج إلى الاهتمام, تعزيز الإنتاجية حتى تعود مرتاحًا جيدًا

خذ قسطًا من الراحة بينما يحافظ ClickUp على سير العمل

على عكس "فيريس بويلر"، لا يتظاهر المهنيون المعاصرون بالإجازات المرضية - فنحن نتواصل بذكاء. ليس من الضروري أن تكون الرسائل النصية في حالة المرض، بل يجب أن تظهر الاحترافية والمسؤولية والحفاظ على الثقة.

أرباب العمل لا يبحثون عن أصحاب القلوب الشجاعة الذين يدفعون كل شيء - فصحتك مهمة! بدلاً من ذلك، فهم يقدّرون المتواصلين الواضحين الذين لا يتركون فريقهم معلقاً يتساءل عن غياب غير مبرر أو عن حالة عملهم.

يساعدك ClickUp على إدارة غيابك، والحفاظ على سير المشاريع، والعودة إلى العمل وأنت تشعر بالدعم والتقدير. لذا، ركّز في المرة القادمة على التعافي مع العلم أنه يتم التعامل مع عملك. اشترك للحصول على حساب ClickUp مجانًا الآن !