عندما تحضر اجتماعًا استراتيجيًا، سواء على مستوى الشركة أو داخل فريقك، فمن المحتمل أنك قد شاهدت شرائح توثق الأهداف والنتائج الرئيسية (OKR) ومؤشرات الأداء الرئيسية (KPI).
تعتمد الشركات عليها لسبب وجيه — فهي توفر نهجًا كميًا قائمًا على البيانات لعملية إدارة الأداء.
79% من الشركات تصمم وتنفذ مؤشرات الأداء الرئيسية (KPI) سنويًا.
ولكن السؤال المهم هو: متى يجب استخدام OKR ومتى يجب استخدام KPI؟
في هذا المدونة، سنقوم بتحليل الاختلافات الرئيسية بينهما (مع أمثلة من الواقع) ونوضح لك كيفية دمج كليهما في عملياتك لتحقيق أقصى تأثير.
ما هو OKR؟
يشير OKR (الأهداف والنتائج الرئيسية) إلى إطار عمل لتحديد الأهداف تستخدمه المؤسسات (والفرق) لتحديد الأهداف وقياس الأداء.
بشكل عام، يتكون OKR من ثلاثة مكونات:
- الهدف: عبارة نوعية تصف ما تريد تحقيقه
- النتائج الرئيسية: مقاييس كمية تقيس التقدم المحرز نحو تحقيق هدفك
- المبادرات: الاستراتيجية (مشاريع أو مهام محددة) التي ستساعد في تحقيق النتائج الرئيسية
توفر OKR إحساسًا بالهدف والاتجاه والملكية. فهي تدفع الفرق إلى التركيز على ما هو أكثر أهمية دون تشتيت الانتباه بالعشرات من المهام ذات الأولوية المنخفضة والتأثير المحدود في قائمة المهام المطلوب إنجازها.
بعض السيناريوهات التي تعمل فيها OKR بشكل جيد هي:
- التخطيط الفصلي: تساعد الفرق على تحديد أولويات الجهود والتركيز على المبادرات الأكثر أهمية خلال فصل معين.
- المبادرات الاستراتيجية: يمكن أن يساعدك استخدام OKR عند إطلاق مشاريع أو مبادرات جديدة في تحديد أهداف واضحة، وتحسين الشفافية بين الفرق متعددة الوظائف، وضمان عمل الجميع لتحقيق نفس النتيجة النهائية.
- تقييمات الأداء: توفر نقاط بيانات قابلة للقياس لتقييمات الأداء، مما يتيح الحصول على ملاحظات أكثر موضوعية وعمقًا خالية من أي تحيزات شخصية.
والآن، دعونا نلقي نظرة على كيفية إعداد OKR وتتبعها:
- ابدأ بفهم واضح لرؤية مؤسستك وأهدافها الاستراتيجية، واربط OKRs بمهمتك الشاملة.
- حدد من 2 إلى 4 أهداف طموحة وقابلة للتحقيق تعكس ما تريد تحقيقه في إطار زمني محدد (عادةً كل ثلاثة أشهر)
- حدد لكل هدف من 3 إلى 5 نتائج رئيسية قابلة للقياس (مقاييس) لتتبع التقدم المحرز.
- ضع خطة قابلة للتنفيذ حتى يفهم جميع أعضاء الفريق كيفية توافق OKR مع المسؤوليات الفردية.
- تحقق بانتظام من التقدم المحرز نحو تحقيق النتائج الرئيسية من خلال اجتماعات أسبوعية أو نصف أسبوعية.
- ناقش ما نجح وما لم ينجح؛ استخدم هذه الأفكار لتحسين OKR في المستقبل.
أمثلة على OKRs
الآن بعد أن ناقشنا OKR ومتى يمكن أن تفيد مؤسستك، دعنا ندرس بعض الأمثلة المحددة على OKR.
⚒️ مثال 1: إدارة المشاريع
- الهدف: تحسين كفاءة تنفيذ المشاريع النتيجة الرئيسية 1: تقليل وقت إنجاز المشروع بنسبة 20٪ النتيجة الرئيسية 2: تحقيق تباين في ميزانية المشروع أقل من 5٪ النتيجة الرئيسية 3: زيادة درجة رضا أصحاب المصلحة إلى 90٪ على الأقل المبادرة: استخدام برامج إدارة المشاريع لتتبع المهام والمواعيد النهائية والتقدم المحرز في الوقت الفعلي المبادرة: إنشاء قوالب قابلة لإعادة الاستخدام لخطط المشاريع وتقييمات المخاطر وخطط الاتصال لتقليل العمل اليدوي
- النتيجة الرئيسية 1: تقليل وقت إنجاز المشروع بنسبة 20٪
- النتيجة الرئيسية 2: تحقيق تباين في ميزانية المشروع أقل من 5٪
- النتيجة الرئيسية 3: زيادة معدل رضا أصحاب المصلحة إلى 90% على الأقل
- المبادرة: استخدم برامج إدارة المشاريع لتتبع المهام والمواعيد النهائية والتقدم المحرز في الوقت الفعلي.
- المبادرة: قم بإنشاء قوالب قابلة لإعادة الاستخدام لخطط المشاريع وتقييمات المخاطر وخطط الاتصال لتقليل العمل اليدوي.
- النتيجة الرئيسية 1: تقليل وقت إنجاز المشروع بنسبة 20٪
- النتيجة الرئيسية 2: تحقيق تباين في ميزانية المشروع أقل من 5٪
- النتيجة الرئيسية 3: زيادة معدل رضا أصحاب المصلحة إلى 90% على الأقل
- المبادرة: استخدم برامج إدارة المشاريع لتتبع المهام والمواعيد النهائية والتقدم المحرز في الوقت الفعلي.
- المبادرة: قم بإنشاء قوالب قابلة لإعادة الاستخدام لخطط المشاريع وتقييمات المخاطر وخطط الاتصال لتقليل العمل اليدوي.
🔮 المثال 2: التخطيط الاستراتيجي
- الهدف: توسيع الحضور في السوق الآسيوية النتيجة الرئيسية 1: تحقيق حصة سوقية بنسبة 15% في آسيا في غضون عام واحد النتيجة الرئيسية 2: إطلاق ثلاثة منتجات جديدة مصممة خصيصًا للأسواق الآسيوية النتيجة الرئيسية 3: إقامة شراكات مع خمسة موزعين محليين المبادرة: إطلاق حملات تسويقية محلية في الأسواق الآسيوية الرئيسية مع رسائل ذات صلة بالثقافة المبادرة: تحليل أسعار المنافسين ووضع استراتيجية تسعير تنافسية لجذب عملاء جدد
- النتيجة الرئيسية 1: تحقيق حصة سوقية بنسبة 15% في آسيا في غضون عام واحد
- النتيجة الرئيسية 2: إطلاق ثلاثة منتجات جديدة مصممة خصيصًا للأسواق الآسيوية
- النتيجة الرئيسية 3: إقامة شراكات مع خمسة موزعين محليين
- المبادرة: إطلاق حملات تسويقية محلية في الأسواق الآسيوية الرئيسية مع رسائل ذات صلة بالثقافة المحلية.
- المبادرة: تحليل أسعار المنافسين ووضع استراتيجية تسعير تنافسية لجذب عملاء جدد
- النتيجة الرئيسية 1: تحقيق حصة سوقية بنسبة 15% في آسيا في غضون عام واحد
- النتيجة الرئيسية 2: إطلاق ثلاثة منتجات جديدة مصممة خصيصًا للأسواق الآسيوية
- النتيجة الرئيسية 3: إقامة شراكات مع خمسة موزعين محليين
- المبادرة: إطلاق حملات تسويقية محلية في الأسواق الآسيوية الرئيسية مع رسائل ذات صلة بالثقافة المحلية.
- المبادرة: تحليل أسعار المنافسين ووضع استراتيجية تسعير تنافسية لجذب عملاء جدد.
🎧 المثال 3: أداء دعم العملاء
- الهدف: تحسين تجربة دعم العملاء النتيجة الرئيسية 1: تقليل متوسط وقت الاستجابة لاستفسارات العملاء بنسبة 30٪ النتيجة الرئيسية 2: زيادة معدلات رضا العملاء من الاستطلاعات إلى أكثر من 85٪ النتيجة الرئيسية 3: حل ما لا يقل عن 90٪ من تذاكر الدعم عند أول اتصال المبادرة: دمج روبوت دردشة يعمل بالذكاء الاصطناعي في موقع الويب الخاص بك لتقديم إجابات فورية على الاستفسارات الروتينية المبادرة: ضمان توفر عدد كافٍ من الموظفين خلال ساعات الذروة وتنفيذ نظام دعم متعدد المستويات للتعامل مع مختلف مستويات استفسارات العملاء
- النتيجة الرئيسية 1: تقليل متوسط وقت الاستجابة لاستفسارات العملاء بنسبة 30٪
- النتيجة الرئيسية 2: زيادة معدلات رضا العملاء من الاستطلاعات إلى أكثر من 85٪
- النتيجة الرئيسية 3: حل ما لا يقل عن 90٪ من تذاكر الدعم عند أول اتصال
- المبادرة: قم بدمج روبوت دردشة يعمل بالذكاء الاصطناعي في موقعك الإلكتروني لتقديم إجابات فورية على الاستفسارات الروتينية.
- المبادرة: ضمان توفر عدد كافٍ من الموظفين خلال ساعات الذروة وتنفيذ نظام دعم متعدد المستويات للتعامل مع مختلف مستويات استفسارات العملاء.
- النتيجة الرئيسية 1: تقليل متوسط وقت الاستجابة لاستفسارات العملاء بنسبة 30٪
- النتيجة الرئيسية 2: زيادة معدلات رضا العملاء من الاستطلاعات إلى أكثر من 85٪
- النتيجة الرئيسية 3: حل ما لا يقل عن 90٪ من تذاكر الدعم عند أول اتصال
- المبادرة: قم بدمج روبوت دردشة يعمل بالذكاء الاصطناعي في موقعك الإلكتروني لتقديم إجابات فورية على الاستفسارات الروتينية.
- المبادرة: ضمان توفر عدد كافٍ من الموظفين خلال ساعات الذروة وتنفيذ نظام دعم متعدد المستويات للتعامل مع مختلف مستويات استفسارات العملاء.
📚 اقرأ أيضًا: أفضل برامج OKR (مراجعات وأسعار)
ما هو KPI؟
مؤشرات الأداء الرئيسية (KPI) هي مقاييس مستقلة وقابلة للقياس الكمي توضح مدى فعالية المنظمة في تحقيق هدف تجاري معين. ومن أمثلة مؤشرات الأداء الرئيسية الإيرادات ومعدل فقدان العملاء وحركة المرور على الموقع الإلكتروني ومعدل دوران الموظفين.
هناك نوعان من مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) — المؤشرات الرائدة (المقاييس التنبؤية) و المؤشرات المتأخرة (المقاييس الانعكاسية).
يمكن أن تساعد المؤشرات الرائدة المؤسسات على توقع الأداء المستقبلي، بينما توفر المؤشرات المتأخرة رؤى تستند إلى النتائج السابقة (البيانات التاريخية).
ستجد مؤسسات تستخدم KPI في بيئات متعددة:
- مؤشرات الأداء الرئيسية المالية: قم بقياس الأداء المالي، مثل نمو الإيرادات أو هوامش الربح.
- مؤشرات الأداء الرئيسية التشغيلية: تقييم الكفاءة التشغيلية، مثل تكاليف الإنتاج أو أوقات الدورات
- مؤشرات الأداء الرئيسية للعملاء: قم بتقييم رضا العملاء ومشاركتهم، مثل مؤشر الترويج الصافي (NPS) أو معدلات الاحتفاظ بالعملاء.
- مؤشرات الأداء الرئيسية للموظفين: راقب مشاركة الموظفين وراجع أداءهم، بما في ذلك معدلات دوران الموظفين أو درجات رضا الموظفين.
إليك دليل سريع لتنفيذ مؤشرات الأداء الرئيسية (KPI):
- تحديد الأهداف: حدد ما تريد تحقيقه على مستوى المؤسسة أو القسم أو الفرد.
- حدد مؤشرات الأداء الرئيسية ذات الصلة: اختر مؤشرات الأداء الرئيسية التي تتوافق مع أهدافك وتوفر رؤى قابلة للتنفيذ.
- تحديد الأهداف: ضع أهدافًا واضحة لكل KPI لتحديد وقياس النجاح
- جمع البيانات: قم بتنفيذ أنظمة لجمع وتحليل البيانات المتعلقة بمؤشرات الأداء الرئيسية (KPI) التي اخترتها.
- مراقبة التقدم: راجع أداء KPI بانتظام لتقييم التقدم المحرز وإجراء التعديلات اللازمة.
- تواصل النتائج: شارك نتائج KPI مع أصحاب المصلحة لتعزيز الشفافية والمساءلة.
👀 هل تعلم؟ 80% من نتائجك تأتي من 20% من جهودك. لذا، ركز على عدد قليل من مؤشرات الأداء الرئيسية (KPI) التي تحقق التأثير الأكبر.
أمثلة على KPI
📌 مقاييس تقييم الأداء
- إيرادات المبيعات: يقيس إجمالي الصفقات المبرمة والإيرادات التي حققها الموظف.
- رضا العملاء: يقيس مستوى رضا العملاء عن خدمة الموظف — درجة CSAT الخاصة بهم
- حضور الاجتماعات: يقيس حضور الموظف للاجتماعات والدورات التدريبية
📌 مقاييس أداء الأعمال
- نمو الإيرادات: يقيس النسبة المئوية للزيادة في الإيرادات خلال فترة محددة
- معدل فقدان العملاء: يقيس المعدل الذي يتوقف فيه العملاء عن التعامل مع شركة ما.
- حصة السوق: تقيس النسبة المئوية للسوق التي تخدمها الشركة.
- العائد على الاستثمار (ROI): يقيس ربحية الاستثمار
📮 ClickUp Insight: 78٪ من المشاركين في استطلاعنا يجدون صعوبة في الحفاظ على دافعهم لتحقيق الأهداف طويلة المدى. لا يتعلق الأمر بنقص الدافع، بل بطريقة عمل عقولنا! نحتاج إلى رؤية النجاحات لتحافظ على دافعنا. 💪وهذا بالضبط ما يقدمه ClickUp.
تتبع الإنجازات باستخدام ClickUp Milestones، واحصل على نظرة عامة فورية على التقدم المحرز باستخدام التجميعات، وحافظ على تركيزك باستخدام التذكيرات الذكية في ClickUp؛ فالتصور البصري لهذه الانتصارات الصغيرة يخلق زخمًا على المدى الطويل.
💫 نتائج حقيقية: أفاد مستخدمو ClickUp بأنهم يستطيعون إنجاز حوالي 10% من العمل الإضافي دون الشعور بالإرهاق.
الفرق بين OKR و KPI
الآن بعد أن رأينا كيف يمكن أن تفيد OKR و KPI مؤسستك بشكل فردي وكيف يمكنك إعدادهما، دعنا نتعمق في التفاصيل لاستكشاف أغراضهما المتميزة.
| الجانب | OKRs | KPIs |
| تحديد الأهداف | أهداف طموحة ونوعية مدعومة بنتائج كمية رئيسية | مقاييس محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة ومحددة زمنياً (SMART) |
| الغرض | حدد التوجه الاستراتيجي وحفز على العمل | تتبع التقدم المحرز نحو أهداف محددة |
| النطاق | الأهداف العامة | مقاييس محددة وضيقة |
| الإطار الزمني | عادةً كل ثلاثة أشهر | يمكن أن يكون ذلك لأطر زمنية مختلفة — يومية، أسبوعية، شهرية، وغيرها. |
| المرونة | أكثر مرونة وقابلية للتكيف مع الظروف المتغيرة، وغالبًا ما يتم وضعها لفترات أطول | أقل مرونة |
تحديد الأهداف
تركز OKR على الأهداف النوعية والطموحة وطويلة الأجل التي تلهم المنظمة وتشكل تحديًا لها. وهي تركز على "ما" تهدف المنظمة إلى تحقيقه، مثل "زيادة الحصة السوقية" أو "أن تصبح رائدة الصناعة في مجال رضا العملاء".
من ناحية أخرى، تركز KPIs على مقاييس SMART وكيفية تحقيق هدف محدد للغاية مثل "زيادة زيارات الموقع الإلكتروني بنسبة 15٪ بحلول الشهر المقبل".
🧠 حقيقة ممتعة: يطلق بعض الخبراء على OKR اسم "KPIs with Soul" (مؤشرات الأداء الرئيسية ذات الروح) لأنها تضيف سياقًا وغرضًا للمقاييس، وتربط النتائج مباشرة بمهمة المؤسسة.
الغرض
تُعد OKR أداة قوية لتحديد الاتجاه الاستراتيجي، وتحفيز العمل، ومواءمة الفرق داخل المؤسسة. فهي توفر فهمًا مشتركًا لأهداف المؤسسة، وتحفز الموظفين، وتعزز ثقافة المساءلة.
تركز مؤشرات الأداء الرئيسية (KPI) بشكل أكبر على اتخاذ القرارات. والغرض الأساسي منها هو تتبع التقدم المحرز وقياس الأداء وتحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين ضمن عملية أو جانب معين من جوانب العمل، ودعم اتخاذ القرارات المستندة إلى البيانات.
النطاق
توفر OKR عادةً إطار عمل رفيع المستوى يوجه الرؤية الاستراتيجية الشاملة للمؤسسة أو الفريق أو المشروع.
👉🏼 على سبيل المثال، قد يكون OKR هو "زيادة الحصة السوقية في المنطقة الأوروبية" أو "إطلاق منتج جديد يحقق 10,000 تنزيل خلال الربع الأول".
توفر مؤشرات الأداء الرئيسية (KPI) رؤى تفصيلية في مجالات عمل محددة، مثل المبيعات أو التسويق أو الإيرادات أو أداء الموظفين. وهي تركز على مقاييس أضيق وأكثر تحديدًا توفر رؤية تفصيلية للأداء.
👉🏼 على سبيل المثال، بالنسبة لفريق المبيعات، قد تشمل مؤشرات الأداء الرئيسية (KPI) المتعلقة بـ OKR "زيادة الحصة السوقية في المنطقة الأوروبية" "زيادة إيرادات المبيعات في أوروبا بنسبة 15٪" أو "توسيع قنوات التوزيع في ثلاثة بلدان أوروبية جديدة".
الإطار الزمني
تعمل OKRs بشكل أفضل عندما يتم التخطيط لها على المدى الطويل، عادةً ما لا يقل عن ربع سنة. يوازن هذا الإطار الزمني بين التركيز قصير المدى والتوجه الاستراتيجي طويل المدى، مما يسمح بإجراء مراجعات وتعديلات منتظمة للحفاظ على مسار المنظمة وتكييفها مع التغيير.
من ناحية أخرى، تعتبر KPI أكثر مرونة. فهي تحتاج فقط إلى إطار زمني ويمكن تتبعها على مدار أيام أو أسابيع أو حتى سنوات، مثل مقياس الإيرادات السنوية المتكررة (ARR) المستخدم على نطاق واسع في معظم المؤسسات.
👉🏼 على سبيل المثال، تساعد حركة المرور اليومية على الموقع الإلكتروني في مراقبة الاتجاهات قصيرة المدى، بينما يتم قياس معدل فقدان العملاء عادةً شهريًا أو سنويًا. تتيح هذه المرونة للشركات تتبع الأداء بمستويات مختلفة من التفاصيل، مما يمنحها رؤية ثاقبة للتقدم الفوري والاتجاهات طويلة المدى.
المرونة
تتميز OKR بمرونتها وقدرتها على التكيف مع الاحتياجات والظروف الفريدة لكل مؤسسة. وهي تستند إلى أهداف الشركة ورسالتها ورؤيتها. تتيح هذه المرونة إجراء تعديلات لتعكس ظروف السوق المتغيرة والفرص الناشئة والتحديات غير المتوقعة.
👉🏼 على سبيل المثال، إذا أطلق أحد المنافسين منتجًا جديدًا مبتكرًا، يمكن للمؤسسة تعديل OKR بسرعة للتعامل مع التهديد الأخير والحفاظ على ميزتها التنافسية.
من ناحية أخرى، يجب أن تظل مؤشرات الأداء الرئيسية (KPI) متسقة بمرور الوقت لضمان إجراء مقارنات مفيدة لاتجاهات الأداء وتحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين. قد تؤدي التغييرات المتكررة في مؤشرات الأداء الرئيسية (KPI) إلى صعوبة تتبع التقدم بدقة وتحديد الأسباب الجذرية لمشكلات الأداء وإظهار تأثير مبادرات التحسين.
OKR مقابل KPI مقابل KRA
هناك إطار عمل آخر غالبًا ما يتم الخلط بينه وبين OKR و KPI وهو KRA (مجالات النتائج الرئيسية). KRAs هي أهداف SMART تضعها المؤسسات لتتبع التقدم والنجاح في مختلف الأدوار. وهي تسرد المسؤوليات الرئيسية المرتبطة بوظيفة أو دور معين.
باختصار:
- KRAs تحدد المجالات الرئيسية التي تحتاج المنظمة إلى التميز فيها
- OKRs تحدد أهدافًا طموحة في تلك المجالات الرئيسية
- KPIs تتبع التقدم المحرز نحو تحقيق تلك الأهداف
OKR مقابل KPI مقابل MBO
وبالمثل، فإن MBO (الإدارة بالأهداف) هو إطار عمل يستخدم غالبًا مع KPIs و OKRs لتتبع الأداء. MBO هو عملية يتعاون فيها المديرون وأعضاء الفريق الفرديون على تحديد الأهداف، ومواءمة الأهداف الفردية مع الأهداف التنظيمية الأوسع نطاقًا.
👉🏼 لنفترض أن فريق التسويق يهدف إلى زيادة الوعي بالعلامة التجارية لخط جديد من الملابس الرياضية الصديقة للبيئة:
- سيكون OKR هو أن تصبح العلامة التجارية الرائدة في مجال الملابس الرياضية الصديقة للبيئة في السوق المستهدفة.
- ستقيس KPI إجمالي حركة المرور على الموقع الإلكتروني من جميع المصادر
- سيكون MBO هو الهدف الفردي لكل عضو في فريق التسويق، مثل زيادة حركة المرور بنسبة 25٪ خلال الربع القادم باستخدام الإعلانات المدفوعة.
📚 اقرأ أيضًا: OKR مقابل MBO
دمج OKRs و KPIs في إدارة المشاريع
من خلال جعل OKR و KPI جزءًا من نظام إدارة المشاريع الخاص بك، يمكنك ربط كل مشروع من مشاريعك الفردية بهدفك الرئيسي الشامل. وفي الوقت نفسه، تتيح البيانات التي يتم جمعها من خلال KPI اتخاذ قرارات تستند إلى البيانات طوال دورة حياة المشروع.
ClickUp،التطبيق الشامل للعمل، يجمع كل احتياجاتك المتعلقة بتحديد الأهداف والتتبع وإدارة المشاريع في مكان واحد، مما يجعل مراقبة الأداء أمرًا سهلاً.
📮 ClickUp Insight: هل تعتقد أن قائمة المهام الخاصة بك تعمل بشكل جيد؟ فكر مرة أخرى. تظهر دراستنا أن 76% من المهنيين يستخدمون نظامهم الخاص لتحديد الأولويات في إدارة المهام. ومع ذلك، تؤكد الأبحاث الحديثة أن 65% من الموظفين يركزون على المهام السهلة بدلاً من المهام عالية القيمة دون تحديد أولويات فعال.
تغير أولويات المهام في ClickUp طريقة تصورك للمشاريع المعقدة وتعاملك معها، حيث تسلط الضوء بسهولة على المهام الحاسمة. بفضل سير العمل المدعوم بالذكاء الاصطناعي وعلامات الأولوية المخصصة في ClickUp، ستعرف دائمًا ما يجب عليك القيام به أولاً.
دعونا نلقي نظرة على كيفية تنفيذ OKR و KPI في نظام إدارة المشاريع الخاص بك.
1. حدد OKRs على مستوى المشروع
ابدأ بمراجعة الأهداف الاستراتيجية العامة لمؤسستك وأهداف OKR ذات الصلة على مستوى الشركة. ثم اسأل نفسك كيف يمكن لمشروع معين أن يساهم في تحقيق هذه الأهداف عالية المستوى.
يمكنك أيضًا إجراء جلسة عصف ذهني مع فريق القيادة لديك لجمع مدخلات حول OKR المحتملة على مستوى المشروع. تذكر أن الهدف هو تحديد أهداف "طموحة" تركز على النتائج.
باستخدام ClickUp Docs، يمكنك تجميع الوثائق المهمة المتعلقة بعملية تحديد الأهداف في مكان واحد، بينما يساعدك ClickUp Brain — الذكاء الاصطناعي الخاص بـ ClickUp — على تبادل الأفكار والتوصل إلى أهداف ذات صلة لتسعى إلى تحقيقها. كما يمكنه تلخيص القرارات المتعلقة بالأهداف والغايات، مما يضمن توافق الجميع.
ما عليك سوى أن تطلب من ClickUp Brain مراجعة مستنداتك المختلفة واقتراح OKRs تربط هدفك الأكبر بمشروع محدد. وها أنت ذا! ستحصل على اقتراحات سياقية يمكنك تحسينها باستخدام المطالبات.
بمجرد تحديد أهدافك، اطلب من الذكاء الاصطناعي إنشاء مستند جاهز للتدقيق يشرح أهدافك والنتائج الرئيسية لمشاركتها مع بقية فريقك.
2. حدد مؤشرات الأداء الرئيسية ذات الصلة
الخطوة التالية هي اختيار مؤشرات الأداء الرئيسية (KPI) التي تحسب التقدم المحرز نحو النتائج الرئيسية التي حددتها لأهدافك. سيمنحك ذلك رؤى قيّمة حول أداء المشروع، ويساعدك على تحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين، وفي النهاية، اتخاذ قرارات تستند إلى البيانات لضمان نجاح المشروع.
💡 نصيحة احترافية: اسأل نفسك: "هل يُظهر مؤشر الأداء الرئيسي هذا حقًا أننا نقترب من تحقيق هدفنا؟" نصيحة أخرى هي تجنب مؤشرات الأداء الرئيسية المعقدة للغاية أو التي يصعب قياسها. بدلاً من ذلك، اختر مقاييس سهلة الفهم والتتبع والتفسير.
3. ادمج OKRs و KPIs مع أداة إدارة المشاريع الخاصة بك
بمجرد تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية (KPI) والتحقق من دقة مصدر بياناتها، يمكنك تضمينها في مهامك ومشاريعك. على سبيل المثال، يمكنك استخدام حالات المهام المخصصة في ClickUp مثل "على المسار الصحيح" و"متأخر" و"خارج المسار" وغيرها لمراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية (KPI).
يقدم ClickUp أيضًا قوالب مجانية تبسط هذه العملية، مثل قالب ClickUp OKRs. تم تصميم أداة التخطيط البديهية للغاية هذه لمساعدة الفرق على تحديد أهداف OKR الخاصة بهم وتتبعها وتحقيقها بفعالية.
فيما يلي ما يتضمنه نموذج OKR هذا:
- وتيرة التخطيط: تحدد هذه الوتيرة الهيكل الأساسي وتوقيت تخطيط OKR، مثل الدورات الفصلية أو نصف السنوية، مما يضمن تحديد الأهداف بشكل متسق وفي الوقت المناسب.
- قوائم OKR: تسمح هذه القوائم للفرق بتقسيم الأهداف الكبيرة إلى أهداف محددة وقابلة للقياس وتتبع التقدم المحرز نحو كل نتيجة رئيسية.
يحتوي النموذج أيضًا على العديد من الحقول المخصصة لمساعدتك في تصنيف وتنظيم OKRs. لكل مهمة، يمكنك إضافة علامة مثل الهدف، والنتيجة الرئيسية، والتخطيط، والتنفيذ.
وبالمثل، يمكنك أيضًا تجميع المهام في "مبادرة" محددة. والأفضل من ذلك، أن شريط التقدم يتتبع معدل الإنجاز بناءً على عدد عناصر الإجراءات التي تحددها.
بمجرد إنشاء نظام OKR الخاص بك، فإن الخطوة التالية هي إضافة مؤشرات الأداء الرئيسية (KPI). يمكنك القيام بذلك عن طريق إضافة بعض الحقول المخصصة لمهامك:
- القيمة المستهدفة: حقل رقمي لتدوين القيمة المستهدفة لمؤشر الأداء الرئيسي (KPI)
- القيمة الفعلية: حقل رقمي لتدوين القيمة الفعلية لمؤشر الأداء الرئيسي الحالي
- الفرق: حقل الصيغة للإشارة إلى الفرق بين القيمة المستهدفة والقيمة الفعلية
- التقدم (%): حقل صيغة آخر لحساب النسبة المئوية للقيمة المستهدفة التي تم تحقيقها
في ClickUp، يمكنك استخدام الرموز أدناه لإعداد حقول الصيغة هذه:
- الفرق: (الحقل ("القيمة المستهدفة") – (الحقل ("القيمة الفعلية"))
- التقدم: CONCATENATE((field(“القيمة الفعلية”) / field(“القيمة المستهدفة”)) * 100, “%”)
بالطبع، يمكنك استخدام نموذج KPI من ClickUp لتعيين مؤشرات الأداء الرئيسية ومراقبتها وتحليلها بسلاسة، مما يضمن بقاء فريقك على المسار الصحيح نحو تحقيق أهداف العمل. قم بتخصيصه ليناسب مجال عملك واحصل على رؤى في الوقت الفعلي حول اتجاهات الأداء.
إليك ما يمكن أن يقدمه لك هذا النموذج:
- لوحات معلومات KPI مخصصة: تصور التقدم المحرز باستخدام مخططات وتقارير ديناميكية
- التتبع الآلي: حدد الأهداف وراقب الأداء بسهولة
- التعاون والتنبيهات: قم بتعيين مالكي KPI وتلقي تحديثات في الوقت الفعلي
💡نصيحة احترافية: قم بربط نموذج تتبع KPI بنموذج الأهداف SMART من ClickUp لوضع أهداف واضحة وقابلة للتنفيذ تتوافق مع مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك، مما يضمن أن كل هدف محدد وقابل للقياس ومؤثر!
4. قم بإعداد لوحات معلومات لتتبع التقدم المحرز
الآن بعد أن قمت بإعداد OKR و KPI، فإن الخطوة التالية هي تتبعهما. أفضل طريقة للقيام بذلك هي استخدام لوحات معلومات OKR ومخططات تقدم KPI.
تجمع هذه الأطر المقاييس الرئيسية وتحديثات التقدم في مكان واحد يسهل الوصول إليه، بحيث لا تحتاج إلى البحث في العديد من جداول البيانات والتقارير ومصادر البيانات.
في ClickUp، لديك ميزة مدمجة لتحديد الأهداف وتتبعها — ClickUp Goals — تتيح لك مراقبة التقدم المحرز نحو أهدافك في الوقت الفعلي باستخدام لوحات معلومات قابلة للتخصيص وأشرطة تقدم. كما توفر لك عددًا لا بأس به من الخيارات لتنظيم بياناتك، بما في ذلك:
- تجميع التقدم المحرز: لتتبع التقدم المحرز نحو تحقيق النتائج الرئيسية وإتمام المشروع بشكل عام
- مخططات جانت: لتصور الجداول الزمنية للمشروع وتحديد العقبات المحتملة
- الرسوم البيانية الدائرية: لتوضيح تفاصيل مهام المشروع أو تخصيص الموارد
- أدوات الأرقام: لعرض مؤشرات الأداء الرئيسية مثل الميزانية المنفقة ودرجات رضا العملاء ومعدلات إنجاز المهام
يمكن أن تساعدك هذه التقارير المرئية في تحديد نقاط القوة والضعف، وتحديد المخاطر المحتملة، واتخاذ قرارات مستنيرة بشأن مختلف جوانب مشروعك، مما يضمن سير كل شيء على ما يرام.
📚 اقرأ أيضًا: كيفية تتبع تقدم المشروع باستخدام بطاقات أداء KPI
5. مراجعة التقدم بشكل دوري
الخطوة الأخيرة هي جدولة اجتماعات منتظمة (على سبيل المثال، أسبوعية أو نصف أسبوعية) لمراجعة التقدم المحرز. خلال هذه الفترة، يمكنك تحليل البيانات التي تم جمعها من خلال مؤشرات الأداء الرئيسية (KPI) لتعديل النتائج الرئيسية أو مراجعة الجداول الزمنية أو إعادة تخصيص الموارد.
أفضل ممارسات OKR و KPI
أخيرًا، إليك بعض أفضل الممارسات لوضع وإدارة OKRs:
- حدد أهدافًا طموحة ولكن قابلة للتحقيق. يجب أن تلهم هذه الأهداف الموظفين وتحفزهم على تحقيق النتائج المرجوة، لا أن تثقل كاهلهم وتؤدي في النهاية إلى إرهاقهم.
- ركز على عدد قليل من OKRs (عادةً ما يكون 2-4 أهداف مع 3-5 نتائج رئيسية لكل منها) للحفاظ على الوضوح والتركيز.
- شجع على التغذية الراجعة المستمرة بين أعضاء الفريق فيما يتعلق بتقدمهم في OKRs. يمكن أن يساعد ذلك في تحديد العقبات مبكرًا ويسمح بحل المشكلات بشكل تعاوني.
وبالمثل، عند تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية (KPI)، تأكد من:
- اختر المقاييس التي تحتوي على مصادر بيانات واضحة وموثوقة ويمكن قياسها وتتبعها بمرور الوقت.
- أتمتة تتبع KPI لتوفير الوقت والحصول على نتائج دقيقة
- استخدم لوحات المعلومات والرسوم البيانية لتصور بيانات KPI وتحديد الاتجاهات والأنماط
أخيرًا، تأكد من أن مؤشرات الأداء الرئيسية (KPI) تدعم تحقيق أهداف OKR من خلال اختيار المقاييس التي تقيس بشكل مباشر التقدم المحرز نحو النتائج الرئيسية. هذا التوافق يخلق الانسجام المثالي بين التوافق التنظيمي والنمو المتسارع.
قم بإعداد أنظمة OKR و KPI المدعومة بالذكاء الاصطناعي باستخدام ClickUp
باختصار، تركز OKR على "ما" تريد تحقيقه و"لماذا" هو مهم. وهي توفر إطارًا لوضع أهداف طموحة واتجاه استراتيجي.
تركز مؤشرات الأداء الرئيسية (KPI) على "كيفية" تقدمك نحو أهدافك. فهي توفر بيانات لتتبع مقاييس الأداء وتحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين. عادةً ما تحتاج إلى بعض مؤشرات الأداء الرئيسية (KPI) المتعلقة بكل نتيجة رئيسية لقياس التقدم المحرز وتعظيم جهود OKR.
على الرغم من أنه يمكن القيام بذلك يدويًا، إلا أن أتمتة العديد من هذه العمليات باستخدام أداة إدارة المشاريع مثل ClickUp يمكن أن تزيد الكفاءة بشكل كبير وتبسط عملية OKR بأكملها.
على سبيل المثال، يمكنك تشغيل تحديثات المهام بناءً على تقدم KPI، وتصور الأداء في الوقت الفعلي باستخدام مخططات أنيقة، والاستفادة من ClickUp Brain في العصف الذهني والأعمال المزدحمة — وهما مهمتان غالبًا ما تستغرقان معظم الوقت. النتيجة: جهد أقل وتأثير أكبر!
هل تريد إدارة OKR و KPI بشكل أفضل؟ اشترك في ClickUp مجانًا.