قوالب مجانية لتتبع المهام اليومية في Google Sheets

يُعد Google Sheets بلا شك أسرع طريقة لتتبع المهام اليومية دون الحاجة إلى التسجيل في أي خدمة. ما عليك سوى فتحه وإضافة الأعمدة الخاصة بك والبدء في العمل.

وتبدو هذه القوالب المجانية سهلة الاستخدام. لذا تقوم بتنزيل أحدها لتدرك بعد ذلك أنها أغفلت الأجزاء التي تجعل أداة التتبع قابلة للاستخدام: القوائم المنسدلة للحالة، والتنسيق الشرطي للمهام المتأخرة، والصيغ التي تحسب المهام المنجزة. ربما قمت بإضافة هذه العناصر بنفسك أكثر من مرة.

لكن هذا لن يحدث تحت إشرافنا!

نقدم لك 10 قوالب مجانية لتتبع المهام اليومية وقوائم المهام في Google Sheets، بالإضافة إلى 8 قوالب من ClickUp. ستحصل أيضًا على دليل تفصيلي للإعداد يشمل خانات الاختيار، وتمييز المهام المتأخرة، وصيغ إكمال المهام.

نظرة سريعة على أفضل قوالب تتبع المهام اليومية لـ Google Sheets

قوالب بديلة لتتبع المهام من ClickUp

10 قوالب مجانية لتتبع المهام في Google Sheets

يغطي كل نموذج من النماذج أدناه مجالًا مختلفًا. وقد أضفنا عبارة «الأفضل لـ» و«تخطّاه إذا» إلى كل تقييم حتى تتمكن من العثور على النموذج المناسب بسرعة.

1. قالب متابعة المهام من ClickUp

احصل على القالب المجاني

استخدم قالب متتبع المهام في Google Sheets من ClickUp عندما تحتاج إلى أداة تتبع مشتركة في Google Sheets تتضمن أسماء المسؤولين ومواعيد نهائية واضحة. ويشمل هذا القالب أسماء المهام، والأولويات، والمسؤولين، والحالات، وتواريخ البدء والاستحقاق، والملاحظات، كل ذلك في ورقة واحدة.

مثال على الاستخدام: أنت مدير مشروع تتولى إطلاق منتج، حيث تتوزع المهام المطلوبة بين التصميم والكتابة والتطوير. يحصل كل شخص على صفوف خاصة به، وتُحدد لكل مهمة أولوية وتاريخ استحقاق، وتتيح لك القوائم المنسدلة للحالة (مطلوب، قيد التنفيذ، منجز) تصفية الجدول خلال اجتماع يوم الاثنين السريع لمعرفة ما الذي يعيق سير العمل. عمود "الملاحظات" هو المكان الذي تضع فيه روابط المواصفات أو تشير إلى التبعيات دون إثقال اسم المهمة.

يساعدك هذا القالب في:

2. قالب متابعة المهام اليومية والشهرية من Template.net

تُظهر معظم أدوات التتبع المهام الخاصة باليوم الحالي فقط. أما قالب تتبع المهام اليومية والشهرية في Google Sheets من Template.net فيُظهر لك المهام الخاصة باليوم الحالي وكذلك الشهر بأكمله، مع مخططات دائرية تتتبع الحالة حسب الشهر، مما يتيح لك تحديد الأنماط (مثل تراكم المهام كل ثلاثة أسابيع) دون الحاجة إلى إنشاء لوحة معلومات.

مثال على الاستخدام: أنت تعمل لحسابك الخاص وتقوم بتنفيذ 15 إلى 20 مهمة للعملاء على مدار الشهر. تساعدك طريقة العرض اليومية على إدارة المهام التي أمامك في الوقت الحالي. أما طريقة العرض الشهرية، فتساعدك على تتبع المواعيد النهائية التي حددتها قبل ثلاثة أسابيع ونسيت أمرها. وتُظهر لك المخططات الدائرية الشهرية بنظرة سريعة ما إذا كان شهر يناير شهرًا تم فيه إنجاز 70% من المهام أم كارثة لم يتم فيها إنجاز سوى 40%.

يساعدك هذا القالب في:

3. قالب متتبع المهام اليومية من Template.net

هل تريد تتبع الساعات وليس المهام فقط؟ تم تصميم قالب "متتبع المهام اليومية " في Google Sheets من Template.net بحيث يركز على الوقت. وهذا يعني تسجيل وقت البدء ووقت الانتهاء، والمدة التي استغرقتها المهمة، وما إذا كنت قد انتهيت منها بالفعل أم لا.

مثال على الاستخدام: أنت مسوق محتوى تقوم بتسجيل المدة التي تستغرقها كل مهمة حتى تتمكن من تقديم عروض أسعار دقيقة للعملاء في الربع القادم. يُظهر صف يوم الاثنين أنك قضيت ساعتين في البحث عن الكلمات المفتاحية وساعة ونصف في صياغة مسودة مدونة، لكن المسودة لم تكتمل بعد. بحلول يوم الجمعة، تكون قد جمعت بيانات عن الوقت على مدار أسبوع تُظهر أن صياغة المسودات تستغرق باستمرار 3 ساعات، وليس الساعة ونصف التي كنت تقدّرها. هذا هو النوع من الأنماط التي لا تظهر أبدًا في قائمة المهام البسيطة.

يساعدك هذا القالب في:

4. قالب متتبع المهام من Template.net

إذا كان سير عملك يعتمد بشكل كامل على حالة المهام، فإن قالب متتبع المهام في Google Sheets يمنحك دقة أكبر في تحديد الحالات مقارنة بمعظم القوالب المجانية الأخرى. فإلى جانب الحالات القياسية «المهام المطلوبة» و«قيد التنفيذ» و«تم إنجازها»، يمكنك إضافة «معلقة» أو «في انتظار المراجعة» أو «محظورة» أو أي حالة أخرى تحتاجها عملية عملك فعليًّا.

مثال على الاستخدام: أنت تدير قسم ضمان الجودة لفريق تطوير صغير. يحصل كل تقرير عن خطأ على صف خاص به مع حالته: مفتوح، قيد التحقيق، قيد الإصلاح، جاهز لإعادة الاختبار، مغلق. مراجعتك يوم الاثنين عبارة عن عرض مُصفى يُظهر كل ما لم يُغلق بعد. تمنحك المخططات المدمجة تحليلاً مرئيًا دون الحاجة إلى التبديل إلى لوحة التحكم، بحيث يمكنك لصق لقطة شاشة في Slack وتخطي اجتماع الوقوف اليومي عندما تسير الأمور على ما يرام.

يساعدك هذا النموذج في:

مكافأة: تحقق أيضًا من قوالب قوائم المهام هذه في Word!

5. قالب متابعة حالة المهام من Template.net

بعض الأشخاص لا يرغبون في قراءة الصفوف. إنهم يريدون فتح ورقة عمل ومعرفة الوضع الحالي للأمور في غضون ثانيتين. وقد صُمم نموذج متتبع الحالة في Google Sheets لهذا الغرض: فهو أداة تتبع تعتمد على العناصر المرئية في المقام الأول، حيث تتحدث المخططات والرسوم البيانية عن كل شيء.

مثال على الاستخدام: أنت قائد فريق تقوم بتقديم تقرير عن التقدم المحرز إلى المدير كل يوم جمعة. بدلاً من فحص 40 صفًا وحساب الحالات يدويًّا، ما عليك سوى فتح الجدول لتجد أن المخططات تظهر بالفعل 28 مهمة مكتملة، و8 قيد التنفيذ، و4 لم تبدأ بعد. تلتقط لقطة شاشة للرسوم البيانية، وتضيفها إلى تقريرك الأسبوعي، وتنتهي من الأمر في أقل من دقيقة. كما أن التصميم بسيط بما يكفي لمشاركته عبر الشاشة في اجتماع دون أن يضطر أحد إلى إجهاد عينيه في قراءة الخلايا.

يساعدك هذا النموذج في:

6. قالب قائمة المهام في Google Sheets من Zapier

قالب قائمة المهام في Google Sheets من Zapier هو قائمة مراجعة أسبوعية فارغة تملؤها صباح يوم الاثنين وتكملها بحلول يوم الجمعة. هذا كل شيء.

مثال على الاستخدام: أنت كاتب ولديك روتين أسبوعي يمكن التنبؤ به: ثلاث مقالات، جولتان من التعديلات، مكالمة واحدة مع العميل. تكتب مهام يوم الاثنين في العمود «أ»، ومهام يوم الثلاثاء في العمود «ب»، وتشطبها عند الانتهاء منها. ويستوعب قسم «للوقت لاحق» في الأسفل المهام التي ليس لها موعد نهائي بعد، ولكنها تحتاج إلى مكان لتسجيلها. إنها النسخة الرقمية من الملاحظة اللاصقة على شاشتك، إلا أنها لا تسقط.

يساعدك هذا النموذج في:

7. قالب متابعة تقدم المهام في Google Sheets من Unito

تقوم جميع القوالب الأخرى في هذه القائمة بتتبع المهام باستخدام أداة واحدة.

قالب تتبع تقدم المهام في Google Sheets من Unito يجمع المهام من أدوات متعددة في ورقة Google Sheets واحدة ويحولها إلى تقارير تقدم باستخدام مخططات شريطية ودائرية ومخططات التقدم.

حالة الاستخدام: أنت مدير مشروع، ومهامك موزعة بين Asana وTrello وجداول بيانات Google التي أنشأها شخص ما منذ ستة أشهر. بدلاً من فتح ثلاث علامات تبويب كل صباح، يمكنك مزامنة كل شيء في علامة التبويب «Data Dump»، ويقوم القالب بإنشاء تقرير مرحلي: المهام المفتوحة مقابل المهام المكتملة مقابل المهام المتأخرة، وحجم العمل لكل عضو في الفريق، ومخطط «burndown» يوضح ما إذا كنت ستلتزم بموعد انتهاء السبرنت أم ستتأخر عنه بأسبوع. ويُرسَل هذا التقرير مباشرةً إلى تحديث أصحاب المصلحة.

يساعدك هذا النموذج في:

8. نموذج الجدول الأسبوعي من SpreadsheetPoint

يخبرك متتبع المهام اليومي بما عليك القيام به اليوم. أما نموذج الجدول الأسبوعي من SpreadsheetPoint فيخبرك كيف تسير أمورك طوال الأسبوع. ويحتوي على أربع علامات تبويب: مخطط زمني مقسم إلى فترات مدتها 30 دقيقة (من 5 صباحًا إلى 10 مساءً)، وقوائم مهام يومية مزودة بمربعات اختيار، وورقة للأهداف والأولويات، وعلامة تبويب للملاحظات/التأملات لمراجعة نهاية الأسبوع.

مثال على الاستخدام: أنت مدير تسويق تخصص صباحي يومي الاثنين والأربعاء للعمل المكثف، ولديك اجتماعات يومية متكررة أيام الثلاثاء والخميس في الساعة 10 صباحًا، وتحتاج إلى أن تكون بعد ظهر يوم الجمعة خالية لإعداد التقارير الأسبوعية. تقوم بتخطيط كل ذلك في علامة التبويب «المخطط»، ثم تستخدم علامة التبويب «المهام اليومية» لإدراج المهام الفعلية التي تملأ كل فترة زمنية. بحلول يوم الجمعة، تُظهر علامة التبويب «الأهداف» أيّاً من أولوياتك الأسبوعية الثلاث قد أنجزتها بالفعل، بينما تسجل علامة التبويب «التقييمات» ما لم تنجزه وأسباب ذلك، بحيث تبدأ خطة الأسبوع التالي بشكل أكثر دقة.

يساعدك هذا النموذج في:

9. قالب متابعة المهام من ProjectManager

تناسب القوالب من رقم 1 إلى رقم 6 الاستخدام الفردي أو قوائم المهام الصغيرة. أما عندما تتولى إدارة فريق وتحتاج إلى مخططات يتم تحديثها تلقائيًا، فإن قالب "Task Tracker" من ProjectManager يضيف طبقة إعداد التقارير التي تغفلها معظم قوالب جداول بيانات Google Sheets المجانية. ويأتي هذا القالب مزودًا بعمود "المكلف بالمهمة" وقوائم منسدلة لـ "الأولوية" و"الحالة" وتواريخ الاستحقاق، بالإضافة إلى قسمين تلخيصيين يقومان بإنشاء مخططات تلقائيًا: أحدهما لتوزيع أولويات المهام والآخر لتفصيل حالات المهام.

مثال على الاستخدام: أنت منسق مشاريع في وكالة، ولديك 30 مهمة موزعة على 4 أعضاء في الفريق من أجل إطلاق موقع إلكتروني لعميل. يتم تخصيص مهام كل شخص في عمود "المكلف" مع تحديد الأولوية (عالية/متوسطة/منخفضة). مع تقدم الأسبوع، يقوم الفريق بتحديث الحالات من "لم تبدأ" إلى "قيد التنفيذ" إلى "مكتملة". يوم الجمعة، تفتح قسم «ملخص حالة المهام»: يظهر مخطط دائري يوضح أن 18 مهمة قد اكتملت، و9 قيد التنفيذ، و3 لم تبدأ بعد. تقوم بالتقاط لقطة شاشة لهذا المخطط، وتلصقها في رسالة البريد الإلكتروني الأسبوعية التي ترسلها للعميل لتقديم تقرير عن حالة المهام، وبذلك تحصل على تحديث احترافي دون الحاجة إلى استخدام عرض تقديمي.

يساعدك هذا النموذج في:

10. قالب مخطط جانت لـ Google Sheets من ClickUp

تُظهر أعمدة المواعيد النهائية والحالة المهام المتأخرة. ويُوضّح مخطط غانت سبب التأخير، من خلال توزيع المهام على خط زمني بحيث تظهر التداخلات والفجوات والتبعيات بوضوح. يُعدّ قالب مخطط غانت من ClickUp ملفًا مجانيًا ومتاحًا للجميع على Google Sheets، ويحتوي على أشرطة زمنية بتنسيق شرطي، وعلامات المعالم، ومؤشرات الحالة RAG (أخضر/كهرماني/أحمر)، بالإضافة إلى تتبع التواريخ الأساسية مقابل التواريخ الفعلية مع تمييز التباينات تلقائيًا.

مثال على الاستخدام: أنت تدير عملية إطلاق منتج مدتها 12 أسبوعًا تشمل مراحل التصميم والتطوير والتسويق. تخصص لكل مرحلة صفًا يتضمن تواريخ البدء والانتهاء المخطط لها، ويقوم التنسيق الشرطي برسم أشرطة الجدول الزمني تلقائيًا. عندما تتأخر مرحلة التصميم بمقدار 5 أيام، تقوم بإدخال تاريخ الانتهاء الفعلي فيتغير لون عمود «الانحراف» إلى الأحمر مع ظهور «+5». " وفي اجتماع لجنة التوجيه، تقوم بمشاركة شاشة مخطط جانت المكون من صفحة واحدة، فيُظهر عمود RAG على الفور المراحل المعرضة للخطر دون الحاجة إلى أن يفتح أي شخص أداة إدارة المهام.

يساعدك هذا القالب في:

كيفية إعداد قالب قائمة المهام في Google Sheets (باستخدام الصيغ)

يوفر لك القالب الأعمدة. أما هذا القسم فيوفر لك العناصر التي تجعل أداة التتبع تعمل فعليًّا: خانات الاختيار، وصيغة لحساب المهام المنجزة، ومعدل إنجاز يتم تحديثه تلقائيًّا، وتنسيق مشروط يحوّل الصفوف المتأخرة إلى اللون الأحمر دون الحاجة إلى فحص التواريخ يدويًّا.

ابدأ بأي من القوالب المذكورة أعلاه، أو افتح ورقة Google Sheets فارغة. في كلتا الحالتين، قم بإعداد الأعمدة الستة التالية:

أ: المهمة | ب: تاريخ الاستحقاق | ج: تم | د: المسؤول | هـ: الأولوية | و: الملاحظات

أضف مربعات اختيار لتتبع الإنجاز

حدد الخلايا من C2 إلى C100. انتقل إلى إدراج → مربع اختيار. ستحصل كل خلية على مفتاح تبديل بين «صحيح» و«خطأ». عندما ينتهي شخص ما من مهمة ما، يقوم بوضع علامة في المربع. وهذا هو الإدخال الذي تعتمد عليه كل الصيغ الواردة أدناه.

حساب المهام المنجزة

في خلية الملخص (على سبيل المثال، H2)، أدخل:

=COUNTIF(C2:C100,TRUE)

يتم احتساب كل مربع تم تحديده. ضع هذا العدد بجوار تسمية مثل «المهام المنجزة» حتى يكون للرقم معنى واضح بمجرد النظر إليه.

احسب معدل إنجازك

في H3:

=IFERROR(COUNTIFS(C2:C100,TRUE,A2:A100,"<>")/COUNTIF(A2:A100,"<>"),0)

يقوم هذا النموذج بقسمة المهام المنجزة على إجمالي المهام (مع تجاهل الصفوف الفارغة) ويعرض النتيجة كنسبة مئوية. قم بتنسيق الخلية كنسبة مئوية: تنسيق → رقم → نسبة مئوية. إذا كان لديك 14 مهمة وتم تحديد 9 منها، فستظهر النتيجة على شكل 64%.

قم بتمييز المهام المتأخرة تلقائيًا

حدد النطاق A2:F100. انتقل إلى تنسيق → تنسيق تابع → صيغة مخصصة وأدخل:

=AND($A2<>"",$B2<TODAY(),$C2=FALSE)

اضبط التنسيق على تعبئة باللون الأحمر. الآن، أي صف يحتوي على اسم مهمة وتاريخ استحقاق في الماضي ومربع غير محدد يتحول إلى اللون الأحمر تلقائيًا. تظل المهام المكتملة خالية من العلامات. وتظل الصفوف الفارغة خالية من العلامات. ولا يتم تمييز سوى المهام التي تأخرت في إنجازها.

ما الذي تتحقق منه كل صيغة

استخدم صيغ COUNTIF وCOUNTIFS وصيغ التنسيق الشرطي المخصص في مستندات Google إذا كنت ترغب في التعمق أكثر.

عندما تتوقف أدوات تتبع المهام في Google Sheets عن العمل

تتعامل Google Sheets مع تتبع المهام اليومية بشكل جيد إلى حد ما.

فيما يلي المفاضلات الحقيقية، وليس العوامل التي قد تحول دون استخدامها، حتى تعرف متى لا يزال استخدام جدول البيانات هو الخيار الصحيح ومتى يحين الوقت للبحث عن أداة مخصصة.

تُعد القوالب المذكورة أعلاه مناسبة للأفراد والفرق الصغيرة والمشاريع الفردية. وعندما تحتاج إلى إشعارات المهام الموكلة، أو تتبع التبعيات، أو موازنة أعباء العمل، أو أذونات على مستوى الحقول، فهذا مؤشر على ضرورة الانتقال إلى أداة مخصصة.

قوالب تتبع المهام من ClickUp

إذا تجاوزت احتياجاتك في مجال التتبع ما يمكن لجدول البيانات أن يتحمله، فإن قوالب ClickUp هذه تضيف ما لا تستطيع Sheets توفيره: الإشعارات المخصصة، ومنطق التبعية، وطرق العرض المتعددة (القائمة، اللوحة، التقويم، مخطط غانت)، والأتمتة، وميزة تتبع الوقت المدمجة. وهي مجانية للاستخدام مع حساب ClickUp

1. قالب ClickUp البسيط لإدارة المهام

احصل على القالب المجاني

إذا كان متتبع المهام في جدول البيانات يمثل تطورًا عن الملاحظات اللاصقة، فإن هذا يمثل تطورًا عن جداول البيانات. يوفر لك «قالب إدارة المهام البسيط» طرق عرض «القائمة» و«اللوحة» و«المستند» جاهزة للاستخدام، بحيث يمكن أن تظهر نفس مجموعة المهام كقائمة مراجعة أو لوحة كانبان أو صفحة توثيق، حسب ما تحتاجه في تلك اللحظة.

مثال على الاستخدام: أنت مؤسس شركة ناشئة وتقوم بتتبع كل شيء بدءًا من أخطاء المنتج مرورًا بمتابعة المستثمرين وصولًا إلى طلبات اللوازم المكتبية. بدلاً من استخدام ثلاث أوراق منفصلة، يمكنك إنشاء قائمة واحدة. انتقل إلى «عرض اللوحة» أثناء اجتماعك الصباحي القصير لمعرفة المهام الجارية، ثم انتقل إلى «عرض القائمة» لترتيب المهام حسب تاريخ الاستحقاق قبل بدء فترة بعد الظهر، وافتح «عرض المستند» عندما تحتاج إلى كتابة معلومات إضافية حول مهمة ما لموظف جديد. قالب واحد، ثلاث طرق لعرض نفس العمل.

يساعدك هذا النموذج في:

2. قالب ClickUp لإدارة المهام اليومية

احصل على القالب المجاني

قالب إدارة المهام اليومية هو مخطط ينظم يومك عبر المهام والاجتماعات والفعاليات والمهام اليومية، مع عرض تقويمي يحول قائمة مهامك إلى جدول زمني محدد.

مثال على الاستخدام: أنت مدير نجاح العملاء ولديك 6 مواعيد لمتابعة العملاء، واجتماعان داخليان، والتحضير لعرض توضيحي للمنتج، كل ذلك محشور في يوم واحد. تفتح عرض «التقويم» وترى بالضبط مكان كل نشاط. بين الاجتماعات، خصصت 45 دقيقة لرسائل البريد الإلكتروني المتابعة، التي تم وضع علامة «أولوية عالية» عليها. بحلول الساعة 4 مساءً، يُظهر عرض «جانت» أنك أكملت 8 مهام من أصل 11، وأن المهام الثلاث المتبقية هي مهام ذات أولوية منخفضة يمكنك تأجيلها إلى الغد دون أن يؤثر ذلك سلبًا على سير العمل.

يساعدك هذا القالب في:

3. قالب قائمة المهام اليومية من ClickUp

احصل على القالب المجاني

تساعدك أدوات التخطيط على وضع الجداول الزمنية. وتساعدك أدوات تتبع العادات على الحفاظ على الانتظام. ويحاول قالب قائمة المهام اليومية تحقيق كلا الأمرين: فهو أداة لبناء الروتين مزودة بخاصية تتبع المهام. ويأتي القالب مزودًا بحالات وحقول وطرق عرض مخصصة (بما في ذلك مخطط جانت والقائمة والتقويم) معدة مسبقًا، بالإضافة إلى عمليات أتمتة ترسل إشعارات عند اقتراب المواعيد النهائية.

مثال على الاستخدام: أنت تعمل على بناء روتين صباحي إلى جانب مهام عملك. تتضمن قائمتك "مراجعة تذاكر الدعم التي وردت خلال الليل" في الساعة 8 صباحًا، و"كتابة مسودة التقرير الأسبوعي" في الساعة 10 صباحًا، و"المشي لمدة 30 دقيقة" في الساعة 12:30 ظهرًا. تقوم الأتمتة بإرسال تنبيه إليك قبل 15 دقيقة من كل موعد نهائي. بحلول يوم الجمعة، تكون قد جمعت بيانات أسبوع كامل عن المهام المنجزة والمهملة، والتي توضح أنك تتجاهل المشي باستمرار في الأيام المليئة بالاجتماعات. ولا يظهر هذا النمط إلا عندما تتتبع روتينك ومهام عملك في مكان واحد.

يساعدك هذا النموذج في:

4. قالب قائمة مهام المشروع في ClickUp

احصل على القالب المجاني

يتطلب تتبع مشروع واحد تنظيمًا أكبر من قائمة المهام اليومية، ولكنه أقل تعقيدًا من برامج إدارة المشاريع الكاملة. ويحقق قالب " قائمة مهام المشروع " التوازن المثالي بينهما من خلال خمس طرق عرض (مستند، لوحة، قائمة، تقويم، وتضمين ) وحالات مخصصة تحددها أنت لتتناسب مع سير العمل الفعلي لمشروعك.

مثال على الاستخدام: أنت تدير عملية مراجعة شاملة لوثائق المنتج تستغرق 6 أسابيع. يتولى كل من الكتّاب والمصممين والمراجعين مهام مختلفة. قمت بتعيين الحالات على «مسودة»، و«مراجعة التصميم»، و«التحرير النهائي»، و«منشور». يمنحك عرض «اللوحة» (Board) نظرة عامة على ما يوجد في كل مرحلة. عندما تحتاج المراجعة إلى سياق، تفتح عرض «التضمين» (Embed) حيث قمت بإضافة فيديو توضيحي من Loom يوضح هيكل الوثائق الجديدة. لا يغادر أحد ClickUp للبحث عن الفيديو، ولا يسأل أحد «أين الملخص؟» لأنه مدمج في قائمة المهام نفسها.

يساعدك هذا النموذج في:

5. قالب إدارة المهام في ClickUp

احصل على القالب المجاني

هذا هو الأبرز في القائمة. تم تصميم نموذج إدارة المهام للفرق التي تدير عدة مشاريع في آن واحد. ويضم ستة أوضاع عرض، وحقول مخصصة جاهزة، ووضع عرض «مقدمة عن الفريق» الذي يعرض حجم العمل الملقى على عاتق كل فرد، بحيث يمكنك توزيع المهام بناءً على من لديه القدرة الفعلية على إنجازها، وليس فقط من خطر ببالك أولاً.

مثال على الاستخدام: أنت مدير عمليات التسويق وتدير عملية إطلاق منتج، وسلسلة ندوات عبر الإنترنت، وإعادة تصميم مدونة في الوقت نفسه مع فريق مكون من 7 أشخاص. المهام موزعة على ثلاث قوائم (الأفكار، المهام المتأخرة، بنود العمل)، ولكل منها مسؤولون وأولويات ومواعيد استحقاق. يوم الاثنين، تفتح «عرض الفريق» وترى على الفور أن المصمم لديه 14 مهمة مستحقة هذا الأسبوع، بينما لدى كاتب النصوص 3 مهام. تقوم بسحب مهمتين من مهام التصميم إلى كاتب النصوص (الذي يتولى أيضًا الرسومات الأساسية) وتعيد توزيع المهام لهذا الأسبوع قبل أن يغرق أي شخص في العمل. تتيح لك العروض الستة التبديل بين «كانبان» لتخطيط السبرينت، و«القائمة» لتحديثات الحالة، و«التقويم» لرؤية المواعيد النهائية دون الحاجة إلى أدوات تتبع منفصلة.

يساعدك هذا القالب في:

6. قالب "المهام المطلوب إنجازها" من ClickUp

احصل على القالب المجاني

تم تنظيم قالب «Work To Do» بناءً على عرض «التقويم الأسبوعي» الذي يوزع مهامك على مدار أسبوع العمل، بحيث يمكنك رؤية أولويات يوم الاثنين ومواعيد التسليم النهائية ليوم الجمعة في لمحة واحدة.

حالة الاستخدام: أنت مدير منتج تقوم بتجميع أنواع مختلفة من العمل حسب اليوم: أيام الاثنين لتخطيط السباقات، وأيام الثلاثاء والأربعاء لمواصفات الميزات، وأيام الخميس لمراجعات أصحاب المصلحة، وأيام الجمعة لتنظيم قائمة المهام المتراكمة. تقوم بتخطيط كل مهمة على «التقويم الأسبوعي» وإرفاق المهام الفرعية عند الحاجة (تتضمن المواصفات ثلاثة إنجازات فرعية: المسودة، ومراجعة الزملاء، والنسخة النهائية). يُظهر لك عرض «جانت» أن مراجعة يوم الخميس تعتمد على إنجاز المواصفات يوم الأربعاء. إذا تأخر يوم الأربعاء، فسترى التأثير اللاحق على الفور بدلاً من إدراكه صباح يوم الخميس.

يساعدك هذا النموذج في:

7. قالب ClickUp البسيط لقائمة المهام

احصل على القالب المجاني

أحيانًا تحتاج إلى قائمة بسيطة يمكنك الاعتماد عليها. يُعد قالب «المهام البسيطة» أقرب ما يقدمه ClickUp إلى قائمة مراجعة تقليدية بالقلم والورقة: المهام، والأولويات، والمسؤولون عن المهام، ومواعيد الاستحقاق، بالإضافة إلى عرض «المهام ذات الأولوية» الذي يصنف كل شيء حسب مدى إلحاحه تلقائيًا.

مثال على الاستخدام: أنت مدير مكتب تتولى 40 مهمة صغيرة لا تنتمي إلى أي مشروع: تجديد ترخيص البرنامج بحلول يوم الخميس، وطلب شاشات جديدة، وتحديد موعد لرحلة الفريق خارج المكتب، ومتابعة عرض أسعار خدمات تقديم الطعام. لا تحتاج أي من هذه المهام إلى مخطط جانت. ما عليك سوى إدخالها جميعًا في القالب، ووضع علامة «عاجل» على تجديد الترخيص، وستقوم طريقة عرض «المهام ذات الأولوية» بدفعها إلى أعلى القائمة. تتيح لك العلامات التصفية حسب الفئة (تكنولوجيا المعلومات، المرافق، الفعاليات) عندما تحتاج إلى تجميع مهام متشابهة. تتولى عمليات الأتمتة تغييرات الحالة، لذا عندما تضع علامة «تم» على مهمة ما، فإنها تنتقل من عرض المهام النشطة دون الحاجة إلى سحبها إلى أي مكان.

يساعدك هذا النموذج في:

8. قالب قائمة المهام في تقويم ClickUp

احصل على القالب المجاني

تنظم جميع القوالب المتوفرة حتى الآن المهام حسب الحالة أو الأولوية. أما قالب قائمة المهام في التقويم فينظمها حسب الوقت: عروض تقويم أسبوعية أو نصف أسبوعية أو شهرية تُظهر مواعيد استحقاق المهام، وليس مجرد المهام المستحقة. تتيح لك خمسة عروض مخصصة (حسب الدور، وطلبات الاجتماعات، والفئة، والجداول الزمنية، ودليل البدء) تحليل التقويم نفسه من زوايا مختلفة.

مثال على الاستخدام: أنت مساعد تنفيذي تدير جدول أعمال نائب الرئيس. يوم الاثنين، هناك 3 مهام تحضيرية قبل اجتماع مجلس الإدارة. يوم الأربعاء، هناك عشاء مع عميل يتطلب حجز مطعم وتأكيد السفر. يوم الجمعة، هناك موعد نهائي لتقديم التقرير الفصلي مع مهمتين للمراجعة يجب الانتهاء منهما بحلول يوم الخميس. تعرض لك طريقة العرض "الجداول" الأسبوع بأكمله في شكل تقويم. أما طريقة العرض "طلبات الاجتماعات" فتعرض فقط الاجتماعات والمهام التحضيرية لها. أما عرض «حسب الدور» فيفصل بين المهام المسؤولة عنها والمهام التي يتولى نائب الرئيس مسؤوليتها. قالب واحد، وثلاثة عروض مفلترة لنفس المواعيد النهائية.

يساعدك هذا النموذج في:

وهذا ليس كل شيء. فبالإضافة إلى هذه القوالب، تتيح لك ميزة «قوالب المهام» في ClickUp إنشاء قوالبك الخاصة. وبهذه الطريقة، يمكنك إنشاء قوالب للمهام وسير العمل المتكررة وتحسين الإنتاجية. علاوة على ذلك، فهي بسيطة وقابلة للتخصيص ولا تتطلب أي تدريب.

ما الذي يجب أن يتضمنه سجل المهام اليومية؟

يحتاج متتبع المهام فقط إلى الإجابة عن ثلاثة أسئلة في كل مرة تفتحه فيها: ما هي المهام المستحقة، وما هي المهام المنجزة، ومن المسؤول عنها. أما كل ما عدا ذلك فهو اختياري، اعتمادًا على مدى تعقيد عملك.

ابدأ بهذه الأعمدة الخمسة:

أضفها عندما تحتاج إليها (وليس قبل ذلك):

تم إنشاء القوالب المذكورة أعلاه مسبقًا بتوليفات مختلفة من هذه الحقول. اختر القالب الذي يتناسب مع درجة تعقيد عملية التتبع لديك، وليس العكس.

قم بإدارة مهامك بشكل أفضل مع ClickUp

لا شك أن قوالب Google Sheets لتتبع المهام اليومية مفيدة في إدارة المهام وقوائم المهام.

ومع ذلك، فإن Google Sheets ليست مثالية. إذا كنت تحتاج بانتظام إلى التعامل مع مهام متعددة والتعاون مع فرق مختلفة، فسيكون تتبع كل شيء باستخدام قوالب Google Sheets أمرًا صعبًا. وهنا يأتي دور برامج إدارة المهام مثل ClickUp.

تقدم معرض قوالب ClickUp العديد من قوالب جداول البيانات المثالية لإدارة المهام الشخصية والمشاريع المهنية. توفر هذه القوالب المجانية العديد من خيارات التخصيص والميزات الإضافية، بما في ذلك الإشعارات وأتمتة سير العمل.

بالإضافة إلى ذلك، يوفر ClickUp قدرًا كبيرًا من الراحة بفضل قدراته في إدارة المهام والذكاء الاصطناعي.

فلماذا تعاني مع Google Sheets؟ اشترك في ClickUp وقم بتنزيل هذه القوالب اليوم.

الأسئلة الشائعة حول قوالب متابعة المهام اليومية في Google Sheets

نعم، هناك خياران. تطبيق «مهام Google» هو تطبيق مستقل لإدارة المهام، ويضم تذكيرات محددة التاريخ ومهام متكررة. أما «جداول بيانات Google» فتتيح لك إنشاء أداة تتبع مخصصة باستخدام الأعمدة والصيغ التي تختارها بنفسك. اختر تطبيق «مهام Google» عندما تكون قائمة شخصية مع تذكيرات كافية. واختر «جداول بيانات Google» عندما تحتاج إلى تحديد المسؤولين عن المهام، أو ترتيب المهام حسب الأولوية، أو حساب التقدم المحرز.

يُعد «مستندات Google» خيارًا مناسبًا لقائمة مراجعة داخل مستند، مثل بنود العمل المطلوبة في الاجتماع أو قائمة الأغراض المطلوب حزمها. أما «جداول Google»، فيُعد خيارًا مناسبًا عندما تحتاج المهام إلى أعمدة منفصلة للتواريخ أو المسؤولين أو الحالة أو الصيغ. إذا كنت تقوم بالفرز أو التصفية أو الحساب، فإن «جداول Google» هي الأداة المناسبة. أما إذا كنت تقوم فقط بوضع علامات على المهام المنجزة داخل مستند تقوم بكتابته بالفعل، فإن «مستندات Google» تفي بالغرض.

انقل المهام المنجزة إلى علامة تبويب «الأرشيف» بدلاً من حذفها. احتفظ بقسم «لاحقاً» للأعمال التي ليس لها موعد نهائي حتى لا تزدحم قائمة المهام النشطة. راجع قسم «لاحقاً» أسبوعياً بدلاً من نسخ كل بند غير منجز إلى كل يوم جديد. تساعد عوامل التصفية في العرض أيضاً: أنشئ عاملاً يخبئ الصفوف التي تكون حالتها «منجز»، بحيث يعرض العرض اليومي المهام المفتوحة فقط.

نعم. شارك ملفًا واحدًا من Google Sheets وامنح حق الوصول كـ«محرر» للأشخاص الذين يقومون بتحديثه. أضف عمودًا «المالك» واتفق على تسميات الحالة قبل أن يبدأ الفريق العمل. الخطأ الأكثر شيوعًا هو إرسال نسخ منفصلة للتحديثات اليومية، لأن تلك النسخ تصبح إصدارات مختلفة من أداة التتبع في غضون ساعات. ملف واحد مشترك، وليس نسخًا متعددة. تغطي إرشادات Google الخاصة بالمشاركة إعداد الأذونات.

ليس بشكل افتراضي. فوجود تاريخ استحقاق في أحد الأعمدة لن يؤدي إلى إرسال إشعار لأي شخص. يمكنك إنشاء تذكيرات تلقائية باستخدام مشغلات Apps Script القابلة للتثبيت، والتي تتحقق من المواعيد النهائية القادمة وترسل رسائل بريد إلكتروني، ولكن يجب أن يقوم شخص ما بكتابة البرنامج النصي واختباره وصيانته. أما بالنسبة للتذكيرات المدمجة للمهام التي لا تتطلب كتابة كود، فإن Google Tasks أو أي أداة إدارة مهام مخصصة مثل ClickUp تتولى هذه المهمة بشكل فوري.

من المحتمل أنك تشاهد الملف الأصلي لمالك الملف، وليس نسختك الخاصة. انتقل إلى ملف → إنشاء نسخة وقم بتحرير الملف الجديد في Drive. إذا تمكنت من إنشاء نسخة ولكن بعض الخلايا لا تسمح لك بالكتابة، فهذا يعني أن الجدول يحتوي على نطاقات محمية. راجع مالك الملف أو ابحث عن نسخة غير مقفلة. تشرح إرشادات Google الخاصة بالنطاقات المحمية كيفية التحقق من الأذونات وتعديلها.