كيفية إنشاء لوحة تحكم بالمهام لإدارة المهام

كل لوحة تحكم بالمهام يتم التخلي عنها تنتهي بنفس الطريقة. ليس بسبب تصميم سيئ أو أداة غير مناسبة، بل من اللحظة التي يتعارض فيها رقم واحد مع ما شاهده الفريق خلال ذلك الأسبوع، فيتوقف الناس عن تصديق ما يظهر على الشاشة.

لهذا السبب يختلف هذا الدليل تمامًا عن معظم دروس إنشاء لوحات المهام. فأربع خطوات من أصل ستة تتم قبل أن تبدأ في تصميم التخطيط، لأن لوحة المهام هي بمثابة مرآة: فهي لا تعرض سوى ما تقوله سجلات مهامك بالفعل. إذا كانت السجلات صحيحة، فستكفي لوحة مهام بسيطة مكونة من أربع بطاقات لتنظيم يوم الاثنين. أما إذا كانت خاطئة، فستتحول أجمل شاشة في العالم إلى مصدر خلاف أسبوعي.

فيما يلي: الإعداد، والتصميم، ومكان إنشائها، وما الذي يحافظ على ثقتك بها بعد الأسبوع الأول.

ما هي لوحة تحكم المهام؟

لوحة معلومات المهام هي عرض موحد يُظهر الحالة الحالية لمجموعة من المهام، وعادةً ما يتم تصفية هذه المهام لتقتصر على فريق واحد أو مشروع واحد أو شخص واحد. وهي تجمع بين عدد المهام المفتوحة والمكتملة، وقائمة المهام المتأخرة، وتفصيل المهام حسب المسؤول عنها، وعرضًا للمهام المعطلة.

لا تحتوي لوحة المهام على بيانات خاصة بها. فهي تقرأ سجلات مهامك عند فتحها وتعرض ما هو موجود فيها. السجلات المحدثة تنتج لوحة مهام دقيقة، أما السجلات القديمة فتنتج لوحة مهام تبدو موثوقة لكنها خاطئة.

لوحة معلومات المهام مقابل لوحة معلومات المشروع مقابل تقرير الحالة

تجيب هذه العناصر الثلاثة على أسئلة مختلفة لقراء مختلفين. لوحة معلومات المهام تتعقب التنفيذ على مستوى المهمة. لوحة معلومات المشروع تتعقب الإنجاز على مستوى المبادرة. أما تقرير الحالة فهو ملخص مكتوب مخصص للأشخاص الذين لا يفتحون أيًا منهما.

القاعدة الأساسية: اختر الأداة المناسبة للقارئ. يستخدم الفريق لوحة معلومات المهام، بينما يحتاج مكتب إدارة المشاريع(PMO) إلى لوحة معلومات المشاريع، وعادةً ما يعمل المسؤولون التنفيذيون باستخدام التقرير.

لماذا يتوقف استخدام معظم لوحات تحكم المهام؟

غالبًا ما يتم التخلي عن لوحات معلومات المهام لأن السجلات التي تستند إليها تصبح قديمة، وبمجرد أن يبدو رقم واحد خاطئًا، يتوقف الفريق عن الوثوق ببقية المعلومات المعروضة على الشاشة. وقد وثقت دراسة نُشرت في مجلة «Journal of Medical Quality» حالتين للوحات معلومات في نفس المستشفى، كانتا تحتويان على نفس البيانات وتخدمان نفس الغرض. تم اعتماد إحداهما، بينما لم يتم اعتماد الأخرى.

لم يكن الفرق متعلقًا بالتصميم على الإطلاق. بل وجدت الدراسة ثلاث آليات اجتماعية أساسية تؤثر على مدى قبول لوحة المهام واستخدامها:

غالبًا ما تصبح مسألة الثقة سببًا شائعًا للتخلي عن لوحة المهام. فما أن يلاحظ أحدهم رقمًا غير متطابق، حتى تتحول كل اجتماعات مناقشة لوحة المهام إلى نقاش حول دقة البيانات.

وفقًا لتقرير «حالة إدارة المشاريع» الصادر عن Wellingtone، فإن نصف المؤسسات لا تملك حتى إمكانية الوصول إلى مؤشرات الأداء الرئيسية للمشاريع في الوقت الفعلي. ويقضي 72% من المتخصصين في إدارة المشاريع نصف يوم أو أكثر كل شهر في إعداد تقارير حالة المشاريع يدويًّا.

لذا، قبل أن تبدأ في إنشاء أي شيء، تأكد من القيام بثلاثة أمور بشكل صحيح:

طريقة سريعة لاختبار سجلاتك الحالية: قم بفرز أي قائمة مهام حسب تاريخ آخر تحديث. أي مهمة لم يتم التعامل معها لمدة أسبوعين إما تحتاج إلى تغيير في حالتها أو لم تكن مهمة حقيقية من الأساس.

كيفية إنشاء لوحة تحكم بالمهام في ست خطوات

تُنشأ لوحة معلومات المهام في ست خطوات، ولا تتعلق التخطيط إلا في الخطوتين الأخيرتين. أما الخطوات الأربع الأولى فتُعد سجلات المهام التي تستقي منها لوحة المعلومات بياناتها: القرار الذي تدعمه، والحالة المحددة، والمسؤولية وتواريخ الاستحقاق، وإجراءات التحديث. إذا تخطيت هذه الخطوات، فستنشئ لوحة معلومات تستند إلى بيانات غير مكتملة.

الخطوة 1: حدد اسم القرار الذي تدعمه لوحة التحكم

اكتب القرار المحدد الذي سيتخذه شخص ما من هذه الشاشة، قبل أن تضيف أي بطاقة. «متابعة أداء الفريق» هي ملاحظة. «تحديد كل يوم اثنين المهمتين اللتين سيتم تقديمهما ومَن سيُعاد تكليفه بهما» هو قرار، ويخبرك بالضبط بالبطاقات التي يجب إنشاؤها.

قبل إضافة بطاقة، قارنها بهذا القرار:

الخطوة 2: اتفق على مجموعة من الحالات التي سيستخدمها الفريق بأكمله

يتم حساب كل بطاقة في لوحة المهام بناءً على قائمة الحالات الخاصة بك، لذا حددها كفريق واحتفظ بخمس أو ست مراحل. اكتب تعريفًا من سطر واحد لكل مرحلة واحفظه في المكان الذي يخطط فيه الفريق لأعماله.

هناك مرحلتان تسببان أكبر قدر من الارتباك عندما لا يتم تحديدهما بوضوح:

قبل أن تحدد الحالات بشكل نهائي، اطلب من الفريق تصنيف 20 مهمة حقيقية باستخدامها. فكلما اختلف شخصان حول المكان الذي تنتمي إليه مهمة ما، فهذا يعني أن تعريف الحالة لم يكن واضحًا بما يكفي بعد.

الخطوة 3: حدد مسؤولًا واحدًا وموعدًا نهائيًا واحدًا لكل مهمة

قم بتعيين كل مهمة لشخص واحد فقط. فالمهمة التي تُعهد بها إلى ثلاثة أشخاص تظهر بشكل صحيح على لوحة المهام، لكن لا أحد يتولى تنفيذها، لأن كل شخص مكلف بها يفترض أن شخصًا آخر يتولى تنفيذها.

كرر الأمر نفسه بالنسبة لمواعيد الاستحقاق. عندما تمتلئ قائمة المهام المتأخرة بمواعيد يعرف الجميع أنها طموحة، يتعلم الفريق تجاهل البطاقة المتأخرة. حدد مواعيد يلتزم بها المسؤول، وانقل المواعيد التي تم تأجيلها بدلاً من تركها باللون الأحمر. إذا كانت قائمة المهام المتأخرة مليئة بالفعل بمواعيد لا يصدقها أحد، فابدأ بترتيب أولويات المهام المتنافسة.

الخطوة 4: حدد روتين التحديث قبل التصميم

حدد متى يتم تحديث الحالات ومن يقوم بذلك. هناك نمطان شائعان:

اختر واحدة واربطها بشيء يقوم به الفريق بالفعل. على سبيل المثال، إذا كان فريقك يعقد اجتماعًا وقوفًا يوم الاثنين، فاستغل الدقائق الخمس الأولى لتصفح اللوحة وتحديث الحالات معًا. بهذه الطريقة، يتم التحديث خلال اجتماع يحضره الأفراد بالفعل.

الخطوة 5: أنشئ لوحة المهام الأولى الخاصة بك

ابدأ بأربع بطاقات. تجيب كل واحدة منها على سؤال محدد يطرحه فريقك مرارًا وتكرارًا:

استخدم هذه البطاقات الأربع لمدة أسبوعين قبل إضافة أي شيء آخر. إذا كنت تغادر لوحة المهام باستمرار للبحث عن نفس الشيء (مثل، ما هي المهام المستحقة هذا الأسبوع)، فهذه هي بطاقتك الخامسة.

عند ترتيب البطاقات، ضع الأعمال المتأخرة والمعطلة في الجزء العلوي الأيسر. فهذا هو المكان الذي ينظر إليه الناس أولاً، وتلك البطاقات تحتاج إلى استجابة أسرع. ضع مخططات الاتجاهات (مثل معدلات الإنجاز بمرور الوقت) في الجزء السفلي من الصفحة، لأنها تساعد في التخطيط الأسبوعي.

الخطوة 6: اختبرها على أسبوع تعرف تفاصيله مسبقًا

اختر أسبوعًا حديثًا تتذكر ما حدث فيه: ما هي المهام التي تأخرت، ومن كان مثقلًا بالأعباء، وما الذي تعطل.

افتح لوحة التحكم الخاصة بذلك الأسبوع وقارن ما تعرضه بما تعرف أنه حدث بالفعل. إذا كان فريقك قد مر بأسبوع صعب تخللته مواعيد نهائية لم يتم الوفاء بها، لكن لوحة التحكم تظهر أن كل شيء يسير على ما يرام، فهذا يعني أن هناك خطأً ما في الإعدادات. من الأفضل اكتشاف ذلك الآن بدلاً من اكتشافه بعد أن يتخذ شخص ما قرارًا بناءً عليها.

هناك أمران يجب الانتباه إليهما على وجه التحديد:

قم بإجراء هذا الاستعراض مع أحد زملائك في الفريق الذي كان حاضرًا في ذلك الأسبوع. ستتذكران أمورًا مختلفة، وبالتعاون بينكما، ستكتشفان الثغرات التي فاتت لوحة المهام والتي لم يكن أي منكما ليكتشفها بمفرده.

ما الذي يجعل لوحة المهام مفيدة بعد الأسبوع الأول؟

تساعد الخطوات من 1 إلى 6 في إنشاء لوحة المهام. وتضمن هذه العادات أن تظل البيانات الواردة فيها جديرة بالقراءة حتى بعد مرور شهر من الآن.

أين يجب أن تنشئ لوحة تحكم المهام؟

هناك ثلاث طرق تناسب معظم الفرق: جدول بيانات، أو أداة مخصصة لتحليل البيانات (BI)، أو منصة إدارة العمل التي توجد المهام فيها بالفعل. إليك كيفية الاختيار بينها.

جداول البيانات

لوحة معلومات جدول البيانات هي عبارة عن جدول محوري مرفق به مخططان أو ثلاثة مخططات بيانية فوق قائمة المهام. أدخل مهامك في شكل صفوف، وقم بتصنيف كل مهمة حسب الحالة والمسؤول وتاريخ الاستحقاق، ثم استخدم الصيغ لحسابها وفرزها حسب تلك الحقول.

تأتي قوالب متابعة المهام في Excel و Google Sheets مزودة بصيغ ومخططات جاهزة. ما عليك سوى لصق مهامك فيها، وستحصل على لوحة تحكم جاهزة للاستخدام في غضون ساعة.

ما الذي يعمل بشكل جيد:

القيود:

أدوات ذكاء الأعمال المخصصة

تستمد أدوات ذكاء الأعمال مثل Power BI وTableau وLooker البيانات من أنظمة متعددة وتدمجها في تقرير واحد. فهي تتصل بأداة المهام الخاصة بك ونظامك المالي ونظام إدارة علاقات العملاء (CRM) وتحليلات المنتجات، ثم تتيح لك إنشاء لوحات معلومات تستقي المعلومات من كل هذه المصادر في آن واحد.

على سبيل المثال، يمكنك عرض إنجاز المهام حسب الفريق جنبًا إلى جنب مع الإيرادات التي حققتها مشاريع كل فريق. أو مقارنة مدة دورة الهندسة بحجم تذاكر دعم العملاء. تعد أدوات ذكاء الأعمال (BI) مثالية لتلك العروض الشاملة لعدة أنظمة.

ما الذي ينجح بشكل جيد:

القيود:

منصات إدارة العمل

تحتوي معظم منصات إدارة العمل (Asana وJira وmonday.com وSmartsheet وغيرها) على لوحات تحكم مدمجة تستمد معلوماتها مباشرةً من المهام التي يعمل عليها فريقك يوميًا. وبالنسبة لمعظم الفرق التي تعتمد على الإدارة المرئية للمشاريع اليومية، فإن هذه اللوحات هي الوجهة النهائية التي يلجأون إليها.

ما الذي ينجح بشكل جيد:

القيود:

3 أمثلة على لوحات معلومات المهام حسب الدور الوظيفي

تعمل لوحات معلومات المهام بشكل مختلف حسب من يقرأها. لدينا هنا ثلاثة أمثلة: قائد الفريق الذي يدير أعمال الأسبوع، والموظف الفردي الذي يدير قائمة مهامه الخاصة، ومدير البرنامج الذي ينسق بين الفرق.

1. لوحة التحكم الأسبوعية لرئيس الفريق

يدير أحد قادة التسويق ست حملات يشارك فيها خمسة أشخاص. كل يوم اثنين قبل اجتماع «ستاند أب»، يفتح شاشة واحدة للإجابة على سؤالين: من يحتاج إلى المساعدة لتذليل العقبات، وهل هناك أي عمل يجب تحويله إلى شخص آخر؟

تعمل لوحة معلومات التسويق الخاصة بهم من خلال أربع بطاقات:

2. النظرة اليومية للمساهم الفردي

يحتاج المهندس الكبير الذي يعمل في خضم تخطيط السبرينت إلى معرفة ثلاثة أمور عند بدء يومه: ما الذي يجب أن أعمل عليه، وما هي المهام المتوقفة، وهل أضيفت أي مهام جديدة إلى قائمة مهامي منذ الأمس؟ وتقتصر لوحة المهام الخاصة به بالكامل على مهامه الخاصة.

يتطلب ذلك أربع بطاقات:

3. عرض البرنامج متعدد الوظائف

يقوم مدير العمليات بتنسيق عملية إطلاق منتج تشمل أقسام التسويق والدعم والهندسة. ولا تعرض لوحة أي فريق بمفرده الصورة الكاملة لعملية الإطلاق، لأن كل فريق يتتبع عمله الخاص فقط. تراقب لوحة التحكم المخصصة هذه الفجوات بين الفرق، وتحديدًا نقاط التسليم التي ينتقل فيها العمل من مجموعة إلى أخرى.

لتتبع المهام، استخدم خمس بطاقات:

كيف نبني لوحات تحكم المهام في ClickUp

ClickUp هي منصة لإدارة العمل تجمع المهام والمستندات والأهداف والدردشة في مساحة عمل واحدة. تستمد لوحات معلومات ClickUp بياناتها مباشرةً من تلك المهام، لذا لن تحتاج إلى تصدير أو مزامنة أي شيء. كل بطاقة على لوحة المعلومات تستمد معلوماتها من نفس السجلات التي يقوم فريقك بتحديثها يوميًا.

إنشاء لوحة المهام

افتح قسم لوحات التحكم من الشريط الجانبي الأيسر. انقر على + لوحة تحكم جديدة، وقم بتسميتها بما يتناسب مع القرار الذي تدعمه (من الخطوة 1)، واختر ما إذا كنت تريد البدء من لوحة تحكم فارغة أو من قالب.

يتضمن ClickUp قوالب جاهزة للإعدادات الشائعة مثل تتبع السبرينت ونظرة عامة على المشاريع. توفر لك القوالب تخطيطًا أوليًا يمكنك تخصيصه؛ بينما تتيح لك لوحات التحكم الفارغة البدء من الصفر.

لإضافة بطاقة، انقر على + إضافة بطاقة، واختر نوع البطاقة، ثم حدد المساحة أو المجلد أو القائمة التي يعمل فيها فريقك.

تصفية لوحة المهام بأكملها دفعة واحدة

بشكل افتراضي، تستمد كل بطاقة في لوحة معلومات ClickUp البيانات من أي «مساحة» أو «مجلد» أو «قائمة» قمت بتحديدها عند إعدادها. ولكن يمكنك أيضًا تطبيق مرشح واحد على مستوى لوحة المعلومات، وستتكيف كل بطاقة قائمة على مخطط بياني في الصفحة لتتوافق مع ذلك.

على سبيل المثال، لنفترض أن لوحة التحكم الخاصة بك تعرض بيانات من «مساحة التسويق» بأكملها. أنت على وشك الدخول في مراجعة سبرينت وتريد فقط رؤية المهام الخاصة بالسبرينت الحالي. بدلاً من تعديل عوامل التصفية لكل بطاقة على حدة، قم بتطبيق عامل تصفية نطاق زمني على مستوى لوحة التحكم. سيُظهر كل مخطط بياني على الصفحة الآن بيانات ذلك السبرينت فقط. قم بإزالة عامل التصفية للعودة إلى الصورة الكاملة.

يمكن أن تحتوي البطاقات الفردية على عوامل تصفية خاصة بها بالإضافة إلى عوامل التصفية على مستوى لوحة المعلومات. لذا، يمكنك إنشاء لوحة معلومات مفلترة لتظهر مساحة فريق معين، مع بطاقة واحدة تُفلتر بدورها لتعرض المهام المحجوبة فقط. وهذا يعني أن لوحة معلومات واحدة يمكن أن تعمل كنظرة عامة أسبوعية وكتفصيل مركّز في آن واحد، دون الحاجة إلى إنشاء وصيانة لوحتي معلومات منفصلتين.

ما الذي يمكنك فعله أيضًا باستخدام لوحات معلومات ClickUp؟

القيود:

لوحة تحكم ستظل فعالة الشهر المقبل أيضًا

لوحات المهام الفعالة تبدو بسيطة وتحتوي على أربع أو خمس بطاقات. وهي فعالة لأن الفريق اتفق على السؤال الذي تجيب عليه الشاشة، وتأكد أحدهم من مراجعتها بانتظام.

عادةً ما تكون اللوحات التي يتم التخلي عنها هي تلك التي بدأت بحجم أكبر. فهي تنتهي بحمل عدد مفرط من البطاقات والرسوم البيانية والمقاييس. وفي غضون شهر، يبدو نصف الأرقام غير دقيق لأن تحديثات المهام تأخرت. وبعد شهرين، يتوقف الفريق عن فتحها ويعود إلى اجتماعات متابعة التقدم.

إذا كان فريقك يعمل بالفعل على ClickUp، فإن لوحة المهام تستمد بياناتها من نفس المهام التي يقوم الموظفون بتحديثها يوميًا، دون الحاجة إلى صيانة مصدر بيانات منفصل. ابدأ استخدام ClickUp مجانًا.

الأسئلة الشائعة حول لوحات معلومات المهام

لوحة كانبان هي سطح عمل: حيث تقوم بنقل بطاقات المهام عبر الأعمدة لتحديث حالتها. أما لوحة معلومات المهام فهي ملخص للقراءة فقط مبني على أساس هذا العمل. فأنت تعمل داخل اللوحة، وتقرأ لوحة المعلومات. تعرض اللوحة كل بطاقة في مشروع واحد؛ بينما تجمع لوحة المعلومات البيانات عبر المشاريع لإبراز الاستثناءات مثل الأعمال المتأخرة أو المعطلة. تستخدم معظم الفرق كليهما: اللوحة لتدفق العمل اليومي ولوحة المعلومات للمراجعة الأسبوعية.

أداة تتبع المهام هي النظام الذي تستخدمه لتسجيل المهام وتحديثها. أما لوحة معلومات المهام فهي عرض موجز مبني على تلك السجلات. فأنت تعمل داخل أداة التتبع وتقرأ لوحة المعلومات. تحتوي أداة التتبع على كل الحقول والتعليقات الخاصة بكل مهمة، بينما تعرض لوحة المعلومات فقط الإجماليات والاستثناءات التي يحتاجها القارئ، مثل عدد المهام المتأخرة وعدم توازن عبء العمل.

نعم. تتوفر قوالب مجانية لبرامج ClickUp وExcel وGoogle Sheets، كما تتضمن معظم منصات إدارة العمل لوحات تحكم أولية ضمن باقاتها المجانية. توفر القوالب الوقت اللازم لتصميم التخطيط، لكنها تعرض في النهاية كل ما يسجله فريقك، لذا فإن الالتزام بمبدأ «مالك واحد، حالة واحدة، موعد استحقاق واحد» أكثر أهمية من القالب الذي تختاره.

يمكن للذكاء الاصطناعي (AI) تجميع تخطيط لوحة التحكم وتلخيص البيانات، لكنه لا يستطيع تصحيح السجلات الأساسية. يرد «ClickUp Brain» على الأسئلة باستخدام لغة بسيطة استنادًا إلى بيانات مساحة العمل الحية. وهذا يغطي الاستفسارات التي تُطرح لمرة واحدة والتي كانت ستصبح، لولا ذلك، بطاقات إضافية دائمة. والحد هو نفسه كما هو الحال مع أي لوحة تحكم: إذا كانت الحالات والمسؤولون قديمة، فإن العرض الذي يولده الذكاء الاصطناعي يكون خاطئًا بشكل مؤكد.

تجمع لوحة معلومات الإدارة عدة لوحات معلومات للمهام في عرض موجز واحد مخصص للمدير الذي لا يفتح قوائم المهام الأساسية أبدًا. وهي تعرض مؤشرات مثل معدل الإنجاز، واستهلاك الميزانية، ومؤشرات الأداء الرئيسية البارزة على مستوى الفريق أو وحدة الأعمال، والتي يتم استخلاصها عادةً من عدة أنظمة بدلاً من أداة مهام واحدة. تعرض لوحة معلومات المهام بنود العمل؛ بينما تُظهر لوحة معلومات الإدارة ما إذا كانت الوظيفة تسير على المسار الصحيح.

في غضون خمس ثوانٍ من فتح لوحة المهام، يجب أن يستوعب المشاهد معلومة رئيسية واحدة على الأقل دون الحاجة إلى التمرير أو طرح الأسئلة. تُعرّف مجموعة نيلسن نورمان (Nielsen Norman Group) لوحات المهام بأنها عروض سريعة يمكن للمستخدمين الاستجابة لها بأقل قدر من الجهد المعرفي. بالنسبة للوحة مهام، يعني ذلك وضع المهام المتأخرة والمعطلة في الجزء العلوي الأيسر، حيث تقع العين أولاً، ووضع مخططات الاتجاهات في الجزء السفلي من الصفحة.