Kết quả khảo sát về hiệu quả cuộc họp của chúng tôi cho thấy gần 40% người tham gia tham dự từ bốn đến hơn tám cuộc họp mỗi tuần, với mỗi cuộc họp kéo dài lên đến một giờ.
Khi cuộc họp diễn ra hiệu quả, thời gian đó sẽ mang lại sự rõ ràng, quyết định và động lực. Khi không hiệu quả, bạn đang tổ chức một cuộc họp hàng tuần nơi mọi người đến, trò chuyện và ra về mà không có gì thay đổi.
Vấn đề là mọi thứ diễn ra xung quanh cuộc họp.
Bạn đang chuyển đổi giữa chế độ xem lịch, một tài liệu mà ba người đang chỉnh sửa cùng lúc và công cụ quản lý công việc không biết gì về cuộc họp đã diễn ra. Đến khi bạn thu thập được tất cả các thông tin, bạn đã quên mất lý do tại sao lại gọi mọi người đến họp ngay từ đầu.
Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn cách tổ chức cuộc họp trong ClickUp, từ việc cài đặt chương trình họp đến theo dõi những gì thực sự được hoàn thành sau đó. Hãy bắt đầu ngay! 🎯
Ý nghĩa của 'Tổ chức cuộc họp trong ClickUp'
Tổ chức cuộc họp trong ClickUp có nghĩa là tạo lịch trình, ghi chú trong cuộc gọi, giao công việc từ các cuộc thảo luận và kết nối mọi thứ với các dự án bị ảnh hưởng bởi các quyết định đó.
Sự khác biệt thực tế thể hiện qua hai cách:
- Bối cảnh được giữ nguyên: Ghi chú cuộc họp được liên kết trực tiếp với các công việc, dự án hoặc tài liệu đang được thảo luận, vì vậy không ai cần phải tìm kiếm trong các công cụ công việc từ xa.
- Trách nhiệm trở nên hiển thị: Các công việc của cuộc họp xuất hiện trong các chế độ xem mà nhóm của bạn đã theo dõi, điều này có nghĩa là việc thực hiện sẽ diễn ra như một phần của chu kỳ công việc bình thường.
Với các cuộc họp của bạn trong cùng hệ thống với các công việc, bạn có thể dễ dàng loại bỏ Work Sprawl. , tức là sự phân mảnh của các hoạt động công việc trên nhiều công cụ, nền tảng và hệ thống không kết nối với nhau.
🔍 Bạn có biết? Có một hiện tượng thực sự được gọi là 'hội chứng sau cuộc họp'. Đó là khoảng thời gian mất tập trung và động lực sau một cuộc họp gây thất vọng hoặc không hiệu quả.
Tại sao các nhóm tổ chức cuộc họp trong ClickUp thay vì 'nơi lịch trình được lưu trữ'
Các nhóm chuyển các cuộc họp của họ sang ClickUp, không gian làm việc AI tích hợp đầu tiên trên thế giới, để loại bỏ sự phân mảnh. Điều này quan trọng vì một số lý do cụ thể:
- Tính năng tìm kiếm được cải thiện: Tìm kiếm các quyết định của cuộc họp bằng cách tìm kiếm trực tiếp dự án liên quan.
- Quá trình onboarding trở nên dễ dàng hơn: Kết nối lịch sử cuộc họp với công việc đang thực hiện, giúp thành viên mới hiểu tại sao các hệ thống được xây dựng theo cách đó.
- Theo dõi các bước tiếp theo trở nên tự động hóa: Sử dụng ClickUp AI để tạo các nhiệm vụ ClickUp từ các cuộc thảo luận trong cuộc họp.
Đưa các cuộc họp vào ClickUp có nghĩa là ít công cụ quản lý cuộc họp hơn để quản lý và ít nơi quyết định bị thất lạc hơn.
📮ClickUp Insight: 37% nhân viên gửi ghi chú theo dõi hoặc biên bản cuộc họp để theo dõi các mục cần thực hiện, nhưng 36% vẫn phụ thuộc vào các phương pháp phân tán khác.
Nếu không có hệ thống thống nhất để ghi chép quyết định, những thông tin quan trọng bạn cần có thể bị lạc trong các cuộc hội thoại, email hoặc bảng tính. Với ClickUp, bạn có thể ngay lập tức chuyển đổi các cuộc hội thoại thành các công việc có thể thực hiện được trên tất cả các công việc, cuộc hội thoại và tài liệu của mình — đảm bảo không có gì bị bỏ sót.
Hướng dẫn từng bước: Cách tổ chức cuộc họp trong ClickUp
Nếu bạn từng thắc mắc làm thế nào để tổ chức các cuộc họp hiệu quả mà không bỏ sót những điều quan trọng, bạn đã đến đúng nơi. Dưới đây là hướng dẫn từng bước đơn giản để giúp bạn lập kế hoạch, tổ chức và theo dõi các cuộc họp trong ClickUp. 📝
Bước #1: Thiết lập trung tâm cuộc họp trong Không gian Làm việc của bạn
Tạo Trung tâm Cuộc họp làm nguồn thông tin chính thức duy nhất cho tất cả hoạt động cuộc họp, giúp dễ dàng tìm kiếm chương trình, ghi chú và các bước theo dõi.
Để tạo Trung tâm Cuộc họp trong không gian Làm việc ClickUp của bạn:
- Tạo một danh sách công việc mới trong ClickUp có tên Meetings Hub để tất cả các cuộc họp được tập trung tại một nơi.
- Đối với mỗi cuộc họp, hãy thêm một nhiệm vụ ClickUp mới vào danh sách công việc này để mỗi cuộc họp có không gian riêng biệt.
- Gắn một tài liệu ClickUp vào mỗi công việc cuộc họp để tạo lịch trình và ghi chú hợp tác, cho phép nhiều người đóng góp trước, trong và sau cuộc họp.
- Thêm Trường Tùy chỉnh ClickUp để theo dõi chủ sở hữu cuộc họp, loại cuộc họp hoặc trạng thái theo dõi, giúp bạn lọc và báo cáo về các cuộc họp một cách dễ dàng.
- Sử dụng @đề cập trong công việc hoặc tài liệu để thông báo cho các thành viên và đảm bảo mọi người đều đồng thuận về kỳ vọng và kết quả.
🔍 Bạn có biết? Vào cuối thế kỷ 20, số cuộc họp mà nhân viên trung bình tham gia đã tăng gấp đôi. Đến thập niên 1990, các nhà quản lý dành gần 23 giờ mỗi tuần cho các cuộc họp, nhiều hơn một ngày làm việc đầy đủ chỉ để trò chuyện với người khác thay vì tập trung vào công việc cần làm.
Bước #2: Lập kế hoạch chương trình họp một cách hợp tác trong ClickUp Docs
Chương trình cuộc họp hợp tác đảm bảo mọi người đến cuộc họp đã chuẩn bị sẵn sàng và đồng nhất, tiết kiệm thời gian và đưa ra các vấn đề quan trọng ngay từ đầu. ClickUp Docs giúp tất cả người tham dự dễ dàng đóng góp ý kiến trước khi cuộc họp bắt đầu.
Để lập kế hoạch chương trình họp:
- Soạn thảo các mục trong chương trình họp bằng cách sử dụng tiêu đề lớn, bảng hoặc băng rôn để có cấu trúc rõ ràng.
- @đề cập các thành viên tham dự trong tài liệu để mời họ thêm chủ đề hoặc câu hỏi.
- Khuyến khích các thành viên trong nhóm bình luận hoặc đề xuất chỉnh sửa trực tiếp trong tài liệu, để phản hồi được ghi lại tại một nơi duy nhất.
- Sử dụng mẫu ghi chú cuộc họp từ Trung tâm Mẫu để duy trì tính nhất quán, giúp bạn không phải bắt đầu từ đầu mỗi lần.
🔍 Bạn có biết? Một số tổ chức tâm lý học đầu tiên trên thế giới thực sự được thành lập trong các cuộc họp. Ví dụ, Hiệp hội Tâm lý Học Thí nghiệm (Psychonomic Society) được thành lập tại Chicago vào năm 1959 khi một nhóm nhỏ các nhà tâm lý học thí nghiệm tụ họp để chia sẻ nghiên cứu.
Bước #3: Tổ chức cuộc họp trực tiếp trong ClickUp với SyncUps
ClickUp SyncUps cho phép nhóm của bạn tổ chức cuộc họp trực tuyến ngay trong phần mềm quản lý công việc, giúp duy trì bối cảnh và hợp tác liên tục. Điều này lý tưởng cho các cuộc họp đứng, brainstorming hoặc bất kỳ cuộc họp nào mà thảo luận trực tiếp là quan trọng.
Để tổ chức một cuộc họp trực tiếp:
- Mở bất kỳ kênh trò chuyện ClickUp, tin nhắn trực tiếp hoặc Danh sách công việc ClickUp để bắt đầu SyncUp.
- Nhấp vào tùy chọn để bắt đầu SyncUp cho hợp tác giọng nói hoặc video tức thì, giúp mọi người có thể tham gia nhanh chóng.
- Chờ các thành viên tham gia; hệ thống sẽ hiển thị thông báo để những người đến muộn có thể tham gia mà không bỏ lỡ nội dung.
- Chia sẻ màn hình để giữ mọi người tập trung và tham gia vào cuộc thảo luận.
- Ghi lại phiên họp SyncUp nếu bạn muốn có tài liệu tham khảo sau này, để không bỏ sót thông tin nào, và truy cập nó từ Trung tâm Clip ClickUp.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Nếu bạn đang tổ chức cuộc họp trong công cụ họp trực tuyến bên ngoài như Zoom hoặc Google Meet, Trợ lý Ghi chú AI của ClickUp đảm bảo không bỏ sót chi tiết nào. Nó giúp bạn tham gia đầy đủ bằng cách tự động tạo ra bản ghi chi tiết của cuộc họp.
Để sử dụng Trợ lý Ghi chú AI:
- Đảm bảo lịch ClickUp của bạn được kết nối với các sự kiện trong Outlook hoặc Lịch Google.
- Chuyển đổi tính năng Trợ lý Ghi chú AI cho cuộc họp của bạn bằng cách chuyển đổi nó trong Planner, để nó tham gia như một thành viên tham dự.
- Hãy để công cụ AI ghi âm và ghi chú trong cuộc họp để bạn có thể tập trung vào cuộc hội thoại.
🤩 Bonus: Sử dụng ClickUp Brain để đặt câu hỏi về ghi chú cuộc họp của bạn hoặc nhận tóm tắt để bạn có thể nhanh chóng trích xuất thông tin!
🎥 Xem video này để tìm hiểu cách AI hỗ trợ ghi chú cuộc họp:
Bước #4: Chuyển kết quả cuộc họp thành công việc cụ thể, có thể theo dõi
Cuộc họp chỉ mang lại tiến độ khi kết quả được chuyển thành hành động. ClickUp giúp việc giao nhiệm vụ và theo dõi mọi quyết định trở nên dễ dàng.
Để biến kết quả thành hành động:
- Xem lại danh sách công việc được liệt kê trong ghi chú cuộc họp, tài liệu (Doc) hoặc công việc (Task) của bạn.
- Giao công việc trực tiếp cho thành viên nhóm chịu trách nhiệm.
- Sử dụng Bình luận Nhiệm vụ ClickUp để làm rõ trách nhiệm hoặc cung cấp thêm bối cảnh.
- Thêm thẻ công việc trong ClickUp để nhóm các công việc liên quan hoặc theo dõi trạng thái công việc.
Đối với các cuộc họp định kỳ, hãy xem lại các mục đã thực hiện từ các cuộc họp trước tại đầu mỗi phiên họp để duy trì tiến độ liên tục.
🔍 Bạn có biết? Các hội chợ thương mại thời Trung Cổ không chỉ dành cho việc mua bán hàng hóa. Đó là những sự kiện quy mô lớn nơi các thương nhân trao đổi thông tin, xây dựng mạng lưới và phối hợp hoạt động thương mại giữa các vùng, tiên phong cho các hội nghị kinh doanh hiện đại và môi trường hợp tác.
Bước #5: Tổ chức cuộc họp không đồng bộ
Không phải cuộc thảo luận nào cũng cần cuộc gọi trực tiếp. Cuộc họp không đồng bộ giúp công việc tiến triển mà không gây tắc nghẽn lịch trình, cho phép mọi người đóng góp theo thời gian riêng của mình.
Để tổ chức một cuộc họp không đồng bộ trong ClickUp:
- Tạo một tài liệu (Doc) hoặc bắt đầu một kênh trò chuyện (Chat) cho cuộc họp để mọi người có nơi đóng góp ý kiến.
- Chia sẻ cập nhật, đề xuất hoặc câu hỏi trong tài liệu hoặc kênh để thu thập ý kiến tại một nơi duy nhất.
- Mời các thành viên trong nhóm tham gia bình luận, đề xuất hoặc phê duyệt vào thời gian rảnh của họ để đảm bảo sự tham gia linh hoạt.
- Tóm tắt các điểm chính và quyết định trong tài liệu Doc khi tiến độ của cuộc hội thoại diễn ra.
- Nếu bạn muốn chia sẻ hướng dẫn chi tiết, hãy ghi lại chúng dưới dạng video cập nhật không đồng bộ thông qua ClickUp Clips.
Bước #6: Sử dụng Trí tuệ nhân tạo (AI) theo ngữ cảnh để nâng cao hiệu quả và tự động hóa cuộc họp
ClickUp Brain giúp bạn nhanh chóng khai thác giá trị từ nội dung cuộc họp bằng cách tóm tắt các cuộc thảo luận, làm nổi bật các quyết định và hiển thị các mục cần thực hiện. Điều này có nghĩa là bạn sẽ dành ít thời gian hơn cho việc tóm tắt và nhiều thời gian hơn để đẩy mạnh công việc.
Ví dụ, sau cuộc gọi khởi động dự án, bạn mở ClickUp Brain và chia sẻ tài liệu ghi chú cuộc họp. Bạn yêu cầu ClickUp Brain tóm tắt cuộc thảo luận và trích xuất tất cả các quyết định đã được đưa ra.
Chỉ trong vài giây, bạn sẽ có được một bản tóm tắt ngắn gọn và danh sách các bước tiếp theo, mà bạn có thể chia sẻ với nhóm hoặc chuyển đổi thành các công việc. Điều này đảm bảo mọi người đều đồng bộ và không bỏ sót bất kỳ điều gì, ngay cả khi một số thành viên trong nhóm không thể tham dự.
📌 Ví dụ về các lệnh:
- Tóm tắt cuộc họp này và nhấn mạnh các mục tiêu chính và thách thức đã được thảo luận.
- Trích xuất tất cả các quyết định được đưa ra trong cuộc họp này
- Danh sách tất cả các công việc được đề cập và đề xuất người chịu trách nhiệm cho các công việc đó nếu có thể.
- Chuyển đổi các mục này thành các nhiệm vụ ClickUp với tiêu đề và mô tả rõ ràng.
- Tạo một bản cập nhật ngắn gọn mà tôi có thể chia sẻ với các bên liên quan đã bỏ lỡ cuộc họp.
Tận dụng hỗ trợ cuộc họp chuyên sâu và có ngữ cảnh
ClickUp BrainGPT, ứng dụng AI độc lập trên máy tính, cung cấp cho bạn trí tuệ nhân tạo (AI) tiên tiến với khả năng cuộc hội thoại, có thể phân tích nội dung cuộc họp phức tạp, trả lời các câu hỏi phức tạp và kết nối thông tin trên không gian làm việc của bạn và trên web. Điều này giúp bạn hiểu sâu hơn và ra quyết định nhanh hơn.
Trong quá trình đánh giá quý, bạn cần hiểu cách các cuộc họp gần đây liên quan đến các mục tiêu OKR của nhóm. Bạn khởi chạy ClickUp BrainGPT và hỏi: ‘Những nhiệm vụ hành động nào từ các cuộc họp tháng trước vẫn còn dang dở và ảnh hưởng đến mục tiêu quý 1 của chúng ta?’
BrainGPT tìm kiếm qua các tài liệu, công việc và ứng dụng kết nối của bạn, sau đó cung cấp danh sách mục tiêu. Điều này giúp bạn ưu tiên các công việc theo dõi và giữ cho nhóm tập trung vào những điều quan trọng nhất.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Ghi lại ý tưởng và hành động ngay lập tức với tính năng ClickUp Talk to Text trong BrainGPT. Tính năng này cho phép bạn đọc to các mục và tin nhắn theo dõi, giúp dễ dàng ghi lại thông tin quan trọng mà không làm gián đoạn luồng của cuộc hội thoại.
Tự động hóa và mở rộng quy mô theo dõi sau cuộc họp
ClickUp AI Super Agents là các trợ lý AI có thể tự động hóa các quy trình cuộc họp lặp đi lặp lại, chẳng hạn như gửi email theo dõi, tạo công việc từ các quyết định hoặc nâng cấp các vấn đề.
Sau cuộc họp đánh giá trạng thái khách hàng, Super Agent của bạn có thể:
- Xem lại bản ghi chép của Trợ lý Ghi chú Trí tuệ Nhân tạo (AI Notetaker)
- Xác định tất cả các mục cần thực hiện
- Tạo công việc và tự động phân công cho các thành viên phù hợp trong nhóm.
- Soạn email tóm tắt cho khách hàng, bao gồm các quyết định chính và các bước tiếp theo.
Quy trình tự động hóa đơn giản hóa này giúp nhóm của bạn dành ít thời gian hơn cho công việc quản trị viên và nhiều thời gian hơn để mang lại giá trị cho khách hàng.
🔍 Bạn có biết? Ý tưởng về cuộc họp như một lực lượng thương mại bắt đầu tại Detroit vào năm 1896, khi các nhà lãnh đạo kinh doanh địa phương nhận ra rằng các hội nghị và sự kiện tổ chức mang lại tác động kinh tế đáng kể thông qua du lịch, lưu trú khách sạn, ẩm thực và thương mại địa phương. Nhận thức này đã góp phần hình thành ngành công nghiệp MICE (Hội nghị, Khuyến khích, Hội thảo, Triển lãm) chuyên nghiệp.
Các phương pháp tốt nhất để tổ chức cuộc họp trong ClickUp
Để tổ chức các cuộc họp hiệu quả trong ClickUp, cần có một phương pháp tiếp cận chiến lược trong việc lập kế hoạch, thực hiện và theo dõi. Dưới đây là một số phương pháp tốt nhất để áp dụng. 💁
Đặt mục tiêu rõ ràng trước khi nhấn 'bắt đầu'
Trước khi lên lịch bất kỳ điều gì, hãy tự hỏi mình: Quyết định nào cần được đưa ra, hoặc vấn đề nào cần được giải quyết?
Viết mục tiêu này ở đầu tài liệu ClickUp của bạn để mọi người đều biết lý do tại sao họ có mặt ở đó. Khi mọi người hiểu rõ mục đích ngay từ đầu, họ sẽ chuẩn bị kỹ lưỡng và cuộc hội thoại sẽ tập trung hơn.
Các cuộc họp mơ hồ lãng phí thời gian của mọi người. Thay vì "Thảo luận về cập nhật dự án", hãy thử "Quyết định ngày ra mắt quý 1 và phân công các công việc trước khi ra mắt". Phương án sau có mục tiêu rõ ràng.
Sử dụng tính năng lịch trình trong ClickUp Calendar để tôn trọng lịch trình của mọi người
Nếu cuộc họp hàng tuần của bạn được lên lịch trong 30 phút nhưng thường kéo dài 45 phút, bạn đang gặp vấn đề. Có thể bạn đang thảo luận quá nhiều nội dung, hoặc một số chủ đề cần có cuộc họp riêng biệt.
Tôn trọng thời gian của nhóm bằng cách bắt đầu và kết thúc đúng giờ, và sử dụng tính năng Nhắc nhở của ClickUp để duy trì sự tập trung trong suốt cuộc họp.
Theo dõi trong vòng 24 giờ
Cuộc họp đã kết thúc, nhưng công việc của bạn vẫn chưa hoàn thành.
Trong vòng một ngày, xem lại tài liệu cuộc họp, dọn dẹp các ghi chú lộn xộn và đảm bảo tất cả các công việc được giao đúng cách với mô tả rõ ràng. Gửi một tin nhắn nhanh trong ClickUp Trò chuyện hoặc bình luận gắn thẻ tất cả những người có công việc, với nội dung đơn giản: “Đây là những gì chúng ta đang làm từ cuộc họp hôm qua.”
Đây cũng là nơi một Super Agent có thể tham gia để quản lý quy trình theo dõi từ đầu đến cuối.
Điều này giúp duy trì động lực và tránh suy nghĩ nguy hiểm rằng "ai đó sẽ lo liệu". Việc theo dõi nhanh chóng là yếu tố phân biệt giữa các cuộc họp có năng suất cao và những cuộc họp không đạt được kết quả gì.
Một người dùng ClickUp thực tế chia sẻ suy nghĩ của họ trên Reddit:
Tôi thấy mình sử dụng ClickUp Clips gần như hàng ngày bây giờ — việc ghi lại màn hình nhanh chóng để cho ai đó xem ý mình muốn nói dễ dàng hơn là giải thích bằng văn bản. Và vì nó chuyển đổi mọi thứ thành văn bản, tôi có thể tìm thấy những gì mình cần sau này mà không cần lục lọi qua các thư mục.
Hệ thống Docs của họ đã âm thầm thay thế hầu hết công việc sử dụng Tài liệu Google của chúng tôi. Mọi thứ trở nên trơn tru hơn khi tài liệu của chúng tôi được lưu trữ cùng với các dự án. Nhóm đã thích nghi với nó nhanh hơn tôi nghĩ.
Ban đầu tôi còn phân vân về ClickUp Brain, nó chỉ giống như một tính năng AI quảng cáo. Nhưng nó đã giúp tôi tiết kiệm thời gian cho những công việc viết lách nhàm chán, đặc biệt là khi cần tóm tắt email dài của khách hàng hoặc bắt đầu soạn thảo bản nháp…
Tính năng ghi chú bằng AI thực sự là một bất ngờ. Trước đây, chúng tôi thường mất rất nhiều mục công việc sau cuộc họp, nhưng giờ đây nó ghi lại mọi thứ và tự động phân công công việc. Việc theo dõi tiến độ đã được cải thiện đáng kể.
Tôi thấy mình sử dụng ClickUp Clips gần như hàng ngày bây giờ — việc ghi lại màn hình nhanh chóng để cho ai đó thấy ý mình muốn nói dễ dàng hơn là giải thích bằng văn bản. Và vì nó chuyển đổi mọi thứ thành văn bản, tôi có thể tìm thấy những gì mình cần sau này mà không cần lục lọi qua các thư mục.
Hệ thống Tài liệu Google của họ đã âm thầm thay thế hầu hết công việc sử dụng Tài liệu Google của chúng tôi. Mọi thứ trở nên trơn tru hơn khi tài liệu của chúng tôi được lưu trữ cùng với các dự án. Nhóm đã thích nghi với nó nhanh hơn tôi nghĩ.
Ban đầu tôi còn phân vân về ClickUp Brain, nó chỉ giống như một tính năng AI quảng cáo. Nhưng nó đã giúp tôi tiết kiệm thời gian cho những công việc viết lách nhàm chán, đặc biệt là khi cần tóm tắt email dài của khách hàng hoặc bắt đầu soạn thảo bản nháp…
Tính năng ghi chú bằng AI thực sự là một bất ngờ. Trước đây, chúng tôi thường mất rất nhiều mục sau cuộc họp, nhưng giờ đây nó ghi lại mọi thứ và tự động phân công công việc. Việc theo dõi tiến độ đã được cải thiện đáng kể.
Những sai lầm thường gặp cần tránh
Dưới đây là một số sai lầm phổ biến mà các nhóm làm việc có năng suất thường mắc phải khi quản lý cuộc họp trong ClickUp, và việc cần làm để khắc phục.
| Lỗi thường gặp | Vấn đề | ClickUp trở nên lộn xộn và mọi người bắt đầu bỏ qua các thông báo. |
| Xem ghi chú cuộc họp như 'cuối cùng' thay vì tài liệu động | Các thông tin quan trọng, liên kết và quyết định không bao giờ được cập nhật sau khi cuộc họp kết thúc. | Mở lại cùng một tài liệu ClickUp hoặc công việc trong mỗi cuộc họp và cập nhật nó để nó trở thành một bản ghi liên tục. |
| Tạo công việc cuộc họp mà không liên kết chúng với công việc thực tế | Các mục hành động tồn tại độc lập và không bao giờ kết nối với các dự án hoặc sprint. | Kết nối các công việc cuộc họp với các danh sách công việc, dự án lớn hoặc tài liệu liên quan để công việc có thể được theo dõi. |
| Chuyển đổi tất cả các điểm thảo luận thành nhiều công việc | ClickUp trở nên lộn xộn và mọi người bắt đầu bỏ qua các thông báo. | Tạo công việc cho các kết quả, quyết định và mục quan trọng nhất. Giữ ý tưởng trong phần bình luận của công việc hoặc tài liệu. |
| Sử dụng quá nhiều đề cập đến @ trong cuộc họp | Người dùng trở nên "mù thông báo" và bắt đầu tắt thông báo từ ClickUp. | Dành đề cập cho chủ sở hữu và người ra quyết định trong công cụ quản lý dự án. |
| Xử lý thời gian cuộc họp và cập nhật không đồng bộ như nhau | Các cuộc thảo luận có thể diễn ra theo hình thức không đồng bộ lại khiến thời gian của cuộc họp bị lãng phí. | Sử dụng bình luận và ClickUp Clips cho các cập nhật không đồng bộ, dành cuộc họp cho các quyết định và vấn đề cản trở. |
| Không tích hợp ClickUp với các công cụ lịch | Cuộc họp và nhiệm vụ ClickUp tồn tại trong hai thế giới riêng biệt | Đồng bộ Lịch Google hoặc Outlook để các sự kiện hiển thị trong Planner, kết quả tìm kiếm và chế độ xem Lịch của bạn. |
Công cụ và mẫu để tổ chức cuộc họp trong ClickUp
Việc tổ chức cuộc họp sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều khi bạn không phải bắt đầu từ trang trắng mỗi lần. Hãy thử các mẫu năng suất sẵn sàng sử dụng từ ClickUp để quản lý cấu trúc, giúp bạn tập trung vào nội dung thảo luận. 🗓️
1. Mẫu cuộc họp ClickUp
Mẫu cuộc họp ClickUp được thiết kế để tối ưu hóa quá trình lập kế hoạch, tổ chức và theo dõi sau cuộc họp cho mọi loại hình cuộc họp, giúp hợp tác nhóm trở nên có năng suất và có tổ chức hơn. Nó cung cấp một hệ thống tập trung nơi các nhóm có thể chuẩn bị chương trình nghị sự, theo dõi các nhiệm vụ cần thực hiện và giám sát tiến độ, đảm bảo rằng mỗi cuộc họp đều có mục đích rõ ràng và phù hợp với mục tiêu của tổ chức.
Ngoài ra, mẫu này còn đi kèm với cấu trúc thư mục sẵn sàng sử dụng để tổ chức tất cả tài liệu và quy trình cuộc họp của bạn ngay từ đầu.
🧠 Thông tin thú vị: Cuộc gọi hội nghị đầu tiên diễn ra vào năm 1915, khi AT&T kết nối người dùng tại New York, San Francisco và Washington, D.C. Công nghệ hội nghị âm thanh phát triển mạnh mẽ ban đầu vì nó tận dụng hạ tầng mạng điện thoại hiện có.
2. Mẫu Biên bản Cuộc họp ClickUp
Mẫu Biên bản Cuộc họp ClickUp giúp việc ghi chép các cuộc thảo luận, quyết định và nhiệm vụ hành động trong cuộc họp trở nên hiệu quả và đơn giản. Mục đích chính của nó là cung cấp một khung cấu trúc để tổ chức người tham dự, chương trình họp và các công việc theo dõi, đảm bảo rằng tất cả các điểm chính và kết quả đều được ghi chép rõ ràng và dễ dàng truy cập cho các bên liên quan.
Mẫu này được thiết lập dưới dạng tài liệu ClickUp cộng tác, cung cấp một khung sườn toàn diện để tóm tắt các cuộc họp. Nó bao gồm các trang đã được tạo sẵn để tổ chức nhóm, ghi chép ghi chú cá nhân trong cuộc họp và cung cấp hướng dẫn để giúp người dùng tận dụng tối đa mẫu này.
3. Mẫu ghi chú cuộc họp định kỳ ClickUp
Mẫu Ghi chú Cuộc họp Định kỳ của ClickUp giúp các nhóm ghi chép và tổ chức các cuộc họp định kỳ một cách hiệu quả. Mẫu này đang theo dõi các cuộc thảo luận đang diễn ra, quyết định và các mục cần thực hiện để ghi lại thông tin quan trọng và giữ cho nó dễ dàng truy cập cho các tham khảo trong tương lai. Mẫu này được thiết kế để hỗ trợ việc ghi chép chi tiết về cuộc họp và quy trình.
Nó bao gồm các phần có nhãn rõ ràng cho:
- Ngày và mục đích của cuộc họp: Không gian để ghi chú thời gian diễn ra cuộc họp và lý do tổ chức.
- Người tham dự: Nhắc nhở gắn thẻ người tham gia bằng đề cập đến @mentions
- Vắng mặt: Nơi ghi chép những người không thể tham dự
- Quorum: Một câu trả lời đơn giản "có" hoặc "không" để xác định liệu có đủ số người tham gia để đưa ra quyết định hay không.
🔍 Bạn có biết? Mặc dù Picturephone của AT&T đã gây ấn tượng mạnh với công chúng vào những năm 1960, nhưng nó lại đắt đỏ, tiêu tốn nhiều băng thông và không thực tế cho phần lớn các doanh nghiệp. Phải đến những năm cuối thập niên 1980 và 1990, khi công nghệ nén video được cải thiện và chi phí cho doanh nghiệp giảm xuống, các cuộc họp video mới trở nên khả thi về mặt thương mại.
4. Mẫu cuộc họp ClickUp Level 10
Mẫu cuộc họp ClickUp Level 10 giúp tổ chức các cuộc họp lãnh đạo có cấu trúc chặt chẽ và có năng suất cao. Mục đích chính của nó là duy trì sự đồng bộ của nhóm với các mục tiêu hàng tuần, hàng tháng và hàng quý, đảm bảo tính minh bạch và đảm bảo mọi người được cập nhật và chịu trách nhiệm trong thời gian thực.
Trang chính tập trung vào tiêu đề Chương trình làm việc lớn. Dưới tiêu đề này, cuộc họp được tổ chức thành các phần rõ ràng:
- Các mục đã thực hiện trước đó: Khu vực danh sách kiểm tra để xem lại những mục đã được giao trong cuộc họp trước và xác nhận những gì đã hoàn thành hoặc vẫn còn dang dở.
- Bảng điểm: Không gian để theo dõi các chỉ số chính hoặc KPI, thường dưới dạng biểu mẫu gạch đầu dòng.
- Rocks: Nơi để xem xét các mục tiêu quý lớn hoặc ưu tiên hàng đầu và ghi chú trạng thái của chúng.
- Phản hồi từ Khách hàng/Nhân viên/Nhà cung cấp: Một phần riêng biệt dành cho các phản hồi quan trọng được thu thập kể từ cuộc họp gần nhất.
🎥 Học cách tổ chức một cuộc họp Level 10 hiệu quả:
5. Mẫu cuộc họp 1-on-1 trong ClickUp
Mẫu ClickUp 1-on-1s giúp các cuộc họp một đối một giữa quản lý và thành viên đội nhóm trở nên có tổ chức và hiệu quả hơn. Mục đích chính của nó là thúc đẩy giao tiếp rõ ràng, thống nhất về mục tiêu và ưu tiên, đồng thời đảm bảo phản hồi có thể thực hiện được được ghi lại và theo dõi.
Phần Cuộc họp chia quy trình thành ba giai đoạn đơn giản:
- Trước cuộc họp 1-1, cả hai bên đều thêm các chủ đề chương trình họp hoặc cập nhật trước đó.
- Trong cuộc họp 1-1, họ ghi chú trực tiếp trong tài liệu.
- Sau cuộc họp 1-1, các mục được giao chính thức.
Trong mỗi trang cuộc họp có ngày tháng, các phần hướng dẫn cuộc hội thoại: cảm nhận của nhân viên, các dự án và ưu tiên hiện tại, các chủ đề phát triển và nâng cao năng lực, và phản hồi hai chiều.
6. Mẫu theo dõi cuộc họp ClickUp
Mẫu theo dõi cuộc họp ClickUp giúp tập trung hiệu quả các nội dung chương trình, ghi chú, công việc cần thực hiện và các công việc theo dõi. Nó đảm bảo rằng tất cả thông tin liên quan đến cuộc họp được tổ chức gọn gàng và dễ dàng truy cập tại một nơi.
Mẫu này được cấu trúc dưới dạng Danh sách công việc và bao gồm các trạng thái tác vụ tùy chỉnh của ClickUp để theo dõi tiến độ của từng cuộc họp: Mở, Đang tiến hành và Đã đóng. Nó cũng bao gồm các Trường Tùy chỉnh để ghi lại các chi tiết quan trọng của cuộc họp, chẳng hạn như Loại cuộc họp, Địa điểm cuộc họp, Người quản lý thời gian, Người ghi chép và Người lãnh đạo.
Gặp gỡ đối tác hoàn hảo: ClickUp
Hầu hết các cuộc họp kết thúc với những ý định tốt đẹp nhưng không có hành động cụ thể. Ai đó tình nguyện xử lý việc này, người khác đồng ý theo dõi việc kia, và mọi người ra về với cảm giác đã làm việc với năng suất cao. Hai tuần sau, không có gì xảy ra vì những cam kết đó chỉ nằm trong sổ tay của ai đó.
ClickUp giải quyết vấn đề này bằng cách chuyển đổi các cuộc hội thoại thành công việc có thể theo dõi mà không cần thêm bước nào.
SyncUps cho phép bạn chia sẻ ý tưởng mà không cần rời khỏi không gian làm việc, trong khi Trợ lý Ghi chú AI tự động ghi lại mọi chi tiết khi bạn tập trung vào cuộc thảo luận. ClickUp Brain trích xuất các nhiệm vụ và quyết định ngay lập tức. Các công việc được giao, liên kết với dự án và ngày đáo hạn, và được theo dõi cùng với mọi thứ khác mà nhóm của bạn đang theo dõi.
Đừng để những cuộc hội thoại hữu ích biến mất vô ích. Đăng ký ClickUp ngay hôm nay! ✅
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Tạo danh sách hoặc thư mục riêng dành cho cuộc họp, sử dụng các công việc cho từng cuộc họp, và thêm chương trình nghị sự, danh sách người tham dự và các nhiệm vụ cần thực hiện vào từng công việc hoặc vào tài liệu ClickUp Doc đính kèm. Giữ tất cả các cuộc họp trong cùng một cấu trúc để dễ dàng tìm kiếm sau này.
Có. Bạn có thể hợp tác trực tiếp với các thành viên trong nhóm trên ClickUp thông qua cuộc gọi video/thoại SyncUps. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng tích hợp ClickUp với Zoom, Google Meet và Microsoft Teams để tham gia hoặc lên lịch cuộc họp video trực tiếp từ không gian làm việc của mình.
Chỉ cần thêm Trợ lý Ghi chú AI ClickUp vào cuộc họp của bạn, và tất cả các ghi chú sẽ được ghi lại trong một tài liệu ClickUp cho bạn.
Có. ClickUp Brain có thể quét ghi chú, đề xuất các mục cần thực hiện, bước tiếp theo và tóm tắt, cũng như tạo các công việc theo dõi.
Sử dụng mẫu Lịch trình Cuộc họp Lặp lại hoặc Mẫu Cuộc họp Nhóm trong ClickUp Tài liệu hoặc Nhiệm vụ. Cài đặt công việc lặp lại hàng tuần hoặc hàng tháng để sử dụng lại cùng một định dạng mỗi lần.
Sử dụng cuộc họp không đồng bộ khi các cập nhật không cần thảo luận, mọi người ở các múi giờ khác nhau hoặc các quyết định là nhỏ. Sử dụng cuộc họp trực tiếp khi có các quyết định, brainstorming hoặc các chủ đề nhạy cảm.