Các agency sáng tạo có danh tiếng không tốt. Cả trong vai trò nhà cung cấp dịch vụ lẫn nhà tuyển dụng.
Khách hàng phàn nàn rằng các agency hứa hẹn quá nhiều để giành được nhiều công việc hơn, nhưng sau đó lại không đáp ứng được kỳ vọng. Các thành viên trong nhóm gặp khó khăn trong việc tạo ra công việc chất lượng dưới áp lực liên tục.
Tuy nhiên, một số tên tuổi lớn nhất—Hub, Wieden+Kennedy, Ogilvy—chứng minh rằng công việc sáng tạo xuất sắc là hoàn toàn khả thi. Bí quyết của họ? Một sự kết nối chặt chẽ, không có rào cản giữa quản lý dự án và thực thi sáng tạo.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn cách các agency có thể tích hợp quản lý dự án và công cụ sáng tạo để tối ưu hóa các hoạt động hàng ngày.
⭐ Tính năng mẫu nổi bật
Bạn đang tìm kiếm một cách thức sạch sẽ, nhanh chóng và đơn giản hơn để theo dõi mọi khách hàng và các chiến dịch của họ cùng một lúc?
Mẫu Agency Tiếp thị ClickUp cho phép bạn làm điều đó. Phân loại các chiến dịch của bạn để điều hướng nhanh chóng, thêm các Trường Tùy chỉnh để định nghĩa từng chiến dịch và theo dõi tiến độ trực tiếp mà không cần chuyển tab.
Thách thức tích hợp cho các agency
Quản lý dự án và quy trình sáng tạo là hai yếu tố phụ thuộc lẫn nhau. Tuy nhiên, hầu hết các agency đều gặp khó khăn trong việc đồng bộ hóa chúng. Dưới đây là hai lý do tại sao:
1. Họ hoạt động với các công cụ độc lập
Nhóm sáng tạo của bạn sử dụng nhiều công cụ chuyên dụng để thực hiện công việc:
- Nhà thiết kế: Sử dụng Figma, Adobe Creative Cloud và Canva để tạo ra các tài sản hình ảnh.
- Nhà văn: Soạn thảo bản nháp bằng Tài liệu Google, Notion, Jasper AI, Grammarly, v.v.
- Trình chỉnh sửa video: Sử dụng Adobe Premiere Pro hoặc After Effects để chỉnh sửa đồ họa chuyển động.
Ngoài ra, các quản lý tài khoản và quản lý dự án (PM) phải chuyển đổi giữa lịch biên tập (bảng tính), chuỗi email, tin nhắn Slack, v.v.
Mọi người đều thực hiện công việc với công cụ của mình mà không hợp tác. Dự án bị kéo giãn theo mọi hướng.
📌 Ví dụ: Hãy tưởng tượng khách hàng của bạn để lại bình luận trên một khung cụ thể trong Figma. Vì người quản lý dự án chỉ sử dụng bảng tính và chuỗi email, họ không bao giờ nhìn thấy phản hồi đó.
2. Sáng tạo hiếm khi đi theo một đường thẳng
Quá trình sáng tạo là động, lặp đi lặp lại và phức tạp. Một tài sản phải trải qua nhiều vòng phản hồi, trong khi tài sản khác được phê duyệt ngay lập tức.
Quản lý dự án, mặt khác, tập trung vào cấu trúc. Nó phát triển mạnh mẽ nhờ vào các dòng thời gian rõ ràng và tính dự đoán.
Khi các agency cố gắng tích hợp chúng, họ thường làm tổn hại đến một trong hai yếu tố. Bạn có thể mất đi sự linh hoạt sáng tạo khiến công việc thực sự tốt, hoặc phá vỡ cấu trúc kế hoạch giúp duy trì hoạt động của agency.
📌 Ví dụ: Quản lý dự án giao bài viết blog cho nhà văn, mong đợi bài viết được hoàn thành, chỉnh sửa và sẵn sàng đăng tải trong vòng một tuần. Quản lý tài khoản thông báo cho khách hàng đánh dấu lịch.
Tác giả hoàn thành hạn chót cá nhân, nhưng sau đó quá trình sáng tạo bắt đầu. Trình chỉnh sửa muốn một điểm nhấn khác, giọng điệu cần chỉnh sửa lại, và đột nhiên, công việc một tuần đã kéo dài đến ngày thứ 10.
Bây giờ dự án đang bị chậm tiến độ, và bạn trông thiếu chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.
🧠 Sự thật thú vị: Yoshiro Nakamatsu, người phát minh ra đĩa mềm (và hơn 3.000 bằng sáng chế khác), có quy trình sáng tạo bao gồm việc lặn sâu dưới nước và ở lại đó cho đến khi não bộ bị thiếu oxy. Ông khẳng định những ý tưởng hay nhất của mình xuất hiện chỉ vài giây trước khi chết. Sau đó, ông sẽ ghi chép chúng vào một cuốn sổ tay chống nước đặc biệt mà ông đã phát minh ra chỉ dành cho mục đích này.
Tại sao việc tích hợp lại quan trọng đối với các agency?
Bạn tạo ra một hệ thống chia sẻ mà cả nhóm sáng tạo và nhóm quản lý dự án của bạn đều sử dụng.
Các nhà quản lý dự án có thể hiển thị trực tiếp các quy trình sáng tạo. Họ có thể lập kế hoạch, điều chỉnh và thông báo lịch trình một cách chủ động (không phải khi khách hàng yêu cầu cập nhật).
Các nhóm sáng tạo ngừng lãng phí thời gian vào các công việc hành chính và tận hưởng thời gian sáng tạo được bảo vệ. Sự tích hợp này dẫn đến:
- Giao hàng nhanh hơn: Hãy tưởng tượng một công cụ quản lý dự án AI tự động thông báo cho nhà thiết kế ngay khi nhà văn hoàn thành bản sao. Không ai phải chờ đợi cập nhật, và các dự án tiến triển mà không bị trì hoãn không cần thiết.
- Hợp tác giữa các nhóm: Bối cảnh chung là yếu tố then chốt của quản lý dự án thành công trong các agency sáng tạo. Mọi người đều nhìn thấy phản hồi của khách hàng cùng lúc, không có gì bí ẩn về trạng thái dự án, và cả hai nhóm đều nắm rõ những thay đổi trong kỳ vọng của khách hàng.
- Ít sai sót hơn: Khi quản lý dự án và công việc sáng tạo diễn ra tại cùng một nơi, nhóm của bạn sẽ tránh được những sai sót như chia sẻ phiên bản tệp sai, bỏ lỡ các bình luận phản hồi và làm việc dựa trên bản tóm tắt sáng tạo cũ.
- Nâng cao năng suất nhóm: Quản lý dự án truyền thống hạn chế không gian cho sự sáng tạo và sản xuất. Các thành viên trong nhóm phải quản lý thủ công các phiên bản tệp, truyền đạt cập nhật và theo đuổi phản hồi. Một phương pháp tích hợp loại bỏ những gián đoạn này để giữ cho họ năng suất và không căng thẳng.
- Khách hàng hài lòng hơn: Quy trình chuyển giao suôn sẻ, thời gian hoàn thành nhanh hơn và ít sai sót hơn dẫn đến trải nghiệm khách hàng tốt hơn. Bạn đáp ứng đúng hạn. Bạn cung cấp chất lượng ổn định. Khách hàng tin tưởng bạn hơn, điều này có nghĩa là công việc lặp lại và giới thiệu.
📮 ClickUp Insight: Mỗi ngày, một chuyên gia trung bình dành hơn 30 phút để tìm kiếm thông tin liên quan đến công việc—điều đó tương đương với hơn 120 giờ mỗi năm bị lãng phí khi phải lục lọi email, các chủ đề trên Slack và các tệp tin rải rác.
Một trợ lý AI thông minh được tích hợp vào không gian làm việc của bạn có thể thay đổi điều đó.
Giới thiệu ClickUp Brain. Nó cung cấp thông tin và câu trả lời tức thì bằng cách hiển thị các tài liệu, cuộc hội thoại và chi tiết công việc phù hợp chỉ trong vài giây — giúp bạn ngừng tìm kiếm và bắt đầu công việc.
💫 Kết quả thực tế: Các nhóm như QubicaAMF đã tiết kiệm được hơn 5 giờ mỗi tuần bằng cách sử dụng ClickUp—tương đương hơn 250 giờ mỗi năm cho mỗi người—bằng cách loại bỏ các quy trình quản lý kiến thức lỗi thời. Hãy tưởng tượng nhóm của bạn có thể tạo ra điều gì với thêm một tuần năng suất mỗi quý!
Hình thức tích hợp giữa quản lý dự án và công cụ sáng tạo trông như thế nào?
Dưới đây là một số ví dụ minh họa cho việc quản lý dự án sáng tạo tích hợp trông như thế nào:
Ví dụ 1: Phân bổ tài nguyên thông minh hơn
Trước đây: Khi một dự án mới được giao, người quản lý dự án phải liên hệ thủ công với từng thành viên trong nhóm sáng tạo để tìm hiểu về khả năng làm việc của họ. Trong khi họ đang lập kế hoạch phân công công việc, một trình chỉnh sửa đề xuất một sửa đổi lớn cho hai nhà văn.
Người quản lý dự án (PM) không biết điều này và giao công việc mới cho các nhà văn, vô tình làm quá tải họ.
Sau đó: Công cụ quản lý dự án sáng tạo hiển thị tình trạng sẵn sàng trực tiếp của từng chuyên gia sáng tạo. Khi trình chỉnh sửa giao công việc chỉnh sửa, lịch trình của nhà văn sẽ được cập nhật tự động. Người quản lý dự án thấy nhà văn đang bận rộn và giao công việc mới cho người khác.
Ví dụ 2: Cải thiện vòng phản hồi của khách hàng
Trước đây: Khách hàng xem xét một tệp tin và gửi email cho quản lý tài khoản. Quản lý tài khoản thông báo cho quản lý dự án, người này sau đó chuyển tiếp cho nhà thiết kế. Với quá nhiều người trung gian truyền đạt thông tin, nhà thiết kế thường nhận được phản hồi mơ hồ hoặc không đầy đủ.
Sau đó: Tất cả các công việc trong công cụ quản lý dự án đều bao gồm liên kết đến các tệp sáng tạo. Khách hàng có thể để lại phản hồi trực tiếp trên tài sản hoặc trong phần bình luận của công việc. Mọi người đều thấy phản hồi chính xác ngay lập tức mà không cần phải chuyển tiếp tin nhắn.
Ví dụ 3: Quản lý và truy xuất tài sản tự động hóa
Trước đây: Các thành viên trong nhóm lãng phí hàng giờ để tìm kiếm trong các thư mục Google Drive, chuỗi email và cuộc trò chuyện nội bộ để tìm tài nguyên phù hợp. Họ liên tục nhắn tin cho nhau để xác nhận xem đó là phiên bản mới nhất hay phiên bản cũ.
Sau đó: Các tài sản sáng tạo được liên kết với các công việc bên trong công cụ quản lý dự án (PM). Ngay khi chúng được đánh dấu là “Được phê duyệt”, hệ thống PM sẽ tự động di chuyển tệp vào thư mục tương ứng trong thư viện tài sản kỹ thuật số của bạn. Khi ai đó cần tài sản đó, họ chỉ cần tìm kiếm theo cách tài sản trông như thế nào, văn bản của nó hoặc dự án liên quan, và công cụ PM sẽ nhanh chóng lấy nó cho bạn.
👀 Bạn có biết: Tại agency huyền thoại Doyle Dane Bernbach (DDB) vào thập niên 1960, Bill Bernbach đã thay đổi hoàn toàn cách vận hành của agency. Ông là người đầu tiên ghép một giám đốc nghệ thuật và một nhà văn quảng cáo làm việc chung trong cùng một phòng. Trước đó, các nhà văn viết nội dung và "gửi xuống" cho bộ phận thiết kế như một dây chuyền sản xuất.
Bước từng bước: Cách các agency có thể tích hợp quản lý dự án và công cụ sáng tạo
Hãy cùng xem các agency có thể xây dựng một hệ thống thống nhất tích hợp quản lý dự án và công việc sáng tạo như thế nào.
Chúng ta cũng sẽ tìm hiểu cách phần mềm quản lý agency sáng tạo của ClickUp đơn giản hóa quá trình tích hợp này, cùng với phần mềm quản lý dự án của ClickUp.
1. Tập trung hóa kế hoạch chiến dịch
Bắt đầu bằng cách tập hợp tất cả các chiến dịch hiện có của bạn vào một nền tảng duy nhất.
Nếu bạn quản lý nhiều chiến dịch cho các khách hàng khác nhau, hãy tổ chức chúng vào các thư mục khách hàng để dễ dàng theo dõi.
Tiếp theo, tiêu chuẩn hóa bố cục cơ bản cho tất cả các chiến dịch. Nó phải bao gồm:
- Mục tiêu chiến dịch + đối tượng mục tiêu + chỉ số KPI
- Các sản phẩm chính
- Các giai đoạn khác nhau của chiến dịch như được nêu trong bản đồ chiến lược marketing
- Dòng thời gian dự án, các cột mốc và hạn chót
- Lịch đăng bài
- Vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm marketing
- Biểu mẫu yêu cầu sáng tạo
- Nhận diện thương hiệu và các hướng dẫn cụ thể cho khách hàng
Không muốn thiết kế cấu trúc này từ đầu? ClickUp cung cấp nhiều mẫu có sẵn mà các agency có thể tùy chỉnh trong vài phút để tập trung quản lý các chiến dịch marketing.
Dưới đây là hai đề xuất hàng đầu của chúng tôi:
Mẫu Mẫu Cơ Quan Tiếp Thị ClickUp
Bạn đang điều hành một agency quy mô trung bình đến lớn phải quản lý 10+ khách hàng?
Mẫu Mẫu Cơ Quan Tiếp Thị của ClickUp cung cấp một hệ thống quản lý sẵn sàng sử dụng để quản lý nhiều khách hàng, chiến dịch và nhóm nội bộ trong một chế độ xem tập trung duy nhất.
Tính năng chính:
- Sử dụng trạng thái tùy chỉnh để theo dõi các chiến dịch một cách nhanh chóng và đánh giá tiến độ.
- Nhận sáu Trường Tùy chỉnh, như Tài khoản, Kích thước hợp đồng, v.v., để xác định các thuộc tính chính của từng chiến dịch.
- Hình dung chiến dịch của bạn bằng cách sử dụng các chế độ xem tùy chỉnh khác nhau như Dòng thời gian Hợp đồng, Danh sách Hợp đồng, Tiến độ Hợp đồng và nhiều hơn nữa.
- Sử dụng hệ thống quản lý dự án tích hợp sẵn để phân công công việc, thêm các mối quan hệ phụ thuộc, thay đổi trạng thái, theo dõi thời gian, v.v.
Trước khi bạn nhận ra, tất cả các chiến dịch của bạn đã được sắp xếp gọn gàng, với ít rắc rối nhất.
Mẫu Quản lý Chiến dịch Tiếp thị ClickUp
Lập kế hoạch, theo dõi và đo lường các chiến dịch riêng lẻ theo thời gian thực bằng mẫu Quản lý Chiến dịch Tiếp thị ClickUp.
Tạo các giai đoạn khác nhau cho từng chiến dịch, thêm công việc, đặt ngày đáo hạn, xác định vai trò và phân công công việc mà không cần rời khỏi trình theo dõi chiến dịch của bạn.
Tính năng chính:
- Nhận 11 thuộc tính tùy chỉnh, chẳng hạn như Nội dung Cuối cùng, Nhóm Được Giao, Phê duyệt, v.v., để định nghĩa các công việc trong từng giai đoạn của chiến dịch.
- Trạng thái công việc tùy chỉnh để theo dõi tiến độ mọi lúc.
- Hình dung chiến dịch của bạn thông qua bảy chế độ xem khác nhau, chẳng hạn như Theo dõi Ngân sách, Theo dõi Nhóm Mạng xã hội, Bảng Giai đoạn Tiếp thị và nhiều hơn nữa.
Bằng cách sử dụng mẫu này, bạn có thể nhanh chóng tổng hợp toàn bộ vòng đời dự án thành một bảng có cấu trúc.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Cần một công cụ tất cả trong một để quản lý cả chiến dịch khách hàng và khuyến mãi? Hãy thử mẫu Quản lý Chiến dịch và Khuyến mãi ClickUp. Nó tập trung vào việc tiếp nhận yêu cầu, kế hoạch, sản xuất và theo dõi quá trình triển khai để giúp các agency quản lý chiến dịch và khuyến mãi ở mọi giai đoạn.
2. Kết nối các công việc với tài sản sáng tạo
Tiếp theo, tạo các công việc cho từng chiến dịch và liên kết trực tiếp các tài sản sáng tạo với chúng.
📌 Ví dụ: Nếu một nhà thiết kế đang thực hiện công việc trên một quảng cáo, liên kết đến tệp Figma hoặc tài liệu đám mây Photoshop nên được bao gồm trong thẻ công việc.
Sắp xếp các tài sản này trong công cụ quản lý tài sản kỹ thuật số của bạn để phản ánh cấu trúc dự án. Vì vậy, nếu một công việc thuộc “Chiến dịch Truyền thông Xã hội Quý 1”, tài sản sáng tạo của nó nên được thêm vào thư mục “Chiến dịch Truyền thông Xã hội Quý 1”.
Tiêu chuẩn hóa quy ước đặt tên cho các tài sản sáng tạo của bạn. Nhờ vậy, mọi người có thể ngay lập tức biết phiên bản nào của tài sản là mới nhất, ngay cả khi chỉ liếc qua.
Cách ClickUp hỗ trợ
Nhiệm vụ ClickUp giúp bạn quản lý hàng trăm mục chiến dịch cùng lúc một cách dễ dàng mà không làm mất đi các tài sản sáng tạo của bạn.
Tạo một công việc trong ClickUp và thêm các chi tiết cần thiết, bao gồm mô tả công việc, người được giao nhiệm vụ, ngày bắt đầu và ngày đáo hạn, mức độ ưu tiên, danh sách kiểm tra QA, v.v. Tải lên hình ảnh, tài liệu, video và các tệp khác trực tiếp vào công việc này dưới dạng tệp đính kèm để giữ tất cả tài nguyên liên quan trong một nơi.
Dưới đây là cách theo dõi các công việc tiếp thị của bạn trong công việc:
Các Trường Tùy chỉnh giúp bạn tổ chức các tài nguyên này một cách gọn gàng bên trong một công việc. Ví dụ, tạo một Trường Tùy chỉnh như “Liên kết Canva” để nhà thiết kế có thể đặt liên kết vào đó, trong khi người viết tải lên tài liệu blog vào trường “Bản nháp blog”.
🚀 Ưu điểm của ClickUp: Các nhóm sáng tạo bị ngập trong các tài nguyên phân tán — tệp tin được chia sẻ trên Drive, Figma, email và các chủ đề trò chuyện. Mọi người dành quá nhiều thời gian để tìm kiếm thông tin thay vì thực sự thiết kế và triển khai các chiến dịch.
ClickUp BrainGPT nằm trên hệ thống này và hoạt động như lớp hiểu biết cho công việc của bạn. Nó đọc các công việc, thư mục, không gian làm việc và công cụ bên ngoài để tìm tệp hoặc thông tin phù hợp chỉ trong vài giây.
Dưới đây là cái nhìn sơ lược về ClickUp Brain:
- Hiểu "ý nghĩa" của truy vấn của bạn: Sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) dựa trên ngữ cảnh để tìm kiếm tệp dựa trên ngữ cảnh và ý định của truy vấn, không chỉ dựa vào từ khóa. Ví dụ: Tìm kiếm "băng rôn anh hùng màu xanh cho trang đích của XYZ" thay vì nhập chính xác tên tệp.
- Luôn cập nhật với không gian làm việc của bạn: Luôn đồng bộ với các cập nhật thời gian thực trên các công việc, tài liệu, bình luận và tệp đính kèm của bạn, cung cấp câu trả lời dựa trên trạng thái hiện tại của công việc.
- Tìm kiếm tệp/thông tin: ClickUp Enterprise Search gần như tương tự Google, nhưng dành cho Không gian Làm việc ClickUp của bạn. Tìm kiếm qua các công việc, tài liệu, bình luận, tệp, chiến dịch và thậm chí các công cụ kết nối bằng các lệnh tìm kiếm bằng ngôn ngữ tự nhiên.
3. Tối ưu hóa quy trình phản hồi và phê duyệt
Khuyến khích người phê duyệt và khách hàng đưa ra phản hồi trực tiếp trên tài sản. Ví dụ, nếu đó là video, hãy bình luận tại thời điểm cụ thể. Nếu đó là thiết kế, hãy ghim ghi chú vào yếu tố cụ thể.
Điều quan trọng nhất là giữ tất cả các cuộc thảo luận về việc chỉnh sửa bên trong chính công việc đó. Điều này tạo ra một lịch sử rõ ràng về lý do tại sao các thay đổi được thực hiện. Việc xác định người phê duyệt cũng quan trọng không kém. Đặt một thứ tự rõ ràng về ai cần ký duyệt để tránh phản hồi lộn xộn.
Cuối cùng, hãy đảm bảo rằng ngay cả những người phê duyệt cũng có một khoảng thời gian cố định để xem xét các ý tưởng sáng tạo và phản hồi. Điều này giúp tránh tình trạng dự án bị đình trệ.
Cách ClickUp hỗ trợ
Tính năng Kiểm duyệt của ClickUp tối ưu hóa quy trình phản hồi thông qua chú thích tài sản và công cụ quản lý công việc.
Người đánh giá có thể nhấp vào bất kỳ vị trí nào trên hình ảnh, video hoặc tệp PDF đã tải lên để thêm ý kiến của mình. Họ có thể chèn ghi chú văn bản, vẽ hình dạng và đánh dấu các khu vực để giải thích chi tiết các vấn đề.
🚀 Ưu điểm của ClickUp: Sử dụng ClickUp Docs để lưu trữ tất cả phản hồi trực tiếp trong tài liệu và theo dõi chúng một cách dễ dàng.
Các trình chỉnh sửa có thể đánh dấu văn bản, thêm bình luận với đề cập @ và giao mục nhiệm vụ cho các nhà văn giải quyết. Thanh bên hiển thị các chủ đề thảo luận và trạng thái (mở/đã giải quyết) trên toàn bộ tài liệu.
Điều này hoạt động tốt cho các bản tóm tắt sáng tạo, bản nháp nội dung hoặc bảng tâm trạng được lưu trữ dưới dạng văn bản.
4. Tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại
Không có gì làm chậm đà phát triển của công ty bạn nhanh hơn các quy trình làm việc thủ công.
Những nhà quản lý dự án sáng tạo dành cả ngày để chuyển đổi các chi tiết từ bản tóm tắt thành công việc, truyền đạt các yêu cầu cuối cùng của khách hàng và theo dõi các cập nhật. Trong khi đó, nhóm sáng tạo được yêu cầu phải dừng công việc đang làm để báo cáo mọi tiến độ.
Các công cụ tự động hóa xử lý công việc nền tảng, giúp cả hai bên tập trung vào công việc chính của mình thay vì phải di chuyển dữ liệu.
Dưới đây là một số ví dụ về các tự động hóa cơ bản:
- Các sự kiện kích hoạt: Khi một biên tập viên chuyển bản nháp sang trạng thái “Đã xong”, trình chỉnh sửa sẽ nhận được thông báo ngay lập tức.
- Tạo công việc: Tự động tạo công việc từ các bản tóm tắt mới được thêm vào trong nền tảng quản lý dự án.
- Nhắc nhở: Tự động hóa các lời nhắc cho các hạn chót sắp đến hoặc đã quá hạn.
- Giao tiếp với khách hàng: Tạo báo cáo tiến độ dự án vào mỗi thứ Sáu và gửi email cho khách hàng.
Cách ClickUp hỗ trợ
ClickUp Automations giúp việc tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại trở nên dễ dàng. Bạn có thể định nghĩa các điều kiện kích hoạt, điều kiện và hành động tự động hóa thông qua giao diện kéo và thả đơn giản.
Ví dụ, khi trạng thái của một công việc thay đổi thành “Sẵn sàng để xem xét”, tự động giao công việc cho người quản lý tài khoản, thêm các nhà đánh giá cụ thể, cập nhật thời hạn thêm 1 ngày và thông báo cho họ.
Ngoài ra, các Super Agents của ClickUp hoạt động như trợ lý toàn thời gian, theo dõi quy trình làm việc của bạn, đưa ra quyết định và thực hiện các hành động một cách tự động.
Ví dụ, khi ai đó để lại phản hồi về một công việc, trợ lý AI sẽ quét các bình luận và chú thích trong văn bản để tạo các mục cần thực hiện cho người quản lý công việc. Xem video này để tìm hiểu thêm về cách tạo trợ lý AI 👇
5. Theo dõi hiệu suất của agency theo thời gian thực
Bạn đã tích hợp các công cụ quản lý dự án với phần mềm sáng tạo. Nhưng làm thế nào để biết liệu thiết lập này thực sự sẽ tăng lợi nhuận cho dự án của bạn? Thông qua việc theo dõi hiệu suất theo thời gian thực!
Đầu tiên, hãy đo lường thời gian cần thiết để một công việc di chuyển từ Giai đoạn Đề xuất đến Giai đoạn Được Phê duyệt trước và sau khi tích hợp. Xác định nơi công việc bị tắc nghẽn sẽ giúp bạn nâng cao hiệu quả của thiết lập quản lý dự án sáng tạo trong agency của mình.
Nhưng hãy lưu ý: việc theo dõi này chỉ hiệu quả khi không bị phân mảnh. Nếu bạn đang theo dõi hiệu suất sáng tạo trong một công cụ và quản lý dự án trong một công cụ khác, mục đích của việc tích hợp sẽ bị mất đi.
Cách ClickUp hỗ trợ
Bảng điều khiển ClickUp hiển thị thông tin thời gian thực trực tiếp từ các công việc, dự án, cổng thông tin khách hàng và các công cụ kết nối, giúp bạn theo dõi mọi thứ tại một nơi duy nhất.
Bạn có thể tạo các bảng điều khiển dành riêng cho khách hàng hoặc chiến dịch và tùy chỉnh chúng với các thẻ tiện ích phù hợp. Ví dụ, thêm biểu đồ burnup khi bạn muốn đo lường số lượng công việc đã hoàn thành so với tổng phạm vi dự án theo thời gian.
Các bảng điều khiển này có thể được tích hợp vào một bảng điều khiển chính cung cấp các thông tin quan trọng chỉ với một cái nhìn, như hiệu suất của nhóm, công việc tổng thể của khách hàng, quản lý tài chính, v.v.
🚀 Lợi thế của ClickUp: Kết hợp bảng điều khiển ClickUp của bạn với thẻ AI. Các tiện ích động này phân tích dữ liệu công việc của bạn và cung cấp tóm tắt bằng ngôn ngữ tự nhiên hoặc đề xuất trực tiếp trên bảng điều khiển của bạn.
Ví dụ, thay vì nhìn vào các số thô như “12 công việc quá hạn”, thẻ AI sẽ thông báo cho bạn “Bộ phận Marketing có 8 tác phẩm sáng tạo quá hạn — giao 2 cho Sarah (20% sức chứa) hoặc dời hạn chót đến thứ Sáu?”
👀 Bạn có biết: Theo báo cáo "State of Project Management" của Wellingtone, 50% quản lý dự án dành một lượng thời gian đáng kể - thường là cả ngày hoặc hơn mỗi tháng - chỉ để gõ báo cáo thủ công thay vì thực sự quản lý nhóm của mình.
Các trường hợp ứng dụng thực tế trong agency
Dưới đây là một số trường hợp thực tế mà các agency đã tích hợp công cụ quản lý dự án và sáng tạo để tối ưu hóa hoạt động:
1. Mở rộng phạm vi tiếp cận
Thách thức: New Reach Marketing đang phát triển nhanh chóng, nhưng việc triển khai các chiến dịch qua nhiều công cụ phân tán, bảng tính và các chủ đề trên Slack khiến nhóm gặp khó khăn trong việc quản lý kỳ vọng của khách hàng trên nhiều dự án và mở rộng quy mô agency.
Giải pháp: Họ đã áp dụng ClickUp như một giải pháp toàn diện cho quản lý dự án và khách hàng. Các quy trình làm việc tiêu chuẩn đã thay thế các bảng tính tạm thời, trong khi các bảng điều khiển hiển thị khối lượng công việc và tình trạng khách hàng theo thời gian thực. Công việc trở nên dễ dự đoán hơn, dễ theo dõi hơn và dễ phân công hơn.
Kết quả:
- Đạt doanh thu hàng năm (ARR) khoảng $800.000 đồng thời duy trì chất lượng dịch vụ.
- Giảm sự phụ thuộc vào người sáng lập trong việc theo dõi các công việc hàng ngày.
2. Cố vấn Dược phẩm
Thách thức: Nhóm Quan hệ Khách hàng nhỏ của Pharmacy Mentor đã quản lý 200 khách hàng bằng một bộ ứng dụng phân tán, bao gồm Google Workspace, email và Tài liệu Google. Điều này dẫn đến tình trạng hỗn loạn: sự lan tràn của các công cụ, chuyển đổi ngữ cảnh liên tục, công việc trùng lặp, không có khả năng hiển thị dự án theo thời gian thực và theo dõi mục tiêu nội bộ kém hiệu quả.
Giải pháp: Khác với quản lý dự án truyền thống, ClickUp đã cung cấp cho Pharmacy Mentor một bộ công cụ tích hợp để quản lý dự án, hợp tác với khách hàng và phân tích thời gian thực. Nó đã thay thế việc quản lý thư mục phức tạp bằng các công việc có cấu trúc, biểu mẫu đăng ký khách hàng đơn giản hóa và theo dõi dự án tập trung.
Kết quả:
- Giảm 20% số lần chỉnh sửa trên các dự án của khách hàng
- Giao tiếp nội bộ mượt mà 100% mà không bị cản trở bởi múi giờ.
- Nhóm làm việc có năng suất gấp đôi sau khi thay thế các cuộc họp hàng ngày về tài khoản bằng việc chia sẻ tầm nhìn dự án.
⚡Thư viện mẫu: Mẫu quản lý dự án miễn phí
Những rào cản phổ biến mà các agency thường gặp phải
Dưới đây là những thách thức phổ biến mà các agency gặp phải khi quản lý các dự án sáng tạo:
| Những sai lầm thường gặp | Tại sao điều này xảy ra |
| Chuyển đổi giữa các công cụ | Sử dụng các công cụ riêng biệt cho quản lý dự án và công việc sáng tạo gây lãng phí thời gian khi các nhóm liên tục chuyển đổi giữa các ứng dụng và mất tập trung. |
| Các vòng phản hồi phân tán | Các bình luận được gửi qua email, trò chuyện hoặc tài liệu mà không có liên kết rõ ràng với tài sản, dẫn đến việc trao đổi liên tục không dứt. |
| Sự mở rộng phạm vi | Vì công việc thiết kế và bảng điều khiển dự án không được đồng bộ hóa, các agency thiếu tầm nhìn và phải đồng ý thực hiện công việc bổ sung vào phút chót. |
| Sự tự do sáng tạo bị đe dọa | Các quy trình cứng nhắc, thời hạn chặt chẽ hoặc quá nhiều bước phê duyệt có thể kìm hãm ý tưởng của các nhà thiết kế, buộc họ phải lựa chọn an toàn thay vì công việc táo bạo. |
👀 Bạn có biết: Theo nghiên cứu của Harvard Business Review, chỉ 35% dự án trên tất cả các ngành được coi là thực sự thành công. Điều này có nghĩa là gần hai phần ba tất cả các dự án chuyên nghiệp không đạt được mục tiêu ban đầu, vượt quá ngân sách hoặc không đáp ứng được thời hạn.
Tương lai của sự tích hợp giữa Sáng tạo và Quản lý dự án
Trí tuệ nhân tạo (AI) tiếp tục phát triển. Đối với các agency, điều này có nghĩa là quản lý dự án sáng tạo sẽ trở nên thông minh hơn, nhanh hơn và hiệu quả hơn.
Dưới đây là một số xu hướng chúng ta có thể mong đợi:
- Phiên bản tự động: Các công cụ quản lý tài sản sẽ sử dụng phân tích ngữ cảnh để quản lý và tổ chức tệp mà không cần can thiệp của con người. Ví dụ, hệ thống tự động lưu trữ các bản nháp và chỉ giữ lại các phiên bản sẵn sàng cho khách hàng ở phía trên.
- Dự đoán cân bằng tài nguyên: Các hệ thống tương lai sẽ vượt xa việc hiển thị khả năng sẵn sàng của nhóm để dự đoán các điểm nghẽn và đề xuất các biện pháp khắc phục. Ví dụ, phần mềm đề xuất dời hạn chót hoặc phân công lại công việc trước khi thành viên nhóm nhận ra họ đang quá tải.
Nhưng sự khác biệt đáng chú ý nhất nằm ở vai trò thay đổi của một nhà quản lý dự án.
Các nhà quản lý dự án tương lai sẽ là những người điều phối. Với trí tuệ nhân tạo (AI) đảm nhận các công việc lặp đi lặp lại, các nhà quản lý dự án (PM) sẽ tập trung vào chiến lược dự án, tầm nhìn sáng tạo, giao tiếp với khách hàng và phối hợp nhóm.
Nắm vững Quản lý Dự án Sáng tạo với ClickUp
Vận hành một agency có lợi nhuận là một nghệ thuật. Bạn phải liên tục cân bằng chất lượng sáng tạo với các hạn chót nghiêm ngặt và ngân sách eo hẹp.
Chúng tôi không nói rằng việc có một bộ công cụ công nghệ gọn nhẹ với chỉ một vài công cụ là giải pháp. Thực tế, điều đó là hoàn toàn không thực tế đối với bất kỳ agency nào.
Nhưng việc tích hợp hoàn toàn và tự động hóa trên tất cả các hệ thống của bạn là điều bắt buộc.
ClickUp kết nối khoảng cách giữa kế hoạch dự án cấp cao, sản xuất sáng tạo hàng ngày và sự xuất sắc sáng tạo lâu dài.
Các agency có thể tối ưu hóa chu kỳ sáng tạo với Công việc và Proofing, tự động hóa quy trình làm việc, chia sẻ thông tin thời gian thực và tích hợp trí tuệ nhân tạo bối cảnh (ClickUp BrainGPT) để đạt hiệu suất tối ưu.
Sẵn sàng tìm hiểu cách thực hiện? Đăng ký ClickUp ngay hôm nay để bắt đầu.
Câu hỏi thường gặp (FAQs)
Bằng cách tích hợp quản lý dự án và công cụ sáng tạo, bạn loại bỏ sự cản trở giữa kế hoạch và thực thi. Các nhà quản lý dự án có thể hiển thị quá trình sáng tạo theo thời gian thực mà không cần làm phiền nhóm để cập nhật tiến độ. Các chuyên gia sáng tạo tập trung vào công việc của mình vì họ không còn phải ghi chép tiến độ thủ công hoặc tìm kiếm tài nguyên. Điều này giúp giảm thiểu lỗi tốn kém, đẩy nhanh thời gian giao hàng, nâng cao chất lượng sản phẩm sáng tạo và giữ cho khách hàng hài lòng.
ClickUp hoạt động như một trung tâm điều phối, kết nối trực tiếp với hệ thống sáng tạo của bạn thông qua các tích hợp gốc và API. Nó cho phép bạn nhúng các tệp thiết kế trực tiếp, đồng bộ hóa lưu trữ đám mây và tự động hóa cập nhật công việc dựa trên hoạt động của tệp. Điều này giúp duy trì sự thống nhất trong giao tiếp, tệp tin và dòng thời gian trên một nền tảng duy nhất, đảm bảo dữ liệu của bạn luôn nhất quán giữa các nhóm khác nhau.
Đúng vậy, ClickUp cung cấp nhiều mẫu có sẵn được thiết kế riêng cho các agency sáng tạo và nhóm thiết kế. Bắt đầu với Mẫu Agency Tiếp thị ClickUp để xây dựng kế hoạch tổng thể cho tất cả khách hàng và chiến dịch của họ. Tiếp theo, chi tiết từng chiến dịch bằng Mẫu Quản lý Chiến dịch Tiếp thị ClickUp. Sử dụng những mẫu này làm nền tảng và tùy chỉnh chúng để phù hợp với yêu cầu của agency bạn.
Khách hàng không cần tài khoản ClickUp trả phí để xem xét công việc hoặc đưa ra phản hồi. Bạn có thể sử dụng tính năng Chia sẻ Công khai để gửi liên kết trực tiếp đến bảng dự án hoặc tài liệu cụ thể. Ngoài ra, tính năng Kiểm duyệt cho phép khách hàng để lại bình luận trực tiếp trên hình ảnh hoặc video thông qua liên kết truy cập khách đơn giản. Điều này giúp quá trình phản hồi diễn ra nhanh chóng và tập trung.
Các agency có thể sử dụng bảng điều khiển ClickUp để theo dõi hiệu suất tổng thể theo thời gian thực. Bạn có thể theo dõi giờ làm việc tính phí, ngân sách dự án và sức chứa của nhóm thông qua các tiện ích trực quan cập nhật tự động khi công việc tiến độ. Bằng cách liên kết theo dõi thời gian trực tiếp với các công việc, bạn có thể thấy chính xác nơi nguồn lực đang được sử dụng.