Các công ty sáng tạo thường có danh tiếng không tốt. Cả trong vai trò nhà cung cấp dịch vụ lẫn nhà tuyển dụng.
Khách hàng phàn nàn rằng các công ty quảng cáo thường hứa hẹn quá mức để giành được nhiều công việc hơn, nhưng sau đó lại không đáp ứng được kỳ vọng. Các thành viên trong nhóm gặp khó khăn trong việc tạo ra công việc chất lượng dưới áp lực liên tục.
Tuy nhiên, một số tên tuổi lớn nhất — Hub, Wieden+Kennedy, Ogilvy — đã chứng minh rằng những công việc sáng tạo xuất sắc là hoàn toàn khả thi. Bí quyết của họ là gì? Đó chính là sự kết nối chặt chẽ và trơn tru giữa quản lý dự án và quá trình thực thi sáng tạo.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn các agency cách tích hợp quản lý dự án và các công cụ sáng tạo để tối ưu hóa hoạt động hàng ngày.
⭐ Tính năng mẫu nổi bật
Bạn đang tìm kiếm một cách gọn gàng, nhanh chóng và đơn giản hơn để theo dõi mọi khách hàng và các chiến dịch của họ cùng một lúc?
Mẫu ClickUp dành cho công ty tiếp thị sẽ giúp bạn làm được điều đó. Phân loại các chiến dịch của bạn để điều hướng nhanh chóng, thêm các Trường Tùy chỉnh để định nghĩa từng chiến dịch và đang theo dõi tiến độ thời gian thực mà không cần chuyển tab.
Thách thức tích hợp đối với các công ty quảng cáo
Quản lý dự án và quy trình sáng tạo có mối quan hệ tương hỗ. Tuy nhiên, phần lớn các agency vẫn gặp khó khăn trong việc hài hòa hai yếu tố này. Dưới đây là hai lý do giải thích tại sao:
1. Họ hoạt động với các công cụ hoạt động độc lập
Nhóm sáng tạo của bạn sử dụng nhiều công cụ chuyên dụng để thực hiện công việc:
- Các nhà thiết kế: Sử dụng Figma, Adobe Creative Cloud và Canva để tạo ra các tài sản hình ảnh
- Người viết: Soạn thảo bản nháp bằng Tài liệu Google, Notion, Jasper AI, Grammarly, v.v.
- Chuyên viên trình chỉnh sửa video: Sử dụng Adobe Premiere Pro hoặc After Effects để chỉnh sửa đồ họa chuyển động
Ngoài ra, các quản lý tài khoản và quản lý dự án (PM) còn phải chuyển đổi liên tục giữa lịch biên tập (bảng tính), chuỗi email, tin nhắn Slack, v.v.
Mọi người đều tham gia vào công việc với các công cụ riêng của mình mà không hợp tác với nhau. Dự án bị kéo căng theo mọi hướng.
📌 Ví dụ: Hãy tưởng tượng khách hàng của bạn để lại một bình luận trên một khung cụ thể trong Figma. Vì người quản lý dự án chỉ sử dụng bảng tính và chuỗi email, nên họ không bao giờ nhìn thấy phản hồi đó.
2. Sáng tạo hiếm khi đi theo một đường thẳng
Quá trình sáng tạo là một quá trình năng động, lặp đi lặp lại và phức tạp. Một sản phẩm phải trải qua nhiều vòng phản hồi, trong khi sản phẩm khác lại được phê duyệt ngay lập tức.
Ngược lại, quản lý dự án tập trung vào cấu trúc. Nó phát huy hiệu quả nhờ các dòng thời gian rõ ràng và tính dự đoán được.
Khi các agency cố gắng tích hợp hai yếu tố này, họ thường vô tình làm tổn hại đến một trong hai. Hoặc là bạn sẽ mất đi sự linh hoạt sáng tạo – yếu tố làm nên chất lượng thực sự của công việc – hoặc là bạn sẽ phá vỡ cấu trúc kế hoạch – yếu tố giúp duy trì hoạt động của agency.
📌 Ví dụ: Người quản lý dự án giao nhiệm vụ viết một bài blog cho người viết, với kỳ vọng bài viết sẽ được hoàn thành, chỉnh sửa và sẵn sàng để xuất bản trong vòng một tuần. Người quản lý tài khoản yêu cầu khách hàng đánh dấu vào lịch của họ.
Người viết đã hoàn thành đúng hạn cá nhân, nhưng sau đó quá trình sáng tạo bắt đầu. Trình chỉnh sửa muốn một câu mở đầu khác, giọng điệu cần chỉnh sửa lại, và đột nhiên, công việc dự kiến hoàn thành trong một tuần đã kéo dài đến ngày thứ 10.
Hiện tại, dự án đang bị chậm tiến độ, và bạn trông thiếu chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.
🧠 Thông tin thú vị: Yoshiro Nakamatsu, người phát minh ra đĩa mềm (và hơn 3.000 bằng sáng chế khác), có một quy trình sáng tạo bao gồm việc lặn sâu xuống nước và ở dưới đó cho đến khi não bộ bị thiếu oxy. Ông khẳng định những ý tưởng hay nhất của mình nảy sinh chỉ vài giây trước khi chết. Sau đó, ông sẽ ghi chép chúng vào một cuốn sổ ghi chú chống nước đặc biệt mà ông đã phát minh riêng cho mục đích này.
Tại sao việc tích hợp lại quan trọng đối với các agency?
Bạn xây dựng một hệ thống chia sẻ mà cả nhóm sáng tạo lẫn nhóm quản lý dự án đều sử dụng.
Các nhà quản lý dự án có thể hiển thị quy trình làm việc sáng tạo theo thời gian thực. Họ có thể chủ động lập kế hoạch, điều chỉnh và thông báo tiến độ (chứ không phải chỉ khi khách hàng yêu cầu cập nhật).
Các nhóm sáng tạo sẽ không còn lãng phí thời gian vào các công việc hành chính và được đảm bảo thời gian dành riêng cho sáng tạo. Sự tích hợp này mang lại:
- Giao hàng nhanh hơn: Hãy tưởng tượng một công cụ quản lý dự án AI tự động thông báo cho nhà thiết kế ngay khi người viết hoàn thành bản thảo. Không ai phải chờ đợi các bản cập nhật, và các dự án tiến triển mà không gặp phải những trì hoãn không cần thiết
- Hợp tác liên nhóm: Bối cảnh chung là chìa khóa cho sự thành công trong quản lý dự án tại các công ty sáng tạo. Mọi người đều xem cùng một phản hồi từ khách hàng vào cùng một thời điểm, không có bất kỳ sự mơ hồ nào về trạng thái dự án, và cả hai nhóm đều nhận thức rõ ràng về những kỳ vọng thay đổi của khách hàng
- Giảm thiểu những “sơ suất”: Khi quản lý dự án và công việc sáng tạo diễn ra tại cùng một nơi, nhóm của bạn sẽ tránh được những sự cố như chia sẻ nhầm phiên bản tệp, bỏ sót các ý kiến phản hồi và làm việc dựa trên các bản tóm tắt sáng tạo đã lỗi thời
- Nâng cao năng suất làm việc của nhóm: Quản lý dự án truyền thống hạn chế không gian cho việc khám phá và sáng tạo. Các thành viên trong nhóm phải tự quản lý các phiên bản tệp, truyền đạt thông tin cập nhật và theo đuổi phản hồi. Một phương pháp tích hợp sẽ loại bỏ những gián đoạn này, giúp họ duy trì năng suất và làm việc mà không bị căng thẳng
- Khách hàng hài lòng hơn: Quá trình bàn giao suôn sẻ, thời gian hoàn thành nhanh hơn và ít sai sót hơn sẽ mang lại trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng. Bạn hoàn thành đúng hạn. Bạn đảm bảo chất lượng ổn định. Khách hàng tin tưởng bạn hơn, điều này đồng nghĩa với việc nhận được nhiều công việc lặp lại và giới thiệu từ khách hàng.
📮 Thông tin từ ClickUp: Mỗi chuyên gia trung bình dành hơn 30 phút mỗi ngày để tìm kiếm thông tin liên quan đến công việc — điều đó có nghĩa là mỗi năm, họ mất hơn 120 giờ để lục lọi email, các chủ đề trên Slack và các tệp tin nằm rải rác.
Một trợ lý AI thông minh được tích hợp vào không gian làm việc của bạn có thể thay đổi điều đó.
Hãy trải nghiệm ClickUp Brain. Công cụ này cung cấp những thông tin chi tiết và câu trả lời tức thì bằng cách hiển thị các tài liệu, cuộc hội thoại và chi tiết công việc phù hợp chỉ trong vài giây — giúp bạn ngừng tìm kiếm và bắt tay vào công việc ngay.
💫 Kết quả thực tế: Các nhóm như QubicaAMF đã tiết kiệm được hơn 5 giờ mỗi tuần nhờ ClickUp — tương đương hơn 250 giờ mỗi năm cho mỗi người — bằng cách loại bỏ các quy trình quản lý kiến thức lỗi thời. Hãy tưởng tượng nhóm của bạn có thể tạo ra những thành quả gì với một tuần năng suất thêm mỗi quý!
Sự tích hợp giữa quản lý dự án và các công cụ sáng tạo trông như thế nào
Dưới đây là một số ví dụ minh họa cách thức quản lý dự án sáng tạo tích hợp:
Ví dụ 1: Phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn
Trước đây: Khi có dự án mới, người quản lý dự án phải liên hệ thủ công với từng thành viên trong nhóm sáng tạo để nắm bắt khả năng làm việc của họ. Trong khi họ đang lập kế hoạch phân công công việc, một trình chỉnh sửa lại đề xuất một bản sửa đổi lớn cho hai nhà văn.
Người quản lý dự án (PM) không hề hay biết về điều này và giao công việc mới cho các nhà văn đó, vô tình khiến họ quá tải.
Sau: Công cụ quản lý dự án sáng tạo hiển thị tình trạng sẵn sàng làm việc theo thời gian thực của từng chuyên gia sáng tạo. Khi trình chỉnh sửa giao công việc chỉnh sửa, lịch làm việc của người viết sẽ được cập nhật tự động. Người quản lý dự án (PM) thấy rằng người viết đang bận và giao công việc mới cho người khác.
Ví dụ 2: Các vòng phản hồi từ khách hàng rõ ràng hơn
Trước đây: Khách hàng xem xét một tệp tin và gửi email cho người quản lý tài khoản. Người quản lý tài khoản thông báo cho người quản lý dự án, người này sau đó chuyển tiếp thông tin cho nhà thiết kế. Với quá nhiều người trung gian truyền đạt thông điệp, nhà thiết kế thường nhận được phản hồi mơ hồ hoặc không đầy đủ.
Sau đó: Tất cả các công việc trong công cụ quản lý dự án đều có liên kết đến các tệp sáng tạo. Khách hàng để lại phản hồi trực tiếp trên tài liệu hoặc trong phần bình luận của công việc. Mọi người đều nhìn thấy cùng một phản hồi ngay lập tức mà không cần phải chuyển tiếp thông điệp qua lại.
Ví dụ 3: Quản lý và truy xuất tài sản tự động hóa
Trước đây: Các thành viên trong nhóm phải tốn hàng giờ lục lọi các thư mục trên Google Drive, chuỗi email và các cuộc trò chuyện nội bộ để tìm tài nguyên phù hợp. Họ liên tục nhắn tin cho nhau để xác nhận xem đó là phiên bản mới nhất hay phiên bản cũ.
Sau khi tích hợp: Các tài sản sáng tạo được liên kết với các công việc bên trong công cụ quản lý dự án. Ngay khi chúng được đánh dấu là “Đã phê duyệt”, hệ thống quản lý dự án sẽ tự động di chuyển tệp vào thư mục đúng trong thư viện tài sản kỹ thuật số của bạn. Khi ai đó cần tài sản đó, họ chỉ cần tìm kiếm dựa trên hình thức của tài sản, văn bản trong đó hoặc dự án liên quan, và công cụ quản lý dự án sẽ nhanh chóng tìm và hiển thị tài sản đó cho bạn.
👀 Bạn có biết: Tại công ty quảng cáo huyền thoại Doyle Dane Bernbach (DDB) vào những năm 1960, Bill Bernbach đã thay đổi căn bản cách thức hoạt động của công ty. Ông là người đầu tiên sắp xếp để giám đốc nghệ thuật và người viết quảng cáo làm việc chung trong cùng một phòng. Trước đó, các nhà văn viết bản sao quảng cáo rồi “gửi xuống” cho bộ phận nghệ thuật, giống như một dây chuyền sản xuất.
Từng bước: Cách các công ty quảng cáo có thể tích hợp quản lý dự án và các công cụ sáng tạo
Hãy cùng xem các công ty quảng cáo có thể xây dựng một hệ thống thống nhất, tích hợp giữa quản lý dự án và công việc sáng tạo như thế nào.
Chúng ta cũng sẽ tìm hiểu cách Phần mềm dành cho Công ty Sáng tạo của ClickUp giúp đơn giản hóa quá trình tích hợp này, cùng với Phần mềm Quản lý Dự án của ClickUp.
1. Tập trung hóa việc lập kế hoạch chiến dịch
Hãy bắt đầu bằng cách tập hợp tất cả các chiến dịch hiện có của bạn vào một trung tâm duy nhất.
Nếu bạn quản lý nhiều chiến dịch cho các khách hàng khác nhau, hãy sắp xếp chúng vào các thư mục theo khách hàng để dễ dàng theo dõi.
Tiếp theo, hãy chuẩn hóa bố cục cơ bản cho tất cả các chiến dịch. Bố cục này phải bao gồm:
- Mục tiêu chiến dịch + đối tượng mục tiêu + các chỉ số KPI
- Các sản phẩm đầu ra chính
- Các giai đoạn khác nhau của chiến dịch như được nêu trong lộ trình tiếp thị
- Dòng thời gian dự án, các cột mốc và thời hạn
- Lịch đăng bài
- Vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm tiếp thị
- Biểu mẫu yêu cầu sáng tạo
- Bản sắc thương hiệu và các hướng dẫn cụ thể khác dành cho khách hàng
Không muốn thiết kế cấu trúc này từ đầu? ClickUp cung cấp nhiều mẫu có sẵn mà các công ty quảng cáo có thể tùy chỉnh trong vài phút để tập trung hóa việc quản lý chiến dịch tiếp thị.
Dưới đây là hai đề xuất hàng đầu của chúng tôi:
Mẫu ClickUp dành cho công ty tiếp thị
Bạn đang điều hành một công ty quảng cáo quy mô vừa đến lớn, phải xử lý đồng thời hơn 10 khách hàng?
Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu Mẫu M
Các tính năng chính:
- Sử dụng các trạng thái tùy chỉnh để theo dõi các chiến dịch chỉ trong nháy mắt và đánh giá tiến độ
- Nhận sáu Trường Tùy chỉnh, như Tài khoản, Kích thước hợp đồng, v.v., để xác định các thuộc tính chính của từng chiến dịch
- Hình dung chiến dịch của bạn thông qua các chế độ xem tùy chỉnh khác nhau như Dòng thời gian hợp đồng, Danh sách hợp đồng, Tiến độ hợp đồng và nhiều hơn nữa
- Sử dụng hệ thống quản lý dự án tích hợp sẵn để phân công công việc, thêm các mối phụ thuộc, thay đổi trạng thái, theo dõi thời gian, v.v.
Trước khi bạn kịp nhận ra, tất cả các chiến dịch của bạn đã được sắp xếp gọn gàng, với ít rắc rối nhất.
Mẫu quản lý chiến dịch tiếp thị của ClickUp
Lập kế hoạch, theo dõi và đo lường các chiến dịch riêng lẻ theo thời gian thực bằng cách sử dụng Mẫu Quản lý Chiến dịch Tiếp thị của ClickUp.
Tạo các giai đoạn khác nhau cho từng chiến dịch, thêm công việc, đặt ngày đáo hạn, xác định vai trò và phân công công việc mà không cần rời khỏi công cụ theo dõi chiến dịch.
Các tính năng chính:
- Nhận 11 thuộc tính tùy chỉnh, chẳng hạn như Nội dung cuối cùng, Nhóm được phân công, Phê duyệt, v.v., để xác định các công việc trong từng giai đoạn của chiến dịch
- Trạng thái công việc tùy chỉnh để theo dõi tiến độ mọi lúc
- Hình dung chiến dịch của bạn thông qua bảy chế độ xem khác nhau, chẳng hạn như Công cụ theo dõi ngân sách, Công cụ theo dõi nhóm truyền thông xã hội, Bảng giai đoạn tiếp thị và nhiều hơn nữa
Bằng cách sử dụng mẫu này, bạn có thể nhanh chóng tổng hợp toàn bộ vòng đời dự án vào một bảng có cấu trúc rõ ràng.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Bạn cần một công cụ tất cả trong một để quản lý cả các chiến dịch và chương trình khuyến mãi của khách hàng? Hãy thử Mẫu Quản lý Chiến dịch & Khuyến mãi của ClickUp. Công cụ này tập trung các quy trình tiếp nhận yêu cầu, kế hoạch, sản xuất và đang theo dõi quá trình ra mắt, giúp các agency quản lý các chiến dịch và chương trình khuyến mãi ở mọi giai đoạn.
2. Kết nối các công việc với các tài sản sáng tạo
Tiếp theo, hãy tạo các công việc cho từng chiến dịch và liên kết trực tiếp các tài sản sáng tạo với chúng.
📌 Ví dụ: Nếu một nhà thiết kế đang thực hiện một quảng cáo, liên kết đến tệp Figma hoặc tài liệu Photoshop trên đám mây nên được đưa vào thẻ công việc.
Sắp xếp các tài sản này trong công cụ quản lý tài sản kỹ thuật số của bạn sao cho phản ánh cấu trúc dự án. Vì vậy, nếu một công việc thuộc về “Chiến dịch truyền thông xã hội quý 1”, tài sản sáng tạo liên quan đến công việc đó nên được thêm vào thư mục “Chiến dịch truyền thông xã hội quý 1”.
Tiêu chuẩn hóa quy ước đặt tên cho các tài sản sáng tạo của bạn. Nhờ đó, mọi người sẽ ngay lập tức biết phiên bản nào của tài sản là mới nhất, ngay cả khi chỉ liếc qua.
ClickUp hỗ trợ như thế nào
Nhiệm vụ ClickUp giúp bạn quản lý hàng trăm mục chiến dịch cùng lúc một cách cực kỳ dễ dàng mà không làm mất đi các tài sản sáng tạo của mình.
Tạo một công việc trong ClickUp và thêm các chi tiết cần thiết, bao gồm mô tả công việc, người được giao công việc, ngày bắt đầu và ngày đáo hạn, mức độ ưu tiên, danh sách kiểm tra chất lượng (QA), v.v. Tải lên hình ảnh, tài liệu, video và các tệp khác trực tiếp vào công việc này dưới dạng tệp đính kèm để tập trung tất cả tài nguyên liên quan tại một nơi.
Dưới đây là cách theo dõi các công việc tiếp thị của bạn trong công việc:
Các Trường Tùy chỉnh giúp bạn sắp xếp gọn gàng các tài nguyên này bên trong một công việc. Ví dụ: tạo một Trường Tùy chỉnh như “Liên kết Canva” để nhà thiết kế chèn liên kết vào đó, trong khi người viết tải tài liệu blog lên trường “Bản nháp blog”.
🚀 Lợi thế của ClickUp: Các nhóm sáng tạo đang chìm ngập trong đống tài nguyên phân tán — các tệp được lưu rải rác trên Drive, Figma, email và các chủ đề trò chuyện. Mọi người dành nhiều thời gian hơn để tìm kiếm thông tin thay vì thực sự thiết kế và triển khai các chiến dịch.
ClickUp BrainGPT đứng trên tất cả sự lộn xộn này và đóng vai trò là lớp hiểu biết cho công việc của bạn. Nó phân tích các công việc, thư mục, không gian làm việc và các công cụ bên ngoài của bạn để tìm ra tệp hoặc thông tin phù hợp chỉ trong vài giây.
Dưới đây là một cái nhìn sơ lược về ClickUp Brain:
- Hiểu được “ý nghĩa” của truy vấn của bạn: Sử dụng AI dựa trên ngữ cảnh để tìm kiếm tệp dựa trên ngữ cảnh và ý định của truy vấn, chứ không chỉ dựa vào từ khóa. Ví dụ: tìm kiếm “băng rôn anh hùng màu xanh cho trang đích của XYZ” thay vì nhập chính xác tên tệp
- Luôn cập nhật với không gian làm việc của bạn: Luôn đồng bộ với các cập nhật thời gian thực trên các công việc, tài liệu, bình luận và tệp đính kèm của bạn, cung cấp các đề xuất dựa trên tình trạng hiện tại của công việc
- Tìm kiếm tệp/thông tin: ClickUp Enterprise Search hoạt động gần giống như Google, nhưng dành riêng cho Không gian Làm việc ClickUp của bạn. Tìm kiếm trên các công việc, tài liệu, bình luận, tệp, chiến dịch và thậm chí cả các công cụ được kết nối bằng cách sử dụng các lệnh bằng ngôn ngữ tự nhiên
3. Tối ưu hóa quy trình phản hồi và phê duyệt
Khuyến khích những người phê duyệt và khách hàng đưa ra phản hồi trực tiếp trên tài liệu. Ví dụ, nếu đó là video, hãy bình luận tại thời điểm cụ thể. Nếu đó là thiết kế, hãy gắn ghi chú vào yếu tố cụ thể.
Điều quan trọng nhất là hãy giữ tất cả các cuộc thảo luận về việc chỉnh sửa ngay trong chính công việc đó. Điều này giúp tạo ra một lịch sử rõ ràng về lý do tại sao các thay đổi được thực hiện. Việc xác định người phê duyệt cũng quan trọng không kém. Hãy thiết lập một thứ tự rõ ràng về những ai cần phê duyệt để tránh tình trạng phản hồi lộn xộn.
Cuối cùng, hãy đảm bảo rằng ngay cả những người phê duyệt cũng có một khung thời gian cố định để xem xét các bản thiết kế và phản hồi. Điều này giúp tránh tình trạng dự án bị đình trệ.
ClickUp hỗ trợ như thế nào
Tính năng Proofing của ClickUp giúp tối ưu hóa quy trình phản hồi thông qua các chú thích trên tài liệu và các công cụ quản lý công việc.
Người đánh giá có thể nhấp vào bất kỳ vị trí nào trên hình ảnh, video hoặc tệp PDF đã tải lên để thêm đề xuất của mình. Họ có thể chèn ghi chú văn bản, vẽ hình dạng và đánh dấu các khu vực để giải thích chính xác các vấn đề.
🚀 Ưu điểm của ClickUp: Sử dụng ClickUp Docs để lưu trữ tất cả phản hồi ngay trong tài liệu và có thể theo dõi trực tiếp ngay tại đó.
Các trình chỉnh sửa có thể đánh dấu văn bản, thêm bình luận kèm đề cập và giao mục nhiệm vụ cho các tác giả xử lý. Thanh bên hiển thị các chủ đề thảo luận và trạng thái (đang mở/đã giải quyết) trên toàn bộ tài liệu.
Phương pháp này rất hiệu quả đối với các bản tóm tắt ý tưởng sáng tạo, bản nháp nội dung hoặc bảng cảm hứng được lưu dưới dạng văn bản.
4. Tự động hóa các quy trình làm việc lặp đi lặp lại
Không có gì làm mất đà phát triển của công ty bạn nhanh hơn các quy trình làm việc thủ công.
Các nhà quản lý dự án sáng tạo dành cả ngày để chuyển các chi tiết từ bản tóm tắt sang các công việc, truyền đạt các yêu cầu vào phút chót của khách hàng và theo dõi các cập nhật. Trong khi đó, nhóm sáng tạo lại được kỳ vọng phải tạm dừng công việc đang làm để báo cáo từng chút tiến độ.
Các quy trình tự động hóa sẽ xử lý các công việc hậu trường, giúp cả hai bên tập trung vào công việc thực sự của mình thay vì phải loay hoay với việc di chuyển dữ liệu.
Dưới đây là một số ví dụ về các quy trình tự động hóa cơ bản:
- Các sự kiện kích hoạt trạng thái: Khi một tác giả chuyển bản nháp sang trạng thái “Đã xong”, trình chỉnh sửa sẽ nhận được thông báo ngay lập tức
- Tạo công việc: Tự động tạo công việc từ các bản tóm tắt dự án mới được thêm vào trên nền tảng quản lý dự án
- Lưu ý: Tự động hóa việc gửi lời nhắc nhở về các hạn chót sắp đến hoặc đã quá hạn
- Giao tiếp với khách hàng: Lập báo cáo tiến độ dự án vào mỗi thứ Sáu và gửi qua email cho khách hàng
ClickUp hỗ trợ như thế nào
Tính năng Tự động hóa của ClickUp giúp việc tự động hóa các quy trình làm việc lặp đi lặp lại trở nên vô cùng dễ dàng. Bạn có thể định nghĩa các điều kiện kích hoạt, điều kiện và hành động tự động hóa thông qua giao diện kéo và thả đơn giản.
Ví dụ: khi trạng thái của một công việc chuyển sang “Sẵn sàng để xem xét”, hãy tự động giao công việc đó cho người quản lý tài khoản, thêm những người xem xét cụ thể, cập nhật thời hạn thêm 1 ngày và thông báo cho họ.
Ngoài ra, các Super Agents của ClickUp hoạt động như những trợ lý toàn thời gian, theo dõi quy trình làm việc của bạn, đưa ra quyết định và thực hiện các hành động một cách tự chủ.
Ví dụ, khi ai đó để lại phản hồi về một công việc, trợ lý AI sẽ quét các bình luận và chú thích trong nội dung để tạo các công việc cần thực hiện cho người phụ trách công việc. Xem video này để tìm hiểu thêm về cách tạo trợ lý AI 👇
5. Theo dõi hiệu suất của công ty quảng cáo theo thời gian thực
Bạn đã tích hợp các công cụ quản lý dự án với phần mềm sáng tạo. Nhưng làm sao để biết liệu thiết lập này có thực sự giúp tăng lợi nhuận cho dự án của bạn hay không? Thông qua việc theo dõi hiệu suất theo thời gian thực!
Để bắt đầu, hãy đo lường thời gian cần thiết để một công việc chuyển từ giai đoạn "Brief" sang "Approved" trước và sau khi tích hợp. Xác định những điểm tắc nghẽn trong quy trình quản lý dự án sẽ giúp bạn nâng cao hiệu quả của thiết lập quản lý dự án tại công ty sáng tạo của mình.
Nhưng hãy lưu ý: việc theo dõi này chỉ hiệu quả khi không bị phân mảnh. Nếu bạn đang theo dõi hiệu suất sáng tạo trên một công cụ và quản lý dự án trên một công cụ khác, thì mục đích của việc tích hợp sẽ trở nên vô nghĩa.
ClickUp hỗ trợ như thế nào
Bảng điều khiển ClickUp thu thập thông tin thời gian thực trực tiếp từ các công việc, dự án, cổng thông tin khách hàng và các công cụ được kết nối, giúp bạn theo dõi mọi thứ tại một nơi duy nhất.
Bạn có thể tạo các bảng điều khiển dành riêng cho khách hàng hoặc chiến dịch và tùy chỉnh chúng bằng các thẻ tiện ích phù hợp. Ví dụ: thêm biểu đồ burnup khi bạn muốn đo lường các công việc đã hoàn thành so với tổng phạm vi công việc theo thời gian.
Các bảng điều khiển này có thể được tích hợp vào một bảng điều khiển tổng hợp, cung cấp những thông tin quan trọng chỉ trong nháy mắt, như hiệu suất của nhóm, công việc tổng thể cho khách hàng, quản lý tài chính, v.v.
🚀 Lợi thế của ClickUp: Kết hợp Bảng điều khiển ClickUp với Thẻ AI. Các tiện ích động này phân tích dữ liệu công việc của bạn và cung cấp các bản tóm tắt hoặc đề xuất bằng ngôn ngữ tự nhiên trực tiếp trên Bảng điều khiển của bạn.
Ví dụ, thay vì chỉ nhìn vào những số thô như “12 công việc quá hạn”, thẻ AI sẽ thông báo cho bạn: “Bộ phận Marketing có 8 tác phẩm sáng tạo quá hạn — giao 2 tác phẩm cho Sarah (còn 20% sức chứa) hay dời hạn chót sang thứ Sáu?”
👀 Bạn có biết: Theo báo cáo “Wellingtone State of Project Management”, 50% các nhà quản lý dự án dành một lượng thời gian đáng kể — thường là cả một ngày hoặc hơn mỗi tháng — chỉ để gõ báo cáo thủ công thay vì thực sự quản lý nhóm của mình.
Các trường hợp ứng dụng thực tế tại các công ty quảng cáo
Dưới đây là một số trường hợp ứng dụng thực tế, trong đó các công ty đã tích hợp các công cụ quản lý dự án và sáng tạo để tối ưu hóa hoạt động:
1. New Reach
Thách thức: New Reach Marketing đang phát triển nhanh chóng, nhưng các chiến dịch lại được triển khai trên nhiều công cụ, bảng tính và các chủ đề trên Slack khác nhau. Nhóm gặp khó khăn trong việc quản lý kỳ vọng của khách hàng trên nhiều dự án và mở rộng quy mô công ty.
Giải pháp: Họ đã áp dụng ClickUp làm giải pháp tất cả trong một cho việc quản lý dự án và khách hàng. Các quy trình làm việc được chuẩn hóa đã thay thế các bảng tính tạm bợ, trong khi các bảng điều khiển hiển thị khối lượng công việc và tình trạng khách hàng theo thời gian thực. Công việc trở nên dễ dự đoán hơn, dễ theo dõi hơn và dễ phân công hơn.
Kết quả:
- Đạt doanh thu định kỳ hàng năm (ARR) khoảng 800.000 USD mà vẫn duy trì chất lượng dịch vụ
- Giảm sự phụ thuộc vào người sáng lập trong việc theo dõi các công việc hàng ngày
2. Cố vấn Dược phẩm
Thách thức: Nhóm Quan hệ Khách hàng nhỏ của Pharmacy Mentor phải quản lý 200 khách hàng bằng một loạt ứng dụng rời rạc, bao gồm Google Workspace, email và Tài liệu Google. Điều này dẫn đến tình trạng hỗn loạn: sự tràn lan của các công cụ, việc liên tục phải chuyển đổi giữa các tác vụ, công việc trùng lặp, thiếu khả năng hiển thị dự án theo thời gian thực và việc theo dõi mục tiêu nội bộ kém hiệu quả.
Giải pháp: Khác với phương pháp quản lý dự án truyền thống, ClickUp đã cung cấp cho Pharmacy Mentor một bộ công cụ tích hợp để quản lý dự án, hợp tác với khách hàng và phân tích dữ liệu thời gian thực. Giải pháp này đã thay thế những rắc rối liên quan đến thư mục bằng các công việc được tổ chức khoa học, biểu mẫu tiếp nhận khách hàng được đơn giản hóa và hệ thống đang theo dõi dự án tập trung.
Kết quả:
- Giảm 20% số lần chỉnh sửa trong các dự án của khách hàng
- Giao tiếp nội bộ trơn tru 100% mà không bị rào cản múi giờ
- Năng suất của các nhóm tăng gấp đôi sau khi thay thế các cuộc họp hàng ngày về tài khoản bằng việc chia sẻ thông tin dự án
⚡Kho mẫu: Các mẫu quản lý dự án miễn phí
Những rào cản phổ biến mà các agency thường gặp phải
Dưới đây là những thách thức phổ biến mà các agency thường gặp phải khi quản lý các dự án sáng tạo:
| Những sai lầm thường gặp | Tại sao điều này lại xảy ra |
| Chuyển đổi giữa các công cụ | Việc sử dụng các công cụ riêng biệt cho quản lý dự án và công việc sáng tạo sẽ gây lãng phí thời gian, vì các nhóm phải liên tục chuyển đổi giữa các ứng dụng và mất tập trung |
| Các vòng phản hồi rời rạc | Các ý kiến phản hồi được gửi qua email, trò chuyện hoặc tài liệu mà không có mối liên hệ rõ ràng với các tài sản, dẫn đến việc trao đổi qua lại không dứt. |
| Mở rộng phạm vi dự án | Do công việc thiết kế và bảng theo dõi dự án không được đồng bộ hóa, các công ty thiết kế thiếu khả năng hiển thị tổng quan và thường phải chấp nhận thực hiện các công việc phát sinh vào phút chót |
| Tự do sáng tạo đang bị đe dọa | Các quy trình cứng nhắc, thời hạn gấp rút hoặc quá nhiều bước phê duyệt sẽ kìm hãm ý tưởng của các nhà thiết kế, buộc họ phải lựa chọn những giải pháp an toàn thay vì những công việc táo bạo |
👀 Bạn có biết: Theo nghiên cứu của Harvard Business Review, chỉ có 35% dự án trên tất cả các ngành được coi là thực sự thành công. Điều này có nghĩa là gần hai phần ba tổng số dự án chuyên nghiệp không đạt được mục tiêu ban đầu, vượt quá ngân sách hoặc không hoàn thành đúng hạn.
Tương lai của sự tích hợp giữa Sáng tạo và Quản lý dự án
Trí tuệ nhân tạo tiếp tục phát triển. Đối với các agency, điều này có nghĩa là việc quản lý dự án sáng tạo sẽ trở nên thông minh hơn, nhanh hơn và hiệu quả hơn.
Dưới đây là một số xu hướng mà chúng ta có thể dự đoán:
- Quản lý phiên bản tự động: Các công cụ quản lý tài sản sẽ sử dụng phân tích ngữ cảnh để quản lý và sắp xếp tệp tin mà không cần sự can thiệp của con người. Ví dụ, hệ thống sẽ tự động lưu trữ các bản nháp và chỉ giữ lại các phiên bản đã sẵn sàng cho khách hàng ở phía trên cùng
- Cân bằng nguồn lực dự báo: Các hệ thống trong tương lai sẽ không chỉ dừng lại ở việc hiển thị tình trạng sẵn sàng của nhóm mà còn dự báo các điểm nghẽn và đề xuất các biện pháp khắc phục. Ví dụ, phần mềm sẽ đề xuất dời hạn chót hoặc phân công lại công việc trước khi thành viên trong nhóm nhận ra rằng họ đang quá tải
Tuy nhiên, sự khác biệt đáng chú ý nhất nằm ở vai trò đang thay đổi của người quản lý dự án.
Các nhà quản lý dự án trong tương lai sẽ đóng vai trò là người điều phối. Với việc trí tuệ nhân tạo (AI) đảm nhận các công việc lặp đi lặp lại, các nhà quản lý dự án sẽ tập trung vào chiến lược dự án, tầm nhìn sáng tạo, giao tiếp với khách hàng và điều phối nhóm.
Nắm vững kỹ năng quản lý dự án sáng tạo với ClickUp
Vận hành một công ty quảng cáo có lợi nhuận là một nghệ thuật. Bạn phải liên tục cân bằng giữa chất lượng sáng tạo với các mốc thời gian nghiêm ngặt và ngân sách eo hẹp.
Chúng tôi không nói rằng việc sở hữu một bộ công cụ công nghệ gọn nhẹ với chỉ một vài công cụ là giải pháp. Thực tế, điều đó là hoàn toàn không thực tế đối với bất kỳ agency nào.
Tuy nhiên, việc tích hợp hoàn toàn và tự động hóa trên tất cả các hệ thống của bạn là điều bắt buộc.
ClickUp giúp thu hẹp khoảng cách giữa kế hoạch dự án cấp cao, sản xuất sáng tạo hàng ngày và sự xuất sắc sáng tạo lâu dài.
Các công ty quảng cáo có thể tối ưu hóa chu kỳ sáng tạo thông qua các tính năng Công việc và Proofing, tự động hóa quy trình làm việc, chia sẻ thông tin chi tiết theo thời gian thực và tích hợp trí tuệ nhân tạo theo ngữ cảnh (ClickUp BrainGPT) để đạt hiệu quả tối đa.
Sẵn sàng tìm hiểu cách thực hiện chưa? Đăng ký ClickUp ngay hôm nay để bắt đầu.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Lợi ích của việc tích hợp quản lý dự án và các công cụ sáng tạo là gì?
Bằng cách tích hợp quản lý dự án và các công cụ sáng tạo, bạn sẽ loại bỏ những trở ngại giữa giai đoạn lập kế hoạch và thực thi. Các nhà quản lý dự án có thể hiển thị quá trình sáng tạo theo thời gian thực mà không cần phải liên tục yêu cầu nhóm cập nhật tiến độ. Các chuyên gia sáng tạo tập trung vào công việc của mình vì họ không còn phải ghi chép tiến độ thủ công hay mất thời gian tìm kiếm tài nguyên. Điều này giúp giảm thiểu các lỗi tốn kém, đẩy nhanh thời gian hoàn thành, nâng cao chất lượng sản phẩm sáng tạo và giữ cho khách hàng của bạn hài lòng.
ClickUp có thể hỗ trợ quá trình tích hợp này như thế nào?
ClickUp đóng vai trò như một trung tâm điều phối, kết nối trực tiếp với hệ thống sáng tạo của bạn thông qua các tích hợp sẵn có và API. Nền tảng này cho phép bạn nhúng các tệp thiết kế trực tiếp, đồng bộ hóa lưu trữ đám mây và tự động hóa cập nhật công việc dựa trên hoạt động của tệp. Điều này giúp tập trung thông tin liên lạc, tệp tin và dòng thời gian tại một nơi duy nhất, đảm bảo dữ liệu luôn nhất quán giữa các nhóm.
Có sẵn các mẫu để hỗ trợ quá trình tích hợp không?
Đúng vậy, ClickUp cung cấp nhiều mẫu có sẵn được thiết kế riêng cho các công ty quảng cáo sáng tạo và nhóm thiết kế. Hãy bắt đầu với Mẫu Công ty Quảng cáo ClickUp để xây dựng kế hoạch tổng thể cho tất cả khách hàng và các chiến dịch của họ. Tiếp theo, hãy lập chi tiết từng chiến dịch bằng Mẫu Quản lý Chiến dịch Tiếp thị ClickUp. Sử dụng các mẫu này làm nền tảng và tùy chỉnh chúng để phù hợp với yêu cầu của công ty bạn.
Khách hàng bên ngoài có thể gửi phản hồi mà không cần tài khoản ClickUp không?
Khách hàng không cần tài khoản ClickUp trả phí để xem xét công việc hoặc đưa ra phản hồi. Bạn có thể sử dụng tính năng Chia sẻ công khai để gửi liên kết trực tiếp đến bảng dự án hoặc các tài liệu cụ thể. Ngoài ra, tính năng Kiểm duyệt cho phép khách hàng để lại bình luận trực tiếp trên hình ảnh hoặc video thông qua một liên kết truy cập khách đơn giản. Điều này giúp quá trình phản hồi diễn ra nhanh chóng và tập trung.
Các công ty quảng cáo đang theo dõi các chỉ số hiệu suất như thế nào?
Các công ty quảng cáo có thể sử dụng Bảng điều khiển ClickUp để theo dõi hiệu suất tổng thể theo thời gian thực. Bạn có thể theo dõi số giờ tính phí, ngân sách dự án và sức chứa của nhóm thông qua các tiện ích trực quan được cập nhật tự động theo tiến độ công việc. Bằng cách liên kết tính năng theo dõi thời gian trực tiếp với các công việc, bạn có thể biết chính xác nguồn lực đang được sử dụng ở đâu.