Bảng tính rất quen thuộc. Chúng linh hoạt. Và chúng hoạt động—cho đến khi không còn nữa.
Khi nhóm phát triển, bảng tính nhanh chóng trở nên lộn xộn. Các cơ hội bán hàng sẽ trở nên lỗi thời nếu mọi người không nhớ cập nhật chúng. Kho hàng không tự động cập nhật theo thời gian thực. Các nhà quản lý dự án phải dành hàng giờ để theo dõi cập nhật, đánh dấu ô bằng màu sắc và gửi lại tệp mỗi khi có thay đổi.
Bảng tính cũng không thể tự xử lý các tính năng như nhắc nhở, bảng điều khiển trực tiếp, liên kết công việc hoặc cảnh báo hạn chót.
Nếu có cách nào dễ dàng hơn thì sao? Nếu bạn có thể biến bảng tính thành một không gian làm việc trực tuyến với cập nhật thời gian thực, chủ sở hữu rõ ràng, hạn chót, nhắc nhở và tự động hóa thì sao?
ClickUp có thể giúp bạn thực hiện việc này. ClickUp thậm chí còn tự động ánh xạ các cột của bảng tính vào các Trường Tùy chỉnh phù hợp cho bạn, giúp quá trình thiết lập diễn ra nhanh chóng.
Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn cách nhập bảng tính vào ClickUp—từng bước một.
Tại sao nên nhập bảng tính vào ClickUp?
Bảng tính lưu trữ dữ liệu, nhưng không hỗ trợ các quy trình làm việc với dữ liệu. Kết quả là các nhóm lãng phí hàng giờ để sửa chữa tệp thay vì thực hiện công việc có ý nghĩa.
Thực tế, theo Harvard Business Review, chúng ta dành 61% thời gian để cập nhật, tìm kiếm và quản lý thông tin trên các hệ thống phân tán.
Những thách thức thường gặp khi sử dụng bảng tính
- Hợp tác trở nên phức tạp: Bảng tính không thực sự hiệu quả trong việc hợp tác nhóm thời gian thực trừ khi bạn sử dụng các công cụ đám mây như Google Trang tính. Ngay cả khi đó, việc chỉnh sửa phức tạp có thể gây rối. Bản cập nhật của một người có thể ghi đè lên bản cập nhật của người khác, và không có cách nào tích hợp sẵn để giao công việc hoặc thêm bình luận để cung cấp bối cảnh.
- Lỗi có thể nhân lên nhanh chóng: Khoảng 94% bảng tính chứa lỗi vì mọi trạng thái công việc, ngày tháng và số liệu đều phải được nhập, sao chép hoặc điều chỉnh thủ công. Chỉ cần bỏ sót một ô, bạn có thể báo cáo ngân sách sai hoặc bỏ qua hạn chót.
- Không có nhắc nhở hoặc thông báo: Tệp Excel của bạn sẽ không nhắc nhở đồng nghiệp về các công việc quá hạn. Ngoài ra, không có thông báo tự động về việc giao nhiệm vụ hoặc cập nhật trạng thái trạng thái.
- Chế độ xem dự án giới hạn: Quản lý dự án trong Excel thiếu các tính năng tích hợp như lịch, bảng Kanban và chế độ xem khối lượng công việc. Thực tế, việc tạo biểu đồ Gantt đòi hỏi chuyên môn, và việc xây dựng bảng điều khiển yêu cầu cài đặt các bảng pivot phức tạp và biểu đồ tùy chỉnh một cách thủ công.
- Không có tự động hóa hoặc tích hợp: Bảng tính không thể tự động hóa các tác vụ lặp lại khi điều kiện thay đổi. Mặc dù các plugin hoặc Zapier có thể kết nối bảng tính với các công cụ như email hoặc Slack, nhưng các kết nối này thường bị gián đoạn nếu tên tệp hoặc cột thay đổi.
- Dữ liệu bị phân mảnh: Cơ sở dữ liệu Excel của bạn hoạt động tốt cho các dự án nhỏ, nhưng trở nên phức tạp khi nhóm và dữ liệu phát triển. Kết nối nhiều bảng tính dễ gây lỗi—các hàm VLOOKUP bị hỏng, liên kết trở nên lỗi thời và không có cách đơn giản để kết nối các công việc, khách hàng tiềm năng hoặc ý tưởng nội dung giữa các tệp.
🧠 Bạn có biết? Ngày nay, chúng ta thường nghĩ đến Excel khi nghe từ “bảng tính”, nhưng thuật ngữ này ban đầu đề cập đến những tờ giấy lớn được chia thành hàng và cột để thực hiện các tính toán thủ công.
Thực tế, chương trình bảng tính đầu tiên, VisiCalc, được phát hành vào năm 1979 và thường được coi là yếu tố quan trọng giúp máy tính cá nhân trở nên phổ biến trong lĩnh vực kinh doanh.
Lợi ích của việc tập trung dữ liệu trong ClickUp
Chuyển sang ClickUp có thể cảm thấy là một bước nhảy vọt, nhưng với tư cách là một trong những giải pháp thay thế Excel thông minh nhất, lợi ích mang lại hoàn toàn xứng đáng:
- Nguồn thông tin duy nhất : Tất cả công việc, hạn chót, tệp tin và cập nhật đều được lưu trữ trong một không gian làm việc thống nhất. Mọi thành viên trong nhóm và các bên liên quan đều nhìn thấy cùng một thông tin cập nhật, do đó không còn tranh cãi về phiên bản nào là "cuối cùng".
- Nhiều cách để xem dữ liệu của bạn: Chán ngấy với việc nhìn chằm chằm vào lưới? ClickUp cho phép bạn chuyển đổi các công việc từ Xem dạng danh sách sang Xem dạng Bảng để kéo và thả công việc qua các giai đoạn, Chế độ Lịch để xem ai đang làm gì và khi nào, Chế độ Dòng thời gian để lập bản đồ các giai đoạn dự án, hoặc Chế độ Biểu đồ Gantt để theo dõi tiến độ và giải quyết các trễ hẹn. Điểm hay nhất? Tất cả các chế độ xem sẽ cập nhật ngay lập tức khi chi tiết thay đổi.
- Hợp tác thời gian thực: Với tính năng Gán Bình luận và @đề cập, bạn có thể biến bình luận trên một công việc thành các mục hành động hoặc gắn thẻ đúng người để nhận phản hồi nhanh chóng. Các thành viên trong nhóm có thể chỉnh sửa đồng thời mà không làm mất công việc của nhau nhờ tính năng Phát hiện Hợp tác Thời gian Thực.
- Báo cáo: Bảng điều khiển ClickUp biến dữ liệu bảng tính đã nhập thành các báo cáo trực quan, cập nhật theo thời gian thực. 📌 Ví dụ, thẻ ‘Khối lượng công việc theo trạng thái’ hiển thị chính xác số lượng công việc đang chờ xử lý và quá hạn mà mỗi thành viên trong nhóm đang xử lý, giúp bạn quản lý sức chứa hiệu quả hơn. Sử dụng thẻ Tính toán tùy chỉnh, bạn thậm chí có thể cài đặt công cụ theo dõi ngân sách để so sánh kế hoạch ngân sách từ bảng tính với chi phí thực tế, cung cấp cho bạn cái nhìn thời gian thực về chi tiêu dự án.
- Quản lý công việc: Bạn có thể giao công việc cho các thành viên trong nhóm, đặt ngày đáo hạn để kích hoạt nhắc nhở, thêm danh sách kiểm tra, phụ thuộc và ưu tiên với nhiệm vụ ClickUp.
- Tự động hóa: Sử dụng Tự động hóa ClickUp để công việc diễn ra suôn sẻ mà không cần kiểm tra thủ công. Kết quả? Quy trình của bạn tự động vận hành, giúp bạn tiết kiệm thời gian theo dõi cập nhật và sửa lỗi.
Ghi chú: Tính năng và giới hạn có thể khác nhau tùy theo kế hoạch. Các doanh nghiệp sử dụng Gói Enterprise có nhiều tính năng tự động hóa và tích hợp webhook nâng cao hơn.
Dưới đây là video hướng dẫn cách tự động hóa quy trình làm việc trong ClickUp có thể giúp bạn tiết kiệm hơn 5 giờ mỗi tuần!
Một số ví dụ về tự động hóa bạn có thể áp dụng:
| Trường hợp sử dụng | Kích hoạt | Hành động |
| Cập nhật trạng thái | Khi trạng thái công việc thay đổi thành ‘Đang tiến độ’ | Giao công việc và cài đặt ngày đáo hạn sau 3 ngày. |
| Nhắc nhở về ngày đáo hạn | Khi một công việc đến hạn trong 1 ngày | Gửi lời nhắc nhở cho người được giao nhiệm vụ |
| Đánh dấu ngày hoàn thành | Khi trạng thái thay đổi thành ‘Đã xong’ | Cài đặt trường ‘Hoàn thành On’ thành ngày hôm nay. |
| Chuyển giao công việc | Khi một công việc chuyển sang trạng thái ‘Review’ | Hủy gán người được giao hiện tại và gán cho người xem xét. |
- Trợ lý AI: Trợ lý AI bối cảnh của ClickUp, ClickUp Brain, sẽ chuyển đổi dữ liệu bảng tính đã nhập của bạn thành những thông tin hữu ích. Ví dụ, nếu bạn nhập danh sách các cuộc hội thoại hỗ trợ khách hàng từ một công cụ bảng tính, Brain có thể phân tích từng cuộc hội thoại để xác định các vấn đề phổ biến và phát hiện xu hướng cảm xúc.
Nhắc nhở: Một số tính năng được đề cập—như biểu đồ Gantt, Bảng điều khiển hoặc Trường Tùy chỉnh nâng cao—có thể bị giới hạn tùy theo kế hoạch. Tính khả dụng và giới hạn của các tính năng này thay đổi tùy theo kế hoạch.
📮 ClickUp Insight: 88% số người tham gia khảo sát của chúng tôi sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) cho các công việc cá nhân, nhưng hơn 50% lại e ngại sử dụng nó trong công việc. Ba rào cản chính? Thiếu tích hợp mượt mà, khoảng trống kiến thức hoặc lo ngại về bảo mật.
Nhưng nếu AI đã được tích hợp sẵn vào Không gian Làm việc ClickUp của bạn và đã được bảo mật? ClickUp Brain, trợ lý AI tích hợp sẵn của ClickUp, biến điều này thành hiện thực. Nó hiểu các lệnh bằng ngôn ngữ thông thường, giải quyết tất cả ba lo ngại về việc áp dụng AI đồng thời kết nối cuộc trò chuyện, công việc, tài liệu và kiến thức của bạn trên toàn bộ Không gian Làm việc ClickUp. Tìm câu trả lời và thông tin chi tiết chỉ với một cú nhấp chuột!
Hướng dẫn từng bước: Nhập bảng tính vào ClickUp
Tìm kiếm bảng tính bạn cần trên nền tảng hiện tại của bạn. Sau đó, làm theo hướng dẫn của chúng tôi để đưa công việc của bạn vào ClickUp một cách mượt mà—không cần sao chép và dán thủ công!
Bước 1: Chuẩn bị bảng tính để nhập
Trước khi tải lên tệp của bạn, hãy đảm bảo rằng nó đã được chuẩn bị đúng cách cho việc nhập.
Dưới đây là những điều cần kiểm tra:
1. Sử dụng định dạng tệp được hỗ trợ
Công cụ nhập bảng tính của ClickUp hỗ trợ nhiều định dạng khác nhau, bao gồm:
- Excel: .xls, .xlsx
- Giá trị phân tách bằng dấu phẩy (CSV):. csv
- XML: . xml
- JSON:. json
- Giá trị phân tách bằng tab (TSV):. tsv
- Văn bản:. txt
📌 Lưu ý quan trọng: Nếu dữ liệu của bạn hiện đang ở trong cơ sở dữ liệu Google Trang tính, hãy xuất nó sang file Excel hoặc CSV trước, vì công cụ nhập của ClickUp không thể nhập trực tiếp từ liên kết Google Trang tính đang hoạt động.
2. Đảm bảo có cột “Tên công việc”
Tên công việc là trường duy nhất bắt buộc để ClickUp tạo công việc. Nếu tệp Excel của bạn không có cột này, hãy thêm vào. Nếu không, ClickUp sẽ hiển thị lỗi trong quá trình nhập và yêu cầu bạn ánh xạ cột chính xác hoặc hủy bỏ việc nhập để sửa tệp.
3. Thêm hàng tiêu đề với các tên cột duy nhất
Hàng tiêu đề là hàng đầu tiên của bảng tính, dùng để ghi nhãn cho từng cột. Nếu không có hàng tiêu đề rõ ràng, ClickUp sẽ không biết đặt dữ liệu vào đâu.
✅ Cách chuẩn bị tiêu đề:
- Sử dụng tên ngắn gọn và mô tả: Tên công việc, Ngày đáo hạn, Người được giao, Trạng thái
- Đảm bảo không có hai cột nào có cùng tên. Ví dụ, các trường ngày tháng có thể được đổi tên để cụ thể hơn, như “Ngày bắt đầu” và “Ngày kết thúc”.
4. Định dạng ngày và giờ một cách nhất quán
ClickUp hỗ trợ nhiều định dạng ngày tháng phổ biến (như MM/DD/YYYY hoặc DD/MM/YYYY, có hoặc không có giờ), nhưng hãy sử dụng một định dạng nhất quán trong bảng tính của bạn. Nếu bạn bao gồm giờ, bạn có thể sử dụng đồng hồ 24 giờ hoặc 12 giờ kèm theo AM/PM.
Nếu ClickUp không nhận diện được ngày tháng trong quá trình nhập, nó sẽ đánh dấu nó là không hợp lệ (bạn có thể sửa sau), nhưng tốt nhất là nên làm đúng ngay từ đầu.
| ✅ Tốt | ❌ Không tốt |
| 31/12/2025 | 31/12/2025 |
| 31/12/2025 | Thứ Ba, 31/12/25 |
| 15:30 | 3. 30 giờ chiều |
5. Danh sách công việc con trong một cột duy nhất (nếu cần thiết)
Nếu bảng tính của bạn thể hiện các nhiệm vụ cha trong mỗi hàng và các công việc con được liệt kê trong các ô, ClickUp có thể tạo ra những công việc con đó dưới nhiệm vụ cha tương ứng.
✅ Cách cài đặt các công việc con:
- Thêm một cột có tên Công việc con (hoặc tương tự) vào bảng tính của bạn.
- Trong mỗi ô, danh sách các công việc con cách nhau bằng dấu phẩy, dấu chấm phẩy hoặc dấu gạch dọc.
Ví dụ:
| Công việc | Các công việc con |
| Tạo trang chủ | Thiết kế khung sườn, Soạn thảo nội dung, Kiểm tra với nhóm |
6. Kiểm tra các giá trị nhất quán trong các cột phân loại
Nếu bạn sử dụng các cột như Trạng thái hoặc Ưu tiên với danh sách giá trị cố định, hãy chuẩn hóa cách diễn đạt để tránh nhầm lẫn. Các nhãn nhất quán giúp ClickUp khớp các cột bảng tính của bạn với các trường của nó mà không tạo ra các tùy chọn không mong muốn.
| ✅ | ❌ | Lý do |
| Trạng thái: Việc cần làm, Đang tiến độ, Đã xong | Trạng thái: Hoàn thành, Hoàn thành, Đã xong | Tránh trùng lặp — “Hoàn thành” và “Đã hoàn thành” sẽ được xem là các trạng thái khác nhau trong ClickUp. |
| Ưu tiên: 1, 2, 3, 4 | Ưu tiên: Cao, Trung bình, Thấp, Khẩn cấp | Giữ nguyên thứ tự ưu tiên với các mức số tích hợp sẵn của ClickUp (1 = Cấp bách, 2 = Cao, 3 = Bình thường, 4 = Thấp) |
Dưới đây là mẫu bảng tính sạch, sẵn sàng để nhập:
🧠 Lưu ý:
- Sử dụng email cho người được giao công việc: Thêm cột Người được giao công việc với địa chỉ email (không phải tên) để ClickUp biết ai sẽ được giao công việc. Đối với nhiều người được giao công việc, hãy nhập tất cả email vào một ô, cách nhau bằng dấu phẩy.
- Dọn dẹp dữ liệu của bạn: Xóa các hàng trống hoặc thừa để chúng không trở thành các công việc trống. Đối với công thức, ClickUp sẽ nhập giá trị cuối cùng, không phải chính công thức đó.
📚 Đọc thêm: Phần mềm cơ sở dữ liệu miễn phí tốt nhất
Bước 2: Sử dụng công cụ nhập của ClickUp
Khi tệp của bạn đã được chuẩn bị sẵn sàng, hãy tiếp tục sử dụng công cụ nhập dữ liệu của ClickUp để đưa dữ liệu này vào:
1. Nhấp vào hình đại diện của Không gian Làm việc của bạn ở góc trên bên trái và lựa chọn Cài đặt từ menu thả xuống.
2. Trong menu Cài đặt, tìm và nhấp vào Nhập/Xuất trong thanh bên trái. Điều này sẽ đưa bạn đến trung tâm nhập dữ liệu của ClickUp.
3. Tiếp theo, nhấp vào nút Bắt đầu nhập.
4. Trên trang Chọn Nguồn Nhập, lựa chọn Bất kỳ Bảng tính nào từ các tùy chọn, sau đó nhấp vào Tiếp tục.
5. Trên màn hình Nơi nhập, lựa chọn Không gian, Thư mục hoặc Danh sách công việc để nhập. Đồng thời, lựa chọn định dạng ngày tháng của bạn. Sau đó, nhấp vào Tiếp tục.
6. Một cửa sổ mới có tên Spreadsheet Importer sẽ xuất hiện trong không gian bạn chọn. Chỉ cần kéo và thả tệp bảng tính của bạn, tải lên từ máy tính hoặc nhập dữ liệu thủ công nếu cần thiết.
Khi bạn tải tệp lên, ClickUp sẽ bắt đầu xử lý nó. Đối với các tệp lớn, quá trình này có thể mất một chút thời gian.
7. Sau khi tải lên thành công, bạn sẽ được chuyển đến trang Map fields.
Thuật toán ánh xạ được tăng cường bởi AI của ClickUp phân tích bảng tính của bạn và tự động khớp từng cột với trường tương ứng trong ClickUp:
- Ngày đáo hạn → Trường Ngày đáo hạn của ClickUp
- Người được giao công việc → Người được giao công việc
- Mô tả công việc → Nội dung mô tả
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Nếu ai đó trong Không gian Làm việc của bạn đã từng nhập một bảng tính tương tự trước đây, hệ thống AI này sẽ ghi nhớ các bản đồ đó, giúp các lần nhập sau nhanh hơn và chính xác hơn. Đây là cách thông minh để giảm bớt công việc lặp lại đồng thời duy trì tính nhất quán của các trường công việc.
8. Kiểm tra lại các kết quả khớp và điều chỉnh những kết quả không chính xác trước khi tiếp tục.
- Nếu một trường được ánh xạ sai, hãy nhấp vào tên của nó trong cột ClickUp Fields và lựa chọn tùy chọn chính xác từ menu thả xuống.
- Nếu một cột không khớp với trường tích hợp sẵn, hãy ánh xạ nó thành Trường Tùy chỉnh mới bằng cách chọn tùy chọn Thêm như Trường Tùy chỉnh mới.
Khi mọi thứ đã ổn, hãy nhấp vào Tiếp tục.
9. Tiếp theo, kiểm tra xem các giá trị trong một số cột có khớp với các trường công việc trong không gian của bạn hay không.
Trong cột Giá trị đích, nhấp vào menu thả xuống cho từng giá trị và chọn giá trị hiện có mà nó nên khớp. Ví dụ, nếu bảng tính của bạn ghi Đang xem xét, nhưng không gian của bạn có Đang có tiến độ thay vào đó, hãy chọn Đang có tiến độ.
Các tùy chọn khác bạn có thể lựa chọn:
| Giữ nguyên giá trị này | Giữ nguyên giá trị. ClickUp nhập dữ liệu chính xác như trong bảng tính của bạn. |
| Không nhập | Bỏ qua giá trị này. Nó sẽ không được bao gồm trong các công việc của bạn. Nếu giá trị không hợp lệ (ví dụ: địa chỉ email của người được giao nhiệm vụ không tồn tại), nó sẽ hiển thị lỗi trên trang cuối cùng. |
Sau khi đã hoàn thành, nhấn Tiếp tục.
10. Trước khi hoàn tất quá trình nhập, bạn sẽ thấy một chế độ xem tương tự bảng tính để xem tất cả các công việc (hàng) và các cột đã được ánh xạ. Ở phần trên cùng, bạn cũng có thể sử dụng bộ lọc để xem các mục nhập Tất cả, Hợp lệ hoặc Không hợp lệ.
Nếu ClickUp phát hiện vấn đề, chúng sẽ được đánh dấu:
- 🟡 Vàng: Vấn đề định dạng (ví dụ: không khớp ngày tháng)
- 🔴 Đỏ: Giá trị không hợp lệ không thể nhập vào.
Bạn cũng có thể chỉnh sửa các ô ngay tại đây trước khi nhập. Chỉ cần nhấp đúp vào một ô để chọn giá trị mới hoặc sửa thông tin sai.
Cuối cùng, nhấp vào Nhập vào ClickUp.
11. Nếu bạn đã chọn Thêm như Trường Tùy chỉnh mới khi xem xét các tùy chọn ánh xạ trường, bạn sẽ được chuyển đến trang Ánh xạ Trường Tùy chỉnh. Nhấp vào menu thả xuống Loại dữ liệu bên cạnh mỗi trường và chọn loại Trường Tùy chỉnh ClickUp phù hợp.
Cuối cùng, nhấp vào Hoàn thành.
Chúc mừng! Bảng tính của bạn giờ đây đã được lưu trữ trong ClickUp! 🙌
12. Để xem nó, hãy điều hướng đến không gian đã lựa chọn và mở danh sách Nhập từ bảng tính trong thanh bên trái. Bạn có thể nhấp chuột phải vào danh sách để đổi tên thành một cái gì đó mô tả hơn, như Kế hoạch dự án quý 4.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: ClickUp tự động đánh dấu các cột trống hoặc không nhất quán và đề xuất bỏ qua chúng để quá trình nhập dữ liệu của bạn luôn sạch sẽ. Nếu bạn không thấy cột đã nhập, hãy nhấp vào nút + ở góc trên bên phải của các cột > Thêm trường hiện có > và chọn cột bạn muốn hiển thị.
ClickUp cung cấp nhiều chế độ xem để xem dữ liệu của bạn. Nếu bạn ưa thích bố cục lưới truyền thống nhưng muốn có thêm tính năng, chế độ xem bảng ClickUp là lựa chọn hàng đầu của bạn. Bạn có thể:
- Chỉnh sửa chi tiết công việc trực tiếp từ bảng và đính kèm tệp đính kèm hoặc ghi chú cuộc họp trực tiếp vào chúng.
- Thêm các trường Tùy chỉnh như đánh giá, tải lên tệp, menu thả xuống hoặc ghi chú văn bản.
- Kéo và thả các cột để tùy chỉnh bố cục của bạn
Ngoài ra, hãy giữ thông tin quan trọng luôn hiển thị bằng cách ghim các cột và ẩn những gì không cần thiết để giảm bớt sự lộn xộn. Đồng thời, cài đặt các bộ lọc nâng cao (ví dụ: “Chỉ hiển thị các công việc đến hạn trong tuần tới và được giao cho tôi”) và lưu các chế độ xem đó.
Bước 3: Tăng cường dữ liệu đã nhập bằng trí tuệ nhân tạo (AI)
Khi dữ liệu của bạn đã được lưu trữ trong ClickUp, hãy sử dụng ClickUp Brain để tối ưu hóa việc sử dụng dữ liệu của bạn. Dưới đây là một số ví dụ về cách nó hỗ trợ:
1. Tự động tạo mô tả công việc
❗ Vấn đề: Bảng tính của bạn có tiêu đề công việc như “Kế hoạch quý 3”, “Sửa lỗi đăng nhập”, hoặc “Cập nhật tiếp thị”, nhưng không có bối cảnh cụ thể.
✅ ClickUp làm gì: ClickUp Brain hiểu tiêu đề, suy luận ý định và mở rộng các tiêu đề mơ hồ thành mô tả chi tiết hoặc các bước hành động.
2. Đề xuất tự động hóa sau khi nhập
❗ Vấn đề: Bạn đã nhập hơn 100 công việc. Nhưng nếu không có tự động hóa quy trình làm việc, bạn sẽ phải quản lý trạng thái, cập nhật và người được giao nhiệm vụ một cách thủ công.
✅ ClickUp làm gì: ClickUp Brain đề xuất các quy trình tự động hóa dựa trên các mẫu dữ liệu mà nó nhận thấy (giá trị trạng thái, ngày đáo hạn, mối quan hệ phụ thuộc, v.v.).
3. Chỉnh sửa hàng loạt và gắn thẻ thông minh
❗ Vấn đề: Bạn đã nhập 200 phiếu phản hồi ngắn của khách hàng như “Ứng dụng bị treo khi đăng nhập”. Bây giờ bạn phải gắn thẻ từng phiếu là lỗi, yêu cầu tính năng hoặc bình luận chung và gán cảm xúc. Quy trình này chậm chạp, tẻ nhạt và dễ bỏ sót các vấn đề quan trọng.
✅ ClickUp làm gì: ClickUp AI Fields có thể tự động:
- Tóm tắt mỗi vé thành một mô tả ngắn gọn (trường Summary)
- Thẻ cảm xúc cho dữ liệu là Tích cực, Trung lập hoặc Tiêu cực (trường Cảm xúc)
- Phân loại từng vé vào các nhóm như “Yêu cầu tính năng”, “Báo cáo lỗi” hoặc “Vấn đề giá cả” (trường Phân loại)
Sau đó, bạn có thể lựa chọn tất cả các vé "Lỗi" và giao chúng cho nhóm phát triển của bạn. Hoặc, ưu tiên tất cả phản hồi "Tiêu cực" với mức độ cao.
Dưới đây là hướng dẫn nhanh về tất cả những việc cần làm với AI Fields:
📚 Đọc thêm: Cách tạo báo cáo Excel (Với các bước và mẫu)
Bước 4: Khắc phục các vấn đề thường gặp khi nhập dữ liệu
Quá trình nhập không diễn ra suôn sẻ? Dưới đây là những vấn đề thường gặp bạn có thể gặp phải trong lần thử đầu tiên và cách khắc phục nhanh chóng:
| Nhập các vấn đề | Vấn đề | Cách giải quyết |
| Lỗi “Tên công việc bắt buộc” | Bạn nhấp vào Import và nhận được thông báo lỗi màu đỏ về tên công việc. Điều này có nghĩa là ClickUp không thể phát hiện cột tiêu đề chính xác cho các công việc, hoặc tính năng tự động ánh xạ đã đoán sai. | Trước khi nhập: Nếu tệp của bạn không có tên công việc, hãy nhấp vào Hủy ở góc trên bên phải, thêm cột tên công việc vào bảng tính của bạn và bắt đầu quá trình nhập mới. Sau khi nhập: Nếu tên công việc đã có trong tệp nhưng chưa được ánh xạ, hãy truy cập trang Map Fields, tìm cột chứa tên công việc và ánh xạ nó vào Tên công việc dưới mục ClickUp Fields. |
| Trạng thái không được ánh xạ chính xác | Bảng tính của bạn bao gồm các giá trị trạng thái như “Đang tiến hành”, “Đang chờ khách hàng” hoặc “Hoàn thành”, nhưng tất cả công việc đều được nhập dưới dạng “Việc cần làm”. Điều này có nghĩa là ClickUp không khớp với các trạng thái tùy chỉnh của bạn trong quá trình nhập và mặc định tất cả thành trạng thái đầu tiên trong quy trình làm việc của bạn (tức là “Việc cần làm”). | ClickUp không tự động tạo các trạng thái mới từ bảng tính. Vì vậy, hãy thêm bất kỳ trạng thái tùy chỉnh nào còn thiếu vào không gian của bạn. Và khi ClickUp yêu cầu bạn gán giá trị trường, hãy gán thủ công từng trạng thái trong bảng tính với một trạng thái hiện có trong ClickUp. |
| Nhập bảng tính lớn bị treo hoặc hết thời gian chờ | Quá trình nhập có thể gặp khó khăn nếu tệp của bạn quá lớn (hàng nghìn hàng và cột), hoặc trình duyệt của bạn có thể bị chậm trong quá trình này. | Chia các bảng tính lớn thành các tệp nhỏ hơn và nhập theo từng đợt — bạn có thể hợp nhất chúng sau này. Đóng các tab trình duyệt nặng để giải phóng bộ nhớ. Nếu quá trình nhập thất bại liên tục tại một điểm cụ thể, hãy kiểm tra hàng dữ liệu đó để tìm ô hoặc công thức gây ra vấn đề. |
🧩 Thực tế thú vị: Bảng tính là một trong những công cụ bị sử dụng sai mục đích phổ biến nhất trong kinh doanh, thường được dùng làm CRM, danh sách việc cần làm hoặc cơ sở dữ liệu, mặc dù chúng không được thiết kế cho những công việc đó.
Vậy, bảng tính ban đầu được thiết kế để làm gì?
Bảng tính được tạo ra để thực hiện các phép tính và tổ chức dữ liệu số, đặc biệt cho các công việc như mô hình tài chính, kế toán, lập ngân sách và dự báo. Điểm mạnh của chúng nằm ở việc sử dụng công thức, hàm và trực quan hóa dữ liệu để xử lý số liệu, chứ không phải quản lý quy trình làm việc, đang theo dõi công việc hoặc lưu trữ lượng lớn dữ liệu quan hệ.
Các trường hợp sử dụng thực tế cho việc nhập bảng tính
Dù bạn đang thực hiện công việc với loại bảng tính nào, việc nhập nó vào ClickUp có thể giúp bạn quản lý nó hiệu quả hơn.
Dưới đây là cách thức hoạt động trong các quy trình làm việc thực tế:
1. Quản lý dự án
Bảng tính quản lý dự án bao gồm các hàng cho từng công việc và các cột cho tên công việc, người được giao, ngày đáo hạn, trạng thái, phụ thuộc và bình luận. Một số nhóm cũng có biểu đồ Gantt với các ô được mã màu sắc hoặc công thức để tính toán độ trễ.
Sau khi nhập vào ClickUp:
✅ Chuyển đổi từng hàng thành một công việc với các trường thông tin như người được giao, ngày đáo hạn, trạng thái và bình luận.
✅ Cài đặt nhắc nhở tự động, mối quan hệ phụ thuộc và các công việc kích hoạt để tránh trễ hẹn.
✅ Sử dụng chế độ xem Biểu đồ Gantt để xem dòng thời gian và mối quan hệ phụ thuộc chỉ trong nháy mắt.
2. CRM & quy trình bán hàng
Bảng tính CRM chứa các hàng chứa thông tin về khách hàng tiềm năng hoặc khách hàng và các cột chứa thông tin liên hệ, giai đoạn giao dịch, giá trị, v.v.
Sau khi nhập vào ClickUp:
✅ Hiển thị quy trình làm việc với chế độ xem Bảng kéo và thả theo giai đoạn
✅ Thiết lập tự động hóa: Khi một khách hàng tiềm năng được đánh dấu là “Đã đóng”, kích hoạt các công việc onboarding hoặc theo dõi.
✅ Sử dụng ClickUp AI để phân tích ghi chú hoặc bình luận trên một khách hàng tiềm năng và tóm tắt cảm xúc hoặc các mục quan trọng.
3. Lịch nội dung & kế hoạch biên tập
Một bảng tính lập kế hoạch biên tập thường bao gồm các cột cho tiêu đề nội dung, ngày đăng, tác giả, trạng thái (bản nháp, đang xem xét hoặc đã đăng), và có thể là kênh hoặc đối tượng mục tiêu. Có thể nó còn được mã màu sắc theo loại nội dung.
Sau khi nhập vào ClickUp:
✅ Chuyển sang chế độ xem Lịch để xem nội dung nào sẽ được đăng vào thời gian nào và trên kênh nào.
✅ Thêm tính năng tự động hóa để thông báo cho trình chỉnh sửa khi bản nháp sẵn sàng để xem xét.
✅ Sử dụng ClickUp Brain để biến các tiêu đề ngắn thành các bản tóm tắt chi tiết hoặc dàn ý, và tạo các bước danh sách kiểm tra cho từng phần.
4. Quản lý hàng tồn kho và tài sản
Đây có thể là danh sách sản phẩm với mã SKU, số lượng, địa điểm và nhà cung cấp, hoặc danh sách tài sản CNTT của thiết bị được phân bổ cho nhân viên. Bảng tính có thể liệt kê các thông tin này và thực hiện một số tính toán cơ bản về mức tồn kho, nhưng chúng không lý tưởng cho việc theo dõi thời gian thực hoặc cảnh báo.
Sau khi nhập vào ClickUp:
✅ Tạo bảng điều khiển hiển thị hàng tồn kho theo điều kiện, địa điểm hoặc giá trị
✅ Cài đặt nhắc nhở cho việc hết hạn bảo hành, bảo trì hoặc gia hạn giấy phép.
✅ Thiết lập tự động hóa thông minh: Khi Số lượng < 5 → Giao cho Bộ phận Mua hàng → Thay đổi trạng thái thành ‘Cần đặt hàng lại’
✅ Gán thẻ cho các mục theo loại (máy tính xách tay, phần mềm, thiết bị, v.v.) để lọc nhanh chóng.
5. Công cụ theo dõi nhân sự và tuyển dụng
Các nhóm nhân sự thường sử dụng bảng tính để theo dõi các khía cạnh khác nhau, chẳng hạn như ứng viên tuyển dụng, phỏng vấn hoặc quy trình onboarding nhân viên. Ví dụ, bạn có thể có một bảng tính tuyển dụng liệt kê các ứng viên, ngày nộp đơn, giai đoạn phỏng vấn hiện tại, người phỏng vấn và các chi tiết liên quan khác. Hoặc bạn có thể có một bảng tính danh sách kiểm tra onboarding cho từng nhân viên mới.
Sau khi nhập vào ClickUp:
✅ Sử dụng chế độ xem bảng (Board View) được phân nhóm theo giai đoạn (ví dụ: Mới → Phỏng vấn qua điện thoại → Phỏng vấn → Đề nghị → Được tuyển dụng).
✅ Giữ mọi thứ—sơ yếu lý lịch, danh mục đầu tư, ghi chú, phản hồi—trong công việc của ứng viên.
✅ Sử dụng ClickUp Brain để tóm tắt ghi chú phỏng vấn và soạn thảo email theo dõi.
Các nguyên tắc tốt nhất và mẹo để chuyển đổi mượt mà
Khi chuyển từ bảng tính sang ClickUp, hãy làm theo các mẹo sau để tận dụng tối đa thiết lập mới của bạn:
Sắp xếp với Spaces/Thư mục/Danh sách công việc
ClickUp có cấu trúc phân cấp: Không gian Làm việc > Không gian > Thư mục > Danh sách công việc > Công việc.
Vậy, hãy lên kế hoạch xem bảng tính của bạn sẽ được lưu trữ ở đâu. Ví dụ, nếu bạn có các bảng tính riêng biệt cho từng dự án, bạn có thể tạo một Không gian (Space) có tên Dự án với một Thư mục (Folder) cho mỗi dự án, và nhập từng bảng tính dưới dạng Danh sách (List) trong Thư mục tương ứng.
Sử dụng mẫu bảng tính
Các mẫu bảng tính giúp chuẩn hóa cấu trúc dữ liệu của bạn. Khi các cột của bạn nhất quán, ClickUp có thể tự động ánh xạ các trường dữ liệu chính xác hơn.
Mẫu bảng tính ClickUp được thiết kế để giúp bạn thu thập, tổ chức và quản lý thông tin khách hàng. Nó dễ dàng tùy chỉnh và phù hợp với mọi kích thước kinh doanh, dù bạn mới bắt đầu hay đã quản lý một lượng lớn khách hàng.
Chỉ cần nhập thông tin cơ bản như loại khách hàng, trang web, thông tin liên hệ và ngành nghề vào từng hàng, và bạn sẽ có một Không gian Làm việc nơi:
- Mỗi khách hàng sẽ trở thành một công việc với các trường thông tin chuyên dụng cho email, số điện thoại, lịch sử tương tác và ghi chú.
- Các trạng thái tùy chỉnh như Hoạt động, Không hoạt động hoặc Không tương tác giúp bạn lọc và ưu tiên các tác vụ theo dõi ngay lập tức.
Ngoài ra, mẫu bảng tính quản lý dự án ClickUp giúp bạn quản lý các dự án từ nhỏ đến lớn, đa chức năng từ đầu đến cuối. Mỗi dự án sẽ có một hàng riêng trong mẫu. Tại đây, bạn có thể theo dõi tiến độ qua các giai đoạn và đặt ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho từng giai đoạn.
Bạn cũng có thể xem dòng thời gian dự án bằng chế độ xem Gantt hoặc Lịch để lập kế hoạch trước và phát hiện xung đột lịch trình trước khi chúng trở thành trì hoãn. Ngoài ra, các bên liên quan có thể xem tiến độ ngay lập tức mà không cần báo cáo riêng biệt hoặc cập nhật thủ công.
Biến bảng tính thành quy trình làm việc thông minh với ClickUp
Bảng tính rất hữu ích cho việc thực hiện các tính toán nhanh chóng hoặc duy trì các danh sách công việc đơn giản. Tuy nhiên, khi phải quản lý các dự án phức tạp, quy trình làm việc động hoặc dữ liệu hợp tác, chúng thường trở thành điểm nghẽn.
Bằng cách nhập bảng tính của bạn vào ClickUp, bạn sẽ có một nguồn thông tin duy nhất mà mọi người có thể hợp tác.
Bạn có thể hiển thị dữ liệu theo cách mà bảng tính không thể làm được, dù là qua chế độ xem bảng đơn giản hay thẻ bảng điều khiển tùy chỉnh. Bạn cũng có thể tự động hóa các công việc nhàm chán và tập trung vào những điều quan trọng—thực hiện công việc hiệu quả, đáp ứng thời hạn mỗi lần và duy trì sự đồng bộ của nhóm mà không cần quản lý chi tiết.
Sẵn sàng từ bỏ những bảng tính vô tận và bước vào cách quản lý cơ sở dữ liệu có tổ chức và tự động hóa hơn? Đăng ký ClickUp ngay hôm nay! 🙌