Muốn biết cách hoàn thành một việc gì đó? Phải hỏi người duy nhất nhớ điều đó. 🫠
Đó là kiến thức nội bộ: tất cả những thông tin quan trọng nằm trong đầu mọi người, không phải trong tài liệu. Nó hoạt động… cho đến khi không còn nữa. Người ta ra đi. Người ta quên. Dự án bị đình trệ.
Các nhóm hoạt động hiệu quả không để kiến thức phụ thuộc vào may rủi; họ tổ chức nó.
Với một bản ghi sống chia sẻ về các quyết định, quy trình làm việc và những insight, mọi người sẽ làm việc nhanh hơn, duy trì sự đồng bộ và tránh giải quyết cùng một vấn đề hai lần.
Thực tế thường ngược lại. Nghiên cứu của ClickUp cho thấy một trong năm chuyên gia dành ba giờ hoặc hơn mỗi ngày để tìm kiếm tệp tin, tin nhắn hoặc bối cảnh. Điều này được gọi là kiến thức phân mảnh.
Các mẫu cơ sở kiến thức giúp nhóm chuyển đổi kiến thức nội bộ thành hệ thống có thể tái sử dụng — nơi các quy trình, câu hỏi thường gặp, tài sản thương hiệu và thông tin nhà cung cấp được lưu trữ trong một không gian làm việc liên tục phát triển.
Hãy cùng khám phá các mẫu cơ sở kiến thức Notion tốt nhất mà nhóm của bạn có thể sử dụng để tập trung thông tin.
Top 10 Mẫu Cơ sở Kiến thức
Dưới đây là bảng tóm tắt về các mẫu cơ sở kiến thức tốt nhất cho Notion và ClickUp:
| Tên mẫu | Tải xuống mẫu | Tính năng nổi bật | Phù hợp cho | Định dạng trực quan |
| Mẫu Wiki (Notion) | Tải xuống mẫu này | Hộp chú thích, chủ sở hữu trang/thẻ, phần hướng dẫn sử dụng, thanh tìm kiếm | Các nhóm, giáo viên cần một trung tâm kiến thức gọn gàng, tập trung vào trang | Trang Notion |
| Mẫu Wiki Sản phẩm (Notion) | Tải xuống mẫu này | Các phần nghiên cứu/phân tích, kế hoạch đa hàm, đồng bộ hóa nhóm | Các startup, nhóm tập trung vào sản phẩm | Trang Notion |
| Mẫu Wiki Sản Phẩm Cơ Bản (Notion) | Tải xuống mẫu này | Hướng dẫn/quy trình, ngân hàng phỏng vấn, bảng OKR | Nhóm nhỏ, startup, wiki thân thiện với người mới bắt đầu | Trang Notion |
| Mẫu Fonts (Notion) | Tải xuống mẫu này | Cơ sở dữ liệu phông chữ có thể tìm kiếm, liên kết tải xuống, thẻ | Nhà thiết kế, freelancer, giáo viên | Cơ sở dữ liệu Notion |
| Mẫu Wiki Bán hàng (Notion) | Tải xuống mẫu này | Đang theo dõi giao dịch trực quan, cập nhật OKR, thẻ chủ sở hữu | Nhóm bán hàng, startup | Trang Notion, Bảng |
| Mẫu Hệ thống Thiết kế (Notion) | Tải xuống mẫu này | Mẫu thiết kế, quy tắc thương hiệu, nhiều chế độ xem | Nhóm thiết kế/thương hiệu | Trang Notion, Bộ sưu tập |
| Mẫu Cơ sở Kiến thức (Notion) | Tải xuống mẫu này | Tổ chức theo danh mục, tùy chọn chủ đề, truy cập nhanh | Doanh nghiệp nhỏ, giáo viên, nhóm | Trang Notion |
| Mẫu trang Hỏi & Đáp (Notion) | Tải xuống mẫu này | Trung tâm FAQ, cập nhật dễ dàng, câu trả lời được tổ chức gọn gàng | Khởi nghiệp, giáo viên, các nhóm có nhiều câu hỏi thường gặp | Trang Notion |
| Mẫu Thương hiệu (Notion) | Tải xuống mẫu này | Bảng màu sắc, biến thể thiết kế, trung tâm chia sẻ | Doanh nhân, nhóm marketing | Trang Notion |
| Mẫu Hướng dẫn Thương hiệu (Notion) | Tải xuống mẫu này | Quy tắc typography, nhúng Figma, hướng dẫn onboarding | Nhóm thiết kế/tiếp thị | Trang Notion |
| Mẫu Cơ sở Kiến thức ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Thiết kế trung tâm hỗ trợ có thể tìm kiếm, kiểm soát quyền truy cập | Các nhóm Nhân sự (HR), Công nghệ thông tin (IT) và đội ngũ hỗ trợ cần một trung tâm điều phối trung tâm. | ClickUp Tài liệu, Danh sách công việc |
| Mẫu Cơ sở Kiến thức Nhân sự ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Đang theo dõi trạng thái, trường tùy chỉnh, nhắc nhở, chế độ xem danh sách công việc/Gantt | Nhóm Nhân sự, quy trình onboarding, quản lý chính sách | ClickUp Danh sách công việc, Gantt |
| Mẫu Wiki ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Cập nhật tự động hóa, danh mục/trang con, nhúng phương tiện truyền thông | Các nhóm tập trung các quy trình tiêu chuẩn (SOPs), quy trình onboarding và chính sách | ClickUp Tài liệu, Danh sách công việc |
| Mẫu cơ sở dữ liệu trang đích ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Quy trình nội dung, trường hiệu suất, phân công công việc | Nhóm marketing, các agency quản lý trang | ClickUp Danh sách công việc, Bảng |
| Mẫu Sổ Ghi Chép Kinh Doanh ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Báo cáo tự động hóa, tài liệu nhúng, trường tùy chỉnh | Các kinh doanh quản lý sổ sách, tuân thủ và kiểm toán | ClickUp Danh sách công việc, Bảng, Gantt |
| Mẫu Kế hoạch Ghi chép ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Bản đồ phụ thuộc, lịch sử quyết định, bảng điều khiển | Nhóm đa hàm, Quản lý dự án (PM), Lãnh đạo | ClickUp Danh sách công việc, Bảng, Bảng điều khiển |
| Mẫu thư mục ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Hồ sơ nhân viên, phân nhóm vai trò, tệp đính kèm tài liệu | Nhân sự, vận hành, danh bạ nhân viên/nhà cung cấp có thể tìm kiếm | ClickUp Danh sách công việc, Tài liệu |
| Mẫu Quy trình và Thủ tục ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Kanban, thông báo, sơ đồ quy trình, tuân thủ | Ops, HR, quản lý cần các quy trình làm việc có thể lặp lại | ClickUp Danh sách công việc, Bảng, Bảng trắng |
| Mẫu tài liệu quy trình công ty ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Dòng thời gian Gantt, người quản lý quy trình, thư viện hướng dẫn onboarding | Các công ty đang phát triển, các nhóm đang mở rộng | ClickUp Danh sách công việc, Gantt, Tài liệu |
| Mẫu Hướng dẫn Phong cách Thương hiệu ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Thiết kế typography, bảng màu sắc, quy trình phê duyệt, hợp tác thời gian thực | Marketing, thiết kế, các công ty quảng cáo | ClickUp tài liệu |
Những yếu tố nào tạo nên một mẫu cơ sở kiến thức Notion tốt?
⚡ Thực tế: 73% lãnh đạo marketing phải xử lý 5–15 nguồn thông tin khác nhau chỉ để truy cập thông tin cập nhật.
Khi không có nguồn thông tin chính xác duy nhất, các chiến dịch sẽ bị chậm trễ, thông tin phân tích bị trì hoãn và quyết định mất độ chính xác. Một cơ sở kiến thức tập trung là yếu tố then chốt đối với các nhóm marketing hiện đại.
Một mẫu cơ sở kiến thức Notion tốt giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm thông tin và chủ sở hữu dễ dàng duy trì nó.
Khi đánh giá các tùy chọn của mình, hãy tìm kiếm các tính năng sau:
- Cấu trúc rõ ràng và điều hướng thuận tiện: Chọn mẫu có các phần được định nghĩa rõ ràng cho hướng dẫn, câu hỏi thường gặp, chính sách và tài nguyên. Ưu tiên các mẫu có menu đơn giản, danh mục hoặc cơ sở dữ liệu liên kết
- Khả năng tìm kiếm: Đảm bảo mẫu có tính năng tìm kiếm tích hợp hoặc thẻ để nhanh chóng tìm đúng tài liệu hoặc quy trình làm việc (SOP) mà không mất thời gian
- Mở rộng được: Bạn không muốn phải đối mặt với những rắc rối của các cơ sở kiến thức tĩnh, vì chúng khó quản lý. Hãy chọn một hệ thống quản lý kiến thức cá nhân cho phép bạn thêm nội dung hoặc cập nhật các mục nhập hiện có một cách dễ dàng
- Tính năng hợp tác: Chọn một mẫu hỗ trợ nhiều người đóng góp. Bình luận, đề cập hoặc không gian chỉnh sửa chung giúp mọi người làm việc cùng nhau mà không gặp rắc rối về kiểm soát phiên bản
- Liên kết chéo: Mẫu nên hỗ trợ liên kết chéo nội bộ đến các trang và mẫu khác trong Notion để giúp người đọc dễ dàng hiểu sâu hơn về chủ đề
- Tích hợp: Mẫu Notion nên được tích hợp dễ dàng với hệ thống công nghệ của bạn, bao gồm các công cụ theo dõi dự án, phần mềm cơ sở kiến thức, lịch, phần mềm wiki nội bộ của công ty, v.v., để tránh lỗi chuyển đổi dữ liệu
- Tính trực quan: Chọn một mẫu sạch sẽ, tối giản với tiêu đề, hộp chú thích và phong cách nhất quán để dễ dàng quét qua và giảm tải cho não bộ
- Khả năng mở rộng: Đảm bảo mẫu cho phép thêm nhiều danh mục, trang hoặc cơ sở dữ liệu liên kết khi tài liệu của bạn phát triển
Xem cách hệ thống Quản lý Kiến thức của ClickUp giúp bạn kết hợp tất cả lại với nhau. 👇🏼
Mẫu cơ sở kiến thức Notion miễn phí
Thành thật mà nói, không phải tất cả các mẫu được liệt kê bên dưới đều là mẫu kiến thức theo mặc định.
Một số mẫu được thiết kế riêng cho các công việc cụ thể, như wiki nhóm, trung tâm bán hàng hoặc hướng dẫn thương hiệu. Tuy nhiên, tất cả đều có thể được tái sử dụng thành một hệ thống tài liệu trung tâm, và chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện điều đó:
1. Mẫu Wiki
Mẫu Wiki của Notion là một trung tâm kiến thức dựa trên trang đơn giản, nơi bạn có thể chia nhỏ tất cả thông tin công ty thành các phần như cập nhật công ty, hướng dẫn hoặc chính sách nhóm, tài nguyên onboarding và bài viết kiến thức. Định dạng dễ đọc giúp giảm bớt áp lực cho các nhóm muốn tài liệu đơn giản.
Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này:
- Nổi bật các tài nguyên quan trọng bằng các hộp chú thích giúp thông tin quan trọng nổi bật
- Gán chủ sở hữu trang và thẻ, để các cập nhật đang theo dõi và nội dung luôn đáng tin cậy
- Hướng dẫn thành viên mới với phần ‘Getting Started’ sẵn sàng sử dụng để quá trình onboarding diễn ra nhanh chóng hơn
- Cho phép truy cập nhanh chóng với thanh tìm kiếm gọn gàng, giúp tìm đúng trang ngay lập tức
✅ Phù hợp cho: Nhóm hoặc giáo viên ưa chuộng phương pháp tài liệu hóa theo hướng trang web sạch sẽ, ưu tiên trang web thay vì phải lục lọi trong các cơ sở dữ liệu lớn
👀 Bạn có biết? Các "hộp đen kiến thức" là một trong những nguyên nhân chính gây giảm năng suất. Theo Stack Overflow Teams, các nhà phát triển gặp phải các "hộp đen kiến thức" gần như hai lần mỗi ngày, và 30% cho biết điều này ảnh hưởng đến năng suất của họ 10 lần mỗi tuần.
Đó là những giờ bị lãng phí khi tìm kiếm câu trả lời thay vì tập trung vào việc xây dựng. Một hệ thống kiến thức hoặc tài liệu được duy trì tốt có thể giúp giảm thiểu thời gian lãng phí này và giúp nhóm làm việc hiệu quả hơn.
2. Mẫu Wiki Sản phẩm
Khác với một wiki thông thường, mẫu Product Wiki Template giúp tùy chỉnh mọi loại tài liệu phù hợp với chu kỳ phát triển sản phẩm.
Nó bao quát mọi thứ từ quá trình onboarding, ra mắt tính năng đến phân tích và kế hoạch cho nhóm. Điểm khác biệt là nó tạo ra bản đồ kiến thức trực tiếp với các giai đoạn phát triển sản phẩm. Thay vì mỗi nhóm công việc độc lập hoặc lưu trữ thông tin ở những nơi ngẫu nhiên, mọi người đều tham khảo cùng các phần tương ứng với trọng tâm hiện tại của họ.
Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này:
- Giữ tất cả dữ liệu nghiên cứu của bạn được tổ chức bằng cách ghi chép các công cụ phân tích bạn sử dụng, lưu trữ kết quả khảo sát tùy chỉnh và lưu trữ các thông tin từ các phiên thử nghiệm người dùng trong các phần riêng biệt
- Kế hoạch hiệu quả bằng cách lưu trữ thông tin về số lượng nhân viên, ghi chú phỏng vấn sản phẩm và tài liệu chiến lược cùng nhau
- Hỗ trợ các nhóm đa chức năng bằng cách giữ cho các nhà quản lý sản phẩm, nhà phát triển và nhân viên tiếp thị luôn đồng bộ trên cùng một trang
✅ Phù hợp cho: Các startup và nhóm tập trung vào sản phẩm muốn quản lý mọi thứ từ nghiên cứu ban đầu đến ra mắt sản phẩm và phân tích sau khi ra mắt
👀 Bạn có biết? Một cuộc khảo sát về Tình hình Quản lý Sản phẩm năm 2024 cho thấy 56% các công ty lớn đang hợp nhất các công cụ quản lý sản phẩm để chống lại các silo dữ liệu và cải thiện khả năng hiển thị, trong khi 37% đã có nhóm Quản lý Hoạt động Sản phẩm (Product Ops) sẵn sàng.
Một wiki sản phẩm có cấu trúc phù hợp hoàn hảo với xu hướng này, giúp các nhóm giảm thiểu sự phân tán công cụ, thống nhất kiến thức và duy trì tính minh bạch trong suốt quá trình phát triển sản phẩm từ đầu đến cuối.
3. Mẫu Wiki Sản Phẩm Cơ Bản
Mẫu Wiki Sản Phẩm Cơ Bản là phiên bản đơn giản hóa của Wiki Sản Phẩm.
Dù bạn đang xây dựng một wiki giáo dục hay một trung tâm nội bộ của công ty, mẫu này đang theo dõi công việc đang diễn ra với độ phức tạp tối thiểu.
Ngoài ra, nó còn hoạt động như một công cụ kế hoạch nhẹ nhàng. Sử dụng mẫu này để lưu trữ các hướng dẫn và quy trình tốt nhất (như các bước onboarding hoặc tài liệu quy trình) cùng với các công cụ đang theo dõi dự án trực tiếp như OKRs và cơ sở dữ liệu.
Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này:
- Ghi chép các quy trình cốt lõi như vòng đời sản phẩm, ra mắt tính năng và ghi chú phỏng vấn trong phần ‘Hướng dẫn & Quy trình’
- Tạo ngân hàng câu hỏi phỏng vấn với thẻ phân loại theo mức độ khó và kỹ năng
- Theo dõi mục tiêu một cách trực quan với bảng 'OKR', nơi các mục tiêu có thể được đánh dấu là sắp tới, đang tiến độ hoặc đã hoàn thành
✅ Phù hợp cho: Các nhóm nhỏ hoặc startup muốn có một wiki thân thiện với người mới bắt đầu, kết hợp tài liệu sản phẩm với kế hoạch nhẹ nhàng.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: ClickUp Brain biến hệ thống quản lý kiến thức cá nhân của bạn thành một trợ lý thông minh, luôn sẵn sàng hỗ trợ nhóm. Điều này có nghĩa là gì đối với bạn:
- Cập nhật dễ dàng: Nhanh chóng cập nhật hoặc mở rộng wiki của bạn bằng cách yêu cầu Brain tạo các phần mới, tài liệu quy trình hoặc FAQ dựa trên nhu cầu của nhóm.
- Trả lời nhanh chóng: Các thành viên trong nhóm có thể đặt câu hỏi cho ClickUp Brain bằng ngôn ngữ tự nhiên và nhận câu trả lời trực tiếp từ wiki, tài liệu và công việc của bạn.
- Tóm tắt thông minh: Sử dụng Brain để tóm tắt các hướng dẫn dài, ghi chú cuộc họp hoặc tài liệu quy trình thành những điểm chính ngắn gọn, có thể áp dụng ngay.
- Gợi ý theo ngữ cảnh: Khi công việc trên một công việc hoặc dự án, Brain có thể tự động hiển thị các bài viết wiki liên quan, các thực hành tốt nhất hoặc các bước hướng dẫn onboarding.
4. Mẫu phông chữ
Mẫu Fonts Template chuyên biệt hơn so với các wiki. Nó được xây dựng như một cơ sở dữ liệu có thể tìm kiếm, cho phép bạn tổ chức và lọc phông chữ dựa trên các thuộc tính khác nhau.
Nếu bạn là chủ doanh nghiệp nhỏ muốn duy trì sự nhất quán về hình ảnh thương hiệu trên mọi điểm tiếp xúc, mẫu này sẽ rất hữu ích. Bạn có thể lưu trữ các gia đình phông chữ, độ đậm nhạt và ghi chú sử dụng trong một chế độ xem được tổ chức gọn gàng. Dù bạn đang thiết kế bài đăng trên mạng xã hội, cập nhật trang web hay hướng dẫn cho freelancer, các hướng dẫn về typography của bạn luôn dễ dàng tìm kiếm và tuân thủ.
Định dạng cơ sở dữ liệu đảm bảo các tài sản nhận diện thương hiệu của bạn luôn có thể tìm kiếm, chỉnh sửa và tái sử dụng. Giúp bạn tránh phải lục lọi qua các thư mục để tìm phông chữ hoặc phiên bản phù hợp.
Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này:
- Lọc phông chữ theo loại, giá cả, kiểu chữ hoặc biến thể để nhanh chóng tìm được phong cách bạn cần.
- Lưu các liên kết tải xuống trực tiếp và ghi chú cho từng phông chữ, để bạn không mất thời gian tìm kiếm sau này.
- Thẻ phông chữ với các danh mục như ‘cao cấp’ hoặc ‘sang trọng’, giúp đưa ra quyết định về thương hiệu và thiết kế nhanh chóng hơn.
✅ Phù hợp cho: Nhà thiết kế, freelancer và giáo viên muốn truy cập nhanh vào một danh mục phông chữ được tổ chức gọn gàng, có thể dễ dàng tham khảo trong các dự án đang triển khai.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Mặc dù các mẫu như Fonts giúp bạn thiết kế tốt hơn, đừng quên nguồn cảm hứng sáng tạo đằng sau mọi dự án tuyệt vời, tức là suy nghĩ của bạn. Các ứng dụng ghi chép kỹ thuật số có thể bổ sung cho quy trình làm việc của bạn bằng cách cho phép bạn:
- Xem lại các mục nhập trước đây để tìm ra những ý tưởng mới cho các dự án tương lai.
- Ghi chép lại những ý tưởng sáng tạo, trích dẫn hoặc ý tưởng thiết kế của bạn trước khi chúng phai nhạt.
- Xem cách sản phẩm sáng tạo của bạn kết nối với tư duy của bạn.
5. Mẫu Wiki Bán hàng
Các nhóm bán hàng phải đối mặt với các tài liệu hướng dẫn phân tán, tài liệu lỗi thời và dữ liệu giao dịch được phân tán trên nhiều công cụ. Điều này làm chậm quá trình onboarding và khiến việc đồng bộ hóa trở nên khó khăn hơn cho tất cả mọi người.
Mẫu Sales Wiki Template giải quyết các vấn đề này. Các quy trình công ty, hướng dẫn thực hành và tài liệu hướng dẫn onboarding được lưu trữ trong một không gian có cấu trúc. Các giao dịch đang diễn ra có thể được theo dõi song song.
Vì nó kết nối khoảng cách giữa tài liệu và bán hàng đang theo dõi trực tiếp, nhóm bán hàng của bạn có thể học hỏi và hành động trong cùng một không gian làm việc.
Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này:
- Theo dõi các giao dịch đang diễn ra một cách trực quan với chế độ xem bảng, giúp nhóm có cái nhìn tổng quan ngay lập tức về những gì đang trong quá trình xử lý.
- Cập nhật OKRs và mục tiêu cùng với quy trình làm việc, để nhóm luôn biết rõ mục tiêu mà họ đang hướng tới.
- Giữ chủ sở hữu và thẻ trên mỗi trang để đảm bảo trách nhiệm và thông tin luôn được cập nhật.
✅ Phù hợp cho: Nhóm bán hàng và startup cần một không gian thống nhất để quản lý cả tài nguyên đào tạo và giao dịch thực tế.
📮 ClickUp Insight: Các nhóm hoạt động kém hiệu quả có khả năng sử dụng 15 công cụ trở lên cao gấp 4 lần, trong khi các nhóm hoạt động hiệu quả duy trì hiệu suất bằng cách giới hạn bộ công cụ của họ xuống còn 9 nền tảng hoặc ít hơn.
Nhưng sao không sử dụng chỉ một nền tảng duy nhất cho tất cả?
Với tư cách là ứng dụng toàn diện cho công việc, ClickUp tập hợp các công việc, dự án, tài liệu, wiki, trò chuyện và cuộc gọi trên một nền tảng duy nhất, kèm theo các quy trình làm việc được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI). Sẵn sàng làm việc hiệu quả hơn? ClickUp phù hợp với mọi nhóm, giúp công việc trở nên hiển thị và cho phép bạn tập trung vào những điều quan trọng trong khi AI xử lý phần còn lại. Xem cách thức hoạt động. 👇🏼
6. Mẫu Hệ thống Thiết kế
Nếu nhóm của bạn thường xuyên hỏi "Nên sử dụng file logo nào?" hoặc "Màu sắc thương hiệu đúng là gì?", mẫu Design System Template chính là giải pháp cho bạn.
Thay vì lưu trữ màu sắc thương hiệu trong một tệp, logo trong một tệp khác và quy tắc thiết kế ẩn trong một bản trình bày, mẫu này gom tất cả vào một không gian thiết kế thống nhất. Mẫu cũng đảm bảo rằng các tệp này có thể tải xuống trực tiếp trong mẫu, giúp đồng nghiệp của bạn không cần phải yêu cầu từ nhà thiết kế hoặc tìm kiếm trong các ổ đĩa chia sẻ.
Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này:
- Ghi chép các mẫu thiết kế tài liệu như typography, các yếu tố giao diện người dùng (UI) và bố cục để duy trì tính nhất quán giữa các dự án.
- Xác định các quy tắc thương hiệu về sử dụng màu sắc, phông chữ và phong cách hình ảnh để đảm bảo mọi người tuân thủ các tiêu chuẩn chung.
- Chuyển đổi giữa các chế độ xem khác nhau như danh sách, trạng thái hoặc gallery để tổ chức linh hoạt
✅ Phù hợp cho: Nhóm thiết kế và thương hiệu muốn loại bỏ sự không nhất quán và đảm bảo mọi người đều đang làm công việc với cùng một bộ công cụ thiết kế
📊 Cảnh báo thống kê: Giao tiếp bằng hình ảnh đang trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Thực tế, 82% nhóm đã sử dụng công cụ AI để tạo ra các hình ảnh trong năm ngoái, và 77% cho biết rằng giao tiếp bằng hình ảnh mạnh mẽ hơn đã cải thiện hiệu suất tổng thể.
Một hệ thống thiết kế có cấu trúc đảm bảo rằng các yếu tố hình ảnh luôn nhất quán, phù hợp với thương hiệu và dễ dàng truy cập cho tất cả mọi người, dù chúng được tạo ra bởi AI hay do nhóm thiết kế của bạn tạo ra.
7. Mẫu Cơ sở Kiến thức
Một trong những vấn đề lớn nhất của cơ sở kiến thức là sự lộn xộn. Có quá nhiều ghi chú, ý tưởng phân phối và không có cách rõ ràng để xem lại chúng sau này.
Mẫu Cơ sở Kiến thức này đáp ứng nhu cầu này bằng cách cung cấp một hệ thống tất cả trong một, cho phép ý tưởng, ghi chú và tài nguyên được phân loại, nhóm theo chủ đề và dễ dàng truy cập khi cần thiết. Mẫu này hoạt động như một hệ thống quản lý kiến thức cá nhân.
Một mặt, bạn có thể sử dụng nó để ghi chép những kiến thức cá nhân từ một dự án, mặt khác, bạn cũng có thể sử dụng nó để xây dựng thư viện tài nguyên cho nhóm của mình. Bạn thậm chí có thể sử dụng nó để đang theo dõi tài liệu học tập với tư cách là một giáo viên.
Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này:
- Sắp xếp kiến thức của bạn theo các danh mục hoặc chủ đề
- Dễ dàng truy cập lại các mục nhập cũ, giúp những kiến thức và kinh nghiệm từ quá khứ vẫn hữu ích cho công việc hiện tại
- Tùy chỉnh bố cục bằng cách chọn một chủ đề (minimal, gray, blue, red, v.v.) và xóa các chủ đề còn lại
✅ Phù hợp cho: Doanh nghiệp nhỏ, giáo viên hoặc các nhóm muốn có một hệ thống gọn gàng, linh hoạt để thu thập, tổ chức và tái sử dụng kiến thức theo thời gian
⭐ Bonus: Ý tưởng hiếm khi xuất hiện khi bạn đang ngồi trước một tài liệu trống—và đó chính là lúc tính năng Voice-to-Text của ClickUp Brain MAX phát huy tác dụng.
Thay vì phải gõ tay các ghi chú hoặc nhắc nhở, bạn có thể đơn giản nói ra suy nghĩ của mình, và Brain MAX sẽ chuyển đổi chúng thành các mục nhập được tổ chức và có thể tìm kiếm trong không gian làm việc của bạn. Các điểm chính của cuộc họp, ý tưởng brainstorming hoặc phản ánh sau dự án đều có thể được ghi lại theo thời gian thực, sau đó tự động liên kết với các tài liệu hoặc công việc liên quan.
8. Mẫu trang Câu hỏi và Trả lời
Nếu bạn thường xuyên phải trả lời những câu hỏi tương tự từ các thành viên trong nhóm, khách hàng hoặc học sinh, mẫu trang Hỏi & Đáp (Q&A Page template) sẽ giúp bạn lưu trữ tất cả các câu trả lời đó tại một nơi duy nhất.
Nó là một công việc FAQ tự phục vụ, cho phép bạn nhanh chóng tìm kiếm giải pháp mà không cần phải nhờ sự trợ giúp. Theo thời gian, nó cũng đóng vai trò như một bản ghi chép các câu hỏi đã được đặt ra trước đó. Điều này giúp các thành viên mới nhanh chóng làm quen và cung cấp cho quản lý những thông tin về những lĩnh vực gây ra nhiều bối rối nhất.
Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này:
- Cập nhật câu trả lời một cách dễ dàng khi chính sách, quy trình hoặc chi tiết sản phẩm thay đổi
- Sắp xếp các câu hỏi theo một định dạng nhất quán, giúp trang web dễ dàng xem qua và sử dụng
- Giảm thiểu các truy vấn lặp lại bằng cách hướng mọi người đến trang tương ứng thay vì phải trả lời cùng một truy vấn nhiều lần
✅ Phù hợp cho: Khởi nghiệp, giáo viên hoặc các nhóm thường xuyên nhận câu hỏi về quy trình, công cụ hoặc chi tiết sản phẩm và muốn có một kho câu trả lời tập trung, có thể tái sử dụng
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Xây dựng nhanh hơn, tinh chỉnh thông minh hơn với AI.
Sử dụng AI để tạo bản nháp đầu tiên của cơ sở kiến thức - bao gồm cấu trúc, tóm tắt và liên kết. Sau đó, để nhóm của bạn tinh chỉnh ngữ cảnh và giọng điệu. Bạn sẽ triển khai tài liệu trong vài giờ, không phải vài tuần, mà không làm mất độ chính xác hay giọng điệu.
Xem video này trước khi cài đặt cơ sở kiến thức AI của bạn.
9. Mẫu Thương hiệu
Mẫu Branding Template cho phép bạn đưa mọi yếu tố của nhận diện thương hiệu vào một cơ sở kiến thức được tổ chức gọn gàng. Logo, bảng màu, giọng điệu thương hiệu và hướng dẫn tiếp thị đều được lưu trữ chung, giúp duy trì tính nhất quán và dễ dàng chia sẻ với nhóm của bạn.
Sự khác biệt chính giữa mẫu này và Mẫu Hệ thống Thiết kế nằm ở mục đích sử dụng.
Mẫu Thiết Kế Thương Hiệu (Branding Template) ghi lại bản chất của thương hiệu, bao gồm nhận diện hình ảnh, thông điệp và cách trình bày tổng thể. Ngược lại, Mẫu Hệ Thống Thiết Kế (Design System Template) mang tính kỹ thuật hơn, tập trung vào các thành phần giao diện người dùng (UI), mẫu thiết kế và tài sản có thể tái sử dụng để đảm bảo tính nhất quán trong các sản phẩm kỹ thuật số.
Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này:
- Tổ chức bảng màu sắc và các biến thể thiết kế của bạn để dễ dàng tham khảo trong các chiến dịch
- Chia sẻ trung tâm này với các nhà thiết kế, marketer hoặc đối tác, để mọi người đều có công việc với cùng một bộ nhận diện thương hiệu
- Hiển thị bản sắc thương hiệu của bạn trong một bố cục rõ ràng, giúp dễ dàng trình bày cho khách hàng hoặc các bên liên quan
✅ Phù hợp cho: Doanh nhân và nhóm marketing muốn có một trung tâm nhận diện thương hiệu chuyên nghiệp, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo mọi tài nguyên luôn dễ dàng truy cập và nhất quán
10. Mẫu Hướng dẫn Thương hiệu
Nếu Mẫu Thương hiệu xác định thương hiệu của bạn là gì, thì Mẫu Hướng dẫn Thương hiệu giải thích cách thương hiệu của bạn nên được áp dụng. Nó hoạt động như một cuốn sách quy tắc chi tiết để đảm bảo mọi thiết kế đều nhất quán.
Bạn có thể sử dụng chúng để xác định cách đặt logo, phông chữ sử dụng trong các bản trình bày hoặc các kết hợp màu sắc trong các chiến dịch. Bằng cách tập hợp tất cả các tiêu chuẩn này vào một không gian dễ truy cập, mẫu này giúp đảm bảo thương hiệu của bạn luôn có vẻ ngoài và cảm giác nhất quán, bất kể ai đang làm công việc trên nó.
Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này:
- Đặt quy tắc typography cho tiêu đề, tiêu đề con và văn bản chính để duy trì tính nhất quán
- Chèn tệp Figma hoặc tài nguyên bên ngoài để các bản cập nhật được đồng bộ tự động
- Xác định rõ các quy tắc thương hiệu (việc cần làm và không nên làm) để làm tài liệu tham khảo nhanh chóng cho toàn bộ nhóm
- Hỗ trợ quá trình onboarding bằng cách cung cấp cho các nhà thiết kế và marketer mới một bộ tài liệu hướng dẫn sẵn sàng sử dụng
✅ Phù hợp cho: Nhóm thiết kế và tiếp thị cần áp dụng tiêu chuẩn thương hiệu trên nhiều dự án khác nhau
Giới hạn của Notion
Mặc dù không gian làm việc Notion được sử dụng rộng rãi, nhiều người dùng gặp phải các điểm khó khăn khi mở rộng quy mô, hợp tác hoặc mong đợi các tính năng nâng cao.
Dưới đây là một số ý kiến phản hồi thường gặp từ người dùng thực tế:
- Đường cong học tập dốc và cấu trúc trang lồng nhau phức tạp khiến việc hướng dẫn người dùng mới trở nên khó khăn
- Các vấn đề về hiệu suất với các trang lớn hoặc cơ sở dữ liệu nặng có thể gây ra tình trạng giật lag, thời gian tải chậm hoặc treo máy
- Giới hạn của Notion AI, bao gồm tích hợp cơ sở dữ liệu yếu và độ chính xác tóm tắt kém
- Rủi ro mất dữ liệu và không có cơ chế sao lưu/phục hồi gốc mạnh mẽ
- Quá nhiều tùy chọn cấu hình dẫn đến các thiết lập phân mảnh và gánh nặng bảo trì
- Trải nghiệm di động không nhất quán và khả năng sử dụng offline giới hạn trong ứng dụng di động
📣 Trực tiếp từ một người dùng Notion về độ phức tạp của các mẫu:
Đối với người mới bắt đầu, điều này có thể gây bối rối. Tôi mong Notion cung cấp các dự án hoặc mẫu có sẵn dựa trên lĩnh vực chuyên môn của người dùng ngay từ đầu. Sẽ rất hữu ích nếu họ hỏi bạn kế hoạch sử dụng nó như thế nào và sau đó cài đặt mọi thứ cho bạn. Khi mới bắt đầu, tôi đã gặp khó khăn và không chắc chắn làm thế nào để nó phù hợp với nhu cầu của mình.
Đối với người mới bắt đầu, điều này có thể gây bối rối. Tôi mong Notion cung cấp các dự án hoặc mẫu có sẵn dựa trên lĩnh vực chuyên môn của người dùng ngay từ đầu. Sẽ rất hữu ích nếu họ hỏi bạn kế hoạch sử dụng nó như thế nào và sau đó cài đặt mọi thứ cho bạn. Khi mới bắt đầu, tôi đã gặp khó khăn và không biết cách làm sao để nó phù hợp với nhu cầu của mình.
Một người dùng Reddit ghi chú:
Tuy nhiên, các mẫu mà tôi đã mua quá phức tạp khiến tôi khó hiểu và dường như dù tôi có thể đưa tất cả ý tưởng và suy nghĩ của mình vào một kế hoạch, mọi thứ cuối cùng vẫn sẽ bị lạc trong sự hỗn loạn. Các mẫu có quá nhiều thành phần phức tạp khiến tôi không thể hiểu được cách chúng sẽ giúp ích như thế nào.
Tuy nhiên, các mẫu mà tôi đã mua quá phức tạp khiến tôi khó hiểu và dường như dù tôi có thể đưa tất cả ý tưởng và suy nghĩ của mình vào một kế hoạch, mọi thứ cuối cùng vẫn sẽ bị lạc trong sự hỗn loạn. Các mẫu có quá nhiều thành phần phức tạp khiến tôi không thể hiểu được cách chúng sẽ giúp ích như thế nào.
Mẫu Notion thay thế
Mặc dù Notion là công việc tốt trong việc tổ chức kiến thức, nó không phải lúc nào cũng là lựa chọn linh hoạt nhất, đặc biệt đối với các nhóm muốn tài liệu được liên kết trực tiếp với các công việc và quá trình thực hiện.
Đó chính là nơi ClickUp trở thành một công việc quản lý dự án ngoài vai trò là một công cụ quản lý dự án thông thường.
Đây là một trong những giải pháp thay thế Notion tốt nhất, cung cấp phạm vi mẫu có thể sử dụng như các cơ sở kiến thức mạnh mẽ. Chúng giúp kết nối thông tin lưu trữ với các quy trình làm việc, giúp tài liệu trở nên dễ thực hiện hơn và dễ duy trì hơn khi nhóm của bạn phát triển.
Trái tim của phần mềm cơ sở kiến thức ClickUp là ClickUp Docs. Bạn có thể tải lên các tài liệu hiện có hoặc tạo mới trực tiếp trong nền tảng. Từ góc độ vận hành, điều này rất thuận tiện vì bạn có thể:
- tạo hoặc nhập tài liệu*: Tạo tài liệu mới trực tiếp trong ClickUp hoặc nhập các tệp hiện có (Tài liệu Google, Word, Notion, v.v.) để tập trung hóa cơ sở kiến thức của bạn
- Chuyển đổi tài liệu thành các tác vụ có thể thực hiện: Phân chia công việc tài liệu thành các tác vụ, giao cho các thành viên trong nhóm và liên kết tài liệu với nhiệm vụ ClickUp để hợp tác mượt mà
- *theo dõi tiến độ và quy trình làm việc: Sử dụng trạng thái công việc (như “Bản nháp”, “Kiểm tra”, “Hoàn thành”) và theo dõi thời gian để theo dõi tiến độ viết và kiểm tra
- Định dạng và tổ chức nội dung: Sử dụng các công cụ định dạng phong phú—hình ảnh bìa, bảng, dấu trang, tiêu đề lớn, tiêu đề con và nhiều hơn nữa—để làm cho tài liệu có cấu trúc, dễ đọc và hấp dẫn về mặt hình ảnh
Hãy cùng xem qua các mẫu cơ sở kiến thức ClickUp hàng đầu:
1. Mẫu Cơ sở Kiến thức ClickUp
Mẫu Cơ sở Kiến thức ClickUp hoạt động như một nguồn thông tin chính thức, nơi các nhóm của bạn có thể lưu trữ, tổ chức và chia sẻ tất cả kiến thức quan trọng. Mẫu này đã được cấu trúc sẵn với các phần dành cho Câu hỏi thường gặp (FAQ), hướng dẫn thực hiện, hướng dẫn chi tiết và thậm chí cả liên kết cộng đồng, giúp bạn không phải bắt đầu từ trang trống.
Điều đó có nghĩa là nhân viên mới có thể tìm thấy các bước hướng dẫn nhập môn mà không cần làm phiền quản lý, đội ngũ hỗ trợ có thể chia sẻ hướng dẫn khắc phục sự cố ngay lập tức, và các nhóm marketing hoặc dự án có thể lưu trữ các trường hợp sử dụng trong một tài liệu trung tâm.
Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này:
- Tìm kiếm và cập nhật nội dung nhanh chóng, tránh khỏi việc phải cuộn qua các tài liệu dài dòng hoặc chuỗi chủ đề trên Slack
- Ghi chép các quy trình lặp lại với hướng dẫn từng bước để đảm bảo quá trình onboarding và đào tạo luôn nhất quán
- Kiểm soát quyền truy cập để chỉnh sửa hoặc xem chế độ xem cơ sở kiến thức nhằm đảm bảo độ chính xác và nhất quán
- Nâng cao trải nghiệm người dùng bằng cách áp dụng thiết kế theo phong cách trung tâm hỗ trợ, giúp việc tra cứu thông tin trở nên đơn giản hơn
✅ Phù hợp cho: *Đội ngũ Nhân sự (HR), Công nghệ thông tin (IT) và Đội ngũ hỗ trợ khách hàng cần một trung tâm thông tin tập trung cho việc onboarding, đào tạo hoặc hỗ trợ khách hàng mà không bị ngập trong các câu hỏi trùng lặp
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Đừng để những cập nhật quan trọng bị lãng quên. Kết hợp mẫu cơ sở kiến thức của bạn với ClickUp Nhắc nhở để luôn cập nhật mọi thứ.
- Đặt nhắc nhở để cập nhật FAQ hoặc hướng dẫn onboarding theo định kỳ
- Nhận thông báo trước khi các tài liệu khóa (như tài liệu đào tạo hoặc tuân thủ) hết hạn
- Giao nhiệm vụ nhắc nhở cho đồng nghiệp để mọi người cùng chia sẻ trách nhiệm trong việc cập nhật kiến thức
Như vậy, bạn có thể xây dựng một cơ sở kiến thức vững chắc, luôn chính xác, cập nhật và thực sự hữu ích hàng ngày.
2. Mẫu Cơ sở Kiến thức Nhân sự ClickUp
Nếu nhóm HR của bạn đang gặp khó khăn trong việc trả lời những câu hỏi lặp đi lặp lại về chính sách nghỉ phép, bước onboarding hoặc cập nhật tuân thủ, mẫu cơ sở kiến thức HR của ClickUp sẽ giúp phá vỡ chu kỳ đó. Thay vì phụ thuộc vào việc trao đổi email qua lại, mẫu này giúp tập trung tất cả tài liệu liên quan đến HR tại một nơi, giúp nhân viên có thể tự tìm kiếm câu trả lời một cách nhanh chóng.
Nhưng mẫu này không chỉ là một không gian lưu trữ. Với tính năng đang theo dõi trạng thái tích hợp, bạn có thể ngay lập tức xem liệu một chính sách vẫn đang ở dạng bản nháp, đang được xem xét hay đã được phê duyệt hoàn toàn. Và các Trường Tùy chỉnh ClickUp như Phòng ban, Loại chính sách, Ngày có hiệu lực hoặc Ưu tiên giúp việc tổ chức chính sách trở nên dễ dàng, để bạn không bỏ sót bất kỳ thông tin nào trong quá trình xử lý.
Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này:
- Tự động hóa các nhắc nhở cho việc xem xét chính sách (ví dụ: mỗi 6 tháng cho chính sách nghỉ phép)
- Phân chia các dự án lớn như ‘Hướng dẫn Onboarding’ thành các công việc con (Thiết lập IT, Đào tạo tuân thủ, Hướng dẫn định hướng)
- Sử dụng chế độ xem dạng danh sách để giữ các tài liệu được sắp xếp gọn gàng trong các danh sách kiểm tra đơn giản và chế độ xem Gantt để theo dõi tiến độ công việc
- Chia sẻ một phiên bản duy nhất, luôn được cập nhật để nhân viên không bị mắc kẹt với các tệp tin lỗi thời
✅ Phù hợp cho: Phòng Nhân sự muốn giảm thiểu các truy vấn lặp lại, tối ưu hóa quy trình onboarding và duy trì tài liệu chính sách nhân viên chính xác, cập nhật
📮 ClickUp Insight: Công việc không nên là một trò chơi đoán mò—nhưng quá thường xuyên, nó lại như vậy. Cuộc khảo sát quản lý kiến thức của chúng tôi cho thấy nhân viên thường lãng phí thời gian tìm kiếm trong các tài liệu nội bộ (31%), cơ sở kiến thức của công ty (26%) hoặc thậm chí là ghi chú cá nhân và ảnh chụp màn hình (17%) chỉ để tìm kiếm thông tin cần thiết. Với ClickUp’s Connected Search , mọi tệp tin, tài liệu và cuộc hội thoại đều có thể truy cập ngay lập tức từ trang chủ của bạn — giúp bạn tìm thấy câu trả lời trong vài giây, không phải vài phút.
💫 Kết quả thực tế: Các nhóm có thể tiết kiệm được 5+ giờ mỗi tuần bằng cách sử dụng ClickUp — tương đương hơn 250 giờ mỗi năm cho mỗi người — bằng cách loại bỏ các quy trình quản lý kiến thức lỗi thời. Hãy tưởng tượng đội ngũ của bạn có thể tạo ra điều gì với thêm một tuần năng suất mỗi quý!
3. Mẫu Wiki ClickUp
Bạn đã bao giờ cảm thấy kiến thức của nhóm nằm rải rác khắp nơi, từ Tài liệu Google này, các chủ đề trên Slack kia, đến các bảng tính ngẫu nhiên mà không ai nhớ đến? Mẫu Wiki ClickUp sẽ tập hợp tất cả vào một nơi duy nhất. Nó giống như thư viện kỹ thuật số của nhóm cho các quy trình tiêu chuẩn (SOPs), hướng dẫn onboarding và tài liệu chính sách; được tổ chức gọn gàng, có thể tìm kiếm và luôn được cập nhật.
Ngoài ra, với các tính năng quản lý công việc tích hợp sẵn, wiki của bạn luôn kết nối với công việc thực tế. Bạn có thể liên kết các trang wiki với các công việc, giúp kiến thức và hành động được kết hợp hài hòa. Các bố cục linh hoạt cho phép bạn tùy chỉnh wiki để phù hợp với quy trình làm việc của nhóm, biến nó thành trung tâm kiến thức mà nhóm của bạn thực sự sử dụng.
Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này:
- Tự động hóa cập nhật với nhắc nhở và đang theo dõi tiến độ để tài liệu không bao giờ lỗi thời
- Sắp xếp thông tin thành các danh mục, trang con và danh sách công việc để dễ dàng điều hướng
- Chèn phương tiện truyền thông, hình ảnh và tài liệu để tạo ra một cơ sở kiến thức phong phú và liên kết chặt chẽ
✅ Phù hợp cho: Các nhóm muốn tập hợp các ghi chú và quy trình phân tán của mình thành một wiki sống động, tập trung và phát triển cùng với họ
4. Mẫu cơ sở dữ liệu trang đích ClickUp
Mẫu cơ sở dữ liệu trang đích ClickUp giúp nhóm của bạn lập kế hoạch, xây dựng và đang theo dõi mọi trang đích. Nó cho bạn biết chính xác trang đích nào đang hoạt động, trang nào cần cập nhật và trang nào vẫn đang trong quá trình phát triển.
Mẫu này cũng giúp tối ưu hóa trang đích một cách dễ dàng với các trường dữ liệu hiệu suất. Bạn có thể ghi lại URL, theo dõi tỷ lệ chuyển đổi và thậm chí ghi chú nguồn lưu lượng truy cập cho từng trang. Điều này không chỉ giúp bạn đo lường những gì đang hoạt động hiệu quả mà còn chỉ ra các trang có hiệu suất kém cần được chú ý ngay lập tức.
Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này:
- Hợp tác dễ dàng với các tài liệu nhúng để các nhà văn, nhà thiết kế và nhà tiếp thị có thể làm công việc trong cùng một không gian
- Ghi chú đang theo dõi lỗi trực tiếp trong các công việc để ghi lại các vấn đề và đảm bảo chúng được giải quyết trước khi trang được đưa vào hoạt động
- Giao công việc cho các thành viên trong nhóm để đảm bảo mọi người đều nắm rõ vai trò của mình trong việc xây dựng, kiểm tra hoặc tối ưu hóa trang đích
✅ Phù hợp cho: Nhóm marketing hoặc các agency quản lý nhiều trang, mong muốn sự nhất quán, quá trình phát triển nhanh chóng và kết quả có thể đo lường được
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng ClickUp Trò chuyện để biến phản hồi từ trang đích thành hành động ngay lập tức.
Ví dụ, nếu một nhà thiết kế phát hiện nút CTA bị hỏng trên trang, họ có thể gửi tin nhắn trong trò chuyện, @đề cập đến nhà phát triển và giao nhiệm vụ sửa chữa. Các nhà văn, marketer và nhà phát triển có thể chế độ xem toàn bộ bối cảnh ngay lập tức, trả lời theo thời gian thực và đánh dấu là đã giải quyết sau khi bản cập nhật được triển khai.
Như vậy, mọi cuộc hội thoại sẽ được liên kết với dự án trang, đảm bảo không bỏ sót phản hồi nào và quá trình tối ưu hóa diễn ra nhanh chóng hơn.
5. Mẫu Sổ Ghi Chép Kinh Doanh ClickUp
Việc duy trì hồ sơ chính xác là nền tảng cho hoạt động kinh doanh trơn tru, tuân thủ quy định và ra quyết định.
Mẫu tài liệu kinh doanh ClickUp Book of Record giúp bạn lưu trữ các tài liệu tài chính và kinh doanh trong một trung tâm dễ truy cập, giúp bạn không bao giờ mất dấu các tài liệu quan trọng như sổ bán hàng, sổ mua hàng hoặc báo cáo chi phí.
Sức mạnh thực sự của mẫu này nằm ở các tính năng đang theo dõi của ClickUp. Bạn có thể giao công việc cho việc cập nhật tài liệu, sử dụng chế độ xem Kanban Board của ClickUp để phân loại theo loại, và hiển thị các bản ghi trên dòng thời gian với chế độ xem Gantt.
Biến việc ghi chép của bạn thành một hệ thống hoạt động giúp bạn theo dõi, đánh giá và cải thiện độ chính xác theo thời gian thực.
Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này:
- Tạo báo cáo tự động hóa về thu nhập, chi phí và dự báo để nhanh chóng nhận diện xu hướng tài chính
- Chèn các tài liệu hỗ trợ (như hóa đơn, biên lai hoặc hợp đồng) trực tiếp vào từng bản ghi để cung cấp bối cảnh
- Lọc và tìm kiếm ngay lập tức qua các sổ cái, sổ sách và tóm tắt với các Trường Tùy chỉnh như bộ phận, danh mục hoặc năm tài chính
- Giảm thiểu lỗi thủ công và cải thiện khả năng truy cập dữ liệu để đơn giản hóa các cuộc kiểm tra và tuân thủ
✅ Phù hợp cho: Các doanh nghiệp kinh doanh cần một hệ thống đáng tin cậy và tuân thủ quy định để quản lý hồ sơ tài chính và tài liệu
👉 Tìm hiểu thêm: tham khảo ‘ Phần mềm Quản lý Tài liệu Tốt Nhất ’ để có ý tưởng về công cụ và so sánh.
6. Mẫu Kế hoạch Ghi chép ClickUp
Mọi dự án, dù lớn hay nhỏ, đều cần một kế hoạch tổng thể để kết nối mọi thứ lại với nhau, bao gồm mục tiêu dự án, chi tiết, chỉ số thành công và dòng thời gian. Mẫu Kế Hoạch Tổng Thể ClickUp giải quyết vấn đề này bằng cách đóng vai trò là nền tảng chung cho toàn bộ dự án hoặc sáng kiến kinh doanh của bạn.
Một trong những ưu điểm chính của mẫu này là sự đồng bộ hóa trong nhóm. Nó đảm bảo rằng tất cả thành viên trong nhóm marketing, bán hàng và sản phẩm đều hướng đến cùng mục tiêu, cập nhật thông tin và dòng thời gian dự án.
Và vì mỗi kinh doanh có nhu cầu riêng biệt, bạn có thể tùy chỉnh các trường và phần, dù là mục tiêu doanh thu quý, chỉ số KPI của chiến dịch, mục tiêu ra mắt sản phẩm hay các sáng kiến chiến lược.
Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này:
- Bản đồ các phụ thuộc một cách trực quan để bạn có thể thấy cách một cột mốc ảnh hưởng đến cột mốc tiếp theo và tránh các vấn đề tiềm ẩn
- Ghi lại lịch sử quyết định cùng với đối tượng của bạn, giúp dễ dàng đang theo dõi lý do tại sao các quyết định được đưa ra và ai đã phê duyệt chúng
- Nổi bật các chỉ số quan trọng như sử dụng ngân sách, mức độ chấp nhận của khách hàng hoặc sự sẵn sàng phát hành bằng các trường tùy chỉnh vượt ra ngoài các chỉ số KPI cơ bản
- Sử dụng bảng điều khiển ClickUp để tạo các bản tóm tắt nhanh về tiến độ cho các cuộc họp lãnh đạo mà không cần tạo báo cáo dự án riêng biệt
✅ Phù hợp cho: Các nhóm đa hàm, quản lý dự án và nhóm lãnh đạo muốn duy trì sự đồng bộ về mục tiêu tổng thể đồng thời đảm bảo tiến độ thực hiện
7. Mẫu thư mục ClickUp
Mẫu ClickUp Directory là cơ sở dữ liệu sống động, có thể tìm kiếm của công ty bạn về nhân sự và hồ sơ.
Với nó, bạn có thể ghi chép các vai trò công việc, đường dây báo cáo, ngày tuyển dụng và tài liệu hỗ trợ. Thay vì phải hỏi bộ phận Nhân sự về chi tiết, nhân viên và quản lý có thể đơn giản lọc theo các trường như Phòng ban, Tình trạng việc làm hoặc thậm chí Giai đoạn vòng đời (ví dụ: Thử việc, Hoạt động, Hưu trí) để tìm chính xác những gì họ cần.
Mẫu này còn đi kèm với hơn 17 trường tùy chỉnh như Trưởng bộ phận trực tiếp, Hình ảnh và Ngày sinh. Tăng cường các bản ghi với metadata quan trọng nhất đối với tổ chức của bạn. Không chỉ vậy, nó còn nâng cao tính minh bạch và tuân thủ. Mọi thay đổi đều được ghi lại, cung cấp lịch sử cập nhật chi tiết cho việc kiểm toán dễ dàng.
Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này:
- Phân nhóm người dùng theo vai trò hoặc trạng thái việc làm để nhanh chóng tìm kiếm các bản ghi liên quan.
- Đính kèm các tệp đính kèm hỗ trợ (hợp đồng, thỏa thuận, ID) trực tiếp vào hồ sơ.
- Hợp tác thời gian thực với các nhóm nội bộ hoặc nhà cung cấp bên ngoài, đảm bảo không có khoảng trống thông tin.
✅ Phù hợp cho: Nhóm nhân sự, quản lý vận hành hoặc các doanh nghiệp cần một danh bạ có thể tìm kiếm cho nhân viên, nhà cung cấp hoặc đối tác.
8. Mẫu Quy Trình và Thủ Tục ClickUp
Quy trình rõ ràng là nền tảng của các nhóm làm việc hiệu quả. Tuy nhiên, trong hầu hết các công ty, tài liệu quy trình thường bị chôn vùi trong các chủ đề email, thư mục ngẫu nhiên hoặc, tệ hơn nữa, không bao giờ được tài liệu hóa một cách chính thức. Mẫu Quy Trình và Thủ Tục ClickUp giúp tài liệu hóa, quản lý và hoàn thiện từng bước của quy trình làm việc một cách có hệ thống.
Điểm mạnh của mẫu này nằm ở các công cụ tích hợp sẵn. Danh sách Tài liệu cung cấp một danh mục có thể tìm kiếm của mọi quy trình, kèm theo chi tiết như người chịu trách nhiệm, bộ phận, ngày đáo hạn và mức độ ưu tiên. Bảng trắng Sơ đồ Quy trình cho phép bạn hình dung cách các công việc kết nối giữa các bộ phận thông qua bản đồ quy trình trực tiếp.
Ví dụ, bạn có thể tạo bản đồ quy trình onboarding nhân viên từ bộ phận Nhân sự đến bộ phận Công nghệ thông tin, và thậm chí chuyển các nút trong sơ đồ quy trình thành các công việc thực tế để thực hiện.
Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này:
- Theo dõi từng giai đoạn của quy trình với chế độ xem bảng Kanban kéo và thả.
- Giữ mọi người chịu trách nhiệm bằng cách sử dụng thông báo tự động hóa, cập nhật trạng thái và gắn thẻ các bên liên quan.
- Đo lường hiệu suất và tuân thủ bằng cách liên kết các quy trình với các mục tiêu rõ ràng và có thể theo dõi.
✅ Phù hợp cho: Nhóm vận hành, bộ phận nhân sự và quản lý muốn có các quy trình làm việc có thể lặp lại, có thể mở rộng mà không làm mất đi sự rõ ràng.
9. Mẫu tài liệu quy trình công ty ClickUp
Khác với Mẫu Tài liệu Quy trình, tập trung sâu vào các quy trình tiêu chuẩn (SOP), vai trò và các bước thực hiện chi tiết, Mẫu Tài liệu Quy trình Công ty ClickUp này cung cấp chế độ xem tổng quan và cấp cao hơn. Nó đóng vai trò như cuốn cẩm nang chính của tổ chức, tổng hợp các quy trình, hướng dẫn và luồng công việc lặp lại của mọi bộ phận vào một hệ thống tập trung duy nhất.
Ở đây, bạn không chỉ ghi chép chi tiết về cách một quy trình thực hiện công việc; bạn còn tạo ra bản đồ về cách các bộ phận hoạt động, đồng bộ với mục tiêu dự án và tương tác với nhau.
Trong ClickUp, bạn có thể liên kết mọi tài liệu quy trình với các công việc và bảng điều khiển liên quan để nhóm của bạn có thể thực hiện các hướng dẫn theo thời gian thực.
Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này:
- Chế độ xem dòng thời gian rõ ràng của các quy trình toàn công ty như ra mắt sản phẩm, kiểm toán tuân thủ, với biểu đồ Gantt.
- Giữ cho các quy trình diễn ra suôn sẻ bằng cách đánh dấu từng giai đoạn, giao nhiệm vụ cho người chịu trách nhiệm và để ClickUp gửi nhắc nhở tự động để cập nhật kịp thời.
- Giúp quá trình onboarding trở nên dễ dàng bằng cách cung cấp cho nhân viên mới một thư viện quy trình sẵn sàng sử dụng.
✅ Phù hợp cho: Các công ty đang phát triển và nhóm mở rộng muốn loại bỏ sự hỗn loạn trong quy trình, duy trì kiến thức luôn cập nhật và đảm bảo mọi nhân viên thực hiện công việc dựa trên cùng một tài liệu hướng dẫn đáng tin cậy.
⚡ Kho mẫu: Ghi chép quy trình là một chuyện. Làm cho chúng có thể lặp lại và mở rộng quy mô lại là một thách thức hoàn toàn khác. Đó chính là lúc các mẫu tài liệu quy trình phát huy tác dụng. Chúng giúp bạn:
- Biến các quy trình làm việc lộn xộn thành các hướng dẫn từng bước dễ theo dõi.
- Tiêu chuẩn hóa quy trình để tránh việc phải làm lại các công việc mỗi lần.
- Phân công vai trò và trách nhiệm một cách rõ ràng bằng biểu đồ RACI.
- Đang theo dõi tuân thủ, phê duyệt và hoàn thành trong một trung tâm có cấu trúc duy nhất.
10. Mẫu Hướng dẫn Phong cách Thương hiệu ClickUp
Một thương hiệu là việc tạo ra một giọng điệu, phong cách và cảm giác nhất quán trên mọi điểm tiếp xúc. Mẫu Hướng dẫn Phong cách Thương hiệu ClickUp giúp bạn tập hợp tất cả các quy tắc và tài sản thương hiệu vào một nơi có tổ chức, để nhóm của bạn không bao giờ phải đoán mò về phông chữ, màu sắc, giọng điệu hoặc các yếu tố thiết kế.
Mẫu này giúp việc xây dựng và duy trì hướng dẫn phong cách trở nên cực kỳ đơn giản. Bạn có thể chia nhỏ bản sắc thương hiệu thành các phần như sứ mệnh, giá trị, giọng điệu, hướng dẫn sử dụng logo và bảng màu.
Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này:
- Quy tắc tài liệu về typography, sử dụng logo, biểu tượng và tiêu chuẩn truy cập.
- Tạo và chia sẻ bảng màu với mã HEX, RGB hoặc CMYK để đảm bảo độ chính xác.
- Theo dõi các phê duyệt và cập nhật với trạng thái, người được giao nhiệm vụ và nhắc nhở để tránh sự không nhất quán.
- Hợp tác thời gian thực với nhóm, để các cập nhật được phản ánh ngay lập tức trong quy trình làm việc của thương hiệu.
✅ Phù hợp cho: Nhóm marketing, bộ phận thiết kế, các agency hoặc bất kỳ kinh doanh nào muốn duy trì sự nhất quán về nhận diện thương hiệu trên các kênh kỹ thuật số và in ấn.
Hoàn thiện quy trình làm việc của bạn với ClickUp
Các mẫu Notion hoạt động tốt cho các dự án nhỏ và sử dụng cá nhân. Tuy nhiên, khi nhóm của bạn phát triển, các mẫu này có thể trở nên giới hạn.
Các mẫu ClickUp đi một bước xa hơn bằng cách kết nối tài liệu, công việc và mục tiêu, giúp nhóm của bạn xây dựng kế hoạch, đang theo dõi và hợp tác cùng nhau. Từ dòng thời gian dự án đến quy trình làm việc tiêu chuẩn (SOP) và hướng dẫn phong cách, có mẫu phù hợp cho mọi quy trình làm việc.
Vậy nên, nếu bạn đã sẵn sàng vượt qua những ghi chú tĩnh, ClickUp cung cấp cho bạn các công cụ và tính linh hoạt để làm công việc thông minh và nhanh chóng hơn.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và khám phá cách các mẫu có thể nâng cao hiệu quả cho các dự án của bạn.