Bạn có bao giờ cảm thấy như não mình đang bị mắc kẹt với những công việc nền—điều chỉnh lịch cuộc họp, trả lời email, tìm kiếm tài liệu mà bạn chắc chắn đã lưu trữ?
Cùng nhau.
Nhưng đây là phần thú vị: bạn có thể giao phó những công việc kỹ thuật số tốn thời gian cho các công cụ tự động hóa và hệ thống AI hiện đại. Điều đó có nghĩa là bạn có thể lấy lại thời gian và năng lượng tinh thần cho những công việc quan trọng hơn—như suy nghĩ lớn hoặc nghỉ trưa (miễn phí thiết bị?).
Trong hướng dẫn này, bạn sẽ bắt đầu từ những việc nhỏ – từng công việc phức tạp một – và dần dần xây dựng sự tự tin. Chúng tôi sẽ giới thiệu các giải pháp tự động hóa thực tế cho cuộc sống và công việc, sau đó kết nối chúng với các công cụ phù hợp nhất. Giá trị là ưu tiên hàng đầu, tính năng là thứ hai. 🧠✨
*tự động hóa cuộc sống với AI và các công cụ tự động hóa có nghĩa là gì?
Thời gian của bạn bị tiêu tốn từng chút một—cập nhật lịch, điều chỉnh lịch trình, viết lại danh sách công việc giống nhau. Những tác vụ lặp đi lặp lại này làm hao mòn sự tập trung và năng lượng của bạn.
✨ Hãy cùng AI.
💬 Đây là chia sẻ của một người dùng Reddit:
Tôi đã tự động hóa việc lên lịch mạng xã hội, nhắc nhở và phản hồi email. Điều này giúp tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần, tăng năng suất và giúp tôi duy trì sự bình tĩnh khi xử lý nhiều công việc cùng lúc.
Tôi đã tự động hóa việc lên lịch mạng xã hội, nhắc nhở và phản hồi email. Điều này giúp tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần, tăng năng suất và giúp tôi duy trì sự bình tĩnh khi xử lý nhiều công việc cùng lúc.
🧐 Bạn có biết? 61% người trưởng thành ở Mỹ đã sử dụng AI trong sáu tháng qua, với gần một trong năm người phụ thuộc vào nó hàng ngày. Việc sử dụng AI sẽ sớm trở nên phổ biến như internet.
AI giống như một trợ lý siêu tổ chức, luôn sẵn sàng 24/7 và trở nên thông minh hơn mỗi khi bạn sử dụng. Khi được áp dụng một cách có chiến lược, tự động hóa có thể:
- Miễn phí hàng giờ trong tuần của bạn
- Loại bỏ những khoảnh khắc “Tôi có quên điều đó không?”
- Giúp bạn luôn đi trước thay vì chỉ theo kịp
Điều này không nhằm thay thế直觉 hay sự sáng tạo của bạn—AI phát huy hiệu quả trong môi trường có cấu trúc và quy trình, tạo điều kiện cho chiến lược, phát triển ý tưởng và thời gian nghỉ ngơi.
*bạn muốn bắt đầu từ đâu trước tiên trong việc cần làm?
Các công việc hàng ngày bạn có thể tự động hóa với AI: Tốt nhất để tiết kiệm năng lượng tinh thần
Bạn không cần một người bạn robot tương lai để tự động hóa cuộc sống của mình—chỉ cần một vài công cụ thông minh và một điểm khởi đầu vững chắc.
Dưới đây là những công việc hàng ngày bạn có thể tự động hóa bằng các công cụ AI (như ClickUp!) để tiết kiệm thời gian và tập trung hơn. Có thêm thời gian trong ngày – ít rối ren tinh thần hơn. 🕰️
🧐 Bạn có biết? AI đã được tích hợp vào cuộc sống của bạn nhiều hơn bạn nghĩ—từ các đề xuất trên Spotify đến ứng dụng thời tiết buổi sáng của bạn. Điểm khác biệt với ClickUp là bạn kiểm soát những gì nó tự động hóa.
🎥 Hãy tưởng tượng một thế giới nơi những công việc nhàm chán—như lên lịch, nhắc nhở hoặc phản hồi biểu mẫu—được tự động hóa. Trong video trên, bạn sẽ thấy cách AI không cần mã hóa biến điều đó thành hiện thực chỉ trong vài phút. Hãy cùng khám phá cách những tự động hóa thông minh này có thể miễn phí thời gian của bạn, từng bước một.
1. Quản lý lịch trình và lịch công việc được hỗ trợ bởi AI cho các công việc hàng ngày
Giữa các cuộc hẹn nha sĩ, hạn chót dự án, bữa tối sinh nhật của người bạn thân nhất và việc lọc bỏ các cuộc họp không cần thiết, việc duy trì sự tổ chức cho ngày của bạn có thể cảm thấy như một công việc toàn thời gian.
Nhưng tự động hóa lịch trình bằng AI không chỉ dừng lại ở việc chia khối thời gian. Những công cụ này giúp bạn thiết kế ngày công việc của mình dựa trên cách bạn làm việc hiệu quả nhất – dù bạn là người dậy sớm, người tập trung sâu vào buổi chiều hay người lên kế hoạch vào buổi tối.
Cách AI hỗ trợ
- Xây dựng các thói quen như các khối tập trung vào buổi sáng hoặc các hoạt động thư giãn vào buổi tối
- Đề xuất các khung thời gian miễn phí không trùng lặp giữa công việc và cuộc sống
- Thêm thời gian đệm để bạn không phải sprint giữa các cuộc gọi
Các công cụ hàng đầu: Motion để điều chỉnh lịch trình dựa trên ngữ cảnh, Reclaim.ai để đồng bộ lịch cá nhân và công việc, Clockwise để tối ưu hóa công việc tập trung
📮ClickUp Insight: Gần 88% số người tham gia khảo sát của chúng tôi hiện đang dựa vào các công cụ AI để đơn giản hóa và đẩy nhanh các tác vụ cá nhân. Bạn muốn đạt được những lợi ích tương tự trong công việc?
ClickUp luôn sẵn sàng hỗ trợ! ClickUp Brain, trợ lý AI tích hợp sẵn của ClickUp, có thể giúp bạn tăng năng suất lên 30% với ít cuộc họp hơn, tóm tắt nhanh do AI tạo ra và các công việc tự động hóa.
🛠 Cách ClickUp hỗ trợ
ClickUp là ứng dụng toàn diện cho công việc – đồng thời là trung tâm điều khiển cuộc sống của bạn để quản lý tất cả dự án, mục tiêu cá nhân và thói quen hàng ngày. Với ClickUp Calendar, bạn có thể dễ dàng đồng bộ sự kiện với Lịch Google hoặc Outlook, hoặc tạo các khối thời gian trực tiếp trong ClickUp.
*ghi chú: Các tính năng AI của ClickUp được thiết kế với sự chú trọng đến bảo mật—dữ liệu của bạn được lưu trữ trong Không gian Làm việc ClickUp của bạn và không được sử dụng để đào tạo các mô hình AI bên ngoài.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Bạn có thể sử dụng các tính năng như tích hợp ClickUp và Lịch Google để đồng bộ các sự kiện cá nhân—như đón con ở trường, bữa tối gia đình hoặc kế hoạch cuối tuần—vào Không gian Làm việc của bạn. Với toàn bộ lịch trình của bạn ở một nơi, việc bảo vệ thời gian của bạn và tránh đặt lịch trùng lặp sẽ dễ dàng hơn.
Sử dụng ClickUp Automations để tạo các quy trình làm việc lặp lại liên kết với lịch của bạn. Cài đặt các công việc lặp lại như đánh giá hàng tuần, hóa đơn hàng tháng hoặc mục tiêu hàng quý—sau đó để ClickUp tự động gửi thông báo.
ClickUp Brain có thể đề xuất các ưu tiên cho ngày của bạn dựa trên các hạn chót thời gian và các mục quá hạn—bạn xem xét và phê duyệt kế hoạch cuối cùng.
Sử dụng ClickUp Tự động hóa để tạo các quy trình làm việc lặp lại liên kết với lịch của bạn. Cài đặt các công việc lặp lại như đánh giá hàng tuần, hóa đơn hàng tháng hoặc mục tiêu hàng quý—sau đó để ClickUp tự động gửi Thông báo.
ClickUp Brain có thể đề xuất các ưu tiên cho ngày của bạn dựa trên các hạn chót thời gian và các mục quá hạn—bạn xem xét và phê duyệt kế hoạch cuối cùng.
ClickUp Brain có thể đề xuất các ưu tiên cho ngày của bạn dựa trên các hạn chót thời gian và các mục quá hạn—bạn xem xét và phê duyệt kế hoạch cuối cùng.
Với ClickUp AI Notetaker, bạn có thể tự động ghi lại, chuyển đổi thành văn bản và tóm tắt các cuộc họp thành những điểm chính rõ ràng—biến mỗi cuộc gọi thành các công việc có thể thực hiện và các bước theo dõi được đồng bộ với Không gian Làm việc ClickUp của bạn thông qua xử lý ngôn ngữ tự nhiên.
Để sử dụng AI Notetaker, hãy kết nối lịch của bạn và nền tảng họp được hỗ trợ (Zoom, Google Meet, v.v.) trong cài đặt Không gian Làm việc của bạn. Notetaker chỉ tham gia các cuộc họp mà bạn mời nó tham gia.
Đối với các quy trình phức tạp hơn (ví dụ: kết nối với các thiết bị nhà thông minh hoặc ứng dụng bên ngoài), hãy sử dụng các tích hợp như Zapier hoặc Make. ClickUp tự động hóa có thể kích hoạt các hành động như thay đổi trạng thái, nhắc nhở hoặc tạo/lập công việc dựa trên các quy tắc bạn cài đặt.
📖 Đọc thêm: Muốn lập kế hoạch cho ngày của bạn một cách thông minh hơn? Khám phá các ứng dụng lập kế hoạch hàng ngày tốt nhất.
2. Quản lý các công việc lặp lại và danh sách việc cần làm hàng ngày với tự động hóa công việc bằng AI
Hãy nhớ trả lời tin nhắn riêng tư của khách hàng trong khi gấp quần áo. Rồi bạn sẽ quên mất điều đó khi đến lúc mở laptop.
Đó là cuộc sống. Não bộ của chúng ta không được thiết kế để giữ hàng chục công việc cùng lúc—và các công cụ quản lý công việc được hỗ trợ bởi AI giúp bạn ngừng để rơi chúng.
Những công cụ AI tuyệt vời có thể làm việc cần làm là gì:
- Ghi lại những ý tưởng ngẫu nhiên ngay khi chúng xuất hiện
- Biến các nhiệm vụ mơ hồ thành kế hoạch hành động cụ thể
- Tránh quá tải bằng cách điều chỉnh tự động khối lượng công việc hàng ngày của bạn
Các công cụ hàng đầu: Akiflow cho kế hoạch công việc dựa trên thời gian, Sunsama cho việc ưu tiên công việc một cách có ý thức, Notion AI cho việc ghi chép ý tưởng nhanh chóng
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng ClickUp AI để tạo báo cáo tiến độ hàng tuần từ hoạt động của các công việc thay vì phải liên tục yêu cầu nhóm cập nhật. Nó giống như một quản lý dự án không bao giờ ngủ—nhưng sẽ không làm phiền nhóm của bạn vào cuối tuần.
🛠 Cách ClickUp hỗ trợ
Dù đó là danh sách công việc, bàn giao khách hàng hay ý tưởng dự án đam mê, nhiệm vụ ClickUp Tasks cung cấp cho bạn cách linh hoạt để ghi chép mọi thứ — ngay tại nơi bạn sẽ thực hiện chúng.
Với ClickUp AI, bạn có thể:
- Sử dụng tính năng chuyển giọng nói thành văn bản để ghi lại ý tưởng, danh sách việc cần làm hoặc ghi chú cuộc họp bằng cách nói thay vì gõ (sẽ nói chi tiết hơn về điều này sau)
- Chuyển đổi ghi chú giọng nói thành danh sách công việc
- Tóm tắt nhật ký hoặc ghi chép ý tưởng thành các bước hành động cụ thể
- Nhận đề xuất về cách ưu tiên các công việc dựa trên mức độ khẩn cấp và nỗ lực cần thiết
- Tự động kích hoạt các tác vụ phụ thuộc — ví dụ: khi “Chuẩn bị bữa ăn” được hoàn thành, “Kiểm tra danh sách mua sắm” sẽ được kích hoạt
- Dự đoán thời lượng công việc dựa trên các công việc tương tự trong quá khứ, giúp bạn lập kế hoạch thời gian một cách thực tế
ClickUp Brain hoạt động như một trợ lý cá nhân của bạn—trả lời câu hỏi, chuyển đổi ghi chú thành việc cần làm và giảm bớt việc chuyển đổi tab liên tục. Dù bạn đang lên kế hoạch cho một chuyến đi, quản lý công việc gia đình hay xử lý các dự án phụ, nó giúp bạn duy trì sự tổ chức và hoàn thành nhiều việc hơn—mà không bị rối trí.
Ngoài ra, ClickUp Brain Max cho phép bạn chia sẻ ý tưởng và mục cần thực hiện, và ClickUp sẽ chuyển đổi chúng thành nhiệm vụ, ghi chú hoặc nhắc nhở, giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rào cản giữa ý tưởng và hành động.
📖 Đọc thêm: Muốn tận dụng tối đa danh sách việc cần làm của bạn? Hãy xem cách sử dụng AI để tự động hóa các công việc và cách sử dụng AI như một trợ lý cá nhân.
📌 Ví dụ: Vào tối Chủ nhật, bạn ghi chép 15 nhiệm vụ cá nhân và công việc vào ClickUp. Đến sáng Monday, AI đã phân loại chúng theo hạn chót, mức độ nỗ lực và ưu tiên, cung cấp cho bạn một kế hoạch sẵn sàng để thực hiện.
🎉 Thông tin thú vị: Thuật ngữ “cognitive offloading” đề cập đến việc sử dụng công cụ để giảm bớt áp lực cho não bộ. Đây là một lợi ích được khoa học chứng minh – chính xác là mục tiêu mà ClickUp AI được phát triển.
Bạn cũng có thể tự động hóa các công việc kiểm tra hàng ngày hoặc hàng tuần, theo dõi thói quen và các thói quen lặp lại như “Đọc trong 30 phút” hoặc “Kế hoạch ưu tiên cho ngày mai”. Tự động hóa các công việc lặp lại như vậy là cách tuyệt vời để giảm thiểu lỗi của con người và đảm bảo hoàn thành các công việc quan trọng hàng ngày của bạn.
📌 Bạn vẫn giữ quyền kiểm soát, nhưng hệ thống thực hiện công việc cho bạn.
🧐 Bạn có biết? Gần 86% các nhà tiếp thị cho biết AI giúp họ tiết kiệm 1+ giờ mỗi ngày bằng cách tối ưu hóa công việc sáng tạo.
💬 Dưới đây là chia sẻ của một người dùng Reddit khác về việc tự động hóa cuộc sống để có thêm thời gian miễn phí:
Một trong những việc tôi làm là đang theo dõi cách tôi sử dụng thời gian, xác định các nhóm hoạt động tốn nhiều thời gian và không thú vị. Tôi tìm kiếm những "kẻ hút thời gian" lớn hoặc những việc khiến tôi khó chịu nhất, sau đó tự động hóa hoặc tối ưu hóa chúng từng bước một. Các quy trình và tối ưu hóa của tôi cũng thay đổi theo thời gian. Ví dụ, trước đây tôi tạo các công việc lặp lại trên bảng công việc, nhưng cuối cùng nhu cầu này không còn vì tôi đã tự động hóa được rất nhiều thứ. Hiện tại, tôi sử dụng công cụ lịch trình để mọi người có thể đặt lịch trực tiếp vào lịch của tôi. Tôi tự động hóa tất cả các khoản thanh toán hóa đơn, thuê ngoài toàn bộ công việc kế toán và sổ sách, sử dụng bộ lọc email một cách rộng rãi, và sử dụng make.com để chạy nhiều quy trình nền tảng hỗ trợ cho hầu hết các hoạt động trên. Tất cả điều này là một quá trình liên tục của sự phản ánh và tinh chỉnh.
Một trong những việc tôi làm là theo dõi cách tôi sử dụng thời gian, xác định các nhóm hoạt động tốn nhiều thời gian và không thú vị. Tôi tìm kiếm những "kẻ hút thời gian" lớn hoặc những việc khiến tôi khó chịu nhất, sau đó tự động hóa hoặc tối ưu hóa chúng từng bước một. Các quy trình và tối ưu hóa của tôi cũng thay đổi theo thời gian. Ví dụ, trước đây tôi tạo các công việc lặp lại trên bảng công việc, nhưng cuối cùng nhu cầu này không còn vì tôi đã tự động hóa được rất nhiều thứ. Hiện tại, tôi sử dụng công cụ lịch trình để mọi người có thể đặt lịch trực tiếp vào lịch của tôi. Tôi tự động hóa tất cả các khoản thanh toán hóa đơn, thuê ngoài toàn bộ công việc kế toán và sổ sách, sử dụng bộ lọc email một cách rộng rãi, và sử dụng make.com để chạy nhiều quy trình nền tảng hỗ trợ cho hầu hết các hoạt động trên. Tất cả điều này là một quá trình liên tục của sự phản ánh và tinh chỉnh.
tối ưu hóa các công việc email, giao tiếp và tiếp thị với các công cụ tự động hóa AI*
Khi nào email cá nhân bắt đầu cảm thấy như một hộp thư đến khác cần xử lý?
Giữa việc xác nhận tham dự, cập nhật trường học, hóa đơn Amazon và bản tin hàng tháng mà bạn luôn định hủy đăng ký, việc quản lý giao tiếp giữa cuộc sống và công việc thật sự mệt mỏi.
Cách AI có thể giúp bạn giảm bớt áp lực tinh thần:
- Lọc và phân loại email theo ngữ cảnh—cá nhân, công việc, khuyến mãi, khẩn cấp
- Soạn thảo các phản hồi lịch sự (“Cảm ơn! Tôi sẽ liên hệ lại vào Monday.”) theo phong cách của bạn
- Đề xuất thời điểm cần theo dõi lại—hoặc khi nào nên bỏ qua
Các công cụ hàng đầu: Clean Email để sắp xếp hộp thư đến, Superhuman để tối ưu hóa quy trình làm việc
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Hầu hết mọi người không cần một ứng dụng email hoàn toàn mới—họ chỉ cần một cấu trúc tốt hơn. Sử dụng ClickUp để biến giao tiếp thành hành động, không phải là một danh sách việc cần làm khác.
🛠 Cách ClickUp hỗ trợ
Thay vì chôn vùi ý tưởng, cập nhật và phản hồi của bạn trong email hoặc ghi chú dán, ClickUp tích hợp giao tiếp vào các công việc cần thiết.
Với ClickUp AI, bạn có thể:
- Sử dụng tính năng chuyển giọng nói thành văn bản để ghi lại ý tưởng, danh sách việc cần làm hoặc ghi chú cuộc họp bằng cách nói thay vì gõ (sẽ nói chi tiết hơn về điều này sau)
- Chuyển đổi ghi chú giọng nói thành danh sách công việc
- Tóm tắt nhật ký hoặc ghi chép ý tưởng thành các bước hành động cụ thể
- Nhận đề xuất về cách ưu tiên các công việc dựa trên mức độ khẩn cấp và nỗ lực cần thiết
- Tự động kích hoạt các tác vụ phụ thuộc—ví dụ: khi ‘Chuẩn bị bữa ăn’ được hoàn thành, ‘Kiểm tra danh sách mua sắm’ sẽ được kích hoạt
- Dự đoán thời lượng hoàn thành công việc dựa trên các công việc tương tự trong quá khứ, giúp bạn lập kế hoạch thời gian một cách thực tế
📌 Ví dụ: Đối tác của bạn gửi cho bạn một tin nhắn giọng nói nhắc nhở về việc đặt vé máy bay. Bạn dán nó vào một ghi chú ClickUp—AI sẽ nhận diện “đặt vé máy bay”, “kiểm tra đánh giá khách sạn” và “chia sẻ lịch trình” thành các công việc. Và như vậy, những lời nhắc nhở lộn xộn của bạn sẽ trở thành các bước rõ ràng.
🧠 Trong ví dụ này cho bài viết blog “AI Agents for Cuộc họp”, ClickUp Brain:
- Tự động tạo tóm tắt công việc từ bản tóm tắt blog và tài liệu liên kết
- Hiển thị nội dung liên quan—như các bài viết blog tương tự về Trợ lý AI cho Bán hàng và Tiếp thị
- Tóm tắt các thay đổi quan trọng về nội dung như cấu trúc, giá cả và cập nhật vị trí công cụ
- Loại bỏ nhu cầu cập nhật trạng thái thủ công hoặc ghi chú bàn giao
Điều này giúp duy trì sự đồng bộ của quy trình nội dung mà không cần thêm công việc ghi chép. Tất cả từ lịch sử tiến độ đến mục đích nội dung đều được lưu trữ trong một không gian thông minh, có thể tìm kiếm.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng tính năng mô tả được hỗ trợ bởi AI này để duy trì sự rõ ràng trong các nhóm biên tập lớn—đặc biệt khi giao công việc hoặc xem lại dự án sau vài tuần hoặc vài tháng.
Muốn giữ hộp thư đến và công việc của bạn luôn đồng bộ? Hãy thử các công cụ AI này cho giao tiếp và năng suất
🧘 Tự động hóa điều này, tận hưởng điều kia
Mỗi công việc bạn tự động hóa không chỉ là một công việc được loại bỏ khỏi danh sách của bạn—đó là một khoảnh khắc bạn lấy lại. Khi bạn loại bỏ những rào cản trong công việc và cuộc sống hàng ngày, bạn tạo ra không gian cho sự rõ ràng, bình tĩnh và thậm chí là niềm vui.
Dưới đây là những gì Tự động hóa mang lại cho bạn:
| tự động hóa điều này* | Thưởng thức điều đó |
|---|---|
| Các email theo dõi của bạn | Một buổi chiều dạo chơi miễn phí 🏞️ |
| Lập kế hoạch danh sách công việc mua sắm và bổ sung hàng hóa | Giảm bớt mệt mỏi khi đưa ra quyết định vào tối Chủ nhật 🧠 |
| Kiểm tra hàng tuần và tóm tắt công việc | Không khí cuối tuần thực sự ☀️ |
| Ghi chú cuộc họp và các mục cần thực hiện | Tham gia đầy đủ các cuộc gọi với khách hàng 💬 |
| Nhắc nhở thanh toán hóa đơn và đang theo dõi đăng ký | Ít phí phát sinh hơn, nhiều sự an tâm hơn 💸 |
| Các thói quen tập luyện và thói quen đang theo dõi | Sức khỏe tốt mà không cần suy nghĩ quá nhiều 🏋️ |
📥 Ít cảm giác tội lỗi vì hộp thư đến. Nhiều sự an tâm hơn.
4. Đang theo dõi tài chính cá nhân bằng hệ thống AI*
Áp lực tài chính không chỉ đến từ những chi phí lớn—những khoảnh khắc như “Chờ đã, gói đăng ký đó lại được gia hạn à?” cũng tích tụ dần.
AI có thể loại bỏ những tính toán phức tạp trong quản lý tài chính. Nó giúp bạn phân tích chi tiêu, nhận diện xu hướng và đơn giản hóa việc ghi chép trong ClickUp. Nó phân loại chi tiêu của bạn, nhấn mạnh các xu hướng và thậm chí đề xuất điều chỉnh—mà không cần bạn phải mở bảng tính vào nửa đêm.
Cách AI giúp quản lý tài chính trở nên dễ dàng hơn:
- Tự động phân loại các giao dịch mua sắm (không còn phải đoán xem "Vikas Store" là gì)
- Cảnh báo các khoản phí bất thường để bạn không bỏ lỡ các gói đăng ký ẩn
- Đề xuất điều chỉnh ngân sách dựa trên chi tiêu thực tế của bạn
- Giúp bạn cài đặt các quy tắc tiết kiệm, ví dụ: “Chuyển ₹500 vào quỹ du lịch mỗi thứ Sáu”
Các công cụ hàng đầu: Copilot Money cho việc lập ngân sách có ngữ cảnh, Monarch đang theo dõi chi tiêu gia đình, Cleo cho các thông tin dựa trên trò chuyện
🛠 Cách ClickUp hỗ trợ
Bạn có thể không ngờ, nhưng ClickUp thực sự mạnh mẽ trong việc quản lý tài chính cá nhân—đặc biệt nếu bạn thích tất cả mọi thứ ở một nơi.
Sử dụng ClickUp để:
- cài đặt danh sách công việc * cho ngân sách hàng tháng với các ngày đáo hạn lặp lại
- Cài đặt Tự động hóa để kích hoạt nhắc nhở khi ngày đáo hạn thanh toán sắp đến hoặc thiếu xác nhận thanh toán
- tạo bảng điều khiển* với các tiện ích trực quan hiển thị tổng chi tiêu hàng tháng, tiến độ tiết kiệm hoặc thu nhập so với chi tiêu
- *sử dụng tài liệu để tạo các quy trình làm việc tiêu chuẩn (SOP) cho các công việc tài chính lặp lại như thanh toán tiền thuê nhà, đối chiếu sao kê ngân hàng hoặc nộp đơn xin hoàn trả chi phí
- sử dụng Mục tiêu để theo dõi mục tiêu tiết kiệm*, ví dụ: “Quỹ khẩn cấp – $5,000 vào ngày 1/12” với các cột mốc và cập nhật tiến độ
- sử dụng AI để phân tích* các bản ghi chi tiêu hoặc ghi chú được nhập thủ công trong ClickUp Tài liệu hoặc nhiệm vụ ClickUp
- tự động thêm thẻ hoặc Trường Tùy chỉnh* (như “Tài chính” hoặc “Hóa đơn”) vào các công việc dựa trên nội dung hoặc danh sách công việc, và cập nhật Trường Tùy chỉnh (như ưu tiên hoặc tên khách hàng) khi công việc chuyển sang giai đoạn mới
Với ClickUp Brain, bạn có thể đặt câu hỏi như “Tôi đã chi bao nhiêu cho các gói đăng ký trong tháng trước?” hoặc “Các hóa đơn nào đang quá hạn trong tuần này?”—và nhận câu trả lời thời gian thực từ toàn bộ Không gian Làm việc ClickUp.
📌 Ví dụ: Bạn tạo danh sách công việc “Chi tiêu hàng tháng” và kết nối nó với một biểu mẫu mà gia đình có thể sử dụng để thêm các khoản mua sắm chia sẻ. ClickUp Brain giúp tổng hợp tổng chi tiêu theo từng danh mục và đề xuất những khoản cần cắt giảm trong tháng tới dựa trên dữ liệu lịch sử.
📖 Đọc thêm: Muốn biết AI có thể giúp cải thiện thói quen tài chính của bạn như thế nào? Hãy tìm hiểu cách sử dụng AI để tăng cường năng suất làm việc.
✨ Tự động hóa ngày của bạn không phải là làm nhiều hơn. Đó là cuối cùng làm ít hơn những việc không cần bạn—để bạn có thể tập trung vào những việc cần thiết.
5. Sức khỏe, Thói quen và Tự động hóa Cuộc sống Hàng ngày với Trí tuệ Nhân tạo (AI)
AI có thể tối ưu hóa môi trường (thiết bị thông minh) và thói quen (thói quen, công việc hàng ngày và nhắc nhở) của bạn. Khi chúng hoạt động cùng nhau, việc quản lý ngôi nhà và lịch trình của bạn sẽ trở nên dễ dàng hơn.
Cách AI trong nhà thông minh giúp cuộc sống trở nên thuận tiện hơn:
- Điều chỉnh ánh sáng, nhiệt độ hoặc các thiết bị gia dụng một cách tự động
- Kích hoạt các thói quen buổi sáng hoặc trước khi đi ngủ bằng lệnh giọng nói
- Tự động tạo danh sách công việc từ những mặt hàng sắp hết
- Chuẩn bị không gian làm việc trước cuộc họp đã lên lịch
Các công cụ hàng đầu: Google Home + Google Assistant, Amazon Alexa + IFTTT, Home Assistant cho tùy chỉnh nguồn mở
🛠 Cách ClickUp hỗ trợ (con người + thói quen)
ClickUp không điều khiển các thiết bị của bạn, nhưng nó cung cấp cho bạn khung cấu trúc để quản lý mọi thứ xung quanh chúng:
- Các công việc hàng tuần và thói quen gia đình trong thư mục “Home Life” để sử dụng ClickUp cho mục đích cá nhân
- Lập kế hoạch mua sắm với danh sách kiểm tra hợp tác
- Đang theo dõi thói quen (uống nước, tập luyện, thiền định) với các công việc lặp lại
- Các bảng điều khiển hiển thị chu kỳ vệ sinh hoặc bảo trì gia đình
- Nhắc nhở nhanh chóng với Brain hoặc Brain Max (Chuyển đổi giọng nói thành văn bản)
Nơi chúng kết nốiSử dụng tích hợp ( Zapier hoặc Make ) để các hành động trong nhà thông minh của bạn kích hoạt nhiệm vụ ClickUp.
- Ví dụ: Cảm biến tủ lạnh ghi nhận “sữa ít” → một công việc mua sắm được tạo trong ClickUp
- Ví dụ: Loa thông minh kết thúc danh sách phát tập luyện của bạn → ClickUp thêm nhiệm vụ "Ghi lại buổi tập luyện"
Tại sao nó là công việc?Thiết bị quản lý môi trường. ClickUp tổ chức các thói quen và giữ mọi người đi đúng hướng. Cùng nhau, bạn sẽ giảm bớt sự lộn xộn trong tâm trí và có một luồng hàng ngày trơn tru hơn.
📌 Ví dụ: Cài đặt nhiệm vụ lặp lại trong ClickUp: “Bổ sung các mặt hàng thiết yếu.” Tệp đính kèm danh sách mua sắm của tuần trước, và AI sẽ đề xuất cập nhật dựa trên những gì vẫn còn dang dở.
🧼 Nhà không tự vận hành—nhưng ClickUp giúp bạn gần như đạt được điều đó.
✨ Muốn nâng cấp luồng làm việc hàng ngày của bạn? Hãy bắt đầu với bốn bài viết thông minh được hỗ trợ bởi AI sau đây:
🔥 Thói quen hàng ngày cho năng suất Những thay đổi nhỏ, năng lượng lớn. Những thói quen hàng ngày này (được tăng cường bởi AI) giúp duy trì động lực của bạn.
🧠 Mẹo AI cho Cuộc Sống Hàng Ngày Tạm biệt cảm giác mệt mỏi – những mẹo AI sáng tạo này giúp cuộc sống người lớn trở nên dễ dàng hơn.
⚙️ AI cho các công việc hàng ngày Từ việc mua sắm đến cài đặt mục tiêu, hãy để AI xử lý những việc nhàm chán (để bạn không phải làm).
📈 Trình theo dõi thói quen AI Hãy bỏ qua những mảnh giấy ghi chú. Xây dựng thói quen tốt hơn với AI giúp bạn duy trì tài khoản—ngay cả vào những ngày nghỉ.
theo dõi sức khỏe và thể dục với tự động hóa được hỗ trợ bởi AI và học máy*
Giữ gìn sức khỏe không chỉ là vấn đề động lực—mà còn là sự kiên trì. AI hỗ trợ bằng cách chuyển đổi dữ liệu thô từ các thiết bị đeo thành các mẫu có ý nghĩa và gợi ý.
Những việc AI cần làm cho sức khỏe tinh thần của bạn:
- Theo dõi nhịp tim, chất lượng giấc ngủ và quá trình phục hồi thông qua các thiết bị đeo thông minh
- Phát hiện sớm các dấu hiệu mệt mỏi hoặc nguy cơ căng thẳng từ dữ liệu của bạn
- Tạo kế hoạch tập luyện hoặc phục hồi cá nhân hóa
Các công cụ hàng đầu: WHOOP để phân tích quá trình phục hồi, Oura Ring để tối ưu hóa giấc ngủ, Fitbit với xu hướng dựa trên trí tuệ nhân tạo (AI), Apple Health kết hợp với huấn luyện viên AI
🧐 Bạn có biết? Một đánh giá hệ thống cho thấy các thuật toán AI phân tích dữ liệu từ thiết bị đeo có thể phát hiện chứng ngưng thở khi ngủ với độ chính xác trên 89%, trong khi một phân tích tổng hợp khác cho thấy những người bị căng thẳng mãn tính có thể được xác định đáng tin cậy thông qua các tín hiệu sinh lý từ cổ tay với độ chính xác trên 85%.
🛠 Cách ClickUp hỗ trợ
ClickUp không thu thập dữ liệu sức khỏe trực tiếp—nó cung cấp cho bạn một nền tảng để tổ chức và phân tích dữ liệu đó.
Với ClickUp, bạn có thể:
- Sử dụng các tích hợp như Zapier hoặc Make để kích hoạt các quy trình làm việc liên quan đến sức khỏe dựa trên dữ liệu bên ngoài (ví dụ: khi Fitbit ghi nhận một buổi tập luyện mới, tạo một công việc để phản ánh)
- tự động hóa việc đang theo dõi thói quen* với các công việc lặp lại như “Uống nước,” “Duỗi người” hoặc “Ngừng nghỉ đi bộ,” mỗi công việc đều có nhắc nhở và kiểm tra riêng
- thiết lập các thói quen thích ứng* bằng cách sử dụng các quy trình tự động hóa có điều kiện—ví dụ: “Tạo công việc chạy buổi sáng chỉ khi không có cuộc họp sớm được lên lịch”
- Sử dụng biểu mẫu để ghi lại các buổi tập luyện, triệu chứng hoặc giờ ngủ, và gắn nhãn cho chúng với các thẻ như “Cardio”, “Năng lượng thấp” hoặc “Nghỉ ngơi”
- Theo dõi xu hướng sức khỏe thủ công bằng cách sử dụng Trường Tùy chỉnh, sau đó chế độ xem chúng trên Bảng điều khiển theo thời gian (ví dụ: “Mỗi tuần có bao nhiêu ngày tập luyện sức mạnh?”)
- sử dụng tài liệu để ghi chép suy ngẫm về sức khỏe tinh thần*—và chia sẻ chúng với huấn luyện viên, nhà trị liệu hoặc đối tác giám sát
ClickUp không chỉ đang theo dõi thói quen—nó giúp bạn xây dựng chúng thành một hệ thống mà bạn thực sự có thể duy trì.
Dưới đây là cách bạn có thể tạo công cụ theo dõi thói quen và sử dụng AI:
*bước #1: Tạo công cụ theo dõi thói quen bằng AI của ClickUp
bước #2: Tài liệu được tạo sẵn đã được điền sẵn để bạn bắt đầu hành trình đang theo dõi thói quen của mình*
Bước #3: Sau khi thực hiện các bước trên, bạn có thể yêu cầu ClickUp Brain phân tích các mẫu.
Với ClickUp, bạn có thể tạo ra một công cụ theo dõi thói quen dựa trên sở thích của mình, vì vậy bạn không cần phải tìm kiếm công cụ phù hợp trên mạng. Ngoài ra, AI có thể là người bạn đồng hành của bạn trong hành trình này và hướng dẫn bạn đến thành công. 🤖✨
📌 Ví dụ: ClickUp giúp bạn kết nối các điểm bằng cách biến nhật ký của bạn thành thông tin hữu ích. Ví dụ, ClickUp Brain có thể tóm tắt: ‘Bạn đã bỏ lỡ hai buổi tập luyện trong tuần này, nhưng chất lượng giấc ngủ của bạn đã cải thiện 10%. Khả năng phục hồi mạnh hơn vào những ngày chỉ tập cardio’.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Thêm thẻ biểu tượng cảm xúc vào loại nhật ký (🏃, 😴, 🧠) và sử dụng bộ lọc hoặc tìm kiếm AI để phân tích xu hướng qua các buổi tập luyện, tâm trạng hoặc các lần kiểm tra bị bỏ lỡ.
7. Học tập, quản lý nội dung và các công việc phức tạp hơn với hệ thống AI và học máy
Bạn đã bao giờ lưu 50 bài viết vào mục “đọc sau” mà không bao giờ mở ra đọc chưa?
Với lượng nội dung khổng lồ và thời gian hạn hẹp, AI trở thành thư viện cá nhân của bạn—lọc bỏ những nội dung không cần thiết, tập trung vào những gì quan trọng và chỉ lưu trữ những gì hữu ích.
AI không chỉ dùng để tự động hóa các tác vụ — nó còn giúp bạn học nhanh hơn, nghiên cứu sâu hơn và kết nối thông tin từ các nguồn mà bạn thậm chí không nhớ đã đánh dấu.
Cách AI giúp bạn cập nhật thông tin (mà không bị quá tải):
- Tóm tắt các bài viết, tài liệu hoặc video dài thành các điểm dễ hiểu
- Đề xuất các nguồn thông tin liên quan hoặc chủ đề tiếp theo dựa trên những gì bạn đã đọc
- Xây dựng sơ đồ kiến thức để kết nối các ý tưởng giữa các chủ đề hoặc dự án
- Tự động sắp xếp ảnh chụp màn hình, ghi chú nổi bật hoặc ghi chú nghiên cứu
Các công cụ hàng đầu: Perplexity AI cho nghiên cứu cuộc hội thoại, Mem cho kết nối ghi chú bằng AI, Glasp cho tóm tắt video YouTube/bài viết, Refind cho danh sách đọc cá nhân hóa
📖 Đọc thêm: Muốn tận dụng tối đa ghi chú của bạn? Hãy thử các mẫu gợi ý AI này.
🛠 Cách ClickUp hỗ trợ
ClickUp cung cấp không gian để ý tưởng của bạn phát triển – dù bạn đang nghiên cứu cho một dự án, viết bài luận hay tổ chức kiến thức từ 50 tab mở.
Với ClickUp, bạn có thể:
- Sử dụng ClickUp Tài liệu để ghi chép nghiên cứu, chèn liên kết, nhúng tệp PDF hoặc video, và phác thảo đối số hoặc ý tưởng trong một nơi duy nhất
- Sử dụng ClickUp AI để tóm tắt các bài viết phức tạp, nhấn mạnh các khóa điểm hoặc viết lại các đoạn văn với giọng điệu đơn giản hơn
- biến ý tưởng thành hành động* bằng cách chuyển đổi các điểm nhấn thành các công việc như “Thêm điều này vào bản trình bày” hoặc “Nghiên cứu thêm về X”
- lưu trữ nội dung được chọn lọc* bằng cách sử dụng công việc + thẻ như “Phải đọc”, “Cảm hứng” hoặc “Thống kê” để lọc dễ dàng
- sử dụng các việc con lồng nhau để phân chia các dự án phức tạp* như viết luận văn, ra mắt khóa học hoặc kế hoạch cho video dài
- tạo nhật ký học tập* với các công việc lặp lại cho các phiên hàng ngày hoặc hàng tuần, và đang theo dõi tiến độ của bạn bằng các trường tùy chỉnh (ví dụ: “Số trang đã đọc”, “Ý tưởng được khơi gợi”)
ClickUp Brain hoạt động như một trợ thủ học tập của bạn—tóm tắt các ghi chú lộn xộn, đề xuất cấu trúc tốt hơn cho suy nghĩ của bạn hoặc thậm chí tạo ra bản nháp gốc dựa trên dàn ý của bạn.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: ClickUp Brain Max có thể tìm kiếm qua tất cả tài liệu, ghi chú và tài nguyên của bạn để hiển thị thông tin liên quan nhất, tóm tắt nghiên cứu, xác định mẫu hành vi tùy chỉnh của khách hàng và thậm chí đề xuất các chủ đề liên quan để khám phá. Đây là phân tích dữ liệu và phân tích cảm xúc được đơn giản hóa.
📌 Ví dụ: Bạn đang tìm hiểu về đạo đức AI. Bạn sao chép và dán ba bài viết vào ClickUp. AI tóm tắt từng bài thành những điểm chính, đánh dấu các chủ đề lặp lại và đề xuất các khái niệm liên quan để khám phá tiếp theo.
📚 Nhập liệu thông minh hơn = bạn thông minh hơn.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Gắn thẻ tài liệu theo chủ đề và sử dụng tìm kiếm AI để tìm lại nội dung ngay cả khi bạn không nhớ tiêu đề—chỉ cần nhập, “Hiển thị tất cả thông tin về nghiên cứu về burnout,” và Brain sẽ tìm kiếm nó.
chúng tôi luôn có cuộc hội thoại về cách vượt qua các công cụ cơ bản và xây dựng các hệ thống thông minh, bền vững hơn—đặc biệt là với AI và các nền tảng như ClickUp.
Lúc này, hệ thống của bạn không chỉ giải quyết vấn đề—nó sẽ tạo ra hiệu quả lâu dài. Hầu hết các kinh doanh không cần thêm công cụ tổ chức. Họ cần hệ thống tốt hơn.
Lúc này, hệ thống của bạn không chỉ giải quyết vấn đề—nó sẽ tạo ra hiệu quả lâu dài. Hầu hết các kinh doanh không cần thêm công cụ tổ chức. Họ cần hệ thống tốt hơn.
sử dụng công cụ tự động hóa AI để tự động hóa các tác vụ công việc*
🎉 Thông tin thú vị: Trong khi các nhà lãnh đạo cấp cao ước tính chỉ có 4% nhân viên sử dụng AI tạo sinh cho ít nhất 30% công việc hàng ngày của họ, nhân viên lại cho biết số này cao gấp ba lần!
Ngày làm việc của bạn bao gồm sự kết hợp giữa các trách nhiệm—một số quan trọng và chiến lược, một số khác lặp đi lặp lại và mệt mỏi. Thách thức là chuyển đổi giữa chế độ tập trung sâu và chế độ quản trị viên mà không mất đà.
Đó chính là lúc AI bước vào—không phải để thay thế công việc của bạn, mà để loại bỏ những rào cản xung quanh nó.
Với các công cụ AI phù hợp và tự động hóa quy trình bằng robot, bạn có thể tự động hóa mọi thứ từ soạn thảo tài liệu, quản lý dòng thời gian đến cập nhật thông tin cho các bên liên quan. Nhưng khi tất cả những điều này diễn ra – ngay lập tức, năng suất của bạn sẽ tăng lên gấp bội.
📖 Đọc thêm: Muốn biết AI đang thay đổi môi trường làm việc như thế nào? Khám phá bài viết trên blog về AI trong môi trường làm việc.
Với ClickUp Brain và ClickUp Brain Max, không gian làm việc của bạn trở nên thực sự thông minh – trả lời câu hỏi ngay lập tức, tóm tắt cuộc họp và kết nối các thông tin giữa các dự án, công việc và tài liệu. Giải pháp tự động hóa kinh doanh này giúp bạn tối ưu hóa quy trình, nhận diện xu hướng và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
clickUp AI cho năng suất cá nhân*
Dù bạn đang làm việc độc lập hay quản lý nhiều khách hàng, ClickUp giúp bạn:
Viết và tạo nội dung nhanh hơn ✍️Tạo bản nháp blog, ghi chú cuộc họp hoặc nội dung tiếp thị trực tiếp trong tài liệu—để bạn không phải đối mặt với trang trắng và bắt đầu với động lực.
Biến ý tưởng thành hành động ✅Dán nội dung suy nghĩ của bạn, và AI sẽ tổ chức nó thành các công việc, công việc con hoặc danh sách gạch đầu dòng mà bạn có thể thực hiện ngay lập tức.
giữ đúng tiến độ 📅*Nếu bạn bỏ lỡ một công việc, AI sẽ đề xuất cập nhật hoặc điều chỉnh ưu tiên, giúp kế hoạch của bạn linh hoạt mà không cần thêm công việc quản trị viên.
Công việc thông minh hơn 🧠AI tóm tắt nghiên cứu, trích xuất những khóa điểm chính và phác thảo nội dung biểu mẫu để bạn tập trung vào quyết định, không phải tài liệu.
Chuyển đổi giọng nói thành văn bản với Brain Max 🎙️Trợ lý AI trên desktop của bạn sẽ ngay lập tức ghi lại ý tưởng hoặc nhắc nhở bằng giọng nói và chuyển chúng thành công việc—không cần gõ phím.
Các hành động AI trong Tài liệu, được đơn giản hóa
- Tóm tắt hoặc cô đọng văn bản
- Viết lại hoặc mở rộng để đảm bảo tính rõ ràng và phù hợp với giọng điệu
- Chuyển đổi các mục hành động thành các công việc cụ thể
- Sửa lỗi ngữ pháp và phong cách
- Dịch sang các ngôn ngữ khác
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Thêm một lời nhắc tùy chỉnh (ví dụ: “Lập mục tiêu SMART cho dự án này”) để tùy chỉnh AI phù hợp với quy trình làm việc của bạn.
📌 Ví dụ: Xem cách ClickUp AI tóm tắt một đoạn văn dài thành một bản tóm tắt ngắn gọn chỉ với một cú nhấp chuột!
Trước khi có ClickUp Brain:
Sau ClickUp Brain:
Với ClickUp AI, bạn có thể quản lý năng suất làm việc một cách trực quan và tự động hóa quy trình làm việc hàng ngày trong một không gian làm việc thống nhất. Bảng điều khiển bên dưới cho thấy cách ClickUp AI kết hợp các công việc, nhắc nhở và tài liệu của bạn, giúp dễ dàng đang theo dõi tiến độ, ưu tiên công việc và duy trì sự tổ chức—tất cả đều được hỗ trợ bởi các công cụ tự động hóa AI.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Với ClickUp AI Notetaker, bạn sẽ không bao giờ bỏ lỡ các mục hoặc quyết định trong cuộc họp—mọi cuộc gọi đều được ghi chép, tóm tắt và liên kết tự động với Không gian Làm việc ClickUp.
🎉 Thông tin thú vị: Người dùng ClickUp đã tạo ra các quy trình tự động hóa cho mọi thứ, từ lịch cho ăn cho thú cưng đến quản lý thói quen cho người mắc ADHD—chứng minh rằng năng suất không chỉ là về sự nỗ lực. Đó là về sự hỗ trợ.
👥 ClickUp AI cho hợp tác nhóm
Nếu bạn quản lý một nhóm—hoặc thường xuyên hợp tác—ClickUp AI sẽ trở thành lớp điều phối của bạn, xử lý các cập nhật và theo dõi mà bình thường làm chậm tiến độ của bạn.
những gì ClickUp AI có thể tự động hóa cho các nhóm*:
- theo dõi sau cuộc họp:* Chuyển đổi ghi chú thành công việc, giao nhiệm vụ cho người phụ trách và tạo bản tóm tắt sẵn sàng chia sẻ
- Cập nhật dự án: Tóm tắt tiến độ hàng tuần cho báo cáo nội bộ hoặc cho khách hàng
- Hiệu quả quy trình làm việc: Phát hiện các trễ hẹn, công việc quá hạn hoặc khối lượng công việc không cân đối và đề xuất giải pháp
- *ghi chép kiến thức: Tóm tắt tài liệu, chủ đề bình luận hoặc cuộc thảo luận thành một điểm chính
- Onboarding & cập nhật: Tự động tạo danh sách kiểm tra cho khách hàng/dự án mới và gửi cập nhật tiến độ thông qua tích hợp
ClickUp Brain Max cho nhóm 🎙️Trên máy tính để bàn, Brain Max hiển thị kiến thức ngay lập tức và trả lời các câu hỏi phức tạp trên toàn bộ không gian làm việc của bạn. Với tính năng Talk-to-Text, đồng nghiệp có thể ghi lại cập nhật, giao nhiệm vụ hoặc ghi chú về cuộc họp ngay lập tức—không cần gõ phím.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Muốn cập nhật tự động đến Slack hoặc email? Kết hợp ClickUp Tự động hóa với các tích hợp để chia sẻ thông tin một cách liền mạch.
Muốn có thêm ý tưởng về AI cho nhóm? Xem các trường hợp sử dụng AI và mẹo hay về AI
📌 Ví dụ: Trong buổi đánh giá sprint, thay vì ai đó ghi chú, ClickUp AI sẽ tạo danh sách công việc, phân công trách nhiệm và soạn thảo email tóm tắt mà bạn có thể chia sẻ chỉ với một cú nhấp chuột.
💡 Tại sao nó là công việc
ClickUp AI không phải là một tiện ích bổ sung—nó được tích hợp sẵn vào không gian làm việc của bạn. Điều đó có nghĩa là:
- Ít sai sót hơn
- Ít cuộc họp về cuộc họp hơn
- Nhiều thời gian hơn cho việc suy nghĩ, xây dựng và triển khai
🧩 ClickUp AI kết nối các công việc của bạn lại với nhau—để bạn không phải làm điều đó.
🧐 Bạn có biết?
37% các nhóm sử dụng AI truyền thống báo cáo tăng năng suất đáng kể.34% các nhóm sử dụng AI Tạo sinh (GenAI) cũng ghi nhận mức tăng năng suất tương tự. Tuy nhiên—những cải thiện về năng suất này tương đương với các công nghệ khác, không phải cao hơn đáng kể!
Cách bắt đầu tự động hóa cuộc sống của bạn với AI và các công cụ tự động hóa: Hướng dẫn từng bước
🔁 Trước AI vs. Sau AI
Vẫn đang băn khoăn liệu tự động hóa có đáng để đầu tư thời gian thiết lập? Dưới đây là so sánh ngày làm việc của bạn với và không có AI.
| Trước khi có AI | Sau AI (với ClickUp) |
|---|---|
| Cập nhật thủ công 15 công việc quá hạn mỗi thứ Sáu | AI đề xuất lịch trình lại theo ưu tiên ngay lập tức; bạn xác nhận |
| tôi đã gửi email cho họ chưa… | Các bản nháp theo dõi do AI tạo ra với bối cảnh; bạn duyệt/gửi |
| Ghi chú dán ngẫu nhiên cho các công việc lặt vặt | Các công việc lặp lại với nhắc nhở |
| 7 tab đang theo dõi cuộc sống + công việc | Một bảng điều khiển duy nhất với các công việc, tài liệu và nhắc nhở |
| Chuyển đổi ghi chú cuộc họp thành các hành động cụ thể | AI trích xuất chủ sở hữu/ngày đáo hạn trong cuộc gọi |
| Áp lực vào Monday | Kế hoạch được đề xuất bởi AI trước 9 giờ sáng |
💡 Sự khác biệt không chỉ nằm ở tốc độ; đó là sự rõ ràng, tự tin và sự an tâm.
Được rồi, bạn đã thuyết phục. Nhưng bạn nên bắt đầu từ việc cần làm?
Bạn có cảm thấy choáng ngợp với quá nhiều lựa chọn? Đừng lo lắng—bạn không cần phải tự động hóa mọi thứ cùng một lúc. Mục tiêu không phải là trở thành một cỗ máy. Mục tiêu là xây dựng các hệ thống giúp bạn có thêm thời gian, sự rõ ràng và bình tĩnh.
Dưới đây là cách bắt đầu:
*bước 1: Xác định các "bẫy thời gian" của bạn
Theo dõi 2–3 ngày công việc và thói quen cá nhân của bạn. Tìm kiếm:
- Các công việc lặp đi lặp lại mà bạn cần làm một cách tự động
- Chuyển đổi ngữ cảnh (“Chờ đã, mình đang làm việc cần làm gì nhỉ?”)
- Rác kỹ thuật số làm bạn mệt mỏi
💡 Bất kỳ công việc nào khiến bạn mệt mỏi nhưng không yêu cầu sự tập trung sâu đều là ứng cử viên lý tưởng cho việc tự động hóa.
*bước 2: Bắt đầu từ một lĩnh vực nhỏ trong cuộc sống
Đừng cố gắng tự động hóa mọi thứ cùng một lúc. Hãy chọn một mục tiêu nhỏ dễ đạt được, ví dụ như:
- Sử dụng AI của ClickUp để chuyển đổi ghi chú cuộc họp thành các công việc
- Đồng bộ lịch của bạn để tự động khối thời gian tập trung
Bắt đầu với một quy trình làm việc, sau đó mở rộng khi bạn dần tin tưởng vào các công cụ.
*bước 3: Tạo các quy tắc hoặc quy trình làm việc đơn giản
Giữ cho các tự động hóa đơn giản. Ví dụ:
- Chủ nhật tối → tự động chuyển giao công việc có xung đột
- Email có từ "hóa đơn" → công việc mới trong danh sách công việc Tài chính
- Mỗi thứ Bảy thứ ba → kích hoạt danh sách kiểm tra tại nhà
ClickUp Tự động hóa có thể xử lý những tác vụ này chỉ với một lần thiết lập.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: ClickUp Tự động hóa có thể xử lý các nhắc nhở lặp lại, thay đổi trạng thái, và cập nhật công việc chỉ với một lần thiết lập.
*bước 4: Kiểm tra và điều chỉnh hàng tuần
Cài đặt lịch kiểm tra 10 phút mỗi tuần. Hãy tự hỏi mình:
- Điều gì đã giúp bạn tiết kiệm thời gian?
- Điều gì khiến bạn cảm thấy bất tiện?
- Cần cập nhật những gì?
Kiểm tra định kỳ này giúp các quy trình tự động hóa không bị lệch khỏi hướng đi ban đầu.
bước 5: Mở rộng những gì công việc*
Khi quy trình làm việc đã trở nên tự nhiên, hãy mở rộng nó. Ví dụ:
- Thêm các công cụ khác (lịch + email + tài liệu)
- Tự động hóa việc chuyển giao công việc hoặc theo dõi tiến độ của nhóm
- Theo dõi thời gian tiết kiệm được trên bảng điều khiển ClickUp
🔁 Tăng quy mô dần dần đảm bảo hệ thống của bạn phát triển mà không gây quá tải.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Khám phá các trường hợp sử dụng của ClickUp Tự động hóa để tối ưu hóa quy trình làm việc và lấy lại thời gian của bạn.
Những sai lầm thường gặp cần tránh khi tự động hóa AI cho các thói quen hàng ngày
Tự động hóa công việc giống như việc hình thành một thói quen mới—nó giúp tiết kiệm thời gian, nhưng chỉ khi được cài đặt một cách có chủ đích. Ngay cả những người am hiểu công nghệ nhất cũng có thể mắc phải những sai lầm phổ biến này. Dưới đây là những sai lầm đó và cách khắc phục chúng.
Lỗi #1: Tự động hóa quá nhiều, quá nhanh
Dễ dàng bị cám dỗ muốn tự động hóa mọi thứ cùng lúc, nhưng điều đó thường dẫn đến hỗn loạn và bối rối. Giải pháp: Bắt đầu với một công việc phức tạp, sau đó mở rộng dần dần.
Lỗi #2: Sử dụng AI mà không có mục đích rõ ràng
AI không phải là phép màu. Nếu không có mục tiêu rõ ràng, các công cụ chỉ tạo ra thêm rắc rối. Giải pháp: Xác định xem bạn cần tốc độ, sự rõ ràng hay giảm khối lượng công việc, sau đó chọn các công cụ phù hợp với mục tiêu đó.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Để điều khiển nhà thông minh, đồng bộ dữ liệu sức khỏe hoặc đang theo dõi tài chính, hãy sử dụng các tích hợp hoặc ứng dụng độc lập cùng với ClickUp.
Lỗi #3: Chọn các công cụ không đồng bộ
Ngay cả những ứng dụng tuyệt vời cũng vô dụng nếu chúng không kết nối với hệ thống trung tâm của bạn. Giải pháp: Tập trung hóa khi có thể. Sử dụng ClickUp để kết hợp tài liệu, công việc và lịch trình lại với nhau.
Lỗi #4: Quên kiểm tra lại
“Cài đặt và quên đi” không công việc—các quy trình tự động hóa sẽ trở nên lỗi thời nếu bạn không kiểm tra thường xuyên. Giải pháp: Thực hiện một cuộc kiểm tra nhanh 10 phút hàng tuần để phát hiện những gì đã lỗi thời hoặc không hiệu quả.
Lỗi #5: Mất đi sự tương tác con người
AI có thể soạn thảo, nhưng nó không thể thay thế cá tính hay phán đoán của bạn. Giải pháp: Hãy để AI xử lý bản nháp đầu tiên, sau đó thêm giọng điệu xác thực của bạn trước khi gửi hoặc đăng tải.
🧐 Bạn có biết? 71% nhân viên tin tưởng rằng nhà tuyển dụng của họ sẽ hành động một cách đạo đức khi phát triển AI—hơn cả niềm tin vào các trường đại học, các công ty công nghệ lớn hoặc các startup công nghệ.
*sẵn sàng tự động hóa cuộc sống của bạn với các công cụ tự động hóa được hỗ trợ bởi AI?
Tương lai của năng suất không phải là sự vội vã. Đó là sự hài hòa—giữa các công cụ, thời gian và năng lượng của bạn. AI không ở đây để chiếm đoạt cuộc sống của bạn; nó ở đây để trả lại cho bạn.
Bằng cách sử dụng AI để xử lý các công việc lặp đi lặp lại, thường xuyên và dễ bị lãng quên, bạn sẽ có thêm không gian cho công việc sâu sắc, sáng tạo, nghỉ ngơi và niềm vui thực sự trong cuộc sống. Dù bạn đang cố gắng đạt được những mục tiêu nghề nghiệp lớn hay chỉ muốn vượt qua tuần làm việc mà không bị kiệt sức, tự động hóa sẽ giúp bạn lấy lại quyền kiểm soát—một công việc tại một thời điểm.
Và bạn không cần đến hàng tá công cụ rời rạc để làm việc cần làm.
Với ClickUp, bạn có thể:
- Quản lý lịch trình, công việc, tài liệu, nhắc nhở và bảng điều khiển của bạn tại một nơi duy nhất
- Sử dụng ClickUp Brain, Brain Max và AI Notetaker để tóm tắt, viết, lập kế hoạch và ưu tiên công việc—cá nhân hoặc cùng với nhóm của bạn
- Ghi lại ý tưởng và mục công việc ngay lập tức với tính năng chuyển giọng nói thành văn bản, biến giọng nói của bạn thành công việc, ghi chú hoặc nhắc nhở—không cần gõ phím
- Theo dõi tiến độ và tự động hóa các thói quen trong cả cuộc sống và công việc
🎯 Đăng ký miễn phí và bắt đầu xây dựng hệ thống thông minh của bạn với ClickUp AI – nơi các công cụ, thời gian và sự tập trung của bạn cuối cùng cũng hòa hợp.