Các nhà quản lý dự án thường dựa vào các khung công tác có cấu trúc để mang lại sự rõ ràng và kiểm soát cho việc thực hiện dự án. RACI và RAID là hai công cụ được sử dụng phổ biến nhất và thường bị nhầm lẫn.
Thoạt nhìn, chúng có vẻ giống nhau: cả hai đều là các mô hình có nhiều từ viết tắt, được thiết kế để sắp xếp các dự án phức tạp theo thứ tự.
Nhưng trên thực tế, chúng giải quyết các vấn đề hoàn toàn khác nhau.
RACI giúp làm rõ vai trò và đẩy nhanh quá trình ra quyết định, trong khi RAID giúp các nhóm dự đoán và quản lý rủi ro, giả định, vấn đề và sự phụ thuộc.
Bài viết này phân tích cả hai mô hình, nêu rõ sự khác biệt giữa chúng và chỉ ra khi nào nên sử dụng từng mô hình để dự án của bạn luôn đi đúng hướng.
Biểu đồ RACI là gì?
Biểu đồ RACI hoặc Ma trận phân công trách nhiệm là một công cụ quản lý dự án mạnh mẽ, giúp các nhóm biết ai làm việc gì bằng cách gắn nhãn mỗi công việc với một trong bốn vai trò:
- R – Trách nhiệm: Ai hoàn thành công việc
- A – Trách nhiệm: Ai là người chịu trách nhiệm cuối cùng
- C – Tham khảo ý kiến: Ai cung cấp thông tin đầu vào
- I – Thông tin: Ai cần được cập nhật thông tin
Các nhà quản lý dự án và chuyên gia PMO sử dụng biểu đồ RACI để tránh công việc trùng lặp, bỏ sót công việc hoặc nhầm lẫn về quyền sở hữu quyết định. Biểu đồ này cũng giúp hợp lý hóa quá trình ra quyết định bằng cách xác định ai có quyền hạn và ai cần tham gia.
Sử dụng biểu đồ RACI khi:
- Nhiều bên liên quan tham gia vào một dự án
- Bạn đang tiếp nhận thành viên mới vào nhóm
- Bạn đang quản lý các quy trình công việc liên chức năng
- Có sự mơ hồ về vai trò hoặc phê duyệt
Để hiểu rõ hơn, hãy xem ví dụ về biểu đồ RACI.
Dự án: Ra mắt trang web
| Công việc | Nhà thiết kế | PM | Lập trình viên | Marketing |
| Phê duyệt thiết kế cuối cùng | R | A | C | |
| Phê duyệt thiết kế cuối cùng | A | C | ||
| Triển khai mã front-end | I | R/A | ||
| Bản tin ra mắt | C | R/A |
Tuy nhiên, việc xây dựng biểu đồ từ đầu mỗi lần có nghĩa là không có sự nhất quán trong việc xác định và xem xét các vai trò. Đó là lúc các mẫu biểu đồ RACI cung cấp cho bạn cấu trúc để nhập các công việc và vai trò. Chúng giúp bạn giảm thời gian thiết lập, chuẩn hóa quy trình giữa các dự án và đảm bảo tối thiểu hóa việc bỏ sót các vai trò chung.
👀 Bạn có biết? RACI không phải là khung duy nhất cho nhóm dự án của bạn.
RACI có thể cảm thấy quá cứng nhắc nếu dự án của bạn liên quan đến các nhóm làm việc nhanh, thường xuyên thay đổi quyết định hoặc trách nhiệm không rõ ràng.
Đó là lý do tại sao nhiều nhóm đang chuyển sang các giải pháp thay thế RACI như:
- RASCI (thêm vai trò hỗ trợ)
- DACI (được sử dụng trong phát triển sản phẩm để làm rõ các yếu tố thúc đẩy quyết định)
- RAPID (cho quyết định nhanh chóng của cấp lãnh đạo)
RAID Log là gì?
Nhật ký RAID là một công cụ theo dõi dự án giúp các nhà quản lý giám sát bốn loại vấn đề quan trọng: Rủi ro, Giả định, Vấn đề và Phụ thuộc.
- Rủi ro: Các sự kiện tiềm ẩn trong tương lai có thể ảnh hưởng đến thành công
- Giả định: Những giả định được coi là đúng nhưng chưa được kiểm chứng
- Vấn đề: Các vấn đề hiện tại cần giải quyết
- Phụ thuộc: Công việc hoặc kết quả cần dựa vào vai trò khác để đưa ra quyết định cuối cùng
Là trưởng nhóm, bạn phải nhận thức được các yếu tố cản trở trong dự án của mình trước khi chúng trở thành rủi ro cho việc hoàn thành dự án. Nhật ký RAID đóng vai trò như hệ thống cảnh báo sớm, giúp bạn có cái nhìn rõ ràng hơn về tình trạng dự án ngoài việc hoàn thành công việc.
Điều này đảm bảo tất cả các quyết định đều được xem xét cẩn thận, rất quan trọng để hoàn thành dự án một cách chính xác và triệt để.
🔑 Thông tin quan trọng: Không giống như biểu đồ RACI, tập trung vào ai, nhật ký RAID tập trung vào những gì có thể ảnh hưởng đến dự án.
Sử dụng nhật ký RAID khi:
- Bắt đầu một dự án mới để ghi chép những điều chưa chắc chắn
- Quản lý các dự án phức tạp, kéo dài
- Thực hiện kiểm tra hàng tuần để theo dõi tình trạng dự án
- Làm việc với các nhà cung cấp bên thứ ba hoặc các yếu tố phụ thuộc
Hãy đặt nó vào bối cảnh với một ví dụ phân tích RAID cho cùng một dự án như trên.
Dự án: Ra mắt trang web
| Loại | Mô tả | Chủ sở hữu | Trạng thái | Kế hoạch hành động |
| Rủi ro | Khách hàng sẽ cung cấp tài sản thương hiệu đúng hạn | Chuyên gia SEO | Mở | Thực hiện kiểm tra sớm |
| Giả định | Bản sao cuối cùng do nhóm tiếp thị viết | Quản lý tài khoản | Chưa được xác minh | Theo dõi hàng tuần |
| Vấn đề | Thiết kế trang chủ bị trì hoãn do phản hồi chậm trễ | Quản lý dự án | Đang tiến độ | Lên lịch đánh giá thiết kế ngay lập tức |
| Phụ thuộc | Bản sao cuối cùng từ nhóm tiếp thị | Trưởng bộ phận nội dung | Đang chờ xử lý | Đặt thời hạn |
Cho dù bạn đang quản lý một sự ra mắt, một quá trình di chuyển hay một sáng kiến liên chức năng, mẫu RAID sẽ giúp bạn kiểm soát tình hình bằng cách giữ các yếu tố cản trở tiềm ẩn ở vị trí trung tâm.
👀 Bạn có biết? Trong phiên họp của Hội nghị thượng đỉnh toàn cầu về quản lý dự án năm 2022 có tiêu đề “Hãy cho tôi xem nhật ký RAID của bạn”, một cuộc khảo sát nhanh trong sự kiện đã tiết lộ rằng:
- Hơn 70% người tham dự đã từng sử dụng nhật ký RAID trước đây
- 57% đang sử dụng một trong hai phương pháp này tại thời điểm đó
- Và 93% người dùng hiện tại cho biết nhật ký RAID “giúp tôi tổ chức công việc” – lợi ích hàng đầu được báo cáo
RACI và RAID: Những điểm khác biệt chính
Dưới đây là so sánh nhanh song song để giúp bạn hiểu những điểm khác biệt chính giữa RACI và RAID:
| Aspect | RACI | RAID |
| Nội dung bao gồm | Gán bốn vai trò cho các công việc của dự án: Chịu trách nhiệm, Phụ trách, Tư vấn, Thông báo | Theo dõi bốn lĩnh vực tác động của dự án: Rủi ro, Giả định, Vấn đề, Phụ thuộc/Quyết định |
| Trọng tâm chính | Làm rõ ai làm việc gì và ai có quyền ra quyết định cho dự án | Phát hiện các vấn đề tiềm ẩn, các vấn đề đang diễn ra và các mối liên hệ giữa các công việc ảnh hưởng đến luồng dự án |
| Mục đích | Ngăn ngừa sự nhầm lẫn vai trò và thông tin truyền đạt sai lệch. Tăng cường trách nhiệm giải trình và quyền sở hữu | Nâng cao nhận thức, kiểm soát các vấn đề và đảm bảo các quyết định/phụ thuộc được hiển thị và quản lý |
| Khi nào nên sử dụng nó | Trong quá trình lập kế hoạch và khởi động; đặc biệt là trong các dự án phức tạp, liên nhóm. Sử dụng cho tất cả các công việc | Lập kế hoạch, sau đó liên tục trong quá trình thực hiện; sử dụng trong các cuộc họp đứng, đánh giá, kiểm toán. Tốt nhất trong môi trường năng động hoặc rủi ro |
| Ai sẽ được hưởng lợi nhiều nhất? | Trưởng nhóm, PM, các bên liên quan, đặc biệt là khi công việc và trách nhiệm trùng lặp nhau | PM, quản lý rủi ro, vận hành; bất kỳ ai đang theo dõi tình trạng dự án và muốn ngăn chặn những bất ngờ. |
| Kết quả/lợi ích | Vai trò rõ ràng = ít email lộn xộn, ít bỏ sót phê duyệt hơn. Chuyển giao công việc tốt hơn | Hiển thị đầy đủ những gì có thể xảy ra, những gì bị hỏng và những gì đang cản trở dự án. Giảm thiểu việc chữa cháy |
| Loại công cụ | Ma trận trách nhiệm tĩnh (thường là bảng tính/tài liệu) | Nhật ký sống, được cập nhật thường xuyên với các mục và quyết định mới |
| Công việc phối hợp với | RAID. Khi vai trò đã rõ ràng, bạn có thể sử dụng RAID để giám sát tình trạng dự án | RACI. Khi rủi ro hoặc vấn đề được phát hiện, các vai trò được xác định qua RACI đảm bảo quyền sở hữu thích hợp đối với các biện pháp khắc phục |
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Bạn có thể sử dụng ClickUp Brain, trợ lý AI tích hợp của ClickUp, để giúp bạn quản lý và triển khai cả hai khung này.
Nó có thể tự động tạo phân công vai trò, xác định các bên liên quan và phát hiện rủi ro hoặc sự phụ thuộc tiềm ẩn từ dữ liệu dự án của bạn. Bạn cũng có thể yêu cầu nó tóm tắt các cập nhật hoặc đánh dấu các vấn đề, giúp kế hoạch của bạn luôn có thể thực hiện được và nhất quán.
🧠 Đối với RACI, với Brain, bạn có thể tạo và quản lý Trường Tùy chỉnh trong các công việc hoặc danh sách của mình để theo dõi ai là Người chịu trách nhiệm, Người chịu trách nhiệm giải trình, Người được tham khảo ý kiến và Người được thông báo cho từng công việc.
🧠 Đối với RAID, Brain có thể tạo bản tóm tắt hoặc báo cáo về tất cả các rủi ro, vấn đề, giả định hoặc phụ thuộc hiện tại trong các dự án của bạn.
⚡ Kho lưu trữ mẫu: Điều hướng sự không chắc chắn như một chuyên gia với các mẫu đánh giá rủi ro này, giúp bạn xác định, đánh giá và giảm thiểu rủi ro dự án một cách hiệu quả.
Khi nào nên sử dụng RACI hoặc RAID (hoặc cả hai)?
Biết khi nào nên sử dụng RACI hoặc RAID (hoặc cả hai!) có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong thành công của dự án của bạn. Dưới đây là khi nào nên sử dụng từng loại:
Sử dụng RACI để xác định cấu trúc và kỳ vọng của nhóm
RACI là khung công việc cần thiết trước khi bắt đầu công việc thực tế. Nó giúp đặt nền tảng bằng cách trả lời một câu hỏi đơn giản nhưng quan trọng: "Ai làm việc gì ở đây?"
Nếu không có vai trò rõ ràng, các dự án thường gặp phải tình trạng trùng lặp công việc, nhầm lẫn hoặc tệ hơn là mất thông tin quan trọng của dự án.
📌 Đây là lý do và thời điểm bạn nên sử dụng RACI:
- Trong giai đoạn khởi động dự án: RACI làm rõ trách nhiệm của các bộ phận hoặc nhóm, để mọi người bắt đầu từ cùng một trang
- Để loại bỏ sự nhầm lẫn về vai trò: RACI tránh những tình huống "Tôi tưởng bạn làm việc đó" bằng cách phân công trách nhiệm và quyền quyết định cho những người liên quan
- Đối với thành viên mới gia nhập nhóm: Biểu đồ RACI đóng vai trò như tài liệu tham khảo nhanh cho thành viên mới gia nhập để hiểu cấu trúc dự án, ai chịu trách nhiệm về gì và cách ra quyết định
- Khi trách nhiệm không rõ ràng: Ma trận RACI thu thập thông tin về người chịu trách nhiệm khi công việc bị đình trệ, giúp duy trì tiến độ công việc
- Để hợp lý hóa quy trình phê duyệt: Với RACI, khi một người được đánh dấu là Chịu trách nhiệm, quy trình phê duyệt sẽ diễn ra nhanh hơn và quá trình ra quyết định của tổ chức sẽ trở nên suôn sẻ hơn
- Trước khi phân công: RACI giúp phân phối công việc hiệu quả bằng cách chỉ rõ ai là người chịu trách nhiệm, ai là người phê duyệt và ai cần được thông báo về thông tin liên quan
Sử dụng RAID để giám sát tình trạng dự án đang thực hiện
Không giống như RACI, chủ yếu được sử dụng trong quá trình lập kế hoạch, RAID vẫn hoạt động trong suốt vòng đời của dự án. RAID giúp bạn chủ động giải quyết vấn đề, thay vì chỉ phản ứng khi đã quá muộn.
📌 Đây là lý do và thời điểm bạn nên sử dụng RAID:
- Trong quá trình thực hiện: Khi dự án tiến triển, RAID giúp bạn chủ động theo dõi các thay đổi, trở ngại và rủi ro mới trong thời gian thực
- Trong các cuộc kiểm tra thường xuyên hoặc họp đứng, việc xem lại nhật ký RAID đảm bảo rằng mọi thứ đều đồng bộ và nhóm luôn được cập nhật thông tin mới nhất
- Để phát hiện các dấu hiệu cảnh báo sớm: Phát hiện các rủi ro tiềm ẩn trước khi chúng trở thành vấn đề lớn, tiết kiệm thời gian và nguồn lực sau này
- Khi quản lý nhiều bên liên quan: Đảm bảo mọi người đều thống nhất về các quyết định đã được đưa ra, các giả định đang được áp dụng và ai chịu trách nhiệm giải quyết vấn đề gì
- Để ghi chép quyết định và thay đổi: RAID ghi lại ai đã quyết định gì và tại sao — hoàn hảo cho việc theo dõi kiểm toán hoặc đánh giá sau dự án
- Trong quá trình phân tích sau dự án: Sử dụng để xem xét những gì đã xảy ra sai (hoặc đúng!) và xây dựng quy trình cho các dự án trong tương lai
🎥 Cần trợ giúp xác định các bên liên quan đến dự án? Video này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn:
Sử dụng cả RACI và RAID để đạt được sự rõ ràng và kiểm soát tối đa
RACI xác định ai làm việc gì, RAID cho thấy những gì đang xảy ra và những gì có thể xảy ra.
Kết hợp cả hai, chúng sẽ giúp bạn lãnh đạo như một chuyên gia với ít bất ngờ hơn, hợp tác tốt hơn và dự án hoàn thành đúng thời hạn.
📌 Đây là lý do và thời điểm bạn nên sử dụng cả RACI và RAID:
- Để lập bản đồ vai trò và theo dõi rủi ro: Sử dụng RACI để xác định quyền sở hữu công việc và RAID để nắm bắt những rủi ro tiềm ẩn có thể làm ảnh hưởng đến những công việc đó
- Để điều chỉnh nhân sự và ưu tiên: RACI phân công trách nhiệm rõ ràng, trong khi RAID chỉ ra những giả định hoặc phụ thuộc nào có thể ảnh hưởng đến công việc của họ
- Trong các cuộc họp và đánh giá trạng thái: Sử dụng RAID để hướng dẫn các cuộc hội thoại về các vấn đề và rủi ro, trong khi RACI giúp nhanh chóng xác định ai chịu trách nhiệm giải quyết chúng
- Để giảm thiểu hiểu lầm: RACI ngăn ngừa sự nhầm lẫn về vai trò. RAID ngăn ngừa sự thiếu thông tin về những gì đang diễn ra đằng sau hậu trường
- Khi quản lý các dự án liên chức năng: Sử dụng RACI để phối hợp giữa các nhóm và RAID để ghi lại các quyết định được chia sẻ, các yếu tố cản trở và sự thay đổi ưu tiên
- Để xây dựng niềm tin với các bên liên quan: RACI cho thấy ai chịu trách nhiệm về điều gì. RAID cho thấy toàn bộ bức tranh về những gì đã được quyết định, những gì đang chờ xử lý và những gì đang được xử lý
📮 ClickUp Insight: Việc chuyển đổi bối cảnh đang âm thầm làm giảm năng suất của nhóm bạn. Nghiên cứu của chúng tôi cho thấy 42% sự gián đoạn trong công việc đến từ việc phải chuyển đổi giữa các nền tảng, quản lý email và chuyển từ cuộc họp này sang cuộc họp khác.
Nếu bạn có thể loại bỏ những gián đoạn tốn kém này?
ClickUp hợp nhất các quy trình làm việc (và trò chuyện) của bạn trong một nền tảng duy nhất, được tối ưu hóa. Khởi chạy và quản lý các nhiệm vụ của bạn từ trò chuyện, tài liệu, bảng trắng và hơn thế nữa — trong khi các tính năng hỗ trợ AI giữ cho bối cảnh được kết nối, có thể tìm kiếm và quản lý!
ClickUp hỗ trợ RACI và RAID như thế nào?
Nếu không có công cụ phù hợp, biểu đồ RACI sẽ tồn tại trong các bảng tính rời rạc, còn nhật ký RAID sẽ bị chôn vùi trong các tài liệu mà không ai cập nhật.
Đó là lúc ClickUp phát huy tác dụng.
ClickUp, ứng dụng làm việc toàn diện, cho phép bạn quản lý cả ai làm việc gì (RACI) và điều gì đang diễn ra (RAID) trong cùng một không gian làm việc.
Cho dù là lập kế hoạch cấu trúc nhóm hay theo dõi rủi ro dự án theo thời gian thực, nền tảng Quản lý dự án của ClickUp có các tính năng linh hoạt, mẫu có thể tùy chỉnh và tự động hóa giúp mọi thứ diễn ra suôn sẻ và hợp tác.
Dưới đây là cách ClickUp kết hợp RACI và RAID, giúp việc lập kế hoạch và theo dõi dự án của bạn hiệu quả hơn bao giờ hết:
Tạo và nhúng Biểu đồ RACI một cách liền mạch với Tài liệu ClickUp
ClickUp Docs cung cấp một cách rõ ràng và có thể tùy chỉnh để xây dựng ma trận RACI ngay tại nơi nhóm của bạn đang làm việc. Bạn có thể tạo một bảng đơn giản liệt kê các công việc hoặc hàm của bạn ở trên cùng và các thành viên nhóm ở bên cạnh, giống như biểu đồ RACI tiêu chuẩn.
Đây là lý do tại sao nó hoạt động hiệu quả:
- Quyền truy cập động cho phép bạn kiểm soát ai có thể xem, bình luận hoặc chỉnh sửa biểu đồ RACI, lý tưởng khi bạn chỉ muốn những người ra quyết định điều chỉnh trách nhiệm
- Chỉnh sửa cộng tác có nghĩa là nhiều thành viên trong nhóm có thể cập nhật biểu đồ theo thời gian thực
- Bạn có thể nhúng tài liệu RACI ngay trong công việc, thư mục hoặc không gian làm việc, giúp hiển thị và truy cập dễ dàng khi cần thiết
Ngoài ra, như thể hiện trong ví dụ ma trận RACI ở trên, ma trận này rất dễ đọc — các mục nhập được mã hóa bằng màu sắc R, A, C và I cho bạn biết ngay ai là người phụ trách, ai là người hỗ trợ và ai chỉ cần theo dõi.
Gán vai trò RACI trực tiếp trong Nhiệm vụ bằng Trường Tùy chỉnh ClickUp
ClickUp không chỉ giúp bạn lập kế hoạch; nó còn tích hợp trách nhiệm vào quy trình làm việc của bạn. Và đó chính xác là những gì bạn cần khi áp dụng một khung công việc như RACI, nơi sự rõ ràng về vai trò có thể quyết định sự thành công hay thất bại của một dự án.
Với Nhiệm vụ ClickUp, bạn có thể theo dõi, phân công và quản lý mọi phần chuyển động của dự án. Thêm vào Trường Tùy chỉnh ClickUp và các nhiệm vụ của bạn sẽ trở thành trung tâm chỉ huy nhận biết vai trò và sẵn sàng ra quyết định.
Sau khi thiết lập, đây là cách chúng kết hợp với nhau:
- Sử dụng Trường Tùy chỉnh để thêm các cột riêng biệt cho "Chịu trách nhiệm", "Phụ trách", "Tham khảo ý kiến" và "Được thông báo". Đây có thể là menu thả xuống, bộ chọn người hoặc thẻ màu để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các dự án
- Chỉ định thành viên nhóm trực tiếp cho từng vai trò trong công việc. Điều này giúp rõ ràng ai là người thực hiện công việc, ai là người phê duyệt, ai là người cần tham khảo ý kiến và ai là người cần được cập nhật thông tin
- Tăng cường sự rõ ràng hơn nữa với Mô tả công việc, Công việc con và Danh sách kiểm tra để phân chia ai làm việc gì và khi nào
- Sử dụng Nhận xét công việc và @đề cập để liên kết các bên liên quan được gắn thẻ là "Đã tham khảo ý kiến" hoặc "Đã thông báo". Điều này giúp tập trung thông tin liên lạc và giảm thiểu việc trao đổi qua lại giữa các công cụ
- Thêm các trường cho dòng thời gian, ưu tiên hoặc thậm chí cập nhật trạng thái để mọi người có đầy đủ bối cảnh khi xem công việc
Thiết lập cấp độ công việc này đặc biệt hữu ích cho các dự án mà các thành viên trong nhóm thường xuyên thay đổi vai trò hoặc khi các trách nhiệm chồng chéo nhau gây ra sự nhầm lẫn. Thay vì chỉ dựa vào các tài liệu bên ngoài, RACI tồn tại ngay trong bảng công việc của bạn, nơi hành động diễn ra.
⚡ Lưu trữ mẫu: Bạn đang gặp khó khăn trong việc điều phối khối lượng công việc và tránh tình trạng kiệt sức? Các mẫu kế hoạch tài nguyên này sẽ giúp bạn phân bổ nhân lực, thời gian và công cụ một cách hợp lý!
Theo dõi nhật ký RAID một cách trực quan bằng chế độ xem Danh sách hoặc Bảng trong ClickUp
Khi nói đến việc quản lý Rủi ro, Giả định, Vấn đề và Phụ thuộc (RAID), ClickUp cung cấp cho bạn tất cả sự linh hoạt bạn cần mà không cần chuyển đổi giữa các bảng tính, tài liệu và trò chuyện.
Với Chế độ xem danh sách ClickUp và Chế độ xem bảng ClickUp, bạn có thể tạo nhật ký RAID trực quan, có tổ chức và có thể thực hiện được trong thời gian thực.
Bắt đầu bằng cách tạo Danh sách công việc dành riêng cho các mục RAID của bạn. Sử dụng Trường Tùy chỉnh để gắn thẻ mỗi mục nhập là Rủi ro, Giả định, Vấn đề hoặc Phụ thuộc và ghi lại các chi tiết quan trọng như ưu tiên, tác động, chủ sở hữu và kế hoạch giảm thiểu.
Chế độ xem Danh sách cho phép bạn nhóm các mục nhập theo danh mục hoặc trạng thái để nhóm của bạn có thể tập trung vào các vấn đề chưa được giải quyết hoặc có rủi ro cao. Chế độ xem Bảng bổ sung bố cục kiểu bảng tính với các cột có thể sắp xếp và bộ lọc, lý tưởng để quét nhanh và sắp xếp theo mức độ ảnh hưởng, chủ sở hữu nhóm hoặc trạng thái giải quyết.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Thẻ ưu tiên được mã hóa bằng màu sắc, chỉnh sửa nội tuyến và cập nhật thời gian thực giúp việc xem xét hàng tuần trở nên dễ dàng. Chỉ cần mở chế độ xem trong quá trình đồng bộ, thực hiện thay đổi và tiếp tục công việc.
Điều gì làm cho nó trở nên tốt hơn? Mọi thứ được cập nhật theo thời gian thực, do đó không còn sự nhầm lẫn về phiên bản hay ghi chú rải rác.
Tự động hóa cập nhật và chuyển cấp RAID bằng ClickUp Automations
Theo dõi các mục RAID theo cách thủ công có thể nhanh chóng trở thành một công việc toàn thời gian, đặc biệt là trong các dự án có tiến độ nhanh. Đó là lúc ClickUp Automations giúp bạn giải quyết vấn đề. Chúng giúp bạn loại bỏ các hành động lặp đi lặp lại, giảm lỗi do con người và giữ cho nhật ký RAID của bạn chính xác và cập nhật.
Dưới đây là cách bạn có thể mang sự kỳ diệu của tự động hóa vào việc theo dõi RAID:
- Tự động kích hoạt thay đổi trạng thái: Đặt các quy tắc như "Khi rủi ro được đánh dấu 'Đã giải quyết', chuyển nó sang danh sách 'Đã lưu trữ'" hoặc "Khi vấn đề trở thành 'Ưu tiên cao', thông báo cho trưởng dự án"
- Tự động chỉ định thành viên nhóm: Ngay khi một mục RAID được thêm vào (ví dụ: rủi ro hoặc vấn đề mới), tự động chỉ định mục đó cho chủ sở hữu có liên quan dựa trên các quy tắc được xác định trước
- Gửi cảnh báo hoặc nhắc nhở tức thì: Tự động hóa tin nhắn Slack, email hoặc bình luận ClickUp khi mục nhập RAID thay đổi mức độ nghiêm trọng, gần đến ngày đáo hạn hoặc cần được xử lý ngay lập tức
- Cập nhật Trường Tùy chỉnh theo thời gian thực: Ví dụ: nếu “Phụ thuộc” bị trì hoãn, tự động cập nhật trạng thái của các công việc được liên kết hoặc ghi nhật ký các vấn đề mới có liên quan
- Lên lịch đánh giá RAID định kỳ: Sử dụng Tự động hóa để nhắc nhở nhóm của bạn vào mỗi thứ Sáu để xem xét và cập nhật tất cả các mục RAID đang mở, giữ cho nhật ký của bạn luôn hoạt động và không bị quên
Vì ClickUp Automations không cần mã và có thể tùy chỉnh, bạn có thể thiết lập chúng chỉ với vài cú nhấp chuột, phù hợp chính xác với quy trình RAID của bạn.
Cộng tác trên RACI và RAID một cách liền mạch với các bình luận và đề cập thời gian thực
Khung RACI và RAID phát triển mạnh nhờ giao tiếp rõ ràng, và ClickUp giúp điều đó trở nên liền mạch với các tính năng cộng tác thời gian thực tích hợp sẵn. Cho dù là phân công vai trò hay quản lý rủi ro dự án, ClickUp giúp mọi người luôn đồng bộ và cập nhật thông tin mà không có sự lộn xộn của các chủ đề email hay cập nhật chậm trễ.
Với @Mentions của ClickUp, bạn có thể ngay lập tức liên kết những người phù hợp, như gắn thẻ chủ sở hữu chịu trách nhiệm của một nhiệm vụ hoặc thông báo cho các bên liên quan được tham vấn để lấy ý kiến.
Dựa trên nền tảng đó, tính năng Nhận xét được chỉ định của ClickUp nâng cao tính rõ ràng hơn một bước bằng cách biến phản hồi hoặc quyết định thành các mục có thể thực hiện được với quyền sở hữu rõ ràng. Điều này đặc biệt hữu ích trong quy trình làm việc RACI và RAID — Các thành viên nhóm chịu trách nhiệm có thể được chỉ định cho các nhận xét cụ thể, đảm bảo công việc hoặc các biện pháp giảm thiểu rủi ro không bị bỏ sót.
Sau khi được giải quyết, bình luận sẽ cung cấp một bản ghi kiểm tra rõ ràng, giúp dễ dàng theo dõi các quyết định, hành động đã thực hiện và trách nhiệm trong suốt vòng đời của dự án — giống như một nhật ký quyết định tích hợp sẵn.
Hơn hết, các cuộc hội thoại này diễn ra ngay tại nơi công việc được thực hiện, trong Tài liệu, Công việc hoặc Xem dạng danh sách, nên không cần chuyển đổi bối cảnh. Mọi người, từ bộ phận tiếp thị đến sản phẩm và phát triển, đều thấy cùng một thông tin trong một không gian làm việc.
Mẫu ClickUp để thiết lập RACI và RAID nhanh chóng
ClickUp cung cấp một số mẫu quản lý dự án sẵn sàng sử dụng, giúp bạn dễ dàng triển khai khung RACI hoặc RAID mà không cần xây dựng mọi thứ từ đầu. Dưới đây là hai mẫu hữu ích nhất để bạn bắt đầu:
Mẫu ma trận RACI của ClickUp
Mẫu Ma trận RACI của ClickUp cung cấp bố cục rõ ràng, có thể tùy chỉnh để lập bản đồ về người chịu trách nhiệm, người chịu trách nhiệm giải trình, người được tham khảo ý kiến và người được thông báo cho mỗi công việc trong dự án của bạn. Mẫu này được xây dựng với tính năng kéo và thả đơn giản, cho phép bạn cập nhật các trường, thêm công việc mới, chỉ định vai trò và cộng tác trong thời gian thực, tất cả đều trong không gian làm việc linh hoạt của ClickUp.
Tại sao bạn sẽ thích nó:
- Giúp mọi người thống nhất quan điểm về vai trò và trách nhiệm
- Chỉ định quyền sở hữu rõ ràng để công việc không bị bỏ sót
- Giữ cho các thành viên trong nhóm được thông báo và tham gia thông qua @đề cập và cập nhật thời gian thực
- Dễ dàng tùy chỉnh để phù hợp với kích thước dự án, quy trình làm việc và cấu trúc nhóm của bạn
- Tiết kiệm thời gian bằng cách tránh thiết lập công việc lặp đi lặp lại hoặc tài liệu bên ngoài
✅ Lý tưởng cho: Các dự án trong đó quyền sở hữu công việc rõ ràng và trách nhiệm dựa trên vai trò là rất quan trọng để tránh nhầm lẫn và chậm trễ
Mẫu nhật ký RAID của ClickUp
Mẫu nhật ký RAID của ClickUp giúp bạn dễ dàng ghi lại, theo dõi và giải quyết tất cả các rủi ro, giả định, vấn đề và phụ thuộc của dự án trong một không gian trung tâm. Mẫu này có thể tùy chỉnh hoàn toàn và giúp bạn luôn đi trước các trở ngại bằng cách giữ mọi thứ được tổ chức và hiển thị theo thời gian thực.
Tại sao bạn sẽ thích nó:
- Phân loại và ưu tiên từng thành phần RAID một cách rõ ràng để tránh bỏ sót bất kỳ yếu tố nào
- Chỉ định quyền sở hữu cho từng mục để các nhóm chịu trách nhiệm và tập trung vào hành động
- Cộng tác trực quan bằng Bảng trắng ClickUp
- Sử dụng thẻ và nhãn để lọc dễ dàng và truy cập nhanh các vấn đề quan trọng
- Xem lại thường xuyên với các nhắc nhở công việc định kỳ để luôn nắm bắt các mối đe dọa tiềm ẩn
✅ Lý tưởng cho: Các dự án yêu cầu theo dõi rủi ro và giải quyết vấn đề liên tục để đảm bảo tiến độ và tránh những bất ngờ vào phút chót
📚 Đọc thêm: Phần mềm quản lý dự án miễn phí tốt nhất
Áp dụng RACI & RAID dễ dàng hơn với ClickUp
Dù là xác định vai trò hay theo dõi rủi ro, sự rõ ràng là chìa khóa trong quản lý dự án.
RACI giúp bạn phân công công việc phù hợp cho đúng người, còn RAID giúp bạn luôn sẵn sàng đối phó với các trở ngại.
Tuy nhiên, việc sử dụng cả hai có thể trở nên phức tạp, trừ khi bạn có công cụ phù hợp.
Với ClickUp, bạn không chỉ ghi chép RACI và RAID, mà còn biến chúng thành một phần thường xuyên trong quy trình làm việc của mình. Từ phân công nhiệm vụ đến theo dõi rủi ro, mọi thứ luôn được cập nhật, hiển thị và đồng bộ với nhóm của bạn.
Bắt đầu sử dụng ClickUp để đơn giản hóa quy trình và quản lý dự án một cách tự tin.