Quyết định rõ ràng và vai trò, trách nhiệm được phân định rõ ràng có thể quyết định sự thành công hay thất bại của một dự án. Tuy nhiên, nhiều nhóm vẫn gặp khó khăn trong việc phân định rõ vai trò.
Một nghiên cứu của Gallup cho thấy chỉ 45% nhân viên biết rõ những gì được kỳ vọng ở họ!
Đó là lúc các khung như RAPID và RACI phát huy tác dụng — chúng giúp xác định rõ vai trò và đảm bảo ra quyết định kịp thời để thúc đẩy dự án tiến lên.
Cả hai khung đều có vẻ giống nhau, nhưng chúng áp dụng cho các tình huống quản lý dự án khác nhau.
Bài viết này so sánh RAPID và RACI, nêu ra những điểm mạnh của chúng và giúp bạn quyết định phương pháp nào sẽ tăng cường tính rõ ràng và trách nhiệm trong các dự án của bạn. Ngoài ra, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách các công cụ như ClickUp có thể giúp bạn triển khai cả hai phương pháp trong quy trình làm việc của mình.
RAPID là gì?
RAPID là một khung ra quyết định phù hợp với các tình huống dự án phức tạp liên quan đến nhiều bên liên quan. Mục đích của nó là loại bỏ một trong những khía cạnh gây khó chịu nhất của bất kỳ dự án nào: sự nhầm lẫn về ai là người ra quyết định cuối cùng.
Trong khung này, người ra quyết định chịu trách nhiệm cuối cùng trong việc lựa chọn hướng hành động dựa trên các đề xuất và ý kiến đóng góp.
Các tính năng của RAPID
Hãy cùng khám phá các tính năng khóa của khung RAPID và cách chúng góp phần vào việc ra quyết định nhanh chóng và mang lại kết quả trong bất kỳ tổ chức nào.
Vai trò được xác định rõ ràng
Khung RAPID làm rõ vai trò bằng cách phân công trách nhiệm riêng biệt cho năm cá nhân hoặc nhóm khóa, như sau.
- Khuyến nghị: Đề xuất các giải pháp được nghiên cứu kỹ lưỡng bằng cách thu thập dữ liệu và phân tích ý kiến của các bên liên quan để đề xuất hướng hành động tốt nhất
- Thỏa thuận: Đảm bảo các bên liên quan chính chấp thuận hoặc từ chối kế hoạch đề xuất, thống nhất các quyết định và tránh phản đối vào phút chót, với quyền phủ quyết hoặc đàm phán thay đổi
- Thực hiện: Thực hiện kế hoạch hành động sau khi ra quyết định, đảm bảo thực hiện liền mạch các hành động được giao
- Đầu vào: Cung cấp phản hồi và dữ liệu quan trọng từ các bên liên quan hoặc chuyên gia để hoàn thiện khuyến nghị và xem xét tất cả các quan điểm
- Quyết định: Giữ quyền quyết định cuối cùng, đưa ra quyết định sau khi xem xét các khuyến nghị và đảm bảo sự phù hợp với mục tiêu của tổ chức
📌 Ví dụ:
Giả sử một công ty sản xuất quyết định triển khai một sáng kiến bền vững để giảm thiểu tác động môi trường của mình.
- Giám đốc bền vững (Đề xuất) tiến hành nghiên cứu về các thực hành thân thiện với môi trường và đề xuất kế hoạch giảm thiểu chất thải và cải thiện hiệu quả sử dụng năng lượng trong toàn bộ quy trình sản xuất.
- Trưởng bộ phận vận hành và trưởng bộ phận tiếp thị (Đầu vào) đánh giá tính khả thi về mặt kỹ thuật và phân tích mức độ phù hợp với xu hướng thị trường, từ đó hoàn thiện sáng kiến.
- Giám đốc Tài chính (CFO) (Agree) xem xét ngân sách cho dự án và phê duyệt kinh phí sau khi thực hiện các điều chỉnh cần thiết.
- Sau khi thống nhất, CEO (Quyết định) sẽ bật đèn xanh cho sáng kiến và nhóm vận hành (Thực hiện) sẽ triển khai các phương pháp mới và giám sát tiến độ.
Nỗ lực hợp tác này cho thấy vai trò được xác định rõ ràng sẽ thúc đẩy các sáng kiến CSR có tác động tích cực, mang lại lợi ích cho tổ chức và cộng đồng.
Tăng cường tính minh bạch
Khung RAPID thúc đẩy tính minh bạch bằng cách xác định ai là người chịu trách nhiệm cho từng bước trong quá trình ra quyết định. Sự rõ ràng này cho phép các thành viên trong nhóm hợp tác thành công hơn, tránh hiểu lầm và giảm bớt sự không chắc chắn về vai trò.
Năng suất được nâng cao
Mô hình RAPID đơn giản hóa và tăng hiệu quả của quá trình ra quyết định bằng cách chỉ định các vai trò riêng biệt. Nó cho phép các doanh nghiệp phản ứng nhanh chóng với các vấn đề mà không ảnh hưởng đến chất lượng của các lựa chọn. Mô hình này thúc đẩy việc ra quyết định nhanh chóng bằng cách nhấn mạnh rằng một quyết định được thực hiện tốt thường tốt hơn một quyết định hoàn hảo nhưng bị trì hoãn.
Khả năng thích ứng
Khung này có thể được tùy chỉnh cho các bối cảnh tổ chức khác nhau, cả chiến lược và vận hành. Nó đặc biệt hữu ích khi đưa ra các quyết định phức tạp đòi hỏi phản hồi từ nhiều bên liên quan.
Phương pháp hợp tác
RAPID thúc đẩy cài đặt hợp tác, nơi tất cả các bên liên quan tham gia vào quá trình ra quyết định. Vì tin rằng ý kiến của họ được đánh giá cao và lắng nghe khi xác định kết quả, các bên liên quan có thể sẵn sàng hỗ trợ sự bao gồm này hơn.
Tránh tư duy nhóm
Thông qua các vai trò được xác định rõ ràng, khung RAPID thúc đẩy các quan điểm đa dạng, giảm khả năng xảy ra hiện tượng suy nghĩ theo nhóm. Khung này cho phép các quan điểm trái chiều và đánh giá cẩn thận các lựa chọn có sẵn trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.
Khung RAPID giảm thiểu sự mơ hồ bằng cách đảm bảo rằng những người phù hợp tham gia vào dự án vào thời điểm thích hợp. Cách tiếp cận này thúc đẩy trách nhiệm giải trình, cuối cùng dẫn đến những quyết định tốt hơn.
RACI là gì?
RACI là một khung dựa trên ma trận được sử dụng để phân công và làm rõ vai trò và trách nhiệm trong một dự án hoặc quy trình.
Việc này giúp tránh hiểu lầm, giữ cho dự án được tổ chức tốt và cho phép nhóm hoàn thành công việc đúng hạn.
Điều này đặc biệt hữu ích cho các nhóm lớn, đa chức năng, nơi các bộ phận khác nhau cần hợp tác với nhau.
Các tính năng của RACI
Hãy cùng xem xét các tính năng chính của ma trận phân công trách nhiệm RACI và cách chúng giúp tăng cường tính rõ ràng và trách nhiệm trong quản lý dự án.
Phân loại vai trò
Bạn đã bao giờ tham gia một dự án mà không chắc chắn ai là người cần làm việc gì, hoặc tệ hơn là mọi người đều nghĩ rằng bạn là người phụ trách việc đó?
Phân loại vai trò trong khung RACI giúp xác định vai trò trong dự án và làm rõ trách nhiệm cụ thể mà không có sự trùng lặp.
- Chịu trách nhiệm: Những người thực hiện công việc và đảm bảo các công việc được hoàn thành
- Trách nhiệm: Những người đảm bảo công việc được hoàn thành chính xác và đúng thời hạn. Họ là người có quyền quyết định cuối cùng về sự thành công hay thất bại của dự án
- Tham vấn: Bao gồm các bên liên quan hoặc chuyên gia quan trọng, những người đóng góp ý kiến giúp định hình dự án trước khi quyết định được đưa ra mà không trực tiếp thực hiện công việc
- Được thông tin: Bao gồm tất cả những người cần cập nhật thông tin nhưng không tham gia vào quá trình ra quyết định hoặc thực thi
📌 Ví dụ:
Hãy xem xét một nhóm tiếp thị tại một công ty hàng tiêu dùng đang triển khai một chiến dịch quảng cáo mới. Ma trận RACI cho dự án này bao gồm:
- Nhà thiết kế đồ họa và biên tập viên (Người chịu trách nhiệm) tạo ra các tài liệu quảng cáo
- Giám đốc tiếp thị (Accountable) giám sát chiến dịch và đảm bảo chiến dịch phù hợp với mục tiêu của thương hiệu
- Nhóm bán hàng (Tư vấn), cung cấp thông tin về sở thích của khách hàng và xu hướng thị trường
- Phòng Tài chính (Được thông tin), chịu trách nhiệm phối hợp về phân bổ ngân sách và chi tiêu liên quan đến chiến dịch
Tập trung vào trách nhiệm giải trình
RACI nhấn mạnh trách nhiệm giải trình bằng cách đảm bảo rằng mỗi công việc đều có người chịu trách nhiệm rõ ràng. Cách tiếp cận này giúp hợp lý hóa quá trình ra quyết định và làm rõ quyền sở hữu.
Đơn giản hóa các quy trình phức tạp
RACI có thể đơn giản hóa các dự án phức tạp bằng cách chia nhỏ công việc thành các phần dễ quản lý. Quá trình này xác định rõ ai chịu trách nhiệm cho từng phần, điều này đặc biệt hữu ích trong các nhóm hoặc tổ chức lớn.
Tính linh hoạt giữa các nhóm
RACI có thể thích ứng và áp dụng cho các dự án và nhóm khác nhau, bất kể kích thước hay ngành nghề. Vì lý do này, RACI là một công cụ đa năng cho các nhóm trong nhiều bối cảnh tổ chức khác nhau.
Tập trung vào tư vấn
Trong khi RACI xác định những người cần được tham khảo ý kiến, nó rõ ràng phân biệt giữa việc được tham khảo (những người có đóng góp giá trị) và việc được thông báo (những người chỉ được cập nhật thông tin). Phương pháp này đảm bảo các kênh giao tiếp rõ ràng.
RAPID và RACI: So sánh các tính năng
So sánh RACI và RAPID có thể giúp bạn chọn khung để giúp nhóm của bạn di chuyển nhanh hơn, giao tiếp rõ ràng hơn và đạt được kết quả tốt hơn.
Trong khi RAPID hướng đến quyền ra quyết định, RACI tập trung hơn vào quyền sở hữu công việc.
RACI phân chia trách nhiệm dựa trên mức độ tham gia vào công việc; RAPID phân loại vai trò dựa trên vai trò của họ trong quá trình ra quyết định.
Dưới đây là so sánh nhanh để nắm bắt sự khác biệt.
| Tính năng | RAPID | RACI |
| Quyết định nhanh chóng | Có | Không |
| Trách nhiệm công việc | Không | Có |
| Sự rõ ràng trong quyết định | Có | Không |
| Nhóm đa chức năng | Không | Có |
| Yêu cầu sự tham gia của người ra quyết định cuối cùng | Có | Không |
| Rõ ràng về vai trò ở cấp độ công việc | Không | Có |
| Quy trình chậm hơn, mang tính tham vấn | Không | Có |
Hãy cùng khám phá chi tiết sự khác biệt giữa RAPID và RACI để bạn có thể chọn phương pháp phù hợp với nhu cầu riêng của dự án:
Quyết định so với sự rõ ràng của công việc
RAPID là lựa chọn phù hợp nếu bạn muốn quyền sở hữu rõ ràng về quyền ra quyết định. Việc có một người cụ thể đảm nhận vai trò "Quyết định" giúp loại bỏ sự nhầm lẫn về việc ai là người ra quyết định. Các vai trò khác cũng có vai trò và trách nhiệm được xác định rõ ràng. Đối với các sản phẩm có rủi ro cao, RAPID giúp nhóm của bạn đưa ra quyết định nhanh chóng.
Mặt khác, RACI tập trung vào sự rõ ràng của công việc trong bối cảnh của một nhóm hơn là các quyết định tổ chức quan trọng. Trong các dự án phức tạp với nhiều bộ phận chuyển động, RACI phân công vai trò rõ ràng để tránh trùng lặp, lý tưởng cho các nhóm đa chức năng lớn. Sử dụng mẫu biểu đồ RACI giúp xác định vai trò của từng thành viên, đảm bảo mọi người đều thống nhất.
Cũng nên đọc: 10 mẫu kế hoạch tài nguyên miễn phí trong Excel & ClickUp
Tốc độ vs. hợp tác
RAPID cho phép ra quyết định nhanh chóng bằng cách phân công các vai trò cụ thể như Đề xuất và Quyết định, đảm bảo những người phù hợp tham gia khi cần thiết. Điều này giúp giảm thiểu sự chậm trễ, loại bỏ các cuộc tranh luận dài dòng và đẩy nhanh quá trình thực hiện. Trong những thời hạn gấp rút, RAPID hỗ trợ theo dõi nhanh trong quản lý dự án, giúp nhóm của bạn ưu tiên các công việc quan trọng mà không bị trì hoãn không cần thiết.
Tuy nhiên, RACI nhấn mạnh sự hợp tác, giữ cho mọi người được thông tin, cho dù họ là người chịu trách nhiệm trực tiếp hay chỉ cần cập nhật thông tin. Đối với các dự án liên quan đến nhiều bộ phận hoặc các bên liên quan, RACI đảm bảo sự rõ ràng và thống nhất mà không gây nhầm lẫn.
Trách nhiệm giải trình: Ai là người thực sự chịu trách nhiệm?
Trong RAPID, trách nhiệm giải trình rất rõ ràng. Những cá nhân có vai trò Quyết định có quyền quyết định cuối cùng. Trách nhiệm giải trình quyết định này rất quan trọng để đảm bảo năng suất của nhân viên, vì nó cho phép nhân viên tập trung vào kết quả thay vì thắc mắc ai là người chịu trách nhiệm.
RACI cung cấp một cách tiếp cận tinh tế hơn về trách nhiệm bằng cách phân biệt giữa vai trò chịu trách nhiệm (người thực hiện công việc) và vai trò chịu trách nhiệm giải trình (người giám sát thành công của dự án). Khung này lý tưởng cho các dự án liên quan đến nhiều nhóm trong khi vẫn cung cấp một người phụ trách giám sát.
Để ra quyết định nhanh hơn với trách nhiệm rõ ràng, các phương án thay thế RACI như DACI hoặc RAPID có thể phù hợp hơn.
Cả hai khung đều giúp nâng cao hiệu suất của nhóm, nhưng lựa chọn phụ thuộc vào nhu cầu của nhóm bạn. Chọn RAPID nếu bạn cần tốc độ và sự rõ ràng trong quyết định, và chọn RACI để phân công công việc và hợp tác có cấu trúc.
Các trường hợp sử dụng tốt nhất cho RAPID và RACI
Quyết định khi nào nên sử dụng RAPID hay RACI không phải là một lựa chọn kỹ thuật đơn giản. Nó bị ảnh hưởng bởi cấu trúc và kích thước của tổ chức và nhóm của bạn, bản chất của dự án và thời hạn liên quan. Lựa chọn tốt nhất là lựa chọn giúp dự án của bạn đi đúng hướng, đảm bảo sự thống nhất trong nhóm và ngăn ngừa bất kỳ chi tiết nào bị bỏ sót.
Hãy cùng xem các tình huống tốt nhất để sử dụng từng khung. Chúng tôi cũng sẽ chia sẻ những hình ảnh về các công ty đang triển khai các khung này và gặt hái thành công với nền tảng quản lý dự án ClickUp.
Khi nào nên sử dụng RAPID
Bạn có biết cảm giác khi quyết định bị trì hoãn, nhưng thời hạn đang đến gần? Đó là lúc RAPID phát huy tác dụng. Nó được xây dựng cho các nhóm cần tốc độ, sự rõ ràng và hành động, và không thể để mình bị mắc kẹt trong vòng lặp qua lại vô tận.
Ra mắt sản phẩm
Thời gian là yếu tố quan trọng nhất trong việc ra mắt sản phẩm. Sử dụng khung này khi cần đưa ra quyết định nhanh chóng để đánh bại đối thủ cạnh tranh.
Ví dụ, kết hợp RAPID với ma trận quản lý thời gian có thể giúp các nhóm ưu tiên công việc và phân bổ thời gian cho các quyết định ưu tiên cao trong khi duy trì đà phát triển của quá trình ra mắt
Tôi nhớ vào đầu năm 2021, chúng tôi đang cố gắng ra mắt một loạt sản phẩm. Chúng tôi đã lỡ thời hạn, gặp phải nhiều vấn đề. Mọi người không giao tiếp với nhau. Chúng tôi không biết ai là người có quyền ra quyết định. Chúng tôi đã thuê một số nhân viên thông minh, nhưng tôi có thể nói rằng ClickUp là xương sống cho hoạt động của công ty, đặc biệt là cho các quy trình làm việc hiệu quả.
Tôi nhớ vào đầu năm 2021, chúng tôi đang cố gắng ra mắt một loạt sản phẩm. Chúng tôi đã lỡ thời hạn, gặp phải nhiều vấn đề. Mọi người không giao tiếp với nhau. Chúng tôi không biết ai là người có quyền ra quyết định. Chúng tôi đã thuê một số nhân viên giỏi, nhưng tôi có thể nói rằng ClickUp là xương sống cho hoạt động của công ty, đặc biệt là cho các quy trình làm việc hiệu quả.
Quản lý khủng hoảng
Khi công ty của bạn đang đối mặt với một cơn ác mộng về quan hệ công chúng hoặc một vấn đề hiệu suất bất ngờ ảnh hưởng đến phần lớn người dùng, RAPID đảm bảo bạn có thể phản ứng nhanh chóng. Các chiến lược quản lý thời gian là rất quan trọng trong những tình huống áp lực cao này để tránh sự chậm trễ và giữ cho mọi người tập trung vào công việc, ngăn ngừa tắc nghẽn.
Quyết định cấp cao
Khi rủi ro cao, RAPID đảm bảo không có sự nhầm lẫn về ai là người đưa ra quyết định cuối cùng. Nó hoàn hảo cho các quyết định cấp điều hành, nơi chiến lược cần được thiết lập nhanh chóng.
Nghiên cứu điển hình: ClickUp 🤝 V4 Company
ClickUp đã giúp V4 Company cải thiện quá trình ra quyết định ở cấp điều hành bằng cách cung cấp các công cụ hiển thị thời gian thực, đánh giá sức chứa khối lượng công việc và hợp lý hóa giao tiếp với khách hàng.
Bằng cách sử dụng các tính năng như bảng điều khiển và tự động hóa trong ClickUp, V4 đã có thể giảm thiểu sự hỗn loạn trong hoạt động và cung cấp khả năng hiển thị cao về khối lượng công việc của nhóm, cho phép các nhà quản lý đưa ra quyết định chiến lược một cách nhanh chóng và tự tin. Thiết lập này đảm bảo sự rõ ràng về trách nhiệm và giữ cho các dự án của khách hàng minh bạch và hiệu quả.
Khi nào nên sử dụng RACI
Nếu dự án của bạn giống như một trò chơi "Ai phải làm gì?", RACI sẽ giúp bạn làm rõ mọi thứ. RACI là lựa chọn hoàn hảo cho các nhóm và dự án đa chức năng, nơi công việc cần được phân chia và hoàn thành mà không có bất kỳ sự nhầm lẫn nào.
Các dự án liên chức năng
RACI là lựa chọn lý tưởng cho các dự án có nhiều nhóm tham gia, trong đó trách nhiệm có thể trở nên mơ hồ, bằng cách xác định rõ ai là người chịu trách nhiệm, ai là người được tham khảo ý kiến và ai là người được thông báo. Sử dụng RACI cùng với kế hoạch năng suất sẽ giúp nhóm của bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc và theo dõi ai đang xử lý công việc gì, đảm bảo dự án của bạn đi đúng hướng và hoàn thành đúng thời hạn.
Ví dụ, Lids đã sử dụng ClickUp để tăng cường sự hợp tác và hợp lý hóa giao tiếp giữa các nhóm, giúp các cuộc họp hàng tuần của họ hiệu quả hơn 66% và tiết kiệm hơn 100 giờ. Sự rõ ràng trong vai trò giúp các nhóm luôn thống nhất và đảm bảo không có gì bị bỏ sót.
Các dự án dài hạn
Các dự án lớn, đang diễn ra có thể dễ dàng mất đà, nhưng không phải với RACI. Trách nhiệm giải trình có thể giảm dần theo thời gian, đặc biệt là trong các dự án dài hạn, nơi một số thành viên trong nhóm có thể cảm thấy ít liên quan trực tiếp đến các công việc hàng ngày. Mô hình RACI chỉ định một người chịu trách nhiệm cho mỗi công việc hoặc giai đoạn.
Hơn nữa, bằng cách liên tục xem xét lại ai là người chịu trách nhiệm và chịu trách nhiệm giải trình cho từng công việc, các nhà quản lý dự án có thể xác định các trở ngại tiềm ẩn và điều chỉnh nguồn lực hoặc trách nhiệm trước khi chúng trở thành vấn đề nghiêm trọng.
Giờ đây, với ClickUp, chúng tôi không còn phải làm đi làm lại cùng một việc và không còn bối rối về việc ai chịu trách nhiệm cho dự án nào. Chúng tôi có thể thấy ai là người dẫn dắt, chia nhỏ thành các nhiệm vụ phụ và mọi người đều có thể thấy trách nhiệm của mình.
Giờ đây, với ClickUp, chúng tôi không còn phải làm đi làm lại cùng một việc và không còn bối rối về việc ai chịu trách nhiệm cho dự án nào. Chúng tôi có thể thấy ai là người dẫn dắt, chia nhỏ thành các nhiệm vụ phụ và mọi người đều có thể thấy trách nhiệm của mình.
Các dự án tuân thủ và quy định
Bạn có dự án nào yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt không? RACI đảm bảo mọi chi tiết đều được xử lý một cách có trách nhiệm. Cách thức như sau:
- Quyền sở hữu được xác định rõ ràng: Với các vai trò của người chịu trách nhiệm và người chịu trách nhiệm giải trình, RACI đảm bảo có người phụ trách từng yêu cầu tuân thủ
- Chuyên gia tư vấn: Các thành viên nhóm trong vai trò Tư vấn có thể cung cấp kiến thức chuyên sâu về tuân thủ
- Giao tiếp rõ ràng: Các thành viên trong nhóm được thông báo đầy đủ, giúp đảm bảo các quy trình tuân thủ được thực hiện ở mọi cấp độ
Cả RAPID và RACI đều mang lại trật tự trong sự hỗn loạn, nhưng hiệu quả thực sự của chúng nằm ở việc lựa chọn khung phù hợp cho nhóm của bạn. Cho dù bạn cần ra quyết định nhanh chóng hay phân công công việc rõ ràng, các khung này cùng với ClickUp sẽ trang bị cho bạn những điều cần thiết để thành công.
Cách triển khai phương pháp lập kế hoạch RAPID và RACI
Bạn đã có khung công tác. Bây giờ, hãy bàn về cách đưa chúng vào dự án của bạn mà không gặp khó khăn. Với các tính năng và mẫu quản lý công việc và cộng tác phong phú, ClickUp giúp việc triển khai khung công tác RAPID và RACI trở nên dễ dàng.
Triển khai RAPID với ClickUp
Khi quyết định bị trì hoãn, RAPID là khung công tác có thể giúp bạn khôi phục đà phát triển và giữ mọi người đi cùng hướng. Dưới đây là cách các tính năng của ClickUp giúp triển khai RAPID dễ dàng hơn.
Thực hiện kế hoạch hành động
Giả sử nhóm của bạn đang chuẩn bị cho một sự kiện ra mắt sản phẩm lớn. Sử dụng Mẫu kế hoạch hành động ClickUp, bạn có thể chỉ định các vai trò RAPID như Đề xuất cho nhóm sản phẩm, Đóng góp ý kiến cho bộ phận tiếp thị và Quyết định cho người quản lý dự án.
Điều này đảm bảo các quyết định được luồng trơn tru và không có công việc hoặc vai trò nào bị bỏ sót. Phương pháp lập kế hoạch RAPID còn giúp nhóm của bạn đi đúng hướng bằng cách nêu rõ ai chịu trách nhiệm cho từng giai đoạn ra quyết định, cho phép bạn theo dõi các mục tiêu chung ngay cả trong môi trường làm việc nhịp độ nhanh.
Dưới đây là những lợi ích mà bạn sẽ nhận được:
- Phân công vai trò RAPID trong mỗi công việc, đảm bảo luồng khuyến nghị, ý kiến đóng góp và quyết định diễn ra suôn sẻ
- Quản lý các dự án khẩn cấp, đảm bảo các quyết định được đưa ra nhanh chóng và chính xác
- Giữ tất cả các thành viên trong nhóm thống nhất và tập trung vào những việc cần làm, giảm thiểu sự chậm trễ và hiểu lầm
- Phân công lại hoặc cập nhật vai trò trong thời gian thực nếu dự án cần thay đổi hoặc phát triển
Dựa vào quản lý công việc toàn diện
Hệ thống Quản lý nhiệm vụ của ClickUp giúp bạn chỉ định các vai trò RAPID cụ thể trong mỗi nhiệm vụ. Ví dụ: nếu nhóm sản phẩm đề xuất cập nhật tính năng, nhóm phát triển sẽ cung cấp ý kiến và CTO sẽ đưa ra quyết định cuối cùng.
Bạn có thể tạo Trường Tùy chỉnh trong Nhiệm vụ ClickUp để chỉ định các vai trò RAPID này cho từng thành viên trong nhóm. Điều này giúp hiển thị rõ ràng ai chịu trách nhiệm về việc gì.
Mỗi thành viên có thể sử dụng Nhận xét công việc để thảo luận về các đề xuất, thu thập ý kiến và cung cấp phản hồi. Thông báo tích hợp và @đề cập giúp các thành viên trong nhóm luôn được cập nhật về các thông tin mới và quyết định.
Bạn thậm chí có thể tạo các mẫu kế hoạch hành động có thể tái sử dụng với các vai trò RAPID được chỉ định sẵn để hợp lý hóa việc tạo/lập các công việc mới và duy trì tính nhất quán.
Với tính năng phân công nhiệm vụ và vai trò rõ ràng của ClickUp, bạn sẽ không bị chậm trễ trong việc nhận được sự phê duyệt hoặc phản hồi phù hợp.
Tích hợp với các công cụ khác
RAPID thường yêu cầu đầu vào từ nhiều nguồn. Với ClickUp, bạn có thể tích hợp các công cụ yêu thích của mình (Slack, Google Drive và các công cụ khác) trực tiếp vào nền tảng.
Cần phản hồi từ bộ phận khác hoặc bên liên quan bên ngoài? Lấy thông tin chi tiết, tệp tin và dữ liệu từ các nền tảng khác nhau, tất cả trong ClickUp. Điều này giúp tập trung hóa quá trình ra quyết định, đảm bảo tất cả các thông tin cần thiết được tập trung ở một nơi, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu việc chuyển đổi qua lại giữa các hệ thống khác nhau.
Triển khai RACI với ClickUp
Nếu dự án của bạn liên quan đến nhiều nhóm, RACI là khung công tác lý tưởng để xác định vai trò và trách nhiệm. Dưới đây là cách thiết lập các dự án đa chức năng bằng ClickUp:
Phân công vai trò rõ ràng
Việc phân công vai trò bằng cách sử dụng Danh sách mục tiêu và công việc của ClickUp giúp mọi người biết:
- Ai là người chịu trách nhiệm cho giai đoạn phát triển?
- Ai là người chịu trách nhiệm giám sát dự án?
- Ai cần được tham khảo ý kiến để có được những hiểu biết sâu sắc (như bộ phận tiếp thị hoặc hỗ trợ khách hàng)
- Ai cần được thông báo về tiến độ (như các giám đốc điều hành)
- Không còn phải chạy đôn chạy đáo để xin phê duyệt hoặc băn khoăn không biết ai cần được cập nhật thông tin
Ngoài ra, bằng cách sử dụng các mẫu cài đặt mục tiêu, các nhóm có thể dễ dàng đặt ra các mục tiêu rõ ràng và theo dõi tiến độ của chúng, đảm bảo mọi người đều thống nhất và làm việc hướng tới cùng một kết quả.
Đặt dòng thời gian
Giả sử bạn đang quản lý một dự án dài hạn với nhiều cột mốc, như một chiến dịch tiếp thị thương hiệu. Sử dụng chế độ xem Biểu đồ Gantt của ClickUp để cung cấp chế độ xem toàn diện về dòng thời gian và trách nhiệm của dự án, đồng thời đảm bảo mỗi thành viên trong nhóm biết thời hạn của mình dựa trên vai trò của họ trong khung RACI.
Nhóm thiết kế biết chính xác thời điểm nộp bản thảo, bộ phận tiếp thị biết khi nào bắt đầu tạo bản sao, và ban quản lý luôn được cập nhật tiến độ tổng thể — tất cả đều phù hợp với lịch trình dự án. Cách tiếp cận này cũng giúp cải thiện quản lý thời gian dự án, đảm bảo tất cả công việc được hoàn thành hiệu quả và đúng hạn.
Tận dụng mẫu kế hoạch RACI
Muốn triển khai RACI dễ dàng hơn nữa? Mẫu lập kế hoạch RACI của ClickUp được thiết kế để giúp bạn phân chia trách nhiệm của nhóm ngay từ ngày đầu tiên. Mẫu này hoàn hảo để đảm bảo mọi người đều hiểu rõ công việc của mình, bất kể dự án của bạn phức tạp đến mức nào.
Dưới đây là những lợi ích mà bạn sẽ nhận được:
- Phân công vai trò — Người chịu trách nhiệm, Người chịu trách nhiệm giải trình, Người được tham khảo ý kiến và Người được thông báo — cho từng công việc, đảm bảo không có sự trùng lặp hoặc nhầm lẫn
- Sử dụng trong các dự án liên chức năng, nơi nhiều bộ phận (ví dụ: marketing, thiết kế, bán hàng) cần hợp tác, đảm bảo mọi người đều biết vai trò của mình
- Dễ dàng theo dõi ai chịu trách nhiệm về việc gì và cập nhật theo thời gian thực khi công việc tiến độ hoặc thành viên nhóm thay đổi
- Luôn phù hợp với mục tiêu dự án, đảm bảo công việc được hoàn thành bởi đúng người, đúng thời điểm
Mang lại sự rõ ràng cho các dự án của nhóm bạn
Cuối cùng, quản lý một dự án mà không có vai trò rõ ràng hoặc quyết định nhanh chóng có thể giống như chăn mèo. Các khung như RAPID và RACI mang lại sự rõ ràng, cho phép nhóm của bạn tiến về phía trước một cách tự tin.
RAPID đẩy nhanh quá trình ra quyết định bằng cách đảm bảo những người phù hợp tham gia mà không có sự chậm trễ không cần thiết. Ngược lại, RACI là lựa chọn lý tưởng cho các nhóm lớn, đa chức năng. Điều này đảm bảo mọi người đều biết trách nhiệm của mình và biết phải tham khảo ý kiến của ai, giúp công việc được hoàn thành đúng hạn.
Với ClickUp, việc triển khai các khung này trở nên dễ dàng. Nó cung cấp các mẫu có thể tùy chỉnh, cộng tác thời gian thực và tích hợp liền mạch để biến sự hỗn loạn thành sự rõ ràng.
Sẵn sàng để thấy dự án của bạn chạy trơn tru hơn bao nhiêu? Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và trải nghiệm sự khác biệt!