Tăng năng suất với Phương pháp lập kế hoạch nhanh

Khi bạn chìm ngập trong danh sách công việc cần làm và những ý định tốt, sức hấp dẫn của các mẹo tăng năng suất và kế hoạch tự cải thiện bản thân là không thể phủ nhận. Trong quá trình thực hiện các chiến thuật này, ngay cả những người giỏi nhất trong chúng ta cũng rơi vào bẫy của tham vọng quá mức, đặt ra những mục tiêu không thực tế dẫn đến thất vọng.

Tuy nhiên, có những cách tiếp cận bền vững hơn để đặt mục tiêu và lập kế hoạch năng suất. Một trong số đó là Phương pháp lập kế hoạch nhanh (RPM). Không giống như các mẹo tăng năng suất nhanh chóng, hứa hẹn mọi thứ nhưng không mang lại kết quả gì ngoài sự kiệt sức và mong muốn tìm kiếm thêm các mẹo tăng năng suất khác, hệ thống RPM chuyển trọng tâm sang việc điều chỉnh hành động cho phù hợp với mục đích.

Sự chuyển đổi từ "cái gì" sang "tại sao" giúp mỗi cá nhân có thể lập kế hoạch hành động cụ thể để đạt được nguyện vọng của mình.

Nhưng phương pháp này hoạt động như thế nào và ai nên áp dụng? Làm thế nào để tận dụng tối đa phương pháp này để cải thiện cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp?

Bài viết này sẽ trả lời tất cả các câu hỏi trên và khám phá tiềm năng của RPM trong việc thay đổi cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp.

Phương pháp lập kế hoạch nhanh là gì?

RPM là một khung thiết lập mục tiêu và hành động được thiết kế để thu hẹp khoảng cách giữa ý định và thành tựu. Phương pháp này giải quyết một vấn đề phổ biến của nhiều người: có ý tưởng mơ hồ về những gì bạn muốn nhưng thiếu lộ trình rõ ràng để đạt được điều đó.

Đây là lợi ích cốt lõi của phương pháp này: biến mục tiêu của bạn từ những mong muốn thoáng qua thành kế hoạch cụ thể mà bạn có thể thực hiện một cách tự tin.

Bước đầu tiên để lấy lại sự tập trung và hiện thực hóa tầm nhìn của bạn là tự hỏi mình ba câu hỏi theo trình tự cụ thể một cách nhất quán, đó là hệ thống RPM. Mặc dù RPM là viết tắt của Phương pháp lập kế hoạch nhanh, bạn cũng có thể coi nó là Results-oriented/Purpose-driven/Massive Action Plan* (Kế hoạch hành động lớn hướng tới kết quả/mục đích).

Lịch sử của Phương pháp lập kế hoạch nhanh

Hệ thống RPM được phát triển từ những giáo lý của Robbins, một diễn giả truyền cảm hứng và huấn luyện viên cuộc sống nổi tiếng, người luôn khao khát một hệ thống có thể cầu nối khoảng cách giữa mong muốn và thành công.

Khát vọng tồn tại này đã dẫn dắt ông tiên phong phát minh ra phương pháp này. Đây không phải là một phát minh từ trên xuống, mà là một quá trình tự nhiên — Robbins đã thử nghiệm phương pháp đặt mục tiêu và quản lý thời gian của riêng mình.

Khái niệm cốt lõi là một cuộc cách mạng: vượt ra khỏi công việc và tập trung vào kết quả. Anh ấy thực sự muốn đạt được điều gì và điều gì thúc đẩy mong muốn đó? Sự tự vấn này đã cung cấp động lực cho hành động lớn lao.

Những ngày đầu của RPM là giai đoạn thử thách và hoàn thiện.

Những câu hỏi tưởng chừng đơn giản này lại ẩn chứa sức mạnh to lớn. Bằng cách buộc cá nhân đối mặt với động lực sâu thẳm nhất của mình, RPM đã vượt qua ranh giới của "nên" và "phải" để khai thác nguồn suối "tại sao".

Hoạt động mà không có mục đích chính là sự lãng phí cuộc sống của chính bạn.

Sự kết nối cảm xúc với mục tiêu đã thúc đẩy niềm đam mê hành động, một niềm đam mê mà danh sách việc cần làm thường không thể khơi dậy.

Thành công mà Robbins đạt được với RPM không chỉ giới hạn trong cuộc sống cá nhân của ông. Khi ông chia sẻ phương pháp này với khách hàng và khán giả, một điều đáng chú ý đã xảy ra: Phương pháp này đã vượt qua tham vọng cá nhân và trở thành một công cụ mạnh mẽ cho kinh doanh.

Các nhóm dự án, lực lượng bán hàng và toàn bộ tổ chức đã áp dụng RPM để đạt được mục tiêu với cam kết vững chắc.

Ngày nay, RPM là minh chứng cho sức mạnh biến đổi của việc đặt câu hỏi. Nó nhắc nhở chúng ta rằng năng suất của nhân viên không chỉ là việc đánh dấu vào các ô; mà là việc khai thác sự kết hợp độc đáo giữa mong muốn, mục đích và hành động.

Trong một thế giới đầy rẫy các mẹo vặt và giải pháp nhanh chóng, RPM mang đến một triết lý bất hủ rằng con đường dẫn đến thành công không bắt đầu từ các hệ thống bên ngoài, mà từ việc tự phản tỉnh về động lực của chính mình.

Dưới đây là một số ví dụ:

Thể dục

Nhiều bí quyết tập thể dục tập trung vào giảm cân nhanh hoặc chế độ ăn kiêng thời thượng. RPM lại đặt ra câu hỏi: "Đối với tôi, thể lực đỉnh cao có ý nghĩa gì?"

Có thể đó là cảm giác đủ mạnh mẽ để leo núi hoặc có đủ năng lượng để chơi với con cái. Mục đích sâu sắc hơn này thúc đẩy một kế hoạch hành động lớn như tham gia phòng tập thể dục, thuê huấn luyện viên và chuẩn bị các bữa ăn lành mạnh — tất cả đều được thúc đẩy bởi một tầm nhìn rõ ràng, không chỉ là một con số trên cân.

Sự nghiệp

Bạn có thể bị thu hút bởi những công việc "hot" mới nhất vì sự phổ biến của chúng. Nhưng RPM sẽ khuyến khích bạn tự hỏi: "Tôi muốn tạo ra tác động gì với sự nghiệp của mình?"

Có thể đó là sử dụng kỹ năng của bạn để giúp đỡ người khác hoặc cảm thấy được kích thích trí tuệ. Mục đích này sẽ hướng dẫn hành động của bạn, chẳng hạn như tham gia các khóa học trực tuyến, kết nối với các chuyên gia trong lĩnh vực bạn mong muốn hoặc thậm chí là tham gia tình nguyện để tích lũy kinh nghiệm liên quan.

Học tập và phát triển cá nhân

Bạn có thể đang gặp khó khăn với các ứng dụng học ngôn ngữ hứa hẹn sẽ giúp bạn nói thông thạo trong một tuần. RPM hỏi: "Tại sao tôi muốn học kỹ năng này?"

Có thể đó là kết nối với di sản của bạn hoặc mở ra những cơ hội du lịch mới.

Điều này thúc đẩy một kế hoạch hành động quy mô lớn như tìm bạn học ngôn ngữ, đăng ký một khóa học có cấu trúc hoặc đắm mình trong văn hóa

Đọc thêm: The Time of Your Life của Tony Robbins

Để hiểu sâu hơn về phương pháp RPM, cuốn sách Time of Your Life của Tony Robbins là một tài liệu không thể bỏ qua. Bạn có thể hoàn thành việc đọc hướng dẫn chi tiết này chỉ trong ba lần đọc!

Cuốn sách là một nghiên cứu sâu rộng về các nguyên tắc cốt lõi của RPM, cung cấp các bài tập thực hành và chiến lược triển khai hiệu quả.

Thông qua những câu chuyện cá nhân và ví dụ thực tế, Robbins chứng minh cách áp dụng RPM cho các mục tiêu khác nhau, từ nguyện vọng nghề nghiệp đến mục tiêu phát triển cá nhân.

Cuốn sách này minh họa năm bước cơ bản để thực hiện phương pháp này:

Bước 1: Ghi lại mọi thứ

Đầu tiên là phiên động não, nơi bạn ghi tất cả suy nghĩ và mong muốn của mình về một chủ đề cụ thể ra giấy. Đừng ngần ngại. Viết ra tất cả những gì bạn muốn đạt được.

Bước 2: Phân loại

Sau khi ghi lại mọi thứ, hãy xem lại danh sách của bạn và phân loại các mục tương tự lại với nhau. Điều này sẽ giúp bạn xác định các lĩnh vực khóa mà bạn muốn tập trung vào.

Bước 3: Lập kế hoạch có mục đích

Đối với mỗi lĩnh vực khóa, hãy xác định kết quả mong muốn và lý do đằng sau chúng. Mục đích của bạn để đạt được điều này là gì? Có kết nối cảm xúc mạnh mẽ với mục tiêu của bạn sẽ thúc đẩy động lực của bạn.

Bước 4: Hành động và tạo dựng bản sắc

Phát triển một kế hoạch hành động rõ ràng với các bước cụ thể để đưa bạn đến mục tiêu. Gán cho bản thân một danh tính trao quyền phản ánh con người bạn sẽ trở thành khi đạt được mục tiêu này. Thay vì cảm thấy mình chỉ là một nhân viên IT, bạn có thể trở thành một Thám tử công nghệ, biến vai trò của mình từ nhàm chán thành thú vị. Tương tự, một nhân viên hỗ trợ khách hàng có thể nghĩ về bản thân như một người phục vụ khách hàng, tích cực hỗ trợ và đại diện cho nhu cầu của khách hàng. Sự thay đổi danh tính này có thể thúc đẩy bạn và làm cho những công việc khó khăn trở nên thú vị.

Bước 5: Xem xét tiến độ

Thường xuyên xem lại kế hoạch RPM của bạn và đánh giá tiến độ của bạn. Bạn có đang đi đúng hướng không? Có mục tiêu hoặc bước hành động nào cần điều chỉnh không? Việc đánh giá liên tục này sẽ đảm bảo kế hoạch RPM của bạn thành công, phù hợp và hiệu quả.

Các thành phần cốt lõi của Phương pháp lập kế hoạch nhanh

Hiệu quả của RPM nằm ở việc tập trung vào ba yếu tố khóa:

Lợi ích của Phương pháp lập kế hoạch nhanh

Phương pháp lập kế hoạch nhanh giúp bạn:

Thay vì cảm thấy quá tải với công việc, bạn sẽ có cảm giác kiểm soát và định hướng, từ đó tăng năng suất và đạt được mục tiêu nhanh hơn

Theo cuốn sách The Time of Your Life của Tony Robbins:

Phương pháp này giúp bạn tối đa hóa kết quả và sự thỏa mãn cùng một lúc, bởi vì bạn không chỉ đạt được điều gì đó, mà còn cảm thấy thỏa mãn về mặt cảm xúc. Bạn đang đạt được tầm nhìn mà bạn đã tạo ra, và bạn có những cảm xúc mà bạn mong muốn nhất gắn liền với nó. Một cuộc sống phi thường không phải là điều chỉ dành cho một số ít người may mắn. Đó là quyền bẩm sinh của con người. Nó là của bạn, chỉ cần bạn yêu cầu. Nó là của bạn, chỉ cần bạn nắm lấy. "

Đọc tiếp để tìm hiểu cách áp dụng hiệu quả phương pháp của Robbins.

Mẹo để thực hiện hiệu quả Phương pháp lập kế hoạch nhanh

Dưới đây là một số mẹo thực tế để triển khai RPM thành công:

1. Tăng cường hiệu quả các phiên lập kế hoạch của bạn

Lên lịch thời gian RPM: Dành ra những khoảng thời gian cụ thể trong tuần, chẳng hạn như cuộc họp lập kế hoạch hàng tuần với chính mình, để brainstorming và hoàn thiện các kế hoạch RPM của bạn. Sự tập trung nhất quán này sẽ giúp bạn đi đúng hướng.

Hãy linh hoạt: RPM có thể thích ứng. Cuộc sống cá nhân hay công việc luôn có những bất ngờ, vì vậy hãy sẵn sàng điều chỉnh kế hoạch của bạn khi cần thiết.

2. Cam kết hành động

Tìm một đối tác chịu trách nhiệm: Chia sẻ mục tiêu RPM của bạn với một người bạn, đồng nghiệp hoặc người cố vấn có thể động viên và giúp bạn chịu trách nhiệm về tiến độ của mình.

Xếp hạng ưu tiên với niềm đam mê: Khi xếp hạng các công việc trong bản đồ MAP, hãy xem xét mức độ khẩn cấp của từng công việc và mức độ phù hợp của từng hành động với mục đích của bạn. Điều này sẽ thúc đẩy động lực của bạn.

3. Làm chủ bản đồ của bạn

Chia nhỏ: Chia mục tiêu lớn thành các bước nhỏ, dễ thực hiện. Điều này giúp mục tiêu trở nên dễ dàng hơn và giúp bạn tiếp tục tiến về phía trước.

Tận dụng sức mạnh của công nghệ: Sử dụng các công cụ lập kế hoạch RPM, chẳng hạn như các mẫu lập kế hoạch tài nguyên, để tạo kế hoạch tiếp theo của bạn.

Hoặc, bạn có thể sử dụng nền tảng quản lý thời gian dự án kỹ thuật số như ClickUp phù hợp với cấu trúc RPM. Điều này có thể giúp bạn hình dung kế hoạch của mình và duy trì sự tổ chức.

Cách sử dụng phổ biến và ví dụ về Phương pháp lập kế hoạch nhanh

Những người thành công hiếm khi chỉ mơ về thành công; họ thực hiện các bước cụ thể để đạt được nó. RPM phù hợp với tư duy hướng hành động này. Doanh nhân có thể sử dụng nó để xây dựng nguyên mẫu, vận động viên để tập luyện nghiêm túc và nghệ sĩ để liên tục sáng tạo ra các tác phẩm mới.

Sức mạnh của RPM nằm ở tính linh hoạt của nó. Dưới đây là một số cách phổ biến mà mọi người có thể áp dụng RPM vào cuộc sống hàng ngày:

Những thách thức khi sử dụng Phương pháp lập kế hoạch nhanh

Mặc dù RPM mang lại nhiều lợi ích to lớn, nhưng cũng có những thách thức tiềm ẩn cần xem xét:

Nếu RPM khiến bạn cảm thấy quá sức, hãy xem xét các phương pháp khác, chẳng hạn như ma trận quản lý thời gian Eisenhower (xếp hạng ưu tiên), phương pháp Getting Things Done (GTD) (quản lý công việc) hoặc Kỹ thuật Pomodoro (quản lý thời gian).

Đừng nản lòng nếu gặp phải những trở ngại này. Khóa là tìm ra chiến lược phù hợp với bạn. ClickUp có thể giúp ích rất nhiều trong trường hợp này.

Cách triển khai Phương pháp lập kế hoạch nhanh trong ClickUp

Dưới đây là cách bạn có thể sử dụng ClickUp trong từng bước của Phương pháp lập kế hoạch nhanh để thực hiện phương pháp này một cách suôn sẻ hơn:

Bước 1: Nắm bắt

Sử dụng ClickUp Docs để ghi lại tất cả ý tưởng và suy nghĩ của bạn. Tạo một tài liệu cho mỗi mục tiêu hoặc dự án và sắp xếp ý tưởng của bạn bằng các yếu tố định dạng có sẵn như tiêu đề lớn, dấu đầu dòng và bản đồ tư duy.

Bước 2: Phân chia

Biến những ý tưởng tổng quát từ những câu và đoạn văn trong Tài liệu thành các bước hành động cụ thể bằng cách sử dụng Nhiệm vụ ClickUp.

Bạn có thể tạo công việc từ bất kỳ văn bản nào trong Tài liệu.

Để thực hiện:

Để tạo công việc ngay lập tức, bạn có thể nhấp vào Tạo. Bạn cũng có thể thêm các chi tiết bổ sung như người được giao hoặc mức độ ưu tiên

Sử dụng chế độ xem Danh sách trong ClickUp để sắp xếp các nhiệm vụ này một cách dễ dàng.

Bước 3: Tạo các khối RPM của bạn

ClickUp Goals là công cụ hoàn hảo để xác định kết quả mong muốn. Đặt mục tiêu rõ ràng, có thể đo lường được và xác định thời hạn. Liên kết Danh sách công việc ClickUp (từ Bước 2) với Mục tiêu để tạo lộ trình rõ ràng.

Sử dụng chức năng kéo và thả của ClickUp trong Danh sách công việc để sắp xếp các nhiệm vụ theo mức độ khẩn cấp, ưu tiên cao, ưu tiên bình thường và ưu tiên thấp, đồng thời thiết lập các mối phụ thuộc giữa các nhiệm vụ. Điều này sẽ cho bạn thấy con đường quan trọng để đạt được mục tiêu của mình.

Mỗi Mục tiêu ClickUp có thể đại diện cho một kết quả quan trọng mà bạn mong muốn. Trong mỗi Mục tiêu, hãy tạo các Danh sách riêng biệt để phân loại các ý tưởng tương tự. Việc 'chia nhỏ' này giúp bạn dễ dàng quản lý các nhiệm vụ và lượng thông tin lớn.

Khối kế hoạch RPM của bạn có thể trông như thế này:

Hình dung kế hoạch RPM của bạn bằng cách sử dụng Dòng thời gian ClickUp. Kéo và thả các công việc vào dòng thời gian để xem luồng dự án tổng thể và xác định các điểm nghẽn tiềm ẩn.

Bước 4: Tạo ra các vai trò thú vị, trao quyền

Sử dụng Trường Tùy chỉnh ClickUp cho các công việc hoặc dự án, nơi bạn có thể xác định thuật ngữ nhận dạng cho công việc/dự án cụ thể đó. Bằng cách này, bạn có thể hình dung vai trò của mình và cảm thấy có động lực hơn khi thực hiện công việc.

Bạn cũng có thể tạo thẻ với các thuật ngữ nhận dạng như "Thám tử công nghệ" hoặc "Nữ hoàng tiếp thị" và gán chúng cho các công việc có liên quan. Điều này cho phép bạn lọc và nhóm các công việc dựa trên nhận dạng mong muốn, giữ yếu tố động lực ở vị trí hàng đầu.

Bước 5: Xem lại và lặp lại

Tải xuống mẫu này

Sử dụng Mẫu Kế hoạch Hành động ClickUp làm điểm khởi đầu cho quá trình xem xét kế hoạch RPM của bạn. Mẫu này bao gồm các phần Mục tiêu, Bước tiếp theo và Trở ngại, cho phép bạn theo dõi tiến độ và dễ dàng xác định các lĩnh vực cần cải thiện.

Sử dụng trạng thái, trường và chế độ xem tùy chỉnh, đồng thời cải thiện việc theo dõi kế hoạch hành động bằng phản hồi bình luận, việc con lồng nhau, nhiều người được giao và nhãn ưu tiên.

Mẫu này sẽ giúp đơn giản hóa:

Bạn cũng có thể tích hợp ClickUp với ứng dụng lịch của mình để tự động lên lịch công việc và nhắc nhở dựa trên kế hoạch RPM của bạn. Điều này đảm bảo bạn luôn đi đúng hướng và hành động để đạt được mục tiêu của mình. Chọn từ một loạt các ứng dụng trên Tích hợp ClickUp để kết hợp mọi thứ lại với nhau.

Tiến bước với sự tập trung và mục đích rõ ràng

RPM có thể thay đổi mối quan hệ của bạn với năng suất trong cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp. Phương pháp này không chỉ đơn thuần là hoàn thành công việc một cách điên cuồng, mà là thực hiện các hành động có chủ đích để đạt được mục tiêu thực sự khiến bạn hào hứng. Phương pháp này cũng có thể cải thiện đáng kể khả năng sắp xếp thứ tự ưu tiên và kỹ năng quản lý thời gian của bạn.

ClickUp có thể là công cụ hữu ích để quản lý quy trình RPM, giúp bạn tổ chức công việc và tập trung vào những việc quan trọng nhất.

Bằng cách kết hợp sức mạnh của kỹ thuật quản lý thời gian này với các tính năng mạnh mẽ của ClickUp, bạn có thể tạo ra một hệ thống để đạt được bất cứ điều gì bạn đặt ra.

Hãy thử ClickUp ngay hôm nay và tiến một bước gần hơn đến việc đạt được những mục tiêu đầy tham vọng đó!