Chúng ta đều bận rộn hơn bao giờ hết. Cuộc họp nối tiếp cuộc họp trong ngày làm việc. Điều đó có nghĩa là chúng ta đang hoàn thành rất nhiều việc, phải không? 🤔
Tuy nhiên, theo một cuộc khảo sát của ClickUp, 21% người được hỏi cho biết họ dành hơn 80% thời gian làm việc trong ngày cho các công việc lặp đi lặp lại và ít giá trị, chẳng hạn như chia sẻ cập nhật trạng thái, lên lịch và công việc quản trị viên.
Kết quả? Sự thiếu tiến độ rõ rệt.
Vấn đề ở đâu? Hầu hết các hệ thống lập kế hoạch đều tập trung vào việc hoàn thành công việc thay vì giúp bạn xác định điều gì thực sự quan trọng.
Phương pháp Lập kế hoạch Nhanh (RPM) của Tony Robbins khác biệt ở chỗ nó mang lại một cách tiếp cận có cấu trúc hơn. Phương pháp này giúp bạn chuyển sự chú ý khỏi việc chỉ hoàn thành các nhiệm vụ đơn thuần sang những điều bạn thực sự muốn đạt được.
Phương pháp Lập kế hoạch Nhanh là gì?
Phương pháp lập kế hoạch nhanh là một “hệ thống tư duy” giúp điều chỉnh các công việc hàng ngày của bạn phù hợp với một tầm nhìn rõ ràng.
Phương pháp này dựa trên một ý tưởng đơn giản: trước khi hành động, bạn cần làm rõ ba điều:
- Điều bạn muốn
- Tại sao việc cần làm là điều đó
- Làm thế nào để đạt được điều đó
Được phát triển bởi tác giả và huấn luyện viên cuộc sống nổi tiếng toàn cầu Tony Robbins, hệ thống RPM thay đổi cách lập kế hoạch bằng cách thêm yếu tố ý định vào đó.
Thay vì phản ứng với danh sách công việc vô tận cần thực hiện, bạn cố ý định hướng các hành động của mình sao cho chúng phù hợp với tầm nhìn dài hạn của bạn.
Dưới đây là những gì Robbins chia sẻ về Hệ thống RPM, hệ thống mà ông đã thiết kế cho chính cuộc sống của mình vào năm 1978 và đã sử dụng từ đó đến nay:
🧠 Thông tin thú vị: Từ “ưu tiên ” ban đầu có nghĩa là “điều đầu tiên” khi nó xuất hiện trong tiếng Anh vào thế kỷ 15. Trong 500 năm tiếp theo, từ này vẫn ở dạng số ít vì người ta tin rằng chỉ có thể ưu tiên một việc duy nhất vào một thời điểm.
Ý tưởng về việc có nhiều “ưu tiên” xuất hiện muộn hơn nhiều, và cùng với đó là sự khó khăn trong việc phân bổ năng lượng đều cho mọi việc. Phương pháp lập kế hoạch nhanh giúp bạn tập trung trở lại vào những điều quan trọng nhất.
Nguồn gốc 🧭
Chúng ta đều đã từng trải qua cảm giác chán nản khi thực hiện công việc vất vả mà không đi đến đâu.
Robins cũng không ngoại lệ. Anh ấy có những khát vọng lớn lao cả về sự nghiệp lẫn cuộc sống cá nhân, nhưng không có công cụ lập kế hoạch nào anh ấy từng thử thực sự giúp anh ấy duy trì sự tập trung.
Đó là lúc anh ấy nhận ra vấn đề:
Hầu hết các công cụ nâng cao năng suất đều nhấn mạnh vào việc tuân thủ thời hạn, thay vì thúc đẩy chúng ta hướng tới việc đạt được kết quả thực sự.
Vì vậy, Robbins bắt đầu thử nghiệm một cách làm việc mới, cách làm việc này sau này đã phát triển thành hệ thống RPM.
RPM thay đổi các phương pháp lập kế hoạch truyền thống như thế nào?
Khác với các phương pháp nâng cao năng suất khác, RPM ưu tiên sự rõ ràng. Trọng tâm chuyển từ “sự bận rộn” sang việc làm những việc cần làm. Hơn nữa, bạn thực hiện chúng nhanh chóng và có chủ đích hơn, điều này cuối cùng sẽ giúp tăng năng suất của bạn.
Và điều đó dẫn chúng ta đến chữ “Rapid” trong RPM.
Nói cách khác, hãy ngừng việc vội vã hoàn thành công việc một cách hời hợt. Bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn khi có một tầm nhìn rõ ràng. Khi bạn biết mình muốn đạt được kết quả gì và tại sao điều đó lại quan trọng, việc ra quyết định sẽ trở nên dễ dàng hơn. Bạn sẽ dành ít thời gian hơn để nghi ngờ bản thân và nhiều thời gian hơn để thực hiện những hành động có ý nghĩa.
Các nhà lãnh đạo dành 5% thời gian cho vấn đề và 90% thời gian cho giải pháp. Hãy vượt qua nó và chinh phục nó!
Các nhà lãnh đạo dành 5% thời gian cho vấn đề và 90% thời gian cho giải pháp. Hãy vượt qua nó và chinh phục nó!
👀 Bạn có biết không? Mặc dù xuất thân từ hoàn cảnh khó khăn, bao gồm cả những kỳ vô gia cư, Tony Robbins hiện là chủ sở hữu hoặc đồng sở hữu của hơn 56 kinh doanh, với tổng doanh thu hàng năm vượt quá 6 tỷ đô la.
Khi tay vợt Serena Williams đang trải qua một kỳ đầy biến động trong sự nghiệp, Robbins đã giúp cô vượt qua những khối rào cản tâm lý. Sự hướng dẫn này đã giúp cô cải thiện mọi khía cạnh trong lối chơi tennis và khơi dậy lại niềm đam mê chiến thắng của cô.
Các thành phần cốt lõi của RPM
Theo Tony Robbins, RPM là một hệ thống hơn là một chiến lược quản lý thời gian.
Phương pháp lập kế hoạch nhanh hiệu quả vì nó tinh gọn quá trình lập kế hoạch xuống còn ba nguyên tắc cốt lõi:
- Kết quả: Kết quả là thành quả cụ thể mà bạn muốn đạt được. Nó khác với công việc mà bạn có kế hoạch hoàn thành
📌 Ví dụ: Danh sách công việc của bạn có thể ghi: “Đi tập gym.” Nhưng kết quả thực sự mà bạn hướng tới là gì? Một kết quả hiệu quả hơn là: “Chạy 5km một cách thoải mái trong vòng ba tháng tới.” Điều này rõ ràng và cụ thể hơn nhiều so với việc chỉ nói rằng bạn muốn tập thể dục nhiều hơn.
- Mục đích: Khi đã xác định được kết quả mong muốn, bạn cần kết nối nó với một mục đích. Hay nói cách khác, đó là lý do tại sao mục tiêu này lại quan trọng đối với bạn. Chính cái “tại sao” này sẽ giúp bạn duy trì động lực ngay cả khi gặp khó khăn
📌 Ví dụ: Mục đích đằng sau việc chạy 5 km đó có thể là: “Để cảm thấy tràn đầy năng lượng mỗi ngày, giảm căng thẳng và giữ gìn sức khỏe vì gia đình.”
- Kế hoạch Hành động Toàn diện (MAP): Một kế hoạch linh hoạt liệt kê tất cả các hành động có thể thực hiện để đạt được kết quả mong muốn
📌 Ví dụ: Kế hoạch MAP của bạn để chuẩn bị cho cuộc chạy 5 km có thể bao gồm các bước hành động cụ thể như:
- “Thực hiện kế hoạch tập luyện ba ngày mỗi tuần”
- “Theo dõi bữa ăn và lượng nước uống”
- “Tham gia một nhóm tập luyện chạy 5K tại địa phương”
🌟 Một ghi chú nhanh về từ “massive” trong MAP
Điều này là tự nhiên khi bạn tự hỏi: Liệu nó có được gọi là “massive” vì bạn cần rất nhiều bước hành động trong MAP của mình không?
Không!
Phương pháp này mang tính “quy mô lớn” vì bạn sẽ xác định và lựa chọn một số hành động then chốt, có tác động lớn, sẽ mang lại thành công rực rỡ. Sau đó, bạn sẽ thực hiện chúng với tốc độ tối đa. 🚂
Bằng cách thúc đẩy bản thân thực hiện những bước táo bạo này, bạn sẽ có nhiều khả năng thích nghi và vượt qua mọi trở ngại nảy sinh.
Phương pháp RPM hoạt động như thế nào?
Trái tim của hệ thống RPM là một chuỗi câu hỏi ngắn gọn, có thể lặp lại mà bạn tự đặt ra mỗi khi lập kế hoạch:
1️⃣ Kết quả mà tôi hướng tới là gì?
2️⃣ Tại sao điều này lại quan trọng?
3️⃣ Những hành động nào sẽ giúp biến điều đó thành hiện thực?
Khi bạn xác định rõ kết quả cụ thể ngay từ đầu, tâm trí bạn sẽ ngay lập tức bắt đầu sàng lọc các lựa chọn. Nó sẽ bắt đầu nhận ra những hành động thực sự phù hợp với kết quả đó. Sự rõ ràng này giúp bạn xác định được những công việc hàng ngày nào thực sự đóng góp vào mục tiêu của bạn và những công việc nào chỉ là sự phân tâm.
Nhưng chỉ sự rõ ràng này thôi thì chưa đủ để giúp bạn tiếp tục tiến lên.
Bạn cần kết nối mỗi kết quả với một mục đích. Điều này sẽ tạo thêm sức nặng cảm xúc cho các mục tiêu của bạn. Khi hành động của bạn bắt nguồn từ điều gì đó có ý nghĩa cá nhân, động lực sẽ tự nhiên đến.
Cuối cùng, bạn sẽ brainstorm mọi hành động có thể giúp hiện thực hóa kết quả mong muốn và ưu tiên các công việc mang lại tác động lớn nhất.
Mục tiêu giống như những nam châm. Chúng sẽ thu hút những điều giúp biến chúng thành hiện thực.
Mục tiêu giống như những nam châm. Chúng sẽ thu hút những điều giúp biến chúng thành hiện thực.
🧠 Thông tin thú vị: Nhà tâm lý học xã hội Roy Baumeister đã đặt ra thuật ngữ “mệt mỏi do ra quyết định ” để mô tả việc phải đưa ra quá nhiều lựa chọn trong ngày sẽ làm cạn kiệt năng lượng tinh thần của bạn. Đó chính là lý do tại sao những nhà lãnh đạo thành công như Barack Obama và Steve Jobs lại mặc cùng một bộ trang phục mỗi ngày: họ muốn dành sự tập trung cho những điều thực sự quan trọng.
RPM giúp bạn thực hiện việc cần làm bằng cách loại bỏ những quyết định không cần thiết về công việc!
Lợi ích của việc sử dụng Phương pháp Lập kế hoạch Nhanh
Dưới đây là cách hệ thống năng suất RPM giúp bạn phát huy tiềm năng:
- Tập trung rõ ràng hơn và tìm ra hướng đi đúng đắn: Phương pháp RPM giúp bạn chuyển sự chú ý từ những danh sách công việc vô tận sang những kết quả có ý nghĩa và mong muốn. Bạn sẽ ngừng phản ứng với những việc khẩn cấp và bắt đầu điều chỉnh các công việc hàng ngày sao cho chúng đóng góp vào những điều thực sự quan trọng
- Thích ứng nhanh chóng khi ưu tiên thay đổi: Vì Phương pháp Lập kế hoạch Nhanh (RPM) gắn kế hoạch của bạn với kết quả thay vì các danh sách kiểm tra cứng nhắc, bạn không cần phải bắt đầu lại từ đầu khi gặp thách thức mới. Bạn chỉ cần xem xét lại các kết quả mong muốn, quyết định những kết quả nào quan trọng nhất, và điều chỉnh hệ thống quản lý thời gian của mình cho phù hợp
- Ra quyết định nhanh chóng và tự tin hơn: Khung RPM hoạt động như một bộ lọc tích hợp cho quá trình ra quyết định. Nếu một công việc hỗ trợ kết quả mong muốn, nó sẽ được tiến hành; nếu không, nó sẽ được tạm hoãn, từ đó nâng cao năng suất
- Rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian: Vì mọi hành động đều liên quan đến một kết quả cụ thể, lịch trình của bạn sẽ phản ánh các ưu tiên. Bạn bắt đầu sử dụng các công cụ quản lý thời gian một cách chiến lược hơn và tự nhiên nâng cao năng suất bằng cách loại bỏ những công việc ít tác động
- Tạo sự cân bằng giữa các công việc ngắn hạn và mục tiêu dài hạn: Khối kế hoạch RPM khuyến khích bạn kết nối những công việc bạn làm hôm nay với nơi bạn muốn đến trong vài tháng hoặc vài năm tới. Đây là một hệ thống từng bước giúp mang lại sự hài hòa giữa mục tiêu nghề nghiệp và cuộc sống cá nhân của bạn
- Giảm bớt áp lực: Một kế hoạch RPM thành công giúp bạn xác định rõ những kết quả thực sự quan trọng. Kỹ thuật quản lý thời gian này nhấn mạnh vào sự rõ ràng và mục đích, giúp bạn giữ được sự bình tĩnh, tập trung và hiệu quả ngay cả trong thế giới đầy biến động ngày nay
Cuối cùng, tất cả những lợi ích này đều dẫn đến một điều: giảm căng thẳng và tăng sự an tâm. Bạn muốn nghe điều này trực tiếp từ nguồn tin đáng tin cậy?
Hãy xem Tony Robbins phân tích chi tiết cách RPM giúp giảm căng thẳng 👇
Ví dụ về Phương pháp RPM
Dưới đây là một số ví dụ cụ thể về Phương pháp Lập kế hoạch Nhanh, cho thấy cách bạn có thể áp dụng nó để đạt được sự phát triển cả về mặt cá nhân lẫn nghề nghiệp:
1. Quản lý dự án
Hãy tưởng tượng danh sách công việc của bạn đang ngập tràn với vô số việc: hạn chót, cập nhật cho các bên liên quan và những ưu tiên thay đổi liên tục.
Thay vì vội vàng lao vào việc đầu tiên bạn nhìn thấy, bạn có thể sử dụng RPM để trước tiên cài đặt một kết quả rõ ràng:
🎯 Kết quả: Nâng cao khả năng quản lý thời gian dự án bằng cách hoàn thành công việc cho khách hàng đúng hạn và không gặp bất kỳ vấn đề nghiêm trọng nào
Với sự rõ ràng này, việc xác định những hành động sẽ nhanh chóng đưa bạn đến mục tiêu trở nên dễ dàng hơn:
🗺️ Các bước MAP: Xác định phạm vi dự án sớm, hướng dẫn chi tiết cho nhóm, tổ chức các buổi đánh giá tiến độ hàng tuần và chỉ định người chịu trách nhiệm rõ ràng cho từng cột mốc quan trọng
2. Lãnh đạo
Với tư cách là một nhà quản lý, có lẽ bạn đang dành phần lớn thời gian để giải quyết các vấn đề thay vì lãnh đạo một cách có mục đích. Phương pháp lập kế hoạch nhanh giúp bạn nhìn nhận vấn đề từ góc độ tổng quan và xác định mục tiêu tốt hơn, chẳng hạn như:
🎯 Kết quả: Giúp nhóm của tôi trở nên tự chủ trong vòng sáu tháng tới để họ có thể đạt được mục tiêu mà không cần sự quản lý chi tiết liên tục
Phương pháp này giúp bạn xây dựng các bước hành động cụ thể, phản ánh mục đích của bạn trong việc xây dựng văn hóa quyền sở hữu:
🗺️ Các bước MAP: Lên lịch các buổi kiểm tra hàng tuần để đánh giá tiến độ, tổ chức các buổi tổng kết hàng tháng để ăn mừng thành công và rút kinh nghiệm từ những sai lầm, đồng thời thiết lập các vòng phản hồi giữa đồng nghiệp
3. Phát triển kinh doanh
Có thể bạn là một doanh nhân đang kiệt sức vì phải xoay xở giữa các cuộc gọi bán hàng, chiến dịch tiếp thị và tuyển dụng. Bạn có những ước mơ lớn lao và muốn đưa kinh doanh của mình tiến xa hơn. Nhưng việc cần làm là gì?
Khi áp dụng phương pháp RPM, trước tiên bạn hãy tự hỏi: “Việc phát triển kinh doanh của tôi trông như thế nào?” Mỗi câu trả lời bạn nhận được chính là kết quả mà bạn muốn đạt được.
Giả sử một trong những kết quả này là:
🎯 Kết quả: Tăng doanh thu định kỳ hàng năm (ARR) lên 25% trong sáu tháng tới
Bạn sẽ thiết kế một bản đồ cho mỗi kết quả thể hiện sự phát triển của kinh doanh. Vì vậy, để tăng ARR, một số bước đi có tác động lớn sẽ là:
🗺️ Các bước MAP: Tập trung vào ba kênh tiếp thị hiệu quả nhất của bạn, tối ưu hóa quy trình tiếp nhận khách hàng và ra mắt một sản phẩm chủ lực
4. Quản lý thời gian
Điều này xảy ra với hầu hết chúng ta: Chúng ta lập một danh sách công việc rõ ràng, hy vọng sẽ kết thúc công việc đúng giờ, nhưng email và các cuộc họp lại chiếm hết cả ngày.
Thay vì cố gắng hoàn thành từng công việc một trong danh sách công việc của bạn, bạn có thể sử dụng RPM để bắt đầu bằng việc xác định rõ kết quả mong muốn trước tiên:
🎯 Kết quả: Kết thúc mỗi ngày làm việc với việc hoàn thành ba ưu tiên hàng đầu giúp thúc đẩy các dự án quan trọng của tôi
Để đạt được mục tiêu này, bạn phải chủ động dọn dẹp và bảo vệ không gian trong lịch trình của mình. Bản đồ cho việc này sẽ trông như sau:
🗺️ Các bước MAP: Dành 10 phút vào đầu ngày để xác định ba ưu tiên hàng đầu, lên lịch các khối công việc tập trung cao độ cho các mục cần sự chú ý đặc biệt, dành buổi chiều cho các cuộc họp, và dành 10 phút trước khi kết thúc ngày làm việc để đánh giá tiến độ
Bạn muốn học cách sắp xếp thứ tự ưu tiên hiệu quả hơn? Chúng tôi có một video dành riêng cho bạn!
5. Phát triển sự nghiệp
Giả sử gần đây bạn cảm thấy “bế tắc” trong công việc thường ngày và muốn đóng góp nhiều hơn nữa. Nhưng bạn không biết làm thế nào để thăng tiến (hoặc có quá nhiều ý tưởng).
Với RPM, trước tiên bạn sẽ đặt ra một mục tiêu rõ ràng để hiểu sự phát triển nghề nghiệp có ý nghĩa như thế nào đối với bạn:
🎯 Kết quả: Được thăng chức lên [vai trò công việc tiếp theo] trong vòng 12 tháng tới
Bây giờ, bạn sẽ xây dựng kế hoạch hành động từng bước để đạt được mục tiêu này một cách thành công:
🗺️ Các bước MAP: Xác định các kỹ năng cần thiết cho vai trò tiếp theo, hoàn thành chứng chỉ liên quan, đảm nhận các nhiệm vụ thách thức, yêu cầu phản hồi hàng quý từ người quản lý và trình bày các kết quả đo lường được trong các cuộc họp của nhóm
Các công cụ hỗ trợ triển khai RPM
Phương pháp lập kế hoạch nhanh sẽ dễ dàng triển khai và duy trì hơn khi bạn kết hợp nó với các công cụ mạnh mẽ:
1. Sổ tay lập kế hoạch RPM của Tony Robbins
Sổ tay RPM Planner của Tony Robbins bao gồm ba cuốn sổ tay giấy, hướng dẫn bạn từ tầm nhìn tổng thể đến việc thực hiện hàng ngày, đóng vai trò như những công cụ quản lý thời gian hiệu quả.
Hãy cùng tìm hiểu từng bước một cách nhanh chóng:
- Vision Planner: Giúp bạn lùi lại một bước và nhìn nhận bức tranh toàn cảnh trước khi bắt tay vào hành động. Nó bao gồm các bài tập như điền vào Bánh xe cuộc đời, xác định các Động lực cốt lõi, đặt ra Kết quả trong một năm, xác định các Danh mục cải thiện và vạch ra các kế hoạch Dự án RPM
✅ Phù hợp nhất cho: Lập kế hoạch dài hạn trước khi chuyển sang tập trung vào công việc hàng ngày
- Life Planner: Giúp tầm nhìn lớn của bạn có một cấu trúc chi tiết và tập trung hơn. Sổ kế hoạch này có các tính năng như các trang theo tháng, tuần và ngày, giúp bạn xác định các kết quả chính, ghi chú mục đích đằng sau chúng và phác thảo các hành động cần thiết cho từng mục tiêu.
✅ Phù hợp nhất cho: Biến tầm nhìn dài hạn của bạn thành hành động hàng ngày
- Sổ tay Thành công: Bổ sung cho các cuốn sổ RPM bằng cách giúp bạn xây dựng một tư duy mạnh mẽ. Sổ tay này bao gồm không gian để ghi chép tự do cùng với các phần dành riêng cho việc hình thành thói quen, chẳng hạn như Morning Priming, Incantations và Mood Tracker
✅ Phù hợp nhất cho: Xây dựng thói quen phản ánh đều đặn và duy trì sự đồng bộ giữa năng lượng cảm xúc của bạn với các mục tiêu RPM
Nếu việc đầu tư vào những công cụ này ngay từ đầu khiến bạn cảm thấy hơi quá sức, bạn có thể bắt đầu từ những điều đơn giản và quy mô nhỏ. Dưới đây là nhận xét của một người dùng trên Reddit về cuốn sổ tay RPM:
Nhưng tôi TUYỆT ĐỐI KHÔNG khuyên bạn nên mua các cuốn sổ tay/nhật ký RPM mà TR bán kèm theo chương trình. Chúng không mang lại giá trị gia tăng nào vì bạn hoàn toàn có thể sử dụng một cuốn sổ tay đơn giản (hoặc một ứng dụng có tính năng lập dàn ý) để áp dụng hệ thống RPM.
Nhưng tôi TUYỆT ĐỐI KHÔNG khuyên bạn nên mua các cuốn sổ tay/nhật ký RPM mà TR bán kèm theo chương trình. Chúng không mang lại giá trị gia tăng nào vì bạn hoàn toàn có thể sử dụng một cuốn sổ tay đơn giản (hoặc một ứng dụng có tính năng lập dàn ý) để áp dụng hệ thống RPM.
2. Ứng dụng theo dõi thời gian
Các ứng dụng theo dõi thời gian là rất cần thiết vì chúng giúp bạn nhìn nhận một cách trung thực về việc thời gian của bạn thực sự được sử dụng vào đâu. Nhờ đó, bạn có thể điều chỉnh lại nỗ lực của mình sao cho phù hợp với các mục tiêu RPM đã định.
Ví dụ, giả sử mục tiêu RPM của bạn là thành thạo một nền tảng phân tích mới trong vòng sáu tuần tới và được thăng chức. Kế hoạch của bạn là dành hai giờ mỗi ngày cho việc này.
Nhưng báo cáo theo dõi thời gian của bạn cho thấy một sự thật đáng buồn: bạn chỉ dành trung bình 20 phút mỗi ngày, phần thời gian còn lại bị lãng phí vào những công việc như các nhiệm vụ hành chính.
Bằng cách đang theo dõi thời gian thường xuyên, bạn sẽ phát hiện ngay sự lệch hướng này và điều chỉnh kế hoạch năng suất của mình trước khi quá muộn.
Về ghi chú này, đây là một số ứng dụng theo dõi thời gian đáng để thử:
| Ứng dụng theo dõi thời gian | Phù hợp nhất cho |
| Clockify | Theo dõi thời gian miễn phí cho các nhóm có kích thước khác nhau |
| Toggl Track | Theo dõi và báo cáo đơn giản, trực quan |
| Harvest | Theo dõi thời gian kết hợp với lập hóa đơn và quản lý chi phí |
| Hubstaff | Quản lý nhóm làm việc từ xa/kết hợp |
| RescueTime | Quản lý năng suất và sự xao nhãng |
📮 ClickUp Insight: Trong khi 40% nhân viên dành ít hơn một giờ mỗi tuần cho các công việc vô hình tại nơi làm việc, thì có tới 15% đang lãng phí hơn 5 giờ mỗi tuần, tương đương với 2,5 ngày mỗi tháng!
Những việc tưởng chừng như không đáng kể nhưng lại là những "cái bẫy thời gian" vô hình này có thể đang dần làm suy giảm năng suất của bạn. ⏱️
Hãy tận dụng tính năng Theo dõi Thời gian và Trợ lý AI của ClickUp để xác định chính xác những giờ làm việc "vô hình" đang "biến mất" ở đâu. Xác định các điểm kém hiệu quả, để AI tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại và giành lại thời gian quý báu!
3. Phần mềm Quản lý Dự án (PMS)
Thực tế, sổ kế hoạch giấy rất hữu ích khi mới bắt đầu. Tuy nhiên, chúng có thể nhanh chóng trở nên hạn chế nếu bạn đang quản lý nhiều mục tiêu hoặc cố gắng áp dụng RPM cùng với một nhóm.
Chúng không đủ linh hoạt.
Mặt khác, phần mềm quản lý dự án giải quyết vấn đề này bằng cách cung cấp cho bạn một không gian làm việc tập trung để triển khai các nỗ lực lập kế hoạch nhanh chóng. Dưới đây là cách thức:
- Tạo tài liệu để lưu trữ bối cảnh: Tạo trực tiếp một tài liệu trong PMS để lưu trữ tất cả kết quả, mục đích và các bước MAP của bạn
- Xác định mục tiêu: Hầu hết các nền tảng quản lý dự án đều cung cấp các công cụ để cài đặt và theo dõi mục tiêu. Hãy sử dụng chúng để xác định mục tiêu của bạn, định lượng chúng và theo dõi tiến độ
- Chuyển đổi các bước MAP thành công việc: Tiến gần hơn đến mục tiêu cuối cùng bằng cách chuyển đổi từng bước hành động thành một công việc có thể theo dõi
- Phân bổ ngân sách: Sử dụng phần mềm quản lý dự án để tính toán chi phí ước tính cho từng mục tiêu và chia nhỏ số tiền đó cho các bước MAP khác nhau
- Thêm ngày đáo hạn: Bạn sẽ nhận được thông báo tự động khi một công việc sắp đến ngày đáo hạn trong vòng một ngày hoặc nếu bạn đang chậm tiến độ, để đảm bảo tiến độ công việc không bị lùi lại
- Theo dõi tiến độ thông qua bảng điều khiển: Có chế độ xem theo thời gian thực về tất cả các mục tiêu, dự án và công việc hiện tại của bạn. Bằng cách trực quan hóa tiến độ, bạn có thể nhận ra những yếu tố đang cản trở bạn và xem liệu có thể đẩy nhanh tiến độ các công việc để tăng tốc độ làm việc hay không
Để giúp bạn bắt đầu với RPM, chúng tôi có một giải pháp đơn giản—và bạn cũng có thể dùng thử miễn phí.
Đừng lãng phí thời gian chuyển đổi giữa các công cụ khác nhau hoặc phải viết lại toàn bộ chiến lược từ đầu mỗi khi ưu tiên thay đổi (đây là nhược điểm lớn nhất của các công cụ lập kế hoạch trên giấy).
Với Phần mềm Quản lý Dự án của ClickUp, bạn có thể điều chỉnh mọi thứ một cách dễ dàng tại một nơi duy nhất:
- Tạo tài liệu để lưu trữ bối cảnh RPM của bạn
- Lên ý tưởng cho các bước MAP bằng cách sử dụng AI
- Đặt mục tiêu và theo dõi tiến độ đạt được
- Tự động hóa các lời nhắc nhở và việc theo dõi công việc
- Theo dõi tiến độ theo thời gian thực
Dưới đây là một số công cụ quản lý dự án khác mà bạn có thể thử:
| Phần mềm quản lý dự án | Phù hợp nhất cho |
| Asana | Quy trình làm việc được hỗ trợ bởi AI và sự hợp tác trong nhóm |
| Trello | Bảng Kanban đơn giản dành cho cá nhân và các nhóm nhỏ |
| Monday.com | Lập kế hoạch trực quan và tự động hóa quy trình làm việc |
| Jira | Quản lý dự án linh hoạt và theo dõi lỗi |
| Notion | Quản lý dự án và kiến thức tập trung vào tài liệu |
⭐ Mẹo hay: Những ý tưởng hay nhất hiếm khi xuất hiện khi bạn ngồi trước một trang giấy trắng. Chúng có thể nảy ra bất cứ lúc nào, ngay cả khi bạn đang pha cà phê hay dắt chó đi dạo.
Tính năng Chuyển giọng nói thành văn bản của ClickUp giúp bạn ghi lại những ý tưởng này mọi lúc mọi nơi. Bạn chỉ cần nói ra suy nghĩ của mình — dù đó là một mục tiêu mới, một mục đích bất chợt nảy ra hay một ý tưởng mới mẻ cho bản đồ của bạn.
Talk to Text ghi lại từng từ và tự động tinh chỉnh cách diễn đạt để văn bản của bạn (nơi bạn lưu trữ các ý tưởng cho mục tiêu RPM và các ý tưởng) không còn bất kỳ sự lộn xộn nào.
Khi bạn ngồi xuống để lập kế hoạch, bạn sẽ đã có sẵn một danh sách công việc được ghi chú gọn gàng!
Cách triển khai Phương pháp Lập kế hoạch Nhanh
Đã đến lúc biến lý thuyết thành hành động. Dưới đây là cách bạn có thể áp dụng phương pháp lập kế hoạch nhanh của Tony Robbins.
Bước 1: Tạo tài liệu để nắm bắt bối cảnh
Bộ não của bạn là để nảy sinh ý tưởng, chứ không phải để giữ chúng lại.
Bộ não của bạn là để nảy sinh ý tưởng, chứ không phải để giữ chúng lại.
Bước đầu tiên để áp dụng Phương pháp Lập kế hoạch Nhanh là đưa những ý tưởng ra khỏi đầu bạn. Hãy dành một không gian cụ thể để ghi lại các mục tiêu, động lực, kết quả và mọi thứ liên quan.
Ở giai đoạn này, bạn cần ghi chép các thông tin sau đây ra giấy (hoặc tài liệu):
✅ Tổng quan toàn cảnh
Hãy bắt đầu bằng việc “trút bỏ mọi suy nghĩ”. Viết ra tất cả những gì đang hiện hữu trong đầu bạn — các dự án, trách nhiệm, ước mơ, những điều khiến bạn thất vọng, và thậm chí cả những ý tưởng mơ hồ.
Khi mọi thứ đã được phác thảo ra, bạn sẽ nhìn thấy các mô hình và ưu tiên một cách rõ ràng hơn.
✅ Tài liệu về tầm nhìn và mục đích
Hãy viết ra những kết quả mong muốn cho các lĩnh vực khác nhau trong cuộc sống: sự nghiệp, sức khỏe, các mối quan hệ, tài chính, phát triển cá nhân, v.v. Bạn đang tìm kiếm sự rõ ràng.
Hãy tự hỏi bản thân: “Tôi thực sự muốn gì và tại sao?”
Sau đó, hãy xác định lý do “tại sao” trong một đoạn văn ngắn. Khi gặp khó khăn, điều này sẽ giúp bạn duy trì sự tập trung.
✅ Hãy gắn mọi thứ với cảm xúc và hình ảnh
Hãy thêm ảnh, trích dẫn hoặc những lời khẳng định để làm cho mục tiêu của bạn trở nên sống động.
Giả sử mục tiêu của bạn là chạy một cuộc đua bán marathon. Hãy thêm vào đó một bức ảnh về địa điểm tổ chức cuộc đua trong mơ của bạn hoặc đôi giày chạy bộ lý tưởng của bạn.
🎷 Tổng hợp kết quả RPM của bạn bằng ClickUp tài liệu
ClickUp Docs đóng vai trò là nguồn thông tin duy nhất để lưu trữ mọi ý tưởng bạn đã nghĩ ra trong giai đoạn brainstorming.
Hãy cấu trúc tài liệu của bạn dựa trên các loại kết quả khác nhau mà bạn muốn đạt được (ví dụ: nếu bạn đang lập kế hoạch cho tổ chức của mình, hãy liệt kê các kết quả trong các lĩnh vực như tiếp thị, sản phẩm, kỹ thuật, v.v.). Bạn có thể dễ dàng tùy chỉnh kiểu tiêu đề lớn, phông chữ và thậm chí thêm hình ảnh bìa.
Các tài liệu hỗ trợ đa phương tiện, cho phép bạn chèn hình ảnh, trích dẫn và thậm chí cả video YouTube để khơi dậy động lực cảm xúc của bạn.
Cuối cùng, nếu bạn đang lập kế hoạch cùng gia đình hoặc nhóm, hãy chia sẻ tài liệu trên Google Docs để nhận phản hồi, thêm bình luận trực tiếp và gắn thẻ các thành viên để họ chịu trách nhiệm về kết quả.
Bước 2: Hợp tác và động não
Hãy brainstorm các hành động sẽ đưa bạn đến đích — Kế hoạch Hành động Quy mô Lớn (MAP) theo cách gọi của Tony Robbins. Đây chính là nơi năng lượng từ những ý tưởng của bạn được chuyển hóa thành hành động.
Hãy lập danh sách công việc có thể thực hiện để đạt được kết quả mong muốn, dù nhỏ bé hay chưa hoàn hảo đến đâu. Ghi lại tất cả, sau đó xác định những gì hiệu quả nhất.
Nếu bạn thực hiện việc này cùng với nhóm, bạn sẽ muốn mọi người cùng đóng góp ý tưởng. Sự đồng thuận chung đảm bảo rằng mọi hành động đều phù hợp với mục đích lớn hơn đằng sau các mục tiêu của bạn.
🎷 Biến ý tưởng thành kế hoạch hành động với ClickUp Brain
ClickUp Brain giúp quá trình brainstorming diễn ra nhanh chóng và tập trung hơn. Đây là trợ lý AI tích hợp sẵn trong ClickUp, có khả năng nhận diện ngữ cảnh, có thể tham khảo các công việc, tài liệu, ghi chú và nhiều nội dung khác trong không gian làm việc của bạn để đưa ra những gợi ý thông minh và phù hợp hơn so với các công cụ AI thông thường.
Trong tài liệu RPM của bạn, ClickUp Brain hoạt động như một người đồng hành tư duy tích hợp sẵn. Ví dụ, hãy sử dụng Brain để soạn thảo các văn bản hỗ trợ, như các đoạn văn truyền cảm hứng, bản tóm tắt cho nhóm hoặc ghi chú phản ánh. Hoặc làm nổi bật các mối phụ thuộc hoặc các bước tiếp theo còn thiếu để đảm bảo mọi hành động đều kết nối với kết quả.
Brain thậm chí có thể chuyển đổi các công việc chưa rõ ràng thành các tuyên bố tập trung vào kết quả ngay trong tài liệu.
Các thành viên trong nhóm có thể thêm ý tưởng, đánh dấu những điểm chính hoặc gắn thẻ người chịu trách nhiệm trực tiếp trong tài liệu. Bạn cũng có thể chuyển đổi bất kỳ ý tưởng nào thành nhiệm vụ ClickUp ngay lập tức, kết nối các cuộc thảo luận với việc thực thi mà không làm mất bối cảnh.
⚒️ Mẹo tăng năng suất: Sau mỗi phiên brainstorming, hãy chạy lệnh “tóm tắt và sắp xếp” của ClickUp Brain để ngay lập tức chuyển đổi những ý tưởng thô sơ của bạn thành một bản phác thảo Phương pháp Lập kế hoạch Nhanh hoàn chỉnh — bao gồm kết quả, mục đích và các hành động tiếp theo.
Bước 3: Lập kế hoạch RPM
Hãy cùng xây dựng kế hoạch RPM của bạn ngay bây giờ. Lấy ví dụ về việc tham gia một cuộc đua bán marathon:
📌 Kết quả: Hoàn thành cuộc chạy bán marathon trong vòng dưới ba giờ vào tháng 9.
🌟 Mục đích: Để chứng minh với bản thân rằng tôi có thể duy trì sự kiên trì trong việc tập luyện, cải thiện sức bền và xây dựng kỷ luật để áp dụng vào các khía cạnh khác của cuộc sống.
🔑 Kế hoạch Hành động Quy mô Lớn (MAP):
- Tìm kiếm chương trình tập luyện bán marathon trong 12 tuần
- Đăng ký tham gia sự kiện tại địa phương và chọn ngày
- Lên lịch 4 buổi chạy mỗi tuần (2 buổi nhẹ nhàng, 1 buổi dài, 1 buổi chạy ngắt quãng)
- Theo dõi chế độ dinh dưỡng và việc bổ sung nước hàng ngày
- Tham gia một nhóm chạy bộ vào cuối tuần để tạo động lực
🎷 Sử dụng Mẫu Kế hoạch Hành động của ClickUp để biến nó thành hiện thực
Mẫu Kế hoạch Hành động của ClickUp cung cấp cho bạn một bố cục sẵn sàng sử dụng để tổ chức khung RPM của bạn. Chia nhỏ từng mục tiêu (Kết quả) thành các cột mốc nhỏ hơn và liên kết chúng với MAP của bạn.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Phương pháp này trình bày tất cả các kết quả lý tưởng, các yếu tố thúc đẩy và các mục hành động của bạn song song với nhau để bạn có thể dễ dàng xem xét trực quan
- Kết nối các nhiệm vụ ClickUp với các mục hành động tương ứng từ MAP của bạn
- Tạo không gian để xác định các nguồn lực cần thiết cho các mục cụ thể hoặc cho toàn bộ mục tiêu
- Cho phép bạn thêm Trạng thái tùy chỉnh và ngày hoàn thành cho tất cả các công việc/mục để bạn có thể theo dõi tiến độ ngay lập tức
Thực tế, mẫu này còn đóng vai trò như một công cụ lập kế hoạch phản ánh. Vì toàn bộ kế hoạch RPM của bạn đã được trình bày trực quan ngay từ đầu, bạn có thể xem lại thường xuyên, so sánh tiến độ và nhanh chóng nhận ra mình đang ở gần mục tiêu đến mức nào.
Bước 4: Cài đặt và theo dõi mục tiêu
Bạn cần một cách để theo dõi tiến độ và đảm bảo rằng các hành động hàng ngày của bạn đang đưa bạn đến gần hơn với kết quả mong muốn.
Hãy bắt đầu với: Kết quả trong Phương pháp Lập kế hoạch Nhanh. Hãy bắt đầu bằng cách biến mỗi Kết quả trong Kế hoạch RPM của bạn thành một mục tiêu có thể theo dõi.
Tiếp tục với ví dụ trên:
Mục tiêu: Hoàn thành cuộc chạy bán marathon trong vòng dưới hai giờ trước tháng 9.
Hãy chia nhỏ thành các cột mốc quan trọng có thể đo lường được:
- Chạy 5K trong vòng dưới 30 phút
- Tăng quãng đường chạy dài thêm 1 km mỗi hai tuần
- Duy trì sự đều đặn trong tập luyện (4 buổi chạy mỗi tuần trong 12 tuần)
- Đạt mức cải thiện tiến độ 10% vào tháng thứ 2
Khi bạn thấy những thành quả có thể đo lường được, động lực sẽ tăng lên gấp bội. Khi bạn thấy mình hoàn thành thêm một chặng đường dài nữa, bạn sẽ biết rằng những hành động của mình đang phát huy tác dụng.
🎷 Chuyển đổi kết quả của bạn thành các mục tiêu có thể đo lường được bằng ClickUp Goals
Hãy tạo bảng mục tiêu RPM bằng tính năng ClickUp Goals. Tính năng này cung cấp một bảng điểm rõ ràng cho từng mục tiêu, giúp bạn biết chính xác mình đã tiến được bao xa.
Dưới đây là cách cài đặt:
- Hãy đặt ra một Mục tiêu cho mỗi Kết quả chính trong Kế hoạch RPM của bạn
- Thêm các Mục tiêu như cột mốc, chỉ số đo lường hoặc việc hoàn thành công việc
- Kết nối các Công việc hàng ngày của bạn với những mục tiêu đó để cập nhật tiến độ theo thời gian thực
Video này sẽ hướng dẫn bạn cách hiện thực hóa các mục tiêu cuộc sống của mình.
Bước 5: Chia các bước MAP thành các công việc
Đã đến lúc biến những hành động đó thành hiện thực thông qua các công việc rõ ràng và có thể theo dõi. Tiếp tục với ví dụ trên, hãy chia nhỏ MAP thành các công việc con:
- So sánh 3 chương trình chạy bán marathon: Hạn chót là ngày mai
- Đăng ký tham gia sự kiện: Hạn chót trong tuần này
- Dài hạn – Tốc độ mục tiêu 10K: Hạn chót vào thứ Bảy
- Nhật ký phản ánh sau khi thực hiện: Hàng tuần
🎷 Biến từng bước MAP thành quy trình làm việc có tổ chức, khả thi và có bối cảnh cụ thể với nhiệm vụ ClickUp
Các nhiệm vụ ClickUp đủ linh hoạt để hỗ trợ mọi thứ, từ kế hoạch tập luyện cá nhân đến các sáng kiến kinh doanh liên quan đến nhiều bộ phận. Mỗi nhiệm vụ được lưu trữ tại một nơi duy nhất, được liên kết trở lại với các tài liệu RPM và mục tiêu của bạn.
Dưới đây là cách nhiệm vụ ClickUp nâng cao quy trình làm việc RPM của bạn:
- Trường Tùy chỉnh: Thêm các chi tiết như mức độ nỗ lực, mức độ ưu tiên hoặc danh mục (ví dụ: “Đào tạo”, “Tư duy”, “Dinh dưỡng”)
- Các công việc con và danh sách kiểm tra: Chia nhỏ từng hành động thành các phần nhỏ hơn, dễ theo dõi. Điều này rất phù hợp cho các thói quen hàng ngày hoặc hàng tuần
- Mô tả công việc: Hãy thêm lý do của bạn trực tiếp vào phần mô tả của từng công việc
- Chế độ xem: Chuyển đổi giữa Xem dạng danh sách, Bảng hoặc Lịch để hình dung dòng thời gian MAP của bạn
- Thẻ và người được giao nhiệm vụ: Phân loại hoặc phân công trách nhiệm cho các mục tiêu của nhóm
Nếu bạn mới sử dụng ClickUp, đây là cách để bạn cài đặt nhiệm vụ ClickUp đầu tiên của mình.
Bước 6: Hình dung tiến độ
Bằng cách đánh giá tiến độ một cách trực quan, bạn có thể hoàn thiện Kế hoạch Hành động Quy mô Lớn của mình, điều chỉnh trọng tâm vào các lĩnh vực có tác động lớn, và ăn mừng những thành công có thể đo lường được trên hành trình.
Mỗi nhận thức đều trở thành tín hiệu phản hồi hướng dẫn cho lần lặp tiếp theo của bạn.
🎷 Biến dữ liệu thành thông tin chi tiết với Bảng điều khiển ClickUp
Bạn có thể thêm Bảng điều khiển ClickUp dưới dạng “chế độ xem” bằng cách sử dụng các mẫu có sẵn (ví dụ: Bảng điều khiển Bán hàng, Bảng điều khiển Tiếp thị, Bảng điều khiển Quản lý dự án).
Dễ dàng tùy chỉnh bảng điều khiển của bạn bằng cách thêm hoặc xóa các thẻ. Ví dụ, bạn có thể thêm một thẻ ưu tiên vào bảng điều khiển để xem tất cả các công việc được sắp xếp theo mức độ khẩn cấp. Ngoài ra, bạn có thể thêm một thẻ trạng thái để trực quan hóa tiến độ bằng các loại biểu đồ khác nhau (thanh, pin, hình tròn, v.v.).
⚒️ Mẹo tăng năng suất: Sử dụng Thẻ AI trong Bảng điều khiển ClickUp để tự động tổng hợp tiến độ, làm nổi bật các rào cản hoặc đưa ra những thông tin quan trọng.
AI Cards thu thập dữ liệu thời gian thực từ không gian làm việc của bạn, biến các phân tích thành thông tin rõ ràng ngay lập tức, mà không cần phải mất hàng giờ để xem xét dữ liệu.
Bước 7: Kiểm tra và điều chỉnh
Hãy dành thời gian hàng tuần hoặc hàng tháng để dừng lại và tự hỏi:
- Các hành động hiện tại của tôi có còn phù hợp với kết quả mong muốn không?
- Các câu trả lời cho câu hỏi “tại sao” của tôi có còn mang lại động lực và phù hợp không?
- Tôi có thể loại bỏ, ủy quyền hoặc cải thiện điều gì để tạo ra tác động lớn hơn?
📮 ClickUp Insight: 78% số người tham gia khảo sát của chúng tôi lập kế hoạch chi tiết như một phần của quy trình đặt mục tiêu. Tuy nhiên, có tới 50% không đang theo dõi các kế hoạch đó bằng các công cụ chuyên dụng. 👀Với ClickUp, bạn có thể chuyển đổi mục tiêu thành các công việc cụ thể một cách liền mạch, giúp bạn chinh phục chúng từng bước một. Ngoài ra, các Bảng điều khiển không cần mã của chúng tôi cung cấp các biểu diễn trực quan rõ ràng về tiến độ của bạn, giúp bạn theo dõi tiến độ và có thêm quyền kiểm soát cũng như khả năng hiển thị rõ ràng hơn về công việc của mình. Bởi vì “hy vọng mọi việc sẽ tốt đẹp” không phải là một chiến lược đáng tin cậy.
💫 Kết quả thực tế: Người dùng ClickUp cho biết họ có thể đảm nhận thêm khoảng 10% công việc mà không bị kiệt sức.
Phương pháp Lập kế hoạch Nhanh so với Danh sách công việc truyền thống
Dưới đây là so sánh giữa phương pháp lập kế hoạch nhanh và danh sách công việc truyền thống:
| Phương pháp Lập kế hoạch Nhanh | Danh sách công việc truyền thống |
| Bắt đầu bằng việc xác định thành công cá nhân hoặc nghề nghiệp trông như thế nào | Bắt đầu bằng danh sách các công việc cần làm hôm nay |
| Tập trung vào tư duy: “Tôi muốn đạt được điều gì, và tại sao điều đó lại quan trọng với tôi?” | Tập trung vào tư duy: “Điều gì tôi cần loại bỏ khỏi danh sách việc cần làm ngay lúc này?” |
| Mỗi công việc đều kết nối với một kết quả và mục đích rõ ràng, giúp bạn vượt qua thói quen trì hoãn | Các công việc thường được chọn một cách ngẫu nhiên hoặc phản ứng theo tình huống, điều này khiến việc nhìn thấy bức tranh tổng thể trở nên khó khăn |
| Cách tiếp cận kế hoạch chiến lược chủ động, được thúc đẩy bởi sự rõ ràng, mục đích và tác động | Cách tiếp cận lập kế hoạch phản ứng, bị chi phối bởi bất kỳ hạn chót nào đang "la hét" to nhất |
| Giúp bạn tập trung vào ít việc cần làm hơn nhưng mang lại giá trị lớn hơn | Giúp bạn luôn bận rộn, nhưng bạn không phải lúc nào cũng cảm thấy năng suất |
Những sai lầm thường gặp khi sử dụng RPM
Mặc dù về lý thuyết, phương pháp RPM nghe có vẻ như một hệ thống quản lý thời gian đơn giản, nhưng khi áp dụng vào thực tế, mọi thứ có thể trở nên phức tạp. Dưới đây là một số sai lầm phổ biến mà mọi người thường mắc phải khi áp dụng RPM và cách bạn có thể tránh chúng:
❗ Cài đặt quá nhiều kết quả cùng một lúc
Đúng vậy, RPM khuyến khích bạn nghĩ lớn. Nhưng nếu bạn cố gắng theo đuổi mọi kết quả cùng một lúc, bạn sẽ chỉ tiến từng bước nhỏ về phía mục tiêu thay vì thực sự hoàn thành bất kỳ điều gì quan trọng.
✅ Cách tránh điều này: Lấy tất cả các kết quả từ buổi brainstorming và so sánh chúng. Đánh giá chúng dựa trên tác động mà chúng sẽ tạo ra và mức độ nỗ lực cần thiết. Chỉ giữ lại 2-3 kết quả hàng đầu làm trọng tâm và chuyển mọi thứ còn lại vào “khu vực chờ” để xử lý sau.
❗ Coi “mục đích” là điều hiển nhiên và không xác định nó một cách rõ ràng
Thật dễ dàng để nhảy thẳng từ kết quả sang hành động. Tuy nhiên, nếu không hiểu rõ những động lực cảm xúc của bản thân, bạn sẽ không thể kiên trì với MAP của mình đến cùng. Ngay khi một trở ngại nhỏ xuất hiện, bạn có thể mất động lực để tiếp tục và chuyển sang kết quả hấp dẫn tiếp theo.
✅ Cách tránh điều này: Đối với mỗi kết quả bạn muốn đạt được, hãy xác định mục đích của nó một cách rõ ràng. Hãy tìm hiểu điều gì thúc đẩy bạn về mặt cảm xúc để đạt được mục tiêu này thay vì viết một mục đích mơ hồ như “Vì tôi cần đạt được các mục tiêu của mình.” Hãy thêm mục đích này vào đầu kế hoạch hoặc công việc của bạn để không bị lạc hướng.
🎯 Tập trung vào khung làm việc: RAPID so với RACI
RAPID và RACI là hai khung làm việc phổ biến để làm rõ vai trò trong các dự án, nhưng chúng phục vụ các nhu cầu khác nhau:
- RAPID tập trung vào quá trình ra quyết định. Phương pháp này phân công các vai trò như Đề xuất, Đồng ý, Thực hiện, Đóng góp ý kiến và Quyết định để tối ưu hóa việc phân công nhân sự tham gia ở từng giai đoạn của quá trình ra quyết định
- RACI tập trung vào việc thực hiện công việc và kết quả đầu ra. Phương pháp này làm rõ ai là người Chịu trách nhiệm, Chịu trách nhiệm chính, Được tham khảo ý kiến và Được thông báo cho từng công việc
Điểm khác biệt chính:
RAPID giúp các nhóm đưa ra quyết định một cách hiệu quả, trong khi RACI đảm bảo mọi người đều hiểu rõ vai trò của mình trong việc hoàn thành việc cần làm. Nhiều nhóm sử dụng cả hai phương pháp này — RAPID để ra quyết định và RACI để triển khai thực hiện.
❗ Quá tải bản đồ MAP của bạn
Nếu bạn nhồi nhét càng nhiều công việc càng tốt vào MAP, thành thật mà nói, nó chẳng khác gì một danh sách việc cần làm truyền thống.
Ban đầu, việc brainstorm mọi bước khả thi là hoàn toàn ổn. Nhưng nếu không sàng lọc và biến danh sách công việc đó thành bản kế hoạch cuối cùng (MAP) của bạn? Đó chính là công thức dẫn đến thảm họa. Bạn sẽ mất nhiều thời gian để quản lý danh sách công việc này hơn là thực sự thay đổi thói quen và đạt được kết quả.
✅ Cách tránh điều này: Hãy tự do đưa ra ý tưởng ban đầu, nhưng sau đó hãy quyết liệt. Hãy thu hẹp danh sách công việc của bạn xuống còn một vài hành động mang lại hiệu quả cao nhất.
Hãy nghĩ đến quy tắc 80/20 khi xác định ưu tiên: 20% hành động nào sẽ tạo ra 80% kết quả?
Hoặc bạn có thể sử dụng ma trận quản lý thời gian (như Ma trận Eisenhower). Phân loại từng hành động thành:
- Cấp bách và Quan trọng: Những việc cần làm trước tiên là những việc quan trọng — chúng là yếu tố then chốt quyết định kết quả của bạn
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Hãy lên lịch cho những việc này tiếp theo, vì chúng thúc đẩy tiến độ lâu dài
- Cấp bách nhưng không quan trọng: Hãy giao phó hoặc giảm thiểu những việc này nếu có thể
- Không khẩn cấp cũng không quan trọng: Loại bỏ chúng
⭐ Thêm một mẹo: Sau khi xác định các MAPs, hãy để tự động hóa đảm nhận những phần lặp đi lặp lại trong quá trình lập kế hoạch của bạn. Các Trợ lý Tự động (Autopilot Agents) có sẵn của ClickUp sẽ xử lý các tác vụ định kỳ như cập nhật trạng thái công việc, chỉ định người chịu trách nhiệm và gửi nhắc nhở — để bạn tập trung vào kết quả, chứ không phải công việc thường ngày.
Ví dụ, bạn có thể:
- Tự động tạo bản tóm tắt hoặc tổng kết hàng ngày
- Tự động cập nhật tiến độ khi các công việc con được hoàn thành
- Giao công việc cho các thành viên trong nhóm ngay sau khi các điều kiện tiên quyết đã được hoàn thành
Từ lý thuyết đến thực tiễn: Sử dụng ClickUp cho kế hoạch RPM của bạn
Bây giờ bạn đã có kế hoạch để xây dựng Kế hoạch (và hy vọng là bạn cũng có động lực để thực hiện nó ✨).
Điều còn lại là gì? Một nơi để biến điều đó thành hiện thực. Hãy đến với: ClickUp.
Với nền tảng quản lý dự án được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) của chúng tôi, bạn có thể triển khai mọi bước của phương pháp RPM một cách dễ dàng, chính xác và linh hoạt.
Lưu trữ chiến lược RPM của bạn trong một tài liệu ClickUp được định dạng gọn gàng và có thể chia sẻ. Tạo và giao các nhiệm vụ ClickUp để thực hiện các bước MAP. Và sử dụng Bảng điều khiển ClickUp để theo dõi tiến độ.
Vì vậy, trong khi RPM mang lại sự rõ ràng, ClickUp sẽ giúp bạn triển khai nó một cách dễ dàng nhờ hệ thống sẵn có.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay để cài đặt mục tiêu RPM đầu tiên của bạn!
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Hoàn toàn không phải vậy! Mặc dù hệ thống năng suất RPM rất hiệu quả trong môi trường kinh doanh (chẳng hạn như giúp các nhóm đạt được mục tiêu và quản lý dự án), nhưng nó cũng mạnh mẽ không kém trong việc phát triển cá nhân. Bạn có thể sử dụng nó để lập kế hoạch cho mọi thứ, từ các cột mốc tập luyện thể dục đến các ưu tiên gia đình.
Thời gian phụ thuộc vào kích thước mục tiêu của bạn. Việc lập kế hoạch RPM hàng ngày có thể chỉ mất 10-15 phút. Tuy nhiên, nếu bạn đang xây dựng lộ trình hàng năm, có thể mất vài giờ để làm rõ mục tiêu, mục đích và các bước thực hiện. Dù sao đi nữa, đây là thời gian được đầu tư xứng đáng vì nó giúp tránh lãng phí nỗ lực sau này.
Chắc chắn rồi. Dù là mục tiêu cá nhân hay nghề nghiệp, ClickUp đều hoạt động rất hiệu quả. Hãy biến các mục tiêu cá nhân của bạn thành các dự án có thể theo dõi, liên kết chúng với các động lực thúc đẩy, lên lịch thực hiện và theo dõi tiến độ phát triển.
Các mục tiêu SMART giúp bạn đặt ra những mục tiêu rõ ràng, thực tế để bạn biết khi nào mình đã “đạt được”. RPM hỏi tại sao bạn muốn đạt được những mục tiêu đó và làm thế nào để biến chúng thành hiện thực. Phương pháp này biến các mục tiêu SMART thành điều gì đó mà bạn có sự kết nối cảm xúc, điều gì đó kéo bạn tiến lên ngay cả khi động lực suy giảm.