Một thành phần quan trọng của quản lý dự án là quản lý hoặc giảm thiểu rủi ro. Điều chỉnh rủi ro và tình huống khẩn cấp là rất quan trọng với nhiều biến số và các phần thay đổi trong các dự án phức tạp hoặc dài hạn. ⭐
Một khía cạnh quan trọng không kém trong việc giảm thiểu rủi ro trong quản lý dự án là ghi chép lại. Rủi ro và vấn đề hiếm khi bộc lộ rõ ràng trong giai đoạn lập kế hoạch dự án ban đầu. Chỉ khi dự án được triển khai, các nhà quản lý dự án và nhóm dự án mới gặp phải các vấn đề.
Cùng với việc dự báo các vấn đề tiềm ẩn và giám sát các nguyên nhân có thể xảy ra, việc ghi chép các vấn đề của dự án giúp dự án đi đúng hướng. Ghi chép các vấn đề của dự án cũng giúp loại bỏ các khó khăn tương tự có thể xảy ra trong quá trình tiến độ dự án.
Đây chính là lúc nhật ký RAID phát huy tác dụng.
RAID Log là gì?
Nhật ký RAID là một công cụ quản lý dự án hiệu quả để hợp lý hóa dự án; nó theo dõi rủi ro, hành động, vấn đề và quyết định. Nhật ký theo dõi các kích hoạt, xác suất, vấn đề, tác động, hành động, chủ sở hữu, v.v.
Vẫn chưa có sự thống nhất về ý nghĩa cụ thể của từ viết tắt này, nhưng mọi người đều đồng ý rằng RAID bao gồm Rủi ro, Assumptions (giả định) hoặc Actions (hành động), Issues (vấn đề) và Dependencies (phụ thuộc) hoặc Decisions (quyết định).
Việc ghi lại các chi tiết này trong nhật ký RAID giúp theo dõi và quản lý tiến độ của dự án. Nhật ký RAID cũng cung cấp một khung để chủ động giảm thiểu rủi ro và giải quyết vấn đề, giữ cho dự án đi đúng hướng và đạt được mục tiêu của dự án.
Các thành phần của một bản ghi RAID
1. Rủi ro
Trong phần rủi ro của nhật ký RAID, các quản lý dự án ghi lại các vấn đề hoặc tình huống tiềm ẩn có thể ảnh hưởng tiêu cực đến dự án. Việc xác định và đánh giá sớm các rủi ro của dự án cho phép các nhóm dự án phát triển các kế hoạch dự phòng và thực hiện các biện pháp chủ động để giảm thiểu tác động của chúng, nếu không thể ngăn chặn chúng xảy ra.
Trong khi bạn xác định rủi ro một cách toàn diện trong giai đoạn lập kế hoạch dự án, bạn phải cập nhật và sửa đổi rủi ro theo tiến độ dự án. Đây là một phần thiết yếu của nhật ký, và nhóm dự án sử dụng nhật ký cùng với phần mềm quản lý rủi ro.
2. Giả định
Các nhóm dự án tính đến các tình huống hoặc sự kiện nhất định mà họ dự kiến sẽ xảy ra trong quá trình tiến độ dự án, có hoặc không có bằng chứng xác định.
Mặc dù các giả định thường cần thiết để đưa ra quyết định dự án, nhưng chúng cũng mang lại sự không chắc chắn và rủi ro tiềm ẩn. Việc ghi chép các giả định đảm bảo nhóm dự án xác thực và giải quyết chúng trong quá trình thực hiện.
3. Vấn đề
Không giống như rủi ro bạn dự đoán hoặc giả định dựa trên kiến thức về dự án, bạn ghi lại các vấn đề dựa trên các sự kiện thực tế có thể cản trở tiến độ dự án. Sau khi xác định rủi ro, các nhóm dự án sẽ sắp xếp thứ tự ưu tiên và lập kế hoạch để giải quyết chúng. Nhóm dự án theo dõi các vấn đề này và cách giải quyết trong nhật ký RAID.
Các nhóm sử dụng phần 'hành động' trong nhật ký RAID để ghi lại việc giải quyết vấn đề. Đôi khi, bạn sẽ thấy rằng một số nhóm kết hợp các rủi ro và vấn đề tùy thuộc vào mẫu nhật ký RAID của họ. Điều này giúp thiết lập mối quan hệ nhân quả giữa rủi ro và mức độ của vấn đề liên quan.
4. Phụ thuộc
Phụ thuộc là một công việc phụ thuộc vào việc hoàn thành một công việc khác. Thông thường, các thành phần của một dự án được kết nối theo cách mà chúng phải tuân theo một đơn đặt hàng cụ thể.
Các nhóm dự án phải hoàn thành các công việc liên quan đến nhau theo thứ tự cụ thể hoặc trong một khung thời gian nhất định để dự án có thể tiếp tục.
Xác định và ghi chép các phụ thuộc quan trọng ở giai đoạn lập kế hoạch dự án giúp người quản lý dự án theo dõi các điểm quan trọng của dự án. Bằng cách đó, việc dự đoán các sự cố có thể ảnh hưởng đến tiến độ dự án trở nên dễ dàng.
Trong giai đoạn thực hiện dự án, việc quản lý các phụ thuộc đảm bảo rằng nhóm phối hợp tốt các công việc và nhanh chóng dự đoán và giải quyết các sự chậm trễ hoặc tắc nghẽn có thể xảy ra.
Các hành động và quyết định
Ngoài bốn loại đầu tiên, một số dự án yêu cầu nhóm dự án ghi lại các hành động và quyết định của quản lý dự án.
- Hành động: Bạn phải thực hiện các công việc này để giải quyết rủi ro, giải quyết vấn đề hoặc giải quyết các vấn đề góp phần vào mục tiêu của dự án. Trái ngược với giả định, hành động là các hoạt động cụ thể và có thể đo lường được với dòng thời gian và quyền sở hữu được xác định rõ ràng
- Quyết định: Đây là những lựa chọn có căn cứ mà người quản lý dự án (trong một số trường hợp là nhóm dự án) đưa ra trong khi dự án đang được thực hiện. Những quyết định này có thể là phản ứng đối với các vấn đề cụ thể phát sinh trong quá trình tiến độ hoặc những quyết định chủ động để tránh khủng hoảng sau này. Trong hầu hết các trường hợp, nhóm ghi lại các quyết định theo một cách cụ thể: ai đã đưa ra quyết định, quyết định nào đã được đưa ra và lý do đưa ra quyết định đó. Nhật ký RAID cũng ghi lại các điểm trên dòng thời gian mà các quyết định được đưa ra. Trong khi các phụ thuộc đảm bảo rằng nhóm dự án thực hiện các công việc theo đúng thứ tự, các quyết định xác định tiến độ tổng thể của dự án.
Nhật ký RAID có quan trọng đối với việc quản lý dự án hiệu quả không?
Các nhà quản lý dự án kiểm soát chặt chẽ tiến độ dự án bằng cách ghi chép và thường xuyên xem xét các yếu tố quan trọng góp phần vào dự án.
Nhật ký cũng giúp các nhóm dự án có được những hiểu biết quý giá về những thách thức tiềm ẩn của dự án. Họ chủ động xây dựng các ưu tiên và chiến lược để đối phó với những thách thức đó, từ đó góp phần vào sự thành công của dự án.
Hơn nữa, nhật ký RAID còn là một công cụ giao tiếp hữu ích để thúc đẩy sự minh bạch và hợp tác giữa các nguồn lực của dự án, đảm bảo mọi người đều có chung một quan điểm.
RAID log so với Danh sách rủi ro
Nhật ký RAID và sổ đăng ký rủi ro là những công cụ quản lý dự án thiết yếu để xác định và quản lý rủi ro. Tuy nhiên, chúng khác nhau về phạm vi và mục đích.
Nhật ký RAID được sử dụng trong suốt vòng đời dự án, trong khi sổ đăng ký rủi ro chỉ tập trung vào đánh giá rủi ro toàn diện và sắp xếp thứ tự ưu tiên ở giai đoạn đầu dự án.
Lợi ích và giới hạn của việc sử dụng nhật ký RAID là gì?
Rõ ràng, nhật ký RAID là một công cụ quan trọng đối với các nhà lãnh đạo dự án, nhưng các nhà quản lý dự án cũng phải hiểu những giới hạn của nó. Điều này sẽ giúp bạn giải quyết các hạn chế của công cụ và tối ưu hóa hiệu quả của nó.
Lợi ích của việc sử dụng nhật ký RAID
1. Hiển thị
Nhật ký RAID lưu trữ thông tin quan trọng một cách tập trung và tất cả các bên liên quan đến dự án đều có thể truy cập. Và vì chứa thông tin liên quan đến dự án, nhật ký cung cấp cái nhìn tổng quan cấp cao về tiến độ dự án.
2. Ra quyết định có căn cứ:
Khi dự án tiến độ, nhật ký RAID giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt và đánh giá hiệu quả của chúng dựa trên các quyết định và hành động đã được ghi lại.
3. Dễ sử dụng
Nhật ký RAID thường có cấu trúc xác định với các thành phần đã thiết lập, và việc tạo nhật ký RAID theo mẫu giúp các nhóm dự án nhanh chóng bắt tay vào công việc. Ngoài ra, nhật ký theo mẫu giúp đảm bảo tính nhất quán giữa các dự án, đơn giản hóa việc kết nối các nguồn lực mới của dự án và tạo điều kiện thuận lợi cho việc đào tạo về các quy trình thiết yếu trong nhóm.
4. Giao tiếp chủ động và quản lý rủi ro
Nhật ký RAID khuyến khích phương pháp quản lý dự án có tổ chức và chiến lược, đồng thời thu thập và truyền bá thông tin quan trọng một cách hiệu quả. Giao tiếp được cải thiện, tăng cơ hội phát hiện rủi ro sớm hơn.
Bạn có thể giảm thời gian thực hiện đồng thời giảm thiểu hoặc ngăn chặn hoàn toàn các rủi ro.
5. Giải quyết vấn đề hiệu quả
Nhật ký RAID phân công trách nhiệm cho các cá nhân chịu trách nhiệm giải quyết các vấn đề và thách thức. Cuối cùng, nhật ký này giúp các quản lý dự án chuẩn bị các giải pháp, chủ động cải thiện việc tuân thủ thời hạn và ngân sách.
Giới hạn của nhật ký RAID
1. Phạm vi giới hạn
Nhật ký RAID có thể không đủ để quản lý rủi ro vì chúng chỉ tập trung vào việc xác định và theo dõi các thành phần R-A-I-D. Kế hoạch dự án phù hợp hơn để ghi chép chi tiết các thông tin cụ thể của dự án.
Ngoài ra, cùng với nhật ký RAID, phần mềm quản lý dự án tập trung đảm bảo rằng tất cả thành viên trong nhóm có thể truy cập thông tin dự án, bất kể họ thuộc bộ phận hay hàm nào.
2. Quá chú trọng vào tài liệu
Hiệu quả của công cụ này phụ thuộc vào việc nhóm dự án có cập nhật nhật ký một cách nhất quán hay không. Điều này sẽ chỉ làm phân tán sự tập trung khỏi các công việc quản lý dự án đang diễn ra, trừ khi nhóm cân bằng giữa việc lập tài liệu và thực hiện dự án.
Ngoài ra, đi quá sâu có thể dẫn đến quá tải thông tin, trong khi quá sơ sài sẽ làm mất mục đích của nhật ký RAID.
Mặt khác, việc không cập nhật nhật ký theo thời gian thực sẽ khiến nhật ký trở nên lỗi thời, có thể dẫn đến sự nhầm lẫn giữa các bên liên quan.
3. Yêu cầu đánh giá liên tục
Trong các dự án lớn hơn, nhật ký RAID có thể cần được xem xét thường xuyên, tạo ra cảm giác giám sát liên tục giữa các thành viên trong nhóm dự án.
4. Phụ thuộc vào đầu vào của con người
Nhật ký RAID dựa vào việc xác định và ghi chép rủi ro và vấn đề bằng tay bởi các thành viên nhóm dự án. Do đó, phán đoán và nhận thức của con người đóng vai trò quan trọng trong hiệu quả của nhật ký RAID.
Khi nào nên sử dụng nhật ký RAID?
Một số ví dụ cụ thể về việc sử dụng nhật ký RAID bao gồm các đối tượng/kỳ/phiên bản sau.
- Khi bắt đầu dự án: Để xác định các rủi ro, giả định, vấn đề và phụ thuộc tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến thành công của dự án
- Trong suốt vòng đời dự án: Để theo dõi trạng thái của các thành phần R-A-I-D và ghi lại các quyết định và điểm hành động
- Khi đưa ra quyết định dự án: Nó sẽ giúp xem xét tác động tiềm năng của các quyết định khác nhau
- Khi giao tiếp với các bên liên quan: Là phương tiện để cung cấp cho những người tham gia dự án sự hiểu biết rõ ràng về trạng thái của dự án
Cách sử dụng nhật ký RAID trong quản lý dự án: Các bước khóa liên quan
Bước 1: Chọn định dạng phù hợp cho dự án của bạn
Bước đầu tiên là lựa chọn định dạng phù hợp. Bắt đầu nhật ký RAID trên giấy, bảng tính hoặc bằng phần mềm quản lý rủi ro. Dù sử dụng định dạng nào, hãy đảm bảo rằng nó phù hợp với mục tiêu dự án và tính phức tạp của dự án.
Hãy tham gia cùng nhóm và các bên liên quan trong việc lựa chọn định dạng, vì họ sẽ là người dùng cuối cùng của công cụ này và cần cảm thấy thoải mái khi sử dụng.
Bước 2: Lập danh sách các rủi ro, giả định, vấn đề và phụ thuộc trong dự án của bạn
Bước tiếp theo là thảo luận và ghi chép chi tiết từng thành phần. Để làm được điều này, sự hợp tác của nhóm là vô cùng quan trọng. Nhóm dự án sẽ giúp bạn xác định các rủi ro tiềm ẩn dựa trên kinh nghiệm và lĩnh vực chuyên môn của họ
Sự hợp tác trong giai đoạn tạo/lập cũng sẽ giúp các thành viên trong nhóm xác định vai trò và trách nhiệm của mình trong việc quản lý dự án.
Bước 3: Tiếp tục cập nhật!
Cập nhật nhật ký thường xuyên theo thời gian thực là điều cần thiết để theo dõi tiến độ và ghi lại các phản hồi đối với các thách thức. Các bên liên quan bên ngoài, bao gồm quản lý và khách hàng, sẽ sử dụng nhật ký để hiểu về việc giảm thiểu rủi ro và giải quyết vấn đề. Các cập nhật này sẽ đảm bảo giao tiếp liền mạch trong nhóm và với các đối tác bên ngoài.
Bước 4: Phản ánh sau dự án
Với chế độ xem toàn diện về thông tin dự án của bạn, nhật ký RAID cũng góp phần vào quá trình ra quyết định trong các dự án trong tương lai, biến kinh nghiệm thành những hiểu biết quý giá một cách hiệu quả.
Tạo mẫu nhật ký RAID
Thay vì tạo bản phác thảo nhật ký RAID từ đầu, việc tạo mẫu sẽ giúp bạn dễ dàng bắt đầu lập kế hoạch dự án nhanh chóng hơn. Mẫu nhật ký RAID là một khung tùy chỉnh để ghi chép và theo dõi các thành phần riêng lẻ: rủi ro, giả định hoặc hành động, vấn đề, quyết định và phụ thuộc.
Dưới đây là mẫu mẫu nhật ký RAID:
- ID rủi ro: Mã nhận dạng duy nhất cho mỗi rủi ro
- Mô tả rủi ro: Mô tả chi tiết về rủi ro tiềm ẩn
- Khả năng xảy ra: Đánh giá xác suất rủi ro xảy ra
- Tác động: Đánh giá mức độ nghiêm trọng của hậu quả rủi ro
- Chiến lược giảm thiểu: Các hành động được lên kế hoạch để giảm thiểu tác động của rủi ro
- Chủ sở hữu: Cá nhân chịu trách nhiệm theo dõi và giải quyết rủi ro
- Trạng thái: Trạng thái hiện tại của rủi ro (ví dụ: đang mở, đã đóng)
- Ngày: Ngày xác định rủi ro hoặc lần cập nhật cuối cùng
- Giả định: Những niềm tin hoặc tuyên bố được coi là đúng mà không có bằng chứng xác thực
- Vấn đề: Các vấn đề hoặc thách thức đã biết mà nhóm cần giải quyết
- Quyết định: Các lựa chọn cụ thể được đưa ra liên quan đến hướng đi, hành động hoặc chiến lược của dự án
Nâng cao kế hoạch dự án và đánh giá rủi ro với phần mềm quản lý dự án
Nhật ký RAID là một công cụ không thể thiếu trong bộ công cụ của bạn. Bạn không còn phải lục lọi các ghi chú cuộc họp trước đó hoặc lo lắng về việc thiếu tài liệu cho các giả định — nhật ký RAID là giải pháp cho bạn.
Tạo nhật ký RAID lần đầu tiên là một thách thức, nhưng sẽ dễ dàng hơn nếu bạn có các công cụ phù hợp. Ví dụ: mẫu nhật ký RAID của ClickUp sẽ giúp bạn bắt đầu, cho phép bạn tổ chức và xử lý hiệu quả các thông tin liên quan đến dự án ngay từ đầu.
Mặc dù nhật ký RAID rất hữu ích, nhưng cần lưu ý rằng phạm vi của nó hẹp hơn nhiều so với phần mềm quản lý dự án, vốn cung cấp một phương pháp tiếp cận toàn diện hơn.
Ví dụ, ClickUp là một phần mềm đa năng giúp quản lý dự án, hợp tác nhóm, quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM), giao tiếp và nhiều hơn nữa. Hãy xem Nhiệm vụ ClickUp và Tính năng Clickup để hiểu cách chúng tôi có thể giúp bạn.
Bắt đầu sử dụng ClickUp miễn phí ngay hôm nay!