Hầu hết các nhóm không gặp khó khăn trong việc tạo ra các Quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP); họ gặp khó khăn trong việc làm cho chúng có thể sử dụng được. ⚠️
Thường có một thư mục bụi bặm có nhãn 'SOPs–Final' mà không ai mở trong nhiều tháng. Một trang Notion có tên 'Create SOPs – WIP' không được động đến kể từ lần tái tổ chức gần nhất. Và bằng cách nào đó, một vài chủ đề Slack hoặc bình luận ngẫu nhiên lại có trọng lượng hơn các quy trình thực tế được ghi trong SOP của bạn.
Kết quả? Nhân viên mới đoán mò trong quá trình nhập việc, nhân viên cũ tìm ra các lối tắt, và lãnh đạo phải quản lý chi tiết vì không thể tin tưởng SOP để điều hành công việc.
Đây không chỉ là vấn đề tài liệu — nó là trở ngại hoạt động và tích tụ theo thời gian.
Trong hướng dẫn tổ chức SOP này, chúng ta sẽ vượt qua những kiến thức cơ bản như quy ước đặt tên và cấu trúc thư mục. Bạn sẽ học cách quản lý SOP để phù hợp với cách làm việc của nhóm, giúp dễ dàng tìm kiếm, cập nhật và quan trọng nhất là tuân thủ. ✅
⭐ Mẫu nổi bật
Mẫu SOP ClickUp cho phép bạn tạo, quản lý và tổ chức tất cả các quy trình hoạt động tiêu chuẩn của mình ở một nơi. Đây là công cụ lý tưởng cho các nhà quản lý hoạt động và trưởng nhóm để đảm bảo tính nhất quán trong các công việc lặp lại như tuyển dụng nhân sự, chuyển cấp hỗ trợ hoặc quy trình tuân thủ.
SOP là gì và tại sao bạn nên tổ chức chúng?
Quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP) là hướng dẫn từng bước hoặc bộ hướng dẫn công việc để hoàn thành các công việc lặp lại một cách nhất quán, tuân thủ và hiệu quả.
Về bản chất, SOP là các tài liệu quy trình. Khi tạo SOP, bạn biến kiến thức chung thành quy trình công việc có thể lặp lại để nhóm của bạn không phải bắt đầu lại từ đầu với mỗi công việc.
Tuy nhiên, chỉ viết ra thôi là chưa đủ. Nếu không có hệ thống quản lý SOP phù hợp, các tài liệu này sẽ trở nên lỗi thời, khó tìm và không liên quan đến quy trình làm việc của nhóm. Để đảm bảo các tài liệu này luôn cập nhật, hãy xem lại và sửa đổi chúng khi quy trình làm việc của bạn thay đổi.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: SOP phải dễ tiếp cận đối với tất cả những người cần. Cân nhắc việc bản địa hóa và khả năng tiếp cận — hỗ trợ đa ngôn ngữ và tương thích với trình đọc màn hình đảm bảo tất cả thành viên trong nhóm có thể sử dụng SOP của bạn, bất kể ngôn ngữ hay khả năng.
Lợi ích của việc tổ chức SOP
Khi bạn đầu tư vào việc cấu trúc có chủ đích thư viện tài liệu SOP của mình, lợi ích sẽ lan tỏa khắp tổ chức của bạn.
Tác động? Hãy xem 👇
- Hội nhập nhanh hơn: Các thành viên mới trong nhóm không cần phải theo dõi ai đó hoặc đoán mò cách thực hiện công việc. Với SOP đáng tin cậy, họ có thể bắt kịp tiến độ nhanh hơn, với ít phỏng đoán hơn
- Hoạt động hàng ngày trơn tru hơn: Tài liệu SOP được duy trì tốt cung cấp cho mọi người một điểm tham chiếu chung, giúp giảm thiểu nhầm lẫn và công việc làm lại
- Tuân thủ tốt hơn và sẵn sàng cho kiểm toán: Trong các ngành nghề yêu cầu tuân thủ quy định nghiêm ngặt, các SOP được tài liệu hóa giúp dễ dàng chứng minh rằng các quy trình được thực hiện đúng cách và nhất quán.
- Giảm sự phụ thuộc vào cá nhân: Khi bạn tạo các SOP được phân loại và duy trì đúng cách, kiến thức tổ chức sẽ được giữ nguyên ngay cả khi nhân viên rời công ty hoặc thay đổi vai trò
- Điều chỉnh quy trình: SOP giúp giảm thiểu xung đột giữa các nhóm bằng cách làm rõ ai làm việc gì, khi nào và như thế nào, đặc biệt là trong quá trình chuyển giao công việc giữa các bộ phận.
🔍 Bạn có biết? CDC từng viết SOP chính thức cho ngày tận thế zombie — và chúng đã lan truyền rộng rãi. Những gì bắt đầu như một hướng dẫn đùa vào năm 2011 đã trở thành một chiến dịch chuẩn bị cho tình huống khẩn cấp hoàn chỉnh, bao gồm danh sách kiểm tra sơ tán, bộ dụng cụ cứu trợ và các quy trình ứng phó với dịch bệnh. Tại sao? Bởi vì nếu bạn sẵn sàng đối phó với zombie, bạn sẵn sàng đối phó với mọi thứ. 🧟♂️
Hậu quả của việc không tổ chức SOPs một cách khoa học
Mặt khác, khi việc quản lý SOP bị bỏ qua:
- Các nhóm lãng phí thời gian tìm kiếm tài liệu phù hợp hoặc cuối cùng phải làm lại công việc
- Sai sót xảy ra thường xuyên hơn khi mọi người dựa vào các hướng dẫn lỗi thời hoặc mâu thuẫn thay vì tham khảo phần mềm SOP
- Các "hàng rào kiến thức" ngày càng gia tăng, đặc biệt khi nhân viên có kinh nghiệm rời đi mà không chuyển giao kiến thức
- Các nhà quản lý mất khả năng hiển thị về cách công việc được hoàn thành, dẫn đến việc quản lý quá chi tiết hoặc sự cố trong trách nhiệm giải trình
📌 Ví dụ: một người quản lý có thể không nhận ra rằng việc hoàn tiền cho khách hàng cần phải qua năm lần phê duyệt — cho đến khi việc này đã bị trì hoãn một tuần.
Và có lẽ quan trọng nhất là nhóm của bạn sẽ không còn tin tưởng vào SOP nữa. Một khi bị coi là không liên quan hoặc lỗi thời, ngay cả những SOP được viết tốt nhất cũng sẽ không được tuân thủ để cải tiến liên tục.
Để tránh điều này, hãy theo dõi việc sử dụng và hiệu quả của SOP — giám sát chế độ xem, tỷ lệ hoàn thành và phản hồi để phát hiện những SOP nào đang hoạt động hiệu quả và những SOP nào cần cải thiện.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về những điểm khác biệt giữa tài liệu SOP quy trình hoạt động tiêu chuẩn tốt và tài liệu SOP quy trình hoạt động tiêu chuẩn kém:
| Aspect | ✅ Tốt SOP | ❌ SOP kém chất lượng |
|---|---|---|
| Ngôn ngữ | Đơn giản, rõ ràng, trực tiếp; sử dụng giọng văn chủ động | Mơ hồ, chứa nhiều thuật ngữ chuyên ngành; sử dụng giọng bị động |
| Định dạng bước | Mỗi dòng chỉ ghi một hành động rõ ràng; bắt đầu bằng động từ | Các bước hỗn hợp; trình tự không rõ ràng |
| Kiểm soát phiên bản | Ghi rõ số phiên bản, chủ sở hữu và lần cập nhật cuối cùng | Không có ngày tháng, quyền sở hữu hoặc lịch sử sửa đổi |
| Hình ảnh minh họa | Bao gồm ảnh chụp màn hình, biểu tượng, sơ đồ và tiêu đề lớn | Văn bản dài dằng dặc không có khoảng cách |
| Địa điểm và cách truy cập | Lưu trữ trong không gian làm việc có thể tìm kiếm và chia sẻ như ClickUp Docs | Ẩn trong các thư mục cục bộ hoặc ổ đĩa được tổ chức kém |
| Cộng tác nhóm | Được xây dựng dựa trên ý kiến đóng góp của những người thực hiện công việc; được xem xét thường xuyên | Viết một mình và không chỉnh sửa sau khi tạo/lập |
| Tự động hóa và tích hợp | Bao gồm các bước hoặc kích hoạt tự động | Quy trình hoàn toàn thủ công |
| Bảo mật & Quyền truy cập | Quyền truy cập dựa trên vai trò, nhật ký kiểm tra và các tính năng tuân thủ | Không kiểm soát được ai có thể xem hoặc chỉnh sửa |
📮 ClickUp Insight: 74% nhân viên sử dụng hai công cụ trở lên chỉ để tìm kiếm thông tin họ cần — trong khi phải chuyển đổi giữa email, trò chuyện, ghi chú, công cụ quản lý dự án và tài liệu.
Việc liên tục chuyển đổi bối cảnh này làm lãng phí thời gian và làm chậm năng suất. Là ứng dụng toàn diện cho công việc, ClickUp hợp nhất tất cả công việc của bạn — email, trò chuyện, tài liệu, nhiệm vụ và ghi chú — vào một không gian làm việc duy nhất có thể tìm kiếm, để mọi thứ luôn ở đúng nơi bạn cần.
📌 Lưu trữ mẫu: Mẫu chính sách và quy trình công ty miễn phí
Cách tổ chức SOP: Hướng dẫn từng bước
Bây giờ chúng ta đã tìm hiểu SOP là gì và tại sao việc tổ chức SOP lại quan trọng, hãy phân tích chi tiết từng bước việc cần làm:
1. Kiểm tra và đánh giá các SOP hiện có
Trước khi tái tổ chức bất kỳ thứ gì, bạn cần biết mình đang làm việc với những gì. Bắt đầu bằng cách xem lại thư viện tài liệu SOP hiện tại và tự hỏi:
- Các thành viên trong nhóm vẫn tham khảo SOP này chứ?
- Quy trình có phản ánh cách công việc được hoàn thành hôm nay không?
- Công cụ, hệ thống hoặc luồng phê duyệt được đề cập vẫn còn được sử dụng không?
- Có nhiều phiên bản SOP giống nhau đang lưu hành không?
- Nó vẫn còn phù hợp với vai trò hoặc quy trình làm việc hiện tại không?
Mục tiêu ở đây là dọn dẹp. Giữ lại những gì còn phù hợp, lưu trữ những gì đã lỗi thời và đánh dấu những lỗ hổng rõ ràng trong tài liệu.
Hãy nhớ quản lý vòng đời SOP: Đặt ra các tiêu chí rõ ràng để lưu trữ hoặc loại bỏ các SOP đã lỗi thời để thư viện của bạn luôn gọn gàng và phù hợp.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Trong quá trình kiểm tra, hãy thêm các cột "Sử dụng lần cuối" và "Cập nhật lần cuối". Điều này sẽ giúp bạn ưu tiên những gì cần dọn dẹp, viết lại hoặc xóa.
2. Phân loại theo nhóm, quy trình hoặc hàm
Tổ chức SOP hiệu quả có nghĩa là tạo ra một hệ thống mà bất kỳ ai, bất kể vai trò hay thâm niên, đều có thể tìm thấy chính xác những gì họ cần và khi họ cần.
Bắt đầu bằng cách phân loại SOP theo cách tổ chức của doanh nghiệp. Bạn có thể phân loại theo:
- Nhóm (ví dụ: nhóm bán hàng, hỗ trợ khách hàng, nhân sự)
- Hàm (ví dụ: Tuyển dụng, Mua sắm, Đào tạo nhân viên mới)
- Giai đoạn quy trình làm việc (ví dụ: Trước bán hàng, Thực hiện đơn hàng, Sau bán hàng)
Tránh sắp xếp dựa trên cách các tệp được tạo trong quá khứ. Thay vào đó, hãy cấu trúc chúng dựa trên cách mọi người làm việc hiện nay. Một phần mềm SOP tốt sẽ cho phép bạn thêm thư mục, thẻ hoặc bộ lọc để giữ cho hệ thống trực quan và có thể mở rộng.
Điều này cũng đặt nền tảng cho sự cải tiến liên tục, và Phân cấp ClickUp được thiết kế riêng cho mục đích này. Nó cho phép bạn tổ chức SOP ở nhiều cấp độ — Không gian Làm việc > Thư mục > Danh sách công việc > Nhiệm vụ — để bạn có thể phản ánh cấu trúc tổ chức thực tế của mình trong hệ thống tài liệu. Khóa là biết cách các nhóm của bạn làm việc — không phải cách các thư mục của bạn được thiết lập cách đây năm năm.
Ví dụ: bạn có thể có Không gian Làm việc cho Hoạt động, Thư mục cho Đào tạo, Danh sách công việc trong tuần đầu tiên và mỗi Công việc là một SOP cụ thể như 'Cách thiết lập email' — bản đồ hóa các công việc cụ thể trực tiếp vào quy trình làm việc thực tế.
Nếu nhóm của bạn là nhóm toàn cầu, hãy xem xét phân loại SOP theo khu vực hoặc ngôn ngữ và đảm bảo hệ thống của bạn hỗ trợ bản địa hóa để tối đa hóa khả năng truy cập.
🎯 Ví dụ nhanh: Bạn không chắc liệu SOP của mình quá sơ sài hay quá phức tạp? Hãy so sánh SOP của bạn với các ví dụ SOP được tuyển chọn trong ngành để xem cách các công ty khác cấu trúc các quy trình từng bước của họ.
3. Sử dụng quy ước đặt tên nhất quán
Việc đặt tên nhất quán giúp các tài liệu SOP có thể quét, tìm kiếm và tự giải thích ngay lập tức. Khi mọi người tuân theo cùng một cấu trúc, sự cọ xát sẽ giảm trên toàn bảng, từ quá trình nhập môn đến kiểm toán.
Một quy ước đặt tên vững chắc bao gồm:
- Nhóm hoặc hàm (ví dụ: Bán hàng, Nhân sự, Hoạt động)
- Tiêu đề bắt đầu bằng động từ hoặc hành động (ví dụ: ‘Gửi báo cáo chi phí’)
- Thẻ tùy chọn cho phiên bản, chủ sở hữu hoặc trạng thái (ví dụ: ‘Bán hàng – Đánh giá khách hàng tiềm năng – v2)
Dưới đây là một ví dụ so sánh trước và sau:
| ❌ Không nhất quán | ✅ Rõ ràng & Nhất quán |
| refund_finalv3. docx | Hỗ trợ – Xử lý hoàn tiền cho khách hàng – v3 |
| các bước tuyển dụng – mới | HR – Danh sách kiểm tra cho nhân viên mới |
| SOP-onboarding | Ops – IT Nội bộ – Onboarding – Bản nháp |
ClickUp Brain giúp giảm thiểu các Quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP) trùng lặp hoặc đặt tên sai bằng cách cho phép bạn đặt các câu hỏi như "Chúng ta đã có danh sách kiểm tra khi bắt đầu công việc chưa?" Nó hiển thị các tài liệu hiện có ngay lập tức, để các nhóm có thể tái sử dụng những gì đã có thay vì tạo ra các bản sao có tiêu đề không nhất quán.
Ngoài ra, các tính năng tìm kiếm và gắn thẻ nâng cao giúp bạn dễ dàng tìm thấy SOP, ngay cả trong các thư viện lớn. Tính năng tìm kiếm kết nối của ClickUp cho phép bạn lọc theo thẻ, chủ sở hữu hoặc từ khóa trong nội dung SOP.
📌 Ví dụ: giả sử bạn đang tìm kiếm tất cả các SOP về đào tạo nhân viên mới được cập nhật trong quý vừa qua, bạn có thể lọc ngay lập tức theo thẻ và chủ sở hữu.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Khi bạn đã xác định được cấu trúc và quy tắc đặt tên, bạn không cần phải bắt đầu từ trang trắng. Sử dụng một trong các công cụ tạo SOP này để tạo bản nháp đầu tiên nhanh hơn, đặc biệt là đối với quy trình công việc lặp lại hoặc có nhiều danh sách kiểm tra.
4. Tiêu chuẩn hóa cấu trúc của từng SOP
Ngay cả khi tất cả các SOP của bạn được đặt tên chính xác, định dạng không nhất quán có thể làm giảm tính khả dụng của chúng. Một số chỉ dài ba dòng, một số khác lại là những văn bản dài dằng dặc. Một số bao gồm các công cụ, một số khác thì không. Sự không nhất quán này buộc mọi người phải tìm hiểu định dạng trước khi bắt đầu công việc.
Tiêu chuẩn hóa cấu trúc sẽ giải quyết vấn đề đó.
Tạo bố cục đơn giản, có thể lặp lại mà mọi SOP đều tuân theo. Cấu trúc tốt là cấu trúc cân bằng giữa tính rõ ràng và tính linh hoạt.
📌 Ví dụ: “Gửi bảng lương hàng tháng” — Thuộc trách nhiệm của Trưởng phòng Tài chính, được xem xét hàng tháng. Được sử dụng vào ngày 28 để phê duyệt bảng lương qua Gusto. Các bước bao gồm xem xét số giờ làm việc, phê duyệt thanh toán và gửi email xác nhận. Nếu ngày 28 là ngày cuối tuần, hãy gửi trước ngày thứ Sáu.
Dưới đây là định dạng bạn có thể sử dụng hoặc tham khảo từ các mẫu tài liệu quy trình này nếu cần thêm ý tưởng:
- Tiêu đề: Tiêu đề SOP rõ ràng và hướng đến hành động (ví dụ: 'Gửi bảng lương hàng tháng')
- Chủ sở hữu: Ai chịu trách nhiệm cập nhật tài liệu này?
- Cập nhật lần cuối: Để người dùng biết rằng đó là thông tin mới nhất
- Mục đích: SOP này giúp bạn hoàn thành việc gì
- Khi nào sử dụng: Điểm kích hoạt (ví dụ: 'Chạy SOP này vào ngày 28 hàng tháng')
- Hướng dẫn từng bước: Danh sách các điểm chính hoặc danh sách kiểm tra với các hành động rõ ràng
- Công cụ/liên kết cần thiết: Truy cập trực tiếp vào các hệ thống liên quan
- Các trường hợp đặc biệt hoặc quy trình báo cáo lên cấp trên: Việc cần làm nếu có sự cố xảy ra không theo kế hoạch
- Yêu cầu quy định: Thêm phần tuân thủ cho các ngành được quy định — danh sách các giao thức an toàn, tiêu chuẩn liên quan, yêu cầu kiểm toán hoặc tham chiếu pháp lý.
Để tránh thiết lập thủ công, hãy sử dụng Mẫu SOP Tiêu chuẩn ClickUp. Mẫu này cung cấp cấu trúc rõ ràng, sẵn sàng sử dụng với các phần được dán nhãn sẵn, gợi ý trực quan và hỗ trợ nhúng biểu mẫu, hình ảnh và cập nhật.
Mỗi phần được thiết kế để tối ưu hóa quy trình SOP của bạn:
- Tiêu đề được điền sẵn như Mục đích, Phạm vi và Vai trò & Trách nhiệm hướng dẫn những người đóng góp chỉ bao gồm những nội dung cần thiết
- Các thủ tục từng bước được xây dựng bằng cách sử dụng kết hợp Tài liệu + Nhiệm vụ của ClickUp để mọi hướng dẫn có thể được phân công, theo dõi hoặc tự động hóa
- Hình ảnh nhúng cho phép bạn thêm biểu mẫu, ảnh chụp màn hình hoặc video hướng dẫn trực tiếp vào từng bước, để các thành viên trong nhóm không phải chuyển đổi giữa các công cụ chỉ để hoàn thành một công việc
- Phần câu hỏi thường gặp và trường hợp đặc biệt giúp giảm thiểu sự gián đoạn và tin nhắn Slack bằng cách chủ động giải quyết các vấn đề phổ biến nhất
5. Chỉ định người chịu trách nhiệm để đảm bảo tính trách nhiệm
Chỉ định một người chịu trách nhiệm cho mỗi SOP để đảm bảo SOP phát triển theo thời gian. Người chịu trách nhiệm không nhất thiết phải là người tạo ra SOP. Họ theo dõi các thay đổi trong quy trình và cập nhật tài liệu để tránh sai lệch.
Quyền sở hữu nên như thế nào:
- Hiển thị: Tên của chủ sở hữu SOP (hoặc @đề cập) phải được liệt kê ở đầu tài liệu
- Trách nhiệm: Chủ sở hữu chịu trách nhiệm xem xét và cập nhật SOP theo tần suất đã định — hàng tháng, hàng quý hoặc sau bất kỳ thay đổi quy trình lớn nào
- Được phép chỉnh sửa SOP: Họ phải có toàn quyền chỉnh sửa và hiểu rõ bối cảnh để sửa đổi tài liệu một cách chính xác, mà không cần nhiều lần phê duyệt
- Phù hợp với cấu trúc: Chủ sở hữu đảm bảo tài liệu giữ định dạng nhất quán, để các thành viên trong nhóm không phải học lại cách đọc mỗi lần
Khi quyền sở hữu rõ ràng, SOP sẽ bắt đầu hỗ trợ hoạt động xuất sắc trên nhiều bộ phận. Và chúng giúp SOP luôn được tuân thủ, không bị lãng quên.
ClickUp giúp bạn dễ dàng tích hợp trách nhiệm vào hệ thống SOP của mình. Bạn có thể chỉ định chủ sở hữu tài liệu trực tiếp trong mỗi SOP. Nhưng quan trọng hơn, ClickUp hỗ trợ kiểm soát truy cập dựa trên vai trò, để bạn có thể quyết định ai có thể xem, bình luận hoặc chỉnh sửa từng SOP.
Điều đó có nghĩa là:
- Chỉ chủ sở hữu được chỉ định mới có thể chỉnh sửa SOP, giữ lịch sử phiên bản rõ ràng và ngăn ngừa thay đổi ngẫu nhiên
- Cộng tác viên có thể để lại nhận xét hoặc đề xuất chỉnh sửa mà không làm ảnh hưởng đến cấu trúc cốt lõi
- Quyền truy cập chỉ xem có thể được cấp cho các nhóm đa chức năng cần SOP nhưng không tham gia vào việc duy trì SOP
- Dữ liệu an toàn và tuân thủ được duy trì vì ClickUp cung cấp nhật ký kiểm tra và hỗ trợ các chứng nhận ngành, để bạn có thể theo dõi ai đã thay đổi gì, khi nào và tại sao.
6. Thiết lập kho lưu trữ SOP tập trung
Kho lưu trữ SOP tập trung mang lại sự ngăn nắp, hiển thị và tin cậy cho tài liệu của bạn. Dưới đây là cách thiết lập đúng:
- Xác định đích đến: Chọn một nền tảng duy nhất nơi tất cả các SOP sẽ được lưu trữ và quản lý từ nay về sau
- Chuẩn hóa các đường dẫn truy cập: Tạo một trang chủ hoặc trung tâm — như trang đích intranet hoặc wiki nội bộ — liên kết đến mọi danh mục SOP, để không ai phải dựa vào trí nhớ hoặc các thủ thuật tìm kiếm
- Bao gồm siêu dữ liệu: Mỗi SOP phải bao gồm thẻ, ngày xem xét, chủ sở hữu, tài liệu liên quan và vai trò
- Lưu trữ các tài liệu đã lỗi thời: Lưu trữ các SOP đã lỗi thời thay vì xóa chúng — điều này giúp bảo tồn bối cảnh lịch sử mà không làm lộn xộn thư viện của bạn
Nếu bạn đang thiết lập kho lưu trữ SOP tập trung, ClickUp Docs cung cấp hệ thống tài liệu hoàn chỉnh, lý tưởng cho các nhóm muốn thoát khỏi tình trạng lưu trữ đám mây phân tán và các tệp bị ngắt kết nối, kết nối trực tiếp với quy trình làm việc của nhóm bạn.
Sử dụng thư mục và danh sách lồng nhau, bạn có thể sắp xếp Tài liệu theo nhóm, hàm hoặc quy trình. Mỗi Tài liệu có thể tồn tại trong cùng một không gian làm việc nơi có các công việc, dự án và mục tiêu.
Với ClickUp Docs, bạn có thể:
- Tạo liên kết nội bộ giữa các tài liệu, SOP, công việc và dự án có liên quan
- Thêm các phương tiện truyền thông phong phú như ảnh chụp màn hình, biểu mẫu và danh sách kiểm tra vào mỗi tài liệu
- Chỉ định người chịu trách nhiệm và ngày đáo hạn cho việc xem xét SOP
- Đặt quyền truy cập dựa trên vai trò để chỉ những người phù hợp mới có thể chỉnh sửa hoặc cập nhật nội dung
- Sử dụng tính năng tìm kiếm dựa trên AI để tìm SOP ngay lập tức, ngay cả khi bạn chỉ nhớ một từ khóa hoặc công việc
🧠 Thông tin thú vị: Các SOP của Toyota rất chính xác, bao gồm cả thời gian thực hiện từng công việc, tính đến từng giây, cho đến khi vặn xong con ốc cuối cùng. Họ có 'thời gian takt', một nhịp điệu sản xuất giúp mọi bước đều có thể đo lường, lặp lại và hiệu quả đến mức khó tin.
⚡ Kho lưu trữ mẫu: Các mẫu viết nội dung hàng đầu để hợp lý hóa quy trình
7. Đảm bảo SOPs luôn dễ truy cập và có thể tìm kiếm
Nếu quy trình hoàn tiền được lưu trong tài liệu, nhưng phiếu yêu cầu của khách hàng lại nằm trong một hệ thống khác.
Để khắc phục điều đó, hãy chuyển từ truy cập tập trung sang thư mục lồng nhau, danh sách công việc và truy cập theo ngữ cảnh. Đây là cách thực hiện 👇
- Nhúng liên kết SOP vào mẫu công việc: Nếu công việc là 'chạy bảng lương', thì hướng dẫn phải được đính kèm.
- Ghim SOP vào các cuộc họp định kỳ hoặc trung tâm dự án: Nếu nhóm của bạn thực hiện kiểm tra hàng tuần, SOP nên được hiển thị trong danh sách kiểm tra định kỳ đó
- Kết nối SOP với các công cụ mà chúng hỗ trợ: Ví dụ: nếu một SOP liên quan đến việc chỉnh sửa trang web, hãy liên kết trực tiếp SOP đó trong CMS hoặc bảng công việc của bạn
Với ClickUp Connected Search, bạn có thể yêu cầu ClickUp Brain, một trợ lý AI tích hợp sẵn, hiển thị chính xác những gì bạn cần (ngay cả trên các công cụ khác).
Giả sử bạn đang tìm kiếm SOP mới nhất về xử lý khách hàng tiềm năng doanh nghiệp. Thay vì tìm kiếm trong các thư mục, bạn có thể hỏi, 'Quy trình hiện tại của chúng ta để đánh giá khách hàng tiềm năng doanh nghiệp là gì?'
Sau đó, nó sẽ lấy thông tin từ các ứng dụng được kết nối như Google Drive, GitHub hoặc Trang tính (và tất nhiên, toàn bộ Không gian Làm việc ClickUp của bạn).
Để công việc này diễn ra suôn sẻ, các SOP của bạn cần được lưu trữ trong một hệ thống coi chúng như một phần của kiến thức chung của nhóm. Hãy sử dụng ClickUp Knowledge Management, một cơ sở kiến thức động giúp biến mọi SOP thành một wiki sống động với lịch sử phiên bản, quyền truy cập nâng cao và khả năng cộng tác thời gian thực.
Trong phần mềm quản lý kiến thức mạnh mẽ này, bạn có thể sử dụng các mẫu có sẵn để tạo SOP mới, liên kết chúng với các công việc hoặc tài liệu dự án, và cập nhật chúng bằng các nhận xét trong tài liệu và câu trả lời dựa trên AI từ ClickUp Brain.
8. Kiểm tra và cập nhật thường xuyên
Ví dụ: Nhóm của bạn triển khai một CRM mới, nhưng SOP về tiêu chuẩn bán hàng vẫn tham chiếu đến CRM cũ. Một nhân viên mới làm theo các bước đã lỗi thời và ghi dữ liệu vào vị trí sai, và giờ bộ phận Marketing đang xem thông tin khách hàng tiềm năng không đầy đủ.
Điều này xảy ra khi các SOP được coi là "đã hoàn thành" sau khi tạo/lập.
Để tránh điều này, hãy xây dựng một hệ thống đánh giá vào cách thức làm việc của nhóm bạn:
- Gán chu kỳ xem xét dựa trên mức độ biến động: Không phải tất cả các SOP đều hết hiệu lực cùng một lúc. Quá trình đóng sổ cuối tháng của bộ phận tài chính có thể ổn định trong một năm. Tuy nhiên, SOP về tiếp nhận khách hàng mới trong một công ty khởi nghiệp đang mở rộng quy mô có thể thay đổi mỗi quý. Liên kết chu kỳ xem xét với tốc độ thay đổi của quy trình cơ bản
- Ghi lại những thay đổi và lý do: Đừng chỉ cập nhật tài liệu một cách âm thầm. Thêm một phần như "Có gì mới trong phiên bản này" để bất kỳ ai đọc cũng biết những điểm khác biệt. Ví dụ: "Cập nhật vào ngày 10 tháng 4 – Bước 3 hiện sử dụng biểu mẫu HubSpot thay vì Typeform"
- Phát hiện tài liệu không đáng tin cậy dựa trên hành vi: Nếu đồng nghiệp liên tục hỏi về một quy trình đã được ghi chép, đó là lúc bạn cần xem lại SOP đó
ClickUp Brain giúp mọi thứ dễ dàng hơn. Nó có thể tự động quét không gian làm việc của bạn để xác định các SOP chưa được cập nhật trong nhiều tháng hoặc những SOP có tham chiếu lỗi thời như công cụ cũ hoặc chủ sở hữu cũ. Bạn có thể hỏi, 'Những SOP nào chưa được xem xét kể từ quý 1?' hoặc bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến quy trình làm việc của bạn.
📚 Cũng nên đọc: Các công cụ viết AI tốt nhất cho nội dung
Cách ClickUp giúp tổ chức SOP
ClickUp, ứng dụng tất cả trong một cho công việc, có thể giúp bạn tổ chức mọi phần của SOP, từ tài liệu đến thực thi.
Bạn có thể bắt đầu với ClickUp Docs để tạo các SOP có cấu trúc, có thể tìm kiếm, trở thành nền tảng cho các hoạt động được hợp lý hóa. Từ đó, biến bất kỳ bước nào thành công việc được giao với Nhiệm vụ ClickUp để các hướng dẫn quy trình được chuyển thành hành động một cách liền mạch.
Sử dụng ClickUp Brain để hiển thị các SOP hiện có, trả lời các câu hỏi cụ thể về vai trò và đảm bảo các nhóm tuân theo các bước thích hợp, giúp giảm thiểu lỗi trên quy mô lớn.
Và với Tự động hóa ClickUp, bạn có thể phân công nhiệm vụ xem xét, thông báo cho các bên liên quan hoặc đánh dấu SOP để cập nhật sau khi thay đổi quy trình, giúp dễ dàng cập nhật thông tin và duy trì tính nhất quán giữa các nhóm.
Ngoài ra, bạn có thể truy cập nhiều Mẫu ClickUp để đơn giản hóa công việc. Một trong những điểm nổi bật của nó là Quy trình hoạt động tiêu chuẩn ClickUp.
Mẫu này giúp ghi lại quy trình công việc giữa các hàm, từ giới thiệu và đào tạo đến chuyển giao và phê duyệt. Mỗi phần sẽ nhắc bạn về các chi tiết quan trọng như ID SOP, người chịu trách nhiệm và tóm tắt nội dung, để bạn không bỏ sót bất kỳ thông tin quan trọng nào khi chuẩn hóa các công việc lặp lại.
Sử dụng Tài liệu để tập trung các SOP của bạn, liên kết chúng với Nhiệm vụ, đặt nhắc nhở xem lại bằng Nhắc nhở ClickUp và theo dõi cập nhật bằng Trường Tùy chỉnh và tự động hóa ClickUp.
📌 Kho lưu trữ mẫu
Còn nhiều hơn nữa, tất cả được phân loại theo vai trò. Dưới đây là một số ví dụ:
- Mẫu SOP nhân sự ClickUp: Lý tưởng để chuẩn hóa các quy trình tuyển dụng, đào tạo nhân viên mới, đánh giá hiệu suất và chấm dứt hợp đồng, đồng thời bổ sung cho các chính sách nhân sự hiện có mà bạn có thể đang áp dụng
- Mẫu SOP cho tổ chức phi lợi nhuận của ClickUp: Được thiết kế riêng cho việc theo dõi quyên góp, điều phối tình nguyện viên và lập kế hoạch sự kiện, giúp các nhóm làm việc theo sứ mệnh duy trì sự tổ chức mà không phải chịu chi phí quản trị viên nặng nề
- Mẫu SOP cho nhà hàng ClickUp: Được thiết kế cho các hoạt động dịch vụ hàng ngày, danh sách kiểm tra an toàn thực phẩm và đào tạo nhân viên mới. Phù hợp với các bếp bận rộn cần một quy trình trơn tru
Mẹo để mở rộng quy mô quản lý SOP
Khi nhóm của bạn phát triển, bạn cần nhớ ba cách thực tế sau để mở rộng quy mô quản lý SOP mà không để nó trở thành chi phí phụ trội:
🔁 Sử dụng kiểm soát phiên bản để theo dõi các thay đổi theo thời gian
Khi nhiều người cùng tham gia vào quá trình xử lý tài liệu, tình trạng lộn xộn về phiên bản có thể nhanh chóng xảy ra. ClickUp Docs bao gồm tính năng kiểm soát phiên bản mạnh mẽ để theo dõi các chỉnh sửa, khôi phục các phiên bản cũ và ghi chú những thay đổi — để các bản cập nhật luôn rõ ràng và có thể theo dõi. Bạn có thể xem các thay đổi trong quá khứ, khôi phục các phiên bản trước đó và thêm ghi chú để giải thích những gì đã được cập nhật và lý do cập nhật.
🤝 Tích hợp việc tạo/lập SOP vào quá trình đào tạo nhân viên mới
Trong quá trình nhập việc, nhân viên mới nên tạo hoặc đồng sở hữu các SOP cho vai trò của mình. Điều này mang lại lợi ích cho cả hai bên: họ học nhanh hơn bằng cách ghi lại những gì họ đang học, và bạn có được tài liệu mới mẻ hơn từ góc nhìn của người mới bắt đầu. Bạn có thể sử dụng Mẫu nhập việc cho nhân viên của ClickUp để tích hợp việc tạo/lập SOP vào 30 ngày đầu tiên.
💬 Tạo cơ chế phản hồi từ cấp cơ sở
Nhóm của bạn là nguồn thông tin đáng tin cậy nhất khi có nội dung thiếu, không rõ ràng hoặc lỗi thời trong SOP. Giúp nhân viên dễ dàng để lại nhận xét, đề xuất chỉnh sửa hoặc báo cáo các bước bị lỗi trong quá trình sử dụng quy trình. Một biểu mẫu đơn giản, phần nhận xét hoặc đề cập đến công việc có thể tạo ra một vòng phản hồi nhẹ nhàng!
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Thiết lập quy trình tự động hóa tài liệu để tạo ngay danh sách kiểm tra SOP cho từng vai trò khi bạn tuyển dụng thành viên mới cho nhóm. Kết nối hệ thống nhân sự với thư viện SOP cho phép bạn tạo hướng dẫn quy trình được cá nhân hóa dựa trên tiêu đề công việc và bộ phận.
Tạo, thực thi và phát triển mọi SOP với ClickUp
Mọi nhóm đang phát triển đều đạt đến một điểm mà tốc độ mà không có cấu trúc sẽ biến thành công việc làm lại. Nơi mà việc "chỉ cần hỏi ai đó" trở thành một trở ngại. SOP giúp ích rất nhiều trong việc mở rộng quy mô, nhưng việc cần làm hơn là giữ cho các nhóm gắn kết và thống nhất với nhau.
ClickUp kết nối Tài liệu, Nhiệm vụ và AI của bạn vào một hệ thống duy nhất có thể mở rộng theo nhu cầu của bạn. Vì vậy, SOP của bạn không chỉ được viết ra mà còn được tuân thủ, theo dõi và cải thiện theo thời gian thực.
Bởi vì các nhóm thành công không phải là những nhóm có nhiều tài liệu nhất, mà là những nhóm có ít trở ngại nhất.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay — SOP của bạn sẽ cảm ơn bạn. ✨