Bạn có bao giờ cảm thấy danh sách việc cần làm của mình như có ý riêng không? Lúc này, bạn còn tự tin đánh dấu các việc đã hoàn thành, nhưng ngay sau đó, bạn lại chìm ngập trong các ghi chú dán, email bị quên và bảng tính mà bạn thề là đã cập nhật.
Theo dõi công việc không nên giống như giải một câu đố. Hãy sử dụng bảng công việc, người bạn mới của bạn trong việc quản lý công việc.
Một bảng được cấu trúc tốt sẽ giúp bạn tổ chức, sắp xếp thứ tự ưu tiên và thực sự hoàn thành những gì bạn đã bắt đầu. Cho dù là quản lý một dự án kinh doanh hay chỉ cố gắng vượt qua ngày thứ Hai mà không bỏ sót việc gì, sử dụng bảng công việc một cách hiệu quả có thể tạo ra sự khác biệt.
Hãy cùng tìm hiểu chi tiết!
⏰ Tóm tắt 60 giây
Dưới đây là tất cả những gì bạn cần biết về bảng công việc và cách tạo bảng công việc của riêng bạn:
- Bảng công việc giúp các nhóm tổ chức, theo dõi và quản lý công việc một cách trực quan bằng cách sử dụng ba cột cho các giai đoạn tiến độ khác nhau
- Các loại hàng đợi nhiệm vụ bao gồm bảng vật lý (bảng trắng, ghi chú dính) và bảng kỹ thuật số (ClickUp)
- Các lợi ích chính bao gồm cải thiện hiển thị công việc, hợp tác tốt hơn, nâng cao hiệu quả quy trình làm việc và sắp xếp thứ tự ưu tiên hợp lý hơn
- Việc tạo bảng công việc bao gồm xác định các giai đoạn quy trình công việc, tạo thẻ công việc, phân công công việc, cài đặt ưu tiên và theo dõi tiến độ
- ClickUp có các tính năng bảng nhiệm vụ có thể tùy chỉnh, tự động hóa, tích hợp, công cụ hợp tác và cập nhật thời gian thực để giúp bạn quản lý công việc cần làm tốt hơn
- Các phương pháp hay nhất cho bảng công việc bao gồm giữ cho các cột rõ ràng, cập nhật công việc thường xuyên, cài đặt thời hạn, sử dụng tự động hóa và tùy chỉnh dựa trên nhu cầu của nhóm
- Những lỗi thường gặp cần tránh là làm lộn xộn chế độ xem, không cập nhật công việc, ưu tiên không rõ ràng và thiếu giao tiếp trong nhóm
- Các tính năng nâng cao của ClickUp bao gồm tự động hóa dựa trên AI, mẫu, bảng điều khiển và công cụ báo cáo để cải thiện công việc
Bảng công việc là gì?
Bảng công việc là một công cụ trực quan để tổ chức và quản lý các công việc trong một dự án hoặc quy trình làm việc. Nó cung cấp tổng quan rõ ràng về tiến độ, đảm bảo rằng các ưu tiên được đặt ra, thời hạn được tuân thủ và không có công việc quan trọng nào bị bỏ sót.
Cho dù bạn đang xử lý một dự án cá nhân nhỏ hay điều phối một sáng kiến phức tạp của nhóm, hàng đợi công việc sẽ giúp mọi thứ được sắp xếp có trật tự và dễ tiếp cận.
Bảng công việc có thể có nhiều biểu mẫu khác nhau — có thể là vật lý, như bảng trắng dán đầy ghi chú dính, hoặc kỹ thuật số, được tích hợp vào phần mềm quản lý công việc.
Bảng nhiệm vụ kỹ thuật số — như trong ClickUp, ứng dụng làm việc toàn diện — mang lại những lợi ích bổ sung, chẳng hạn như tự động hóa, hợp tác thời gian thực và tích hợp với các công cụ năng suất khác.
📮ClickUp Insight: 92% nhân viên sử dụng các phương pháp không nhất quán để theo dõi các mục hành động, dẫn đến bỏ sót quyết định và chậm trễ trong thực thi. Cho dù là gửi ghi chú theo dõi hay sử dụng bảng tính, quá trình này thường rời rạc và kém hiệu quả.
Giải pháp quản lý công việc của ClickUp đảm bảo chuyển đổi cuộc hội thoại thành công việc một cách liền mạch, giúp nhóm của bạn hành động nhanh chóng và luôn thống nhất.
Về cơ bản, danh sách việc cần làm này được xây dựng trên một cấu trúc đơn giản nhưng mạnh mẽ: các mục hành động được thể hiện dưới dạng thẻ công việc và được sắp xếp thành các cột cho biết các giai đoạn tiến độ khác nhau.
Một thiết lập điển hình bao gồm các cột như Việc cần làm, Đang tiến hành và Hoàn thành, mặc dù các quy trình công việc phức tạp hơn có thể bao gồm các bước bổ sung như Xem lại, Bị chặn hoặc Đang chờ để phản ánh tốt hơn nhu cầu của dự án.
🧠 Thông tin thú vị: Hiện nay, mọi người đều có màu sắc ghi chú dán yêu thích hoặc màu sắc dùng cho một loại công việc cụ thể. Nhưng ban đầu, giấy ghi chú Post-It có màu vàng chanh. Màu này được chọn một cách tình cờ, vì phòng thí nghiệm bên cạnh nhóm sáng tạo ra sản phẩm này chỉ có giấy vụn màu vàng tươi nổi bật!
Các thành phần chính của bảng công việc
Làm thế nào để biết bảng công việc của bạn có thực sự hiệu quả? Một bảng công việc được cấu trúc tốt sẽ giúp theo dõi tiến độ, quản lý khối lượng công việc và duy trì sự tổ chức, giúp các công việc rõ ràng và các đơn vị thống nhất. Với thiết lập chính xác, bạn sẽ tránh được sự nhầm lẫn và thực sự hoàn thành công việc. Dưới đây là các yếu tố khóa:
- Cột: Đại diện cho các giai đoạn khác nhau của quy trình công việc, chẳng hạn như Việc cần làm, Đang tiến hành và Hoàn thành. Một số nhóm thêm các cột Xem lại, Bị chặn hoặc Đang chờ để biết thêm chi tiết
- Thẻ công việc: Các công việc hoặc mục hành động riêng lẻ, thường bao gồm tiêu đề, mô tả, ngày đáo hạn và người được giao
- Thẻ và nhãn: Phân loại công việc theo mức độ ưu tiên, loại hoặc bộ phận
- Người được giao: Chỉ định người chịu trách nhiệm cho từng công việc
- Ngày đáo hạn và thời hạn: Đặt dòng thời gian rõ ràng để hoàn thành công việc
- Tệp đính kèm và liên kết: Cung cấp các tệp hoặc tài nguyên có liên quan trực tiếp trong công việc để giữ nội dung tập trung và loại bỏ việc chuyển đổi qua lại
- Chỉ báo tiến độ: Hiển thị cập nhật trạng thái, nhận xét và danh sách kiểm tra để theo dõi tiến độ hoàn thành
Các loại bảng công việc
Không phải tất cả các bảng công việc đều giống nhau — các thiết lập khác nhau phù hợp với các nhóm và quy trình công việc khác nhau. Dưới đây là một số loại phổ biến nhất:
Bảng Kanban
Bảng này sử dụng các cột để hiển thị tiến độ công việc, thường là di chuyển chúng từ "Cần làm" sang "Hoàn thành".
📍 Nguồn gốc: Được phát triển bởi Toyota vào những năm 1940 để cải thiện hiệu quả sản xuất, sau đó được áp dụng trong phát triển phần mềm
🔹 Phù hợp nhất cho: Các nhóm cần hiển thị liên tục quy trình làm việc, như phát triển phần mềm và hỗ trợ khách hàng
Bảng Scrum
Bảng này sắp xếp các công việc cho các sprint thành các nhóm công việc chưa hoàn thành, đang tiến hành và đã hoàn thành.
📍 Nguồn gốc: Bắt nguồn từ khung Agile Scrum, được chính thức hóa vào những năm 1990 cho các nhóm phát triển phần mềm
🔹 Phù hợp nhất với: Các nhóm làm việc trong các chu kỳ ngắn, lặp đi lặp lại, chẳng hạn như kỹ sư phần mềm và phát triển sản phẩm
Bảng việc cần làm đơn giản
Bảng này liệt kê các công việc đang chờ xử lý, đang thực hiện và đã hoàn thành.
📍 Nguồn gốc: Một trong những phương pháp quản lý công việc sớm nhất, bắt nguồn từ danh sách việc cần làm trên giấy truyền thống
🔹 Phù hợp nhất cho: Cá nhân hoặc nhóm nhỏ cần một cách dễ dàng để theo dõi công việc mà không cần quy trình làm việc phức tạp
Bảng dựa trên ưu tiên
Loại bảng công việc này sắp xếp các công việc theo mức độ khẩn cấp, chẳng hạn như ưu tiên cao, trung bình và thấp.
📍 Nguồn gốc: Lấy cảm hứng từ Ma trận Eisenhower và các phương pháp sắp xếp thứ tự ưu tiên khác được sử dụng trong quản lý năng suất
🔹 Phù hợp nhất với: Các nhóm phải xử lý nhiều dự án hoặc thời hạn, chẳng hạn như nhóm tiếp thị và vận hành
Bảng khối lượng công việc của nhóm
Nó tập trung vào việc cân bằng công việc giữa các thành viên trong nhóm để tránh tắc nghẽn.
📍 Nguồn gốc: Phát triển từ các kỹ thuật quản lý tài nguyên được sử dụng trong quản lý dự án từ thế kỷ 20
🔹 Phù hợp nhất cho: Các nhà quản lý giám sát nhiều thành viên trong nhóm để đảm bảo phân phối khối lượng công việc công bằng và tránh tình trạng kiệt sức
Bảng dựa trên lịch
Bảng dựa trên lịch hiển thị các công việc theo thời hạn, giúp các nhóm lập kế hoạch công việc theo ngày, tuần hoặc tháng.
📍 Nguồn gốc: Được điều chỉnh từ lịch giấy truyền thống, sau đó được tích hợp vào các công cụ lập kế hoạch kỹ thuật số
🔹 Phù hợp nhất cho: Các nhóm quản lý sự kiện, lịch trình nội dung hoặc các sản phẩm cần giao trong thời gian ngắn, như nhóm tiếp thị và biên tập
Bây giờ chúng ta đã tìm hiểu các loại bảng khác nhau, hãy cùng khám phá những lợi ích của việc sử dụng bảng.
👀 Bạn có biết? Scrum không chỉ là một từ thông dụng — nó thực sự giúp các nhóm làm việc hiệu quả hơn. Các nghiên cứu cho thấy hơn 60% yêu cầu thay đổi trong quá trình phát triển, điều này có nghĩa là một phương pháp linh hoạt, lặp đi lặp lại như Scrum sprint không chỉ hữu ích mà còn rất cần thiết.
Lợi ích của việc sử dụng bảng công việc
Bảng công việc không chỉ là một công cụ — nó còn đóng vai trò quan trọng trong việc tăng năng suất, cải thiện sự hợp tác trong nhóm và giữ cho các dự án đi đúng hướng. Cho dù bạn đang xử lý một dự án cá nhân nhỏ hay điều phối một sáng kiến kinh doanh phức tạp, hàng đợi công việc cho phép bạn sắp xếp các cam kết và ưu tiên một cách có cấu trúc và dễ tiếp cận.
Sự rõ ràng trực quan
Bảng công việc cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan trực quan về dự án của bạn. Chúng giúp bạn dễ dàng hiểu các giai đoạn mà một công việc trải qua, với trạng thái hiện tại hiển thị rõ ràng trên bảng điều khiển.
Điều này giúp mọi người thấy chính xác tình hình hiện tại và những vấn đề cần chú ý, từ đó cải thiện tính rõ ràng của dự án nói chung.
Cải thiện sự hợp tác
Bảng công việc khuyến khích các thành viên trong nhóm giao tiếp cởi mở về các ưu tiên, trở ngại và các bước tiếp theo, dẫn đến môi trường hợp tác hiệu quả hơn. Khi mọi người đều có thể thấy những gì đang diễn ra, điều này sẽ giảm thiểu sự hiểu lầm và giảm khả năng trùng lặp công việc.
Năng suất được nâng cao
Bảng công việc giúp xác định các điểm nghẽn có thể làm chậm tiến độ. Bằng cách phát hiện sớm các vấn đề này, các nhóm có thể giải quyết chúng kịp thời.
Ngoài ra, khi công việc được phân công rõ ràng, tiến độ sẽ được theo dõi hiệu quả, tạo ra ý thức quyền sở hữu và trách nhiệm trong nhóm.
Ra quyết định tốt hơn
Với bảng công việc, các dữ liệu như thời lượng công việc, sức chứa của nhóm và tốc độ dự án luôn trong tầm tay bạn. Điều này giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt về dòng thời gian, phân bổ nguồn lực và rủi ro tiềm ẩn, đảm bảo bạn luôn đi trước mọi vấn đề phát sinh.
Cải tiến liên tục
Nhìn lại các dự án đã hoàn thành bằng bảng công việc giúp bạn dễ dàng phát hiện các cơ hội cải tiến.
Cho dù bạn đang sử dụng phương pháp Agile hay phương pháp khác, bảng công việc cho phép bạn điều chỉnh quy trình làm việc và thích ứng với nhu cầu của dự án, từ đó thúc đẩy sự cải tiến liên tục.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Khuyến khích nhóm của bạn thêm nhận xét hoặc ghi chú vào công việc khi có tiến độ hoặc nếu có trở ngại. Việc kết hợp vòng phản hồi khuyến khích sự hợp tác và giúp mọi người đồng nhất với nhau. Không còn những khoảnh khắc "Chờ đã, ai làm việc đó?" nữa!
Cách tạo và sử dụng bảng công việc
Cài đặt bảng công việc có vẻ đơn giản, nhưng điều quan trọng là tùy chỉnh bảng để phù hợp với nhu cầu và quy trình làm việc của nhóm. Mục tiêu chính của bảng công việc là giữ cho các chi tiết hiển thị và được sắp xếp để không có công việc nào bị bỏ sót.
Dưới đây là hướng dẫn từng bước để bạn bắt đầu:
Tạo bảng công việc
Bước 1: Xác định các giai đoạn công việc
Đầu tiên, hãy nghĩ về các giai đoạn mà công việc của bạn trải qua. Đối với bảng công việc cơ bản, hãy sử dụng các giai đoạn như Việc cần làm, Đang tiến hành và Hoàn thành. Tuy nhiên, tùy thuộc vào nhu cầu của dự án, bạn có thể chi tiết hơn với các giai đoạn như Công việc tồn đọng, Đang xem xét, Bị chặn hoặc Đang chờ xử lý.
Khi sử dụng các công cụ như ClickUp để quản lý công việc, bạn có thể tùy chỉnh các giai đoạn này cho nhóm và quy trình làm việc của mình. Ví dụ về trạng thái công việc tùy chỉnh trong ClickUp bao gồm 'Ý tưởng nội dung', 'Đang tiến hành', 'Yêu cầu cập nhật', 'Đã được phê duyệt' và 'Đang chờ xử lý' cho các nhóm truyền thông xã hội. Và 'Liên hệ', 'Khách hàng tiềm năng', 'Đã tham gia', 'Khách hàng đang thanh toán' và 'VIP' cho CRM của bạn.
Bước 2: Tạo thẻ công việc
Sau khi các giai đoạn được thiết lập, mỗi nhiệm vụ hoặc hành động dự án sẽ có một thẻ nhiệm vụ mới. Các thẻ này sẽ bao gồm mô tả nhiệm vụ, người được giao, thời hạn và các tệp hoặc ghi chú liên quan. Trong bảng nhiệm vụ kỹ thuật số như ClickUp, bạn có thể thêm nhận xét hoặc tệp đính kèm vào thẻ nhiệm vụ để giữ mọi thứ được kết nối.
📮ClickUp Thông tin chi tiết: Nhân viên tri thức gửi trung bình 25 tin nhắn mỗi ngày để tìm kiếm thông tin và bối cảnh. Điều này cho thấy một lượng thời gian đáng kể bị lãng phí để cuộn, tìm kiếm và giải mã các cuộc hội thoại rời rạc trong email và trò chuyện. 😱
Giá như bạn có một nền tảng thông minh kết nối các công việc, dự án, trò chuyện và email (cùng với AI!) ở một nơi. Nhưng bạn có rồi!
Bước 3: Phân công công việc
Gán mỗi thẻ nhiệm vụ cho thành viên nhóm có liên quan. Cho dù sử dụng bảng vật lý với giấy ghi chú dán hay các công cụ kỹ thuật số như ClickUp, hãy đảm bảo mỗi thẻ có chủ sở hữu và ngày đáo hạn rõ ràng. Điều này rất quan trọng để đảm bảo trách nhiệm và đơn giản hóa việc theo dõi.
Bước 4: Đặt ưu tiên
Xếp hạng các công việc theo mức độ khẩn cấp và/hoặc mức độ quan trọng bằng cách thêm nhãn hoặc sử dụng mã màu. Thêm thẻ như Ưu tiên cao hoặc Khẩn cấp để giúp nhóm của bạn tập trung vào những việc quan trọng nhất.
Cách sử dụng bảng công việc
Bảng nhiệm vụ có thể là trung tâm cho sự hợp tác và phối hợp nhiệm vụ của nhóm. Hãy phân tích kỹ hơn với các tính năng của ClickUp cho phép bạn tạo nhiều bảng một cách hiệu quả:
1. Tùy chỉnh công việc của bạn
Điều chỉnh bảng công việc để phù hợp với quy trình làm việc riêng của nhóm có thể mang lại sự khác biệt lớn. Cho dù là quản lý dự án hay theo dõi công việc hàng ngày, tùy chỉnh bảng sẽ giúp bạn điều chỉnh bảng phù hợp với cách làm việc hiệu quả nhất của nhóm.
Không giống như bảng nhiệm vụ cứng nhắc, ClickUp cho phép bạn tạo Trạng thái Tùy chỉnh (ví dụ: "Đang xem xét", "Bị chặn", "Kiểm tra QA") thay vì chỉ "Cần làm / Đang tiến hành / Đã hoàn thành". Bạn cũng có thể thêm Trường Tùy chỉnh trong ClickUp để theo dõi các chi tiết cụ thể của nhiệm vụ như ưu tiên, ước tính nỗ lực hoặc tên khách hàng.
Ngoài ra, bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách sử dụng các mẫu Kanban khác nhau cho các công việc của mình, giúp nhóm của bạn dễ dàng tuân theo các quy trình tùy chỉnh.
Ví dụ: các nhóm Agile có thể chọn từ hơn 30 Trạng thái tùy chỉnh để theo dõi các sprint bằng cách sử dụng Mẫu Kanban Quản lý dự án Agile của ClickUp.
Tương tự, đối với các nhóm Bán hàng và Thành công của khách hàng cần theo dõi gia hạn tài khoản, liên hệ và rủi ro, Mẫu Bảng Kanban Quản lý tài khoản của ClickUp bổ sung 19 trạng thái hữu ích, bao gồm Nuôi dưỡng, Đang gia hạn, Đã hủy, Đang giới thiệu và hơn thế nữa.
Dưới đây là ý kiến của một khách hàng ClickUp:
Các dự án quản lý đã trở nên dễ dàng hơn rất nhiều giữa các bộ phận trong công ty. Khi có dự án mới, chúng tôi có thể sử dụng mẫu để tạo tất cả các phiếu yêu cầu ngay lập tức. Không chỉ vậy, mọi người còn được tự động phân công công việc, nên không có sự nhầm lẫn về việc ai phải làm công việc gì.
Các dự án quản lý đã trở nên dễ dàng hơn rất nhiều giữa các bộ phận trong công ty. Khi có dự án mới, chúng tôi có thể sử dụng mẫu để tạo tất cả các phiếu yêu cầu ngay lập tức. Không chỉ vậy, mọi người còn được tự động phân công công việc, nên không có sự nhầm lẫn về việc ai phải làm công việc gì.
2. Tự động hóa công việc của bạn
Tự động hóa các công việc thường ngày có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm nỗ lực thủ công. Với Tự động hóa ClickUp, bạn có thể dễ dàng thiết lập phân công nhiệm vụ, cập nhật và nhắc nhở tự động để cải thiện quy trình làm việc và tăng hiệu quả.
Bạn có thể định cấu hình tự động hóa quy trình làm việc trên bất kỳ Không gian, Thư mục, Danh sách công việc hoặc Bảng nào trong ClickUp bằng cách sử dụng các mẫu có sẵn, phím tắt dự án và ClickUp Brain.
Ví dụ: khi một công việc thiết kế web chuyển từ trạng thái "Đang tiến hành" sang "Đang xem xét" trên bảng công việc thiết kế web, trưởng nhóm có thể được thông báo và nhắc nhở để chia sẻ phản hồi của họ.
Điều này cho phép bạn tự động hóa việc phân công công việc, thiết lập thông báo qua email, tạo nhật ký kiểm tra và theo dõi tất cả hoạt động trên bảng tại một nơi.
📖 Cũng nên đọc: Các trình quản lý công việc AI hàng đầu
3. Cộng tác trong các công việc
Hợp tác là chìa khóa để quản lý dự án thành công, và Nhiệm vụ ClickUp giúp nhóm của bạn dễ dàng làm việc cùng nhau.
Các nhiệm vụ ClickUp đưa giao tiếp nhóm lên hàng đầu với một số tính năng tích hợp sẵn:
- Các thành viên trong nhóm có thể để lại nhận xét theo ngữ cảnh trực tiếp trong công việc
- @đề cập cho phép các thành viên trong nhóm gắn thẻ và thông báo cho đồng nghiệp cụ thể về các cập nhật hoặc yêu cầu
- Các nhận xét được gán cho phép bạn phân công các mục hành động cụ thể cho các thành viên trong nhóm, đảm bảo trách nhiệm giải trình
ClickUp Chat là một công cụ hợp tác mạnh mẽ khác cho phép các nhóm giao tiếp trong thời gian thực. Cho dù bạn đang động não ý tưởng hay thảo luận về các cập nhật dự án, ClickUp Chat giúp các cuộc hội thoại được tổ chức và liên kết với các nhiệm vụ tương ứng. Nó giúp bạn không phải chuyển đổi giữa các tab để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ chi tiết quan trọng nào.
Ngoài ra, bạn có thể tạo và phân công công việc từ trong Trò chuyện, giúp hợp tác trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết!
💡Mẹo chuyên nghiệp: Hãy thử thiết lập hệ thống phần thưởng hoặc công nhận nhỏ cho bảng công việc của bạn để thúc đẩy tinh thần của nhóm. Ví dụ: ai di chuyển nhiều công việc nhất sang cột "Đã hoàn thành" trong một tuần sẽ nhận được một phần thưởng nhỏ. Tính trực quan của bảng có thể làm cho hình thức trò chơi hóa này trở nên thú vị và hiệu quả trong việc thúc đẩy sự tham gia.
4. Theo dõi tiến độ của bạn
Một bảng không có cơ chế theo dõi tiến độ giống như một chiếc bánh không có kem phủ!
Thanh tiến độ, bảng điều khiển và báo cáo chi tiết của ClickUp cho phép bạn theo dõi các chỉ số và chỉ số hiệu suất quan trọng nhất cho các nhiệm vụ của mình trong chế độ xem tùy chỉnh.
Luôn hoàn thành công việc trước thời hạn, xác định các điểm nghẽn và ăn mừng các cột mốc quan trọng — trực tiếp trên bảng điều khiển công việc của bạn.
Bảng điều khiển ClickUp cung cấp các tính năng báo cáo mạnh mẽ, cung cấp thông tin chi tiết quan trọng để cải thiện quá trình ra quyết định. Sử dụng bảng điều khiển để:
- So sánh ngày thực hiện công việc với ngày kế hoạch để đảm bảo dòng thời gian được tuân thủ
- Theo dõi các yêu cầu thay đổi và vấn đề để giải quyết nhanh chóng
- Dự báo thời gian hoàn thành công việc để tránh các sự chậm trễ có thể xảy ra
- Sắp xếp công việc theo nhiệm vụ của người dùng để bạn luôn biết ai đang làm việc gì
📖 Cũng nên đọc: Mẫu và ví dụ về bảng điều khiển quản lý dự án
5. Tích hợp các ứng dụng hàng ngày với công cụ quản lý công việc của bạn
Kết nối bảng nhiệm vụ của bạn với các công cụ khác mà bạn sử dụng hàng ngày để hợp lý hóa quy trình làm việc. Tích hợp ClickUp với hệ thống email, trò chuyện và lưu trữ tệp của bạn để tạo một trung tâm tập trung, nơi tất cả tài liệu công việc của bạn có thể dễ dàng truy cập và sắp xếp.
Tích hợp của ClickUp đồng bộ với các công nghệ hiện có của bạn, đảm bảo luồng thông tin giữa các nền tảng diễn ra suôn sẻ. ClickUp dễ dàng kết nối với Google Drive, Slack hoặc CRM của bạn, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu việc chuyển đổi ứng dụng.
Sự tích hợp này tạo ra một hệ thống thống nhất, giữ mọi thứ ở một nơi, nâng cao năng suất và sự hợp tác.
Sẵn sàng tạo bảng nhiệm vụ của riêng bạn chưa? Mẫu Quản lý nhiệm vụ ClickUp là nơi tuyệt vời để bắt đầu — nó đủ linh hoạt cho các nhóm trong nhiều ngành khác nhau.
Dưới đây là cách thức hoạt động của bảng công việc:
- Chế độ xem linh hoạt: Bạn có thể tạo bảng công việc phù hợp với quy trình làm việc của mình và dễ dàng chuyển đổi giữa các chế độ xem như Danh sách, Bảng hoặc Gantt để trực quan hóa và quản lý công việc theo cách phù hợp nhất với bạn
- Trạng thái tùy chỉnh: Xác định các giai đoạn phù hợp với quy trình làm việc của bạn, chẳng hạn như Sửa đổi và Đang xem xét, bên cạnh Đã làm và Đã hoàn thành. Với các Trạng thái tùy chỉnh này, bạn có thể phản ánh quy trình độc đáo của nhóm mình, giúp việc theo dõi công việc trở nên dễ dàng hơn
- Mối quan hệ giữa các công việc: Nếu một công việc phụ thuộc vào công việc khác, bạn có thể thể hiện trực quan các kết nối này ngay trên hàng đợi công việc, làm rõ mối quan hệ giữa các công việc
- Trường Tùy chỉnh: Thêm các trường như ưu tiên, thời hạn hoặc thành viên nhóm được chỉ định vào công việc, cung cấp cho mỗi công việc bối cảnh mà nhóm của bạn cần để làm việc hiệu quả hơn
- Tự động hóa: Thiết lập tự động hóa để đơn giản hóa các công việc lặp đi lặp lại. Ví dụ: kích hoạt có thể tự động chuyển công việc sang giai đoạn tiếp theo khi trạng thái thay đổi hoặc thông báo cho các thành viên trong nhóm khi công việc sắp đến hạn chót
- Cộng tác: Giữ tất cả thông tin liên lạc trong thẻ công việc tương ứng bằng cách thêm nhận xét, đính kèm tệp hoặc liên kết các tài liệu có liên quan
📖 Cũng nên đọc: Phong cách lãnh đạo hướng đến công việc: Chiến lược, lợi ích và nhược điểm
Các phương pháp hay nhất để quản lý bảng công việc
Một bảng được quản lý tốt giống như một hộp công cụ được sắp xếp hoàn hảo — mọi thứ đều ở đúng vị trí, dễ tìm và sẵn sàng để thực hiện công việc một cách hiệu quả.
Dưới đây là một số phương pháp hay nhất để tối ưu hóa bảng công việc của bạn:
Duy trì các cột rõ ràng và nhất quán
Để đảm bảo tính nhất quán, hãy sử dụng cùng một định dạng và các giai đoạn quy trình làm việc cho tất cả các dự án. Đặt số lượng thẻ tối đa trong mỗi cột để tránh quá tải công việc và giữ cho mọi thứ không bị lộn xộn.
Kéo và thả thẻ giữa các bảng khi cần thiết.
Quản lý thẻ hiệu quả
Mỗi thẻ công việc phải có các chi tiết chính: mô tả, người được giao, ngày đáo hạn và mức độ ưu tiên. Sử dụng mã màu, nhãn hoặc biểu tượng để dễ dàng phân loại công việc theo mức độ ưu tiên, loại hoặc thành viên nhóm chịu trách nhiệm.
Ưu tiên hiệu quả
Sử dụng các phương pháp như kỹ thuật MoSCoW (Must-have, Should-have, Could-have, Won't-have) để xếp hạng các công việc. Ước lượng thời gian cần thiết cho mỗi công việc để phân bổ nguồn lực hiệu quả. Nhớ xem xét và điều chỉnh các ưu tiên thường xuyên khi tình hình thay đổi.
Xây dựng các kênh giao tiếp rõ ràng
Khuyến khích các thành viên trong nhóm sử dụng bình luận để thảo luận về công việc và phản hồi. Các cuộc họp ngắn hàng ngày hoặc kiểm tra nhanh giúp đảm bảo mọi người đều hiểu rõ công việc và giải quyết các trở ngại trước khi chúng trở thành vấn đề lớn hơn.
Tiếp tục cải thiện
Dành thời gian để xem lại bảng công việc của bạn thường xuyên. Xác định các lĩnh vực có thể hiệu quả hơn và yêu cầu phản hồi từ nhóm của bạn. Hãy linh hoạt và cởi mở trong việc thử nghiệm các kỹ thuật hoặc công cụ mới để cải thiện quy trình của bạn.
Bắt đầu sử dụng "Bảng" với ClickUp
Trong thời kỳ hậu chiến, Toyota phải đối mặt với một thách thức lớn: tài nguyên khan hiếm và sự kém hiệu quả trong sản xuất dẫn đến sự chậm trễ và lãng phí.
Một ngày nọ, Taiichi Ohno, một kỹ sư của Toyota, quan sát cách các siêu thị Mỹ chỉ bổ sung hàng khi các mục sắp hết, đảm bảo sản phẩm luôn có sẵn nhưng không bao giờ tồn kho quá nhiều. Lấy cảm hứng từ đó, ông đã giới thiệu bảng Kanban — một hệ thống thẻ trực quan đơn giản nhưng mạnh mẽ, báo hiệu khi nào cần sản xuất thêm phụ tùng, ngăn ngừa tồn kho quá mức và giảm thời gian ngừng hoạt động.
Bảng công việc không chỉ biến Toyota thành công ty hàng đầu trong ngành mà còn đặt nền móng cho quy trình làm việc Agile và Lean hiện đại. Thực hiện theo các bước và phương pháp hay nhất mà chúng tôi đã giới thiệu, bạn cũng có thể sử dụng bảng công việc để tăng năng suất và thiết lập dự án để đạt được thành công.
Và khi nói đến việc sử dụng bảng nhiệm vụ ảo, ClickUp nổi bật là nền tảng tốt nhất. Với hàng tấn tùy chọn tùy chỉnh, tính năng quản lý nhiệm vụ, tự động hóa nhiệm vụ và tích hợp, ClickUp thực sự giúp bạn hoàn thành công việc tốt nhất. Đăng ký ClickUp ngay hôm nay!