Bạn có từng cảm thấy danh sách việc cần làm của mình dài dằng dặc, nhưng chẳng có gì tiến triển? Vấn đề thường không phải là khối lượng công việc—mà là cách công việc được tổ chức. Các tác vụ lớn có thể gây áp lực, khiến bạn không biết bắt đầu từ đâu hoặc làm thế nào để tiến triển.
Phân chia chúng thành các bước nhỏ, có thể thực hiện được giúp bạn duy trì tiến độ và đạt được tiến độ thực sự.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách sử dụng công việc và công việc con để tổ chức công việc của bạn và làm cho toàn bộ quy trình trở nên hiệu quả và minh bạch hơn.
Hãy biến danh sách công việc lộn xộn thành một quy trình làm việc có tổ chức! 📜
*công việc và công việc con là gì?
⭐ Tính năng mẫu
Biến quản lý tác vụ thành việc dễ dàng và nâng cao năng suất của nhóm! Hãy thử mẫu quản lý công việc miễn phí của ClickUp để tổ chức, ưu tiên và đang theo dõi mọi công việc tại một nơi duy nhất. ✅
Một công việc đại diện cho một đơn vị công việc cụ thể và có thể thực hiện được. Đây thường là mục tiêu chính cần hoàn thành trong một dự án.
ngược lại, một công việc con là một hành động nhỏ hơn, cụ thể hơn góp phần hoàn thành một công việc lớn hơn. * Phân chia công việc thành các công việc con giúp công việc tổng thể trở nên dễ quản lý hơn và xác định rõ các bước để đạt được mục tiêu cuối cùng.
Trong quản lý dự án, công việc và công việc con là những yếu tố cơ bản giúp tổ chức, phân công và đang theo dõi tiến độ công việc. Hiểu rõ mối quan hệ giữa công việc và công việc con là điều cần thiết để quản lý các dự án phức tạp một cách hiệu quả.
Ngoài ra, việc chia một nhiệm vụ cha thành các công việc con giúp tránh bị quá tải và cải thiện sự tập trung. Điều này đặc biệt hữu ích trong các dự án lớn có nhiều người tham gia. Cuối cùng, các công việc con cho phép tiếp cận chi tiết, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào.
🧠 Thú vị: Kim tự tháp Giza là một trong những ví dụ cổ xưa nhất về một 'dự án' với các công việc và công việc con. Người ta tin rằng nó đã đòi hỏi kế hoạch chi tiết, phân bổ tài nguyên và sự hợp tác của đội ngũ.
Tầm quan trọng của công việc và công việc con
Công việc và công việc con là nền tảng của quản lý dự án, giúp phân chia các mục tiêu phức tạp thành các bước cụ thể, có thể thực hiện được. Vai trò của chúng vượt xa danh sách việc cần làm đơn thuần, ảnh hưởng đến hiệu quả, trách nhiệm và tối ưu hóa quy trình làm việc trong nhiều ngành nghề khác nhau.
Dưới đây là lý do tại sao công việc và công việc con quan trọng trong quản lý dự án:
- Tạo ra một lộ trình dự án rõ ràng: Nhìn thấy bức tranh tổng thể đồng thời hiểu rõ các bước chi tiết cần thiết để hoàn thành dự án. Điều này đảm bảo mọi người đều biết việc cần làm và theo thứ tự nào
- Giảm tải nhận thức: Tránh quá tải bằng cách chia các dự án lớn thành các phần nhỏ, dễ quản lý, giúp các thành viên trong nhóm tập trung vào các phần công việc có thể kiểm soát được thay vì bị lạc trong biển trách nhiệm
- Ngăn chặn sự mở rộng phạm vi: Đặt ra các giới hạn rõ ràng với các công việc và công việc con được định nghĩa cụ thể, ngăn chặn các thay đổi không cần thiết có thể làm chệch hướng dòng thời gian và ngân sách dự án
Các trường hợp sử dụng công việc và công việc con trong các tình huống dự án khác nhau:
📌 Phát triển phần mềm: Phân chia các sprint thành các giai đoạn phát triển, kiểm thử và triển khai giúp đảm bảo hiệu quả và các bản phát hành không có lỗi
chiến dịch tiếp thị: *Phân chia chiến dịch thành các giai đoạn nghiên cứu, tạo nội dung, thiết kế, phê duyệt và phân phối giúp quá trình thực hiện diễn ra suôn sẻ
📌 Lập kế hoạch sự kiện: Quản lý các công việc như đặt địa điểm và hoàn thiện danh sách khách đảm bảo không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào
📌 Dự án xây dựng: Lập lịch mua sắm, giấy phép và thi công thành các giai đoạn rõ ràng giúp tránh chậm trễ
Phân biệt giữa công việc và công việc con
Các công việc và công việc con giúp chia nhỏ công việc thành các đơn vị dễ quản lý, nhưng có mục đích sử dụng khác nhau. Dưới đây là bảng so sánh các điểm khác biệt chính giữa công việc và công việc con:
| Tính năng | *công việc | Công việc con |
| Định nghĩa | Các công việc độc lập với mục tiêu rõ ràng | Các bước nhỏ trong một công việc lớn |
| Phạm vi | Phủ sóng một phạm vi rộng các sản phẩm đầu ra | Tập trung vào một hành động cụ thể trong công việc |
| Người được giao nhiệm vụ | Giao cho cá nhân hoặc nhóm | Có thể giao cho bất kỳ ai, bất kể người được giao nhiệm vụ cha (trừ khi là nhiệm vụ riêng tư) |
| Phụ thuộc | Có thể phụ thuộc vào các công việc khác | Có thể có các phụ thuộc riêng và thường được liên kết với nhiệm vụ cha |
| Đang theo dõi | Theo dõi tiến độ riêng biệt | Tiến độ đóng góp vào việc hoàn thành công việc |
Hiểu rõ khi nào nên sử dụng từng thành phần sẽ giúp tổ chức và quản lý dự án hiệu quả hơn.
Khi nào nên sử dụng công việc
Các công việc nên được sử dụng khi quản lý các đầu ra riêng biệt hoặc các đối tượng lớn hơn. Chúng hoạt động tốt nhất khi:
- Công việc này là độc lập và không cần phải chia nhỏ thêm
- Nhiều người hoặc nhóm cần hợp tác trên các khía cạnh khác nhau
- Cần thiết lập thời hạn và ưu tiên cho các mục tiêu cấp cao
- Công việc đại diện cho một giai đoạn của dự án
Khi nào nên sử dụng các công việc con
Các công việc con là lựa chọn lý tưởng để chia nhỏ một công việc phức tạp thành các bước thực hiện cụ thể. Chúng nên được sử dụng khi:
- Một công việc có nhiều bước đang theo dõi riêng biệt
- Các khía cạnh khác nhau của một công việc yêu cầu các người được giao nhiệm vụ riêng biệt
- Một bước trong một công việc có thời hạn cụ thể hoặc phụ thuộc vào công việc khác
- Thực hiện công việc hiện tại như một bước duy nhất là quá phức tạp
📌 Ví dụ: Nếu công việc hiện tại là ‘Phát triển bản mẫu’, các công việc con có thể bao gồm ‘Tạo bản vẽ sơ đồ’, ‘Xây dựng mô hình ban đầu’, ‘Thực hiện kiểm thử’ và ‘Thu thập phản hồi’
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Tổ chức các cuộc thi lành mạnh, vui nhộn giữa các thành viên trong nhóm bằng cách áp dụng gamification để khuyến khích họ tham gia, và trao điểm hoặc huy hiệu khi hoàn thành công việc.
Lợi ích của việc sử dụng các công việc con
Trong khi công việc xác định những việc cần làm, các công việc con mang lại cấu trúc và hiệu quả cho quá trình thực hiện. Việc áp dụng các công việc con vào các dự án và mục tiêu tổng thể mang lại nhiều lợi ích, giúp quy trình làm việc trơn tru hơn và kết quả dự đoán được hơn.
Tăng cường tổ chức và sự rõ ràng
Các công việc con cung cấp một cách thức có cấu trúc để chia nhỏ các công việc lớn thành các bước nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Việc chia nhỏ này giúp việc đang theo dõi tiến độ dễ dàng hơn, giảm bớt sự nhầm lẫn và ngăn chặn các công việc trở nên quá mơ hồ hoặc quá tải.
*quản lý và ưu tiên công việc tốt hơn
Các công việc con giúp nhóm ưu tiên hiệu quả bằng cách phân biệt các hành động có tác động lớn với các chi tiết nhỏ.
Các công việc con giúp giảm bớt gánh nặng khi phải xử lý toàn bộ dự án cùng một lúc. Chúng cho phép tiếp cận theo từng bước, trong đó các hành động khẩn cấp hoặc phụ thuộc được ưu tiên. Điều này đảm bảo rằng các nhóm tập trung vào những gì quan trọng nhất và phân bổ tài nguyên một cách hiệu quả.
Cải thiện hợp tác và giao tiếp trong nhóm
Khi các công việc được chia nhỏ thành các công việc con, việc phân phối trách nhiệm cho các thành viên trong nhóm trở nên dễ dàng hơn. Các công việc con xác định các vai trò cụ thể, giúp tránh nhầm lẫn và trùng lặp nỗ lực.
Chúng cũng cải thiện giao tiếp bằng cách cung cấp các cập nhật rõ ràng về đóng góp cá nhân, làm cho các cuộc họp kiểm tra tiến độ có năng suất hơn và giảm thiểu việc quản lý quá chi tiết.
🧠 Thú vị: Có một ngày dành riêng để tôn vinh các nhà quản lý dự án! Ngày Quản lý Dự án Quốc tế được tổ chức trên toàn thế giới vào thứ Năm đầu tiên của tháng 11 hàng năm.
Cách sử dụng công việc và công việc con hiệu quả
Tối ưu hóa các nhiệm vụ cha và tất cả các công việc con đảm bảo công việc được thực hiện đúng tiến độ và các mốc thời gian được tuân thủ. Dưới đây là cách cấu trúc công việc hiệu quả để tối đa hóa năng suất và trách nhiệm.
*bước #1: Xác định mục tiêu chính
Trước khi chia một công việc mới thành các công việc con, hãy xác định đối tượng tổng thể. Một công việc mơ hồ hoặc không được định nghĩa rõ ràng sẽ dẫn đến sự nhầm lẫn và kém hiệu quả.
Ví dụ, một công việc rõ ràng hơn so với “Cải thiện hiệu suất trang web” là “Tối ưu hóa tốc độ tải trang web xuống dưới hai giây.”
Mục tiêu ClickUp
ClickUp Goals giúp việc đặt mục tiêu trở nên dễ dàng hơn bằng cách cho phép bạn tạo ra các mục tiêu có thể theo dõi và có cấu trúc, phù hợp với công việc của bạn. Nó cho phép bạn kết nối các công việc và danh sách công việc trực tiếp với mục tiêu của mình, do đó tiến độ sẽ được cập nhật tự động khi các công việc được hoàn thành.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng thông báo âm thanh — ví dụ: một tiếng chuông vui tai — để tạo cảm giác hoàn thành khi một công việc được hoàn tất.
*bước #2: Phân chia công việc thành các công việc con
Sau khi xác định công việc chính, hãy chia nhỏ nó thành các công việc con dễ quản lý. Một công việc được cấu trúc tốt sẽ ngăn chặn tình trạng tắc nghẽn và đảm bảo tất cả các bước cần thiết đều được tính toán đầy đủ.
Đối tượng, nếu công việc là “Khởi chạy chiến dịch tiếp thị email mới”, các công việc con có thể bao gồm:
- Tạo chiến lược chiến dịch
- Thiết kế mẫu email
- Viết tiêu đề và nội dung email
- Cài đặt quy trình tự động hóa
- Thực hiện thử nghiệm A/B
- Lên lịch và theo dõi hiệu suất email
*nhiệm vụ ClickUp
ClickUp Tasks cung cấp giao diện trực quan giúp bạn tạo các công việc con trong từng công việc. Bạn có thể tổ chức các nhiệm vụ theo định dạng danh sách kiểm tra hoặc dưới dạng các mục riêng biệt với ngày đáo hạn và người được giao nhiệm vụ.
Các công việc con thường trùng lặp giữa các nhóm khác nhau. Để giải quyết vấn đề nhỏ này, ClickUp cho phép bạn thêm công việc con vào nhiều danh sách công việc, đảm bảo rằng một công việc con về thiết kế, ví dụ, xuất hiện trong cả quy trình làm việc của nhóm marketing và nhóm sáng tạo mà không cần lặp lại nỗ lực.
🧠 Thú vị: Trạm Vũ trụ Quốc tế (ISS) được coi là một trong những dự án lớn nhất và phức tạp nhất từng được thực hiện, với sự hợp tác giữa các cơ quan từ năm quốc gia: Hoa Kỳ, Nga, Canada, Nhật Bản và Châu Âu.
Bước #3: Phân công trách nhiệm
Sự rõ ràng về quyền sở hữu là yếu tố quan trọng để đảm bảo tính trách nhiệm. Mỗi công việc và công việc con cần có người chịu trách nhiệm và thời hạn cụ thể để đảm bảo tiến độ công việc.
Ví dụ, nếu nhiệm vụ chính là phát triển một tính năng mới cho ứng dụng, bạn có thể phân công các công việc con cho các thành viên trong nhóm dựa trên chuyên môn của họ:
- Nhà thiết kế UX* để tạo sơ đồ wireframe
- Nhà phát triển để triển khai các thay đổi giao diện người dùng
- Kiểm thử viên QA để thực hiện kiểm thử và báo cáo lỗi
- người quản lý dự án *để xem xét và phê duyệt các thay đổi
clickUp Gán nhiều người được giao và bình luận gán*
Chức năng "Multiple Assignees " cho phép một công việc được giao cho nhiều người được giao trong nhóm, đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều tham gia và theo dõi tiến độ.
Ngoài ra, tính năng " " của ClickUp cho phép biến các bình luận thành các mục có thể thực hiện được. Thay vì phải lọc qua các chủ đề bình luận dài dòng, các thành viên trong nhóm có thể đang theo dõi, giải quyết hoặc giao lại các bình luận trực tiếp, giúp giao tiếp rõ ràng và quy trình làm việc hiệu quả.
bước #4: Thêm các mối quan hệ phụ thuộc*
Các công việc thường phụ thuộc lẫn nhau, và việc cài đặt các mối quan hệ phụ thuộc đảm bảo chúng được hoàn thành theo thứ tự đúng. Nếu không có các mối quan hệ phụ thuộc, nhóm có thể lãng phí thời gian chờ đợi công việc chưa bắt đầu.
Ví dụ, nếu công việc là ‘Đăng bài viết blog’, các phụ thuộc có thể là:
- Viết nội dung (phải hoàn thành trước) ➡️ Chỉnh sửa và kiểm tra lại
- Chỉnh sửa và kiểm tra (phải hoàn thành trước) ➡️ Thiết kế hình ảnh tính năng
- Thiết kế hình ảnh tính năng (phải hoàn thành trước) ➡️ Đăng bài viết
*clickUp phụ thuộc
ClickUp Dependencies cho phép bạn cài đặt các mối quan hệ phụ thuộc 'Blocking' và 'Waiting on', đảm bảo các thành viên trong nhóm thực hiện công việc theo thứ tự đúng. Điều này giúp tránh các trì hoãn không cần thiết và duy trì quy trình làm việc trơn tru.
Bước #5: Theo dõi và cập nhật tiến độ
Đang theo dõi tiến độ theo thời gian thực giúp phát hiện các trễ hẹn và rào cản tiềm ẩn trước khi chúng trở nên nghiêm trọng. Nếu không có các cập nhật định kỳ, các công việc có thể dễ dàng bị chậm trễ mà không ai nhận ra.
Bảng điều khiển ClickUp
Bảng điều khiển ClickUp cung cấp một cách tùy chỉnh hoàn toàn để trực quan hóa công việc, theo dõi tiến độ và quản lý nhóm — tất cả trong một nơi. Với thông tin thời gian thực, bạn có thể theo dõi tiến độ hoàn thành công việc, rủi ro và các yếu tố cản trở trên các dự án.
Ngoài ra, bạn có chế độ xem rõ ràng về ai đang làm công việc gì, đang theo dõi các công việc quá hạn và phát hiện các điểm nghẽn trước khi chúng làm chậm tiến độ.
Ví dụ, đối tượng/kỳ/phiên bản, nếu một nhà thiết kế đang quá tải công việc trong khi các nhà phát triển có sẵn, bạn có thể phân phối lại công việc để cân bằng tải công việc.
Nghiên cứu trường hợp và tình huống
Tag Expert, một công ty phân tích web, đã tối ưu hóa quản lý dự án bằng cách tận dụng các tính năng nhiệm vụ ClickUp và công việc con ClickUp. Công ty cần một cách để tự động hóa việc tạo công việc và quản lý các quy trình lặp lại một cách hiệu quả.
Đây là những việc cần làm của họ:
- Phân chia công việc: Các công việc được chia thành các công việc con nhỏ hơn, dễ quản lý. Mỗi công việc con được gán các chi tiết cụ thể, như danh sách kiểm tra cho các trường bắt buộc
- Sử dụng tự động hóa: Sử dụng tự động hóa quy trình làm việc do ClickUp cung cấp, các công việc được tạo tự động dựa trên các sự kiện hoặc sản phẩm kích hoạt, tạo ra các công việc con liên quan mà không cần nhập liệu thủ công
Cách tiếp cận này đã nâng cao đáng kể hiệu quả làm việc, vì các công việc con đảm bảo mọi bước đều được thực hiện, tiết kiệm thời gian. Ngoài ra, tự động hóa đã giảm thiểu lỗi của con người, và nhóm tập trung hơn vào việc thực thi.
🔍 Bạn có biết? 65% quản lý dự án có khả năng cao sẽ sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) trong các giai đoạn triển khai và thực hiện dự án.
Phân tích tình huống: Chuyển đổi một công việc thành các công việc con để tăng tính rõ ràng và hiệu quả
Đội ngũ marketing của một công ty quảng cáo kỹ thuật số cần triển khai một chiến dịch mới cho khách hàng. Dự án bao gồm các công việc tạo/lập nội dung, duyệt nội dung và lên lịch. Ban đầu, dự án được quản lý như một công việc duy nhất, nhưng sự phức tạp và nhiều bước liên quan đã dẫn đến sự nhầm lẫn và vi phạm thời hạn.
🔗 Trước đây:
Nhóm marketing có một công việc là 'Launch Campaign', nhưng thiếu sự rõ ràng về ai là người chịu trách nhiệm cho từng phần. Các bước khóa, như xác định phạm vi, kiểm tra nội dung và phê duyệt, đã bị bỏ qua hoặc trì hoãn do quyền sở hữu không rõ ràng.
🔗 Chuyển đổi:
Dự án đã được chia thành các công việc con cụ thể:
- tạo/lập nội dung: *Phân công tác giả và đặt thời hạn rõ ràng
- Quy trình phê duyệt: Xác định dòng thời gian cho việc xem xét của khách hàng
- Lịch trình: Giao nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm để lên lịch đăng tải nội dung
🔗 Kết quả:
- Sự rõ ràng: Vai trò và trách nhiệm rõ ràng
- Hiệu quả: Các công việc có thể quản lý được với các mốc thời gian cụ thể
- Đang theo dõi: Tiến độ được theo dõi một cách dễ dàng
- Hợp tác: Nhóm đã đồng bộ hóa trên từng công việc con
Do đó, việc chia một công việc duy nhất thành các công việc con chi tiết đã giúp nhóm đạt được sự rõ ràng, cải thiện giao tiếp và nâng cao hiệu quả dự án. Các công việc con đảm bảo mọi bước đều được theo dõi, giảm thiểu sai sót và trễ hẹn, dẫn đến việc ra mắt chiến dịch suôn sẻ và thành công hơn.
🔍 Bạn có biết? Kích thước thị trường phần mềm quản lý dự án toàn cầu dự kiến sẽ tăng từ 7,36 tỷ USD vào năm 2023 lên 15,06 tỷ USD vào năm 2032.
Công cụ Quản lý Dự án cho Công việc và Công việc Con
Quản lý dự án hiệu quả phụ thuộc vào khả năng tổ chức các công việc và công việc con một cách hiệu quả. Nhiều công cụ quản lý công việc giúp tối ưu hóa quy trình này, mỗi công cụ đều có những tính năng độc đáo để nâng cao năng suất. Dưới đây là tổng quan nhanh về các công cụ hàng đầu:
- *nổi tiếng với giao diện thân thiện với người dùng, Asana cho phép các nhóm tạo công việc, phân công cho thành viên và đặt hạn chót. Các công việc con giúp chia nhỏ các công việc lớn, nhưng khả năng theo dõi thời gian giới hạn của nền tảng có thể yêu cầu các công cụ bổ sung để theo dõi dự án toàn diện
- Smartsheet: Kết hợp bảng tính với các tính năng quản lý dự án, Smartsheet hỗ trợ tạo/lập, phân công và đang theo dõi công việc. Mặc dù có tính năng phụ thuộc, nhưng nó giới hạn bạn trong một lưới duy nhất, điều này khiến việc quản lý các dự án lớn trên nhiều tab trở nên khó khăn
🔍 Bạn có biết? Phần mềm quản lý dự án đầu tiên trên thế giới có tên là ‘PERT’ (Kỹ thuật Đánh giá và Kiểm tra Chương trình). Hải quân Hoa Kỳ đã phát triển nó vào những năm 1950 cho dự án tên lửa Polaris.
ClickUp nổi bật như một ứng dụng toàn diện cho công việc, cung cấp giải pháp thống nhất để quản lý nhiều dự án, đang theo dõi công việc và hợp tác với nhóm ( ). Điểm đặc biệt của ClickUp là khả năng thích ứng với các quy trình làm việc và ngành nghề khác nhau.
Dưới đây là một số tính năng giúp nhóm quản lý công việc và công việc con một cách chính xác. 👇
*tùy chỉnh danh sách công việc, trạng thái và ưu tiên để phù hợp với quy trình làm việc của bạn
Chế độ xem danh sách ClickUp
ClickUp cho phép bạn tùy chỉnh danh sách tác vụ, trạng thái và ưu tiên để phù hợp với nhu cầu cụ thể của nhóm. Ví dụ, bạn có thể sử dụng chế độ xem danh sách (List View) của ClickUp để tạo các danh sách riêng biệt cho các giai đoạn dự án khác nhau, các bộ phận hoặc các deliverable cho khách hàng, giúp mọi thứ luôn được tổ chức gọn gàng khi dự án phát triển.
Để giúp nhóm của bạn tập trung, bạn có thể tận dụng tính năng Nhiệm vụ ClickUp ( ) để gán mức độ ưu tiên cho các công việc, như ‘Cấp bách’, ‘Bình thường’ hoặc ‘Thấp’, đảm bảo rằng các công việc quan trọng nhất được ưu tiên xử lý trước.
Ngoài ra, bạn có thể cài đặt các trạng thái công việc tùy chỉnh của ClickUp như ‘việc cần làm’, ‘tiến độ’ và ‘hoàn thành’ hoặc tùy chỉnh chúng để phù hợp hơn với nhu cầu đặc thù của dự án. Nhờ vậy, mọi công việc đều được tổ chức gọn gàng và tiến triển suôn sẻ.
Quản lý các dự án phức tạp với hệ thống phân cấp tác vụ linh hoạt
Phân cấp dự án ClickUp giúp đơn giản hóa việc tổ chức tác vụ và nhóm cho các dự án phức tạp có nhiều thành phần di động. Nó cho phép bạn kiểm soát ở mọi cấp độ, từ Không gian Làm việc ClickUp đến danh sách kiểm tra nhỏ nhất.
Bạn có thể bắt đầu bằng cách tạo một Không gian Làm việc cho toàn bộ tổ chức của mình, sau đó chia nhỏ thành các không gian, thư mục, danh sách công việc và thậm chí là các công việc riêng lẻ với các công việc con và danh sách kiểm tra. Sự linh hoạt này giúp bạn tiết kiệm thời gian và theo dõi mọi chi tiết, giúp nhóm của bạn duy trì hiệu quả và năng suất.
*giữ cho các nhóm đồng bộ với hợp tác thời gian thực
Giao tiếp hiệu quả là khóa để xây dựng niềm tin, và ClickUp giúp điều đó trở nên dễ dàng với các công cụ hợp tác thời gian thực của mình.
ClickUp Trò Chuyện
Các tính năng như ClickUp Chat và Assign Comments đảm bảo rằng các cuộc hội thoại diễn ra ngay tại nơi công việc, dù là qua bình luận trực tiếp trên công việc, trò chuyện nhóm hay cuộc gọi âm thanh và video. Điều này có nghĩa là phản hồi luôn rõ ràng, kịp thời và dễ thực hiện, giúp mọi người luôn đồng bộ.
Tối ưu hóa quản lý công việc với ClickUp Brain
ClickUp Brain đưa hợp tác lên một tầm cao mới bằng cách cung cấp trợ lý AI thông minh, giúp các nhóm làm việc ăn ý hơn. Nó có thể tóm tắt nhanh chóng các cập nhật công việc, tạo ra các mục hành động từ các cuộc thảo luận và đề xuất các bước tiếp theo dựa trên tiến độ dự án.
Nâng cao năng suất làm việc với ClickUp Brain Max
🧠 ClickUp Brain Max mang tính năng chuyển đổi giọng nói thành văn bản trực tiếp lên desktop, giúp bạn dễ dàng ghi lại ý tưởng, công việc và cập nhật mà không làm gián đoạn công việc. Thay vì gõ từng chi tiết, chỉ cần nói và xem Brain Max chuyển đổi lời nói của bạn thành các công việc hoặc ghi chú có cấu trúc. Đối với các nhóm quản lý dự án phức tạp, điều này loại bỏ việc chuyển đổi ngữ cảnh và đảm bảo mọi chi tiết được ghi lại theo thời gian thực.
Tự động hóa quy trình làm việc với Trợ lý AI của ClickUp
🤖 ClickUp AI Agents giúp giảm bớt các công việc lặp đi lặp lại trong dự án bằng cách chạy ngầm và thực hiện các công việc dựa trên các kích hoạt bạn định nghĩa. Dù là phân công công việc con, gửi nhắc nhở hay phát hiện các rủi ro tiềm ẩn, AI Agents giúp duy trì luồng công việc mà không cần giám sát thủ công. Kết quả: nhóm của bạn có thể tập trung hơn, tiết kiệm thời gian cho các công việc quản trị viên.
Tối ưu hóa quy trình làm việc với tích hợp
ClickUp tích hợp mượt mà với nhiều công cụ khác nhau, bao gồm Slack, Google Drive và Zoom, giúp nâng cao năng suất bằng cách hợp nhất các quy trình công việc. Sự tích hợp này cho phép các nhóm làm việc trên một nền tảng thống nhất, giảm thiểu việc chuyển đổi giữa các ứng dụng khác nhau.
Tối ưu hóa tổ chức công việc với các mẫu
Quản lý công việc hiệu quả là yếu tố quan trọng đối với mọi nhóm hoạt động hiệu quả.
Mẫu Quản lý Nhiệm vụ ClickUp " " được thiết kế để hỗ trợ mọi loại nhóm, dự án và quy trình làm việc. Bạn có thể xem ngay ai được giao nhiệm vụ nào, thời hạn hoàn thành và thời gian dự kiến, hoặc thêm các trường tùy chỉnh như ngân sách, URL hoặc tệp đính kèm.
Mẫu quản lý công việc " " này giúp bạn:
- Hiển thị và tổ chức các công việc theo trạng thái, ưu tiên hoặc bộ phận
- Theo dõi và tối ưu hóa quy trình làm việc dựa trên khả năng xử lý và tiến độ công việc*
- Hợp tác giữa các nhóm để lên lịch, phân công và hoàn thành công việc một cách hiệu quả
📖 Xem thêm: Mẫu kế hoạch giao tiếp dự án miễn phí
*hoàn thành công việc theo cách của ClickUp
Công việc và công việc con là nền tảng của một dự án được tổ chức tốt. Phân chia các mục tiêu lớn thành các bước nhỏ, dễ quản lý giúp bạn có cái nhìn rõ ràng, đảm bảo trách nhiệm và giữ cho nhóm của bạn luôn đi đúng hướng.
Với ClickUp, việc tạo công việc, thêm công việc con và phân công quyền sở hữu chưa bao giờ dễ dàng đến thế. Từ việc cài đặt các mối phụ thuộc đến đang theo dõi tiến độ thời gian thực qua bảng điều khiển, mọi thứ bạn cần để duy trì hiệu quả công việc đều nằm trong tầm tay.
Vậy nên, nếu bạn đã sẵn sàng để kiểm soát các dự án của mình và thấy bức tranh tổng thể trở nên rõ ràng, ClickUp có các công cụ bạn cần.
Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay!