Ước tính nỗ lực công việc có thể là một trong những khía cạnh khó khăn nhất trong việc điều hành các nhóm Agile. Nó giống như một trò chơi đoán mò, nơi rủi ro quá cao và độ chính xác là rất quan trọng.
Các nhóm thường phải đối mặt với tình huống khó xử do ý kiến khác nhau và thiếu rõ ràng, dẫn đến hướng đi của dự án bị ảnh hưởng.
Thay vì chỉ dựa vào ý kiến cá nhân, tại sao không sử dụng trí tuệ tập thể của nhóm?
Pointing Poker là một cách để các nhóm tham gia vào các cuộc thảo luận có ý nghĩa và cùng nhau đưa ra các ước tính chính xác hơn.
Hãy tìm hiểu cách sử dụng nó để cải thiện kế hoạch dự án và sự hợp tác của nhóm Agile.
Pointing Poker là gì?
Pointing Poker, còn gọi là Scrum Poker hoặc Planning Poker, là một kỹ thuật hợp tác được sử dụng trong phát triển phần mềm Agile để ước tính nỗ lực cần thiết để hoàn thành một công việc hoặc tính năng.
Được giới thiệu lần đầu tiên bởi James Grenning vào năm 2002, phương pháp này đã trở thành một thực hành phổ biến trong các khung làm việc Scrum và Extreme Programming.
Quy trình chỉ điểm trong poker đơn giản nhưng hiệu quả.
Cách chơi Pointing Poker như thế nào?
Các thành viên trong nhóm sử dụng các thẻ được đánh số, đặt úp xuống thay vì công bố ước tính của họ (về nỗ lực cần thiết để hoàn thành một công việc hoặc tính năng) bằng miệng. Khi mọi người đã đặt thẻ của mình, các giá trị sẽ được tiết lộ đồng thời.
Cách tiếp cận này ngăn chặn việc ước tính của một người ảnh hưởng đến các thành viên khác trong nhóm — một sai lệch nhận thức được gọi là *neo". Sau khi tiết lộ các thẻ, nhóm thảo luận về những khác biệt và tinh chỉnh ước tính của họ.
Pointing Poker kết hợp việc xây dựng sự đồng thuận với ước tính nỗ lực, cho phép nhiều nhóm tận dụng những hiểu biết chung của họ.
Kỹ thuật ước tính Agile này khuyến khích thảo luận cởi mở, đưa các quan điểm khác nhau lên bảng và đảm bảo các ước tính chính xác và toàn diện hơn. Đây là một công cụ mạnh mẽ để lập kế hoạch, thúc đẩy sự hợp tác và tạo sự minh bạch trong quá trình ra quyết định.
💡 Bạn có biết? Câu chuyện của người dùng còn được gọi là Agile epics.
Lợi ích của việc sử dụng Pointing Poker là gì?
Pointing Poker là một trò chơi thú vị và tương tác, thay đổi cách các nhóm Agile tiếp cận kế hoạch sprint.
Hãy cùng khám phá những lợi ích chính của nó:
- Cải thiện độ chính xác của ước lượng: Bằng cách huy động toàn bộ nhóm tham gia vào quá trình ước lượng, Pointing Poker giúp đạt được kết quả chính xác hơn. Bằng cách nào? Mỗi thành viên trong nhóm đóng góp quan điểm riêng của mình, dẫn đến đánh giá cân bằng hơn về độ phức tạp và nỗ lực của công việc. Đóng góp tập thể này giúp giảm khả năng ước lượng quá cao hoặc quá thấp thời gian cần thiết cho công việc
- Xây dựng sự đồng thuận: Tính năng nổi bật của Pointing Poker là khả năng thúc đẩy sự đồng thuận. Thay vì dựa vào ước tính của một người, quy trình này yêu cầu mọi người phải đồng ý. Điều này khuyến khích một môi trường hòa nhập hơn, nơi mà ngay cả những thành viên ít nói trong nhóm cũng có thể chia sẻ ý kiến của mình
- Xác định lỗ hổng và cải thiện yêu cầu: Khi các thành viên trong nhóm giải thích ước tính của mình, họ thường nêu ra những lỗ hổng hoặc điểm mơ hồ trong yêu cầu của dự án. Vòng phản hồi này giúp làm rõ và tinh chỉnh phạm vi dự án, dẫn đến kế hoạch và triển khai tốt hơn
- Xây dựng khung tham chiếu: Theo thời gian, các ước lượng được đưa ra trong các phiên Pointing Poker sẽ tạo thành một khung tham chiếu. Các nhóm có thể sử dụng dữ liệu lịch sử này để so sánh và đánh giá nỗ lực cần thiết cho các công việc trong tương lai, từ đó lập kế hoạch chính xác hơn
💡 Bạn có biết: Trong thuật ngữ Agile scrum, điểm câu chuyện là đơn vị đo lường ước tính nỗ lực cần thiết để hoàn thành một câu chuyện hoặc công việc của người dùng, có tính đến các yếu tố như độ phức tạp, nỗ lực và rủi ro.
Cách thức hoạt động của Pointing Poker
Hãy xem cách thức hoạt động và cách ClickUp cho các nhóm Agile có thể giúp quá trình này diễn ra suôn sẻ và hiệu quả hơn.
Bước 1: Chọn công việc cần ước tính
Bước đầu tiên trong Planning Poker là chọn công việc hoặc câu chuyện người dùng mà bạn cần ước tính. Cho dù đó là tính năng, sửa lỗi hay cột mốc dự án, công việc này phải đơn giản để mọi người đều hiểu những gì liên quan.
Nếu bạn muốn sắp xếp tất cả các công việc của mình một cách gọn gàng, hãy thử ClickUp Tasks. Bạn có thể gán điểm câu chuyện cho một thành viên trong nhóm hoặc nhiều người được giao nhiệm vụ, thêm mô tả chi tiết và bao gồm các tài liệu hoặc liên kết có liên quan, đảm bảo nhóm của bạn có tất cả bối cảnh cần thiết.
Khi làm việc với câu chuyện của người dùng, Mẫu câu chuyện Agile của ClickUp giúp bạn sắp xếp chúng một cách dễ dàng và sắp xếp các tính năng theo mức độ ưu tiên. Nó cho phép bạn nắm bắt các nhu cầu thiết yếu của dự án, cải thiện sự hiểu biết của nhóm và luôn tập trung vào những vấn đề quan trọng nhất.
Đây là những việc cần làm cho nhóm của bạn:
- Giúp sắp xếp các câu chuyện của người dùng theo thứ tự logic, tối ưu hóa quy trình làm việc để giao hàng nhanh hơn
- Giám sát tiến độ một cách minh bạch bằng cách sử dụng biểu đồ burndown Agile và các công cụ trực quan khác
- Đảm bảo các mục tiêu cá nhân đồng bộ với mục tiêu dự án rộng lớn hơn để đạt được kết quả tốt hơn
Bước 2: Thảo luận công việc với nhóm
Trước khi bắt tay vào ước tính, mọi người trong phòng phải hiểu rõ phạm vi và độ phức tạp của công việc.
Với ClickUp Docs, bạn có thể tạo một không gian hợp tác nơi các thành viên trong nhóm có thể chia sẻ chi tiết công việc, thêm ý kiến của họ và tham khảo công việc trước đó. Bằng cách liên kết câu chuyện của người dùng và quy trình công việc với Docs, mọi người có thể dễ dàng đóng góp ý kiến hoặc nêu ra mối quan tâm của mình trong thời gian thực.
Hơn nữa, không còn những cuộc hội thoại rải rác trên nhiều kênh nữa. Bạn có thể đồng bộ hóa tất cả các cuộc thảo luận về nhiệm vụ và tập trung tại một nơi với Trò chuyện ClickUp. Bạn cũng có thể liên kết Nhiệm vụ hoặc Tài liệu với Trò chuyện của mình, đảm bảo rằng tất cả các cuộc hội thoại có liên quan sẽ tự động được kết nối với câu chuyện của người dùng đang được thảo luận.
Bước 3: Mọi người chọn một điểm câu chuyện
Khi nhóm đã hiểu công việc, mỗi thành viên sẽ chọn một điểm câu chuyện Agile. Theo truyền thống, Planning Poker bao gồm việc phân phối các thẻ có giá trị như 0, 1, 2, 3, 5, 8, 13, 20, 40, 100 và một thẻ '?'. Mỗi số phản ánh mức độ phức tạp tương đối của công việc.
Tuy nhiên, với nhiều nhóm hiện đang làm việc từ xa, các phương pháp truyền thống có thể không đủ. Để thích ứng, ClickUp cung cấp nhiều tùy chọn cho bạn và nhóm của bạn để hợp tác hiệu quả tại văn phòng hoặc từ xa. Dưới đây là cách bạn có thể sử dụng ClickUp để hợp lý hóa quy trình này.
- Sử dụng Sprint Points ClickApp trong ClickUp và ước tính nỗ lực cần thiết cho các nhiệm vụ. Bạn có thể tùy chỉnh giá trị điểm và theo dõi tổng nỗ lực bằng cách sử dụng Bảng điều khiển thông qua các biểu đồ như biểu đồ burnup, burndown và velocity
- Thiết lập ma trận trên Bảng trắng ClickUp với khung vẽ vô hạn để ước lượng điểm câu chuyện theo thời gian thực, cho phép các thành viên nhóm thêm thẻ ảo để ghi ước lượng, nhận xét và lý do của họ
- Tạo các biểu mẫu ClickUp tùy chỉnh để các thành viên trong nhóm của bạn có thể nhập ước tính điểm câu chuyện của họ cho các công việc. Điều này giúp thu thập ý kiến của mọi người một cách đơn giản tại một nơi và nhanh chóng tổng hợp kết quả để thảo luận thêm. Ngoài ra, các phản hồi có thể được tự động chuyển đổi thành các nhiệm vụ có thể theo dõi
Bước 4: Tiết lộ các ước tính
Sau khi mọi người đã chọn điểm câu chuyện của mình, bạn đồng thời công bố các ước tính.
Đây là phần thú vị nhất!
Nếu các ước tính tương tự nhau, chẳng hạn như mọi người đều chọn 3 hoặc 5 điểm, đó là dấu hiệu tốt cho thấy nhóm đã thống nhất với nhau. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu có sự chênh lệch đáng kể trong các ước tính? Đây là lúc sự hợp tác thực sự bắt đầu. Hãy tiếp tục.
Bước 5: Thảo luận về sự khác biệt
Nếu có phạm vi ước tính rộng, nhóm phải thảo luận lý do tại sao một số người cho rằng công việc đó dễ hơn hoặc phức tạp hơn những người khác.
🌟Ví dụ: Nếu một thành viên trong nhóm ước tính '5' và một thành viên khác ước tính '13' cho cùng một công việc, điều này sẽ mở ra cơ hội để thảo luận. Người đưa ra ước tính cao hơn có thể giải thích rằng họ dự đoán sẽ có những trở ngại tiềm ẩn, trong khi ước tính thấp hơn có thể đến từ người quen thuộc với các công việc tương tự.
Chức năng Bình luận được chỉ định của ClickUp giúp cuộc thảo luận trở nên sôi nổi hơn. Bạn có thể gắn thẻ thành viên nhóm trong bình luận, đặt câu hỏi cụ thể và đề cập đến bất kỳ chi tiết nào có thể bị bỏ sót trước đó. Để cung cấp thêm bối cảnh, bạn thậm chí có thể chia sẻ liên kết hoặc tệp trực tiếp trong phần bình luận của nhiệm vụ.
Bước 6: Bỏ phiếu lại và đạt được sự đồng thuận
Nhóm phải tinh chỉnh hiểu biết về công việc, làm rõ những điểm chưa rõ ràng và giải quyết mọi rủi ro hoặc sự khác biệt.
Sau đó, mỗi thành viên trong nhóm bỏ phiếu lại với ước tính mới dựa trên sự hiểu biết sâu sắc hơn.
Thông thường, vòng bỏ phiếu thứ hai này sẽ làm cho các ước tính trở nên gần nhau hơn, đảm bảo nhóm đạt được sự đồng thuận. Bạn có thể xem lại Tài liệu và các công việc trước đó để so sánh với các dự án tương tự nếu cần.
Ước lượng thời gian ClickUp là một công cụ tuyệt vời để ước lượng điểm câu chuyện chính xác hơn trong các phiên Pointing Poker. Bằng cách chia nhỏ nhiệm vụ thành các ước lượng thời gian cho từng thành viên trong nhóm, bạn có thể tránh phỏng đoán và đảm bảo mọi người đều hiểu khối lượng công việc.
Bước 7: Theo dõi và đánh giá tiến độ
Sau khi ước lượng cuối cùng được thiết lập, bạn có thể chỉ định điểm câu chuyện trong ClickUp và theo dõi tiến độ thông qua Bảng điều khiển ClickUp. Bạn có thể tạo bảng điều khiển tùy chỉnh hiển thị các chỉ số khóa liên quan đến câu chuyện của người dùng, tiến độ công việc và khối lượng công việc của nhóm. Điều này giúp hình dung ước lượng phù hợp với thời gian thực tế đã sử dụng.
Ngoài ra, tính năng Theo dõi thời gian với ClickUp cho phép bạn xem thời gian dành cho các công việc so với ước lượng, giúp tinh chỉnh các phiên Planning Poker trong tương lai.
🌟Ví dụ: Tính năng Theo dõi thời gian toàn cầu trên ClickUp cho phép bắt đầu và dừng đồng hồ bấm giờ từ bất kỳ thiết bị nào, cho phép các thành viên trong nhóm dễ dàng ghi lại thời gian dành cho các công việc trong quá trình ước lượng.
Bước 8: Tinh chỉnh và cải thiện các ước tính trong tương lai
Planning Poker không phải là hoạt động một lần — nó là quá trình học hỏi và cải tiến liên tục. Hãy xem xét các câu hỏi khóa sau khi bạn muốn cải thiện nó:
- Có sự đánh giá thấp liên tục không?
- Có trường hợp nào đánh giá quá cao không?
- Độ chính xác của ước lượng so với thời gian thực tế là bao nhiêu?
- Những yếu tố nào đã góp phần gây ra sự chênh lệch?
- Làm thế nào chúng ta có thể điều chỉnh các ước tính trong tương lai dựa trên dữ liệu này?
ClickUp Goals cho phép các nhóm thiết lập các mục tiêu cụ thể để tinh chỉnh các ước tính trong tương lai trong Pointing Poker.
🌟Ví dụ: Bạn có thể đặt mục tiêu để tăng cường sự phù hợp giữa nỗ lực ước tính và thực tế theo tỷ lệ phần trăm mục tiêu. Điều này giúp duy trì sự tập trung vào cải tiến liên tục và đảm bảo rằng các phương pháp ước tính phát triển dựa trên hiệu suất trong quá khứ.
Nếu bạn muốn tận dụng dữ liệu lịch sử và phân tích hiệu suất để tinh chỉnh các kỹ thuật ước tính cho các sprint trong tương lai, hãy thử Mẫu quản lý Agile Scrum của ClickUp. Mẫu này bao gồm mọi thứ, từ sắp xếp công việc tồn đọng đến đánh giá sprint, giúp chủ sở hữu sản phẩm, kỹ sư và nhóm QA hợp tác hiệu quả.
Các tính năng chính bao gồm:
- Quản lý công việc linh hoạt
- Hình ảnh trực quan có thể hành động để tối ưu hóa sprint
- Công cụ hợp tác để duy trì quy trình làm việc nhất quán
Cách Pointing Poker cải thiện kế hoạch và thúc đẩy xây dựng nhóm
Bây giờ bạn đã hiểu quy trình từng bước để thực hiện Pointing Poker, hãy cùng khám phá cách nó cải thiện hiệu quả lập kế hoạch và tăng cường sự hợp tác trong nhóm.
Đánh giá nhanh chóng và chính xác
Pointing Poker tăng tốc độ ước tính bằng cách cấu trúc các cuộc thảo luận và giúp các nhóm nhanh chóng đánh giá mức độ phức tạp của công việc.
Thay vì những cuộc tranh luận dài dòng, mọi người đều đóng góp ý kiến của mình đồng thời.
Nếu bạn muốn giúp nhóm của mình tập trung vào các công việc khẩn cấp nhất, hãy thử Ưu tiên nhiệm vụ ClickUp. Với bốn mức ưu tiên đơn giản — Khẩn cấp, Cao, Bình thường và Thấp — các thành viên trong nhóm của bạn có thể thảo luận và ước tính công việc quan trọng nhất trước tiên.
Xây dựng sự đồng thuận
Chúng tôi đã hiểu rằng Pointing Poker khuyến khích sự đồng thuận bằng cách thúc đẩy nhóm của bạn thảo luận về các quan điểm khác nhau về mức độ phức tạp của công việc, để cuối cùng đạt được sự thống nhất về ước tính chung.
ClickUp Chat giúp xây dựng sự đồng thuận bằng cách cung cấp một không gian tập trung cho các cuộc thảo luận thời gian thực. Mọi cuộc hội thoại có thể được liên kết trực tiếp với các nhiệm vụ liên quan, đảm bảo bối cảnh được duy trì và những thông tin quan trọng không bị mất trong quá trình thảo luận ước lượng.
Cải thiện khả năng dự đoán
Dự đoán chính xác dẫn đến kế hoạch sprint tối ưu và dòng thời gian dự án thực tế hơn. Bằng cách dự đoán công việc chính xác hơn, nhóm của bạn có thể dự đoán tốt hơn thời gian thực hiện dự án.
Nếu nhóm của bạn cần trợ giúp để hình dung tiến độ sprint và hiểu hiệu suất của nhóm dựa trên điểm câu chuyện, hãy xem thẻ Bảng điều khiển Sprint của ClickUp. Dưới đây là chi tiết về chức năng của các thẻ này:
- Thẻ Velocity hiển thị các điểm câu chuyện đã hoàn thành trong quá khứ, giúp dự báo sức chứa của sprint trong tương lai
- Thẻ Burndown theo dõi công việc còn lại so với thời gian còn lại để đảm bảo các mục tiêu sprint được hoàn thành
- Thẻ Burnup so sánh tổng công việc đã hoàn thành với công việc trong phạm vi để hiển thị tiến độ và những thay đổi về phạm vi
Tăng cường hợp tác
Hợp tác là trọng tâm của Pointing Poker, nơi ý kiến của mỗi thành viên trong nhóm đều được xem xét.
Các công cụ cộng tác thời gian thực của ClickUp, như Tài liệu, Bình luận và Trò chuyện, cho phép các nhóm thảo luận, ghi chép và hoàn thiện ước lượng của mình cùng nhau. Các tính năng này cho phép giao tiếp trơn tru, ngay cả trong môi trường làm việc từ xa, đảm bảo mọi người luôn đồng bộ.
Khi bạn @đề cập đến ai đó bằng ClickUp @đề cập:
- Trong một bình luận, họ trở thành người theo dõi công việc
- Trong mô tả Công việc, họ nhận được thông báo nhưng không được thêm vào danh sách người theo dõi
- Bình luận và tên của họ được đánh dấu trong công việc và Hộp thư đến
- Đối với các công việc riêng tư, bạn có thể chọn chia sẻ công việc khi đề cập đến chúng trong bình luận
👀 Tiền thưởng: Nếu bạn là quản lý hoặc scrum master, hãy chuyển tất cả các cuộc họp scrum của bạn thành những cuộc họp tập trung và hiệu quả với Mẫu Cuộc họp Scrum của ClickUp.
Tạo điều kiện cho mọi ý kiến được lắng nghe
Trong các phiên lập kế hoạch truyền thống, các thành viên nhóm ít nói hơn có thể không luôn có cơ hội phát biểu ý kiến. Với Pointing Poker, ý kiến của mọi người đều được tôn trọng.
ClickUp Comments và Mention đảm bảo không ai bị bỏ sót. Bằng cách gắn thẻ các thành viên nhóm có liên quan trong các cuộc thảo luận, mọi người được khuyến khích chia sẻ quan điểm của mình, dẫn đến việc ra quyết định cân bằng hơn và hợp tác toàn diện hơn.
Đang theo dõi tiến độ
Cuối cùng, việc theo dõi mức độ phù hợp giữa ước tính và kết quả thực tế là rất quan trọng để cải thiện các ước tính trong tương lai.
Các công cụ báo cáo và bảng điều khiển của ClickUp cung cấp cho các nhóm thông tin chi tiết về các chỉ số Agile như độ chính xác ước tính, cho phép họ tinh chỉnh quá trình lập kế hoạch. Bằng cách xem xét hiệu suất trong quá khứ, các nhóm của bạn có thể liên tục cải thiện và điều chỉnh ước tính cho các sprint trong tương lai.
👀 Cũng nên đọc: Tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn với theo dõi thời gian Agile
Các phương pháp hay nhất khi sử dụng Pointing Poker
Pointing Poker là một trong những công cụ hiệu quả nhất để lập kế hoạch sức chứa Agile. Nó giống như bất kỳ kỹ năng nào khác — dễ bắt đầu nhưng cần cẩn thận để thành thạo.
Với năm phương pháp hay nhất này, bạn có thể thu hút mọi thành viên trong nhóm tham gia và bắt đầu ước tính như những chuyên gia.
- Quên việc nhìn đồng hồ: Khi bắt đầu sử dụng Agile, đừng rơi vào bẫy chuyển mọi thứ thành giờ. Điểm câu chuyện là đánh giá kích thước công việc dựa trên độ phức tạp và sự hiểu biết của nhóm, không chỉ là thời gian có thể mất
- Hãy lên tiếng, đừng chỉ theo sau: Trong một phiên Pointing Poker, rất dễ bị cuốn theo ý kiến của mọi người, nhưng hãy cẩn thận với suy nghĩ theo đám đông. Khuyến khích mọi thành viên trong nhóm bày tỏ quan điểm và bảo vệ dự đoán của mình. Điều này giúp các phiên của bạn không chỉ là nơi mọi người lặp lại ý kiến của nhau
- Giữ cho mọi thứ đơn giản: Dùng một loạt thẻ tiêu chuẩn, như Fibonacci, phương pháp định kích thước áo thun hoặc một công cụ hiệu quả như ClickUp. Sự nhất quán là chìa khóa ở đây. Thêm quá nhiều thẻ tùy chỉnh có thể dẫn đến nhầm lẫn và sử dụng sai, khiến mọi người làm việc chậm lại
- Tất cả cùng tham gia: Đừng gạt người mới hoặc ít kinh nghiệm ra ngoài vì họ là người mới. Bạn có thể bỏ lỡ những thông tin quan trọng, và điều quan trọng là nỗ lực của cả nhóm
- Theo dõi để báo cáo lên cấp trên: Thông thường, giá trị điểm của các công việc tương tự sẽ tăng dần. Kiểm tra thường xuyên các công việc mới so với các công việc cũ để đảm bảo rằng chúng thực sự cần ước tính cao hơn
Cải thiện quy trình lập kế hoạch Agile của bạn với Pointing Poker và ClickUp
Pointing Poker là một kỹ thuật trò chơi hóa thú vị và tương tác để lập kế hoạch dự án hiệu quả. Nó tạo ra một môi trường nơi ý kiến của mỗi thành viên trong nhóm được đánh giá cao và đóng góp vào việc ước tính công việc một cách toàn diện.
Để tăng cường lợi ích của Pointing Poker, bạn có thể sử dụng các tính năng của ClickUp như Quản lý nhiệm vụ, Biểu mẫu, Bình luận, Tài liệu và Bảng điều khiển như những chất xúc tác mạnh mẽ theo nhiều cách. Chúng không chỉ giúp quá trình diễn ra suôn sẻ hơn mà còn đảm bảo mang lại kết quả hiệu quả.
Sẵn sàng tối ưu hóa kế hoạch và tiến độ của nhóm bạn? Đăng ký ClickUp ngay hôm nay!