Chi tiêu toàn cầu cho phần mềm doanh nghiệp đạt khoảng 913 tỷ đô la vào năm 2023.
Ngày nay, công nghệ của một tổ chức trung bình bao gồm khoảng 300 công cụ. Đó là 300 giấy phép phần mềm phải được đàm phán, theo dõi và duy trì.
Không có gì ngạc nhiên khi các công ty trên toàn thế giới chỉ sử dụng một nửa số giấy phép phần mềm của mình – phần còn lại không được theo dõi hoặc sử dụng không hiệu quả.
Tối ưu hóa việc sử dụng giấy phép phần mềm có thể mang lại tiết kiệm đáng kể và cũng giúp duy trì tuân thủ các quy định về giấy phép.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu các loại giấy phép phần mềm khác nhau do các nhà cung cấp phần mềm cung cấp và cách chọn mô hình giấy phép phần mềm phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn. Chúng tôi cũng sẽ hướng dẫn bạn cách theo dõi và quản lý tất cả giấy phép của mình một cách hiệu quả và tránh lãng phí.
Giấy phép phần mềm là gì?
Giấy phép phần mềm là tài liệu pháp lý nêu rõ cách sử dụng, phân phối và sửa đổi phần mềm. Thỏa thuận giấy phép phần mềm nêu rõ các điều khoản và điều kiện mà bạn có thể truy cập, sao chép, thay đổi và chia sẻ phần mềm. Hãy coi đó như một hợp đồng giữa bạn và nhà phát triển phần mềm.
Các loại giấy phép phần mềm khác nhau quy định quyền và hạn chế của người dùng theo nhiều cách khác nhau, bao gồm phần mềm có thể được chia sẻ hay không, có thể cài đặt trên bao nhiêu thiết bị và người dùng có thể truy cập mã nguồn hay không.
Giấy phép đảm bảo rằng bạn đang sử dụng phần mềm một cách hợp pháp và tuân thủ tất cả các quy tắc và quy định hiện hành. Giấy phép cũng thường nêu rõ các điều khoản hỗ trợ và cập nhật mà bạn được hưởng.
Hơn nữa, giấy phép giúp các nhà phát triển phần mềm được trả công cho công việc của họ để họ có thể tiếp tục tạo ra các phần mềm mới và sáng tạo.
Các loại giấy phép phần mềm phổ biến
Dưới đây là các loại giấy phép phần mềm chính đang được sử dụng hiện nay:
Giấy phép độc quyền
Các giấy phép này hạn chế quyền truy cập vào mã nguồn và cách sử dụng phần mềm.
Giấy phép độc quyền, còn được gọi là giấy phép nguồn đóng hoặc giấy phép thương mại, cấp quyền hạn chế cho người dùng. Chỉ nhà phát triển hoặc một nhóm người được chọn mới có quyền truy cập mã nguồn của giấy phép này.
Khách hàng có thể sử dụng phần mềm, nhưng họ không thể sửa đổi, phân phối hoặc bán phần mềm mà không có quyền truy cập rõ ràng.
Giấy phép độc quyền thường được sử dụng cho phần mềm thương mại nhằm mục đích tạo ra doanh thu.
Ví dụ: Các ứng dụng phần mềm thương mại, chẳng hạn như Microsoft Office và SAP
Giấy phép nguồn mở
Giấy phép phần mềm mã nguồn mở là giấy phép phần mềm cấp cho người dùng quyền rộng rãi để truy cập, sửa đổi, phân phối và thậm chí bán phần mềm. Mã nguồn của phần mềm được công khai, cho phép bất kỳ ai kiểm tra, cải tiến và điều chỉnh.
Giấy phép phần mềm mã nguồn mở thúc đẩy tính minh bạch và trách nhiệm giải trình, đồng thời mang đến cho người dùng mức độ linh hoạt cao. Phần mềm này thường được hưởng lợi từ một cộng đồng lớn các nhà phát triển, những người đóng góp vào việc phát triển và cải tiến mã phần mềm.
Ví dụ: Giấy phép Công cộng GNU (GPL), Giấy phép MIT và Giấy phép Apache 2. 0
Phần mềm miễn phí (Freeware) và phần mềm chia sẻ (Shareware)
Các thuật ngữ "freeware" và "shareware" thường được sử dụng thay thế cho nhau, nhưng chúng là hai mô hình cấp phép phần mềm khác nhau.
Phần mềm miễn phí là phần mềm được cung cấp để sử dụng miễn phí. Mặc dù miễn phí, nhưng chức năng hoặc tính năng của phần mềm này có thể bị giới hạn. Phần mềm này cũng có thể có các hạn chế liên quan đến sửa đổi và phân phối lại.
Ví dụ: Firefox, VLC Media Player và GIMP
Shareware là phần mềm được cung cấp miễn phí dưới dạng phiên bản dùng thử trong một kỳ hạn nhất định hoặc với các tính năng giới hạn. Phiên bản đầy đủ thường yêu cầu trả phí để mở khóa tất cả các tính năng hoặc tiếp tục sử dụng sau kỳ dùng thử.
Ví dụ: Adobe Photoshop và Microsoft Office
Giấy phép công cộng
Giấy phép công khai là một loại giấy phép phần mềm đặt phần mềm vào phạm vi công khai. Điều này có nghĩa là phần mềm hoàn toàn miễn phí, không có bất kỳ hạn chế bản quyền nào, cho phép bất kỳ ai sử dụng, sửa đổi và phân phối mà không có bất kỳ giới hạn nào.
Phần mềm công cộng có thể khuyến khích sự đổi mới và sáng tạo, vì bất kỳ ai cũng có thể đóng góp vào quá trình phát triển và cải tiến phần mềm. Không có giới hạn về luật bản quyền đối với cách sử dụng hoặc thương mại hóa phần mềm.
Ví dụ: SQLite
Các mô hình cấp phép phần mềm phổ biến
Các loại giấy phép phần mềm độc quyền có thể đa dạng. Chúng tôi sẽ phân tích các loại chính ở đây để bạn có thể lựa chọn loại phù hợp nhất với nhu cầu của mình.
TL;DR: Tóm tắt 6 loại giấy phép phần mềm độc quyền
- Giấy phép vĩnh viễn: Chi phí ban đầu cao nhưng ổn định cho sử dụng lâu dài trong trường hợp ít cần mở rộng quy mô
- Giấy phép đăng ký: Linh hoạt, được cập nhật thường xuyên và có khả năng mở rộng—lý tưởng cho môi trường động và đang phát triển
- Giấy phép dựa trên sử dụng: Hiệu quả về chi phí cho việc sử dụng biến đổi nhưng yêu cầu theo dõi cẩn thận để tránh chi phí phát sinh không mong muốn
- Giấy phép trả tiền khi vượt quá giới hạn: Thân thiện với ngân sách cho đến khi bạn vượt quá giới hạn; phù hợp với việc sử dụng ổn định nhưng đôi khi có thể thay đổi
- Giấy phép thiết bị: Phù hợp nhất cho môi trường cố định với phần cứng chuyên dụng, dễ quản lý nhưng không linh hoạt
- Giấy phép đồng thời: Lý tưởng cho các nhóm chia sẻ quyền truy cập, linh hoạt trong giới hạn người dùng nhưng yêu cầu giám sát
Giấy phép vĩnh viễn
Mô hình cấp phép vĩnh viễn là phương pháp cấp phép phần mềm truyền thống, trong đó khách hàng mua giấy phép để sử dụng phần mềm vô thời hạn. Sau khi mua giấy phép, khách hàng có thể tiếp tục sử dụng phần mềm miễn phí trong thời gian cần thiết mà không phải trả phí đăng ký định kỳ.
Khách hàng chỉ phải trả một khoản phí duy nhất để mua giấy phép phần mềm, không có phí đăng ký hoặc bảo trì liên tục
Lợi ích của giấy phép vĩnh viễn
- Khả năng dự đoán: Khách hàng có thể lập kế hoạch chi phí phần mềm trước mà không phải lo lắng về phí đăng ký định kỳ hoặc tăng giá
- Quyền sở hữu: Giấy phép vĩnh viễn có thể mang lại cảm giác sở hữu và kiểm soát phần mềm
- Tiết kiệm chi phí lâu dài: Trong một số trường hợp, giấy phép vĩnh viễn có thể tiết kiệm chi phí hơn so với các mô hình khác, đặc biệt là đối với các tổ chức sử dụng phần mềm trong nhiều năm
- Truy cập ngoại tuyến: Giấy phép vĩnh viễn thường cho phép sử dụng phần mềm mà không cần kết nối internet liên tục
- Không phụ thuộc vào nhà cung cấp: Người dùng ít phụ thuộc vào nhà cung cấp sau khi mua ban đầu. Ngay cả khi nhà cung cấp ngừng cung cấp phần mềm, người dùng vẫn giữ quyền sử dụng phiên bản mà họ đã mua
Nhược điểm của giấy phép vĩnh viễn
- Không có cập nhật tự động: Để truy cập các bản cập nhật hoặc tính năng mới trong tương lai, bạn có thể phải trả thêm phí
- Chi phí ban đầu cao: Giá mua ban đầu cho giấy phép vĩnh viễn có thể cao
- Tiềm năng lỗi thời: Khi công nghệ phát triển, giấy phép vĩnh viễn có thể trở nên ít hấp dẫn hơn nếu phần mềm trở nên lỗi thời hoặc khó duy trì
- Chi phí bảo trì và hỗ trợ: Hỗ trợ, bảo trì và cập nhật liên tục có thể không bao gồm trong giấy phép vĩnh viễn hoặc có thể yêu cầu mua gói bảo trì riêng
- Rủi ro tài chính ban đầu: Khoản đầu tư ban đầu cao là rủi ro tài chính nếu phần mềm không đáp ứng nhu cầu của tổ chức hoặc nếu yêu cầu kinh doanh thay đổi
Cũng nên đọc: Cách theo dõi nợ kỹ thuật
Giấy phép dựa trên đăng ký
Giấy phép dựa trên đăng ký, còn được gọi là Phần mềm như một dịch vụ (SaaS), là một mô hình cấp phép phần mềm phổ biến, trong đó khách hàng trả một khoản phí định kỳ để sử dụng phần mềm trong một kỳ nhất định.
Các loại giấy phép phần mềm này thường liên quan đến sản phẩm dựa trên đám mây. Khách hàng trả phí đăng ký thường xuyên, thường là hàng tháng hoặc hàng năm, và chỉ có thể sử dụng phần mềm trong kỳ đăng ký.
Lợi ích của giấy phép theo mô hình đăng ký
- Chi phí ban đầu thấp hơn: Chi phí ban đầu thấp hơn so với giấy phép vĩnh viễn giúp các doanh nghiệp nhỏ và tổ chức có vốn hạn chế dễ dàng tiếp cận hơn
- Tính linh hoạt: Khách hàng có thể dễ dàng tăng hoặc giảm mức sử dụng theo nhu cầu của mình, vì không có ràng buộc nào ngoài thời lượng đăng ký
- Cập nhật tự động: Các mô hình dựa trên đăng ký thường bao gồm cập nhật và nâng cấp tự động, đảm bảo bạn không gặp phải tình trạng lỗi thời
- Giảm chi phí IT: Các giải pháp SaaS dựa trên đám mây có thể giảm gánh nặng IT cho các tổ chức bằng cách loại bỏ nhu cầu cài đặt và bảo trì phần mềm tại chỗ
- Dễ dàng truy cập phần mềm nâng cao hơn: Giấy phép đăng ký giúp các tổ chức dễ dàng truy cập và chi trả cho phần mềm nâng cao hoặc cấp doanh nghiệp hơn
Nhược điểm của giấy phép dựa trên đăng ký
- Chi phí định kỳ: Khách hàng phải tiếp tục thanh toán phí đăng ký để duy trì quyền truy cập vào phần mềm
- Phụ thuộc: Khách hàng phụ thuộc vào nhà cung cấp phần mềm để được hỗ trợ liên tục và đảm bảo tính sẵn sàng
- Tiềm năng tăng giá: Phí đăng ký có thể tăng theo thời gian, dẫn đến chi phí cao hơn dự kiến cho các tổ chức
- Kiểm soát hạn chế: Khách hàng có thể có ít quyền kiểm soát hơn đối với cấu hình và tùy chỉnh phần mềm
- Quyền sở hữu giới hạn: Không giống như giấy phép vĩnh viễn, giấy phép dựa trên đăng ký không cấp quyền sở hữu phần mềm. Các tổ chức có thể mất quyền truy cập vào dữ liệu hoặc cấu hình của mình nếu đăng ký kết thúc
Đọc thêm: Các ví dụ hàng đầu về SaaS
Giấy phép dựa trên sử dụng
Cấp phép dựa trên sử dụng là mô hình cấp phép phần mềm trong đó khách hàng trả tiền cho phần mềm dựa trên mức sử dụng hoặc tiêu thụ thực tế của họ. Điều này có thể được đo lường bằng nhiều cách khác nhau, chẳng hạn như số lượng người dùng, giao dịch, khối lượng dữ liệu hoặc thời gian xử lý.
Loại giấy phép phần mềm này thường liên quan đến đo lường hoặc giám sát mức tiêu thụ của khách hàng để tính toán phí chính xác. Chi phí phần mềm có thể tăng hoặc giảm dựa trên mẫu sử dụng của khách hàng. Thông thường, tín dụng được mua trước và các đơn vị được trừ đi sau mỗi lần sử dụng.
Các chỉ số sử dụng phổ biến bao gồm số lượng người dùng, giao dịch, khối lượng dữ liệu và tài nguyên tính toán được sử dụng.
Lợi ích của giấy phép dựa trên sử dụng
- Hiệu quả chi phí: Các tổ chức chỉ trả tiền cho những gì họ sử dụng, khiến mô hình này đặc biệt hiệu quả về chi phí cho những tổ chức có mô hình sử dụng biến đổi hoặc không thể dự đoán trước
- Khả năng mở rộng: Chi phí phần mềm có thể tăng hoặc giảm tùy theo nhu cầu thay đổi của khách hàng
- Tính linh hoạt: Khách hàng có thể điều chỉnh mô hình sử dụng để kiểm soát chi phí
- Chi phí ban đầu thấp hơn: Thông thường, chi phí ban đầu thấp hơn so với các mô hình cấp phép truyền thống
- Giá cả minh bạch: Giấy phép dựa trên mức sử dụng thường hiển thị rõ ràng chi phí phát sinh, giúp cải thiện kế hoạch tài chính và quản lý tài nguyên.
Nhược điểm của giấy phép dựa trên sử dụng
- Độ phức tạp: Giấy phép dựa trên mức sử dụng có thể phức tạp hơn các mô hình khác trong việc triển khai và quản lý. Các tổ chức cần theo dõi chặt chẽ mức sử dụng để tránh các khoản phí bất ngờ
- Thách thức về đo lường: Đo lường chính xác mức sử dụng có thể gặp nhiều khó khăn, đặc biệt đối với các ứng dụng phần mềm phức tạp
- Khả năng phát sinh chi phí bất ngờ hoặc cao: Nếu mẫu sử dụng biến động đáng kể, khách hàng có thể phải đối mặt với sự gia tăng chi phí bất ngờ
Xem thêm: Chiến lược quản lý ngân sách CNTT
Giấy phép trả tiền theo mức sử dụng vượt quá
Giấy phép trả tiền cho phần vượt quá là một loại mô hình cấp phép dựa trên mức sử dụng, trong đó khách hàng trả một khoản phí cơ bản cho một mức sử dụng nhất định và sau đó phải trả thêm phí nếu vượt quá giới hạn đó. Mô hình này thường được sử dụng cùng với các mô hình cấp phép khác, chẳng hạn như mô hình dựa trên đăng ký hoặc dựa trên mức sử dụng.
Lợi ích của giấy phép trả tiền theo mức sử dụng vượt quá
- Khả năng dự đoán: Khách hàng có thể ước tính chi phí chính xác hơn vì họ biết chi phí cơ bản và có thể ước tính chi phí vượt quá tiềm năng
- Tính linh hoạt: Khách hàng có thể điều chỉnh mẫu sử dụng để tránh phí vượt quá hạn mức
- Kiểm soát chi phí: Loại giấy phép này có thể giúp khách hàng kiểm soát chi phí phần mềm bằng cách cài đặt ngân sách sử dụng
- Không gián đoạn dịch vụ: Người dùng sẽ không gặp phải sự gián đoạn dịch vụ nếu vượt quá giới hạn, vì họ chỉ cần trả thêm phí cho phần sử dụng thêm
- Dễ dàng nhập mục: Các tổ chức có thể bắt đầu với gói cơ bản thấp hơn và mở rộng quy mô theo nhu cầu
Nhược điểm của giấy phép trả tiền theo dung lượng sử dụng vượt mức
- Chi phí khó dự đoán: Nếu mẫu sử dụng biến động đáng kể, khách hàng có thể phải đối mặt với các khoản phí vượt quá dự kiến
- Độ phức tạp: Giấy phép tính phí theo mức sử dụng có thể phức tạp hơn trong việc lập ngân sách, triển khai và quản lý so với các mô hình khác
- Rủi ro tiêu thụ tài nguyên quá mức: Nếu không có giám sát thích hợp, các tổ chức có thể vô tình tiêu thụ nhiều tài nguyên hơn mức cần thiết, dẫn đến chi phí vượt mức cao hơn và tăng chi phí vận hành
- Phụ thuộc vào báo cáo sử dụng chính xác: Bất kỳ sự khác biệt hoặc chậm trễ trong báo cáo đều có thể dẫn đến chi phí bất ngờ hoặc tranh chấp
Xem thêm: Phần mềm quản lý nhà cung cấp
Giấy phép thiết bị
Trong cấp phép thiết bị, thỏa thuận cấp phép người dùng cuối được gắn với một thiết bị vật lý hoặc cấu hình phần cứng cụ thể. Điều này có nghĩa là phần mềm chỉ có thể được sử dụng trên thiết bị cụ thể đó hoặc trong giới hạn phần cứng được chỉ định.
Cùng một giấy phép thường không thể được chuyển sang thiết bị khác hoặc sử dụng bởi nhiều người dùng. Cấp phép thiết bị có thể giới hạn tính linh hoạt của việc triển khai và sử dụng phần mềm.
Giấy phép thiết bị có thể được tìm thấy trong các trường hợp sử dụng cụ thể như hệ thống nhúng (phần mềm nhúng trong các thiết bị như máy in, bộ định tuyến hoặc bộ điều khiển công nghiệp), một số ứng dụng người dùng đơn lẻ và phần mềm phụ thuộc vào phần cứng.
Lợi ích của việc cấp phép thiết bị
- Đơn giản và dễ quản lý: Vì giấy phép được liên kết với các thiết bị cụ thể, nên dễ theo dõi và đảm bảo tuân thủ hơn
- Dự đoán chi phí: Các tổ chức có thể dễ dàng dự đoán chi phí, vì số lượng giấy phép cần thiết tương ứng với số lượng thiết bị
- Bảo mật: Cấp phép thiết bị có thể giúp bảo vệ chống lại việc sử dụng phần mềm trái phép và vi phạm bản quyền
- Tương thích phần cứng: Điều này đảm bảo rằng phần mềm tương thích với phần cứng được dự định sử dụng
- Ổn định và nhất quán: Cấp phép thiết bị thường bao gồm tùy chọn giấy phép vĩnh viễn, có nghĩa là phần mềm có thể được sử dụng trên thiết bị vô thời hạn. Điều này mang lại môi trường sử dụng ổn định và nhất quán mà không phải trả phí định kỳ
Nhược điểm của giấy phép thiết bị
- Tính linh hoạt hạn chế: Giấy phép thiết bị có thể hạn chế việc sử dụng trên một thiết bị duy nhất, giới hạn tính linh hoạt và có thể làm tăng chi phí
- Phụ thuộc vào phần cứng: Nếu thiết bị bị mất hoặc hỏng, phần mềm có thể không sử dụng được. Hơn nữa, việc nâng cấp phần cứng có thể yêu cầu mua giấy phép phần mềm mới
- Sử dụng không hiệu quả: Nếu thiết bị được cấp phép không được sử dụng hết công suất, giấy phép có thể không được tận dụng hết, dẫn đến sự kém hiệu quả
- Khó khăn trong công việc từ xa hoặc ngoài văn phòng: Nếu nhân viên cần truy cập phần mềm từ các địa điểm khác nhau, việc cấp phép thiết bị có thể là một trở ngại
Giấy phép đồng thời
Giấy phép đồng thời là mô hình cấp phép phần mềm cho phép một số lượng người dùng cụ thể truy cập phần mềm cùng một lúc, thay vì cấp phép cho từng người dùng riêng lẻ. Điều này đặc biệt hữu ích trong môi trường không phải tất cả người dùng đều cần sử dụng phần mềm cùng một lúc.
Ví dụ: một công ty có nhân viên làm việc theo ca có thể mua một số lượng giấy phép cụ thể cho phần mềm thiết kế, vì biết rằng không phải tất cả các nhà thiết kế của họ sẽ truy cập phần mềm cùng một lúc.
Giấy phép đồng thời đôi khi còn được gọi là giấy phép nổi.
Lợi ích của giấy phép đồng thời
- Hiệu quả chi phí: Giấy phép đồng thời có thể tiết kiệm chi phí cho các tổ chức không có tất cả người dùng truy cập phần mềm cùng một lúc
- Tính linh hoạt: Mô hình này lý tưởng cho các tổ chức có người dùng ở các múi giờ khác nhau hoặc có lịch làm việc khác nhau, vì giấy phép được phân bổ dựa trên mức sử dụng thực tế chứ không phải số lượng người dùng
- Tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên: Các tổ chức có thể đảm bảo giấy phép không bị sử dụng không hiệu quả. Khi một người dùng kết thúc sử dụng phần mềm, giấy phép có thể tự động được cung cấp cho người dùng khác
- Khả năng mở rộng: Giấy phép có thể được thêm hoặc giảm theo nhu cầu
- Dễ dàng quản lý: Quản lý giấy phép được đơn giản hóa vì không cần cấp giấy phép cho từng người dùng riêng lẻ
Nhược điểm của giấy phép đồng thời
- Tranh chấp giấy phép: Có nguy cơ không có đủ giấy phép khi cần, dẫn đến sự chậm trễ hoặc thời gian ngừng hoạt động
- Sự phức tạp trong việc giám sát việc sử dụng: Các tổ chức có thể cần giám sát chặt chẽ việc sử dụng giấy phép để đảm bảo rằng họ có đủ giấy phép để đáp ứng nhu cầu mà không chi tiêu quá mức cho các giấy phép không cần thiết
- Khả năng sử dụng quá mức: Nếu không được quản lý đúng cách, giấy phép đồng thời có thể dẫn đến sử dụng quá mức, khi quá nhiều người dùng cố gắng truy cập phần mềm cùng một lúc
- Chi phí ban đầu cao hơn: Chi phí ban đầu để cài đặt và mua các giấy phép cần thiết có thể cao hơn các mô hình cấp phép khác, đặc biệt nếu khó dự đoán chính xác mô hình sử dụng
- Phụ thuộc vào máy chủ giấy phép: Giấy phép đồng thời thường yêu cầu một máy chủ giấy phép tập trung để quản lý việc phân phối giấy phép
Chọn giấy phép phần mềm phù hợp cho doanh nghiệp của bạn
Khi lựa chọn giấy phép phần mềm, điều quan trọng là phải đánh giá một số yếu tố khóa để đảm bảo giấy phép phù hợp với nhu cầu, ngân sách và mục tiêu dài hạn của tổ chức bạn.
Dưới đây là những yếu tố quan trọng nhất cần xem xét khi đánh giá các loại giấy phép phần mềm khác nhau:
Chi phí
- Đánh giá chi phí ban đầu của giấy phép, bao gồm cả việc đó là thanh toán một lần (giấy phép vĩnh viễn) hay định kỳ (dựa trên đăng ký, dựa trên sử dụng, v.v.).
- Tính toán tổng chi phí sở hữu (TCO). Bao gồm mọi chi phí liên tục như phí bảo trì, chi phí hỗ trợ, chi phí nâng cấp hoặc phí vượt quá
- Xem xét chi phí sẽ tích lũy theo thời gian. Ví dụ: mô hình đăng ký có thể có chi phí ban đầu thấp hơn nhưng về lâu dài có thể trở nên đắt hơn
Quyền sử dụng
- Hiểu rõ liệu có giới hạn nào trong quyền sử dụng hay không. Một số giấy phép có thể hạn chế việc sử dụng trong một số môi trường nhất định (ví dụ: tại chỗ so với đám mây)
- Xem xét mức độ dễ dàng mở rộng hoặc thu hẹp giấy phép dựa trên nhu cầu của bạn, thêm hoặc xóa người dùng, hoặc chuyển giấy phép sang các thiết bị hoặc người dùng khác
- Xác định xem các chức năng nhất định có yêu cầu giấy phép hoặc phí bổ sung hay không
Xem thêm: Phần mềm quản lý CNTT
Hỗ trợ và bảo trì
- Đánh giá mức độ hỗ trợ được cung cấp theo giấy phép. Nó có bao gồm hỗ trợ 24/7 hay bị giới hạn? Thời gian phản hồi và các kênh hỗ trợ có sẵn (ví dụ: điện thoại, email, trò chuyện) là gì?
- Kiểm tra xem giấy phép có bao gồm cập nhật và nâng cấp định kỳ hay không
- Đảm bảo giấy phép bao gồm các bản sửa lỗi quan trọng và bản vá bảo mật
Tuân thủ
- Đảm bảo bạn hiểu và có thể tuân thủ các điều khoản của giấy phép để tránh các vấn đề pháp lý
- Xem xét liệu giấy phép và phần mềm có tuân thủ các quy định cụ thể của ngành (ví dụ: GDPR, HIPAA) có liên quan đến tổ chức của bạn hay không
Khả năng mở rộng và linh hoạt
- Xem xét liệu giấy phép có thể mở rộng theo sự phát triển của tổ chức của bạn hay không. Giấy phép có cho phép thêm người dùng, tăng khối lượng dữ liệu hoặc mở rộng chức năng khi nhu cầu của bạn tăng lên không?
- Đánh giá mức độ linh hoạt của giấy phép đối với sự thay đổi trong cấu trúc tổ chức của bạn
Tương thích
- Đảm bảo phần mềm tương thích với hạ tầng CNTT hiện có của bạn, bao gồm phần cứng, hệ điều hành và các công cụ phần mềm khác
- Xem xét mức độ tương thích của phần mềm với các hệ thống và quy trình làm việc hiện tại của bạn
Nhà cung cấp
- Nghiên cứu lịch sử và tình hình tài chính của nhà cung cấp phần mềm. Một nhà cung cấp ổn định sẽ có nhiều khả năng cung cấp hỗ trợ và cập nhật đáng tin cậy trong dài hạn
- Tìm kiếm lời chứng thực của khách hàng, đánh giá và nghiên cứu trường hợp để đánh giá trải nghiệm của những người dùng khác
Đơn giản
- Xem xét giao diện người dùng và tính dễ sử dụng của phần mềm. Phần mềm khó sử dụng có thể dẫn đến năng suất thấp hơn và chi phí đào tạo cao hơn
- Đánh giá tính sẵn có của tài nguyên đào tạo, bao gồm tài liệu, hướng dẫn và hỗ trợ khách hàng, để nhóm của bạn có thể sử dụng phần mềm một cách hiệu quả
Đọc thêm: Phần mềm cơ sở kiến thức SaaS
Tuổi thọ
- Xem xét liệu phần mềm và mô hình cấp phép có đáp ứng nhu cầu dài hạn của bạn hay không. Đánh giá lộ trình của nhà cung cấp và tần suất cập nhật phần mềm để đảm bảo phần mềm không bị lỗi thời
- Xem xét tiềm năng của phần mềm trong việc áp dụng công nghệ mới hoặc phát triển theo xu hướng ngành, điều này có thể giúp tổ chức của bạn duy trì sự cạnh tranh
Tùy chỉnh và kiểm soát
- Xem xét liệu phần mềm có cho phép tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn hay không. Một số giấy phép có thể hạn chế mức độ bạn có thể sửa đổi hoặc cấu hình phần mềm
- Ngoài ra, hãy tìm hiểu ai là người kiểm soát dữ liệu. Trong các mô hình dựa trên đám mây hoặc đăng ký, điều quan trọng là phải biết dữ liệu được lưu trữ như thế nào, ai là chủ sở hữu và cách truy cập hoặc di chuyển dữ liệu nếu bạn thay đổi nhà cung cấp.
Việc lựa chọn giấy phép phần mềm phù hợp đòi hỏi phải cân bằng giữa chi phí, quyền sử dụng và hỗ trợ với nhu cầu và mục tiêu của tổ chức bạn. Bằng cách đánh giá cẩn thận các yếu tố này, bạn có thể chọn một thỏa thuận giấy phép phần mềm không chỉ đáp ứng các yêu cầu hiện tại mà còn định vị tổ chức của bạn cho sự phát triển và khả năng thích ứng trong tương lai.
Dưới đây là bảng so sánh các loại giấy phép phần mềm chính để giúp bạn phân tích nhanh hơn:
| Loại giấy phép | Chi phí | Quyền của người dùng | Dễ sử dụng | Tính linh hoạt | Hỗ trợ | Phù hợp nhất cho |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Chi phí ban đầu cao | Sử dụng không giới hạn phiên bản đã mua | Dễ dàng sau khi cài đặt | Giới hạn | Có thể yêu cầu hợp đồng bảo trì riêng biệt | Sử dụng lâu dài với nhu cầu ổn định | |
| Chi phí ban đầu thấp, thanh toán định kỳ | Truy cập liên tục, thường bao gồm các bản cập nhật | Đơn giản | Cao | Bao gồm hỗ trợ và cập nhật | Các doanh nghiệp cần phần mềm cập nhật | |
| Chi phí biến đổi dựa trên mức sử dụng | Trả tiền theo lần sử dụng; thường liên kết với các chỉ số cụ thể | Yêu cầu theo dõi | Cao | Hỗ trợ cơ bản | Mô hình sử dụng thay đổi | |
| Chi phí cơ bản + phí phát sinh | Quyền sử dụng cố định; trả thêm phí cho phần vượt quá | Dễ dàng cho đến khi phát sinh chi phí vượt mức | Trung bình | Hỗ trợ cơ bản | Sử dụng ổn định chủ yếu và có những đỉnh cao thỉnh thoảng | |
| Theo thiết bị, chi phí ổn định | Liên kết với các thiết bị cụ thể | Đơn giản | Thấp | Hỗ trợ cơ bản | Môi trường làm việc với các trạm làm việc cố định | |
| Chi phí trung bình đến cao, chia sẻ | Giấy phép chung được chia sẻ giữa nhiều người dùng | Yêu cầu theo dõi | Cao | Hỗ trợ chia sẻ | Các nhóm có nhu cầu sử dụng trùng lặp |
Đọc thêm: Hướng dẫn quản lý quy trình kinh doanh
Cách theo dõi và quản lý giấy phép phần mềm
Khi các tổ chức phát triển và hoạt động mở rộng, việc sử dụng các ứng dụng phần mềm tăng lên theo cấp số nhân. Với sự gia tăng này, việc quản lý giấy phép phần mềm một cách hiệu quả đồng thời tối ưu hóa chi phí có thể trở thành một thách thức lớn.
ClickUp là phần mềm quản lý công việc với các công cụ mạnh mẽ, giúp các tổ chức quản lý giấy phép phần mềm hiệu quả, đảm bảo tuân thủ quy định, đồng thời giảm thiểu chi tiêu quá mức và cải thiện thực tiễn lưu trữ hồ sơ.
Quản lý giấy phép tập trung
Các nhóm có thể tạo kho lưu trữ tập trung cho tất cả các giấy phép phần mềm trong ClickUp. Bạn cũng có thể thiết lập các Thư mục riêng cho từng nhóm, loại phần mềm hoặc bất kỳ tùy chọn nào khác. Phân cấp ClickUp đảm bảo rằng tất cả thông tin của bạn được lưu trữ một cách có hệ thống.
Với các tùy chọn Chế độ xem ClickUp khác nhau (như Danh sách, Bảng hoặc Dòng thời gian), các nhóm có thể trực quan hóa các quy trình quản lý tài sản phần mềm của mình một cách hiệu quả. Điều này giúp dễ dàng theo dõi các giấy phép sở hữu, chi phí và mức độ sử dụng, giúp tổ chức tránh mua sắm không cần thiết.
Thiết lập kích hoạt cho ngày gia hạn giấy phép với ClickUp Automations, đảm bảo bạn không bao giờ bỏ lỡ thời hạn quan trọng.
Phân loại và theo dõi chi tiết
Người dùng có thể thiết lập Trường Tùy chỉnh để phân loại giấy phép theo loại, chi phí, ngày hết hạn và tần suất sử dụng. Cách tiếp cận có cấu trúc này cho phép các nhóm xác định giấy phép không được sử dụng hết và tối ưu hóa chi tiêu cho phù hợp.
Tạo Bảng điều khiển tùy chỉnh trong ClickUp để theo dõi việc sử dụng giấy phép và trạng thái tuân thủ theo thời gian thực, nâng cao hiệu quả lưu trữ hồ sơ tổng thể.
ClickUp Reminders giúp bạn dễ dàng lên lịch kiểm tra nội bộ thường xuyên. Cách tiếp cận chủ động này đảm bảo rằng tổ chức của bạn luôn tuân thủ các điều khoản cấp phép và sẵn sàng cho bất kỳ cuộc kiểm tra bên ngoài nào.
Tài liệu
ClickUp cho phép người dùng tạo tài liệu chi tiết liên quan đến giấy phép phần mềm, bao gồm điều khoản sử dụng, ngày gia hạn và hồ sơ tuân thủ. Tạo tài liệu của bạn cùng với nhóm của bạn bằng ClickUp Docs có thể chỉnh sửa và chia sẻ chúng chỉ với một cú nhấp chuột với các bên liên quan.
Với định dạng văn bản phong phú, bảng và trang lồng nhau, bạn có thể sắp xếp tất cả tài liệu của mình theo kiểu có cấu trúc, dễ sử dụng. Điều này đảm bảo rằng tất cả thông tin cần thiết đều dễ truy cập, an toàn và được sắp xếp gọn gàng.
Phần thưởng: Mẫu miễn phí để tạo và quản lý hợp đồng của bạn 🏆
Quản lý tất cả các loại giấy phép phần mềm một cách hiệu quả với ClickUp
Ngày nay, các công ty cần có cách tiếp cận chủ động trong việc quản lý giấy phép phần mềm, bao gồm hệ thống theo dõi tập trung, lưu trữ hồ sơ chính xác và đào tạo nhân viên về các yêu cầu tuân thủ.
Bằng cách áp dụng các thực hành tốt nhất về quản trị CNTT, bạn có thể giảm thiểu rủi ro liên quan đến tuân thủ giấy phép phần mềm và tối ưu hóa đầu tư phần mềm của mình.
Phần mềm quản lý hoạt động CNTT hiện đại, chẳng hạn như ClickUp, có thể giúp bạn quản lý và theo dõi hiệu quả tất cả các loại giấy phép phần mềm tại một nơi. Phần mềm tất cả trong một cho phép quản lý tài liệu và cộng tác nhóm trong một nền tảng tập trung, an toàn để loại bỏ những khó khăn trong việc mua sắm và quản lý CNTT.
Đăng ký tài khoản ClickUp miễn phí ngay hôm nay.