Chiến lược lập ngân sách CNTT để nâng cao quản lý tài chính

Bạn cần phải chi tiền để kiếm tiền.

Mỗi doanh nghiệp đều chi tiêu cho nhân sự, không gian văn phòng, nghiên cứu, bán hàng, tiếp thị và CNTT hàng năm trong quá trình kinh doanh bình thường. Nhưng chi tiêu bao nhiêu cho từng khoản mục?

CNTT là một trong những chi phí lớn nhất trong bất kỳ tổ chức nào. Gartner dự đoán chi tiêu CNTT trên toàn thế giới sẽ tăng lên 5 nghìn tỷ đô la vào năm 2024. Sự tăng trưởng ổn định này kéo theo nhu cầu quản lý các khoản đầu tư đó một cách hiệu quả — một công việc mà lập ngân sách CNTT tốt có thể thực hiện được.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ thảo luận về cách bạn có thể áp dụng các nguyên tắc tốt nhất trong lập ngân sách CNTT để cải thiện quản lý tài chính trong tổ chức của mình.

IT Budgeting là gì?

Lập ngân sách CNTT là quá trình phân bổ chiến lược các khoản tiền cho các dự án, công cụ, hệ thống, cơ sở hạ tầng và chi phí vận hành CNTT. Quá trình này bao gồm phân tích, giải thích, dự báo, phân bổ, phê duyệt và giám sát chi tiêu CNTT.

Các thành phần chính của ngân sách CNTT

Ngân sách CNTT bao gồm tất cả các nguồn lực mà bộ phận CNTT cần và sử dụng. Điều này bao gồm các nội dung sau.

Phần cứng: Chi phí liên quan đến tài sản công nghệ vật lý như máy chủ, máy tính, thiết bị mạng và thiết bị ngoại vi.

Phần mềm và dịch vụ: Giấy phép phần mềm, ứng dụng và nền tảng. Phạm vi có thể bao gồm từ phần mềm sẵn có đến các giải pháp doanh nghiệp chuyên dụng và đăng ký dịch vụ dựa trên đám mây.

Chi phí nhân sự IT: Trong khi chi phí nhân sự thường được tính vào ngân sách nhân sự, các chi phí cho tư vấn viên, nhà cung cấp, đào tạo, v.v. thuộc về ngân sách IT.

Chi phí hỗ trợ kỹ thuật: Chi phí bảo trì và hỗ trợ liên tục, bao gồm cập nhật phần mềm, sửa chữa phần cứng, dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật và bảo hành.

Bảo mật thông tin: Bảo mật hệ thống CNTT, bao gồm tường lửa và phần mềm chống vi-rút, hệ thống phát hiện xâm nhập và kiểm tra bảo mật.

Điện toán đám mây: Dịch vụ đám mây và phí đăng ký cho lưu trữ đám mây, tài nguyên điện toán, ứng dụng SaaS và các dịch vụ nền tảng như một dịch vụ (PaaS).

Cơ bản về lập ngân sách CNTT

Lập ngân sách CNTT là một phần quan trọng của Quản lý Tài chính CNTT (ITFM), một phương pháp phổ biến để đáp ứng nhu cầu tài chính của tổ chức.

ITFM tập trung vào việc giảm thiểu lãng phí, tiết kiệm chi phí, dự báo chi phí vốn và chi phí hoạt động, đồng thời khuyến khích các hành vi tài chính mong muốn, tất cả đều có thể đạt được thông qua lập ngân sách.

Tại sao lập ngân sách CNTT lại quan trọng?

Ở mức cơ bản nhất, lập ngân sách CNTT là cần thiết để tránh chi tiêu quá mức, tức là chi tiêu vượt quá khả năng tài chính. Ngoài ra, lập ngân sách CNTT mang lại nhiều lợi ích hơn thế.

Lợi nhuận trên vốn đầu tư (ROI)

Một ngân sách CNTT tốt đảm bảo rằng mỗi đồng tiền mà tổ chức chi tiêu đều mang lại lợi nhuận. Nó cũng giúp các nhà quản lý dự án và lãnh đạo tập trung vào các sáng kiến có nhiều khả năng mang lại kết quả.

Ví dụ: nếu bạn đang đầu tư vào phần mềm bán vé, một ngân sách CNTT tốt sẽ chứng minh lợi nhuận chính xác mà bạn mong đợi, dưới dạng tăng điểm TAT hoặc CSAT.

Sự đồng bộ chiến lược

Ngân sách CNTT giúp các trưởng bộ phận duy trì sự thống nhất với chiến lược của tổ chức. Ví dụ: nếu chiến lược kinh doanh là tăng trưởng, bạn sẽ phân bổ nhiều ngân sách hơn cho các công cụ thu hút khách hàng, như CRM, tiếp thị qua email, phân tích bán hàng, v.v.

Chế độ xem toàn bộ

Khi ngân sách CNTT được thiết lập vào đầu năm, cần có một chế độ xem toàn diện về nhu cầu và mục tiêu của toàn bộ bộ phận. Điều này cho phép các trưởng bộ phận CNTT và quản lý dự án lập kế hoạch hiệu quả cho cả năm.

Thử nghiệm

Lập ngân sách tốt đảm bảo rằng bạn dành đủ tiền cho các dự án thử nghiệm, giúp mở rộng quy mô đổi mới của bạn. Ví dụ: bạn có thể dành 5% ngân sách CNTT để xây dựng một thứ gì đó hoàn toàn mới mà không ảnh hưởng đến phần còn lại của công việc.

Để có được tất cả những lợi ích này, bạn cần có những người phù hợp trong bảng của mình.

Ai là những người tham gia vào quá trình lập ngân sách CNTT?

Lập ngân sách CNTT tốt cần phải là một kế hoạch hợp tác giữa bộ phận tài chính và CNTT. Các bên liên quan chính bao gồm Giám đốc tài chính (CFO), Giám đốc công nghệ (CTO) hoặc Giám đốc thông tin (CIO).

Thông thường, CTO/CIO chịu trách nhiệm lập kế hoạch và yêu cầu ngân sách CNTT, sau đó CFO sẽ phân tích và phê duyệt. Vì vậy, CIO chịu trách nhiệm:

Trong một số phần của quy trình này, các bộ phận khác cũng có thể tham gia. Ví dụ, bộ phận nhân sự có thể có tiếng nói trong việc thuê nhà thầu hoặc tư vấn. Các chỉ số KPI về mua sắm có thể bao gồm đàm phán giá tốt nhất với nhà cung cấp.

Ngân sách CNTT có liên quan như thế nào đến doanh thu?

Lập ngân sách CNTT liên quan đến dòng tiền ra, tức là chi phí. Doanh thu CNTT là thu nhập, đang theo dõi số tiền mà các dịch vụ hoặc sản phẩm CNTT tạo ra. Bạn cần có sự cân bằng tốt giữa doanh thu CNTT và ngân sách để duy trì lợi nhuận.

Ngân sách CNTT trung bình tính theo tỷ lệ phần trăm doanh thu là một chỉ số thành công quan trọng trong các tổ chức. Phạm vi của chỉ số này có thể từ 2-8%, tùy thuộc vào ngành. Ví dụ, ngành xây dựng chi khoảng 1,68% doanh thu cho CNTT, trong khi ngành ngân hàng chi gần 8%.

Để duy trì tiêu chuẩn đó và đảm bảo lợi nhuận đầu tư, bạn cần có một quy trình. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết.

Khám phá quy trình lập ngân sách CNTT: Hướng dẫn chi tiết từng bước

Lập ngân sách là một quá trình liên quan đến việc quản lý nhiều bộ phận chuyển động. Bạn cần một quy trình tốt và phần mềm quản lý dự án CNTT mạnh mẽ như ClickUp để lập kế hoạch hiệu quả. Trong phần này, chúng ta sẽ thảo luận về cả hai.

1. Đánh giá tình trạng hiện tại

Trước khi hình dung về tình hình trong tương lai và lập kế hoạch cho nó, bạn cần hiểu rõ vị trí hiện tại của mình. Xem xét tình hình CNTT hiện tại của bạn, bao gồm:

Mục tiêu là xác định điểm mạnh, điểm yếu và các lĩnh vực cần cải thiện hoặc đầu tư. Ví dụ: nếu máy chủ của bạn thường xuyên quá sức chứa, điều đó cho thấy cần đầu tư thêm máy chủ hoặc máy chủ mạnh hơn.

Sử dụng Bảng điều khiển ClickUp để hiểu tình trạng hiện tại của bạn. Tùy chỉnh nó với các báo cáo bạn cần và đánh giá các lỗ hổng.

2. Xác định chiến lược và mục tiêu CNTT

Hiểu mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp trong những năm tới và xác định cách thức CNTT có thể hỗ trợ mục tiêu đó. Dựa trên chiến lược kinh doanh, xây dựng chiến lược tiếp thị hỗ trợ.

Ví dụ: nếu một doanh nghiệp muốn tăng thị phần bằng cách ra mắt nền tảng trực tuyến, chiến lược CNTT sẽ bao gồm xây dựng năng lực thương mại điện tử. Vì vậy, hãy lập kế hoạch cho việc đó. Sử dụng mẫu CNTT hoặc mẫu lộ trình công nghệ có thể giúp bạn tiến nhanh hơn.

Hoặc bắt đầu lại từ đầu và cùng nhóm của bạn brainstorm về nhu cầu của bạn bằng cách sử dụng Bảng trắng ClickUp. Mời mọi người đóng góp ý kiến và chuyển các mục thành nhiệm vụ trực tiếp từ bảng trắng.

3. Dự báo nhu cầu

Dựa trên chiến lược CNTT của bạn, thực hiện phân tích yêu cầu chi tiết. Bao gồm các nâng cấp công nghệ, triển khai hệ thống mới, nhu cầu nhân sự và các nguồn lực CNTT khác cần thiết.

Ví dụ: nếu bạn muốn nhanh chóng mở rộng quy mô phát triển phần mềm, bạn có thể cần phần mềm tài liệu CNTT để tích hợp tính lặp lại vào quy trình của mình.

ClickUp Forms là một cách tuyệt vời để thu thập các yêu cầu từ các trưởng dự án hoặc trưởng bộ phận chức năng. Thiết lập một biểu mẫu và gửi nó đến các trưởng bộ phận sản phẩm, bảo mật, cơ sở hạ tầng, dữ liệu, v.v. để nắm bắt nhu cầu của họ.

4. Dự toán chi phí

Ước tính chi phí trực tiếp và gián tiếp liên quan đến các yêu cầu của bạn. Tính tổng chi phí quyền sở hữu. Ví dụ: phần mềm phân tích mới của bạn có thể tốn X đô la mỗi tháng cho phí đăng ký.

Ngoài ra, bạn sẽ chi cho việc triển khai, tùy chỉnh, đào tạo người dùng, bảo trì, v.v. Đảm bảo bạn đã bao gồm tất cả các chi phí liên quan đến từng mục trong yêu cầu ngân sách của mình.

5. Ưu tiên các khoản đầu tư

Bạn khó có thể đạt được tất cả những gì đã kế hoạch. Vì vậy, hãy sắp xếp thứ tự ưu tiên để đảm bảo ngân sách cho các chương trình quan trọng nhất được phê duyệt.

Ví dụ: nếu bạn cần lựa chọn giữa nâng cấp hệ thống CRM và tăng cường các biện pháp an ninh mạng, bạn có thể ưu tiên lựa chọn thứ hai nếu đã xác định được các mối đe dọa bảo mật gần đây.

Trước khi yêu cầu ngân sách:

6. Xây dựng ngân sách CNTT

Với tất cả thông tin có sẵn, hãy tạo một bản trình bày toàn diện về ngân sách của bạn. Bất kỳ phần mềm lập ngân sách cho doanh nghiệp nhỏ tốt nào cũng có thể giúp bạn thực hiện việc này.

Tạo một bảng với các mục cho từng loại chi phí. Bao gồm thông tin về dự án liên quan, số tiền bạn dự kiến hoàn thành, ngân sách bạn yêu cầu, ROI tiềm năng và bất kỳ tài nguyên nào khác bạn có thể cần.

Sử dụng các mẫu ngân sách dự án của ClickUp để bắt đầu ngay lập tức.

7. Được phê duyệt

Đưa nó đến bộ phận tài chính và lãnh đạo kinh doanh để được phê duyệt. Ở giai đoạn này, hãy chuẩn bị sẵn sàng để trả lời các câu hỏi và đàm phán với họ. Nếu bạn đang sử dụng phần mềm lập ngân sách dự án, việc này cũng có thể dễ dàng thực hiện một cách đồng bộ.

8. Thực hiện và theo dõi

Đã đến lúc sử dụng ngân sách đã được cấp và triển khai chiến lược của bạn. Để đảm bảo sử dụng ngân sách một cách hiệu quả nhất, hãy thiết lập các dự án của bạn trên phần mềm quản lý hoạt động CNTT và theo dõi tiến độ.

Mẫu kế toán của ClickUp giúp quản lý quá trình này một cách dễ dàng. Với chín chế độ xem khác nhau, mẫu nâng cao này giúp theo dõi các khoản phải trả và phải thu dễ dàng.

9. Kiểm tra và điều chỉnh

Quá trình lập ngân sách CNTT cần phải lặp đi lặp lại. Thiết lập lịch ngân sách và đánh giá chi tiêu thường xuyên. So sánh chi tiêu thực tế với ngân sách đã lập kế hoạch để điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu kinh doanh thay đổi, tiến bộ công nghệ hoặc sai lệch. Đảm bảo các sáng kiến quản trị CNTT của bạn phù hợp với việc sử dụng ngân sách.

Trong quá trình thực hiện quy trình lập ngân sách trên, dưới đây là một số nguyên tắc tốt nhất cần lưu ý.

Các nguyên tắc và mẹo hay trong lập ngân sách CNTT

Kiểm toán cơ sở hạ tầng hiện tại, thu thập yêu cầu, ước tính chi phí, cân bằng các nhu cầu mâu thuẫn và lập đề xuất ngân sách thuyết phục có thể là một công việc rất nặng nề. Để giúp bạn dễ dàng hơn, dưới đây là một số lời khuyên từ các nhà lãnh đạo trong lĩnh vực này.

Điều chỉnh ngân sách CNTT phù hợp với mục tiêu kinh doanh

Cách tốt nhất để ngân sách của bạn được phê duyệt là giữ cho ngân sách phù hợp với các mục tiêu kinh doanh. Nếu mối kết nối không rõ ràng, hãy dành thời gian để giải thích.

Ví dụ: bạn có thể muốn đầu tư vào học máy, trong khi chiến lược kinh doanh là ưu tiên trải nghiệm khách hàng (CX). Là một nhà lãnh đạo CNTT, hãy đưa ra lý do tại sao các sáng kiến học máy của bạn có thể cải thiện CX và giúp đạt được những mục tiêu kinh doanh nào.

Sử dụng dữ liệu và phân tích

Trong quá trình thực hiện kiểm toán, hãy xem xét việc quay lại một vài năm trước. Thu thập dữ liệu để xác định các xu hướng, tiềm năng tiết kiệm và đưa ra quyết định dựa trên thông tin chính xác.

Nếu bạn không có thông tin, hãy thiết lập phần mềm quản lý CNTT của ClickUp để thu thập dữ liệu cho tương lai.

Với ClickUp, bạn có thể thu thập thông tin về hiệu quả dự án, bao gồm thời gian ước lượng, thời gian thực tế, thời gian thực hiện dự án, chi phí, thanh toán, lợi nhuận, v.v.

Thông tin minh bạch

Lập ngân sách CNTT tốt cần có sự đóng góp của các thành viên trong nhóm, quản lý dự án, đối tác kinh doanh và nhóm tài chính. Thường xuyên trao đổi với họ để xây dựng sự minh bạch và niềm tin.

Các nhiệm vụ của ClickUp bao gồm các bình luận lồng nhau để trò chuyện trong ngữ cảnh. Sử dụng chế độ xem trò chuyện ClickUp để xem tất cả tin nhắn của bạn ở một nơi và trả lời khi bạn sẵn sàng.

Xây dựng khả năng thích ứng

Mặc dù việc lập ngân sách được thực hiện hàng năm, nhưng ngân sách không được chi tiêu hết cùng một lúc. Do đó, hãy linh hoạt với ngân sách của bạn trong suốt cả năm.

Quản lý rủi ro và các yếu tố giảm thiểu trong lập ngân sách CNTT

Với các cuộc tấn công mạng, thời gian ngừng hoạt động của máy chủ, vi phạm dữ liệu, tuân thủ ngày càng chặt chẽ và lỗi của con người, CNTT luôn tiềm ẩn nhiều rủi ro. Ngân sách CNTT cần nhận thức và tính đến các rủi ro này.

Dưới đây là một số rủi ro tiềm ẩn và cách bạn có thể giảm thiểu chúng.

Sử dụng lập kế hoạch kịch bản để quản lý rủi ro

Khi dự báo nhu cầu, hãy xem xét các kịch bản khác nhau. Ví dụ: nếu bạn cần một CRM mới, bạn có thể xây dựng nó, mua một công cụ SaaS hoặc điều chỉnh các bảng tính hiện có để phục vụ mục đích này.

Khám phá từng kịch bản về chi phí, lợi ích và rủi ro. Lập kế hoạch ngân sách để giảm thiểu rủi ro phát sinh từ các lựa chọn của bạn.

Nếu bạn chọn phương pháp bảng tính, bạn có thể cần thuê thêm nhân viên hoặc dành nhiều thời gian hơn để quản lý thủ công. Dành ngân sách cho nhân viên bổ sung.

Chuẩn bị cho các rủi ro khi thuê ngoài

Các nhóm CNTT sử dụng các nhóm thuê ngoài để tiết kiệm chi phí lương và chi phí chung. Tuy nhiên, việc phụ thuộc vào các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài có thể gây ra rủi ro liên quan đến sự ổn định của nhà cung cấp, chất lượng dịch vụ và khả năng gián đoạn dịch vụ, từ đó ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

Tăng cường quản lý rủi ro và tuân thủ

Rủi ro CNTT có thể gây tốn kém. IBM cho biết chi phí trung bình của một vụ vi phạm dữ liệu là $4,45 triệu. Khi British Airways bị phát hiện vi phạm Quy định Bảo vệ Dữ liệu Chung (GDPR), Liên minh Châu Âu (EU) đã phạt hãng hàng không này £20 triệu!

Cách duy nhất để vượt qua những rủi ro này là chủ động tăng cường các biện pháp bảo mật. Quản lý ngân sách dự án để hỗ trợ tối ưu hóa liên tục các sáng kiến quản lý bảo mật và rủi ro.

Phân chia ngân sách CNTT của bạn với ClickUp

Các nhóm thường coi ngân sách là giới hạn chi tiêu của họ. Ngược lại, một ngân sách được lập kế hoạch tốt có thể là sự tự do để thực hiện các dự án mà bạn muốn.

Sử dụng ClickUp để tạo sự rõ ràng và minh bạch trong quá trình lập ngân sách. Thu thập dữ liệu và điều hành các dự án của bạn trên ClickUp để đạt hiệu quả cao hơn và giám sát chi tiết hơn. Xem xét hiệu suất thường xuyên và điều chỉnh theo tiến độ. Tiết kiệm chi phí trong quá trình thực hiện.

Hãy để ngân sách CNTT giải phóng bạn để theo đuổi mục tiêu của mình. Dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay!