Tất cả chúng ta đều muốn giữ dữ liệu IT của mình gọn gàng, nhưng điều đó không hề đơn giản. Việc quản lý tài sản IT vật lý lại càng phức tạp hơn.
Việc theo dõi tài sản CNTT, chẳng hạn như phần cứng, phần mềm, giấy phép và các tài nguyên khác, có thể là một thách thức với các bản cập nhật thường xuyên, thay đổi cấu hình và nhu cầu liên tục đảm bảo chúng ta tuân thủ các thỏa thuận cấp phép.
Hôm nay, chúng tôi giới thiệu những lợi ích của chiến lược quản lý tài sản CNTT hiệu quả để giữ cho kho hàng của bạn luôn cập nhật. Giải quyết vấn đề khấu hao tài sản, sự phức tạp của giấy phép phần mềm và theo dõi vòng đời thiết bị luôn là một thách thức.
Hãy bắt tay vào làm ngay!
Quản lý tài sản CNTT là gì?
Quản lý tài sản CNTT (ITAM) là quá trình chiến lược giám sát toàn bộ vòng đời của các tài sản công nghệ trong tổ chức – từ mua sắm, triển khai, sử dụng cho đến bảo trì và cuối cùng là thanh lý.
Quản lý tài sản CNTT bao gồm các công việc như
- Lập danh mục phần cứng, phần mềm và dữ liệu
- Đang theo dõi giấy phép và hợp đồng
- Tối ưu hóa việc sử dụng tài sản để tránh lãng phí
- Xử lý tài sản một cách an toàn sau khi hết tuổi thọ
ITAM và ITSM (Quản lý dịch vụ CNTT) liên quan đến tài sản CNTT và việc quản lý chúng, vì vậy chúng thường được sử dụng thay thế cho nhau. Tuy nhiên, cách tiếp cận và mục tiêu của chúng khác nhau đáng kể. Hãy coi chúng như hai chương khác nhau của cùng một cuốn sách.
Ví dụ, ITAM có chức năng như kiến trúc sư và thợ xây dựng một ngôi nhà, trong khi ITSM làm công việc quản lý tài sản hoặc nhóm bảo trì.
ITAM đảm bảo các vật liệu (tài sản) phù hợp được lựa chọn, mua sắm và xây dựng (triển khai) để đạt được chức năng tối ưu và hiệu quả chi phí. Mặt khác, ITSM chủ yếu duy trì nhà (dịch vụ) trong tình trạng hoạt động tốt, giải quyết kịp thời các vấn đề vận hành (giải quyết sự cố) và cải thiện trải nghiệm người dùng (chất lượng dịch vụ).
Dưới đây là một phân tích đơn giản để giúp bạn hiểu rõ hơn về các chi tiết:
| Tham số | ITAM | ITSM |
| Mối quan hệ | ITAM hỗ trợ ITSM bằng cách cung cấp thông tin chính xác và cập nhật về các tài sản có sẵn. ITSM dựa vào dữ liệu của ITAM để cung cấp các dịch vụ hiệu quả và đáng tin cậy. | ITSM cần dữ liệu chính xác về các tài sản CNTT cơ bản từ ITAM để đưa ra quyết định thông minh về phân bổ tài nguyên, nâng cấp dịch vụ và giải quyết sự cố. |
| Phạm vi | ITAM bao quát toàn bộ vòng đời của một tài sản, từ việc mua sắm, triển khai cho đến tối ưu hóa, bảo trì và cuối cùng là ngừng sử dụng. Với ITAM, bạn sẽ xem xét các yếu tố chi phí, rủi ro và tuân thủ quy định cho từng giai đoạn. | ITSM tập trung chủ yếu vào việc cung cấp và hỗ trợ dịch vụ liên tục, bao gồm quản lý sự cố, giải quyết vấn đề, quản lý thay đổi và thỏa thuận cấp độ dịch vụ (SLA). |
| Tập trung | ITAM giúp bạn phân tích từng cơ sở hạ tầng CNTT (phần cứng, phần mềm, dữ liệu) như những thực thể riêng biệt. Nó theo dõi vòng đời của chúng, tập trung vào các tác động tài chính, hợp đồng và hoạt động. | ITSM xem tài sản CNTT là các thành phần của dịch vụ cung cấp cho người dùng. ITSM tập trung vào việc cung cấp và hỗ trợ các dịch vụ đó, đảm bảo hiệu quả, thời gian hoạt động và sự hài lòng của người dùng. |
| Mục tiêu | ITAM nhằm mục tiêu giảm thiểu chi phí tài sản CNTT bằng cách tối đa hóa hiệu suất sử dụng, quản lý giấy phép phần mềm hiệu quả và ngăn chặn sự trùng lặp. | Mặt khác, ITSM nỗ lực cung cấp dịch vụ CNTT chất lượng cao cho người dùng bằng cách giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động, giải quyết vấn đề nhanh chóng và liên tục cải thiện quy trình cung cấp dịch vụ. |
| Các chỉ số khóa | ITAM giúp bạn theo dõi chi phí cho từng tài sản, tỷ lệ tuân thủ giấy phép, tỷ lệ sử dụng tài sản và tỷ lệ hoàn vốn (ROI). | ITSM cho biết thời gian sửa chữa trung bình (MTTR), thời gian giải quyết trung bình (MTTR), thời gian hoạt động của dịch vụ, mức độ hài lòng của người dùng và tỷ lệ giải quyết sự cố. |
| Công cụ | ITAM cung cấp các công cụ phát hiện tài sản, CMDB (Cơ sở dữ liệu quản lý cấu hình), hệ thống quản lý hợp đồng và công cụ tuân thủ giấy phép. | ITSM chỉ hỗ trợ các dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật, hệ thống quản lý vé, công cụ quản lý cấu hình, giám sát và nền tảng phân tích. |
Lợi ích của quản lý tài sản CNTT
Hãy để chúng tôi chỉ cho bạn cách triển khai Quản lý tài sản CNTT (ITAM) hiệu quả để mang lại vô số lợi ích về tài chính và hoạt động cho nhóm của bạn:
1. Giảm chi phí
ITAM giúp bạn ưu tiên đầu tư dựa trên việc sử dụng tài sản và nhu cầu kinh doanh. Bằng cách tối ưu hóa việc phân bổ tài nguyên, bạn đảm bảo rằng tài nguyên được hướng đến các dự án có giá trị cao.
Hơn nữa, phần mềm quản lý tài sản CNTT giúp xác định và loại bỏ các tài sản không được sử dụng hoặc dư thừa. Kết quả là, nó giúp giảm thiểu việc gia hạn giấy phép và mua sắm phần cứng không cần thiết.
Và vì bạn có quyền truy cập vào dữ liệu tài sản chính xác, bạn có thể đàm phán các hợp đồng tốt hơn cho giấy phép phần mềm và thỏa thuận bảo trì với nhà cung cấp. Đàm phán sẽ giúp bạn đạt được các điều khoản tốt nhất đồng thời nâng cao hiệu quả chi phí và hiệu quả hoạt động.
2. Cải thiện bảo mật và tuân thủ
Một vai trò quan trọng của phần mềm quản lý tài sản CNTT là tạo danh mục chi tiết tất cả tài sản CNTT, bao gồm phần cứng, phần mềm và địa điểm lưu trữ dữ liệu. Bằng cách này, bạn có thể xác định, theo dõi và bảo mật dữ liệu nhạy cảm. Bạn cũng giảm thiểu lỗ hổng và loại bỏ rủi ro vi phạm quy định, tránh các khoản phạt tốn kém và hậu quả pháp lý.
Ngoài ra, công cụ ITAM còn giúp bạn chủ động quản lý hợp đồng và gia hạn để ngăn chặn các lỗ hổng bảo mật và gián đoạn dịch vụ. Giám sát liên tục giúp theo dõi truy cập dữ liệu, sử dụng và các bất thường, cho phép phát hiện kịp thời các hoạt động đáng ngờ hoặc nỗ lực truy cập trái phép.
3. Tăng hiệu quả và năng suất
Biết địa điểm và trạng thái của tất cả tài sản giúp nhân viên nhanh chóng tìm thấy những gì họ cần, từ đó tăng năng suất. Tự động hóa các công việc tốn thời gian như theo dõi tất cả tài sản và cập nhật phần mềm sẽ giúp nhân viên CNTT có thời gian cho các sáng kiến chiến lược hơn.
ITAM thậm chí còn cải thiện quy trình ra quyết định của bạn. Sử dụng dữ liệu đáng tin cậy và cập nhật để đưa ra quyết định thông minh về quản lý vòng đời tài sản, mua sắm và phân bổ tài nguyên.
Quy trình ITAM
Quản lý tài sản CNTT (ITAM) là một quá trình liên tục đảm bảo mọi khía cạnh của vòng đời tài sản cơ sở hạ tầng CNTT của bạn, từ phần cứng và phần mềm đến dữ liệu, đều được theo dõi, tối ưu hóa và bảo mật.
Dưới đây là phân tích chi tiết từng bước của quy trình ITAM tiêu chuẩn:
Bước 1: Yêu cầu
- Người dùng gửi yêu cầu: Một nhân viên cần máy tính xách tay mới, giấy phép phần mềm hoặc quyền truy cập dữ liệu. Thực hiện việc này thông qua hệ thống phiếu yêu cầu, email hoặc trực tiếp
- Xác minh yêu cầu: Bộ phận CNTT sẽ xem xét yêu cầu, xác minh tính cấp bách, tính hợp lệ và sự tuân thủ với ngân sách và chính sách
- Phê duyệt/từ chối: Phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu dựa trên quá trình xác minh. Nếu được phê duyệt, yêu cầu sẽ chuyển sang giai đoạn thực hiện
Bước 2: Thực hiện
- Xác định tài sản: Dựa trên yêu cầu, nhóm CNTT xác định tài sản phù hợp — mẫu máy tính xách tay cụ thể, loại giấy phép phần mềm hoặc cấp độ truy cập dữ liệu
- Mua sắm hoặc cung cấp: Tiếp theo, nhóm xây dựng, mua, thuê hoặc cấp phép tài sản. Quá trình này có thể bao gồm liên lạc với nhà cung cấp, kích hoạt giấy phép và thiết lập quyền truy cập dữ liệu
- Giao hàng và cài đặt: Nhóm CNTT cài đặt tài sản trên thiết bị hoặc nơi làm việc của người dùng. Quá trình này có thể bao gồm giao hàng vật lý, cài đặt phần mềm hoặc cài đặt quyền truy cập dữ liệu
Bước 3: Triển khai
- Cấu hình và tích hợp: Nhóm cấu hình tài sản theo nhu cầu của người dùng, bao gồm cài đặt ứng dụng, di chuyển dữ liệu và cài đặt bảo mật
- Đào tạo và hỗ trợ người dùng: Người dùng được đào tạo về cách sử dụng tài sản một cách hiệu quả và an toàn. Hỗ trợ liên tục cũng được cung cấp để giải quyết mọi vấn đề
- Tài liệu và lưu trữ hồ sơ: Ghi chép và lưu trữ tất cả các chi tiết triển khai, bao gồm cấu hình, tài liệu đào tạo và tài nguyên hỗ trợ, để tham khảo trong tương lai
Bước 4: Giám sát
- Theo dõi hiệu suất tài sản: Nhóm CNTT giám sát hiệu suất của tài sản, bao gồm tỷ lệ sử dụng, cập nhật phần mềm và lỗ hổng bảo mật
- Kiểm tra tuân thủ: Họ tiến hành kiểm tra thường xuyên để đảm bảo việc sử dụng giấy phép đúng cách, tuân thủ bảo mật dữ liệu và tuân thủ các chính sách nội bộ
- Bảo trì chủ động: Dựa trên dữ liệu giám sát, nhóm lên lịch các công việc bảo trì phòng ngừa để tối ưu hóa hiệu suất tài sản và tránh thời gian ngừng hoạt động
Bước 5: Dịch vụ
- Quản lý sự cố: Nhóm CNTT giải quyết các vấn đề hoặc sự cố liên quan đến tài sản, chẳng hạn như sự cố phần mềm, vi phạm bảo mật hoặc vấn đề truy cập dữ liệu
- Hỗ trợ dịch vụ: Người dùng nhận được hỗ trợ liên tục trong việc sử dụng tài sản thông qua dịch vụ hỗ trợ hoặc các kênh hỗ trợ khác
- Phản hồi của người dùng: Nhóm thu thập phản hồi của người dùng về hiệu suất và khả năng sử dụng của tài sản và sử dụng phản hồi đó để cải thiện các quy trình ITAM trong tương lai
Bước 6: Ngừng sử dụng
- Đánh giá hết hạn sử dụng: Khi tài sản hết hạn sử dụng, nhóm sẽ đánh giá điều kiện, các vấn đề bảo mật dữ liệu và tác động môi trường của tài sản đó
- Ngừng sử dụng: Nhóm CNTT ngừng sử dụng tài sản một cách an toàn, bao gồm xóa dữ liệu, thải bỏ phần cứng và chấm dứt giấy phép
- Báo cáo và phân tích việc ngừng sử dụng: Ghi chép chi tiết về việc ngừng sử dụng và phân tích quy trình để cải thiện trong tương lai
Toàn bộ quy trình không phải là điều gì quá phức tạp. Tuy nhiên, việc tối ưu hóa toàn bộ quy trình làm việc có thể gặp nhiều thách thức.
Dưới đây là một số thực hành tốt nhất để xây dựng quy trình và luồng công việc quản lý tài sản CNTT cụ thể và hiệu quả.
Các phương pháp tốt nhất trong quản lý tài sản CNTT
Quản lý tài sản kinh doanh không chỉ là theo dõi chúng. Nó còn bao gồm việc cắt giảm chi phí đồng thời tích hợp các tính năng tự động hóa và tự phục vụ vào quy trình.
Thực hiện các bước sau để thiết lập hệ thống quản lý tài sản CNTT hiệu quả trong tổ chức của bạn:
1. Tự động hóa ITAM để nâng cao hiệu quả
Sử dụng các công cụ tự động để tìm và theo dõi tất cả phần cứng, phần mềm và dữ liệu trên mạng của bạn. Tương tự, tự động hóa quy trình làm việc để cung cấp tài sản mới, bao gồm cài đặt phần mềm, cấu hình và thiết lập quyền truy cập của người dùng.
Triển khai hệ thống giám sát tự động để theo dõi hiệu suất tài sản, sử dụng giấy phép và tuân thủ. Tận dụng dữ liệu thời gian thực để tạo báo cáo và xác định các vấn đề tiềm ẩn một cách chủ động.
Thông qua các cổng thông tin tự phục vụ, bạn cũng có thể cho phép người dùng yêu cầu các tài sản và dịch vụ CNTT đơn giản (như đặt lại mật khẩu và tải xuống phần mềm). Điều này giúp giải phóng tài nguyên CNTT cho các công việc cấp cao hơn.
2. Tầm quan trọng của quản lý tài sản CNTT theo thời gian thực
Có được thông tin chi tiết ngay lập tức về môi trường CNTT của bạn dựa trên dữ liệu thời gian thực. Xác định và giải quyết các vấn đề tiềm ẩn như lỗ hổng bảo mật, vi phạm giấy phép hoặc tài sản không được sử dụng hiệu quả trước khi chúng phát triển thành vấn đề nghiêm trọng.
Đảm bảo người dùng của bạn có thể truy cập các phiên bản phần mềm mới nhất và nhận hỗ trợ kỹ thuật ngay lập tức bằng cách giải quyết các vấn đề khi chúng phát sinh.
3. Giữ chi phí quản lý dịch vụ CNTT ở mức thấp
Theo dõi tỷ lệ sử dụng và xác định các tài sản không được sử dụng đầy đủ. Cân nhắc tái sử dụng, chia sẻ hoặc loại bỏ các tài sản không cần thiết để giảm chi phí phần cứng và phần mềm.
Hơn nữa, tự động hóa việc quản lý giấy phép để đảm bảo tuân thủ và đàm phán các mô hình cấp phép tối ưu với các nhà cung cấp. Tránh mua giấy phép không cần thiết hoặc vượt quá giới hạn sử dụng.
Theo dõi chủ động và bảo trì dự đoán dựa trên dữ liệu thời gian thực giúp bạn phát hiện sớm các sự cố phần cứng tiềm ẩn và ngăn chặn thời gian ngừng hoạt động và chi phí sửa chữa đắt đỏ.
4. Nâng cao tỷ lệ giải quyết và thời gian giải quyết
Phát triển cơ sở kiến thức toàn diện và cung cấp cho người dùng các công cụ tự khắc phục sự cố.
Nó sẽ giúp người dùng giải quyết các vấn đề phổ biến một cách độc lập, giảm khối lượng công việc cho nhóm của bạn. Triển khai hệ thống phát hành vé tự động và quy trình công việc để ưu tiên, phân công và theo dõi việc giải quyết sự cố. Nó đảm bảo thời gian phản hồi nhanh hơn và tỷ lệ giải quyết được cải thiện.
Giám sát và phân tích các tương tác hỗ trợ người dùng trong thời gian thực. Xác định xu hướng, điểm nghẽn và các lĩnh vực cần cải thiện để tinh chỉnh hoạt động của bộ phận dịch vụ hỗ trợ.
5. Đảm bảo tuân thủ ITAM
Thường xuyên tiến hành kiểm tra tự động để đảm bảo tuân thủ giấy phép phần mềm, bảo mật dữ liệu và tuân thủ các chính sách nội bộ.
Triển khai quy trình quản lý kiểm toán có cấu trúc để theo dõi các kết quả tuân thủ, hành động khắc phục và tài liệu kiểm toán.
Phương pháp hay nhất ở đây là giáo dục người dùng về vai trò và trách nhiệm của họ trong việc duy trì tuân thủ. Tổ chức các phiên đào tạo nội bộ để huấn luyện họ về các phương pháp hay nhất về bảo mật và quy định bảo mật dữ liệu.
6. Tìm hiểu các mẫu tự phục vụ của người dùng và quản lý mức dịch vụ hợp đồng
Sử dụng dữ liệu từ cổng thông tin tự phục vụ để hiểu tài sản và dịch vụ CNTT nào mà người dùng thường yêu cầu. Sau đó, sắp xếp thứ tự ưu tiên và cải thiện các tùy chọn tự phục vụ.
Giám sát mức độ dịch vụ hợp đồng (SLA) bằng cách theo dõi hiệu suất của các dịch vụ CNTT do các nhà cung cấp bên ngoài cung cấp. Đảm bảo họ đáp ứng các cam kết SLA về phản hồi, giải quyết và tính sẵn sàng của dịch vụ. Nếu không, hãy siết chặt hơn với họ.
Cuối cùng, duy trì các kênh liên lạc cởi mở với người dùng và nhà cung cấp. Giải quyết các mối quan tâm của họ một cách chủ động và hợp tác để tối ưu hóa cả các tùy chọn tự phục vụ và các dịch vụ CNTT theo hợp đồng.
Các thách thức tiềm ẩn của các thực hành ITAM
Mặc dù ITAM mang lại nhiều lợi ích, nó cũng đối mặt với một số thách thức. Dưới đây là một số rào cản tiềm ẩn:
Quản lý phân phối
Mặc dù việc kiểm kê tất cả tài sản CNTT mà tổ chức mua sắm là một thực tiễn tốt, nhưng việc giữ dữ liệu được tổ chức cũng là một thách thức, đặc biệt là khi làm việc với các nhóm phân tán.
Việc quản lý phân phối với các mảnh thông tin rải rác khiến việc cập nhật dữ liệu theo thời gian thực trở nên khó khăn. Ngay cả việc tìm kiếm thông tin cũng trở thành một thách thức.
ClickUp Docs giúp ghi chú và lưu trữ thông tin tài sản CNTT một cách tập trung để ngăn chặn những tình huống như vậy. Bạn có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu với nhóm của mình, với quyền truy cập dựa trên vai trò cụ thể cho những người có thể xem, chỉnh sửa hoặc truy cập tài liệu.
Khó khăn trong tự động hóa ITAM
Việc triển khai và duy trì các công cụ tự động hóa phức tạp có thể tốn kém và phức tạp. Và vì bạn đang tích hợp tự động hóa với các hệ thống và cơ sở dữ liệu CNTT hiện có, mọi thứ có thể trở nên rối loạn.
Bên cạnh đó, tự động hóa cũng đòi hỏi các biện pháp bảo mật tốn kém để ngăn chặn truy cập trái phép hoặc vi phạm dữ liệu. Ngoài ra, ở một số thời điểm, việc hoàn toàn dựa vào tự động hóa để đạt hiệu quả khiến chúng ta dễ bỏ qua các vấn đề phức tạp hoặc nhu cầu của người dùng.
Quy trình làm việc phức tạp trong quản lý tài sản CNTT (ITAM)
ITAM bao gồm các quy trình phức tạp để thu thập, lưu trữ và cập nhật dữ liệu về tài sản CNTT một cách thường xuyên, tạo ra nguy cơ tồn tại các thiết bị và phần mềm không được quản lý hoặc không được theo dõi.
Việc sử dụng các thiết bị này có thể không được nhóm quản lý tài sản CNTT phát hiện, dẫn đến rủi ro bảo mật và các vấn đề tuân thủ.
Ngoài ra, dữ liệu khá phức tạp để cập nhật thường xuyên. Một số người dùng có thể cần trợ giúp hoặc do dự trong việc cung cấp thông tin chính xác. Hoặc thậm chí từ chối theo dõi do lo ngại về bảo mật.
Một số tài sản, như thiết bị di động hoặc tài nguyên dựa trên đám mây, có thể khó theo dõi và tính toán hiệu quả.
Chi phí quản lý dịch vụ CNTT đang gia tăng
Bạn cần có dự báo chính xác về chi phí CNTT và ROI cho các sáng kiến quản lý và tối ưu hóa tài sản phần mềm, nhưng điều này dần trở nên phức tạp. Các quy trình hiện có và hợp đồng với nhà cung cấp cũng có thể cần được cải tổ để giảm chi phí.
Việc xác định và tái sử dụng các tài sản không được sử dụng đầy đủ có thể gây khó chịu vì đòi hỏi nhiều nỗ lực. Các tài sản không được xác định hoặc lỗi thời thường dẫn đến chi phí bất ngờ, đặc biệt là khi xuất hiện các lỗ hổng bảo mật hoặc vấn đề tuân thủ.
Khó khăn trong việc duy trì tuân thủ các quy định
Việc theo kịp các quy định về bảo mật và quyền riêng tư dữ liệu liên tục thay đổi có thể rất khó khăn.
Việc duy trì tài liệu và bản ghi kiểm tra chi tiết để đảm bảo tuân thủ quy định cần nhiều thời gian và nỗ lực để thực hiện.
Còn về các lỗi tiềm ẩn do con người gây ra thì sao? Việc vô tình vi phạm do lỗi của con người hoặc thiếu nhận thức sẽ dẫn đến các khoản phạt và hình phạt.
Cách tối ưu hóa quản lý tài sản CNTT
Khám phá các mẹo sau để vượt qua các thách thức và đảm bảo quản lý tài sản kỹ thuật số hiệu quả:
Tiếp cận tự động hóa theo từng giai đoạn
Bắt đầu từ những việc nhỏ. Triển khai tự động hóa dần dần bằng cách tập trung vào các công việc lặp đi lặp lại như công cụ quản lý tài sản hoặc quản lý giấy phép phần mềm. Chọn các công cụ tự động hóa trực quan và dễ học, dễ sử dụng cho nhóm CNTT.
Đảm bảo tích hợp liền mạch với các hệ thống hiện có để tránh sự cô lập dữ liệu và duy trì tính chính xác. Tự động hóa các công việc thường ngày nhưng vẫn duy trì sự kiểm soát của con người đối với các quyết định phức tạp và phát hiện sự bất thường.
Khuyến khích người dùng minh bạch thông qua giao tiếp và giáo dục về rủi ro bảo mật và quy trình báo cáo. Tận dụng các công cụ để tự động phát hiện và cập nhật thông tin tài sản trên các hệ thống và địa điểm.
Nó cung cấp cho người dùng các cổng thông tin an toàn để tự cập nhật thông tin thiết bị và phần mềm của họ. Xem xét các giải pháp gắn thẻ vật lý hoặc kỹ thuật số để theo dõi chính xác các thiết bị di động và các tài sản hữu ích khác.
Quản lý chi phí quản lý dịch vụ CNTT
Thực hiện kiểm toán chi phí định kỳ. Phân tích các mô hình chi tiêu hiện tại và xác định các lĩnh vực cần tối ưu hóa, chẳng hạn như giấy phép phần mềm chưa được sử dụng hết hoặc thiết bị phần cứng dư thừa.
Ngoài ra, hãy xem xét việc phát triển các mô hình dự báo mạnh mẽ bằng phân tích dữ liệu để dự đoán chi phí CNTT trong tương lai và ROI cho các sáng kiến tối ưu hóa tiềm năng.
Giữ vững sự tuân thủ với các thay đổi trong quy định pháp lý
Đăng ký nhận thông tin cập nhật và tham dự các hội nghị hoặc hội thảo liên quan để luôn nắm bắt các yêu cầu tuân thủ đang thay đổi. Sử dụng các giải pháp phần mềm phù hợp để tự động hóa việc kiểm tra tuân thủ, tạo báo cáo và hợp lý hóa quy trình kiểm toán.
Tiến hành đánh giá rủi ro thường xuyên để xác định các lỗ hổng và điểm yếu tiềm ẩn về tuân thủ để giải quyết chúng trước khi chúng trở thành vấn đề. Hợp tác với các chuyên gia bảo mật và tuân thủ hoặc tìm kiếm hướng dẫn và hỗ trợ chuyên nghiệp từ các chuyên gia tư vấn bảo mật và tuân thủ CNTT có kiến thức sâu rộng.
Biến ClickUp thành nền tảng quản lý tài sản CNTT của bạn
Bạn mệt mỏi với việc phải xoay xở giữa các bảng tính và quy trình làm việc hỗn loạn cho tài sản CNTT của mình? ClickUp là công cụ mạnh mẽ tất cả trong một để xử lý và tổ chức mọi khía cạnh của quy trình một cách dễ dàng.
Mẫu ITAM của ClickUp kết hợp quản lý sự cố, quản lý vấn đề, quản lý thay đổi, các giải pháp quản lý tài sản đơn giản và quản lý kiến thức. Mẫu Lỗi đã biết của ITSM giúp đơn giản hóa cách bạn theo dõi các lỗi đã biết trong hệ thống của mình. Khám phá tất cả các mẫu CNTT của chúng tôi ngay khi mục đích của bạn thay đổi.
Tùy chỉnh quy trình làm việc theo phong cách bạn muốn cho từng giai đoạn ITAM, từ triển khai và cấu hình đến bảo trì và ngừng sử dụng.
Phân cấp ClickUp mang đến cho bạn sự linh hoạt và khả năng kiểm soát để tổ chức mọi thứ, từ các nhóm nhỏ đến các công ty. Theo dõi trạng thái, phân công công việc và tự động hóa các hành động thường ngày để hợp lý hóa quy trình quản lý tài sản.
Bảng điều khiển ClickUp cung cấp bảng điều khiển trực quan có thể tùy chỉnh và các báo cáo để giúp bạn luôn cập nhật thông tin và chủ động. Có được thông tin chi tiết tức thì về việc sử dụng tài sản, tuân thủ giấy phép và dòng thời gian bảo trì.
Sử dụng Nhiệm vụ ClickUp để lập kế hoạch, tổ chức, cộng tác và theo dõi các sự cố như ngừng hoạt động máy chủ, lỗi phần mềm và lỗi phần cứng. Bạn cũng có thể giao tiếp với nhóm CNTT và các bên liên quan thông qua trò chuyện, bình luận và chia sẻ tệp. Ngoài ra, đảm bảo bảo mật dữ liệu và kiểm soát chi tiết với các quyền truy cập linh hoạt cho các nhóm và cá nhân khác nhau.
Tính năng Phát hiện hợp tác của ClickUp giúp mọi thành viên trong nhóm của bạn luôn đồng bộ. Tính năng này giúp theo dõi nhật ký truy cập và duy trì chuỗi quản lý tài sản.
Nói lời tạm biệt với dữ liệu tài sản phân tán, vì các trường tùy chỉnh của ClickUp cho phép bạn xây dựng danh mục tài sản phần cứng và phần mềm toàn diện, bao gồm ngày mua, giấy phép và địa điểm.
Đơn giản hóa việc tuân thủ các quy định với các tính năng dành riêng cho GDPR, HIPAA và các khung tuân thủ khác. Tự động hóa việc kiểm tra và tạo báo cáo để đảm bảo tuân thủ liên tục.
Cho dù bạn là một nhóm nhỏ hay một doanh nghiệp lớn, ClickUp đều có thể thích ứng với nhu cầu của bạn.
Sẵn sàng kiểm soát tài sản CNTT của bạn?
Câu hỏi thường gặp
1. Quản lý tài sản CNTT là gì?
Quản lý tài sản CNTT là việc giám sát chiến lược các tài sản công nghệ của một tổ chức, từ khi mua đến khi ngừng sử dụng. Nó bao gồm theo dõi, tối ưu hóa, bảo mật và đảm bảo tuân thủ phần cứng, phần mềm và dữ liệu.
2. Phạm vi của quản lý tài sản CNTT là gì?
Quản lý tài sản CNTT bao gồm toàn bộ quá trình công nghệ của một tổ chức, từ việc mua sắm tài sản phần cứng và phần mềm đến tối ưu hóa việc sử dụng, đảm bảo bảo mật và tuân thủ, và xử lý chúng một cách có trách nhiệm. Đây là một phương pháp toàn diện để tối đa hóa giá trị của các khoản đầu tư CNTT trong suốt vòng đời của chúng.
3. Ba kết quả chính của quản lý tài sản CNTT là gì?
Quản lý tài sản CNTT mang lại ba mục tiêu chính:
- Sử dụng tài nguyên hiệu quả bằng cách tối đa hóa việc sử dụng tài sản và giảm thiểu lãng phí
- Tăng cường bảo mật và tuân thủ thông qua quản lý lỗ hổng và tuân thủ quy định
- Tối ưu hóa chi phí thông qua kiểm soát giấy phép, giảm chi phí bảo trì và quản lý vòng đời tài sản thông minh